Vous êtes sur la page 1sur 15

Que peut-on faire

avec la GED Alfresco ?


10 cas dusage pour
bien comprendre

Fvrier 2012

Table des matires


1. Collaborez avec vos partenaires
via un extranet grce Alfresco

6. Organisez les documents


dans lentreprise avec Alfresco

2. Aidez vos utilisateurs grer


efficacement les documents
grce lintgration dAlfresco
la bureautique MS Office
et OpenOffice.org

7. Comment fonctionnent les Workflows


et les Rgles avec Alfresco ?

8. Comment fonctionnent la
dmatrialisation et larchivage
lgal avec Alfresco ?
3. Intgrez des Smartphones et
tablettes la GED Alfresco
9. Grer des documents
multi-mdia avec Alfresco
4. Collaboration documentaire
et RSE avec Alfresco

5. Facilitez les usages par une


GED transversale dans le
secteur public avec Alfresco

10. Grer des documents pour des


centaines de milliers dutilisateurs
ou des centaines de millions de
documents avec Alfresco

1. Collaborez avec vos partenaires via un extranet grce Alfresco


Le lieu de partage des documents
Un extranet coupl Alfresco permet des utilisateurs issus de plusieurs socits indpendantes dchanger
des informations, des donnes, des fichiers. Il devient alors le lieu de partage des documents mais aussi des
changes, grce notamment aux diffrents outils collaboratifs disponibles dans Alfresco (wiki, blog et discussions).
La collaboration autour dun chantier pour la construction dun mtro ou dun btiment donne un exemple trs
concret de cet usage.
Des partenaires traditionnels de la matrise douvrage et la matrise duvre (typiquement des socits diffrentes)
collaborent ainsi. Le projet peut regrouper de nombreux acteurs et ncessite de stocker les donnes un endroit
commun, pratique, constituant une base unique de documents que tout le monde partage. Lorganisation des
donnes seffectue selon le plan de classement, qui est dfini pralablement. Dans le cas de gros documents
(des fichiers Autocad, par exemple, peuvent dpasser les 100 Mo de donnes), lenvoi par mail est impossible.
Avec Alfresco, lutilisateur peut les tlcharger sur son poste ou les consulter grce une visionneuse Autocad,
laquelle permet aussi deffectuer des modifications.
Il est facile, si le projet le ncessite, de rendre inaccessibles certaines zones de lextranet en fonction du profil
des utilisateurs, soit pour des raisons de confidentialit, soit pour ne pas noyer lutilisateur sous les documents
alors quun certain nombre ne le concernent pas. Ces manipulations peuvent tre faites directement par un chef
de projet non informaticien.
Lextranet coupl Alfresco permet de partager les informations, chacun est autonome, peut poster et tlcharger,
est guid grce aux droits daccs, et peut traiter de gros documents qui ne seraient pas communicables par email.
Les droits utilisateurs permettent de scuriser laccs, ce qui est particulirement important dans le cas dchanges
avec des socits externes au rseau de lentreprise. La solution classique, qui consiste effectuer demande de
ftp auprs du service informatique, ncessite lintervention dun informaticien. Alors que dans le cas dAlfresco, la
personne qui met les documents sur lextranet na pas besoin dtre informaticien : Alfresco possde une interface
facile utiliser et scurise.

Le ROI est maximis


Une fois que lextranet est mis en place, il peut tre utilis pour tous les projets, il ne sagit pas dun produit spcifique
un projet en particulier. Le ROI est alors maximis.
Alfresco rpond aux besoins dun projet intgrant un extranet avec peu de personnalisation ncessaire, et sans avoir
faire de dveloppements supplmentaires. La gestion des droits des utilisateurs ncessite de rflchir au plan de
classement lavance, afin de concevoir lextranet de faon intelligente (les documents seront alors rangs lendroit
le plus logique, et donc le plus simple, pour les utilisateurs).

