Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
DIKLAT
BAGI PENGELOLA
BAPELKES SALAMAN
Kementerian Kesehatan
FERRY FIRDAUS
MAGELANG, 18 22 OKTOBER 2011
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah pembelajaran
peserta diharapkan
mampu menjelaskan
analisis kebutuhan
Diklat dalam
pengelolaan Diklat
POKOK BAHASAN
Sebelum Lanjut...
1. Berapa jumlah Diklat yang
telah/saat ini diselenggarakan?
2. Yang mana merupakan
rancangan bpk/ibu?
3. Yang mana yang merupakan
given oleh instansi lain?
PENGERTIAN KEBUTUHAN
Briggs:
Ketimpangan antara yang seharusnya
dengan apa yang senyatanya.
Gilley & Eggland:
Kesenjangan antara seperangkat
kondisi yang ada pada saat ini dengan
seperangkat kondisi yang diharapkan
JENIS KEBUTUHAN
1. KEBUTUHAN
NORMATIF
2. KEBUTUHAN
YG DIRASAKAN
3. KEBUTUHAN
YG DINYATAKAN
Karena
membandingkan
dengan norma
tertentu
Karena diinginkan,
disampaikan saat
ditanyakan
Karena adanya
permintaan
JENIS KEBUTUHAN
4. KEBUTUHAN
KOMPARATIF
Karena
membandingkan
dengan dua kondisi
atau lebih
5. KEBUTUHAN
MASA AKAN
DATANG
Hasil proyeksi
atau antisipasi
ANALISIS KEBUTUHAN
ANALISIS KEBUTUHAN
TUJUAN AKD
Dasar penyusunan program
Pedoman organisasi untuk merancang
program Diklat
Sebagai masukan untuk ditindaklanjuti
Meningkatkan produktivitas kerja
Menghadapi kebijakan baru
Menghadapi tugas-tugas baru
MANFAAT AKD
Adanya kesesuaian antara
program yg disusun dgn
kebutuhan organisasi,
jabatan dan individu pegawai
Meningkatkan motivasi
peserta dalam mengikuti
pelatihan
Efisiensi biaya organisasi
Memahami penyebab
timbulnya masalah dalam
organisasi
FUNGSI AKD
Mengidentifikasi kebutuhan yg relevan dg
tugas atau pekerjaan
Mengidentifikasi kritis yg bisa mengatasi
masalah kinerja
Memperoleh prioritas untuk memilih
tindakan yg tepat
Memperoleh informasi ttg PKS yg tidak
dimiliki karyawan yg tidak mampu berunjuk
kerja
Training Wheel in Training Needs Analysis and Evaluation by Frances and Roland Bee
HOW?
Systematic environmental scan
ORGANIZATION NEEDS
HOW?
Collecting, analyzing
and presenting data for
Reaction level
Immediate level
Intermediate level
Ultimate level
Cost/benefit
What are
the
business
needs?
PEOPLE
What precisely is the
performance gap?
What is the
training plan?
HOW?
Assembling and prioritizing information.
Preparing and monitoring training plans
HOW?
Performance reviews
Testing and assessment
Succession planning
Employee career objectives
TRANSLATING TRAINING
NEEDS INTO ACTION
HOW?
Deciding on format or informal training.
Preparing a training specification.
Deciding to make or buy training.
Choosing a training supplier.
HOW?
