PROAsistemas S.A.

Manual de Usuario - Versin 3.0

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TABLA DE CONTENIDO
Introduccin Helisa NIIF ................................................................................................................8
Acerca de ....................................................................................................................................9
Polticas de Calidad .....................................................................................................................9
Respecto al Manual de Usuario ...................................................................................................9
Alcance .......................................................................................................................................9
Utilizacin ..................................................................................................................................9
Aspectos de Versin.................................................................................................................. 10
Instalacin Helisa NIIF ................................................................................................................. 11
Instalacin de Helisa Servidor ................................................................................................... 11
Instalacin de Helisa Cliente ..................................................................................................... 17
Interfaz de Validacin de Datos .................................................................................................... 19
Creacin de Empresa .................................................................................................................... 30
Parmetros Globales ..................................................................................................................... 39
Lista de Usuarios .............................................................................................................. 41
Lista de Conceptos Frecuentes .......................................................................................... 58
Lista de Variables ............................................................................................................ 62
Lista de Pases ................................................................................................................. 71
Lista de Departamentos ................................................................................................... 75
Lista de Ciudades ............................................................................................................. 79
Bancos y Sucursales ......................................................................................................... 83
Monedas y Tasas de Cambio............................................................................................ 93
P.A.A.G y Tasas de Inters .............................................................................................. 98
Formas de Pago .............................................................................................................. 100
Definicin de Formatos para Documentos...................................................................... 109
Formatos para Cheques.................................................................................................. 132
Tipos de Unidad de Inventario ....................................................................................... 155
Tabla de Conversin de Unidades .................................................................................. 159
Parmetros de Puerto ..................................................................................................... 162
Parmetros Particulares ............................................................................................................... 164
Lista de Funcionarios..................................................................................................... 166
Lista de Documentos ..................................................................................................... 172
Lista de Precios ............................................................................................................. 178
Datos de Correo Saliente ............................................................................................... 183
Contabilidad ................................................................................................................... 185

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Estructura del Cdigo Contable ......................................................................... 186
Cuentas de Uso Especfico ................................................................................. 188
Estado de Resultados Clasificado ...................................................................... 191
Ajustes Integrales por Inflacin ......................................................................... 192
Balances Clasificado ......................................................................................... 193
Cuentas para Anticipos ....................................................................................... 194
Configuracin de los Estados Financieros .......................................................... 194
Terceros E Impuestos ..................................................................................................... 205
Impuestos, Descuentos y Valores ....................................................................... 205
Cuentas de Uso Especfico ................................................................................. 216
Conceptos Tributarios ........................................................................................ 218
Ingresos y Retenciones ....................................................................................... 222
Conceptos para Declaracin de IVA ................................................................... 225
Concepto para Declaracin de Retencin ............................................................ 227
Documentacin .................................................................................................. 229
Centros de Costo ............................................................................................................ 232
Cuentas por Cobrar ......................................................................................................... 234
Conexiones y Tipos de Cartera ........................................................................... 234
Cuentas de Uso Especfico ................................................................................. 240
Documentacin .................................................................................................. 241
Provisiones......................................................................................................... 244
Cuentas por Pagar ........................................................................................................... 256
Conexiones y Definicin de Trminos ................................................................ 256
Documentacin .................................................................................................. 257
Anlisis Financiero (Grupos) ......................................................................................... 261
Bancos ........................................................................................................................... 263
Cuentas de Uso Especifico ................................................................................. 264
Formatos para los Extractos ................................................................................ 265

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Activos Propiedad, Planta y Equipo ................................................................................ 270
Cuentas de Activos Fijos .................................................................................... 270
Lista de Grupos .................................................................................................. 276
Mtodo De Contabilizacin de las Depreciaciones .............................................. 285
Definicin de Rutas ............................................................................................ 287
Concepto de Bajas .............................................................................................. 291
Activos Intangibles y Diferidos....................................................................................... 295
Cuentas de Intangibles........................................................................................ 295
Mtodo de Contabilizacin de las Amortizaciones .............................................. 299
Definicin de Rutas ............................................................................................ 301
Presupuesto ................................................................................................................... 311
Generalidades..................................................................................................... 311
Divisiones .......................................................................................................... 314
Indicadores de Desempeo ................................................................................. 317
Inventarios...................................................................................................................... 324
Estructura del Cdigo del Grupo......................................................................... 324
Generalidades..................................................................................................... 326
Lista de Cuentas a Utilizar.................................................................................. 327
Cartilla de Grupos .............................................................................................. 331
Cartilla de Bodegas ............................................................................................ 340
Cartilla de Familias ............................................................................................ 346
Carga Fabril ....................................................................................................... 350
Importaciones ................................................................................................................. 355
Generalidades..................................................................................................... 355
Definicin de Cuentas y Arancel ........................................................................ 356
Conceptos de Importacin .................................................................................. 363
Trminos Internacionales de Comercio INCOTERMS ..................................... 371
Tarifas Arancelarias ........................................................................................... 376

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Monedas ............................................................................................................ 381
Gestin de Ventas ........................................................................................................... 383
Generalidades..................................................................................................... 383
Seleccin de Vendedores .................................................................................... 392
Tabla de Comisiones .......................................................................................... 393
Factores de Dimensin ....................................................................................... 395
Tabla de Descuentos por Monto ......................................................................... 396
Lista de Descuentos Condicionados .................................................................... 397
Gestin de Compras ....................................................................................................... 400
Generalidades..................................................................................................... 400
Definicin De Formatos .............................................................................................................. 407
Exportar...................................................................................................................................... 433
Configuracin de Parmetros en Exportaciones............................................................... 433
Asistente de Exportacin ............................................................................................... 437
Exportar Archivo de Consolidado NIIF ........................................................................... 440
Exportar Movimiento ..................................................................................................... 441
Importar...................................................................................................................................... 444
Formatos o Configuraciones ........................................................................................... 444
Asistente de Importacin ................................................................................................ 446
Importar Movimiento ..................................................................................................... 449
Utilitarios ................................................................................................................................... 451
Reimpresin de Documentos .......................................................................................... 451
Revisar y Reafectar los Libros ........................................................................................ 452
Modificacin de Documentos ......................................................................................... 453
Administrador .................................................................................................... 454
Contabilidad .......................................................................................... 454
Centros de Costo .................................................................................... 456
Anticipos Recibidos ............................................................................... 457

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Anticipos Entregados ............................................................................. 457
Inventarios ......................................................................................................... 458
Documentos ........................................................................................... 458
Fecha y hora .......................................................................................... 459
Reafectacin por Artculo ...................................................................... 460
Gestin Ventas ................................................................................................... 461
Gestin Compras ................................................................................................ 462
Activos Fijos ...................................................................................................... 463
Presupuesto ........................................................................................................ 463
Importaciones..................................................................................................... 464
Hacer Copia Global de Seguridad ................................................................................... 465
Hacer Copia Global de Datos Anexos ............................................................................. 466
Restaurar Copia Global de Seguridad, De Datos Anexos ................................................ 467
Unificar Cartilla De Cuentas, De Terceros, De Bancos, De Centros, De Costo, De Clientes,
De Proveedores ............................................................................................................. 468
Retomar Datos de Clientes, De Proveedores, De Bancos ................................................. 469
Modulo Administrador................................................................................................................ 470
Contabilidad ................................................................................................................... 470
Cartilla de Cuentas ............................................................................................. 470
Consultar Cartilla/Balances ................................................................................ 472
Movimiento........................................................................................................ 473
Opciones NIIF ................................................................................................................ 475
Cartilla de Cuentas NIIF ..................................................................................... 475
Causacin de Ingresos Financieros ..................................................................... 476
Causacin de Gastos Financieros ........................................................................ 478
Administracin de Notas y Revelaciones ............................................................ 479
Informacin General y Declaracin de Cumplimiento ............................ 479
Polticas Contables ................................................................................. 480
Notas a los Estados Financieros.............................................................. 481

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Transicin a las NIIF .......................................................................................... 483
Empresas NIIF Consolidadas.............................................................................. 486
Proceso de Consolidacin ...................................................................... 486
Conciliacin de Consolidacin de Empresas NIIF .................................. 490
Glosario ...................................................................................................................................... 491

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El desarrollo del Software HelisaGW (Generacin Windows) en su versin rediseado en
su estructura, visin y orientacin contable ha realizado una serie de acciones para
implementar la utilizacin de las NIIF (Normas Internacionales de Informacin Financiera)
en el mismo y brindarles a sus usuarios la satisfaccin de manejar estndares confiables,
aceptados, globalmente comprensibles y de alta calidad que permitirn reflejar el manejo
transparente de su aspecto operacional y situacin financiera.
El diseo y estructura de la nueva versin de Helisa GW es ms confortable y permite una
funcionalidad e interaccin de los usuarios ms a fondo con el software adems de
brindarle soluciones de fcil acceso pero con la dificultad y seguridad adecuada para la
informacin.
Con motivo del proceso de implementacin de las NIIF en Colombia a partir de la emisin
de la Ley 1314 de 2009 y la promulgacin de los Decretos 2706 y 2784 de 2012,
ProAsistemas S.A ha llevado a cabo un proceso de estudio, anlisis y desarrollo con el fin
de realizar una serie de cambios en el aplicativo Software Administrativo y de gestin 2,
brindando de esta manera a los usuarios del software nuevas herramientas que permitan que
la informacin registrada por los usuarios sea de alta calidad y que cumpla con los
requerimientos contenidos en la norma internacional de informacin financiera para pymes
emitidas por el IASB (International Accounting Standard Board) por sus siglas en ingls,
pero que adems le permita seguir registrando de forma paralela como est establecido en
el Decreto 2649 de 1990 la informacin durante el periodo de transicin a las NIIF.
Por tal motivo se hace necesaria la elaboracin de este documento en el cual se describen,
estipulan y explican los cambios realizados dentro del Software Administrativo y de
Gestin 2 con motivo de la implementacin del estndar internacional. Vale la pena
mencionar que los cambios realizados parten del hecho de ofrecer y permitir al usuario el
registro de informacin teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el Decreto
2649 (PCGAC) y normas posteriores, adems de los lineamientos definidos en el estndar
internacional, por lo tanto los cambios realizados abarcan parmetros, listados, proceso de
registro de transacciones, consultas, informes pero aadiendo dentro del paquete de
cambios contenidos a esta versin donde se realizaron el desarrollo de nuevas opciones
para la comodidad del usuario.
Los diferentes procesos del ciclo de vida en el desarrollo del producto Helisa, permiten al
usuario realizar una gestin de manera funcional y cumpliendo con las diferentes
caractersticas y cualidades presentes en preceptos y conceptos de calidad orientados a la
versatilidad y facilidad de utilizacin del software por parte de los diferentes usuarios que
le manipulen.
La evolucin y transformacin de los mtodos de manipulacin contable permiten al
usuario realizar en el software la gestin de su informacin de normativas internacionales y
nacionales conservando y cumpliendo cada una de ellas.

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ACERCA DE HELISA
Software diseado y desarrollado para satisfacer las necesidades de las Pymes (pequeas y
medianas empresas) en aspectos econmicos orientado a la contabilidad y las finanzas,
adems de tener diferentes mdulos para cumplir con funciones administrativas y realizar
documentacin e informes de las transacciones que se llevan a cabo.
POLITICAS DE CALIDAD
HELISA inici su desarrollo en 1988 como una curiosidad profesional y experimental,
motivada en la creciente industria de la PC y la poca oferta de herramientas contables para
la PYME. Desde su inicio ha contado con el apoyo del gremio de contadores y de la
academia, lo que ha contribuido a perfilar sus temas y a incorporar otros, sin perder la
visin de tener los procesos contables como eje del desempeo administrativo
Los cambios, a veces radicales de plataformas, nos han llevado en ms de una ocasin a
replantear mtodos, procesos y herramientas de desarrollo; las hemos ejecutado en el
momento justo, sin afanes, sin presiones, con madurez. Hoy, HELISA es un referente de la
industria del software, con presencia directa en Colombia y en proceso de expansin por el
Caribe, Centro y Sudamrica.
RESPECTO AL MANUAL DE USUARIO
OBJETIVOS

Brindar un soporte al usuario para que logre desempearse de una manera adecuada
en el software.

Informar a los usuarios de una manera ordenada, entendible y sin ningn tipo de
lenguaje tcnico de las funcionalidades del software.

Presentar el manual de usuario al pblico muy atractivo e intuitivo para lograr un
entendimiento de uso por parte del usuario.

Informar al usuario las capacidades del sistema a travs de una breve descripcin
acompaada de una imagen representativa de lo descrito.
ALCANCE
El manual de usuario se ha diseado con el fin de lograr un gran entendimiento por parte
del usuario para la realizacin de las distintas funciones del software y brindar una solucin
de manera inmediata en caso de presentar inconvenientes o de no encontrar una funcin en
especfico.
UTILIZACION
Gua o manual de usuario distribuido al pblico como documento PDF. Se ha decidido este
formato en caso de que se haga necesario imprimirlo, se realice de la manera ms adecuada
posible y por seguridad al no dejar que las personas con acceso no le puedan modificar.

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Se recomienda de la manera ms atenta posible que usted como usuario lea el presente
documento en su totalidad para utilizar de forma satisfactoria el software Helisa GW y haga
de sus funciones lo ms productivas posibles para los usuarios y empresa en general.
ASPECTOS DE VERSION
La versin actual del software Helisa GW se ha desarrollado para manejarse a travs de
mdulos con funciones en especfico y otorgar al usuario una forma ordenada de gestionar
la informacin, a continuacin se demuestran las caractersticas:

10

Software soportado nicamente por el sistema operativo Windows.

Presentado totalmente en espaol.
Realiza un control de Accesos por parte de los usuarios.
Interfaz de manejo medio pero de fcil entendimiento por los objetos grficos del
programa (pestaas, botones, cuadros de texto, reas de texto, entre otros).
Sin limitacin de tiempo de uso, siempre y cuando posea el licenciamiento.
Ofrece interfaces amigables al usuario par su respectivo manejo.
Incorporacin de los estndares internacionales NIIF.
Permite generar el formato de facturas y documentos segn sean requeridos.
Ofrece opciones de soporte remoto para una solucin ms acertada.
Pequeas aplicaciones como calculadora, calendario, entre otras.

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INSTALACION DE HELISA GW
El software al poseer una orientacin privativa, requiere de forma obligatoria la compra del
mismo para la utilizacin en una Pymes, a continuacin se encuentran los pasos que debe
realizar para instalar HELISA GW Estndar NIIF:
INSTALACION DE HELISA GW PARA SERVIDOR
La siguiente instalacin se realiza para crear un servidor o sitio especfico para que los
dems lugar en el cual se va a almacenar la informacin gestionada de Helisa y permitir
acceso a los clientes permitidos y autentificados correctamente.

Busque el archivo de instalacin en su disco duro o en cualquier medio de
almacenamiento que lo contenga (USB, CD, DVD, Disco Duro Portable, entre
otros), seleccinelo. En versiones superiores del sistema operativo de Windows
(Vista, Siete, Ocho) el usuario debe efectuar la accin de ejecucin de modo
Administrador, es decir el usuario debe tener los privilegios necesarios para instalar
el software con un usuario de tipo Administrador Windows. Para realizar la accin
anterior, seleccione el archivo y presione clic derecho opcin Ejecutar como
administrador.

En caso de no poseer un usuario administrador para realizar la accin, solicite los

datos para tener acceso a los privilegios de este usuario.
En otro caso, el usuario debe confirmar la accin de ejecutar como administrador
presionando el botn de confirmacin que se despliegue.

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Se abrir la pantalla inicial de instalacin, lea y presione Siguiente:

Lea LICENCIA DE USO DEL SOFTWARE HELISA DE PROPIEDAD DE

PROASISTEMAS S. A.si est de acuerdo seleccione la opcin de Acepto el
Acuerdo y presione el botn Siguienteo de lo contrario presione Cancelar.

El proceso de instalacin en una carpeta predeterminada ya se ha iniciado.

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En esta accin, se est realizando la descompresin de los diferentes archivos

necesarios para instalar y utilizar Helisa como servidor. En el directorio
C:\Actualizacion Helisa NIIF\ que est definido por defecto.
Si desea cancelar la instalacin por alguna circunstancia presione Cancelar y
confirme la accin.

Al continuar con la instalacin, el sistema ejecutara automticamente en el
directorio predeterminado el archivo ejecutable InstalarGw, que despliega y
solicita los siguientes datos para lainstalacin y validacin de licencia del sistema
para un usuario en especfico:
 Clase de instalacin:
 Servidor.
 Cliente.
 Clave de Firebird.
 Nombre o Razn social de la empresa.
 NIT de la empresa.
 Licencia.
 Directorio de Instalacin que est configurado por defecto en
C:\PROAsistemas\Helisa NIIF o puede personalizarlo.
Al completar los datos pulse Continuar.

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Pulse Cancelar si desea finalizar con la instalacin.

Al continuar se instalara automticamente BDE.Informar el registro de servidor
a lo cual simplemente presionaremos el botn de Aceptar.

Luego de instalar BDE seguir con Firebird el cual ser el Gestor de Bases de
Datos.

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Al realizar todos los procesos de la manera correcta le informara que Helisa se

ha instalado correctamente.

Para inicializar Helisa GW nos dirigimos al icono del escritorio o al de inicio y

le damos doble clic para abrirlo.

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Ahora el software Helisa GW cargara e iniciara su interfaz grfica. Digite su
nombre de usuario y su contrasea y pulse ingresar.

Para validarlo se deben realizar los siguientes pasos:

Dirjase al icono de Acerca de en la parte inferior izquierda de la pantalla y
presinelo.

Le aparecer una ventana sobrepuesta en la anterior, seleccionar la pestaa

Licencia Luego Licencias: cdigo, le habilitara un botn llamado Cambiar
y/o validar licencia por favor presinelo.

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Le aparecer una pantalla con la siguiente informacin:
 Empresa: Aparecer el nombre de la empresa que se digito en la
instalacin.
 NIT: La informacin de Numero de Identificacin Tributaria
correspondiente a la empresa.
 Licencia: Dgitos alfanumricos digitados en loa instalacin.
 Clave: Por favor digite la clave correspondiente de validacin.
 Por ultimo presione Registrar.

 Para validar Helisa GW por completo reinicie el programa.

INSTALACION DE HELISA GW PARA CLIENTE
Para realizar esta adaptacin a un servidor especfico se deben seguir los siguientes pasos,
continuando a partir de la descompresin del archivo en un directorio especifico
generalmente en la particin donde se encuentra el Sistema Operativo Windows.

Seleccionar en la lista de clases de instalacin al Cliente, digitar el nombre del
servidor (Direccin Ip) y la clave del Firebird, los directorios que se encuentran ah
son los predeterminados por Helisa GW si desea los puede cambiar a un directorio
especfico.
NOTA: El servidor debe estar creado como administrador y el computador Cliente
debe tener acceso a la red del mismo para que se realice la instalacin
correctamente.

A continuacin se muestra grficamente el desarrollo de este proceso mediante una
configuracin estndar.
El nombre del Servidor se autentificara y cambiara la direccin del Directorio
correspondiente a Conexin de Archivos con el nombre del servidor iniciando la
operacin a travs del botn de Continuar.

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La instalacin en caso de ser correcta continuara igual que la instalacin del
servidor instalando el BDE y el Firebird.

Al final de este proceso informara al usuario o cliente que el proceso se llev a cabo
exitosamente.
NOTA:
El Cliente no requiere elaborar el proceso de Licenciamiento si el servidor
ya lo posee.
El Cliente tiene acceso a los perfiles de usuario permitidos o especificados
para el mismo.

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INTERFAZ DE VALIDACION DE DATOS
Es la primera interfaz que interacta con los usuarios y adems de esto brinda un filtro de
seguridad para las personas que no deben acceder al sistema, dicha interfaz es la encargada
de validar la autentificacin de los usuarios, ofrecer una informacin respecto al software y
un soporte remoto.

Ayuda:

.Permite varias funciones.

Salir:
o . Permite finalizar el programa al igual que pulsando la tecla
ESC.

Ingresar: Permite realizar una autentificacin para validar algn usuario y
concederle ingreso a la informacin de la empresa en Helisa GW.

Acerca de:
o
.Existen dos pestaas:
 Licencia:
 Informa al usuario de los datos de la empresa y software.
 Informe del contrato LICENCIA DE USO DEL SOFTWARE
HELISA DE PROPIEDAD DE PROASISTEMAS S. A.

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Informa del uso exclusivo de la empresa compradora del software

y licenciamiento.
 Informa de la licencia a travs de Cambiar y/o validar licencia.
 Cambios: Esta pestaa est orientada a los modificaciones que se
desarrollan en el software en gestin de los mdulos que este maneja, las
descripciones que realiza son:
 Versin: Informa de la versin que realiza los cambios.
 Fecha: En que salen las versiones.
 Descripcin: Breve narrativa de los cambios que se realizaron.
 Modificaciones: Especifican los cambios que se realizaron por
medio de los mdulos.

Soporte Remoto:
o . Esta funcin permite hacer una conexin directa con
los especialistas de ProAsistemas S.A. para solucionar algn problema que se
halla presentado a travs del uso de Helisa GW.
Para la utilizacin de esta herramienta el usuario debe tener instalado
TeamViewer, a continuacin podr observar la forma de realizarlo:
 Ingresar a la pgina oficial de ProAsistemas S.A. http://helisa.com/ y la
pestaa de Serviciosy en la parte lateral izquierda encontrara una
informacin con el siguiente contenido Cliente para acceso
remotoSoporte Helisaen donde le dar clic al botn Descargar la
Aplicacin.
e inmediato iniciara la descarga de un archivo llamado Soporte.exe que
es el programa TeamViewer.

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 Cuando se complete la descarga dirjase a la carpeta contenedora del
programa y Ejectelo como administrador.
 Se iniciara el programa en caso de encontrarse errores de conexin se
mostrara la siguiente ventana.
 Inicie el programa en caso de establecerse una conexin de forma segura
le informara en la siguiente ventana.
La otra opcin es realizarlo desde la pantalla de Helisa GW el cual tendr los
mismos beneficios pero con una interfaz de bienvenida diferente.
Dudas o problemas relacionados a este aplicativo consulte en la pgina
oficial de TeamViewer: http://www.teamviewer.com/es/help/index.aspx.
NOTA: Los 5 procedimientos que se describieron anteriormente tambin se
encuentran vinculados en las herramientas que ofrece el aplicativo Helisa GW en
todas las interfaces ubicado en la parte inferior izquierda y estn acompaados de
otros de vital importancia para el software.

Calculadora: Al presionar este icono
la parte superior derecha.

se desplegara una calculadora estndar en

Historial de Informes: Sitio en especfico donde se encuentran los diferentes

documentos enviados por el usuario al archivador para poderlos ver de un modo
predeterminado.

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El Archivador de Informes cuenta con una barra de herramientas de amplias

caractersticas:
 Seleccionador de archivos: Los archivos que se han almacenado en el
Archivador de Informes aparecern en una lista ordenados por la fecha en
que fueron agregados al archivador.
 Vista miniatura: Esta icono permite al usuario alejar el informe a tal punto
que pueda ver todas las hojas al mismo tiempo.

 Abrir archivo: Permite al usuario visualizar un archivo a travs del

archivador que se encuentre en cualquier medio de almacenamiento siempre
que tenga formato .QRP.
 Guardar el informe: Permite al usuario guardar el informe que se tiene
archivado en cualquier medio de almacenamiento.

 Imprimir: Se abre una ventana de opciones que indica la configuracin:

 Nombre de la impresora: Seleccione la impresora predeterminada o
que actualmente tiene conectada.
 Estado: Si se encuentra Listo quiere decir que es apta para realizar
el proceso de impresin.
 Tipo: Informara de el driver que actualmente controla la impresora.
 Ubicacin: Archivo propio de la impresora.
 Comentariosde la impresora: Comentarios respecto a la impresora.

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Intervalo de impresiones: Para delimitar las pginas de un

documento que se deben imprimir.
Definir el nmero de copias: Define la cantidad de copias de un
documento que la impresora debe realizar la accin de imprimir.

Si presiona el botn de Propiedadesse realizara una configuracin

especial de acuerdo al tipo de impresora o medio que utilice como
impresora. Seleccione la opcin correspondiente y presione el botn
Aceptaro Cancelarsi desea cerrar la ventana.
Si desea ms opciones presione el botn Opciones Avanzadasdonde
podr configurar el papel de salida, nmero de copias y la calidad de la
impresin.
Presione el botn Aceptarpara confirmar los cambios o Cancelarpara
salir y eliminar los cambios realizados.
Para imprimir vuelva a la ventana Imprimir y presione Aceptarpara
realizar la accin.

 Archivar el informe: Ofrece al usuario la opcin de almacenar en el

Archivador de informes una copia de un documento en especfico.

 Zoom alejar: Presiona este icono y luego encima del documento presione
clic para disminuir o alejar el tamao de vista del mismo.

 Zoom aumentar. Presiona este icono y luego encima del documento

presione clic para ampliar o aumentar el tamao de vista del mismo.
 Pagina anterior: Si el documento consta de ms de 1 hoja puede utilizar
este icono para devolverse a la pgina anterior.
 Pgina siguiente: Si el documento consta de ms de 1 hoja puede utilizar
este icono para visualizar la pgina anterior.
 Buscar texto: Icono que despliega un cuadro de teto para buscar una palabra
en especfico en todo el documento.

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 Enviar por correo electrnico: Enva el documento a un correo electrnico,
para lo cual primero lo guarda como informe de Helisa GW .qrp.

Luego le pide una serie de datos para completar el correo:

Para: Correo persona o empresa destino.
Cc: Con Copia es decir si va a ir dirigido a otro destinatario como
forma de respaldo.
Asunto: Es el motivo o ttulo general por el cual se enva el correo.
Espacio para comentario: Generalmente se utiliza para justificar el
por qu se enva el archivo e indicaciones que debe llevar a cabo o
algn comentario asociado o a gusto del usuario.

Por ltimo se presiona el botn de Enviar Correoy se espera el mensaje

de envi exitoso.
 Calculadora: Abre calculadora estndar de Helisa.
 Salir: Icono que permite cerrar la ventana de Archivador de Informes.

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Visor de Documentos: Funciona como herramienta que permite visualizar los
documentos e informes creados por Helisa GW.

A dems posee una barra de herramientas propia para realizar una serie de
funciones especficas:

 Pgina Anterior: Muestra la pgina anterior del documento basndose en la

pgina actual.
 Pagina Siguiente: Muestra la pgina siguiente del documento basndose en
la pgina actual.
 Expandir pgina: Coloca la pgina actual al ancho de la pantalla.
 Pgina completa: Muestra la pgina actual de un modo completo en el cual
se pueden visualizar sus lmites.
 Calculadora: Abre la calculadora estndar de Helisa GW.
 Imprimir: Se abre una ventana de opciones que indica la configuracin:
 Nombre de la impresora: Seleccione la impresora predeterminada o
que actualmente tiene conectada.
 Estado: Si se encuentra Listo quiere decir que es apta para realizar
el proceso de impresin.
 Tipo: Informara de el driver que actualmente controla la impresora.
 Ubicacin: Archivo propio de la impresora.
 Comentarios de la impresora: Comentarios respecto a la impresora.
 Intervalo de impresiones: Para delimitar las pginas de un
documento que se deben imprimir.

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Definir el nmero de copias: Define la cantidad de copias de un

documento que la impresora debe realizar la accin de imprimir.

Si presiona el botn de Propiedadesse realizara una configuracin

especial de acuerdo al tipo de impresora o medio que utilice como
impresora. Seleccione la opcin correspondiente y presione el botn
Aceptaro Cancelarsi desea cerrar la ventana.
Si desea ms opciones presione el botn Opciones Avanzadasdonde
podr configurar el papel de salida, nmero de copias y la calidad de la
impresin.
Presione el botn Aceptarpara confirmar los cambios o Cancelarpara
salir y eliminar los cambios realizados.
Para imprimir vuelva a la ventana Imprimir y presione Aceptarpara
realizar la accin.
 Grabar Documento en archivo: Le permite al usuario guardar el documento en 3
tipos de archivos
.jpg: Imagen.
.dgw: Documento Helisa GW.
.pdf: Documento Adobe Reader.

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Estos formatos previos de imagen se pueden guardar como archivos, dicha
accin la puede realizar en un medio de capacidad de almacenamiento
(Disco Duro, USB).
 Abrir Archivo: Permite abrir para pre visualizar un documento con formato
.dgw es decir del software Helisa.

 Enviar por correo Electrnico: Enva el documento a un correo

electrnico, para lo cual primero lo guarda como informe de Helisa.qrp.
Luego le pide una serie de datos para completar el correo:

27

Para: Correo persona o empresa destino.

Cc: Con Copia es decir si va a ir dirigido a otro destinatario como
forma de respaldo.
Asunto: Es el motivo o ttulo general por el cual se enva el correo.
Espacioparacomentario: Generalmente se utiliza para justificar el
por qu se enva el archivo e indicaciones que debe llevar a cabo o
algn comentario asociado o a gusto del usuario.

PROAsistemas S.A.

Por ltimo se presiona el botn de Enviar Correoy se espera el mensaje

de envi exitoso.
 Clic en la pgina para acercar: Presiona este icono y luego encima del
documento presione clic para ampliar o aumentar el tamao de vista del
mismo.
 Clic en la pgina para alejar: Presiona este icono y luego encima del
documento presione clic para alejar o disminuir el tamao de vista del
mismo.
 Buscar un Texto en Documento:Funcin especfica de la herramienta que
genera un campo de texto para realizar una bsqueda por todo el documento
de un texto digitado.
 Salir: Finaliza el visor de documentos d Helisa.

Calendario Tributario: Calendario normal que informa de las responsabilidades
tributarias de la empresa.

Mensajes: Privilegios de los diferentes usuarios para escribir mensajes y dejarlos

como recordatorios o enviarlos a un nmero determinado de clientes en caso de ser
Administrador o si posee privilegios para realizar la labor de Cliente a Cliente.

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Acceso a Helisa.com: Icono que funciona como acceso directo a la pgina web
oficial de ProAsistemas S.A. para realizar diferentes acciones, la cual se visualizara
dentro del software Helisa y no requiere de navegador.

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CREACION DE EMPRESA
Helisa permite la creacin de empresas (Pymes) para la debida gestin de la informacin
contable y administrativa de forma real y concisa, ofreciendo una serie de parmetros para
la clasificacin de la misma y orientndolas al manejo e implementacin de las NIIF
(Normas Internacionales de Informacin Financiera).
La creacin de la empresa permite manejar la informacin en un paquete orientado solo al
funcionamiento de esta en especfico y ofreciendo una serie de beneficios y funciones
presentados a travs de procesos que se explicaran en este documento.
Al iniciar el programa se pueden presentar dos opciones respecto a la parte orientada a
empresas:

El software no contenga ninguna empresa: En esta opcin el software genera
automticamente la interfaz para la creacin de empresa (El proceso es el mismo
desde el segundo paso en adelante).

El software contiene una o ms empresas: En esta opcin el software lista las
empresas existentes al lado izquierdo de la interfaz, por tal motivo el usuario debe
realiza el proceso de direccionamiento hacia la opcin de creacin.
Para la debida creacin de la empresa se deben seguir los siguientes pasos:

En la interfaz principal del usuario al lado izquierdo presione clic derecho y
seleccione la opcin de Crear.

Completar la siguiente informacin (Letra en Negrilla son campos obligatorios).

 Cdigo: Numero nico con el cual se identifica la empresa en el software y que ofrece
un intervalo de 00- 99.

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 Periodo Inicial: Fecha en que entrara en vigencia el ingreso de informacin por parte de
la empresa.
 Nombre: Razn Social de la empresa.
 Local: Nombre de la sucursal si as lo amerita la empresa.
 Identidad: Numero nico que caracteriza a cada empresa.
 Tipo de Identidad: Tipo de identificacin de la empresa, generalmente se maneja el NIT
(Nmero de Identificacin Tributaria) aunque tambin permite la versatilidad y manejo
para una persona natural.
 Direccin: Direccin actual de la empresa.
 Telfono: Nmero telefnico de la empresa.
 Fax: Nmero de fax de la empresa.
 Ciudad: Lugar donde se encuentra ubicada la empresa.

Al completar este proceso en la parte inferior encontrara cuatro pestaas:

Pestaa Datos Bsicos

Serie de opciones que permiten al usuario definir caractersticas bsicas de ubicacin,
comunicacin e informacin bsica de la empresa en proceso de creacin.
Para efectuar la configuracin y definicin de la empresa el sistema ofrece los siguientes
atributos:
 Casa Matriz: Persiana de seleccin que permite al usuario seleccionar la empresa
principal correspondiente o dependiente a la cual pertenece la empresa en proceso
de creacin.

 Apartado Areo: Numero especifico destinado a un titular.

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PROAsistemas S.A.
 Direccin de Internet: Pagina web de la empresa.

 Correo Electrnico: Campo de texto que permite capturar el correo corporativo de

la empresa que se utilice para realizar diferentes acciones.

 Tipo de Identidades: Persiana de seleccin que permite al usuario definir el tipo de

caracteres que se utilizaran para identificar de manera nica e irrepetible a la
empresa en creacin.

 Aplica NIIF para Pymes: En esta pestaa el usuario tiene disponible un cuadro de
chequeo que permite habilitar todas las configuraciones, procesos y procedimientos
concurrentes en el sistema bajo los preceptos de las NIIF para Pymes, a dems de
activar la pestaa Opciones NIIF (ms informacin, dirjase a la Pestaa
Opciones NIIF).
Esta opcin se activara de forma automtica cuando el usuario finalice el registro
del proceso de transicin a las NIIF para Pymes dentro del software. Esta opcin
ser totalmente independiente para cada una de las empresas que el usuario haya
creado dentro del software.

Pestaa Estructura de Cuentas

Pestaa que permite elegir al usuario el tipo de PUC (Plan nico de Cuentas) a Utilizar o
gestionado por la empresa segn las necesidades que esta requiera para efectuar sus
transacciones.

Pestaa Informacin Tributaria

Pestaa de seleccin que permite especificar caractersticas y definiciones de la empresa de
modo tributario y la organizacin e identificacin de las diferentes acciones y orientaciones
econmicas de la misma para ser justificado y utilizado para demostraciones tributarias o

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PROAsistemas S.A.
legales requeridas y establecidas por las normas del pas. El sistema ofrece las siguientes
opciones para la identificacin de la empresa de manera tributaria:
 Tipo de Persona:Campo de texto para la captura del tipo de persona mediante el
cdigo establecido en las diferentes normas. Los tipos de personas son competentes
establecidas y mencionadas en la Constitucin Poltica de Colombia, el cdigo Civil
y el Cdigo de Comercio.
 Actividad Econmica:Procedimiento que permite al usuario seleccionar el tipo de
actividad econmica que va a manejar la empresa teniendo en cuenta las primicias
establecidas por la DIAN. Para realizar esta accin el sistema dispone de la cartilla
de Actividades Econmicas actualizadas para la seleccin de la actividad
correspondiente visualizando la tarifa que le acompaa.

 Nit DIAN:Procedimiento que permite capturar el Nit DIAN. Este campo de texto
solo captura caracteres numricos.
 Nit DIAN Local:Procedimiento que permite al usuario especificar el Nit DIAN
Local. Este campo de texto solo captura caracteres numricos.
 Tipo de Empresa: Persiana de seleccin que permite al usuario la seleccin del tipo
de empresa ofrecido por el sistema para la definicin de la empresa.

 Rgimen: Persiana de seleccin que permite definir el tipo de rgimen a manejar

por la empresa en todas sus acciones tributarias.

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PROAsistemas S.A.

 Modo ICA:Permite realizar la utilizacin o derivacin de la importancia para la

aplicacin del ICA en las transacciones de la empresa en creacin.
 Autorretenedor: Permite definir si la empresa en proceso de creacin se va a
encargar de hacer la Retencin en las diferentes acciones o transacciones ejecutadas
por la misma.
 Aplica ReteCREE: Casilla de seleccin que permite habilitar el clculo o no del
ReteCREE.
 Autorretencion CREE: Casilla de seleccin que permite realizar los clculos
correspondientes al CREE de manera automtica para el sistema.
 Aplica Base de Rte Fte para Retencin CREE: Permite a la empresa realizar el
clculo de la Rte Fte para Retencin CREE que se maneje.
 Tarifa: Permite realizar una modificacin de la tarifa definida explcitamente en la
actividad econmica mediante una persiana de seleccin.

Pestaa Funcionarios
Serie de campos de texto que permite identificar de manera general los principales
funcionario o representantes legales y econmicos que contenga la empresa en proceso de
creacin. El sistema permite la captura del nombre del tipo de funcionario e identificacin

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PROAsistemas S.A.
del mismo mediante el Nit o cedula. El sistema presente la captura de los siguientes
funcionarios:

Pestaa Logotipos
Procedimiento que permite escoger el logotipo o imagen corporativa manejada por la
empresa en proceso de creacin. El sistema dispone de un botn Seleccionar que permite
buscar una imagen en el equipo en formato .bmpmediante un navegador dearchivos y la
seleccin del mismo mediante el botn Abrir.

Pestaa Usuarios
Procedimiento que permite habilitar o deshabilitar el acceso de los usuarios a la empresa en
proceso de creacin. Este procedimiento permite implementar una especie de filtro de
seguridad para ejecutar las acciones y transacciones correspondientes para los usuarios.

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PROAsistemas S.A.
Pestaa Consolidada
Procedimiento que permite relacionar las dems empresas que se pueden consolidar a esta o posean
una relacin en especfico para agrupar o utilizar las diferentes transacciones realizadas. El sistema
habilita esta pestaa mediante la casilla de seleccin que se encuentra en la parte superior y que se
identifica con Consolidada.

Pestaa Composicin Patrimonial

Esta opcin le permite al usuario ingresar la informacin correspondiente a los instrumentos de
capital que la conforman.
En esta opcin para cada uno de los instrumentos de patrimonio que constituyen la empresa se debe
definir informacin como el nombre del instrumento, el valor nominal, el nmero total de
instrumentos autorizados a la entidad, la cantidad de instrumentos en circulacin cancelados, la
cantidad de instrumentos en circulacin por pagar etc., esta informacin en gran medida depende de
la naturaleza jurdica de la entidad.

Pestaa Opciones NIIF

Procedimiento que permite el debido consentimiento a las diferentes empresas que se
encuentran o no obligadas a aplicar la normatividad correspondiente a las NIIF para Pymes,
se decidir y gestionara la informacin mediante dos opciones:
 Algunas aplicaran las NIIF de manera full.
 Otras empresas llevaran contabilidad simplificada de acuerdo a las condiciones
establecidas para clasificarlas en los grupos de aplicacin. El sistema ofrece la
posibilidad de seleccin alguno de los tres grupos de aplicacin que se despliegan a
continuacin:
 Grupo I: Manejaran NIIF plena.
 Grupo II: Manejaran la normatividad y funcionalidad correspondiente de
las NIIF para Pymes.
 Grupo III: Presentaran el manejo de una contabilidad de tipo simplificado
basados en el Decreto 2760 de 2012.

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PROAsistemas S.A.

Puede Consolidar Subsidiarias: Casilla de seleccin que permite al usuario indicar

si la empresa asociada puede consolidar sus transacciones en la contabilidad NIIF.
Se recomiendo seleccionar esta opcin en caso de contener o relacionar la empresa
de manera consolidada.En esta opcin se definen las empresas que como
subsidiarias van a ser objeto de consolidacin de informacin con la empresa que
dentro del software est marcada en los datos de la empresa que puede consolidar
informacin, si se intenta ingresar a esta opcin desde una empresa, en la cual en la
informacin principal no ha sido definida como empresa que puede consolidar
subsidiarias el software mostrara un aviso informando esta situacin y no dejara al
usuario ingresar a la opcin, por lo tanto antes de ingresar a esta opcin, se debe
definir en el listado de empresas cual ser la consolidadora, para esto, estando
ubicado sobre el nombre de la empresa que corresponda presionando el botn
secundario del mouse, en el men emergente que se muestra se debe seleccionar la
opcin Modificar, una vez hecho esto y estando en los datos de la empresa, el
usuario se debe dirigir a la pestaa llamada NIIF para Pymes, y en esta opcin se
debe seleccionar o marcar la opcin llamada Puede consolidar subsidiarias, al
marcar esta opcin, se le est indicando al software que esa empresa en particular es
una empresa en la cual se va a llevar a cabo el proceso de consolidacin para NIIF
pero adems que esa empresa ser la empresa consolidadora o matriz.
La opcin de empresa consolidadora se puede tener en ms de una empresa y esta
marca se puede cambiar posteriormente, si sobre la empresa que est marcada como
consolidadora se han realizado procesos de consolidacin y se quita la marca el
programa mostrara un mensaje informando esta situacin pero se podr realizar este
cambio.
Para confirmar el proceso de creacin o insercin de una empresa el usuario debe presionar
el botn Aceptar (Habilitado) que se encuentra en la parte inferior derecha o por el
contrario el botn Cancelar para salir sin almacenar los cambios.
Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

Botn Cancelar.

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PROAsistemas S.A.
NOTA: Para la creacin de empresa se deben tener en cuenta los siguientes factores:
 Los datos generales como bsicas de la empresa.
 El tipo de estructura de cuentas a manejar.
 Explicita informacin tributaria.
 Si posee las cualidades de consolidacin y configuracin de esta.
 Los privilegios de acceso a los diferentes usuarios, es decir la accesibilidad de la
empresa por parte de otros usuarios.
 La configuracin y estipulacin del tipo de contabilidad para manejar las
transacciones, es decir definicin de pertenencia a las NIIF o al Decreto 2649 o la
relacin entre estas dos.

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PROAsistemas S.A.

PARAMETROS GLOBALES
Proceso por el cual un usuario determinado realiza cambios que se manejan a nivel general;
La gestin (insertar, consultar, actualizar, eliminar) de configuraciones relacionadas
relacionada a
PARAMETROS GLOBALES podrn visualizarse en cada una de las empresas que se
encuentren creadas a la fecha.Los usuarios que tenga el privilegio de realizar
configuraciones en el sistema de manera global deben realizar las siguientes acciones para
ingresarr a la interfaz principal de Parmetros Globales e iniciar el proceso:
En la interfaz principal de Helisa,
Helisa, el sistema listara al costado izquierdo las empresas que
se encuentran registradas a la poca o las que son permitidas ver y utilizar para el usuario
que inicio sesin.

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Dirjase al mdulo EXPORTAR IMPORTAR PARAMETROS UTILITARIOS.

UTILITARIOS

PROAsistemas S.A.

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Al desplegarse la interfaz el usuario debe ubicar la parte inferior y seleccionar

PARAMETROS GLOBALES.

De inmediato el sistema desplegara todos los procesos de configuracin

correspondiente a los PARAMETROS GLOBALES.

PROAsistemas S.A.
LISTA DE USUARIOS
Los usuarios de Helisa se caracterizan por permitir establecer unos privilegios y
restricciones especficos para cada uno de ellos dependiendo las funciones y necesidades de
gestin de la informacin que se requieran en la empresa.
El sistema por defecto incorpora el usuario ADMINISTRADOR que se encarga de iniciar
el proceso de gestin de los diferentes actores que interactuaran con el sistema. El usuario
ADMINISTRADOR tiene pocos atributos para modificables y por estar incluido de forma
predeterminada con el sistema no se puede Eliminar.
CREAR USUARIO
La configuracin de usuarios de Helisa permite la limitacin de funciones a persona(s) no
autorizadas que contengan otras labores en la empresa. Esto implica un mayor ndice de
seguridad en la informacin confidencial de ciertos mdulos.
El sistema permite la creacin de una cantidad ilimitada de usuarios con caractersticas,
privilegios y restricciones propias de cada uno de ellos.
Para realizar un proceso de creacin o insercin el usuario creador debe tener los
privilegios necesarios para realizar esta accin en caso contrario comunquese con el
Administrador del sistema o un usuario de altos privilegios.
1. Al encontrarse en la interfaz principal de PARAMETROS GLOBALES ubique y
seleccione el parmetro Lista de Usuarios.

2. En la interfaz de Lista de Usuarios presione la tecla INSERT (Insertar) o clic

derecho y seleccione la opcin de Crear.

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PROAsistemas S.A.
3. El sistema desplegara el formulario de creacin de usuario en la parte inferior de la
interfaz Lista de Usuarios. El proceso contiene una configuracin por defecto que
maneja bastantes privilegios de acceso a los diferentes mdulos. Para la correcta
creacin el usuario debe definir los siguientes privilegios:

1. NOMBRE DE USUARIO (*): Es la identificacin del usuario, dicho

nombre puede ser elegido sin restricciones, aunque el sistema solo tiene en
cuenta 15 (quince) caracteres por facilidad de acceso.

2. CLAVE DE ACCESO: Esta cadena de caracteres es determinada por el

creador para el acceso debido del usuario al momento de la autentificacin
en Helisa, se requiere que sea escrita 2 (dos) veces por seguridad. Al
momento de digitar la contrasea en los respectivos campos de texto los
dgitos se ocultaran con el signo asterisco (*).

3. INFORMACINDELCREADORDELUSUARIO: El software informara

por quien fue creado el nuevo usuario y la fecha en que se realiz esta
accin.

La configuracin detallada del usuario permite limitarle o habilitarle sitios de

acceso o funciones especficas, estas acciones de definicin de privilegios se
encuentran en 15 (quince) pestaas orientadas a caractersticas de los diferentes
mdulos gestionados en Helisa:
4. GLOBALES: En esta pestaa se seleccionaran las funciones generales del
nuevo usuario al cual va a tener acceso en su gestin. Las funciones se
describen en casillas de seleccin que se deben seleccionar segn sean las
necesidades y prioridades del usuario:

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PROAsistemas S.A.
1. Permite desbloquear usuarios: Le otorga la funcionalidad de
bloquear o desbloquear otros usuarios para la gestin de determinada
empresa.
2. Laborando: Si actualmente est en labor el usuario.
3. Crear Empresas: Permite al usuario la creacin y configuracin de
empresas.
4. Modificar Empresas: Permite al usuario la modificacin o
actualizacin de empresas.
5. Anular Documentos: Permite eliminar documentos.
6. Imprimir Documentos: Le ofrece la capacidad al usuario de
imprimir informes y documentos de las empresas a las cuales tenga
acceso.
7. Reimprimir Documentos: Permite realizar la re-impresin de
informes y documentos de las empresas a las cuales tenga acceso.
8. Cambiar la fecha al Asentar Libros: Permite cambiar la fecha en al
realizar un Asentamiento de Libros.
9. Hacer Asientos: Permite hacer Asientos Contables de un cierto
nmero de meses anteriores a la fecha actual. La cantidad de meses
es editable y relativa al tipo de usuario nuevo..
10. Consultar: Permite al nuevo usuario realizar una consulta de datos
en cierta cantidad de meses anteriores a la fecha actual.
11. Imprimir: Permite imprimir un archivo o documento de un cierto
nmero de meses anteriores a partir de la fecha actual.
12. Modificar: Permite al nuevo usuario realizar una modificacin o
alteracin en cierto nmero de meses anteriores a partir de la fecha.
13. Eliminar: Permite al nuevo usuario eliminar informacin de un
cierto nmero de meses anteriores a partir de la fecha.
14. Vence: Campo de texto que contiene un calendario que define la
fecha exacta en que el usuario ser inhabilitado para ingresar al
sistema.
15. Medios de Salida: Permite la seleccin de diferentes medios para
compartir o exportar la informacin de Helisa a los cuales tendr
acceso el nuevo usuario, dichos mtodos a validar acceso son:
 Pantalla: Informa de los informes y documentos solo
por pantalla para este usuario.

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PROAsistemas S.A.
 Correo electrnico: Permite al usuario enviar los
informes y documentos por correo electrnico
debidamente configurado.
 Impresora: Permite imprimir informes y documentos
segn configuraciones de la impresora.
 Archivos: Genera los archivos para guardarlos en el
computador donde se realiza la accin.
 Archivador de archivos: Permite al usuario guardar
los documentos e informes correspondientes en el
Archivador de Archivos que se encuentra en las
funciones generales de toda ventana.

Ejemplo de pestaa Global.

5. EMPRESAS: Permite al usuario creador especificar a qu empresas se le
permite el acceso a el nuevo usuario.
Para realizar esta funcin se debe seleccionar la empresa y presionar clic
derecho que despliega dos opciones:


Marcar: Informa que el nuevo usuario va a tener acceso a esta

empresa.

Desmarcar: Informa que el nuevo usuario tiene restringido el

acceso a esta empresa.

Ejemplo de Permisos de acceso a empresas del usuario a crear.

6. MEN: Seccin que limita o permitir funciones al usuario en la gestin de
procesos que realice dentro de la empresa o empresas a las cuales tiene
acceso, dichos accesos se podran ver reflejados en la seguridad e integridad

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PROAsistemas S.A.
de la informacin y disponer del nuevo usuario de una forma limitada
correspondiente a su labor.


Desmarcar: Permite la restriccin del nuevo usuario a un mdulo

o funcin en especfico.

Marcar: Permite el acceso a ese modulo o funcin segn

parmetros y condiciones que se presenten para este usuario.

Ejemplo de permisos de acceso a mdulos de Helisa.

7. HORAS A TRABAJAR: Cronograma que permite la definicin de los das
y las horas en que el usuario acceder al sistema. El sistema maneja tres
mdulos:
 Semana: Permite definirle al usuario el horario que manejara de
Lunes a viernes para permitirle acceso en su horario normal.
 Sbados: Permite definirle el horario de ingreso al sistema a un
usuario determinado para los sbados.
 Domingos: Permite definirle al usuario el horario que utilizara los
domingos para habilitarle el sistema en ciertas horas determinadas.
Cada mdulo contiene un listado de las horas correspondientes de modo AM
y PM que permite dos estados:

Habilitado: Permite el debido acceso al sistema por parte del usuario

involucrado en una hora determinada.

Deshabilitado: Permite restringir el acceso del usuario en una hora

determinada.

Al seleccionar el nombre de las agrupacin (Semana, Sabidos, Domingos)

puede habilitar o deshabilitar el sistema en todas las horas.

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PROAsistemas S.A.

Ejemplo de Plan Horario de un usuario.

8. CONTABILIDAD: Permite al nuevo usuario el privilegio de poder crear
cuentas en la cartilla de Cuentas que gestione la empresa (Fiscal o NIIF). El
objeto es de seleccin:


: Permite al usuario la creacin de cuentas.

: Restringe al usuario la creacin de cuentas.

Ejemplo de creacin de Cuentas.

9. TERCEROS: Administra los permisos para el nuevo usuario de la creacin
de terceros teniendo en cuenta el objeto de seleccin.



: Permite al nuevo usuario la creacin de terceros en una empresa

determinada.
: Restringe al nuevo usuario la creacin de terceros.
Ejemplo permisos creacin de Terceros.

10. CENTROS DE COSTOS: Administra los permisos para el nuevo usuario

en la creacin de Centros de Costo, esta configuracin se realiza teniendo en
cuenta el objeto de seleccin:


: Permite al nuevo usuario la creacin de centros de costo.

: Restringe al nuevo usuario la creacin de centros de costo.

Ejemplo delimitacin crear Costos.

11. DEUDORES: Administracin de acceso a las funciones de gestin de

deudores por parte del nuevo usuario delimitado por el usuario creador.

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PROAsistemas S.A.
 Crear deudores: La debida seleccin de este objeto permite al
usuario en proceso de creacin Crear Deudores.
 Acceder al buzn de notas: Permite acceso al Buzn de Notas al
usuario en creacin.
 Crear Notas en el Buzn: Permite al usuario que se est creando
habilitarle los permisos para que pueda insertar notas en el sistema.
 Borrar Notas del Buzn: Permite al usuario en proceso de creacin
eliminar o suprimir notas del Buzn que el sugiera que no se utilizan
o contienen informacin vencida o equivocada.
 Crear llamadas en gestin de cartera: Procedimiento que le
habilita al usuario la funcin de Crear Llamadas para ser utilizadas
en la Gestin de Cartera.
 Borrar llamadas en gestin de cartera: Funcin que brinda al
usuario modificar las llamadas de Gestin de Cartera creados
anteriormente.
 Crear recaudos en gestin de cartera: Procedimiento que permite
al usuario realizar inserciones en Gestin de Cartera de un recaudo.
 Borrar recaudos en gestin de cartera: Funcin que le habilita al
usuario la posibilidad de eliminar un recaudo en Gestin de Cartera.

Ejemplo de configuracin de Deudores.

12. ACREEDORES: Administra las diferentes funciones de los acreedores para
limitar o permitir al nuevo usuario realizar el proceso de creacin de datos
de un registro.
 Crear Acreedor: Permite al usuario crear un Acreedor.
 Acceder al Buzn de Notas: El sistema mediante la seleccin de
esta opcin le brinda al usuario en creacin la posibilidad de acceder
al Buzn de Notas.

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PROAsistemas S.A.
 Crear Notas en el Buzn: Procedimiento que habilita al usuario la
posibilidad de realizar una insercin en Notas en el Buzn. Esta
opcin se permite seleccionar en cambio la anterior tambin lo este.
 Borrar Notas del Buzn: Procedimiento que le permite al usuario
eliminar Notas del Buzn creadas en procesos anteriores o por otros
usuarios.

Ejemplo de configuracin de acceso a Acreedores.

13. INVENTARIO: Administra los permisos de diferentes funciones de este
mdulo dirigidas hacia el nuevo usuario habilitando o restringiendo
permisos mediante objetos grficos:
 Crear Artculos: Permite al usuario realizar inserciones de los
diferentes Artculos que contenga la empresa.
 Manipular insumos al modificar frmulas de ensamble y kits:
Permite al usuario en proceso de creacin manipular los diferentes
insumos al realizar modificaciones o actualizaciones de frmulas de
ensamble y kits.
 Ver el costo de los insumos en las frmulas de ensamble: Permite
al usuario en proceso de creacin ver los diferentes costos de los
insumos en las frmulas de ensamble.
 Ver el costo de los artculos en las consultas: Permite visualizar los
costos correspondientes de los artculos en las consultas de
inventario que se realicen.

Ejemplo de configuracin de acceso a inventarios.

14. VENTAS: Administracin del sector de Ventas permitiendo o restringiendo
accesos al nuevo usuario a travs de objetos de seleccin.
El mdulo de ventas contiene una configuracin ms amplia, por tal motivo
se ha dividido en tres procesos:

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PROAsistemas S.A.
 Generales: Representa los grandes procesos que se pueden llevar a
cabo en las ventas por parte del nuevo usuario.

Modificar cuentas de pago al facturar: Permite al usuario

en proceso de creacin la opcin de modificar las cuentas de
pago al facturar basndose en la Cartilla de Cuentas que se
manejen.

Mostrar asiento contable al facturar: El sistema permite al

usuario en proceso de creacin acceder al Asiento Contable al
momento de realizar la facturacin.

Modificar nombre del articulo/servicio al facturar:

Permite al usuario en proceso de creacin realizar una
redefinicin de artculos/servicios su nombre para mostrarlo
mediante una factura de venta.

Omitir margen de negociacin al traer documento:

Permite al usuario que se est definiendo en el proceso de
insercin si puede omitir el margen de negociacin o
utilizarlo segn la definicin que se encuentre especificado.
Esta accin es orientada a la Gestin de Ventas.

Mostrar mensaje de documentos pendientes: Permite

definir por parte del usuario creador al creado si tiene las
facilidades de informarle mediante mensajes de los diferentes
documentos que se encuentren pendientes en el mdulo
Gestin de Ventas.

Modificar distribucin de los servicios diferidos: Permite

al usuario creador indicar al software que el usuario en
proceso de creacin podr modificar los datos sugeridos por
el programa en el proceso de facturacin cuya causacin de
ingresos se difiere en varios periodos, datos como las fechas
y valores que se debern causar como ingresos en estas
fechas. Ejemplo:
Si en la lista de servicios el usuario tiene creado un servicio
llamado: Mantenimiento, servicio que se ha definido para que
el ingreso se realice de forma definida en 5 periodos en cada
uno de los cuales se causara el 20% del valor facturado del
servicio.
Si el usuario que realiza el proceso de elaboracin de la
factura de ventas tiene habilitada la opcin mencionada
anteriormente en los parmetros de usuario encontrado en la
pestaa de Ventas, en dado caso que el usuario realice una
factura de venta supngase que la fecha definida es 01 de
junio de 2013, por lo tanto las fechas sugeridas que debe

49

PROAsistemas S.A.
causar como ingreso, inicia del valor facturado del servicio,
sern los siguientes:

Ejemplo de distribucin de servicios diferidos.

El parmetro indicado representado por la imagen anterior

permite que el usuario pueda modificar al momento de
realizar la factura del servicio mencionado en el ejemplo de
las fechas y valores, en caso opuesto que este parmetro no se
encuentre seleccionado o activo para el usuario que elabora la
factura, no podr realizar los cambios en los valores y fechas
determinados por el software de acuerdo a los parmetros del
servicio.
Ver existencias de bodega al capturar: Permite al usuario
que se encuentra en proceso de creacin delimitar, si tiene el
privilegio de ver la cantidad de artculos que se encuentran
por bodegas en la Gestin de Ventas y al momento de realizar
un informe o documento relacionado. La configuracin de
asignacin de bodegas a un documento se realiza en
parmetros particulares, Lista de Documentos.

Ejemplo de configuracin General de Ventas.

 Descuentos: Permite al usuario creador la definicin de los
descuentos que el usuario nuevo va a manejar.

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Topes por descuento por tem: Permite definir a dicho

usuario el valor de descuento por tem que pueden contener
los artculos basados en puntos porcentuales ofrecindole un

PROAsistemas S.A.
margen para aumentar este valor dependiendo el descuento
bsico que se maneje y el descuento adicional que se tiene
permitido realizar para este artculo.

Topes por descuento al total: Procedimiento que permite al

usuario modificar el valor del descuento bsico total en un
valor de puntos porcentuales definidos por el usuario creador.
El sistema admite habilitar el margen de descuento adicional
que puede cambiar el usuario en proceso de creacin respecto
a los descuentos adicionales que tengan permitido manejarle.

Modificar descuentos condicionados por volumen:

Procedimiento que permite al usuario en proceso de creacin
realizar modificaciones en los descuentos condicionados por
volumen que se gestionen en ventas y se requieran en
informes y documentos generados por estos.

Modificar descuentos condicionados por pronto pago:

Permite definir al usuario en creacin los descuentos que se
emplearan a las diferentes transacciones de ventas que se
realicen en un intervalo de tiempo corto o por pronto pago.

Ejemplo de Configuracin de Descuentos.

 Negociacin: Permite definirle al usuario nuevo una configuracin
especifica de topes de negociacin por parte del usuario creador.

51

Topes de margen de negociacin: Procedimiento que

permite definirle al usuario en proceso de creacin el menor
nmero porcentual que podr utilizar para disminuir el precio
y el mayor punto porcentual que definir para aumentarle el
precio. Este procedimiento permite variar los valores de los
artculos en las facturas de las diferentes ventas.

PROAsistemas S.A.

Ejemplo de configuracin de Negociacin de Ventas.

15. COMPRAS: Administracin del sector de Compras permitiendo o
restringiendo accesos al nuevo usuario a travs de objetos de seleccin.
La configuracin del mdulo compras posee unas caractersticas parecidas a
las estipuladas en ventas, diferenciadas por su direccionamiento econmico.
Al igual que en ventas tambin encontramos tres procesos:
 Generales: Albergan la administracin de permisos y restricciones
comunes que puede tener el nuevo usuario.

52

Modificar cuentas de pago al comprar: Opcin que permite

definir si el usuario a crear tiene privilegios para modificar
las cuentas de pago realizar compras.

Mostrar asiento contable al comprar:

Permite definir si
el usuario en proceso de creacin tiene el privilegio de
visualizar el asiento contable luego de realizar la compra.

Omitir margen de negociacin al traer los documentos:

Permite al usuario que se est definiendo en el proceso de
insercin definir si puede omitir el margen de negociacin al
traer los documentos relacionados con la compra.

Modificar servicios que hacen parte del costo: Permite al

usuario que se est definiendo indicar al software que puede
modificar la forma en que se distribuyen los servicios o los
valores que se distribuyen de los servicios que hacen parte en
el costo del coste de los productos al elaborar la factura del
mdulo Gestin de Compras, en este caso al momento de
incluir en la factura un servicio que esta parametrizado para
incrementar el valor de los productos incluidos en la misma
factura de compra. Inicialmente el sistema realizara el clculo
y le sugerir al usuario los valores correspondientes del
servicio que incrementan el costo de los productos tomando
la definicin realizada por el usuario en la opcin
PARAMETROS
PARTICULARES/GESTION
DE
COMPRAS/DISTRIBUCION
DE
COSTOS
DE
SERVICIOS.

PROAsistemas S.A.
Si el usuario que elabora la factura tiene seleccionado este
parmetro, dicho usuario se le desplegara la ventana donde se
realizaran la distribucin de los servicios que incrementan el
costo de los productos.
En caso de no tenerlo activo, el sistema no mostrara la factura
de compra en la cual se realiza la distribucin de los servicios
que incrementan el costo de los productos y el valor que
incrementa el costo de los artculos por cada servicio que se
llevara como mayor valor del costo de los productos ser el
que calcule el software de acuerdo a la parametrizacion que
se encuentra estipulado en la opcin PARAMETROS
PARTICULARES
/
GESTION
DE
COMPRAS
/DISTRIBUCION DE COSTOS DE SERVICIO.

Ver existencias en bodega al capturar: Permite al usuario

que se encuentra en proceso de creacin delimitar, si tiene el
privilegio de ver la cantidad de artculos que se encuentran
por bodegas en la Gestin de Compras y al momento de
realizar un informe o documento relacionado.

Ejemplo de configuracin de Compres en Generales.

 Descuentos: Establece al usuario nuevo los descuentos que va a
manejar en la gestin de Compras.

53

Topes por descuento por tem: Permite al usuario utilizar el

tope del descuento que le tengan permitido por tem definido
en la creacin del artculo y el margen de Negociacin
correspondiente para la transaccin de Compra.

Topes por descuento al total: Permite al usuario utilizar el

tope del descuento bsico y adicional mediante puntos
porcentuales para calcularlo en la factura de Compra.

Modificar descuentos condicionados por volumen:

Procedimiento que permite al usuario en proceso de creacin
realizar modificaciones en los descuentos condicionados por
volumen que se gestionen en compras y se requieran en las
Facturas de Compra y otros documentos.

Modificar descuentos condicionados por pronto pago:

Permite definir al usuario en creacin los descuentos que se

PROAsistemas S.A.
emplearan a las diferentes transacciones de compras que se
les permite realizar de acuerdo a los parmetros y
condiciones del proveedor en un intervalo de tiempo corto o
por pronto pago.

Ejemplo de configuracin de Descuentos de Compras.

 Negociacin: Permite definirle al usuario nuevo una configuracin
especifica de topes de negociacin para la gestin de compras,
definindole un tope para aumentar y disminuir precios.

Topes de margen de negociacin: Los topes de margen de

negociacin se limitan para el usuario en creacin y
dependiendo el descuento utilizado por el proveedor al
momento de realizar la respectiva venta y debida compra por
la empresa en los diferentes puntos porcentuales que puede
utilizar para las Facturas de Compras.

Ejemplo de configuracin de Negociacin de Compras.

16. PRESUPUESTO: El usuario creador debe otorgarle privilegios especiales
al usuario nuevo para la gestin de datos en este mdulo.
En la pestaa presupuesto se encuentra un nico parmetro de permiso para
la gestin del usuario nuevo en el presupuesto:
 Es administrador del presupuesto: Al seleccionar esta casilla y
habilitarla, el usuario nuevo tendr acceso total al mdulo de presupuesto
adems de gestionarla y manipularse segn crea conveniente.

Ejemplo de configuracin de Administrador de Presupuesto.

54

PROAsistemas S.A.
17. ACTIVOS FIJOS: La administracin de este mdulo es fundamental para
la gestin de la informacin en el sistema por tal motivo se hace necesario el
debido acceso o restriccin al usuario nuevo segn sean sus funciones y
capacidades de manipulacin.
La restriccin o permisos de este mdulo hacia el usuario nuevo se basan en
dos selecciones de consulta y modificacin de la informacin:
 Ver datos restringidos: En caso de ser seleccionado el usuario en
proceso de creacin tendr el privilegio de acceso a los datos que se
consideren restringidos o de discreta gestin.
 Restringir modificacin de datos de contabilidad en la Hoja de
Vida: Al encontrarse seleccionada esta casilla el usuario en proceso
de creacin no tendr la capacidad de realizar modificaciones o
actualizaciones de los diferentes datos de las hojas de vida.

Ejemplo de configuracin de permisos de Activos Fijos.

18. HERRAMIENTAS: Consiste en la habilitacin por seleccin de las
herramientas que ofrece el sistema en la parte inferior izquierda en la
mayora de interfaces que puede utilizar el usuario nuevo.
Las herramientas brindan facilidades de navegacin en Helisa al igual que de
manipulacin y consulta de la informacin, las siguientes herramientas se
encuentran especificadas explcitamente en Funciones Generales:
Al seleccionar una o ms herramientas de navegacin el sistema considerara
que el usuario en proceso de creacin tiene acceso a ellas y las habilitara
para su respectiva utilizacin.

Ejemplo de configuracin de disposicin de Herramientas.

NOTA: Los atributos que contengan al final de su nombre una denotacin como la
siguiente son campos obligatorios:
Nombre del atributo (*)

55

PROAsistemas S.A.
4. Para finalizar con la creacin del usuario nuevo se debe presionar el botn de
Aceptar o si desea cancelar la insercin de dicho usuario presione Cancelar o la tecla
ESC (Escape).

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

Botn Cancelar.
MODIFICAR USUARIO
La modificacin de un usuario es un proceso sencillo, maneja las mismas opciones que en
la creacin, ya que son estos datos los que se modifican o actualizan exceptuando algunas
el nombre, el creador del usuario y la fecha.
Para realizar la debida modificacin o actualizacin de datos el usuario debe enfocarse en
cumplir los parmetros y condiciones definidas para cada uno de los atributos en la
insercin o creacin de los diferentes registros de usuario con sus privilegios
correspondientes y restricciones deseadas.
Para el debido ingreso a realizar la modificacin o actualizacin de datos del registro de
usuario se deben realizar los siguientes pasos:
1. En la interfaz de Lista de Usuarios presione clic derecho y seleccione la opcin
de Modificar.
NOTA: Para realizar el proceso de modificacin debe realizar los pasos de creacin del
usuario, ya que son los mismo en cualquier modulo o proceso. El usuario creador o usuario
con mayores privilegios (administrador) tiene la capacidad de brindarle una configuracin
diferente basndose en caso de dudas en los procesos de creacin del usuario a partir del
numeral 1 de CREAR USUARIO.
1. Despus de realizar la actualizacin de datos de registro del Usuario se debe
guardar los cambios mediante el botn Aceptar o se debe presionar el botn
Cancelar en caso de querer salir sin guardar los cambios anteriormente
realizados.

56

PROAsistemas S.A.
ELIMINAR USUARIOS
Procedimiento encargado de eliminar los registros de los usuarios que no se utilicen en el
sistema, que presenten problemas al conectarse con la empresa, entre otros. Para la
ejecucin de este procedimiento el usuario debe realizar las siguientes acciones:
1. En la interfaz de Lista de Usuarios presione clic derecho y seleccione la opcin
de Eliminar o presione la tecla SUPR (Suprimir).

NOTA: El usuario ADMINISTRADOR no se puede eliminar al igual que algn

registro de usuario que tenga activa la casilla de seleccin Laborando que se
encuentra en la pestaa Globales, para cambiar esta configuracin dirjase a
MODIFICAR USUARIO.
1. El sistema desplegara la informacin correspondiente de este registro de Usuario
en modo visualizacin de los atributos generales y la pestaa de configuracin
Globales.

2. Si desea continuar con el proceso de eliminacin presione el botn Eliminar o

por el contrario para salir sin eliminar presione el botn Cancelar.

Botn Eliminar.

Botn Cancelar.

57

PROAsistemas S.A.
LISTA DE CONCEPTOS FRECUENTES
Proceso que permite la gestin de Conceptos de utilizacin frecuente por parte de algn
usuario en los diferentes documentos e informes realizados en el mbito de una empresa,
este proceso se realiza para reducir el tiempo en la invocacin de uso de un Concepto
Frecuente.
CREAR CONCEPTO FRECUENTE
Proceso que le brinda la facilidad al usuario de realizar la insercin o creacin de un
Concepto Frecuente para ser utilizado por otras empresas y mdulos en especfico de cada
una de ellas. Para realizar esta accin el usuario debe realizar las siguientes acciones:
1. En la interfaz de PARAMETROS GLOBALESubique y seleccione la opcin de
LISTA DE CONCEPTOS FRECUENTES.

2. Al iniciar la interfaz de CONCEPTOS FRECUENTES el sistema puede presentar

dos estados:
Lista No contiene Registros: El sistema automticamente genera el
formulario de insercin de Registros de un CONCEPTO FRECUENTE.

58

Lista Contiene Registros: El sistema listara los CONCEPTOS

FRECUENTESinsertados a la fecha en dos columnas, una al costado
izquierdo CONCEPTOy otra al costado derecho TECLA.

PROAsistemas S.A.
3. En caso de contener registros el usuario debe presionar clic derecho opcin
CREAR o presionar la tecla INSERT (Insertar).
El sistema requiere la utilizacin de dos atributos para la identificacin de un
Concepto Frecuente:
Concepto:Campo de texto que permite al usuario definir el concepto de
modo alfanumrico de longitud mxima de 60 (sesenta) caracteres.
Tecla: Campo de texto que captura mximo un digito (letra o numero) que
utilizado con la combinacin de teclas CTROL + ALT + DIGITO puede
realizar la funcin de invocar un concepto frecuente en un informe o
documento que est realizando cualquier usuario de cualquier empresa.

4. Para realizar el proceso de insercin o creacin de un CONCEPTO FRECUENTE

el usuario debe presionar el botn Aceptaro de lo contrario para cancelar la
insercin presione la tecla ESCo el botnCancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

Botn Cancelar.
MODIFICAR CONCEPTO FRECUENTE
Procedimiento que permite al usuario realizar actualizaciones o modificaciones en los
diferentes registros insertados en procesos anteriores segn sea la correspondencia de las
acciones o necesidades generales de las empresas.
Para iniciar el procedimiento de modificacin el usuario debe realizar las siguientes
acciones:
1. En la interfaz principal de Conceptos Frecuentesde PARAMETROS
GLOBALESseleccione el usuario a modificar o actualizar y presione clic derecho
opcin Modificar.

59

PROAsistemas S.A.
2. El sistema desplegara el mismo formulario que contiene los atributos capturados en
el procedimiento de creacin para la respectiva modificacin o actualizacin
siguiendo las condiciones y parmetros encontrados en la descripcin de los mismos
en el procedimiento anterior (CREAR CONCEPTO FRECUENTE).

3. Para confirmar la actualizacin de datos realizada el usuario debe presionar el botn

Aceptar o de lo contrario para descartar los cambios efectuados debe presionar el
botn Cancelar.

Botn Aceptar.

Botn Cancelar.
ELIMINAR CONCEPTO FRECUENTE
Procedimiento que le brinda la funcionalidad al usuario de eliminar un Concepto Frecuente
insertado o actualizado en alguno de los procesos anteriores. Para realizar este
procedimiento el usuario debe encontrarse en la interfaz principal de Lista de Conceptos
Frecuentes.
1. El usuario debe seleccionar el registro de Concepto Frecuente a eliminar, pulsar la
tecla SUPR(Suprimir) o clic derecho opcin Eliminar.

2. El sistema desplegara el formulario del registro de Concepto Frecuente en modo

visualizacin.

3. Para continuar y confirmar el procedimiento de eliminacin el usuario debe

presionar el botn Eliminar o de lo contrario para salir sin alterar el estado de la
lista de Conceptos Frecuentes presione el botn Cancelar o la tecla ESC (Escape).

Botn Eliminar.

