DIPLOMADO GERENCIA DE PROYECTOS

Octubre de 2014

ACTIVIDAD SEMANA 3

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DIPLOMADO: GERENCIA DE PROYECTOS

ACTIVIDAD No. 3
Estimado aprendiz, la siguiente actividad es de gran utilidad para desarrollar habilidades para la gestin de la
ejecucin de un proyecto, ya que permite determinar la viabilidad y la pertinencia de la gestin realizada en la
etapa de planificacin.

De igual forma, facilita la mejora en la capacidad para resolver problemas por parte del Gerente de Proyectos,
cualidad de alto significado para la gestin.
1. Por favor realice un anlisis del siguiente dibujo, el cual se subdivide en 10 situaciones diferentes que
permiten desarrollar habilidades en la identificacin de prioridades y la toma de decisiones acertada con
respecto al alcance de un proyecto.
2. Elegir el dibujo que represente la mejor alternativa para la ejecucin del proyecto y explique porque.

Bogot, septiembre 2015

Alumno: Ana Rosa Toro Mujica.
Desarrollo de la actividad Unidad 3: Ejecucin de un proyecto.

En todo proyecto, la etapa de planificacin es crucial para establecer las bases de su xito, comprende el anlisis de casi todas
las reas de conocimiento, como lo son: Integracin, Alcance, Recursos, Tiempo, Costos, Riesgos, Calidad, Adquisiciones y
Comunicacin. Por otro lado, es importante que el lder o gerente de proyecto tenga la capacidad para gestionar de forma eficiente
todos los recursos (materiales y humanos) que dispone para lograr el objetivo final a travs de una buena comunicacin y
negociacin.
Las situaciones que se plantean en el dibujo anexo, evidencia claramente un problema de comunicacin entre todos los actores del
proyecto, muy enfticamente con el cliente, que es el generador de requisitos iniciales que darn cabida a la definicin de los
objetivos del proyecto. En ese sentido el proyecto ya est destinado al fracaso aun logrando un desempeo eficiente de las etapas
del proyecto. Ahora, bien, realizando el anlisis de cada una de las 10 situaciones encontramos lo siguiente:
1. Figura 1: Al compararlo con la figura 10, comprendemos que no hubo un buen anlisis funcional, no se logr la empata y
experticia necesaria para determinar las necesidades y expectativas del cliente. Esto es fundamental en la etapa de
planificacin, definir el alcance, asegurar la calidad del producto, sea un bien o servicio, definir claramente el entregable
debidamente aprobados por el cliente.
2. Figura 2; 3; 4; 5, 7: Estas 5 figuras versan sobre el mismo problema, no hay una clara definicin del alcance y en base a ello
los resultados no estn alineados al objetivo del proyecto. El lder del proyecto deber ser capaz de comprometer al equipo
asignando y motivando a las personas claves para el logro de resultados, pero fundamentalmente, es el actor principal que
debe conocer claramente lo que se espera del proyecto, con ello podr identificar a tiempo los posibles problemas,
gestionando eficientemente los riesgos, a la par de ello, ser consecuente con la gestin del equipo de trabajo y los
stakeholders.

3. Figura 6: Parte de las actividades de planificacin es definir el plan de calidad del proyecto, con ello, garantizara que cada
etapa quede debidamente documentada y soportada de acuerdo al plan del proyecto. Muchos no dan importancia a la
documentacin, siendo clave para apoyar la verificacin y validacin de calidad del proyecto.
4. Figura 8: Parte del xito de un proyecto es culminarlo a tiempo y dentro de los costos establecidos, en la etapa de
planificacin, se definen y planifican los costos asociados y estos deben estar acorde a los entregables definidos por el
cliente. Esto evitara problemas como los planteados en esta figura, grandes desembolsos de dinero durante su ejecucin y
generando mayores prdidas al no recibir un producto no esperado.
5. Figura 9: El soporte es parte de los entregables esperado por el cliente, es parte de la planificacin del alcance, objetivos
generales y especficos. Una mala planificacin conlleva a espacios no cubiertos que generan re-trabajos, impactando los
tiempos y costos del proyecto.
Finalmente, la Figura 10: Lo que el cliente realmente necesita, es la ms importante de todas, y siempre debe ser la nmero
1 en todo proyecto, sin esta definicin no se tiene un enfoque claro del objetivo y cualquier planificacin en torno al mismo
ser un fracaso, no se podr comprometer al equipo para el logro de objetivos, al contrario, se desmotivaran al no conseguir
avances comprometiendo el esfuerzo dedicado, no se podrn identificar los problemas, ni se tendr oportunidad de negociar
e influenciar para resolver los mismos, se desviara el proyecto afectando el tiempo y los costos, muy especialmente no se
conseguira la satisfaccin del cliente, meta definidamente primordial de todo proyecto.