Introduccin

La adecuada Gestin Documental de una Empresa al igual que en el desempeo

profesional, es determinante para la conservacin de la memoria documental
personal o institucional en la cual nos encontremos laborando; mxime cuando se
trata de una Entidad del sector Pblico, ya que existe un marco jurdico riguroso y
de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivstica desde la produccin
del documento hasta su destinacin final.
La Archivstica o Gestin Archivstica se refiere al conjunto de actividades
relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la
elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

Produccin: Como su nombre lo indica es el primer proceso y abarca todo

lo que tiene que ver con la generacin de documentos y abarca aspectos
como diseo, creacin y determina los elementos con los que se va a
laborar y con los que se va a conservar la informacin. Este proceso se ve
normalizado en la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental que
son las que establecen el tiempo de permanencia del documento en cada
fase de la Creacin del Archivo.

Recepcin: Son todas las operaciones que una organizacin debe de

hacer para admitir un documento, esta informacin puede llegar de
diferentes medios como por ejemplo, correo electrnico, fax, mensajera, y
estudia procesos desde que llega el documento hasta el enrutamiento del
mismo.
En este proceso hay que tener en cuenta dos actividades fundamentales
que son la Recepcin De Documentos y El Registro De Documentos

Distribucin Documental: se encarga de que todos los Documentos

lleguen a su Destino es decir que la informacin llegue al rea de la
persona que verdaderamente lo necesita sin importar si es dentro o fuera
de la entidad, se debe tener en cuenta que el medio de Distribucin que se
use debe de contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin
y envi de los documentos.
En este proceso se van a tener en cuenta tres (3) tipos de Distribucin los
cuales son:
Distribucin externa de documentos: Se debe de tener en cuenta
actividades como la identificacin de la Dependencia donde van a
llegar los documentos, la clasificacin de la comunicacin, la
organizacin de los documentos en casilleros, el enrutamiento de los
documentos de la dependencia competente y el Registro de Control
de entrega de los documentos.

 Distribucin interna de los Documentos: Tambin identifica la

dependencia destinataria, el enrutamiento de los documentos a la
dependencia competente y el registro de entrega de documentos
internos.
Distribucin de Envi de Documentos: es ms compleja e intervienen
actividades como la determinacin de los medios de comunicacin
que puedes ser Fax, correo electrnico, mensajera, pagina web,
tambin va a tener en cuenta el control de requisitos que el
documento exija, la gestin de los mensajera, la organizacin de la
mensajera externa y tambin va a llevar un registro de control de
documentos enviados.

Trmite documental: este proceso va a determinar los tiempos de vigencia

y de respuesta de los trmites y como producto de esta actividad se
encuentran los fondos documentales que integran las series documentales.
Este proceso est definido por dos Actividades que es la recepcin de
solicitudes de trmite y la respuesta

Organizacin Documental: Involucra acciones de clasificacin, ordenacin

y descripcin de documentos basndose en principios archivsticos como
es el de procedencia y el principio de origen, tambin va a utilizar tablas de
retencin y de valoracin Documental. Dentro de la clasificacin
documental lo que se va hacer es establecer y conformar las series que
finalmente van a integrar cada grupo Documental como las secciones, sub
secciones, el fondo, etc. La ordenacin documental que es donde se cogen
las series y se van a ubicar fsicamente en un orden establecido y se
establecen relaciones entre las series, las sub series, los tipos de
documentos, se abren expedientes y se determinan sistemas de
ordenacin. La descripcin documental es un proceso de anlisis donde se
va a identificar, localizar y recuperar la informacin, para este proceso es
necesario analizar la informacin, extraer los contenidos ms importantes
que identifiquen el documento, se disearan las metodologas m adecuadas
para la recuperacin de la informacin, las cuales pueden ser guas,
ndices, catlogos .

Consulta de Documentos: se da cuando hay una persona interesada en

conocer la informacin contenida dentro de un documento. La consulta de
documentos se puede realizar a travs de solicitudes escritas o verbales
directamente al jefe de rea o del archivo correspondiente y los
documentos deben de tener una posicin favorable para el usuario y se
deben de establecer herramientas de recuperacin de documentos como
catlogos, guas o ndices.

