CONTROL INTERNO- CONCEPTO DE CONTROL: Con el propésito de dirigir eficientemente una entidad, la administracién debe ~ Especificar sus abjetivos - Establecer los planes y el sistema de procedimientos para ejecutarlas - Asignar responsobilidades y delegar autoridad - Establecer los métodos adecuados y las narmas para su desarrollo - Aplicar una actitud cientifica, y - Volorizar sus resultadas La administracién tiene un sello dindmico, desde el momento en que se encuentra orientada a obtener una constante y regular atencién de necesidades colectivas, por esta razén es que administrar es una labor compleja y canstituye un proceso légico, que comprende las etapas bdsicas de planificacién, arganizacién, direccién 0 ejecucién y control, a saber 1 Planificacién: Es aquella donde se fijan los abjetivos que se deben lograr, materializéndose a través de programas de actividades, En esta programacién se contemplan las actividades a realizar, tiempo, costo, recursos y metas a alcanzar. 2- Organizacién: En esta etapa se organizan los recursos humanos, financieras y materiales, con el objeto de realizar las actividades establecidas en la etapa de planificacién Para ello se establecen los sistemas de procedimientos, se asignan responsabilidades, se delega autoridad y se establecen los métadas adecuados y las normas para su desarrallo 3~ Ejecucién 0 Direccién: Significa concretar las actividades, es decir, dirigir, conducir y guiar la organizacién hacia el logro eficaz de las metas. 4- Control: Se preocupa de verificar la aplicacién de normas en el desarrollo de la ejecucién administrativa y la comprobacién de objetivos o resultados alcanzados, a fin de permitir su correccién o refarmulacidn de los programas. El Contral es el que da un aspecto préctico alas precedentes funciones fundamentales de la administracién, ya que, si alguna de ellas no es efectiva, por cuanto no tiene como resultado el cumplimiento de las metas y objetivos deseados, este hecho sale rdpidamente a la luz por medio del contral, por tanto, éste ayuda a garantizar la actuacién deseada, Cuando existe un buen cantrol, llega a convertirse en realidad el equilibrio y la conjugacién de una multiplicidad de actividades, en tales circunstancias, una administracién ordenada y sin tropiezos alcanza un alto grado de eficiencia El Control es una funcién administrativa destinada a verificar si una empresa ha alcanzado las metas propuestas, en el tiempo previsto, con economia de recursos, en forma eficiente y de acuerdo a las normas legales que lo rigen. El Control es una funcién del Proceso Administrative que se aplica a todas las personas, recursos y actividades que se interrelacionan al interior de la Entidad con el objeto de camprabar si todo ocurre de acuerdo alo esperado y sefialar las deficiencias que se deben corregin para evitar su repeticién y asegurar que las actividades se realicen de acuerdo con lo planificado. En consecuencia, el cantrol no es un fin en si, sino un medio para conseguir la mejor marcha de la entidad y la obtencidn eficaz y eficiente de sus objetivos. El Control acta como elemento retroalimentador del proceso administrativo. NECESIDAD DE CONTROLAR Los problemas de control se encuentran presentes en todos los aspectos de la organizacién y afectan, en consecuencia, a las funciones de ventas y prestaciones de servicios, produccién, adquisiciones, finanzas, personal, etc. El ejercicio de un control adecuado sobre cada una de estas funciones en particular conduce allagra de las resultados mds favorables, siempre que los planes y narmas estén adaptados a las circunstancias que acuse la situacidn de la entidad en general Lanecesidad de contral se evidencia, entre otras razones, por: 1- Tendencia a lo casual: Se manifiesta en forma de comportamiento no planeado, accianes impulsivas y esfuerzos no coordinades. 2. Superposicién de funciones: Se producen canflictos camplementarias de lucha por el poder e ineficacia por duplicidad de funciones, causada por ausencia de restricciones 0 carencia de motivos. 3~ Ejecucién de costos erréneos: Cuanda se realizan gastos que tiene poca a ninguna relacién con sus determinantes apropiados. DEFICIENCIAS QUE PUEDEN DESCUBRIRSE CON EL CONTROL Por medio de un buen sistema de control pueden descubrirse fallas que inciden en la mala o deficiente administracién de una empresa, Algunas de las deficiencias que suelen descubrirse son: Estructura organizacional establecida informalmente y no representada en organigrama Estructura financiera no balanceada Ausencia de manuales de arganizacién, que describan las dependencias, sus funcianes y sus atribuciones Carencia de métodos y procedimientos relatives a actividades relevantes de la entidad, como por ejemplo, de ingresos, de egresos, de adquisiciones, de contratacién de personal, de inversiones, etc Informes inexactos Equipo fisicamente inadecuade o mal ubicado Falta de respaldo a la politica administrativa y alos reglamentos internos de la empresa Incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes Supervisién incompetente Registros inadecuades Carencia de arqueos de fondes par personas ajenas a la caja Canciliaciones bancarias elaboradas con retraso Tarjetas de existencias atrasadas en sus anotaciones u omisién de ellas Cheques extendidos abierto al partador Egreso de fondos sin documentacién de respalda Egresos con documentacién soportante que no cumplen con requisito de autenticidad Pago de intereses o multas por la cancelacién de consumos bdsicas fuera de los plazos de vencimiento Llamadas telefénicas de carécter particular sin efectuarse el reintegra Imputaciones contables erréneas Adulteracién del valor de las boletas adjuntas a las rendicién de cuentas por fondos a rendir Errores en el pago de vidticos Pago de gastos no autorizados Incumplimiento de las paliticas de la empresa Planificacién deficiente Errores de organizacién Programacién inadecuada o no se cumple Existencia de personal no calificado 0 no adecuado para las diferentes tareas Funciones mal asignadas Retraso en la tramitacién de documentos Trabajos mal distribuides Adquisiciones inconvenientes, por ser de deficiente calidad 0 a precios demasiados altos. Existencia de despilfarros, etc.REQUISITOS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL Un control excesivamente riguraso puede convertirse en una traba administrativa que dificulta el cumplimiento de una labor que se preciso ejecutar, puede producir descontento en los empleados que se sientan presionados o espiados, puede resultar demasiado aneroso y puede ser lento Por ello, el contral debe reunir varios requisites para que sea dgil, eficiente y para que los trabajadores se sientan apoyadas y no presionados. Un buen sistema de control debe ser: 1. Racional: Debe propender ala proteccién de los valores mds importantes, como son las finanzas, normas legales, cumplimiento de plazos, etc. Esto significa excluir los controles formalistas. Lo que interesa en el control es el resultado final al que se llega Simple: Es preciso que los sistemas de control sean lo més sencillos dentro de lo pasible. Hay que eliminar los excesos de controles, la superposicién de ellos y las interferencias, para no entorpecer el funcionamienta de la administracién 3. Selective: No es posible aplicar un cantrol a cada operacién. Por ello se debe recurrir ala realizacién de controles por muestreos o selectivos. 4, Adecuado a la naturaleza de cada entidad: Lo realidad de cada empresa es totalmente diferente, Por ello el contral debe adecuarse a cada realidad. 