60

PROAsistemas S.A.
DETALLE DE CONCEPTOS FRECUENTES
Funcin que permite al usuario acceder a los datos contenidos en un registro en modo
visualizacin, otorgando de modo factible una navegacin y seleccin de los mismos de
una manera adecuada. El usuario debe realizar la siguiente accin en PARAMETROS
GLOBALES:
1. Al ingresar a la interfaz principal de Conceptos frecuentes presione clic derecho
opcin Detalleo pulsar la combinacin de teclas CTRL + D.

2. De inmediato el sistema desplegara la informacin del registro en modo

visualizacin. Para visualizar otro registro simplemente seleccinelo.

3. Para salir de la vista en modo detalle presione la combinacin de teclas CTRL + D

o clic derecho opcin Detalle.

61

PROAsistemas S.A.
LISTA DE VARIABLES
Procedimiento que le permite al usuario realizar una completa gestin de la Cartilla de
Variables que sern utilizados en los diferentes documentos e informes que inserte,
actualice el usuario en el sistema.
RECOMENDACIN: La utilizacin de las Variables es de vital importancia para
implicar o llamar procesos contables al momento de realizar informes. La utilizacin de
variables va orientada a campos en la definicin o actualizacin de documentos.
El sistema contiene una serie de Variables predeterminadas (registros por defecto) que son
utilizados en Documentos sugeridos por el sistema. Las variables predeterminadas no
permiten modificar los datos que contienen aunque permiten ser eliminadas del sistema
La utilizacin de variables es de vital importancia, pero presenta bastantes riesgos para el
usuario al momento de implementarlo como funciones de un documento por su
complejidad y variedad de datos.
Para iniciar el proceso de gestin el usuario debe realizar las siguientes funciones:
Al encontrarse en la interfaz principal de PARAMETROS GLOBALES ubique y
seleccione el proceso De Variables que corresponde a Lista de Variables.

62

Al iniciar la Lista de Variables o Cartilla de Variables el sistema listara todos los

registros de Variables insertados a la fecha. En caso, que se ingrese por primera vez
a la cartilla se listaran todos los registros predeterminados incluidos por el sistema
Helisa por defecto.

PROAsistemas S.A.

CREAR VARIABLE
Procedimiento que permite al usuario realizar una insercin o creacin de un registro de
una variable con una configuracin y finalidad en especfico. La insercin de registros
permite al usuario habilitar funciones en los documentos o informes que se realicen e
invoquen variables.
Para insertar y configurar una variable el usuario debe realizar las siguientes acciones
teniendo en cuenta los parmetros y condiciones que contienen cada uno de ellos adems de
tener presente las restricciones que permiten efectuar cada uno de ellos.
1. En la interfaz principal de la Cartilla de Variable el usuario debe presionar clic
derecho opcin Crear o la tecla INSERT (Insertar).

Imagen: Crear Variable.

2. El sistema desplegar el formulario en la parte inferior de la interfaz con los
siguientes atributos de configuracin:
 Descripcin: Campo de texto que permite la captura de caracteres
alfanumricos de longitud mxima de 50 (cincuenta) dgitos. Este atributo
ofrece al usuario la identificacin de la variable en la cartilla.

Imagen: Campo de Texto Descripcin.

63

PROAsistemas S.A.
 Mdulos: Persiana de seleccin que restringe o habilita los mdulos del
sistema donde se utilizara la variable en proceso de creacin con orientacin
a los documentos e informes que genere cada mdulo. Recomendacin: El
usuario puede seleccionar todos los mdulos para facilitar la utilizacin de
variables en cada uno de ellos.

Imagen: Seleccin Mdulos

 Tipo de Dato: Permite definir el tipo de dato que va a manejar la variable al
momento de ser definida en un documento. El sistema tiene a disposicin 5
(cinco) datos mediante una persiana de seleccin de nico valor que
permiten la orientacin de la variable:


64

Alfanumrico: Permite la definicin de caracteres de tipo

alfanumricos en los documentos e informes donde sea invocado. La
seleccin de esta opcin permite la habilitacin de la persiana de
seleccin Texto que permite definir la forma en que ingresaran los
datos a la variable. Para ver el modo de configuracin dirjase a
Texto.
Numrico: Opcin de la persiana de seleccin que permite definir en
la variable la cualidad de captura numrica. La configuracin y
delimitacin de esta opcin se realiza en la persiana de seleccin
Formato. Por favor dirjase a Formato para configurar esta opcin.
Ao: Esta opcin permite identificar una variablecon la cualidad de
nombrar una fecha (ao) en un documento o informe donde se
invoque. Para configurar el modo en que se visualizara la fecha en un
documento dirjase a la persiana Formato.
Mes: Esta opcin permite crear una variable de tipo Fecha que se
encargara de gestionar el mes especificado para realizar un
documento. El modo en que se visualizara el mes en un documento
se configura en la persiana de seleccin Formato.
Da: Opcin que permite al usuario definir el modo en que se
visualizara la informacin de un da en una fecha determinada
embebido en un documento. Para configurar el modo en que se
visualizara la informacin de da en el documento se configura
mediante la persiana de seleccin Formato.

PROAsistemas S.A.

Imagen: Tipos de Datos.

 Formato: Persiana de seleccin de valores cambiantes dependiendo la
seleccin realizada por el usuario en la persiana anterior (Tipo deDato).
Los datos correspondientes para esta persiana segn la seleccin anterior
pueden ser:
 Alfanumrico: No presenta opciones, persiana deshabilitada.
 Numrico: Permite la definicin de un formato para la captura de
valores en la definicin de documentos.
 Ao: Permite la definicin de un formato para la forma en que el
usuario va a visualizar el dato Ao en un documento determinado. La
persiana contiene dos formatos:
Completo.
Solo dos dgitos.
 Mes: Permite la definicin de un formato para un atributo de tipo de
dato Mes en un documento determinado. La persiana de seleccin
ofrece 4 (cuatro) formatos:
Nmero.
Nmero Ajustado.
Nombre Completo.
Nombre Abreviado.
La persiana de seleccin que contiene unos valores de tipo carcter
(Nombre Completo, Nombre Abreviado) que al ser seleccionado
alguno de los dos permite realizar una definicin del modo en que se
van a capturar el nombre del mes en el documento ofreciendo
opciones en la persiana Texto.
 Da: Permite la definicin de un formato para un atributo de tipo de
dato Da en la definicin de un documento determinado. La persiana
de seleccin ofrece 4 (cuatro) formatos:
Nmero.
Nmero Ajustado.
Nombre Completo.
Nombre Abreviado.
La persiana de seleccin que contiene unos valores de tipo carcter
(Nombre Completo, Nombre Abreviado) que al ser seleccionado
alguno de los dos permite realizar una definicin del modo en que se
van a capturar el nombre del da en el documento ofreciendo las
diferentes opciones en la persiana Texto.

65

PROAsistemas S.A.

Imagen: Opciones de formato para tipo de Dato Numrico.

Imagen: Opciones de formato para tipo de Dato Ao.

Imagen: Opciones de formato para tipo de dato Mes y Da.

 Texto: Persiana que le permite al usuario realizar una seleccin del modo en
que se van a escribir los campos de texto creados en un documento. Esta
persiana depende totalmente de Tipo de Dato y Formato, donde ofrece 4
(cuatro) opciones:
 Normal: El sistema almacena la informacin de tipo carcter
capturado sin realizarle cambios.
 Minscula: Al capturar la informacin de tipo Carcter el sistema
convierte toda la cadena a minscula.
 Mayscula: Al capturar la informacin de tipo carcter el sistema
convierte toda la cadena en mayscula.
 Capital: Al capturar la informacin de tipo carcter el sistema
convierte toda la cadena en estilo tipo ttulo (Primera letra en
mayscula las siguientes en minscula).

Imagen: Opciones para tipo de Datos Alfanumricos.

 Redondeara: Persiana que funciona en caso de ser seleccionado en tipo de
dato la opcin Numrico. Esta persiana permite definir el modo en que se
realizaran las operaciones y la forma en que se captura el valor en un
documento. El sistema ofrece 5 (cinco) opciones de redondeo de valores:
 No redondear.

66

PROAsistemas S.A.





A la unidad.
A la decena.
A la centena.
A miles.

Imagen: Opciones de Redondear tipo de Dato Numrico.

Al ser seleccionada cualquiera de las opciones anteriores el sistema
habilitara el campo de texto Decimales.
 Decimales: Campo de texto que permite la captura de valores en un
intervalo de 0-9 para definir los decimales que puede utilizar este valor.

Imagen: Campo de texto Definicin de Decimales.

 Contenido: Campo de texto que permite la definicin de los diferentes
contenidos relacionados con las descripciones elaboradas anteriormente.
Cada definicin de contenido depende de la funcin requerida a ejecutar por
el documento. El usuario debe verificar las necesidades requeridas, la
estructura del documento y el resultado deseado para la asignacin,
dependiendo el cdigo de la variable.
En caso de que el usuario requiera realizar una operacin de una columna en
especfico debe colocar el cdigo rodeado por los smbolos <>para invocar
la descripcin. Ejemplo :<8076> operacin <10037>.
Las operaciones pueden ser:
Suma.
Resta.
Multiplicacin.
Divisin.
Acumulados.

Imagen: campo de texto Contenido.

Para invocar un contenido en especfico debe presionar la combinacin de
teclas CTRL + ENTER o el icono que se encuentra al final del campo de
texto. El sistema permite tambin definir nuevos contenidos de modo
carcter mediante el tipo de dato Alfanumrico con una restriccin de
longitud indefinido.

67

PROAsistemas S.A.

Imagen: Despliegue de Descripciones.

Luego de la definicin del Contenido el usuario visualizara la descripcin
correspondiente en la parte inferior.
3. Para completar el proceso de insercin o creacin de Variables el usuario debe
presionar el botn Aceptar (Habilitado)o por el contrario el botn Cancelar o tecla
ESC (Escape) parasalir sin realizar ningn tipo de insercin.

Botn Aceptar (Habilitado)

Botn Cancelar.
MODIFICAR VARIABLE
Procedimiento que brinda al usuario la posibilidad de realizar modificaciones o
actualizaciones a los registros insertados en acciones anteriores. Para efectuar este
procedimiento el usuario debe llevar a cabo los siguientes pasos en la interfaz de la Cartilla
de Variables:
1. Al listarse las diferentes variables el usuario debe seleccionar al registro a modificar
presionar clic derecho opcin modificar.

Imagen: Modificar registro de Variable.

2. El usuario tiene acceso a cambiar todos los atributos de los registros a los cuales
tenga acceso (generalmente superiores al cdigo 10000). Para efectuar esta accin
debe tener en cuenta los parmetros y condiciones establecidos en la descripcin de
atributos del proceso de creacin.

Imagen: Ejemplo de registro de Variable en modo Modificacin.

68

PROAsistemas S.A.
3. Para guardar los cambios realizados en el proceso de actualizacin o modificacin
el usuario debe presionar el botn Aceptar (Habilitado) o por el contrario el botn
Cancelaro teclaESC (Escape) para salir sin almacenar los cambios realizados.
ELIMINAR VARIABLE
Procedimiento encargado de Eliminar o suprimir los diferentes registros que se hallan
insertado por el usuario o que sean predeterminados del sistema en caso de ser innecesarios
o no requeridos por la empresa. Para ejecutar esta accin el usuario debe haber ingresado a
la interfaz principal de Cartilla de Variables:
1. Seleccionar el registro de Variable a eliminar presionar clic derecho opcin
Eliminar o pulsando la tecla SUPR (Suprimir).

Imagen: Eliminar registro de Variable.

2. El sistema desplegara la informacin del registro de la variable en modo
visualizacin.

Imagen: Formulario modo visualizacin para ser eliminado.

3. Para continuar con el proceso de eliminacin el usuario debe presionar el botn
Eliminar que se encuentra al costado inferior derecho de la interfaz o por el
contrario, presionar el botn Cancelar o tecla ESC (Escape) para salir sin afectar la
integridad del registro.

Botn Eliminar.
DETALLE VARIABLE
Procedimiento que permite visualizar la informacin de los registros. Esta opcin permite
al usuario navegar por la cartilla de Variables observando las caractersticas de cada
registro. El sistema permite visualizar los registros de Variables que contienen un cdigo
superior a 10000 (Diez Mil). Para activar esta opcin el usuario debe encontrarse en la
interfaz de Cartilla de Variables:

69

PROAsistemas S.A.
1. Seleccionar el registro de Variable a detallar pulsar clic derecho opcin Detalle o la
combinacin de teclas CTRL + D.

Imagen: Detalle para registro de Variable.

2. El sistema desplegara la informacin de los atributos correspondientes del registro
seleccionado.

Imagen: Visualizacin en modo detalle de un registro.

3. Para salir de la vista en modo detalle presione clic derecho opcin Detalle o la
combinacin de teclas CTRL + D.

70

PROAsistemas S.A.
LISTA DE PAISES
Se encarga de la gestin de los pases en los cuales se encuentran terceros o alguna
informacin documentable en especfico. El listado de pases se encarga de caracterizarlos
por unos datos en especfico y permite la manipulacin total de los mismos, dicha
manipulacin presenta las caractersticas de consulta, creacin, actualizacin y eliminacin,
para acceder a las funciones anteriormente nombradas el usuario debe ingresar a la Lista de
Pases:
1. El usuario debe seleccionar la opcin LISTA DE PAISESde los diferentes
procesos contenidos en los PARAMETROS GLOBALES.

2. El sistema de inmediato listara los registros de los pases que se hallan insertado a la
fecha. El sistema incorpora por defecto el registro del pas Colombia. En esta
interfaz el sistema permite al usuario realizar una completa gestin de los registros
de los pases que se requieran para cumplir las funciones correspondientes en el
sistema.

Imagen: Cartilla de Pases.

CREAR PAIS
Para la creacin de un pas se deben realizar los siguientes procedimientos:
1.

71

Llamar el men de opciones de Lista de Pases mediante el clic derecho y

seleccionar CREAR o presionando la tecla INSERT (Insertar).

PROAsistemas S.A.

Imagen: Crear registro de Pas.

2.

Al realizar el procedimiento anterior el sistema desplegara el formulario para la

insercin del registro del pas. Para completar el proceso de insercin el usuario
debe completar los siguientes atributos:

Cdigo: Numero nico que va a caracterizar el pas en la gestin de la

informacin en Helisa, el campo de texto permite una longitud mxima de
10 dgitos.
Imagen: Campo de texto Cdigo.

Nombre: Este dato hace referencia al nombre completo o parcial del pas. El
campo de texto permite una longitud mxima de 60 caracteres de tipo
alfanumrico.

Imagen: Campo de texto Nombre.

Indicativo (Dato opcional): Hace referencia al nmero que caracteriza el

pas a nivel telefnico ante el mundo. Permite una longitud mxima de 20
dgitos.

Imagen: Campo de texto Indicativo.

Nombre de la Moneda (Dato opcional): Este dato hace referencia al tipo

de moneda que se maneja en el pas para efectos de cambio y
comercializacin en diferentes procesos. La longitud mxima de este campo
de texto es de 17 caracteres alfanumricos.

Imagen: Campo de texto Nombre de la Moneda.

72

PROAsistemas S.A.
3.

Para finalizar con la insercin del nombre del pas y sus correspondientes datos de
identificacin se presiona el botn Aceptar (Habilitado), en caso de evitar la
insercin se presiona el botn Cancelar, o la tecla ESC (Escape).

Botn Aceptar (Habilitado)

Botn Cancelar.
MODIFICAR PAIS
El procedimiento de modificacin requiere necesariamente el registro de pases con
anterioridad para tener datos que actualizar en el sistema en caso de ser requeridos por los
usuarios.
Para la actualizacin de registros de pases el usuario debe tener en cuenta que la
informacin digitada debe ser verdadera y concisa ya que muchos de estos datos podran
incorporarse en los diferentes procesos.
1. Llamar el men de opciones de Lista de Pases mediante el clic derecho y
seleccionar Modificar.

Imagen: Opcin Modificar Pas.

2.

Al encontrarse pases insertados tendr la opcin de seleccionar uno de ellos para

realizar la accin, algunos datos no permiten el cambio (Cdigo).

Imagen: Modificar formulario Registro Pas.

Al igual que en la insercin la informacin del pas aparecer en la parte inferior de
la pantalla, donde podr modificar los atributos insertados en el proceso de creacin
teniendo en cuenta las condiciones y parmetros establecidos en la descripcin de
este proceso.
3.

Para finalizar el proceso de modificacin el usuario deber presionar el botn

Aceptar o presionar el botn Cancelar o tecla ESC (Escape) si desea salir sin
guardar los cambios de la modificacin.

ELIMINAR PAIS

73

PROAsistemas S.A.
Procedimiento que permite eliminar un registro de la Cartilla de Pases que ya no sea
empleado. El usuario debe realizar las siguientes acciones:
1. Seleccionar el registro de la Cartilla de Pases presionar clic derecho opcin
Eliminar o presionar la tecla SUPR (Suprimir).

Imagen: Opcin Eliminar Pas.

2. El sistema de inmediato desplegara la informacin que contiene el registro en modo
visualizacin.

Imagen: Visualizacin Eliminar registro Pas.

3. Para confirmar la accin de eliminar el usuario debe presionar el botn Eliminar o
si desea salir sin realizar ningn tipo de alteracin en la Cartilla de Pases presione
el botn Cancelar o la tecla ESC (Escape).

Botn Eliminar.

Botn Cancelar.

74

PROAsistemas S.A.
LISTA DE DEPARTAMENTOS
Encargado de la ubicacin de terceros o alguna informacin documentable en especfico
teniendo en cuenta el pas para la realizacin de este proceso. El listado de departamentos
es totalmente modificable, esto permite al usuario realizar procesos de consulta,
actualizacin y eliminacin, debido a esta caracterstica el usuario puede realizar dichos
procesos ingresando de la siguiente forma a la interfaz de Lista de Departamentos:
1. En la interfaz de PARAMETROS GLOBALES presione
DeDepartamentos que corresponde a la Cartilla de Departamentos.

el

proceso

2. Al ingresar a la Cartilla de Departamento el sistema le listara todos los registros

insertados a la fecha, en caso no haber realizado inserciones el sistema listara los
departamentos de Colombia.

CREAR DEPARTAMENTO

75

PROAsistemas S.A.
Es un proceso de vital importancia lo que conlleva una poltica de insercin de la
informacin real y concisa de manera que los datos digitados sean legales. Para realizar este
proceso se llevan a cabo los siguientes procedimientos:
Al ingresar a la interfaz de lista de departamentos debe presionar la tecla INSERT o
clic derecho y seleccionar la opcin de Crear.

La interfaz cambiara su estado ofreciendo al usuario unos campos de texto en la

parte inferior:
o

Cdigo: Carcter numrico mximo de 5 dgitos que permitir identificar al

departamento de manera nica.

Imagen: Campo de texto Cdigo.

o

Nombre: Este atributo ofrece al usuario la posibilidad de colocar un nombre

real del departamento con una longitud mxima de 60 caracteres de tipo
alfanumricos (nmeros y letras).

Imagen: Campo de texto Nombre de Departamento.

Al culminar el proceso de ingreso de datos del nuevo departamento correctamente,

se habilitara el botnAceptar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

Por el contrario si el usuario desea salir del proceso debe presionar la tecla ESC
(Escape) o el botn Cancelar. Este botn se encuentra habilitado durante todo el
proceso.

Botn Cancelar.

76

PROAsistemas S.A.
MODIFICAR DEPARTAMENTO
Al presentarse una insercin o creacin de departamento se permite al usuario realizar un
proceso de modificacin del atributo nombre, dado el caso de que no se encuentre digitado
correctamente. El atributo cdigo no permite el cambio por este motivo no se habilitara el
campo de texto.
Para realizar este proceso se realizan los siguientes procedimientos:
1.

Al ingresar a la interfaz Lista de Departamentos debe presionar clic derecho

opcin de Modificar.

Imagen: Opcin modificar Departamento.

2.

Se habilitara la vista de unos campos de texto para la visualizacin y modificacin

del departamento en el campo de texto de la parte inferior de la interfaz siguiendo
las condiciones y parmetros establecidos en la creacin.

Imagen: Formato modificar Departamento.

3.

Al culminar el proceso de modificacin de datos del departamento correctamente, se

habilitara la opcin de Aceptar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

Por el contrario si el usuario desea salir del proceso debe presionar la tecla ESC o el
botn de Cancelar. Este botn se encuentra habilitado durante todo el proceso.

Botn Cancelar.

77

PROAsistemas S.A.
ELIMINAR DEPARTAMENTO
El usuario tiene la caracterstica y versatilidad de poder eliminar el departamento que
actualmente no se encuentre en uso o no lo desee en la lista por diversas razones.
El proceso de eliminacin se realiza a mediante el siguiente procedimiento:
1. Al ingresar a la interfaz de lista de departamentos debe seleccionar el registro
presionar clic derecho opcin Eliminar o teclear la tecla SUPR (Suprimir).

Imagen: Opcin Eliminar.

2.

Al presentarse la anterior accin se informara al usuario los datos de este

departamento (cdigo, nombre).

Imagen: Formato del registro Pas a Eliminar.

3.

Para finalizar el proceso de eliminacin, el usuario debe presionar el botn de

Eliminar (Habilitado) en caso de no estarlo elimine todas las ciudades que se
encuentran ligadas a este departamento o por el contrario el botn de Cancelar o
tecla ESC (Escape) para salir sin eliminar el departamento.

Botn Eliminar.

Botn Cancelar.

78

PROAsistemas S.A.
LISTA DE CIUDADES
Para la gestin de ciudades se debe realizar un proceso de especificacin de una serie de
datos ya existentes que deben ser pas y departamento para realizar una ubicacin ms
ptima, sin olvidar que la informacin diligenciada debe ser real.
Para ingresar a la cartilla de Ciudades el usuario debe realizar las siguientes acciones en
PARAMETROS GLOBALES:
1. EL usuario debe ubicar y seleccionar el proceso De Ciudades que corresponde a la
Cartilla de Ciudades que contiene el sistema.

2. Al ingresar a la Cartilla de Ciudades el sistema listara todos los registros que se

encuentren asociados a ellos, en caso de no haber realizado inserciones se listaran
las ciudades predeterminadas del sistema (Ciudades de Colombia).

CREAR CIUDAD

79

PROAsistemas S.A.
Proceso por el cual se inserta o crea una ciudad teniendo en cuenta el departamento y pas
en el cual se encuentra ubicado.
1. Al ingresar a la interfaz de lista de Ciudades debe presionar la tecla INSERT
(Insertar) o clic derecho y seleccionar la opcin de Crear.

Imagen: Opcin Crear Ciudad.

2.

Para el debido ingreso de la ciudad se deben completar los siguientes datos:

Cdigo: Numero que caracterizara la ciudad, se caracteriza por ser nico e

irrepetible y es asignado por el usuario cuya longitud mxima es de cinco
dgitos.

Nombre: Nombre de la ciudad que podr tener una longitud mxima de 60

caracteres alfanumricos (numero, letras).

Pas: Persiana de seleccin donde el usuario podr ubicar el pas al cual

corresponde la ciudad. Para realizar esta accin el usuario inicialmente debe
realizar el proceso de insercin de pases.

Departamento: Persiana de seleccin para definir el departamento donde

corresponde la ubicacin de la ciudad. Para realizar la accin el usuario debe
realizar el proceso de insercin de departamentos inicialmente.

DIAN Nacional: Nmero de identificacin nacional a la cual pertenece la

ciudad.

DIAN Local: Nmero de identificacin de la ciudad.

Indicativo: Numero que se antepone para realizar una llamada dirigida a

una lnea fija de la ciudad a crear.

Imagen: Formato de registro Ciudad.

3.

Al culminar el proceso de ingreso de datos de la nueva ciudad correctamente, se

habilitara la opcin de Aceptar.

Botn Aceptar.

80

PROAsistemas S.A.
Por el contrario si el usuario desea salir del proceso debe presionar la tecla
ESC(Escape) o el botn de Cancelar. Este botn se encuentra habilitado durante
todo el proceso.

Botn Cancelar.
MODIFICAR CIUDAD
Proceso que permite al usuario la modificacin de los diferentes datos insertados en la
creacin de las mismas. Para realizar este proceso deben realizarse los siguientes
procedimientos:
Al ingresar a la interfaz de lista de Ciudades debe seleccionar la opcin de
Modificar con clic derecho.

El sistema ofrece al usuario el formulario para actualizar o modificar la informacin

de los registros de Ciudades en caso de ser necesario o requerido. El usuario puede
actualizar todos los datos exceptuando el atributo Cdigo, esta accin lo realiza
teniendo en cuenta las condiciones y restricciones establecidas en la insercin.

Imagen: Formulario registro Ciudad.

Al finalizar el proceso de modificacin de datos de la ciudad correctamente, se

habilitara la opcin de Aceptar que se debe presionar en caso de requerirlo guardar.

Botn Aceptar.
Por el contrario si el usuario desea salir del proceso debe presionar la tecla
ESC(Escape) o el botn Cancelar. Este botn se encuentra habilitado durante todo
el proceso.
ELIMINAR CIUDAD
Proceso que permite eliminar una ciudad, incluyendo los datos que contrae en la creacin
y/o modificacin. El proceso se realiza de la siguiente forma:
Al ingresar a la interfaz de Lista de Ciudades debe seleccionar la opcin de
Eliminar o presionar la tecla SUPR (Suprimir).

81

PROAsistemas S.A.
Imagen: Opcin Crear Ciudad.

Al presentarse la anterior accin se informara al usuario los datos de esta Ciudad

(cdigo, Nombre, Pas, Departamento, DIAN Nacional, DIAN Local, Indicativo).

Imagen: Visualizacin registro de Ciudad.

Para finalizar el proceso de eliminacin, el usuario debe presionar el botn

Eliminaro por el contrario el botn Cancelar o tecla ESC (Escape) para salir sin
alterar la informacin.

Botn Eliminar.
RECOMENDACIN AL CREAR PAIS, DEPARTAMENTO Y CIUDAD
La organizacin de la informacin permite al usuario su rpido acceso y gestin, y una
manera muy sencilla de mejorar este proceso se realiza mediante el atributo cdigo que
podemos encontrar en las Listas de Pas, Departamento y Ciudad al momento de una
insercin. Para la demostracin de la utilizacin del atributo Cdigo se emplea el siguiente
ejemplo:
Crear un pas:
Cdigo: 00

Crear un Departamento.
Cdigo: 001

Crear una Ciudad.

Cdigo: 00101

Al momento de alimentar o modificar la estructura, permitir un rpido acceso

Este pequeo proceso permite al usuario llevar un control en los cdigos y una
organizacin que permite una funcionalidad en la estructura al momento de alimentar el
software.

82

PROAsistemas S.A.
BANCOS Y SUCURSALES
El proceso de gestin de bancos y sucursales es de vital importancia para la realizacin de
diferentes procedimientos que se presenten en el manejo de la informacin por parte de una
empresa. El usuario debe realizar las siguientes acciones para ingresar a la Cartilla de
Bancos y Sucursales:
1. En PARAMETROS GLOBALES el usuario debe ubicar y seleccionar el proceso
Bancos y Sucursales.

2. El sistema de inmediato despliega la Cartilla de Bancos y Sucursales con los

registros que ha insertado el usuario. En caso de no realizar ninguna insercin el
sistema listara los registros de Bancos que incorpora por defecto.

83

PROAsistemas S.A.
CREAR BANCO
Proceso de insercin de un Banco para gestionarlo y utilizarlo en diferentes mdulos de
Helisa y especificarlo en diferentes informes que se realicen conforme a la empresa.
Para crear un banco se deben realizar los siguientes procedimientos:
1. La interfaz de Bancos y Sucursales ofrecer al usuario una lista de Bancos creados a
la fecha y debajo desalineado las diferentes sucursales de este.
2.

Para crear un Banco se debe presionar las teclas CTRL + INSERT (Insertar) o
clic derecho opcin Crear Banco. Al momento de realizar esta accin aparecer
una serie de campos de texto de datos que se deben completar:

Nombre del Banco: Campo de texto en el cual se debe digitar el nombre

completo del banco que no debe superar la longitud de 40 caracteres
alfanumricos.

Cdigo: Nmero nico de identificacin del banco seleccionado por el

usuario.

Identidad: Nmero de identificacin tributaria o legal del banco.

Tipo de Identidad: Persiana de seleccin para especificar el tipo de nmero

de identificacin tributaria se emple. Las opciones de tipo de identificacin
son:

84

Cedula de Ciudadana.

NIT.

Cedula de Extranjera.

Tarjeta de Identidad.

Otro.

WWW o Sitio de Internet: Permite colocar la direccin de la pgina oficial

web del banco.

PROAsistemas S.A.

3.

Para realizar la creacin del Banco, el botn Aceptar debe estar habilitado, en caso
de no estarlo alguno de los datos digitados esta repetido, no se ha completado o no
cumple con los parmetros establecidos. Si desea cancelar el ingreso del banco
seleccione el botn Cancelar que siempre est habilitado o la tecla ESC (Escape).

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

Botn Cancelar.
MODIFICAR BANCO
Procedimiento que permite al usuario la actualizacin o modificacin de la informacin de
los bancos. Para realizar este proceso el usuario debe realizar las siguientes acciones en la
interfaz Cartilla de Bancos y Sucursales:
1.

Seleccionar un banco clic derecho y seleccionar la opcin Modificar.

Imagen: Opcin Modificar Bancos.

2.

85

Al realizar la accin anterior se desplegaran los campos de texto y pestaa de

seleccin para realizar la respectiva modificacin que debe cumplir con los
parmetros y condiciones que se mencionan en la creacin.

PROAsistemas S.A.

3.

Para guardar los cambios el usuario debe presionar el botn Aceptar en caso de
estar habilitado en caso contrario verifique los datos ingresados.
Si desea finalizar el proceso sin realizar ninguna modificacin presione el botn de
Cancelar o la tecla ESC.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

Botn Cancelar.
ELIMINAR BANCOS
Proceso que permite al usuario eliminar un banco, este proceso se realiza con los siguientes
procedimientos:
1. Seleccione el banco a eliminar y presione la tecla SUPR (Suprimir) o clic derecho
opcin Eliminar.

Imagen: Opcin Eliminar Bancos.

2.

86

De inmediato podr visualizar en la parte inferior los datos del Banco.

PROAsistemas S.A.

Imagen: Formato visualizado de registro a Eliminar.

3.

Al momento de eliminar el banco el estado del botn puede ser:

Habilitado: Le permitir realizar la accin.

Botn Eliminar (Habilitado)

Inhabilitado: No podr realizar la accin por que el banco a eliminar posee

sucursales las cuales se deben eliminar primero.

Si desea cancelar el proceso presione el botn Cancelar o la tecla ESC (Escape).

CREAR SUCURSAL
Proceso asociado directamente a un Banco para su realizacin. Una sucursal debe
pertenecer a un banco. Para crear una sucursal el usuario debe realizar los siguientes
procedimientos en la interfaz de Bancos y Sucursales:
1.

Presionar la tecla de INSERT o clic derecho opcin CrearSucursal.

Imagen: Opcin Crear Sucursal de Banco.

2.

87

La accin anterior permite el despliegue del formulario en la parte inferior que

contiene los siguientes atributos generales:

PROAsistemas S.A.

Banco: Persiana de seleccin que permite definir un banco donde va a

pertenecer la sucursal.

Nombre de la Sucursal: Campo de texto que permite capturar el nombre de

la sucursal. Permite la definicin de caracteres de tipo alfanumricos de
longitud mxima de 30 (treinta)dgitos.

Cdigo: Campo de texto que permite la definicin de un cdigo de longitud

mxima de 6 (seis) dgitos de tipo numrico para la identificacin nica de
la sucursal.

Imagen: Atributos globales de Sucursales.

La configuracin permite al usuario un ingreso de informacin especficodividido
en dos pestaas con distintos enfoques:
Ubicacin (Opcional): Encargado de obtener los datos bsicos de ubicacin
de la sucursal como los diferentes medios para contactarla. Los datos que se
requieren son:

88

Direccin: Campo de texto que captura la direccin de la sucursal.

El lmite de longitud de la direccin es 30 (treinta) caracteres de tipo
alfanumrico.

Pas: Campo de texto de longitud mxima de captura de 30 (treinta)

caracteres de tipo alfanumricos que define la ubicacin de la
sucursal en el pas.

Ciudad:Campo de texto encargado de la captura del nombre de la

ciudad donde se encuentra la sucursal. El nombre de la ciudad no
puede exceder la longitud de 30 (treinta) caracteres de tipo
alfanumrico.

Telfono: Permite definir el nmero telefnico de la sucursal.

E-Mail: Campo de texto que permite definir direccin electrnica de

la sucursal que puede tener una longitud mxima de 50 (cincuenta)
caracteres de tipo alfanumrico.

Indicativo: Permite definir el indicativo para el pas o la ciudad

segn sea su posicionamiento en el formulario. Solo captura nmeros
inferiores a 99999.

Fax: Permite capturar el fax de la sucursal mediante un campo de

texto de longitud mxima de 20 (veinte) caracteres de tipo
alfanumrico.

PROAsistemas S.A.


Apartado: Campo de texto que permite la captura del apartado de la

sucursal bancaria que puede llegar a tener una longitud mxima de
20 (veinte) caracteres de tipo alfanumrico.

Imagen: Opciones de Pestaa Ubicacin.

Funcionarios (Opcional): Recoleccin de datos de los diferentes entes

personales con los cuales se puede tener contacto. Los datos a completar son
los siguientes:


Gerente: Campo de texto que permite la captura del nombre del

gerente de la sucursal que puede llegar a tener una longitud mxima
de 50 (cincuenta) caracteres de tipo alfanumrico.

DirectordeCrditos: Campo de texto que permite la captura del

nombre del Directo de Crditos de la sucursal. El campo permite una
captura de longitud mxima de 50 (cincuenta) caracteres de tipo
alfanumrico.

DirectordeCartera: Campo de texto que permite la captura del

nombre del Director de Cartera de la sucursal. El campo de texto
captura el nombre del director de cartera de mximo 50 (cincuenta)
caracteres de tipo alfanumrico.

DirectorCitasCorrientes: Campo de texto que permite la captura

del nombre del Director Citas de Corrientes de la sucursal. El campo
de texto captura el nombre del director Citas Corrientes de mximo
50 (cincuenta) caracteres de tipo alfanumrico

E-Mail: Campos de texto que capturan las direcciones electrnicas

de los diferentes funcionario que se captura el nombre. Permiten una
longitud mxima de 50 (cincuenta) caracteres de tipo alfanumrico.

Imagen: Pestaa de opciones Funcionarios.

3.

Para insertarla sucursal pulse el botn Aceptar si se encuentra habilitado en caso de

no estarlo verifique la informacin digitada en los campos obligatorios.
Botn Aceptar (Inhabilitado)

89

PROAsistemas S.A.

Botn Aceptar (Habilitado)

Si desea cancelar la insercin de esta sucursal presione el botn Cancelar o la
tecla ESC (Escape).

Botn Cancelar.
MODIFICAR SUCURSAL
Procedimiento que se encarga de brindarle los privilegios al usuario de modificar o
actualizar las sucursales segn sea la necesidad o requerimiento por las empresas. Para
realizar la modificacin o actualizacin el usuario debe realizar las siguientes acciones:
1. Para realizar este proceso el usuario debe seleccionar el banco y la sucursal a
modificar, clic derecho opcin Modificar, al realizar este proceso el software
entender que vamos a modificar una sucursal y no un banco.

Imagen: Opcin Modificar Sucursal.

2.

Luego de ejecutar el proceso anterior el sistema desplegara los campos de texto y

pestaa de opciones para realizar la respectiva modificacin que debe cumplir con
los parmetros y condiciones que se mencionan en la creacin.

Imagen: Formulario de Sucursal a modificar.

3.

90

Para guardar los cambios, el usuario debe presionar el botn Aceptar en caso de
estar habilitado, en caso contrario verifique los datos ingresados.

PROAsistemas S.A.
Si desea finalizar el proceso sin realizar ninguna modificacin presione el botn de
Cancelar o la tecla ESC.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

ELIMINAR SUCURSAL
Proceso que permite al usuario eliminar una sucursal. Este proceso se realiza con los
siguientes procedimientos:

Seleccione la sucursal a eliminar presione clic derecho opcin Eliminar o la tecla

SUPR (Suprimir).

Imagen: Opcin Eliminar Sucursal.

De inmediato podr visualizar en la parte inferior de la interfaz los datos de la

sucursal.

Imagen: Formulario de registro de sucursal visualizado a Eliminar.

Al momento de eliminar la sucursal el usuario debe presionar el botn Eliminar

(Habilitado).

Botn Eliminar (Inhabilitado)

Botn Eliminar (Habilitado)

91

PROAsistemas S.A.
Si desea cancelar el proceso presione el botn Cancelar o la tecla ESC (Escape).

Botn Cancelar.
RECOMENDACIN BANCOS Y SUCURSALES
El proceso de eliminar un Banco requiere que no se encuentren sucursales creadas
asociadas a l, es decir que se deben eliminar primero las Sucursales para proseguir con el
Banco.

92

PROAsistemas S.A.
MONEDAS Y TASAS DE CAMBIO
La gestin de los diferentes tipos de moneda y tasas de cambio poseen una prioridad muy
alta al permitir la conversin en diferentes funciones. La especificacin de diferentes tipos
de moneda permite una serie de comparaciones para relacionar el equivalente de una
moneda a la otra y determinar el tipo de tasa que ha dado como resultado de la transaccin
anterior. Para realizar la respectiva gestin de monedas el usuario debe ejecutar las
siguientes acciones:
1. Al encontrarse en los PARAMETROSGLOBALES el usuario debe ubicar y
seleccionar el proceso Monedasy Tasas de Cambio.

2. El sistema ofrece al usuario un registro de moneda que es estipulado en el

DECRETO 2649 que determina que toda transaccin u operacin contable se debe
realizar con la moneda Nacional Vigente, por tal motivo el sistema incluye la
moneda PESO(S).

Imagen: Cartilla de Monedas.

CREAR MONEDA
Proceso que determina y caracteriza una moneda en especfico para realizar la utilizacin
de la misma en un ambiente econmico y ofreciendo al usuario la posibilidad de incorporar
procesosde comparacin lo que permite por resultado determinar el tipo de tasa de cambio.
Los procedimientos que se deben seguir para la creacin de una moneda son:

93

PROAsistemas S.A.
1.

Para proceder con la creacin de la moneda el usuario debe dar clic derecho opcin
Crear o pulsar la tecla INSERT (Insertar).

Imagen: Opcin Crear Moneda.

2.

Al habilitarse la opcin de insercin de datos (formulario) en la parte inferior se

deben completar los siguientes atributos:

Nombre: El usuario deber digitar el nombre de la moneda que desea

ingresar, los datos que all se almacenen deben ser de carcter real. Permite
definir una moneda con una longitud mxima de 30 (treinta) caracteres de
tipo alfanumrico.

Ejemplo: Nombre Moneda.

Nombre en Plural (opcional): El usuario debe escribir correctamente el

nombre de la moneda en plural. Campo de texto que permite realizar una
definicin del nombre de la moneda en plural que puede llegar a tener una
longitud mxima de 30 (treinta) caracteres de tipo alfanumricos.

Imagen: Ejemplo Nombre en Plural de Moneda.

CdigoISO (opcional): Basados en los procesos de estandarizacin de

carcter mundial establecidos por la ISO (Organizacin Internacional de
Estandarizacin) se determinan los cdigos de abreviacin de las diferentes
monedas registradas a nivel mundial para las tasas de cambio citados en la
Norma ISO 4217.

Ejemplo: Cdigo ISO Moneda.

Smbolo (opcional): Todo tipo de moneda posee un smbolo que lo

representa en documentos y acciones en que se nombren cantidades.

Ejemplo: Smbolo Moneda.

94

Disposicin (opcional): Persiana de seleccin que se encarga de definir en

qu posicin se va colocar el smbolo en caso de requerirlo en una cantidad.

PROAsistemas S.A.
Ejemplo: Disposicin del Smbolo de la Moneda.

Tasas de (opcional): Persiana de seleccin que permite determinar un mes y

un ao en especfico.

Ejemplo: Delimitar fecha (Mes, Ao) para Tasas de Cambio.

Al determinar la fecha (Mes, Ao) el sistema despliega la cantidad de das
correspondientes al mes de seleccin para realizar la definicin de la
moneda contrapuesta con el peso, es decir determinar el valor en pesos de la
moneda en proceso de insercin.

Ejemplo: Definicin tasa de cambio de los das de un mes.

3.

Al completar en satisfaccin todos los datos se proceder a la insercin de la

moneda con el botn de Aceptar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

Si desea cancelar el proceso presione el botn Cancelar o la tecla ESC(Escape).

Botn Cancelar.

MODIFICAR MONEDA
Procedimiento que permite realizar cambios en todos los tipos los atributos que contiene el
registro de moneda.
En la realizacin de este proceso por parte del usuario se debe:
1. Seleccionar la moneda a modificar, clic derecho opcin Modificar.

95

PROAsistemas S.A.

Imagen: Opcin Modificar Moneda.

2. Al realizar el procedimiento anterior se logra habilitar los cuadros de texto y
persianas de seleccin para realizar la debida modificacin considerando los
parmetros establecidos en la creacin de la moneda.

Imagen: Formulario de Moneda.

3.

Al realizar los cambios deseados a los atributos considerados se proceder la

aprobacin con el botn Aceptar (habilitado) para guardarlas modificacin
realizadas o presionar el botn Cancelar para salir sin guardar.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

ELIMINAR MONEDAS
Proceso orientado a suprimir las monedas teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la moneda a eliminar y presionar el botn SUPR (Suprimir) o clic
derecho opcin Eliminar.

Imagen: Opcin Eliminar Moneda.

96

PROAsistemas S.A.
2.

Al realizar el anterior procedimiento se visualizara las caractersticas que contiene

la moneda.

3.

El usuario si desea continuar con el proceso deber pulsar el botn Eliminar.

Botn Eliminar.

Por el contrario si desea cancelar la eliminacin de la moneda deber pulsar el botn

Cancelar para salir del proceso sin afectarla moneda.
NOTA: Algunas monedas no se podrn eliminar porque se encuentran en ejecucin en
otros mdulos para lo cual se deben cancelar dichos procesos e intentar eliminarla.

97

PROAsistemas S.A.
P.A.A.G Y TASAS DE INTERES
Consiste en un proceso dedicado a establecer el P.A.A.G (Porcentaje de Ajuste de Ao
Gravable) para el establecimiento de los diferentes parmetros guiados a travs de los
meses, la usura de inters por mora y usura de inters corriente.
Para ingresar a la interfaz principal de P.A.A.G. Y TASAS DE INTERES seleccinelo en
la interfaz principal de PARAMETROS GLOBALES:

Para realizar los cambios en el proceso se deben seguir los siguientes pasos:
1. Al ingresar a la interfaz de P.A.A.G y Tasas de Inters podr modificar los
siguientes datos:

98

Ao: Encargado de delimitar el periodo de duracin de la configuracin de

inters y valores porcentuales.

Tabla: Carcter modificable para permitir la insercin de datos basndose

en los meses de un ao comparados con PAAG, Usura inters corriente y
Usura Inters por Mora.


P.A.A.G.: Definicin del porcentaje del IPC (ndice de Precios al

Consumidor) de ingresos medios, registrado en el mes anterior y mes
objetivo al ajuste. El nmero mximo de dgitos que el usuario puede
digitar son 3.

Usura inters Corriente: campo de texto de la tabla que permite la

definicin del porcentaje de inters corriente con un mximo de 3
dgitos numricos en cada mes.

PROAsistemas S.A.


Usura inters por Mora: campo de texto que permite la definicin

del porcentaje del inters en caso de presentarse una mora y es
establecido por meses con un mximo de 3 dgitos.

Imagen: Tabla definicin de Tasas de Inters y P.A.A.G.

La definicin de las anteriores tablas es validada por los porcentajes
requeridos. El sistema restringe la digitacin de ms de 3 nmeros.
2.

Para guardar los cambios que se realizaron a la tabla presionar el botn de Aceptar
y si desea salir sin guardar los cambios presione Cancelar.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar

99

PROAsistemas S.A.
FORMAS DE PAGO
La realizacin de este proceso que permite definir los diferentes medios de pago as como
los tiempos y configuraciones de cada uno de ellos para realizar la respectiva delimitacin.
Para realizar la gestin de las formas de pago se deben realizar los siguientes
procedimientos:

Al ingresar a la interfaz principal de PARAMETROS GLOBALES el usuario

debe seleccionar el proceso Formas De Pago.

En la interfaz de Formas de Pago el usuario puede realizar en su gestin los

siguientes procedimientos:

CREAR FORMA DE PAGO

Para realizar este proceso a satisfaccin, el usuario debe realizar los siguientes
procedimientos:
1. Clic derecho opcin Crear o presionar la tecla INSERT (Insertar).

Imagen: Opcin Crear Forma de Pago.

2.

100

El resultado de la accin anterior es el despliegue de objetos para su debido

diligenciamiento para crear una forma de pago en la parte inferior.Para el

PROAsistemas S.A.
diligenciamiento correcto de estos datos el usuario debe seguir las siguientes
indicaciones:

Nombre: El usuario debe digitar un nombre ara la forma de pago, el campo

de texto permite la insercin de caracteres alfanumricos y con una longitud
mxima de 55 caracteres.

Modalidad: Persiana de seleccin que permite al usuario elegir el tipo de

forma de pago y habilitar los diferentes campos para su debido
diligenciamiento. Las posibilidades de las formas de pago son las siguientes:

Normal: Al seleccionar esta opcin de la persiana se habilitara una

tabla con las siguientes caractersticas:

Cuota: Cantidad de veces que el usuario puede determinar el

pago, el conteo se hace secuencialmente y de manera
automtica.

Das: Diferencia de das entre cuota y cuota para la

realizacin de pago. El sistema solo permite nmeros de una
longitud mxima de 4 dgitos.

Monto: la parte del porcentaje que se va a cancelar en cada

cuota, teniendo en cuenta que el monto no debe ser igual a
100% lo que indica que el producto ya se cancel en su
totalidad.

Total distribuido debe ser igual a 100%, al cumplir esta

condicin el sistema habilitara el botn de Aceptar para agregar
la forma de pago o presionar el botn Cancelar para salir sin
guardar la insercin.

101

PROAsistemas S.A.


Negociables: Al seleccionar esta opcin de la persiana permitir al

usuario un ingreso directo de esta forma de pago al manejarlo de una
manera inestable y no secuencial, de inmediato se habilitara el botn
de aceptar para agregar la forma de pago o el botn Cancelar para
salir sin realizar cambios.

Esquemtica: Al seleccionar esta opcin el sistema ofrecer una

serie de objetos grficos a continuacin con las siguientes funciones:

102

Forma de Calculo: Presenta dos opciones para realizar este

procedimiento:

Manual: Permite realizar modificaciones o

actualizaciones de pago al momento de asentar un
libro del mdulo de Gestin de Ventas y compras.

Automtica: Permite realizar el pago de manera

automtica, es decir el sistema se encarga de efectuar
el clculoy no permite modificaciones en los libros
del mdulo de Gestin de Ventas y Compras.

Distribuir por: Presenta dos opciones para realizar este

procedimiento:

Nmero de Cuotas: Al seleccionar esta opcin el

valor total del producto o servicio ser dividido por el
nmero ingresado por el usuario para las cuotas, este
nmero debe ser mximo de 4 (cuatro) dgitos.

Valor de la Cuota: Al seleccionar esta opcin el

valor total del producto o servicio ser dividido por el
valor que digite el usuario para cada cuota que debe
tener una longitud numrica mxima de 10 (diez)
dgitos.

Una cuota: Permite realizar organizar una cuota con unas

condiciones especficas de tiempo, para este fin dispone de
tres persianas con las siguientes caractersticas:

PROAsistemas S.A.

103

Ubicacin de la cuota en el mes: Permite ubicar la

cuota en un da del mes, estos valores son:


El primero.

El segundo.

El tercero.

El cuarto.

El ultimo.

Todos los.

Da de la semana en que se va a cancelar la cuota.

Estos valores pueden ser:


Lunes.

Martes.

Mircoles.

Jueves.

Viernes.

Sbado.

Domingo.

Da.

De cada: Especifica el intervalo de tiempo a nivel

general para la realizacin del pago de la cuota. Los
valores de este objeto son:


Semana.

Quincena.

Mes.

Trimestre.

Bimestre.

Semestre.

PROAsistemas S.A.
Nota: Los anteriores objetos funcionan de una manera concatenada
manejando inicialmente el aspecto especfico y consecuentemente
con eso el intervalo de tiempo.


Da X: Al seleccionar esta opcin el sistema le habilitara los

siguientes campos:

104

Forma de Calculo: Presenta dos opciones para realizar este

procedimiento:

Manual: Permite realizar modificaciones o

actualizaciones de pago al momento de asentar un
libro del mdulo de Gestin de Ventas y compras.

Automtica: Permite realizar el pago de manera

automtica, es decir el sistema se encarga de efectuar
el clculo y no permite modificaciones en los libros
del mdulo de Gestin de Ventas y Compras.

Distribuir por: Presenta dos opciones para realizar este

procedimiento:

Nmero de Cuotas: Al seleccionar esta opcin el

valor total del producto o servicio ser dividido por el
nmero ingresado por el usuario para las cuotas, este
nmero debe ser mximo de 4 dgitos.

Valor de la Cuota: Al seleccionar esta opcin el

valor total del producto o servicio ser dividido por el
valor que digite el usuario para cada cuota que debe
tener una longitud numrica mxima de 10 dgitos.

Una cuota el da X de cada mes: Este objeto permite la

seleccin de un da del mes para que se realice el pago de las
cuotas. Solo acepta caracteres numricos con un intervalo de
1 a 31.

PROAsistemas S.A.


Fija: Al seleccionar esta opcin el sistema le habilitara los siguientes

campos:

Forma de Calculo: Presenta dos opciones para realizar este

procedimiento:

Manual: Permite realizar modificaciones o

actualizaciones de pago al momento de asentar un
libro del mdulo de Gestin de Ventas y compras.

Automtica: Permite realizar el pago de manera

automtica, es decir el sistema se encarga de efectuar
el clculo y no permite modificaciones en los libros
del mdulo de Gestin de Ventas y Compras.

Distribuir por: Presenta dos opciones para realizar este

procedimiento:

Nmero de Cuotas: Al seleccionar esta opcin el

valor total del producto o servicio ser dividido por el
nmero ingresado por el usuario para las cuotas, este
nmero debe ser mximo de 4 dgitos.

Valor de la Cuota: Al seleccionar esta opcin el

valor total del producto o servicio ser dividido por el
valor que digite el usuario para cada cuota que debe
tener una longitud numrica mxima de 10 dgitos.

Una cuota cada: En este objeto se debe definir la distancia

que debe haber entre cuotas. La longitud mxima que permite
este campo es de 2 dgitos numricos.

Para realizar el proceso de creacin el usuario debe presionar el botn Aceptar

(Habilitado), en caso de estar inhabilitado verifique los datos ingresados o para
salir del proceso sin hacer inserciones presione el botn Cancelar.
Botn Aceptar (Habilitado)

105

PROAsistemas S.A.
MODIFICAR FORMA DE PAGO
Al presentar una creacin o insercin de Formas de Pago el usuario tiene derecho a
modificar este registro. El procedimiento se realiza de la siguiente forma en la interfaz de
Formas de Pago:
1. Seleccionar la Forma de Pago que desea modificar, Clic derecho opcin Modificar.

Imagen: Modificar Registro de Forma de Pago.

2.

El sistema desplegara en la parte inferior de la ventana las caractersticas de la

forma de pago, en la cual todos y cada uno de sus campos son modificables. Para
ms informacin y condiciones para completar los campos revisar el proceso
anterior CREAR FORMA DE PAGO.

Imagen: Formulario de registro de Forma de Pago en proceso de Modificacin.

3.

Para modificar, el usuario debe presionar el botn Aceptar si se encuentra

habilitado, en caso de estar inhabilitado verifique los datos ingresados o para
finalizar la modificacin sin guardar cambio presione el botn de Cancelar.

Botn Aceptar (Habilitado)

ELIMINAR FORMA DE PAGO
Proceso realizado para eliminar las formas de pago que no se utilicen, que no funcionen o
por cualquier otra circunstancia. Para realizar este procedimiento se deben realizar los
siguientes pasos en la interfaz de Formas de Pago:
1. Seleccionar el registro de Forma de Pago a Eliminar, Clic derecho opcin Eliminar
o presionar la tecla SUPR(Suprimir).

Imagen: Opcin Eliminar registro de Formas de Pago.

106

PROAsistemas S.A.
2.

El sistema desplegara la informacin del registro de la Forma de Pago en modo

visualizacin.

Imagen: Formulario en modo Visualizacin a Eliminar.

3.

Para eliminar se debe presionar el botn Eliminar en caso opuesto que no se quiera
realizar la accin presione botn Cancelar.

Botn Cancelar.

Botn Eliminar (Habilitado)

DETALLE DE FORMA DE PAGO
Informe presentado al usuario para conocer las caractersticas de la Forma de Pago, este
procedimiento se puede realizar de la siguiente forma:
1. Clic derecho opcin Detalle o pulsar las teclas CTRL + D. Informar de la Forma
de Pago seleccionada.

Imagen: Opcin Detalle de Forma de Pago.

2.

107

En caso de poseer dos o ms Formas de pago al seleccionar otra o moverse

mediante las flechas del teclado.

PROAsistemas S.A.
Imagen: Detalle del registro de Forma de Pago.
3.

Para salir de la vista de detalles presione CTRL + D o clic derecho opcin Detalle.

ENVIAR A EXCEL
Proceso que se encarga de construir un reporte de las formas de pago que se encuentren en
el software Helisa. Para obtener el mencionado informe el usuario debe:
1. Seleccionar cualquier forma de Pago y clic Derecho opcin Enviar a Excel.
2.

De inmediato se abrir un archivo listando los nombres de las Formas de Pago, este
archivo an no se ha guardado, para hacerlo realice los siguientes pasos en
Microsoft Excel:

Dirjase a Archivo, Guardarcomo, Examinar.

Seleccionar el directorio donde lo vamos a guardar, colocarle un nombre

correspondiente y pulsar Guardar.

NOTA GENERAL DE FORMAS DE PAGO: Cada Forma de Pago va a tener un cdigo

nico para su correcta enumeracin que es asignado automticamente por el sistema.

Imagen: Cdigo nico de Registro Forma de Pago.

108

PROAsistemas S.A.
DEFINICION DE FORMATOS
Modulo que le permite al usuario la edicin de los diferentes formatos que se encuentre
insertado o estandarizados en la base de datos del software Helisa ofreciendo dos procesos
que aportan con estas funciones adems de la creacin de nuevo documentos con un
nmero de herramientas necesarias para realizar a cabalidad esta labor.
Para realizar la gestin de creacin, modificacin y eliminacin de formatos debe hacer los
siguientes procedimientos:
Para realizar una gestin de Documentos el usuario debe seleccionar DEFINICION
DE FORMATOS PARA DOCUMENTOS en la interfaz PARAMETROS
GLOBALES.

El usuario en su gestin puede realizar los siguientes procesos y cada uno asociados
con unos procedimientos para la gestin del mismo.

FORMATO PARA DOCUMENTOS

Los formatos que vienen incluidos con Helisa y todas las funciones de edicin que estos
presentan para la personalizacin por parte de cada empresa o grupo de trabajo se hacen de
la siguiente forma:
1. Al ingresar a la interfaz de Formato Para Documentos podr encontrar las siguientes
herramientas que se explicaran a profundidad:

109

Nuevo Formato: Crea un archivo en blanco para realizar una definicin de

un formato.

Traer Formato Sugeridos: Permite seleccionar un documento sugerido

(Documentos por defecto de Helisa) mediante una ventana con una persiana
de dichos documentos.

PROAsistemas S.A.
Para realizar la modificacin de documentos sugeridos el usuario debe
seleccionar y presionar el botn de Aceptar o Cancelar para realizar otra
accin sin alterar el estado del mismo.

Imagen: Traer Formatos Sugeridos.

Copiar Formato: Permite realizar una copia exacta de algn documento

creado o sugerido que se encuentre registrado para modificarlo.

Imagen: Copiar Formato.

110

Grabar Formato: Permite guardar los cambios realizados en algn

documento determinado.

Eliminar Formato: Permite al usuario la eliminacin de algn documento.

PROAsistemas S.A.
Para completar la accin el sistema solicita una confirmacin mediante una
ventana, para eliminar el formato presione el botn Si, para salir sin realizar
ningn tipo de eliminacin presione el botn Cancelar.

Imagen: Eliminar Formato.

Imprimir Formato: Permite imprimir el documento del formato actual

mediante la ventana general de impresin de dialogo de Windows
(procedimiento comn de Windows).

Imprimir Plantilla: Permite imprimir la plantilla del formato actual

mediante la ventana general de impresin de dialogo de Windows
(procedimiento comn de Windows).

Texto: Permite crear un cuadro de texto en el documento.

Para realizar la accin se deben realizar los siguientes pasos:



111

Mover el cursor presionado para establecer la ubicacin del cuadro

de texto.

PROAsistemas S.A.


Para acceder a las propiedades clic derecho opcin Propiedades o

presionar la combinacin de teclas CTRL + P.

Para Eliminar el objeto clic derecho opcin Eliminar o la

combinacin de teclas CTRL + SUPR.

Para completar la accin el sistema solicita una confirmacin

mediante una ventana, para eliminar el cuadro de texto presione el
botn Si, para salir sin realizar ningn tipo de eliminacin presione
el botn Cancelar.

112

Para Alinear el objeto clic derecho opcin Alinear y escoger su

opcin correspondiente: Izquierda, Derecha, Superior e Inferior.

PROAsistemas S.A.

113

Se desplegara la ventana de propiedades con la siguiente

informacin:

Persiana de seleccin: Le permite seleccionar el tipo de

texto o cuadrante a modificar.

Congelar: Ofrece dos opciones:

PROAsistemas S.A.

114

Si: No permite la modificacin de ubicacin del texto,

restringe algunas opciones de dimensionamiento (alto,
ancho, margen izquierdo, margen derecho).

No: Permite la modificacin de ubicacin del texto.

Ancho: Permite modificar el ancho del cuadro de texto.

Alto: Permite modificar el alto del cuadro de texto.

Bordes: Ofrece dos opciones:

PROAsistemas S.A.

115

Si: Muestra los bordes del cuadro de texto.

No: Oculta los bordes del cuadro de texto.

Color: permite realizar una seleccin del color de letra.

Fuente: Permite elegir el tipo de letra que va a manejar el

texto.

Margen Izquierdo: Permite manejar la ubicacin del cuadro

de texto respecto al borde izquierdo del documento.

PROAsistemas S.A.

116

Margen Superior: Permite manejar la ubicacin del cuadro

de texto respecto al borde superior del documento.

Texto: Permite ingresar el texto que se visualizara en el

documento.

Variable: Permite crear un campo de texto en el documento.

PROAsistemas S.A.
Para realizar la accin se deben realizar los siguientes pasos:


Mover el cursor presionado para establecer la ubicacin del campo

de texto.

Para acceder a las propiedades clic derecho opcin Propiedades o

presionar la combinacin de teclas CTRL + P.

Para Eliminar el objeto clic derecho opcin Eliminar o la

combinacin de teclas CTRL + SUPR.

Para completar la accin el sistema solicita una confirmacin

mediante una ventana, para eliminar el cuadro de texto presione el
botn Si, para salir sin realizar ningn tipo de eliminacin presione
el botn Cancelar.

117

PROAsistemas S.A.

118

Para Alinear el objeto clic derecho opcin Alinear y escoger la

opcin correspondiente: Izquierda, Derecha, Superior e Inferior.

Se desplegara la ventana de propiedades con la siguiente

informacin:

Persiana de seleccin: Le permite seleccionar el tipo de

texto o cuadrante a modificar.

Congelar: Ofrece dos opciones:



Si: No permite la modificacin de ubicacin del

campo de texto, restringe algunas opciones de
dimensionamiento (alto, ancho, margen izquierdo,
margen derecho).

No: Permite la modificacin de ubicacin del campo

de texto.

PROAsistemas S.A.

119

Ancho: Permite modificar el ancho del campo de texto.

Alto: Permite modificar el alto del campo de texto.

Bordes: Ofrece dos opciones:



Si: Muestra los bordes del campo de texto.

No: Oculta los bordes del campo de texto.

PROAsistemas S.A.

120

Campo: Permite seleccionar el tipo de campo de texto se va a

utilizar, es decir la opcin modificable que se maneja.

Color: Permite realizar una seleccin del color que se

mostrara en el campo de texto.

Fuente: Permite elegir el tipo de letra y color que va a

manejar en el campo de texto.

PROAsistemas S.A.

121

Imprime solo en hoja final: Permite dos opciones:



Si: Obliga al campo de texto a imprimirse al final del

documento.

No: Permite al campo de texto la impresin en

cualquier parte del documento.

Margen Izquierdo: Permite manejar la ubicacin del cuadro

de texto respecto al borde izquierdo del documento.

PROAsistemas S.A.


Margen Derecho: Permite manejar la ubicacin del cuadro

de texto respecto al borde derecho del documento.

Detalle: Permite al usuario la creacin de una tabla orientada a informar de

los detalles de la transaccin.

Para realizar esta accin el usuario debe seguir os siguientes pasos:

122

Mover el cursor presionado para establecer la ubicacin del campo

de texto.

Para acceder a las propiedades clic derecho opcin Propiedades o

presionar la combinacin de teclas CTRL + P.

PROAsistemas S.A.


Para crear o modificar Columnas clic derecho opcin Columnas

donde se desplegara una ventana que informara las que se encuentran
en la tabla.

123

Presionar clic derecho sobre la ventana columnas para las

opciones de:


Crear Columna: o pulsando la tecla INSERT.

Insertara una columna a la tabla de detalles.

Borrar Columna: o pulsando la tecla SUPR.

Selecciona la columna correspondiente y realice el
respectivo proceso.

Propiedades: Desplegara las caractersticas de la

columna con las siguientes opciones:

PROAsistemas S.A.

124

Persiana de Seleccin: Le permite seleccionar

la columna a modificar.

Ttulo: Permite la asignacin del nombre de la

columna.

Alineamiento: Permite la alineacin del texto

en la columna, se encuentran tres opciones de
alineacin (Izquierda, Centro, Derecha).

Ancho: Permite modificar el ancho de la celda

de la columna.

PROAsistemas S.A.

125

Campo: Permite seleccionar el tipo de campo

de texto se va a utilizar, es decir la opcin
modificable que se maneja.

Color: Permite realizar una seleccin del color

de la columna.

Fuente: Permite elegir el tipo de letra que va a

manejar en el campo de texto y su color.

PROAsistemas S.A.

126

Marcar todas: Selecciona todas las columnas que se

encuentran en la tabla.

Desmarcar todas: No selecciona ninguna columna.

Para eliminar el objeto clic derecho opcin Eliminar o la

combinacin de teclas CTRL + SUPR.

PROAsistemas S.A.
Para completar la accin el sistema solicita una confirmacin
mediante una ventana, para eliminar el cuadro de texto presione el
botn Si, para salir sin realizar ningn tipo de eliminacin presione
el botn No.

Para Alinear el objeto clic derecho opcin Alinear y escoger la

opcin correspondiente: Izquierda, Derecha, Superior e Inferior.

Imagen: Permite la insercin de una imagen en el formato.

Para realizar la accin se deben realizar los siguientes pasos:

127

Mover el cursor presionado para establecer la ubicacin de la

imagen.

Para acceder a las propiedades: clic derecho opcin Propiedades o

presionar la combinacin de teclas CTRL + P.

PROAsistemas S.A.

Se desplegara la ventana de propiedades con la siguiente

informacin:

128

Persiana de Seleccin: Le permite seleccionar la imagen a

modificar.

Congelar: Ofrece dos opciones:



Si: No permite la modificacin de ubicacin de la

imagen,
restringe
algunas
opciones
de
dimensionamiento (alto, ancho, margen izquierdo,
margen derecho).

No: Permite la modificacin de ubicacin de la

imagen.

PROAsistemas S.A.

129

Ancho: Permite modificar el ancho de la imagen.

Alto: Permite modificar el alto de la imagen.

Bordes: Ofrece dos opciones:



Si: Muestra los bordes de la imagen.

No: Oculta los bordes de la imagen.

PROAsistemas S.A.


130

Imagen: Permite la localizacin e insercin de la imagen en

el documento con los siguientes pasos:


Presionar el cuadro de bsqueda, de inmediato se

despliega un explorador para buscar imgenes de
formato .BMP.

Buscar el directorio donde est

seleccionarla y pulsar el botn Abrir.

la

imagen

Margen Izquierdo: Permite manejar la ubicacin de la

imagen respecto al borde izquierdo del documento.

Margen Superior: Permite manejar la ubicacin la imagen

respecto al borde superior del documento.

PROAsistemas S.A.


Para Eliminar el objeto clic derecho opcin Eliminar o la

combinacin de teclas CTRL + SUPR.

Para completar la accin el sistema solicita una confirmacin

mediante una ventana, para eliminar la imagen presione el botn Si,
para salir sin realizar ningn tipo de eliminacin presione el botn
Cancelar.

131

Para Alinear el objeto clic derecho opcin Alinear y escoger la

opcin correspondiente: Izquierda, Derecha, Superior e Inferior.

Selector de Formatos: Permite seleccionar de una lista de formatos creados,

prximos a modificar o cambiar.

PROAsistemas S.A.
FORMATO PARA CHEQUES
Proceso dedicado nicamente a la edicin, creacin y eliminacin de cheques para
satisfacer las necesidades de los usuarios de la empresa de forma personalizada. Para
ingresar a la interfaz que permite realizar la configuracin el usuario debe:
1. Ingresar a PARAMETROS GLOBALES, ubicar y seleccionar el proceso
PARACHEQUES.
Al ingresar a FORMATO PARA CHEQUESel sistema despliega las siguientes
herramientas para la edicin.
2. Para acceder a las propiedades del formato clic derecho opcin Propiedadeso
presionar la combinacin de teclas CTRL + P. Encontrar las siguientes funciones:

132

Formato: Identifica al documento como un formato a travs de una persiana de

seleccin de opciones.

Alto: Permite definir la altura del formato.

PROAsistemas S.A.

Ancho: Permite definir el ancho del formato.

Nombre: Permite identificar el formato a disear mediante la asignacin de un

nombre que le caracterice.

Al ingresar a la interfaz de Formato Para Cheques podr encontrar las siguientes

herramientas en una barra ubicada en la parte superior:

Nuevo Formato: Crea un archivo en blanco para realizar la definicin de un

formato de cheque.

Caso: El usuario se encuentra modificando un formato y presiona el icono

Nuevo Formato.





133

Si: Permite guardar los cambios modificados en el documento

anterior.
No: Permite salir sin guardar los cambios efectuados al documento
anterior.
Cancelar: Permite cancelar el procedimiento de Nuevo Formato y
permanece en el documento.

Traer Formato Sugeridos: Permite seleccionar un cheque sugerido

(formatos e cheques por defecto de Helisa) mediante una ventana con una
persiana de los mencionados cheques.

PROAsistemas S.A.
Para realizar la modificacin de cheques sugeridos el usuario debe
seleccionar y presionar el botn Aceptar o Cancelar para realizar otra
accin sin alterar el estado del mismo.

Copiar Formato: Permite realizar una copia exacta de algn documento

creado o sugerido que se encuentre registrado para modificarlo.

El sistema despliega una ventana de confirmacin:




Si: Realiza una copia del formato de Cheque.

Cancelar: Sale de la ventana sin realizar ninguna accin.

Grabar Formato: Permite guardar los cambios realizados en algn cheque

determinado.

Eliminar Formato: Permite al usuario la eliminacin de algn cheque.

Para completar la accin el sistema solicita una confirmacin mediante una

ventana, para eliminar el formato cheque presione el botn Si, para salir sin
realizar ningn tipo de eliminacin presione el botn Cancelar.

134

PROAsistemas S.A.

Imprimir Formato: Permite imprimir el documento del formato actual

mediante la ventana general de impresin de dialogo de Windows
(procedimiento comn de Windows).

Imprimir Plantilla: Permite imprimir la plantilla del formato actual

mediante la ventana general de impresin de dialogo de Windows
(procedimiento comn de Windows).

Texto: Permite crear un cuadro de texto en el formato del cheque.

Para realizar la accin se deben realizar los siguientes pasos:

135

Mover el cursor presionado para establecer la ubicacin del cuadro

de texto.

Para acceder a las propiedades clic derecho opcin Propiedades o

presionar la combinacin de teclas CTRL + P.

Para Eliminar el objeto clic derecho opcin Eliminar o la

combinacin de teclas CTRL + SUPR.

PROAsistemas S.A.
Para completar la accin el sistema solicita una confirmacin
mediante una ventana, para eliminar el cuadro de texto presione el
botn Si, para salir sin realizar ningn tipo de eliminacin presione
el botn Cancelar.

136

Para Alinear el objeto clic derecho opcin Alinear y escoger su

opcin correspondiente: Izquierda, Derecha, Superior e Inferior.

Se desplegara la VENTANADEPROPIEDADES con la siguiente

informacin:


Persiana de seleccin: Le permite seleccionar el tipo de

texto o cuadrante a modificar.

Congelar: Ofrece dos opciones:



Si: No permite la modificacin de ubicacin del texto,

restringe algunas opciones de dimensionamiento (alto,
ancho, margen izquierdo, margen derecho).

No: Permite la modificacin de ubicacin del texto.

PROAsistemas S.A.

137

Alto: Permite modificar el alto del cuadro de texto.

Ancho: Permite modificar el ancho del cuadro de texto.

Bordes: Ofrece dos opciones:



Si: Muestra los bordes del cuadro de texto.

No: Oculta los bordes del cuadro de texto.

PROAsistemas S.A.

138

Color: Permite realizar una seleccin del color de letra.

Fuente: Permite elegir el tipo de letra que va a manejar el

texto.

Margen Izquierdo: Permite manejar la ubicacin del cuadro

de texto respecto al borde izquierdo del documento.

PROAsistemas S.A.

139

Margen Superior: Permite manejar la ubicacin del cuadro

de texto respecto al borde superior del documento.

Texto: Permite ingresar el texto que se visualizara en el

documento.

Variable: Permite crear un campo de texto en el formato del cheque.

PROAsistemas S.A.
Para realizar la accin se deben realizar los siguientes pasos:


Mover el cursor presionado para establecer la ubicacin del campo

de texto.

Para acceder a las propiedades clic derecho opcin Propiedades o

presionar la combinacin de teclas CTRL + P.

Para Eliminar el objeto clic derecho opcin Eliminar o la

combinacin de teclas CTRL + SUPR.

Para completar la accin el sistema solicita una confirmacin

mediante una ventana, para eliminar el cuadro de texto presione el
botn Si, para salir sin realizar ningn tipo de eliminacin presione
el botn Cancelar.

140

Para Alinear el objeto clic derecho opcin Alinear y escoger la

opcin correspondiente: Izquierda, Derecha, Superior e Inferior.

PROAsistemas S.A.

141

Se desplegara la ventana de propiedades con la siguiente

informacin:

Persiana de seleccin: Le permite seleccionar el tipo de

texto o cuadrante a modificar.

Congelar: Ofrece dos opciones:



Si: No permite la modificacin de ubicacin del

campo de texto, restringe algunas opciones de
dimensionamiento (alto, ancho, margen izquierdo,
margen derecho).

No: Permite la modificacin de ubicacin del campo

de texto.

PROAsistemas S.A.

142

Alto: Permite modificar el alto del campo de texto.

Ancho: Permite modificar el ancho del campo de texto.

Bordes: Ofrece dos opciones:



Si: Muestra los bordes del campo de texto.

No: Oculta los bordes del campo de texto.

PROAsistemas S.A.

143

Campo: Permite seleccionar el tipo de campo de texto se va a

utilizar, es decir la opcin modificable que se maneja.

Color: Permite realizar una seleccin del color que se

mostrara en el campo de texto.

Fuente: Permite elegir el tipo de letra y color que va a

manejar en el campo de texto.

PROAsistemas S.A.

144

Imprime solo en hoja final: Permite dos opciones:



Si: Obliga al campo de texto a imprimirse al final del

documento.

No: Permite al campo de texto la impresin en

cualquier parte del documento.

