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Cycles de gestion courante

1-contrle interne
2-Contrle des comptes

Systme de contrle interne : Gestion Courante

STOCKS
VENTES
CLIENTS

ACHATS
FOURNISSEURS

CYCLES
IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

Systme de contrle interne : Gestion Courante

STOCKS
VENTES
CLIENTS

ACHATS
FOURNISSEURS

CYCLES
IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

Objectifs du contrle interne du


Cycle Achat fournisseurs

Tous les achats sont saisies et enregistrs (exhaustivit)

Toutes les factures enregistres correspondent des achats


rels effectus (ralit)

Tous les achats enregistrs sont correctement valus

Tous les achats sont enregistrs dans la bonne priode

Tous les achats ainsi que les charges connexes sont


correctement imputs, totaliss et centraliss

Tous les paiements sont autoriss et correctement


enregistrs.
4

Phases du cycle
Achats-fournisseurs
Dclenchement de la commande

Acceptation et traitement des livraisons

Enregistrement des dettes

Paiement des factures

Dclenchement de la commande

Objectif du contrle interne

Donner l'assurance que les commandes


correspondent aux besoins de
l'entreprise (Quantits et qualits
optimales).

Risques potentiels

Le dclenchement dachat des prix > au


march.
Le dclenchement dachat par une personne
non habilit.
Le dclenchement dachat en labsence
dune trsorerie suffisante.
Le recours des fournisseurs qui ne
prsentent pas de garanties suffisantes.
Rupture de stock ou sur stockage
8

Organisation du contrle interne

Une DA est tablie par les services demandeurs

Un BC est tabli, sur des exemplaires standards et


pr numrots, partir des DA

Les personnes autorises mettre des bons de


commande sont dsignes par crit et un montant
maximum autoris est dfini;

Les quantits commander sont dtermines en


fonction des besoins de l'entreprise.

Une procdure de slection des fournisseurs bien


dfinie
9

Acceptation et traitement des livraisons

10

Objectif du contrle interne


Garantir que:
-

Les dlais de livraison sont respects;

Les livraisons correspondent une demande


effective;

Les livraisons sont faites selon les


spcifications de la commande.
11

Risques potentiels
Constitution de stocks inutiles

plthoriques )

(stocks

Rupture de stock
Rception de biens endommags
Dfaut

d enregistrement des rceptions.


12

Organisation

Un BE (ou BR) pr numrots est tabli pour chaque


rception ;

Les livraisons ne doivent tre acceptes que si la


rception correspond un BC

Contrle de spcification et de quantit par


rapprochement entre le BC et BR

Contrle de qualit de la marchandise

Les vrifications doivent tre matrialises sur le BR.


13

Enregistrement des dettes

14

Objectif du contrle interne

Garantir que:
- Les dettes sont constates au fur et
mesure des rceptions
- La comptabilit est correctement organise pour
traiter ces oprations.

15

Risques potentiels
Perte des factures reues
Difficults de recensement

des factures non

parvenues
Retards de traitement des factures
Dfaut d enregistrement des factures .

16

Organisation

La comptabilit doit dtecter les Mses reues pour lesquelles


aucune facture n'est encore parvenue

La comptabilit doit tre organise pour viter:


- la perte des factures fournisseurs
- les retards de rglement

Un Rapprochement: Facture/BC/BR avant enregistrement

Vrification arithmtique de la facture

Imputation comptable correcte des montants

Suivi et enregistrement des avoirs.

17

Paiement des factures

18

Objectif du contrle interne


Sassurer que:
- Les factures sont contrles avant mise en
paiement
- La mise en paiement est dment autorise

19

Risques potentiels
Prestation non satisfaisante, non ralise, ou

qui ne concerne pas l entreprise

Le paiement

valides.

Factures

avec retard de factures

payes plusieurs fois.


20

Organisation

La mention "bon payer" n'est porte sur l'originale de


la facture qu'aprs comparaison de celle-ci avec les BR.

