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INTRODUCCION

Tener un plan u objetivos, es algo muy importante, en el


negocio propio de una empresa. En Una empresa, como
bien saben hay muchas personas que desarrollan planes de
negocio, tienen, entre sus objetivos, definir a qu se va a
dedicar la empresa, sus clientes potenciales (o reales si ya
los tiene), sus proveedores, su marco social, cultural y
otros.
E plan operativo Se da en los empleados, en el nivel ms
bajo de la organizacin. Realiza un micro planeamiento de
las organizaciones de carcter inmediato, que detalla cmo
debern alcanzarse las metas. En realidad, todos los puntos
de la base de la planeacin se dan en el nivel operativo, lo
que en gran medida influye y determina, en conjunto con la
parte tctica, la obtencin de resultados.
La parte operacional incluye esquemas de tareas y
operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un
proceso reduccionista tpico del enfoque de sistema
cerrado. Se organiza con base en los procesos
programables y las tcnicas computacionales. Se trata de
convertir una idea en realidad, o ejecutar el propsito de
una accin a travs de varias vas, se trabaja a corto plazo
generalmente a menos de 1 ao.

ndice

Plan
Operativo

Definicin
Documento oficial en el que los responsables de una organizacin (empresarial,
institucional, no gubernamental...) o un fragmento de la misma (departamento,
seccin, delegacin, oficina...) enumeran los objetivos y las directrices que deben
marcar el corto plazo. Por ello, un plan operativo se establece generalmente con
una duracin efectiva de un ao, lo que hace que tambin sea conocido como plan
operativo anual o POA.

Se rigen de acuerdo a los


lineamientos establecidos por
Planeacin
funcin

Tctica

consiste

su

en

la

la

formulacin y asignacin de
actividades

ms

desarrolladas

que

deben

ejecutar los ltimos niveles


jerrquicos de la empresa.

Los

planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las


unidades

en

que

se

divide

un

rea

de

actividad

El plan operativo es la minimizacin del detalle de un plan estratgico y de


un plan director. Debido a esta circunstancia, el POA debe adaptar los
objetivos generales de la compaa a cada departamento, y traducir la
estrategia global de la misma en el da a da de sus trabajadores.
Representa la forma de desarrollo de una organizacin respecto a las
diferentes lneas de negocios que sean pertinentes a su naturaleza.
Programa

organizado

de

actuaciones

realizar

corto

plazo,

seleccionadas de un Plan Estratgico a largo plazo, previamente


establecido, y que estn orientadas a conseguir objetivos relevantes para la
organizacin y avanzar hacia su Visin de futuro durante el periodo de un
ao.

Plan operativo anual (POA)

El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de


los responsables de una entidad facturadora (compaa, departamento, sucursal u
oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio.
El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan estratgico de la
empresa, y su especificacin sirve para concretar, adems de los objetivos a conseguir
cada ao, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento,
sucursal, oficina...).

Objetivos:

establecer coeficientes de rendimiento de los recursos para medir la


eficiencia con que se utilizan y determinar la consistencia entre las metas y
los medios empleados para lograrlas.

Identificar y medir los costes de los resultados finales, tanto unitariamente


como a nivel general, facilitando la integracin del presupuesto anual.

Desarrollar una herramienta que facilite la contabilizacin de los gastos y la


generacin de estados financieros que permitan la evaluacin econmica y
global de la organizacin.

IMPORTANCIA DE LOS PLANES OPERATIVOS EN LA EMPRESA


o Tener un plan u objetivos, es algo muy importante, de cara al negocio propio de
una empresa. Una empresa, como bien saben muchas personas que desarrollan
planes de negocio, tiene, entre sus objetivos, definir a qu se va a dedicar la
empresa, sus clientes potenciales (o reales si ya los tiene), sus proveedores, su

marco

social,

cultural

otros.