alfresco.com/fr

Exemple de cas dun client de StarXpert


Une socit dans lingnierie des infrastructures de transports publics (lignes grande vitesse, lignes ferroviaires
classiques, mtro, tramway et autres modes). Cette socit accompagne ses clients dans les projets, de la conception
la ralisation, de la construction la maintenance : tudes de faisabilit, matrise duvre, intgration de contraintes
lies la protection de lenvironnement, essais, mises en services, formations. La socit suit des projets travers
le monde, et possde un fond documentaire important. La socit travaille avec des partenaires/clients extrieurs
lentreprise. Alfresco est organis par cop (communaut de pratique). Les utilisateurs collaborent grce aux forums,
wiki, liens, documents, et calendriers au sein dAlfresco. En mode projet, des discussions sont lances sur certains
documents, ainsi que des workflows de validation.
La socit a personnalis Alfresco pour rpondre ses besoins par les envois de mails, qui doivent tre effectu de
faon trs spcifique (les emails regroupant plusieurs informations sont envoys en fin de journe plutt quau fil de
leau, ce qui perturbe moins. Les utilisateurs peuvent sabonner des flux.). De mme, les recherches sont enregistres,
de faon ce quun nouveau rsultat saffiche pour une recherche dj effectue, et quune notification soit envoye
par mail lorsque les rsultats de la recherche ont chang.
La fonction de cration despaces collaboratifs (les cop) est rserve a des utilisateurs spcifiques, qui seuls ont
les droits associs leur profil. Les cop sont des sites privs, pour des raisons de confidentialit de certains projets.
Il est trs facile de rendre un site priv dans Alfresco, auquel cas il nest pas visible par ceux qui nont pas les droits,
ceux-ci ne savent mme pas que le site existe.

2. Aidez vos utilisateurs grer efficacement les documents grce


lintgration dAlfresco la bureautique MS Office et OpenOffice.org
Pour grer efficacement les documents de lentreprise, il est pratique de pouvoir crer un document directement,
partir dun modle, sans avoir quitter Alfresco pour aller ouvrir MS Office ou OpenOffice.org/LibreOffice. La question
du stockage des documents ne se pose plus. Cest Alfresco qui gre les emplacements et les recherches. Cet usage
se rvle particulirement pratique pour les utilisateurs qui crent et ditent en ligne rgulirement.

Une solution StarXpert


StarXpert a dvelopp une extension, appele OPAL (OpenOffice.org Plugin for Alfresco), permettant les usages
bureautiques avec diffrents accs depuis OpenOffice.org ou LibreOffice. OPAL facilite ainsi ldition des documents
qui se trouvent dans un espace collaboratif (un site ). OPAL permet de faciliter ldition des documents : Dans
LibreOffice/OpenOffice.org, lutilisateur peut ouvrir un document qui se trouve dans un espace collaboratif sur Alfresco
sans avoir ouvrir Alfresco, et cela par le biais du menu Opal qui est install dans LibreOffice/OpenOffice.org.
Le menu OPAL comporte les fonctionnalits suivantes : ouvrir, documents ouverts, enregistrer. OPAL gre le hors-ligne.
Dun autre ct OPAL permet galement daccder des applications bureautiques depuis Alfresco. Il suffit alors
de slectionner un document puis de cliquer sur editer qui lance LibreOffice/OpenOffice.org et ouvre le document
sans sortir dAlfresco. Lors de lenregistrement, tout est mis jour automatiquement dans Alfresco qui gre les
diffrentes versions, ainsi que les droits des utilisateurs.

alfresco.com/fr

Avec utilisation de widgets


Un exemple de projet ralis avec OPAL peut tre le suivant : Un utilisateur souhaite crer un compte-rendu. Il
ouvre Alfresco et saisit dans un formulaire personnalis les principales informations (mta-donnes) caractrisant
son compte-rendu. Un widget calendrier permet dajouter la date. En une seule opration, ces donnes sont
intgres un modle de compte-rendu ouvert sur le poste de lutilisateur. Ce dernier-ci na plus qu saisir son
contenu puis enregistrer. Les nombreux avantages immdiats concernent le classement, la gestion des versions,
la simplification des recherches ultrieures ou larchivage possible.

Et de modles
Lutilisation systmatise de modles aide crer des documents toujours correctement formats, Alfresco
devient alors un composant majeur de lenvironnement bureautique des utilisateurs et remplace les serveurs
de fichiers devenus obsoltes.
De la mme faon, Microsoft Office sintgre Alfresco grce limplmentation du protocole Sharepoint.
Le mme processus peut tre mis en place.

3. Intgrez des Smartphones et tablettes la GED Alfresco


Il existe une application Alfresco mobile pour smartphones et iPad. La version Android sera disponible partir
du mois de novembre 2012.

Une application spciale pour les nomades


De plus en plus souvent les utilisateurs dapplications informatiques sont nomades. Ils ont alors besoin de travailler
en dehors du bureau. Ils souhaitent consulter au moins en lecture les documents contenus dans la GED, recevoir
immdiatement une notification lorsque de nouveaux documents sont disponibles, saisir des commentaires, si
possible sans avoir sortir un ordinateur portable et une cl 3G.

Une nouvelle palette dapplications pour les commerciaux


Ainsi, concrtement les commerciaux veulent consulter une liste de tarifs, les techniciens itinrants recherchent
des documentations. Un entrept centralis permet toujours daccder la dernire version et donc de consulter
toujours le bon document et il vite galement les duplications lors des mises jour. Un tel entrept unique assurant
la gestion des versions, reste un fonctionnalit de base dAlfresco.

