Vous êtes sur la page 1sur 105

ANALIS KEBUTUHAN

DIKLAT
BAGI PENGELOLA
BAPELKES SALAMAN
Kementerian Kesehatan

FERRY FIRDAUS
MAGELANG, 18 22 OKTOBER 2011

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah pembelajaran
peserta diharapkan
mampu menjelaskan
analisis kebutuhan
Diklat dalam
pengelolaan Diklat

TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM


Setelah mempelajari materi ini, peserta diharapkan dapat memahami
konsepsi analisis kebutuhan diklat (training needs assessment) dan
kaitannya dengan perencanaan program diklat

TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS


Setelah mempelajari materi ini, peserta diharapkan dapat :
1.
Menjelaskan pengertian kebutuhan
2.
Menjelaskan pengertian kebutuhan diklat
3.
Menjelaskan pengertian analisi kebutuhan diklat
4.
Mengidentifikasi jenis kebutuhan diklat
5.
Mengidentifikasi model kebutuhan diklat
6.
Menguraikan teknik-teknik analisis kebutuhan diklat

POKOK BAHASAN

Sebelum Lanjut...
1. Berapa jumlah Diklat yang
telah/saat ini diselenggarakan?
2. Yang mana merupakan
rancangan bpk/ibu?
3. Yang mana yang merupakan
given oleh instansi lain?

PENGERTIAN KEBUTUHAN
Briggs:
Ketimpangan antara yang seharusnya
dengan apa yang senyatanya.
Gilley & Eggland:
Kesenjangan antara seperangkat
kondisi yang ada pada saat ini dengan
seperangkat kondisi yang diharapkan

JENIS KEBUTUHAN

1. KEBUTUHAN
NORMATIF
2. KEBUTUHAN
YG DIRASAKAN

3. KEBUTUHAN
YG DINYATAKAN

Karena
membandingkan
dengan norma
tertentu
Karena diinginkan,
disampaikan saat
ditanyakan

Karena adanya
permintaan

JENIS KEBUTUHAN

4. KEBUTUHAN
KOMPARATIF

Karena
membandingkan
dengan dua kondisi
atau lebih

5. KEBUTUHAN
MASA AKAN
DATANG

Hasil proyeksi
atau antisipasi

ANALISIS KEBUTUHAN

Suatu proses untuk


menentukan apa yang
seharusnya (sasaran-sasaran)
dan mengukur jumlah
ketimpangan antara apa yang
seharusnya dengan apa yang
senyatanya Briggs

ANALISIS KEBUTUHAN

Suatu proses yang sistematis


dalam menentukan sasaran,
mengidentifikasi
ketimpangan antara sasaran
dengan keadaan nyata, serta
menetapkan prioritas
tindakan Burton & Merrill

ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

Suatu proses kegiatan yang


bertujuan untuk
menemukenali adanya suatu
kesenjangan pengetahuan,
ketrampilan dan sikap yang
dapat ditingkatkan melalui
Diklat - Modul Pengelola Diklat,
Kementerian Nakertrans

ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

Sesuatu yang muncul ketika ada


rintangan yang menghambat
pencapaian tujuan yang dapat
dihilangkan melalui pelatihan.
Kebutuhan ini muncul karena adanya
kesalahan dan dapat diidentifikasi
dengan melihat tandatanda/indikator Boydell

TUJUAN AKD
Dasar penyusunan program
Pedoman organisasi untuk merancang
program Diklat
Sebagai masukan untuk ditindaklanjuti
Meningkatkan produktivitas kerja
Menghadapi kebijakan baru
Menghadapi tugas-tugas baru

MANFAAT AKD
Adanya kesesuaian antara
program yg disusun dgn
kebutuhan organisasi,
jabatan dan individu pegawai
Meningkatkan motivasi
peserta dalam mengikuti
pelatihan
Efisiensi biaya organisasi
Memahami penyebab
timbulnya masalah dalam
organisasi

FUNGSI AKD
Mengidentifikasi kebutuhan yg relevan dg
tugas atau pekerjaan
Mengidentifikasi kritis yg bisa mengatasi
masalah kinerja
Memperoleh prioritas untuk memilih
tindakan yg tepat
Memperoleh informasi ttg PKS yg tidak
dimiliki karyawan yg tidak mampu berunjuk
kerja

Training Wheel in Training Needs Analysis and Evaluation by Frances and Roland Bee
HOW?
Systematic environmental scan

ORGANIZATION NEEDS
HOW?
Collecting, analyzing
and presenting data for
Reaction level
Immediate level
Intermediate level
Ultimate level
Cost/benefit

What are
the
business
needs?

What are the


performance needs?
Which are best met
by training?

Is the training effective in


meeting business
needs?

Development & Delivery

PEOPLE
What precisely is the
performance gap?

What is the
training plan?

HOW?
Assembling and prioritizing information.
Preparing and monitoring training plans

HOW?
Performance reviews
Testing and assessment
Succession planning
Employee career objectives

What are the


training decisions?

