I.

OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la adquisicin de bienes y servicios as como, recursos
materiales necesarios para llevar a cabo las operaciones de SanPetrol XXI. As como de
asegurar que los productos adquiridos cumplan con los requisitos especificados y la
correcta distribucin de los mismos.

II.

ALCANCE
El presente procedimiento est destinado para uso y administracin de todas las reas y a
todo el personal de SanPetrol XXI.

III.

POLTICAS
1.- Toda adquisicin de bienes, servicios, productos o cualquier elemento
complementario deber de solicitarse mediante una requisicin de
compra
2.- El proceso de requisicin deber ajustarse a los tiempos establecidos
por la gerencia general, salvo aquellas situaciones que requieren de
acciones correctivas inmediatas
3.- Por la naturaleza de nuestras operaciones y servicios las situaciones
clasificadas como atencin inmediata que requieran la adquisicin de
bienes, servicios y materiales no estarn sujetas a tiempo programado
para su gestin. Las situaciones denominadas de atencin inmediata
podrn ser:

PUEST
O
FECHA
NOMB
RE Y
FIRMA

Aquellas que involucren paro de operacin o servicio

Aquellas que pongan en riesgo la integridad del personal, las
instalaciones y el medio ambiente
Aquellas que deriven de un requerimiento directo del cliente en
funcin del contrato de servicios
Aquellas cuyo cambio en programa y plan estn debidamente
justificadas
ELABOR

REVIS

AUTORIZ

Coordinador de Compras

Coordinador de Calidad

28 de Junio de 2010

28 de Junio de 2010

Superintendente de
Construccin
28 de Junio de 2010

Xiomara Alejandra
Gmez Conde

Gustavo Garca Lpez

Luis Felipe Oln Cajiga

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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3.- El personal de Gerencia, coordinacin y lnea de mandos medios son

los autorizados para solicitar adquisicin de bienes, servicios y
materiales.
4.- Toda requisicin que implique la compra de equipo especial, el
solicitante ser responsable de proporcionar datos tcnicos del equipo
solicitado y datos del proveedor, lo cual deber ser autorizado por la
gerencia general.
5.

Proyecto (clave de la propuesta tcnico econmica u orden de trabajo o stock).

Fecha de solicitud.
Cantidad de artculos solicitados.
Descripcin de los artculos solicitados incluyendo marca, color, peso, talla o
especificaciones tcnicas que le apliquen.
Usuario al que se le deben entregar los recursos materiales.
Firma del coordinador del rea solicitante.
2. Las requisiciones de artculos comunes (D-CTA-01) debern ser surtidos en menos de
24 horas.
3. Para el caso de fotocopias, escaneo e impresin de documentos con dimensiones
especiales (planos) se usar el formato de requisicin de compra (F-CTA-01). Donde se
especifique el servicio, nmero de documentos, tamao del documento y algn
requerimiento especfico adicional. Dicho servicio solo podr hacerse con el proveedor
autorizado. En caso de incumplimiento del proveedor se podr usar otra alternativa
autorizada por el Coordinador Tcnico Administrativo y/o Superintendente de
Construccin.
4. En el caso de que se requiera apoyo para la cotizacin de algn producto o servicio
para llevar a cabo una compra, se podr disponer de los Signatarios a cargo del
Coordinador de Seguridad Industrial y Logstica.
5. Los artculos nuevos y los equipos especiales debern ser incluidos en la lista de
artculos comunes o en la lista de artculos especiales segn el tiempo de respuesta

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(P-CTA-01)

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del proveedor, importancia de su uso en los procesos de la empresa, precio y facilidad

de adquisicin.
6. La medicin del procedimiento es responsabilidad del Coordinador de Compras. Debe
hacerse cada mes a travs del formato de indicadores del procedimiento de compras
(F-CTA-09) para presentarse en cada revisin por la direccin.
INDICADORES DE DESEMPEO:
Tiempo de compra y tiempo de entrega
Mantenimiento de stock en compra
Calidad del producto

DEFINICIONES
a. Artculos Nuevos. Es un bien consumible o equipo especial que se usar en los
procesos de la empresa y no se encuentra identificado por la Coordinacin de
Compras.
b. Artculos Comunes. Es un bien consumible que se usa en las actividades de la
empresa y se encuentra identificado por la Coordinacin de Compras.
c. Artculos Especiales. Es un bien consumible que se usa en las actividades de la
empresa y se encuentra identificado por la Coordinacin de Compras, pero por la
naturaleza de dicho bien no se puede controlar el tiempo de entrega por variar y
depender totalmente del proveedor.
d. Usuario. Cualquier empleado de la empresa.
e. Equipo especial. Es un bien material necesario para las actividades de la empresa
que es usado en el rea de Ingeniera y/o Modelado, cuyas especificaciones
tcnicas son muy especiales y slo pueden ser definidas por un especialista.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
(P-CTA-01)

IV.

