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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ECBTI - INGENIERA INDUSTRIAL CODIGO: 256597_3


GESTION DE LA PRODUCCION
YUDI ANDREA LADINO RAMIREZ

GESTION DE LA PRODUCCION
256597_3

ACTIVIDAD 6 TRABAJO COLABORATIVO I

Presentado por:

YUDI ANDREA LADINO RAMIREZ


CODIGO: 1.122.117.274
Andreateo08@hotmail.com
Yu11lad211@unadvirtual.edu.co
LEIDY VIVIANA JIMENEZ SANCHEZ
COD. 1099210155

Presentado A:
LEONARDO ALZATE
Tutor

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ECBTI - INGENIERA INDUSTRIAL CODIGO: 256597_3
GESTION DE LA PRODUCCION
YUDI ANDREA LADINO RAMIREZ

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ESCUELA DE CIENCIAS BSICAS, TECNOLOGA E INGENIERA
SEPTIEMBRE DE 2015

INTRODUCCION
Un sistema de gestin puede ayudar a centrar, organizar y sistematizar los
procesos para la gestin y mejora. Cualquier actividad empresarial implica
manejar una cantidad significativa de informacin relativa a la clientela,
empresas proveedoras, ventas, etc. Por ello, es de mxima importancia
almacenar y, sobre todo, estructurar dichos datos en un soporte
informtico, lo que permitir, entre otros beneficios, un mejor nivel de
acceso a los mismos y el incremento general de los niveles de eficacia. En
este curso tomamos una serie de herramientas y variables aplicables a
diversas empresas y que pretenden convertir los procesos en factores
relevantes para la mejora continua y el debido desarrollo empresarial. El
mercado de hoy en da es de mucha competencia a nivel nacional e
internacional, por esto es importante el diseo y aplicacin de sistemas de
gestin que faciliten a las organizaciones sus actividades para convertirlas
en empresas rentables y competitivas.

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OBJETIVOS
Objetivo general
Realizar un estudio detallado de los temas propuesto en la materia de
gestin de la produccin, haciendo nfasis primordial en la planeacin de
ventas y operacin.
Objetivos especficos.

Realizar una investigacin para fortalecer los tema a tratar.

Determinar las variables ms relevantes en la planeacin.

Realizar un anlisis sobre mecanismos de planeacin.

Analizar empresas que desarrollan este tipo de planeacin para


determinar los factores claves de xito.

Conocer las reas donde se lleva a cabo la planeacin con el fin de


familiarizarse

con

las

caractersticas

sociales,

econmicas,

organizacionales etc.

Conocer los diferentes procesos para el m anejo adecuado de la


planeacin.

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ACTIVIDAD No. 6.Trabajo Colaborativo No 1


El Grupo de Estudiantes debe ingresar constantemente a la plataforma de
la UNAD: Curso de Gestin de la produccin, tener en cuenta:
1. Con la lectura que encuentra registrada con el nombre de Act.6
PCPII MODULO11produccion elaborar un ejercicio modelo de
aplicacin que intervengan los tems relacionados con la empresa de
uno de Ustedes que labora.
La fbrica de empanada La Sabrosa reporta la siguiente informacin
de entrada, que nos relaciona el inventario inicial, las rdenes reales y el
pronstico corto en unidades de producto:
SEMANAS
1

PRONOSTICO

800

700

1000

1000

1600

1500

2000

2000

PEDIDOS

1200

500

300

200

100

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INVENTARIO
INICIAL

1200

Se tiene establecido un tamao de lote fijo de: 1800 unidades para este producto, por
cuestiones de operacin.

El primer paso consiste en llenar la plantilla con la informacin disponible, es decir,


nuestros pronsticos, nuestros pedidos reales y el inventario inicial del perodo 1.

El primer paso que debe efectuarse en cada perodo corresponde a validar si


nuestro inventario inicial puede suplir las necesidades del mismo. Sin embargo,
surge un interrogante, Cul es el requerimiento del perodo, el pronstico o el
pedido? Tendremos en cuenta el mximo valor entre los dos. En caso del que
nuestro inventario no tenga la capacidad de suplir nuestros requerimientos, se dice
que requerir de MPS.
S...
...Entonces
El valor de MPS puede variar segn el sistema de loteo que se tenga establecido.
Lo siguiente corresponde a calcular el Inventario final de cada perodo, para lo
cual recurrimos al balance de inventarios con una pequea modificacin, en este
caso se reducir el mximo valor entre pronstico y pedidos de dicho perodo.

El inventario inicial de cada perodo, corresponde al inventario final del perodo


inmediatamente anterior.
Aclarado esto, procedemos con el clculo del primer perodo:
Dado que nuestro inventario (1200) NO es menor que el valor mximo entre
pronstico y pedidos (en este caso pedidos = 1200), decimos que el MPS ser
igual a 0.
Nuestro inventario final ser entonces:

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Procedemos con el perodo 2:


Dado que nuestro inventario inicial en el perodo 2 (0) SI es menor que el valor
mximo entre pronstico y pedidos (en este caso pronstico = 700), decimos que
el MPS ser > a 0. Para nuestro ejercicio tenemos un tamao de lote fijo de 1800
unidades, por lo tanto ese ser el valor del MPS del perodo 2.
Nuestro inventario final en el perodo 2 ser entonces:

Proseguimos con los clculos y obtendremos el siguiente MPS:

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Si bien la dinmica no tiene que cambiar, observamos que las oportunidades de


mejora del mtodo pasan por el tamao del lote, razn por la cual es importante
considerar lossistemas de loteo.