TRANSLATING TRAINING
NEEDS INTO ACTION
HOW?
Deciding on format or informal training.
Preparing a training specification.
Deciding to make or buy training.
Choosing a training supplier.

HOW?
Preparing a job specification
Analysing the performance gap

17

KESULITAN DALAM MENENTUKAN


KEBUTUHAN:
1. PENENTUAN GAP YANG AKAN MENJADI KEBUTUHAN.
2. ALAT UKUR UNTUK KEADAAN SENYATANYA.
3. PENENTUAN APA YANG SEHARUSNYA.
4. PILIHAN DALAM MENENTUKAN SUATU
GAP ATAU KEBUTUHAN.

DUL/AKD-02-4

INDIKATOR KEBUTUHAN DIKLAT


... adalah suatu tanda atau gejala yang
menunjukkan adanya kebutuhan
pelatihan.

Merupakan indikasi bahwa ada


masalah
Perlu dilakukan penilaian lebih lanjut

SYSTEMS MODEL ORGANIZATION


Competition

Environmental
Process

Information
Systems

Monetary
Supply
Human
System

Social
Systems

Technological
System

Organizational
Systems

Market
change

A. INPUTS

Information
Materials
Finance
Energy
B. Labour
Supply

Environmental
forces

Legislation

Financial
System

Technogical
change

Goods
Energy
Finance
Services
Information

DIAGRAM CONTOH KASUS MASALAH DI BAGIAN


PENCATATAN ARSIP
KEMUNGKINAN MASALAH
Surat dari unit lain
direferensi secara
salah

Petugas tdk
mampu
mengidentifikasi
jenis surat

Petugas tahu,
namun
mengabaikannya

Lingkungan kerja
tdk mendukung

KEMUNGKINAN PENYEBAB
Pengetahuan
tentang unit kerja
lain terbatas

Pengetahuan
dasar tdk
memadai

Pengawasan
buruk

Sistem
Penghar
peneranga gaan
n buruk
buruk

KEMUNGKINAN PENGATASAN KESALAHAN


Melakukan
penelitian lebih
lanjut

Seleksi petugas yg
lebih baik

Pelatihan di
bidang
pengawasan

Kaji ulang sistem


remunerasi dan
kondisi lingkungan

Indikator kebutuhan Diklat

Keluhan masyarakat
Penggunaan waktu yang kurang efisien
Mutu kerja rendah
Boros
Tidak ada standart dan pengukuran kerja
Lemahnya koordinasi
Rencana mutasi
Hasil kerja menurun
Disiplin menurun
Konflik internal dan eksternal
Arsip tidak teratur

KEADAAN
SEKARANG

KESENJANGAN

MASALAH

YANG
DIHARAPKAN

PENGETAHUAN
KETERAMPILAN
Sikap
SIKAP

DIKLAT

BERSIFAT
TEKNIS LAINNYA

PENGERTIAN ANALISIS
KEBUTUHAN DIKLAT
ROSSET & ARWADY
SUATU ISTILAH YANG DIPERGUNAKAN
DALAM ANALISIS UNTUK MEMAHAMI
PERMASALAHAN KINERJA ATAU PERMASALAHAN YANG BERKAITAN DNG.
PENERAPAN TEKNOLOGI BARU.

Analisis Kebutuhan Diklat sering kali disebut


ANALISIS PERMASALAHAN
ANALISIS PRA DIKLAT
ANALISIS PENDAHULUAN

KAUFMAN
3 (TIGA) KARAKTERISTIK AKD
1. DATA HARUS MENYAJIKAN KONDISI
AKTUAL PESERTA DAN ORANGORANG YANG TERKAIT, BAIK ITU
MENCAKUP KONDISI SAAT INI MAUPUN KONDISI MENDATANG.
2. TIDAK ADA ANALISIS KEBUTUHAN
YANG BERSIFAT FINAL DAN LENGKAP. PERNYATAAN TENTANG KEBUTUHAN BERSIFAT TENTATIF/SEMENTARA.
3. KETIMPANGAN SEHARUSNYA DIIDENTIFIKASI DARI PRODUK DAN BUKANNYA MENGENAI PROSES.
PROSES

MANFAAT IDENTIFIKASI & INDIKATOR


KEBUTUHAN DIKLAT
1. LANGSUNG
a. Menghasilkan Program Diklat yg disusun
sesuai dng Kebutuhan
b. Sebagai dasar yg kuat dalam penyusunan
Program Diklat
c. Menunbuhkan motivasi peserta diklat karena
dng minat & kebutuhan
2. TIDAK LANGSUNG
a. Menjaga Produktifitas
b. Meningkatkan Produktivitas
c. Mengetahui Kebutuhan diklat yang nyata agar
memenuhi syarat- syarat Jabatan

APA SEMUA MASALAH PERLU DIKLAT ?


