Control Del Archivo Inactivo

Contralora
Asunto
Cdigo
4.16. Control de los Registros de la Calidad
P-07-CO-CT-02
Tema
Control del Archivo Inactivo
Objetivo
Identificar correctamente, clasificar, codificar, archivar, mantener y disponer de los registros de Smurfit Cartn de
Venezuela relativos a la calidad para demostrar la conformidad con cada uno de los requisitos especificados y
que el sistema de la calidad es efectivo.
Alcance
Describe los pasos a seguir para identificar, clasificar, codificar, archivar, mantener y disponer de los registros
relativos a la calidad ubicados en el Archivo Inactivo de la planta correspondiente.
Definiciones
Archivo
Medio de comunicacin o instruccin escrita, grabada, impresa o fotografiada que inicia, registra o conserva la
informacin necesaria para el desarrollo de las operaciones de la organizacin.
Archivo Inactivo
Lugar especialmente acondicionado, donde se organizan, guardan y custodian todos los registros inactivos, que
por una u otra razn tienen que ser conservados y no pueden ser destruidos.
Lista Maestra del Archivo Activo
Indice que contiene en el orden correspondiente la informacin ubicada dentro del Archivo Activo.
Registro
Documento que provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos.
Registro Inactivo
Para efectos de archivo, es aquel registro cuya fecha de elaboracin es generalmente mayor a un (1) ao
retrospectivo al ao en curso.
Evidencia Objetiva
Informacin cuya veracidad puede demostrarse, basada en hechos y obtenida por observacin, medicin,
ensayo u otros medios.
Responsabilidades
Contralor de la Planta
Es responsable de velar por el cumplimiento de toda la normativa establecida en el presente procedimiento.
Solicitante o Usuario
Es responsable de mantener el correcto control de los registros de acuerdo a los procedimientos aplicables en su
rea o funciones, as como del correcto almacenamiento de los registros que se van a enviar al Archivo Inactivo.
Persona Encargada del Archivo Inactivo
Es responsable de mantener el correcto orden y funcionamiento del Archivo Inactivo de acuerdo a lo establecido
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en el presente procedimiento y de denunciar cualquier irregularidad que se presente.
Documentos Asociados
No aplica.
Normas
1.
Todos los registros deben ser almacenados en cajas Archi-tainer con o sin impresin dentro del archivo
inactivo de la planta correspondiente. aquellos registros que por su tamao sean superiores al de las cajas
Archi-tainer deben ser almacenados enrollados y sujetados con ligas.
2.
Cada planta del grupo debe asignar a una persona para responsabilizarse del manejo y control del Archivo
Inactivo.
3.
Cada planta del grupo debe destinar y mantener un espacio para el Archivo Inactivo.
4.
Todo Archivo Inactivo debe estar dotado como mnimo de un sistema de seguridad, tal como extintores,
rociadores, etc., para el resguardo de los registros de la calidad.
5.
Slo debe autorizar el acceso al Archivo Inactivo la persona encargada para el manejo y control del mismo, o
en su defecto el Contralor de la planta.
6.
Los registros de la calidad deben estar en disposicin del cliente o su representante durante un perodo de
tiempo convenido, si as se establece en el contrato.
7.
Debe mantenerse el Archivo Inactivo bajo llave para proteger los registros all almacenados.
8.
La persona encargada del Archivo Inactivo debe verificar, relacionar, organizar, procesar y custodiar todas las
cajas y su contenido que son enviadas a este archivo.
9.
Deben excluirse del Archivo Inactivo materiales como:
Registros personales.
Peridicos o revistas que no contengan informacin importante para la empresa.
Separadores o indicadores usados o sin usar.
Carpetas (fibras, manila, bibliodatos, etc.) usadas o sin usar que se encuentren vacas.
Cualquier material que contenga registros repetidos o copias.
Talonarios, formularios o impresos descontinuados por la empresa.