Conservacin Documental: son todas las acciones encaminadas a la

proteccin de los documentos. Bsicamente este proceso est por el
sistema integrado de conservacin, que involucra acciones como
Diagnostico Documental, sensibilizacin de la importancia de manejar
adecuadamente los documentos, temas relacionados con limpieza y aseo a
las reas, control de plagas y el control de factores ambientales como
ventilacin, aireacin y humedad.

Disposicin Final de los documentos: se basa en la toma de decisin de

la conservacin o eliminacin de los documentos en cualquier etapa del
ciclo vital, estos documentos segn las Tablas de retencin y valoracin
documental, se podrn conservar permanente mente recurriendo a nuevas
tecnologas siempre y cuando la reproduccin guarde la fidelidad del
documento original.
Los documentos tambin se pueden eliminar cuando ya no aporten ningn
valor administrativo a la entidad, tambin se pueden eliminar cuando se
recurre a la digitalizacin o a la micro filmacin de los documentos.
La conservacin permanente recurre a nuevas metodologa de
reproduccin y esto se hace para evitar el contacto directo del documento y
evitando el deterioro de los mismos.
En la conservacin total se van a conservar los documentos que
representen algn aporte o alguna importancia trascendental; como por
ejemplo los documentos que representen el patrimonio de una sociedad o
que representen algn aporte a la investigacin a la ciencia o a la cultura

PROCESO DOCUMENTAL

Distribucio
n
Produccion Recepncion
Document
al

tramite
Document
al

Organizaci
on
Document
al

consulta
de
document
os

conservaci
on
Document
al

Dispocicio
n Final de
los
Document
os

Estos ocho (8) procesos estn presentes en todo el ciclo vital de los procesos
desde que se genera hasta su eliminacin y estn orientados por el Archivo
General de la Nacin bajo la ley 594 del 2000.
Nos damos cuenta de la importancia de tener implantado un buen sistema de
gestin documental en nuestras organizaciones ya que nos facilita encontrar todos
los documentos que hacen parte de un proceso, como por ejemplo una compra o
una venta de algn bien o un producto o servicio.
Ley 594 de 2000
La ley 594 del 2006 es la ley por medio de la cual se Dicta la Ley General de
Archivo y se Dictan Otras Disposiciones, esta ley consta de 52 artculos
contenidos en 13 ttulos as.
TTULO

I:

OBJETO,

MBITO

DE

APLICACIN,

DEFINICIONES

FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.

TTULO II: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS RGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES.
TTULO III: CATEGORIZACIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS.
TTULO IV: ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
TTULO V: GESTIN DE DOCUMENTOS
TITULO VI: ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
TTULO VII: SALIDA DE DOCUMENTOS
TTULO VIII: CONTROL Y VIGILANCIA
TTULO IX: ARCHIVOS PRIVADOS
TITULO X: DONACIN, ADQUISICIN Y EXPROPIACIN.
TTULO XI: CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.
TTULO XII ESTMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIN O INCREMENTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIN
TTULO XIII: DISPOSICIONES FINALES.
La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la funcin archivstica del Estado, y La presente Ley comprende a la
Administracin Pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente
Ley.

Acuerdo 027 de 2006

Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 El Consejo
Directivo del Archivo General de la Nacin de Colombia en uso de sus facultades
legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del
27 de febrero de 2001
Este acuerdo lo que trata es sobre una serie de trminos que hay que tener en
cuenta ya que en su artculo primero dice Actualizar el Reglamento General de
Archivos, en su Artculo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario, el cual
quedar as y define unos trminos que van desde el Acceso a documentos de
archivo hasta Valoracin documental
Y en su artculo segundo dice El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su
publicacin en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias,
en particular el Glosario del Acuerdo 07 de 1994
Funciones de la Administracin Documental
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea
coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y
permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las
funciones que se destacan son:
Control: Es la verificacin que se debe realizar, apoyndose en
herramientas que permitan la comprobacin, ilustracin y soporte de los
contenidos del documento y su estructura, la cual debe estar acorde con la
funcin que persigue y sujeto a las disposiciones legales, esta funcin es
muy importante en esta entidad ya que cualquier error le puede acarrear
problemas de identificacin a cualquier personal, un ejemplo que doy de
este es el trmite de Cedulas de Ciudadana por primera vez ya que al
momento del trmite del este documento se tiene en cuenta los datos
consignados en los Registro Civil de Nacimiento, que el Registro sea copia
del Libro donde se sentaron las firmas de los padres al momento de hacer
la inscripcin, entre otras muchas cosas
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la
informacin y el lugar en el cual se conserva el acervo documental. Es
decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento
como tal, sino tambin las condiciones que hace que ste se preserve. En

