COMO PREPARAR SU PONENCIA Marta Miyashiro Agosto, 1993 El que abo y no a to ‘que sabe es igual al que no sabe, ‘Aritstel PLANIFIQUE SU EXPOSICION ° La presentacién verbal de un trabajo NO constituye una publicacién y, por consiguiente, su preparacién requiere una organizacién diferente. El tiempo promedio de una exposici6n es de 20 minutos y el maximo es de una hora. Por ello, su contenido técnico debe reducirse en comparacién con el articulo escrito. No describa todos los detalles a no ser que quiera administrar un somnifero a un grupo de insomnes. La presentacién oral debe orientarse a un nivel més general que el que tiene un trabajo escrito. Evite las especificaciones técnicas, defina los términos, explique los conceptos dificiles. Un poco de redundancia puede ser wtil. Antes de desarrollar su presentacién, responda estas preguntas: aPor qué lo han invitado a hacer la presentacién’? 2Quignes son los otros invitados y cudl es la ocasiGn? {Cudnto sabe la audiencia sobre su tema? GEstén interesados? {Son hostiles? {Tienen dudas? GExiste la posibilidad de una reaccién negativa? {Esté preparado? {Otros ya han hablado sobre su tema? ;Cual fue la reaccién’? 2Qué antecedentes debe proveer para que lo entiendan cabalmente? iEspera que la audiencia le haga preguntas? da audiencia conoce su experiencia? Necesita establecer su credibilidad? {La audiencia espera una presentacién formal o informal? {Conoce el perfil de su audiencia: nivel de educacién, ocupacién, edad, experiencia, intereses? No omita este primer paso pensando que nadie lo va a notar. Su piiblico lo notaré. Recuerde que usted no hace una presentacién para usted, sino para su audiencia, Por eso es importante que sepa cémo dirigirse a ese publico y lograr su interés. Una misma presentaci6n se puede dar de diversas formas dependiendo a quiénes se dirige usted y la relacién que tenga con ellos.tPor qué la audiencia debe prestarle atencién? Su presentacién no la obliga a prestarle atencién, muy por el contrario, usted tiene la obligacién de hacer que su publico quiera escucharlo. Para ello, observe estos lineamientos: Organice sus ideas siguiendo este esquema clisico: 1, Introduccién: diga lo que va a decir. 2. Cuerpo: diga lo que quiere que la audiencia conozca. 3. Conelusién: diga lo que ha dicho. INTRODUCCION: DIGA LO QUE VA A DECIR ° Empiece capturando la atencién de la audiencia: muestre una imagen de impacto, cite una referencia hist6rica, haga una acotacién humoristica, comente una noticia actual, mencione un dato estadistico, formule una pregunta al publico, cuente una anécdota, 0 cite a alguna autoridad o lider en la materia, Evite empezar con una pregunta trillada como: ;Se han puesto a pensar en ...? Exponga porqué esté haciendo su presentacién. Enuncie de manera precisa su prop6sito: describir algo, presentar algo nuevo, persuadir sobre algo, o argumentar a favor 0 en contra de algo. Presente la ideas principales que va a desarrollar. Sea coherente. Hilvane las partes de su presentacién con frases transicionales tales como: seguidamente, a continuacién, luego de revisar A, pasaremos a analizar B ahora que hemos visto A, podemos pasar a B prosiguiendo con el esquema de nuestra presentacién siguiendo la secuencia de la exposicién finalizado este punto, podemos iniciar la discusién sobre como ya hemos visto X, inmediatamente examinaremos Z. CUERPO: DIGA LO QUE QUIERE QUE LA AUDIENCIA CONOZCA ° ° Desarrolle sus ideas en el mismo orden que les dio en la introduccién, Para una presentaci6n oral, es importante tener tres ideas centrales, mds de tres podrfan hacer perder el interés. Por muy bien que estén organizadas, un gran ntimero de ideas presentadas répidamente resultarfan confusas. Debe atenerse a su postulado y conclusiones mds importantes.La audiencia debe escuchar su presentacién, NO LEER su presentacién. Precise su postulado, qué punto desea defender o dar a conocer. Sustente los enunciados de su argumentacién, sus razones, alcances, limitaciones, ventajas y proyecciones. Si presenta un trabajo cientifico, exponga el problema, explique