Margen Izquierdo: Permite manejar la ubicacin del cuadro

de texto respecto al borde izquierdo del documento.

Margen Superior: Permite manejar la ubicacin del cuadro

de texto respecto al borde superior del documento.

PROAsistemas S.A.

Detalle: Permite al usuario la creacin de una tabla orientada a informar de

los detalles de la transaccin.

Para realizar esta accin el usuario debe seguir os siguientes pasos:

145

Mover el cursor presionado para establecer la ubicacin del campo

de texto.

Para acceder a las propiedades clic derecho opcin Propiedades o

presionar la combinacin de teclas CTRL + P.

Para crear o modificar Columnas clic derecho opcin Columnas

donde se desplegara una ventana que informara las que se encuentran
en la tabla.

PROAsistemas S.A.

146

Presionar clic derecho sobre la ventana columnas para las

opciones de:

Crear Columna: o pulsando la tecla INSERT.

Insertara una columna a la tabla de detalles.

BorrarColumna: o pulsando la tecla SUPR

(Suprimir). Selecciona la columna correspondiente y
realice el respectivo proceso.

PROAsistemas S.A.


147

Propiedades: Desplegara las caractersticas de la

columna con las siguientes opciones:

Persiana de Seleccin: Le permite seleccionar

la columna a modificar.

Ttulo: Permite la asignacin del nombre de la

columna.

Alineamiento: Permite la alineacin del texto

en la columna, se encuentran tres opciones de
alineacin (Izquierda, Centro, Derecha).

PROAsistemas S.A.

148

Ancho: Permite modificar el ancho de la celda

de la columna.

Permite seleccionar el tipo de campo de texto

se va a utilizar, es decir la opcin modificable
que se maneja.

Color: Permite realizar una seleccin del color

de la columna.

Fuente: Permite elegir el tipo de letra que va a

manejar en el campo de texto y su color.

PROAsistemas S.A.

Marcartodas: Selecciona todas las columnas que se

encuentran en la tabla.

Desmarcar todas: No selecciona ninguna columna.

Para Eliminar el objeto clic derecho opcin Eliminar o la

combinacin de teclas CTRL + SUPR.

Para completar la accin el sistema solicita una confirmacin

mediante una ventana, para eliminar el cuadro de texto presione el

149

PROAsistemas S.A.
botn Si, para salir sin realizar ningn tipo de eliminacin presione
el botn Cancelar.

Para Alinear el objeto clic derecho opcin Alinear y escoger la

opcin correspondiente: Izquierda, Derecha, Superior e Inferior.

Imagen: Permite la insercin de una imagen en el formato.

Para realizar la accin se deben realizar los siguientes pasos:



Mover el cursor presionado para establecer la ubicacin de la

imagen.

Para acceder a las propiedades: clic derecho opcin Propiedades o

presionar la combinacin de teclas CTRL+ P.
Se desplegara la ventana de propiedades con la siguiente
informacin:

150

PROAsistemas S.A.

151

Persiana de Seleccin: Le permite seleccionar la imagen a

modificar.

Congelar: Ofrece dos opciones:



Si: No permite la modificacin de ubicacin de la

imagen,
restringe
algunas
opciones
de
dimensionamiento (alto, ancho, margen izquierdo,
margen derecho).

No: Permite la modificacin de ubicacin de la

imagen.

Alto: Permite modificar el alto de la imagen.

Ancho: Permite modificar el ancho de la imagen.

PROAsistemas S.A.

152

Bordes: Ofrece dos opciones:



Si: Muestra los bordes de la imagen.

No: Oculta los bordes de la imagen.

Imagen: Permite la localizacin e insercin de la imagen en

el documento con los siguientes pasos:


Presionar el cuadro de bsqueda, de inmediato se

despliega un explorador para buscar imgenes de
formato .BMP.

Buscar el directorio donde est

seleccionarla y pulsar el botn Abrir.

la

imagen

PROAsistemas S.A.

Margen Izquierdo: Permite manejar la ubicacin de la

imagen respecto al borde izquierdo del documento.

Margen Superior: Permite manejar la ubicacin la imagen

respecto al borde superior del documento.

Para Eliminar el objeto clic derecho opcin Eliminar o la

combinacin de teclas CTRL + SUPR.

Para completar la accin el sistema solicita una confirmacin

mediante una ventana, para eliminar la imagen presione el botn Si,
para salir sin realizar ningn tipo de eliminacin presione el botn
Cancelar.

153

Para Alinear el objeto clic derecho opcin Alinear y escoger la

opcin correspondiente: Izquierda, Derecha, Superior e Inferior.

PROAsistemas S.A.

154

Selector de Formatos: Permite seleccionar de una lista de formatos creados

el prximo a modificar o cambiar.

PROAsistemas S.A.
TIPOS DE UNIDAD DE INVENTARIO
La gestin de las unidades de medidas permite identificar de una manera adecuada el tipo
de producto que se tiene e indirectamente sin saber las caractersticas de este informa al
usuario de qu tipo de material general se encuentra compuesto.
Para realizar la debida gestin el usuario debe realizar los siguientes pasos:

En PARAMETROS GLOBALESubique y seleccione el proceso TIPOS

DEUNIDAD DE INVENTARIO para desplegar la Lista de Unidades.

Al culminar de manera satisfactoria el procedimiento anterior el sistema desplegara

la interfaz principal de TIPOS DE UNIDAD DE INVENTARIO para la debida
gestin de las Unidades.

CREAR UNA UNIDAD

Al encontrarse en la interfaz principal de Tipo de Unidad de Medida:
1. Clic derecho opcin Crearo presionar la tecla INSERT (Insertar).

Imagen: Opcin Crear Unidad.

155

PROAsistemas S.A.
2.

156

El sistema desplegara una ventana en la parte inferior con una serie de atributos que
se explican a continuacin:

Cdigo: Campo de texto que le permite al usuario realizar un cdigo

numrico de mximo 9 (nueve) dgitos para la identificacin de la unidad de
una manera nica.

Nombre: Campo de texto que permite la definicin de caracteres

alfanumricos con una longitud mxima de 20 dgitos para la identificacin
del nombre de la unidad.

Sigla: Unin de palabras que permiten identificar el producto con el simple

hecho de ir acompaados de esta extensin y permite una abreviacin al
nombre de la unidad. El campo de texto que representa la sigla puede tener
una longitud mxima de 5 caracteres alfanumricos.

Clase de medida: Permite la catalogacin de la unidad y en qu aspecto va a

medir los artculos. A continuacin se encuentra las opciones que ofrece la
persiana para realizar esta labor.


Longitud: Define artculos que se caractericen por requerir un

sistema de medicin de longitud ya sea ingls e internacional.

Peso: Definicin de los artculos que requieran ser medidos por su

peso, ya sea sistema ingls o internacional.

Unidades: Permite la definicin de grupos de objetos por nombres

especficos que se requieran para realizar esta accin.

Volumen: Definicin de los artculos que se deben medir en

aspectos lquidos, ya sea sistema ingls e internacional.

PROAsistemas S.A.
3.

Para culminar el proceso de insercin de las medidas, se debe presionar el botn

Aceptar cuando este habilitado o el botn Cancelar en caso de que desee salir sin
agregar ninguna medida.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

MODIFICAR UNIDAD
Para realizar este proceso el usuario debe seleccionar una unidad y realizar los siguientes
pasos:
1. Seleccionar el registro de la Unidad a modificar o actualizar, Clic derecho opcin
Modificar.

Imagen: Opcin Modificar Unidad.

2.

De inmediato el sistema desplegara los campos de texto de la creacin habilitados

en su mayora (exceptoCdigo) para realizar los cambios que se crean
correspondientes teniendo en cuenta las condiciones y restricciones establecidas en
el proceso CREARUNIDAD.

3.

Para guardar los cambios correspondientes el usuario debe presionar el Botn de

Aceptar (habilitado) o si desea salir sin realizar ningn cambio puede presionar la
tecla ESC (Escape) o botn Cancelar.

ELIMINAR UNIDAD
Para realizar este proceso el usuario debe seleccionar la unidad a eliminar y realizar el
siguiente procedimiento:
1. Clic derecho opcin Eliminar o presionar la tecla SUPR (Suprimir).

157

PROAsistemas S.A.

Imagen: Opcin Eliminar Unidad.

2.

De inmediato el sistema informara las caractersticas que posee la unidad y las

desplegara en sus respectivos campos de texto en la parte inferior de la interfaz.

3.

Para realizar el proceso de eliminacin el usuario debe pulsar el botn de Eliminar

o si desea salir sin eliminar ninguna unidad debe pulsar el botn de Cancelar.

Botn Eliminar (Habilitado)

DETALLE UNIDAD
Para visualizar las diferentes caractersticas que posee la unidad seleccionada el usuario
debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Clic derecho opcin Detalle o presionar la combinacin de teclas CTRL + D.

Imagen: Opcin Detalle Unidad.

2.

En caso de poseer dos o ms Formas de pago al seleccionar otra o moverse

mediante las flechas del teclado.

Imagen: Formulario en modo detalle registro Unidad.

3.

Para salir de la vista de detalles presione CTRL + D o clic derecho opcin Detalle.

LISTAR POR

158

PROAsistemas S.A.
Es una manera de lista el orden de unidades, esta opcin aparece al realizar clic derecho
con las siguientes alternativas e organizacin:
Por cdigo: Ordena las unidades dependiendo el nmero de creacin que estas
posean, este ordenamiento es de menor a mayor.

Imagen: Registros organizados por Cdigo.

Por nombre: Ordena las unidades de acuerdo al nombre de estas en orden

alfabtico iniciando de la A hasta la Z.

Imagen: Registros organizados por Nombre.

NOTA: Al decidir el orden de listado solo puede definir una de las dos opciones.

159

PROAsistemas S.A.
TABLA DE CONVERSION DE UNIDADES
Proceso donde se realiza una comparacin de las diferentes unidades para deducir el
equivalente de cada una de ellas comparadas con las otras.
Para realizar la determinacin de cada una de ellas se debe realizar los siguientes pasos:
El usuario al encontrarse en la interfaz PARAMETROS GLOBALES debe ubicar
y seleccionar la opcin TABLA DE CONVERSION DE UNIDADES para iniciar
el proceso de equivalencia de Unidades.

160

En la interfaz principal de Tabla de Conversin de Unidades le informara la clase de

Unidad expresada en una persiana multi-seleccionable, que da por resultado el
informe de los diferentes opciones que el usuario seleccin.

PROAsistemas S.A.

Al desplegarse la tabla con los datos a modificarse, procede a seleccionar la celda

de equivalencia de una unidad a la otra y digite el valor correspondiente de cada una
de ellas.

Imagen: Ejemplo de Conversin de Unidades.

Para guardar el proceso presione el botn de Aceptar o si desea salir sin guardar los
cambios presione el botn Cancelar o la tecla ESC (Escape).

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

161

PROAsistemas S.A.
PARAMETROS DEL PUERTO
Para ingresar a realizar una definicin de hardware el usuario debe efectuar la siguiente
accin:
En la interfaz de PARAMETROS GLOBALES el usuario debe ubicar y
seleccionar el proceso PARAMETROSDELPUERTO.

Permite la configuracin de los diferentes puertos de entrada con los cuales cuenta el
computador y estn aceptados por el sistema operativo Windows, para realizar este proceso
el usuario debe desarrollar una serie de acciones que logren por objetivo agregar un
dispositivo (Bascula) que al conectarse sea reconocido tanto en el computador anfitrin
como el software Helisa para que este cumpla su funcin. Para configurar debidamente el
hardware (bascula) se deben completar los siguientes atributos teniendo en cuenta el
manual que cada uno de ellos ofrece contrastndolo con las opciones ofrecidas por Helisa.
Puerto: Permite definir el puerto por el cual se va a conectar el hardware.

162

Bits por segundo: Permite definir la velocidad de transferencia que permitir la

conexin computador hardware (bascula). Atributo definido por el fabricante de la
Bscula.

PROAsistemas S.A.

Bits de Datos: Permite definir el nmero de bits que representa un carcter de dato
individual. Atributo definido por el fabricante de la Bscula.

Paridad: Permite definir el bit de parida requerido para ayudar al modem a

controlar errores. Atributo definido por el fabricante de la Bscula.

Bits de parada: Persiana de seleccin que permite definir la cantidad de Bits de

parada que enmarcan los datos que indican al modem que se ha enviado un byte.
Atributo definido por el fabricante.

Control de Flujo: Persiana de seleccin que permite la captura de un valor para

controlar el flujo de datos. Atributo definido por el fabricante de la Bscula.

Separador de miles: Permite definir el separador de miles que se utilizara.

Separador de decimales: Permite definir el separador de decimales que se utilizara.

3. Para almacenar los cambios realizados en la configuracin de parmetros globales

el usuario debe presionar el botn Aceptar o por el contrario el botn Cancelar

para no almacenar los cambios.

163

PROAsistemas S.A.

PARAMETROS PARTICULARES
Serie de procesos de gestin de la informacin que habilita al usuario para realizar cambios
a los parmetros, lo que limita los cambios a la empresa seleccionada. Para ingresar a la
interfaz principal de los PARAMETROS PARTICULARES el usuario debe realizar las
siguientes acciones luego de autentificarse vlidamente:

164

El usuario debe seleccionar la Empresa a gestionar los funcionarios.

Seleccionar el modulo EXPORTAR IMPORTAR PARAMETROS UTILITARIOS

para informarle al sistema que se realizaran modificaciones de configuracin.

PROAsistemas S.A.

165

Al ingresar a la interfaz dirjase a la parte inferior y seleccione PARAMETROS

PARTICULARES.

PROAsistemas S.A.
LISTA DE FUNCIONARIOS
Proceso de insercin, modificacin y postula eliminacin de funcionarios que se encuentren
vinculados a la empresa, este proceso permite la total identificacin de los diferentes
empleados adems de sus labores y otras caractersticas en particular.
Para realizar el proceso de gestin de los funcionarios se deben realizar la siguiente accin:

En la interfaz principal de PARAMETROS GLOBALES ubicar y seleccionar el

proceso Lista de Usuarios.

Al no poseer registros el sistema ofrece dos formas de insercin:

IMPORTAR FUNCIONARIOS
Aceptar la ventanilla de confirmacin de importacin de cartilla de funcionarios de otras
empresas o clic derecho opcin Traer de o la combinacin de teclas CTRL + INSERT.

166

PROAsistemas S.A.
Esta accin permite traer los funcionarios que se encuentren en otras empresas y puedan
pertenecer a la mencionada, para realizar este proceso el usuario debe:

167

1.

Seleccionar en la ventana de confirmacin de importar cartilla de usuarios de otras

empresas el botn S.

2.

Se desplegaran una lista con los nombres de las empresas, favor seleccionar la
empresa.

3.

Seleccionar los funcionarios a importar, clic derecho opcin Copiar Seleccin o la

combinacin de las teclas CTRL + ENTER.

PROAsistemas S.A.
CREAR FUNCIONARIO
El usuario debe realizar los siguientes pasos para registrar un funcionario en una empresa
especfica:
1.

Al negar la confirmacin de importacin de funcionarios de otra empresa, a cambio

el sistema ofrece el formulario de registro inmediatamente (este caso solo sucede
una vez la empresa no tiene funcionarios registrados) o presionando clic derecho
opcin Crear o pulsando la tecla INSERT (Insertar) en caso de tener ms de un
funcionario registrado.

2.

Se despliega un formulario de registro de funcionarios en la parte inferior de la

interfaz requiriendo los siguientes datos:

Identidad: Cuadro de texto que permite la captura de 20 (veinte) dgitos

tipo nmero mediante la identificacin legal del mismo.

Nombre: Cuadro de texto que captura hasta 60 (sesenta) caracteres de tipo

alfanumricos para caracterizar el nombre completo del funcionario.

Prefijo: Cuadro de texto que captura hasta 10 (diez) caracteres de tipo

alfanumricos.

Profesin: Cuadro de texto que permite la insercin de caracteres

alfanumricos con una longitud mxima de 30 (treinta), para nombrar la
profesin del funcionario.

Tarjeta Profesional: Campo de texto que captura mximo 15 (quince)

caracteres alfanumricos para la identificacin de la tarjeta profesional del
funcionario.

Cargo: Cuadro de texto que permite digitar hasta 30 (treinta) caracteres

alfanumricos para nombrar el cargo del funcionario en la empresa.

Dependencia: Campo de texto que permite hasta 30 (treinta) caracteres de

tipo alfanumricos para nombrar el rea, dependencia o departamento donde
se va a desempear.

Vnculo laboral: Persiana de seleccin que permite obtener el tipo de

vinculacin que tiene el empleado con la empresa.

168

Interno: Pertenece directamente a la empresa.

Externo: Pertenece indirectamente a la empresa.

Direccin: Campo de texto que permite la captura de 30 caracteres de tipo

alfanumricos para digitar la direccin del lugar de residencia actual.

PROAsistemas S.A.

3.

Ciudad: Persiana de seleccin que permite al usuario establecer la ciudad en

la cual radica el funcionario.

Telfono: Campo de texto para la captura del nmero telefnico del

funcionario de mximo 21 (veintiuno) caracteres de tipo alfanumrico.

E-Mail: Campo de texto que permite la captura de mximo 60 (sesenta)

caracteres alfanumricos para digitar el respectivo nombre del funcionario.

Para registrar el funcionario se debe presionar el botn Aceptar o si desea salir sin
guardar el registro debe presionar el botn Cancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

Botn Cancelar.
MODIFICAR FUNCIONARIO
Al realizar una insercin o creacin de funcionarios el usuario tiene el privilegio de
actualizar o modificar la informacin segn sea conveniente. La actualizacin de datos
permite varios muchos de los atributos exceptuando el nmero de identificacin.
Para actualizar los datos el usuario debe realizar las siguientes acciones:
1.

169

Seleccionar el funcionario a modificar o actualizar, clic derecho opcin Modificar.

PROAsistemas S.A.
2.

De inmediato se desplegaran los datos correspondientes al funcionario donde puede

modificarlos siguiendo las condiciones estipuladas en la creacin.

3.

Para guardar los cambios realizados al funcionario presione el botn Aceptar, si

desea salir sin guardar cambios presione el botn Cancelar.

ELIMINAR FUNCIONARIO
El usuario tiene el privilegio de eliminar los funcionarios que no se encuentren vinculados a
la empresa. Para realizar esta accin se deben seguir los siguientes pasos:

170

1.

Seleccionar el funcionario a eliminar, clic derecho opcin Eliminar o pulsando la

tecla SUPR (Suprimir).

2.

El sistema informara de los datos del registro de ese usuario.

3.

Para continuar con el proceso de eliminacin pulse el botn Eliminar en caso

puesto pulse el botn Cancelar.

PROAsistemas S.A.
DETALLE FUNCIONARIO
Permite al usuario ver los datos del funcionario. Existen dos maneras para realizar este
procedimiento:

171

1.

Clic derecho opcin Detalle o la combinacin de teclas CTRL + D.

2.

De inmediato el sistema despliega el formulario que contiene el registro del

formulario seleccionado. Para visualizar otro funcionario seleccinelo.

3.

Para salir del modo Detalle presione clic derecho opcin Detalle o la combinacin
de teclas CTRL + D.

PROAsistemas S.A.
LISTA DE DOCUMENTOS
La funcin de este procedimiento es la de gestionar los diferentes documentos con los
cuales se realizaran las transacciones en el software. En este parmetro se incluyen nuevos
documentos en algunos de los mdulos que conforman el software, a continuacin se
describen:
Cambios en polticas contables
La realizacin de este documento es fundamental para las funciones de actualizacin por
parte del usuario las polticas contables de la empresa, ya sean por varios motivos:

Estndar Internacional lo exige.

Voluntad propia de la empresa para gestionar el cambio.

En estos casos los saldos de las cuentas donde se explican el cambio de la poltica contable
se debe re-expresar (aplicacin retroactiva) como si esta nueva poltica contable se hubiera
aplicado en la empresa.
Registro de errores NIIF
Este documento es de vital importancia para el usuario en caso de que desee registrar
errores de periodos anteriores, caso por el cual la informacin no se debe expresar de forma
retroactiva pero en las notas a los estados financieros se debe informar el efecto de la
aplicacin o registro de dichos errores adems de los saldos de las cuentas afectadas antes
de realizar la correccin del error.
Captura de inversiones
La realizacin de este documento permite al usuario el registro de todos y cada uno de los
conceptos que afectan cada una de las inversiones creadas dentro del software como por
ejemplo:

Rendimientos financieros peridicos.

Retencin en la fuente descontada sobre estos rendimientos.
Condiciones.
Entre otros.

Con esta informacin se generan y realizan los respectivos registros contables de forma
automtica tanto en la informacin registrada siguiendo los lineamientos establecidos en el
Decreto 2649 como la informacin registrada siguiendo los lineamientos contenidos en a
forma internacional de informacin financiera para pequeas y medianas empresas o
entidades.
Captura de provisiones
Este documento le permitir al usuario realizar un el clculo y registro de las provisiones de
la cartera de una manera necesaria e importante para la empresa en la gestin de su
informacin con un tiempo de respuesta corta al realizarse de una manera automtica.
Revalorizacin/Valuacin Desvalorizacin/Deterioro

172

PROAsistemas S.A.
Este documento permite realizar al usuario una serie de ajustes al valor de los activos
comparando el valor que se encuentra registrado en los libros contra el valor de avalu
ingresado por el usuario, segn la diferencia el sistema es capaz de registrar:

Una revalorizacin o una desvalorizacin en la informacin segn los lineamientos del

decreto 2649.
Una valuacin o un deterioro en la informacin bajo los preceptos de la NIIF para
Pymes.

Reclasificacin de activos
Este documento se deber registrar para realizar cambios en el tipo de activos, pero que
solo contengan informacin en los lineamientos de NIFF para Pymes.
Mediante este documento se puede realizar varias funciones de vital importancia como por
ejemplo:

Cambiar un activo que est registrado como propiedad, planta y equipo registrndolo
como propiedad de inversin o viceversa.

NOTA: La forma de utilizar los documentos que se utilizan y definen en este

procedimiento radica en el mdulo Asentar Libros teniendo en cuenta el modulo que lo
contiene y el tipo de documento.
Para realizar el proceso de gestin de documento es usuario debe realizar los siguientes
pasos:

173

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES ubique y

seleccione la opcin Lista de Documentos.

Al iniciar la interfaz Lista de Documentos en caso de no existir documentos el

sistema ofrecer la opcin de importarlos de otra empresa, en caso de quererlos
importar se debe presionar el botn Si (Dirjase a el proceso IMPORTAR

PROAsistemas S.A.
DOCUMENTOS) o
DOCUMENTOS).

el

botn

No

(Dirjase

al

proceso

de

CREAR

CREAR DOCUMENTOS
Para iniciar el proceso de creacin de un documento el usuario debe realizar los
siguientes procedimientos:
1.

Clic derecho opcin Crear o pulsar la tecla INSERT (Insertar).

2.

De inmediato se desplegara un formulario dividido por las siguientes pestaas:

174

Informacin General: Pestaa que captura la informacin bsica del

documento a travs de los siguientes documentos:


Tipo: Dato que permite la caracterizacin del documento en un

mdulo determinado. La longitud mxima es de 4 (cuatro) caracteres
alfanumricos.

Nombre: Identificacin del documento. Campo de texto que permite

una longitud de 30 (treinta) caracteres alfanumricos.

Consecutivo: Campo de texto que permite una longitud de 8

caracteres numricos y letras para identificar de una manera nica el
nmero de documentos que se realicen.

Consecutivo Automtico: Permite la continuacin del consecutivo

de una manera ordenada.

Modulo: Permite clasificar el documento en una rama en especfico

para su debida utilizacin. Las ramas que encontramos son las
siguientes:


Contabilidad.

Activos Fijos.

Presupuesto.

PROAsistemas S.A.

175

Inventarios.

Gestin de Ventas.

Gestin de Compras.

Importaciones.

Documento Fuente: Cuadro de seleccin que permite identificar el

documento como base para la creacin de otros.

Clase: Permite definir el tipo y orientacin de documento del

documento en proceso de insercin.

Negocio por transaccin: Casilla de seleccin que permite definir

en la estructura del documento realizar una asignacin de un negocio
por cada transaccin realizada.

Parmetros para la impresin: Especificacin de las caractersticas que va

a tener este documento.


Formato: Persiana de seleccin para identificar el formato que se va

a implementar a este documento.

Formato Cheque: Persiana de seleccin que permite definir el

modelo de cheque asociado a este tipo de documento. Gestin de
Cheques
realizado
en
PARAMETROS
GLOBALES/
DEFINICION DE FORMATOS PARA CHEQUES.

Imprimir en otra moneda: Permite la impresin del documento en

una moneda diferente a la definida.

Formas continuas: Permite imprimir el documento de manera

continua, es decir, para impresoras de punto que permita realizar el
proceso de seguido y no se limite.

Agrupar impresin por: Procedimiento que permite agrupar la

impresin dependiendo las cualidades y caractersticas asociadas que
contenga este documento.


No agrupar.

tem.

Familia.

PROAsistemas S.A.


3.

Imprimir horizontal: Permite ajustar el documento de una manera

horizontal al momento de realizar una labor de impresin.

Usuario: Permite habilitarle los documentos a otros usuarios para la

utilizacin de estos en el mdulo Asentar Libros.

Al completar en satisfaccin todos los datos se proceder a la insercin de la

moneda con el botn de Aceptar.

Si desea cancelar el proceso presione el botn Cancelar o la tecla ESC.

MODIFICAR DOCUMENTO
Consiste en la actualizacin o modificacin de un documento segn sean requeridos por los
diferentes usuarios que interacten con el sistema. Para realizar este proceso se hace
necesario el desarrollo de las siguientes actividades:

176

1.

Seleccione el documento a modificar, clic derecho opcin Modificar.

2.

De inmediato le desplegara la informacin de los datos del documento. El proceso

de modificacin se puede llevar a cabo en la mayora de atributos exceptuando Tipo
que se encuentra en la pestaa informacin general. Basndose en los restricciones
que se encuentran estipulados en la el proceso CREAR DOCUMENTOS.

PROAsistemas S.A.

3.

Para guardar los cambios presione el botn Aceptar o si desea salir sin realizar
ningn tipo de modificacin presione el botn Cancelar.

ELIMINAR DOCUMENTOS
Proceso que permite la eliminacin de documentos. Para realizar este proceso el usuario
debe seguir los siguientes pasos:
1.

Seleccionar el documento a eliminar clic derecho opcin Eliminar o presionar la

tecla SUPR (Suprimir).

2.

El sistema le informara las caractersticas de ese documento en la parte inferior de la

interfaz.

3.

Si desea eliminar el documento presione el botn Eliminaro el botn Cancelarsi

desea salir sin realizar este proceso.

IMPORTAR DOCUMENTOS
Proceso que facilita la insercin de los documentos a una empresa, con la simple condicin
que otra empresa cuente con los documentos creados y permitidos ver para el usuario que
est realizando la importacin. Para realizar el proceso de importacin de documentos de
otra empresa el usuario debe realizar los siguientes procedimientos:
1.

177

Clic derecho opcin Traer de o la combinacin de las teclas CTRL + INSERT.

PROAsistemas S.A.

2.

De inmediato se desplegaran todas las empresas a las cuales el usuario de la gestin

tenga permitido el acceso a la parte lateral izquierda.

3.

Seleccione la empresa, se desplegaran los documentos que esta empresa tenga

creados.

4.

Seleccionar los documentos que requiera o todos si es necesario. Para realizar esta
accin puede realizar las siguientes acciones:

Marcar todo: Permite seleccionar todos los documentos al mismo tiempo,

clic derecho opcin Marcar Todo o presionar la combinacin de teclas
CTRL + INSERT.

Desmarcar todo: Permite dejar sin seleccin ningn documento, clic

derecho opcin Desmarcar Todos o pulsar la combinacin de teclas CTRL
+ SUPR.

Para copiar los documentos de la otra empresa despus de seleccionarlos el usuario

debe dar clic derecho opcin Copiar Seleccin o presionar la combinacin de teclas
CTRL + ENTER.

178

PROAsistemas S.A.
LISTA DE PRECIOS
Permite la gestin de los diferentes precios adicionando caractersticas propias. Para la
debida gestin del proceso del proceso de precios el usuario debe realizar los siguientes
pasos:

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES el usuario debe

ubicar y seleccionar el proceso De Precios que es la abreviatura de Lista de
Precios.

En caso de que no se encuentren precios al sistema ofrecer la opcin de importarlos de

otra empresa, en caso de querer realizar el proceso de importacin de datos el usuario
debe presionar el botn Si (Dirjase al proceso de IMPORTAR PRECIO para ms
informacin) o botn No (Dirjase al proceso de CREAR PRECIO para ms
informacin.).

CREAR PRECIO

179

PROAsistemas S.A.
Para realizar el proceso de insertar o crear un precio el usuario debe realizar el siguiente
procedimiento:
1.

Clic derecho opcin Crear o pulsar la tecla INSERT (Insertar).

2.

Para la insercin de un precio el usuario debe completar dos pestaas de atributos

correctamente diligenciados. A continuacin se explican los datos a completar en
cada una de las pestaas:

180

General: Recoleccin de informacin del precio de forma general

especificando una serie de atributos:


Cdigo: Nmero mximo de 9 (nueve) caracteres que permite la

identificacin nica e irrepetible del Precio.

Nombre: Identificacin mediante caracteres de mximo 20 dgitos

para establecer el nombre un precio.

Tipo de Calculo: Para la gestin de este atributo presenta varios

tipos de clculo orientado a un aspecto especfico y de diferente
manipulacin:


Incremento.

Rentabilidad.

Fija precio.

Moneda: Lista las diferentes monedas insertadas para la utilizacin

en las importaciones.

IVA Incluido: Casilla de seleccin que permite incluir el impuesto

del IVA en el precio

Aplicar descuento por lnea antes de IVA: Permite al usuario

calcular el descuento antes de aplicar el IVA sobre un artculo.

Aplicar IVA antes de aplicar Descuento: Permite calcular el IVA

antes de realizar el clculo del descuento sobre el artculo.

Impuesto al consumo incluido: Permite incluir el descuento al

consumo en un artculo determinado.

Inicio de Vigencia: Permite definir el inicio de la vigencia del

precio.

Fin de Vigencia: Permite definir el fin de la vigencia del precio.

PROAsistemas S.A.

3.

Usuarios: Pestaa que permite restringir o permitir los usuarios el acceso

para gestionar un precio determinado identificando sus caractersticas en
especfico. La configuracin de los usuarios se realiza de la siguiente
manera:


: Informa que el nuevo usuario va a tener acceso a esta empresa.

: Informa que el nuevo usuario tiene restringido el acceso a esta

empresa.

Para finalizar con el desarrollo del proceso el usuario debe aceptar la creacin
mediante el botn Aceptar o salir sin guardar mediante el botn Cancelar.

MODIFICAR PRECIO
Para realizar un proceso de modificacin o actualizacin de un registro de precio el usuario
debe por lo menos tener un precio en donde realizar la accin. Los usuarios con los
privilegios de acceso a este campo pueden modificar los atributos exceptuando cdigo. El
usuario debe realizar las siguientes acciones

181

1.

Seleccionar el registro Precio a modificar de la Lista de Precios, clic derecho opcin

Modificar o pulsando la tecla ENTER.

2.

Al despliegue de las pestaas de registro, el sistema habilita los objetos excepto

cdigo para la modificacin. Para realizar la modificacin de los atributos se deben
seguir las condiciones descritas en CREAR PRECIOS.

PROAsistemas S.A.

3.

Para guardar los cambios realizados al registro de Precio se debe presionar el botn
Aceptar o por el contrario Cancelar para salir sin grabar ninguna modificacin.

ELIMINAR PRECIO
El usuario gestor de Lista de Precios tiene el privilegio de eliminar un precio en caso de que
este no se use, este obsoleto o cualquier otro motivo. El usuario debe efectuar las siguientes
acciones:

182

1.

Seleccionar el precio a eliminar, clic derecho opcin Eliminar o presionar la tecla

SUPR (Suprimir).

2.

Se informara al usuario de los datos contenidos en este registro de Precio sin

permitir la modificacin de alguno de ellos.

3.

Para confirmar la eliminacin el usuario debe presionar el botn Eliminar o por el

contrario el botn Cancelar para salir sin afectar el registro de Precio.

PROAsistemas S.A.
DETALLE PRECIO
Permite al usuario visualizar los datos contenidos en los atributos caractersticos del precio.
Para ejecutar esta accin el usuario tiene dos mtodos de acceso:
1.

Clic derecho opcin Detalle o combinacin de teclas CTRL + D.

IMPORTAR PRECIO
Mecanismo que permite al usuario la insercin de registros de Precios de otras empresas
para gestionarlos en la empresa donde se desarrolla la accin.
Para importar un precio el usuario debe realizar los siguientes pasos:
1.

Clic derecho opcin Traer de o la combinacin de las teclas CTRL + INSERT.

2.

De inmediato se desplegaran todas las empresas a las cuales el usuario de la gestin

tenga permitido el acceso a la parte lateral izquierda.

3.

Seleccione la empresa, se desplegaran la lista de precios insertados a la fecha.

4.

Seleccionar los precios que requiera o todos si es necesario. Para realizar esta accin
puede realizar las siguientes acciones:

Marcar todo: Permite seleccionar todos los documentos al mismo tiempo,

clic derecho opcin Marcar Todo o presionar la combinacin de teclas
CTRL + INSERT.

Desmarcar todo: Permite dejar sin seleccin ningn documento, clic

derecho opcin Desmarcar Todos o pulsar la combinacin de teclas CTRL
+ SUPR.

Para copiar los precios de otra empresa despus de seleccionarlos el usuario debe
dar clic derecho opcin Copiar Seleccin o presionar la combinacin de teclas
CTRL + ENTER.

183

PROAsistemas S.A.
DATOS PARA CORREO SALIENTE
Proceso que permite al usuario enviar un paquete de informacin generalmente un
documento e informe, lo que permite una interconexin con los dems usuarios y as
permitir compartir informacin en la red a travs de correo electrnico.
Para configurar l envi de correos electrnicos se deben hacer los siguientes
procedimientos:
1.

En la interfaz de PARAMETROS PARTICULARES ubique y seleccione el

proceso DATOS PARA CORREO SALIENTE.

2.

El sistema desplegara una pantalla de configuracin que contiene los siguientes

atributos:

184

Nombre del Host: Sitio donde se colocara el Host del servidor de correo
electrnico que se utiliza para realizar l envi de informacin al
destinatario. Cada servidor de correo electrnico tiene un nombre de host
especfico, a continuacin encontramos varios nombres de host utilizados
comnmente:


Smtp.live.com Hotmail.

Mail.helisa.com Helisa Mail.

Smtp.gmail.com GMail.

Smtp.mail.yahoo.com Yahoo Mail

PROAsistemas S.A.

Puerto de Conexin: Permite la identificacin del tipo de transferencia en

internet que se va a realizar basados en la puerta correspondiente al servidor
que se utilice para este fin.
Generalmente la mayora de servidores de correos electrnicos utilizan la
puerta 25 que corresponde a SMTP (Protocolo para la Transferencia
Simple de Correo Electrnico). Campo de texto que permite la insercin
nicamente de caracteres numricos.

3.

Direccin del Correo: Permite colocar un sobrenombre a la direccin

original del correo electrnico.

Nombre del Usuario: Definicin de la direccin de correo electrnico que

va a servir de emisor del proceso de envi. Esta direccin debe ser real y
debe pertenecer al servidor que se estableci en el nombre de Host y puerto
de conexin.

Contrasea: Digitar la contrasea de la direccin de correo electrnico

solicitada en el atributo anterior para realizar una conexin con el servidor y
que este le permita el acceso a travs de la validacin.

Utiliza Cifrado SSL: permite ofrecer dos estadios:



Si: Permite la proteccin de la informacin en la transferencia que se

produzca mediante internet al momento de una transaccin
servidor/usuario.

No: Permite enviar la informacin de una manera simple sin

ocultarla y protegerla.

Para continuar con la insercin o modificacin de los datos para el correo

electrnico saliente presione Aceptar, para salir sin guardar ninguna modificacin
presione el botn Cancelar.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Habilitado)

185

PROAsistemas S.A.
CONTABILIDAD
Proceso encargado de la definicin de diferentes variables a nivel particular (Solo una empresa)
relacionado con aspectos y definiciones contables.

186

Para realizar el proceso de gestin de los diferentes aspectos de carcter contable el usuario
debe seleccionar la empresa a ser actualizada, luego el mdulo de EXPORTAR
IMPORTAR
PARAMETROS
UTILIDADESseguido
PARAMETROSPARTICULARES.

En PARAMETROS PARTICULARESse encuentra el proceso de CONTABILIDAD

con todas sus acciones y procedimientos.

PROAsistemas S.A.
ESTRUCTURA DEL CODIGO CONTABLE
La interfaz principal despliega una serie de objetos para realizar las distintas modificaciones y
conseguir realizar un total orden en la gestin contable de la empresa a modificar y validar los
diferentes formatos de impresin explicita. Para ingresar a la interfaz principal de ESTRUCTURA
DEL CODIGO CONTABLE realice las siguientes acciones:

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARESubique el proceso

CONTABILIDADy seleccione la opcin ESTRUCTURA DEL CODIGO CONTABLE.

En la configuracin de este proceso se encuentran tres aspectos vitales:

187

Estructura: Con motivo de la implementacin de NIIF para Pymes en el software, se

brinda la posibilidad al usuario de manejar un plan de cuentas completamente diferente en

PROAsistemas S.A.
estructura, cuentas, nombres etc., en la informacin bajo los lineamientos de la NIIF para
Pymes con respecto a la informacin bajo los lineamientos del decreto 2649. Por lo tanto en
esta opcin el usuario deber definir antes de ingresar a crear el plan de cuentas a manejar
bajo NIIF para Pymes la cantidad de niveles que desea crear y la cantidad de dgitos en
cada uno de estos niveles, de igual manera de ser necesario el usuario podr definir los
grupos para cada uno de los rubros en su plan de cuenta como rubros para activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos, costos etc. Una vez realizada esta operacin el usuario podr
realizar el proceso de creacin del plan de cuentas bajo NIIF para pymes que manejara en la
empresa.

188

Naturalezade las Clases: Asignacin numrica determinada a una clase para su respectiva
identificacin de grupos, cuentas y subcuentas que estas clases contengan. Se encuentran
definidas 7 clases, recuerde que la longitud del tamao de identificacin de la clase ser
especificado en la estructura de niveles siempre y cuando no se hallan creado cuentas.

Seleccin de tipo de modelo: El sistema maneja tres clases de modelo para la visualizacin
de las cuentas en un informe, los modelos que se manejan son:


Modelo A: permite visualizar en el informe las caractersticas de Clase, Grupo,

Cuenta y subcuentas.

Modelo B: Permite visualizar en el informe las caractersticas de Grupo, Cuenta y

Subcuentas.

Modelo C: Permite visualizar en el informe las caractersticas de Cuentas y

Subcuentas.

PROAsistemas S.A.

Para guardar los cambios realizados a la Estructura y Naturaleza del cdigo Contable presione el
botn Aceptar, para salir sin grabar ningn cambio presione el botn Cancelaro la tecla ESC
(Escape).

Botn Cancelar.

Botn Aceptar.

CUENTAS DE USO ESPECFICO

Proceso que permite al usuario realizar una nueva especificacin de cdigo de algunas de las
principales cuentas que se utilizacin en la contabilidad. Para realizar este proceso el usuario debe:

189

1.

Ubicar el proceso CONTABILIDADy seleccionar la opcin Cuentas en Especficoque se

encuentran incluidos en PARAMETROS PARTICULARES.

2.

De inmediato el sistema ofrece la interfaz principal donde se pueden encontrar los

siguientes atributos a completar:

PROAsistemas S.A.

190

Disponible: Permite al usuario prestar una atencin especial a un nmero de cuentas

especificadas que manejan los dineros disponibles en diferentes formas.

Caja: Permite redefinir el nmero de la cuenta bancos.

Bancos: Campo de texto que permite redefinir el nuevo nmero que va a manejar la
cuenta Bancos en todas sus transacciones.

Cuentas de Ahorro: Permite redefinir el nmero de cdigo de Cuentas de Ahorro.

Activo Corriente: Permite la modificacin del cdigo que pertenece a la cuenta Activo
Corriente.

Pasivo a corto Plazo: Permite la modificacin del cdigo que pertenece a la cuenta
Pasivo a corto Plazo.

Correccin Monetaria: Permite la modificacin del condigo que pertenece a la cuenta

Correccin Monetaria.

Utilidad operacional: Permite la modificacin del condigo que pertenece a la cuenta

Correccin Monetaria.

Prdida Operacional: Permite la modificacin del condigo que pertenece a Prdida

Operacional.

Utilidad por Explotacin a la Inflacin: Permite la modificacin del condigo que

pertenece a Unidad por Explotacin.

Perdida por explotacin a la Inflacin: Permite la modificacin del condigo que

pertenece a Perdida por Explotacin de la Inflacin.

Cancelacin de Ingresos: Permite la modificacin del condigo que pertenece a

Cancela de Ingresos.

PROAsistemas S.A.

3.

Cancelacin de Egresos: Permite la modificacin del condigo que pertenece a

Cancelacin de Egresos.

Para la confirmacin de las modificaciones realizadas el usuario debe presionar el botn

Aceptary para salir sin guardar datos el botn Cancelar.

Botn Aceptar.

ESTADO DE RESULTADOS CLASIFICADO

Permite al usuario realizar una definicin especfica de una serie de caractersticas para ser
utilizarlos al generar los Estados de Resultados Clasificado. El proceso se realiza de la siguiente
forma:

En la interfaz principal de PARAMETROSPARTICULARESel usuario debe ubicar

CONTABILIDADy seleccionar el proceso ESTADOS DE RESULTADO
CLASIFICADO.

Al ingresar a la interfaz el sistema los siguientes atributos que se pueden crear o modificar:

191

CONCEPTO: Permite identificar de manera nica un estado de Resultado Clasificado por

medio de la insercin de mximo 4 (cuatro) caracteres alfanumricos

TEXTO: Permite identificar de manera amplia el Estado de Resultado Clasificado

correspondiente al CONCEPTO.

CITASFORMULADAS: Permite realizar una definicin de citas establecidas segn la

cartilla de cuentas y realizar especificaciones para cada uno de los conceptos realizando
combinaciones y asignando cuentas a cada uno de ellos ya sean directos o dependientes de
otro concepto.

PROAsistemas S.A.

Para confirmar se debe presionar el botn Aceptarpara salir sin realizar ningn cambio o insercin
debe presionar el botn Cancelar.

AJUSTE INTEGRALES POR INFLACION

Procedimiento que permite definir los Ajustes Integrales por Inflacin tanto para efectos fiscales
como para efectos Fiscales. Este procedimiento pretende informar y reflejar la situacin econmica
real de la empresa mediante los Estados Financieros y establecimiento de los impuestos sobre la
renta. Para iniciar el proceso el usuario debe ingresar a la interfaz:

1. Al iniciar la interfaz principal el usuario puede ingresar nuevos CONCEPTOS relacionndolos

con nmeros de cuentas pertenecientes a la cartilla de cuentas correspondientes a la columna de
RUBROS, cuentas DEBITO, cuentas CREDITO y EXCEPCIONES.

192

PROAsistemas S.A.

2. Para confirmar la insercin de Conceptos el usuario debe presionar el botn Aceptar o por el
contrario el botn Cancelar para salir sin almacenar la informacin.

BALANCES CLASIFICADOS
Proceso que permite la debida especificacin de grupos y cuentas para involucrarlos en los informes
de Balances Generales Clasificados del activo y la exigibilidad que presente el pasivo.
En la configuracin de balances clasificados encontramos los registros con la siguiente informacin:

Nombre del Grupo: informa del nombre completo de los grupos de cuentas que se
encuentran vinculados a realizar esta accin.

Cuentas: Cada grupo de cuentas tiene asociado un nmero determinado de cuentas y

subcuentas que lo compongan.

La nica accin que el usuario tiene permitido realizar en esta interfaz es loa de eliminacin de
Grupos de Cuentas lo que resulta una eliminacin conjunta de cuentas y subcuentas proceso que se
puede desarrollar con clic derecho opcin Eliminar Registro o la combinacin de teclas CTRL +
SUPR.

193

PROAsistemas S.A.
Para salir de la interfaz de Balances Clasificados el usuario puede presionar la tecla ESC o el botn
Cancelar si no desea guardar los cambios o por el contrario presionar el botn Aceptar y guardar
la accin de eliminacin de registros.

CUENTAS PARA ANTICIPOS

Le permite al usuario la seleccin de las cuentas de Anticipos Recibidos y Anticipos Entregados
para el debido proceso de estas en la ejecucin de operaciones y realizacin de informes.
Para realizar esta accin el usuario debe seleccionar la empresa, dirigirse al mdulo de
PARAMETROS, PARTICULARES, seleccionar Contabilidad y la accin Cuentas para anticipos.
El sistema ofrecer al usuario la opcin de elegir las cuentas o subcuentas las cueles no se
encuentren compuestas por otras, el proceso se realiza de la siguiente forma:

Para ingresar a seleccionar la cuenta debe presionar la combinacin de teclas CTRL +

ENTER o presionar el botn del campo de texto, aunque tambin permite la digitacin del
cdigo.

Para guardar las cuentas a utilizar en los Anticipos debe presionar el botn Aceptar o si
desea salir sin realizar ninguna modificacin presione el botn de Cancelar.

Botn Aceptar.

CONFIGURACION DE ESTADOS FINANCIEROS NIIF

Permite la edicin de los diferentes parmetros e informacin que contienen los estados financieros
permitiendo la configuracin completa de los procesos que se realicen asociados a los Estados
Financieros orientados a manejar los estndares NIIF y realizando una definicin de un modelo
delimitado.
Para realizar este proceso el usuario debe realizar el siguiente proceso:
1. Seleccionar la empresa a organizar el modelo de estados financieros, seleccionar el mdulo
PARAMETROS que indica que van a modificar una configuracin y luego la opcin
PARTICULARES que identifica que la configuracin que se realice solo involucrara la
empresa seleccionada y por ultimo Desplegar Contabilidad y seleccionar Configuracin de
Estados Financieros NIIF.

194

PROAsistemas S.A.

2. Al iniciar la interfaz de Presentacin de Estados Financieros se desplegaran una serie de

pestaas con una configuracin propia que va orientada a una caracterstica en especfico. A
continuacin se presentan las diferentes pestaas para la gestin de la configuracin:

Generalidades: En esta opcin se definen las condiciones que aplicaran para la preparacin
y presentacin de todos los estados financieros correspondientes a la informacin bajo los
lineamientos de las NIIF para Pymes. En esta opcin el usuario podr definir los siguientes
datos:


Caractersticas de la presentacin: Permite al usuario realizar unos pequeos

ajustes en los Estados Financieros.


Periodo a mostrar en los Estados Financieros: Permite definir los

periodos comparativos que presentara el usuario de cada uno de sus estados
financieros, se debe tener en cuenta que segn lo establecido Seccin 3 de
la NIIF para Pymes. Presentacin de estados financieros. Prrafo 3.14
Informacin comparativa. Recuerde que el nmero mnimo de periodos
es 1 (uno) y el mximo es 10 (diez).

Moneda de Presentacin: Esta opcin permite al usuario seleccionar la

moneda en la cual se va a realizar la presentacin de los informes de los
Estados Financieros. Al momento de seleccionar la moneda
correspondiente esta deber estar creada en el procedimiento Monedas y
Tasas de Cambio opcin que se encuentra ubicada en la configuracin de
los Parmetros Globales.
Nota: Es importante tener en cuenta el hecho de cambiar o seleccionar una
u otra moneda, no significa que se vaya a realizar un proceso de conversin
de Estados Financieros o de cifras que los contengan. La seleccin de
monedas se utiliza para indicar en el Encabezado o en los ttulos de los
Estados Financieros la moneda en la cual se presentan las cifras.

195

PROAsistemas S.A.


Redondeo de la Presentacin: Opcin que permite al usuario seleccionar

la unidad monetaria con la cual se presentaran las cifras en los Estados
Financieros:

Unidad monetaria: La presentacin de las cifras se har hasta la

unidad con dos decimales.

Unidad monetaria sin decimales: La presentacin de las cifras se

har hasta la unidad pero en este caso no se presentara la
informacin con decimales.

En miles de: La presentacin de las cifras se realizara en miles de

(moneda de presentacin), en este caso las cifras se dividirn en
mil y se manejaran dos decimales.

En millones de: La presentacin de las cifras se realizara en miles

de (moneda de presentacin), en este caso las cifras se dividirn
por milln y se manejaran dos decimales.

Estados a Incluir en la Presentacin: Se debe tener en cuenta que un juego de

Estados Financieros bajo NIIF para Pymes incluye: Estado de Situacin Financiera;
Estado de Resultados Separado y un Estado de Resultados Integral Separado;
Estado de Cambios en el Patrimonio; Estado de Flujos de Efectivo y Notas a los
Estados Financieros, tal como est establecido en Seccin 3 de la NIIF para
Pymes. Estados financieros. Parrado 3.17 Conjunto completo de estados
financieros. Pero la8 norma como est establecido en el Prrafos 3.18; 3.19 de
la seccin 3 de la NIIF para Pymes. Presentacin de estados financieros, tiene
en cuenta ciertas situaciones en las cuales el usuario puede optar por presentar un
solo estado de resultados o un estado de resultado integral (Prrafo 3.19 de la
seccin 3 de la NIIF para Pymes. Presentacin de estados financieros) o si los
cambios en el patrimonio que tiene la entidad son los considerados por la norma
(Prrafo 3.18 de la seccin 3 de la NIIF para Pymes. Presentacin de estados
financieros) la entidad puede presentar un nico estado de resultados y ganancias
acumuladas, el cual reemplazara el Estado de Resultado Integral y es Estado de
Cambios en el Patrimonio, es por estas razones que en esta opcin el software le
permite al usuario seleccionar diferentes combinaciones para estos dos estados
financieros.

HERRAMIENTAS DE EDICION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

El sistema ofrece al usuario una serie de herramientas para su edicin y visualizacin en los
documentos y formatos generados relacionados de los Estados Financieros.

196

, Tipo y tamao de letra: Esta opcin permite al usuario

seleccionar el tipo y el tamao de la letra que desea asignar a cada fila, para cambiar esta
informacin se debe ubicar sobre la fila que corresponda en el estado financiero y en el panel
superior derecho en cada una de estas opciones seleccionar la que corresponda.

PROAsistemas S.A.

, Negrilla: Con esta opcin, ubicado sobre la fila que corresponda en el formato del estados
financiera el usuario podr definir si la letra aparecer en negrilla o en letra norma. Si el icono
aparece activo indica que en la fila sobre la que el usuario se encuentra se imprimir en negrilla,
si el icono est apagado (color gris) indica que la fila sobre la que el usuario se encuentra no se
imprimir en negrilla.
, Cursiva: Esta opcin permite al usuario definir si en la fila sobre la que se encuentra
ubicado en el formato del Estados Financieros, la letra se imprimir en cursiva o no, si le icono
aparece activo indica que la letra de la fila que corresponda se imprimir en letra cursiva, si el
icono no est activo, indica que la letra de la fila que corresponda no se imprimir en letra
cursiva.

, Subrayado: Esta opcin permite al usuario definir si en la fila sobre la que se encuentra
ubicado en el formato del Estados Financieros, la letra se imprimir subrayada o no, si le icono
aparece activo indica que la letra de la fila que corresponda se imprimir subrayada, si el icono
no est activo, indica que la letra de la fila que corresponda no se imprimir subrayada.

, Color de letra: Esta opcin permite al usuario definir el color con el que imprimir la letra
en la fila sobre la que se encuentra ubicado en el formato del Estado Financiero, en este caso
para cada fila el color de la letra se mostrara de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario
en esta opcin, cuando el usuario presione clic cobre esta opcin se abrir una nueva ventada en
la cual podr seleccionar el color deseado para la letra de la fila sobre la que se encuentra
ubicado.
, Alineacin: Esta opcin permite al usuario definir si en la fila sobre la que se
encuentra ubicado en el formato del Estado Financiero, la letra se imprimir alineada a la
izquierda, derecha o centrada, el icono que este activo indica la alineacin seleccionada para la
fila que corresponda.

, Sangra: Esta opcin permite al usuario incrementar o disminuir la sangra del ttulo
de la fila sobre la que se encuentra ubicado con respecto al margen izquierdo, el icono de la
izquierda incrementa la sangra del ttulo de la fila y el icono de la derecha la disminuye.

Ya dentro de la definicin del formato de la estructura del estado de situacin financiera, el usuario
podr definir tres tipos de filas, Fila de texto; Fila para asociar cuentas; Fila formulada las
cuales se describen a continuacin:

197

De texto: Este tipo de fila le permitir al usuario ingresar ttulos o subttulos dentro de la
estructura del formato de los diferentes Estados Financieros. Como el nombre lo indica, este
tipo de filas servirn para ingresar texto por lo tanto este tipo de filas no se tendrn en cuenta en
la definicin de filas formuladas. Cuando se selecciona esta opcin aparecer la siguiente
ventana en la cual el usuario debe ingresar el texto deseado, cuando el usuario ingrese el texto
debe presionar el botn aceptar para agregar la fila a la estructura del reporte.

Para asociar cuentas: Esta opcin le permite al usuario ingresar en la estructura de los Estados
Financieros una fila en la cual traer informacin de cuentas NIIF de la empresa. Al seleccionar
esta opcin, se abrir una nueva ventana en la cual el usuario deber ingresar el ttulo en la
opcin Texto del rengln con el cual aparecer la fila en el estado de situacin financiera. En
la parte izquierda, en la cual aparece el plan de cuentas NIIF de la entidad, el usuario deber
seleccionar las cuentas contables de las cuales desea extraer informacin para ser agregada en el

PROAsistemas S.A.
rengln que est definiendo en el Estado Financiero. Para seleccionar las cuentas requeridas por
el usuario, podr, dar clic sobre el cuadro de chequeo a la izquierda de la cuenta, el sistema
permite dos estados mediante los cuadros de seleccin:
 Si el cuadro esta seleccionado indica que se va a extraer informacin de la cuenta
seleccionada.
 Si no est chequeado el cuadro, indica que ese cdigo no se tendr en cuenta en la fila
que se est definiendo.

El proceso de seleccin de cuentas se puede realizar tambin presionando dos veces la tecla barra
espaciadora o la tecla INSERT para agregar cuenta o SUPR o clic derecho opcin Eliminar la
Fila para quitar la cuenta. Si el usuario realiza el proceso de seleccin de cuentas, sobre una cuenta
de nivel mayor, automticamente sern seleccionadas las cuentas de los subniveles asociados a la
cuenta.
A medida que se van seleccionando cuentas, estas van apareciendo en la seccin de la derecha, es
en esta seccin en la cual el usuario puede definir el tipo de operacin entre suma y resta que
efectuara la cuenta seleccionada y el tipo de dato que desea extraer el usuario de cada una de las
cuentas entre las opciones:





Saldo: Esta opcin permite al usuario traer el saldo acumulado de la cuenta al final del
perodo seleccionada por el usuario en la impresin del estado de situacin financiera.
Dbitos: Esta opcin permite al usuario traer el acumulado de los dbitos de la cuenta a
la fecha de impresin del Estado Financiero.
Crditos: Esta opcin permite al usuario traer el acumulado de los Crditos de la
cuenta a la fecha de impresin del Estado Financiero.
Netos: Esta opcin permite al usuario traer el acumulado de los dbitos menos los
crditos o de los crditos menos los dbitos de la cuenta a la fecha de impresin del
Estado Financiero segn corresponda a la naturaleza dbito o crdito de la cuenta.
El resultado obtenido para cada cuenta se sumara o se restara en la fila correspondiente
de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario en la columna
.

ESTADO DE SITUACION FINANCIERO

En esta opcin como su nombre lo indica el usuario podr realizar la definicin del formato
con el cual se llevara a cabo la presentacin del Estado de Situacin Financiera, en esta
opcin el usuario podr personalizar toda la informacin a presentar en este estado, desde el

198

PROAsistemas S.A.
tipo de letra a utilizar en cada uno de los renglones hasta la informacin contenida en cada
una de las filas que conforman el estado de situacin financiera.
En el estado financiero el usuario podr personalizar el ttulo, ya que se debe recordar que
la NIIF para Pymes en el prrafo 3.23 de la seccin 3. Presentacin de estado
financieros la norma indica que la entidad debe identificar claramente cada estado
financiero y las notas de la dems informacin contenida en el mismo, por lo tanto no es
obligatorio que el nombre de este estado sea nicamente como est sealado en la norma
Estado de Situacin Financiera si la entidad desea puede identificarlo de otra manera
siempre y cuando sea lo suficientemente claro y congruente con la informacin que este
contiene. Para realizar la respectiva insercin de Filas el usuario debe dirigirse a las
Herramientas de los Estados Financieros.

ESTADO DE RESULTADOS Y GANANCIAS ACUMULADAS

En la estructura de este informe el usuario la posibilidad de gestionar las herramientas
anteriormente descritas, opciones el mismo funcionamiento descrito en la definicin del Estado de
situacin financiera para cada una de las filas o conceptos que desea definir en el Estado
Financiero, en la definicin de este informe se debe tener en cuenta que este, en un solo informe
agrupa la informacin correspondiente al Estado de resultados integral y al Estado de
cambios en el patrimonio tal como los estipula la NIIF para Pymes en el prrafo 3.18 de la
seccin 3. Presentacin de estados financieros. Por lo tanto en el este formato el usuario deber
definir tanto las filas o conceptos correspondientes al Estado de resultado integral y los
conceptos correspondientes al Estado de cambios en el patrimonio.

199

PROAsistemas S.A.

De igual manera si la entidad decide presentar de forma separada un Estado de resultado

integral y el Estado de cambios en el patrimonio, caso en el cual el Estado de resultados
integral tendr el enfoque de un nico estado tal como est establecido en la NIIF para Pymes en
la Seccin 5.Estado de Resultados Integral y Estado de Resultados. En los prrafos del 5.4 al
5.6, en este formato deber definir los conceptos de ingresos y gastos del periodo y los conceptos
que conforman las partidas del Otro Resultado Integral (ORI) al mismo tiempo.

ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL

La nica diferencia que el usuario encontrara en la definicin de la estructura de este estado
financiero con respecto a los anteriores es que en la definicin de la estructura del Estado de
resultado integral aparecern dos secciones:

La primera en la cual se definen las partidas de ingresos y gastos del periodo como est establecido
en el prrafo 5.7. Seccin 5. Estado de Resultados Integral y Estado de Resultados. De la
NIIF para Pymes y en la segunda seccin los conceptos correspondientes al Otro Resultado

200

PROAsistemas S.A.
Integral como se indica en el prrafo 5.5. Apartados del (g) a (i); 5.5 y 5.6. Seccin 5. Estado
de Resultados integral y Estado de Resultados de la NIIF para Pymes, debido a que en este caso
la empresa decide aplicar el enfoque de dos estados.

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

La definicin de este formato el usuario la debe realizar cuando la entidad decide realizar la
presentacin separada del Estado de resultados y el Estado de cambios en el patrimonio, por
lo tanto en esta opcin debe definir las filas y columnas a presentar en el Estado de cambios en el
patrimonio como est establecido en la NIIF para Pymes en la Seccin 6. Estado de Cambios
en el Patrimonio y Estado de Resultados y Ganancias Acumuladas. Prrafo 6.3.
En la definicin del formato o plantilla a utilizar para la presentacin del Estado de Cambios en el
Patrimonio, el usuario podr realizar la definicin o parametrizacion de las columnas que van a
componer el estado financiero, dentro de la definicin de la informacin de estas columnas el
usuario podr definir columnas asociadas a cuentas y columnas formuladas y las mismas opciones
para definir el formato de los textos que aparecan en los estados financieros anteriores.

Adicionalmente, se encontrara una seccin en la cual el usuario puede definir una serie de
conceptos, en los cuales puede ingresar conceptos de tipo Texto o Formulados, los cuales
tendrn las mismas caractersticas descritas para las filas en la definicin del Estado de situacin
financiera.
Pero a diferencia de las opciones encontradas en los estados financieros descritos hasta ac, en la
definicin de estos conceptos, el usuario encontrara que podr crear unos conceptos asociados a las
columnas creadas en la seccin Columnas de este reporte.
En la creacin de conceptos, cuando el concepto esta se asociara a una columna, solo aparecern
disponibles las columnas que estn asociadas a cuentas, en este caso se podr definir para que en el
concepto se tomen la informacin correspondiente a:

201

PROAsistemas S.A.

Saldo: En este caso se traer el saldo de las cuentas definidas en la columna a la cual se asocia
el concepto.

Neto: En este caso se traer el neto de las cuentas definidas en la columna a la cual se asocia el
concepto.

Dbitos o Crditos: En este caso, cualquiera que sea la seleccin realizada, la informacin del
concepto se asociara a los movimiento (transacciones) registrados a las cuentas definidas en las
columnas a las cuales se asocia el concepto, por lo tanto en la elaboracin de documentos, si
estos afectan a alguna cuenta asociada a concepto o conceptos, se mostrara la lista de conceptos
para que el usuario seleccione aquel que va a afectar en el documento.

Por ejemplo, si el usuario crea una columna llamada Utilidades acumuladas asociada a la cuenta
370505 y posteriormente crea un concepto llamado Utilidades distribuidas asociado a la
columna Utilidades acumuladas y en el concepto define que para este concepto desea registrar
los dbitos, pero tambin crea un concepto llamado Reservas apropiadas el cual tambin asocia
a la columna Ganancias acumuladas y adicionalmente indica que para ese concepto tambin
desea registrar los dbitos de las transacciones registradas a la cuenta asociada a la columna. En este
caso cada vez que el usuario ingrese un documento, en el cual registre valores debito a la cuenta
370505, se mostrara la lista de conceptos asociados a esta cuenta para que seleccione a cul de estos
desea registrar la afectacin, con lo cual en la elaboracin del estado de cambios en el patrimonio el
sistema tendr la informacin para presentar los diferentes conceptos.

ESTADO DE FLUJO EFECTIVO

En la definicin de este estado financiero, el usuario, adems de encontrar con herramientas
descritas anteriormente, encontrara la definicin de unos parmetros previos dentro del diseo del
reporte con los cuales el software solicitara cierta informacin.

202

PROAsistemas S.A.
En la definicin de la plantilla para el Estado de flujo de efectivo, el usuario despus de definir
el ttulo para el estado financiero debe definir el mtodo con el cual se va a preparar este estado
financiero, el cual tiene dos formas de presentacin de acuerdo a la estipulado en la NIIF para
Pymes prrafos 7.8 y 7.9. Seccin 7. Estado de flujos de efectivo. De acuerdo al mtodo
seleccionado el usuario deber definir o no la seccin correspondiente a Depuracin de la
utilidad, esta seccin solo estar habilitada cuando el usuario indica que la preparacin del estado
de flujos de efectivo se efectuara a travs del mtodo indirecto, caso en el cual para obtener el
efectivo neto procedente de las actividades de operacin, se debe ajustar la utilidad por el efecto
(incremento o disminucin) de las partidas involucradas en la determinacin de la utilidad pero que
no se ven reflejadas en el efectivo como depreciaciones, amortizaciones, provisiones, reversiones de
provisiones etc., se debe tener en cuenta que en las parametrizacion de los conceptos o filas creadas
para llevar a cabo la depuracin de la utilidad, cuando estas filas estn asociadas a cuentas, en el
tipo de acumulado de la informacin para estas cuentas solo aparecern las opciones Neto; dbitos y
Crditos, en este caso no aparece la opcin Saldos debido a que las cuentas involucradas en este
apartado son cuentas de resultado, por lo tanto solo se tendrn en cuenta las transacciones
correspondientes al periodo del cual se prepara y presenta el estado de flujos de efectivo. Si la
entidad determina que la preparacin del estado de flujos de efectivo se va a realizar a travs del
mtodo directo, en este caso no se deber efectuar esta depuracin en la utilidad para obtener el
efectivo neto de las actividades de operacin, por lo tanto esta seccin no se mostrara en el diseo
del reporte.

Adicionalmente el usuario deber definir las cuentas que representan el efectivo y equivalentes al
efectivo sobre las cuales desea determinar las variaciones en el periodo que corresponda.
Estos son los principales cambios que se encuentran en la definicin de la plantilla que se utilizara
para la preparacin y presentacin del estado de flujos de efectivo, por lo dems las opciones que
encontrara el usuario corresponden a las descritas anteriormente, solo que en este caso estarn
divididas en diferentes secciones (Depuracin de la utilidad y Cambios en el capital de trabajo) o en

203

PROAsistemas S.A.
diferentes pestaas segn correspondan para cada una de las actividades que componen el estado de
flujos de efectivo (Actividades de operacin, Actividades de inversin y Actividades de
financiacin).
El sistema almacena los cambios realizados a las presentaciones de los Estados Financieros
automticamente.

204

PROAsistemas S.A.
TERCEROS E IMPUESTOS
Permite la gestin de los terceros e impuestos para una empresa determinada,
parametrizado las diferentes caractersticas especiales y generales de cada uno de ellos para
permitirles una utilizacin en las diferentes procesos que pueda llevar a cabo esta empresa.

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES el sistema lista las

opciones y parmetros a configurar en el proceso TERCEROS E IMPUESTOS.

IMPUESTOS, DESCUENTOS Y VALORES

En la funcin de impuestos el sistema brinda al usuario la posibilidad de realizar una
definicin, modificacin/actualizacin o eliminacin de los impuestos, descuentos y valores
a dems permitiendo una importacin de estos atributos por parte de otra empresa o ver en
detalle cada uno de ellos.
INSERTAR IMPUESTO, DESCUENTO Y VALOR
Permite al usuario la insercin o creacin de un Impuesto, Descuento o Valor que solo
podr ser utilizado por la empresa donde se realiz la accin. En este parmetro el usuario
podr definir las cuentas a las cuales se realizaran los respectivos registros contables en los
diferentes documentos que utilicen los conceptos creados en este parmetro. La
informacin de esta opcin el usuario la podr modificar durante el proceso de transicin a
las NIIF para Pymes que se ejecute dentro del software o posterior a la ejecucin del
proceso de transicin el usuario podr modificar la informacin de este parmetro
ingresando directamente a la opcin en el men del software.

205

PROAsistemas S.A.
Vale la pena recordar que en este parmetro el usuario no solo definir la informacin
contable relacionada con impuestos y retenciones, sino adems definir la informacin
contable de los conceptos mediante los cuales contabilizara conceptos como ventas,
descuentos o compras segn el modulo al que corresponde el documento.
Para realizar la debida insercin el usuario debe:
1.

Al encontrarse en la interfaz principal de PAREMETROS PARTICULARES el

usuario debe ubicar TERCEROS E IMPUESTOS y seleccionar la opcin
Impuestos, Descuentos y Valores.

2.

Presione clic derecho opcin Crear o presionando la tecla INSERT.

3.

De inmediato se desplegara un formulario para la creacin de un Impuesto,

Descuento o Valor, completando los siguientes atributos:

206

Descripcin: Permite realizar la definicin mediante un nombre especifico

de tipo alfanumrico en un campo de texto que soporta una longitud mxima
de 45 (cuarenta-cinco) caracteres.

PROAsistemas S.A.

207

Tipo: Define el tipo de impuesto. El sistema permite definir el tipo de

impuesto relacionado a la descripcin especificndolo de cero o
seleccionando de la siguiente lista:


I.V.A.

I.C.A.

Retencin en la Fuente.

Impuesto al Consumo.

Retencin del I.C.A.

Retencin del I.V.A.

Autorretension.

Sobretasa.

Otro Impuesto.

Valor Base.

Retencin HortiFruticola (Ventas).

Retencin Bolsa Agropecuario (Ventas).

Retencin CREE.

Retencin HCS.

Autorentencio CREE.

Clase de Tarifa: Persiana de seleccin que permite la definicin por parte

del usuario de la clase de tarifa que poseer el impuesto:


Porcentaje: Habilita la casilla de Tarifa para que calcule un valor

porcentual.

Valor: Habilita la casilla de Tarifa para que obtenga un valor

numrico fijo.

PROAsistemas S.A.

Tarifa: Permite la captura de un valor numrico definido explcitamente en

la Clase de Tarifa.

Base: Campo de texto que permite capturar el valor numero con el que se
realiza la gestin de la clase de Tarifa y la Tarifa.

208

Porcentual: En caso de seleccionar esta opcin en la Clase de Tarifa

significara la escala a manejar.

Valor: Permite definir que por cada valor X se proceder a manejar

el valor contenido en el campo de Texto Tarifa.

Redondear: Permite redondear una cantidad de varias formas o no hacerlo

si el usuario lo decide:


No redondear.

Al peso.

A la Decena.

A la Centena.

A Miles.

Naturaleza: Persiana de seleccin que permite definir de que naturaleza ser

el impuesto, se encontraran dos opciones para realizar este proceso:


Crdito.

Dbito.

Tecla Rpida: Facilitar la utilizacin del impuesto mediante la pulsacin de

una tecla en otros procesos.

PROAsistemas S.A.
El sistema permite dos pestaas para la definicin de las cuentas que se emplearan en los
procesos correspondientes al impuesto:

Informacin Contable Fiscal: Pestaa encargada de la definicin de cuentas

basados en parmetros y normas legalmente establecidos en cada pas, es de vital
importancia para la presentacin de declaraciones y el pago de impuestos:

Cuenta Debito Ventas: Campo de texto encargado de capturar la cuenta

correspondiente a ventas de naturaleza debito almacenada en la cartilla
Fiscal de la empresa. Para desplegar la cartilla de cuentas presione ENTER
o dirjase al icono donde termina el campo de texto.

Cuenta Crdito Ventas: Campo de texto encargado de capturar la cuenta

correspondiente a ventas de naturaleza crdito almacenada en la cartilla
Fiscal de la empresa. Para desplegar la cartilla de cuentas presione ENTER
o dirjase al icono donde termina el campo de texto.

Cuenta Debito Compras: Campo de texto encargado de capturar la cuenta

correspondiente a compras de naturaleza debito almacenada en la cartilla
Fiscal de la empresa. Para desplegar la cartilla de cuentas presione ENTER
o dirjase al icono donde termina el campo de texto.

Cuenta Crdito Compras: Campo de texto encargado de capturar la cuenta

correspondiente a compras de naturaleza crdito almacenada en la cartilla
Fiscal de la empresa. Para desplegar la cartilla de cuentas presione ENTER
o dirjase al icono donde termina el campo de texto.

Informacin Contable NIIF: Persiana encargada de la definicin de cuentas de

una manera estandarizada sin olvidar su importancia legal y aplicabilidad de una
manera global. Permite la seleccin de las cuentas basadas en estndares para
realizar las transacciones de los impuestos:

209

Cuenta Debito Ventas: Para los documento que pertenezcan al modulo

Gestin de ventas que generan contabilizacin como por ejemplo factura
de venta, remisiones, en esta cuenta se debe definir la cuenta que se utilizara
para registrar conceptos como por ejemplo descuentos aplicados a pie de
factura y que el usuario desee registrar contablemente por efectos de control
o de anlisis, cuenta contable NIIF a la cual se registraran las devoluciones
en ventas, la cuenta contable NIIF a la cual se registrara la retencin en la
fuente que le practican a la empresa al momento de vender, la cuenta
contable NIIF a la cual se registrara el IVA descontables originado en las

PROAsistemas S.A.
devoluciones en ventas, entre otras esta es la funcin de la cuenta contable
NIIF definida en esta opcin. Se debe tener en cuenta que al momento de
definir la cuenta contable NIIF, el listado de cuentas que se muestra al
usuario corresponde al plan de cuentas de la informacin NIIF, el cual se
debe crear previamente. Campo de texto encargado de capturar la cuenta
correspondiente a ventas de naturaleza debito almacenada en la cartilla NIIF
de la empresa. Para desplegar la cartilla de cuentas presione ENTER o
dirjase al icono donde termina el campo de texto.