Les tablettes et les smartphones deviennent incontournables pour les pro


Les utilisateurs possdent tous aujourdhui au moins un smartphone ou une tablette. Ils deviennent trs demandeurs
daccs mobiles la GED. Ils ont besoin dun document sur le moment, et ne peuvent plus attendre de retourner au
bureau. Ils souhaitent accder leurs documents de la mme faon quils accdent leurs mails, simplement et en
toute circonstance. Laccs mobile devient incontournable.

alfresco.com/fr

De plus, laugmentation rapide de lusage des tablettes en environnement professionnel permet de disposer dun
outil la fois moins encombrant quun ordinateur portable et offrant plus de possibilits et de souplesse quun
smartphone. Au-del des problmatiques daccs, ce sont alors de nouveaux usages qui apparaissent.

4. Collaboration documentaire et RSE avec Alfresco


Lpoque o lon stockait des documents de faon ple-mle est rvolue. Aujourdhui, les collaborateurs fonctionnent
en groupes de travail, en centre dintrt ou dexpertise.
La collaboration en entreprise permet de rassembler les documents et les personnes concernes autour dun centre
dintrt, dun projet. Les documents sont centraliss et les Rseaux Sociaux dEntreprise ajoutent de la valeur aux
documents en mettant en avant les plus populaires (le jaime de Facebook), en permettant de ragir sous forme de
commentaires, de suivre les activits des autres membres du groupe (notification de lajout dun document, vision en
temps rel de toutes les actions dun projet).

Avantage des Rseaux Sociaux dEntreprise


Lavantage des RSE est de fluidifier la circulation de linformation, dutiliser moins la messagerie: les utilisateurs ne
sont pas forcment en copie des changes qui les concernent, et lorsque quun collaborateur quitte lentreprise sa
boite mail disparait et avec elle, tous les changesquelle contient; la connaissance qui est dans la boite mail nest
pas capitalise. Les RSE permettent de faciliter laccs, sans tre satur dinformations comme par la messagerie:
les RSE permettent de rechercher linformation dont on a besoin et au moment ou on en a besoin. Au-del des
documents, on peut identifier les personnes qui produisent les contenus qui nous intressent et suivre ce quils
produisent. Avec la fonctionnalit suivre: on peut suivre des contenus ou des personnes.
La pression vient souvent des utilisateurs qui utilisent Facebook et souhaitent retrouver le mme type dusages en
entreprise. Ce type dusage est plus simple et plus efficace, et permet de moins utiliser le mail, selon les dernires tudes.

Une communication plus efficace


Le but des RSE est de rendre la communication plus efficace, plus naturelle, plus fluide et de capitaliser sur linformation.
Ils permettent didentifier qui travaille sur quoi, didentifier les experts. Cela est particulirement utile dans le cas dune
population clate gographiquement, mais mme au sein dune mme structure, ds quon atteint une certaine taille,
les RSE savrent utiles pour retrouver les bonnes informations, surtout quand un collaborateur quitte lentreprise. Les
RSE facilitent aussi lcriture : les collaborateurs possdent des connaissances mais ont tendance les garder pour eux,
plutt que de lcrire, ce qui les rend irremplaables. Les RSE mettent en avant les gens qui partagent leur savoir, et donc
incitent les utilisateurs le partager.

La maitrise des gisements de donnes


Les documents proviennent de sources multiples : messagerie, dmatrialisation, utilisateur, chaines de publication,
archives ou internet qui sont autant de producteurs et consommateurs de contenus. Autour de ce contenu, les RSE
peuvent bien sr apporter une forte valeur ajoute.
Un RSE efficace doit reposer sur une solution ECM pour permettre de vraiment tirer la quintessence
des gisements dinformation de lentreprise. Le RSE vient alors apporter sa valeur ajoute sans risquer
la dissmination du contenu.
alfresco.com/fr

5. Facilitez les usages par une GED transversale dans le secteur


public avec Alfresco
Les organismes du secteur public utilisent beaucoup dapplications mtier, lesquelles produisent de nombreux documents.
Ces derniers ncessitent immdiatement un systme de gestion documentaire pour pouvoir les classer, les rechercher,
les archiver, les partager, etc. Il reste videmment prfrable dutiliser une seule GED pour toutes ces applications mtiers,
plutt quun ensemble htrogne de GED. Au-del des conomies ralises sur lacquisition de la solution, un seul profil
de comptence est alors ncessaire.

Une forte facult dadaptation


Alfresco sadapte idalement une utilisation en tant que GED transversale dans le secteur public, tout dabord
en raison de :
sa capacit grer un nombre trs important de donnes et/ou dutilisateurs puis supporter la monte en charge,
sa puissance pour assurer la scurit des donnes,
sa large ouverture au travers des standards,
sa facilit sintgrer avec des applications mtier diverses.