Les factures doivent tre conformes la commande et


correspondre une livraison effective

Les factures sont payes dans les dlais contractuels et ne


sont pays quune seule fois

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STOCKS
ACHATS
FOURNISSEURS

VENTES
CLIENTS

CYCLES
IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

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Risques du contrle interne

Non enregistrement des factures ou avoirs mis

Non enregistrements de certains encaissements sur ventes.

Facturation doprations de ventes fictives (non effectues)

Ventes effectues des conditions non autorises

mission davoirs non justifis

Non dtection derreurs sur les factures et sur les avoirs

Ventes effectues des clients insolvables

Erreurs dimputation comptables


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Phases du cycle et services intervenants


Approbation des crdits
Administration des ventes
Magasin/Expdition
Facturation
Comptabilit

24

Approbation des crdits


Administration des ventes
Magasin/Expdition
Facturation
Comptabilit

25

Mission : * Autorisation des crdits


* Contentieux

contrle interne :
- Analyser

la solvabilit

- Fixer les limites de crdit autoriser


- Fixer les dlais maximums de paiement
26

Approbation des crdits


Administration des ventes
Magasin/Expdition
Facturation
Comptabilit

27

Mission :Traitement et suivi des


commandes
contrle interne
Enregistrement chronologique des commandes

Approbation des conditions de la commande

Transmission dexemplaires de BC aux autres services

intervenants.
28

Approbation des crdits


Administration des ventes
Magasin/Expdition
Facturation
Comptabilit

29

Mission : * Gestion de stocks


* Expdition des commandes
contrle interne :

Sassurer quaucune marchandise ne soit livre sans


autorisation (ordre de livraison)

tablissement des bons de livraison

Transmission dexemplaires de BL aux autres services


intervenants (Facturation /comptabilit..)
30

Approbation des crdits


Administration des ventes
Magasin/Expdition
Facturation
Comptabilit

31

Mission : Prparation et tablissement


des factures
contrle interne :
Politique de remises et descomptes bien dfinie
Contrle des documents reus avant facturation
Factures en plusieurs exemplaires pr numrots
Transmission des Exp. Factures aux intresss: clients/
comptabilit..

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Approbation des crdits


Administration des ventes
Magasin/Expdition
Facturation
Comptabilit

33

Mission :

Enregistrement au journal des ventes


Assurer le suivi comptable des clients
contrle interne :

- Contrle et vrification arithmtique avant enregistrement

- Enregistrement squentiel et journalier

- Enregistrement des rglements clients

- dition des balances clients pour dtecter les arrirs de paiement

- valuation des provisions pour dprciation


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Systme de contrle interne : Gestion Courante

STOCKS
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CLIENTS

ACHATS
FOURNISSEURS

CYCLES
IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

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OBJECTIFS DU CONTRLE INTERNE

S'assurer que tous les mouvements de stocks sont


saisis et enregistrs correctement.

S'assurer que les stocks enregistrs existent,


appartiennent l'entreprise et protgs.

S'assurer que les stocks sont correctement valus.


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EXHAUSTIVIT, RALIT ET EXACTITUDE DES


ENREGISTREMENTS

Procdure Envisageable

37

Mise en place de documents standard prnumrots pour suivre


les mouvements de stocks:
- Rceptions,
- Transfert vers la production,
- Transfert inter ateliers et inter usines
- Transfert vers les magasins de produits finis,
- Expditions

Utilisation de ces documents standards pour la mise jour des


stocks comptables et suivi des squences

Rapprochement rgulier des quantits thoriques avec le stock


physique.

Identification rgulire des stocks dtriors ou prims et mise


en place dune procdure de mise au rebut.
38

APPARTENANCE L'ENTREPRISE

Procdure Envisageable

39

1- Contrle physique des stocks:


inventaires tournants priodiques
inventaire physique annuel

2- Procdures d'inventaire physique claires et fiables

3 Suivi spcifique des stocks dtenus par des tiers et des


stocks dtenus pour le compte de tiers.

4- Contrle de d'accs aux zones de stockage.