Da

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DIAGRAMA DEL PROCESO

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
(P-CTA-01)

V.

Da

Mes

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RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE

SECUEN
CIA

Usuario

Coordinador
de rea

Usuario

Coordinador
de Compras

Coordinador
de Compras
Coordinador
Tcnico

ACTIVIDADES
El Usuario detecta necesidades de recursos materiales o servicios
para llevar a cabo las actividades propias de sus funciones y solicita
autorizacin a su Coordinador de rea.
El Coordinador de rea analiza las necesidades de recursos
materiales o servicios que se deben solicitar y determina o no llevar
a cabo la requisicin de dichos recursos o servicios.
Elabora la requisicin de compra (F-CTA-01) especificando los datos
definidos en las polticas de este procedimiento, recaba la firma de
solicitud y entrega la requisicin a la Coordinacin de Compras.
Recibe la requisicin de compra (F-CTA-01) y revisa que cuente con
todos los datos necesarios para proveer los recursos materiales o
servicios.
En caso de faltar informacin da aviso al usuario para que realice la
correccin correspondiente. Revisa y entrega copia al usuario como
comprobante.
El Coordinador de Compras solicita autorizacin al Coordinador
Tcnico Administrativo para proveer los recursos materiales o
servicios solicitados y recaba firma.
El Coordinador Tcnico Administrativo determina la autorizacin de la
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
(P-CTA-01)
Administrativo

VI.

Coordinador
de Compras

Coordinador
de Compras

Usuario

Da

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requisicin de compra, tomando en cuenta la importancia de los

recursos materiales o servicios para las operaciones del rea y los
En caso de que no sea autorizada la requisicin de compra, el
Coordinador de Compras dar aviso a travs de correo electrnico a
quien haya solicitado la requisicin especificando las condiciones que
llevaron a la negativa de dicha requisicin.
El Coordinador de Compras verifica existencia en el stock y, a travs
de la Encargada de Stock, hace entrega de los recursos materiales
solicitados a travs del Acuse de Recibo (F-CTA-03).
El Coordinador de Compras y la Encargada de Stock llevan a cabo el
procedimiento para el control de stock (P-CTA-03).
En el caso de servicios y artculos nuevos, el Coordinador de
Compras deber realizar una orden de compra (F-CTA-02) y da aviso
al usuario cundo puede hacer uso del recurso material o servicio
solicitado.
El usuario recibe los recursos materiales solicitados.
Verifica que dichos recursos cuenten con las especificaciones
solicitadas.
Firma el acuse de recibo (F-CTA-03) de conformidad de recibir los
recursos.
NOTA: En el caso de que los recursos materiales no cuenten con las
especificaciones solicitadas o la Coordinacin de Compras no cumpla
con los tiempos establecidos en las polticas de este procedimiento,
el Usuario levantar una No Conformidad que deber ser atendida a
travs del procedimiento de acciones correctivas y preventivas (PCC-04).

CONTROL DE REGISTROS
CDIGO

RETENCI
N

NOMBRE

F-CTA-01

Requisicin de compra

1 ao

F-CTA-02

Orden de compra

1 ao

F-CTA-03

Acuse de recibo

1 ao

F-CTA-04

Inventario de stock

1 ao

F-CTA-09

Indicadores de Proceso

1 ao

D-CTA-01

Lista de artculos comunes

6 meses

D-CTA-02

Lista

6 meses

de

artculos

ALMACENAJE
Archivo del Coordinador
de Compras
Archivo del Coordinador
de Compras
Archivo del Coordinador
de Compras
Archivo del Coordinador
de Compras
Archivo del Coordinador
de Compras
Archivo del Coordinador
de Compras
Archivo del Coordinador

DISPOSICIN
FINAL
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Actualizacin del
documento
Actualizacin del
F-CC-02/R5.010710

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
(P-CTA-01)
especiales

VII.

de Compras

Mes

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2010

documento

LISTA DE DISTRIBUCIN
NMERO DE COPIA
CONTROLADA

REA RESPONSABLE

VIII.

Da

Superintendente de Construccin

01

Control de Documentos

02

Coordinador de Soporte Tcnico

03

Coordinador de Seguridad Industrial y Logstica

04

Coordinador Tcnico Administrativo

05

Coordinador de Recursos Humanos

06

Coordinador de Compras

07

Coordinador de Orden de Trabajo de Modelado

08

Coordinador de Orden de Trabajo Ingeniera

09

ANEXOS
CDIGO
F-CTA-01

Requisicin de compra

NOMBRE

D-CTA-01

Lista de artculos comunes

D-CTA-02

Lista de artculos especiales

F-CC-02/R5.010710