5, Disereto: Debe realizarse de tal manera que el empleado o funcionaria se sienta apayado en su trabajo, no espiado. El ideal es que el contral pase inadvertide para el trabajador. Por ello es que normalmente se recurre ala fijacién de cuotas de produccién, estdndares de tareas, etc 6, Oportuno: El control debe efectuarse cuando ain es posible prevenir el mal que se trata de evitar. Por ejemplo, el contral sobre las planes del Estado para paliar los efectos del invierno, debe efectuarse antes de que lleque esta estacién puesto que nada se saca con controlar cuando las inundaciones ya se produjeran 7. Permanente: Lo normal es ir controlando periédicamente el avance de los trabajos, de las abras en ejecucién o la realizacién de las diversas tareas, a fin de poder detectar los atrasos, errores a fallas, cuando ain es tiempo de corregirlas. 8 Econémico: Un contral que resulta desproparcionalmente cara en relacién can el mal que se trata de prevenir na sirve. No seria légica establecer un contral que tiene un costa de un millén de pesos para evitar una pérdida de cien mil pesos. 9, Desconcentrado:Los sistemas de control deben estar totalmente descancentrados. Recondemos que una de las funciones bésicas de los jefes es controlar. En consecuencia, todas los jefes, en todas los niveles, deben supervisar la forma en que sus subordinados realizan su trabajo, ya que quién esté en mejores condiciones de fiscalizar es precisamente el jefe de cada organizacién CLASIFICACIONES DEL CONTROL: E! control es posible clasificarlo de la siguiente manera: @) Atendiendo a la finalidad perseguida 1- Control de las politicas de la empresa: En toda empresa los ejecutivos superiones fijan pautas, normas de conducta, paliticas, planes a largo plazo a que deben someterse todos quienes trabajan en ellas. La mismo ocurre en el sector pibblico, todos los servicios y funcionarias del Estado deben encuadrar su accién en las politicas fijadas por el Gobierno Corresponde a la Direccién Superior velar porque los mandos medias y los trabajadares cumplan sus labores de acuerdo con esas politicas. 2. Control de Legalidad: Mediante este control se busca lograr la seguridad de que los actos realizados por los jefes y empleados estén de acuerdo con el marco juridico que regula la actividad de que se trataEn el sector piblico, que se rige por las normas de derecho publica, la autoridad no puede hacer nada que no esté autorizade por una disposicién legal, y de acuerdo con las formalidades que el mismo texto legal establece. En el sector privado, se puede hacer todo lo que no esté prohibide por la ley. No abstante, en ambos casos, sea sector piblico 0 sector privado, es fundamental el respeto a las normas legales vinculadas con la actividad. 3. Control de Eficiencia: EI control de eficiencia es aquel que tiene por objeto verificar si se alcanzan las metas propuestas, en tiempo oportuno y con economia de recursos, sean éstos financieros, humanos 0 materiales. Este control debe ser permanente para medir en todo momento el grado de progreso 0 atraso de un programa o de la ejecucién de un trabajo, la economia o despilfarro de recursos que se advierta, y para oplicar oportunamente las medidas correctivas que sean necesarias, cuando se note algiin atraso, derrache o mal aprovechamiento de los recursos. 4. Control de Economia: Este control tiene por objeto evitar cualquier derroche o despilfarro, sea porque los bienes que se compren sean de un precio superior al normal de especies similares, sea porque son de mala calidad 0 porque se incurra en gastos necesarios 0 excesivos, 5- Control de Oportunidad: Este control tiene por objeto velar porque los resultados esperados se alcancen en el tiempo previsto y porque se cumplan todos los plazos programados o seffalados en las leyes 0 reglamentos, Por ejemplo: = Que el trabajo de una construccién se entregue en el plazo previsto en el contrato y no después, lo que nos harfa caer en sanciones. - Que los pagos de IVA se realicen efectivamente a més tardar el dia 12 de cada mes. - Que los pagos previsionales se efectiien antes del dia 10 de cada mes. = Que los balances y las declaraciones de renta estén listos en el mes de abril - Que los pagos al personal por remuneraciones se hagan en el dia fijado, ete. 6- Control Financiere: Esta materia es importantisima y tiene como finalidad velar por el correcto y transparente manejo de los recursos econémicos. Tiene especial relevancia ya que es en esta drea donde se praducen generalmente las irregularidades més graves y muchas veces no por mala fe, sino que por desconacimiento o no aplicacién correcta de las normas vigentes. Se debe tener especial atencidn en los ingress y egresos, justificacién de estos tltimos, imputacién de los gastos al item correcto, carreccién del pago, etc. El control que se indica, corresponde preferentemente al ejercido por la Direccién de cada entidad, ya sea en forma directa mediante sus Iineas jerdrquicas e indirectamente a través de una unidad asesora de auditorfa interna Por otro lado, también existe el control de tipo externa ejercido por los auditores independientes y que sirve de complemento y supervisién del funcionamiento de los controles internos establecidos por la propia administracién b) Atendiendo a quien efectia el contro! 1- Controles internos: Son los que se efectan en el seno de la empresa por los jefes, de acuerdo a los principios jerdrquicos 0 por oficinas 0 unidades de control En las empresas privadas hay oficinas de auditoria para efectuar las labores internas de contral, ademds de la fiscalizacién que realiza cada jefe.En los servicios estatales el contral interno es también ejercido por los jefes y en algunos casos por oficinas de control interno. 2. Controles externos: Son los que se efectian por orgonismos ajenos a la empresa, como por ejemplo, las auditorias externas practicadas de acuerdo a las narmas de la Superintendencia de valores y Seguros, las revisiones que realiza la Contraloria General de la Repiblica sobre los servicios y empresas del Estado, la Superintendencia de Seguridad Social sabre organismos de previsién, la Superintendencia de Bancos sobre las entidades bancarias, etc. ¢) Si el control es natural, permanente y planificade o si responde a una decisién de la autoridad 1- Control automético: Es e! que se efectia en forma permanente y regular en el interior de la empresa Esta se logra en la administracién con una buena planificacién y sistematizacién de procedimientos y un buen disefio de formularios, registros e informes, 2. Control _deliberade: Fs aquel que se efectia por una decisién de la autaridad o de la superioridad, Por ejemplo, la orden para realizar una auditoria, para practicar un arqueo de caja, la revisién del inventario y vehiculos, etc. INSTRUMENTOS DE CONTROL Las herramientas 0 los medias més recurrentes para efectuar los contrales son 0) La observacién directa sobre el trabajo que se esté realizando. b) La fijacién de estdndares de produccién. Por ejemplo, cien unidades por dia. ©) Las inspecciones en terrena para ver el avance de los trabajos y comparar este avance con la programacién establecida previamente 4) Las reuniones con las encargados de los trabajos para conocer los problemas que pueden habérseles presentado, conocer el progreso de las obras y la adopcién de medidas correctivas que sean necesarias. e) La contabilidad financiera y presupuestaria, FASES DEL