Par ailleurs, Alfresco comporte lensemble des mcanismes ncessaires aux applications avec lesquelles il doit
tre interfac, notamment :
les mcanismes de workflows, mtadonnes, gestion de versions, rgles de gestion,
des API permettant dintgrer dans Alfresco les documents crs avec les applications mtiers.

Alfresco supporte ainsi un grand nombre de protocoles : webdav, ftp, rest, webscripts, soap, CMIS, etc...
lusage des Web Services permettant de crer une interface avec les applications mtier.
Enfin chaque document est associ une url unique, ce qui permet de toujours pouvoir lidentifier, mme
si le document est dplac dans larborescence. Elle permet tout moment dappeler un document prcis.

Le partage des comptences et des dveloppements


Alfresco est un produit open source et un site web regroupant les extensions (le site Alfresco Addons) reste
la disposition des dveloppeurs et intgrateurs. Il simplifie la mutualisation, le partage des dveloppements
dj raliss par dautres organisations.

Un tarif fonction de lusage


Le mode de souscription dAlfresco est fonction du nombre de CPU, ce qui avantage lusage largit plusieurs
applications comme dans le cas dune GED transversale.

alfresco.com/fr

Un outil parfaitement adapt au secteur public


Au-del de sa fonction de gestion documentaire, Alfresco permet aux utilisateurs de collaborer autour des documents,
et de remplacer le serveur de fichiers classique, mal adapt une volumtrie documentaire importante.
De nombreux diteurs de progiciels du secteur public ont dj interfac leur produit avec Alfresco, reconnaissant son
importance sur le march de la GED. Pour exemple, il existe des parapheurs lectroniques, des logiciels de gestion
des dlibrations, de gestion du courrier, qui sont interfacs avec Alfresco.
Dans le cadre dune approche transverse, Alfresco devient lentrept de rfrence qui permet de mutualiser et
consolider les contenus non-structurs, la manire dune base de donnes pour les donnes structures.
Parmi les apports notables dAlfresco dans ce contexte, il limite la prolifration des silos dinformation qui nuisent
aux efforts de rationalisation et de mutualisation.

6. Organisez les documents dans lentreprise avec Alfresco


Alfresco rpond la problmatique permanente dans lentreprise de savoir o se trouve le bon document
juste au moment o un utilisateur en a besoin.
Dans le cas dun serveur de fichiers classique, ces derniers perdent normment de temps rechercher des
donnes. Puis, lorsquils trouvent un document, ils ne savent pas sil sagit de la dernire version, ou mme
de la bonne version ou encore si le document a bien t valid. De plus, un autre utilisateur peut tre en train
deffectuer des modifications sur le document.

Plan de classement, Mtadonnes et Recherche


Alfresco associe des mtadonnes un document pour le qualifier. Elles permettent alors deffectuer des
recherches et donc de trouver le bon document, de grer les versions, le check-in/check-out, les flux de validation,
de savoir concrtement sil sagit dun brouillon ou dune version approuve.
De plus en plus dorganisations dfinissent galement des notions de validit dans le temps, par exemple pour
un an, ce qui signifie quun an plus tard, le document devra tre vrifi et r-approuv. Parfois cest mme la
lgislation qui limpose, par exemple dans les secteurs de la banque ou de lassurance.
Un contenu se compose alors dun document et de lensemble des donnes qui le caractrisent. Les
mtadonnes deviennent aussi importantes que le document lui-mme (besoin de recherche, daudit, de validit,
de validation, etc.) en particulier dans les industries fortement rglementes. Une mtadonne peut aussi par
exemple contenir une rfrence client, dans le cas dune facture.

Contenu et droits daccs


Ainsi, Alfresco sert classer les contenus mais il gre galement les droits des utilisateurs. Dans la cadre dun
plan de classement, souvent dfini par service, le responsable du service devient mme de grer les droits
daccs des intervenants de son service. Il dcide, au plus proche des contraintes fonctionnelles, ce qui est
partag ou non, ce qui est interne ou externe lentreprise.

alfresco.com/fr

Intgration simple des donnes


Un plan de classement correspond logiquement une arborescence et les mtadonnes sont intgres automatiquement,
en fonction de ce plan, grce des rgles.
Il existe deux mthodes simples pour entrer un document dans la base Alfresco. Soit lutilisateur dpose le fichier dans
le bon dossier, et Alfresco ajoute automatiquement les mtadonnes correspondantes. Soit lintervenant associe des
mtadonnes un document et Alfresco le classe automatiquement dans le bon dossier.
Ces mtadonnes deviennent trs utiles au fil du temps quand larborescence devient trop longue pour envisager des
recherches manuelles.