los objetivos, metodologia (sin detalles), resultados (mejor con dos o tres cuadros) y conclusiones més relevantes. Los detalles deben ser presentados en el trabajo escrito. Si tiene ideas o argumentos débiles para una presentacién, ya sea oral 0 escrita, ideséchelas! CONCLUSION: DIGA LO QUE HA DICHO ° Termine su exposicidn con fuerza y seguridad; un final débil puede matar el mejor discurso. Recapitule la exposicién en forma sintética; no confie en la memoria del piblico. Digalo con palabras diferentes a las que haya empleado para reforzar su punto y salvar cualquier mal entendido. Haga un llamado a la accién oa un acuerdo. Concluya con una frase que permanezca en la memoria de su audiencia. ‘Trabaje su conclusién con esmero y atencién; es su viltima oportunidad para llegar al publico. La audiencia tiene que notar que usted ha terminado sin que tenga que decirlo explicitamente,COMO PRESENTARSE ANTE EL PUBLICO USE EL LENGUAJE DEL CUERPO A SU FAVOR ° El Ienguaje del cuerpo afiade otra dimensién al discurso, demuestra lo que se quiere decir, ademas de decir el discurso. Utilice el lenguaje corporal adecuadamente para que la audiencia responda a sus intenciones. Proyecte una imagen serena y controlada; Ia audiencia captard esa impresién La audiencia cree més en lo que ve en su cara y en sus gestos, antes que en lo que dicen sus palabras, MUEVA SU CUERPO CON NATURALIDAD MIENTRAS HABLA ° No se mueva como un len enjaulado; el piiblico se centrard en sus pasos en vez de su mensaje. No se quede parado como una estatua; lucird petrificado fisica y mentalmente. No se balancee ni empine acompasadamente; todos se pueden dormir. MANTENGASE ERGUIDO CON NATURALIDAD ° ° No se acueste sobre la silla; luciré descuidado y desinteresado. No se apoye ni en la mesa ni en el podio; el apoyo est en usted mismo. MUEVA SUS MANOS PARA ENFATIZAR ° Las posiciones forzadas son a los costados (tipo general de brigada), a la espalda (tipo soldado), 0 manos cruzadas. No ponga sus manos en una sola posicién; la gente puede empezar a apostar cudnto tiempo permanecerd asf y se olvidarén de lo que est4 hablando, No mueva sus brazos como un helicéptero.No haga sonar sus Haves ni sus monedas. No juegue con su cabello, bigote, collar, botones ni ropa. No haga dar cabriolas a la tiza ni al Iépiz. No use el puntero como si fuera el mago Merlin o el director de la sinfénica. USE SUS OJOS PARA CONTROLAR A LA AUDIENCIA ° Mire a los ojos de su piblico e irradiaré una imagen confiable y en control de la situacién, Mire individualmente la audiencia cuando habla. Al exponer un punto, mire a una persona como si estuviera dirigiéndose sélo a ella. Cuando haya terminado la oracién, mire al grupo, céntrese en otra persona y contintie hablando. No mire fijamente a una persona; la hard sentirse incémoda, No mire s6lo a un lado del auditorio; el resto se sentiré ignorado. No contemple el techo, el suelo ni la ventana, No deje que su mirada vuele sobre el grupo como una mariposa temerosa de aterrizar. UTILICE SU VOZ EFECTIVAMENTE, ° ° Su voz es como un instrumento musical; dselo como tal. Hable para interesar a la audiencia, no para aburrirla, Proyecte su voz para que quien esté distante lo escuche. Cambie el tono y 1a modulacién de su voz tal como Jo hace cuando conversa con alguien, Respire antes de comenzar otra oracién, de lo contrario le faltaré aire y se quedaré jadeante, Ajuste el ritmo; si habla demasiado lento la gente puede pensar que se le considera retrasada. Las pausas largas transmiten inseguridad sobre lo que va a decir. Ponga conviccién en lo que dice.ANTES DE LA REUNION ° ° Verifique el turno de su presentacién. Familiarfcese con el uso del micréfono, proyector, luces, grabadora, video, etc. Si alguien lo va a presentar, consulte cémo lo va a presentar y asegirese que la pronunciacién de su nombre sea la correcta. ‘Llegue temprano, No estudie su discurso. Alterne con el publico y muéstrese amistoso. Vistase de acuerdo con la ocasi6n, sin adornos que distraigan la atencién, Cuide que su ropa esté limpia y sin descosidos que podrian