Cantidad Disponible Para Promesa - DPP o


ATP
Parte de la informacin clave que el departamento de produccin debe suministrar
al departamento de ventas corresponde a la cantidad de unidades que estn
disponibles para negociar o vender. Dado que el MPS contempla pronsticos y
pedidos hay que tener claridad sobre cmo estos factores afectan las cantidades
de las que ventas puede disponer, dichas cantidades reciben el nombre de
cantidad disponible para promesa, DPP o ATP por sus siglas en ingls (Available
To Promise).
El principal concepto que debemos aclarar es que no siempre el inventario final
nos determina las cantidades disponibles para promesa, dado que en muchas
ocasiones es ese inventario final quien se estima cubra los pedidos reales de
perodos posteriores, o en ocasiones el inventario final se encuentra afectado por
el pronstico, que no son pedidos firmes y que por lo tanto no nos puede limitar
nuestra capacidad de oferta.
En primer lugar el clculo del DPP se debe restringir slo para el perodo 1, y los
perodos en los que su MPS sea mayor que 0. Este debe contemplar como
disponible las cantidades del MPS, ms el inventario inicial y debe deducir las
rdenes en firme (pedidos reales) de ese perodo y de todos los perodos que lo
subsiguen hasta que haya un nuevo MPS.
Para explicar mejor este concepto, acudamos a nuestro MPS ya calculado:

Para efectuar el DPP del perodo 1, debemos recurrir al siguiente clculo:

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Podemos observar como el MPS siguiente se encuentra en el perodo 2, por ende


slo debemos contemplar los pedidos reales del perodo 1:

Para determinar el DPP del perodo 2, debemos recurrir al siguiente clculo:


Podemos observar como el MPS siguiente se encuentra en el perodo 4, por ende
se deben contemplar los pedidos reales del perodo 2 y 3:

Continuamos con los clculos y tendremos el siguiente tabulado con los DPP:

2. Desarrollar el siguiente ejercicio del tema de Planeacin de Ventas y


Operaciones (S&OP).
La compaa DAAF desea realizar su plan de produccin para los
siguientes 8 meses y cuenta con la siguiente informacin:

PERIODO

2255

2398

2998

3000

3500

4000

MES

DEMANDA
UNIDADES

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DIAS

22

22

20

19

28

21

LABORADOS

La empresa cuenta con 35 Empleados, los cuales trabajan 8 horas/da en


tiempo normal y no se permite laborar ms del 35% en tiempo extra. El
salario de los trabajadores es 12.5 $/hora en tiempo normal y 14.5 $/hora
en tiempo extra. El costo de contratar y despedir un operario es de $800 y
$1120 respectivamente. Cada unidad de producto necesita 5.5 horas para
su produccin. Se puede subcontratar a un costo de 100 $/unidad y se
tienen subcontratados 255 unidades en el mes 1, 350unidades en el mes 3
y 445 unidades en el mes 6. La empresa posee 580 unidades de inventario
en el mes 0 y desea terminar el mes 6 con 950 unidades. Los costos de
mantener inventario son 55$/unidad*ao. El nivel mnimo de inventario
en los meses 1 a 5 debe ser de 320 unidades.

HORAS NORMAL

8 HORAS/DIA

TIEMPO EXTRA

35%

VALOR HORA NORMAL

$ 9.5 HORA

VALOR HORA EXTRA

$ 11.5 HORA

COSTO POR CONTRATACION

$ 700

COSTO POR DESPIDO

$ 1050

TIEMPO POR PRODUCCION

45 HORA

COSTO POR SUBCONTRATAR

90 UNIDAD

UNIDADES DE INVENTARIO

480 UNIDADES

INVENTARIO FINAL

800 UNIDADES

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COSTO DE INVENTARIO

42 $/UNIDAD*AO

Como se trata de 25 empleados, estos se multiplican por las 8 horas/da


en tiempo normal estos por los das trabajados por mes.
Mes 1 se le tendra 25 empleados X 8 horas/diaX22 dias= 4400
Mes 2 se le tendra 25 empleados X 8 horas/diaX22 dias= 4400
Mes 3 se le tendra 25 empleados X 8 horas/diaX20 dias= 4400
Mes 4 se le tendra 25 empleados X 8 horas/diaX19 dias= 3800
Mes 5 se le tendra 25 empleados X 8 horas/diaX19 dias= 3800
Mes 6 se le tendra 25 empleados X 8 horas/diaX21 dias= 4400

PLAN DE VENTAS Y OPERACIONES


MES

DIAS LABORADOS

22

22

20

19

19

21

2.255

2.398

2.998

3.000

3.500

4.000

$41.800

$41.800

$38.000

$36.100

$36.100

$39.900

978

978

889

844

844

933

342

342

311

296

296

326

TOTAL
HORAS(8)*25Empleados*das
laborados
Costo total de horas de
tiempo * 9.5 h.
Total Unidades Producidas
tiempo normal
(8/4.5)*25*das laborados.
Total unidades producidas
en tiempo extra * los 25

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empleados
Sumatoria de Unidades
producidas en tiempo

1.580

1.320

1.200

220

220

300

455

1.078

1.498

1.140

1.140

1.259

normal y extra

Unidades Subcontratadas
Faltante de Unidades
producidas con la demanda.

