DIRECTIVA No.- -2009-VIVIENDA/OGA PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, CONTROL Y RENDICION DE LOS ENCARGOS EN EL MINISTERIO DE VIVIENDA CONSTRUCCION Y SANEAMIENTO. 4. OBJETIVO Establecer los procedimientos y lineamientos para el otorgamiento. control y rendicién de cuentas de los recursos otorgados en calidad de Encargos, a funcionarios, servidores y personal contratado bajo la modalidad de Contratos Administrativos de Servicios - CAS, del Ministerio de Vivienda Construccién y Saneamiento, en adelante VIVIENDA. 2.- FINALIDAD: Contar con un instrumento normativo para una eficiente ejecucién y contral de las asignaciones presupuestarias destinadas al otorgamiento de Encargos, a los funcionarios, servidores y personal contratado bajo la modalidad de Contrato Administrative de Servicios - CAS, de VIVIENDA, 3.,ALCANCES: Las disposiciones de la siguiente directiva son de aplicacién a todo el personal de VIVIENDA bajo cualquier modalidad contractual, asi como al personal destacado independiente de la Unidad Ejecutora que corresponda. 4 BASE LEGAL: + Ley No.- 27785, Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica + Ley de presupuesto del Sector Publico para cada afio Fiscal + Ley No.- 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, «Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesoreria. + Ley N° 26425, Ley de Racionalizacion de los Gastos Pablicos. + Ley No. 27792, Ley de organizacion y funciones del Ministerio de Vivienda Construccién y Saneamiento. * Decreto Supremo N° 002-2002-VIVIENDA ~ Reglamento de organizacién y Funciones de! Ministerio de Vivienda Construccién_y Saneamiento. + Decreto Supremo No.- 028-2009-EF, Establece escala de vidticos para los viajes en comisién de servicios en el territorio nacional ‘+ Directiva de Tesoreria N®.- 001-2007-EF-77.15, aprobada por Resolucién Directoral N° 002-2007-EF/77.15 y sus modificalorias. + Resolucién de is superintendencia No.007-99/SUNAT — Reglamento de comprobante de pagos. + Resolucién de la superintendencia No.- 037-2002/SUNAT / Régimen de retenciones de! IGV_Aplicables a los proveedores y designacion 2 los agentes de retencién + Resolucion de la superintendencia No 183-2004/SUNAT/ Régimen de detracciones del IGV 0 normas para 'a aplicacién del sistema de pago de Obiigaciones Tributarias con el Gobierno Central a la que se refiere el Decreto Legislativo No.- 940. 5.- VIGENCIA: La presente directive entrara en vigencia a partir del dia siguiente de la fecha de su aprobacién.6.- DEFINICIONES: 6.1 ENCARGO: Eniroga de dinero mediante cheque © giro bancario a personal de la institucién para el page de obligaciones que por la naturaleza de determinadas funciones 0 caracteristicas de ciertas tareas 0 trabajos, son indispensables para el cumplimiento de los objetivos institucionales. 6.2 RESPONSABLE: Personal de la institucién a quien se le otorga el encargo para el ‘cumplimiento de determinadas funciones o tareas, de acuerdo a los objetivos de la institucién, 6.3 COMISION DE SERVICIOS: Definicién contenida en el inciso 6.1 de la Directiva N° 003- 2009-VIVIENDA/SG. 6.4 VIATICOS: Definicion contenida en el inciso 6.2 de la Direotiva N° 003-2009-VIVIENDA/SG. 6.5 COMISIONADO: Definicién contenida en el inciso 6.3 de la Directiva N° 003-2009- VIVIENDA/SG 6.6 BOLSA DE VIAJE: Definicién contenida en el inciso 6.4 de la Directiva N° 003-2009- VIVIENDASG 7.= DISPOCIONES GENERALES: + La modalidad de “Encargo’, al interior de la entidad se utiliza en forma excepcional, indicandose expresamente a la persona designada para la elecucién del gasto, atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, asi como las condiciones y caracteristicas de determinados trabajos o restricciones en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios + El uso de fondos en la modalidad de “Encargos", deberd ser autorizada mediante Resolucién Directoral suscrita por el Director General de Administracién o de quien haga sus veces, estableciendo el nombre del responsable del manejo del fondo por Encargo’, los coneeptos de gasto, ios montos maximos, las condiciones a quien debe Sujetarse les adquisiciones a ser