Les donnes complexes


Elles se constituent de valeurs fermes (une liste de pays, des noms de clients, des types de documents (contrat,
ressource, date), ce qui vite davoir diffrentes syntaxes pour la mme valeur. Elles acceptent galement des valeurs
ouvertes qui permettent ensuite deffectuer des recherches plein texte. La combinaison des deux autorise des
recherches multicritres trs efficaces.

La rentabilit du plan de classement


Le plan de classement doit galement tre conu en anticipant les besoins de recherche des utilisateurs. Lintrt
principal dAlfresco est alors dviter les erreurs, grce aux mtadonnes appropries. De plus, le classement des
donnes ncessite galement moins doprations, ce qui rduit considrablement les erreurs. Ds quun organisme
atteint une certaine taille, avoir une quipe qui rentre les donnes devient trs vite rentable en permettant lensemble
des collaborateurs de gagner beaucoup de temps.

Et les anciennes donnes


Enfin, Alfresco peut tre utilis pour grer les vieilles archives qui nont pas t numrises parce que peu utilises.
Si un utilisateur recherche un ancien contrat, une mtadonne indique, par exemple, la bote darchivage o le
document est stock.

7. Comment fonctionnent les Workflows et les Rgles


avec Alfresco ?
Les entreprises certifies ISO doivent imprativement documenter leurs procdures laide de notes qualit,
et avec des processus (workflows) de validation garantissant que toutes les personnes devant avoir accs aux
documents y ont accs, et sont informes des mises jour.

Les rgles et les procdures dans la pratique


StarXpert a ainsi mis en place Alfresco pour une socit spcialise dans la gestion des risques industriels.
Cette socit effectue des tests (explosions, etc.), puis les collaborateurs rdigent des documents dcrivant
les procdures et les risques. Certains sont documents publics, dautres sont privs.

alfresco.com/fr

Chaque service possde un responsable de la qualit. Chaque document qualit est initi par le responsable,
un premier rdacteur rdige le document qui est ensuite pass en revue par dautres acteurs chaque tape
du workflow de validation.
La validation finale seffectue par le responsable, qui sassure que le document est conforme aux procdures
et accessible aux bonnes personnes.
Les utilisateurs peuvent, tout moment, accder la liste des documents rattachs la liste de diffusion
dont ils font partie.

La revue de documentation
Chaque responsable qualit peut automatiquement consulter la liste des documents antrieurs une date
prcise et vrifier les dlais de premption. Ce processus sappelle, dans Alfresco, la revue de documentation.
Il trouve ces documents automatiquement et gre les versions pour que les utilisateurs sachent toujours quel
est le document vivant.

Un cas concret pour les demandes de dveloppement


Un autre exemple de workflow dans une caisse de retraite, cliente galement de StarXpert, met en vidence
les fonctionnalits dAlfresco dans ce domaine pour grer les demandes de dveloppement dapplications.
Un document, le cahier des charges, est associ chaque demande de dveloppement. Un workflow fait
avancer ce document qui passe successivement en mode en dveloppement , recette , puis production .
Il avance au mme rythme que le dveloppement. Si un bug est identifi une fois le dveloppement en production,
le document doit galement rester accessible dans le dossier production , mais un nouveau workflow est
relanc sur le document pour le remettre en mode dveloppement . En effet, une rgle spcifique autorise
alors de relancer le processus de dveloppement. Lorsque le document revient dans le dossier production ,
il acquiert une nouvelle version. La version visible tout moment reste la plus rcente et il faut effectuer une
action spcifique pour voir les antrieures.

La monte en puissance et en volume


Autre exemple chez un client de StarXpert, une entreprise franaise de 20,000 personnes rparties dans
103 usines travers 28 pays au monde et spcialise dans la fabrication de produits en matire plastique
pour lindustrie automobile (pare-chocs...) et lenvironnement (poubelles...). Cette socit utilise Alfresco
pour grer les demandes dachat du groupe. A laide de StarXpert, Alfresco est paramtr pour rpondre
ces besoins spcifiques. Les mtadonnes, nom du client, du projet, du dossier, le prix sont associes
aux documents. Toutes les donnes prsentes autrefois sur le format papier doivent naturellement se
retrouver dans Alfresco, et donc tre renseignes la saisie dune nouvelle demande dachat.
Le demandeur envoie une demande au validateur, puis lacheteur va effectuer lachat si la demande rpond
aux critres qui lui sont impartis. Dans le cas du client cit, certaines machines-outils cotent plusieurs
millions deuros, auquel cas le workflow de validation suit des tapes plus complexes.

alfresco.com/fr

Et dans le domaine public


Un dernier exemple frquent de dmatrialisation concerne la gestion des diffrentes tapes dun appel doffre public.
Alfresco gre les droits des utilisateurs pouvant crer et/ou valider un nouvel appel doffre. Une fois la validation passe,
Alfresco gre laccs aux rponses qui sont reues. Les crateurs nont pas le droit de voir les rponses des prestataires,
pour des raisons videntes de confidentialit et dimpartialit. Par contre, lorsque le prestataire est retenu, le march
public change dtat et le(s) crateur(s) du march peuve(nt) voir toutes les rponses. Alfresco sert ainsi au stockage
des documents et la gestion des droits sur les rponses.