PROCESO DE CONTROL Considerando que el control es una etapa del proceso administrative, mediante el cual se busca el cumplimiento de los objetivos previamente sefialados, adoptando las correcciones necesarias a las desviaciones de la ejecucién que se adviertan respecta de los programas prefijados, deben considerarse alo menos cuatra etapas o fases en el proceso de contral 2) Fijacién de programas de ejecucién del trabajo Can indicacién de plazes para su realizacién a establecimiento de esténdares, vale decir, de criterios establecides, de acuerdo con los cuales se pueden medir los resultades reales. Por ejemplo, tantos kilémetros de pavimento por mes, tantas unidades producidas por dia u hora, tantos documentos tramitados en la semana, etc. b) Medicién de la ejecucién Mediante el empleo de diversos instrumentos es posible medir la ejecucién 0 grado de avance 0 atraso de un programa o de un trabajo. ¢) Comparacién entre lo realizado y lo programado Es preciso comparar los programas previos con el real grado de avance o progreso del o de los trabajos. Esta comparacién nos permitiré advertir las desviaciones de lo programado con lo efectivamente redlizada 4) Correccién de las desviaciones La administracién debe aplicar las medidas correctivas necesarias cuando advierta alguna desviacién entre lo programado y lo efectivamente realizado, a fin de que las metas propuestas se cumplan en losplazos previstas, con los requisitos de calidad y cantidad preestablecidos y con economia de medios humanos, materiales y econémicos. SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEPTO: Comprende el conjunto formade por la estructura de la entidad, el esquema delineado por los pracedimientos y métodos y el sistema de informacién adoptades y coardinados dentro de una institucién, con el fin de 0) Proteger y salvaguardar sus bienes y otros activos contra pérdidas, ya sea por fraudes o por errores no intencionados. b) Asegurar el grado de confiabilidad del flujo de informacién que pueden utilizar las administradores coma base para planificar, dirigir y controlar ©) Promover la eficiencia operacional 4) Estimular la adhesién a la politica establecida por la administracién de la entidad CONTROL INTERNO CONTABLE Y CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO El concepto de control interno excede el campo de los asuntos directamente relacionados con las funciones de los departamentos financieros y de contabilidad y se extiende a toda la organizacién. El sistema de control interno involucra dos subsistemas, que son: @) Control Interne Contable Comprende el conjunto formado par el plan de arganizacién, los métodos y procedimientos y el sistema de informacién conteble, que esté directamente relacionado con la proteccién de los recursos y la abtencién de informacién contable confiable. Por lo general, incluye controles tales como los sistemas de autorizacién y aprabacién, separacién de obligaciones relacionadas con los registros, coma asimismo, con las informes financieras que estén relacionados con: - La operacién de las actives - Los controles fisicos sobre los actives - Laauditoria interna b) Control Interno Administrative Comprende el conjunto formado por el plan de organizacién, los métodos y procedimientos y el sistema de informacién, relacionado principalmente con la eficiencia operacional y la adhesién a la politica administrativa y que, por lo general, sélo tiene que ver indirectamente con las registras financieros. Incluye controles tales coma el andlisis estadistico, estudios de tiempo y movimiento, informes de desempefio del personal, programas de capacitacién para el personal, controles de calidad, ete. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO El sistema de control interno de una entidad estd constituido por diversos elementos que se determinan e interrelacionan gracias a los principios, procedimientos y técnicas adoptados por la administracién. 1 Plan de Orgenizacién: Correspande a la estructura de la entidad y se representa en farma gréfica par medio de organigramas, y de manera escrita mediante manueles de organizacién Los manuales de arganizacién sefalan las unidades especificas, sus funciones y atribuciones y los cargos més importantes.2- Métodos y Procedimientos: Estén constituidos por los cursos especificos de accién adoptados par la ‘organizacién para el cumplimiento de sus rutinas, respecto de lo cual carresponde la descripcién de tareas y asignacién de responsobilidades a través de manuales de procedimientos. 3. Sistemas de Informacién: Estén conformados por los sistemas de informacién contable y estadisticos en uso en la entidad El sistema contable esté integrado por el conjunto de documentos, registros e informes que deben manejarse a través de las normas, principios y procedimientos técnicos dispuestos por la normativa contable en uso. El sistema estadistico esté conformado por los datos fisicos procesados, en términos de cantidad de servicios prestados, nlimero de documentos tramitados, cantidad de productos elaborados, ete. 4. Personal: Comprende el conjunto de recursos humanos, en sus diferentes condiciones de permanencia, estabilidad, capacitacién, entrenamiento, evolucidn y relaciones laborales, entre otros 5- Auditoria Interna © Contraloria Interna: A diferencia del resto de los elementos que nunca pueden dejar de concurrir, la Unidad de Auditoria Interna o Contraloria Interna es opcianal, y se trata del elemento de control deliberado por excelencia, ya que actia evaluando el resto de los controles de la institucidn. Este elemento se configura como una unidad administrativa que, con el carécter de asesara de los niveles méximos de la orgonizacién, efectia una actividad de revisién y evaluacién regular e independiente de las actividades contables, financieras y otras de naturaleza operante. Funciona midiendo y evaluando la efectividad de otros tipos de control. Ahora bien, si se analiza la definicién y los elementos del sistema de control interno se advierte que en una parte fundamental tales elementos no han sido diseftados para efectos de control En efecto, el plan de organizacién y sus expresiones formales, como arganigramas y manucles, no han sido elaborados ex profeso para el control, sino que para definir los distintas niveles de autoridad y responsabilidad que hagan operable la empresa De igual manera, los procedimientas de adquisiciones, recaudacién, personal, tramitacién de pagos, prestaciones de servicios, etc., han sido sistematizadas y coardinados para cumplir con los abjetivos operatives dela entidad y, en general, al margen de la funcién de control Igual caracteristica podemos advertir en el resto de los elementos del Sistema de Contral Interno, con excepcién de la Auditoria Interna, que canstituye una dependencia creada ad hoc para fines de control del desempefio institucional De esta forma, la mayoria de los elementos del sistema de control interno actéan en forma automética para efectos de control, sin perjuicio de que en los elementos de organizacién, de procedimientos, de sistemas de informacién y de personal, se intraduzcan mecanismos deliberados de cantral interno. Asi, por ejemplo, como la existencia de manuales de organizacién, de niveles de autaridad y responsabilidad bien delineados, de divisidn del trabajo y separacién de labores entre diversas unidades constituyen mecanismos autaméticos de contral, en la medida que contribuyen al lagro de los abjetives institucionales, a la proteccién de las actives (al definirse claramente respansabilidades compartidas) y a la existencia de sistemas confiables de informacién (al estar delineadas las funciones de cada unidad al respecto y los pracedimientos a seguir), asi también encontraremas sistemas de autorizaciones, registras, chequeas, etc., que representan mecanismos deliberados de control, de modo que una equilibrada coexistencia de ambos tipos de mecanismos permitiré el logra conjunto de los objetivos del sistema de control interno de la entidad.PRINCIPIOS BASICOS APLICADOS DE CONTROL INTERNO Representan los requisites de calidad fundamentales exigibles a la entidad, los que se constituyen coma indispensables para poder lograr sistemas efectivos. Los requisites son aquellos relatives a la fijacién de normas y doctrinas, a la parte estructural de una entidad, a la direccién de la entidad, al desarrollo del personal y ala coardinacién global Principios bésicos aplicados a la estructura 1.1.