Esta informacin, no solo constituye un modelo formal que define a la empresa,


sino la mentalidad propia de la empresa a la hora de tomar decisiones, que la
hagan acercarse an ms a sus objetivos. Por ello, un plan es importante, nos
hace centrarnos en un objetivo concreto, conocido y alcanzable mediante una serie
de pasos. Esos pasos se pueden complicar generando otros menores que
necesiten ser abarcados antes de proseguir, pero el objetivo, en ese momento
sigue

siendo

el

mismo.

o El Plan Operativo es un instrumento de gestin muy til para cumplir objetivos y


desarrollar la organizacin. Permite indicar las acciones que se realizarn,
establecer plazos de ejecucin para cada accin, definir el presupuesto necesario,
y nombrar responsables de cada accin. Permite adems, realizar el seguimiento
necesario a todas las acciones y evaluara la gestin anual, semestral, mensual,
o

segn se planifique
En trminos generales pretende orientar la dinmica de los procesos y el uso de los
recursos disponibles, convirtiendo los propsitos institucionales en objetivos claros y
evaluables a corto plazo. Esto se traduce en:
Dirigir el cambio anual hacia la Visin que tiene el equipo directivo
Comunicar los objetivos prioritarios, conectando la gestin diaria con la Estrategia
Asignar recursos en funcin del coste-beneficio y aportacin de valor
Implicar y coordinar esfuerzos de los lderes y sus equipos
Reducir la improvisacin y prevenir riesgos
Medir y transmitir credibilidad y confianza en la gestin de la organizacin
Optimizar los resultados con recursos limitados.

Utilidad fundamental:

es posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas,


realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones
en los objetivos. En este sentido, las principales herramientas software que
ayudan a monitorizar un plan estratgico u operativo son el Cuadro de Mando

Integral, los Sistemas de informacin ejecutiva, y los Sistemas de Soporte a la


Decisin.

CARACTERISTICAS
En la formulacin de las actividades resultan vlidas las recomendaciones
enunciadas para las actividades principales.
El plan operativo permite:
Tener claridad en las acciones necesarias para lograr cada resultado
esperado.
Establecer un cronograma de trabajo.
Determinar la prioridad de cada actividad planificada.
Asignar responsabilidades, tomar en cuenta la idoneidad del
personal y definir concretamente sus actividades.
Determinar posteriormente las necesidades materiales y de
equipamiento, as como de recursos financieros.
Determinar la cantidad de personas que necesitar el plan para su
ejecucin.
Establecer parmetros para medir los adelantos y resultados
logrados por la implementacin del cronograma. Medidas de control
de gestin durante el seguimiento y evaluacin

Ventajas

desventajas

del

planeamiento

operativo.

El hecho de planificar implica una serie de ventajas para la empresa, las


cuales
se
sealan
a
continuacin:
1. Contribuye a actividades ordenadas y con un propsito. Todos los
esfuerzos estn apuntados hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia efectiva de tales esfuerzos. El trabajo no productivo se minimiza.
2. Seala la necesidad de cambios futuros. Ayuda a visualizar las amenazas y
oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una
posible participacin en ellos. Lo anterior permite evitar la entropa, es
decir, la tendencia de que las cosas sigan su curso hacia la destruccin.
3. Proporciona una base para el control. La planificacin y el control son
inseparables, ya que son como los gemelos de la administracin. Cualquier
intento de controlar sin planes carece de sentido, puesto que no hay forma
que las personas sepan si van en la direccin correcta, a no ser que primero
tengan en claro a donde ir. As, los planes proporcionan los estndares de
control.
4. Obliga a la visualizacin de un todo. Se obtiene una identificacin
constructiva con los distintos problemas y las diversas potencialidades de
la organizacin en general. Esta forma de abarcar todo es valiosa, pues
capacita al gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una
comprensin mas plena de cada actividad y a apreciar las bases sobre las
cuales
estn
apoyadas
sus
acciones
administrativas.
5. Dirige la atencin hacia los objetivos. Ayuda a tener siempre presente,
por parte de todos los componentes de la organizacin, los objetivos de esta
y
la
adecuacin
de
ellos
al
medio,
cuando
es
necesario.
Si bien la planificacin es una funcin fundamental de la administracin,
presenta desventajas o limitaciones en su uso, entre las cuales se pueden
destacar
las
siguientes:
1. Esta limitada por la
incertidumbre de los hecho
que va a ocurrir en el
administrador trabaje con