8. Comment fonctionnent la dmatrialisation et larchivage


lgal avec Alfresco ?
Alfresco permet de dmatrialiser les documents de lentreprise dans le but dviter lusage intempestif du
format papier, des saisies, des impressions ou du stockage. Ceci facilite galement le partage, les croisements
des informations en les centralisant. Ces donnes deviennent rapidement et aisment accessibles tous les
collaborateurs qui en manifestent le besoin, voir aux partenaires externes. Au final les cots dexploitation
baissent considrablement

Open Source et totalement personnalisable


De plus, Alfresco tant open source et particulirement personnalisable, il permet aux entreprises de crer leur
outil de dmatrialisation ; celui qui correspond vraiment leurs besoins. Il se rvle capable de grer des millions
de documents sans impact pour les utilisateurs et larchitecture supporte parfaitement la monte en charge.

Le format papier nest quasiment plus utilis


Les usages classiques de la dmatrialisation concernent les demandes dachat, le parapheur lectronique ou
e-parapheur , par exemple la dmatrialisation des arrts RH dans les collectivits locales et territoriales,
intgrant un workflow de validation.
Concernant la dmatrialisation complte du courrier papier, les documents sont immdiatement numriss
leurs arrives dans lentreprise et les collaborateurs reoivent lintgralit de leur courrier au format lectronique.
Souvent dans le secteur de la banque ou de lassurance, le format papier nest quasiment plus utilis. En outre,
la dmatrialisation complte facilite grandement le stockage des documents.

Des donnes enrichies et toujours accessibles


Le schma reste le mme pour tout type de dmatrialisation mme si des workflows peuvent tre intgrs
par exemple pour la validation ou lenrichissement des donnes. Pour la cration et la consultation dun
annuaire contenant les coordonnes des clients, un service assure la saisie, par exemple le secrtariat, tandis
quun autre se charge de complter.
Alfresco permet la cration de modles de donnes. Un modle de donnes est un ensemble de
mtadonnes qui seront associes un document, et qui facilitent les recherches. Alfresco permet
galement de crer une interface avec un scanner, un annuaire, une application mtier. Tout est prvu
pour tre hautement configurable. Un dossier peut regrouper toutes les pices jointes, emails, pdf,
documents scanns, etc. associs un projet.

alfresco.com/fr

Archivage et archivage lgal


La dmatrialisation des documents implique ensuite leur archivage. Or, la notion darchivage classique sajoute
celle de larchivage lgal, un sujet de plus en plus important pour les entreprises. En effet, les collectivits et les
entreprises sont soumises des rgles internes et la certification ISO exige de dmontrer lexistence de procdures
parfois imposes par la loi. Larchivage ne concerne pas seulement le stockage long terme, certains documents
doivent tre conservs pendant une dure dtermine, ou bien tre dtruit aprs une certaine date. Le document
lectronique a une existence lgale, qui peut aller jusqu servir de preuve. Ds lors, il faut le manipuler selon des
rgles strictes et garantir lintgrit du document. Il sagit de vrifier quil na jamais t manipul et que la version
prsente est bien celle qui existait au jour j de stockage. De plus, cela permet de conserver toutes les traces
des modifications et de leurs auteurs respectifs pour des audits raliss selon une lgislation de plus en plus prcise.
Ainsi le secteur de la banque ou de lassurance reste trs norm, mais de plus en plus de structures de petites
tailles doivent justifier de leurs procdures dans le cadre par exemple de la norme ISO 9001.

9. Grer des documents multi-mdia avec Alfresco


Le document mdia (photos numriques, vidos, audios) reprsente une part de plus en plus importante du fond
documentaire, ce qui implique de les classer pour pouvoir les retrouver. Les services marketing ou les muses
reprsentent deux exemples trs typiques dutilisateurs intensifs de documents multi-mdia. Les volumes de
ces fonds mdias savrent de plus en plus importants et les problmatiques tant de stockage que de recherche
se posent concrtement.