400

1.860

1.960

2.741

3. Realizar una investigacin sobre el tema de Planeacin de Recursos


Empresariales (ERP)

PLANEACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) DEFINICION


EVOLUCION.

ERP-Planeacin de Recursos Empresariales


Si consideramos al sistema ERP como un sistema de clase mundial que
involucra las mejores prcticas con estndares de excelencia, y que la
organizacin que adopte esta filosofa, podr como resultado obtener una
reduccin significativa de costos, un aumento de la productividad,
planificar y realizar la automatizacin de sus procesos, as como la
integracin completa del negocio e incorporar las mejores prcticas
mundiales de la industria. As, estos beneficios sern considerados vitales
para la organizacin.
El gran integrador es el cerebro, pero, en una empresa, tambin puede
haber un integrador de informacin: un sistema capaz de ordenar todo el
conjunto de reas que, al igual que los sistemas vitales del ser humano, la
suma de su funcionamiento mantienen con vida a la empresa de la cual
forman parte.
Estos sistemas se denominan planeacin de recursos empresariales o
Enterprise Resource Planning (ERP) y son de historia realmente reciente.

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La eleccin de un sistema ERP debe hacerse luego de un anlisis


exhaustivo y detallado de la situacin actual de la empresa, la cual deber
estar alineada a la estrategia de la organizacin, revisando la
disponibilidad de recursos con experiencia, as como aspectos vinculados
con liderazgo y conocimiento de la organizacin, madurez y credibilidad en
los procesos existentes y el grado de confiabilidad de los datos.
Entonces, implantar un ERP permite a cualquier organizacin una
respuesta adecuada y que estara a la medida de sus necesidades.
Consecuentemente, una solucin que permitir una integracin total entre
sus diferentes mdulos y el intercambio de datos entre ellos, con el fin de
gestionar adecuadamente cada una de las reas de la empresa. Debemos
reconocer que, aunque las soluciones que tiene cada empresa
Implantada para la gestin de cada una de las reas de su negocio
funcionen muy bien y sus posibilidades de crecimiento sean bastante
aceptables, los entornos y su intercomunicacin son muy complicados.
Una premisa indispensable en toda implantacin de sistemas ERP, es que
la alta gerencia de la empresa debe brindar los requerimientos, medios y
recursos necesarios al equipo de trabajo, para evitar las clsicas
respuestas: No hay tiempo o No hay soporte por parte de la
organizacin y el desfase entre lo que se desea del producto y lo que
realmente se obtiene del mismo.
El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado
para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de
finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la
planificacin de todos los recursos de la empresa
Los antecedentes de los ERP datan de la Segunda Guerra Mundial, cuando
el gobierno estadounidense emple programas especializados que se
ejecutaban en las enormes y complejas computadoras recin surgidas en
el principio de la dcada de los aos 40 para controlar la logstica u
organizacin de sus unidades en acciones blicas.
Estas soluciones tecnolgicas, conocidas como los primeros sistemas para
la planeacin de requerimiento de materiales (Material Requirements
Planning Systems o MRP Systems), son el antecedente histrico ms
remoto de los actuales ERP.