- Grado de autoridad De acuerdo con la organizacién dada cada jefatura, en cada nivel, tendrd las atribuciones y autoridad suficiente para disponer de los recursos necesarios y toma de decisiones que afectan a su dependencia. Al distribuirse las funcianes y asignarse las tareas propias de una entidad, a través de todas las unidades administrativas y personas, deben dejarse claramente establecidas las respansabilidades que implica el desempefio de la funcidn, cualquiera sea el nivel de que se trate, Cada empleado debe saber ante quién y por qué es responsable, como asimismo, las atribuciones que le han sido delegadas para desempeffarse. Todo esto debe definirse a través de los manuales de arganizacién 1.3.- Divisién de funciones En general, debe haber independencia entre las funciones de operacidn, custodia y registro Esto significa, por ejemplo, que: a) Ninguna unidad debe manejar los registras contables que sirven de base para controlar su propia operacién, b) El Departamento de Contabilidad debe concretarse al registro correcto de datos, verificanda sus respectivas autorizaciones y evidencias de contrales, asi como a la presentacién de informes y andlisis que requieran los administradores para planificar, dirigir y controlar adecuadamente las operaciones de la entidad. 2.- Principios bésicos relatives a la direceién y coordinacién 2.1.- Procedimientos administrativos Constituyen la forma de poner en juego los elementos del sistema administrative (recursos humanos y materiales), de modo que éste sea capaz de admitir datos de toda indole relativos ala gestidn de la entidad, procesarlas y emitir diferentes informes para planificacién, organizacién, toma de decisiones, contral, etc. 0) Los procedimientos que se adopten para el desempefio de cada unidad, convenientemente desarrollados a través de manuales, deben estipular los pasos que se requieren para autorizar transacciones, registrarlas y conservar la custodia de ellos. eos b) Las atribuciones y obligaciones de las partes integrantes de la entidad deben armonizar en forma tal que se eviten los conflicts propios de la invasién de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad ©) La uniformidad en las précticas que se siguen en el desempefio de las obligaciones y funciones de los departamentos de la arganizacién determinard, en gran medida, la efectividad del control interno y la consiguiente eficiencia de las operaciones.2.2.- Dectnina y procedimientos contables La adapcién de una doctrina y un sistema de autorizaciones y pracedimientos contables adecuados, suministran un efectivo medio de control contable sabre los bienes (activa), obligaciones (pasivos), ingresos (productos) y costos (gastos). Un sistema de contabilidad satisfactorio debe contener, por lo menas: a) Un manual del sistema contable, que debe incluir, necesariamente, la dactrinay los procedimientos adoptados. En la parte arganizativa, es indispensable la estructuracién de un plan de cuentas, preparado cuidadosamente, para facilitar, entre atras cosas, la confeccién de los estados financieros. Si dicho plan es complementado con un manual de cuentas que las defina con claridad y contenga, ademés, los principales asientos que se registran en cada una de ellas, se puede lagrar un registro contable uni forme de las transacciones. En lo posible, el sistema de cuentas debe ser capaz de identificar la responsabilidad personal de los individuos encargados de la custadia y manejo de los diferentes bienes. b) Los medios para dejar canstancia de las operaciones contables y someter los datos a praceso, se crean a través de la planeacién y disefio de registros y farmularias convenientes, Estos disefios con las respectivas instrucciones de procesamiento deben darse a conocer a través de los manudles de procedimientas. De acuerdo con las necesidades, deben crearse diferentes niveles de Diarios y Mayores Auxiliares, adecuadamente integradas al sistema general c) Informes Contables. Desde el punto de vista de la vigilancia de las actividades de la empresa y sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento més importante de control es la informacidn interna, En este sentido, no basta desde luego la preparacién periddica de informes internos, sino su estudio cuidadoso por personas con capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias. 3.- Principios bésicos relatives a desarrollo del personal 3.1.- Seleccién y entrenamiento Personal adecuadamente seleccionado y debidamente entrenado implicaré mayor apego a los pracedimientas implantados, mayor rendimiento y, en consecuencia, menor costo El mayor grade de control interno abtenido permitird la identificacién clara de las funciones y responsobilidades de cada empleado, as‘ como la reduccidn de ineficiencia y desperdicio. 2.- Capacitacién permanente Debe proveer su capacitacién, que comprende el conjunto de actividades permonentes, organizadas y sistemdticas destinadas a que los funcionarios desarrollen, complementen, perfeccionen 0 actualicen los conocimientos y destrezas necesarias para el eficiente desempeffo de sus cargos 0 aptitudes. 3.3.- Evaluan su desempefio El interés de la empresa por medir y alentar la eficiencia constituye un abjetivo del control interno. Las ‘empresas adoptan diferentes métodos para el estudio de tiempo y esfuerzo desplegados por el personal, los que ofrecen a los administradores la posibilidad de medir comparativamente las cifras representativas de los costos, 3.4.- Rotacién y vacaciones En lo posible, debe haber rotacién entre los empleados asignados a cada trabajo. Las organizaciones que aplican este principio han tenido buenos resultados, ya que permite, entre otras cosas, lograr en parteincentivar al personal, por cuanto rompe periédicamente la rutina reemplazar en cualquier momento al empleado cusente, conocer en terreno mismo las pasibilidades de cada empleado, etc. Debe obligarse a los empleados a disfrutar de las vacaciones a que tienen derecho, en especial en aquellos casas en que estén a cargo de tareas en las cuales las posibilidades de cometer irregularidades sean mayores. 3.5.- Politica de remuneraciones y promociones Se debe considerar la oplicacién de una politica de remuneraciones y promociones que incentive su dedicacién y desempefto. 3.6.- Fionzas Todo empleado que tenga a su cargo la recaudacién, administracién 0 custadia de fondos, deberd rendir una caucién para asegurar el correcta cumplimiento de sus deberes y abligacianes Este principio, no tiene otra finalidad que cubrir adecuadamente uno de los principales objetivas del control interna, vale decir, proteger o salvaguardar los activos de la entidad, 3.7.