Kemampuan
(Ability)
Able but
Unwilling

Able & Willing

Unable
&
Unwilling

Unable but
Willing
Kemauan
(Willingness)

PENENTUAN PERSONIL UNTUK


MENGIKUTI DIKLAT (LEVEL INDIVIDU)

ADA DUA FAKTOR YANG MEMPENGARUHI


KEBUTUHAN DIKLAT:
1. F. INTERNAL
a. Mutasi Jabatan
b. Pembentukan Organisasi Baru
c. Perkembangan IPTEK
d. Kekurangan KSA
2. F.EKSTERNAL
a. Peraturan perundangan
b. Keadaan
c. Ekonomi
d. Sikap Masyarakat
e. Pendidikan & Teknologi

TIGA JENIS KEBUTUHAN DIKLAT :


1. Kebutuhan Diklat pada Tingkat Organisasi
( Merupakan himpunan data umum dari bag./
Bid yg mempunyai kebutuhan Pelatihan )
2. Kebutuhan diklat pada Tingkat Jabatan
( Adanya kesenjangan KSA yang diperlukan
untuk menyelesaikan pekerjaan baik yg
bersifat periodik/ insidentil )
3. Kebutuhan diklat pada Tingkat Individu
( Berkaitan dgn siapa dan jenis diklat apa
yangdiperlukan )

TINGKAT KEBUTUHAN
DIKLAT

TINGKAT KEBUTUHAN DIKLAT


TINGKAT
KEBUTUHAN
DIKLAT

PERTANYAAN
POKOK YG
HARUS
DIJAWAB

KESIMPULAN/
REKOMENDASI

PROSESNYA

Organisasi
(Organization)

Dibagian mana
diklat dibutuhkan

1. Kebutuhan yg
Pengungkapan
mendesak di bagian Kebutuhan
Pelatihan
2. Pejabat Pengganti
harus dilatih dahulu

Jabatan
(Occupation)

PKS apa yang


dibutuhkan
dalam jabatan
tsb.

Jabatan tsb harus


memiliki persyaratan
PKS, yakni

Analisis Jabatan

Perorangan
(Individu)

Orang-orang
mana yg
memerlukan
diklat

1. Si A butuh Diklat.
2. Si B butuh Diklat ..

Spesifikasikan
Orangnya

KAUFMAN:
3 (TIGA) MODEL UMUM ANALISIS
KEBUTUHAN:
1. MODEL INDUKTIF.
2. MODEL DEDUKTIF.

Berdasar perilaku peserta,


ditentukan sasaran kebutuhan diklat
(model evaluasi untuk mendapatkan
tindak lanjut/dampak)

Berdasar Sasaran yang


telah ditetapkan kemudian
dilihat perilaku peserta

3. MODEL KLASIK.
Berorientasi Sasaran pada
Diklat bukan pada peserta

AKD
MODEL EKSTERNAL DAN INTERNAL
MODEL INTERNAL
1. Dilihat dari sisi dalam organisasi
2. Diskrepansi pelaksanaan tugas pegawai
3. Tujuan dan Sasaran organisasi dianggap sudah baik

MODEL EKSTERNAL
1. Dilihat dari sisi luar organisasi
2. Dilihat dari produk organisasi terhadap masyarakat
3. Ditentukan metode atau alat yang akan dipakai

MODEL INTERNAL-EKSTERNAL

PENDEKATAN PENDEKATAN AKD

PENDEKATAN MAKRO
1. Lebih tepat diterapkan pada AKD tingkat organisasi
2. Dilakukan untuk memahami fenomena menurunnya kinerja
3. Melibatkan banyak pihak pihak terkait, tidak terbatas pada diklat saja

PENDEKATAN MIKRO
1. Diterapkan pada AKD Tingkat Jabatan dan Individu
2. Lebih terfokus pada upaya menentukan kegiatan diklat dgn
menggunakan teknik-teknik tertentu (FGD, Diskrepansi
kompetensi kinerja, DIF Analisis dsb.)

Memiliki PKS
Tapi lupa/ketinggalan

Belum Memiliki PKS


Untuk bertugas

PENURUNAN
KINERJA
Memiliki PKS
Tetapi Tidak Dihargai

Memiliki PKS
Tetapi tidak sesuai tugas

AKD Makro yg Berfokus pada masalah kinerja


Dalam rangka Pengembangan SDM

PENDEKATAN PENDEKATAN AKD


PENDEKATAN KEKINIAN
1.
2.
3.
4.

Kompetensi apa yang perlu diajarkan dalam diklat


Pekerjaan apa yg sulit diselesaiakan shg perlu ikut diklat
Diskrepansi Kompetensi apa yg saat ini ada
Memecahkan masalah kompetensi yg penting, mendesak harus
segera diatasi
5. Pemeran : person ybs. dan pelanggan yg dilayani

PENDEKATAN MASA DEPAN


1. Mengantisipasi kebutuhan kompetensi di masa depan
2. Perlu melibatkan banyak pihak yg memiliki komitmen,
Visi dan keahlian memandang persoalan SDM di masa di masa depan

KLEIN
4 (EMPAT) TAHAP ANALISIS KEBUTUHAN :
1. MENGIDENTIFIKASI RUANG LINGKUP SASARAN.
2. MENGURUTKAN SASARAN BERDASARKAN
PENTING TIDAKNYA.
3. MENGIDENTIFIKASI KETIMPANGAN ANTARA
APA YANG DIHARAPKAN DENGAN KINERJA
SESUNGGUHNYA.
4. MENYUSUN PRIORITAS TINDAKAN.