Cuenta Crdito Ventas: En esta opcin se define la cuenta contable NIIF

que se acreditara al momento de registrar un documento del mdulo
gestin de ventas que generan contabilizacin como por ejemplo el caso
de la factura de venta, por lo tanto en este campo segn el tipo de concepto
que se est creando podr ir la cuenta contable NIIF que se utilizara para
registrar el ingreso en las ventas, la cuenta contable NIIF que se utilizara en
la venta al momento de registrar el IVA generado, la cuenta contable NIIF a
la cual se registrara la retencin a cargo generada en devoluciones en ventas.
Se debe tener en cuenta que al momento de definir la cuenta contable NIIF,
el listado de cuentas que se muestra al usuario corresponde al plan de
cuentas de la informacin NIIF, el cual se debe crear previamente.
Campo de texto encargado de capturar la cuenta correspondiente a ventas de
naturaleza crdito almacenada en la cartilla NIIF de la empresa. Para
desplegar la cartilla de cuentas presione ENTER o dirjase al icono donde
termina el campo de texto.

Cuenta Debito Compras: En este opcin se definir la cuenta contable

NIIF que se debitara en la elaboracin de documentos del mdulo Gestin
de compras que generan contabilizacin como por ejemplo la factura de
compra, por lo tanto en esta opcin segn el tipo de concepto creado podr
registrarse la cuenta de inventario a la cual se registrara una compra de
productos, la cuenta correspondiente al IVA descontable procedente de un
compra, la cuenta de retencin en la fuente generada en una devolucin de
factura de compra. Se debe tener en cuenta que al momento de definir la
cuenta contable NIIF, el listado de cuentas que se muestra al usuario
corresponde al plan de cuentas de la informacin NIIF, el cual se debe crear
previamente.
Campo de texto encargado de capturar la cuenta correspondiente a compras
de naturaleza debito almacenada en la cartilla NIIF de la empresa. Para
desplegar la cartilla de cuentas presione ENTER o dirjase al icono donde
termina el campo de texto.

210

Cuenta Crdito Compras: En esta opcin se definir la cuenta contable

NIIF que se acreditara con la elaboracin de documentos del mdulo
Gestin de compras que generan contabilizacin como por ejemplo la

PROAsistemas S.A.
factura de compra, por lo tanto en esta opcin puede estar definida segn el
tipo de concepto creado la cuenta de retencin en la fuente que practica la
empresa en las compras, la cuenta contable de IVA que se genera por las
devoluciones en compras, la cuenta contable NIIF del inventario a la que se
registran las devoluciones en ventas. NIIF, el listado de cuentas que se
muestra al usuario corresponde al plan de cuentas de la informacin NIIF, el
cual se debe crear previamente.
Campo de texto encargado de capturar la cuenta correspondiente a compras
de naturaleza crdito almacenada en la cartilla NIIF de la empresa. Para
desplegar la cartilla de cuentas presione ENTER o dirjase al icono donde
termina el campo de texto.

4.

Para dar por finalizada la creacin del impuesto y su respectiva insercin al

Catlogo de Impuestos e usuario debe completar todos los datos a cabalidad para
que el sistema habilite el botn Aceptar y realice la Creacion respectiva o por el
contrario presionar el botn Cancelar o tecla ESC para salir del formulario de
insercin sin realizar cambios.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

MODIFICAR IMPUESTOS
Permite la modificacin de algunos atributos del formulario de registro del Impuesto. Para
realizar esta accin el usuario debe seguir los siguientes pasos:
1.

211

En la interfaz principal de TERCEROS, DESCUENTOS Y VALORES presione

clic derecho opcin Modificar para indicar al sistema que se va a ejecutar un
proceso de actualizacin de un registro.

PROAsistemas S.A.

2.

De inmediato se desplegara el formulario de la insercin con algunos datos

habilitados para su respectiva modificacin, teniendo en cuenta los parmetros y
limitantes establecidos en la creacin del registro.

3.

Para continuar la actualizacin o modificacin de los atributos contenidos en el

formulario de los impuestos el usuario debe presionar el botn Aceptar, si este se
encuentra habilitado o presione el botn Cancelar si el usuario desea salir del
proceso.

Botn Aceptar.
ELIMINAR IMPUESTOS
Procedimiento que brinda al usuario la posibilidad de eliminar o suprimir los diferentes
registros insertados anteriormente, que no se usen o estn abolidos por las diferentes
normas de estandarizacin vigentes:

212

1.

Seleccionar el registro de impuestos a eliminar presionar clic derecho opcin

Eliminar o pulsando la tecla SUPR (Suprimir).

2.

De inmediato informara del impuesto con todos los atributos correspondientes al

registro en modo visualizacin.

PROAsistemas S.A.

3.

Para continuar con el proceso de suprimir el registro, el usuario debe presionar el

botn Eliminar o por el contrario botn Cancelar para salir sin realizar ninguna
alteracin.

Botn Eliminar.

Botn Cancelar.
IMPORTAR IMPUESTOS
Proceso que permite la importacin de registros de Impuestos, descuentos y valores de otra
empresa para realizar acciones especficas en la empresa gestora. Para llevar a cabo esta
accin el usuario debe realizar los siguientes pasos:

213

1.

En la interfaz de IMPUESTOS, DESCUENTOS Y VALORES el usuario debe

presionar clic derecho opcin Traer de o la combinacin de teclas CTRL +
INSERT.

2.

Al ejecutar este proceso el sistema desplegara un listado de las empresas que se

encuentren creadas, sin embargo, el usuario tiene la posibilidad de no poseer
privilegios para el acceso a algunas de ellas, las cuales no se listaran. Seleccione la
empresa para visualizar los registros que contiene.

3.

El sistema listara los impuestos que maneje dicha empresa. El usuario tiene la
versatilidad de realizar las siguientes acciones:

PROAsistemas S.A.

Marcar Todo: Se puede realizar con clic derecho opcin Marcar Todo o
presionando la combinacin de teclas CTROL+ INSERT, lo que producir
por resultado la seleccin de todos los registros de impuestos, descuentos y
valores.

Desmarcar Todo: Realiza el proceso opuesto al anterior. Se ejecuta

mediante clic derecho opcin Desmarcar Todo o la combinacin de teclas
CTRL+SUPR.

Copiar Seleccin: Este proceso permite

impuestos, descuentos y valores de la otra
realiza la accin para realizar el respectivo
clic derecho Opcin Copiar Seleccin o
CTRL+ENTER.

la insercin de registros de
empresa para traerlos a la que
funcionamiento. Se realiza con
con la combinacin de teclas

Al completar el proceso a satisfaccin la empresa importadora contendr todos los

impuestos extrados de la otra empresa y los propios.

214

PROAsistemas S.A.

DETALLE DE IMPUESTOS
Procedimiento que le ofrece al usuario la capacidad de visualizar la informacin de cada
registro de Impuesto, descuento o valor que se encuentra ingresado en el sistema (por
creacin o importacin). Para conseguir la utilizacin de esta opcin se deben efectuar los
siguientes pasos:

215

En la interfaz de Impuesto, Descuentos y valores presione clic derecho opcin

Detalle o presionando la combinacin de teclas CTRL+D.

De inmediato se desplegara el formulario del impuesto en modo visualizacin. Si

desea ver otro impuesto simplemente muvase mediante las flechas del teclado o
seleccionando otro con el puntero.

Si desea salir de la vista en detalle presione clic derecho opcin Detalleo la

combinacin de teclas CTRL+D.

PROAsistemas S.A.
CUENTAS DE USO ESPECFICO
Permite realizar una definicin especfica de una serie de cuentas y subcuentas que tienen
una relacin directa con los impuestos. Para llevar a cabo este proceso el usuario debe
realizar los siguientes pasos:
1.

Ubicar en la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES el proceso

TERCEROS E IMPUESTO y seleccionar la opcin Cuentas de Uso Especfico.

2.

De inmediato se desplegara una ventana con la informacin de configuracin de

este proceso contenido en dos pestaas:

216

General: Permite realizar la definicin de un numero especifico a una

cuenta. Para la gestin de este proceso encontramos una lista con las
siguientes cuentas o subcuentas por asignar:


Retencin en la Fuente (Que hicimos).

Retencin en la Fuente (Que nos hacen).

Impuesto a las ventas (IVA generado).

Impuesto a las Ventas (IVA descontable).

Impuesto a las Ventas (Que retenemos).

Impuesto a las Ventas (Que nos retienen).

Impuesto de Industria y Comercio.

Industria y Comercio (Que retenemos).

PROAsistemas S.A.


Industria y Comercio (Que nos retienen).

Objetos grficos que permiten la captura de caracteres numricos que

especifiquen de una manera correspondiente cada uno de los registros a
cuentas encontradas en la cartilla de cuentas.

Cancelacin de Cuentas: Permite la eliminacin de los registros mediante clic

derecho opcin Eliminar Registro o la combinacin de teclas CTRL+SUPR, para
lo que el registro debe estar seleccionado.

Para guardar los cambios efectuados en Cuentas de Uso Especifico se requiere

que el usuario presione el botn Aceptar en cualquiera de las dos pestaas o el
botn Cancelar para salir sin realizar ninguna modificacin.

217

PROAsistemas S.A.
Botn Aceptar (Habilitado)

CONCEPTOS TRIBUTARIOS
Ofrece al usuario realizar una descripcin de un concepto tributario para la utilizacin en
diferentes gestiones de documentos e informes que posiblemente puede llegar a realizar el
usuario y requerir la empresa.
Para iniciar la gestin de los conceptos tributarios el usuario debe realizar los siguientes
pasos:
1.

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES el usuario debe

ubicar el proceso de TERCEROS E IMPUESTOS y seleccionar la opcin
CONCEPTOS TRIBUTARIOS.

El procedimiento Conceptos Tributarios permite realizar los siguientes procesos:

CREAR CONCEPTO TRIBUTARIO
Permite al usuario la insercin en el sistema de un concepto tributario para su respectiva
utilizacin en documentos e informes requeridos por la empresa:
1.

218

Clic derecho en la interfaz principal de Concepto Tributario opcin Crear o

presionar la tecla INSERT (Insertar).

PROAsistemas S.A.

2.

3.

De inmediato se desplegara el formulario de insercin en la parte inferior que

contiene dos atributos:

Descripcin: Permite la definicin del nombre del Concepto Tributario.

Dicho descripcin puede tener una longitud mxima de 60 caracteres
alfanumricos.

Valor Mnimo: Atributo utilizado para la insercin de un valor numrico

representativo o equivalente a la descripcin de gran longitud.

Para insertar el concepto tributario el usuario debe presionar el botn Aceptar o por
el contrario el botn Cancelar para abortar el proceso.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

Al momento de listar los conceptos tributarios insertados informara de una columna cdigo
que se encarga de la identificacin nica e irrepetible del concepto tributario asignado por
el sistema.

MODIFICAR CONCEPTO TRIBUTARIO

Permite la modificacin o actualizacin de los registros insertados de Concepto Tributario.
Para llevar a cabo esta accin el usuario debe realizar los siguientes pasos.
1.

219

Seleccionar el archivo a modificar, clic derecho opcin Modificar.

PROAsistemas S.A.
2.

Se desplegaran los dos atributos para su respectiva modificacin. Tenga en cuenta

que la modificacin debe seguir las restricciones y los parmetros estipulados y
delimitados en la insercin/creacin del concepto Tributario.

3.

Para guardar los cambios el usuario debe presionar el botn Aceptar. Para salir sin
modificar y guardar los cambios presione el botn Cancelar.

ELIMINAR CONCEPTO TRIBUTARIO

Permite la eliminacin de los Conceptos tributarios que ya no se requieran. El usuario debe
realizar los siguientes pasos para cumplir esta accin:
1.

Seleccionar el Concepto Tributario a eliminar, clic derecho opcin Eliminar o

presionar la tecla SUPR.

2.

El sistema informara de los atributos en la parte inferior de la interfaz, los cuales

solo se podrn visualizar.

3.

Para completar la accin el usuario debe presionar el botn Eliminar o presionar el

botn Cancelar para salir sin realizar ninguna alteracin al sistema.

LIGAR CUENTAS
Proceso que permite relacionar un Concepto Tributario a una cuenta. Para realizar este
proceso se debe llevar a cabo:

220

1.

Seleccione el Concepto Tributario a ligarle cuentas, clic derecho opcin

LigarCuentas.

2.

El sistema listara todas las cuentas existentes que se encuentren registradas en el

sistema al costado derecho de la interfaz.

PROAsistemas S.A.

221

3.

Seleccione la cuenta que va a Ligar al Conceptos tributario, clic derecho opcin

Ligar o presionar la tecla INSERT.

4.

En caso de poseer cuentas ligadas a conceptos tributarios y desee romper el enlace

seleccione la cuenta, clic derecho opcin Desligar o presionar la tecla SUPR.

5.

Para guardar los cambios realizados presione clic derecho opcin Regresar o
presionar la tecla ESC. Todos los cambios que se realicen al salir el sistema los
guardara automticamente.

PROAsistemas S.A.
INGRESOS Y RETENCIONES
Permite la definicin de los diferentes ingresos y retenciones que se puedan efectuar o
incluir en los formatos desarrollados por un usuario determinado. Este proceso permite la
gestin de los Ingresos y Retenciones mediante los siguientes procedimientos:
CREAR INGRESOS Y RETENCIONES
El usuario debe realizar las siguientes acciones:
1.

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES ubique el proceso

TERCEROS E IMPUESTOS y seleccionar el procedimiento INGRESOS Y
RETENCIONES.

2.

En la interfaz principal de INGRESOS Y RETENCIONES, clic derecho opcin Crear

o presione la tecla INSERT.

3.

Se desplegara un formulario que solo contiene un atributo:

222

Descripcin: Permite definir el nombre del ingreso y retencin para ser

utilizado en los diferentes formatos en los que se requiera.

PROAsistemas S.A.
4.

Para realizar la insercin, el usuario debe presionar el botn Aceptar o si desea

cancelar la creacin debe presionar el botn Cancelar.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

El usuario al listar los Ingresos y Retenciones informara e identificara el registro de
manera nica mediante un cdigo.
MODIFICAR INGRESOS Y RETENCIONES
Permite realizar la modificacin o actualizacin de los registros encontrados en el listado de
Ingresos y Retenciones. Para realizar este procedimiento el usuario debe realizar las
siguientes acciones:
1.

Seleccione el registro a ser modificado, clic derecho opcin Modificar.

2.

El sistema desplegara en la parte inferior de la interfaz el atributo que se puede

modificar.

3.

Presione el botn Aceptar si desea que se guarden los cambios o el botn Cancelar
para salir sin alterar el mismo.

ELIMINAR INGRESOS Y RETENCIONES

Permite eliminar un registro encontrado en el listado. Este procedimiento se realiza
mediante las siguientes acciones:
1.

223

Seleccione el registro a eliminar, clic derecho opcin Eliminar o presione la tecla

SUPR (Suprimir).

PROAsistemas S.A.

2.

Para completar la accin el usuario debe presionar el botn Eliminar o por el

contrario Cancelar para salir sin alterar el registro.

LIGAR CUENTAS A INGRESOS Y RETENCIONES

Proceso que permite relacionar un Ingreso y Retencin a una cuenta. Para realizar este
proceso se debe llevar a cabo:

224

1.

Seleccione el registro de Ingreso y Retencin a ligarle cuentas, clic derecho opcin

Ligar Cuentas.

2.

El sistema listara todas las cuentas existentes que se encuentren registradas en la

cartilla de cuentas Fiscales gestionadas en el mdulo ADMINISTRADOR.

3.

Seleccione la cuenta que va a Ligar al Conceptos tributario, clic derecho opcin

Ligar o presionar la tecla INSERT.

4.

En caso de poseer cuentas ligadas a conceptos tributarios y desee romper el enlace

seleccione la cuenta, clic derecho opcin Desligar o presionar la tecla SUPR.

PROAsistemas S.A.
5.

Para guardar los cambios realizados presione clic derecho opcin Regresar o
presionar la tecla ESC. Todos los cambios que se realicen al salir el sistema los
guardara automticamente.

CONCEPTOS PARA DECLARACION DE IVA

Proceso que permite la debida gestin de los Conceptos para Declaraciones de IVA, por lo
cual permite realizar los siguientes procedimientos:
CREAR CONCEPTO PARA LA DECLARACION DE IVA
Procedimiento que tiene como fin la creacin o insercin de un registro de Concepto para la
Declaracin de IVA, para lo cual el usuario debe realizar las siguientes acciones:
1.

En la interfaz principal de Concepto para Declaracin de IVA, clic derecho opcin

Crear o presionar la tecla INSERT.

2.

Se desplegara un formulario que contiene un atributo, que se explica a continuacin:

3.

Descripcin: Permite realizar una definicin adecuada del registro mediante

el nombre que va a identificar el Concepto para Declaracin de IVA que se
utilizara en los diferentes procesos y procedimientos que se lleven a cabo en
la empresa.

Para completar el proceso de insercin el usuario debe presionar el botn Aceptar o

el botn Cancelar para salir de la insercin.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Habilitado)

MODIFICAR CONCEPTO PARA LA DECLARACION DE IVA
Procedimiento encargado de la modificacin o actualizacin del atributo descripcin que se
encuentra en el formulario del registro.

225

PROAsistemas S.A.
Para llevar a cabo este procedimiento el usuario debe llevar a cabo las siguientes acciones:
1.

Seleccione el registro del Concepto para la Declaracin de IVA, clic derecho opcin
Modificar.

2.

El nico atributo que se podr modificar o actualizar es Descripcin.

3.

Para confirmar la modificacin el usuario debe presionar el botn Aceptar o si

desea salir sin haber realizado ningn cambio presione el botn Cancelar.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar.
ELIMINAR CONCEPTO PARA DECLARACION DE IVA
Permite realizar la eliminacin de los Conceptos para Declaracin de IVA que ya no sean
utilizados y no se deseen actualizar.
Para completar el proceso satisfactoriamente el usuario debe llevar a cabo las siguientes
acciones:

226

1.

Seleccionar el registro de Concepto para Declaracin de IVA a eliminar, clic

derecho opcin Eliminar o pulsando la tecla SUPR.

2.

Se desplegara la informacin del Concepto para Declaracin de IVA, atributo no

modificable.

3.

Para continuar con la accin de Eliminar el Concepto para Declaracin de IVA

presione el botn Eliminar o el botn Cancelar para salir sin efectuar cambios.

PROAsistemas S.A.
LIGAR CUENTAS A UN CONCEPTO PARA DECLARACION DE IVA
Proceso que permite relacionar un Concepto para Declaracin de IVA a una cuenta. Para
realizar este proceso se debe llevar a cabo:
1.

Seleccione el registro de Concepto para Declaracin de IVA a ligarle cuentas, clic

derecho opcin Ligar Cuentas.

2.

El sistema listara todas las cuentas existentes que se encuentren registradas en el

sistema al costado derecho de la interfaz.

3.

Seleccione la cuenta que va a Ligar al Conceptos tributario, clic derecho opcin

Ligar o presionar la tecla INSERT.

4.

En caso de poseer cuentas ligadas a conceptos tributarios y desee romper el enlace

seleccione la cuenta, clic derecho opcin Desligar o presionar la tecla SUPR.

5.

Para guardar los cambios realizados clic derecho opcin Regresar o presionar la
tecla ESC. Todos los cambios que se realicen, al salir de la interfaz, el sistema los
guardara automticamente.

CONCEPTOS PARA DECLARACION DE RETENCION

Proceso que permite la debida gestin de los Conceptos para Declaraciones de
RETENCION, por lo cual permite realizar los siguientes procedimientos:

227

PROAsistemas S.A.
CREAR CONCEPTO PARA LA DECLARACION DE RETENCION
Procedimiento que tiene como fin la creacin o insercin de un registro de Concepto para la
Declaracin de RETENCION, para lo cual el usuario debe realizar las siguientes acciones:
1.

En la interfaz principal de Concepto para Declaracin de RETENCION, clic

derecho opcin Crear o presionar la tecla INSERT.

2.

Se desplegara un formulario que contiene un atributo, que se explica a continuacin:

3.

Descripcin: Permite realizar una definicin adecuada del registro mediante

el nombre que va a identificar el Concepto para Declaracin de
RETENCION que se utilizara en los diferentes procesos y procedimientos
que se lleven a cabo en la empresa,

Para completar el proceso de insercin el usuario debe presionar el botn Aceptar o

el botn Cancelar para salir de la insercin.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Habilitado)

MODIFICAR CONCEPTO PARA LA DECLARACION DE RETENCION
Procedimiento encargado de la modificacin o actualizacin del atributo descripcin que se
encuentra en el formulario del registro.
Para llevar a cabo este procedimiento el usuario debe llevar a cabo las siguientes acciones:
1.

228

Seleccione el registro del Concepto para la Declaracin de RETENCION, clic

derecho opcin Modificar.

PROAsistemas S.A.
2.

El nico atributo que se podr modificar o actualizar es Descripcin.

3.

Para confirmar la modificacin el usuario debe presionar el botn Aceptar o si

desea salir sin haber realizado ningn cambio presione el botn Cancelar.

Botn Aceptar (Habilitado)

ELIMINAR CONCEPTO PARA DECLARACION DE RETENCION
Permite realizar la eliminacin de los Conceptos para Declaracin de RETENCION que ya
no sean utilizados y no se deseen actualizar.
Para completar el proceso satisfactoriamente el usuario debe llevar a cabo las siguientes
acciones:
1.

Seleccionar el registro de Concepto para Declaracin de RETENCION a eliminar,

clic derecho opcin Eliminar o pulsando la tecla SUPR.

2.

Se desplegara la informacin del Concepto para Declaracin de RETENCION,

atributo no modificable.

3.

Para continuar con la accin de Eliminar el Concepto para Declaracin de IVA

presione el botn Eliminar o el botn Cancelar para salir sin efectuar cambios.

DOCUMENTACION
Permite realizar una definicin de los diferentes documentos que se pueden utilizar con los
terceros. Para iniciar la gestin de Documentacin de terceros el usuario debe realizar los
siguientes pasos:

229

En PARAMETROS PARTICULARES ubicar el proceso TERCEROS E

IMPUESTOS y seleccionar la opcin DOCUMENTACION.

PROAsistemas S.A.
Para la gestin de la documentacin el usuario puede realizar los siguientes
procedimientos:
CREAR DOCUMENTACION DE TERCEROS
Permite al usuario crear el nombre de un documento. El usuario puede realizar la creacin o
insercin de los documentos de terceros de la siguiente manera:
1.

En la interfaz principal de Documentacin de Terceros, clic derecho opcin Crear o

presionar la tecla INSERT.

2.

De inmediato se desplegara en la parte inferior de la interfaz un formulario de nico

atributo:

3.

Nombre del Documento: Campo de texto que permite la definicin del

nombre que va a identificar el documento. Puede ingresar hasta 60
caracteres de tipo alfanumricos.

Para finalizar la insercin o creacin el usuario debe presionar el botn Aceptar o el

botn Cancelar para salir sin realizar ninguna insercin.

Botn Aceptar.
MODIFICAR DOCUMENTACION DE TERCEROS
Permite modificar el nico atributo insertado con las mismas condiciones y restricciones
que este delimita. El procedimiento se realiza de la siguiente forma:

230

1.

Seleccionar el registro del Documento de Terceros, clic derecho opcin Modificar.

2.

Se desplegara el formulario con el nico atributo. Se puede modificar siguiendo los

parmetros descritos en la creacin.

PROAsistemas S.A.

3.

Para finalizar la actualizacin o modificacin satisfactoriamente el usuario debe

presionar el botn Aceptar o por el contrario si desea salir sin realizar cambios
presione el botn Cancelar.

ELIMINAR DOCUMENTACION DE TERCEROS

Permite eliminar el documento realizando las siguientes acciones.
1.

Seleccione el registro del Documento de Terceros, clic derecho opcin Eliminar o

pulsando la tecla SUPR.

2.

Se desplegara los datos de registro de modo visualizacin.

3.

Para continuar con el procedimiento de eliminacin el usuario debe presionar el

botn Eliminar o botn Cancelar si desea salir sin alterar el registro.

DETALLE DOCUMENTACION DE TERCEROS

Permite visualizar la informacin contenida en el atributo Nombre de Documento, este
procedimiento se realiza mediante las siguientes acciones:

231

1.

Seleccin el registro a visualizar, clic derecho opcin Detalle o presionando la

combinacin de teclas CTRL+D.

2.

De inmediato podr visualizar la informacin contenida en este registro. El sistema

permite visualizar otros registros con el hecho de saltar de registro ya sea mediante
las flechas del teclado o seleccionando con el mouse.

3.

Para salir de la visualizacin de registros el usuario puede pulsar clic derecho

opcin Detalle o la combinacin de teclas CTRL+D.

PROAsistemas S.A.
CENTROS DE COSTO
Permite realizar la definicin de la estructura de identificacin de los centros de costo. El
usuario debe realizar el siguiente procedimiento para definir la estructura a utilizar en los
centros de costo:
1. Al autentificarse de usuario de forma satisfactoria, el sistema desplegara la
interfaz principal de Helisa, sitio donde realizara la siguiente accin:

Al encontrarse en la interfaz principal de EXPORTAR IMPORTAR

PARAMETROS UTILITARIOS y seleccionar en la parte inferior el
proceso PARAMETROS PARTICULARES.

2. De inmediato se desplegara una interfaz que contiene al costado izquierdo el

espacio para definicin de la estructura de los Centros de costo y al costado
derecho del mismo la representacin grfica de la estructura.

3. La estructura permite la definicin de diez niveles para la identificacin nica de

un Centro de Costo. Los primeros dos niveles traen asignado por defecto dos
dgitos para cada uno, a partir del tercer nivel el usuario tiene derecho a
distribuir de una manera adecuada mximo 16 (diecisis) dgitos por los niveles

232

PROAsistemas S.A.
que se requiera. Al momento de realizar una modificacin en la estructura el
diseo de grafico cambiara al instante.

4. Para guardar los cambios realizados a la Estructura para los Centros de Costo el
usuario debe presionar el botn Aceptar, o presione el botn Cancelar para
salir de la configuracin sin guardar cambios.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar.

233

PROAsistemas S.A.
CUENTAS POR COBRAR
Permite realizar una serie de procesos orientados a la especificacin de las diferentes
acciones que se deben llevar a cabo en las Cuentas por Cobrar. Por tal motivo se derivan
varios subprocesos orientados a Cuentas por Cobrar pero cubriendo aspectos diferentes.

CONEXIONES Y TIPOS DE CARTERA

Subproceso que permite la gestin de las Conexiones y los Tipos de Cartera que el usuario
requiere para realizar sus acciones a cabalidad. Existen unas acciones que se deben realizar
de manera global para acceder a esta configuracin, dichas acciones son las siguientes:

Al iniciar la interfaz de configuraciones del sistema ubique y seleccione

PARAMETROS PARTICULARES y ubicar el proceso CONEXIONES Y
TIPOS DE CARTERA.

La gestin de informacin se realiza mediante los siguientes procedimientos:

CREAR CONEXION Y TIPO DE CARTERA
Permite realizar una insercin o creacin de un registro para ser utilizado y gestionado por
los usuarios. Este procedimiento se realiza mediante las siguientes acciones:
1.

234

En la interfaz principal de Conexiones y Tipo de Cartera, clic derecho opcin Crear

o presionar la tecla INSERT.

PROAsistemas S.A.
2.

De inmediato se desplegara un formulario que contiene cuatro pestaas que se

explican junto con sus atributos a continuacin:

235

Informacin General: Permite definir de una manera muy general los

diferentes registros orientados a las conexiones y tipos de cartera con los
siguientes atributos:


Cdigo: Carcter numrico definido por el sistema para identificar el

registro de una manera nica e irrepetible.

Nombre: Campo de texto que captura caracteres de tipo

alfanumricos con una longitud mxima de 40 (cuarenta) dgitos.

Conexiones: Permite definir e identificar las cuentas que van ligadas

o relacionadas directamente con el registro.

Mostrar las facturas pendientes de fechas posteriores: Persiana de

seleccin que presenta dos estados:


S.

No.

Trminos: Permite definir adecuadamente los trminos particulares

correspondientes e identificables de manera nica o con caractersticas
especiales. El sistema lista una tabla con los siguientes atributos:


Nombre Genrico: Listado de conceptos generales que deben tener

una asignacin personal por parte del usuario para hacer alusin al
registro que desea crear.

Nombre Particular: Permite especificar el nombre genrico

orientndolo a un trmino en especfico.

Orden: Permite utilizar el nombre particular en caso de estar

seleccionada la casilla. En caso opuesto utilizara el nombre genrico
(defecto del sistema).

Mximo: Campo de texto que se encarga de limitar la longitud de

cada nombre particular.

PROAsistemas S.A.

Inters Corriente: Permite definir el Inters Correspondiente para el

registro por parte del usuario. Para realizar esta accin el usuario debe
habilitar la casilla de seleccin Manejar inters corriente y secuencialmente
de manera automtica el sistema activara los siguientes atributos con sus
valores por defecto:


Porcentaje de Inters: Campo de texto que permite la definicin

explicita de un valor mximo de 4 dgitos de carcternumrico por
parte del usuario.

Porcentaje Sugerido: Pestaa de seleccin que permite seleccionar

al usuario el tipo de inters que tendr que pagar este registr.
Existen as siguientes opciones:
Mnimo.

Pactado.

Usura.

Mximo.

Negociable: Persiana de seleccin que permite definir si los valores

porcentuales de inters pueden tener alguna variacin al producirse
un dialogo con el perjudicado.

Redondear: Pestaa de seleccin que permite al usuario definir si el

monto econmico arrojado por los intereses puede ser redondeado a
alguna de las siguientes opciones:

236

No redondear.

Al Peso.

A la Decena.

A la Centena.

A Miles.

Al pagar liquidar el inters sobre porcin de mes, solo si supera:

Permite definir un intervalo de das que no superen la longitud

PROAsistemas S.A.
mxima de 3 (tres) dgitos, este campo de texto solo captura
caracteres numricos.

237

Inters por Mora: Permite definir el valor porcentual correspondiente para

el registro por parte del usuario. Para realizar esta accin el usuario debe
habilitar la casilla Manejar Inters por Mora y secuencialmente de manera
automtica el sistema activara los siguientes atributos con sus valores por
defecto:


Porcentaje de Inters: Campo de texto que permite la definicin

explicita de un valor mximo de 4 dgitos de carcter numrico por
parte del usuario.

Porcentaje Sugerido: Pestaa de seleccin que permite seleccionar

al usuario el tipo de inters que tendr que pagar este registr.
Existen as siguientes opciones:


Mnimo.

Pactado.

Usura.

Mximo.

Negociable: Persiana de seleccin que permite definir si los valores

porcentuales de inters pueden tener alguna variacin al producirse
un dialogo con el perjudicado.

Redondear: Pestaa de seleccin que permite al usuario definir si el

monto econmico arrojado por los intereses puede ser redondeado a
alguna de las siguientes opciones:


No redondear.

Al Peso.

A la Decena.

A la Centena.

A Miles.

PROAsistemas S.A.


Mtodo de Clculo: Permite definir los valores en concreto de

tiempo y especificar al monto al cual se le realizara la operacin del
inters.

Al pagar liquidar solo si supera los X das de mora: La letra X

permite definir cualquier nmero de longitud mxima de 3 dgitos.


3.

Seleccin del Tipo de Porcentaje de inters a evaluar: El

sistema ofrece al usuario dos opciones para realizar esta
accin:


Calcular el porcentaje de Inters sobre los das en

mora.

Calcular el porcentaje de inters del mes completo.

Al completar todos los atributos requeridos o por lo menos los obligatorios el

usuario debe insertar el registro mediante el botn Aceptar o por el contrario
cancelar la insercin mediante el botn Cancelar.

MODIFICAR CONEXION Y TIPO DE CARTERA

Permite realizar modificaciones en la mayora de los atributos exceptuando el cdigo nico
(generado por el sistema).
Para realizar este procedimiento de modificacin o actualizacin el usuario debe ejecutar
las siguientes acciones:

238

1.

Seleccionar el registro a modificar, clic derecho opcin Modificar.

2.

De inmediato se desplegaran las pestaas de configuracin. Para realizar la

modificacin o actualizacin verifique los parmetros y condiciones descritos en la
creacin de Conexin y Tipo de Cartera.

PROAsistemas S.A.

3.

Para confirmar la modificacin/actualizacin presione el botn Aceptar en caso

opuesto que no se desee guardar los cambios presione el botn Cancelar.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar.
ELIMINAR CONEXION Y TIPO DE CARTERA
El usuario al ingresar a este procedimiento tiene el privilegio de Eliminar los diferentes
registros creados o modificados en los anteriores procedimientos.
Para llevar a cabalidad este procedimiento el usuario debe realizar las siguientes acciones:
1.

Seleccionar el registro a Eliminar, clic derecho opcin Eliminar o presione la tecla

SUPR.

2.

De inmediato el usuario podr visualizar la informacin general contenida en los

atributos de este registro en la parte inferior de la interfaz.

3.

Para continuar con el procedimiento el usuario debe pulsar el botn Eliminar o en

caso opuesto presione el botn Cancelar.

Botn Eliminar.

239

PROAsistemas S.A.
SALIR DE CONEXION Y TIPO DE CARTERA
Para realizar este procedimiento el usuario debe dar clic derecho opcin Salir o presionar la
tecla ESC.

CUENTAS DE USO ESPECFICO

Proceso que permite definir un nmero especfico de cuentas para llevar a cabo unas
acciones relacionadas con los diferentes intereses que tienen una relacin directa con los
registros realizados en la gestin de Conexin y Tipo de Cartera.
Para llevar a cabo este procedimiento el usuario debe realizar los siguientes pasos:

240

1.

Al iniciar la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES, el usuario

debe ubicar el proceso CUENTAS POR COBRAR y seleccionar el procedimiento
CUENTAS DE USO ESPECIFICO.

2.

Al ingresar a la interfaz principal de Cuentas de Uso Especfico, informara de los

siguientes atributos que deben ser completados por el usuario:

Inters Corriente (Deudores):

Inters Corriente (Ingresos):

Tarifa de I.V.A Inters Corriente:

PROAsistemas S.A.

3.

Inters por Mora (Deudores):

Inters por Mora (Ingresos):

Tarifa de I.V.A Inters por Mora:

Para finalizar el proceso el usuario debe pulsar el botn Aceptar para que los
cambios realizados sean guardados exitosamente o botn Cancelar para salir sin
realizar ningn tipo de alteracin o presionar la tecla ESC.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar.

DOCUMENTACION
Permite realizar una definicin de los diferentes documentos que se pueden utilizar con las
Cuentas por Cobrar. Para iniciar la gestin de Documentacin de terceros el usuario debe
realizar los siguientes pasos:

241

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES, el usuario debe

ubicar el proceso CUENTAS POR COBRAR y seleccionar el proceso
DOCUMENTACION.

PROAsistemas S.A.

CREAR DOCUMENTACION DE CLIENTES

Permite al usuario crear el nombre de un documento. El usuario puede realizar la creacin o
insercin de los documentos de clientes de la siguiente manera:
1.

En la interfaz principal de Documentacin de clientes, clic derecho opcin Crear o

presionar la tecla INSERT.

2.

De inmediato se desplegara en la parte inferior de la interfaz un formulario de nico

atributo:

3.

Nombre del Documento: Campo de texto que permite la definicin del

nombre que va a identificar el documento. Puede ingresar hasta 60
caracteres de tipo alfanumricos.

Para finalizar la insercin o creacin el usuario debe presionar el botn Aceptar o el

botn Cancelar para salir sin realizar ninguna insercin.

Botn Aceptar (Habilitado)

242

PROAsistemas S.A.
MODIFICAR DOCUMENTACION DE CLIENTES
Permite modificar el nico atributo insertado con las mismas condiciones y restricciones
que este delimita. El procedimiento se realiza de la siguiente forma:
1.

Seleccionar el registro del Documento de los clientes, clic derecho opcin

Modificar.

2.

Se desplegara el formulario con el nico atributo. Se puede modificar siguiendo los

parmetros descritos en la creacin.

3.

Para finalizar la actualizacin o modificacin satisfactoriamente el usuario debe

presionar el botn Aceptar o por el contrario si desea salir sin realizar cambios
presione el botn Cancelar.

Botn Aceptar (Habilitado)

ELIMINAR DOCUMENTACION DE CLIENTES
Permite eliminar el registro del documento realizando las siguientes acciones.

243

1.

Seleccione el registro del Documento de Terceros, clic derecho opcin Eliminar o

pulsando la tecla SUPR.

2.

Se desplegara los datos de registro de modo visualizacin.

3.

Para continuar con el procedimiento de eliminacin el usuario debe presionar el

botn Eliminar o botn Cancelar si desea salir sin alterar el registro.

PROAsistemas S.A.
Botn Eliminar.
DETALLE DOCUMENTACION DE CLIENTES
Permite visualizar la informacin contenida en el atributo Nombre de Documento, este
procedimiento se realiza mediante las siguientes acciones:
1.

Seleccin el registro a visualizar, clic derecho opcin Detalle o presionando la

combinacin de teclas CTRL+D.

2.

De inmediato podr visualizar la informacin contenida en este registro. El sistema

permite visualizar otros registros con el hecho de saltar de registro ya sea mediante
las flechas del teclado o seleccionando con el mouse.

3.

Para salir de la visualizacin de registros el usuario puede pulsar clic derecho

opcin Detalle o la combinacin de teclas CTRL+D.

PROVICIONES
Procedimiento que se encarga de llevar a cabo la definicin de los parmetros utilizados
por el documento para efectuar la provisin de cartera, cuando se realiza la elaboracin de
este documento de forma global y de manera completamente automtica. En esta opcin se
definen los parmetros tanto para la provisin segn el Decreto 2649 como los lineamientos
NIIF para las Pymes los cuales pueden ser totalmente diferentes para cada tipo de cartera
sobre la que el usuario define que desee calcular provisin de cartera.
Para ingresar a configurar las provisiones la empresa debe contener registros en el proceso
Conexiones y tipos de cartera.

244

Al ingresar a la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES el

usuario debe ubicar el proceso CUENTAS POR COBRAR y seleccionar el
proceso PROVISIONES.

PROAsistemas S.A.

El sistema desplegara una interfaz que contiene los registros gestionados en

CONEXIONES Y TIPOS DE CARTERA para asociar PROVISION LOCAL
DE CARTERA y PROVISION NIIF DE CARTERA.

Al desplegarse la interfaz de provisiones el usuario tiene la capacidad definir los

parmetros relacionados a las provisiones de tipo fiscal segn lo establecido en el Decreto
2649 y dems normas vigentes en el pas, incluyendo las Normas Fiscales. Las cuales
ejercen gran influencia sobre el manejo contable de las operaciones en las empresas que

245

PROAsistemas S.A.
adems es una de las razones por las cuales se le ha otorgado este nombre a esta opcin. El
sistema permite calcular la provisin de dos tipos de cartera: fiscal y NIIF. Para editar la
cartera de tipo Fiscal el usuario debe realizar las siguientes acciones:
1.

Seleccionar un registro de conexin y tipo de cartera.

2.

Dirigirse al formato que se encuentra ubicado en la parte superior derecho.

3.

El formato de PROVISION LOCAL DE CARTERA contiene los siguientes

atributos:

246

CALCULA PROVISION FISCAL: En esta seccin se indica el software,

sobre la cartera seleccionada en la parte izquierda que contiene los registros
de TIPOS DE CARTERAS que se desea realizar clculo de provisin, si el
cuadro de seleccin se encuentra habilitado el sistema permitir efectuar el
proceso de provisin de cartera permitiendo la edicin de los atributos que
se habilitan a continuacin. En caso opuesto el sistema no permitir el
clculo de la PROVISION LOCAL DE CARTERA del registro de TIPO
DE CARTERA en especfico. En caso de ser seleccionado el sistema
dispone de los siguientes atributos para su edicin:

PROAsistemas S.A.

247

CUENTA DE PROVISION: Campo de texto que permite la

seleccin de una Cuenta Contable (Perteneciente al grupo Activo) a
la cual se acredita el valor de provisin de cada uno de los
documentos incluidos en el proceso de provisin. Al presionar la
combinacin de teclas CTRL + ENTER o el icono que se encuentra
al final del campo de texto, provoca por efecto el despliegue de la
cartilla de cuentas de tipo Fiscal que maneja la empresa en la
informacin que maneja hasta la fecha segn el Decreto 2649. En
esta opcin el usuario solo podr seleccionar una cuenta de nivel
afectable y la cuenta deber estar creada previamente en la cartilla.

CUENTA DE GASTO: Campo de texto que permite la seleccin de

una Cuenta Contable (Perteneciente a Gastos) a lo cual se registrara
peridicamente el valor calculado de cada uno de los documentos
registrados en el proceso de provisin de cartera. Para desplegar la
cartilla de cuentas de tipo Fiscal el usuario puede presionar la
combinacin de teclas CTRL + ENTER o pulsando el icono que se
encuentra al final del campo de texto para seleccionar la cuenta de

PROAsistemas S.A.
nivel afectable utilizado por la empresa en la informacin que
maneja hasta la fecha segn el Decreto 2649.

248

CUENTA DE INGRESOS: Cuenta que no se utiliza directamente

en el proceso de provisin del tipo de cartera, pero si se utiliza en el
registro de recibos de caja, cuando el recibo de pago corresponda al
pago o abono de un documento sobre el cual se ha registrado la
provisin de cartera previamente. El registro de las devoluciones o
revisiones de provisin de documentos sobre los cuales se va a
registrar un pago lo cual el software ejecutara de forma automtica,
en la elaboracin de este registro se tendr en la cuenta la fecha en la
cual se elabor la provisin o las provisiones pueden presentar varias
maneras:


Si la provisin se registr en un periodo anterior corriente de

la empresa. Por Ejemplo: Un documento va a realizar una
cancelacin de un documento de cartera en el ao 2012 y el
periodo actual de la empresa en el software es septiembre
2013, el valor que se va a reversar se contabilizara como un
debito a la cuenta definida en la opcin CUENTA DE
PROVISION y un crdito en este caso a la cuenta definida
en la opcin de CUENTA DE INGRESO, ya que si la
empresa solicito deduccin como gasto de esa provisin en el
clculo del impuesto de renta correspondiente al periodo
fiscal del 2012, este se debera registrar como un ingreso por
recuperaciones.

El valor a reservar el cliente va a cancelar o abonar un

documento sobre el cual se calcul provisin de cartera, pero
esta provisin se registra durante el periodo fiscal actual que
mantiene la empresa, el valor que se va a reversar de la
provisin se debe registrar en este caso como un debito a la

PROAsistemas S.A.
cuenta definida en la opcin CUENTAS DE PROVISION y
como un crdito, en este caso en la cuenta definida en la
opcin CUENTA DE GASTO, debido a que sobre el
documento la provisin se calcula en el periodo actual de la
empresa en el software se presume que la empresa an no ha
solicitado deduccin por este valor en el impuesto de renta,
por esta razn se afecta la cuenta de gasto por provisin.


249

El valor a reservar en el registro de pago de documentos

sobre los cuales se ha realizado la provisin de cartera
depende del valor a pagar por el usuario. Por Ejemplo, si el
saldo del documento es de $1000.000 sobre el cual se ha
constituido una provisin de $500.000, si el cliente va a
cancelar $400.000, el registro corresponde a la reversin de la
provisin se har por los $400.000 que est cancelando el
cliente y a las cuentas que corresponde segn lo explicado
anteriormente. Pero si el pago que va a realizar el usuario es
por ejemplo de $600.000, en este caso el registro corresponde
a la reversin de provisin de la cartera se har por el valor
total provisionado a la fecha del pago.

EDAD (UNO, DOS, TRES) X EN MESES: Campo de texto que

permite la captura correspondiente de cantidad de meses de
vencimiento que tiene los documentos en mora que se definen, sobre
los cuales el usuario quiere que el software realice el proceso de
provisin de cartera. Se debe tener en cuenta que en esta opcin se
define la informacin en meses, Por Ejemplo: 3 meses, en este caso
cuando se ejecuta el documento que tenga vencimientos entre lo
establecido en la opcin EDAD UNO y EDAD DOS les aplicara el
porcentaje de provisin establecido al frente de la opcin EDAD
UNO. De igual manera para las dems edades. Recuerde: En caso de

PROAsistemas S.A.
utilizar ms de un campo de texto de Edad el anterior nmero de
meses mencionado debe ser inferior al siguiente.

PORCENTAJE: Campo de texto que corresponde al porcentaje de

provisin que se aplicara a cada uno de los documentos que se
caracterizan dentro de los parmetros de la edad sobre el cual se
define el porcentaje. Por Ejemplo: Si el porcentaje definido frente a
la opcin Edad uno es del 5%, esto quiere decir que a los
documentos cuyo vencimiento este entre los rangos establecidos
entre la Edad uno y la Edad dos se les aplicara este porcentaje
(5%). De igual manera se aplicara el porcentaje definido en las
dems edades para los documentos sobre las cuales se establece el
clculo de provisin de cartera. Este proceso se podra ver reflejado
en la siguiente imagen:

En cualquiera de los casos el software controlara que el dato en cada

una de las edades no sea inferior a la inmediatamente anterior y que
el porcentaje de provisin establecido no sea mayor al 100%.
4.

250

El formato de PROVISION NIIF DE CARTERA establece los parmetros con los

cuales el sistema registrara las provisiones de cartera en la informacin bajo los
lineamientos de las NIIF para Pymes:

PROAsistemas S.A.

CALCULA PROVISION NIIF: Procedimiento que permite al usuario

indicar al sistema sobre la cartera seleccionada en la parte izquierda de la
interfaz TIPOS DE CARTERA, el usuario debe realizar el clculo de
provisin para la informacin bajo los lineamientos de las NIIF para Pymes.
El sistema permite habilitar la realizacin de la provisin mediante un
cuadro de seleccin que al encontrarse habilitado permitir modificar la
provisin de la cartera seleccionada, en caso opuesto, al encontrarse la
casilla de seleccin deshabilitada el sistema no permitir realizar el proceso
de provisin de cartera y no se habilitaran las opciones que le aparecen a
continuacin.

251

CUENTA DE PROVISION: Campo de texto que permite la

captura de una cuenta contable NIIF (Perteneciente a activos) a la
cual se acreditara el valor de provisin de cada uno de los
documentos incluidos en el proceso de provisin. El listado de
cuentas que aparece en esta opcin corresponde al plan de cuentas
utilizado por la empresa en la informacin bajo los lineamientos
ofrecidos en las NIIF para Pymes, por lo tanto puede ser
completamente diferente a la cuenta definida por la PROVISION
FISCAL DECARTERA. Para desplegar la cartilla de cuentas el
usuario debe presionar la combinacin de teclas CTRL + ENTER o
pulsar el icono que se encuentra al final del campo de texto. El

PROAsistemas S.A.
sistema solo tiene permitida la seleccin de una cuenta de tipo
afectable creada previamente.

252

CUENTA DE GASTO: Campo de texto que tiene por funcin la

captura de cuentas contables (Pertenecientes a Gastos) a la cual se le
debitara el valor calculado de cada uno de los documentos
registrados en el proceso de provisin de cartera. Para desplegar la
cartilla de cuentas NIIF el usuario debe presionar la combinacin de
teclas CTRL + ENTER o pulsar el icono que se encuentra al finar del
campo de texto. Al desplegarse la cartilla de cuentas de lineamientos
NIIF que maneja la empresa, por tal motivo, el plan de cuentas puede
ser completamente diferente a la definida para la PROVISION
FISCAL DE CARTERA. El usuario debe seleccionar una cuenta de
nivel afectable y la cuenta deber estar creada previamente.

CUENTA DE INGRESO: Cuenta que no se utiliza directamente en

el proceso de provisin del tipo de cartera, pero si se utiliza en el
registro de recibos de caja, cuando el recibo de pago corresponda al
pago o abono de un documento sobre el cual se ha registrado la
provisin de cartera previamente. El registro de las devoluciones o
revisiones de provisin de documentos sobre los cuales se va a
registrar un pago lo cual el software ejecutara de forma automtica,
en la elaboracin de este registro se tendr en la cuenta la fecha en la

PROAsistemas S.A.
cual se elabor la provisin o las provisiones pueden presentar varias
maneras:

253

Si la provisin se registr en un periodo anterior corriente de

la empresa. Por Ejemplo: Un documento va a realizar una
cancelacin de un documento de cartera en el ao 2012 y el
periodo actual de la empresa en el software es septiembre
2013, el valor que se va a reversar se contabilizara como un
debito a la cuenta definida en la opcin CUENTA DE
PROVISION y un crdito en este caso a la cuenta definida
en la opcin de CUENTA DE INGRESO, ya que si la
empresa solicito deduccin como gasto de esa provisin en el
clculo del impuesto de renta correspondiente al periodo NIIF
del 2012, este se debera registrar como un ingreso por
recuperaciones.

El valor a reservar el cliente va a cancelar o abonar un

documento sobre el cual se calcul provisin de cartera, pero
esta provisin se registra durante el periodo NIIF actual que
mantiene la empresa, el valor que se va a reversar de la
provisin se debe registrar en este caso como un debito a la
cuenta definida en la opcin CUENTAS DE PROVISION y
como un crdito, en este caso en la cuenta definida en la
opcin CUENTA DE GASTO, debido a que sobre el
documento la provisin se calcula en el periodo actual de la
empresa en el software se presume que la empresa an no ha
solicitado deduccin por este valor en el impuesto de renta,
por esta razn se afecta la cuenta de gasto por provisin.

El valor a reservar en el registro de pago de documentos

sobre los cuales se ha realizado la provisin de cartera
depende del valor a pagar por el usuario. Por Ejemplo, si el
saldo del documento es de $1000.000 sobre el cual se ha
constituido una provisin de $500.000, si el cliente va a
cancelar $400.000, el registro corresponde a la reversin de la
provisin se har por los $400.000 que est cancelando el
cliente y a las cuentas que corresponde segn lo explicado
anteriormente. Pero si el pago que va a realizar el usuario es
por ejemplo de $600.000, en este caso el registro corresponde
a la reversin de provisin de la cartera se har por el valor
total provisionado a la fecha del pago.

PROAsistemas S.A.

254

EDAD (UNO, DOS, TRES) X EN MESES: Campo de texto que

permite la captura correspondiente de cantidad de meses de
vencimiento que tiene los documentos en mora que se definen, sobre
los cuales el usuario quiere que el software realice el proceso de
provisin de cartera. Se debe tener en cuenta que en esta opcin se
define la informacin en meses, Por Ejemplo: 3 meses, en este caso
cuando se ejecuta el documento que tenga vencimientos entre lo
establecido en la opcin EDAD UNOyEDAD DOSles aplicara el
porcentaje de provisin establecido al frente de la opcin EDAD
UNO. De igual manera para las dems edades. Recuerde: En caso de
utilizar ms de un campo de texto de Edad el anterior nmero de
meses mencionado debe ser inferior al siguiente.

PORCENTAJE: Campo de texto que corresponde al porcentaje de

provisin que se aplicara a cada uno de los documentos que se
caracterizan dentro de los parmetros de la edad sobre el cual se
define el porcentaje. Por Ejemplo: Si el porcentaje definido frente a
la opcin Edad uno es del 5%, esto quiere decir que a los
documentos cuyo vencimiento este entre los rangos establecidos

PROAsistemas S.A.
entre la Edad uno y la Edad dos se les aplicara este porcentaje
(5%). De igual manera se aplicara el porcentaje definido en las
dems edades para los documentos sobre las cuales se establece el
clculo de provisin de cartera. Este proceso se podra ver reflejado
en la siguiente imagen:

En cualquiera de los casos el software controlara que el dato en cada

una de las edades no sea inferior a la inmediatamente anterior y que
el porcentaje de provisin establecido no sea mayor al 100%.
5.

Para almacenar los cambios realizados a los tipos de cartera respecto a provisiones
presione el botn Aceptar o de lo contrario presione el botn Cancelar o tecla ESC
(Escape) para salir sin almacenar los cambios realizados.

Botn Aceptar.

Botn Cancelar.

255

PROAsistemas S.A.
CUENTAS POR PAGAR
Modulo encargado de ofrecer procedimientos o acciones que permitan al usuario el
desarrollo de las diferentes actividades de Cuentas por Pagar con el mayor desempeo y
permitir una satisfaccin inmediata por parte del usuario en su gestin.

CONEXIONES Y DEFINICION DE TERMINOS

Permite realizar al usuario una gestin de las cuentas Por Pagar basndose en conexin de
cuentas y definicin de trminos relacionados con cuentas que se encuentran en el pasivo y
deudas de cualquier ndole de la empresa.
Para llevar a cabo esta accin el usuario debe realizar las siguientes acciones:

256

1.

En la interfaz principal del mdulo PARAMETROS PARTICULARES se debe

ubicar el proceso CUENTAS POR PAGAR y seleccionar la opcin
CONEXIONES Y DEFINICION DE TERMINOS.

2.

Al desplegarse la interfaz, contiene los siguientes objetos grficos que el usuario

debe completar satisfactoriamente teniendo en cuenta los siguientes parmetros:

Conexiones: Permite al usuario relacionar una serie de Cuentas de carcter

Por cobrar al momento de realizar una definicin de trminos.

Mostrar las Facturas pendientes de Fechas Posteriores: Permite listar

Nombre Genrico: Informa al usuario del nombre especifico otorgado por

el sistema para que sea reasignado.

PROAsistemas S.A.

3.

Nombre Particular: Permite especificar el nombre genrico orientndolo a

un trmino en especfico.

Orden: Permite utilizar el nombre particular en caso de estar seleccionada la

casilla. En caso opuesto utilizara el nombre genrico (defecto del sistema).

Mximo: Campo de texto que se encarga de limitar la longitud de cada

nombre particular.

Para completar el proceso de insercin y/o modificacin de datos el usuario debe

presionar el botn Aceptar o por el contrario el botn Cancelar para salir del
proceso sin almacenar los cambios.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar.

DOCUMENTACION
Brinda al usuario el mecanismo para nombrar los diferentes proveedores que contiene
adems de listarlos y utilizarlos en diferentes procesos.
Para llevar a cabalidad este proceso el usuario debe realizar las acciones correspondientes:

257

PROAsistemas S.A.

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES el usuario debe

ubicar el proceso CUENTAS POR PAGAR y seleccionar la opcin
DOCUMENTACION.

El sistema ofrece al usuario la posibilidad de gestionar la informacin mediante los

siguientes procedimientos:
CREAR DOCUMENTO DE PROVEEDOR
Permite crear el nombre del documento para los proveedores con los siguientes pasos:
1.

Al iniciar la interfaz Documentacin, si el sistema no encuentra ningn registro

proceder directamente con el formulario que se despliega en la parte inferior o
crearlo manualmente (en caso de que se encuentre por lo menos un registro)
mediante clic derecho opcin Crear o presionando la tecla INSERT.

2.

El formulario desplegado consta de nico atributo:

258

Nombre del Documento: Permite la insercin de texto de tipo alfanumrico

con una longitud mxima de 60 caracteres. Es te nico atributo sirve para
identificar al proveedor por el nombre. No seguro de este atributo el sistema

PROAsistemas S.A.
genera un cdigo de manera nica para cada registro que se antepone al
nombre al listar la documentacin de proveedores.

3.

Para insertar el registro el usuario debe presionar el botn Aceptar o de lo contrario

el botn Cancelar para salir sin realizar insercin.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Habilitado)

MODIFICAR DOCUMENTO DE PROVEEDOR
Permite al usuario realizar una actualizacin o modificacin un registro insertado
determinado. El procedimiento se realiza de la siguiente forma:
1.

Seleccionar el registro a modificar, presionar clic derecho opcin Modificar.

2.

El sistema ofrecer al usuario, un formulario que contiene un nico atributo que se

puede modificar siguiendo los privilegios, parmetros y condiciones estipulados en
la creacin.

3.

Para guardar las modificaciones efectuadas al registro el usuario debe pulsar el

botn Aceptar o en cambio presionar el botn Cancelar o la tecla ESC para salir
sin alterar el registro.

Botn Aceptar.

259

PROAsistemas S.A.
ELIMINAR DOCUMENTO DE PROVEEDOR
Procedimiento que le brinda al usuario la posibilidad de eliminar un registro de
documentacin de proveedor. Se realiza de la siguiente forma:
1.

Seleccionar el registro a eliminar. Al encontrarse seleccionado el registro, el usuario

debe presionar clic derecho Eliminar o presionar la tecla SUPR.

2.

De inmediato se desplegara el formulario del registro en modo visualizacin (No

modificable), acompaado de los botones Eliminar (Elimina definitivamente el
archivo) y Cancelar (Sale del procedimiento sin realizar cambios).

Botn Eliminar.
DETALLE DOCUMENTO PROVEEDOR
Accin que permite al usuario ver la diferente informacin contenida por cada uno de los
registros simplemente seleccionndolo.

Para realizar esta accin el usuario debe presionar la combinacin de teclas CTRL + D o
clic derecho opcin Detalle, del igual modo para quitar esta visualizacin se debe realizar
la misma accin.

260

PROAsistemas S.A.
ANALISIS FINANCIERO (GRUPOS)
Permite gestionar los diferentes grupos que se utilizan para realizar los diferentes Anlisis
Financieros necesarios por la empresa y realizados por los clientes.
Para ingresar a la opcin Anlisis Financiero (Grupo) el usuario debe encontrarse en
PARAMETROS PARTICULARES, ubicar y seleccionar ANALISIS FINANCIERO
(GRUPOS).
CREAR GRUPO
La insercin de Grupos va orientada a cumplir funciones y acciones en especficos
definidas por la empresa y sus usuarios. Para realizar este procedimiento el usuario debe
realizar las siguientes acciones:

2.

261

Al ingresar a la interfaz el sistema puede presentar registros (grupos) el sistema

listara cada uno de ellos para realizar el proceso de gestin. El sistema ofrece
por defecto unos registros de grupos.

Para realizar una insercin de Grupo el usuario debe presionar clic derecho opcin
Crear o presionar la tecla INSERT.

PROAsistemas S.A.
3.

La interfaz visualmente presentara un cambio, al desplegarse un formulario en la parte

inferior con el siguiente atributo:

4.

Descripcin: Define el nombre correspondiente al grupo. La longitud de este

atributo es mxima de 50 caracteres de tipo alfanumricos.

Para completar el proceso de insercin el usuario debe presionar el botn de Aceptar o

de lo contrario el botn Cancelar para salir sin realizar la insercin.

Botn Aceptar.
MODIFICAR GRUPO
Ofrece al usuario la facilidad de cambiar el nombre del atributo DESCRIPCION encargado
de la identificacin del grupo. Para llevar a cabo este procedimiento el usuario debe realizar
las siguientes acciones:
1.

Seleccione el registro o grupo clic derecho opcin Modificar.

2.

El formulario se har visible al usuario, modifique el atributo siguiendo los parmetros

establecidos en la creacin.

3.

Para almacenar la modificacin o actualizacin el usuario debe presionar el botn de

Aceptar o por el contrario el botn Cancelar para salir de la accin sin almacenar los
cambios.

Botn Aceptar.
ELIMINAR GRUPO
Procedimiento encargado de la eliminacin de los diferentes registros o grupos insertados
por parte del usuario. Para llevar a cabo este procedimiento el usuario debe realizar las
siguientes acciones:

262

PROAsistemas S.A.
1.

El sistema listara todos y cada uno de los registros insertados por el usuario en procesos
anteriores. Seleccione el registro o Grupo a eliminar, clic derecho opcin Eliminar o
presione la tecle SUPR.

2.

El sistema visualizara el formulario correspondiente al registro.

3.

Seleccione el botn Eliminar para completar el proceso o el botn Cancelar para salir
sin eliminar ningn registro o Grupo.

Botn Eliminar.

VER DETALLE DE GRUPO

Permite al usuario visualizar la informacin de cada registro de una manera fcil y
ordenada. Para realizar este proceso el usuario debe realizar los siguientes pasos:

263

Para visualizar algn archivo se pueden realizar la siguiente accin clic derecho
opcin Detalle o presionando la combinacin de teclas CTRL + D. Si desea
visualizar otros registros muvase apoyado con la flechas o realizando una seleccin
con el Mouse. Si desea salir de la visualizacin del registro presione CTRL + Do
clic derecho opcin Detalle.

PROAsistemas S.A.
BANCOS
El usuario como gestor de la informacin tiene la capacidad de crearla, modificarla
(actualizarla), eliminarla y utilizarla en diferentes funciones y necesidades que tenga o
pretenda la empresa. Este mdulo posee una dependencia directa con otros mdulos o
procesos encontrados en Helisa. El sistema ofrece al usuario la configuracin de la empresa
relacionando aspectos de bancos, para ejecutar el proceso de ingreso a la interfaz se debe
realizar:

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES el usuario debe

ubicar el proceso de BANCOS que contiene todos los procedimientos que se deben
llevar a cabo en esta interfaz.

CUENTAS DE USO ESPECFICO

Funcin que permite al usuario definir un nmero de cuenta a una cuenta en especfico para
gestionarla, recuerde que las cuentas que se utilicen deben estar en el catlogo de cuentas.
Para realizar este procedimiento el usuario debe realizar los siguientes pasos:

264

1.

Al seleccionar encontrarse en la interfaz de PARAMETROS PARTICULARES el

sistema listara todas las acciones que se pueden realizar para una empresa, busque el
proceso BANCOS y Seleccione el procedimiento CUENTAS DE USO
ESPECFICO.

2.

Se desplegara una pequea ventana en el centro de la interfaz que se encarga de la

siguiente funcin:

PROAsistemas S.A.

3.

Definicin del nmero correspondiente a la cuenta en especfico Caja

Cheques Posfechados. El nmero de cuenta a utilizar debe encontrarse en el
Catalogo de Cuentas.

Para realizar el almacenamiento de la asignacin el usuario debe presionar el botn

Aceptar o el botn Cancelar para salir sin realizar modificaciones.

Botn Aceptar.

FORMATOS PARA LOS ESTRACTOS

Proceso que permite al usuario realizar una completa gestin de la Estructura para los
Extractos Bancarios. El usuario al gestionar los Extractos de ingresar a la interfaz de
Formato para los Extractos de la siguiente manera:

265

Al encontrarse presente en la interfaz de PARAMETROS PARTICULARES el

usuario debe ubicar el proceso BANCOS y seleccionar el procedimiento
FORMATO PARA LOS ESTRACTOS.

PROAsistemas S.A.
CREAR ESTRACTO BANCARIO
El usuario tiene el privilegio de realizar la creacin o insercin de Extractos Bancarios
especficos de cada entidad al sistema mediante la informacin suministrada en un archivo
plano para ser utilizados en otros procesos definidos por la empresa o los clientes que
accedan a este. Este procedimiento es asesorado generalmente por la Visita Tcnica
solicitada por el usuario.
Para realizar este procedimiento el usuario debe realizar las siguientes acciones:
1.

266

El sistema desplegara la interfaz principal de Extractos Bancarios, que puede

presentar dos estados:

Con Registros: El sistema listara todos los Extractos Bancarios que algn
usuario halla insertado.

Sin Registros: El sistema ofrecer el formulario para realizar la insercin o

creacin del Extracto Bancario (Contine los pasos que preceden).

2.

En la interfaz principal clic derecho opcin Crear o pulsando la tecla INSERT.

3.

De inmediato el sistema desplegara el formulario que contiene los siguientes

atributos que se deben completar teniendo en cuenta el archivo plano entrega por el
banco mediante un extracto bancario:

Nombre: Campo de texto que permite al usuario brindar una identificacin

al Extracto Bancario con una longitud mxima de 40 (cuarenta) caracteres
de tipo alfanumricos.

Da: Permite definir un intervalo donde se encuentra el dato del da en el

archivo plano. El sistema permite la captura del valor iniciar y final de cada
dato.

Mes: Permite definir el intervalo que contiene el dato del mes en el archivo
plano. El intervalo se realiza mediante los campos de texto Inicial y Final.

Ao: Permite definir el intervalo que contiene el dato del ao en el archivo

plano. El intervalo se realiza mediante los campos de texto Inicial y Final.

PROAsistemas S.A.

4.

Tipo: Permite definir el intervalo que contiene el dato del tipo en el archivo
plano. El intervalo se realiza mediante los campos de texto Inicial y Final.
La definicin del intervalo tipo se realiza con el objetivo de especificar el
tipo de cuenta bancaria que se contiene.

Concepto: El intervalo se realiza mediante los campos de texto Inicial y

Final. El atributo concepto en el archivo plano permite definir el tipo de
documento para la transaccin.

Operacin: Permite definir el intervalo que contiene el dato de la operacin

que se realiza en el extracto bancario, que se encuentra en el archivo plano.
El intervalo se realiza mediante los campos de texto Inicial y Final.

Nmero del Cheque: Permite definir el intervalo que contiene el dato

nmero de cheque en el archivo plano. El intervalo se realiza mediante los
campos de texto Inicial y Final.

Valor de la Transaccin (DB): Permite definir el intervalo que contiene el

valor de la transaccin de tipo Debito en el archivo plano en caso de
pertenecer a este grupo. El intervalo se realiza mediante los campos de texto
Inicial y Final.

Valor de la Transaccin (CR): Permite definir el intervalo que contiene el

valor de la transaccin de tipo Crdito en el archivo plano archivo plano. El
intervalo se realiza mediante los campos de texto Inicial y Final.

Naturaleza: Permite definir el intervalo que contiene el dato de la

naturaleza estipulado en el archivo plano generado por el banco. El intervalo
se realiza mediante los campos de texto Inicial y Final.

Separador de Miles: Permite definir el tipo de smbolo que se utilizara en el

separador de miles estipulado por el archivo plano.

Separador de Decimales: Permite definir el tipo de smbolo que se utilizara

en el separador de decimales estipulado por el archivo plano.

Para almacenar la importacin del extracto bancario el usuario debe presionar el

botn Aceptar o por el contrario el botn Cancelar para salir sin realizar ningn
tipo de insercin.

MODIFICAR ESTRACTO BANCARIO

Proceso de vital importancia para modificacin o actualizacin de los registros de Extractos
Bancarios que se han insertado por parte del usuario en una empresa correspondiente.

267

PROAsistemas S.A.
Para realizar este procedimiento el usuario debe realizar las siguientes acciones:
1.

Al iniciar la interfaz de Estructura para los Extractos Bancarios, se listaran todos los
registros de extractos bancarios que se hallan insertado por los usuarios.

2.

Seleccione el registro de extracto bancario, clic derecho opcin Modificar.

3.

El sistema desplegara el formulario que contiene todos los atributos con los cuales
se insert el registro. La modificacin o actualizacin de los registros de Extractos
Bancarios se debe realizar siguiendo los parmetros y lineamientos establecidos en
la descripcin de los atributos en el procedimiento de Insercin o creacin.

4.

Para guardar los cambios o actualizaciones realizadas a los registros de Extractos

Bancarios el usuario debe presionar el botn Aceptar o de lo Contrario presionar el
botn Cancelar para salir sin guardar o alterar el registro.

ELIMINAR ESTRACTO BANCARIO

Procedimiento que permite al usuario la eliminacin de un registro de Extracto Bancario
que se halla insertado. Para completar a satisfaccin este proceso el usuario debe realizar
las siguientes acciones:

268

1.

Al interfaz principal de Estructura para los Extractos Financieros, el sistema lista

todos los registros de importaciones de extractos bancarios realizados a la fecha.

2.

Seleccione el registro, clic derecho opcin Eliminar o presione la tecla SUPR.

PROAsistemas S.A.

269

3.

El sistema informara mediante el formulario de atributos los datos contenidos en el

registro.

4.

Para completar el proceso de eliminacin, se debe presionar el botn Eliminar o

por el contrario el botn Cancelar si desea salir sin eliminar el registro.

PROAsistemas S.A.
ACTIVOS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Procedimiento encargado de la gestin de los diferentes Activos Fijos que adquiera la
empresa destinados a ser utilizados sin realizar ningn tipo de actividad econmica o
comercial. Ofrece al usuario la facilidad de gestionar la informacin de diferentes formas
orientado el uso de las cuentas y normativa vigente. Para acceder a las funciones de Activos
Propiedad, Planta y Equipo el usuario debe:

Ingresar a la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES, ubicar el

proceso ACTIVOS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS

Procedimiento que le permite al usuario la definicin de las cuentas basndose en el
catlogo de cuentas que manipula la empresa (NIIF y/o Fiscal) para efectuar los diferentes
documentos del mdulo y en el registro de informacin de la Hoja de Vida de cada uno de
los activos. Para llevar a cabo este procedimiento el usuario debe realizar las siguientes
acciones:
1.

270

Al encontrar ubicado en el proceso ACTIVOS PROPIEDAD, PLANTA Y

EQUIPO el usuario debe seleccionar el procedimiento CUENTAS DE ACTIVOS
FIJOS.

PROAsistemas S.A.

271

2.

El sistema desplegara la ventana Definicin de Cuentas sobrepuesta a la interfaz de

PARAMETROS PARTICULARES.

3.

Definicin de Cuentas permite relacionar las cuentas nombradas con las

encontradas en el catlogo de Cuentas Fiscal o NIIF que realiza la respectiva
gestin. Las cuentas mencionadas son las siguientes:

PROAsistemas S.A.

Cuentas de Activos Fijos: Permite la identificacin de la cuentas de

Activos Fijos basndose en el Catalogo de Cuentas que maneja la empresa.
Para realizar la accin de relacionar las Cuentas de Activos Fijos el usuario
tiene la versatilidad de escribir el nmero de cuenta(s) separado por comas
en caso de conocerlo o pulsando la combinacin de teclas CTRL + ENTER
se desplegara el Catalogo de Cuentas.
Al desplegarse el catlogo de cuentas que solo contiene las pertenecientes a
la clase Activos, el usuario puede realizar la accin de seleccin presionando
el cuadro de seleccin que antepone a los datos de la Cuenta.
Para confirmar la relacin de cuentas el usuario debe presionar la tecla
ENTER.
En caso de realizar una modificacin o una reasignacin el procedimiento
anterior es el mismo.

Cuenta Para Activos en Construccin: Permite la identificacin de las

cuentas de Activos en Construccin que presenta la empresa al momento de
realizar la gestin asocindola con la cuenta correspondiente en el catlogo
de Cuentas. Para llevar a cabo esta accin el usuario puede escribir el
nmero de la Cuenta(s) separado por comas o pulsando la combinacin de
teclas CTRL + ENTER que despliega el catlogo de Cuentas.
Al desplegarse el catlogo de cuentas que solo contiene las pertenecientes a
Activos el usuario debe seleccionar las cuentas mediante el cuadro de
seleccin que antepone a los datos de la cuenta.
Para confirmar la relacin de cuentas despus de haber seleccionado las
cuentas el usuario debe presionar la tecla ENTER.
En caso de que se desee realizar una modificacin o reasignacin, el
procedimiento es el mismo al descrito anteriormente.

Cuentas para Activos en Montaje: Procedimiento encargado de la

identificacin de las cuentas de Activos en Montaje que posee la empresa. El
usuario debe realizar una relacin basada en el Catalogo de Cuentas que se
puede realizar de dos maneras: mediante la digitacin del nmero de las
cuentas separados por comas o utilizando la combinacin de teclas CTRL +
ENTER que despliega el catlogo de cuentas.
Al momento de desplegarse el catlogo de cuentas el usuario debe tener
presente que el sistema solo listara las cuentas pertenecientes a la clase

272

PROAsistemas S.A.
Activos que se deben seleccionar mediante el cuadro de seleccin mltiple
que se antepone a la informacin de la cuenta.
Para confirmar la asignacin de cuenta que se ha realizado, el usuario debe
presionar la tecla ENTER.
En caso que el usuario desee realizar una reasignacin de cuentas debe
realizar el procedimiento anteriormente descrito.

Cuentas para Activos en Transito: Procedimiento encargado de la

asignacin de cuenta(s) asociadas a los activos en Trnsito. El usuario puede
realizar una relacin basndose en el catlogo de cuentas que permite el
procedimiento de dos maneras: mediante la digitacin del nmero de
cuenta(s) separado por comas en caso de que sean ms de una o pulsando la
combinacin CTRL + ENTER que despliega el catlogo de cuentas para la
seleccin.
Al instante del despliegue del catlogo de cuentas el usuario debe tener
presente que el sistema solo listara cuentas que se encuentren en la clase
Activos que se deben seleccionar mediante el cuadro de seleccin mltiple
que antepone a la informacin de la Cuenta.
Para confirmar la asignacin de cuentas que se ha realizado, el usuario debe
presionar la tecla ENTER.
En caso de tener que realizar reasignaciones de cuentas el usuario debe
realizar el procedimiento anteriormente descrito.

