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Les Phases

dun audit
Il en existe 3 qui sont :
La prparation de laudit
- Prparation et planification.
- Visite prliminaire si ncessaire
- Plan dtaill.
le droulement de laudit ou phase de realisation
- Runion douverture.
- Laudit.
- Prparation de la fin de laudit.
- Runion de clture.
Le suivi
- Prparation du rapport.
- Clture des non-conformits.
- Planification des visites de surveillance, audits de vrification, etc.

1) La prparation de laudit
a- programmation de l'audit
- D'abord dterminer en revue de direction ce dont lentreprise a besoin en
termes daudits
- Rpartir les audits pour rpondre ce besoin
- Se rfrer la procdure daudit
- Choisir le(s) auditeur(s) qui interviendra(ont)
avec quelles lgitimit technique ?
* connaissance approfondie
* mthode daudit
* pdagogie = capacit dcoute, de comprhension et de restitution
* exigence du rfrentiel
* approche de lactivit ou capacit la comprendre
avec lgitimit morale ?
* indpendance (du haut et du bas),
* dontologie
b- prparation de l'audit proprement dit

Il s'agit de Clarifier
- les objectifs de l'audit (contexte et cibles)
- le champ et primtre audits
Le cas chant, il est possible de :
* envoyer un questionnaire prliminaire (pour gagner du temps )
* Recueillir les documents correspondants
* Etudier et analyser ces documents; couverture du sujet, le qqoqcp, les
rfrences aux autres documents, la logique de l'enchainement des processus,
leur lisibilit (ce qui revient dterminer le premier cart et dtecter tout
mode de dfaillance). Travail utile pour cibler les questions de l'audit sur le
terrain.
* Reprer les principaux processus de travail, les points de contrle, les
enregistrements correspondants. Exemple pour la production, on veillera
recueillir et consulter le "dossier de fabrication", "les approvisionnements", le
lancement-ordonnacement, les gammes de fabrication, le suivi de la production,
l'autocontrle.
* Dterminer les exigences de la norme applicables si ncessaire
* Reprer les exigences qui ne sont pas satisfaites dans les documents
* Identifier les points qui peuvent savrer critiques
* Btir son guide daudit (ce quil faut vrifier et auprs de qui)
* Dterminer, qui on doit rencontrer, dans quel ordre (de prfrence) et pendant
combien de temps
* Etablir le plan daudit
* Faire valider ce plan daudit par le responsable de lentit audite
* Prparer les documents ncessaires au droulement de laudit
c) le Plan d'audit
- Quel contenu doit avoir le Plan d'audit (selon ISO 10011-1)?
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les objectifs et champ de l'audit


l'identit des responsables des activits audites,
l'identit des membres de l'quipe d'audit
l'identification des documents de rfrence
la langue de l'audit
la Date et lieu de l'audit,
l'identification des secteurs audits
la Date et dure prvue pour chaque activit audite,
le calendrier des rencontres avec la Direction
les exigences en matire de confidentialit
la liste de diffusion du rapport d'audit et date prvue de publication

On peut faire plus simple selon la taille de l'entreprise, ses intentions et son
fonctionnement.
2) le droulement de laudit (realisation

a- la runion douverture
La runion douverture runit, si possible, lensemble des personnes qui seront
rencontres lors de laudit : la direction, les cadres et les collaborateurs audits,
dune part, les auditeurs dautre part.
Comme son nom lindique cette rencontre a pour objet de se mettre en
ouverture, de calmer les inquitudes naturellement ressenties par tout audit
lors dun audit. Cest une prise de contact primordiale, au cours de laquelle le
responsable daudit prsente lquipe daudit. Il rappelle le champ dapplication
et les objectifs de laudit.
Il doit faire passer clairement le message selon lequel lauditeur est la
disposition des audits. Ne pas oublier de rappeler et faire valider le plan daudit
b- les entretiens
Reprendre avec chaque interlocuteur lobjet de laudit et ses conditions de mise
en uvre (mini ouverture)
Resituer lentretien dans le cadre du droulement gnral de laudit (qui a t vu
et qui sera vu plus tard, points particuliers qui seront valus au cours de cet
entretien, )
Demander laudit de prsenter ses missions et responsabilits, sassurer de la
cohrence avec les informations recueillies par ailleurs
Lui faire dcrire les processus de travail mis en uvre, les points de contrle
ainsi que les enregistrements, le cas chant avec laide des procdures et
modes opratoires sa disposition
Examiner au fur et mesure par pointage chaque enregistrement
Noter les rfrences des documents et/ou dossiers qui ont t vus
Signaler immdiatement laudit les carts ventuellement constats
Clturer lentretien en reformulant les conclusions (carts constats, )
Remercier son interlocuteur pour son accueil
Nota : Une remarque vient relever un manque defficacit des dispositions
prvues. Cest un cart mineur - cart dont la consquence est dtecte en
interne uniquement.
Une non-conformit est un cart formel par rapport aux dispositions prvues
dans le rfrentiel.
Les carts peuvent porter sur lapplication ou sur la documentation.
c- la synthse (entre auditeurs)
La runion de synthse a pour objet de prparer la runion de clture et de
coordonner les constats effectus par les diffrents auditeurs. Si laudit se
droule sur plusieurs jours, des runions intermdiaires sont prvoir, lissue
de chaque journe par exemple.
Sil sagit dun audit interne, lauditeur utilise les documents propres
lentreprise; le compte-rendu de la runion de clture constitue le rapport

daudit. Les fiches de remarques ou de non-conformit sont titres et


numrotes.Se mettre daccord sur les cartsQualifier prcisment les carts
Rdiger le rapport pralable et fiches dcarts
d- la runion de clture
La runion de clture runit nouveau, si possible, lensemble des personnes qui
ont t rencontres lors de laudit : la direction, les cadres et les collaborateurs
audits, dune part, les auditeurs dautre part.
Rappeler lobjectif de laudit et son droulement prvu
Prciser la nature des diffrents types dcarts
Prsenter les carts constats tels que formuls dans les fiches dcart (qui
seront reprises dans le rapport daudit)
Permettre laudit de lever les carts en apportant de nouveaux lments le
cas chant
Expliciter si laudit le demande les diffrents carts
Faire signer le Procs verbal de clture
A lissue de cette runion, aucune des parties ne peut revenir sur les carts.
e- le Rapport
Le rapport daudit comprend :
lobjectif et le champ d'application de l'audit, lidentification des auditeurs et des
auditsles dates de l'audit, les documents de rfrence (normes, manuel, ...)une
valuation de la situation rencontre (points forts, points faibles, axes
damlioration)les observations effectues (remarques, non-conformits) une
apprciation du degr de conformit et de laptitude du systme rpondre aux
objectifsune liste de diffusion Il est transmis par lauditeur laudit selon un
dlai convenu (8 15 jours)

3) les suites de lAudit


Pour faire suite laudit laudit se doit de planifier et mettre en uvre des
actions correctives. Selon les cas les fiches daction seront transmises
lauditeur pour validation.
Lefficacit de ces actions correctives devra tre vrifie.
Les rapports daudit et les actions correctives qui y font suite sont une des
donnes dentre de la revue de Direction
a- Faire un retour dexprience des audits :
- Bilan des rsultats des audits de processus mens
- change sur les difficults rencontres
- Quelles actions damlioration peuvent tre engages pour une pratique plus
efficace de laudit

b- Dclencher des actions de progrs


Rdiger le rapport daudit
Restituer aux audits les conclusions
Dfinir les axes dun plan daction potentiels
Vrifier les actions engages lors dun prochain audit
clturer les carts