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Pero la historia no para all. Para el final de los aos 50, los sistemas MRP
brincaron las trincheras del ejrcito para hallar cabida en los sectores
productivos en especial de los Estados Unidos de Amrica. Las compaas
que los adoptaron se dieron cuenta de que estos sistemas les permitan
llevar un control de diversas actividades como control de inventario,
facturacin, y pago y administracin de nmina.
De manera paralela, la evolucin de las computadoras favoreci el
crecimiento de estos sistemas en cuanto al nmero de empresas que
optaban por ellos. Claro que esas computadoras eran muy rudimentarias
pero contaban con la capacidad de almacenamiento y recuperacin de
datos que facilitaban procesar transacciones, es decir, manejar
informacin y canalizarla de manera apropiada a aquellas reas que, al
integrarla, podan ejecutar acciones mucho ms rpidas.
En las dcadas de los aos 60 y 70, los sistemas MRP evolucionaron para
ayudar a las empresas a reducir los niveles de inventario de los materiales
que usaban, esto porque, al planear sus requerimientos de insumos con
base en lo que realmente les demandaban, los costos se reducan, ya que
se compraba slo lo necesario. Si hacemos una comparacin con la
preparacin de un atleta, podemos decir que era como administrarle la
dieta al competidor, evitando desperdiciar en la comida que no le hiciera
falta.
As, a principios de los aos 90, haba dos posiciones en el escenario de
soluciones tecnolgicas para empresas: por un lado los MRP y por otro los
MRP II. Pero el mundo haba cambiado y estas soluciones nacidas en los
ambientes de manufactura ya eran insuficientes para un mercado donde
haba organizaciones de todo tipo: de servicios, financieras, comerciales,
entre otras, que tambin necesitaban una solucin para controlar sus
procesos y, en consecuencia, ser ms competitivas. Haba surgido una
nueva clase de competidores. Si nos referimos a nuestro atleta, ahora ya
no slo se buscaba el entrenamiento para un deporte especfico, sino para
todas las disciplinas.
Otro factor que favoreci la creacin de opciones para satisfacer las nuevas
necesidades fue, sin duda, el crecimiento de la industria del software o de
programas para computadoras. Nacieron modernas aplicaciones
empresariales y abarcaron reas de creacin reciente de la empresa. Si los
MRP y los MRP II eran como los controladores de los brazos y piernas de
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un atleta, los ERP integraban no slo eso, sino todos los rganos y
msculos del mismo, o mejor dicho de la empresa. As, se inici el control
de reas como contabilidad, finanzas, administracin de rdenes de venta
y logstica, entre otras, bajo un solo y transparente sistema de
informacin.
En este escenario surgen visionarios que no slo desarrollan, sino venden
e implantan estas soluciones que, al ser tan exitosas, logran expandirse de
manera rpida por el mundo empresarial.
As, en la vida prctica, el ERP de Baan no slo implicaba una solucin
tecnolgica, sino empresarial. Con una consistente metodologa de
implantacin y con modelos probados y comprobados, Baan demostr el
valor de un ERP al proporcionarles a sus clientes resultados claros y
visibles en corto plazo.
Cuando una empresa requiere de un ERP e inicia los ajustes para
seleccionar uno en particular, debe aceptar que introducir un orden
interno donde diversas reas se vern afectadas por el cambio.
Sin embargo, los resultados se ven desde un principio. Por ejemplo, los
cierres contables que llegan a hacerse hasta con un mes de retraso se
generan de manera casi automtica al final del mes en curso. El
acortamiento de estos ciclos trae consigo informacin muy valiosa que
facilita tomar decisiones a favor, no slo de un rea, sino de toda la
empresa.
Otro beneficio se nota en la recuperacin de la inversin en corto tiempo ya
que la organizacin se ha hecho eficiente y altamente productiva al tener
su informacin al da y en orden. En consecuencia, sus procesos de
produccin y comercializacin se hacen ms eficientes, evitando o
minimizando prdidas y aumentadas ganancias.
Ahora, el reto es extender y complementar la eficiencia interna con otros
sistemas capacitados para comunicarse y aprovechar la informacin
generada por el ERP actual que abarquen todos los elementos que, en el
fondo, determinan el rumbo de las actividades empresariales, entre los
principales estn: la cadena de suministro, la satisfaccin y
comportamiento del cliente, as como la toma de decisiones ejecutivas.

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Al igual que en una competencia deportiva, donde el desempeo del atleta


se mide en el campo de accin es da a da donde la tecnologa demuestra
su utilidad. El mejor ejemplo de los beneficios que generan estas
soluciones tecnolgicas son las mltiples empresas, lderes en diversos
sectores, que han comprobado la importancia de contar con sistemas
empresariales.
Beneficios e impactos
Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se
esperan en una implementacin de un ERP, as como los impactos que este
tendr en la organizacin.
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software
ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la
mayora de los ERP tienen en comn varios beneficios: Aqu algunos de los
beneficios que podran adquirirse al implementar cualquiera de ellos:
Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales
Integracin entre las funciones de las aplicaciones
Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversin
Fuente de Infraestructura abierta
Integracin de la informacin financiera. - El CEO (ChiefExecutiveOfficer)
siempre busca tener informacin financiera vers, en su bsqueda
financiera se puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real.
Cada departamento tiene por lo regular sus propios nmeros financieros,
finanzas tiene su propio juego de nmeros, el rea de ventas tiene otra
versin y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener
sus nmeros propios referente a cuanto estn contribuyendo para la
empresa. Con la implementacin de los ERP todos tendrn solo una
versin de los nmeros, con esto no habr vuelta de hojas, todo estar
unificado.
Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes - Con los
sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos
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de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la


mercanca. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen
del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan
problemas de comunicacin entre los sistemas. Con los ERP esto ser ms
fcil.
Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin Compaas
manufactureras los sistemas de ERP vienen con los mtodos estndares
para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricacin.
Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informtico, integrado
pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta
principal.
Minimiza el inventario - Los ERPs agilizan el flujo del proceso industrial
ms fcilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de
orden por parte de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean
reducidos, ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de
entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Claro est que para
mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, sera necesario
implementar un sistema que administre dicha, sin embargo los ERPs
ayuda en gran parte.
Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos)
Especialmente en compaas con mltiples unidades de negocios, RH
puede no tener un simple mtodo unificado, para seguir el tiempo de los
empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede
encargarse de eso.
Para arreglar estos problemas, las compaas a menudo pierden de vista el
hecho de que los sistemas o paquetes ERP no son ms que unas
representaciones genricas de las formas tpicas de hacer negocio en las
empresas. Mientras que la mayora de los paquetes son exhaustivamente
integrales, cada industria tiene sus caractersticas que lo hacen nico.
La mayora de los sistemas de ERP fueron diseados para ser usados para
las compaas industriales discretas. Sin embargo hay industrias que se
han relacionado fuertemente con los vendedores de ERP para que estos
desarrollen su centro de negocios en base a las necesidades de la empresa
SOLUCIONES ERP