realizadas, el tiempo que tomara el desarrollo de la mismas rendicién de cuentas debidamente documentada + La rendicién del encargo otorgado no deberé excederse los tres (3) dias habiles después de concluida la actividad materia de Encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el exterior del pais, en cuyo caso puede ser de hasta Quince (5) dias calendar. + La utlizacion de esta modalidad es para fines distintos de los que tiene establecidos el Fondo para pagos en Efectivo o Fondo fijo para Caja Chica y os Vidticos + No procede a entrega de nuevos "Encargos", a personas que tienen pendiente la Fendicién de cuentas 0 devoluciones no utlizados de “Encargos’. anteriormente otorgados bajo fa responsabilidad del Director General de Administracion 0 de quien haga sus veces. 8.- LA SOLICITUD DE ENCARGOS: Los Encargos serén solicitados por las direcciones generales, unidades organicas y Sreas de VIVIENDA a ia Oficina General de Administracion o la que haga sus veces, de acuerdo a la programacién para este tino de gastos, utiizando para ello el Anexo N? 01 La solicitud sera presentada con una anticipacién de & dias habiles para su correspondiente aprobacién, previa coordinacion con la oficina general de Administracion La solicitud de Encargos debera estar destinada2) Al desarrollo de actividades Institucionales cuyo detalle de gastos no pueda conocerse con precisién ni con la debida anticipacion. 5) Accontingencias derivada de situaciones de emergencia dectaradas por la ley. ©) A servicios basics y alquileres de dependencias que por razones de ubicacion Seografica ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los plazos establecidos por los espectivos proveedares, 4) Adquisiciones de bienes y servicios, ante restricciones justificadas en cuanto a la oferta ‘ocal, previo informe al érgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces. El responsable debe elaborar la solicitud de Encargos debera tener en cuenta los gastos que Son indispensables para el cumplimiento de ia comisién pudiendo ser entre otros: + Alcuileres. + Hospedaie + Alimentacion + Gasio por combustible, auxilio mecénico, peajes y otros cuando existan resiricciones ara el atorgamiento de los mismos en otras modalidades de desembolso. * Gasio de documentacién (fotocopia, impresiones, revelados, etc.) + Gasto por el uso de telefonia fija y celulates por comunicaciones oficiales. + Gasto de ities de escritorio, * Otros gastos necesarios para el desarrollo de las funciones encomendadas. Los directores 0 responsables de las dreas solicitantes deberdn hacer llegar a la Oficina General de Administracion la solicitud de Encargos, en el que detallara lo siguiente: a. Nombres y Apellidos completos del responsable del “Encargo" b. El lugar, ta fecha y tiempo de duracién prevista de la comisién por lo que se le entrego fondos de Encargo. © El geialles de los gastos a incurrirse en la realizacion de las actividades encomendadas. 4. Motiv de la solicitud de! Encargo. @ Una carta firmada por e! responsable, autorizando el descuento por planilla en caso Ro cumplir con la rendicién de! encargo dentro de los plazos establecidos en la presente Directiva Cuando sea necesario viajar al interior de! pats para realizar las actividades Institucionales. debera solicitar por separado los vidlicos de acuerdo a la directiva correspondiente. Teniendo en cuenta la necesidad de la entidad se determinara el medio de transporte a ser utilizado, teniendo en cuenta la distancia, el tiempo, la urgencia entre otros aspectos, La adquisicién de pasajes aéreos podré solicitarse a través de la Unidad de Abastecimiento, el cual sera pagado con el dinero del encargo otorgado, el procedimiento para la adquisicion de dichos pasajes se encuentra estipulado en la Directiva N° 003-2009-VIVIENDA/SG. Cualquier penalidad por el retraso, cancelacién 0 pérdida del pasaje aéreo lo asumird el responsable y la unidad 0 dependencia solicitante. Todos los documentos de sustento de gastos efectuados con los fondos entregados en la modalidad de “Encargo", seran de la fuente de financiamiento de recursos ordinarios, los cuales deberan ser emitidos a nombre de la Unidad Ejecutora 1082 del Ministerio de Vivienda Construccion y Saneamiento con RUC. 20504743307 9.