el mantenimiento de esto se tiene mucho cuidada en la custodia que se

hace de muchos de los documentos, dentro de los cuales se pueden
mencionar las tarjetas del trmite de las Cedulas, o de los registro civiles
(Nacimiento, Matrimonio, Defuncin) ya que todos estos son a veces
solicitados no solo por el interesado para el caso de los Registro civiles sino
tambin por entes de control como es el caso de la Procuradura, Fiscala,
entre otros. Los documentos en mencin son custodiados teniendo en
cuenta la Ley general de archivos y en estantes y armarios especiales para
su cuidado y conservacin
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los
documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o
temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas
condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o
se deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e
incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico,
histrico y cultural. Todos los documentos que deben de permanecer en la
oficina son cuidados y conservados con mucho cuidado, ya que mucho de
estos son de por vida como es el caso delos Registro civil, que para su
cuidado son empastados en libros de mximo 200 folios
Descarte de documentos (comit) el Comit de Archivo esta en Oficinas
centrales en la Ciudad de Bogot, pero la informacin que se debe de
descartar est dada por resoluciones que emana el mismo Registrador
Nacional o el Concejo Nacional Electoral
Recuperacin de la Informacin: la informacin es fcil de encontrar, ya que
est organizada por aos, los Documentos que se procesan cada uno est
en una seccin del archivo, lo cual hace ms sencillo su bsqueda.
Clasificacin del Archivo
Teniendo en cuenta el tipo de oficina se puede concluir que segn la
organizacin del archivo este es Centralizado, segn su uso es activo,
segn su ciclo vital es archivo de gestin y segn su naturaleza es Pblico

Importancia de los Archivos

Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos
documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la
identidad nacional
La Administracin Documental ensea el tratamiento administrativo que se
le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su
utilizacin y conservacin. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas
al manejo, tratamiento y organizacin de documentos, desde su origen
hasta el destino final con el objeto de acelerar su bsquela, facilitacin y
conservacin.
Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o
expedientes, donde se guarda la informacin de un acto o hecho realizado
por personas, que pueden ser pblicas o privadas.
La importancia de la administracin documental en una empresa es
fundamental ya que nos permite planificar, manejar y organizar toda clase
de documentos que se recepcinan provenientes de entidades y empresas.
Esto nos ayuda a tener un adecuado control de los archivos ejecutando
procedimientos para darles un mejor manejo en la creacin, proceso y
archivo de los mismos y as en el momento de alguna consulta sea fcil y
eficaz su bsqueda.
Esta bsqueda se puede hacer segn como se tenga organizado el archivo
si pro fechas, por dependencias, por ciudades, por orden alfabtico, Por
asunto o por importancia del documento, esta clasificacin la maneja cada
empresa segn sus necesidades.
En una de las definiciones entenda que la Administracin Documental es el
manejo que se le debe dar a los documentos con la finalidad de facilitar su
utilizacin y conservacin, pasando por su manejo, tratamiento y
organizacin tratando siempre de reducir costos y espacio.
En este tema es muy complejo ya que existe una normativa para este fin y
ah especifica que determinacin hay que darle a cada uno de los
documentos, puesto que no es lo mismo para documentos contables que
para documentos relacionados con gestin humana. Tambin existes tablas