5 Qualit des conditions de stockage.

6 Couverture d'Assurance.
40

VALORISATION

Procdure Envisageable

41

1- Description claire des mthodes d'valuation :

nature des cots directs,


nature des cots indirects.

2- Description et justification des rgles


d'imputation pour les cots indirects .

3 Utilisation des fiches de production permettant


le suivi des travaux en cours et leur valorisation
ultrieure.
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IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

43

Objectifs du contrle interne


Sassurer que les sparation des fonctions sont

suffisantes.
Toutes

les charges relatives au personnel sont


enregistres.

Charges relatives au personnel sont relles,

correctement values, et concernent lentreprise.


44

Risques du contrle interne

45

Non enregistrement de salaires ou de rmunrations dues aux


personnel.

Non enregistrement des charges sociales sur les rmunrations.

Mauvaise imputation aux cots de revient.

Paiement de personnel fictif ou paiement de salaires pour des travaux


non effectus.

Erreurs au niveau des calculs de la paie

Fraudes
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PROCEDURES ENVISAGEABLES POUR SE


PREMUNIR CONTRE CES RISQUES

47

Le processus de la paie
ORDONNANCEMENT
Fixation des bases de
la rmunration

Etat des
effectifs

Dure du travail

lments
complmentaires

Calculs et dition des


documents

PAIEMENT
Salaires

Charges

COMPTABILISATION
Comptabilit
Paye

Dclarations

48

Analyse des bases de la


rmunration
Vrification de ladquation du salaire des

embauchs celui du poste quils occupent;


Mise jour des fichiers et dossiers de
personnel;
Examen des applications des augmentations
collectives et individuelles.

49

Vrification des effectifs:


contrler si les personnes qui sont verss les salaires
appartiennent bien leffectif, ou encore sont
rellement prsentes

50

Contrle des temps de travail


Analyser lexistence et de lapplication des
procdures de recueil de linformation
concernant les heures dentre, de sortie, des
prises de poste de travail, ainsi que le nombre
dheures supplmentaires.

51

Les lments complmentaires:


Contrler Les lments complmentaires qui
comprennent les primes lies la production,
celles tenant au poste ou la situation
personnelle de lintress, les retenues diverses,
(prts, saisies, avances, acomptes, etc.).

52

Calculs et dition des documents

Le contrle des calculs est largement facilit lorsque


des tats de paie dtaills sont dits, permettant
ainsi de remonter facilement dune paie individuelle
lensemble du journal de paie

53

2- Contrle des paiements


Cette tape concerne lexamen des procdures de
paiement des salaires nets, des avances, et de
versement des charges des organismes.

54

3- COMPTABILISATION
Tous comme les rles de comptable et
dordonnateur doivent tre spars, la
comptabilisation ne devrait pas tre assure par les
mmes personnes qui soccupent de ltablissement
ou du contrle de la paie.

55

Recensement de tous les lments des contrats de travail


par nature en identifiant les lments variable de la paie
(primes, indemnits...)

Procdures assurant la liaison entre le service de


personnel, le service paie et la comptabilit

Procdure de recensement des absences par le service


paie.

Rapprochement mensuel des heures travailles et des


heures payes
56

Les oprations suivantes sont soumises une autorisation:


- Embauche.
- Renvoi.
- Modification du salaire
- Octroi de prt

Les donnes permanentes de la paie sont rapprochs


rgulirement des fichiers individuelles.

Laccs au fichier du personnel est suffisamment protg.

57

Les modifications des fichiers servant la prparation de la paie


sont identifies et approuves par un responsable.

Les donnes variables ( heures supplmentaires, commissions


) sont approuves par un responsable avant paiement .

Les fiches de paie font-elles lobjet dun contrle indpendant, au


moins par sondage, permettant de vrifier que les bases et les
taux utiliss sont correctes, de mme que les calcules?.

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Systme de contrle interne : Gestion Courante

STOCKS
VENTES
CLIENTS

ACHATS
FOURNISSEURS

CYCLES
IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

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objectif du contrle interne

Sassurer que toutes les immobilisations, ainsi que les


charges et revenus connexes, sont enregistrs (exhaustivit).