KRITERIA UNTUK MENENTUKAN PRIORITAS:


PRIORITAS
a. WAKTU YANG TERSEDIA DAN YANG DIPERLUKAN: UGD (URGENT, GROWTH, DEVELOPMENT).
b. PROPORSI POKOK-POKOK YANG MENENTUKAN KEBERHASILAN PILIHAN KEBIJAKAN.
DIPERGUNAKAN ANALISIS SWOT (STRENGTH,
WEAKNESS, OPPORTINITIES, THREATH).
c. VOLUME PERMASALAHAN YANG DIHADAPI.
ANALISIS POHON, KHUSUS POHON MASALAH.
d. KETERSEDIAAN BIAYA?

ROGER A. KAUFMAN:
9 (SEMBILAN) LANGKAH ANALSIS KEBUTUHAN:
1. PENYIAPAN RENCANA.
2. IDENTIFIKASI GEJALA ADANYA MASALAH
3. TENTUKAN LINGKUP PERMASALAHAN
4. TENTUKAN DAN RUMUSKAN KONDISI YANG ADA
SEKARANG DALAM PERUMUSAN PERFORMANCE
YANG DAPAT DIUKUR
5. TENTUKAN KONSISI YANG DIHARAPKAN DALAM
PERUMUSAN PERFORMANCE YANG DAPAT DIUKUR.
6. TENTUKAN PERBEDAAN KONDISI DALAM PERUMUSAN PERFORMANCE YANG DAPAT DIUKUR.

7. PERTEMUAN PERBEDAAN-PERBEDAAN PEN DAPAT YANG ADA DALAM MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN-KEBUTUHAN SEHINGGA DIPEROLEH
KESEPAKATAN.
8. URUTKAN KEBUTUHAN-KEBUTUHAN TERSEBUT
ATAS DASAR PRIORITAS
9. TERUSKAN PENILAIAN KEBUTUHAN SERUPA
AGAR TERUS UP TO DATE.

PENDEKATAN (APPROACH)
Pengertian

Pendekatan adalah cara


untuk melaksanakan
pekerjaan dengan
menggunakan metode dan
teknik yang tepat sehingga
diperoleh data yang akurat
dan terpercaya Badudu-Zain, Kamus
Umum Bahasa Indonesia

PENDEKATAN AKD
Pengertian

Metode (methods) adalah


upaya yang sistemis yang digunakan
untuk melaksanakan suatu
pekerjaan agar mencapai hasil yang
baik seperti yang dikehendaki.

Teknik (Techiques) adalah


cara membuat/melakukan sesuatu.

PENDEKATAN AKD

Pengerti
an

Data adalah bukti yang ditemukan dari


hasil penelitian yang dapat dijadikan
dasar kajian atau pendapat dalam
melaksanakan analisis kebutuhan diklat

Akurat

artinya data yang diperoleh


dalam penelitian tepat, cermat dan teliti
serta paling dipercaya karena
menggunakan metode dan teknik
tertentu.

PENDEKATAN AKD
1. Ditinjau dari orang yang
melakukan
2. Atas dasar analisis data sekunder
3. Fokus Group dan Normatif Group
4. Analisis Litingring (DIF Analisis)
5. Diskrepansi Kompetensi
(Compotency Model Needs
Asessment)

Metode Pelaksanaan AKD

1.
2.
3.
4.
5.

Ditinjau Dari Orang Yang Melakukan


Atas Dasar Analisis Data Sekunder
Fokus Group Dan Nominatif Group
Analisis Litingring(DIF Analisis)
Diskrepansi Kompetensi

1. Ditinjau Dari Orang


Yang Melakukan AKD
a. Teknik Intuitif ( berdasar
intuisi )
b. Reviu Pimpinan

AKD- Ditinjau Dari Orang Yang


Melakukan

TEKNIK INTUITIF
-Tidak Ada Dana untuk TNA
-Diburu Waktu (Harus Ngisi DUK)
-Waktu dan Biaya Ringan
-Kurang Akurat

REVIU PIMPINAN
Pimpinan Dianggap Lebih (WHY ?)
-Tahu Kualitas Staf
-Jeli Melihat Kebutuhan Staf
-Tahu Rencana Organisasi Ke Depan

2. Metode Analisis Data


Sekunder
a. Studi Pustaka (catatan-catatan di
unit kerja, mis: produksi, laporan,
struktur organisasi, kebijakan
pimpinan masa mendatang dsb.)
b. Analisis Jabatan (kesenjangan
kompetensi dilihat dengan
membandingkan kualifikasi pekerja
dan syarat jabatan)

ANALISIS DATA SEKUNDER

METODE ANALISIS DATA SEKUNDER


Data telah disediakan oleh pihak lain yang dapat
berupa:
1. Laporan Kinerja Tahunan (LAKIP) organisasi dan
satuan kerja
2. Laporan hasil pemeriksaan lembaga pengawasan
internal maupun eksternal
3. Laporan pengaduan masyarakat
4. Liputan media massa, elektronik maupun tulisan
(koran, majalah, jurnal dll)