Preparing a job specification
Analysing the performance gap
17
DUL/AKD-02-4
Environmental
Process
Information
Systems
Monetary
Supply
Human
System
Social
Systems
Technological
System
Organizational
Systems
Market
change
A. INPUTS
Information
Materials
Finance
Energy
B. Labour
Supply
Environmental
forces
Legislation
Financial
System
Technogical
change
Goods
Energy
Finance
Services
Information
Petugas tdk
mampu
mengidentifikasi
jenis surat
Petugas tahu,
namun
mengabaikannya
Lingkungan kerja
tdk mendukung
KEMUNGKINAN PENYEBAB
Pengetahuan
tentang unit kerja
lain terbatas
Pengetahuan
dasar tdk
memadai
Pengawasan
buruk
Sistem
Penghar
peneranga gaan
n buruk
buruk
Seleksi petugas yg
lebih baik
Pelatihan di
bidang
pengawasan
Keluhan masyarakat
Penggunaan waktu yang kurang efisien
Mutu kerja rendah
Boros
Tidak ada standart dan pengukuran kerja
Lemahnya koordinasi
Rencana mutasi
Hasil kerja menurun
Disiplin menurun
Konflik internal dan eksternal
Arsip tidak teratur
KEADAAN
SEKARANG
KESENJANGAN
MASALAH
YANG
DIHARAPKAN
PENGETAHUAN
KETERAMPILAN
Sikap
SIKAP
DIKLAT
BERSIFAT
TEKNIS LAINNYA
PENGERTIAN ANALISIS
KEBUTUHAN DIKLAT
ROSSET & ARWADY
SUATU ISTILAH YANG DIPERGUNAKAN
DALAM ANALISIS UNTUK MEMAHAMI
PERMASALAHAN KINERJA ATAU PERMASALAHAN YANG BERKAITAN DNG.
PENERAPAN TEKNOLOGI BARU.
KAUFMAN
3 (TIGA) KARAKTERISTIK AKD
1. DATA HARUS MENYAJIKAN KONDISI
AKTUAL PESERTA DAN ORANGORANG YANG TERKAIT, BAIK ITU
MENCAKUP KONDISI SAAT INI MAUPUN KONDISI MENDATANG.
2. TIDAK ADA ANALISIS KEBUTUHAN
YANG BERSIFAT FINAL DAN LENGKAP. PERNYATAAN TENTANG KEBUTUHAN BERSIFAT TENTATIF/SEMENTARA.
3. KETIMPANGAN SEHARUSNYA DIIDENTIFIKASI DARI PRODUK DAN BUKANNYA MENGENAI PROSES.
PROSES
Unable
&
Unwilling
Unable but
Willing
Kemauan
(Willingness)
TINGKAT KEBUTUHAN
DIKLAT
PERTANYAAN
POKOK YG
HARUS
DIJAWAB
KESIMPULAN/
REKOMENDASI
PROSESNYA
Organisasi
(Organization)
Dibagian mana
diklat dibutuhkan
1. Kebutuhan yg
Pengungkapan
mendesak di bagian Kebutuhan
Pelatihan
2. Pejabat Pengganti
harus dilatih dahulu
Jabatan
(Occupation)
Analisis Jabatan
Perorangan
(Individu)
Orang-orang
mana yg
memerlukan
diklat
1. Si A butuh Diklat.
2. Si B butuh Diklat ..
Spesifikasikan
Orangnya
KAUFMAN:
3 (TIGA) MODEL UMUM ANALISIS
KEBUTUHAN:
1. MODEL INDUKTIF.
2. MODEL DEDUKTIF.
3. MODEL KLASIK.
Berorientasi Sasaran pada
Diklat bukan pada peserta
AKD
MODEL EKSTERNAL DAN INTERNAL
MODEL INTERNAL
1. Dilihat dari sisi dalam organisasi
2. Diskrepansi pelaksanaan tugas pegawai
3. Tujuan dan Sasaran organisasi dianggap sudah baik
MODEL EKSTERNAL
1. Dilihat dari sisi luar organisasi
2. Dilihat dari produk organisasi terhadap masyarakat
3. Ditentukan metode atau alat yang akan dipakai
MODEL INTERNAL-EKSTERNAL
PENDEKATAN MAKRO
1. Lebih tepat diterapkan pada AKD tingkat organisasi
2. Dilakukan untuk memahami fenomena menurunnya kinerja
3. Melibatkan banyak pihak pihak terkait, tidak terbatas pada diklat saja
PENDEKATAN MIKRO
1. Diterapkan pada AKD Tingkat Jabatan dan Individu
2. Lebih terfokus pada upaya menentukan kegiatan diklat dgn
menggunakan teknik-teknik tertentu (FGD, Diskrepansi
kompetensi kinerja, DIF Analisis dsb.)