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En el mercado se encuentran diferentes soluciones ERP, es decir, empresas


proveedoras, entre las que se encuentran a nivel mundial, SAP, Oracle,
QAD, PeopleSoft, SSA, IBM entre otras, en general todas presentan los
mismos mdulos (aplicaciones especficas dentro de la suite)/ la diferencia
radica en la experiencia de la empresa proveedora en determinadas reas,
por ejemplo QAD es lder en manejo de manufactura y PeopleSoft en
manejo de personal.
Aunque los elevados costos impiden que las Pymes vinculen estas
herramientas a sus organiza- ciones, existen soluciones ERP algo ms
modestas, entre las que se conocen, NAVISION, Dimoni, SP software, Aqua
ERP, Logic Control entre otros.
BENEFICIOS ERP
Implementar una solucin ERP en la empresa aportar grandes benficos,
como una mayor productividad, informacin integrada y a tiempo para una
mejor toma de decisiones, etc. Sin embargo, algunos directivos comentaron
que lo primero es considerar cundo una empresa est lista para utilizar
un sistema tipo ERP.
"Hctor Eminence de IBM seal tres factores principales que determinan
si una empresa que est lista para utilizar un sistema ERP, o no:
1) La necesidad de crecimiento, un factor fundamental; saber que la
empresa crece, que sus pedidos aumentan, si existen nuevos proveedores,
etc.
2) La necesidad de informacin actualizada.
3) La urgencia de mantener un nivel competitivo respecto a otro tipo de
empresas
DIFICULTADES DEL PROCESO ERP
Problemas de Implantacin
A pesar de las promesas de una total integracin entre sistemas, las
organizaciones enfrentan tremendos obstculos en la implantacin de los
paquetes del ERP. La literatura especializada, particularmente la de
divulgacin ms comercial, recoge muchos casos sobre implantaciones
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fracasadas o de consecuencias insatisfactorias, adems de diversos


problemas a lo largo de las implantaciones. Algunos de los
aspectos/obstculos en las implantaciones ERP son los siguientes:
elevadas tasas de implantaciones fracasadas,
elevados costes y la duracin del proyecto,
dificultad en llevar a cabo la gestin del cambio en la organizacin.
FUNCIONALIDAD DE UN ERP
Mediante la figura perteneciente al ERP, lder del mercado SAP R/3,
mostraremos los principales mdulos de un Sistema Gerencial Integrado y
sus principales funciones. Podemos diferenciar tres conjuntos de mdulos:
Negocio: comercial, materiales, produccin, calidad, mantenimiento
Financiero: gestin financiera, controlling, activos fijos, proyectos
Propsito especial: RR.HH., workflow, soluciones sectoriales.
Estos mdulos tienen funciones especficas, orientadas a cada una de las
etapas en que se divide un proceso de negocio. Estas funciones, llamadas
transacciones permiten bsicamente la incorporacin, modificacin,
consulta o eliminacin de informacin del negocio. Las transacciones en
que el usuario interacta con el sistema se denominan on-line (el sistema
muestra una plantilla de informacin con o sin datos y el usuario debe
resolver la transaccin dependiendo del objetivo buscado). Hay otro
conjunto de transacciones denominadas en batch (por lotes u off-line) que
permiten actualizar la base de datos, corazn de todo ERP, y que aseguran:
integridad de la informacin, replicacin de la informacin en diferentes
mdulos con propsitos especficos, liberacin de recursos del sistema (el
sistema funciona, desde el punto de vista del usuario, de forma ms
eficiente y rpida).
Sistemas ERP (Planificacin de recursos empresariales)
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales, o ERP (por sus
siglas en ingls, Enterprise resourceplanning) son sistemas de informacin
gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con

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las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una


compaa comprometida en la produccin de bienes o servicios.
La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la
Planificacin de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la
Planificacin de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP
tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario,
envos, facturas y contabilidad de la compaa. Sin embargo, la
Planificacin de Recursos Empresariales o el software ERP pueden
intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas,
entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de
administracin y la administracin de recursos humanos.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya
que indican que el cliente y el pblico general no estn directamente
involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de
datos (front office), que crea una relacin administrativa del consumidor o
servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los
clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales como comercio
electrnico, administracin electrnica, telecomunicaciones electrnicas y
finanzas electrnicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con
los proveedores, no estableciendo nicamente una relacin administrativa
con ellos (SRM).
Los ERP estn funcionando ampliamente en todo tipo de empresas
modernas. Todos los departamentos funcionales que estn involucrados en
la operacin o produccin estn integrados en un solo sistema. Adems de
la manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin
tecnolgica, incluyen adems la contabilidad, y suelen incluir un Sistema
de Administracin de Recursos Humanos, y herramientas de
mercadotecnia y administracin estratgica.
Definicin
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP,
Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestin de informacin que
integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con
los aspectos operativos o productivos de una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una
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nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo:


produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos),
gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y
control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Slo podemos definir un ERP
como la integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como
considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple
hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. sta es la
diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP
integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio
de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se
integra uno o una pequea parte de los procesos de negocio. La propia
definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la
informacin para todo el mundo todo el tiempo".
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
Optimizacin de los procesos empresariales.
Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna
(integridad de datos).
La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de
la organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del
negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un
eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de
decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.
Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software
empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y
adaptables:
Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la
compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se
relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de
inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga
un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el
proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de
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distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos


movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener
varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la
desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece
el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de
captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un
ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de
todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra
protegida.
Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de
departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin
que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de
los ERP, tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se
encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo
con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas,
control de almacn, recursos humanos, etc.
Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de
cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o
parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se
necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible
que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa
no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de
programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos
procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental que debe
contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada
empresa.
Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:
Base de datos centralizada.
Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las
operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser
consistentes, completos y comunes.

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Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce
como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es necesario.
Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los
roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un nico programa
(con multiplicidad de bibliotecas, eso s) con acceso a una base de datos
centralizada. No debemos confundir en este punto la definicin de un ERP
con la de una suite de gestin.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para
determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o
aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para
determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados).
Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar
debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa
partiendo de la parametrizacin inicial de la aplicacin que es comn. Las
personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren
de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar
todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin.
Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre
son todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples
facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas;
solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que
deben cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive
cuando el sistema entra en funcin. Por ello, antes, durante y despus de
la implantacin de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:
Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP.
Definicin del modelo de negocio.
Definicin del modelo de gestin.
Definicin de la estrategia de implantacin.

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Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto


ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.
Anlisis del cambio organizativo.
Entrega de una visin completa de la solucin a implantar.
Implantacin del sistema.
Controles de calidad.
Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.
Benchmarking de la implantacin.
Implementacin
Debido a que cubre un espectro de aspectos de la gestin de una empresa,
un sistema de software ERP est basado en algunos de los productos de
software de mayor tamao y complejidad en la industria. Al implementar
tales sistemas en una compaa la metodologa tradicional sola involucrar
a un grupo de analistas, programadores y usuarios. Este fue el esquema
que se emple, por lo menos, hasta el desarrollo de Internet. Esta permite
a los consultores tener acceso a las computadoras de la compaa con el
fin de poder instalar los datos actualizados y estandarizados de
implementacin del ERP, sin ayuda profesional. Este tipo de proyectos
pueden llegar a ser muy caros para grandes compaas, especialmente
para las transnacionales. Las compaas especializadas en la
implementacin del ERP, sin embargo, pueden agilizar estos procesos y
completar la tarea en menos de seis meses con un slido examen piloto.
A la hora de realizar la implementacin de los sistemas ERP, las compaas
muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de
compaas consultoras. La consultora en materia de ERP es de dos tipos,
la consultora de negocios y la consultora tcnica. La consultora de
negocios estudia los procesos de negocios actuales de la compaa y evala
su correspondencia con los procesos del sistema ERP, lo cual generalmente
incluye la personalizacin de ciertos aspectos de los sistemas ERP para las
necesidades de las organizaciones. La consultora tcnica muchas veces
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implica programacin. La mayora de los vendedores de ERP permiten


modificar su software para las necesidades de los negocios de sus clientes.
Muchas de las empresas que buscan la implantacin de un ERP comenten
el error de buscar soluciones a bajo coste, o no contratar a una empresa
integradora. Este tipo de empresa, no solamente les ayuda en la
implantacin sino que les apoya a visualizar a su cliente en todos los
aspectos de su negocio tanto en hardware, software y en la administracin
del cambio. Algunas de las empresas integradoras ms importantes son
Deloitte, EDS, PricewaterhouseCoopers, IBM, Steria, GETI, Neoris, o
AVANADE.
Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado,
porque muchos paquetes no estn diseados para su personalizacin, as
que muchos negocios implementan sus sistemas ERP siguiendo las
mejores prcticas de la industria. Algunos paquetes ERP son muy
genricos en sus reportes e informes; la personalizacin de dichos
elementos se debe hacer en cada implementacin. Es importante tener en
cuenta que en ciertas ocasiones tiene mucho ms sentido la compra de
paquetes de generacin de reportes fabricados por terceros y que estn
hechos para interactuar directamente con el ERP.
Hoy en da, un buen nmero de sistemas ERP tienen una interfaz Web. La
ventaja de este tipo de interfaz es que no requiere la instalacin de una
aplicacin cliente. Mientras se tenga una conexin a Internet (o a la red
local de la empresa, segn sea el caso), se puede acceder a los ERP
basados en Web a travs del tpico navegador web.
ERP versus software de gestin
La clasificacin de un determinado software de gestin como ERP
determina que disponga de una serie de requisitos y funcionalidades que
posibiliten su diferenciacin. En el mercado del software de hoy en da es
habitual que cualquier suite de gestin pretenda un mayor reconocimiento
(por lo general irreal, dado que es igualmente necesario un software de
gestin normal que un ERP, slo que para niveles diferentes) por el hecho
de ser conocida como ERP en lugar de como software de gestin. As
podemos ver como estrategias de marketing que determinados programas
de gestin que llevan en el mercado varios aos, cambian bruscamente su
denominacin a ERP, buscando un nicho de trabajo superior (por lo
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general acompaado de una mayor remuneracin, reconocimiento, etc.) sin