Cuentas para Depreciacin Acumulada: Procedimiento encargado de la

asignacin de cuentas asociadas a la depreciacin Acumulada que presentan
los activos. El usuario puede realizar una relacin basndose en el catlogo
de cuentas mediante una de las siguientes opciones: digitando los nmeros
de cuentas separados por una coma en caso de utilizar ms de una o
pulsando la combinacin de teclas CTRL + ENTER, esta ltima despliega
el catlogo de cuentas.
Al momento de desplegarse el catlogo de cuentas el usuario tiene la
capacidad de buscar y seleccionar la(s) cuenta(s) mediante el cuadro de
seleccin que le antepone a la informacin de la misma.
Para confirmar el proceso de asignacin el usuario debe presionar la tecla
ENTER.

273

PROAsistemas S.A.
En caso de ser necesaria una reasignacin de cuentas, el usuario debe
realizar el mismo proceso anteriormente descrito.

Cuenta de Gasto para la Depreciacin: Procedimiento que permite al

usuario la asignacin de cuentas asociadas al Gasta para la Depreciacin que
se presentan en lo Activos. El usuario puede realizar una asignacin
basndose en el catlogo de cuentas mediante una de las siguientes
opciones: digitando los nmeros de cuentas separndolos por comas en caso
de utilizar ms de una cuenta o pulsando la combinacin de teclas CTRL +
ENTER para desplegar el catlogo de Cuentas.
Al instante del despliegue del Catlogo de Cuentas el usuario tiene la
funcionalidad de seleccionar las cuentas correspondientes de Gasto para la
Depreciacin mediante el cuadro de seleccin que se antepone a la
informacin de cada cuenta.
Para confirmar la asignacin de cuentas a Gasto para la Depreciacin el
usuario debe presionar la tecla ENTER.
En caso de ser necesaria una reasignacin de cuentas, el usuario debe
realizar el procedimiento anteriormente descrito.

Cuentas para Provisin de Activos: Procedimiento de encargado de la

definicin o asignacin de cuentas para Provisin de Activos. El usuario
tiene derecho a realizar asignaciones basndose en el catlogo de Cuentas.
Para realizar la asignacin el usuario tiene dos opciones: Digitando los
nmeros de las cuentas separados por comas en caso de ser ms de una o
pulsando la combinacin de teclas CTRL + ENTER que desplegara el
Catalogo de Cuentas.
Al desplegarse el catlogo de Cuentas el usuario puede seleccionar la(s)
cuenta(s) necesaria(s) mediante el cuadro de seleccin que se encuentra
antepuesto a la informacin de cada cuenta.
Para confirmar la asignacin de cuentas para Provisin de Activos el usuario
debe presionar la tecla ENTER.
En caso de ser necesaria una reasignacin de cuentas en Provisin de
Activos el usuario debe realizar el procedimiento anteriormente descrito.

274

Cuentas para Reclasificar Activos ya Depreciados: Procedimiento

encargado de la definicin de las cuentas para la Reclasificacin de Activos
ya Depreciados. Esta reclasificacin se puede realizar dependiendo la forma
de pago:

PROAsistemas S.A.


Db: Correspondiente al Debito de la reclasificacin de Activos.

Cr: Correspondiente al Crdito de la reclasificacin de Activos.

El usuario puede realizar las asignaciones correspondientes al Dbito y

Crdito basndose en el catlogo de Cuentas. Esta accin la puede realizar
de dos maneras: Digitando los nmeros de cuenta correspondiente al Dbito
y Crdito en sus respectivos campos de texto separados por una coma en
caso de asignar ms de una cuenta o pulsando la combinacin de teclas
CTRL + ENTER que desplegara el catlogo de cuentas.
Al desplegarse el Catalogo de Cuentas el usuario debe realizar la seleccin
teniendo en cuenta la casilla de seleccin mltiple que se encuentra en la
primera columna de la tabla antepuesta a la informacin de las cuentas.
Para confirmar la asignacin de cuentas el usuario debe presionar la tecla
ENTER.
En caso de ser necesaria una reasignacin de cuentas para Reclasificar
Activos ya Depreciados el usuario debe realizar el procedimiento anterior.
NOTA: Al realizar una reclasificacin de Activos ya Depreciados de Debito
necesariamente tiene que realizar el procedimiento para el Crdito o
viceversa.
El procedimiento de asignacin de cuentas en ambos casos (Debito y
Crdito) se realiza de la misma manera.

4.

Para almacenar los cambios realizados a las asignaciones de cuentas el usuario debe
presionar el botn Aceptar. Si el usuario no desea guardar los cambios realizados
en la definicin de Cuentas debe presionar el botn Cancelar o la tecla ESC.
Botn Aceptar.

275

PROAsistemas S.A.
LISTA DE GRUPOS
Para la habilitacin de este procedimiento se debe haber completado la definicin de todos
los atributos que estn siendo requeridos en Cuentas de Activos Fijos.
Este procedimiento est encargado de la configuracin de los Activos Fijos mediante el
listado de los grupos y otorgarle unas caractersticas en especfico.
Para iniciar la gestin mediante Lista de Grupos el usuario debe realizar las siguientes
acciones:

276

1.

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES ubicar el proceso

ACTIVO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO y seleccionar la opcin Lista de
Grupos.

2.

Al seleccionar esta opcin el sistema puede presentar dos posibles respuestas:

No permite acceso al procedimiento Lista de Grupos: El sistema no podr

realizar asignaciones a las listas de grupos de los Activos Propiedad, Planta
y Equipo ya que no poseen cuentas asociadas. Para habilitar el acceso se
deben completar los campos de texto.

Inicia la Interfaz del procedimiento Lista de Grupos: Es sistema habilita

el acceso a la interfaz al contener cuentas Fiscales y NIIF asociadas a los
Activos del procedimiento anterior.

PROAsistemas S.A.
3.

Al ingresar a la interfaz principal de Lista de Grupos, el sistema listara de manera

vertical los registros de cuentas que se han asignado en el procedimiento anterior
(Cuentas de Activos Fijos).

4.

Cada registro de cuentas asignadas contiene los siguientes atributos contenidos en

una tabla:

Depreciacin: Concepto de vital importancia para la interaccin del bien y

el perjuicio sobre el mismo que tiene el tiempo y uso. El sistema presenta un
campo de texto que permite la seleccin de las cuentas asociadas en el
procedimiento anterior para especificrselas en los Activos Fijos. Esta
accin se realiza de la siguiente forma:
Seleccionar la casilla o celda de gasto en la misma fila donde se encuentra el
registro, digitar los nmeros de cuentas separados por comas. Presionar la
combinacin de teclas CTRL + ENTER para desplegar la ventana que
contiene las cuentas de gastos ingresadas en el procedimiento Cuentas de
Activos Fijos.

277

PROAsistemas S.A.
En la casilla o celda de gasto aparecer al final de este al lado derecho un
cuadro de navegacin que se encarga de desplegar la ventana que contiene
las cuentas de gastos ingresadas en el procedimiento Cuentas de Activos
Fijos. Para utilizar estas cuentas de Gastos el usuario debe seleccionarla con
la tecla ENTER.

Gasto: Concepto que permite la identificacin de la cuenta tipo gasto que se

especific en Cuentas de Activos Fijos en el atributo Cuenta de Gastos para
la Depreciacin. Para llevar a cabo esta accin el usuario selecciona la celda
o casilla gasto frente al registro donde se va a realizar la asignacin y puede
realizar alguna de los siguientes pasos:
Seleccionar la casilla o celda de gasto en la misma fila donde se encuentra el
registro, digitar los nmeros de cuentas separados por comas. Presionar la
combinacin de teclas CTRL + ENTER para desplegar la ventana que
contiene las cuentas de gastos ingresadas en el procedimiento Cuentas de
Activos Fijos.
En la casilla o celda de gasto aparecer al final de este al lado derecho un
cuadro de navegacin que se encarga de desplegar la ventana que contiene
las cuentas de gastos ingresadas en el procedimiento Cuentas de Activos
Fijos.

278

PROAsistemas S.A.

Para utilizar estas cuentas de Gastos el usuario debe seleccionarla con la

tecla ENTER.

Transito: Concepto que permite la definicin de las Cuentas asociadas con

un grupo que involucre transporte o algn medio de desplazamiento. Esta
relacin en el registro se realiza teniendo en cuenta la asignacin realizada
en el procedimiento anterior Cuentas de Activos Fijos atributo Cuenta para
Activos en Trnsito. El usuario debe seleccionar la celda o casilla Transito
enfrente del registro de grupo donde se va a realizar la asignacin y ejecutar
los siguientes pasos:
Seleccionar la casilla o celda de gasto en la misma fila donde se encuentra el
registro, digitar los nmeros de cuentas separados por comas.
Presionar la combinacin de teclas CTRL + ENTER para desplegar la
ventana que contiene las cuentas de gastos ingresadas en el procedimiento
Cuentas de Activos Fijos en forma de Cartilla de Cuentas.

279

PROAsistemas S.A.

En la casilla o celda de gasto aparecer al final de este al lado derecho un

cuadro de navegacin que se encarga de desplegar la ventana Cartilla de
Cuentas que nicamente contiene las cuentas de transito ingresadas en el
procedimiento Cuentas de Activos Fijos. Para utilizar una cuenta en
especfico el usuario debe presionar la tecla ENTER.

Construccin: Concepto que permite al usuario realizar una definicin a un

grupo en especfico del tipo de construccin que est realizando
acompaado de otros parmetros.
Esta relacin es dependiente directa del procedimiento anterior Cuentas de
Activos Fijos en su atributo Cuentas para Activos en Construccin.
El usuario debe seleccionar la celda o casilla perteneciente a la columna
constructor frente al registro de grupo donde se realizara la asignacin. El
sistema ofrece al usuario varias maneras de seleccin de cuentas:
Seleccionar la casilla o celda de Construccin en la misma fila donde se
encuentra el registro, digitar los nmeros de cuentas separados por comas.

280

PROAsistemas S.A.

Presionar la combinacin de teclas CTRL + ENTER para desplegar la

ventana que contiene las cuentas de construccin ingresadas en el
procedimiento Cuentas de Activos Fijos en forma de Cartilla de Cuentas.

En la casilla o celda de construccin aparecer al final de este al lado

derecho un cuadro de navegacin que se encarga de desplegar la ventana
Cartilla de Cuentas que nicamente contiene las cuentas de construccin
ingresadas en el procedimiento Cuentas de Activos Fijos.
Para utilizar una cuenta en especfico el usuario debe presionar la tecla
ENTER.

281

PROAsistemas S.A.

Montaje: Concepto que permite al usuario definir a los grupos las cuentas
correspondientes al Montaje. La relacin que se pretenda realizar, depende
de manera directa del procedimiento anterior Cuentas de Activos Fijos
atributo Cuentas para Activos en Montaje.
El usuario debe seleccionar la celda o casilla perteneciente a la columna
Montaje frente al registro de grupo donde se pretende realizar la asignacin.
El sistema ofrece varias maneras de seleccionar las cuentas de Montaje para
asociar a los grupos:
Seleccionar la casilla o celda de Montaje en la misma fila donde se
encuentra el registro, digitar los nmeros de cuentas separados por comas.

Presionar la combinacin de teclas CTRL + ENTER para desplegar la

ventana que contiene las cuentas de Montaje ingresadas en el procedimiento
Cuentas de Activos Fijos en forma de Cartilla de Cuentas.

282

PROAsistemas S.A.

En la casilla o celda de Montaje aparecer al final de este al lado derecho un

cuadro de navegacin que se encarga de desplegar la ventana Cartilla de
Cuentas que nicamente contiene las cuentas de Montaje ingresadas en el
procedimiento Cuentas de Activos Fijos.
Para utilizar una cuenta en especfico el usuario debe presionar la tecla
ENTER.

283

Mtodo: Procedimiento encargado del clculo de la depreciacin, teniendo

en cuenta unos modelos para este fin con unas cualidades y caractersticas en
especfico. Para seleccionar el tipo de mtodo a utilizar el usuario debe
ubicar la casilla o celda Mtodo y cruce con la fila del registro , y desplegar
la persiana de seleccin que contiene los siguientes mtodos:


Lnea Recta.

Reduccin de Saldos.

Suma de Dgitos de Ao.

Sima de Dgitos producidos.

PROAsistemas S.A.


Unidades Deprecativas.

No Depreciable.

Los mtodos que se encuentran en la persiana de Seleccin son ofrecidos por

el sistema.

284

Vida til: Permite realizar una definicin de la duracin til del activo en
meses y para lo cual el sistema dispone de un campo de texto que permite la
captura de caracteres numricos de mximo 9 caracteres.

I.V.A.: Casilla o celda con la funcin de almacenar un objeto que contiene

los diferentes impuestos de tipo I.V.A. Contenidos en la cartilla de
Impuestos, los cuales estn disponibles para su gestin de una manera
particular para la empresa. El objeto grfico que permite asignarle a un
grupo un impuesto tipo I.V.A. es una persiana desplegable de nica
seleccin.

PROAsistemas S.A.

Retencin: Casilla o Celda encargada de la asociacin directa a un grupo de

un impuesto tipo Retencin que se realiza mediante un objeto grfico
llamado persiana que lista todos los impuestos de retencin gestionados en la
cartilla de Impuestos.

NOTA: En caso de seleccionar una cuenta que contiene subcuentas y asignarle

una Cuenta de Gastos el sistema automticamente asignara a las subcuentas
encontradas en los registros la misma Cuenta de Gastos.
En caso de estar asignado el registro por una cuenta y el usuario desee realizar
una reasignacin el sistema preguntara mediante una ventana de confirmacin la
accin que desea realizar.
Presenta dos estados esta ventana de confirmacin:

5.

Si: Cierra la ventana de confirmacin y remplazara el valor anterior por el

nuevo nmero de cuenta seleccionado.

No: Cierra la ventana sin realizar ningn tipo de modificacin.

Para guardar los cambios y asignaciones realizadas a cada uno de los grupos el
usuario debe presionar el botn de Aceptar o por el contrario el botn Cancelar o
presionar la tecla ESC.

Botn Aceptar.

METODO DE CONTABILIZACION DE LAS DEPRECIONES

Funcin que brinda al usuario la posibilidad de permitir realizar una definicin al sistema
respecto al clculo de las cuentas de depreciacin, para inicializar la interfaz principal el
usuario debe ejecutar el siguiente procedimiento:

285

PROAsistemas S.A.

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES se debe ubicar el

proceso ACTIVOS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS y seleccionar el
procedimiento METODO DE CONTABILIZACION DE DEPRECIACIONES.

Para iniciar el proceso de configuracin de Mtodo de Contabilizacin de las

Depreciaciones se presentan dos estados:

1.

286

Sin agrupacin: Caracterstica que maneja el sistema por defecto. Realiza el

proceso de contabilizacin de las depreciaciones de manera individual tanto en
cuentas relacionadas a depreciacin como de gastos.

Agrupacin: Caracterstica que permite al usuario la realizacin de un proceso

ms resumido o general de las diferentes cuentas intervinientes en el sistema de
gastos y depreciaciones.

El sistema desplegara una ventana sobrepuesta en la interfaz de PARAMETROS

PARTICULARES que contiene los siguientes atributos:

Reagrupar las Cuentas de Depreciacin: Casilla de seleccin que permite al

usuario realizar un manejo de las cuentas de Depreciacin de modo resumido y
general de las transacciones ejecutadas por estas acciones.

Reagrupar las Cuentas del Gasto: Casilla de seleccin que permite al usuario
definir el manejo de las cuentas de Gastos de modo resumido o general de las
transacciones ejecutadas en por estas acciones.

PROAsistemas S.A.

El sistema permite al usuario realizar una seleccin singular o compuesta en el

reagrupamiento.
Lo anterior da validez a otorgarle al usuario la facilidad de agrupar las cuentas
correspondientes a Depreciaciones y a Gastos permitiendo la seleccin de ambas
casillas o de alguna de ellas.
2.

Para confirmar los cambios de configuracin realizados en la agrupacin de cuentas

de depreciacin y gastos el usuario debe presionar el botn Aceptar o de lo
contrario para salir sin afectar esta configuracin se debe presionar el botn
Cancelar o la tecla ESC.

Botn Aceptar.

DEFINICION DE RUTAS
Procedimiento que tiene como funcin el direccionamiento de los diferentes manuales e
informacin relacionado de los Activos Fijos que se adquieran por parte de la empresa para
su utilizacin, lectura e interpretacin en caso de ser requeridos por los usuarios. Para
ingresar a la interfaz:

287

El usuario se debe encontrar en la interfaz PARAMETROS PARTICULARES, ubicar

el proceso ACTIVOS PORPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO y seleccionar la opcin
DEFINICION DE RUTAS.

PROAsistemas S.A.
1.

El sistema desplegara una pequea ventana en el centro de la interfaz de

PARAMETROS PARTICULARES que contiene los siguientes atributos:

2.

De Los Manuales del Activo: Atributo encargado de la definicin del directorio

(carpeta) que contiene los manuales de los Activos Fijos. Esta atributo permite la
asignacin del directorio de dos formas:

288

Mediante el campo de texto: El usuario puede pegar o digitar la direccin

del directorio. El sistema validara la existencia de este directorio al salir del
objeto grfico (campo de texto). Esta validacin presenta dos estados:


Advertencia: El sistema informa al usuario que la ruta digitada no

existe. Para intentar de nuevo presione Aceptar.

Permiso: El sistema no presentara ninguna notificacin o

advertencia.

Mediante el Icono: El usuario selecciona el icono que se encuentra al final

del campo de texto que despliega un navegador por carpetas para la
seleccin de algn directorio en especfico. Al seleccionar un directorio
presione el botn OK o el botn Cancelar para salir sin realizar una
definicin de directorio.

PROAsistemas S.A.
3.

De Links de Apoyo: Atributo encargado de la definicin del directorio que

contiene los diferentes Links de Apoyo relacionados con los Activos Fijos que
contiene la empresa. Este atributo permite al usuario la definicin de directorios de
dos formas:


289

Mediante el campo de texto: El usuario puede pegar o digitar la

direccin del directorio. El sistema validara la existencia de este
directorio al salir del objeto grfico (campo de texto). Esta validacin
presenta dos estados:


Advertencia: El sistema informa al usuario que la ruta

digitada no existe. Para intentar de nuevo presione Aceptar.

Permiso: El sistema no presentara ninguna notificacin o

advertencia.

Mediante el Icono: El usuario selecciona el icono que se encuentra

al final del campo de texto que despliega un navegador por carpetas
para la seleccin de algn directorio en especfico. Al seleccionar un
directorio presione el botn OK o el botn Cancelar para salir sin
realizar una definicin de directorio.

PROAsistemas S.A.
4.

Del Manual de Procedimiento: Atributo que permite la definicin de un directorio

y un archivo en especfico que se incluye en la direccin. Para realizar la definicin
del Manual de Procedimientos el usuario tiene las siguientes opciones:


290

Mediante el campo de texto: El usuario puede pegar o digitar la

direccin del directorio y nombre del archivo en concreto. El sistema
validara la existencia de este directorio (incluido el archivo) al salir
del objeto grfico (campo de texto). Esta validacin presenta dos
estados:


Advertencia: El sistema informa al usuario que la ruta

digitada no existe. Para intentar de nuevo presione Aceptar.

Permiso: El sistema no presentara ninguna notificacin o

advertencia.

Mediante el Icono: El usuario selecciona el icono que se encuentra

al final del campo de texto que despliega un navegador por
directorios y archivos para la seleccin de algn manual en
especfico. Al seleccionar un directorio presione el botn OK o el
botn Cancelar para salir sin realizar una definicin de directorio.

PROAsistemas S.A.
5.

Para guardar los cambios o definiciones de directorios realizados el usuario debe

presionar el botn Aceptar o de lo contrario el botn Cancelar o tecla ENTER
para salir sin almacenar la informacin.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar.

CONCEPTO DE BAJAS
Procedimiento que gestiona las diferentes causas o acciones que pueden producir la prdida
o deterioro de un Activo Fijo que sea de posesin de la empresa. Para gestionar las posibles
acciones que perjudican a los Activos Fijos de la empresa son los siguientes:

Al iniciar la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES el usuario

debe ubicar el proceso ACTIVOS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO y
seleccionar el procedimiento CONCEPTO DE BAJAS.

NOTA: Al iniciar la interfaz si este no contiene Conceptos de Bajas el

sistema automticamente iniciara el procedimiento de CREAR BAJA. En
caso de contener registros de Bajas el sistema los listara en la interfaz, el
sistema ofrece por defecto 4 (cuatro) posibles bajas de activos.

291

PROAsistemas S.A.
CREAR BAJA
El usuario debe realizar las siguientes acciones en la interfaz principal de Concepto de
Bajas para insertar o crear un registro asociado a una baja del activo perteneciente a
propiedad, planta y equipo:
1.

Clic derecho opcin Crear o presionar la tecla INSERT.

2.

El sistema desplegara un formato en la parte inferior de la pantalla que contiene los

siguientes atributos:

3.

Cdigo: Campo de texto que permite la captura de mximo 10 (diez)

caracteres de tipo numrico para la identificacin nica de la Baja.

Descripcin: Permite identificar la baja mediante un nombre o descripcin

de la misma. El campo de texto permite digitar hasta 30 (treinta) caracteres
de tipo alfanumricos.

Al completar los atributos a cabalidad el usuario debe presionar el botn Aceptar si

desea insertarlo en el sistema o presionar el botn Cancelar o tecla ESC si desea
salir sin realizar cambios.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

292

PROAsistemas S.A.
MODIFICAR BAJA
Permite al usuario realizar una actualizacin o modificacin en el registro e informacin
perteneciente a la baja de la siguiente manera:
1.

Seleccione el registro a modificar o actualizar. Clic derecho opcin Modificar.

2.

El sistema desplegara el formulario correspondiente con los atributos diligenciados

en la creacin. El sistema permite la actualizacin de un solo atributo:

3.

Descripcin: Permite al usuario realizar el cambio de nombre o descripcin

de la baja que no supere los 30 (treinta) caracteres de longitud de tipo
alfanumrico.

Para confirmar la actualizacin se debe presionar el botn Aceptar o de lo contrario

el botn Cancelar o la tecla ESC para salir.

ELIMINAR BAJA
El usuario tiene la capacidad de eliminar un registro de baja por cualquier circunstancia
mediante el siguiente procedimiento:

293

1.

Seleccione el registro a Eliminar. Clic derecho opcin Eliminar o presionar la tecla

SUPR.

2.

El sistema ofrecer al usuario el formulario del registro a Eliminar en modo

visualizacin.

PROAsistemas S.A.
3.

Para eliminar el registro presione el botn Eliminar o de lo contrario la tecla ESC o

botn Cancelar para salir sin alterar el proceso.

DETALLE DE BAJA
Permite una visualizacin de la informacin que contiene cada uno de los registros de Baja
insertados por parte de los usuarios.
La informacin que se muestra en detalle es exactamente la misma contenida en las filas de
cada registro. Para habilitar y deshabilitar esta accin el usuario debe presionar la
combinacin de tecla CTRL + D o clic derecho opcin Detalle.

294

PROAsistemas S.A.
ACTIVOS FIJOS, INTANGIBLES Y DIFERIDOS
Procedimiento encargado de la gestin de los diferentes Activos Fijos de tipo NIIF
pertenecientes al grupo Intangible y Diferido adquiridos por la empresa destinados a
utilizarlos sin obtener alguna intencin econmica o promover una actividad comercial
asociados directamente al mdulo de ACTIVOS FIJOS. Ofrece al usuario la facilidad de
gestionar la informacin de diferentes formas orientando el uso de las cuentas y normativa
vigente estndar (Normas Internacionales de Informacin Financiera).
Adicionalmente a este cambio para permitir el manejo de la informacin contable de los
activos bajo los preceptos de la NIIF para Pymes, en las opciones existentes en este
parmetro, tambin se realiz un cambio para permitirle al usuario definir varias cuentas en
cada una de las opciones que conforman este parmetro. Las cuentas anteriormente
mencionadas son definidas en ACTIVOS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
procedimiento Cuenta de Activos Fijos:

CUENTAS DE INTANGIBLES
Procedimiento que le permite al usuario la definicin de las cuentas que corresponden al
Intangibles y Diferidos basndose en el catlogo de cuentas establecido por la empresa. El
usuario debe realizar las siguientes acciones:

295

1.

La interfaz de PARAMETROS PARTICULARES se desplegara para realizar la

configuracin correspondiente de esta empresa. Ubique el proceso ACTIVOS
INTANGIBLES Y DIFERIDOS y seleccione el procedimiento de Cuentas de
Intangible y Diferidos.

2.

El sistema desplegara una ventana que se ubicara en el centro de la interfaz de

PARAMETROS PARTICULARES con los siguientes activos para su respectiva
asignacin de cuentas:

PROAsistemas S.A.

Seguros.

Licencias.

Contratos.

Intangibles.

Los anteriores Activos permiten la facilidad de relacionarle las siguientes cuentas:

De Intangibles: Campo de texto ubicado en una celda de la tabla de Cuentas de

Intangibles que permite dos formas de asignacin de cuentas para cualquiera de
los Activos:

Digitado: Permite al usuario digitar el nmero de la cuenta en caso de

conocerlo. El sistema permite dos acciones segn sea el caso:


Nmero de cuenta correcto: El sistema simplemente saltara a la

casilla seleccionada nuevamente.

Nmero de cuenta incorrecto: El sistema despliega el catlogo

de cuentas para la seleccin por parte del usuario.

Seleccionado: Para acceder a la seleccin de cuentas mediante el

catlogo de cuentas el usuario debe presionar la combinacin de teclas
CTRL + ENTER o seleccionando el icono que se encuentra al final del
campo de texto.
Al desplegarse el catlogo de cuentas el usuario tiene la facilidad de
seleccionar las cuentas que requiera para esta accin mediante los
cuadros de seleccin que anteponen cada registro de cuenta.
Para confirmar la insercin el usuario debe presionar la tecla
ENTER.

296

PROAsistemas S.A.

De Intangibles NIIF: Campo de texto ubicado en una celda de la tabla de

Cuentas de Intangibles que permite dos formas de asignacin de cuentas para
cualquiera de los Activos:

Digitado: Permite al usuario digitar el nmero de la cuenta en caso de

conocerlo. El sistema permite dos acciones segn sea el caso:


Nmero de cuenta correcto: El sistema simplemente saltara a la

casilla seleccionada nuevamente.

Nmero de cuenta incorrecto: El sistema despliega el catlogo

de cuentas para la seleccin por parte del usuario.

Seleccionado: Para acceder a la seleccin de cuentas mediante el

catlogo de cuentas el usuario debe presionar la combinacin de teclas
CTRL + ENTER o seleccionando el icono que se encuentra al final del
campo de texto.
Al desplegarse el catlogo de cuentas el usuario tiene la facilidad de
seleccionar las cuentas que requiera para esta accin mediante los
cuadros de seleccin que anteponen cada registro de cuenta.
Para confirmar la insercin el usuario debe presionar la tecla
ENTER.

De Amortizacin: Campo de texto ubicado en una celda o casilla de la tabla de

Cuentas intangibles que permite realizar de dos formas la asignacin de Cuentas
para Cualquiera de los Activos:

Digitado: Permite al usuario digitar el nmero de la cuenta en caso de

conocerlo. El sistema permite dos acciones segn sea el caso:


Nmero de cuenta correcto: El sistema simplemente saltara a la

casilla seleccionada nuevamente.

Nmero de cuenta incorrecto: El sistema despliega el catlogo de

cuentas para la seleccin por parte del usuario.

Seleccionado: Para acceder a la seleccin de cuentas mediante el catlogo

de cuentas el usuario debe presionar la combinacin de teclas CTRL +
ENTER o seleccionando el icono que se encuentra al final del campo de
texto.
Al desplegarse el catlogo de cuentas el usuario tiene la facilidad de
seleccionar las cuentas que requiera para esta accin mediante los
cuadros de seleccin que anteponen cada registro de cuenta.
Para confirmar la insercin el usuario debe presionar la tecla
ENTER.

De Gasto: Campo de texto que le permite al usuario realizar una asignacin de

cuentas a los activos en una celda o casilla de la tabla de Cuentas Intangibles
que permiten realizar de dos formas el procedimiento:

297

Digitado: Permite al usuario digitar el nmero de la cuenta en caso de

conocerlo. El sistema permite dos acciones segn sea el caso:

PROAsistemas S.A.

Nmero de cuenta correcto: El sistema simplemente saltara a la

casilla seleccionada nuevamente.

Nmero de cuenta incorrecto: El sistema despliega el catlogo de

cuentas para la seleccin por parte del usuario.

Seleccionado: Para acceder a la seleccin de cuentas mediante el catlogo

de cuentas el usuario debe presionar la combinacin de teclas CTRL +
ENTERo seleccionando el icono que se encuentra al final del campo de
texto.
Al desplegarse el catlogo de cuentas el usuario tiene la facilidad de
seleccionar las cuentas que requiera para esta accin mediante los
cuadros de seleccin que anteponen cada registro de cuenta.
Para confirmar la insercin el usuario debe presionar la tecla
ENTER.

298

I.V.A.: Persiana de seleccin que permite elegir e identificar al usuario el tipo

de IVA que se va a implementar para este tipo de Activo. Para seleccionar un
impuesto de tipo IVA el usuario anticipadamente debe insertar registros en
PARAMETROS PARTICULARES proceso TERCEROS E IMPUESTOS
procedimiento Impuestos, Descuentos y Valores. La persiana despliega los
registros, donde el usuario simplemente debe seleccionar el correspondiente con
el Activo.

PROAsistemas S.A.

Retencin: Persiana de seleccin que permite elegir e identificar al usuario el

tipo de Retencin que se va a implementar para este tipo de Activo. Para
seleccionar un impuesto de tipo Retencin el usuario anticipadamente debe
insertar registros en PARAMETROS PARTICULARES proceso
TERCEROS E IMPUESTOS procedimiento Impuestos, Descuentos y
Valores. La persiana despliega los registros donde el usuario simplemente debe
seleccionarlo.

.
3.

299

Para almacenar las asignaciones de cuentas ejecutadas a la lista anterior de Activos,

el usuario debe presionar el botn Aceptar, pero si desea salir sin guardar cambios
debe presionar el botn Cancelar o la tecla ESC.

PROAsistemas S.A.
METODO DE CONTABILIZACION DE LAS AMORTIZACIONES
Permite al usuario definir el mtodo de accin en que se realizaran los diferentes clculos
de informes de las amortizaciones basndose en el catlogo de Cuentas NIIF establecido
por la empresa. El usuario debe realizar las siguientes acciones:

Al encontrarse en la configuracin de PARAMETROS PARTICULARES el

usuario debe ubicar el proceso Activos Intangibles y Diferidos y seleccionar el
procedimiento Mtodo de Contabilizacin de las Amortizaciones.

1.

El sistema desplegara una ventana que contiene la informacin para seleccionar el

mtodo de gestin de contabilizacin de las Amortizaciones el usuario tiene dos
atributos de seleccin modificables:

Reagrupar la Cuenta de Amortizacin: Casilla de seleccin que permite al

usuario realizar el proceso de agrupacin de Amortizacin de los diferentes
activos que intervengan para presentar un clculo e informe de forma general.

Reagrupar la Cuenta del Gasto: Casilla de seleccin que permite al usuario

realizar el proceso de agrupacin de las cuentas de Gastos de los diferentes
activos que intervengan para presentar un clculo e informe de forma general.

El sistema permite al usuario realizar una simplicidad de accin para definir el

mtodo de agrupacin de activos. Este procedimiento se realiza mediante casillas de
seleccin que presentan dos estados:

2.

300

Casilla de Seleccin marcada: Parmetro que permite ofrecer al usuario la

agrupacin de Activos intangibles o diferidos de cuentas de amortizacin o de
gastos. Lo anterior significa que al momento de realizar transacciones de
informes o generacin de documentos de manera global (Amortizacin, Costos).

Casilla de Seleccin sin Marcar: Parmetro que se encarga de ofrecer al

usuario el manejo de los activos intangibles y diferidos de cuentas de
amortizacin o gastos en acciones propias de cada uno. Lo anterior significa que
al momento de informar mediante documentos u otras acciones se presentara de
forma especfica.

Para guardar el mtodo de clculo de los Activos y su tipo de agrupacin el usuario

debe presionar el botn de Aceptar o si el usuario desea salir sin realizar cambios
en el mtodo de agrupacin de Activos intangibles y diferidos presione el botn
Cancelar.

PROAsistemas S.A.
DEFINICION DE RUTAS
Procedimiento de direccionamiento de las diferentes rutas de acceso a la informacin
especfica de los Activos Intangibles y Diferidos. Esta informacin es contenida en algn
directorio del sistema debidamente organizado por el tipo de Activo.
Para iniciar el procedimiento de definicin de Rutas de los Activos Intangibles y diferidos
el usuario debe realizar las siguientes acciones:

301

1.

Al ingresar a la interfaz de PARAMETROS PARTICULARES el usuario debe

buscar el proceso ACTIVOS INTANGIBLES Y DIFERIDOS y seleccionar la
opcin Definicin de Rutas.

2.

Al momento de seleccionar Definicin de Rutas el sistema despliega una ventana en

el centro de la interfaz de PARAMETROS PARTICULARES que contiene el
nombre de los diferentes activos y la informacin que estos requieren. El sistema
contiene los siguientes atributos:

PROAsistemas S.A.

De las Imgenes de Seguros: Atributo encargado de la captura del

directorio que contiene la informacin (Imgenes) de los seguros. Este
procedimiento se puede realizar mediante dos formas:


302

Campo de Texto: El atributo contenedor de un campo de texto que

permite digitar los diferentes directorios contenidos por el usuario
relacionado con las Imgenes de los Seguros. El usuario debe digitar
la direccin exacta de la carpeta que contiene la diferente
informacin relacionada con este Activo. Esta captura de direccin
ofrece dos estados:

Ruta No Encontrada: El sistema despliega una pequea

ventana que se encarga de informarle al usuario que la ruta
digitada no existe o no concuerda con ninguna del sistema. El
usuario debe presionar el botn Aceptar de la advertencia
desplegada por la inexistencia del directorio y modificar o
eliminar en caso de ser necesario.

Ruta Encontrada: El sistema valida correctamente y permite

la edicin de otra ruta.

Icono: El atributo contenedor de un icono que al ser seleccionado

despliega un navegador de directorios que muestra las diferentes
carpetas que contiene el equipo de manera jerrquica y disponible
para la seleccin por parte del usuario. Para asignar el directorio el
usuario debe presionar el botn OK o si desea salir sin realizar
ninguna asignacin presione el botn Cancel.

PROAsistemas S.A.

De las Imgenes de Licencias: Atributo encargado de la captura del

directorio contenedor de la informacin relacionada con los Activos de tipo
Licencias que ha adquirido la empresa. La asignacin de este directorio se
puede realizar de dos formas:

Campo de Texto: El atributo contenedor de un campo de texto que

permite digitar al usuario el directorio que contiene toda la
informacin relacionada con las Imgenes de los Licencias. El
usuario debe digitar la direccin exacta de la carpeta que contiene la
diferente informacin relacionada con este Activo. Esta captura de
direccin ofrece dos estados:


303

Ruta No Encontrada: El sistema despliega una pequea

ventana que se encarga de informarle al usuario que la ruta
digitada no existe o no concuerda con ninguna del sistema. El
usuario debe presionar el botn Aceptar de la advertencia
desplegada por la inexistencia del directorio y modificar o
eliminar en caso de ser necesario.

PROAsistemas S.A.




Icono: El atributo contenedor de un icono que al ser seleccionado

despliega un navegador de directorios que solo informa del nombre
de las carpetas que se encuentran en el equipo de manera jerrquica y
disponible para la seleccin por parte del usuario. Para asignar un
directorio en especfico el usuario debe buscarlo y seleccionarlo,
luego presionar el botn OK. Si desea cerrar el navegador de
directorios sin realizar ninguna accin en especfico debe presionar
el botn Cancel.

De las Imgenes de Contratos: Atributo encargado de la captura del

directorio correspondiente contenedor de la informacin de las imgenes de
los Contratos que haya gestionado la empresa. La asignacin de este
directorio se puede realizar de dos mtodos diferentes:


304

Ruta Encontrada: El sistema valida correctamente y permite

la edicin de otra ruta.

Campo de Texto: El atributo contenedor de un campo de texto que

permite digitar al usuario el directorio que tiene almacenada toda la
informacin relacionada con las Imgenes de los Contratos. El
usuario debe digitar la direccin exacta de la carpeta que contiene la
diferente informacin relacionada con este Activo. Esta captura de
direccin ofrece dos estados:

PROAsistemas S.A.

305

Ruta No Encontrada: El sistema despliega una pequea

ventana que se encarga de informarle al usuario que la ruta
digitada no existe o no concuerda con ninguna del sistema. El
usuario debe presionar el botn Aceptar de la advertencia
desplegada por la inexistencia del directorio y modificar o
eliminar en caso de ser necesario.

Ruta Encontrada: El sistema valida correctamente y permite

la edicin de otra ruta.

Icono: El atributo contenedor de un icono que al ser seleccionado

despliega un navegador de directorios que solo informa del nombre
de las carpetas que se encuentran en el equipo de manera jerrquica y
disponible para la seleccin por parte del usuario. Para asignar un
directorio en especfico el usuario debe buscarlo y seleccionarlo,
luego presionar el botn OK. Si desea cerrar el navegador de
directorios sin realizar ninguna accin en especfico debe presionar
el botn Cancel.

PROAsistemas S.A.

De las Imgenes de Otros Intangibles: Atributo asociado directamente a la

informacin de las imgenes de Otros Intangibles. La asignacin de este
directorio se puede realizar mediante dos mtodos:


Campo de Texto: El atributo contenedor de un campo de texto que

permite al usuario el digitar la direccin de la ubicacin de la carpeta
que contiene la informacin de las Imgenes de Otros Intangibles. El
usuario debe digitar la direccin de manera correcta. La captura de la
informacin mediante esta accin permite dos estados:

306

Ruta No Encontrada: El sistema despliega una pequea

ventana que se encarga de informarle al usuario que la ruta
digitada no existe o no concuerda con ninguna del sistema. El
usuario debe presionar el botn Aceptar de la advertencia
desplegada por la inexistencia del directorio y modificar o
eliminar en caso de ser necesario.

PROAsistemas S.A.




Icono: El atributo a su vez es contenedor de un icono que permite

desplegar a travs de una ventana sobrepuesta un navegador de
directorios con la informacin de las carpetas que se encuentran
contenidas en el equipo para la seleccin por parte del usuario. Este
despliegue de directorios obedece al orden jerrquico que cada uno
de ellos posee. Para asignar un directorio se debe seleccionar y
presionar el botn OK. En caso de querer salir de la asignacin de
directorio sin realizar cambios se debe presionar el botn Cancel.

De Links de Apoyo: Atributo que permite al usuario la asociacin de un

directorio en especfico que contenga los Links de Apoyo. Este
procedimiento se puede llevar a cabo mediante dos formas:


307

Ruta Encontrada: El sistema valida correctamente y permite

la edicin de otra ruta.

Campo de Texto: El atributo contiene un campo de texto que le

permite al usuario digitar la direccin del directorio correspondiente
contenedor de los Links de apoyo de los Activos Intangibles. El
resultado de la captura de informacin presenta dos estados:

PROAsistemas S.A.

308

Ruta No Encontrada: El sistema despliega una pequea

ventana que se encarga de informarle al usuario que la ruta
digitada no existe o no concuerda con ninguna del sistema. El
usuario debe presionar el botn Aceptar de la advertencia
desplegada por la inexistencia del directorio y modificar o
eliminar en caso de ser necesario.

Ruta Encontrada: El sistema valida correctamente y permite

la edicin de otra ruta.

Icono: El atributo contiene un icono que al ser seleccionado permite

al usuario realizar la seleccin de modo grfico mediante un
navegador de directorios que se encuentran ordenados de modo
jerrquico.

PROAsistemas S.A.

De Manuales de Procedimiento: Atributo encargado de la asociacin de un

archivo en un directorio especfico. Este procedimiento se puede llevar a
cabo mediante dos formas:


309

Campo de Texto: El atributo contiene un campo de texto que

permite capturar el directorio completo y el nombre del archivo
correspondiente a los manuales de Procedimientos de los Activos
Intangibles. El resultado de la captura de informacin presenta dos
estados:

Ruta No Encontrada: El sistema despliega una pequea

ventana que se encarga de informarle al usuario que la ruta
digitada no existe o no concuerda con ninguna del sistema. El
usuario debe presionar el botn Aceptar de la advertencia
desplegada por la inexistencia del directorio y modificar o
eliminar en caso de ser necesario.

Ruta Encontrada: El sistema valida correctamente y permite

la edicin de otra ruta.

Icono: El atributo contiene un icono que al ser seleccionado permite

el despliegue de un navegador de archivos de modo grfico para la
seleccin del archivo en un directorio especfico que se encuentran
ordenados en modo jerrquico. Para agregar la asignacin el usuario
debe presionar el botn Abrir o de lo contrario el botn Cancelar
para salir sin guardar los cambios.

PROAsistemas S.A.

3.

Para completar o finalizar el proceso el sistema presenta dos opciones:

Botn Aceptar: Permite guardar los cambios realizados a los atributos de

Activos Intangibles en el aspecto de definicin de rutas.

Botn Cancelar: Para salir sin guardar la definicin de rutas o presionar la

tecla ESC.

Botn Aceptar

Botn Cancelar.

310

PROAsistemas S.A.
PRESUPUESTO
Permite al usuario realizar una definicin de los diferentes trminos, mtodos, privilegios y
parmetros que permiten limitar, restringir y otorgar al usuario la facilidad de gestionar
toda la informacin relacionada con el PRESUPUESTO. Para ingresar a la interfaz, el
usuario debe realizar la siguiente accin:

Al ingresar el usuario debe dirigirse al men de opciones inferior y seleccionara

PARAMETROS PARTICULARES. Al ejecutarse esta accin se desplegara la
interfaz principal de PARTICULARES y ubicar el proceso PRESUPUESTO.

GENERALIDADES DE PRESUPUESTO
Procedimiento que le ofrece al usuario la posibilidad de realizar una configuracin en el
rea de presupuesto de una manera general o global y establecer una serie de parmetros
que solo sern utilizados y llevados a cabo por esta empresa. Para iniciar la debida
configuracin de este proceso el usuario debe realizar las siguientes acciones:

311

1.

La interfaz de PARAMETROS PARTICULARES contiene procesos que se

encargan de permitir y configurar la gestin de la informacin de una empresa en
especfico. Ubique el proceso PRESUPUESTO y seleccione el procedimiento
GENERALIDADES.

2.

Al iniciar la interfaz principal de GENERALIDADES DE PARAMETROS el

usuario encontrara una serie de partes dimensionadas orientadas a distintos
aspectos:

PROAsistemas S.A.

312

Para el Valor Acumulado del Presupuesto Tomar: Permite identificar y

gestionar mediante mtodos los diferentes valores acumulados
presupuestalmente que se va a implementar por parte de la empresa. Para la
configuracin de este parmetro el sistema ofrece dos tipos para realizar los
clculos de los valores acumulados arrojados por el presupuesto:

Mtodo A: Permite realizar los clculos de valores acumulados

presupuestales de la empresa definiendo los ltimos meses. Este
nmero de meses es capturado por un campo de texto que permite un
nmero mximo de 1000 (Numero relacionado a los meses).

Mtodo B: Permite realizar clculos de valores acumulados

presupuestales de la empresa definiendo el mes de punto de inicio y
fin de la operacin. Este mtodo permite al usuario realizar el
procedimiento de manera anual, es decir el mismo mes que se tiene
en cuenta para el clculo de inicio es el mismo con el que se finaliza
pero del ao siguiente. Para definir el mes se hace necesaria la
seleccin de este mediante una persiana de seleccin nica.

Configuracin Semana: Permite definir el da de inicio y fin de una semana

mediante la siguiente configuracin:

PROAsistemas S.A.

3.

313

El primer Da de la Semana: Permite preferir del nombre del da de

inicio de la semana mediante una persiana de seleccin.

El Ultimo Da de la Semana: Permite preferir del nombre del ltimo

da de la semana mediante una persiana de seleccin.

Asociacin Centro Presupuestal - Centro de Costo: Atributo encargado

de relacionar de una manera indirecta los Centros de Costos a los Centros
Presupuestales que permiten al usuario una gua para la utilizacin de estos.
El sistema ofrece dos opciones contenidas en una persiana de seleccin:

Si: Permite realizar la asociacin de Centros Presupuestales a

Centros de Costo en los diferentes mdulos donde se emplea. La
seleccin de esta opcin le otorga al usuario la posibilidad de general
un modelo de gua que se va a emplear en el parmetro
PRESUPUESTO.

No: No realiza ningn tipo de gua.

Para almacenar los cambios el usuario debe presionar el botn Aceptar, cuyo
resultado de ejecucin presenta dos estados dependiendo la asociacin de Centros
Presupuestales a Centros de Costo:

Si: El sistema puede generar una ventana que contiene el siguiente Mensaje
Debe ligar Centros de Costos a los Centros Presupuestales. Para cerrar la
ventana se debe presionar el botn Aceptar y realizar el procedimiento
sugerido.

No: El sistema puede generar una ventana que contiene el siguiente mensaje
Debe Redistribuir el Valor de la Aspersin en las Cuentas Asociadas a los

PROAsistemas S.A.
Rubros. Para cerrar la ventana se debe presionar el botn Aceptar y realizar
el procedimiento sugerido.
Para salir sin realizar modificaciones a las Generalidades del Presupuesto presione
el botn Cancelar.

Botn Aceptar.

DIVISIONES
Procedimiento que le brinda al usuario la posibilidad de gestionar los registros de las
divisiones de presupuesto requeridas o necesarias por la empresa.

Para ingresar a gestionar los registros de Divisiones Presupuestales es necesario

encontrarse en la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES y
ubicar el proceso PRESUPUESTO y seleccionar la opcin DIVISIONES.

El procedimiento de DIVISIONES permite al usuario realizar una gestin de los diferentes

registros deseados por el usuario mediante las siguientes acciones:
CREAR DIVISION
Procedimiento que permite al usuario realizar una insercin o creacin de registros
asociados a la Divisin Presupuestal del usuario en nombre de la empresa. Para ingresar
registros de Divisiones el usuario debe realizar las siguientes acciones:

314

PROAsistemas S.A.
1.

En la interfaz principal de DIVISIONES el usuario debe presiona clic derecho

opcin Crear o presionar el botn INSERT.

2.

De inmediato el sistema desplegara un formulario en la parte inferior de la

interfaz que contiene los siguientes atributos que caracterizaran el registro:

3.

Cdigo: Permite identificar el registro de divisin presupuestal de

manera nica e irrepetible en el sistema.

Nombre: Permite definir un nombre que identifique el registro de

divisin en el sistema para ser utilizado por un usuario.

Responsable: Permite seleccionar un funcionario que se encuentre

insertado o creado en la LISTA DE FUNCIONARIOS de la empresa
gestionada. La insercin se realiza mediante la seleccin de un
funcionario al desplegar la persiana correspondiente.

Para realizar la insercin de una Divisin Presupuestal el usuario debe presionar

el botn Aceptar o de lo contrario el botn Cancelar para salir sin insertar el
registro.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

NOTA: Al iniciar la interfaz de DIVISIONES el sistema ofrece un registro por defecto que
permite identificar las condiciones mnimas para su funcionamiento.
MODIFICAR DIVISION
Permite al usuario efectuar el procedimiento de modificacin o actualizacin de los
datos contenidos en los registros insertados o creados en el procedimiento anterior. Para
ejecutar esta accin el usuario debe efectuar los siguientes procedimientos:

315

PROAsistemas S.A.
1.

Al iniciar la interfaz de Divisiones presupuestales el sistema listara todos los

registros creados a la fecha. El usuario debe seleccionar el registro a modificar
presionar clic derecho opcin Modificar.

2.

El sistema desplegara el formulario correspondiente al registro donde podr

realizar modificaciones teniendo en cuenta las restricciones y privilegios de cada
objeto estipulados en el proceso de creacin.

3.

Para almacenar los cambios realizados al registro el usuario debe presionar el

botn Aceptar o de lo contrario, el botn Cancelar para salir sin guardar los
cambios del registro.

Botn Aceptar (Habilitado)

Botn Cancelar.
ELIMINAR DIVISION
Procedimiento que permite al usuario eliminar o suprimir un registro creado o
modificado en procedimientos anteriores segn la necesidad de la empresa. Para
eliminar un registro:

316

1.

Al listarse los diferentes registros pertenecientes a la empresa, el usuario debe

seleccionar el registro a eliminar presionar clic derecho opcin Eliminaro
presionar la tecla SUPR.

2.

El sistema desplegara los datos del registro en modo visualizacin.

PROAsistemas S.A.
3.

Para confirmar el procedimiento de eliminacin se debe presionar el botn

Eliminar o por el contrario el botn Cancelar para salir sin afectar el listado de
registros.

Botn Eliminar.

Botn Cancelar.
DETALLE DIVISION
Procedimiento que permite visualizar la informacin del registro de Divisin
presupuestal en un formulario en la parte inferior de la pantalla. Para ejecutar esta
accin el usuario debe realizar la siguiente accin:
1.

Para visualizar un registro el usuario debe presionar la combinacin de teclas

CTRL + Do clic derecho opcin Detalle.

2.

El sistema desplegara el formulario en la parte inferior de la pantalla con todos

los datos que le corresponden.

INDICADORES DE DESEMPEO
Procedimiento que permite al usuario la gestin de los diferentes Indicadores de
Desempeo que se aplicaran al mdulo de PARAMETROS para la gestin de los diferentes
transacciones que se lleven a cabo. Para realizar la debida configuracin de estos
indicadores el usuario debe realizar las siguientes acciones:

317

Al iniciar la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES el usuario

debe ubicar el proceso PRESUPUESTO y seleccionar el procedimiento
INDICADORES DE DESEMPEO.

PROAsistemas S.A.

Al seleccionar el procedimiento INDICADORES DE DESEMPEO, el sistema

desplegara la interfaz correspondiente. Lo que brinda al usuario la posibilidad de
gestionar los diferentes tipos de INDICADORES DE DESEMPEO mediante los
siguientes procedimientos.

CREAR INDICADOR DE DESEMPEO

Procedimiento encargado de la insercin o creacin de los diferentes Indicadores de
desempeo, abarcando el umbral de desempeo completo. Para conseguir realizar este
procedimiento el usuario debe completar las siguientes acciones en la interfaz principal de
Indicador de Desempeo:

318

PROAsistemas S.A.
1.

Ubicarse en la interfaz de Indicador de Desempeo pulsar la tecla INSERT o

Clic derecho opcin Crear.

2.

El sistema desplegara un formulario que se encarga de la capturar los siguientes

datos:

Cdigo: Campo de texto que permite la captura de mximo 10 (diez)

dgitos de tipo numrico para la asignacin nica del Indicador de
Desempeo. La asignacin del cdigo automtico es de manera
consecutiva respecto al ltimo nmero digitado o generado por el
sistema.

Nombre: Campo de texto que le brinda al usuario la funcin de asignarle

un nombre en especfico al Indicador de Desempeo. Este nombre no
puede superar los 60 (sesenta) caracteres de tipo alfanumricos.

Color: Permite atribuir al Indicador de Desempeo un color mediante

una persiana de seleccin que lo caracterice respecto de los dems
registros.

NOTA: El sistema no permite la seleccin del color Negro. En caso de ser

seleccionado el sistema desplegara la siguiente ventana que informa de la
restriccin de la accin a ejecutar. Ventana que el usuario debe aceptar y ejecutar de
nuevo el proceso de seleccin de otro color.
3.

Para insertar el registro de Indicadores de Desempeo se debe presionar el botn

Aceptar. Si no se desea realizar el proceso de Creacin o Insercin se debe
presionar el botn Cancelar.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

319

PROAsistemas S.A.
MODIFICAR INDICADOR DE DESEMPEO
Procedimiento que le permite al usuario realizar modificaciones o actualizaciones en los
registros insertados en bucles del procedimiento anterior. Para cumplir exitosamente la
actualizacin de datos se deben realizar las siguientes actividades:
1.

En la interfaz principal de Indicadores de Desempeo se encuentran listados todos

los registros creados a la fecha. Para completar el procedimiento el usuario debe
seleccionar el registro a actualizar, clic derecho opcin Modificar.

2.

El sistema genera el formulario que contiene los datos exceptuando el atributo

cdigo que identifica de manera nica el registro. Los atributos Nombre y Color se
configuran siguiendo las reglas y condiciones que son establecidas en la creacin.

3.

Para almacenar los cambios en el Sistema el usuario debe presionar el botn

Aceptar o de lo contrario el botn Cancelar para salir sin almacenar los cambios
realizados.

ELIMINAR INDICADOR DE DESEMPEO

Procedimiento que tiene como funcin principal eliminar o suprimir registros de los
diferentes Indicadores de Desarrollo no activos o no necesarios. Para completar esta accin
se deben realizar las siguientes acciones:

320

1.

En la interfaz principal de Indicadores de Desarrollo el usuario debe seleccionar el

archivo a eliminar presionar la tecla SUPR o clic derecho opcin Eliminar.

2.

El sistema visualizar el formulario del registro.

3.

Para completar el proceso de suprimir un registro, se debe presionar el botn

Eliminar, en caso de ser correcta la accin se eliminara instantneamente de lo
contrario informara mediante la siguiente ventana que este Indicador de Desarrollo
est asociado a una Clasificacin. Para salir sin realizar ninguna accin se debe
presionar el botn Cancelar.

PROAsistemas S.A.
TRAER DE
Permite al usuario realizar un proceso de importacin de registros de otra empresa. Para
realizar este proceso se deben cumplir unos requisitos:

Tener acceso a otra empresa.

La empresa contenga registros de Indicadores de Desarrollo.

El atributo cdigo de los registros de los Indicadores de Desarrollo a importar no

sean los mismos que los registros ya insertados por la empresa.

Para iniciar el proceso de importacin de registros de otras empresas el usuario debe

realizar las siguientes acciones:

321

1.

En la interfaz principal de Indicadores de Desarrollo presione la combinacin de

teclas CTRL + INSERT o clic derecho opcin Traer De...

2.

El sistema habilitara un listado de empresas en un panel al costado derecho de la

interfaz para su respectiva seleccin.

3.

Al seleccionar una empresa se listaran todos los registros de Indicadores de

Desempeo que contenga. Para gestionar estos registros se utilizan las siguientes
acciones:

PROAsistemas S.A.

4.

322

Marcar Todo: Pulse esta opcin cuando desee seleccionar todas los
registros que contiene la empresa. Para realizar esta accin presione clic
derecho opcin Marcar todo o pulsando la combinacin de teclas CTRL +
INSERT.

Desmarcar Todo: En caso de haber seleccionado todos los registros y desee

demarcarlos presione esta opcin en clic derecho opcin Desmarcar Todo o
con la combinacin de teclas CTRL + DEL.

Seleccin Sencilla: Encima del registro presione doble clic para

seleccinalo.

Copiar Seleccin: Al tener seleccionado uno o ms registros presione esta

opcin para importar los registros a la empresa e iniciar el proceso de
gestin de estos.

Al importar los diferentes registros el sistema los listara en la empresa donde se

realiza el proceso.

PROAsistemas S.A.

DETALLE INDICADOR DE DESEMPEO

Permite al usuario poder pre-visualizar todos y cada uno de los registros correspondiente al
Indicador de Desarrollo. Para realizar esta accin el usuario debe ejecutar las siguientes
acciones:

323

1.

Seleccionar cualquier archivo y pulsar la combinacin de teclas CTRL + Do clic

derecho opcin Detalle.

2.

El sistema informara mediante el formulario visualizado los datos correspondientes

a cada registro.

3.

Para salir de modo Detalle presione la combinacin de teclas CTRL + D o clic

derecho opcin Detalle.

PROAsistemas S.A.
INVENTARIOS
Proceso que le ofrece al usuario la funcin de configurar los diferentes parmetros
orientados a la gestin de inventarios de una empresa. La definicin de parmetros se
realiza teniendo en cuenta los diferentes normas y estndares que vinculen la empresa. El
sistema proporciona al usuario una serie de procedimientos para configurar y gestionar la
informacin correspondiente de inventarios. Para ingresar a la configuracin del mdulo de
parmetros de INVENTARIOS:

Al encontrarse en la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES el

usuario debe ubicar el proceso INVENTARIOS. Al encontrarse en este
procedimiento el usuario podr visualizar todas las acciones que se podrn realizar.

ESTRUCTURA DEL CODIGO DEL GRUPO

Procedimiento que brinda la facilidad al usuario de realizar una definicin apropiada de la
estructura de los diferentes grupos pertenecientes al inventario que desea crear o se vea
obligado a hacerlo respecto a la Cartilla de Cuentas. Este procedimiento permite llevar un
proceso ms ordenado en la gestin de los diferentes productos que adquiera la empresa
para su respectiva utilizacin en produccin o sirva de materia prima para su desarrollo.
Para completar el procedimiento se deben realizar las siguientes acciones:
1.

324

El sistema desplegara una interfaz que contiene todos los procesos y procedimientos
que se pueden desarrollar para una empresa en concreto en PARAMETROS
PARTICULARES. Ubique el proceso INVENTARIOS y Seleccione la opcin
Estructura del Cdigo de Grupo.

PROAsistemas S.A.

2.

El sistema desplegara una serie de campos de texto al costado izquierdo de la interfaz

que corresponde a la estructura de modo captura de lmites en forma del cdigo
definido por niveles, al costado derecho de la interfaz el sistema grfica la forma del
Cdigo en niveles de manera automtica. Esta configuracin se realiza mediante
campos de texto que capturan nmeros de una longitud mxima de 1 dgito que debe
pertenecer a un intervalo de 1 a 9 respectivamente. La casilla del primer nivel no se
puede modificar ya que todo grupo debe contener 2 dgitos para su identificacin.

3.

Para confirmar la Estructura del Cdigo del Grupo el usuario debe presionar el botn
Aceptar o el botn Cancelar para salir sin guardar los cambios de la Estructura.

GENERALIDADES DE INVENTARIOS
325

PROAsistemas S.A.
Permite definir el tipo de accin que realizara cada transaccin de Inventarios y la relacin
que contendr con Contabilidad. Para la configuracin de Generalidades el usuario debe
realizar los siguientes pasos:

Al ingresar al proceso PARAMETROS PARTICULARES el usuario debe ubicar el

procedimiento INVENTARIOS y seleccionar GENERALIDADES DE
INVENTARIOS.

El sistema desplegara una ventana que se ubica en el centro de la Interfaz de

PARAMETROS PARTICULARES. El sistema presenta dos mtodos que se deben
configurar:

Mtodo de Conexin a la Contabilidad: Permite realizar la configuracin de la

relacin que se planea tener entre los mdulos de Contabilidad e Inventarios
mediante mtodos de Conexin con caractersticas especficas:


En Lnea: Seleccin del objeto que permite al usuario un mtodo de

relacin entre los mdulos de Contabilidad e Inventarios de un modo
directo en donde las transacciones se realizan de forma continua

Por Lotes: Permite realizar el clculo de los inventarios involucrando

acciones de contabilidad de modo que permite organizarlos de diferentes

No Conectar: No relaciona el mdulo de INVENTARIOS con el de

CONTABILIDAD.

Captura de Centros De Costo: Procedimiento que permite definir el tipo de

relacin que se va a efectuar entre los CENTROS DE COSTO e
INVENTARIOS. Para efectuar esta relacin el sistema dispone de tres
mtodos:


326

Por Lnea: Permite realizar una definicin uno a uno de cada registro
que se encuentre en el documento de un CENTRODECOSTO.

PROAsistemas S.A.

Por Documento: Permite realizar una definicin de un CENTRO DE

COSTO en especfico a todos los registros de un documento.

Ninguno: No realiza una relacin entre INVENTARIOS y CENTROS

DE COSTO.

Para almacenar los cambios realizados a la configuracin de las relaciones de

CENTROS DE COSTOS INVENTARIOS presione el botn Aceptar o de lo
contrario el botn Cancelar para salir sin almacenar los cambios realizados a la
configuracin.

Botn Aceptar.

LISTA DE CUENTAS A UTILIZAR

En este parmetro se le permitir al usuario definir las cuentas contable NIIF necesarias
para realizar la contabilizacin de los documentos que afectan el mdulo de inventario y
que adems generan algn registro contable, adems el usuario en este parmetro podr
definir las cuentas NIIF que le asociara a los diferentes conceptos que se utilizan en el
proceso de ensamble de productos a travs del concepto de carga fabril. Al momento de
definir las cuentas necesarias el usuario debe indicar si la cuenta a crear en este parmetro
es una cuenta que utilizara en la contabilidad bajo los lineamientos del Decreto2649 o es
una cuenta a crear para la informacin bajo los lineamientos de la NIIF para Pymes, de
acuerdo a esto al momento de seleccionar la cuenta aparecer el plan de cuentas actual
(2649) o el plan de cuentas que utiliza la empresa en la informacin bajo los lineamientos
de NIIF para Pymes. Parmetro que permite al usuario realizar una asignacin de Cuentas
de Contabilidad de tipo Fiscal o NIIF requeridas y necesarias para efectuar la
contabilizacin de los documentos que afecten el modulo INVENTARIO y que adems

327

PROAsistemas S.A.
generen un registro contable. El usuario podr definir cuentas de tipo NIIF que le asociara a
los diferentes conceptos que se utilizan en el proceso de Ensamble de productos a travs del
concepto Carga Fabril. El sistema permite al usuario realizar una completa gestin de las
cuentas a utilizar en el mdulo Inventarios.

Para ingresar a Lista de Cuentas a Utilizar el usuario debe encontrarse en la interfaz

principal de PARAMETROS PARTICULARES y ubicar el proceso
INVENTARIOS.

CREAR POSIBLE CUENTA

Proceso que brinda al usuario la facilidad de insertar cuentas de uso especfico que se
utilizaran en los diferentes procedimientos de inventarios que desarrolle la empresa. Para
realizar el proceso el usuario debe realizar las siguientes acciones:
1. El sistema visualizara la interfaz de Lista de Cuentas a Utilizar, en caso de no
contener ningn registro RUBRO el sistema desplegara el formulario de creacin.
Si el usuario ya ha realizado ms de una creacin debe presionar clic derecho
opcin Crear o pulsar la tecla INSERT.

2. Al momento de definir las cuentas necesarias el usuario debe indicar si la cuenta a

crear en este parmetro es una cuenta que utilizara en la contabilidad bajo los
lineamientos del Decreto2649o es una cuenta a crear para la informacin bajo los
lineamientos de la NIIF para Pymes. El sistema despliega el siguiente formulario
para realizar el proceso de insercin o creacin de cuentas a utilizar en los
inventarios:

328

PROAsistemas S.A.

Contabilidad: Persiana de seleccin que permite definir el tipo de Contabilidad

que maneja la empresa. El sistema ofrece dos opciones:


Fiscal: Al manipular una Contabilidad de manera Fiscal el sistema basa

sus lineamientos y estructuras en el Decreto 2649 que permite una
vigencia limitada dependiendo el tipo de Empresa. Lo anterior
corresponde a la transicin a modelos Internacionales de Estandarizacin
como lo son las NIIF (Normas Internacionales de Informacin
Financiera).

NIIF: Al manipular contabilidad de Normalizacin Internacional

permite definir unos lineamientos de tipo NIIF para Pymes aplicables de
manera global.

Rubro: Atributo que permite la captura de las cuentas del usuario. La captura se
puede realizar mediante dos mtodos:


Campo de Texto: El usuario digita un nmero y el sistema despliega la

ventana contenedora del catlogo de cuentas segn el tipo de
Contabilidad manejada.

Icono: Elemento grfico encontrado al final del campo de texto que al

ser seleccionado despliega la cartilla de cuentas segn el tipo
seleccionado en el atributo anterior.


Para seleccionar una cuenta el usuario debe presionar doble clic.

3. Para completar la insercin el usuario debe presionar el botn Aceptar, en caso

opuesto debe presionar el botn Cancelar para salir sin guardar cambios.

Botn Aceptar

329

PROAsistemas S.A.
MODIFICAR POSIBLE CUENTA
Funcin que permite al usuario realizar modificaciones o actualizaciones a los formularios
de los registros de RUBROS. Para iniciar el procedimiento el usuario debe realizar las
siguientes acciones:
1.

En la interfaz Lista de Posibles Cuentas se debe ubicar y seleccionar el registro a

actualizar clic derecho opcin Modificar o pulsar la tecla ENTER.

2.

El sistema desplegara el formulario que contiene los atributos del registro. El nico
atributo que permite su modificacin es el de RUBRO (Tener en cuenta las
recomendaciones especificadas en la creacin).

3.

Para almacenar la informacin modificada se debe presionar el botn Aceptar o de

lo contrario el botn Cancelar.

Botn Aceptar.
ELIMINAR POSIBLE CUENTA
Funcin que permite al usuario eliminar un registro de una posible cuenta de Inventarios.
Para realizar esta accin el usuario debe llevar a cabo las siguientes acciones:
1.

En la interfaz Principal de Lista de Posibles Cuentas se debe ubicar y seleccionar el

registro a eliminar, clic derecho opcin Eliminar o presionar la tecla SUPR.

2.

El sistema desplegara el formulario en modo visualizacin.

3.

Para suprimir el registro de las posibles cuentas de Inventarios el usuario debe

presionar el botn Eliminar o de lo contrario el botn Cancelar para salir sin
realizar alteraciones en el sistema.

Botn Eliminar.

330

PROAsistemas S.A.
DETALLE POSIBLE CUENTA
Permite visualizar la informacin de todos los registros sin posibilidades de alterar su
contenido. Para realizar esta accin el usuario debe seguir los siguientes pasos:
1.

En la interfaz principal de Lista de Posibles Cuentas se debe ubicar y seleccionar el

registro a visualizar, presionar la combinacin de teclas de CTRL + D o clic
derecho opcin Detalle.

2.

Para visualizar los registros el usuario debe seleccionarlos mediante los diferentes
mtodos. Para salir de la vista en detalle el usuario debe presionar CTRL + Do clic
derecho opcin Detalle.

CARTILLA DE GRUPOS
Procedimiento que le permite al usuario realizar la debida gestin de los grupos que
manipule la empresa. Ofrece la manera de realizar agrupaciones de ciertos aspectos en
especfico y asignarle ciertas caractersticas y funciones en especfico. El procedimiento
abarca varias funciones:
CREAR GRUPO
Ofrece al usuario la posibilidad de crear o insertar un grupo para realizar una clasificacin
de productos pertenecientes a una misma cuenta. Para realizar la insercin de un grupo el
usuario debe realizar las siguientes acciones:
1.

Al ingresar a la interfaz de PARAMETROS PARTICULARES ubique el proceso

INVENTARIOS y seleccione la opcin Cartilla de Grupos.

2.

El sistema desplegara la Cartilla de Grupos, que puede presentar dos estados:

331

Sin Registros: El sistema mediante una ventana de confirmacin preguntara

si desea importar grupos de otra empresa. Esta ventana permite realizar dos
acciones:


Si: Inicia el procedimiento de Importar Registros de otras empresas.

Dirjase al procedimiento Importar cartilla de Grupos de Otra
Empresa.

No: Accin que conlleva procede a la creacin de un registro para la

empresa.

PROAsistemas S.A.

Con Registros: El sistema lista los Registros de Grupos. Continuar

Leyendo...
El usuario debe presionar la tecla INSERT o clic derecho opcin Crear
para desplegar el formulario de Insercin o Creacin.

3.

El formulario contiene una serie de atributos que ayuden en la especificacin del

grupo, dichos atributos estn separados por pestaas exceptuando dos de ellos que
pertenecen a los generales.
Atributos Generales: Permite una identificacin general del grupo.

Cdigo: Nmero de identificacin nico que el usuario puede digitar

dependiendo el asignado anteriormente en el procedimiento Estructura del
Cdigo de Grupo en su primer nivel.

Nombre: Campo de texto que captura el nombre correspondiente del grupo

de longitud mxima de veinte caracteres de tipo alfanumricos.

Pestaa Caractersticas
Identifican las caractersticas especiales que contiene cada grupo de
productos.

332

Cdigo: Permite identificar caractersticas o atributos fsicos

especiales que posee cada producto. Permite la utilizacin de 10
(Diez) cdigos.

Nombre de la Caracterstica: Permite definir un nombre de una

caracterstica del producto pertenecientes a un grupo. El campo de

PROAsistemas S.A.
texto permite una longitud mxima de 40 (cuarenta) caracteres de
tipo alfanumricos.

Pestaa Informacin Adicional

Atributos que permiten realizar una definicin especifica de diferentes
trminos contables y gestin del producto en especfico.


333

Mtodo de Valuacin NIIF: Persiana de seleccin que permite

definir el mtodo a emplear en la valuacin de las NIIF. El sistema
propone tres mtodos:


PEPS.

Promedio Ponderado.

Identificacin Especfica.

Mtodo de Valuacin Local: Persiana de seleccin que define el

mtodo a emplear correspondiente a la valuacin local de la empresa.
El sistema ofrece los mtodos:


PEPS.

Promedio Ponderado.

Identificacin Especfica.

Tipo: Persiana de seleccin que le brinda al usuario la facilidad de

identificar el tipo de grupo y el modo de transaccin:


Consumo.

Facturacin.

Negativos: Persiana de seleccin que le brinda la opcin al usuario

de habilitar los permisos de realizar facturas en Negativo.

Nivel de Grupo: Atributo que informa al usuario la ubicacin del

Grupo basndose en la Estructura del Cdigo del Grupo y las
limitaciones que esta contenga.

Impuesto al Consumo: Atributo encargado de desplegar de manera

vertical todos los impuestos de tipo Consumo que se hallan creado en

PROAsistemas S.A.
Impuestos, Descuentos y Valores. El usuario debe seleccionar alguno
de la lista. En caso de no encontrarse el deseado dirjase al
procedimiento Impuestos, Descuentos y Valores para realizar el
proceso de insercin.

IVA: Atributo encargado de capturar la seleccin del usuario

mediante una persiana que contiene todos los impuestos de tipo IVA
que se han insertado en el procedimiento Impuestos, Descuentos y
Valores.

IVA hace parte del costo: Permite definir al usuario si el clculo del
IVA se incluye o no en el precio de Costo.

Consumo parte costo en Informe: Persiana de texto que permite la

seleccin de incorporar en Impuesto al Consumo en el Informe o de
no realizarlo segn los parmetros de la empresa. Este accin est
orientada a materias prima que gestiona la empresa.

Decimales en Unidad: Campo de texto que permite capturar el

nmero de decimales que se utilizaran en una unidad determinada en
un intervalo de 0 a 6.

Pestaas Contabilidad
Proceso que define los diferentes documentos definidos por el usuario para
cada uno de las transacciones al mdulo de Inventarios, como los
documentos pertenecientes propios al mdulo (Entradas, salidas, traslados
entre bodegas, devoluciones de tanto de salida como de entrada, etc.) como
los documentos de otros mdulos como lo son los documentos de los
mdulos Gestin de Ventas y Gestin de Compras debern definir las
cuentas contables NIIF que se afectan con el registro de cada uno de estos
documentos. Por Ejemplo: Para cada Grupo, se deber definir la cuenta
contable NIIF que se debitara (Cuenta de Costo de Ventas) al registrar la
Factura y la cuenta contable NIIF que se acredita (Cuenta de Inventario) al
momento de registrar la Factura, de igual forma se debe hacer para cada uno
de los documentos creados en el sistema que afecten al Mdulo de
Inventarios como se indic anteriormente.

334

PROAsistemas S.A.
Para asociar cuentas a algn documento en especfico el usuario debe
seleccionarlo. Cada documento contiene cuatro columnas:

Dbito Local.

Crdito Local.

Dbito NIIF.

Crdito NIIF.