- Incompatibilidades En el desempefio de determinadas funciones, deben contemplarse incompatibilidades, como por ejemplo, en una misma entidad no debieran desempefiarse personas ligadas entre si por matrimonio o por parentesco, cuando entre ellas se produzca relacién jerérquica directa. 3.8.- Moralided Es uno de los fundamentos sobre los que descansa la estructura del control interno. Los requisitos de admisién y el constante interés de los directivos por el comportamiento del personal, son en efecto, ayudas importantes al apropiado funcionamiento del control interno, 4.- Prineipios bésicos relatives a control La vigilancia constante es necesaria para que el personal desarralle los procedimientos a su cargo, de acuerdo con los planes y narmas de la organizacién, El control debe ejercerse en diferentes niveles, por distintos empleados y en forma directa e indirecta, para determinar: 1- Si se han interpretado correctamente las reglas dictadas y si se han abedecido 2 Si los cambios en las condiciones operativas han hecho que los procedimientas resulten dificiles de manejar, absoletos o inadecuados, y 3. Si se han dictado répidamente las medidas correctivas necesarias, cuando se han presentado fallas en los sistemas. El control sabre el sistema de control interno puede ser: 4.1.- Control automético 2) Una buena planificacién y sistematizacién de procedimientos y un buen disefia de formularios, registros ¢ informes, permite el control casi automético de los diversas aspectos de las actividades y el mismo control interno de la entidad, b) En el sistema contable, debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible. Estes cuentas prueban, en general, la exactitud entre los saldos de las cuentas y la responsabilidad de los empleados segregados en diferentes acupaciones. 6.4.2.- Control deliberado 0) Auditoria Interna. En entidades medianas y grandes, se justifica la existencia de un auditor interno o de una unidad de Contraloria Interna, que vigile constantemente el funcionamiento de la organizacién y, en especial, del sistema de control interno. b) Cotejos, ajustes y andlisis periédicos. El adecuado funcionamiento del sistema de contabilidad requiere supervisién permanente, en forma tal que se efectien periédicamente diversos cotejos, ajustes, andlisis, etc., en concordancia con el disefo del sistema y los requerimientos de los administradores.PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO POR AREAS DE OPERACIONES En este punto se incluye los principios més relevantes que rigen para el control interno, en las diversas éreas especificas de operaciones que pueden identificarse en una empresa. Estas dreas estan definidas a través de la circulacién de diversos recursos que se mueven en una entidad Asi, se ha intentado seguir un proceso que involucra las finanzas, las adquisiciones de actives, los inventarios, los gastos y las ventas de bienes y servicios. En cada una de las éreas se han agrupado los principios, en su aplicacién préctica, desde puntos de vista tales come: separacién de funciones, distribucién de labores en contabilidad, autarizaciones, formulerios, registros, comprobaciones, archivos, custadia, etc. 1.- AREA FINANZAS Cubre la planeacién financiera, la estimacién de ingresas y desembolsos de efectiva, la abtencién de fondos y el control del manejo y asignacién de todas los recursos financieros de la empresa. 1.1.-_Separacién de Funciones a) Deben segregarse las funciones de crédito, control de mercaderias 0 servicios, facturacién, cantabilizacién de deudas, custodia de documentos, cobranzas e ingresas por cabros realizados. b) Deben delimitarse claramente las funciones de los cajeros, para que no tengan intervencién en operaciones con registros contables principales 0 auxiliares (especialmente acceso al mayor general y cuentas individuales por cobrar y por pagar), c) La persona o personas autorizadas para aceptar documentos deben ser independientes de la que mantiene el registro respectivo. d) Los trémites bancarios (depésitas, recepcién de estados de cuenta, retire de cheques protestados, etc.) deben ser efectuados por funcionarios distintos al cajero y alos que preparan conciliaciones bancarias. €) Las conciliaciones mensuales de las cuentas corrientes bancarias deben ser efectuadas por empleados ajenos a la administracién y custodia de fondos 1.2.-_Distribueién de labores en contabilidad @) Debe haber independencia entre las encargadas de los registros de caja y bancos y los que mantienen el mayor general y las cuentas individuales por cobrar y por pagar. 1.3.-_Autorizaciones a) Las autorizaciones para obtener préstamos deben supeditarse a procedimientos adecuados debidamente establecidos 1.4.- Formulanios y Registros @) Tanta los comprobantes de ingreso, como los de egresos emitides por la entidad, deben ser prenumerados correlativamente, b) El sistema de contabilidad debe incluir auxiliares de caja y bancos 1.5. -_Comprobaciones a) Debe efectuarse un cotejo periédico de cada una de las cuentas de control del mayor con sus respectivos auxiliares. b) Deberd vigilarse que la liquidacién de cuentas por pagar se efectie en los términos sefialados en los contratos, documentos, etc.©) Debe proveerse un sistema para confirmar periédicamente, por correspondencia, los saldos a cargo de los diversas deudores, documentados o no. En igual forma, se pracederd con las deudas de la empresa d) Los ingresos derivados de inversiones deben ser comprobados por el Departamento de Contabilidad, pero los comprobantes de intereses deben ser recibidos y manejados por caja 0 tesoreria. 2) Deben implantarse procedimientos adecuados para el atorgamiento, documentacién y aprobacién de los descuentas atorgadas, por la venta de servicios. 1.6.-_Archivos @) Debe existir un sistema de archive para la dacumentacién cancelada y por cancelar. 1.7.-_Custodia a) Debe ejercerse adecuada custodia sobre fondos, valores y titulos representativos de inversiones en pader de empleados. 1.8.- Ingresos 0) Los jefes administrativas 0 empleados responsables deberén hacer efectivas, dentro de los plazos de prescripcién y desde el instante misma en que sean exigibles, todos los derechos 0 créditas a favor de la entidad, cualquiera que sea la causa que los origine, y serén directamente responsables de los menascabas 0 pérdidas que pudieren originarse por no ejercer oportunamente las decisiones correspondientes. b) Los ingresas diarias no deben mezclarse con los fandos fijos de caja ni utilizarse directamente para pagos ©) Los ingresos por ventas deben estar respaldadas por copias de facturas, cintas de mdquinas registradoras, boletas de venta, etc, 4) Los ingresos en efective deben depositarse integramente en el banco al dia siguiente hébil después de recibidos. 1.9.- Egresos a) Los pagos deben hacerse solamente baséndose en comprobantes de egreso, debidamente autorizades, con la correspondiente decumentacién de respaldo. b) La aprobacién de los pagos debe estar centralizada en finanzas. ©) Todos los pagos deben efectuarse con cheques firmados por dos funcionarios. Incluso es recamendable que las remuneraciones se paguen con cheque o transferencia de fondas a cuentas bancarias, entregande liquidaciones adecuadas al personel 1.10.