PENDAHULUAN

Penjadwalan produksi merupakan aktivitas perencanaan dan pengendalian

produksi untuk jangka pendek, umumnya dalam periode perencanaan kurang dari 1
tahun, dimana suatu pekerjaan diproses dengan menggunakan sumber daya yang
terbatas.
Dalam penjadwalan produksi, pengalokasian sumber daya tersebut didasarkan
suatu prosedur sistematis untuk mencapai
suatu kriteria diharapkan; misalnya
meminimumkan rata-rata waktu keterlambatan, memaksimumkan utilitas sumber
daya, dan lain-lain.
Dalam menyusun jadwal produksi sesuai prosedur yang telah dirancang,
dapat digunakan bantuan perangkat lunak Microsoft Project.
Microsoft Project merupakan salah satu perangkat lunak yang disediakan
dalam Microsoft Office (selain Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Access, dan lainlain) yang berfungsi untuk memjadwalkan beberapa aktivitas dalam suatu proyek,
dengan aturan/hubungan antar aktivitas dalam proyek tersebut yang sudah tertentu
(serial, paralel atau gabungannya).
Berikut ini beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dalam menyusun
jadwal produksi dengan menggunakan Microsoft Project:
1. Dapat melakukan penjadwalan produksi secara efektif dan efisien,
karena ditunjang dengan informasi alokasi waktu yang dibutuhkan untuk
tiap proses, serta kebutuhan sumber daya untuk setiap proses sepanjang
waktu.
2. Dapat diperoleh secara langsung informasi aliran biaya selama periode
waktu penjadwalan produksi
3. Penjadwalan produksi yang dihasilkan lebih akurat dibandingkan
dilakukan secara manual.
4. Mudah dilakukan modifikasi, jika ingin dilakukan rescheduling.
5. Penyusunan jadwal produksi yang tepat akan lebih mudah dihasilkan
dalam waktu yang cepat.
Selanjutnya pada bagian berikut ini akan dibahas secara singkat dan jelas
struktur dari aplikasi perangkat lunak Microsoft Project Professional 2013, langkahlangkah penerapan Microsoft Project Professional 2013 dalam penyusunan jadwal
produksi, berserta contoh kasusnya.
STRUKTUR MS PROJECT PROFESSIONAL 2013
Microsoft Project Professional 2013 terbagi menjadi 3 bagian utama, seperti
ditunjukkan pada Gambar 1, yaitu:
1. Tools bar, terdapat beberapa icon, yaitu:
Calendar, Gantt chart, Network diagram, Task usage, Tracking gantt,
Resource graph, Resource sheet, Resource usage, more views.
2. Gantt table, terdapat beberapa kolom, yaitu:
ID, Task name, Duration, Start, Finish, Predecessors, Resource Name.
3. Gantt Chart, terdapat kolom-kolom bulanan / mingguan / harian / jam tempat gantt
chart.

Tools Bar

Gantt Table

Gantt Chart

Gambar 1. Struktur Microsoft Project Professional 2013

MEMULAI PROJECT
1.

2.

Memulai Proyek Baru

Tekan File New Blank Project, selanjutnya akan tampil Sheet kosong
seperti Gambar 1. Selanjutnya pengguna harus menentukan jadwal kerja
perusahaan, yaitu informasi tentang hari kerja dan jam kerja secara detail untuk
proyek yang akan dijadwalkan pada Microsoft Project Professional 2013.
Menentukan Jadwal Kerja
Langkah berikutnya adalah pembuatan kalender perusahaan. Dalam
program microsoft project terdapat beberapa pilihan untuk mewakili
penanggalan kalender yang berbeda-beda, diantaranya jam kerja Standar 08.0017.00, shift malam, atau 24 jam. Tekan Project Change Working Time, maka
akan muncul jendela Change Working Time dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Change Working Time

Apabila pilihan kalender tidak ada yang cocok dengan kelender

perusahaan, maka pengguna harus merancang sendiri kalender perusahaan
tersebut dengan cara klik pada Create New Calendar, maka akan muncul
jendela Create New Base Calendar seperti pada Gambar 3.

Gambar 3. Create New Base Calendar

Isikan nama kalender dan pilih Create New Base Calendar, lalu klik Ok.
Kemudian masuk ke kolom Work Weeks seperti pada Gambar 4, double klik
pada kolom default dan jendela Detail For [Default] akan muncul seperti pada
Gambar 5. Lakukan pengisian detail jam kerja pada tiap masing-masing hari
dalam satu minggu, setelah itu klik Ok.

Gambar 4. Work Weeks

Gambar 5. Details for [Default]

Setelah selesai membuat kalender perusahaan, Selanjutnya pengguna

harus mengisi data Project Informaton, yaitu informasi tentang proyek yang
akan dijadwalkan pada Microsoft Project Professional 2013.
3.

