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Examen dhabilet effectuer

des tches administratives


(agente ou agent de
secrtariat) (TAAS)
Exemples de questions

Pour approfondir vos connaissances sur


les emplois dans la fonction publique,
consultez le site www.carrieres.gouv.qc.ca.
Vous pouvez obtenir de linformation au sujet
du Conseil du trsor et de son Secrtariat
en vous adressant la Direction des communications
ou en consultant son site Web www.tresor.gouv.qc.ca.
Direction des communications
Secrtariat du Conseil du trsor
5e tage, secteur 500
875, Grande Alle Est
Qubec (Qubec)G1R5R8
Tlphone: 418 643-1529
Sans frais: 1 866 552-5158
communication@sct.gouv.qc.ca

Tous droits rservs pour tous les pays.


Gouvernement du Qubec 2014

Table des matires


Contexte gnral. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Question 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Question 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Question 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Rponses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Rponse de la question 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Rponse de la question 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Rponse de la question 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

EXAMEN DHABILET EFFECTUER DES TCHES ADMINISTRATIVES (AGENTE OU AGENT DE SECRTARIAT) (TAAS)
Exemples de questions

Ce type dexamen contient des questions sous forme de mises en situation fictives. Les questions que vous trouverez dans
ce genre dexamen sont illustres laide des trois exemples suivants. Un contexte gnral accompagne ces trois questions.
Pour chaque question, vous devez rpondre en tenant compte des renseignements qui vous sont donns dans le contexte
gnral et dans la mise en situation. Il sagit de questions choix multiple. Vous devez choisir une rponse parmi celles qui vous
sontproposes.

Contexte gnral
Pour rpondre aux questions suivantes, vous devez vous reporter au contexte suivant:
Vous occupez le poste dagent de secrtariat pour lentreprise Graph Communication inc. qui est spcialise dans le domaine
de la publicit. Cette entreprise, situe Trois-Rivires, embauche une quinzaine de personnes. Elle est constitue dune
directrice, dun directeur adjoint, dun agent de secrtariat (vous-mme), de concepteurs, dun responsable du service de
graphisme, de graphistes et de reprsentants.
Madame Chantal Gobeil, la propritaire et directrice, a le souci doffrir un service dexcellente qualit sa clientle. De plus,
elle tente de crer et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs de produits et de services qui font affaire avec
lentreprise. En tant quagent de secrtariat, vous devez assurer le maintien et la qualit des activits de soutien administratif
au sein de lentreprise.

Question 1
Vous recevez une enveloppe adresse votre directrice, madame Gobeil, dans laquelle il doit y avoir une lettre prcisant les
clauses dun nouveau contrat, accompagne dun chque qui reprsente le dpt confirmant lentente. La lettre porte la mention
picejointe:chque, mais le chque nest pas dans lenveloppe.
Que faites-vous?
a) Vous mettez la lettre telle que reue dans le cahier de courrier de madame Gobeil.
b) Vous notez sur la lettre que la pice jointe est manquante et vous mettez la lettre dans le cahier de courrier de madameGobeil.
c) Vous appelez lexpditeur pour linformer que la pice jointe est manquante et vous vous assurez quelle sera expdie.
Vous attendez de la recevoir avant de mettre la lettre dans le cahier de courrier de madame Gobeil.
d) Vous notez sur la lettre que la pice jointe est manquante et vous informez madame Gobeil que vous allez appeler lexpditeur
pour lobtenir. Vous mettez la lettre dans le cahier de courrier de madame Gobeil.
e) Vous retournez la lettre lexpditeur dans une enveloppe cachete en mentionnant que la pice jointe est manquante et
vous informez madame Gobeil de la situation.
Rponse de la question 1

EXAMEN DHABILET EFFECTUER DES TCHES ADMINISTRATIVES (AGENTE OU AGENT DE SECRTARIAT) (TAAS)
Exemples de questions

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Question 2
Une personne se prsente pour rencontrer votre directrice, mais elle na pas de rendez-vous. Il sagit dun fournisseur habituel qui
dsire prsenter un nouveau produit, un logiciel de conception graphique assiste par ordinateur. Madame Gobeil est en runion
lextrieur du bureau.
Que faites-vous?
a) Vous informez le fournisseur que votre directrice nest pas disponible et vous lui suggrez de rencontrer le responsable du
service de graphisme, sil est disponible.
b) Vous demandez au fournisseur de vous prsenter le fonctionnement du produit tant donn que votre directrice est absente,
en lui disant que vous allez pouvoir lexpliquer cette dernire ds son retour.
c) Vous demandez au fournisseur sa carte daffaires et la documentation sur le produit. Vous linformez que votre directrice
nest pas disponible et vous lui dites que vous allez le rappeler pour fixer un rendez-vous.
d) Vous demandez au fournisseur sa carte daffaires et la documentation sur le produit. Vous linformez que votre directrice
nest pas disponible et vous lui suggrez de revenir plus tard.
e) Vous informez le fournisseur que votre directrice nest pas disponible. Vous lui suggrez de laisser sa carte daffaires et la
documentation sur le produit et vous lui dites que vous communiquerez avec lui si lentreprise a besoin de ce produit.
Rponse de la question 2

Question 3
Il y a deux mois, madame Gobeil vous a demand dorganiser une importante runion qui se tiendra vos bureaux, avec plusieurs
clients provenant de diffrentes rgions. Cette runion a pour but de prsenter les nouveaux produits et services de lentreprise et
de lui assurer une plus grande visibilit auprs de la clientle. Cette rencontre regroupera cinquante personnes. Toutes les mesures
ncessaires ont dj t prises: un bloc de chambres a t rserv dans un htel, la grande salle de runion de lentreprise a t
rserve, lavis de convocation a t envoy et la documentation est prte.
Une semaine avant la runion, vous apprenez que la salle de runion est inutilisable en raison dun bris majeur et quelle ne
pourra pas tre disponible avant deux semaines. Cest la seule salle de lentreprise suffisamment grande pour accueillir tous les
participants. Votre directrice est en voyage daffaires Vancouver et elle sera de retour dans trois jours.
Que faites-vous?
a) Vous essayez de joindre madame Gobeil pour la prvenir et obtenir ses instructions.
b) tant donn que madame Gobeil sera de retour au bureau dans trois jours, vous attendez quelle revienne.
c) Vous informez le directeur adjoint de la situation et vous suggrez de tenter de lui trouver une autre salle de runion
lextrieur du bureau.
d) Vous informez le directeur adjoint et vous lui demandez de communiquer avec madame Gobeil pour obtenir ses instructions.
e) Vous suggrez au directeur adjoint de reporter la runion lorsque la salle sera disponible.
Rponse de la question 3

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Exemples de questions

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Rponses
Rponse de la question 1
La rponse est d). Toutes les actions ncessaires sont prises:
- Noter sur la lettre que la pice jointe est manquante.
- Informer madame Gobeil de notre intention dappeler lexpditeur.
- Mettre la lettre dans le cahier de courrier.
Retour la question 1

Rponse de la question 2
La rponse est a). Cette solution assure un bon service puisque le fournisseur a t rfr une autre personne qui est en mesure
de lui rpondre, ce qui respecte les habitudes de la directrice, soit de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.
Retour la question 2

Rponse de la question 3
La rponse est c). Cette solution tient compte de lurgence et de limportance de la runion et dmontre la capacit prendre une
initiative, tout en tenant compte de la hirarchie organisationnelle.
Retour la question 3

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