ANALISIS JABATAN
ANALISIS JABATAN

URAIAN TUGAS

HASIL KERJA

HASIL YG DICAPAI

TOLOK UKUR

Kesenjangan

KUALIFIKASI
PEKERJA

SYARAT JABATAN

KEBUTUHAN PELATIHAN

C. PENDEKATAN DIF/ LITTINGRING


AKD berdasarkan Job Analisis,
berdasarkan tingkat PALING DICURIGAI ?
Faktor kemungkinan ( Why ) untuk
peningkatan prestasi dapat dipakai key
person.
SS, AS dan BS ( sesuai standart, Atas
standart, dan bawah standart )

Metode
Analisis Kebutuhan Diklat
Lainnya:
1. Metode Observasi
2. Metode Survei

METODE OBSERVASI
Dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung
pada pelaksanaan pekerjaan:
1. Membutuhkan observer yang mengetahui ruang
lingkup pekerjaan
2. Membutuhkan standar kinerja/pekerjaan
3. Menggunakan format observasi

3. Fokus Group dan Nominatif


Group
Fokus group
adalah teknik untuk mencari dan
menentukan fokus dari suatu kegiatan
sesuai kebutuhan dan pendapat kelompok.
Atau penentuan kebutuhan diklat dengan
kelompok penenelusuran.
Nominatif Group
Adalah penelusuran diklat dengan
memusatkan pada materi diklat yang
diunggulkan dalam kelompok penelusuran.

FOKUS GROUP DAN NOMINATIVE


GROUP

B.PENDEKATAN FOKUS GROUP & NOMINATIF GROUP


1. FOKUS GROUP TECHNIQUE/ FGT
FOKUS GROUP:
Adalah Suatu teknik yang dapat digunakan untuk
mencari dan menentukan Fokus dari suatu kegiatan
sesuai dengan kebutuhan dan pendapat kelompok.
Adalah penilaian Kebutuhan diklat dengan cara
memusatkan pada kebutuhan diklat apa dalam suatu
kelompok penelusuran
NOMINATIF GROUP:
Adalah Penelusuran diklat yang memusatkan pada
materi diklat yang diunggulkan dalam satu unit/
kelompok penelusuran.
KAITANNYA: Antara FG & NG adalah merupakan
proses

PROSES KEGIATAN YG PERLU DIPERHATIKAN:


Peserta 8 12 orang
Duduk U
Fasilitator dibantu Pencatat
Gagasan dikemukaan dgn menjawab 4 pertanyaan
Partisipasi aktif semua anggota pok.Fasilitator
memotivasi agar semua menyampaikan gagasan
Tidak ada tanggapan, sanggahan atau diskusi
terhadap ide yang disampaikan
Posisi semua anggota sama
Proses FGD/FGT pada prinsipnya untuk menggali atau
memunculkan gagasan para anggota mengenai kebutuhan diklat

4 PERTANYAAN YANG HARUS DIJAWAB:


PKS apa yang anda bawa saat menduduki jabatan
sekarang
Dari PKS tsb. apa dapat membantu anda saat
menduduki jabatan sekarang
PKS apa yang anda perlukan untuk dapat
menyelesaikan Tupoksi pada saat sekarang
Bagaimana Cara anda mendapatkan PKS yang anda
perlukan untuk menyelesaikan tupoksi anda

TAHAPAN FOCUS GROUP


a. Berikan lembar kerja satu dengan
pertanyaan: Pengetahuan/ketrampilan
dan sikap apa yg Anda bawa pada
saat menduduki jabatan sekarang?
b. Berikan lembar kerja kedua dengan
pertanyaan: Pengetahuan/
ketrampilan dan sikap apa yang
kenyataannya Anda perlukan dan
telah Anda pergunakan dalam
menyelesaikan tugas pokok dan
fungsi Anda selama ini?

TAHAPAN FOCUS GROUP


c. Setelah selesai, berikan lembar kerja tiga
dengan pertanyaan:
Pengetahuan/ketrampilan dan sikap
apa menurut Anda sangat diperlukan
utk melaksanakan TUSI Anda?
d. Selanjutnya berikan lembar kerja
keempat dengan pertanyaan: Dari
mana dan bagaimanakah cara
memperoleh
pengetahuan/ketrampilan dan
kemampuan yg diperlukan dalam
melaksanakan TUSI Anda?

TAHAPAN FOCUS GROUP

e.Berikan lembar kerja ke lima


dengan pertanyaan:
Pelatihan apa yang Anda
butuhkan agar Anda dapat
mengerjakan pekerjaan
Anda dengan lebih baik?