Une utilisation permanente des mta-donnes


Lorsquun utilisateur recherche une illustration, une photo trs prcise, il utilise alors des mots cls dcrivant
limage, lappareil photo, la date de prise de vue, la golocalisation. Alfresco permet facilement dassocier ces
mta-donnes aux documents multi-mdia.
Un autre type dexemple concerne la gestion de sinistres sur le terrain. Alfresco simplifie alors le lien entre
un dossier de sinistres et les photos associes. A linverse, il se rvle simple galement de slectionner une
image pour retrouver lendroit de la prise de vue. Cette fonctionnalit intresse galement les collectivits
territoriales pour la gestion du patrimoine.

La jungle des formats


Alfresco cre automatiquement des vignettes, photos miniatures, pour prvisualiser les documents sans
tlcharger les vidos et les photos. La grande majorit des nombreux formats existants dans ce domaine
est supporte. Il est facile de les convertir pour crer par exemple automatiquement une copie de taille plus
rduite dans un format plus courant, laide de rgles dans Alfresco. Lutilisateur naura alors pas besoin
davoir un outil spcialis comme Photoshop pour ouvrir le fichier ou mettre limage dans une plaquette.

alfresco.com/fr

Une quantit colossale de donnes


Un exemple concret est celui dun client qui stocke 1,8 millions de documents, reprsentant plusieurs traoctets
de donnes. Ces documents correspondent 283,000 mdias, photos de tableaux ou de sculptures, soit linventaire
des uvres dune quarantaine de muses en France. Pour chaque image stocke, le document dorigine pse entre
10 Mo et 100 Mo. Une rgle dans Alfresco gnre automatiquement 5 miniatures de diffrentes tailles, de sorte qu
chaque uvre correspondent un total de 6 photos. Lutilisateur peut alors visionner le document dans un format jpg
de plus petite taille, plus facile manipuler.
Dans la pratique, lorsquun collaborateur dpose les nouveaux documents dans une bibliothque Alfresco centralise,
le systme de GED sassure que les mtadonnes (nom de luvre, du muse) sont correctes. Chaque muse rcupre
en local la partie des mdia qui lintresse, uniquement ses propres uvres, grce une gestion des droits.
Les donnes ne peuvent jamais se perdre car Alfresco interdit la suppression des documents. Alfresco saccorde
trs bien de cet usage, puisquil conserve le document dorigine puis ajoute les nouvelles versions. Des sauvegardes
permettent de raliser un clone immdiat des donnes, lesquelles sont alors facilement r-installables. Dans le cas
de sauvegardes classiques, le back-up ne sait pas indiquer si les documents ont chang depuis la dernire fois,
alors quAlfresco sait identifier les documents contenus au dpart et peut tre configur pour tout conserver.

10. Grer des documents pour des centaines de milliers dutilisateurs ou


des centaines de millions de documents avec Alfresco
Alfresco gre la bibliothque multimdia dune quarantaine de muses en France avec 1,8 millions de documents.
Ce cas comporte 30 installations dAlfresco, une principale et 29 satellites rpliqus. Cette architecture permet dviter
les temps de latence. En effet, en raison du nombre important dutilisateurs simultans, la meilleure architecture reste
dutiliser plusieurs petits serveurs plutt quun gros. Ce mode dcentralis permet chaque muse client davoir son
propre serveur. Un autre cas de figure est celui dquipes situes dans diffrents pays.

Tenue la charge et volumtrie


Alfresco sinstalle galement facilement dans un cloud priv ou public pour optimiser son accessibilit. Il peut sagir
dun Alfresco en interne rpliqu sur le cloud mme si en gnral les donnes confidentielles ne doivent pas se trouver
sur le cloud, que celles-ci soit utilises par les nomades ou les clients hors du rseau de lentreprise. Cest pourquoi
le cloud hybride prsente une solution intressante, en permettant de contrler finement laccs depuis lextrieur
lAlfresco de lentreprise.

Plus fiable que les emails


Un autre exemple concerne une universit franaise et ses 80,000 utilisateurs. Alfresco permet aux enseignants de
diffuser leurs cours (TD, TP, pdf), les rsultats des examens; et ladministration de communiquer les emplois du temps,
les changements de salles ou dintervenants extrieurs. Les tudiants dposent leurs devoirs, rapports, projets, rapports
de stage et Alfresco se montre beaucoup plus fiable que le mail, en vitant les pertes des donnes. Lenseignant est
directement notifi lors de lajout dun document quil reste seul pouvoir visionner. Ltudiant prvisualise son
document avant de lenvoyer et lenseignant connait la date exacte laquelle le document a t remis.
Au sein dAlfresco, un site est cr par tablissement (universit, IUT...), par matire, etc. Les tudiants et
les enseignants peuvent galement discuter grce aux blogs, aux wikis.
alfresco.com/fr