Pengisian Project Information

Klik Project Project Information, selanjutnya akan tampil jendela
Project Information seperti pada Gambar 6, dengan alternatif Schedule from :
Project Start Date, Start date: day dd/mm/yy
Project Finish Date, Finish date: day dd/mm/yy

Gambar 6. Project Information

Setelah informasi mengenai jadwal awal atau akhir proyek diisi,

selanjutnya tekan Ok. Untuk memberikan informasi singkat mengenai file
proyek yang sedang dibuat, tekan File Info Project Information
Advanced Properties - Summary, selanjutnya akan tampil seperti Gambar 7
dan isi sesuai menu dan akhiri dengan tekan Ok.

Gambar. 7 Advance Summary Project Information

4. Pengisian Resource Sheet

Klik View Resource Sheet, selanjutnya akan muncul jendela Resource
Sheet seperti pada Gambar 8, terdapat kolom :
Resource name
: Nama sumber daya (mesin, operator, material)
Type
: Work (mesin, operator) or material
Material label
: Satuan untuk material
Initial
: Singkatan untuk resource name
Group
: Pekerjaan kelompok
Max. unit
: Jumlah unit yang tersedia untuk work
Standard rate
: Work (Rp/unit time); Material (Rp/unit material)
Ovt rate
: Work (Rp/unit time)
Cost/use
: Biaya untuk pekerjaan borongan
Accrue at
: Waktu pembayaran: start, end, prorate (% yang telah
selesai)
Base calendar
: 24 hours, night shift; standard
Code
: Kode untuk masing-masing resource

Gambar 8. Resource Sheet

5.

Input Task Pada Gantt Table Entry

Dalam penjadwalan produksi, task adalah operasi-operasi dalam membuat
suatu produk yang ditulis secara lengkap dengan operasi-operasi pembuatan
komponen produk tersebut. Dengan menggunakan fasilitas View-Gantt Chart
Table Entry yang ada pada Microsoft Project dan informasi order seperti
ditunjukkan pada Tabel 1 dan peta proses operasi untuk mesin rajangan pada
Gambar 9, kita dapat mengisikan nama task, durasi, tanggal mulai, dan
predecessor.
Tabel 1. Order Bengkel Purnama Bulan April 2015
Tanggal Order
2 April 2015
3 April 2015
3 April 2015
13 April 2015
21 April 2015
28 April 2015
28 April 2015

Nama Mesin
Rajangan manual
Pembuat kerupuk
Pembuat kerupuk
Rajangan
Rajangan
Roll
Pembuat kerupuk

Pemesan
Banyuwangi
Tulungagung
Mx
Turen
Pakisaji
Bojonegoro
Bojonegoro

Pangkon Dinamo

Corong

Plat Cover

15'

O-13

Melubangi Plandes
Pangkon DInamo 25'
Mesin Blander

O-11

Potong Plat Monel

Gilap
127'
Mesin Gunting Plat

O-8

9'

O-14

Las Engsel
Mesin Las

O-12

Las Plat Monel

Gilap
Mesin Las

20'

O-9

45'

O-10

38'

Ass Pisau

Potong Plat Monel

Gilap
10'
Mesin Gunting Plat

Roll Plat Monel

Gilap
Mesin Roll

Las Plat Monel

Gilap
Mesin Las

Pisau Plendes

Rangka Mesin

O-5

Bubut Plandes
Kecil, As
Mesin Bubut

15'

O-3

Bubut Rata Plandes

20'
Mesin Bubut

O-1

Potong Siku 4/4

Mesin Gunting Plat

8'

O-6

Las As, Plandes Kecil

19'
Mesin Las

O-4

Melubangi Plandes 63'

Mesin Blander

O-2

Las Siku 4/4

Mesin Las

5'

O-7

Melubangi Plandes
Kecil
Mesin Bor

O-19

O-20

O-21

O-22

O-23

1350'

O-24

Perakitan
Operator Perakitan

450'

O-25

Cat
Operator Perakitan

225'

O-25
I-1

Setting dan Inspeksi

Operator Setting

Gambar 9. Peta Proses Operasi Mesin Rajangan

Predecessor adalah hubungan antar tugas/aktifitas dalam satu proyek,

yang artinya jika satu tugas/aktifitas mengalami perubahan waktu maka otomatis
tugas/aktifitas yang lainnya juga akan ikut berubah. Sehingga pengguna tidak
perlu untuk merubah satu persatu waktu tugas yang saling berhubungan, gambar
1 menunjukkan gambaran 4 macam predecessor dalam microsoft project
(Yuditira 2013). Ada 4 macam predecessor yaitu :
1. FS : Finish to Start = Pekerjaan B dapat dimulai setelah Pekerjaan A
selesai.
2. FF : Finish to Finish = Pekerjaan A dan B selesai bersamaan.
3. SS : Start to Start = Pekerjaan A dan B dimulai bersamaan.
4. SF : Start to Finish = Pekerjaan A dapat diakhiri jika Pekerjaan B telah
dimulai.