Dependiendo la constitucin y el catlogo de Cuentas que maneje la

empresa tiene derecho a seleccionarse las cuentas a asignar, siempre que
estas se encuentren en Lista de Cuentas a Utilizar.
En cada columna el sistema permite el despliegue de las cuentas
relacionadas con la Lista de Cuentas a Utilizar mediante una persiana de
seleccin para su respectiva asignacin.

Pestaas Impuestos
Los impuestos gestionados en la Cartilla de Grupos, en esta pestaa para
cada uno de los documentos de los mdulos Gestin de Ventas y Gestin de
Compras. El usuario debe realizar una definicin de conceptos sobre los
cuales se ejecutara la contabilizacin de documentos condicionados ya sean
por pronto pago o por volumen (Por Valor o por Cantidades). Para el caso de
la Factura de Venta se deber definir un nico concepto, en caso de ser
Factura de Compra se debern definir dos nuevos conceptos. El concepto
mediante el cual se contabilizara la aplicacin de descuentos condicionados
aplicados al inventario, en el caso de que aun existan mercancas
procedentes de los documentos de compra sobre los cuales la empresa se
gana el descuento y otro para definir el concepto a travs del cual se
contabilizara la aplicacin de los descuentos condicionados a la mercanca
comprada sobre la cual la empresa se gana el descuento, pero ya ha sido
vendida y que por tal motivo al momento de vender esta mercanca quedo
costeada por un valor mayor.

335

PROAsistemas S.A.
Los dems conceptos que se deben definir para cada documento en esta
opcin no se debern modificar, ya que indirectamente esta informacin ha
sido modificada por el usuario al momento de realizar la parametrizacion de
las cuentas NIIF asociadas a cada uno de los impuestos, descuentos y
valores definidos en los parmetros de los terceros.
El sistema ofrece al usuario realizar una definicin de impuestos a los
documentos que se estn gestionando en Inventarios orientados a la Gestin
de Ventas y Gestin de Compras. Los atributos que se deben definir en la
pestaa Impuestos de Lista de Grupos de Inventarios son los siguientes:

Valor Bruto Gravado.

Valor Bruto Exento.

Descuento Condicionado.

Descuento Bsico.

Descuento Adicional.

Retencin.

Retencin de IVA.

Retencin de IVA SIC.

ICA.

Retencin de ICA.

Autorretencion.

Retencin Hortifruticola.

Retencin Bolsa Agropecuaria.

El usuario debe seleccionar el tipo de valor, impuesto o descuento

correspondiente a cada atributo asignndolo teniendo en cuenta el
procedimiento Terceros e Impuestos los registros creados en Impuestos,
Descuentos y Valores y la relacin de los documentos que se encuentran
insertados
en
Lista
de
Documentos
de
PARAMETROS
PARTICULARES correspondientes a la empresa y pertenecientes al
mdulo de GESTION DE VENTAS y GESTION DE COMPRAS.

336

PROAsistemas S.A.

4.

Para confirmar la insercin del registro el usuario debe presionar el botn Aceptar
o debe presionar el botn Cancelar o tecla ESC si desea salir sin realizar la
insercin.

MODIFICAR GRUPO
Procedimiento que permite realizar actualizaciones o modificaciones a los registros de los
Grupos insertados o importados anteriormente por el usuario. El usuario debe realizar los
siguientes procedimientos para completar la accin:
1.

El sistema en la interfaz principal de Cartilla de Grupos listara todos los registros de

grupos, para actualizarlos presione clic derecho opcin Modificaro la tecla
ENTER.

2.

El sistema desplegara el formulario de registro que contiene todos los atributos

habilitados para su edicin exceptuando el Cdigo que al ser de carcter nico no
permite realizar esta accin.

337

NOTA: La modificacin de atributos se debe realizar teniendo en cuenta los

diferentes parmetros y restricciones estipulados en la creacin.

PROAsistemas S.A.
3.

Para almacenar los cambios presione el botn Aceptar o de lo contrario el botn

Cancelar para salir sin guardar los cambios.

Botn Aceptar.
ELIMINAR GRUPO
Funcin que permite al usuario un proceso de eliminacin de un registro en concreto,
completando los siguientes procedimientos:
1.

Al iniciar la interfaz Cartilla de Grupos se debe seleccionar el archivo a eliminar

pulsar la tecla SUPR o clic derecho opcin Eliminar.

2.

El sistema desplegara la informacin bsica del registro a acompaada de los datos

contenidos en la primera pestaa en modo visualizacin.

3.

Para continuar el proceso presione el botn Eliminar de lo contrario presione el

botn Cancelar para salir sin alterar el registro.

TRAER DE
Procedimiento que se encarga de traer o importar registros de otra empresa para ser
gestionados en la empresa invocadora. Para completar el procedimiento el usuario debe
llevar realizar:
1.

338

Al iniciar la interfaz principal de Cartilla de Grupos el usuario debe presionar clic

derecho opcin Traer de...o tecleando la combinacin CTRL + INSERT.

PROAsistemas S.A.

2.

Desplegara la lista de empresas al costado derecho de la interfaz. El usuario debe

seleccionar la empresa correspondiente para exportar los registros e importarlos en
la empresa donde se realiza el procedimiento.

3.

Despus de seleccionar la empresa en la misma columna se listaran los registros que

dicha empresa contiene para su respectiva seleccin. Esta lista contiene la siguientes
funciones:

339

Marcar Todo: Permite seleccionar al usuario todos los registros de grupos

que contenga la empresa exportadora. Este procedimiento se realiza clic
derecho opcin Marcar Todo o la combinacin de teclas CTRL +
INSERT.

PROAsistemas S.A.

4.

Desmarcar Todo: Permite desmarcar cualquier elemento que se encuentre

seleccionado. Esta funcin se realiza con clic derecho opcin Desmarcar
Todo o la combinacin de teclas CTRL + SUPR.

Copiar Seleccin: Permite realizar el proceso de importacin de los

archivos seleccionado. Esta funcin se realiza mediante clic derecho opcin
Copiar Seleccin.

El sistema listara de inmediato los nuevos registros y configuraciones de grupos

importados.

DETALLE GRUPO
Permite visualizar la informacin que contiene cada uno de os registros importados o
creados por el usuario. Para realizar esta accin el usuario debe hacer las siguientes
funciones:
1.

En la interfaz principal de Cartilla de Grupos de Inventarios presione la

combinacin de teclas CTRL + D o clic derecho opcin Detalle.

2.

El sistema despliega la informacin que contiene cada registro en modo

visualizacin.

3.

Para salir de vista en modo detalle presione clic derecho opcin Detalle o la
combinacin de teclas CTRL + D.

CARTILLA DE BODEGAS
Procedimiento encargado de la gestin de Bodegas que realiza la empresa dependiendo la
cantidad de inventarios que afecte y permite realizar una definicin de privilegios y
restricciones a los usuarios en el acceso a la informacin.

340

PROAsistemas S.A.

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES, ubicar el proceso

Inventarios y verificar el contenido hasta encontrar el procedimiento Cartilla de
Bodegas y seleccionarlo.

CREAR BODEGA
Procedimiento que permite la insercin de registros de bodegas con informacin propia de
cada una de ellas y determinando cierta cantidad de atributos en especfico para su correcta
identificacin. Para insertar el registro correspondiente a la bodega se deben realizar las
siguientes acciones:
1.

Al iniciar la interfaz de Cartilla de bodegas, se pueden presentar dos estados:

341

Cartilla no contiene Registros: Procedimiento que direcciona al usuario a

una ventana que permitir la importacin o creacin de un registro en caso
de que as sea requerido. La ventana permite dos estados:


Si: Inicia el proceso de Traer de

No: Despliega el formulario para la creacin de una bodega.

Cartilla Contiene Registros: El sistema listara los registros insertados o

importados en acciones anteriores por el usuario. Para crear un registro de
bodega se debe realizar el procedimiento que se describe a continuacin.

2.

En la interfaz principal de Cartilla de Bodegas el usuario debe presionar clic

derecho opcin Crear o la tecla INSERT.

3.

De inmediato el sistema desplegara una ventana que contiene dos pestaas con los
siguientes atributos:

PROAsistemas S.A.

Informacin General: Pestaa que permite la definicin de las

caractersticas propias e informacin relevante de las bodegas, contiene los
siguientes atributos:


Cdigo: Atributo que captura un numero de una longitud mxima de

9 caracteres. Permite la identificacin nica e irrepetible de cada
bodega.

Nombre: Atributo encargado de capturar el nombre de la bodega.

Este nombre debe tener una longitud mxima de 20 caracteres de
tipo alfanumricos.

Ubicacin: Permite escribir la ubicacin exacta de la bodega. Este

campo de texto permite la captura de caracteres alfanumricos de
longitud mxima de 40 dgitos.

Negativos: Persiana de seleccin que permite al usuario seleccionar

si la bodega va a manejar valores negativos en sus facturas.

Responsable: El sistema ofrece al usuario una persiana de seleccin

que tiene por funcin identificar al encargado de la bodega teniendo
en cuenta los datos gestionados en la Lista de Funcionarios.

Correo Electrnico: Campo de texto que permite la captura del

correo electrnico del responsable de la bodega. Este atributo
permite ms de 100 caracteres de tipo alfanumricos.

Enviar traslados de bodegas por correo electrnico: Casilla de

seleccin que permite al usuario l envi de informes al responsable
de la bodega en caso de presentarse traslados.

Usuarios: Persiana que permite habilitar o deshabilitar los privilegios de

gestin de las bodegas a los diferentes usuarios que se conecten al sistema.
Para habilitar los permisos de los usuarios se debe tener en presente:


342

El sistema listara todos los usuarios, para otorgarle acceso el

indicador circular anterior al nombre debe estar en color verde. En
caso de ser necesaria la restriccin el indicador debe encontrarse de
color rojo.

PROAsistemas S.A.
4.

Para insertar o crear el registro de la bodega el usuario debe presionar el botn

Aceptar o por el contrario el botn Cancelar para salir sin almacenar la
informacin.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar (Inhabilitado)

Botn Aceptar (Habilitado)

MODIFICAR BODEGA
Procedimiento que le permite al usuario realizar cambios o actualizaciones a los registros
de la Bodegas. Se deben realizar las siguientes acciones para realizar la actualizacin de
atributos:
1.

Al ingresar a la interfaz principal de la Cartilla de Bodegas el sistema listara todos

los registros insertados. Para iniciar el proceso de actualizacin se debe presionar
clic derecho opcin Modificar o pulsando la tecla ENTER.

2.

Para actualizar los atributos el usuario debe tener presente las condiciones y
parmetros estipulados en la creacin de la bodega.

3.

Para confirmar la modificacin el usuario debe presionar el botn Aceptar o de lo

contrario el botn Cancelar o tecla ESC para salir sin realizar cambios.

Botn Aceptar.

343

PROAsistemas S.A.
DETALLE BODEGA
Permite visualizar las diferentes atributos e informacin especfica que contiene cada
registro bodega sin poderlo actualizar o eliminar. El usuario debe realizar los siguientes
pasos:
1.

En la interfaz principal de Cartilla de Bodegas presionar la combinacin de teclas

CTRL + D o clic derecho opcin Detalle.

2.

El sistema desplegara el formulario que contiene los atributos del registro bodega
seleccionada.

3.

Para salir del modo detalle se debe presionar la combinacin de teclas CTRL + D o
clic derecho opcin Detalle.

TRAER DE
Procedimiento encargado de la importacin de registros de bodegas de otra empresa para su
gestin propia en la empresa realizadora de la accin. Para cumplir este procedimiento se
deben realizar las siguientes acciones:

344

1.

En la Interfaz Principal de Cartilla de Bodegas presionar clic derecho opcin Traer

de o pulsando la combinacin de teclas CTRL + INSERT.

2.

En el costado derecho de la interfaz se desplegara la lista de Empresas, seleccionar

la empresa a exportar registros de bodegas.

PROAsistemas S.A.

3.

345

El sistema desplegara al costado derecho la cantidad de registros para su debida

seleccin teniendo en cuenta las siguientes primicias:

Marcar Todo: Permite seleccionar todas los registros que se encuentran en

esta empresa. Esta funcin se puede ejecutar con clic derecho opcin
Marcar Todos o la combinacin de teclas CTRL + INSERT.

Desmarcar Todo: Permite desmarcar todos los registros seleccionados por

el usuario en el procedimiento anterior. Para cumplir esta funcin se debe
presionar clic derecho opcin Desmarcar Todos o la combinacin de teclas
CTRL + SUPR.

Copiar Seleccin: Procedimiento que se encarga de importar los registros

seleccionados de la empresa exportadora. Para completar esta accin se debe
presionar clic derecho opcin Copiar Seleccin.

PROAsistemas S.A.
4.

El sistema listara los registros importados por la empresa realizadora de la accin en

su Cartilla de Bodegas.

ORDENAR BODEGAS
El sistema ofrece al usuario dos tipos de orden en la Cartilla de Bodegas:

Por Cdigo: Permite el orden de los registros de las Bodegas dependiendo el cdigo de
manera ascendente (Menor a Mayor). Esta funcin se invoca presionando clic derecho
opcin Por Cdigo.

Por Nombre: Permite el orden de los registros de las Bodegas dependiendo el Nombre
de manera ascendente (segn alfabeto de la A - Z). Esta funcin se ejecuta pulsando clic
derecho opcin Por Nombre.

CARTILLA DE FAMILIAS
Procedimiento encargado de la agrupacin de artculos en concreto para la reduccin de
longitud de las facturas e informes que se generen en las diferentes transacciones del
sistema. Para ingresar al Catlogo de Familias el usuario debe efectuar la siguiente accin:

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES ubicar el proceso

INVENTARIOS y al ingresar a este seleccionar el procedimiento DE FAMILIAS
que es el equivalente a la Cartilla o Lista de Familias.

CREAR FAMILIA
Procedimiento que se encarga de la insercin o creacin de familias para simplificar los
informes y facturas que realice la empresa. Para insertar una Familia el usuario debe
realizar las siguientes acciones:
1.

Al ingresar a Cartilla de Familias el sistema puede ofrecer dos estados:

2.

346

Cartilla no contiene Registros: Procedimiento que direcciona al usuario a

una ventana que permitir la importacin o creacin de un registro en caso
de que as sea requerido. La ventana permite dos estados:


Si: Inicia el proceso de Traer de

No: Despliega el formulario para la creacin de una Familia.

Cartilla Contiene Registros: El sistema listara los registros insertados o

importados en acciones anteriores por el usuario. Para crear un registro de
Familia se debe realizar el procedimiento que se describe a continuacin.

En la interfaz Principal de Cartilla de Familias presione clic derecho opcin Crearo

presionar la tecla INSERT.

PROAsistemas S.A.

3.

4.

El sistema desplegara el formulario, que contiene dos atributos:

Cdigo: Atributo que permite la captura de un dgito numrico para la

identificacin nica de la familia.

Nombre: Atributo de caracterstica alfanumrica que captura hasta cuarenta

caracteres para la debida descripcin de la Familia.

Para continuar con el procedimiento de insercin o creacin de registro de familia

se debe presionar el botn Aceptar o por el contrario el botn Cancelar para salir
sin guardar cambios.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar.
MODIFICAR FAMILIA
Procedimiento que le permite al usuario los privilegios de actualizar o modificar un registro
de Familia en especfico segn sea requerido. Para realizar este procedimiento se debe
efectuar las siguientes acciones:

347

1.

En la interfaz principal de Cartilla de Familias el usuario debe seleccionar el

archivos a actualizar presionar clic derecho opcin Modificaro presionar la tecla
ENTER.

2.

Al realizar esta accin el sistema despegara los dos atributos del formulario. El
Cdigo permite su visualizacin mas no su modificacin en cambio en nombre

PROAsistemas S.A.
permite la modificacin total de su contenido siguiendo los parmetros de este
atributo en la creacin.

3.

Para confirmar los cambios realizados al formulario del registro de Familia presione
el botn Aceptar o de lo contrario el botn Cancelar para salir sin almacenar los
cambios.

Botn Aceptar.
ELIMINAR FAMILIA
Procedimiento encargado de eliminar los registros de Familia obsoletos o que ya no se
utilicen. Se deben realizar los siguientes pasos para eliminar un registro en especfico:
1.

Seleccionar el registro de Familia a eliminar que se encuentra listado en la Cartilla

de Familias. Pulsar clic derecho opcin Eliminar o la tecla SUPR.

2.

El sistema listara la informacin del registro de Familia en modo visualizacin.

3.

Para continuar el proceso de eliminacin el registro debe estar sin vinculacin a

facturas e informes. En caso de cumplirse la condicin anterior se debe presionar el
botn Eliminar o por el contrario el botn Cancelar o la tecla ESC para salir.

Botn Eliminar.

348

PROAsistemas S.A.
TRAER DE
Procedimiento que le facilita al usuario la insercin de registros de familia mientras tenga
acceso a otras empresas que los contengan. El usuario debe seguir los siguientes pasos para
la insercin:
1.

En la Cartilla de Familias presione la combinacin de teclas CTRL + INSERT o

clic derecho opcin Traer de...

2.

El sistema desplegara un listado de las empresas a la cuales el usuario que ejecuta la

accin tiene acceso. Este listado se despliega al costado derecho de la interfaz.

El usuario debe seleccionar la empresa de la cual va a exportar registros para

importarlos en la empresa donde realiza la accin.
3.

349

Se desplegara en la misma ubicacin donde se encontraban las empresas la lista de

registros de las familias que esta contiene. Para la gestin de estos registros se debe
prestar atencin a las siguientes funciones:

Marcar Todo: Permite seleccionar todas los registros que se encuentran en

esta empresa. Esta funcin se puede ejecutar con clic derecho opcin
Marcar Todos o la combinacin de teclas CTRL + INSERT.

Desmarcar Todo: Permite desmarcar todos los registros seleccionados por

el usuario en el procedimiento anterior. Para cumplir esta funcin se debe

PROAsistemas S.A.
presionar clic derecho opcin Desmarcar Todos o la combinacin de teclas
CTRL + SUPR.

4.

Copiar Seleccin: Procedimiento que se encarga de importar los registros

seleccionados de la empresa exportadora. Para completar esta accin se debe
presionar clic derecho opcin Copiar Seleccin.

Al completar esta accin con xito el sistema listara todos los registros que se
encuentran en la cartilla de Familias de la empresa.

DETALLE FAMILIA
Accin que permite visualizar la informacin que contiene cada registro de la familia sea
creada o importada por parte del usuario. Esta accin es producto de presionar la
combinacin de teclas CTRL + D o clic derecho opcin Detalle. Para salir de la vista
Detalle se debe presionar de nuevo CTRL + D o clic derecho opcin Detalle.

ORDENAR FAMILIA
El sistema ofrece al usuario dos tipos de orden en la Cartilla de Familias:

Por Cdigo: Permite el orden de los registros de las Familias dependiendo el

cdigo de manera ascendente (Menor a Mayor). Esta funcin se invoca presionando
clic derecho opcin Por Cdigo.

Por Nombre: Permite el orden de los registros de las Familias dependiendo el

Nombre de manera ascendente (segn alfabeto de la A - Z). Esta funcin se ejecuta
pulsando clic derecho opcin Por Nombre.

CARGA FABRIL
Procedimiento encargado de la gestin de Bodegas que realiza la empresa en el mdulo de
Ensambles deben modificar respecto a las Cargas Fabriles para definir en cada una de ellas
la cuenta contable de tipo NIIF a la cual se registrara la distribucin del valor de la carga al
artculo ensamblado dependiendo la cantidad de inventarios que afecte y permite realizar
una definicin de privilegios y restricciones a los usuarios en el acceso a la informacin.
Para ingresar a la configuracin de Carga Fabril el usuario debe realizar la siguiente accin:

350

En la interfaz de PARAMETROS PARTICULARES ubicar el proceso

INVENTARIOS y seleccionar el procedimiento Carga Fabril.

PROAsistemas S.A.
CREAR CARGA FEBRIL
En este parmetro los usuarios que manejan el mdulo de ensambles deben modificar la
informacin de las cargas fabriles para definir en cada una de ellas la cuenta contable NIIF
a la cual se registrara la distribucin del valor de la carga al artculo ensamblado.
Procedimiento encargado de crear registros de Carga Fabril para asociarle ciertas
caractersticas en especfico requeridas por el formulario.
Para insertar un registro se deben realizar los siguientes pasos:
1.

2.

351

El sistema de permite dos estados al iniciar la interfaz de Carga Fabril:

No contiene Registros: El sistema de inmediato despliega el formulario del

registro de Carga Fabril que deber ser diligenciado por el usuario.

Contiene Registros: El sistema listara todos los registros que se hallan creado
anticipadamente por algn usuario de la empresa. Para desplegar el formulario
de registro el usuario debe presionar la tecla INSERT o clic derecho opcin
Crear.

Al desplegarse el formulario de registro el usuario debe completar los siguientes

atributos y cumplir las condiciones que contienen cada uno de ellos:

Cdigo: Campo de texto que tiene por funcin la captura de un numero

longitud mxima de ocho caracteres. Permite la identificacin de manera
nica del registro de tipo Cargo Fabril.

Nombre: Campo de texto que le permite al usuario determinar el nombre del

Cargo Fabril. Dicho nombre puede tener una longitud mxima de 30
caracteres de tipo alfanumrico.

Cuenta Fiscal: Navegador de cuentas de tipo Fiscal que permite al usuario

asignar una cuenta en especfico a una Carga Fabril en creacin. La cuenta
Fiscal debe encontrarse creada en los rubros de Lista de Cuentas a Utilizar
para que el usuario la pueda asignar.

Cuenta NIIF: Navegador de cuentas de tipo NIIF que permite al usuario

asignar una cuenta en especfico a una carga Fabril en creacin. La cuenta de
tipo NIIF debe encontrarse insertada en la Lista de cuentas a utilizar
(Rubros) para que el usuario la pueda asignar.

Naturaleza: Persiana de seleccin que le permite al usuario realizar el tipo

de clculo correspondiente que esta Carga Fabril puede ejecutar para hallar

PROAsistemas S.A.
su valor correspondiente en los diferentes informes en los que se utilice.
Puede ser de dos tipos:

3.

Neto.

Porcentual.

Operacin: Persiana de seleccin que permite al usuario definir a la Carga

Fabril el tipo de operacin que va a realizar al contener su valor
dependiendo la naturaleza. Esta operacin puede ser de dos modos:


Suma.

Resta.

Para almacenar el registro el usuario debe presionar el botn Aceptar o si desea

salir sin guardar cambios debe presionar el botn Cancelar o la tecla ESC.

Botn Aceptar (Habilitado)

MODIFICAR CARGA FABRIL
Procedimiento que le brinda la posibilidad al usuario de realizar actualizaciones o
modificaciones en los diferentes registros de Cargas Fabriles.
El usuario debe realizar los siguientes pasos para actualizar los registros:

352

1.

Seleccione el registro de Carga Fabril a actualizar. Presione clic derecho opcin

Modificar para ingresar al procedimiento de modificacin.

2.

El sistema desplegara el formulario con todos los atributos modificables. El nico

atributo no modificable es Cdigo por ser un nmero nico e irrepetible y que
funciona como identificador del registro. Para actualizar el registro se deben tener
en cuenta los parmetros y condiciones estipulados en la creacin del registro.

PROAsistemas S.A.
3.

Para almacenar los cambios o actualizaciones realizadas a los registros el usuario

debe presionar el botn Aceptar. Para salir sin realizar ni guardar cambios debe
presionar el botn Cancelar o pulsar la tecla ENTER.

Botn Aceptar.

ELIMINAR CARGA FABRIL

Procedimiento le da el privilegio al usuario de eliminar los registros de cargas fabriles
siempre y cuando no se encuentren ligados a procesos o informes.
Se deben realizar las siguientes acciones:
1.

Seleccione el registro a eliminar. Clic derecho opcin Eliminar o presione la tecla

SUPR.

2.

El sistema desplegara la informacin del registro de Carga Fabril en modo

visualizacin (no permite modificaciones).

3.

Para confirmar el proceso de eliminacin el usuario debe presionar el botn

Eliminar. En caso de no quererlo eliminar presione el botn Cancelar para salir sin
alterar la Cartilla de Cargas Fabriles.

Botn Eliminar.
DETALLE CARGA FABRIL
Procedimiento que permite al usuario visualizar la informacin de algn registro de Carga
Fabril.
Este procedimiento se realiza de la siguiente forma:

353

PROAsistemas S.A.
1.

En la interfaz de Cartilla de Cargas Fabriles se debe presionar la combinacin de

teclas CTRL + D o clic derecho opcin Detalle.

2.

Para visualizar diferentes registros simplemente basta con seleccionarlos.

3.

Para deshacer el modo visualizacin el usuario debe presionar la combinacin de

teclas CTRL + D o clic derecho opcin Detalle.

ORDENAR CARGA FABRIL

El sistema ofrece al usuario dos tipos de orden en la Cartilla de Carga Fabril:

354

Por Cdigo: Permite el orden de los registros de las Cargas Fabriles dependiendo el
cdigo de manera ascendente (Menor a Mayor). Esta funcin se invoca presionando
clic derecho opcin Por Cdigo.

Por Nombre de la Carga: Permite el orden de los registros de las Cargas Fabriles
dependiendo el Nombre de manera ascendente (segn alfabeto de la A - Z). Esta
funcin se ejecuta pulsando clic derecho opcin Por Nombre.

PROAsistemas S.A.

IMPORTACIONES
Modulo del sistema que facilita al usuario la administracin y configuracin propia de las
importaciones que adquiera la empresa, es decir el movimiento que puede tener el
transporte legtimo de bienes y servicios nacionales. Para ingresar y visualizar las diferentes
opciones y procesos correspondientes a importaciones el usuario debe:

Ingresar a PARAMETROS PARTICULARES, proceso que se encarga de las

configuraciones y parametrizacion de una empresa en especfico. Ubicar el proceso
IMPORTACIONES que contiene todos los procedimientos relacionados a este
mdulo.

GENERALIDADES
Proceso encargado de configurar y editar el tipo de accin que se debe llevar a cabo tan
pronto se desee realizar un cierre contable de importaciones (Cancelar o cerrar las cuentas).
La configuracin de las generalidades se realiza con el objetivo de permitir al usuario
efectuar correcciones antes de emitir los informes y documentos correspondientes a cada
cierre contable.
Para configurar las GENERALIDADESde IMPORTACIONESel usuario debe efectuar
las siguientes acciones:
1.

355

En la interfaz de PARAMETROS PARTICULARES el usuario debe ubicar el

proceso IMPORTACIONES y dirigirse al procedimiento GENERALIDADES y
seleccionarlo.

PROAsistemas S.A.
2.

El sistema desplegara una ventana en el centro de la interfaz de PARAMETROS

PARTICULARES. Esta ventana permite la configuracin de dos formas:

En el cierre de Importaciones para la entrada de Mercancas: Proceso

que permite definir el tipo de accin que se debe tomar al realizar un Cierre
Contable de Importaciones, para lo que dispone dos opciones:


Rehacer Asiento Contable: Permite realizar de nuevo el documento

relacionado con el Asiento Contable.

Generar Documento de Ajuste Contable: Al seleccionar esta

opcin el sistema realiza un documento asociado a un ajuste contable
al momento de realizar un cierre de importaciones o cierre de
periodo.

Nacionalizacin:


3.

Utilizar Documento de Nacionalizacin: Permite al usuario incluir

el Documento de Nacionalizacin.

Para confirmar la configuracin realizada en GENERALIDADES el usuario debe

presionar el botn Aceptar. En caso contrario que desee salir sin almacenar
configuraciones presione el botn Cancelar.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar

DEFINICION DE CUENTAS Y ARANCEL

Proceso que lista los diferentes grupos creados en el procedimiento Cartilla de Grupos
perteneciente a Inventarios. Este procedimiento permite al usuario encaminar a una
asignacin de cuentas de tipo Fiscal o NIIF para el registro de las transacciones originadas
en los documentos del mdulo importaciones. El plan de cuentas NIIF de la empresa puede
ser totalmente diferente al PUC (Plan nico de Cuentas).
Para realizar una definicin de cuentas el usuario debe ejecutar los siguientes pasos:

356

PROAsistemas S.A.
1.

Al ingresar a PARAMETROS PARTICULARES ubique el

Importaciones y seleccione la opcin Definicin de Cuentas y Arancel.

2.

Al intentar iniciar la interfaz el sistema puede ofrecer dos estados:

proceso

No contiene Registros: El sistema informara mediante una ventana de

informacin que en el Proceso INVENTARIOS opcin Cartilla de Grupos
el usuario no ha insertado o creado ningn tipo de grupo para realizar
transacciones en este procedimiento.
Para poder definir cuentas dirjase a Cartilla de Grupos ubicado en
Inventario y realice la insercin de registros. Al crear registros de grupos el
sistema le otorgara el privilegio de asignar cuentas en el procedimiento
Definir Cuentas y Arancel.

357

PROAsistemas S.A.

Contiene Registros: El sistema iniciara la ventana de Definicin de Cuentas

y Arancel listando todos los registros que se encuentran en la Cartilla de
Grupos del proceso Inventarios. Estos registros permiten la asignacin de
cuentas de manera nica.

El sistema permite realizar una definicin de cuentas de los siguientes atributos:

358

Cuentas para Anticipos: Permite realizar la asignacin de la cuenta

correspondiente a anticipos que se encuentra definida en la Cartilla de Cuentas
Fiscal. Al pulsar la combinacin de teclas CTRL + ENTER, seleccionando el
campo de texto con doble clic o presionando el icono que se encuentra al final del
campo de texto, funcin que permite al sistema desplegar la cartilla de cuentas

PROAsistemas S.A.
Fiscales que se encuentre definido para esta empresa. Navegue hasta encontrar la
cuenta que debe ser afectable seleccinela y presione la tecla ENTER.

Cuentas para Anticipos NIIF: Permite realizar la asignacin de la cuenta

correspondiente a Anticipos que se encuentra en la cartilla de cuentas NIIF que
maneja la empresa. Al pulsar la combinacin de teclas CTRL + ENTER,
seleccionar el campo de texto con doble clic o presionando el icono que se
encuentra al final del campo de texto el sistema desplegara la cartilla de cuentas
NIIF que se encuentre definido para esta empresa. Navegue hasta encontrar la
cuenta que debe ser afectable seleccinela y presione la tecla ENTER.
Esta opcin permite al usuario registrar los anticipos (entregados) generados por los
documentos de importaciones. Por ejemplo los anticipos entregados al vendedor, a
la empresa transportadora, a la agencia aduanera o al intermediario que se contrata
para hacer los trmites de importacin que posteriormente sern cruzados en el
cierre de la importacin y que sern cargados a la importacin como costo de los
productos importados o como gastos de la importacin segn la normativa local y
segn lo estipulado en la NIIF para Pymes.

Al seleccionar la cuenta para los anticipos el usuario debe seleccionar las cuentas
correspondientes para cada grupo y especificar el arancel que maneja. Para realizar
estas acciones el usuario debe ejecutar los siguientes pasos:
Frente a cada registro perteneciente a la Cartilla de Grupos de Inventarios se
encuentran cinco columnas que pertenecen a asignacin de cuentas y arancel.

Cuenta Inventario en Transito: La definicin de esta cuenta se realiza por que las
erogaciones efectuadas por el ente econmico en productos que se asocian a Grupos
son susceptibles a ser comprados en el exterior. Esta cuenta registrara los conceptos
que se incurren y se pueden registrar como mayor valor de compra de los productos
importados hasta tener la mercanca disponible.
Para capturar o asociar una cuenta perteneciente a la Cartilla de Cuentas Fiscal, el
usuario tiene diferentes opciones para invocar la cartilla: combinacin de teclas

359

PROAsistemas S.A.
CTRL + ENTER o presionando el icono cuadrado que se encuentra al final del
campo de texto. De inmediato se despliega sobre puesta a la interfaz de Definicin
de Cuentas la Cartilla de Cuentas para su respectiva seleccin y asignacin con la
tecla ENTER.

Cuenta Entrada Mercanca: La definicin de esta cuenta brinda al usuario la

posibilidad de verificar en cuales grupos existen artculos que se adquieren a nivel
internacional (importaciones) para uso en el proceso de fabricacin o produccin y
en ciertas ocasiones requieren procesamiento adicional.
Para capturar o asignar de la Cartilla de cuentas Fiscal a una Entrada de Mercanca
el sistema ofrece al usuario dos opciones de ejecutar el proceso: presionando la
combinacin de teclas CTRL + ENTER o pulsando el icono cuadrado que se
encuentra al final del campo de texto. Al desplegar la Cartilla de Cuentas Fiscal el
usuario puede seleccionar la cuenta y definirla al pulsar el botn ENTER.

360

PROAsistemas S.A.

Cuenta Inventario en Transito NIIF: La definicin de esta cuenta se realiza por

que los productos que se asocian al Grupo son susceptibles a ser comprados en el
exterior. Se debe definir el cdigo de cuenta NIIF la cual registrara los conceptos
donde se incurre y que se pueden registrar como mayor valor de compra de los
productos importados hasta tener la mercanca disponible, la anterior es en base a
NIIF PARA PYMESSeccin13. Inventarios. Prrafo 13,6 y 13,7.
Para capturar y asociar la cuenta a Inventario en Transito NIIF el usuario tiene
varias opciones para desplegar la Cartilla de Cuentas de NIIF: pulsando la
combinacin de teclas CTRL + ENTER o pulsando el icono que se encuentra al
final del campo de texto. Al desplegar la Cartilla de Cuentas NIIF el usuario puede
definir la cuenta a Inventario de Transito NIIF seleccionndola y pulsando la tecla
ENTER.

Cuenta Entrada Mercanca NIIF: La definicin de esta cuenta permite al usuario

verificar en cuales grupos existen artculos que se compran en el exterior. El cdigo
de cuenta NIIF al cual se registraran los ingresos de mercanca, ya sean: parciales o
definitivos que procedan del proceso de importacin y esta cuenta a su vez
registrara posteriormente las ventas, salidas, salidas por traslado, devoluciones de
compra, entre otros, que se le puedan realizar al producto que se importa.
Para capturar y asociar la cuenta de Entrada de Mercanca NIIF el usuario tiene
varias opciones para desplegar la Cartilla de Cuentas NIIF: pulsando la
combinacin de teclas CTRL + ENTER o presionando el icono que se encuentra al
final del campo de texto. Al desplegar la Cartilla de Cuentas NIIF el usuario puede
definir la cuenta a utilizar seleccionndola y pulsando la tecla ENTER.

361

PROAsistemas S.A.

Arancel: Persiana de seleccin que permite identificar el tipo de Arancel que se va

a pagar por el grupo al momento de realizar la importacin. Para la gestin de los
aranceles el usuario debe ubicar Tarifas Arancelarias en el proceso Importaciones.El
sistema listara en la persiana todos los impuestos de Arancel que se hayan insertado
o creado en Tarifas Arancelarias para el debido uso del Grupo de Importacin.Este
procedimiento de definicin se debe efectuar para cada uno de los grupos que se
hayan listado o creado, o simplemente las necesarias.

3.

Para almacenar la informacin el usuario debe presionar el botn Aceptar o de lo

contrario el botn Cancelar para salir sin almacenar los cambios de las
asignaciones.
NOTA: Tener en cuenta los diferentes procedimientos que toca realizar
anticipadamente para la debida definicin de cuentas a los grupos y la
relacin que estos poseen con las tarifas arancelarias.
Botn Aceptar

362

PROAsistemas S.A.
CONCEPTOS DE IMPORTACION
Proceso que se encarga de la definicin de los diferentes conceptos de importacin que
puede efectuar la empresa. El proceso de gestin de registros de importacin los realiza el
usuario bajo los lineamientos de las NIIF para Pymes y el Decreto 2649 que invoca los
lineamientos orientados a la contabilidad Fiscal o Local. El sistema permite realizar una
completa gestin de Conceptos de importacin (crear, modificar, consultar, eliminar
registros), para iniciar el usuario debe:

Ubicar la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES, dirigirse al

proceso IMPORTACIONES y seleccionar el procedimiento CONCEPTOS DE
IMPORTACION.

El sistema permite realizar la gestin de Conceptos de Importacin:

CREAR CONCEPTOS DE IMPORTACION
Procedimiento que brinda al usuario la posibilidad de crear o insertar Conceptos de
Importacin para la asignacin y utilizacin de sus caractersticas en diferentes acciones en
que se pueda invocar. La creacin o insercin de registros relacionados con Conceptos de
Importacin se realiza mediante la siguiente accin:

363

Al iniciar la interfaz de Conceptos de Importacin el sistema listara dos registros

de conceptos que se encuentran por defecto con el sistema.

Para insertar o crear un registro de Concepto de Importacin se debe presionar la

tecla INSERT o clic derecho opcin Crear.

El sistema desplegara un formulario que contiene una serie de atributos requeridos y

necesarias como otros opcionales:

Cdigo: Campo de texto que captura un nmero mximo de 10 (diez)

dgitos que identificara el Concepto de Importacin de una manera nica.

Nombre: Campo de texto que permite la captura de una cadena de

caracteres de tipo alfanumricos de una longitud mxima de 60 (sesenta)
dgitos. Este atributo permite al usuario otorgarle un nombre en especfico a
un Concepto de Importacin.

Descripcin: Campo de texto que brinda al usuario la capacidad de realizar

una breve descripcin del Concepto de Importacin, dicha descripcin puede
tener una longitud mxima de 60 (sesenta) caracteres de tipo alfanumrico.

Llevar al Costo: Campo de texto que permite la captura de un nmero

porcentaje (intervalo de 1 100) para operarlo en los valores de costo que
presente el grupo o articulo asociado al Concepto de Importacin. Tiene por

PROAsistemas S.A.
objeto definir la parte del Concepto de Importacin que ira con mayor parte
del costo de adquisicin del producto y la parte restante se llevara como
gasto de importacin. Basndose en lineamientos Fiscales o Locales.

364

Base de Arancel: Casilla de seleccin que le brinda al usuario la posibilidad

de habilitar la funcin del atributo de importaciones Arancel

Tarifa IVA: Pestaa de seleccin que permite al usuario realizar una

definicin de un Impuesto de tipo IVA que se ha gestionado en el proceso
Terceros e Impuestos que su procedimiento Impuestos, Descuentos y
Valores.

Valor Mnimo: Permite definir el posible valor que puede llegar a contener
este concepto de Importacin para realizar las diferentes acciones en el
mdulo. El campo de texto solo permite la captura de caracteres de tipo
numrico.

Mtodo de Distribucin del Costo: Persiana de seleccin que le permite al

usuario realizar la definicin de la forma en que se distribuir la porcin que
se lleva como mayor costo de la adquisicin de la mercanca de cada
concepto en los diferentes productos de las importaciones en las cuales se
registre el concepto correspondiente. El sistema ofrece tres opciones
mediante una persiana de seleccin:
 Por valor: En este caso el valor del concepto que se cargara como
mayor costo en la adquisicin de la mercanca de acuerdo con el
porcentaje establecido en el concepto, se distribuir en cada uno de
los productos de la importacin de forma proporcional al valor de
compra de la mercanca. Por ejemplo si el costo de los fletes
incurridos en el transporte de la mercanca entre el puerto y la
bodega es de $ 50.000, con esta opcin, este valor se distribuir en
los productos de la importacin de manera proporcional al valor de
compra de los productos.
 Por cantidades: En este caso el valor del concepto que se cargara
como mayor costo en la adquisicin de la mercanca de acuerdo con
el porcentaje establecido en el concepto, se distribuir en cada uno de
los productos de la importacin de forma proporcional a las
cantidades ingresadas en la factura de compra o documento de
importacin. Por ejemplo si el costo de los fletes incurridos en el
transporte de la mercanca entre el puerto y la bodega es de $ 50.000,
con esta opcin, este valor se distribuir en los productos de la
importacin de manera proporcional a las cantidades compradas de
cada producto incluido en la importacin.
 Por partes iguales: En este caso el valor del concepto que se cargara
como mayor costo en la adquisicin de la mercanca de acuerdo con
el porcentaje establecido en el concepto, se distribuir en cada uno de
los productos de la importacin de forma equitativa. Por ejemplo si
el costo de los fletes incurridos en el transporte de la mercanca entre
el puerto y la bodega es de $ 50.000, con esta opcin, este valor se
distribuir en los productos de la importacin de forma equitativa, el

PROAsistemas S.A.
mismo valor para cada uno de los productos incluidos en la
importacin en la cual se incurre en este flete.

365

Cuenta Gasto: Permite asignar la cuenta de gasto correspondiente a este

Concepto de Importacin. Para realizar la accin el usuario debe seleccin el
icono que se encuentra al final del campo de texto o presionar la
combinacin de teclas CTRL + ENTER. Al desplegar el catlogo de
cuentas Fiscal, el usuario debe seleccionar una cuenta de tipo afectable para
seleccionarla por gasto.

Llevar al costo NIIF: Campo de texto que permite la captura de un nmero

porcentaje (intervalo de 1 100) para operarlo en los valores de costo que
presente el grupo o articulo asociado al Concepto de Importacin. Tiene por
objeto definir la parte del Concepto de Importacin que ira con mayor parte
del costo de adquisicin del producto y la parte restante se llevara como
gasto de importacin teniendo en cuenta los lineamientos de las NIIF para
Pymes.

Mtodo de Distribucin del Costo NIIF: Persiana de seleccin que le

permite al usuario realizar la definicin de la forma en que se distribuir la
porcin que se lleva como mayor costo de la adquisicin de la mercanca de
cada concepto en los diferentes productos de las importaciones en las cuales
se registre el concepto correspondiente de tipo NIIF. El sistema ofrece tres
opciones mediante una persiana de seleccin:
 Por valor: En este caso el valor del concepto que se cargara como
mayor costo en la adquisicin de la mercanca de acuerdo con el
porcentaje establecido en el concepto, se distribuir en cada uno de
los productos de la importacin de forma proporcional al valor de
compra de la mercanca. Por ejemplo si el costo de los fletes
incurridos en el transporte de la mercanca entre el puerto y la
bodega es de $ 50.000, con esta opcin, este valor se distribuir en
los productos de la importacin de manera proporcional al valor de
compra de los productos.
 Por cantidades: En este caso el valor del concepto que se cargara
como mayor costo en la adquisicin de la mercanca de acuerdo con
el porcentaje establecido en el concepto, se distribuir en cada uno de
los productos de la importacin de forma proporcional a las
cantidades ingresadas en la factura de compra o documento de
importacin. Por ejemplo si el costo de los fletes incurridos en el
transporte de la mercanca entre el puerto y la bodega es de $ 50.000,
con esta opcin, este valor se distribuir en los productos de la
importacin de manera proporcional a las cantidades compradas de
cada producto incluido en la importacin.
 Por partes iguales: En este caso el valor del concepto que se cargara
como mayor costo en la adquisicin de la mercanca de acuerdo con
el porcentaje establecido en el concepto, se distribuir en cada uno de
los productos de la importacin de forma equitativa. Por ejemplo si
el costo de los fletes incurridos en el transporte de la mercanca entre

PROAsistemas S.A.
el puerto y la bodega es de $ 50.000, con esta opcin, este valor se
distribuir en los productos de la importacin de forma equitativa, el
mismo valor para cada uno de los productos incluidos en la
importacin en la cual se incurre en este flete.

Cuenta Gasto NIIF: Permite asignar la cuenta de gasto correspondiente a

este Concepto de Importacin. Para realizar la accin el usuario debe
seleccin el icono que se encuentra al final del campo de texto o presionar la
combinacin de teclas CTRL + ENTER. Al desplegar el catlogo de
cuentas NIIF, el usuario debe seleccionar una cuenta de tipo afectable como
costo de adquisicin de los productos importados si no se debe registrar
como gasto de periodo.

NOTA: Las funciones que se definen bajo los preceptos del Decreto 2649 correspondiente
a la contabilidad Fiscal son totalmente independientes a los estndares internacionales NIIF
para Pymes.

Calcular: rea de texto que se encarga de listar los conceptos de

importaciones anteriormente insertados por el usuario para asignarles un
valor correspondiente en porcentajes al costo que se pueda presentar en este
concepto con relacin a alguno de los otros registros. Esta opcin es
aplicable al mdulo IMPORTACIONES procedimiento SIMULADOR.
Ejemplo: El sistema contiene 2 (dos) conceptos de importacin: X, Y, se
est creando el concepto Z se han completado todos los atributos
satisfactoriamente y falta Calcular. Al ingresar a calcular le decimos que el
concepto X es de 20% y el concepto Y 10%. Es decir que en la simulacin al
efectuar la operacin el sistema va a tomar a Z para realizar los clculos con
un valor general de 30%.
En caso de no completar este atributo el usuario tiene la versatilidad de
definir valores especficos en el SIMULADOR.

Para insertar o crear un registro de Concepto de Importacin el usuario debe

presionar el botn Aceptar (habilitado) o de lo contrario el botn Cancelar para salir
sin almacenar el registro.
Botn Aceptar.

366

PROAsistemas S.A.
MODIFICAR CONCEPTO DE IMPORTACION
Procedimiento que permite al usuario realizar actualizaciones en los registros insertados
anteriormente por el usuario. Para ejecutar esta accin el usuario debe:
1.

Seleccionar el registro correspondiente a Concepto de importacin, clic derecho

opcin Modificar.

2.

El sistema de inmediato desplegara la informacin del registro mediante el

formulario de datos que estipula las caractersticas de cada Concepto de
Importacin. El usuario puede modificar o actualizar los atributos (excepto Cdigo)
basndose en los parmetros y condiciones definidos en la creacin.

3.

Para finalizar el proceso de actualizacin de datos de un registro de concepto de

importacin el usuario debe presionar el botn Aceptar para guardar los cambios o
por el contrario el botn Cancelar para salir sin almacenar las modificaciones.

Botn Cancelar.

Botn Aceptar.
ELIMINAR CONCEPTO DE IMPORTACION
Procedimiento que le brinda la posibilidad al usuario de realizar una eliminacin de un
registro de conceptos de importacin. Para realizar el procedimiento el usuario debe
realizar las siguientes acciones:

367

PROAsistemas S.A.
1.

En la interfaz principal de CONCEPTOS DE IMPORTACION el usuario debe

seleccionar el archivo a eliminar, presionar clic derecho opcin Eliminar o pulsar la
tecla SUPR.

2.

Al realizar la accin anterior el usuario el sistema puede presentar dos estados:

No permite Eliminar: El sistema restringe el proceso de eliminacin de un
registro al estar asociado en su atributo calcular con otros Conceptos de
Importacin. Para habilitar el procedimiento el usuario debe Modificar el
concepto y eliminar las relaciones que este contenga con otros conceptos o
que contenga trminos asociados y repetir el proceso de eliminar.

368

Permite Eliminar: El sistema desplegara una pantalla que informa de los

datos que contiene este Concepto de Importacin.

PROAsistemas S.A.

3.

Continuar proceso
Para eliminar el Concepto de Importacin definitivamente el usuario debe presionar
el botn Eliminar o por el contrario el botn Cancelar para salir sin realizar
modificaciones a la interfaz de Conceptos de Importacin.

Botn Eliminar.

Botn Cancelar.
TRAER DE
Procedimiento que le permite al usuario perteneciente a una empresa en especfico el
importar los diferentes registros de Conceptos de Importacin que este contenga. Para
iniciar el proceso de importacin el usuario debe efectuar las siguientes acciones:
1.

En la interfaz principal de CONCEPTOS DE IMPORTACION presionar clic

derecho opcin Traer De

Al iniciar el proceso, el sistema despliega el catlogo de empresas a las cuales tiene

acceso el usuario que ejecuta la labor, al costado derecho de la interfaz. Seleccione
la empresa que nos va a exportar los Conceptos de Importacin.
3. De inmediato el sistema despliega en la misma posicin donde se encontraban las
empresas la cantidad de registros que contiene. El sistema dispone de tres opciones
para la seleccin e importacin de registros:
2.

369

PROAsistemas S.A.

Marcar todos: Permite al usuario marcar todos los registros de los

Conceptos de Importacin que se encuentran en la empresa exportadora.
Esta accin se realiza mediante la combinacin de teclas CTRL + INSERT
o clic derecho opcin Marcar Todos.
Desmarcar Todos: Permite al usuario desmarcar todos los registros de los
Conceptos de Importacin que se encontraban seleccionados mediante el
proceso anterior en la empresa exportadora. Esta accin se realiza mediante
la combinacin de teclas CTRL + SUPR o clic derecho opcin Desmarcar
Todos.
Copiar Seleccin: Accin que se encarga de importar a la empresa
realizadora de la accin los registros marcados o seleccionados por parte del
usuario. Para importar los registros se debe presionar la combinacin de
teclas CTRL + ENTER o clic derecho opcin Copiar Seleccin.

DETALLE CONCEPTOS DE IMPORTACION

Procedimiento que permite visualizar los diferentes registros de los Conceptos de
Importacin, ofreciendo los datos contenidos en cada formulario. El procedimiento se
efecta de la siguiente manera:
1.

370

Seleccionar un Concepto de Importacin pulsar clic derecho opcin Detalleo la

combinacin de teclas CTRL + D.

PROAsistemas S.A.
2.

El sistema desplegara de inmediato en la parte inferior de la pantalla el formulario

con la informacin y datos correspondientes a cada registro de Concepto de
Importacin.

3.

Para volver a la vista normal se debe presionar clic derecho opcin Detalle o la
combinacin de teclas CTRL + D.

TERMINOS INTERNACIONALES DE COMERCIO-INCOTERMS

Las reglas o normas INCOTERMS (Trminos Internacionales de Comercio) son
condiciones de entrega de mercancas en la relacin entre las partes Compra Venta. Son
utilizadas para aclarar los costes de transacciones comerciales internaciones, en este caso
contienen una relacin con IMPORTACIONES, delimitando las responsabilidades entre el
comprador y vendedor. Para ms informacin revise la norma actual vigente
INCOTERMS 2011. Para iniciar la gestin de los trminos el usuario debe:

En PARAMETROS PARTICULARES el usuario debe ubicar el proceso

IMPORTACIONES y luego seleccionar el procedimiento TERMINOS
INTERNACIONALES DE COMERCIO INCOTERMS.

El usuario tiene los privilegios de realizar los siguientes procesos de gestin de registros
INCOTERMS:
CREAR INCOTERMS
Procedimiento que le permite al usuario la utilidad de crear un registro de un trmino
internacional de comercio para ser gestionado y relacionado con los conceptos de
importaciones que se requiera. Para efectuar esta accin el usuario tiene que realizar los
siguientes pasos:
1. Al iniciar la interfaz de Trminos Internacionales de Comercio el usuario debe
presionar clic derecho opcin Crear o pulsar la tecla INSERT.

371

PROAsistemas S.A.

2. Al desplegarse el formulario de insercin o creacin de un Trmino Internacional de

Comercio, ofrece al usuario dos pestaas:
Trminos: Procedimiento que permite definir las caractersticas o datos
particulares que contiene cada registro de INCOTERM. Esta pestaa
contiene los siguientes atributos:
 Cdigo: Campo de texto que permite la captura de un valor de tipo
entero para otorgar al registro el privilegio de ser nico e irrepetible.
 Nombre: Campo de texto encargado de la captura de mximo 60
(sesenta) caracteres de tipo alfanumricos que permitan definir el
nombre del nuevo Trminos Internacional Contable para utilizar.
 Sigla: Campo de texto que permite definir la sigla del Trminos en
proceso de definicin. Permite la captura de caracteres alfanumricos
con una longitud mxima de 5 (cinco) dgitos.
 Descripcin: Permite realizar una pequea descripcin de mximo
60 (sesenta) caracteres de tipo alfanumricos, relacionados con el
Trminos en creacin.

372

Conceptos Asociados: Pestaa que permite al usuario relacionar conceptos

de Importaciones que se encuentren insertados en el sistema en el
procedimiento anterior. Al costado derecho del formulario se listaran todos
los Conceptos de Inventarios en la columna Conceptos Disponibles que
indicara los registros insertados. Para relacionarlos con el Termino
Internacional de Comercio el usuario debe seleccionar el concepto presionar
clic derecho opcin Insertar Concepto o la combinacin de teclas CTRL +
ENTER.
Al realizar este proceso el sistema listara los conceptos al lado izquierdo de
la interfaz en la columna CONCEPTOS ASOCIADOS. Si desea retirar un
concepto del trmino, seleccinelo y presione clic derecho opcin Eliminar
Concepto o presionar la tecla SUPR.

PROAsistemas S.A.

3. Para almacenar el registro de Trminos Internacionales de Contabilidad el usuario

debe presionar el botn Aceptar o por el contrario el botn Cancelar para salir sin
almacenar los cambios.

Botn Aceptar.
NOTA: El sistema por defecto ofrece al usuario una serie de Trminos
Internacionales de Comercio para ser utilizados y modificados a gusto y necesidad
del usuario.
MODIFICAR INCOTERM
Procedimiento que permite al usuario realizar una actualizacin o modificacin a un
registro perteneciente a INCOTERM. Para efectuar este procedimiento el usuario debe
realizar la siguiente accin:
1. Al iniciar la interfaz el usuario debe seleccionar un registro, pulsar clic derecho
opcin Modificar.

2. El sistema desplegara el formulario correspondiente a este registro con todos los

atributos que lo caracterizan. Para actualizar los datos el usuario debe tener en
cuenta los privilegios y restricciones estipulados en el procedimiento CREAR
INCOTERMN.

373

PROAsistemas S.A.
3. Para almacenar los cambios y modificaciones realizados a los diferentes datos del
registro el usuario debe presionar el botn Aceptar o por el contrario el botn
Cancelar para descartar los cambios efectuados.

Botn Aceptar.
ELIMINAR INCOTERM
Procedimiento que permite eliminar o suprimir un registro de Termino Internacional de
Comercio en caso de no ser necesario o requerido por la empresa. Para efectuar este
procedimiento el usuario debe seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el registro a eliminar, presionar clic derecho opcin Eliminar o pulsar
la tecla SUPR.

2. El sistema de inmediato desplegara la informacin del registro en modo

visualizacin.

3. Para confirmar la eliminacin del registro se debe presionar el botn Eliminar en

caso de no requerir eliminar el registro presione el botn Cancelar.

Botn Eliminar.
NOTA: Los Trminos Internacionales de Comercio no permiten ser eliminados en caso de
encontrarse con una relacin con uno o ms Conceptos de Importacin. Para cambiar esta
accin por favor modifique el registro y elimine los asociados.
TRAER DE

374

PROAsistemas S.A.
El sistema le brinda la posibilidad al usuario de realizar importaciones de registro de
Trminos Internacionales de Comercio de otras empresas a las cuales tiene acceso. Para
efectuar esta accin el usuario debe realizar las siguientes acciones:
1. En la interfaz principal de INCOTERMS presione clic derecho opcin Traer De

2. El sistema desplegara el listado de empresas a las cuales el usuario tiene acceso al

costado derecho de la interfaz. Favor seleccione la empresa que le importara los
registros para la respectiva importacin del usuario que ejecuta la accin en nombre
de una empresa.

3. El sistema desplegara los registros que contiene la empresa para ser seleccionados
por el usuario. Para lo anteriormente descrito se dispone de las siguientes opciones:

375

PROAsistemas S.A.

Marcar Todos: Accin que permite al usuario seleccionar todos los

registros que se listen. Para ejecutar esta accin presione clic derecho opcin
Marcar Todos o la combinacin de teclas CTRL + INSERT.
Desmarcar Todos: Accin que permite al usuario Desmarcar todos los
registros que se encuentren seleccionados. Para ejecutar esta accin presione
clic derecho opcin Desmarcar Todos o la combinacin de teclas CTRL +
DEL.
Copiar Seleccin: Accin que permite al usuario traer los registros de la
otra empresa por medio del lugar donde se ejecuta la accin por el usuario.
Para invocar esta accin deben encontrarse registros marcados, presione clic
derecho opcin Copiar Seleccin o la combinacin de teclas CTRL +
ENTER.

TARIFAS ARANCELARIAS
Proceso que permite al usuario la definicin de las diferentes tarifas de arancel relacionadas
a un atributo que se le aplica a los diferentes productos que el sistema desee importar. La
tarifa arancelaria depende del tipo de producto asociado con unas caractersticas especficas
(volumen, peso, longitud, entre otros). En el pas de Colombia la entidad encargada de
efectuar esta accin es la DIAN (Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales)
ofreciendo un catlogo de grupos para su categorizacin mediante el Decreto 4589 de
diciembre 27 de 2006. Para ingresar a la interfaz de TARIFAS Y ARANCELES se debe
realizar la siguiente accin:

376

En la interfaz principal de PARAMETROS PARTICULARES ubicar el proceso

IMPORTACIONES y seleccionar la opcin TARIFAS ARANCELARIAS.

PROAsistemas S.A.

CREAR ARANCEL
Procedimiento que ofrece el sistema a una empresa representada por el usuario que ejecuta
de la accin para agregar o insertar un registro de un arancel que le afecte en las diferentes
acciones efectuadas por la empresa al momento de realizar una importacin de un producto
en especfico. Para realizar la insercin de un registro de arancel el usuario debe realizar
los siguientes pasos:
1. Al iniciar la interfaz de TARIFAS ARANCELARIAS el sistema dispone de dos
estados:
No contiene registros: El sistema desplegara el formulario del arancel para
realizar su debida insercin.
Contiene registros: El usuario debe presionar clic derecho opcin Crearo
pulsar la tecla INSERT.

2. El formulario que despliega el sistema para realizar la insercin de un arancel

contiene los siguientes atributos:
Cdigo: Permite definir un carcter numrico en un campo de texto, que se
encarga de validar que el registro de arancel sea de tipo nico e irrepetible.

377

PROAsistemas S.A.

Nombre: Campo de texto que permite al usuario asignar un nombre al

registro de arancel en proceso de creacin, el nombre puede tener una
longitud mxima de 60 (sesenta) caracteres de tipo alfanumrico.
Descripcin: Permite realizar una pequea descripcin de las caractersticas
de este arancel. El campo de texto captura mximo 60 (sesenta) caracteres
de tipo alfanumrico.
Tarifa: Campo de texto que permite definir el porcentaje de arancel que va a
manejar este registr en las diferentes acciones y funciones del mdulo de
importaciones. Solo acepta caracteres numricos.
Redondear: Persiana de seleccin que le permite al usuario seleccionar el
modo en que se manejara el resultado de porcentaje representado de arancel.
El sistema ofrece las siguientes opciones:
 No redondear.
 Al peso.
 A la decena.
 A la centena.
 A miles.

3. Para almacenar el registro el usuario debe presionar el botn Aceptar (Habilitado) o

por el contrario el botn Cancelar para salir sin almacenar el arancel en proceso de
creacin.

Botn Aceptar.
MODIFICAR ARANCEL
Procedimiento que le brinda al usuario realizar modificaciones a los registros insertados por
el usuario correspondiente al arancel. Para realizar el proceso el usuario debe efectuar las
siguientes acciones:
1. Seleccionar una Tarifa Arancelaria, clic derecho opcin Modificar.

378

PROAsistemas S.A.
2. El sistema desplegara el formulario relacionado con el Arancel, ofreciendo todos los
datos (Excepto Cdigo) del registro para ser modificados o actualizados segn sean
las necesidades y variables de normas requeridas u optadas por la empresa.

3. Para almacenar los cambios o actualizaciones realizados al registro de arancel el

sistema ofrece el botn Aceptar o por el contrario se hace necesaria la pulsacin del
botn Cancelar para salir sin almacenar los cambios.

Botn Aceptar (Habilitado)

ELIMINAR ARANCEL
La interfaz de Tarifas Arancelarias lista todos los registros insertados a la fecha por los
usuarios que contengan o pretendan acceso a ella. El sistema ofrece la posibilidad de
eliminar los diferentes registros creados mediante el siguiente proceso:
1. Seleccionar el registro a eliminar, pulsar clic derecho opcin Eliminar o presionar
la tecla SUPR.

2. De inmediato el sistema desplegara el formulario que contiene los diferentes datos

caractersticos del arancel en modo visualizacin.

3. Para confirmar la eliminacin del registro de arancel el usuario debe presionar el

botn Eliminar o por el contrario el botn Cancelar para salir alterar el catlogo de
aranceles.

Botn Eliminar.

379

PROAsistemas S.A.
TRAER DE
Procedimiento del sistema que permite al usuario realizar importacin de registro de tipo
arancelario pertenecientes inicialmente a otras empresas para ser gestionados en la
empresas seleccionada por el usuario. Para efectuar este procedimiento el usuario debe
realizar los siguientes pasos:
1. En la interfaz principal de TARIFAS ARANCELARIAS presionar clic derecho
opcin Traer de

2. De inmediato el sistema listara las empresas a las cuales el usuario que realiza la
accin tiene acceso al costado derecho de la interfaz.
3. Por favor seleccione la empresa exportadora de registros, de inmediato se
desplegaran los registros en la misma rea donde se encontraban las diferentes
empresas, en caso de no contener registros la empresa exportadora el sistema
retornara a la interfaz principal. Al desplegarse los registros que contiene la empresa
exportadora el sistema ofrece tres funciones de gestin de seleccin:
Marcar Todos: Procedimiento que permite seleccionar todas los registros
que contiene la empresa exportadora. Para efectuar esta accin el usuario
debe presionar la combinacin de teclas CTRL + INSERT o clic derecho
opcin Marcar Todos.
Desmarcar Todos: Procedimiento que permite desmarcar todas los registros
que se encontraban marcados en la empresa exportadora. Para efectuar esta
accin el usuario debe presionar la combinacin de teclas CTRL + SUPR o
clic derecho opcin Desmarcar Todos.
Copiar Seleccin: Procedimiento que permite importar a la empresa
afectadora de la accin los diferentes registros seleccionados por el usuario
en la empresa exportadora para ser gestionados. Para efectuar la accin el
usuario debe presionar la combinacin de teclas CTRL + ENTERo clic
derecho opcin Copiar Seleccin.
DETALLE ARANCEL
Procedimiento que permite al usuario visualizar los registros de aranceles de una manera
gil para efectuar los diferentes procesos. Para habilitar el modo visualizacin:
1. Seleccionar un registro de arancel, pulsar la combinacin de teclas CTRL + Do clic
derecho opcin Detalle.

380

PROAsistemas S.A.

2. De inmediato el sistema desplegara la informacin de los datos correspondientes al

registro de arancel.

3. Para salir del modo visualizacin presione la combinacin de teclas CTRL + D clic
derecho opcin Detalle.

MONEDAS
Procedimiento que le permite al usuario realizar una habilitacin o autorizacin para
utilizar otro tipo de moneda en la gestin de los diferentes productos de
IMPORTACIONES y la relacin de la conversin de la moneda teniendo en cuenta la
moneda utilizada tradicionalmente en Colombia (El Peso). En este procedimiento el usuario
solo habilita las monedas a utilizar, para realizar la gestin por completo de monedas debe
ingresar a PARAMETROS GLOBALES opcin MONEDAS Y TASAS DE CAMBIO.
Para asignar una moneda a utilizar en la empresa el usuario debe realizar los siguientes
pasos:
1. En la interfaz de PARAMETROS PARTICULARES ubicar el proceso
IMPORTACIONES y seleccionar la opcin MONEDAS.

381

PROAsistemas S.A.
2. Al iniciar la interfaz de MONEDAS se listaran los diferentes registros gestionados
en la opcin de MONEDASYTASAS DE CAMBIO de PARAMETROS
GLOBALES. Cada registro contiene una casilla de seleccin que presenta dos
estados:

382

Seleccionada: Permite utilizar la moneda en los diferentes acciones del

mdulo IMPORTACIONES.
Sin Seleccionar: No realiza ninguna accin respecto a la moneda.

PROAsistemas S.A.
GESTIN DE VENTAS
Procedimiento que permite al usuario efectuar la configuracin adecuada para realizar las acciones
correspondientes de configuracin al mdulo de Gestin de Ventas y estipulacin de los parmetros
que all se configuraran. Para iniciar el proceso de configuracin el usuario debe seleccionar alguno
de los procedimientos permitidos a efectuar:

GENERALIDADES
Procedimiento que permite al usuario realizar una configuracin del mdulo de Gestin de Ventas
de manera global y especificando las diferentes funciones. Para ingresar a esta configuracin el
usuario debe seleccionar la opcin Generalidades perteneciente a la Gestin de Ventas:

La interfaz principal de Generalidades presenta al usuario varias pestaas de configuracin que se

expliquen a continuacin:

383

PROAsistemas S.A.
Pestaa Generalidades
En este parmetro el usuario podr realizar una configuracin especfica de las diferentes
caractersticas correspondientes a un puesto de facturacin y todas las acciones relacionadas con
este procedimiento. La pestaa contiene los siguientes caractersticas:

384

Identidad del Puesto de Facturacin: Campo de texto que permite la captura de 15

(quince) caracteres de tipo alfanumricos, encargados de identificar de manera nica un
puesto de facturacin.
Afectar los descuentos como menor valor del Ingreso: Persiana de seleccin que permite
al usuario dos opciones:
 Si: Permitealmacenar los valores correspondientes al ingreso en una cuenta
especfica y el valor del descuento en una cuenta asignada a este.
 No: Permite almacenar el valor total sin restringir los descuentos del valor dirigido
a ingreso.
Bsqueda de Cliente individual en documento: Casilla de seleccin que permite al
usuario manipulador del puesto de factura realizar la bsqueda individual de un cliente para
asignarlo a un documento en especfico.
Capturar Centro de Costo por Concepto: Casilla de seleccin que permite al usuario
realizar la asignacin de un centro de costo a un concepto en especfico. En caso de no estar
seleccionada la casilla de seleccin el sistema asignara un centro de costo a muchos
conceptos.
Validar precio de Venta por debajo de Costo: Casilla de seleccin que al estar
seleccionada permite validar el precio de un artculo o concepto por debajo de costo del
mismo al efectuar una factura.
Utilizar Cajn Monedero al Facturar: Casilla de seleccin que al estar seleccionada
permite utilizar un cajn monedero al momento de realizar una factura o por el contrario no
utilizar ningn cajn monedero.
 Abrir Cajn monedero antes de Imprimir: Casilla de seleccin que se coloca
visible al usuario al estar marcada la opcin superior. Al encontrarse marcada esta
accin, el sistema abre automticamente el cajn monedero ejecutando la accin
estipulada en la casilla Comando para Abrir el Cajn Monedero.
Permitir Factura en Cero: Casilla de seleccin que al estar seleccionado permite realizar
facturas en cero o por el contrario restringe esta funcin.
Ver el total de Anticipos por Negocio: Casilla de seleccin, que al estar marcada permite
visualizar el total de anticipos pertenecientes de un negocio.
Solicitar Valor Recibido en: Persiana de seleccin con casillas de seleccin que permiten
al usuario definir el tipo de valores que se recibi para asignarlo a una cuenta dependiendo
la estructura de las cuentas y la perteneciente al mtodo de pago. El sistema dispone de los
siguientes tipos de pago:
 Efectivo.
 Tarjeta Debito.
 Tarjeta Crdito.
 Cheques.
 Bonos.
Redondear Retencin en la Fuente Natural: Procedimiento que despliega una persiana de
seleccin con los tipos o medios de redondeo de una Retencin en la Fuente para ser
efectuada de forma manual. El sistema dispone de las siguientes formas de redondeo:
 No redondear.
 Al peso.
 A la Decena.

PROAsistemas S.A.

 A la Centena.
 A miles.
Comando para Abrir el Cajn Monedero: rea de texto que permite al usuario estipular
el comando necesario para realizar la apertura del Cajn Monedero.

Pestaa Modalidades de Pago

Pestaa que permite al usuario realizar una definicin y especificacin de las diferentes
modalidades de pago aceptadas por el puesto de facturacin e identificar de manera nica cada una
de estas formas. El sistema dispone de las siguientes opciones de identificacin de las modalidades
de pago:





385

Nombre para Tarjetas de Crdito: Campo de texto que permite la captura de 30

(treinta) caracteres de tipo alfanumricos para la debida identificacin del tipo de
modalidad de pago correspondiente a la Tarjetas Crdito.
Nombre para Tarjetas Dbito: Campo de texto que permite la captura de 30 (treinta)
caracteres de tipo alfanumricos para la debida identificacin del tipo de modalidad de pago
correspondiente a la Tarjetas Dbito.
Nombre de Cheques: Campo de texto que permite la captura de 30 (treinta) caracteres
de tipo alfanumricos para la debida identificacin del tipo de modalidad de pago
correspondiente a la Cheques.
Nombre para Bonos: Campo de texto que permite la captura de 30 (treinta) caracteres
de tipo alfanumricos para la debida identificacin del tipo de modalidad de pago
correspondiente a la Bonos.

PROAsistemas S.A.
Pestaa Cuentas
En este parmetro se adiciona la opcin Cuenta de ingresos por reconocer, este parmetro se
utilizara para el registro de los servicios en los cuales el usuario ha definido un tipo de
reconocimiento posterior a la emisin de la factura de venta, por lo tanto en el registro contable para
la informacin bajo los lineamientos del Decreto 2649 la cuenta del ingreso se reemplazara por la
cuenta definida por el usuario en este parmetro y la contabilizacin al ingreso se realizara
posteriormente segn las condiciones de reconocimiento definida en cada uno de los servicios, este
cambio se realiz para brindarle la posibilidad a los usuarios que en la prestacin de servicios solo
reconocen el ingreso al momento de efectuar la prestacin del servicio al cliente ya sea por un grado
de terminacin de la labor, por un porcentaje fijo definido para cada periodo o en un solo valor en
una fecha posterior a la emisin de la factura de venta. El sistema ofrece una serie de opciones para
realizar la asignacin de cuentas a funciones en especfico:







Cuenta Contable para Efectivo: Campo de texto que permite la captura de caracteres de
tipo numrico para especificar una cuenta perteneciente a la cartilla empleada por la
empresa para almacenar sus transacciones realizadas mediante la modalidad de efectivo.
Cuenta Contable para Tarjeta Debito: Campo de texto que permite la captura de
caracteres de tipo numrico para especificar una cuenta perteneciente a la cartilla empleada
por la empresa para almacenar sus transacciones realizadas mediante la modalidad de
Tarjeta Debito.
Cuenta Contable para Tarjeta Crdito: Campo de texto que permite la captura de
caracteres de tipo numrico para especificar una cuenta perteneciente a la cartilla empleada
por la empresa para almacenar sus transacciones realizadas mediante la modalidad de
Tarjeta Crdito.
Cuenta Contable para Cheques: Campo de texto que permite la captura de caracteres de
tipo numrico para especificar una cuenta perteneciente a la cartilla empleada por la
empresa para almacenar sus transacciones realizadas mediante la modalidad de Cheques.
Cuenta Contable para Bonos: Campo de texto que permite la captura de caracteres de tipo
numrico para especificar una cuenta perteneciente a la cartilla empleada por la empresa
para almacenar sus transacciones realizadas mediante la modalidad de Bonos.
Cuenta de Ingresos por Conocer: Casilla de seleccin con la opcin de desplegar la
cartilla de cuentas de tipo fiscal para realizar la seleccin de una cuenta afectable que
almacenara los ingresos por conocer reconocidos por el usuario.

Pestaa Descuentos
Pestaa de seleccin que le brinda al usuario el procedimiento de realizar la gestin para especificar
la utilizacin de Descuentos en las diferentes conceptos o productos que se deseen facturar. El
sistema ofrece las siguientes funciones de privilegios de incorporar los descuentos:

386

PROAsistemas S.A.






Manejo Descuento Bsico: Casilla de seleccin que permiten al usuario el Manejo de un

descuento bsico que se estipula en la persiana de seleccin que se encuentra a
continuacin.
Impuesto Para Descuento Bsico: Persiana de seleccin que permite definir el tipo de
Descuento Bsico que se va a utilizar. Este descuento debe encontrarse creado en el
procedimiento en Impuestos, Descuentos y Valores que se encuentra en los Parmetros
Particulares proceso Terceros e Impuestos.
Manejo Descuento Adicional: Casilla de seleccin que permite al usuario el manejo de un
Descuento Adicional que se estipula en la persiana de seleccin que se encuentra en la a
siguiente funcin.
Impuesto Para Descuento Adicional: Persiana de seleccin que permite definir el tipo de
Descuento Adicional que se va a utilizar. Este descuento debe encontrarse creado en el
procedimiento en Impuestos, Descuentos y Valores que se encuentra en los Parmetros
Particulares proceso Terceros e Impuestos.