Sassurer que les immobilisations, ainsi que les charges et


revenus correspondant, sont rels, appartiennent
lentreprise et correctement protgs.

Sassurer que les immobilisations, ainsi que les charges et


produits correspondant, sont correctement valus.

60

PROCEDURES ENVISAGEABLES

61

Existe-t-il des rgles prcisesdimputation des dpenses en charges


ou en immobilisations?

Les cessions
a- font elles lobjet dautorisation?
b- sont-elles communiques sans dlai la comptabilit?

Des documents pr numrots sontils utiliss pour informer la


comptabilit:de la rception des immobilisations?quils sont tous
comptabiliss?

la comptabilit sassure-t-elle:quelle reoit tous les documents?


quelle les comptabilise tous?
62

Les rceptions dimmobilisations font-elles lobjet de procs verbaux


de rception?

Le fichier des immobilisations est-il rgulirement rapproch des


existants physiques?

Les cessions et mises en rebuts sont-elles accompagns de factures


de vente ou davis de destruction?

Laccs aux actifs qui peuvent tre facilement dplacs est-il


contrl?

Les immobilisations sont elles couvertes par une assurance?


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Les rgles dvaluation des immobilisations acquises


ou produites par lentreprise sont-elles conformes aux
principes et aux rgles en vigueur?

La politique damortissement est-elle fonde sur une


estimation raliste de la dure normale dutilisation
des immobilisations?

64

Contrle des comptes


Finalit du contrle des comptes
Modalits de contrle des comptes
( Tests daudit comptable)

65

Finalit du contrle des comptes


Exprimer une opinion motive sur la rgularit et la
sincrit des comptes de lentreprise par rfrence aux
critres de qualit suivants:
* Exhaustivit
* Ralit
* Proprit
* Valorisation
* Imputation
* Spcialisation
* Centralisation

66

Tests daudit comptable de base


* Actif immobilis
* Ventes et Crances dexploitation
* Achats et dettes dexploitation
* Stocks et valeurs dexploitation
* Charges de personnel
* Trsorerie
67

Contrle des comptes


Actif immobilis

Quelques tests :

1- Obtenir le tableau des mouvements des immobilisations et vrifier les soldes


douverture avec les comptes de lexercice prcdent.
2- Vrifier les mouvements de lexercice avec les justificatifs.
3- Passer en revue les comptes de charges et sassurer que quaucun lment,
qui aurait du tre comptabilis en immobilisations na t pass en charge.
4- Si lentreprise procde un inventaire physique:
Assister linventaire et examiner les procdures suivies.
Vrifier que les ficher et les comptes sont mis jour.
Obtenir des explications pour tout cart important.

68

Contrle des comptes


Actif immobilis (suite)
5

-Vrifier les titre de proprit des immobilisations corporelles (terrains,


constructions.)

6 - Vrifier lexistence physique des immobilisations corporelles ( lintrieur


de lentreprise et chez les tirs dtenteurs des dites immobilisations).

7- Vrifier lexactitude des calculs arithmtique du fichier des


immobilisations.

8- Vrifier les principales acquisitions de lexercice physiquement et avec


des contrats, procs verbaux du conseil dadministration, des budgets
dinvestissement et des pices justificatives (commandes, factures,
paiement).
69

Contrle des comptes


Actif immobilis (suite)
9- Pour les acquisitions, sassurer que les frais de transport, droits de douane et
les frais dinstallation et de montage sont immobiliss (en immobilisations
corporelles).

10- Vrifier les principales cessions de lexercice avec les documents justificatifs
(facture, autorisation, encaissement du prix, certificat de destruction...) et
contrler la comptabilisation des plus ou moins values correspondants aux
lments cds.
11- Pour les amortissements, vrifier que les taux utiliss sont appropris et sont
les mmes que ceux de lexercice prcdent.