Memiliki PKS
Tapi lupa/ketinggalan
PENURUNAN
KINERJA
Memiliki PKS
Tetapi Tidak Dihargai
Memiliki PKS
Tetapi tidak sesuai tugas
KLEIN
4 (EMPAT) TAHAP ANALISIS KEBUTUHAN :
1. MENGIDENTIFIKASI RUANG LINGKUP SASARAN.
2. MENGURUTKAN SASARAN BERDASARKAN
PENTING TIDAKNYA.
3. MENGIDENTIFIKASI KETIMPANGAN ANTARA
APA YANG DIHARAPKAN DENGAN KINERJA
SESUNGGUHNYA.
4. MENYUSUN PRIORITAS TINDAKAN.
ROGER A. KAUFMAN:
9 (SEMBILAN) LANGKAH ANALSIS KEBUTUHAN:
1. PENYIAPAN RENCANA.
2. IDENTIFIKASI GEJALA ADANYA MASALAH
3. TENTUKAN LINGKUP PERMASALAHAN
4. TENTUKAN DAN RUMUSKAN KONDISI YANG ADA
SEKARANG DALAM PERUMUSAN PERFORMANCE
YANG DAPAT DIUKUR
5. TENTUKAN KONSISI YANG DIHARAPKAN DALAM
PERUMUSAN PERFORMANCE YANG DAPAT DIUKUR.
6. TENTUKAN PERBEDAAN KONDISI DALAM PERUMUSAN PERFORMANCE YANG DAPAT DIUKUR.
7. PERTEMUAN PERBEDAAN-PERBEDAAN PEN DAPAT YANG ADA DALAM MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN-KEBUTUHAN SEHINGGA DIPEROLEH
KESEPAKATAN.
8. URUTKAN KEBUTUHAN-KEBUTUHAN TERSEBUT
ATAS DASAR PRIORITAS
9. TERUSKAN PENILAIAN KEBUTUHAN SERUPA
AGAR TERUS UP TO DATE.
PENDEKATAN (APPROACH)
Pengertian
PENDEKATAN AKD
Pengertian
PENDEKATAN AKD
Pengerti
an
Akurat
PENDEKATAN AKD
1. Ditinjau dari orang yang
melakukan
2. Atas dasar analisis data sekunder
3. Fokus Group dan Normatif Group
4. Analisis Litingring (DIF Analisis)
5. Diskrepansi Kompetensi
(Compotency Model Needs
Asessment)
1.
2.
3.
4.
5.
TEKNIK INTUITIF
-Tidak Ada Dana untuk TNA
-Diburu Waktu (Harus Ngisi DUK)
-Waktu dan Biaya Ringan
-Kurang Akurat
REVIU PIMPINAN
Pimpinan Dianggap Lebih (WHY ?)