- SERVICIO COMPLEMETARIOS A SER ATENDIDOS A TRAVES DE ADQUISICIONES: Cuando la comisién es realizada en la ciudad de Lima y sean necesarios servicios Complementarios como alquiler de hoteles, alimentacién o alquiler de auditorios, equipos entre otros, se debera hacer la indicacion expresa para que las adquisiciones sean electuadas 9 través de la unidad de AbastecimientoEn caso que la comisién se realice en otras ciudades del Perl, el responsable del manejo de los fondos por “Encargo’, realizara las adquisiciones de los bienes y servicios teniendo en cuenta lo establecido en el Texto Unico Ordenado de la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamentacién, y las leyes tributarias. Las areas usuarias determinaran de ser necesario el uso de vehiculos oficiales para el trasiado de personal a las zonas de emergencia por motivos de seguridad, costos u otros. 10- REPROGRAMACION: La reprogramacian de las actividades se efectuaran excepcionalmente y solo por motives justificados, para lo cual debe de adjuntar el respectiva informe explicando los motivos por que fue postergado, mosificado o cancelado La dreas usuarias deben de remitir en forma oportuna a la Oficina General de Administracion el informe para permitir que la Unidad de Tesoreria anular el cheque definitivamente o reprogramario si corresponde En caso de haber sido cobrado el cheque, el responsable debe devolver el importe del encargo Gentro de las 24 horas siguientes para ser depositados en cuenta corriente correspondiente, caso contrario se le aplicara el interés legal que corresponda de acuerdo a los dias de demora de devolucién, 11.- DE LA RENDICION DEL ENCARGO El responsable del Encargo debera hacer rendicién de cuentas por Encargo en un plazo de tres (03) dias calendarios después de culminada las mismas tratandose de una comisién en territorio nacional y de quince (15) si fue realizada en el extranjero, de acuerdo al Anexo N° 03, adjuntando io siguiente: + Un informe de las actividades realizadas. * Criginales de fos comprobantes de pago tal como lo indica la Directiva N° 003-2009- VIVIENDA'SG * La declaracién jurada elaborada de acuerdo al anexo N° 02, solo procedera para sustentar gastos por lo que no es posible obtener comprobantes de pago autorizados Por SUNAT. el cual no podra superar el 10% del valor de la unidad impositiva tributaria - UIT vigente, * No procede la rendicién de cuentas de gasto por concepto de movilidad local cuando el responsable dei Encargo use el vehiculo oficial de VIVIENDA para realizar las actividades encomendadas. + La rendicién del Encargo es responsabilidad exclusiva de la persona designada a realizar la actividad asi como del director y/o del jefe de la unidad organica que visa la documentacion sustentatoria del gasto, + La unidad de coniabilidad o la que haga sus veces, dentro del plazo de tres (3 ) dias Ge recibida la rendicin de cuentas, revisara y fiscalizara la documentacién sustentatoria emitiendo la observaciones si la hubieres haciéndola llegar al comisionado quien en el plazo de cuarenta y ocho (48) horas debera subsanar las misma, + Le rendicion de cuenta debidamente presentada, sera registrada contablemente y 90 de ello remitida a la unidad de tesoreria o la que haga sus veces, para proceder al archivo, adjuntando 2l comprobante de pago con el cual se otorgé el Encargo respectwvo. con la finalidad de faclitar el control posterior.12.-DE LAS RETENCIONES Y DETRACCIONES DEL IGV 12.1.- Aplicacién del sistema de retenciones del IGV 6%.- El Sistema de Retenciones del IGV se aplicara de acuerdo a lo dispuesto en la Resolucién de Superintendencia N° 037-2002/SUNAT; en ese sentido y mientras la UE 01 Ministerio de Wwienda, Construccién_y Saneamiento con RUC 20504743307 continue siendo Agente de Retencion del 6%; el Responsable antes de efectuar pagos por concepto de alimentacion, hospedaje, alquileres y en general por cualquier compra de bienes o prestacion de servicios que se encuentren gravados con el IGV, por cuya operacién e! proveedor emita la factura Cortespondiente y esta sea en total mayor a S/. 