mortificario. CUANDO ENTRE AL AUDITORIO ° ° Signtese cerca del podio. Si estd nervioso, respire lenta y profundamente. Cuando Je toque su tumo, acérquese sin demasiada prisa, El primer momento es el crucial para definir la impresiGn de la audiencia. Ellos decidiran si usted es sincero, amistoso, seguro, si desea comunicarse con ellos y si le prestardn atencién, AL iniciar su intervencién, haga un reconocimiento a quienes presiden la reunién y al piblico, Proceda con calma. Si avanza muy de prisa, especialmente al el hilo y se pondré a sofiar despierto, inicio, el piblico perdera SI HAY PREGUNTAS O DEBATE si Considere las preguntas de la audiencia como una oportunidad para reforzar su punto de vista, Esté preparado para las preguntas. Cuando elabore su intervencién, péngase en el lugar del publico (revise el perfil de la audiencia).© Conteste inmediatamente. Si relega una pregunta al final, el publico se preguntaré por qué la deja al final o empezard a fantasear sobre su posible respuesta. © Replantee la pregunta, Le daré tiempo para pensar y asegurarse de que ha comprendido Ja pregunta. También le permitiré despersonalizar una pregunta hostil. © Diga que no sabe la respuesta si no la sabe. Ofrezca proveer la informacién en un tiempo especifico. © Solicite preguntas a quienes toman decisiones a fin de lograr consenso, pero no fuerce Ia situacién, © _Discrepe pero no increpe. Sea considerado con el pablico porque él esté obligado a ser considerado con usted. NO © No deje que una pregunta agresiva despierte su antagonismo. Replantee la pregunta, responda concretamente y pase a resolver otra pregunta de la audiencia. © No busque aprobacién cambiando el énfasis de la pregunta, © Nodiga: "La respuesta satisface su pregunta?" Buscar aprobacién da el control a quien pregunta y éste podria acaparar Ia reunién con preguntas 0 comentarios adicionales. © No permita que otra persona tome el control de la reunién AL TERMINAR Al concluir, no agradezca a la audiencia; son ellos quienes tienen que agradecerle. Devuelva la palabra al conductor de la reunién, espere que é! Ilegue al podio y entonces retorne a su asiento. ANOTACION FINAL Recuerde que el estilo que se prefiere actualmente es el conversacional; ya pasé de moda el estilo pomposo y retérico. El objetivo es comunicar y compartir ideas, no sermonear ni pontificar. Por favor, no lea su presentacién, a menos que no le importe que el 50% del puiblico duerma. No imite a otros. Sea natural, esponténeo y auténtico.Estas notas han sido preparadas, traducidas y adaptadas tomando como base el siguiente material: ° Chansuthus, Daryl. Effective oral presentations. Bangkok, Chulalongkorn University, 1991. Day, Robert. Cémo escribir y publicar trabajos clentificos. Washington, D.C., OPS, 1990. 214 p. Publicacién Cientifica, 526. Marbach, Merritt G. Better visuals make speeches better. 3 p. Toastmasters International Inc. Communication and leadership program. California, 1984. 71 p. ---. Gestures: your body speaks. California, 1982. 30 p. ---. Your speaking voice. California, 1982. 20 p. UNESCO. Guia para la produccién y Ia utilizacién de medios audiovisuales en Ja ensefianza de Ia bibliotecologfa y ciencia de la informacién. Paris, UNISIST, 1983. 140 p.COMO PREPARAR AYUDAS VISUALES La audiencia lo recordaré mejor y su presentacién tendré mayor impacto si presenta ayudas visuales efectivas. Las transparencias, disefiadas apropiadamente, enriquecen su c! su mensaje. la y ayudan a transmitir Las ayudas visuales pueden hacer que la retencién de su presentacién se eleve a 50% Las ayudas visuales son s6lo una ayuda, un punto de partida para las explicaciones que usted debe ofrecer. Todo el contenido de su presentacién no debe estar en las transparencias. Las ayudas visuales deben prepararse especificamente para ser utilizadas en presentaciones verbales. Las graficas dibujadas para ser publicadas en un texto rara vez son eficaces, y a menudo no resultan legibles. ‘Su exposicién podria tener algunos puntos confusos, sin embargo, las ayudas visuales al ser més objetivas, le permitirdn