- Cuentas Corrientes Bancarias 1at @) La apertura de cuentas corrientes bancarias debe ser autorizada por empleados competentes b) Las cuentas corrientes bancarias deben ser conciliadas mensualmente c) Deben existir procedimientas adecuados para custodiar los cheques no retiradas (incluidos los de remuneraciones) y para pracesar las cheques vencidos. 4) Deben implantarse procedimientos convenientes para la emisién de cheques, inutilizacién de cheques anulados, custodia de talonarios, etc Fondos fijos de caja 0) Deben establecerse fondos de caja chica para los gastas menores de la entidad. b) Todo desembolso con cargo al fondo fijo debe ser respaldado por recibas prenumerados y adecuadamente procesados ©) Los cheques para renovar el fando deben ser extendidos ala orden de la persona a cargo. 4) El manto méximo, la naturaleza de los gastos que pueden solventarse con fondos de caja chica y, en general, las narmas para el manejo de dichas fondos, deben estar debidamente reglamentados.2.- AREA ADQUISICIONES DE ACTIVOS Comprende el proceso de adquirir, a titulo gratuito y oneraso, todas las existencias, actives fijas tangibles e inversiones necesarios para la empresa, en cantidad, calidad y oportunidad adecuadas 21. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. Separacién de funciones ) La funcién adquisiciones debe radicar en una unidad 0 unidades especializadas y debidamente separadas de 1- Ventas 2- Cantabilidad 3 Recepcién 4- Despacho o utilizacién 5- Finanzas 6- Custodia Distribucién de labores en contabilidad a) Debe haber independencia entre los encargados del registro de compra, del mayar general y de las cuentas individuales por pagar. Autor 0) Debe existin autorizacién formal para hacer adquisiciones a titulo oneroso de existencias, actives fijos tangibles e inversiones Esta autorizacién requiere un estudio previo para determinar si la entidad necesita efectuar ese desembalsa por la suma y en el sentido que pretende darsele. Las partidas que se vayan a reemplazar deben ser mencionadas en el documento que autoriza la adquisicién de un nuevo equipo, de otra manera, debe indicarse que se trata de una adicién. Formularios y registros «) El sistema contable debe considerar un subsistema de comprobantes y cuentas por pagar (registro de facturas, cuentas y documentos por pagar, vencimientas, etc.) b) Los distintos formularios que intervienen directamente en el proceso de adquisicién, como ser, requisiciones, cotizaciones, érdenes de compra, infarmes de recepcién, etc, deben ser prenumerados correlativamente ~-_Comprobaciones a) Debe efectuarse un cotejo periédico de cada una de las cuentas del mayor con sus respectivos auxiliares. b) El Departamento de Contabilidad debe recibir directamente las facturas de los acreedores, someterlas a contral y procesarlas. Asimismo, este Departamento debe recibir copias de todas las érdenes de compra e informes de recepcién ©) Las cuentas de construcciones u érdenes de trabajo en proceso deben ser revisadas periédicamente, con el objeto de registrar en su oportunidad y en forma definitiva las partidas que representen unidades terminadas 0 gastos acumulados por conservacién y reparaciones. Archivos a) Debe ejercerse adecuada custodia sobre los formularios prenumerados en blanco, como asimismo, de las copias de érdenes de compra, copias de requisiciones, copias de informes de recepcién, cotizaciones, facturas, titulos de dominio, etc3 AREA INVENTARIOS Comprende la recepcién, custodia y disposicién de existencias, activos fijos tangibles e inversiones. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. Sepanacién de funciones 0) Los registros relatives al control de los bienes del drea deben ser manejados por empleados independientes de aquellos respansables de la aperacién y custadia de los bienes. Distribucién de labores en contabilidad 0) Debe haber separacién de labores entre los encargados de los registros auxiliares de inventarios, cuentas y documentos por pagar y aquellos de quienes dependen los movimientos de las cuentas del mayor, Autorizaciones 0) Debe existir autorizacién formal para cambiar de ubicacidn los bienes del activo fijo que se estén empleando y para trasladar existencias de una dependencia a otra. b) Debe existir autorizacién formal para retirar o disponer de las partidas que la entidad ya no tenga en uso Formularios y registros ©) Deben implantarse registras auxiliares donde consten todos los datos necesarios para la identificacién inequivaca de los bienes del activo fijo y que, por otra parte, permitan el adecuado andlisis de las respectivas cuentas del mayor. b) En lo referente a vehiculas, deberd mantenerse ademés, una hoja de vida, ya sea en tarjetas, libros © cualquier otro sistema, donde se especifiquen sus caracteristicas, modelo, afio de fabricacién y fecha desde la cual pertenece a la empresa. En esta haja se anotardn, en la fecha misma en que ocurran, los desperfectos sufridos, con indicacién de la causa y las reparacianes efectuadas, con indicacién de la naturaleza y costes, ademés de otras especificaciones que cada empresa determine. c) Es conveniente que las existencias se controlen a través de un registro valorado en el Departamento de Contabilidad, a través de un sistema de inventario perpetuo. Por otra parte, los guarda almacenes, encargados de bodega, y en general, los empleadas que tengan a su cargo stocks de bienes para ser entregados 0 distribuidos deberén llevar libros o tarjetas de cargo en que anoten las existencias iniciales, las entradas, las salidas y los saldos. Comprobaciones 0) Debe efectuarse un cotejo periddico de cada una de las cuentas del mayor con sus respectivos auxiliares. b) Deben existir procedimientos adecuados para comprobar que se hayan recibido los bienes, tales como, exigir la firma de recepcién de los jefes de unidades en las cuales se van a utilizar 0 custodiar, antes de liquidar totalmente la cantidad contratada o aceptada ©) Deben efectuarse recuentos fisicos, por lo menos una vez al afio, aun cuando sea en forma rotativa, aplicando instrucciones escritas adecuadas y por empleados ajenos ala custadia de los inventarios (existencias, activos fijas tangibles, titulas de inversiones). Los registros deben ajustarse a los resultados de estos recuentos, sin omitir, la investigacién y contabilizacién de las diferencias. 4d) Debe efectuarse una revisién aritmética de los inventarias finales y/o periédicos, preparados por la empresa €) Periédicamente, debe efectuarse un estudio de los inventarios (existencias y activos fijas), para determinar los posibles elementos dajfiados, obsoletos, etc. #) Debe implantarse un control fisico sobre herramientas pequefias y su entrega debe ser hecho, nicamente, con base en érdenes aprabadas.3.6. Archivos 0) Debe ejercerse control sabre la abtencién, manejo y custodia de la documentacién que ampara las entradas y salidas de existencias, tanto de las de prapiedad de la empresa como de las recibidas en cansignacién, asimismo, de la dacumentacién que respalda los movimientos de activos fijos de una dependencia a otra, 3.7. Custodie 0) Debe ejercerse custodia fisica sobre los actives fijas, las existencias y los titulos representativos de inversiones. b) Las entregas y las recepciones de los cargos can respansabilidad de inventarias, incluyendo los de Jefes de dependencias, deberdn constar en un acta en la que se sefialen las especies que faltaren 0 las que se encuentren deterioradas. En caso de omisién del acta referida, se entenderd recibido el cargo con todas los bienes asignados ala respectiva dependencia y en buen estado de uso ©) Es recomendable que existan seguros, par mantos adecuados, para cubrir los riesgas inherentes a la mantencién de los bienes del activo fijo y de existencias, 4.