-Tahu Kualitas Staf
-Jeli Melihat Kebutuhan Staf
-Tahu Rencana Organisasi Ke Depan
ANALISIS JABATAN
ANALISIS JABATAN
URAIAN TUGAS
HASIL KERJA
HASIL YG DICAPAI
TOLOK UKUR
Kesenjangan
KUALIFIKASI
PEKERJA
SYARAT JABATAN
KEBUTUHAN PELATIHAN
Metode
Analisis Kebutuhan Diklat
Lainnya:
1. Metode Observasi
2. Metode Survei
METODE OBSERVASI
Dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung
pada pelaksanaan pekerjaan:
1. Membutuhkan observer yang mengetahui ruang
lingkup pekerjaan
2. Membutuhkan standar kinerja/pekerjaan
3. Menggunakan format observasi
LISTING
RECORDING
Mencatat ide/gagasan
COLLATING
PRIORITIZING
No Gagasan
anggota
Proses I
Dicatat
Gagasan pok
Proses II
Dibacakan oleh
sek. Dan dicatat
Ket
Proses III
Pengelompoka
n gagasan- yg
tidak relevan
disingkirkan
Klarifikasi,
penyederhanaa
n, kombinasi ide
Proses IV
Pelatihan apa yang
anda butuhkan agar
dpt mengerjakan pek
dng baik
Adalah urutan
bagian
kegiatan
(gugus
kegiatan) dari
awal sampai
akhir proses
(menghasilka
n proses)
Adalah suatu
kegiatan atau
gugusan kegiatan
yang apabila tidak
dilakukan akan
menyebabkan
seluruh proses
berhenti
Untuk mengenalinya:
Di bagian dengan
biaya peralatan
tertinggi
Bagian dengan biaya
produksi tertinggi
Penempatan orangorang pilihan
Wujud awal bahan jadi
Bagian yg sangat
rahasia
KKN
KESENJANGAN
MASALAH
SKK
Kinerja Standar
A
B
C
D
E
Diskrepansi Kinerja
A
B
-
=
D
Diskrepansi/kesenja
ngan kinerja adalah
selisih antara
kinerja orang
dengan kinerja
yang dituntut oleh
organisasi
TAHAPAN PELAKSANAAN
PENGETAHUAN
YANG PERLU DIPERHATIKAN:
PENGETAHUAN ORGANISASI
( STRUKTUR, TUSI )
PENGETAHUAN PEKERJAAN
( KOMUNIKASI,
KEPMIMPINAN )
PENGETAHUAN KUALITAS
PENGET. DIAGNOSTIK, ANALISA PMPK
CONTOH IDENTIFIKASI
STANDART KINERJA
&
KINERJA PEGAWAI
NO
STANDAR
S. INFO
KINERJA
1.
Standar Kualits
kerja Pegawai
Job
Analisis
Peraturan
kepeg
Pedoman
tata kerja
Pemahaman Test
staf thd Job
tertulis,
Discribtion
interview
makin baik
S. INFO
Dengan pertanyaan:
1.Jenis pekerjaan dalam jabatan?
2.Dari mana kita mengetahui apa yg kita capai itu
KINERJA
Jumlah
keg
dinaika
n
sebesa
r 12 %
Sampai
akhir
thn ini
Sampai Smt I
angka keg tdk
menunjukan
angka perub yg
cukup berarti <
1%
MASALAH MASALAH
Tujuan
Instansi
tidak akan
tercapai
jika
prestasi
peg. Tidak
ditingkatka
n
Jumlah keg.
Tidak
menunjuka
n
peningkata
n yang
berarti
BUKTI
- Peningkatan
jml. Keg
instansi tk.
Penjualan
tidak terjadi
sesuai rencana
- Jml;. Keg
instansi naik
sebesar 0.7 %
CONTOH
PENYEBAB MASALAH &
IDENTIFIKASI SOLUSI
N
O
MASALAH
PENYEBAB
ALTERNATIF
SOLUSI
1.