2. Nominatif Group Technique

LISTING

Menulis Ide Gagasan


menjawab 4 pertanyaan tsb
diatas

RECORDING

Mencatat ide/gagasan

COLLATING

Klarifkasi, penyederhanaan, dan


kombinasi untuk menghindari
duplikasi

PRIORITIZING

Melakukan penilaian untuk


menentukan prioritas

Ada EMPAT Pertanyaan yg mendasar: Pengetahuan apa yang


dimiliki, yang diperlukan, Yang sangat diperlukan untuk TUPOKSI/
TUSI, Bagaimanakah cara memperoleh KSA untuk melaksanakan
TUPOKSI ? )

No Gagasan
anggota
Proses I
Dicatat

Gagasan pok
Proses II
Dibacakan oleh
sek. Dan dicatat

Ket
Proses III
Pengelompoka
n gagasan- yg
tidak relevan
disingkirkan

Klarifikasi,
penyederhanaa
n, kombinasi ide
Proses IV
Pelatihan apa yang
anda butuhkan agar
dpt mengerjakan pek
dng baik

4. Analisis Litingring (DIF Analisis)

Analisa Yang Mendasarkan Pada


Analisa Jabatan Dengan Mencari
Tingkat Kesulitan (D), Tingkat
Kepentingan (I) Dan Tingkat
Keseringan (F).

ANALISIS LITINGRING (DIF


ANALYSIS)
A. Teori
Analisis ini didasari oleh
Analisis Jabatan
Untuk mencari tingkat
Kesulitan (Difficulty);
tingkat Kepentingan
(Importancy), dan tingkat
Keseringan (Frequency)
KESENJANGA
N
PERLU

ANALISA LITINGRING/ DIF ANALYSIS


adalah:
1. Analisa yg berdasarkan JOB/ jabatan yg
diikuti mencari tingkat kesulitan/ D= Dificulties,
tingkat kepentingan/ I= Importancy dan Tk.
Keseringan = F= Frequency.
2. Dari Tingkat Analisis tersebut kita cari mana
yg paling D/ I/ F
3. Bila ditemukan salah satu dari ke tiga hal
tersebut maka patut kita curigai disitu
terdapat Kesenjangan , kemungkinan
INDIKATOR PELATIHAN

4. Disamping analisa kegiatanya, kita juga


mengadakan wawancara dg. Atasan
responden u/ mengecek Standart
prestasi ybs. Apakah ybs sudah
memenuhi standart yg ditentukan/ dibawah
standart.
5. Hal diatas penting untuk
mengkonfirmasikan standart :
SS u/ peningkatan prestasi,
AS u/ kegiatan Panutan,
BS untuk kepentingan analisa lebih
lanjut

LANGKAH- LANGKAH KEGIATAN:


Memerinci orang- orang yg bekerja ditempat tsb &
mengelompokan
Membuat Flow proses kegiatan
Menentukan bidang Hasil pokok/ KRA
Menganalisis KRA menjadi Sub KRA & Orang- 2 yg
terlibat
Memeriksa mutu pekerjaan & mengenali indikator
kebut. Lat
Menganalisis tugas, pengetahuan & ketrampilan
Mempersiapkan kuestioner DIF
Melakukan wawancara & menganalisis hasil
wawancara.

ANALISIS LITINGRING (DIF


ANALYSIS)
Jika mengalami kebuntuan (peserta
tidak paham atau atasan tidak ada):
Bandingkan standar prestasi dengan
pekerjaan yg sama di tempat lain, atau
Membandingkan dengan standar
negara lain, atau
Melakukan telaahan (misalnya
mengenai metode dan waktu dan
pengaruhnya terhadap kinerja)

ANALISIS LITINGRING (DIF


ANALYSIS)
B. Proses Alir

Adalah urutan
bagian
kegiatan
(gugus
kegiatan) dari
awal sampai
akhir proses
(menghasilka
n proses)

ANALISIS LITINGRING (DIF


ANALYSIS)
C. Bidang Hasil Pokok
(Key Result Area=KRA)

Adalah suatu
kegiatan atau
gugusan kegiatan
yang apabila tidak
dilakukan akan
menyebabkan
seluruh proses
berhenti

Untuk mengenalinya:
Di bagian dengan
biaya peralatan
tertinggi
Bagian dengan biaya
produksi tertinggi
Penempatan orangorang pilihan
Wujud awal bahan jadi
Bagian yg sangat
rahasia

ANALISIS LITINGRING (DIF


ANALYSIS)
D. Kesenjangan
Pengetahuan,
Ketrampilan dan Sikap
Ketidak mampuan
seseorang dalam
melakukan sesuatu
kegiatan sebagaimana
diharapkan

ANALISIS LITINGRING (DIF


ANALYSIS)
Langkah-langkah Analisis DIF :

ANALISIS LITINGRING (DIF


ANALYSIS)
Langkah-langkah Analisis DIF :

ANALISIS LITINGRING (DIF


ANALYSIS)
Langkah-langkah Analisis DIF :

KKN

KESENJANGAN

MASALAH

SKK

MODEL PENILAIAN DISKREPENSI


KOMPETENSI (COMPETENCE MODEL
NEEDS ASSESSMENT/CMNA)
Kinerja yg dimiliki

Kinerja Standar

A
B
C
D
E

Diskrepansi Kinerja

A
B
-

=
D

MODEL PENILAIAN DISKREPENSI KOMPETENSI


(COMPETENCE MODEL NEEDS
ASSESSMENT/CMNA)