poca precisin de la informacin y por


futuros. Es imposible predecir con exactitud
futuro, de ah que sea fundamental que
escenarios alternativos y con mrgenes

la
lo
el
de

tolerancia.
2. La planificacin tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena
administracin, una adecuada planificacin requiere un gran esfuerzo que se
traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en trminos de horas
hombre.
3.La planificacin puede ahogar la iniciativa. Puede darse la tendencia a
realizar una planificacin excesiva, lo cual puede llevar a rigideces en la
actuacin de los administradores y del personal de la organizacin general.
4. Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que
requieren de respuestas casi instantneas, por lo que si se trata de
desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas
pertinentes.
Lo importante es que el administrador, aparte de tener muy claras sus
ventajas y sus limitaciones, debe considerar dos principios que sirven para
indicar la mejor manera de elaborar una planificacin.

Factores:

Factores humanos

Un factor importante a considerar es el factor humano. Las personas profundamente


influirn en el xito de tu plan y debes tenerlos en cuenta tempranamente en tu
proceso de planificacin. Asegrate de que tienes suficiente gente y que sea
entrenada adecuadamente. Tambin debes investigar el nivel de experiencia de tu
personal y si han operado con xito en este entorno antes. Analiza los costos de las
personas que participan en el plan y el momento apropiado para contratar y capacitar
a los empleados en caso necesario. Una estrategia de desarrollo de recursos
humanos es un importante primer paso.

Factores financieros

Tu plan operativo tambin debe considerar todos los factores financieros con el fin de
tener xito. Las consideraciones presupuestarias y los gastos son uno de los primeros
factores que debes considerar y crear. Las estimaciones de ingresos para tu plan son
de vital importancia y necesitas predecirlas con exactitud en la medida de lo posible.
Los mrgenes de beneficio previstos y los costos para hacer tu plan de operaciones

son tambin factores clave y pueden requerir la investigacin de predecir con


fiabilidad. Los gastos iniciales tambin deben ser analizados y puestos en tu
presupuesto y en el plan operativo.

Factores de riesgo

Anticipar posibles riesgos para el plan operativo es un elemento importante y con


frecuencia pasado por alto que debe tenerse en cuenta. Aunque siempre hay riesgos
en cualquier plan, la creacin de una estrategia de mitigacin de estos riesgos es vital.
Los riesgos potenciales deben ser analizados y los planes para superarlos necesitan
ser creados. Tambin debes clasificar los riesgos segn la probabilidad de que ocurran
y luego comenzar a planear cmo superarlos. Haz tu evaluacin de estos riesgos de
manera exhaustiva y procesable.

Factores operacionales

Los factores operacionales se centran en la implementacin de tu plan. Crea lneas de


tiempo y define el equipo que se encargar de hacer tu plan de trabajo. Establece
directrices y puntos de control y decide quin ser responsable de cada tarea e hito.
Considera quin necesita ser entrenado y la duracin que tomar la formacin.
Permite un tiempo para el desarrollo de todos los materiales y las actividades de
apoyo necesarias para la aplicacin con xito de tu plan. Selecciona lderes operativos
y luego discute tu estrategia con ellos para conseguir el apoyo y la aceptacin

FACTORES CRTICOS:

Su diseo contempla factores propios de toda buena planificacin


1. COHERENCIA: Asegurar la coherencia entre el Plan Operativo (corto
plazo), con el Plan Estratgico de la Organizacin (largo plazo).a travs de
las estrategias comunes.
Tambin es importante revisar la sinergia existente ente los diferentes
objetivos del POA con el fin de aportar valor a la Organizacin.
2. COMPRENSIN:
La uniformidad
en la presentacin, facilita la
comunicacin, el entendimiento y la comparacin entre diferentes lneas
estratgicas y/o diversas reas de la Organizacin.
Es conveniente incluir un nmero no excesivo de objetivos y actuaciones
con el fin de facilitar su comprensin y concentrar los esfuerzos y recursos.