10. Todos los registros inactivos deben tener definido un tiempo de permanencia en el Archivo Inactivo, el cual
debe estar especificado en la Lista Maestra del Archivo Activo y en el formato Remisin de Registros al
Archivo Inactivo (anexo 1).
11. Los registros inactivos pertenecientes a los subcontratistas deben mantenerse en el Archivo Inactivo.
12. Todos los registros incluidos dentro de una misma caja enviada al Archivo Inactivo deben pertenecer a la
misma unidad organizativa.
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Tema
13. Los registros que se envan al Archivo Inactivo deben permanecer adheridos a la carpeta correspondiente de
forma segura, mediante la utilizacin de ganchos, por lo que bajo ningn motivo deben enviarse registros
sueltos o agrupados con ligas.
14. Todas las carpetas enviadas al Archivo Inactivo deben tener en su pestaa o lomo, segn el tipo de carpeta,
una identificacin escrita o impresa en forma clara y legible que coincida obligatoriamente con los registros
que contienen las mismas.
15. Todos los registros enviados al Archivo Inactivo deben identificarse de la siguiente manera:
Para los registros embalados en cajas Archi-tainer, deben identificarse las cajas en su parte lateral con el
respectivo formato Remisin de Registros al Archivo Inactivo en original y debe enviarse una copia del
mismo a la persona encargada del Archivo Inactivo.
Para los registros que por su tamao no puedan ser embalados en cajas Archi-tainer segn lo indica la
norma 1 del presente procedimiento, deben identificarse en su parte externa con el respectivo formato
Remisin de Registros al Archivo Inactivo en original y debe enviarse una copia del mismo a la
persona encargada del Archivo Inactivo.
16. En los casos en que el nmero de carpetas a incluir en una caja Archi-tainer, exceda las 39 carpetas debe
colocarse la continuacin del formato Remisin de Registros al Archivo Inactivo en el lado opuesto de la
caja.
17. La persona encargada del Archivo Inactivo debe llevar un control de la remisin de registros, la solicitud de
los registros y la depuracin de las cajas del archivo.
18. Todos los registros solicitados al Archivo Inactivo deben canalizarse a travs del formato Solicitud de
Registros, el cual debe ser entregado a la persona encargada del Archivo Inactivo de la planta
correspondiente.
19. La persona encargada del Archivo Inactivo debe responder a la solicitud del remitente en un tiempo mximo
de tres (3) das hbiles, comenzando a partir del da de la recepcin de la solicitud.
20. El solicitante o usuario del Archivo Inactivo debe devolver los registros solicitados, en perfectas condiciones y
en un tiempo mximo de siete (7) das hbiles; en caso contrario la persona encargada del Archivo Inactivo
debe reportar cualquier inconveniente al Contralor de la planta correspondiente.
21. Las cajas que se envan al Archivo Inactivo deben, de acuerdo al grado de importancia que los registros
representan para la seguridad de la empresa, clasificarse de la siguiente manera:
Importantes: registros cuya utilidad se mantiene por un perodo de tiempo permanentemente.
Utiles: registros cuya utilidad esta limitada a un perodo de tiempo.
22. Se debe realizar como mnimo dos (02) veces al ao una depuracin de las cajas, cuya fecha de vencimiento
haya expirado de acuerdo a la fecha de vencimiento establecida anteriormente en el formato Remisin de
Registros al Archivo Inactivo.
23. Los usuarios deben asegurarse de que todos los registros contenidos en una misma caja deben coincidir con
el mismo tiempo de almacenamiento en el archivo inactivo.
24. Toda la informacin electrnica generada en la red de Smurfit Cartn de Venezuela debe estar almacenada y
respaldada de acuerdo a lo indicado en el Manual de Gestin de la Calidad del Departamento de Servicios
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Tema
de Informacin.
Procedimiento
Responsable
Accin
Remisin de Registros al Archivo Inactivo:

1. Clasifica y ordena los registros del archivo activo a ser

enviados al Archivo Inactivo.
2. Embalan las carpetas debidamente identificadas con los
registros inactivos adheridos a la carpeta de forma
segura, en cajas Archi-tainer con o sin impresin de
acuerdo a previa clasificacin de los registros a archivar.
3. Llena, fotocopia y pega copia del formato Remisin de
Registros al Archivo Inactivo a la caja Archi-tainer
respectiva.
4. Notifica a la persona encargada del archivo inactivo las
cajas a ser enviadas y suministra la copia del formato
remisin de registros al archivo inactivo y mantiene
custodia de una copia del mismo.
5. Recibe copia del formato Remisin de Registros al

Archivo Inactivo y archiva en la Carpeta de Control del
Archivo Inactivo.
6. Acompaa o autoriza el acceso al solicitante o usuario al
Archivo Inactivo.
7. Enva y coloca las cajas o cualquier otro registro

embalado de otra manera en el estante correspondiente
a la unidad organizativa emisora y en el tramo especfico
del Archivo Inactivo.
8. Supervisa la correcta ubicacin de las cajas o de

cualquier otro registro embalado de otra manera, en caso
contrario, reporta al Contralor de la Planta y al Jefe o
Gerente del Area responsable cualquier inconveniente.
Solicitud de registros del Archivo Inactivo:

1. Llena el formato Solicitud de Registros y lo entrega en

original a la persona encargada del Archivo Inactivo.
2. Ubica en un plazo mximo de tres (3) das hbiles los

registros solicitados.
3. Notifica al solicitante o usuario la ubicacin de la
informacin solicitada y acompaa o autoriza el acceso
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al archivo inactivo.
4. Lleva un control de los registros solicitados en el formato
Solicitud de Registros colocando la fecha tope de
devolucin y archiva para su seguimiento.
Devolucin de registros al Archivo Inactivo:
1. Ordena los registros anteriormente solicitados que van a

ser devueltos al Archivo Inactivo y verifica que se
encuentren completos.
2. Notifica a la persona encargada del Archivo Inactivo la
devolucin de los registros anteriormente solicitados.
3. Acompaa o autoriza el acceso al Solicitante o Usuario

al Archivo Inactivo para colocar los registros en el lugar
correspondiente.
4. Registra la fecha de la devolucin de los registros en el
formato Solicitud de Registros
Depuracin del Archivo Inactivo:

1. Consulta como mnimo dos (02) veces al ao en la

Carpeta de Control del Archivo Inactivo las cajas cuya
fecha de vencimiento haya expirado.
2. Llena el formato Depuracin del Archivo Inactivo, firma
y entrega el original al Contralor de la planta para
aprobacin.
3. Desincorpora del Archivo Inactivo cada una de las cajas
vencidas de acuerdo a lo estipulado en el formato
Depuracin del Archivo Inactivo.
4. Anexa los formatos Remisin de Registros al Archivo
Inactivo eliminados al de Depuracin del Archivo
Inactivo y archiva en la Carpeta Depuracin del Archivo
Inactivo para su control.
Custodia y Ubicacin
Cdigo
Registro
0000071/0598
Remisin de Registros al
Archivo Inactivo
Fecha de Emisin
07/10//99
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Distribucin
Ubicacin
Archivo Activo
(aos)
Original
Caja Enviada al Archivo

Inactivo
Copia
Carpeta de Control del

Archivo Inactivo
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Contralora
Asunto
Cdigo
P-07-CO-CT-02
Tema
0000081/0598
0000091/0598
Solicitud de Registros
Depuracin del Archivo
Inactivo
Original
Carpeta de Solicitud de
Registros
Copia
Departamento Solicitante
Original
Carpeta de Depuracin del

Archivo Inactivo
Aprobacin
Revisado por:
Aprobado por:
Contralor
Fecha de Emisin
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Ultima Revisin
Gerente General
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