Gambar 10. Jenis Predecessor dalam Microsoft Project

Setelah mengetahui jumlah order, peta proses operasi, dan hubungan antar
tugas dari setiap operasi selanjutnya pengguna harus melakukan input data-data
tersebut kedalam gantt table. Dapat dilihat pada Gambar 11, penulisan task
dimulai dengan Mesin Rajangan selanjutnya dengan posisi menjorok kedalam
dituliskan komponen / part dari mesin rajangan tersebut, dan dalam posisi
menjordok kedalam lagi dituliskan proses operasi dari pembuatan komponen /
part tersebut. Pengguna cukup melakukan input data Duration, Start,
Predecessor, dan Resource Name pada task proses operasi masing-masing part
saja, task komponen / part, dan produk akan secara otomatis terisi. Daftar produk
yang akan diproduksi (secara ringkas) dapat dilihat pada Gambar 12.

Gambar 11. Input Gantt Table

Gambar 12. Ringkasan Gantt Table

Task Mode : Mode penjadwalan setiap tugas, pada mode ini tersedia 2 opsi.
Auto Schedule (penjadwalan akan mengikuti tanggal dilakukannya
penjadwalan tersebut untuk task tanpa presecessor, dan akan mengikuti
predecessor sebelumnya untuk task yang memiliki predecessor). Manually
schedule (pengguna dapat mengatur sendiri tanggal mulai atau selesainya
pengerjaan tugas.
Task Name : Nama produk, komponen dari produk, atau proses pengerjaan.
Indent pada task name harus sesuai dengan urutan proses pada OPC produk.
Duration : lama pengerjaan, dapat diisi dengan satuan year (y), month (mo),
week (w), day (d), hour (hr), minutes (m).
Start : Waktu dimulainya pekerjaan.
Finish : Waktu selesainya pekerjaan.
Predecessor : Proses yang mendahului
Resource Names : Sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan task /
tugas tersebut.
LAPORAN
Laporan hasil penjadwalan produksi dengan Microsoft Project Professional
2013 dapat ditampilkan dalam bentuk :
Overview : Laporan hasil penjadwalan secara keseluruhan, yang terdiri dari 5
(lima) jenis, yaitu :
1. Project Summary : Ringkasan hasil penjadwalan.
2. Top Level Task : Jadwal untuk proses utama saja.
3. Critical Task : Jadwal untuk proses yang berada pada jalur kritis.
4. Milestone : Jadwal proses milestone (proses dengan durasi waktu nol).
5. Working Days : Jadwal kerja yang digunakan.

 Current Activity : Laporan kegiatan proyek yang terdiri dari 6 (enam) jenis,
yaitu :
1. Unstarted tasks: Daftar proses yang belum selesai.
2. Tasks starting soon: Daftar proses yang akan dimulai.
3. Tasks in progress: Daftar proses yang sedang dikerjakan.
4. Completed Tasks: Daftar proses yang sudah selesai.
5. Should have started tasks: Daftar proses yang harus diselesaikan
pada tanggal tertentu.
6. Slipping tasks: Daftar proses yang menyimpang dari rencana.
Cost : Laporan tentang biaya proyek, yang terdiri dari 5 (lima) jenis,
yaitu:
1. Cash flow: Laporan jadwal pengeluaran biaya produksi.
2. Budgets: Laporan dana anggaran proyek.
3. Overbudgets tasks: Daftar proses yang membutuhkan dana melebihi
anggaran.
4. Overbudgets resources: Daftar resource yang melebihi anggaran.
Assignment : Pemakaian resource pada proses produksi, yang terdiri dari
4 (empat) jenis, yaitu:
1. Who does what : Daftar resource dengan proses-prosesnya.
2. Who does what when: Daftar resource dengan proses dan
jadwalnya.
3. To-do list: Daftar resource dengan proses yang harus dilakukan.
4. Overallocated resources: Daftar resource yang melebihi alokasi
proses.
Workload : Beban kerja resource, yang terdiri dari 2 (dua) jenis; yaitu.
1. Task usage: Daftar proses dengan resources yang digunakan dan
beban kerja per minggunya.
2. Resource usage: Daftar pemakaian resource untuk tiap proses
dengan beban kerja per minggunya.
Custom : Laporan mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan
penjadwalan produksi , tetapi ditentukan sendiri oleh user. Pada custom
report terdapat banyak jenis seperti ditunjukkan pada Gambar Klik View
Report-Custom - Select.