3. VIABILIDAD: Asegurar la viabilidad de las actuaciones en la medida que


estn respaldadas por personal, con dedicacin suficiente y recursos
disponibles, todo ello integrado en el presupuesto aprobado. Los proyectos
de inversin deben quedar claramente determinados.
Los balances previsionales se elaboran a partir de los presupuestos de
explotacin y tesorera. Los costes acumulados de cada actuacin darn
como resultado el coste de desarrollo de la estrategia.

4. RENTABILIDAD: Visualizar la relacin coste beneficio en cada


actuacin, facilita su priorizacin. Los objetivos deben aportar valor a la
Organizacin.
5. EFICIENCIA: Valorar el rendimiento de los recursos para medir la
eficiencia con que se utilizan y determinar la consistencia entre objetivos y
medios

6. RESPONSABILIDAD: La asignacin de responsables del POA y de cada


actuacin, acordes con el organigrama funcional de la organizacin, facilita
la implicacin, dinamizacin, coordinacin e interlocucin. El POA debe ser
aprobado por la Direccin de la Organizacin.
En las organizaciones de cierto tamao resulta conveniente que su proceso
de elaboracin sea participativo para de que todo el equipo conozca y
asuma los objetivos y acciones para lograrlos (navactiva).

7. CONTROL: Contrastar el grado de consistencia interna de cada actuacin,


a travs de la relacin de los objetivos con el resultado final alcanzado, as
como del cumplimiento de las actuaciones previstas, en plazo y forma. El
seguimiento permitir llevar a cabo ajustes de objetivos o actuaciones, si
fuera necesario.
Los indicadores deben ser fciles de calcular y representativos de
los objetivos a conseguir.

8. COMUNICACIN: Se comunica en direccin vertical y horizontal.


-vertical: incluye la transmisin del POA desde el equipo directivo
a las reas operativas,. La Direccin fija las grandes lneas del POA
en cuanto a Estrategia y principales objetivos. A partir de all los
responsables de las distintas reas concretan
los objetivos

especficos, definen las actuaciones concretas que les darn soporte


y realizan la estimacin de gastos previstos y recursos necesarios
(inversin, de personal, etc.). (Navactiva).
Suele ser conveniente que exista una persona que coordine estas
aportaciones y el flujo de informacin con el fin de asegurar su
coherencia y el cumplimiento de los plazos de elaboracin y
comunicacin.
-horizontal: los responsables de las reas operativas lo transmiten
a su equipo y recogen sus aportaciones y datos.

REQUISITOS:
La planificacin operativa conlleva decisiones importantes, selectivas y
delicadas, determinando las principales actuaciones de la Organizacin.
Debe contemplar, al menos, los siguientes requisitos para que sea eficaz:
1.- Implicacin de la Direccin, que debe liderar el proceso de planificacin y
aprobar el POA.
2.- Conocimiento previo de la Misin, Visin y Valores
3.- Conocimiento previo de la Estrategia de la Organizacin y sus principales
retos
4.- Conocimiento previo de los niveles de decisin de la Organizacin y sus
roles respectivos
5.- Conocimiento previo de los procesos de la Organizacin y asignacin de
responsabilidades
6.- Conocimiento previo de la metodologa de planificacin.
7.- Tiempo de dedicacin al proceso de planificacin por parte de las personas
responsables de gestin.

Tipos de planes operativos

Los planes operativos son sensibles a una divisin. Segn sirvan para planificar
actividades rutinarias o no rutinarias, se dividen en permanentes y de uso nico
respectivamente.