Etos kerja
menurun
Sistem
penghargaan
yg tdk
mendukung
Sistem
manajemen
tdk menentu
Merekrut
pegawai
Melatih
Pegawai
Menyediaka
n Job
Memperbaik
i standar
kinerja
Penyederhana
an birokrasi
Diklat teknis
untuk staf
Penyediaan
perangkat kerja
yg lebih
canggih
ANALISIS KINERJA
a.Analisis kinerja
b.Mengidentifikasi standart Kinerja
c.Mengidentifikasi Kinerja
d.Mengidentifikasi & merumuskan Masalah
e.Menentukan Penyebab Masalah
f. Menentukan alternatif pemecahan Masalah
Non diklat
1.Menetapkan Program Non Diklat
2. Menyusun Prog. Uraian Pek.
3. Perbaikan sistem Kerja
4. Perbaikan fasilitas kerja
Diklat
1. Menetapkan Prog. Diklat
2. Diklat kepegawaian
3. Diklat Perencanaan
4. Diklat Pengawasan.
ORIENTASI
ORIENTASI
AKD
AKD
PERUMUSAN
PERUMUSAN
KOMPETENSI
KOMPETENSI
PENENTUAN
PENENTUAN
JENIS
JENIS
DIKLAT
DIKLAT
TAHAPAN ANALISIS
KEBUTUHAN DIKLAT (AKD)
PENGUMPULAN
PENGUMPULAN
DATA
DATA
PENENTUAN
PENENTUAN
SISTEM
SISTEM
PEMBELAJAPEMBELAJARAN
RAN
PENGOLAHAN
PENGOLAHAN
DATA
DATA
ANALISIS
ANALISIS
DATA
DATA
PROSEDUR AKD
KOMPONEN
ORGANISASI
ORGANISASI
LANGKAH
KEGIATAN
JABATAN
INDIVIDU
METODE
ANALISIS
ANLISIS
KINERJA
ORGANISASI
MASALAH
ORGANISASI
JUMLAH
PEGAWAI
PENYUSUNAN
INSTRUMEN
PENGUMPULAN
DATA
PENGOLAHAN
DATA
PENENTUAN
PRIORITAS
ANALISIS
MISI
DIKLAT
KEBUTUHAN
DIKLAT
ANALISIS
FUNGSI
DIKLAT
Tahap
Pengembangan
Insrumen tes
Dan penyusunan
modul
ANALISIS
TUGAS
DIKLAT
DIKLAT
PENGEMBANGAN
ORGANISASI
& KINERJA
ORGANISASI
DUL/AKD-02-11
ORIENTASI
AKD
Konsepsi
Prosedur
PENGOLAHAN DATA
Metode
Proporsional
Metode Rerata
PENENTUAN
DIKLAT PRIORITAS
PERUMUSAN
KOMPETENSI
Mengidentifikasi
Tugas Pokok dan
Fungsi dari
Jabatan.
ANALISIS DATA
Solusi:
Diklat
Intership
Job Aid
PENGUMPULAN
DATA
Melakukan survey
kepada responden.
Mengumpulkan
hasil survey.
PENENTUAN SISTM
PEMBELAJARAN
Penentuan Jenis
Diklat.
Prosedur AKD
KINERJA
ORGANISASI
ANALISIS
MISI FUNGSI
& TUGAS
METODE
PENELITIAN
PENGUMPULAN
PENENTUAN
PRIORITAS
KOMPETENSI
INSTRUMEN
DATA
KEBUTUHAN
PENGOLAHAN
PELAKSANAAN
DIKLAT
MODUL
KURIKULUM
PROGRAM
DIKLAT
MONITORING &
EVALUASI
PENYUSUNAN
PENGEMBANGAN
DESAIN
Output AKD
1. Jenis2 diklat
2. Job Aids
3. Magang
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
SOLUSI
YANG TIDAK
BERUPA
PELAKSANAAN
DIKLAT
3. ANALISIS
POPULASI
8. PENENTUAN
KEMAMPUAN
AWAL
4. ANALISIS
KEBUTUHAN
DIKLAT
5. MENENTUKAN
TUJUAN
6. DESAIN TES
7. VALIDASI TES
DAN
TUJUAN
9. DESAIN
10. PRODUKSI
DAN
PENGEMBANGAN
TESTING
11. VALIDASI
12. TINDAKAN
PERBAIKAN
13. PELAKSANAAN
14. EVALUASI
PASCA DIKLAT
DUL\AKD-01-9
To Train or Not
High
Job
Knowledge
Problem: Systemic
Method
Assess personal
consequences/ rewards
system
Method
Consider system issues, problem
is out of control of the employee
Low
Sierra Associates
2008
101
Cause
Solution
If skill or knowledge.training
If lack feedback..feedback, standards
If not motivated.rewards, consequences
If unclear expectations..standards, measure, discuss
If job environmentchange environment
If potentialchange personnel
Formal training
Self study
Technology based
Job related/workplace
approaches
P. 40
Thank
You!