Pestaa Ensamble
Procedimiento enfocado y organizado mediante una pestaa para configurar y determinar la
configuracin del ensamble con los diferentes productos que se constituya al momento de realizar
un ensamble y las funcionalidades que se pueden realizar.
El sistema ofrece las siguientes funciones de privilegios de las configuraciones orientadas al
ensamble de artculos o productos:


387

Ensamble Automtico: Casilla de seleccin encargada de la habilitacin de realizar y

utilizar ensambles de manera automtica al realizar una factura en un documento especfico.
Orden de Ensamble: Persiana de seleccin que permite seleccionar el tipo de
orden de Ensamble.
Orden de Ensamble Terminada: Persiana de seleccin que permite seleccionar y
definir la orden de ensamble Terminada.
Desensamble: Persiana de seleccin que permite definir los diferentes tipos de
orden de ensamble para afectar un ensamble.

PROAsistemas S.A.
Pestaa Kit
Procedimiento organizado y especificado para la gestin de los diferentes Kits de ensamble
orientados y destinados a la Gestin de Ventas. El sistema dispone de una pestaa de seleccin que
permite al usuario configurar la utilizacin y habilitacin de los Kits de Ensamble que posea y
contenga la empresa. En la interfaz se disponen de las siguientes opciones para su respectiva
configuracin:

Armado Automtico: Casilla de seleccin que le permite al usuario realizar un armado

automtico de los diferentes kits (unin de artculos). Al habilitar esta opcin el sistema
permitir la definicin de las diferentes orden de ensamble que se encuentren estipulados
por el usuario.
 Orden de Kit: Persiana de seleccin que permite definir la orden del kit que se
encuentren insertados en el sistema.
 Orden de Kit terminado: Persiana de seleccin que permite definir la orden del
kit terminado que se encuentren insertados en el sistema.
 Desarme de kit: Permite definir el tipo de Desarme de Kit a utilizar que se
encuentre insertado en el sistema y seleccionarlo mediante una persiana.

Pestaa Ley 1231

Pestaa de seleccin que permite al usuario efectuar y realizar los parmetros y normas estipulados
y descritos en la norma Ley 1231 de 2008 establecida por el Congreso de la Republica de
Colombia. La Ley 1231 de 2008 cita la utilizacin de las diferentes acciones y procesos
relacionados con el documento de Factura de Venta de manera legal beneficiando los intereses y
requerimientos del comprador y vendedor al realizar transacciones de productos y servicios. La
norma dispone de una serie de artculos que establecen las diferentes funciones, objetivos y
acciones que se pueden realizar en una Factura de Venta. El sistema ofrece al usuario el siguiente
objeto grfico para dar cumplimiento a la norma:

388

PROAsistemas S.A.


Texto X opcin: El sistema dispone de 4 (cuatro) campos de texto para la definicin de

textos que se imprimirn en la factura de venta en un orden lineal para ser gestionado en los
diferentes procesos y funciones que se establecen y relacionan con las Facturas de Venta.

X = Letra que permite y equivale a una identificacin variable de cada uno de los campos de texto.
El equivalente de la X puede ser: primera, segunda, tercera y cuarta segn sea lo correspondiente a
la captura en el campo de texto.

Pestaa Retenciones
Pestaa de configuracin que permite al usuario realizar la especificacin de las diferentes
retenciones adicionales que se pueden realizar y generar en la Factura de Venta dependiendo los
parmetros establecidos y parametrizado por el usuario en cada uno de los objetos grficos que se
disponen a continuacin:


389

Retencin Adicional No. X: Casilla de seleccin que permite a los usuarios la habilitacin
y utilizacin de una retencin adicional adems de su configuracin especifica de los
diferentes objetos grficos para su respectiva especificacin y calculo que se despliegan al
encontrarse seleccionada la casilla de retencin adicional:
Nombre: Campo de texto que permite y estipula de manera nica la retencin
adicional que se va a implementar en las diferentes acciones que sean requeridas
para un artculo, servicio, documento en especfico.
Para Rgimen: Persiana de mltiple seleccin que permite al usuario especificar
en qu rgimen se implementara y utilizara la Retencin Adicional que se
encuentra en proceso de creacin.
Condicionado: Persiana de seleccin que contiene dos estados:
 Si: Permite utilizar los diferentes objetos grficos para configurar y
delimitar a partir de que estructura se realizara el clculo de una Retencin
Adicional.
 No: Al encontrarse seleccionada esta accin el usuario no podr
condicionar ni delimitar la accin de la Retencin Adicional.
Condicin: Procedimiento que permite especificar a partir de qu valor se va a
efectuar la Retencin Adicional mediante 3 (tres) campos de texto:
 Primera Persiana: Permite la seleccin de un impuesto, descuento o valor
que se encuentre presente en la Cartilla de Impuestos, la cual se gestiona en
el proceso Terceros e Impuestos.
 Segunda Persiana: Permite seleccionar el tipo de comparacin que se va a
realizar teniendo en cuenta la primera persiana y el valor numrico definido
en el campo de texto. Para efectuar esta accin el sistema dispone de las
siguientes tipos de comparacin:
Igual a.
Diferente a.
Mayor a.
Menor a.
Mayor o igual a.
Menor o igual a.
 Campo de texto: Permite la captura de una serie de caracteres de tipo
numrico que contribuirn con la comparacin, para validar y aplicar la
retencin adicional.

PROAsistemas S.A.

Pestaa NIIF para Pymes

Esta pestaa se cre especialmente para que el usuario defina las condiciones que debe tener en
cuenta el software al momento de emitir facturas de venta para temas de reconocimiento de ingresos
en la informacin bajo los lineamientos NIIF y las condiciones para el registro de las transacciones
a las cuales la empresa por las caractersticas en el momento del registro las debe hacer por el valor
presente neto y la diferencia la deber causar peridicamente como ingreso financiero segn lo
estipulado en el prrafo 23.5 de la seccin 23 Ingresos de actividades ordinarias de la NIIF
para Pymes. Las opciones que el usuario debe definir en esta pestaa son:

390

Reconocimiento de ingreso por documento: En esta opcin el usuario debe definir para
cada uno de los documentos de tipo factura de venta del mdulo gestin de ventas la forma
como reconocer el ingreso en cada una de las transacciones de venta de productos y de
servicios, pero en el reconocimiento de ingresos por la venta de servicios este parmetro se
tendr en cuenta para los servicios a los cuales en la lista de servicios no se les ha definido
de manera particular alguna condicin en cuanto al reconocimiento de ingresos. Las
opciones que puede elegir el usuario en esta opcin son:


Siempre: Si el usuario elige esta opcin est indicando al software que en todas las
transacciones realizadas con el tipo de documento de facturacin seleccionado va a
registrar la transaccin a la cuenta de ingresos definida en los parmetros, esto en la
informacin bajo los lineamientos de NIIFparaPymes, ya que en la informacin bajo
los parmetros del Decreto 2649 el reconocimiento del ingreso se seguir efectuando
con la emisin de la factura de venta a menos que en la factura se incluya un servicio
que de forma particular tenga definido que el reconocimiento del ingreso no se haga
con la factura de venta.

A decisin del usuario: Si se ha elegido esta opcin, se est indicando al software que
la decisin sobre el reconocimiento del ingreso en la venta de productos y servicios
para la informacin bajo los lineamientos de NIIF para Pymes la tomara la persona
encargada de elaborar la factura de venta y al momento de registrar la factura de venta,
por lo tanto al momento de registrar una transaccin con el tipo de documento
seleccionado el software mostrara al usuario un mensaje en el cual se pregunta al
usuario si va a reconocer ingresos o no.

Nunca: Si el usuario selecciona esta opcin, le estar indicando al software que con el
tipo de documento seleccionado para la informacin bajo los lineamientos de la NIIF
para Pymes no desea realizar reconocimiento de ingreso, por lo tanto todas las

PROAsistemas S.A.
transacciones registradas con ese tipo de documento se llevaran a la cuenta definida
ms adelante como Cuenta de ingresos por reconocer.
Se debe tener en cuenta que la selecciona realizada para cada tipo de documento en esta
opcin, el usuario la puede cambiar en cualquier momento siempre y cuando tenga los
permisos necesarios para modificar los datos de la opcin correspondiente en los
parmetros de usuarios.

391

Cuenta de ingresos por reconocer: En esta opcin el usuario debe definir la cuenta del plan de
cuentas NIIF a la cual desea registrar las transacciones realizadas con los documentos de tipo
factura de venta del mdulo gestin de ventas en las cuales no se reconocer el ingreso al
momento de emitir la factura de venta.

Control de diferencias entre contabilidad NIIF y fiscal: En estas opciones el usuario debe
definir las cuentas en las cuales registrara como el nombre de la opcin lo dice, las diferencias
originada en la aplicacin a las transacciones del valor presente neto de acuerdo a las
indicaciones contenidas en el prrafo 23.5 de la seccin 23 Ingresos de actividades
ordinarias de la NIIF para Pymes. Los valores surgidos en estas transacciones se registraran
temporalmente hasta que el usuario en las fechas establecidas realice el proceso de
reconocimiento de estos valores como un ingreso de actividades ordinarias por intereses.

Causacin de ingreso financiero: En esta opcin el usuario debe definir las cuentas a las
cuales registrara los valores surgidos en la aplicacin de valor presente neto en cada uno de los
periodos en los cuales debe descargar esta informacin de las cuentas definidas como cuentas
de control de diferencias entre contabilidad NIIF y fiscal definidas en el parmetro anterior y
registrar estos valores a la cuenta definida como cuenta de ingresos y a la cuenta definida como
cuenta de deudores. Hay que tener en cuenta que este tipo de operaciones o transacciones solo
van a afectar la informacin bajo los lineamientos de la NIIF para Pymes debido a que en la
informacin segn el Decreto 2649 estos valores al momento de emitir la factura se causaron
de una vez a la cuenta de ingresos definida por el usuario y a la cuenta de cartera que haya
seleccionado el usuario.

Para almacenar los cambios realizados a las generalidades el usuario debe presionar el botn
Aceptar o por el contrario el botn Cancelar para salir sin almacenar cambios.

PROAsistemas S.A.
SELECCIN DE VENDEDORES
Procedimiento que le permite al usuario realizar una asignacin de un funcionario que se ha
gestionado mediante Lista de Funcionarios procedimiento perteneciente a la configuracin de
PARAMETROS PARTICULARES. Para ingresar a esta funcin el usuario debe encontrarse en
los procedimientos de Gestin de Ventas y ubicar la opcin Seleccin de Vendedores.

392

Al iniciar la interfaz de Seleccin de Vendedores el sistema listara todos los funcionarios que se
encuentren insertados en el procedimiento Lista de Funcionarios.
El sistema lista cada funcionario de registro especfico con dos casillas de seleccin que
permiten gestionar la funcin de vendedor en los mbitos de Ventas y Recaudos segn
sean necesarios y requeridos por la empresa:
Venta: Permite al usuario destinar un funcionario en especfico para realizar acciones
de vendedor mediante la seleccin de esta casilla, con la tecla SPACE (barra
Espaciadora).
Recaudo: Permite al usuario destinar un funcionario en especfico para realizar
acciones de recaudador mediante la seleccin de esta casilla, con la combinacin de
teclas CTRL + SPACE (barra Espaciadora).

Para asignarle una LISTA DE PRECIOS a manejar a un vendedor y/o recaudador para
gestionar los artculos y/o servicios que esta maneje el usuario debe contener un registro de
precios en el Catalogo de Precios. Para realizar esta accin el usuario debe seleccionar el
registro de funcionario clic derecho opcin Lista de Precios Asignadas.

PROAsistemas S.A.

De inmediato el sistema desplegara la Lista de Precios con las columnas de Artculos y

Servicios para ser seleccionados por el usuario, lo que permitir la utilizacin de la lista en estos
componentes para un funcionario en especfico.

Para almacenar los cambios realizados al funcionario el usuario debe presionar el botn
Aceptar o por el contrario el botn Cancelar para salir sin almacenar cambios.

TABLA DE COMISIONES
Procedimiento que permite al usuario realizar la estipulacin y definicin de las diferentes
comisiones que puede llegar a tener un vendedor o recaudador al efectuar la accin. El sistema
permite manejar varios intervalos de comisin dependiendo el valor que se debe superar para
acceder a un valor porcentual y aprobar la bonificacin que se especificada. El usuario puede definir
varios rangos de comisin dependiendo las necesidades y requerimientos de la empresa para esta
accin. Para ingresar a la configuracin de comisiones el usuario debe efectuar y ejecutar la
siguiente accin:

393

PROAsistemas S.A.
Al ingresar a la interfaz principal el usuario podr visualizar dos tablas de comisiones dirigidas a
dos funcionarios en especfico:

Por Ventas: En esta tabla el usuario podr realizar la definicin de las comisiones
correspondientes al funcionario encargado de realizar ventas.

Por Recaudos: Tabla encargada de capturar la captura de comisiones que se deben

implantar al funcionario encargado de realizar los recaudos.

El sistema permite las siguientes acciones en las tablas, tanto para Vendedores como Recaudadores:

394

Nuevo Rango: Procedimiento que permite al usuario realizar una insercin de un rango en
especfico para la evaluacin y clculo de las comisiones correspondientes al funcionario
(Vendedor y/o Recaudador). Para invocar esta accin el usuario debe presionar la
combinacin de teclas CTRL + INSERT o clic derecho opcin Nuevo Rango. El sistema
de inmediato desplegara el rango a continuacin para la respectiva definicin de los
siguientes atributos:
 Hasta: Permite definir un valor numrico con el cual se partir a realizar el
clculo de las comisiones para este funcionario.
 %: Atributo que permite definir un valor porcentual para realizar la accin de
clculo de comisin del funcionario.
 Bonificacin: Procedimiento que permite al usuario especificar el valor de la
comisin explcitamente teniendo en cuenta los atributos anteriores para efectuar la
accin.
NOTA: Recuerde que los rangos deben ser con valores del atributo Hasta de tipo
secuencial, por ejemplo: Si en el primer rango el atributo se encuentra con un valor de
$100.000 el sistema automticamente al momento de efectuar la opcin de Nuevo Rango
se dispondr a aumentar el valor en un intervalo igual de manera secuencial. El sistema por
defecto maneja el valor de $1000.000 en un rango para la tabla de comisiones de vendedor
y recaudador.
Eliminar Rango: Accin que permite al usuario eliminar un rango que se encuentre
insertado en las tablas de comisiones de Vendedor y Recaudador. Para ejecutar esta accin
el usuario debe presionar la combinacin de teclas CTRL + SUPR o clic derecho opcin
Eliminar.

PROAsistemas S.A.
Para almacenar los cambios realizados en las tablas de comisiones el usuario debe presionar el
botn Aceptar o por el contrario el botn Cancelar para salir sin almacenar la informacin.

FACTORES DE DIMENSION
Procedimiento que permite al usuario gestionar los diferentes factores de dimensin que sern
utilizados en el mdulo de Gestin de Ventas para generar frmulas para el valor unitario y valor
por cantidad. El sistema permite realizar la gestin de los factores de dimensin mediante la interfaz
principal, que se debe seleccionar en el proceso de Gestin de Ventas:

CREAR FACTOR DE DIMENSION

Procedimiento que permite al usuario realizar una insercin de registro de un factor de dimensin
para ser configurado y utilizado en el mdulo de Gestin de Ventas. Para iniciar el proceso de
insercin de factores el usuario debe realizar las siguientes acciones:

395

El usuario debe pulsar clic derecho opcin Crear o pulsando la tecla INSERT.

Al efectuar esta accin el sistema desplegara dos atributos que se deben configurar:
 Nombre: Atributo que permite la captura del nombre de identificacin de un factor
de dimensin con una longitud mxima de 60 (sesenta) caracteres de tipo
alfanumricos.
 Tipo: Procedimiento que permite seleccionar el tipo de factor de dimensin que va
a describir este registro y la funcin personal que va a poseer. El sistema ofrece dos
tipos de factor de dimensin:
 Variables de Captura: Opcin que permite al usuario especificar el
nmero de unidades o cantidades que se deseen nombrar en la Factura de
Venta.

PROAsistemas S.A.


Caracterstica: Opcin que permite llamar una caracterstica de un artculo

en especfico que se encuentre en el inventario al momento de realizar una
factura de venta. Al seleccionar esta caracterstica el sistema desplegara el
siguiente atributo:
Caracterstica: Campo de texto de tipo numrico que captura la
caracterstica de un artculo en especfico que se encuentre en un
intervalo de 1-10.

NOTA: Para poder efectuar el proceso anteriormente descrito, el usuario debe contener artculos en
la empresa en la cual se realiza la accin.
GENERAR FORMULAS
Procedimiento que permite al usuario relacionar y formular operaciones matemticas con los
registros insertados por parte del usuario de los diferentes factores de dimensin. Para iniciar este
proceso el usuario debe presionar clic derecho opcin Generar Formulas.

El sistema despliega la siguiente ventana que se encarga de relacionar los registros de factores de
dimensin dependiendo el tipo de frmula que se ha de utilizar (Cantidad, Valor Unitario) y el tipo
de operacin que se va a efectuar en cada uno de los registros estipulando las formulas
correspondientes.
NOTA: En la interfaz de Factores de Dimensin solo se tienen permitido realizar dos tipos de
frmulas de manera global (Para la Cantidad, para el Valor Unitario), dependiendo de los registros
de factores que se encuentren insertados.

TABLA DE DESCUENTOS POR MONTO

Procedimiento ofrecido por el sistema para definir y configurar los descuentos que se deben y
pueden realizar por monto. El usuario debe seleccionar el procedimiento que se encuentra embebido
en el mdulo de parmetros particulares Gestin de Ventas.
La tabla permite la gestin de Descuentos por Monto mediante la insercin de registros por medio
de presionar la tecla INSERT o clic derecho opcin Insertar. El sistema despliega un registro de
modo horizontal con los siguientes atributos contenidos en las columnas:

396

Rango Desde: Campo de texto que permite la captura de un valor inicial para realizar el
clculo de Descuento por Monto. El registro por defecto inicializa este valor en 0 (cero), de
aqu en adelante se tiene en cuenta el Rango Hasta para iniciar el RangoDesde.
Rango Hasta: Campo de texto que permite al usuario la captura de un valor final para
realizar el clculo del Descuento por Monto. Este valor debe ser superior al valor digitado
al establecido en el RangoDesde.
% de Descuento: Campo de texto que permite la definicin de un valor porcentual para
definir el descuento.

PROAsistemas S.A.

Valor Descuento: Campo de texto que permite definirle un valor fijo a los valores
estipulados en el registro y que sern implementados nicamente para este descuento.

Para eliminar el registro de Descuento por Monto el usuario debe seleccionarlo y presionar clic
derecho opcin Eliminar o pulsar el botn SUPR.

LISTA DE DESCUENTOS CONDICIONADOS

Procedimiento que se encarga de la gestin de los diferentes Descuentos Condicionados que en
algn momento la empresa ofrece y otorga a sus clientes y cuya aplicacin depende del
cumplimiento de alguna condicin extra. Para ingresar a la configuracin de los Descuentos
Condicionados, se debe seleccionar el procedimiento que se encuentro embebido en el proceso
Gestin de Ventas:

CREAR DESCUENTO CONDICIONADO

Procedimiento que permite la accin de insertar o crear un Descuento Condicionado que ser
aplicado a la empresa sobre la cual se realice la accin. Para iniciar el proceso el usuario debe
efectuar los siguientes pasos:
1. Para desplegar el formulario el usuario debe presionar clic derecho opcin Crear o pulsar
la tecla INSERT.
2. En la parte inferior de la interfaz, el sistema desplegara el formulario correspondiente para
realizar la insercin mediante los siguientes atributos para el descuento condicionado:
Descripcin: Campo de texto que permite identificar el Descuento Condicionado
de una manera nica y especfica para ser utilizado e implementado por las
diferentes acciones que se requiera para la Gestin de Ventas de la empresa.

397

PROAsistemas S.A.

398

Tipo de Descuento: Persiana de seleccin que permite definir el tipo de Descuento

que se va a gestionar mediante este registro. El sistema ofrece al usuario 3 (tres)
tipos de Descuento que se explican a continuacin:
 Descuento por Pronto Pago: Este tipo de descuento se aplicara a las
facturas de venta a crdito. En este tipo de descuentos, los clientes a los
cuales la empresa les otorga esta caracterstica de tipo de Descuento
condicionado para hacerse acreedores al mismo, deben cancelar el valor de
la obligacin antes del plazo definido por el usuario en el atributo Si paga
antes de. La aplicacin de este tipo de descuento se har al momento de
elaborar el Recibo de Caja en el cual se registra el pago por parte del
cliente. La tarifa aplicada corresponde al dato definido en el descuento para
la opcin Porcentaje/Valor de descuento, ya que el software permite
definir descuentos por pronto pago por valor o por porcentaje.
La seleccin de esta opcin permite cambiar el tipo de estructura del
siguiente atributo, el cual se modifica a:
 Se paga antes de X das: Campo de texto que permite definir el
nmero de das que se debe pagar anticipadamente por el cliente
para que entre en validez el Descuento.
 Descuento por Volumen o Cantidad: Esta clase de descuento
condicionado dentro del software presenta dos modalidades: Por
Cantidades compradas por el cliente o Por Valores comprados por el
cliente. En cada uno de las modalidades anteriores el objetivo es lograr que
el cliente se haga acreedor al descuento, donde se pretende por condicin el
superar un tope de compras ya sean cantidades o valores durante el tiempo
en el cual estar vigente el descuento. La vigencia se define en los atributos
Fecha inicial y Fecha final de los datos del descuento y el tope se define
en la opcin Para cantidades/Valores mayores a segn el tipo de
descuento por volumen seleccionado por el usuario en la opcin Tipo de
descuento. Para que el cliente se haga acreedor al descuento no es
necesario que el tope definido en el descuento se cumpla en un solo
documento, pero si es requerido que lo cumpla en las compras realizadas
durante el periodo de vigencia del descuento. La aplicacin de estos
descuentos se realizara en una nueva opcin creada dentro del men del
mdulo gestin de ventas, esta opcin se llama Aplicacin de descuentos
condicionados por volumen.
La seleccin de algunas de estas opciones, al igual que en Pronto Pago
provoca un pequeo cambio de la estructura del formulario ofreciendo las
siguientes cambios:
 Para Cantidades Mayores que X Unidades: Campo de texto
encargado de capturar el nmero de unidades que el cliente debe
comprar para que se le realice el descuento. Esta opcin se
despliega en tanto el tipo de Descuento pertenezca a Volumen por
Cantidad.
 Para Valores Mayores que: Campo de texto que permite la
captura de un nmero correspondiente al valor estipulado por el

PROAsistemas S.A.

usuario para ser superado al momento de la venta y permitirle al

sistema realizar el proceso de clculo del Descuento. Esta opcin
se despliega luego de seleccionar el tipo de Descuento Volumen
por Valor.
Tipo de Tarifa: Persiana de seleccin que permite al usuario definir de qu modo
se especificara la tarifa para este descuento. El sistema ofrece dos opciones con una
alteracin directa sobre el atributo inferior que captura el valor:
 Valor: Al seleccionar esta opcin el usuario podr definir un valor
especfico que afectara la venta, calculando el descuento al momento de
realizar la factura de Venta, es decir, se define un Descuento Fijo, siempre
que se cumpla la condicin expresada.
 Porcentaje: Al seleccionar esta opcin el usuario podr definir un valor
porcentual para ejecutar el calcula en la venta siempre que se cumpla con la
condicin expresada, es decir, se define un valor porcentual para ser
alterado al momento de facturar y ofrecer un Descuento Variable
directamente proporcional a la venta.
Redondear a: Persiana de seleccin que permite definir de qu modo se manejara
de manera visual el valor resultante del Descuento Condicionado al momento de ser
invocado. El sistema dispone de las siguientes opciones:
 No redondear.
 Unidades.
 Decenas.
 Centenas.
 Miles.

A continuacin se despliegan dos atributos encargados de especificar y capturar la

fecha de Inicio y Fin de Vigencia del Descuento que est en proceso de insercin.

Fecha Inicial.
Fecha Final.

NOTA: Hay que tener en cuenta que los diferentes tipos de descuentos creados en esta
opcin solo se tendrn en cuenta para aquellos clientes que en la hoja de vida tienen
habilitada la opcin de descuentos condicionado y que adems en la opcin del mdulo
de ventas llamada Asociacin de descuentos condicionados tienen ligado alguno de
los descuentos creados en este listado. Para realizar los dems procesos de gestin
(Modificar, Eliminar, Detalle) el sistema ofrece las opciones mediante clic derecho.

399

PROAsistemas S.A.
GESTION DE COMPRAS
Serie de procedimientos que permiten la configuracin directa e indirecta del mdulo de Gestin de
Compras y una debida estipulacin de parmetros para permitir al usuario una total y correcta
gestin del mdulo. Para iniciar el proceso de configuracin del mdulo de Gestin de Compras el
usuario debe ingresar a PARAMETROS PARTICULARES y seleccionar el procedimiento
correspondiente y necesario que se encuentre contenido en Gestin Compras:

GENERALIDADES
Procedimiento que permite realizar la configuracin de las diferentes opciones y requerimientos
generales que sean necesarios para la utilizacin del mdulo de Gestin de Compras. Para ingresar a
la configuracin global de del mdulo Gestin de Compras el usuario debe seleccionar el
procedimiento Generalidades que se encuentra embebido en Gestin Compras:

En la interfaz principal del procedimiento generalidades el usuario podr visualizar y configurar las
opciones de la Gestin de Compras mediante diferentes pestaas:

400

PROAsistemas S.A.
Pestaa Generalidades
Pestaa que permite realizar configuraciones de manera global de los diferentes documentos e
informes que se generen mediante el mdulo de Gestin de Compras. El sistema dispone de los
siguientes atributos de configuracin:


Afectar los descuentos como menor valor de las compras y costos en Inventario:
Persiana que permite al usuario escoger una opcin para gestionar los descuentos en
compras y costos de inventario ofreciendo dos estados:
Si: Permite realizar la afectacin de los descuentos en las compras y en los
diferentes costos que se encuentren en los inventarios basndose en los descuentos.
No: No realiza ningn proceso de reafectacin teniendo en cuenta descuentos.
Capturar Centros de Costos por Concepto: Casilla de seleccin que al encontrarse
habilitada permite realizar una asociacin directa entre un centro de costo y un concepto es
decir, en caso de capturar 10 (diez) Conceptos el sistema requerir que se le asocien igual
nmero de Centros de Costo. En caso de encontrarse inhabilitada la casilla el sistema
capturara varios conceptos y le asignara un Centro de Costo. Al encontrarse habilitada esta
opcin el sistema desplegara la siguiente casilla de seleccin:
Distribucin de Valores por centro de Costo: Permite realizar una asignacin o
agrupacin de los conceptos o valores dependiendo los Centros de Costo.
Utilizar Cajn Monedero al Facturar: Casilla de seleccin que al encontrarse habilitada o
marcada permite la utilizacin del cajn monedero al momento de requerir su utilizacin.
Abrir Cajn Monedero antes de Imprimir: Al encontrarse seleccionada o
marcada la opcin anterior el sistema ofrece al usuario la posibilidad de abrir el
Cajn Monedero de manera automtica antes de que se realice la impresin.
Comando para Abrir el Cajn Monedero: rea de texto que permite al usuario
especificar los comandos para abrir el Cajn Monedero de forma manual.

Pestaa NIIF
Procedimiento diseado para la debida configuracin de los parmetros correspondientes para las
empresas que manejen y utilicen NIIF para Pymes. En esta pestaa, el usuario tendr la capacidad
para definir los cdigos contables NIIF que utilizara para registrar las transacciones de compra en
las cuales se debe aplicar el concepto de valor presente neto segn lo indicado en el prrafo 11.13
de la seccin 11 Instrumentos financieros bsicos de la NIIF para Pymes, por lo tanto estas
transacciones inicialmente generan una diferencia entre el valor del pasivo registrado en la
informacin bajo los preceptos del Decreto 2649 y la informacin registrada bajo los lineamientos
de la NIIF para Pymes, esta diferencia inicialmente se registrara a los cdigos contables NIIF
definidos por el usuario en la opcin Cuenta de control de diferencias entre contabilidad NIIF
y Fiscal de esta pestaa, valores que posteriormente la empresa deber reconocer a las cuentas

401

PROAsistemas S.A.
definidas en la opcin llamada Causacin de Gasto Financiero de esta pestaa y que se darn de
baja de las cuentas definidas en la opcin Cuenta de control de diferencias entre contabilidad
NIIF y fiscal.

DISTRIBUCION DE COSTOS DE SERVICIOS

Procedimiento que permite realizar la asignacin de un artculo y/o servicio a varios Centros de
Costo.

402

Artculos: En este listado aparece la cartilla de productos que estn creados en el inventario
para que el usuario seleccione el articulo o los artculos a los cuales les va a asociar los
servicios que pueden incrementar el costo de compra de los productos seleccionados, para
seleccionar varios artculos se puede hacer manteniendo la tecla SHIFT presionada mientras se
desplaza el cursor con las teclas para avanzar hacia abajo o hacia arriba.

Servicios disponibles: En este listado aparecen todos los servicios que han sido creados en la
opcin Lista de servicios que en la opcin Hace parte del costo el usuario ha
seleccionado la opcin Si.

PROAsistemas S.A.

Servicios que hacen parte del costo fiscal: En esta seccin van apareciendo los
servicios en la medida que el usuario los traslada de la seccin Servicios disponibles
a esta seccin, la informacin de esta seccin indica que los servicios que aparecen en
ella son servicios que se van a distribuir a los artculos seleccionados en la seccin
Artculos cuando se efectu de forma conjunta la compra de los dos tems.
Cuando el servicio se asocia por primera vez a uno o varios productos se abrir una
nueva ventana en la cual el usuario puede seleccionar la forma de distribucin del costo
de los servicios en los artculos con la cual el software trabajara de manera
predeterminada, la posibilidad de cambiar esta seleccin en el documento de compra
depender de si el usuario que elabora el documento cuenta o no con el permiso en la
lista de usuarios para hacer este cambio. El usuario deber seleccionar una de las tres
opciones que aparecen disponibles en esta nueva ventana, estas opciones son:


Valor total: Esta opcin indica que el costo del servicio en los artculos se va a
distribuir de forma proporcional al costo de compra de cada artculo,
porejemplo:

Producto

Cant.

Vr.
unitario

Vr. total

Serv.

Costo
servicio

P1

10

$ 4.500

$ 45.000

S1

$ 50.000

P2

20

$ 3.800

$ 76.000

TOTAL

30

$ 121.000

Formula
(Costo
servicio
/
valor
total
productos) *
costo de cada
producto
($ 50.000 / $
121.000) * $
45.000
($ 50.000 / $
121.000) * $
76.000

$ 50.000

Mayor
costo por
servicio

$ 18.595

$ 31.405

$ 50.000

En este caso el valor de la columna Mayor costo por servicio de la tabla es el

valor en el cual se incrementara el costo de cada producto por concepto del
servicio S1.


403

Nmero de transacciones: Esta opcin indica que el costo del servicio en los
artculos se va a distribuir de forma proporcional al nmero de artculos
incluidos en el documento de compra sin tener en cuenta ni el costo de cada
uno de ellos ni las cantidades compradas, por ejemplo:

Producto

Cant.

Vr.
unitario

Vr. total

Serv.

Costo
servicio

P1

10

$ 4.500

$ 45.000

S1

$ 50.000

Formula
(Costo servicio
/ nmero de
artculos
comprados)
($ 50.000 / 2)

Mayor
costo por
servicio

$ 25.000

PROAsistemas S.A.
P2

20

TOTAL

30

$ 3.800

$ 76.000

($ 50.000 / 2)

$ 121.000

$ 50.000

$ 25.000
$ 50.000

En este caso el valor de la columna Mayor costo por servicio de la tabla es el

valor en el cual se incrementara el costo de cada producto por concepto del
servicio S1.


Cantidades: Esta opcin indica que el costo del servicio en los artculos se va a
distribuir de forma proporcional a la cantidad de unidades adquiridas de cada
uno de los productos, porejemplo:

Producto

Cant.

Vr.
unitario

Vr. total

Serv.

Costo
servicio

P1

10

$ 4.500

$ 45.000

S1

$ 50.000

P2

20

$ 3.800

$ 76.000

TOTAL

30

$ 121.000

$ 50.000

Formula
(Costo
servicio
/
cantidad
total)
*
cantidad de
cada
producto
($ 50.000 /
30) * 10
($ 50.000 /
30) * 20

Mayor
costo por
servicio

$ 16.667
$ 33.333
$ 50.000

En este caso el valor de la columna Mayor costo por servicio de la tabla es

el valor en el cual se incrementara el costo de cada producto por concepto
del servicio S1.

Servicios que hacen parte del costo NIIF: En esta seccin van apareciendo los
servicios en la medida que el usuario los traslada de la seccin Servicios disponibles
a esta seccin, la informacin de esta seccin indica que los servicios que aparecen en
ella son servicios que se van a distribuir a los artculos seleccionados en la seccin
Artculos para la informacin bajo los lineamientos de NIIF para Pymes cuando se
efectu de forma conjunta la compra. Cuando el servicio se asocia por primera vez a
uno o varios productos se abrir una nueva ventana en la cual el usuario puede
seleccionar la forma de distribucin del costo de los servicios en los artculos, esta ser
la forma con la cual el software trabajara de manera predeterminada, la posibilidad de
cambiar esta seleccin en el documento de compra depender de si el usuario que
elabora el documento cuenta o no con el permiso en la lista de usuarios para hacer este
cambio. El usuario deber seleccionar una de las tres opciones que aparecen disponibles
en esta nueva ventana, estas opciones son:


404

Valor total: Esta opcin indica que el costo del servicio en los artculos se va a
distribuir de forma proporcional al costo de compra de cada artculo,
porejemplo:

PROAsistemas S.A.
Producto

Cant.

Vr.
unitario

Vr. total

Serv.

Costo
servicio

Formula (Costo
servicio / valor
total
productos) *
costo de cada
producto

Mayor
costo por
servicio
(NIIF)

P1

10

$ 4.500

$ 45.000

S1

$ 50.000

$
$

$ 18.595

P2

20

$ 3.800

$ 76.000

($ 50.000 /
121.000) *
45.000
($ 50.000 /
121.000) *
76.000

$
$

$ 31.405

TOTAL

30

$ 121.000

$ 50.000

$ 50.000

En este caso el valor de la columna Mayor costo por servicio de la tabla es el

valor en el cual se incrementara el costo de cada producto por concepto del
servicio S1.
Nmero de transacciones: Esta opcin indica que el costo del servicio en los
artculos se va a distribuir de forma proporcional al nmero de artculos
incluidos en el documento de compra sin tener en cuenta ni el costo de cada
uno de ellos ni las cantidades compradas, por ejemplo:

Producto

Cant.

Vr.
unitario

Vr. total

Serv.

Costo
servicio

P1

10

$ 4.500

$ 45.000

S1

$ 50.000

P2

20

$ 3.800

$ 76.000

TOTAL

30

$ 121.000

Formula
(Costo servicio
/ nmero de
artculos
comprados)
($ 50.000 / 2)

Mayor
costo por
servicio
(NIIF)

($ 50.000 / 2)

$ 25.000

$ 50.000

$ 25.000

$ 50.000

En este caso el valor de la columna Mayor costo por servicio de la tabla es el

valor en el cual se incrementara el costo de cada producto por concepto del
servicio S1.


405

Cantidades: Esta opcin indica que el costo del servicio en los artculos se va a
distribuir de forma proporcional a la cantidad de unidades adquiridas de cada
uno de los productos, por ejemplo:

Producto

Cant.

Vr.
unitario

Vr. total

Serv.

Costo
servicio

P1

10

$ 4.500

$ 45.000

S1

$ 50.000

P2

20

$ 3.800

$ 76.000

Formula
(Costo
servicio
/
cantidad
total)
*
cantidad de
cada
producto
($ 50.000 /
30) * 10
($ 50.000 /
30) * 20

Mayor
costo por
servicio
(NIIF)

$ 16.667
$ 33.333

PROAsistemas S.A.
TOTAL

30

$ 121.000

$ 50.000

$ 50.000

En este caso el valor de la columna Mayor costo por servicio de la tabla es el valor en el
cual se incrementara el costo de cada producto por concepto del servicio S1.
Es importante tener en cuenta que la manera de distribuir un servicio en los artculos para la
informacin bajo los preceptos del Decreto 2649 no necesariamente debe ser igual a la
manera como se distribuir el mismo costo del servicio en los artculos para la informacin
bajo los lineamientos de la NIIF para Pymes. Tampoco es imperativo que un servicio se
deba distribuir en los artculos para la informacin Decreto 2649 y NIIF para Pymes al
mismo tiempo como por ejemplo sucedera con los gastos financieros ocasionados por un
crdito solicitado para compra de inventario, gastos que en la informacin 2649 se pueden
llevar como mayor valor del costo de los artculos comprados pero en la informacin NIIF
para Pymes la norma claramente establece que estos se deben llevar al estado de resultados
del periodo como gasto, tal como est establecido en el prrafo 25.1 (a) de la seccin 25
Costos por prestamos.
Los anteriores corresponden a las modificaciones realizadas en la definicin de los diferentes
parmetros en cada uno de los temas que componen el software para la aplicacin o manejo de
NIIF, una vez establecida la informacin requerida en cada una de las opciones anteriores, el
usuario podr llevar a cabo el registro de informacin y la utilizacin de cada una de las opciones
creadas para el manejo de la informacin de forma paralela (Bajo Decreto 2649 y NIIF). A
continuacin se realiza la descripcin de cada una de las diferentes opciones creadas en el software
con motivo de implementacin de NIIF para Pymes a travs de las cuales se puede ejercer control
de conceptos como reconocimiento de ingresos, depreciacin NIIF, aplicacin de descuentos
condicionados como menor costo de mercanca comprada, valor presente neto, entre otros.

406

PROAsistemas S.A.
DEFINICION DE FORMATOS
Proceso que permite la definicin de la estructura de los formatos o la
modificacin/actualizacin de los mismos para ser utilizados en los diferentes informes.
El proceso permite realizar una serie de acciones orientadas en caso de que no se
encuentren registros o formatos:
1.

407

Al seleccionar Definicin de Formatos el sistema desplegara la interfaz principal

anteponiendo una pequea ventana de confirmacin que permite:

Si: Permite la importacin de un formato estndar relacionado directamente

con el necesario para el formato, mediante un listado que encontrara en el
costado derecho de la interfaz, para agregarlos seleccinelo con doble clic o
presione la tecla ENTER.

No: En caso de seleccionar esta opcin, simplemente se cerrara la ventana y

permitir la visualizacin de la interfaz principal de Definicin de Formatos.

PROAsistemas S.A.

2.

Al encontrarse en la interfaz principal de la Definicin de formatos se encontrara

con una serie de herramientas de edicin y diseo de formatos, los cuales se
presentan a continuacin:

408

Persiana de seleccin de documento: Permite seleccionar el informe que se

va a editar o disear. Generalmente presenta la siguiente ventana:

Si: Almacena los cambios realizados al informe y cambia al otro

documento.

No: No almacena los cambios o modificaciones realizadas a los otros

documentos.

Cancelar: Permite cancelar el cambio de informe.

Opciones del Formato: Permite realizar modificaciones al formato del

informe. Para desplegar las opciones del formato el usuario debe presionar
clic derecho:

PROAsistemas S.A.

Bandas: Permite utilizar o no las bandas para la estructura, gusto y

cualidades correspondientes al informe y dependientes de la
empresa. Las bandas ofrecidas por el sistema son las siguientes:

409

Ttulo: Permite al usuario realizar una definicin de un ttulo

para el informe a realizar.

PROAsistemas S.A.

Al seleccionar el ttulo el sistema permite dos funciones

mediante la ejecucin de una pequea accin, clic derecho:


Propiedades: Al seleccionar esta funcin el usuario

tiene la posibilidad de disear y personalizar el ttulo
mediante dos formas:

410

Formato: Al seleccionar esta accin el

sistema despliega en el centro de la interfaz
una ventana que permite configurar:


Alto: Permite especificarla altura de la

banda del ttulo. La definicin se
realiza en mm (milmetros).

Fuente: Define el tipo de fuente o letra

que va a utilizar lo contenido por
ttulo. La asignacin de esta opcin es
predefinida de Windows.

Color de Fondo: Permite definir un

color de fondo para la banda que
contiene al ttulo. La asignacin del
color de fondo es predefinida por
Windows.

PROAsistemas S.A.

411

Bordes: Permite la seleccin de los bordes a

cambiarles el estilo (grosor) mediante casillas
de seleccin correspondientes a los lados y un
campo de texto que permite la captura del
ancho deseado para los bordes en un intervalo
numrico de 1 (uno) a 10 (Diez).

Pegar: Permite al usuario pegar contenido tipo texto

que ser asignado como ttulo en el informe.

Encabezado Pagina: Permite la insercin de un encabezado

para la personalizacin por parte del usuario en el informe.

PROAsistemas S.A.

Propiedades: Al seleccionar esta funcin el usuario

tiene la posibilidad de disear y personalizar el
encabezado de pgina mediante dos formas:

412

Formato: Al seleccionar esta accin el

sistema despliega en el centro de la interfaz
una ventana que permite configurar:


Alto: Permite especificarla altura de la

banda del ttulo. La definicin se
realiza en mm (milmetros).

Fuente: Define el tipo de fuente o letra

que va a utilizar lo contenido por el
Encabezado de pgina. La asignacin
de esta opcin es predefinida de
Windows.

PROAsistemas S.A.


413

Color de Fondo: Permite definir un

color de fondo para la banda que
contiene el encabezado de pgina. La
asignacin del color de fondo es
predefinida por Windows.

Bordes: Permite la seleccin de los bordes a

cambiarles el estilo (grosor) mediante casillas
de seleccin correspondientes a los lados y un
campo de texto que permite la captura del
ancho deseado para los bordes en un intervalo
numrico de 1 (uno) a 10 (Diez).

Pegar: Permite al usuario pegar contenido tipo texto

que ser asignado como contenido del encabezado de
pgina en el informe.

Encabezado Detalle: Opcin que le permite al usuario

insertar un encabezado a modo detalle para realizar una

PROAsistemas S.A.
personalizacin correspondiente teniendo en cuenta la
empresa y el tipo de informe a realizar.

Propiedades: Al seleccionar esta funcin el usuario

tiene la posibilidad de disear y personalizar el
encabezado detalle mediante dos formas:

414

Formato: Al seleccionar esta accin el

sistema despliega en el centro de la interfaz
una ventana que permite configurar:


Alto: Permite especificarla altura de la

banda del encabezado detalle. La
definicin se realiza en mm
(milmetros).

Fuente: Define el tipo de fuente o letra

que va a utilizar lo contenido por
encabezado detalle. La asignacin de
esta opcin es predefinida de
Windows.

Color de Fondo: Permite definir un

color de fondo para la banda que
contiene al encabezado detalle. La
asignacin del color de fondo es
predefinida por Windows.

PROAsistemas S.A.

415

Bordes: Permite la seleccin de los bordes a

cambiarles el estilo (grosor) mediante casillas
de seleccin correspondientes a los lados y un
campo de texto que permite la captura del
ancho deseado para los bordes en un intervalo
numrico de 1 (uno) a 10 (Diez).

Pegar: Permite al usuario pegar contenido tipo texto

que ser asignado como encabezado detalle en el
informe.

Detalle: Opcin que le brinda la facilidad al usuario de

insertar una banda que contiene las cualidades para detallar y
personalizar detalles del informe. El sistema ofrece dos
opciones para la banda detalle que se invoca mediante clic
derecho:

PROAsistemas S.A.

Propiedades: Al seleccionar esta funcin el usuario

tiene la posibilidad de disear y personalizar el detalle
mediante dos formas:

416

Formato: Al seleccionar esta accin el

sistema despliega en el centro de la interfaz
una ventana que permite configurar:


Alto: Permite especificarla altura de la

banda del detalle. La definicin se
realiza en mm (milmetros).

Fuente: Define el tipo de fuente o letra

que va a utilizar lo contenido por
detalle. La asignacin de esta opcin es
predefinida de Windows.

Color de Fondo: Permite definir un

color de fondo para la banda que
contiene al detalle. La asignacin del
color de fondo es predefinida por
Windows.

PROAsistemas S.A.

417

Bordes: Permite la seleccin de los bordes a

cambiarles el estilo (grosor) mediante casillas
de seleccin correspondientes a los lados y un
campo de texto que permite la captura del
ancho deseado para los bordes en un intervalo
numrico de 1 (uno) a 10 (Diez).

Pegar: Permite al usuario pegar contenido tipo texto

que ser asignado como detalle en el informe.

Subtotal: Opcin que permite al usuario especificar una

operacin o subtotal que se produzca en un proceso del
informe. Para habilitar esta opcin el usuario debe invocar la
banda detalle en el informe.

PROAsistemas S.A.

Propiedades: Al seleccionar esta funcin el usuario

tiene la posibilidad de disear y personalizar el ttulo
mediante dos formas:

418

Formato: Al seleccionar esta accin el

sistema despliega en el centro de la interfaz
una ventana que permite configurar:


Alto: Permite especificarla altura de la

banda del ttulo. La definicin se
realiza en mm (milmetros).

Fuente: Define el tipo de fuente o letra

que va a utilizar lo contenido por
ttulo. La asignacin de esta opcin es
predefinida de Windows.

Color de Fondo: Permite definir un

color de fondo para la banda que
contiene al ttulo. La asignacin del
color de fondo es predefinida por
Windows.

PROAsistemas S.A.

419

Bordes: Permite la seleccin de los bordes a

cambiarles el estilo (grosor) mediante casillas
de seleccin correspondientes a los lados y un
campo de texto que permite la captura del
ancho del ancho deseado para los bordes en un
intervalo numrico de 1 (uno) a 10 (Diez).

Subtotalizar por: Permite almacenar los

subtotales que se presenten en el documento
en una cuenta.

PROAsistemas S.A.


Pegar: Permite al usuario pegar contenido tipo texto

que ser asignado como ttulo en el informe.

Total: Opcin que le permite al usuario insertar una banda en

el informe de carcter Total para personalizarla acorde con la
empresa y el requerimiento del informe. La gestin de
personalizacin se realiza de dos maneras:

Propiedades: Al seleccionar esta funcin el usuario

tiene la posibilidad de disear y personalizar el total
mediante dos formas:

420

Formato: Al seleccionar esta accin el

sistema despliega en el centro de la interfaz
una ventana que permite configurar:


Alto: Permite especificarla altura de la

banda del total. La definicin se realiza
en mm (milmetros).

Fuente: Define el tipo de fuente o letra

que va a utilizar lo contenido por total.

PROAsistemas S.A.
La asignacin de esta opcin es
predefinida de Windows.


421

Color de Fondo: Permite definir un

color de fondo para la banda que
contiene al total. La asignacin del
color de fondo es predefinida por
Windows.

Bordes: Permite la seleccin de los bordes a

cambiarles el estilo (grosor) mediante casillas
de seleccin correspondientes a los lados y un
campo de texto que permite la captura del
ancho deseado para los bordes en un intervalo
numrico de 1 (uno) a 10 (Diez).

Pegar: Permite al usuario pegar contenido tipo texto

que ser asignado como total en el informe.

PROAsistemas S.A.

Pie de Pgina: Opcin que le permite al usuario realizar una

insercin de una banda de pie de pgina para la configuracin
correspondiente a la empresa e informe.

Propiedades: Al seleccionar esta funcin el usuario

tiene la posibilidad de disear y personalizar el pie de
pgina mediante dos formas:

422

Formato: Al seleccionar esta accin el

sistema despliega en el centro de la interfaz
una ventana que permite configurar:


Alto: Permite especificarla altura de la

banda del pie de pgina. La definicin
se realiza en mm (milmetros).

Fuente: Define el tipo de fuente o letra

que va a utilizar lo contenido por pie
de pgina. La asignacin de esta
opcin es predefinida de Windows.

Color de Fondo: Permite definir un

color de fondo para la banda que
contiene al pie de pgina. La

PROAsistemas S.A.
asignacin del color de fondo es
predefinida por Windows.

423

Bordes: Permite la seleccin de los bordes a

cambiarles el estilo (grosor) mediante casillas
de seleccin correspondientes a los lados y un
campo de texto que permite la captura del
ancho deseado para los bordes en un intervalo
numrico de 1 (uno) a 10 (Diez).

Pegar: Permite al usuario pegar contenido tipo texto

que ser asignado como pie de pgina en el informe.

Desactivar: No permite la gestin de objetos grficos en el formato.

Texto/Variable: Permite realizar la insercin de un cuadro de texto en una

banda en especfico. El sistema permite al usuario realizar las siguientes
funciones mediante clic derecho:

PROAsistemas S.A.


Posicin y Tamao: Funcin que le permite al usuario modificar el

tamao del texto/variable y posicionarlo en un sitio diferente de la
banda.

Propiedades: Permite desplegar una serie de funciones encargada de

personalizar y configurar la estructura y variables de presentacin del
texto/variable en el informe. A continuacin se especifican las
funciones:

424

Contenido: Permite definir el tipo de dato que va a

almacenar el atributo, puede ser de dos tipos:


Texto: Permite al usuario digitar el texto que va a

contener este atributo en el informe.

Variable: Permite al usuario definirle una variable

listada que anteriormente fue gestionada en
PARAMETROS GLOBALES, Lista de Variables.

PROAsistemas S.A.

El sistema despliega tres pestaas para la personalizacin del

texto/variable que se gestiona:

425

Mrgenes: Permite definir las mrgenes que rodearan el

texto/variable dentro del atributo.

Formato: Funcin que le brinda la posibilidad al usuario de

personalizar algunas caractersticas del texto/variable
seleccionado o requerido por la empresa.


Fuente: Permite seleccionar las caractersticas de

fuente que contendr el texto/variable. Para acudir a
esta funcin el usuario puede presionar la
combinacin de teclas CTRL + F o el icono de
fuente.

Color de Fondo: Permite desplegar un color de fondo

en el espacio correspondiente para texto/variable. Para
acudir a esta funcin el usuario debe presionar la

PROAsistemas S.A.
combinacin de teclas CTRL + Co pulsar el icono de
Color de Fondo.

426

Alineacin: Persiana de seleccin que permite al

usuario elegir en que parte del atributo texto/variable
se ubicara su respectivo contenido.

Transparente: Permite habilitar que el atributo

texto/variable sea de carcter transparente en el
informe.

Inicializar valor despus de Imprimir: Permite

reiniciar el contador luego de realizar una impresin.

Bordes: Funcin que permite al usuario definir el borde el

atributo texto/variable para ser visualizado en el informe.

Eliminar: Permite eliminar el objeto del formato de informe.

Enviar atrs: Permite ubicar el objeto detrs de la banda que lo

contiene.

PROAsistemas S.A.

Traer adelante: Permite enviar el objeto delante de la banda que lo

contiene.

Alinear margen superior: Permite ubicar el contenido del objeto en

la parte superior de un modo alineado.

Alinear margen izquierda: Permite ubicar el contenido del objeto

en la parte inferior de un modo alineado.

Copiar Ancho: Permite copiar la longitud del ancho del objeto para
ser utilizada en otro.

Copiar Alto: Permite copiar la longitud que posee el alto del objeto
para ser utilizada en otro.

Posicionar: Permite otorgarle una posicin al objeto mediante una

serie de opciones que le ofrece el sistema.

Cortar: Permite eliminar el objeto de su posicin para ser ubicado

en otro sitio.

Copiar: Permite copiar el objeto con las mismas caractersticas en

otro sitio.

Pegar: Permite pegar el objeto ya sea por cortar o por ser copiado.

Figura: Permite al usuario insertar una figura y personalizarla de acuerdo a

las necesidades y requerimientos del usuario/empresa, mediante las
siguientes funciones:

Posicin y Tamao: Permite ubicar la figura de manera manual o

redimensionarla a gusto del usuario y las necesidades y
requerimientos propios de la empresa.

Propiedades: Al seleccionar esta funcin el sistema le permitir al

usuario realizar una configuracin o una personalizacin de las
figuras.


427

Tipo: Botones de nica seleccin que le permiten identificar

el tipo de figura a utilizar en el informe.

PROAsistemas S.A.

428

Mrgenes: Permite definir las mrgenes que contendr la

figuras. Este proceso se realiza mediante cuatro campos de
texto que capturan las mrgenes superior, inferior, alto y
ancho.

Estilo: Permite definir por parte del usuario el estilo de las

lneas que bordean la figura y el tamao que van a tener. La
captura del tamao permite un intervalo numrico de mnimo
1 (uno) mximo (10). El sistema permite colorear las lneas
presionando el icono de color o la combinacin de teclas
CTRL + I.

PROAsistemas S.A.

429

Fondo: Permite definirle un fondo a la figura, para la cual el

sistema dispone de 4 (cuatro) opciones. Al seleccionar la
opcin de fondo de la figura el sistema propone aplicarle un
color de fondo seleccionado por el usuario pulsando el icono
o la combinacin de teclas CTRL + F.

Eliminar: Permite eliminar una figura insertada por el usuario en

una banda especifica.

Enviar Atrs: Permite enviar o colocar la figura debajo de la banda

contenedora.

Traer Adelante: Permite enviar o colocar la figura sobrepuesta a la

banda contenedora.

Alinear Margen Superior: Permite alinear o disponer la figura en el

margen superior.

Alinear Margen Inferior: Permite alinear o disponer la figura en el

margen inferior.

Copiar Ancho: Funcin que permite al usuario copiar la dimensin

del ancho de la figura.

Copiar Alto: Funcin que permite al usuario copiar la dimensin del

alto de la figura.

PROAsistemas S.A.

430

Posicionar: Permite posicionar o ubicar la figura de una manera

automtica en la banda para su visualizacin en el informe.

Cortar: Permite eliminar la figura temporalmente para ser pegada en

otro lugar.

Copiar: Permite copiar la figura con todas sus caractersticas para

ser pegada en otro sitio.

Pegar: Permite pegar o colocar una figura que anteriormente fue

copiada o cortada.

Imagen: Funcin que le permite al usuario insertar y utilizar una imagen en

el informe de una empresa correspondiente, caracterizando y
personalizndola segn las necesidades y requerimientos.


Posicin y Tamao: Funcin que le permite al usuario modificar el

tamao de la imagen y posicionarlo en un sitio diferente de la banda.

Propiedades: Permite editar, disear y configurar las caractersticas

de la imagen segn las necesidades de la empresa para representar en
el informe. El sistema permite configurar:


Posicin: Permite definir las mrgenes que contendr la

imagen. Este proceso se realiza mediante cuatro campos de
texto que capturan las mrgenes superior, inferior, alto y
ancho.

Bordes: Funcin que permite al usuario definir el borde del

atributo imagen para ser visualizado en el informe. Permite
definir el color de los bordes presionan el icono o la
combinacin de teclas CTRL + C.

PROAsistemas S.A.

431

Eliminar: Permite eliminar una figura insertada por el usuario en

una banda especifica.

Enviar Atrs: Permite enviar o colocar la figura debajo de la banda

contenedora.

Traer Adelante: Permite enviar o colocar la figura sobrepuesta a la

banda contenedora.

Alinear Margen Superior: Permite alinear o disponer la figura en el

margen superior.

Alinear Margen Inferior: Permite alinear o disponer la figura en el

margen inferior.

Copiar Ancho: Funcin que permite al usuario copiar la dimensin

del ancho de la figura.

Copiar Alto: Funcin que permite al usuario copiar la dimensin del

alto de la figura.

Posicionar: Permite posicionar o ubicar la figura de una manera

automtica en la banda para su visualizacin en el informe.

Cortar: Permite eliminar la figura temporalmente para ser pegada en

otro lugar.

Copiar: Permite copiar la figura con todas sus caractersticas para

ser pegada en otro sitio.

Pegar: Permite pegar o colocar una figura que anteriormente fue

copiada o cortada.

Salvar: Funcin que le permite al usuario guardar los cambios efectuados en

el informe requerido y necesario para la empresa.

PROAsistemas S.A.

Eliminar: Permite eliminar el formato del documento en caso de no ser

necesario o requerido por la empresa al pulsar el icono correspondiente.

El sistema desplegara una ventana de confirmacin para confirmar eliminar

el formato determinado.

Preliminar: Permite pre-visualizar el informe que va a utilizar la empresa.

El usuario debe presionar el icono correspondiente:

Al presionar el icono el sistema desplegara el informe de la siguiente

manera:

432

PROAsistemas S.A.

EXPORTAR
Proceso que permite al usuario la posibilidad de salvaguardar la informacin de los diferentes
mdulos y caracterizacin del sistema en un lugar o sitio seguro en el computador donde se efectu
la accin dirigida a almacenarse en s mismo o en un medio seguro extraerle. Para ingresar a la
interfaz principal se deben realizar las siguientes acciones:

El usuario debe autenticarse de manera exitosa, seleccionar la empresa y dirigirse al mdulo

EXPORTAR IMPORTAR PARAMETROS UTILITARIOS.

Al ingresar, debe ubicar la parte inferior de la interfaz y seleccionar EXPORTARpara

iniciar el proceso correspondiente. El sistema por defecto despliega la interfaz de
EXPORTAR.

El sistema ofrece los siguientes procedimientos de configuracin y exportacin:

CONFIGURACION DE PARAMETROS EN EXPORTACIONES
PESTAA FORMATOS
Al ser seleccionada permite realizar la definicin de los diferentes caractersticas que presentaran
los formatos que se han realizado por parte del usuario teniendo en cuenta los siguientes atributos
que afectan de manera global el proceso de EXPORTACION(Definicin aplicada a cada
procedimiento):
Formato de la Fecha: Persiana de seleccin que permite al usuario la definicin del
formato en que se gestionaran los datos relacionados con fecha en los Formatos diseados
por el usuario (documentacin). El sistema dispone de las letras:

433

A: Ao.

PROAsistemas S.A.

M: Mes.

D: Da.

Separador de Fecha: Permite definir el smbolo que se utilizara para separar la fecha
(da, mes, ao), esta accin se realiza mediante un campo de texto que solo permite la
captura de un carcter.
Separador de Hora: Permite definir el smbolo para la separacin de la hora en los
diferentes formatos que se generen al momento de exportar (hora, minuto, segundo).
Cuatro dgitos para el Ao: Casilla de seleccin que le permite al usuario habilitar la
opcin de mostrar los cuatro dgitos correspondientes al ao.
Justificar con Ceros las Fechas: Permite otorgar al sistema el completar las fechas con
ceros ante-puestas a los nmeros de cada da o mes. Por Ejemplo:
Digitada por el autor: 1/5/2014
Al habilitar casilla:

01/05/2014

Smbolo Decimal: Campo de texto que captura mximo un digito. Es encargado de

definir el separador de decimales utilizado por la empresa para los formatos.
Smbolo de Miles: Campo de texto que permite la captura de un carcter para la
definicin del separador de miles utilizado por la empresa en los diferentes formatos
realizados al momento de exportarlos.
Smbolo de Moneda: Campo de texto que permite capturar el smbolo correspondiente a
la moneda.
PESTAA PARAMETROS
Pestaa que permite al usuario delimitar y definir las diferentes columnas y clculos a informar en
los diferentes tipos de importe teniendo en cuenta las fechas estipuladas y delimitar mediante los
siguientes objetos grficos:

Periodos de: Permite realizar una agrupacin de periodos dependiendo la necesidad del
usuario en la gestin de los informes. El sistema permite 6 (seis) opciones de periodos:


434

Un mes.

PROAsistemas S.A.
Dos Meses.

Tres Meses.

Cuatro Meses.

Seis Meses.

Doce Meses.

Mostrar ltimos: Persiana de seleccin que permite al usuario realizar o mostrar una
serie o nmero de periodos que contenga la empresa en el informe requerido. La persiana
contiene doce opciones (periodos de 1 (uno) a 9 (nueve)) que sern exportados como
informes o visualizarlos en la pestaa Datos a Transferir.

Mostrar: Persiana de seleccin que permite definir el tipo de cuentas que seran
informadas en el proceso de exportacin. El sistema ofrece al usuario 3 (tres) opciones:

435

Dbito.

Crdito.

Neto.

Cifrasen: Persiana de seleccin que permite definir el modo en que se visualizaran las
cantidades correspondientes a cada cuenta. El sistema lista tres opciones:


Pesos.

Miles de Pesos.

Millones de Pesos.

Mostrar los Niveles: Permite definir la estructura de las cuentas que sera visualizado en
el informe de la exportacin y en la visualizacin contenida en la pestaa Datos a
Transferir.

PROAsistemas S.A.
PESTAA DATOS A TRANSFERIR
Pestaa de seleccin que se encarga de listar la cartilla de cuentas de tipo Fiscal que maneja la
empresa relacionado con la cartilla de cuentas correspondiente a las NIIF. El sistema despliega la
siguiente interfaz con las siguientes funciones para cada columna:
Mostrar, ocultar o mover Columnas: Permite visualizar las columnas y su contenido o
cambiarlas de orden de manera horizontal. Para desplegar esta opcin el usuario se debe
dirigir a la esquina superior izquierda, es decir al inicio de la tabla que contiene las cuentas.

Casillas de seleccin permite mostrar las columnas correspondientes. En caso de ser seleccionadas
mostrara la columna, en caso, opuesto la ocultara.
Ordenar de Manera: El sistema permite ordenar los registros que se encuentran en cada
columna de modo ascendente o descendente con el simple hecho de seleccionar el nombre
de la columna.

Personalizar: Procedimiento que permite al usuario realizar un filtro de las cuentas que
desea ver teniendo en cuenta el tipo de columna, es decir, si es numrica (Cuenta, Cuenta
NIIF) o carcter (Nombre de la Cuenta, Nombre de la Cuenta NIIF).

En la persiana de seleccin se selecciona el tipo de comparacin.

En el campo de texto se digita el valor o caracteres que se van a comparar con los registros
de cuentas en la tabla.
En Blanco: Procedimiento que permite listar solo las cuentas que contengan esta columna
en blanco.

436

PROAsistemas S.A.

No estn en Blanco: Procedimiento que permite listar solo las cuentas que contengan esta
columna con algn tipo de dato.

Cdigo o Nombre de Cuenta: Casillas de seleccin que al ser seleccionadas solo listara las
cuentas que contengan un atributo igual. Generalmente el sistema listara todos los registros
de la columna para listar una cuenta en especfico.

ASISTENTE DE EXPORTACION
Procedimiento que permite al usuario realizar la exportacin de informes y documentos requeridos
en otros formatos por la organizacin o empresa. Para ingresar a esta opcin el usuario debe
encontrarse en cualquier ventana de proceso, donde debe presionar el botn Aceptar:

Botn Aceptar

437

De inmediato el sistema desplegara el men de eleccin del formato en que se exportara la

cartilla de cuentas.

Al pulsar el botn siguiente de la ventana Formato de Fichero el sistema desplegara la

PROAsistemas S.A.
ventana correspondiente al Origen de los Datos donde se debe especificar las caractersticas
con las cuales se va a exportar el archivo.

438

Al continuar el proceso mediante el botn Siguiente que se encuentra en la ventana de

Origen de Datos el sistema desplegara la ventana Configuracin del Texto que se encarga
de especificar el mtodo en que se especificara el delimitador de campos.

Al continuar el proceso de exportacin el sistema desplegara la ventana columnas que se

encarga de personalizar y delimitar las columnas y registros que contendr el documento de
exportacin.

PROAsistemas S.A.

439

Al pulsar el botn Siguiente que se encuentra en la ventana Columnas el sistema

desplegara la ventana Estructura que permite definir el modo en que se organizara la
informacin de las columnas y sus cuentas respectivas en el documento.

Al continuar con el proceso el sistema desplegara la ventana Nombre del Fichero que
permite definir el directorio donde se desea guardar el documento en proceso de
exportacin, acompaado de ciertas caractersticas propias de este.

PROAsistemas S.A.

Para iniciar el proceso de exportacin presione el botn Ejecutar.

NOTA: El proceso de exportacin presenta una configuracin de manera similar en cada uno de los
diferentes procedimientos que se requieran ejecutar por parte del usuario y que sean requeridos por
la empresa. El sistema presta vital importancia al rea enfocada a las NIIF, por tal motivo se debe
tener en cuenta las siguientes acciones en procedimientos NIIF:

EXPORTAR ARCHIVO DE CONSOLIDACION NIIF

Teniendo en cuenta que en el proceso de consolidacin para las NIIF, se puede consolidar
informacin de empresas que estn creadas dentro del software como de empresas cuya
informacin no se maneja dentro del software, por tal motivo esta opcin le permitir al usuario
generar el archivo con la informacin necesaria para realizar el proceso de consolidacin, el cual
deber ser enviado o entregado a la personas encargada en la empresa consolidadora para que esta
pueda importar el archivo y llevar a cabo el proceso de consolidacin.
La informacin que se genera a travs de esta opcin contiene los mismos datos que se requieren en
la importacin para llevar a cabo el proceso de consolida ion, estos datos son los siguientes:

440

Ao: Corresponde al ao al que corresponde la informacin y que requiere la empresa

consolidadora para llevar a cabo este proceso.
Cuenta: Corresponde al cdigo de las cuentas NIIF que se incluirn en el archivo de
exportacin, para tener en cuenta que en este archivo solo se muestran cuentas cuyo saldo sea
mayor a cero o que hayan tenido movimiento en el mes o periodo del cual se va a realizar el
proceso de exportacin.
Nombre: Corresponde al nombre de cada una de las cuentas incluidas en el archivo de
exportacin.
Saldo inicial: Corresponde al valor acumulado en cada una de las cuentas al ltimo da del mes
al que corresponde el archivo de exportacin, si por ejemplo en el archivo a exportar la
informacin corresponde al mes de Diciembre, en esta columna se muestran los datos para cada
una de las cuentas al da 30 de Noviembre del mismo periodo del cual se va a realizar la
exportacin de la informacin.

PROAsistemas S.A.

Dbitos: En esta columna se muestra el acumulado de todas las transacciones de naturaleza

dbito registradas durante el mes del cual se va a realizar el proceso de exportacin de la
informacin para cada una de las cuentas a incluir en el archivo.
Crditos: En esta columna se muestra el acumulado de todas las transacciones de naturaleza
crdito registradas durante el mes del cual se va a realizar el proceso de exportacin de la
informacin para cada una de las cuentas a incluir en el archivo.
Saldo final: Corresponde al valor o saldo al final del mes del cual se va a realizar el proceso de
exportacin del archivo para consolidacin de cada una de las cuentas.

Cada una de las columnas anteriores pueden ser o no ser incluidas en el archivo de exportacin a
decisin del usuario, por defecto el software marcara todas las columnas para ser incluidas pero en
la pestaa Datos a transferir o despus de iniciar el asistente de exportacin en el paso
correspondiente a la seleccin de las columnas que se van a incluir en el archivo de exportacin el
usuario puede desmarcar el cuadro de chequeo que se encuentra a la izquierda de cada una de las
columnas, las columnas que no tengan marcado este cuadro de chequeo no se incluirn en el
archivo de exportacin, de esta manera si para el proceso de consolidacin de informacin la
empresa consolidadora, matriz, principal como se quiera denominar solo requiere los saldos al final
del periodo el usuario al realizar el proceso de exportacin el archivo para consolidacin NIIF debe
desmarcar las columnas Saldo inicial, Dbitos y Crditos.

EXPORTAR MOVIMIENTO
En esta opcin, a los datos que se exportaban antes de la implementacin de NIIF para Pymes se
agregan opciones para darle la posibilidad al usuario que pueda llevar a cabo la exportacin de
transacciones que han afectado la contabilidad local, la contabilidad NIIF o tanto la contabilidad
local como la contabilidad NIIF.

441

PROAsistemas S.A.

Para permitir esto al usuario, en el asistente de exportacin (pantalla que aparece al presionar la
tecla ENTER o presionar doble clic sobre la opcin Exportar movimiento, se ha agregado una
opcin llamada Informacin a exportar en la cual el usuario debe seleccionar entre las
posibilidades que se muestran y de acuerdo a esta seleccin en el archivo se incluirn unas u otras
transacciones.
Una vez generado el archivo de exportacin en este aparecern cuatro nuevas columnas, estas
nuevas columnas son:

Clase Mov.: En esta columna aparecer una F o una N segn la contabilidad a la cual haya
afectado la lnea a la cual pertenece la transaccin, si es F indica que la lnea corresponde a
una transaccin que afecto la contabilidad local, si aparece una N quiere decir que la lnea
corresponde a una transaccin que afecto la contabilidad NIIF.

Ind. Fiscal: Este es un nmero que el software utiliza como indicador a travs del cual se
relacionan las transacciones de un documento que afectan al mismo tiempo la contabilidad local
y la contabilidad NIIF pero que adicionalmente las transacciones NIIF se generaron de forma
automtica a partir de una transaccin local mediante la cuenta asociada (cuenta espejo).
Por ejemplo si en un comprobante de contabilidad se afecta la cuenta 110505 y est a la vez
tiene como cuenta asociada la cuenta NIIF 110501, cuando se registre la transaccin en la
contabilidad local el software automticamente mediante esta cuenta sugiere la transaccin
NIIF, esas dos transacciones cuando se exporte la informacin del mes en el campo Ind. Fiscal
generara para las dos el mismo nmero indicando la relacin que existe entre ellas.

442

Inversin: En esta columna aparecer la informacin correspondiente al nmero de inversin

que afect la transaccin contable, esta informacin solo debe aparecer en las transacciones
registradas sobre las cuentas contables que se asignaron a cada una de las inversiones creadas
en el listado correspondiente.
Obligacin financiera: En esta columna aparecer la informacin correspondiente al nmero
de obligacin financiera que afect la transaccin contable, esta informacin solo debe aparecer
en las transacciones registradas sobre las cuentas contables que se asignaron a cada una de las
obligaciones financieras creadas en el listado correspondiente.

PROAsistemas S.A.
Hay que tener en cuenta que no en todos los casos aparecer informacin en estas nuevas columnas,
como el caso de la columna inversin y obligacin financiera en las cuales solo aparecer esta
informacin para las transacciones registradas a las cuentas asociadas en los listados
correspondientes, de igual forma en las columnas Clase Mov e Ind. Fiscal, solo aparecer
informacin cuando en la opcin informacin a exportar el usuario haya seleccionado la opcin
Exportar informacin fiscal y NIIF de lo contrario no aparecer informacin de estas columnas.

443

PROAsistemas S.A.

IMPORTAR
Proceso que le permite al usuario realizar una importacin de datos para utilizar los datos
salvaguardados en una exportacin anticipadamente por parte del usuario de un mdulo especifico.
Para efectuar el proceso el usuario debe realizar las siguientes acciones:

El usuario debe autenticarse de manera exitosa, seleccionar la empresa y dirigirse al mdulo

EXPORTAR IMPORTAR PARAMETROS UTILITARIOS.

Al ingresar, debe ubicar la parte inferior de la interfaz y seleccionar IMPORTARpara

iniciar el proceso correspondiente. El sistema por defecto despliega la interfaz de
EXPORTAR.

El sistema presenta al usuario los diferentes medios y acciones de configuracin para realizar la
importacin de una serie de datos en especfico:
PESTAA FORMATOS O CONFIGURACIONES
Pestaa de seleccin que permite al usuario realizar una configuracin o especificacin de
diferentes atributos contenidos en el documento exportado anteriormente por el usuario, para ejercer
acciones de importacin. El usuario debe tener en cuenta los diferentes atributos ya que estos deben
coincidir con los estipulados y definidos en la exportacin para evitar inconvenientes o errores. Para
configurar esta pestaa se deben completar los siguientes atributos:

444

Calendario: Calendario que permite definir al usuario los das del mes que van a ser
afectados por medio de la importacin del archivo exportado por el usuario. En este punto
se podra llamar al archivo de exportacin copia de Seguridad.

PROAsistemas S.A.

Formato de la Fecha: Persiana de seleccin que permite al usuario la definicin del

formato en que se gestionaran los datos relacionados con fecha en los Formatos diseados
por el usuario (documentacin). El sistema dispone de las letras:

A: Ao.