de retencin documental con sus correspondientes sub series y tipos de

documentos donde se asigna el tiempo del ciclo vital de cada documento
La administracin documental es de suma importancia ya que por medio de
ella se elaboran documentos de manera planeada y organizada bajo los
lineamientos de la normatividad determinada surge de las comunicaciones
tanto internas o externas que se dan en la empresa las cuales sirven para
soportar el proceso administrativo para as tomar las decisiones ms
pertinentes.
Actualmente las empresas ven a la administracin documental parte crucial
en el funcionamiento y el xito de las mismas de las mismas, una mala
gestin o administracin de documentos puede perjudicar el buen
funcionamiento de las empresas ya que si no se lleva de la manera
adecuada puede traer gastos y tiempo perdido el cual poda emplearse en
otros asuntos de la empresa.
a. 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006,
1. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin
que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la
investigacin y la cultura.
2. FUNCIN ARCHIVSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del
documento hasta su eliminacin o conservacin permanente
3. Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos.
El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y
control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia
y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivstica.
4. Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser
responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus
archivos.
5. Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del
concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o
recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la
disposicin final de los documentos.

b. Brinde su opinin frente a los aportes de dos de sus compaeros.

1. Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y
tratados conforme a los principios y procesos archivsticos.
2. Archivo general de la nacin: Establecimiento pblico encargado de
formular, orientar y controlar la poltica archivstica nacional. Dirige y
coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la
salvaguarda del patrimonio documental de la nacin y de la conservacin y
la difusin del acervo documental que lo integra y del que se le confa en
custodia.
3. Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del
archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente
Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo
tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin,
depsito voluntario, adquisicin o expropiacin. Archivo privado: Conjunto
de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurdicas
de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
4. Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
5. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

CONCLUSION

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de

documentos, la obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que
cumplen funciones pblicas, en elaborar programas de gestin de documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la informacin para el
cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron
creadas.
En su regulacin la Ley 594 previ que el desarrollo tecnolgico en las entidades
es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivsticos
deben aplicarse cualquiera sea la tecnologa y el soporte en que se produce la
informacin. Con este instrumento el Archivo General de la Nacin pretende
entonces orientar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas, para facilitarles la adopcin y adaptacin del programa.
En dicha norma, la gestin de documentos se enmarca dentro del concepto de
Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin,
distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los
documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligacin de la
elaboracin y adopcin de las Tablas de Retencin Documental, instrumento
archivstico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y
procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con
sujecin al principio de eficiencia que rige la funcin administrativa, y al de
racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la
administracin pblica, agentes dinamizadores de la accin estatal y sustento
natural de sus procesos informativos.
La Ley General de Archivos en el ttulo V, Gestin de Documentos, Artculo 21.
Programas de Gestin Documental, establece que: Las entidades pblicas
debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el
uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los
principios y procesos archivsticos y en el Artculo 19 las entidades del Estado
podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de
sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o
telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a)
Organizacin archivstica de los documentos. b) Realizacin de estudios tcnicos
para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin
fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y
reproduccin de la informacin contenida en estos soportes as como el
funcionamiento razonable del sistema.
En cumplimiento de lo anterior, un sistema de informacin para el Programa de
Gestin Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral
que se ajuste conceptualmente a los principios archivsticos y a los objetivos de
dicho programa. Es por ello que no obstante , por desigual desarrollo tecnolgico,
se recomienda que la metodologa utilizada para el desarrollo o adecuacin del
sistema de informacin, involucre y surta una etapa de anlisis y diseo

conceptual del sistema integral, acorde con los parmetros y normas archivsticas
y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma
tecnolgica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto.
Es de advertir, que la carencia de una poltica archivstica en las entidades durante
mucho tiempo, incidi en que los documentos producidos por las instituciones no
tuvieran tratamiento archivstico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en la
mayora de las entidades, fondos acumulados, que no se pueden desconocer por
ser una realidad que se afronta en los archivos de las entidades del pas. Por lo
anterior, el Archivo General de la Nacin contempla en este modelo de Programa
de Gestin Documental, esta situacin de los fondos acumulados, para que sea
corregida y superada por las entidades, como un captulo aparte para su atencin
y desarrollo.
La conceptualizacin del programa de gestin documental, parte de unas
consideraciones generales sobre los antecedentes, justificacin e importancia,
para luego definir a partir de una breve resea, los objetivos, consideraciones,
requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de
informacin que se implementan durante el ciclo vital de los documentos.
Ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y
elementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la
debida orientacin para la implementacin, de acuerdo con las particularidades de
desarrollo de la gestin documental en cada entidad.