Diskrepansi/kesenja
ngan kinerja adalah
selisih antara
kinerja orang
dengan kinerja
yang dituntut oleh
organisasi

MODEL PENILAIAN DISKREPENSI KOMPETENSI


(COMPETENCE MODEL NEEDS
ASSESSMENT/CMNA)

TAHAPAN PELAKSANAAN

1. PENDEKATAN ANALISIS KINERJA PEGAWAI


LANGKAH- LANGKAH
a. IDENTIFIKASI STANDART KINERJA ( Misi,
tujuan, sasaran, target, Prosedur Baku &
petunjuk kerja )
b.IDENTIFIKASI KINERJA PEGAWAI
c. IDENTIFIKASI MASALAH
d.IDENTIFIKASI BUKTI ADANYA MASALAH
e. IDENTIFIKASI PENYEBAB TIMBULNYA
MASALAH
f. IDENTIFIKASI SOLUSI

PENGETAHUAN
YANG PERLU DIPERHATIKAN:
PENGETAHUAN ORGANISASI
( STRUKTUR, TUSI )
PENGETAHUAN PEKERJAAN
( KOMUNIKASI,
KEPMIMPINAN )
PENGETAHUAN KUALITAS
PENGET. DIAGNOSTIK, ANALISA PMPK

CONTOH IDENTIFIKASI
STANDART KINERJA
&

KINERJA PEGAWAI

NO

STANDAR

S. INFO

KINERJA

1.

Standar Kualits
kerja Pegawai

Job
Analisis
Peraturan
kepeg
Pedoman
tata kerja

Pemahaman Test
staf thd Job
tertulis,
Discribtion
interview
makin baik

S. INFO

Dengan pertanyaan:
1.Jenis pekerjaan dalam jabatan?
2.Dari mana kita mengetahui apa yg kita capai itu

IDENTIFIKASI MASALAH & PENYEBAB MASALAH


STAND
ART

KINERJA

Jumlah
keg
dinaika
n
sebesa
r 12 %
Sampai
akhir
thn ini

Sampai Smt I
angka keg tdk
menunjukan
angka perub yg
cukup berarti <
1%

MASALAH MASALAH
Tujuan
Instansi
tidak akan
tercapai
jika
prestasi
peg. Tidak
ditingkatka
n

Jumlah keg.
Tidak
menunjuka
n
peningkata
n yang
berarti

BUKTI
- Peningkatan
jml. Keg
instansi tk.
Penjualan
tidak terjadi
sesuai rencana
- Jml;. Keg
instansi naik
sebesar 0.7 %

CONTOH
PENYEBAB MASALAH &
IDENTIFIKASI SOLUSI
N
O

MASALAH

PENYEBAB

ALTERNATIF

SOLUSI

1.

Etos kerja
menurun

Sistem
penghargaan
yg tdk
mendukung
Sistem
manajemen
tdk menentu

Merekrut
pegawai
Melatih
Pegawai
Menyediaka
n Job
Memperbaik
i standar
kinerja

Penyederhana
an birokrasi
Diklat teknis
untuk staf
Penyediaan
perangkat kerja
yg lebih
canggih

ANALISIS KINERJA
a.Analisis kinerja
b.Mengidentifikasi standart Kinerja
c.Mengidentifikasi Kinerja
d.Mengidentifikasi & merumuskan Masalah
e.Menentukan Penyebab Masalah
f. Menentukan alternatif pemecahan Masalah
Non diklat
1.Menetapkan Program Non Diklat
2. Menyusun Prog. Uraian Pek.
3. Perbaikan sistem Kerja
4. Perbaikan fasilitas kerja

Diklat
1. Menetapkan Prog. Diklat
2. Diklat kepegawaian
3. Diklat Perencanaan
4. Diklat Pengawasan.

TAHAPAN DALAM PELAKSANAAN


AKD
Rossett dan Arwady

ORIENTASI
ORIENTASI
AKD
AKD

PERUMUSAN
PERUMUSAN
KOMPETENSI
KOMPETENSI

PENENTUAN
PENENTUAN
JENIS
JENIS
DIKLAT
DIKLAT

TAHAPAN ANALISIS
KEBUTUHAN DIKLAT (AKD)