M: Mes.

D: Da.

Separador de Fecha: Permite definir el smbolo que se utilizara para separar la fecha (da,
mes, ao), esta accin se realiza mediante un campo de texto que solo permite la captura de
un carcter.

Separador de Hora: Permite definir el smbolo para la separacin de la hora en los

diferentes formatos que se generen al momento de exportar (hora, minuto, segundo).

Cuatro dgitos para el Ao: Casilla de seleccin que le permite al usuario habilitar la
opcin de mostrar los cuatro dgitos correspondientes al ao.

Justificar con Ceros las Fechas: Permite otorgar al sistema el completar las fechas con
ceros ante-puestas a los nmeros de cada da o mes. Por Ejemplo:
Digitada por el autor: 1/5/2014
Al habilitar casilla:

Remplazar datos de: Procedimiento que permite al usuario cambiar o remplazar los datos
parcialmente o totalmente dependiendo la cartilla e informe. Para esta opcin se disponen
de las siguientes opciones:


445

01/05/2014

Seleccionar Todos: Sello de seleccin que permite al usuario seleccionar todos los
atributos que se encuentran debajo que involucren este proceso.

PROAsistemas S.A.


Quitar todos: Sello de seleccin que permite al usuario desmarcar todos los atributos
que se encontraban seleccionados.

Importar a modulo Cartera: Permite importar los datos contenidos en la copia de

seguridad en el mdulo de Cartera para ser gestionados.

Importar a mdulo de Acreedores: Permite importar los datos contenidos en la copia de

seguridad en el mdulo de Acreedores para ser gestionados.

Smbolo Decimal: Campo de texto que captura mximo un dgito. Es encargado de definir
el separador de decimales utilizado por la empresa para los formatos.

Smbolo de Miles: Campo de texto que permite la captura de un carcter para la definicin
del separador de miles utilizado por la empresa en los diferentes formatos realizados al
momento de exportarlos.

Smbolo de Moneda: Campo de texto que permite capturar el smbolo correspondiente a la

moneda.

ASISTENTE DE IMPORTACION
Procedimiento que es habilitado al pulsar el botn Importar que se encuentra en la parte inferior de
la interfaz.

Botn Importar.
Al ser pulsado despliega la ventana que permite configurar de diferentes formas el tipo de archivo
que se va a importar para gestionarlo en los diferentes mdulos correspondientes de la empresa. El
sistema ofrece al usuario los siguientes pasos para efectuar la accin:

446

Se desplegara una ventana en la parte central de la interfaz preguntando al usuario en qu

tipo de formato se encuentra el archivo a importar. Pulsar el botn Siguiente.

PROAsistemas S.A.

447

De inmediato el sistema desplegara una ventana que preguntara el directorio de ubicacin

donde se encuentra el archivo a importar, favor seleccionarlo y pulsar el botn Abrir.
Pulsar el botn Siguiente.

El sistema desplegara una ventana que permite la definicin y diseo del nombre de las
columnas de las tablas teniendo en cuenta el tipo de registro que se encuentra asociado a l.
Permite la asignacin de columnas mediante una pequea persiana de nica seleccin. Para
continuar el proceso presione el botn Siguiente.

PROAsistemas S.A.

Persiana de seleccin que permite al usuario revisar sus datos antes de realizar el proceso de
insercin. En caso de requerir continuar presione el botn Siguiente.

Para iniciar el proceso de insercin el usuario debe presionar el botn Ejecutar.

Al realizar el proceso de importacin se pueden presentar dos estados que se ven representados en
las siguientes pestaas:

448

PROAsistemas S.A.
PESTAA DATOS A TRANSFERIR
Pestaa que le permite al usuario visualizar el listado de registros que se encontraban contenidos en
el archivo que se import, teniendo en cuenta los diferentes parmetros y configuraciones
especificados en el procedimiento anterior (Asistente de Importacin).

PESTAA LISTA DE ERRORES

Pestaa que se encarga de visualizar e informar al usuario de los diferentes registros que no se
pueden importar debido a los datos que contienen o algunas especificaciones de tipo nicas que no
permiten su insercin en las tablas de la empresa.
Para almacenar los registros importados mediante este procedimiento el usuario debe presionar el
botn Guardar (Anteriormente Importar) para guardar los registros especificados.
NOTA: El sistema al disponer de una versin de manejo NIIF brinda una importancia especial a
algunos procedimientos de uso y caracterizacin especifico del estndar. Por tal motivo, el sistema
ofrece al usuario la explicacin explicita del procedimiento de importacin de movimiento.
IMPORTAR MOVIMIENTO
Al igual que en la exportacin de movimiento contable el programa tiene las herramientas
necesarias para permitirle al usuario exportar la informacin de la contabilidad local o NIIF, en la
importacin de movimiento contable tambin el software tiene la habilidad de permitir al usuario
importar movimiento para la contabilidad loca o para la contabilidad fiscal o para las dos al mismo
tiempo.
Para esto en la configuracin del archivo a importar se debern incluir nuevas columnas a travs de
las cuales se le indica al programa si la informacin a importar afectara la contabilidad local, la
contabilidad NIIF o las dos, en estos casos a diferencia de la exportacin de informacin el usuario
le debe indicar al programa que tipo de contabilidad afectar con informacin en el archivo a
importar y no con una opcin dentro del proceso de importacin, as mismo, con un dato dentro del
archivo (columna Ind. Fiscal) el usuario indicara al programa si las transacciones importadas a la
contabilidad local y a la contabilidad NIIF tienen algn tipo de relacin.
En el siguiente ejemplo se muestra la informacin contenida en un archivo con el cual se va a
realizar importacin de informacin para la contabilidad local y para la contabilidad NIIF en el cual
adems existen transacciones que estn relacionadas entre s.
ARCHIVO DE ENTRADA
DOCUME
CUEN IDENTIDADTE NATURAL
NTO
FECHA
TA
RCERO
EZA
CC
01/11/20
00000001
12 110505
79801339 D
CC
01/11/20
00000001
12 510505
79801339 D
CC
01/11/20
00000001
12 110505
79801339 D
CC
01/11/20 150505
79801339 D

449

CLAS
E
IND.
VALOR MOV. FISCAL
120.000,
00
F
1
230.000,
00
F
2
120.000,
00
N
1
110.000, N
2

PROAsistemas S.A.
00000001
CC
00000001
CC
00000002
CC
00000002
CC
00000003
CC
00000003

12
01/11/20
12
02/11/20
12
02/11/20
12
02/11/20
12
02/11/20
12

170505

79801339 D

111005

53051986 C

513595

53051986 D

110505

53051986 C

420505

53051986 D

00
120.000,
00
50.000,0
0
50.000,0
0
50.000,0
0
50.000,0
0

F
F
N
N

En el anterior cuadro de ejemplo, se encuentra informacin de transacciones que afectan la

contabilidad local (columna Clase Mov.) aquellas filas en las que en esta columna el valor es F
y transacciones que afectan la contabilidad NIIF en las filas en las cuales el valor de la columna es
N y que estn relacionadas entre s, estas corresponden a las filas que afectaran diferente
contabilidad pero en las que el valor de la columna Ind. Fiscal es igual como por ejemplo sucede
con la fila 1 que es una transaccin a importar que afecta la contabilidad local y que se relaciona
con la fila 3 que es una transaccin a importar para afectar la contabilidad NIIF, pero tambin
pueden existir transacciones que a pesar de afectar tanto la contabilidad local como la contabilidad
NIIF pueden no tener relacin entre s, como sucedera en el caso que el usuario realizara dos
documentos diferentes cada uno con transacciones solo a una contabilidad, como en la tabla anterior
pasa con las transacciones del documento CC 00000002 el cual claramente se ve que solo afecto
la contabilidad local mientras que el documento CC 00000003 solo afecto la contabilidad NIIF.
Adicional a las columnas anteriores, dentro del archivo a importar, tambin se le da la posibilidad al
usuario de importar el nmero de Inversin o de Obligacin financiera que afectan ciertas
transacciones si as se requiere como por ejemplo cuando se va a importar un documento con el cual
se cancela la cuota de un prstamo y este prstamo esta creado dentro de la cartilla de obligaciones
financieras.

UTILITARIOS
Proceso encargado de brindarle al usuario la facilidad de estabilizar y regular diferentes
procesos de tipo contable y administrativo del sistema para resguardar la informacin o

450

PROAsistemas S.A.
corregirla automticamente en caso de ser necesario. Para ingresar a las opciones
correspondientes a utilitarios el usuario debe realizar los siguientes pasos:

Al autentificarse de manera exitosa, el usuario debe seleccionar una empresa en

donde se realizaran y se llevaran a cabo las acciones correspondientes a las
utilidades ofrecidas por el sistema. Se debe seleccionar EXPORTAR IMPORTAR
PARAMETROS UTILITARIOS para iniciar la interfaz de configuracin, ubicar
y seleccionar en la parte inferior de la interfaz el proceso UTILITARIOS.

REIMPRESION DE DOCUMENTOS
Procedimiento que permite al usuario realizar y efectuar una reimpresin de los diferentes
documentos que se encuentren gestionados por la empresa en caso de que contengan
informacin o registros de movimientos financieros o caractersticos. Para iniciar esta
opcin el usuario debe ingresar a la interfaz principal de los Utilitarios, ubicar y seleccionar
el procedimiento REIMPRESION DE DOCUMENTOS.

451

PROAsistemas S.A.

El sistema en la interfaz principal desplegara los registros de los diferentes documentos que
se han impreso en la empresa. El usuario debe seleccionarlo y seguir los pasos estndares
para imprimir el documento de nuevo.

REVISAR Y REAFECTAR LOS LIBROS

Procedimiento encargado de ofrecer al usuario de una empresa en especfico el verificar,
validar y corregir los libros de los diferentes mdulos en un tiempo determinado limitado
por los meses de un ao contable. Para ingresar a esta configuracin el usuario debe:

452

Ubicar y seleccionar en la interfaz principal de UTILITARIOS el procedimiento

REVISAR YREAFECTAR LIBROS.

PROAsistemas S.A.

En la parte superior de la interfaz el usuario puede seleccionar los procesos a

Ejecutar:


Revisar los libros.

Reafectar los libros.

En la parte inferior el sistema listara con casillas de seleccin los mdulos a los
cuales el usuario quiere aplicar este procedimiento en frente del tiempo en meses o
periodos en que se debe realizar la accin.

Para iniciar el proceso de Revisar y/o Reafectar libros el usuario debe presionar el
botn de Ejecutar o por el contrario presionar el botn Cancelar para salir sin
iniciar el procedimiento.

Botn Ejecutar.
MODIFICACION DE DOCUMENTOS
Procedimiento que ofrece el sistema a los diferentes usuarios poseedores de privilegios
para realizar modificaciones o alteraciones en los diferentes movimientos que se realicen en
un tiempo determinado. Para este fin, el sistema dispone de 7 (siete) mdulos de
configuracin de las diferentes acciones que se presentan en el sistema adems de ciertas
propiedades y caractersticas especficas en cada uno de ellos. A continuacin se despliegan
y explican de manera especfica las diferentes acciones que se pueden efectuar en este
mdulo:

453

PROAsistemas S.A.

ADMINISTRADOR: Modulo que permite realizar una modificacin en los

documentos asociados a los formatos correspondientes y con movimiento con que
cuente la empresa. Para ejecutar esta accin se presentan varias opciones del
mdulo de ADMINISTRADOR, que se deben seleccionar de la siguiente forma:
Para realizar la respectiva modificacin de documentos el usuario debe seleccionar
el procedimiento objetivo:

CONTABILIDAD: Modulo que lista todas los documentos realizados y

ejecutados por la empresa al momento de Asentar Libros correspondientes a
la contabilidad. Para iniciar el proceso, el sistema desplegara los
procedimientos asociados al sistema para su respectiva seleccin
dependiendo el objetivo de modificacin:


CONTABILIDAD: Procedimiento que le permite al usuario

efectuar modificaciones de tipo contable correspondientes a los
documentos que se encuentren en el mdulo de CONTABILIDAD.
El usuario debe seguir los siguientes procedimientos:

454

Al seleccionar el procedimiento CONTABILIDAD, se

desplegara la interfaz principal listando todos los registros de
documentos realizados por la empresa. El usuario debe ubicar
y seleccionar el documento a modificar el movimiento
contable.

PROAsistemas S.A.

455

El sistema desplegara los documentos realizados a la fecha o

en el periodo, en donde el usuario debe seleccionar el registro
a modificar.

Al seleccionar el registro documento a modificar el sistema

desplegara la configuracin de los atributos que lo contienen
en la parte inferior.

Para almacenar la informacin modificada en este parmetro

el usuario debe presionar el botn Guardar o por el contrario
el botn Cancelar para salir sin almacenar la informacin.

PROAsistemas S.A.


CENTROS DE COSTOS: Procedimiento que permite asociar

CENTROS DE COSTOS a las cuentas gestionadas por los
diferentes documentos contables que se han desarrollado mediante
movimientos. Para ejecutar esta accin el usuario debe ingresar a la
interfaz principal de CENTROS DE COSTOS contenida por el
modulo CONTABILIDAD. El usuario debe realizar los siguientes
pasos para la asignacin:

Al desplegarse la interfaz de CENTROS DE COSTOS el

sistema listara de manera ordenada las cuentas para asociar
los Centros identificndolas por documento.

Para asignar el centro de costo a la cuenta de un documento,

pulse el icono del final del campo de texto o la combinacin
de tecla CTRL + ENTER en la columna CENTRO.

Luego de seleccionar el CENTRO DE COSTO

correspondiente a alguna cuenta el usuario debe presionar el
botn Aceptar para almacenar las asignaciones asignadas o
por el contrario el botn Cancelar o tecla ESC (Escape) para
salir sin guardar los cambios.

NOTA: Para habilitar la asignacin de cuentas a CENTROS DE

COSTOS el usuario debe dirigirse al mdulo CONTABILIDAD,
opcin inferior Contabilidad, seleccionar Cartilla de Cuentas,
seleccionar la cuenta clic derecho y marcar Centros de Costo.


456

ANTICIPOS RECIBIDOS: Procedimiento que permite cruzar los

diferentes documentos que se encuentre relacionados con los

PROAsistemas S.A.
Anticipos Recibidos para encontrar las diferencias y determinar los
anticipos recibidos y faltantes por parte del cliente.

Para ejecutar esta accin el usuario debe seleccionar en el mdulo

ADMINISTRADOR el procedimiento ANTICIPOS RECIBIDOS.
De inmediato el sistema desplegara una interfaz que en la parte
superior lista todos los documentos encontrados a la fecha seguidos
de unas caractersticas propias.

457

ANTICIPOS ENTREGADOS: Procedimiento que le permite al

usuario verificar y cruzar los diferentes documentos relacionados con
los Anticipos Entregados para encontrar las diferencias y determinar
el valor del Anticipo Entregado y faltante por falta del cliente.

PROAsistemas S.A.
Para ejecutar esta accin el usuario debe seleccionar en el mdulo
ADMINISTRADOR el procedimiento ANTICIPOS RECIBIDOS.
El sistema desplegara la interfaz con el listado de registro de
documentos encontrados y gestionados a la fecha seguidos de unas
caractersticas propias de cada uno de ellos.

INVENTARIOS: Modulo que permite al usuario efectuar modificaciones o

actualizaciones en los documentos relacionados a los INVENTARIOS que posee la
empresa. El sistema permite la edicin de los atributos de los diferentes documentos
embebidos en los siguientes procedimientos:


458

DOCUMENTOS: Procedimiento que permite al usuario listar los diferentes

documentos gestionados a la fecha estipulados. Permite la modificacin o
actualizacin de una serie de atributos relacionados con los artculos. Para
iniciar el proceso se deben seguir los siguientes pasos:


En la interfaz principal de DOCUMENTOS el usuario debe

seleccionar un documento para validar y verificar los diferentes
registros que este contiene.

El sistema permite la modificacin de los artculos, bodega, cantidad,

precio unitario, valor total y centro.

PROAsistemas S.A.


459

Para almacenar los cambios efectuados en el documento el usuario

debe presionar seguidamente la tecla ENTER, donde el sistema
desplegara una ventana de confirmacin que pregunta a cerca de la
culminacin del documento. Para guardar los cambios el usuario
debe presionar el botn SIo por el contrario el botn NOpara insertar
otro Artculo.

FECHA Y HORA: Procedimiento que le permite al usuario realizar una

modificacin del orden de los documentos que involucren al mdulo de
INVENTARIOS teniendo en cuenta la fecha y hora de ingreso al sistema.
Para cambiar el orden de los documentos al crearlos en el sistema, el usuario
debe efectuar los siguientes pasos:


Seleccionar los grupos a utilizar en la persiana superior central

mediante
casillas
de
seleccin
de
los
diferentes
GruposdeInventarios que contienen cada empresa.

Debajo de la seleccin de grupos de Inventarios, el sistema dispone

de la informacin de los Artculos organizados por los grupos
seleccionados en la persiana.

PROAsistemas S.A.

Para cambiar el orden de las entradas de un documento, el usuario

debe seleccionar el Grupo y luego el Articulo para desplegar los
registros documentos contenidos.

Al ingresar al artculo el sistema listara los diferentes documentos

contenidos por este. El usuario los puede seleccionar y mover
dependiendo los componentes de fecha y hora que le caracterizan en
la primer columna de la tabla.

Para almacenar los cambios de organizacin, el usuario debe

presionar el botn Aceptar o por el contrario el botn Cancelar o la
tecla ESC (Escape) para no guardar los cambios efectuados.

REAFECTACION POR ARTICULO: Procedimiento que permite al

usuario la seleccin de los Gruposde Inventarios y Artculos para
recalcular y mayorizar todos los movimientos realizados. Para ejecutar la
accin el usuario debe realizar las siguientes acciones:


460

Al iniciar la interfaz el sistema desplegara el nombre de los Grupos

de Inventarios o Artculos para su respectiva seleccin mediante las
casillas que les anteponen.

PROAsistemas S.A.


461

Al seleccionar de manera apropiada los Grupos de Inventarios o

Artculos el usuario debe presionar el botn Iniciar para realizar el
proceso de REAFECTACION o pulsar el botn Cancelar o tecla
ESC (Escape) para salir sin almacenar los cambios.

GESTION VENTAS: Procedimiento que permite al usuario redefinir los diferentes

atributos de los documentos realizados en el proceso Asentar libros en su mdulo
Gestin de Ventas. Para iniciar este procedimiento el usuario debe realizar las
siguientes acciones:


Al iniciar la interfaz de Gestin de Ventas el sistema listara todos los

documentos que se han asentado para este mdulo. El usuario debe
seleccionar el documento a modificar o actualizar.

Al haber seleccionado un documento el sistema desplegara una ventana que

contiene el formato del mismo para ser modificado por el usuario.

Para terminar el documento el usuario debe presionar la tecla ENTER hasta

llegar a una fila sin registro, donde el sistema interpretara que el usuario ha
terminado su intervencin, entonces desplegara una ventana que pregunta
sobre la finalizacin de la modificacin del documento, si es verdad presione
el botn SI o por el contrario el botn NO para iniciar el proceso de un
registro.

El sistema desplegara la ventana de salvacin y guardado del documento.

Para continuar este proceso el usuario debe tener en cuenta los
procedimientos estndares para efectuar esta accin.

GESTION DE COMPRAS: Procedimiento que permite al usuario redefinir los

diferentes atributos de los documentos realizados en el proceso Asentar libros en su

PROAsistemas S.A.
mdulo Gestin de Compras. Para iniciar este procedimiento el usuario debe
realizar las siguientes acciones:

462

Al iniciar la interfaz de Gestin de Compras el sistema listara todos los

documentos que se han asentado para este mdulo. El usuario debe
seleccionar el documento a modificar o actualizar.

Al haber seleccionado un documento el sistema desplegara una ventana que

contiene el formato del mismo para ser modificado por el usuario.

Para terminar el documento el usuario debe presionar la tecla ENTER hasta

llegar a una fila sin registro, donde el sistema interpretara que el usuario ha
terminado su intervencin, entonces desplegara una ventana que pregunta
sobre la finalizacin de la modificacin del documento, si es verdad presione
el botn SI o por el contrario el botn NO para iniciar el proceso de un
registro.

El sistema desplegara la ventana de salvacin y guardado del documento.

Para continuar este proceso el usuario debe tener en cuenta los
procedimientos estndares para efectuar esta accin.

PROAsistemas S.A.

463

ACTIVOS FIJOS: Procedimiento que permite al usuario la eliminacin total de los

documentos correspondientes a los activos fijos ya sean de tipo Propiedad, Planta y
Equipo o Intangibles y Diferidos. Para realizar esta accin el usuario debe
encontrarse en la interfaz principal de Activos Fijos:


Al costado izquierdo de la interfaz encontrara las diferentes acciones de

movimiento que se han realizado con los Activos Fijos.

Al costado izquierdo parte inferior encontrara un selector de meses y aos

con el cual determinara el momento donde quiere visualizar los movimientos
de los activos.

En el centro y lado derecho de la interfaz podr visualizar cuatro cuadrantes

que estipulan los documentos utilizados en el periodo de tiempo
anteriormente definido y los Activos o Intangibles que pertenecen a estos
documentos.

Para eliminar los documentos el sistema requiere que sean eliminados todos
los documentos que se encuentren asociados a este. Para eliminar un
documento presione clic derecho opcin Eliminar.

PRESUPUESTO: Procedimiento que brinda al usuario eliminar documentos que se

hallan asentado en libros correspondientes al mdulo de presupuesto y que
contengan movimiento contable para un periodo determinado. Para iniciar el
proceso el usuario debe encontrarse en la interfaz principal de PRESUPUESTO y
realizar los siguientes pasos:

PROAsistemas S.A.

464

Seleccionar el Tipo de Documento a eliminar. El tipo de documento a

eliminar debe contener documentos que ejecuten movimientos.

Al ingresar a los documentos asociados a un tipo de documento el usuario

debe ubicar y seleccionar el documento que desea eliminar, presionar clic
derecho opcin Eliminar o la combinacin de teclas SHIFT + SUPR.

Para completar el proceso de eliminacin el usuario debe pulsar el botn SI

que se despliega en la ventana de confirmacin o por el contrario el botn
NO, para salir sin almacenar los cambios.

IMPORTACIONES: Procedimiento que permite al usuario realizar una

eliminacin de los documentos relacionados con los Cierre de Importacin. Para
efectuar este procedimiento el sistema debe contener asientos de libros relacionados
con los procesos de importacin. Para realizar la eliminacin de un documento de
cierre de importacin el usuario debe ingresar al proceso IMPORTACIONES que
cuenta con las siguientes caractersticas:


La interfaz de IMPORTACIONES contiene dos partes: Al costado

izquierdo el sistema lista los tipos de Documentos de Importacin y al
costado derecho los Documentos relacionados a CierredeImportaciones.

Para eliminar un cierre de importacin el usuario debe presionar clic derecho

opcin Eliminar Documento.

PROAsistemas S.A.

HACER COPIA GLOBAL DE SEGURIDAD

Procedimiento que permite al usuario realizar una copia de seguridad de las bases de datos
de las diferentes empresas creadas en el programa incluyendo la base de datos global. Para
ejecutar este procedimiento el usuario debe encontrarse en la interfaz de COPIA GLOBAL
DE SEGURIDAD:


El sistema listara tres columnas al costado izquierdo de la interfaz que contiene los
siguientes nombres:
o Marca: Casillas de seleccin que permiten marcar las diferentes bases para
incluirlas en el archivo copia de seguridad o Backup.
o Descripcin: Permite listar el nombre de las diferentes empresas que se
encuentran registradas en la interfaz y adems de la Base de Datos Global.
o Cdigo: Nmero nico que permite identificar la empresa. Este nmero es
otorgado o digitado por el usuario al momento de la creacin de una
empresa.

465

PROAsistemas S.A.

Para ejecutar la copia de Seguridad el usuario debe pulsar el botn Copiar o por el
contrario el botn Cancelar para salir sin realizar copias.

Al presionar el botn Copiar el usuario debe definir el directorio donde se

almacenara la copia y pulsar Aceptar.

HACER COPIA GLOBAL DE DATOS ANEXOS

Procedimiento que le permite al usuario efectuar o ejecutar una copia de seguridad de los
datos conocidos como anexos que consisten simplemente en caractersticas y registros
propios de una empresa, generalmente donde se realiza la gestin. Al ingresar a la interfaz
de DATOS ANEXOS el sistema ofrecer las siguientes acciones:

466

La interfaz contiene los datos propios de caractersticas de la empresa que se

encuentran listados antepuestos de una casilla de seleccin para su respectiva
marcacin al momento de agregar a la copia de seguridad.

Para realizar la copia de seguridad luego de marcar los anexos requeridos para la
copia se debe presionar el botn Copiar o por el contrario el botn Cancelar o tecla
ESC para salir sin almacenar los cambios.

PROAsistemas S.A.

Al presionar el botn Copiar el usuario debe seleccionar el directorio donde se

almacenara la copia de seguridad. Este proceso puede tardar unos minutos
dependiendo la cantidad de registro que contiene.

RESTAURAR COPIA GLOBAL DE SEGURIDAD, DE DATOS

ANEXOS
Procedimiento que permite restaurar la informacin almacenada en las copias de seguridad.
Acta como proceso de restauracin de datos en caso de perderlos o daarlos. Para efectuar
esta accin el usuario debe ingresar a la interfaz principal:

467

Dirigirse a la parte superior de la interfaz, desplegar el navegador de directorios,

ubicar y seleccionar la copia y restaurarla mediante el botn Abrir.

Al cargar la copia de seguridad el usuario debe presionar el botn Restaurar que se

encuentra ubicado en la parte inferior derecha o por el contrario el botn Cancelar
para salir sin almacenar los cambios realizados.

PROAsistemas S.A.

UNIFICAR CARTILLA DE CUENTAS, DE TERCEROS, DE BANCOS,

DE CENTROS DE COSTO, DE CLIENTES DE PROVEEDORES
Serie de procedimientos que permite realizar un traspaso de movimientos o acciones
efectuadas por los registros en especfico a otros para ser utilizados de una manera ms
ordenada. Para iniciar este proceso el usuario debe realizar la siguiente accin:


468

Al iniciar la interfaz principal de cualquiera de los procesos de unificacin el

sistema listara cuatro columnas:

Cambiar: Permite capturar el registro que contiene la informacin. El

usuario debe desplegar los registros mediante la combinacin de teclas
CTRL + ENTER o presionar el icono que se encuentra al final del campo
de texto.

Por: Permite definir el registro donde se va a almacenar la informacin que

se encuentra en el registro Cambiar. El usuario debe desplegar los registros
mediante la combinacin de teclas CTRL + ENTER o presionar el icono
que se encuentra al final del campo de texto.

PROAsistemas S.A.


Presionar la tecla ENTER hasta llegar a la fila de registro en blanco, donde se

desplegara una ventana de confirmacin para iniciar el proceso de Unificacin
presione el botn SI o si desea cancelar el proceso presione el botn NO.

RETOMAR DATOS DE CLIENTE, DE PROVEEDORES, DE BANCOS

Procedimiento que permite realizar una comparacin entre los mdulos de Contabilidad y
Cuentas por cobrar, pagar y el proceso Bancos. El sistema posee la caracterstica de
brindarle privilegios e importancia al mdulo de Contabilidad contra los dems. El sistema
ofrece los siguientes resultados al realizar las retomas de datos en cada uno de los de
procedimientos:
Este proceso le permite cuadrar los Deudores contra la Contabilidad y puede mostrar cuatro
situaciones:


LA TRANSACCION ESTA EN CONTABILIDAD PERO NO EN

DEUDORES. Se llevar para deudores usando la forma de pago que est por
defecto en la hoja de vida del cliente. Si o
Tiene, tomar la primera forma de pago definida, o si desea de <ENTER> sobre la
transaccin para definirle una forma de pago.

EL VALOR REGISTRADO EN CONTABILIDAD ES MAYOR AL QUE

ESTA EN DEUDORES: Se generar una nueva transaccin con igual tipo,
nmero, fecha y forma de pago donde se registre esa diferencia.

EL VALOR REGISTRADO EN CONTABILIDAD ES MENOR AL QUE

ESTA EN DEUDORES: Se elimina este registro en Deudores y lo crea con el
valor de contabilidad.

EL VALOR ESTA EN DEUDORES, NO EN CONTABILIDAD. Se eliminar

de Deudores estos registros.

Para iniciar el proceso de anlisis el usuario debe presionar el botn Analizar o por el
contrario el botn Cancelar para salir de la interfaz.

469

PROAsistemas S.A.

MODULO ADMINISTRADOR
CONTABILIDAD
Modulo que le permite al usuario realizar la debida gestin de las actividades y transacciones
contables en un periodo determinado. Esta serie de procesos permiten al usuario realizar
configuraciones de varios mdulos y permitir visualizar y realizar informes teniendo en cuenta la
estructura de cuentas y el tipo de cartilla de cuentas que se est manejando (segn Decreto 2649 y
su relacin NIIF para Pymes).
Al ingresar al mdulo administrador el sistema agrupara funciones mediante pestaas de seleccin
que se encuentra en la parte inferior de la interfaz.

CARTILLA DE CUENTAS
Al iniciar la interfaz de Cartilla de Cuentas el sistema ofrece al usuario dos estados:
No Contiene Cuentas: El sistema despliega una ventana de confirmacin para la
importacin de la Cartilla de Cuentas de los diferentes PUC que contiene el sistema.

Para ejecutar este proceso el usuario debe confirmar el mensaje desplegado, y seleccionar la
cartilla de cuentas correspondiente a la actividad de la empresa. Luego de esto debe
seleccionar las cuentas para la cartilla mediante las opciones delimitadas al presionar clic
derecho.

470

PROAsistemas S.A.

Al no realizar la importacin de la cartilla de cuentas el usuario debe realizar un proceso de

insercin manual de las diferentes cuentas.

Contiene Cuentas: El sistema listara todas las cuentas que se encuentren en la cartilla de
manera ordenada (numricamente).

Debido a la posibilidad que tendr el usuario de crear una cartilla de cuentas NIIF, la cual puede ser
totalmente independiente y diferente en su definicin y contenido al Plan nico de Cuentas de la
empresa, por esta razn en la opcin en la cual se crear y se administra la cartilla de cuentas de la
empresa se ha creado una opcin mediante la cual a cada cuenta contable creada de acuerdo a los
requerimientos de informacin del Decreto 2649 se le puede asociar la correspondiente cuenta
contable NIIF de la cartilla creada para el manejo de la informacin de acuerdo a los
requerimientos de la NIIF para Pymes, el objetivo de llevar a cabo esta asociacin, es hacer que en
el proceso de ingreso de informacin o registro de documentos (especialmente aquellos documentos
en los cuales el usuario debe ingresar la cuenta contable a afectar de manera manual), el software de
forma automtica con la cuenta contable NIIF asociada arme el correspondiente registro contable
NIIF, no quiere decir esto, que si el usuario no define las cuentas asociadas no pueda realizar en los
documentos registros contables NIIF, el usuario podr realizar las transacciones NIIF que requiera
sin ningn problema, pero deber ingresar toda la informacin requerida de manera manual.
Para asignar la cuenta NIIF asociada, el usuario estando ubicado sobre la cuenta que corresponda y
presionando en el mouse el botn secundario deber seleccionar del men emergente la opcin
modificar, una vez se habiliten las opciones correspondientes, en las opciones correspondientes a la
informacin NIIF en la opcin Cuenta debe seleccionar de la cartilla de cuentas NIIF la que
corresponda, para visualizar la cartilla de cuentas NIIF, estando ubicado en la opcin Cuenta
debe presionar al tiempo las teclas CTRL + ENTERo con el mouse deber hacer clic en el icono
.
Se debe tener presente que de la lista de cuentas NIIF solo se podrn seleccionar
como cuentas asociadas, aquellas cuentas que sean de nivel afectable y que solo es
obligatorio asignar una cuenta NIIF asociada a las cuentas del PUC que sean de nivel
afectable.

471

PROAsistemas S.A.

CONSULTAR CARTILLA / BALANCES

Procedimiento que permite al usuario realizar una serie de acciones para determinar, visualizar y
exportar la informacin de la cartilla y los diferentes balances contables que se han realizado en una
fecha especfica por la empresa. Para iniciar la interfaz el usuario debe seleccionar en la pestaa de
opciones de Contabilidad la opcin Consultar Cartilla / Balances.
Al iniciar la interfaz principal de Consultar Cartilla / Balances el sistema listara todas las cuentas
que se encuentren en la cartilla con el movimiento especfico para cada cuenta dependiendo la
accin o parmetro seleccionado en la persiana que se encuentra en la parte superior izquierda.
El sistema ofrece al usuario las siguientes opciones para la visualizacin de las cuentas dependiendo
las opciones ofrecidas por la persiana:

Cartilla de Cuentas: Opcin que permite al usuario visualizar en la interfaz principal la

cartilla de cuentas basada en el Decreto 2649 y el catlogo de Cuentas NIIF que se
encuentra en relacin con las cuentas del Decreto 2649.
Balance Detallado: Opcin que despliega las opciones anteriormente descritas en la
Cartilla de Cuentas adicionando la columna Nuevo Saldo que contendr el valor
resultante para cada cuenta afectada mediante los movimientos contables de la empresa de
un periodo especfico.
Balance de Prueba: Opcin que permite visualizar las cuentas de la cartilla Fiscal
relacionadas con la Cartilla de NIIF con una serie de columnas que se encargan de
especificar los diferentes movimientos sobre una cuenta en especfico. El sistema informa
de los valores especficos mediante las columnas Saldo Inicial, Debito, Crdito y
Nuevo Saldo.
Estado de Resultados: Opcin que lista las cuentas (Fiscal, NIIF) involucradas en los
procesos de informes Financieros y especifica los valores gestionados de cada cuenta
mediante dos columnas Del Periodo y Nuevo Saldo.

Las opciones anteriormente descritas permiten utilizar un men con las siguientes funciones:

472

Movimiento: Opcin que permite visualizar los documentos que contienen movimiento
contable de una cuenta en especfico.

PROAsistemas S.A.

Resumen: Procedimiento que despliega las caractersticas contables de manera global

mediante diferentes periodos (meses).
Ajuste por Inflacin: Permite filtrar la informacin mediante los ajustes por inflacin que
haya sufrido cada cuenta en alguno de sus movimientos.
Mostrar: Permite filtrar la informacin mediante la estructura de los niveles que se
encuentren en la cartilla.
Totales: Opcin que permite visualizar el total de Ingresos, Egresos y la diferencia
resultante (Ingresos-Egresos) en la parte inferior de la interfaz.
Cuentas con Valor Cero: Opcin que al ser seleccionada permite al usuario visualizar
todas las cuentas que presenten valores en cero. En caso de encontrarse seleccionado el
sistema listara solo las cuentas que contengan algn valor.
Exportar a: Procedimiento que permite exportar el informe en un formato especfico.

MOVIMIENTO
Procedimiento que permite listar todos y cada uno de los informes o documentos asentados
mediante el modulo Asentar Libros y que pretendan una incidencia directa con las finanzas de la
empresa. Al iniciar la interfaz de movimiento el usuario podr visualizar las siguientes opciones
mediantes pestaas de seleccin desplegadas en la parte superior:

Pestaa Calendario
Opcin que al ser seleccionada por el usuario, permite definir los periodos en los cuales se buscara
y listara los movimientos contables efectuados. El sistema despliega el listado de meses desde el
momento de la creacin de la empresa hasta la fecha. El usuario debe seleccionar los meses a
visualizar el movimiento mediante el cuadro de seleccin que se encuentra antepuesto a cada dato
fecha (ao, mes, ajuste, cancelacin). En el centro de la interfaz se listara un almanaque o
calendario que permite seleccionar los das en los cuales se buscara movimiento contable. Para
continuar el proceso se debe presionar el botn Continuar que se encuentra al costado inferior
derecho de la interfaz o si desea salir sin consultar los movimientos presiones el botn Cancelar o
la tecla ESC.

473

PROAsistemas S.A.

En caso de contener registros el sistema los listara en una nueva interfaz con la informacin general
o global de cada uno de ellos. Por el contrario, en caso de no encontrar movimiento el sistema
despliega un mensaje en la parte inferior derecha de la interfaz informando que no hay movimiento
a mostrar a la fecha.

474

PROAsistemas S.A.
OPCIONES NIIF
Pestaa que al ser seleccionada permite desplegar los diferentes procedimientos correspondientes a
la configuracin, parametrizacion y utilizacin de los lineamientos NIIF. Para ingresar a las
opciones NIIF el usuario debe ubicar y seleccionar la pestaa de seleccin Opciones NIIF que se
encuentran en la parte inferior de la interfaz.

CARTILLA DE CUENTAS NIIF

En esta opcin el usuario debe realizar la creacin de la cartilla de cuentas que utilizara para el
registro de la informacin bajo los lineamientos NIIF para Pymes. La informacin que se registre en
esta opcin puede ser totalmente diferente en cuanto a estructura y contenido a la informacin del
PUC que utiliza la empresa para el registro de informacin bajo los lineamientos del decreto 2649.
Para llevar a cabo la creacin de una nueva cuenta NIIF el usuario podr presionar la tecla INSERT
o del men emergente seleccionar la opcin crear, una vez hecho esto el usuario debe ingresar el
cdigo y el nombre de la cuenta a crear, se debe tener en presente, para la creacin de cuentas
contables NIIF cul es la estructura definida para la empresa en los parmetros.
Para llevar a cabo la creacin de una nueva cuenta siempre debe haberse creado previamente la
cuenta mayor si es el caso, por ejemplo si se trata de crear la cuenta 110505 (en una estructura de 4
niveles con 1 digito en el primer y segundo nivel y 2 dgitos en el tercero y cuarto nivel), se debe
haber creado previamente la cuenta 1105.
Dentro de las opciones de esta cartilla o lista el usuario tendr disponible las siguientes opciones:

475

Crear: Esta opcin le permite al usuario llevar a cabo la creacin de una nueva cuenta contable
NIIF. Esta accin se puede ejecutar mediante el men emergente que se visualiza al presiona el
botn secundario del mouse o al presionar la tecla Insert.
Modificar: Esta opcin le permite al usuario cambiar la descripcin previamente asignada a la
cuenta contable NIIF.
Eliminar: Esta opcin permite borrar la cuenta contable NIIF sobre la cual el usuario este
ubicado al momento de seleccionar esta opcin. Esta opcin se puede ejecutar seleccionndola
desde el men emergente que se visualiza al presionar el botn secundario del mouse o
presionando la tecla Delete o SUPR, tambin hay que tener presente que para realizar el

PROAsistemas S.A.

borrado de una cuenta contable NIIF el software verifica que esta no tenga movimiento o saldo
registrado en la empresa. Si el usuario ejecuta esta opcin sobre una cuenta de nivel mayor, al
confirmar la ejecucin de la accin, el software borrara la cuenta correspondiente y las cuentas
auxiliares que no tengan movimiento o saldo registrado.
Traer de: Esta opcin le permite al usuario realizar el copiado de la cartilla de cuentas NIIF de
otra empresa creada dentro del listado de empresas del software o de uno de los planes de
cuentas que por default se envan creados con la instalacin del software.
Traer de cartilla fiscal: Esta opcin le permite al usuario copiar como cartilla de cuentas NIIF
las cuentas del Plan nico de Cuentas (PUC) de la empresa siempre y cuando la estructura
definida para cada listado de cuentas sea similar.
Detalle: Esta opcin le permite al usuario visualizar la informacin de cada una de las cuentas
mientras puede ir navegando a lo largo del mismo listado.

CAUSACION DE INGRESOS FINANCIEROS

Esta opcin le permite al usuario en los periodos que correspondan realizar la acusacin de ingresos
de actividades ordinarias por intereses generados de aquellas operaciones en las cuales la empresa
deba aplicar el concepto de inters implcito de acuerdo al prrafo 23.5. (Pago diferido) Seccin
23 NIIF para Pymes. Ingresos de actividades ordinarias.. De acuerdo a lo establecido en este
prrafo Cuando se difieren las entradas de efectivo o equivalentes al efectivo y el acuerdo
constituye efectivamente una transaccin financiera, el valor razonable de la contraprestacin es el
valor presente de todos los cobros futuros determinados utilizando una tasa de inters imputada
Una transaccin financiera surge cuando, por ejemplo, una entidad concede un crdito sin
intereses al comprador o acepta un efecto comercial, cargando al comprador una tasa de inters
menor que la del mercado, como contraprestacin por la venta de bienes. La tasa de inters
imputada ser, de entre las dos siguientes, la que mejor se pueda determinar: (a) la tasa vigente
para un instrumento similar de un emisor con una calificacin crediticia similar, o (b) la tasa de
inters que iguala el importe nominal del instrumento con el precio de venta en efectivo actual de
los bienes o servicios. Una entidad reconocer la diferencia entre el valor presente de todos los
cobros futuros y el importe nominal de la contraprestacin como ingreso de actividades ordinarias
por intereses, de acuerdo con los prrafos 23.28 y 23.29 y con la Seccin 11.

476

PROAsistemas S.A.
Entonces suponiendo por ejemplo que la entidad realiza una venta por valor de $10000.000 y el
acuerdo con el cliente est el de otorgar un crdito sin intereses el cual deber ser cancelado al final
de un ao y dentro de las polticas de la empresa est establecido que los crditos se otorgaran a un
plazo de 180 das como mximo, de acuerdo a esta informacin el acuerdo corresponde a
una
transaccin financiera, por lo tanto en la informacin bajo los lineamientos NIIF para Pymes la
entidad al momento de la venta debe registrar como ingresos de actividades ordinarias el valor
presente neto de los flujos de caja a recibir en el futuro, en este caso el valor futuro a recibir por la
entidad ser de 10000.000 descontados a una tasa del 18% efectivo anual (suponiendo que esta tasa
corresponde a la tasa vigente para un instrumento similar de un emisor con una calificacin
crediticia similar), en este caso el valor presente neto sera igual a 8474.576, suponiendo que la
venta se realiza en el mes de septiembre del ao XX12 y el pago se pacta para el mes de septiembre
del ao XX13, en este caso como est estipulado en la NIIF para Pymes, en cada uno de los
periodos contables se debe causar la parte correspondiente al periodo de esta diferencia como un
ingreso de actividades ordinarias por intereses, en este caso para el ao de la venta el valor a causar
como ingreso de actividades ordinarias es igual a 508.475 (8474.575 *18%, se debe tener en cuenta
que el 18% aplicara si el plazo abarcara todo el periodo contable, en este caso solo abarca 4 meses)
y para el siguiente periodo contable, en el cual el cliente debe cancelar la deuda, el valor a causar
como ingreso de actividades ordinarias por intereses es de 1077.966, de esta manera cuando el
cliente cancele su obligacin el valor a pagar de acuerdo a la NIIF para Pymes sern los mismos
10000.000 que se registraron inicialmente al momento de la venta bajo contabilidad local con
ingresos por ventas, pero bajo contabilidad NIIF para Pymes estos ingresos en la estructura del
estado de resultados aparecern de manera diferente, debido a la utilizacin de recursos de la
entidad que hacen terceros a travs de la figura de crdito otorgado.
La contabilizacin de esta informacin estar dividida en dos periodos de tiempo en la informacin
de acuerdo a los lineamientos NIIF para Pymes, el primer momento sucede cuando se realiza la
venta, en ese momento el software a la cuenta de ingresos por ventas de acuerdo al concepto
asociado al producto en la cartilla de grupos, registrara el valor correspondiente al valor presente
neto, igual a 8474.576 y la diferencia igual a 1525.424 la registrara a las cuentas definidas por el
usuario como cuentas para control de diferencias en los parmetro del mdulo Gestin de Ventas.
El segundo momento ocurre en cada una de las causaciones que realice el usuario a travs de esta
opcin de lo que le corresponde a cada periodo contable como ingresos de actividades ordinarias
por intereses, en ese momento el valor a causar como ingresos de actividades ordinarias por
intereses, primero se debe reversar o dar de baja de las cuentas definidas como cuentas de control de
diferencias en los parmetros del mdulo gestin de ventas y se debe registrar un debito a la cuenta
definida en la casilla Cuenta de deudores de la opcin Causacin de ingreso financiero de
los parmetros de ventas y un crdito a la cuenta definida en la casilla Cuenta de ingreso de la
opcin Causacin de ingreso financiero de los parmetros de ventas. Al finalizar todo el
proceso de causacin para cada documento de venta al que se le haya aplicado el concepto de
financiacin implcita de acuerdo a lo establecido en la NIIF para Pymes, en las cuenta de control
de diferencias no debe quedar ningn valor, de todas formas cuando se registre un recibo de caja
cancelando estos documentos el software realiza esta revisin, si al momento del pago an existen
valores por causar porque al usuario en alguno de los periodos se le olvido ejecutar el proceso, el
software de forma automtica realizara la acusacin en el registro del pago (recibodecaja).
Para causar los ingresos por intereses correspondientes a un periodo, como primera medida el
usuario debe selecciona el mes o periodo en el cual el software debe revisar si existen documentos
sobre los cuales se realizara la acusacin, una vez definido el periodo, debe presionar el icono:

477

PROAsistemas S.A.
Para que el software realice la consulta de la informacin. Una vez finalizado el proceso de consulta
en la parte inferior aparecer el listado de documentos con un cuadro de chequeo a la izquierda y la
informacin bsica del documento y el valor que se debe causar en el respectivo periodo, una vez el
usuario selecciona los documentos sobre los cuales desea efectuar el proceso de causacin, en la
parte inferior aparece el botn Continuar y Cancelar, para llevar a cabo el proceso deber
presionar el botn Continuar una vez hecho esto, aparecer una nueva ventana en la cual el
usuario debe seleccionar el tipo de documento con el cual registrara las transacciones de causacin,
el nmero de documento y la fecha exacta (Da, mes y ao) con la que se registrara la acusacin de
estas transacciones. Una vez definida esta informacin, debe presionar el botn Aceptar de esta
ventana y el software realizara de forma automtica todo el proceso de registro contable y
afectacin de cartera si todos los parmetros necesarios estn definido correctamente, de lo
contrario aparecern los mensajes necesarios indicando si falta definir algn parmetro con lo cual
no podra llevar a cabo todo el proceso.

CAUSACION DE GASTOS FINANCIEROS

En trminos generales esta opcin funciona de manera similar a la anterior pero para las compras
realizadas por la empresa en las cuales las caractersticas de la negociacin den origen a
transacciones financieras de acuerdo a lo establecido en la seccin 11 de la NIIF para Pymes.
Instrumentos financieros bsicos, seccin aplicable tanto a los instrumentos que dan origen a
activos financieros como a aquellos que originan un pasivo financiero. El control que se realiza en
la elaboracin del pago que se hace en el recibo de caja cuando se trata de instrumentos activos en
este caso se realiza en el registro del pago de la obligacin a la cual se le debi aplicar el concepto
de financiacin implcita en la compra en los comprobantes de egreso. En los registros contables
generados en estos casos se utilizan las cuentas definidas en la pestaa NIIF para Pymes de la
opcin Generalidades de gestin de compras.

478

PROAsistemas S.A.

ADMINISTRACION DE NOTAS Y REVELACIONES

Procedimiento que permite al usuario gestor de la configuracin y parametrizacion NIIF la
posibilidad de crear o insertar notas, revelaciones o comentarios en las diferentes operaciones
relacionadas con informes que invoquen o requieran la utilizacin de las NIIF. El sistema propone
definir las notas y revelaciones de 4 (cuatro) maneras:

INFORMACION GENERAL Y DECLARACION DE CUMPLIMIENTO

Procedimiento que permite la captura de texto justificable o de explicacin que se requiera expresar
en un movimiento contable que involucre NIIF de manera directa. Esta opcin se utiliza como
formalismo para el desarrollo de los informes y expresiones nicas que evoque un movimiento
contable en especfico.

479

PROAsistemas S.A.
POLITICAS CONTABLES
Procedimiento que permite realizar la definicin de las mencionadas polticas contables
relacionadas a la gestin y utilizacin del estndar de lineamientos NIIF. El sistema permite
realizar una serie de procesos para la insercin/creacin, modificacin, eliminacin, consulta y
utilizacin de las diferentes notas en movimientos contables y estados financieros.

CREAR POLITICA CONTABLE

Accin que permite efectuar la insercin de un registro de nota o revelacin NIIF para ser utilizado
o implementado en un movimiento contable que involucre esta contabilidad.

480

Para insertar una nota el usuario debe presionar clic derecho opcin Crear o pulsar la tecla
INSERT.
El sistema desplegara una ventana en el centro de la interfaz que contiene los siguientes
objetos grficos:
 Vigente Desde: Persiana de seleccin de un valor fecha (ao), dependiendo de la
fecha de creacin de la empresa. Permite utilizar y habilitar la poltica contable
desde un periodo definido en la persiana hasta la fecha actual.
 Autor: Visualiza el nombre del usuario que realiza la accin.
 Fecha: Estipula la fecha y hora en la cual se realiza el proceso de insercin o
creacin.
 Asociar con una Norma: Cuadro de seleccin que al encontrarse habilitado
permite la utilizacin de la persiana de seleccin que se encuentra justo debajo del
mismo. Al encontrarse inactivo no se realiza un asocio de norma.
 Norma: Persiana de nica seleccin que permite al usuario especificar o
nombrar el tipo de norma que se relaciona con la nota o revelacin. Esta
persiana contiene las NIIF (Normas Internacionales de Informacin
Financiera) y las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad).
 rea de Texto: Espacio encargado de la captura del contenido de la Nota o
Revelacin que ser utilizado en los movimientos NIIF.
Para almacenar la informacin el usuario debe presionar el botn Aceptar o por el contrario
el botn Cancelar para salir sin almacenar la informacin de la nota.

PROAsistemas S.A.

El sistema ofrece otras acciones mediante el men de clic derecho explcitamente realizables.

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Procedimiento que permite definir las notas y revelaciones que se va a utilizar en los diferentes
Estados Financieros que involucren o utilicen contabilidad bajo lineamientos NIIF. El sistema
permite gestionar notas o revelaciones a Estados Financieros mediante las siguientes acciones.

CREAR NOTA A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Accion que permite efectuar la creacion o insercion de una nota o revelacion que sera utilizada e
implementada en los Estados Financieros segn la configuracion que se haya especificado en los
siguientes atributos:

481

Ao de Presentacion: Atributo que permite seleccionar un dato tipo fecha (ao) para
incluir en la presentacion de la nota en un Estado Financiero. La persiana permite definir un
ao en especifico que se encuentre desde el momento de la creacion de la empresa.

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Incluir Siempre en los Estados: Casilla de seleccin que al encontrarse habilitada permite
incorporar esta nota en los estados financieros que se selecciones en el atributo Nota
Asociada a los Siguientes Estados.
Autor: Permite informar el nombre del usuario que realiza la accion.
Fecha: Estipula la fecha y hora en la cual se realiza el proceso de insercin o creacin.
Titulo: Campo de texto que permite la identificacion de la nota orientada a los estados
financieros.
Area de Texto: Espacio encargado de la captura del contenido de la Nota o Revelacin que
ser utilizado en los movimientos NIIF.
Nota Asociada a los siguientes Estados: Cuadro contiene el listado de los diferentes
estados financieros antepuestos por una casilla de seleccin para habilitar el acceso de la
nota o revelacion para ser invocado en algun Estado Financiero.
Nota Asociada a las siguientes Cuentas: Cuadro que permite seleccionar las cuentas que
al ser utilizadas invoquen la nota o revelacion. Para ejecutar esta accion el usuario debe
presionar clic derecho opcion Adicionar y/o Eliminar Cuentas.

El sistema permite la posibilidad de gestionar los registros de notas y revelaciones mediante un

menu que se despliega al presionar clic derecho, estas opciones poseen un funcionamiento parecido
o relacional a otras del programa.

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TRANSICION A LAS NIIF
Procedimiento diseado y desarrollado especficamente para realizar una migracin de la
Contabilidad Fiscal o tradicional que ha manejado la empresa a la fecha por la Contabilidad basada
bajo lineamientos NIIF. Para efectuar esta accin el sistema ofrece una lista de chequeo que se
encuentra en la interfaz principal de Transicin a las NIIF, que contiene y comprende los siguientes
procedimientos a completar para efectuar la transicin de manera exitosa:
Parmetros: Procedimiento que permite verificar y especificar los diferentes parmetros
configurados anteriormente, mediante las pestaas Global y Particulares. En este punto, el sistema
ofrece tres opciones de configuracin con diferentes orientaciones de parametrizacion:

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Contabilidad: Procedimiento que lista los procesos de configuracin de la contabilidad

para validar y verificar las diferentes acciones que se deben completar para realizar el
proceso de transicin. El sistema lista los siguientes procesos para efectuar la accin de
migracin:
 Parmetros de Cuentas NIIF: Procedimiento que permite verificar y modificar
los parmetros de las cuentas NIIF, es decir, la estructura que debern completar o
llevar el Plan de nico de Cuentas bajo los lineamientos de la contabilidad NIIF.
Al seleccionar esta opcin el sistema despliega la interfaz Estructura Cdigo
Contable NIIF que se encuentra en el proceso Contabilidad de
ParmetrosParticulares. Para modificar la configuracin de la Estructura de
Cuentas NIIF por favor dirjase a la ayuda que se encuentra en Parmetros
Particulares/Contabilidad/Estructura del Cdigo Contable NIIF.


Plan de Cuentas NIIF: Procedimiento que se encarga de listar todas las cuentas
pertenecientes a la Cartilla NIIF que se han gestionado por parte del usuario(s)
anteriormente. Para mayor informacin y ayuda de esta accin dirjase a Modulo
Administrador/Opciones NIIF/Cartilla de Cuentas NIIF.

Plan de Cuentas Local:Procedimiento destinado a la verificacin, validacin y

aprobacin de la cartilla de cuentas Local que maneja la empresa y su relacin
directa con las cuentas que se encuentren en la Cartilla NIIF. Para mayor
informacin acerca de la modificacin del Plan de Cuentas Local dirjase a modulo
Administrador/Contabilidad/Cartilla de Cuentas.

Cartilla de Impuestos: Procedimiento que se encarga de verificar, validar y

realizar la respectiva aprobacin de los registros que se encuentren en la cartilla de
Impuestos. Para efectuar la gestin de modificacin dirjase a la documentacin
base que se encuentra en Parmetros Particulares/Terceros e
Impuestos/Impuestos Valores y Descuentos.

Cuenta de Ganancias Retenidas por Conversin Inicial:

Reconocimiento de Ingresos y Cuentas de Control (Ventas): Procedimiento que

permite verificar, validar y confirmar la cuenta puente que se ha definido para
almacenar los componentes relacionados en las diferentes transacciones efectuadas
en la Gestin de Ventas. Para ms informacin respecto a la configuracin de las
cuentas dirjase a Parmetros Particulares/Gestin Ventas/Generalidades.

Cuentas de Control (Compras): Procedimiento que permite verificar, validar y

confirmar la cuenta puente que se ha definido para almacenar los componentes

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relacionados en las diferentes transacciones efectuadas en la Gestin de Compras.
Para ms informacin respecto a la configuracin de las cuentas dirjase a
Parmetros Particulares/Gestin Compras/Generalidades.

Activos Fijos, Intangibles y Diferidos:Proceso que permite verificar y validar las

diferentes procedimientos de configuracin que se han efectuado para la utilizacin y
gestin de los activos Fijos basndose y teniendo en cuenta las Cartillas de Cuentas tanto
Local como lineamientos NIIF.
 Cuentas de Activos Fijos: Procedimiento encargado de la verificacin, validacin
y confirmacin de las cuentas asignadas a los Activos Fijos. Para cambiar la
configuracin de estos parmetros dirjase a la informacin presente en este
documento en la siguiente ubicacin Parmetros Particulares/Activos
Propiedad, Planta y Equipo/Cuentas de Activos Fijos.


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Cuentas de Intangibles: Procedimiento encargado de brindar acceso a la transicin

a NIIF en lo correspondiente a los Activos Intangibles que posea la empresa, para
tal accin se hace necesaria la verificacin, validacin y confirmacin de las
cuentas de intangibles. Para ms informacin correspondiente a la gestin de las
Cuentas de Intangibles dirjase a la opcin Parmetros Particulares/Activos
Intangibles y Diferidos/Cuentas de Intangiblesque se encuentra en el documento.
Inventarios: Proceso que permite al usuario efectuar la gestin de la parametrizacion de las
acciones de vital importancia en la transicin a NIIF teniendo en cuenta lo relacionado a
Inventarios y su insercin de funciones en los lineamientos NIIF.
 Lista de Cuentas a Utilizar: Procedimiento que permite verificar las cuentas que
se encuentran asignadas a utilizar para las diferentes transacciones que se realicen
en nombre de Inventarios. El sistema permite la validacin y confirmacin de
cuentas de manera manual, dirigindose al procedimiento debidamente explicado
en el documento en Parmetros Particulares/Inventarios/Lista de Cuentas a
Utilizar.


Cartilla de Grupos:Procedimiento que permite visualizar los diferentes registros

gestionados por parte del usuario(s) relacionados con los Grupos de Artculos o
Servicios para la verificacin y validacin al momento de realizar la transicin a
NIIF. Para efectuar modificacin o alteraciones a los grupos ubique la informacin
de configuracin que se encuentra presente en el documento en Parmetros
Particulares/Inventarios/Cartilla de Grupos.

Carga Fabril:Procedimiento encargado de la validacin, verificacin y

confirmacin de la configuracin de los registros que se encuentren presentes al
momento de efectuar el proceso de transicin. Para informacin relevante de
gestin de registros contenidos en la interfaz Carga Fabril dirjase en el documento
a Parmetros Particulares/Inventarios/Carga Fabril.

Cuentas a Utilizar en el proceso de Transicin: Procedimiento que permite

definir una cuenta perteneciente a la Cartilla NIIF para un registro gestionado en los
Grupos del Inventario.

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Activos Fijos: Proceso que permite al usuario realizar la debida configuracin a las
acciones especficas que pueden y deben llevar transacciones que involucren Activos Fijos,
incluyendo los diferidos e intangibles que se gestionen en la empresa. Los procedimientos
que se encuentran a continuacin pertenecientes a los Activos Fijos, Diferidos e Intangibles
deben aprobarse mediante una asignacin completa de las cuentas en cada una de las
acciones relacionando directamente los activos a la Cartilla NIIF. El sistema lista cada uno
de los registros contenidos en cada opcin de Activos de manera vertical para realizar la
verificacin de estos. En caso de que se deseen realizar modificaciones en alguno de los
registros, el sistema permite modificarlos de manera manual de manera seguida. Para
almacenar los cambios realizados simplemente se debe cerrar la interfaz.

Inventario:Procedimiento que se encarga de listar los artculos y/o servicios que se

encuentren insertados y que cumplan con la caracterstica de ser reconocido en
Contabilidad Fiscal o NIIF o en solo NIIF para poder realizar la transicin del inventario de
la empresa a NIIF. La modificacin de artculos/servicios se realiza teniendo en cuenta las
directrices planteadas en mtodos de actualizacin de forma lineal, es decir los atributos
principales de cada registro se listan de manera horizontal para cambiarlos segn sean las
necesidades del usuario o empresa. Para confirmar los cambios establecidos se debe
presionar el botn Aceptar o de lo contrario el botn Cancelar para descartar la
actualizacin de datos.

Opcionales:

Inversiones: Proceso que contiene las diferentes variables interpretadas y requeridas en la

empresa relacionadas a las Inversiones. El sistema permite mantener estos procedimientos
vacos al no ser necesarias para el proceso de transicin NIIF ya que no todas las empresas
utilizan y/o registran sus inversiones.
 Lista de Conceptos: Al iniciar la interfaz el sistema direcciona al usuario a la Lista
de Conceptos que se encuentra en el mdulo Administrador/Inversiones y
Obligaciones Financieras/Inversiones/Conceptos para Inversiones, para ms
informacin dirjase a la ayuda que se encuentra en la misma ubicacin explicita
del documento.
 Cartilla de Inversiones:Procedimiento que se encarga de direccionar al usuario
mediante la seleccin a la Cartilla de Inversiones de una empresa determinada para
verificar y validar los datos de los registros que contienen. Para iniciar el proceso
de gestin de los registros de Inversiones dirjase a la siguiente ubicacin tanto en
el software como en el documento en caso de requerir informacin, Modulo
Administrador/Inversiones y Obligaciones Financieras/Inversiones/Cartilla de
Inversiones.
Obligaciones Financieras: Proceso que se encarga de contener los diferentes registros
creados o gestionados mediante la Cartilla de Obligaciones Financieras. Este procedimiento
permite al usuario verificar la configuracin de los registros para hacerlos necesarios en la
Transicin a NIIF. Para gestionar adecuadamente los registro de Obligaciones Financieras
dirjase a modulo Administrador/Inversiones y Obligaciones Financieras/Obligaciones
Financieras/Cartilla de Obligaciones.
Contabilidad:Procedimiento que realiza una comparacin entre las cuentas de la Cartilla
Local y la Cartilla NIIF para verificar la relacin de los dos tipos de Contabilidad al
momento de almacenar un movimiento contable.

Nota: Al culminar la revisin en cada uno de los procesos el sistema desplegara una ventana que
permite dejar un proceso en especfico como finalizada mediante la pulsacin del botn Si o por el

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PROAsistemas S.A.
contrario presionar el botn No para dejar el icono de Requerido. Las opciones que aparezcan con
el icono requerido son de carcter obligatorio para realizar la Transicin a NIIF.

Al encontrarse todos los procedimientos revisados el usuario debe presionar el botn Finalizar para
realizar el proceso de Transicin a NIIF lo cual comprende la migracin parcial de toda la
informacin Inventarios, Activos Fijos e Intangibles a los Libros NIIF, esta informacin no podr
ser recuperada por parte del usuario, es decir la distribucin Fiscal y NIIF manejada hasta el
momento, para tal razn su sugiere realizar una copia de seguridad mediante Utilitarios, para ms
informacin ubique en el documento Utilitarios/Hacer Copia de Seguridad Global.

CONSOLIDACION DE EMPRESAS NIIF

PROCESO DE CONSOLIDACION
Una vez realizado este proceso en los datos de la empresa ya se podr ingresar a la opcin
Consolidacin de empresas NIIF.
Antes de realizar el proceso de consolidacin de empresas NIIF, se debe realizar la creacin en esta
opcin de las subsidiarias con las cuales se va a consolidar informacin. Para realizar el proceso de
creacin de empresa como primera medida en la opcin Ao a consolidar que aparece en la parte
superior derecha de la pantalla se debe selecciona el ao al cual pertenece la informacin a
consolidar, este dato es muy importante debido a que este dato debe corresponder al dato del ao o
periodo enviado en el archivo con la informacin contable de cada una de las subsidiarias.
Una vez seleccionado el ao o periodo para el cual se van a crear las empresas a consolidar, en la
parte inferior, en el espacio que aparece en blanco presionando el botn secundario del mouse se
habilitara un nuevo men con las siguientes opciones:

de este men para crear una nueva empresa se debe ubicar el cursor del mouse sobre la opcin
Crear, al hacer esto se desplegara un nuevo sub men con las opciones:

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PROAsistemas S.A.

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Del directorio de empresas: Esta opcin le permitir al usuario definir alguna empresa de
las que ya se encuentran creadas en el software y que manejan NIIF como empresa
subsidiaria para el proceso de consolidacin de informacin NIIF, una vez el usuario
selecciona esta opcin se le presenta una nueva pantalla con el listado de empresas creadas
en el software, se debe tener en cuenta que en este listado solo se mostraran las empresas en
las cuales se ha marcado la opcin que indica si la empresa maneja NIIF o no y las
empresas que no han sido definidas como consolidadora o sea que no tienen marcada la
opcin Puede consolidar subsidiarias, para seleccionar la empresa que se desea incluir
como subsidiaria en el proceso de consolidacin se debe presionar la tecla ENTER o
presionar doble clic con el botn de seleccin del mouse, una vez hecho esto
automticamente se cargara la informacin correspondiente a Nombre, Identidad, Tipo de
identidad, Direccin y Ciudad.

Empresa externa: Esta opcin le permite al usuario incluir dentro del proceso de
consolidacin informacin empresas que no estn creadas en el listado de empresas del
software, en este caso los datos correspondientes de la empresa deben ser incluidos de
forma manual por el usuario, adicionalmente, para este tipo de empresas, al momento de
consolidar se requiere la informacin correspondiente, la cual deber ser enviada en archivo
plano, Excel etc., razn por la cual el usuario al momento de crear la empresa debe
especificar la ruta en la cual se encuentra el archivo con la informacin a consolidar de la
subsidiaria, por esta razn en los datos de este tipo de empresas en la parte inferior existe
una opcin llamada Ruta del archivo la cual le permite al usuario indicar en qu
ubicacin se encuentra el archivo con la informacin a consolidar.
La estructura del archivo en el cual se incluye la informacin a consolidar de este tipo de
empresas se explicara a continuacin, para cada una de las empresas externas incluidas en
el proceso de consolidacin NIIF se debe tener un archivo con la informacin a consolidar.

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Otras opciones incluidas en el men emergente que aparece al presionar el botn

secundario del mouse en esta opcin son:

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Modificar: Al igual que en otros listados dentro de Helisa, esta opcin le permite al
usuario cambiar informacin, en este caso de las empresas creadas dentro del
listado a consolidar y que sean empresas externas se le permite cambiar toda la
informacin requerida en esta opcin, como por ejemplo el nombre, identidad, tipo
de identidad, ruta del archivo etc.
Eliminar: Esta opcin le permite al usuario borrar de este listado alguna de las
empresas de este listado, como por ejemplo cuando alguna empresa debido a alguna
combinacin o porque ya no pertenece al grupo econmico del consolidado ya no
se requiere en el proceso de consolidacin o tal vez se deba retirar de este listado
porque fue creada por error, cuando se elimina alguna empresa el software verifica
si esta tiene transacciones registradas en procesos de consolidacin, si es as, se
muestra un mensaje advirtiendo esta situacin, debido a que en este caso los saldos
del consolidado pueden variar.
Detalle: Esta opcin le permite visualizar la informacin al usuario sin permitirle
realizar ninguna modificacin, solo para que revise la informacin incluida en cada
una de las opciones de este listado.
Consolidar: Esta opcin ser la que le permita al usuario para cada una de las
empresas creadas en esta opcin (subsidiarias) cargar la informacin para
consolidar, este proceso el software lo realizara de dos formas diferentes segn el
tipo de empresa, de forma automtica para las empresas creadas y que correspondan
a empresas que existen dentro del listado de empresas del software, por lo tanto
toda la informacin el programa la podr tomar de la correspondiente base de datos
de manera automtica sin requerir de la intervencin del usuario y de forma manual
a travs de la importacin de un archivo para las empresas creadas como empresas
externas, para el caso de las empresas externas al seleccionar la opcin
Consolidar el programa abrir el asistente para importacin de informacin, en

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este caso la importacin se importara desde el archivo que en la informacin de la
empresa se ha seleccionado como archivo con la informacin requerida para la
consolidacin, en este archivo se deben tener los siguientes datos cada uno de ellos
corresponder a una columna dentro del archivo:

Ao: En esta columna se debe ingresar el ao al cual pertenece la

informacin enviada dentro del archivo, esta columna debe corresponder al
ao seleccionado al ingresar a la Consolidacin de empresas NIIF en la
opcin Ao a consolidar que se encuentra en la parte superior de la
pantalla.
Cuenta: Corresponde al cdigo de cada una de las cuentas contables de las
cuales se enva la informacin para ser consolidadas. En este proceso se
verifica la estructura de cuentas NIIF de la empresa controladora y la
empresa subsidiaria y el proceso de consolidacin se realizara al mximo
nivel de cuentas en comn entre las dos empresas. Si dentro del archivo de
consolidacin existen cuentas que an no estn creadas dentro de la
empresa consolidadora, si la estructura de cuentas lo permite, estas cuentas
sern creadas en la cartilla de cuentas NIIF de la empresa controladora.
Nombre: Corresponde al nombre de cada una de las cuentas informadas
dentro del archivo con la informacin para consolidar. Este dato es
requerido especialmente dentro del proceso de consolidacin para los casos
en los cuales se deba realizar la creacin de cuentas contables NIIF
contenidas en el archivo con la informacin de la empresa subsidiaria y que
no estn creadas en la cartilla de cuentas NIIF de la empresa controladora.
Saldo inicial: Corresponde al valor del saldo al inicio del periodo de cada
una de las cuentas informadas dentro del archivo con la informacin para
consolidar.
Dbitos: Corresponde al valor acumulado de las transacciones de
naturaleza debito registradas dentro del periodo al cual corresponde la
consolidacin de informacin para cada una de las cuentas incluidas en el
archivo con la informacin para realizar el proceso de consolidacin.
Crditos: Corresponde al valor acumulado de las transacciones de
naturaleza crdito registradas dentro del periodo al cual corresponde la
consolidacin de informacin para cada una de las cuentas incluidas en el
archivo con la informacin para realizar el proceso de consolidacin.
Saldo final: Corresponde al valor al final del perodo que se reporta para
cada una de las cuentas incluidas dentro del archivo que contiene la
informacin para realizar el proceso de consolidacin de informacin.

Una vez se realiza el proceso de importacin de informacin, en la ventana en la cual se muestran

las empresas subsidiarias, en la columna llamada CONSOLIDADA debe aparecer un el cuadro de

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PROAsistemas S.A.
chequeo marcado indicando que para esa empresa ya se llev a cabo el proceso de cargar la
informacin requerida con la cual se realizara el proceso de eliminacin de operaciones intragrupo
con el fin de depurar la informacin para preparar los estados financieros consolidados.

CONCILIACION DE CONSOLIDACION DE EMPRESAS NIIF

Una vez se ha llevado a cabo el proceso de creacin de las subsidiarias e importacin de
informacin de cada una de estas empresas, entonces en esta opcin el usuario podr llevar a cabo
el proceso de eliminacin de operaciones intragrupo de acuerdo a lo establecido en la seccin 9 de
la NIIF para Pymes Estados financieros consolidados y separados, cuando el usuario ingrese a
esta opcin como primera medida deber seleccionar el periodo para el cual desea llevar a cabo el
proceso de ajuste de la informacin de la empresa controladora con respecto a cada una de las
subsidiarias, la seleccin del periodo se debe realizar en la opcin llamada Ao a conciliar
, el listado de perodos que estn disponibles para llevar a cabo el
proceso de conciliacin depende de los perodos que estn habilitados en la empresa controladora.
Despus que el usuario haya seleccionado el perodo para el cual desea llevar a cabo el proceso de
conciliacin, en la opcin llamada Subsidiaria debe seleccionar la empresa con la cual va a llevar
a cabo el correspondiente proceso, en el listado de empresas que puede seleccionar solo van a
aparecer aquellas empresas creadas en la opcin Consolidacin de empresas NIIF para el mismo
ao seleccionado y del cual se va a llevar a cabo el proceso de conciliacin de informacin.
Al seleccionar la empresa subsidiaria con la cual se va a llevar a cabo el proceso de conciliacin se
deber presionar la tecla ENTER, despus de esto Helisa cargara la informacin de saldos tanto de
la empresa controladora como de la empresa subsidiaria en pantalla, con la particularidad que el
funcionamiento de esta pantalla ser al estilo de una hoja de trabajo en la cual el usuario llevara a
cabo la elaboracin de ajustes e inmediatamente el Helisa le mostrara la informacin de saldos
actualizados tanto de la empresa controladora como de la subsidiaria, este proceso se deber
replicar para cada una de las empresas subsidiarias con las cuales se debe realizar el proceso de
consolidacin de informacin.
Se debe tener en cuenta que todos los ajustes, transacciones, reclasificaciones, eliminaciones
resultantes de este proceso se guardaran para la empresa consolidadora y para cada una de las
subsidiarias en opciones totalmente diferentes de manera que solo servirn para este proceso, esto
quiere decir que cuando el usuario revise la informacin de la controladora en cada una de las
opciones que no correspondan al proceso de consolidacin, va a ver los saldos y movimientos como
estaban antes de realizar todos los ajustes debido a que todos los cambios resultantes del proceso de
consolidacin no van a afectar las transacciones ni los saldos normales de la empresa controladora o
de las empresas subsidiarias que estn creadas en el software.

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