12- Vrifier l'existence et la proprit des immobilisations financires


comptabilises, l'aide de confirmation directe auprs des socits mettrices
des titres ou auprs des intermdiaires.
70

Exemples dirrgularits
comptables
Nature de lerreur

Remarque

- Immobilisation en non
valeur
Frais prliminaires et Charges
rpartir non inclus dans les
immobilisations en non valeurs

Comptablement et fiscalement,
les frais prliminaires et charges
rpartir doivent tre
immobiliss

Amortissements des frais prl.


Et charges Rpartir dpassant
les cinq annes

Ces immobilisations en non


valeurs doivent tre amorties sur
une dure de cinq annes.

71

Exemples dirrgularits comptables


Nature de lerreur

Remarque

II s'agit du cas d'omission pure et


Immobilisations corporelles :
Nouvelles acquisitions non inscrites en simple de l'enregistrement
immobilisat.
Frais accessoires non imputs au cot
d'entre

Erreur frquente: passation des frais


accessoires en charges.

Sorties ou mises au rebut non


constates comptablement

Maintien en immobilisations d'actifs


qui ne sont plus exploits par
l'entreprise.

Immobilisations constates en charges. Mauvaise apprciation du caractre


immobilisable dune acquisition
Amortissement d'une immo. non
amortissable

Cas frquent lors de l'acquisition d'un


terrain construit.
72

Exemples dirrgularits comptables


Nature de lerreur

Remarque

immobilisation financires :
Absence d'enregistrement de
toutes les acquisitions et cessions
de titres.

Omission de l'acquisition de
titres en raison d'avis bancaires
non parvenus.

Mauvaise valuation des


provisions pour dprciation.

Insuffisance ou excs dans


l'apprciation du risque.

Non constatation des produits


financiers.

Erreur frquente quand le service


comptable ne reoit pas le PV de
l'AGO des filiales et
participations

Non constatation des produits


financiers sur la bonne priode.

Constatation des dividendes en


produits lors de leurs versements
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Contrle des comptes


Ventes et Crances dexploitation
1- Appliquer la procdure de confirmation directe.
2- Analyser quelques ratios significatifs et leurs variations par
rapport aux exercices antrieurs
3- Pointer la balance clients avec les comptes individuels.
4- Pointer l'ensemble des comptes concerns avec le grand
livre
5- Vrifier le respect de la sparation des exercices
6- Vrifier la correcte valuation des crances
* crances libelles en devises
* provisions pour dprciations des crances douteuses

7- Analyse des effets recevoir (examen physique,


cirularisation..)

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Exemples dirrgularits comptables


Nature de lerreur

Remarque

Ventes non enregistr


comptablement

omission de lenregistrement
dune facture

Ventes enregistres en double

Facture saisie doublement

Avoirs non comptabiliss

Retour physique de
marchandises non comptabilis

Non comptabilisation des ventes Livraison non prise en compte


dans la bonne priode
sur la bonne priode
Insuffisance ou excs des
Mauvaise valuation de la
provisions pour dprciation des dprciation des comptes clients
crances
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Contrle des comptes


Achats et dettes dexploitation
1 -Comparer la balance des comptes individuels avec celle des

exercices prcdents et enquter sur les changements inattendus


2 -Vrifier la sparation des exercices en examinant le journal des
achats; les bons de rception; les factures de fournisseurs sur des
priodes prcdant et suivant immdiatement les dates de cltures
et vrifier que les oprations ont t comptabilises sur le bon
exercice
3- Effectuer une recherche des passifs non enregistrs la date de
linventaire, les factures fournisseurs reues et non enregistres
4- Procder une confirmation directe des soldes fournisseurs et
effets payer

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Contrle des comptes


Achats et dettes dexploitation
(suite)
5- Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes
rattachs avec le grand livre et les comptes annuels
6- Vrifier que les comptes fournisseurs dbiteurs
correspondent des avances et acomptes verss et
sont classs lactif du bilan
7- Sassurer que les dettes en devises sont converties au
taux de clture et que la diffrence de change figure
dans le compte cart de conversion actif ou passif