- AREA GASTOS En esta drea los principios de control abarcan el proceso desde la autorizacién hasta la distribucién de desembolsos por conceptos de gastos propiamente tales. 4.1. Sepanacién de funciones 0) Debe haber separacién de funciones en lo que se refiere a aprobacién de los gastos (contratacién en el caso de personal), registra y pago de los mismos, 4.2. Distribueién de labores en contabilidad 0) Debe haber independencia entre las encargadas de los registros de gastos, del mayor general y de las cuentas individuales por pagar. 4.3. Auto nes 0) Debe existir autorizacién formal para efectuar gastos. Con las limitaciones del caso, esta autorizacién estard sujeta a estudios previos para determinar si la entidad necesita efectuar esos desembolsos por la suma y en el sentido que pretende dérsele. En lo posible, esta funcién debe estar centralizada, excepto en lo que se refiere a caja chica. 4.4. Formularios y Registros 0) El sistema de contabilidad debe considerar un subsistema de comprobantes y cuentas por pagar, vale decir, registro de facturas, cuentas y documentos por pagar, vencimientos, etc. 4.5. Comprobaciones 0) Debe efectuarse un cotejo periddico de cada una de las cuentas de control del mayor con los respectivos auxiliares. b) El Departamenta de Contabilidad debe recibir los comprobantes de gastos, someterlos a control y procesarlos ©) En el Departamento de Personal deben existin expedientes para cada empleado que trabaja en la empresa, conteniendo todos los datos relatives a su identificacién, desempefio y otros antecedentes personales, 4d) Deben existin procedimientos adecuados para el control del tiempo trabajade por el personal, ya que de acuerdo con las normas vigentes éste debe cumplin una jornada de trabajo y sélo puede recibir remuneraciones por el trabajo efectivamente ejecutado, salvo en casos de feriados, licencias, permisas, etc. Concedidos en confarmidad con las narmas que las rigen5.- AREA VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS El drea comprende las ventas de existencias, de activos fijos tangibles, de inversiones y de servicios, desde los cantactos previos con los clientes hasta la emisién de la orden de despacho. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. Separacién de funciones 2) La funcién ventas se debe radicar en una unidad 0 unidades especializadas y debidamente separadas de: 1- Adquisiciones 2- Contabilidad 3- Recepcidn 4- Finanzas 5- Custodiay 6- Despacho o utilizacién Distribucién de labores en contabilidad 0) Debe haber separacién de labores entre los encargados de los registros auxiliares de cuentas y documentos por cobrar y aquellos de quienes dependen las movimientos de las cuentas del mayor y diario de ventas. Autoriza a) Las operaciones de ventas deben ser autorizadas, especialmente aquellas que se refieren a partidas que la Entidad ya no tenga en uso. Formularios y registros 0) El sistema de contabilidad debe incluir registros de ventas, de cuentas y documentos por cabrar, de vencimientos, etc. b) Los formularias para pedidos, requisiciones de almacén, guias de despacho y facturas, deben ser prenumerados correlativamente, Comprobaciones @) Debe efectuarse un cotejo periédico de cada una de las cuentas de control del mayor con sus respectivos auxiliares. b) Debe existir la obligacién de documentar todas las ventas. c) Debe haber revisién independiente de la facturacién, en cuanto a cantidades, precio, candiciones y operaciones aritméticas. d) Deben implantarse procedimientas especiales para el manejo y contral de las ventas efectuadas por sucursales 0 agencias, consignatarios, etc. €) Deben implantarse pracedimientos adecuadas para la aceptacién y documentacién de las devaluciones. Archivos a) Debe ejercerse custadia sobre los farmularios prenumerados en blanco, como asimisma, de las copias de natas de pedidos, requisiciones de almacén, guias de despacho y facturas AUDITORIA INTERNA Elemento principal de control interno de una entidad, que se configura como una unidad administrativa que, generalmente, con el cardcter de asesora de los niveles méximos de la arganizacién, efecta una actividad de revisién y evaluacién regular ¢ independiente de las actividades contables, financieras y administrativas. Funciona midiendo y evaluando la efectividad de otros tipos de control.Objetives de la auditoria interna El objetivo bdsico de la auditaria interna es apoyar alos miembros dela entidad al logra de la administracién més eficiente, Este objetivo se puede especificar en forma més concreta en dos rubra 0) Proteccién de los intereses de la organizacién, informando acerca de las deficiencias existentes para canfigurar una base de accién correctiva. b) Promocién de la eficiencia de la organizacién, principalmente a través de recomendaciones de los cambios necesarios para mejorar las diversas fases de las operaciones Si se revisa la moderna filosofia de la auditoria externa, nos damos cuenta de que el objetivo de la auditoria interna esté intimamente comprendido dentro de los objetivos de aquella. Por esto, el trabajo de los auditores internos serd también un complementa importante de la labor de los auditores externas y, en la medida en que trabajen coordinados, podré cada uno dedicar su experiencia y energfas a un trabajo mds eficaz en los campos que a cada uno compete. Importancia de la auditoria interna En primer términa, cabe hacer presente que el cumplimiento de los abjetivos de una entidad debe ser controlado, El nivel ejecutive méximo de la organizacién necesita contar con medios que aseguren un control efectivo, ya que el tamaffo y evolucién de la empresa lo mantienen clejado de los centros mismos de operacién. Por esto, debe crearse toda una estructura que configure un sistema de control interno, en el cual los administradores deben depositar gran parte de su confianza, pero el crecimiento y la evolucién de la entidad, necesariamente, introducirdn modificaciones operativas en dicho sistema, por lo cual el nivel ejecutivo méxima se ve en la necesidad de crear, a su vez, un érgano que esté informando permanentemente acerca del comportamiento del sistema de control interno: esa unidad u érgano es la auditaria interna. Independencia de la auditoria interna La independencia de la unidad de auditoria interna, dentro de una organizacién, es fundamental para la eficiencia en el cumplimiento de sus objetivas, Esta independencia se refiere a dos aspectos fundamentales: 0) El jefe de la unidad de auditoria interna debe depender de un empleada de categoria suficiente dentro de la organizacién. Esto es imprescindible para que sus conclusiones y/a recomendacianes tengan el respalda adecuade y, por consiguiente, el efecto que de ellas se espera b) La auditoria interna debe tener, exclusivamente, el cardcter de asesora y, por lo tanto, no pueden asignérsele responsobilidades respecto de las operaciones normales de un sistema de contobilidad 0 de una unidad determinada dentro del servicio, En casas excepcionales, puede destinarse personal de auditoria interna para desarrollar funciones de linea u operativa, como por ejemplo, en el caso de deficiencias o situaciones de insuficiencia de personal, en todo caso, las funciones desempefiadas por este personal segregado serdn objeto de intervencién normal por parte de otro