700.00 (Setecientos Y 00/100 Nuevos Soles), el Responsable deberd retener el 6% del monto total facturado, comunicando al proveedor que le Unidad de Tesoreria del MVCS le remitira su respective Comprobante de Retencion en el plazo maximo de 03 dias habiles. Contados a partir del dia siguiente en que dicho comisionado haga enirega del importe retenido a la citada unidad, Asimismo, e! Responsable entregaré a la Unidad Tesoreria o la que haga sus veces el monto retenido en el plazo de (24) horas de retorno de su viaje para que esta oficina realice el pago correspondiente a la SUNAT y elabore el comprobante de retencién correspondiente para ser Femitido a través dé la Oficina de Tramite Documentaria o la que haga sus veces, al domicilio del proveedor que emitié dicha factura. En e! caso que el Responsable efectie Ia retencién y tenga que permanecer més de una semana fuera de la provincia de Lima producto del Encargo Gebers comunicarse oportunamente por teléfono con la Unidad de Tesoreria, a fin de que reciba la instruccién que permita cumplir oportunamente con el pago de al SUNAT del monto retenido. 12.2.- Aplicacién de la Retencién del 10% por Impuesto ala Renta—4ta _Categoria.- Cuando e! Responsable contrate los servicios de personas naturales (trabajadores independientes) que emitan recibos por honorarios, y dicho recibo sea por un importe mayor a los S/. 1,800.00 (Un mil quinientos y 00/100 nuevos soles), debera retener el10% del monto total del recibo, saivo que el proveedor del servicio adjunte al recibo la respectiva Constancia Ge Suspensién de Retenciones emitida por la SUNAT. El monto retenido sera entregado a Caja de la Unidad de Tesoreria 0 la que haga sus veces, en el plazo de veinticuatro (24) horas de felomo de sus viaje para el correspondiente pago a fa SUNAT; pero en caso que el Responsable tenga que permanecer mas de una semana fuera de la provincia de Lima Producto del Encargo debera comunicarse por teléfono con la Unidad de Tesoreria a fin de que realice e| depdsito correspondiente en la cuenta corriente que se le indique y asi dicha Unidad ueda cumplir oportunamente con el pago a la SUNAT de monto retenido. 12.3. Aplicacién del Sistema de Detracciones.- El Sistema de Detracciones del IGV se aplicara de acuerdo a lo establecido en la Resolucién Ge Superintendencia N° 183-2004/SUNAT, es decir, cuando el Responsable compre por ejemplo azucar, alcohol etiico, algodén, maiz amarillo, madera, arena o piedras o cualquier bien comprendido en los Anexos 01 y 02 de la citada Resolucién, © cuando contrate los Servicios por el aiquiler de cualquier bien mueble o inmueble o por el servicio de traslado de Personas y en general cualquier servicio comprendido en el Anexo 03 de dicho dispositive legal: este debera detraer (retener) el porcentaje correspondiente segun cada anexo {los mismos que forman parte de la presente directiva); cabe precisar que la obligacién de aplicar este sistema se dara cuando el bien o el servicio contratado esté gravado con el IGV y el importe total facturado sea mayor a jos S/. 700.00 (setecientos y 00/100 nuevos soles): para tal efecto, el Responsable debera entregar el dinero producto de la detraccién a la Unidad de Tesoreria del MVCS, dentro de las 24 horas de su regreso. Para ello tambien debera solicitar al Proveedor su nimero de la cuenta corriente de Detracciones que debe tener abierto en el Banco de la Nacién para el hacer el respectivo depésito.En el caso que se contrate el servicio de trastado de bienes, se debera proceder de acuerdo a ‘a Resolucién de Superintendencia N° 073-2006/SUNAT; es decir, cuando el importe facturado ‘sea mayor a S/. 