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Exemples dirrgularits comptables


Nature de lerreur

Remarque

Double comptabilisation des factures


reus

Factures non cachetes


aprs enregistrement

Factures non enregistres

Absence de suivi des


factures reues

Fin dexercice:

Non respect de la
sparation des exercices

- Mses reues

/charges non enregistres


-Facture enregistre mais Mses non
reues

Non actualisation des dettes en monnaie Rgles dvaluation non


trangre
respectes
Absence de comptabilisation des
factures davoir

Absence de suivi des


78
factures davoir reues

Contrle des comptes

Stocks

1- assister linventaire physique et vrifier si les procdures de


comptages sont bien appliques
2- pour les stocks dtenus par des tiers ou pour des tiers appliquer la
procdure de confirmation directe
3- vrifier que les rgles et les mthodes dvaluation des stocks sont
appliques conformment aux rgles comptables et fiscales.
4- vrifier le caractre raisonnable des provisions pour dprciation.
5- sassurer que la couverture dassurance sur les stocks est suffisante
79

Exemples dirrgularits comptables


Nature de lerreur

Remarque

Une partie du stock


physique non inventori et
comptabilis

Omission de comptage dun


stock

Mauvaise valuation des


stocks

Erreurs de calculs

Utilisation dune mthode


dvaluation non admise

Rgles fiscales non


respectes

Insuffisance ou excs de la Mauvaise valuation des


provision pour dprciation stocks linventaire
80

Contrle des comptes Charges


de personnel
1-

Obtenir le dtail des comptes de charges et de tiers concerns et


expliquer les variations par rapport l'exercice prcdent ;

2- tudier l'volution des montants mois par mois, ainsi que les carts par
rapport aux prvisions et en expliquer les causes,
3- Pointer les montants des journaux de paie aux dclarations.

4- Pointer les montants au grand-livre avec les journaux de paie


(rmunrations dues, retenues Scurit Sociale ou autres, acomptes ...)
5- Rapprocher le montant des charges sociales comptabilises avec les
bases.
81

Contrle des comptes Charges


de personnel (suite)
6- Pour les calculs des primes, les congs pays,
a) S'assurer que le dossier est jour;
b)Vrifier les donnes variables avec les documents de base
c) Vrifier les calculs,
7. Contrler l'assiette des commissions reprsentants, l'application
correcte des taux et des calculs,
8. Vrifier la conformit des rmunrations des grants, administrateurs,
avec les dcisions du Conseil dadm.
9. Demander aux avocats de l'entreprise s'il y a des litiges avec les
employs ou les anciens employs. Obtenir une rponse crite.
82

Exemples dirrgularits comptables


Nature de lerreur

Remarque

Rmunration dues non


comptabilises

Comptabilisation la date
de paiement

Non enregistrement de
charges sociales

Omission , fraude

Paiement de personnel fictif Fraude


Paiement de salaires des
conditions non autorises

Non respect des rgles

Erreurs dans le calculs ou


lenregistrement de la paie

Systme de paie dficient


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Contrle des comptes Trsorerie


1- Appliquer la procdure de confirmation directe pour les
soldes, dcouverts et prts bancaires..
2- Vrifier les rapprochements bancaires tablis par lentreprise
3- Revoir les recettes et les dpenses dimportance
exceptionnelle la fin dexercice
4-Faire un comptage des espces en caisse la date de
clture de lexercice, revoir le journal de caisse pour la
priode et sassurer que le solde du bilan et correcte.
5-Pointer les montants inscrits au bilan avec le grand livre, les
journaux bancaires et les journaux de caisse..
84

Exemples dirrgularits comptables


Nature de lerreur

Remarque

Existence dencaissements non


enregistrs en comptabilit

Erreurs ou fraude

Existence de paiements non


enregistrs en comptabilit

- omission
- absence de pices justificatives
pour la comptabilisation

Enregistrement de paiements
non autoriss

Dtournement

Enregistrement de recettes
fictives
85