Rplication et haute disponibilit


Larchitecture globale se dcompose en un systme de clusters Alfresco rparti sur trois serveurs avec un total
de 20 machines virtuelles. Plusieurs instances accdent la mme base mais permettent de faire les calculs sur 3
serveurs. Il est galement possible den ajouter un quatrime, pour permettre ladministrateur deffectuer des requtes.
La base de donnes est galement rplique car le contenu change en permanence, ces utilisateurs gnrent
beaucoup de donnes.
Le cluster est actif-actif. Alfresco est utilis par 80,000 utilisateurs, sans aucun problme de tenue la charge.
Larchitecture assure la haute-disponibilit, un accs 24h/24 ainsi que la scurit des donnes. Alfresco fonctionne
en permanence, mme lors des sauvegardes.

A propos de StarXpert
StarXpert rassemble la plus importante quipe sur la collaboration
en open source :
Gold partner Alfresco depuis 2006
Contributeur historique dOpenOffice.org depuis 2003
Contributeur, Gold partner et centre de formation Zimbra depuis 2006
Contributeur OCS depuis 2009

StarXpert apporte une alternative open source vos besoins


de productivit personnelle :
tude dopportunit, conseil en architecture technique et fonctionnelle, organisation de projet de migration,
Mise en uvre, dploiement, reprise des donnes, intgration, formations techniques
Conduite du changement
Maintien en conditions oprationnelles, TMA, support technique

alfresco.com/fr

A propos d'Alfresco
Alfresco permet aux entreprises de partager, organiser et protger leurs contenus de manire optimale. Prs de
7 millions de personnes dans plus de 180 pays utilisent les solutions Alfresco Enterprise, Cloud, Mobile et Community
pour grer plus de 4 milliards de documents lchelle mondiale. Avec Alfresco, les professionnels ont tous les lments
ncessaires porte de main, que ce soit sur site ou lors de leurs dplacements. Et si lon sait que plus de 12 % des
clients dAlfresco oprent dans le secteur des services financiers, les raisons pour lesquelles ils ont choisi la plateforme
open source dAlfresco et la libert quelle confre semblent videntes :
Rduction des risques Alfresco met votre disposition un rfrentiel unique pour tous vos documents lectroniques,
workflows et autres contenus non structurs, rduisant les silos dinformation et les donnes redondantes. Une gestion
unifie de tous les fichiers lectroniques permet de rduire la maintenance, de tirer parti dune norme de contenu unique
et dliminer la complexit pour lutilisateur final, ainsi que les erreurs de contrle de version.
Conformite La plateforme Alfresco simplifie larchivage. Nos modles automatiss de rtention et de destruction des
documents permettent la conformit rglementaire selon la loi Dodd-Frank et BASEL III. Des programmes entirement
automatiss convertissent les documents aux formats propritaires en formats darchivage long terme, PDF/A et ODF,
par exemple.
Standards ouverts Alfresco rend possible une interaction avec les applications frontales existantes, le logiciel de
bureau et linfrastructure dentreprise. Lutilisation de protocoles tels que CMIS, CIFS, WebDAV, RESTful APIs et Soap
favorise une approche ouverte pour une adoption facile et la suppression de cots superflus de conversion du code.
Processus commercial La plateforme Alfresco offre des leviers de croissance de workflows existants. Elle fournit
en outre des capacits BPM primes qui pourront rduire les priodes cycliques de dcision de votre entreprise et
accrotre la productivit.
Rentabilit Sans frais dachat de licence, le modle de cot lunit dAlfresco est bas sur une souscription
couvrant toutes les mises jour et la maintenance. Et puisquil est bas sur le nombre de serveurs plutt que
dutilisateurs simultans, ce modle est plus simple et plus rentable. Adapte aux environnements virtualiss et
tous les modles de Cloud, Alfresco offre un accs mobile parfaitement scuris et un environnement collaboratif
pour le partage de contenus dans le Cloud.
Souplesse et flexibilite Alfresco permet de concevoir rapidement des applications, de les dployer et de les
modifier en fonction de lvolution des besoins. Exempte de tout enfermement propritaire, la plateforme est conue
pour tre ouverte et permet de tirer parti des technologies existantes pour offrir une solution ECM complte.

Contact
Alfresco
+33 (0)1 79 97 46 11

StarXpert
+33 (0)1 75 57 84 80

Alfresco Software, Ltd.


The Place
Bridge Ave
Maidenhead
SL6 1AF
Royaume-Uni

8 rue Eugne Varlin


75010 Paris
France
www.starxpert.fr

Pour en savoir plus alfresco.com/fr


Alfresco France +33 (0)1 79 97 46 11 | Alfresco Belgique +32 (0)280 80 916