400.00, el Responsable deberé detraer (retener) del total facturado un 4% y a Su regreso igualmente entregario a la Unidad de Tesoreria para el tramite consiguiente. Es importante mencionar las siguientes consideraciones aplicables tanto para los puntos 12.1, 12.2123 2) Si no cumpliera con efectuar la retencién, ya sea del 6% 0 del 10%, 0 con detraer el porcentaje correspondiente, el importe dejado de retener o detraer sera cubierto por el Responsable, sin perjuicio del pago de las sanciones que determine la SUNAT, las cuales también seran asumidas por parte de dicho responsable b) Se debe tener en cuenta que !as disposiciones legales a las que se hizo referencia pueden Sultir variaciones por parte de! Legislador Tributario, por tanto se deberan aplicar las nuevas disposiciones que se den de acuerdo a cada caso, mientras se proyecta la modificacion correspondiente de la presente directiva para estos efectos 13.- RESPONSABILIDAD: Los funcionarios solicitantes, el responsable del Encargo y las unidades de Abastecimiento, Contabilidad y Tesoreria o las que haga sus veces, son los directamente responsable de la aplicacién y cumpiimiento de la presente diectiva.Tiaterrs Integrada de Gestdn Ramvnstratva Mactslo de Logistion oe ANEXO No. Of Fig SOLICITUD DE EM CARBON? : ” Freon UniDaD EJECUTORA NRO, IDENTIFICACIGN CENTRO DE COSTO RESPORSROLE PEL EneHteO t MOTIVO DEL ENCARES z ‘COMISONADO Nevias CARGO bn Fri | MeTavwmevowico | FuNcion | PROGRAMA | SUB. FROGRAWA | ACTIMDADPROYECTO | COMPONENTE ‘ORIGEN: DESTINO, ops. ons. SALIDA LLEGADA: #0iAS: fi TPODE ‘ORIGEN DESTINO RUTA os. ons. ops. ops. Firma det Soictente Firma Autorizads_ - —— a ies ago oe in Aissrtee Fecha: t wou se ogee tora \ wan ANEXO Nf of Pagina: DECLARACION JURADA uiwonaexecur0R ne ToeNTeAION | = El eerie gee eaecoeuer con DNI Nt . con domiciio en, deciero bejo juramento heber efecuado gastos los cuales me fueron imposible obtener comprobantes de pago que sustenten los gestos, segtin el siguiente detalle Co — — —__l | sue TOTAL, xc) TOTAL GASTADO SIN DOCUMENTACION SUSTENTATORIA Sh >Aiegndo de Gotta tarinisraiva Fecha : flo de Logistics Hora Ben Pagina: ANEXO NYO . RENDICION DE CUENTAS POR ENZAR EO nioa0 evecuToR’ RO. IDENTIFICACION 1. Apellidos y Nombros: 2 ENARGNE N° Exp. SIAF: 3. Comprobante de Pago 4. Motiv de 5.” cha de Salida: 6. Fecha de Retorno: 7. Nro dias: DETALLE DEL GASTO: fecan [ oocuwenro [ Razon soon iWPORTE & - T L T 1 | I I I I “] [ I I I i ] SS = Esa Cc GisS San DeoncKINGK GetstoRIAE) — (Gas) Total GaTano L442) s«C) Reembots 7, | Devoheiin 7, ) COMISIONADO2 009/VIVIENDA-OGA Q QO MEMORANDUM 4 cs ARQ. LUIS TAGLE PIZARRO Director Nacional de Urbanismo Asunto : Implementacion de Recomendacién N° 03 del Informe de Auditoria N° 001-2006-2-0240 “Examen Especial a las Exoneraciones de los Procesos de Seleccién ~ Periodo 2003-2004 Referencia Memorandum N° 095-2009/VIVIENDA-OGA-UT Fecha + San Isidro, 06 HAR. 2008 Tengo el agrado de dirigirme a usted, en relacién a la Implementacién de Recomendacién N° 3, en el cual la Oficina de Control Institucional pone a conocimiento de los alcances y rrecomendaciones para la implementacién de una adecuada administracién y control de las recaudaciones 3/1000 provenientes del desactivado Ex Conata, la misma que a través del documento de ta referencia, la Unidad de tesoreria pone en consideracién las acciones correctivas para el manejo adecuado de dichas operaciones, el cual aprobado por mi despacho adjunto al presente el documento a efectos de implementar los procedimientos para una mejor administracién y control de los recursos recaudados. En tal sentido, el control de las operaciones del 3/100 pasaré a la Unidad de Tesoreria, por lo que fisicamente se procederé el traslado del personal, equipo informatico y mobiliario ecesario que corresponda, en cuanto al acervo documentario el traslado se podrd realizar luego de una evaluacién del contenido y uso de la informacién que en esos archivos se encuentren, Asimismo, tal y como sefiala en el documento adjunto con respecto a los procedimientos de la venta de los valores arancelarios, serén realizados por el Area de Valores a su cargo, teniendo en cuenta que los usuarios tendrén que acercarse a efectuar los pagos al Banco de la Nacién 0 por ventanilla de caja del MVCS con la proforma a fin de hacer la entrega del documento que acredite el pago correspondiente. Por lo que agradeceré sirvase tomar las acciones correspondientes Alentamentg, aa, eowsTaucei ¥ sanenwueero Diteccion Nacional de Usbays 08 MAR, 2009 | svn. L0e4 Aka Ce. Unidad de Tesoreria (= cae 361 ‘ssa 27m te