incrementar proporcionalmente la funcionalidad.
La principal diferencia estriba en la definicin. Un ERP es una aplicacin
que integra en un nico sistema todos los procesos de negocio de una
empresa. Adicionalmente se pretende que todos los datos estn disponibles
todo el tiempo para todo el mundo en la empresa (obviando por el
momento permisos sobre disponibilidad, etc.) de una manera centralizada.
Esto descarta como ERP aquellos programas basados en mltiples
aplicaciones (denominados comnmente suites) independientes o
modulares que duplican la informacin (aun cuando la enlacen
automticamente) o no la centralizan en una nica base de datos. Tambin
elimina aquellos programas que se basan en sistemas de base de datos de
ficheros independientes (sin motor de base de datos).
Por otra parte la definicin tradicional nos dice que los ERP estn
diseados para modelar y automatizar todos los procesos bsicos con el
objetivo de integrar informacin a travs de la empresa, eliminando
complejas conexiones entre sistemas distintos. Un ERP es una
arquitectura de software que facilita el flujo de informacin entre las
funciones de manufactura, logstica, finanzas y recursos humanos de una
empresa.
As que a la caracterstica de la base de datos centralizada y de que los
componentes del ERP interacten entre s, consolidando todas las
operaciones, se debe aadir que en un sistema ERP los datos se
introducen una sola vez, debiendo mantener la consistencia, y ser
completos. Como caracterstica colateral se puede aadir que,
normalmente, las empresas deben de modificar algunos de sus procesos
para alinearlos con los del sistema ERP. Es lo que se conoce como
Reingeniera de Procesos.
Estas caractersticas bsica debieran permitir diferenciar bsicamente
entre una suite de gestin (habitualmente compuesta de programas o
mdulos de facturacin y contabilidad) y un ERP puro que debiera incluir
todas aquellas funcionalidades que una empresa pueda necesitar (gestin
de proyectos, gestin de campaas, comercio electrnico, produccin por
fases, trazabilidad, gestin de la calidad, gestin de cajas descentralizadas
o centralizadas (TPVs), pasarelas de pago electrnico, gestin de la cadena

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de abastecimiento, logstica, etc.) integradas y enlazadas entre s. No basta


con tener algunas de esas funcionalidades. Realmente es necesario tener
todas, aun cuando no siempre las empresas las necesiten en este
momento. Pero deben de estar disponibles internamente para suplir las
necesidades futuras.
El saber si una empresa necesita o no un ERP o una simple suite de
gestin es otro asunto, no obstante la definicin y caractersticas de un
ERP debieran quedar claros.
As por ejemplo la gestin correcta de la cadena de abastecimientos es vital
para una empresa que precise de un ERP (una gran parte de los procesos
de negocio dependen de la cadena de abastecimiento y su logstica
asociada), pero puede no serlo tanto para otra que necesite nicamente
automatizar una parte de sus procesos de negocio. El que la primera debe
de utilizar un ERP es claro, que a la segunda le basta una suite de gestin
ms simple, puede ser ms discutible (en funcin de las necesidades reales
de la empresa tras pasar por una reingeniera de procesos), lo que no es
justo ni real, es denominar comercialmente ERP a la suite de gestin
utilizada por la segunda empresa.
En definitiva, las suites de gestin y los ERP ocupan dos nichos de
mercado, claramente distinguibles desde un punto de vista tcnico, pero
comercial y publicitariamente cruzables desde abajo hacia arriba. Esto
ltimo es lo que hace que muchas empresas medianas o grandes, se
enfrenten con graves problemas de gestin al implementar un software que
crean ERP y que deja fuera de sus necesidades, bien sean actuales o
futuras, muchos de los procesos de negocio bsicos que la empresa usa o
que ha pasado a usar con el devenir del tiempo.
Qu son los ERP?
El ERP (Enterprise ResourcePlanning) es una aplicacin de Gestin
Empresarial diseada para cubrir todas las reas funcionales de la
empresa. Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada uno
diseado para cubrir las exigencias de cada rea funcional de la empresa,
de tal manera que crea un flujo de trabajo (workflow) entre los distintos
usuarios.
Este flujo permite agilizar considerablemente el trabajo cotidiano,
permitiendo evitar esas tareas cotidianas tan repetitivas, y permitir el
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aumento de comunicacin entre todas las reas que integran la empresa.