PENGUMPULAN
PENGUMPULAN
DATA
DATA

PENENTUAN
PENENTUAN
SISTEM
SISTEM
PEMBELAJAPEMBELAJARAN
RAN

PENGOLAHAN
PENGOLAHAN
DATA
DATA

ANALISIS
ANALISIS
DATA
DATA

PROSEDUR AKD
KOMPONEN
ORGANISASI
ORGANISASI
LANGKAH
KEGIATAN

JABATAN
INDIVIDU

METODE
ANALISIS
ANLISIS
KINERJA
ORGANISASI

MASALAH
ORGANISASI
JUMLAH
PEGAWAI

PENYUSUNAN
INSTRUMEN
PENGUMPULAN
DATA
PENGOLAHAN
DATA
PENENTUAN
PRIORITAS

ANALISIS
MISI
DIKLAT
KEBUTUHAN
DIKLAT

ANALISIS
FUNGSI
DIKLAT

Tahap
Pengembangan
Insrumen tes
Dan penyusunan
modul

ANALISIS
TUGAS
DIKLAT
DIKLAT

PENGEMBANGAN
ORGANISASI
& KINERJA
ORGANISASI

DUL/AKD-02-11

ORIENTASI
AKD
Konsepsi
Prosedur

PENGOLAHAN DATA
Metode
Proporsional
Metode Rerata
PENENTUAN
DIKLAT PRIORITAS

PERUMUSAN
KOMPETENSI
Mengidentifikasi
Tugas Pokok dan
Fungsi dari
Jabatan.
ANALISIS DATA
Solusi:
Diklat
Intership
Job Aid

PENGUMPULAN
DATA
Melakukan survey
kepada responden.
Mengumpulkan
hasil survey.
PENENTUAN SISTM
PEMBELAJARAN
Penentuan Jenis
Diklat.

Jenis Diklat yg Urgen


Potensi Daerah/Instansi

Prosedur AKD

KINERJA
ORGANISASI

ANALISIS
MISI FUNGSI
& TUGAS

METODE
PENELITIAN

PENGUMPULAN

PENENTUAN
PRIORITAS

KOMPETENSI

INSTRUMEN

DATA

KEBUTUHAN

PENGOLAHAN
PELAKSANAAN
DIKLAT

MODUL

KURIKULUM

PROGRAM
DIKLAT

MONITORING &
EVALUASI

PENYUSUNAN

PENGEMBANGAN

DESAIN

Output AKD

1. Jenis2 diklat
2. Job Aids
3. Magang

DAFTAR CHECK DAN


LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN PELAKSANAAN
ANALYSIS KEBUTUHAN DIKLAT (AKD)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Orientasi atau Pendalaman AKD


Pembentukan Tim AKD Kab/Kota
Konsolidasi Tim AKD Kab/Kota
Penjelasan Tim AKD kepada unit kerja yang
akan dianalisis
Pengisian Analysis Misi, Fungsi dan Tugas
Konsultasi Tim Kab./Kota dengan Tim Propinsi
Monitor dan asistensi pengisian analisis misi,
fungsi dan tugas pada kab/kota
Pembahasan hasil sementara oleh Tim
Finalisasi hasil analisis misi, fungsi dan tugas

10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.

Pengumpulan hasil analisis


Pembahasan hasil analisis
Penyempurnaan hasil analisis
Pembuatan instrumen tingkat penguasaan
Pembuatan petunjuk cara pengisian
Penggandaan instrumen
Distribusi instrumen
Pengisian instrumen
Monitoring dan asistensi pengisian instrumen
Pemeriksaan kelengkapan pengisian
Penyempurnaan hasil pengisian
Pengumpulan instrumen pengukuran tingkat
penguasaan

22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.

Pengiriman hasil kepada lembaga lain yang


akan memvalidasi/memeriksa hasil pengisian
instrumen
Pengolahan data
Analisa data
Penentuan Materi
Penentuan kelompok pengetahuan
Penyusunan kurikulum dan silabi
Penentuan program diklat
Pembuatan kartu diklat

PROSES PENGEMBANGAN PELATIHAN


1.STUDI
PENDAHULUAN
2. ANALISIS
TUGAS

SOLUSI
YANG TIDAK
BERUPA
PELAKSANAAN
DIKLAT

3. ANALISIS
POPULASI
8. PENENTUAN
KEMAMPUAN
AWAL

4. ANALISIS
KEBUTUHAN
DIKLAT
5. MENENTUKAN
TUJUAN

6. DESAIN TES
7. VALIDASI TES
DAN
TUJUAN
9. DESAIN
10. PRODUKSI
DAN
PENGEMBANGAN
TESTING
11. VALIDASI

12. TINDAKAN
PERBAIKAN

13. PELAKSANAAN
14. EVALUASI
PASCA DIKLAT

DUL\AKD-01-9

To solve a performance issue

Training may not be the answer


Training may not be the only answer

To Train or Not
High

Job
Knowledge

Problem: Low Motivation

Problem: Systemic

Method
Assess personal
consequences/ rewards
system

Method
Consider system issues, problem
is out of control of the employee

Problem: Bad Fit


Method
Consider improper
placement of employee in
the position

Problem: Lack of Knowledge


or Tools
Method
Training

Low

Sierra Associates
2008

101

Cause

Solution

If skill or knowledge.training
If lack feedback..feedback, standards
If not motivated.rewards, consequences
If unclear expectations..standards, measure, discuss
If job environmentchange environment
If potentialchange personnel

If training is the answer.

Formal training
Self study
Technology based
Job related/workplace
approaches

P. 40

If you think training


is expensive,try
ignorance.

Thank
You!

Vous aimerez peut-être aussi