personal de auditoria interna, Funciones y deberes de la auditoria interna El nivel ejecutiva de una entidad formula los procedimientos y métados de trabajo, imparta las érdenes para su ejecucién y, luego que se han procesado los datos derivados de las operaciones, utiliza la informacién que surge de este praceso. La administracién debe confiar en los datos que entrega el personal, pero para asegurarse de que las procedimientos y métodos se ejecutan apropiadamente y, al mismo tiempo, de que la informacién que se estd usando es éptima, recurrente, entre atros, alos servicios de la auditaria interna. De acuerdo con esto, las principales funciones de esta Unidad serdn:©) Examinar y evaluar la solidez, suficiencia y aplicacién de los controles contables, financieros y de operacién, b) Determinar la medida en que se cumple can las politicas, planes y pracedimientos establecidos. c) Determinar la medida en que el activo de la entidad esté debidamente contabilizado, salvaguardado y clasificada 4) Evaluar la confiabilidad de los datos que circulan en la arganizacién y de los sistemas de contabilidad, proponiendo las mejoras del caso. e) Evaluar los métodos y pracedimientos de aperacién, proponiendo las mejoras o los estudios técnicos pertinentes. #) Evaluar la copacidad de los sistemas de seleccién, entrenamiento y evaluacién del personal En todo caso, las funciones de una unidad de auditaria interna son materia del manual correspondiente que debe existir en toda institucién bien arganizada, Alli también se especificardn los métodos y procedimientas propios de esta unidad, todo lo cual deberd conjugar con la dactrina contable, los principios de control interno y las normas de auditoria generalmente aceptadas. Programas de auditoria interna Para el cumplimiento de los objetivos asignades a la Unidad es imprescindible que desarralle sus labores en base a programas ¢ instrucciones escritos. El manual de auditoria interna especificardn las funciones, actividades, procedimientos y métodos propias de los auditares internos, pero la oportunidad, el alcance y la profundidad en que estos dltimas deben aplicarse son materia de los programas de auditoria. A pesar de la imposibilidad que existe para desarrallar programas esténdor, es posible detallar las principales actividades que competen a una unidad de auditoria interna para cumplir can los objetives y funciones asignados, ellas son 1) Preocuparse de la actualizacién de los manuales de arganizacién y procedimientos generales y de los del sistema de contabilidad En caso de no existir dichos manucles, traducir la estructura, las normas, procedimientos y métodos en manuales, proponiendo las mejoras del caso hasta lograr su aprabacién, 2) Estudio y evaluacién del sistema de control interno de la entidad, principalmente, a través de diagramas de flujo 0 cursogramas. Este estudio servird de base para la aplicacién de pracedimientos de auditoria, al mismo tiempo que permitird proponer mejaras en la organizacién y los procedimientos 3) Aplicar procedimientos de auditoria, emitiendo los correspandientes informes, de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Actuar en coordinacién con las auditores externas. Se indica una lista de los principales pracedimientas que se consideran adecuados: a) Arqueos periddicas de los diversos fondos, valores y documentos que se manejan en la entidad, las normas de auditoria obligan a levantar las correspondientes actas y efectuar las conciliaciones del caso b) Revisién de las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes que se manejan en la entidad, dejando constancia de las técnicas aplicadas con marcas de auditoria y visaciones correspondientes, ©) Efectuar periédicamente circularizacianes de saldos de las diversas cuentas por cobrar y par pagar. 4) Preporar andlisis de deudores por antigliedad de saldos e) Preporar instrucciones para la toma de inventarios fisicos y colaborar en los recuentas periédicos, efectuanda las revisianes posteriores de! caso emitiendo los informes que pracedan, #) Revisar las rendiciones de cuenta que deban emitir los empleados a cargo de fondos de la empresa, e informar, ademés, sobre la oportunidad con que estén siendo presentadasg) Revisar las planillas de remuneraciones que se paguen al personal de la entidad, dejando constancia de las técnicas aplicadas por medio de marcas de auditoria. h) Revisar la dacumentacién que se procese a través del sistema contable, vale decir, asientos de diario, comprobantes de ingreso y egreso, etc. aseguréndose de que estén adecuadamente respaldados, i) Revisar periédicamente la contabilizacién de las operaciones registradas en las cuentas de gastos anticipades y de pasivos relatives a ingress afectados, acumulaciones y estimaciones, poniendo énfasis en las autorizaciones y concordancia que debe existir con registros de costos y gastos y can las bases aprobadas de antemano su constitucién, D Revisar periddicamente las cuentas de construcciones u érdenes de trabajo en proceso, especialmente para establecer la oportunidad con que se han contabilizado las partides que representen unidades terminadas o gastos acumulades par canservacién y reparaciones. K) Revisar las facturas emitidas en lo que se refiere a cantidades, precios, condiciones de venta y operaciones aritméticas. 1) Cotejar periédicamente las diversas cuentas del mayor con los correspondientes auxiliares, m) Revisar los andlisis de saldos de cuentas que deban presentarse durante el periado o como anexos de los estados financieros. 4) Revisor la informacién estadistica preparada por la entidad 5) Prestar asesoria en la confeccién de los flujas de caja de la entidad. 6) Prestar asesoria en la confeccién de los estados de situacién financiera y de rendimientos econémicos, cuidando que se ciffan alos principios de contabilidad generalmente aceptados. 7) Prestar asesoria y colaborar en la salucién de las observaciones que efectien los auditores externas. Estudiar los motivos de las objecianes y praponer las mejaras del caso para evitar su repeticién. Asistir a las sesiones del Consejo Superior de Administracién, en calidad de asesores, y tomar nota de las decisiones que allf se adopten para colaborar posteriormente en su puesta en préctica y control 9) Aplicar las técnicas de control glabal de la entidad que las circunstancias aconsejen y en la medida que los ejecutivos lo requieran. Asi por ejemplo, andlisis financiero, resiimenes de presupuestos, etc., emitiendo los informes correspondientes. 10) Colaborar con las diversas unidades de la organizacién en la puesta en préctica de las instrucciones y recomendaciones contenidas en los informes de auditoria externa. 1 Colabarar con el Departamento de Personal en la aplicacién de las técnicas de evaluacién de cargos y disefio de los sistemas de seleccién y evaluacién del personal 12) Efectuar la revisién de los estados financieros de las filiales de la empresa, El auditor externa conffa en los resultados de las labores desarrelladas por el auditor interno, esto es, principalmente, porque ambos actuan en un plano profesional de idéntica naturaleza. En este plano de trabajo mancomunado, en que el auditor interno posee una fuente ala cual recurrir y el auditor externo puede contar con un trabajo de andlisis y revisién en qué basan su examen para darle la extensién y profundidad adecuadas, ambos se benefician, con lo que, a su vez, estardn en condiciones de prestar mejores servicios ala administracién