Adems y muy importante a considerar, la informacin que el usuario
puede disponer es en tiempo real. Su propia concepcin organiza todo por
ciclos. Si alguien no cumple su paso se detiene el proceso. Adems, fuerza
la colaboracin entre las reas, permite compartir la informacin y
generarla de forma oportuna para la toma de decisiones.
Qu permite el Sistema ERP?
Este Sistema (paquete de Software para negocios) permite a las compaas:
Automatizar e integrar la mayora de los procesos de la empresa.
Tener datos y prcticas comunes a lo largo de toda la empresa.
Acceso a la informacin en tiempo real.
Objetivo fundamental de los Sistemas ERP
Objetivo de los ERP es coordinar los negocios de la empresa, de la
evaluacin de proveedores hasta la facturacin de los clientes. Adems se
utiliza para centralizar la base de datos ayudando a que el flujo de
informacin circule por las diferentes reas de la empresa como lo son
produccin, mercadeo, finanzas, y recursos humanos.
Cmo funcionan los Sistemas ERP
El funcionamiento de un sistema ERP se compone de un servidor el cual
alimenta a los nodos de los diferentes departamentos de la empresa que
cuenten con este programa, el encargado del servidor puede ver todas las
ventanas de todos los departamentos y los directivos tambin tienen una
computadora en la cual pueden ingresar a todas las ventanas, cada
departamento que cuente con este sistema solo puede ingresar a su
ventana de trabajo y solo pueden ver lo que las otras estaciones estn
realizando.
Implementacin de los Sistemas ERP
Organizar el proyecto:

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Los sistemas ERP se podran catalogar como sistemas selectos que solo
pueden ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que
stos representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan
con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposicin de personal
para la implementacin de este tipo de sistema, se puede decir que se debe
dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el
proyecto que dar una nueva funcionalidad y visin de los recursos y
procesos de la organizacin a cada rea de la empresa.
Definir las medidas de desempeo:
Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se
deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el
ms mnimo detalle para la implementacin del sistema ERP.
Crear un plan inicial detallado del proyecto:
Como todo proyecto, la implementacin de un Sistema ERP implica una
adecuada distribucin de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo
cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades
que se van a llevar a cabo, que se construya una bitcora que gue cada
uno de los pasos a seguir.
Capacitar al equipo para el proyecto:
Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitacin en
la cual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante
ste se van a desenvolver. Esta implantacin se torna en una situacin
nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano.
Para la implementacin de sistemas tan avanzados como ste, muchas
veces se debe ensear a algunos empleados hasta como prender un
computador, ya que en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos
de trabajo especfico, este tipo de tareas no son muy conocidas por las
personas.
Revisar la integridad de la base de datos:
La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos ms
importantes en la implementacin de cualquier sistema de informacin,
pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el
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eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar


la informacin que se va a manejar en los distintos niveles de la
organizacin.
Instalar el nuevo hardware:
El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de
la empresa. Se deben abolir la vieja tecnologa utilizada por la empresa,
para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este
sistema.
Instalar el nuevo Software (montar sala piloto):
El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de
prueba, la cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del sistema.
Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya
que el software es la medula espinal del sistema.
Capacitar masa crtica:
La masa crtica se refiere al personal de la empresa. Se define como crtica
ya que se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el
nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el
encargado de la manipulacin del mismo.
Entrenamiento sala piloto:
Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilizacin de la misma,
por medio del entrenamiento que al personal se le dar en ella.
Integracin de datos:
La integracin de datos consiste en la recopilacin de la informacin
proveniente de diferentes fuentes o reas organizacionales, que hasta el
momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base del
funcionamiento del sistema.
Ejecucin:

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Poner en marcha el Sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las
etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera
de ellas puede limitar la ejecucin del sistema.
Mejoramiento continuo:
Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua
retroalimentacin de ste e implementar un mejoramiento continuo son las
caractersticas de las compaas que han sido victoriosas en la
implementacin de este tipo de sistemas.
Ventajas Sistemas ERP
Las principales ventajas de este tipo de sistema son las siguientes:
Integracin de la cadena de suministro, produccin y proceso
administrativo.
Creacin de una base de datos comn.
Se pueden incorporar mejoras, rediseando mejor los procesos.
Reduccin de costos.
Agilizacin en las operaciones del Negocio.
Mejor administracin de la informacin.
Incrementa la comunicacin y la colaboracin mundial.
Ayuda a integrar mltiples sitios y unidades de negocio.
Puede proveer una ventaja estratgica sobre los competidores.
El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una empresa, por
supuesto tomando en cuenta que se ha implementado efectivamente es
que un sistema ERP en la principal FUENTE de informacin para otros
sistemas crticos del negocio. En otras palabras un ERP sirve como base o
plataforma para implementar otros sistemas que se alimentarn de la
adecuada informacin que un ERP administre.

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Adems sirve de plataforma o base para la implementacin de otros


sistemas que permitan que la empresa evolucione a un negocio electrnico.
Entre los sistemas que estn sobre un ERP podemos mencionar:
Datawarehouses
Sistemas de Soporte a las Decisiones
CRM
SCM
E-Procurement
Sistemas Expertos
Sistemas de Informacin Ejecutivos
Otros
Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los directivos de las
empresas pueden conocer la situacin en la planta de produccin, en el
almacn de productos terminados y de materias primas, por mencionar
algunos, con lo cual pueden tomar decisiones ms acertadas y en menos
tiempo.

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