corregir y evitar malas interpretaciones. No slo existe analfabetismo de la letra impresa sino también de la imagen. Solamente “vemos” cuando entendemos lo que estamos viendo, por eso los gréficos deben ser féciles de interpretar, si Antes de Ia reuni6n, familiaricese con el uso de proyector, verifique la posicién de la primer transparencia y el foco correcto, Apague el proyector cada vez que termine de explicar una transparencia. Asegiirese que ni usted ni el proyector bloquean la visién de la audiencia. Cuando explique una transparencia, siempre dirijase al piblico, sefiale la pantalla con un puntero 0 con su mano. Use un Idpiz en vez del dedo si quiere hacer notar un detalle sobre la transparencia. Enumere las transparencias. Presente un mensaje por cada transparencia. Confeccione ayudas visuales simples, con el menor ntimero de detalles.Utilice letra legible y simple. Utilice maydisculas y mindsculas. Redondee los niimeros. Ponga 4.5 millones en vez de 4.678.980. Use colores con moderacién, de otro modo distraerd la atencién de su mensaje. Utilice hasta seis Iineas de texto, Limite cada linea a 40 caracteres. Use frases antes que oraciones. Use marcas o niimeros ardébigos para listar. Utilice encabezamientos Agiles para reforzar su punto. Si tiene que mostrar una transparencia que ya utiliz6, haga un duplicado para evitar tener que buscarla durante su exposicién. Ensaye su presentacién con las transparencias, para coordinar sus comentarios. NO. No sobrecargue su charla con ayudas visuales, No utilice més de 10 transparencias para una charla de 20 minutos, recuerde que est4 haciendo una presentacién técnica, no un documental. No lea su transparencia palabra por palabra. La audiencia la leerd més répidamente y luego se distraeré. No repita lo que dice la transparencia, més bien refuerce y explique el mensaje. No le hable a las transparencias, hablele al piblico. No pretenda que unas ayudas visuales interesantes Ie salven una charla mediocre. No repita informacién que la audiencia ya conoce. No ponga en la transparencia algo que no podrd argumentar o discutir. No bombardee una transparencia con datos; utilice varias simples. Se getNo tome més de un minuto para explicar una transparencia; la audiencia se aburrird o confundird. No utilice més de tres curvas por gréfica porque luciré complicada. No presente sus transparencias destapéndolas gradualmente; este strip-tease hace que la audiencia trate de anticipar lo que aparecerd y no prestard atencién a su explicacién, LISTA DE VERIFICACION PARA AYUDAS VISUALES iEs necesaria? ¢Se relaciona con Ia presentacién? cApoya el postulado o argumento de la ponencia? iSimplifica un t6pico complejo? {Se entiende fécilmente? {Trata sobre un punto exclusivamente? aSe han eliminado datos innecesarios? gSe han redondeado los mimeros para evitar detalles confusos? UES fécil de leer? UHay suficiente espacio en blanco? da letra es lo suficientemente grande? GEI tipo de letra es nitido y adecuado al tema? ZTienen encabezamientos jas listas y columnas? gSe pueden usar colores para resaltar una relaciGn importante? ZEI encabezamiento llama la atencién y sintetiza el contenido? -1u-CRITERIOS PARA SELECCIONAR UNA AYUDA VISUAL ‘Ayuda visual Rotafolio 0 “‘Transparencias | Diapositivas Videos s _ Papelégrafo oe noe : Audiencia Menos de 20 Cerca de 100 100 0 ms personas | 100 0 més personas personas personas Grado de Informal Informal y formal Formal Formal formalidad | Complejidad det Simple Simple No tan simple, Complejo “diserio requiere equipo fotogratico Duracién Puntual Puntual 8 minutos promedio_| 20 minutos maximo Equipo para la _| Caballete y hojas de | _Retroproyector, y Proyector de Multi-scan y ‘exposicién papel pantalla diapositivas, pantalla : grabadora y pantalla Tiempo de —_| Tiempo que demore | Dibujo y tipeo; se | Disefio y fotografia, | Un mes como produccién el dibujo copia al instante | més 24 horas como minimo minimo para la produccién Costo Econsmico, salvo el | Econémico, a menos | Relativamente dibujo profesional | que el disefio sea costaso profesional -12-