1. Planes permanentes

Cuando las actividades de una organizacin se repiten varias veces, una sola decisin
o un conjunto de decisiones pueden guiarlas adecuadamente. Una vez establecidos,
los planes permanentes permiten a los administradores ahorrarse el tiempo empleado
en la planificacin y toma de decisiones, porque las situaciones semejantes se
manejan de modo uniforme y segn se estableci previamente. Sin embargo, puede
darse el caso de que los planes permanentes resulten desventajosos, ya que
comprometen al administrador con decisiones anteriores que posiblemente ya no sean
adecuadas. Por tanto, es importante que se evalen peridicamente con el fin de
garantizar su eficiencia. Los tipos principales de planes permanentes son las polticas,
procedimientos y reglas.

Las polticas son declaraciones explcitas (o no) que guan y orientan el


pensamiento y la accin en la toma de decisiones. Son orientaciones genricas
que definen en lneas generales el curso de accin a seguir cuando se presenta
determinado tipo de problema, y establecen los lmites de las decisiones,
especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo aquellas que no se
permiten.

De este modo se encauza el pensamiento de los miembros de la organizacin para


que sea compatible con los objetivos de sta. Generalmente son establecidas de
manera formal y deliberada por los administradores de la alta direccin, aunque
tambin pueden surgir informalmente en niveles inferiores de la organizacin a partir
de un conjunto de decisiones que en relacin al mismo tema se han venido tomando
durante un perodo. En cierto modo, las polticas expresan la filosofa directiva, el
sistema de valores y la cultura organizacional asegurando de este modo la
consistencia del comportamiento directivo, su cohesin y su uniformidad. En definitiva
las polticas ayudan a decidir antes de que una cuestin se concierta en un problema
(resuelven conflictos); evitan tener que analizar la misma cuestin cada vez que se
repite la situacin que la origina; contribuyen a la unificacin de otros planes, y
permiten la posibilidad de delegar la autoridad y a la vez mantener el control.

Un procedimiento es una descripcin detallada para realizar una secuencia de


acciones que ocurren a menudo. Los procedimientos tratan de reducir a su mnima
expresin las posibilidades de error y, para ello, definen con precisin el
comportamiento a seguir. Se caracterizan por la no concesin de autonoma a la
persona que toma las decisiones.

Las reglas se consideran mandatos precisos que determinan la disposicin, la


actitud o el comportamiento que deben observarse en situaciones especficas. Es

caracterstico de este tipo de plan permanente la rigidez, y la sancin en caso de


que no se cumpla.

2. Planes de uso nico


Son planes realizados con el objeto de ser usados una sola vez, de acuerdo con las
necesidades de una determinada situacin que se presenta como nica y excepcional.
Los principales tipos de planes de uso nico son los programas y los presupuestos.
Un programa es un plan de accin encaminado a la consecucin de un

objetivo especfico en el que se detallan la secuencia de actividades, el tiempo


requerido para efectuarlas, as como la asignacin de los responsables de su
ejecucin y de los recursos a emplear. Suelen tener cierto grado de autonoma e
independencia a la hora de su realizacin.
Un presupuesto es un documento expresado en trminos econmicos,

financieros o no financieros, que muestra la asignacin de recursos para llevar a


cabo los planes y las actividades de la organizacin.

Partes del plan operativo


1.
2.
3.
4.
5.
6.

Objetivo General
Objetivos Especficos
Actividades y Metas
Estrategia de Trabajo
Plazo de Ejecucin
Responsabilidades

1. Objetivo General: Se define el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el ao


y que contribuir sustancialmente al desarrollo de la organizacin. Ejemplo: lograr
plena autonoma econmica de nuestra organizacin.
2. Objetivos Especficos: Son los resultados que se desean alcanzar en el ao
respectivo. Pueden ser dos o ms objetivos. Ejemplos:
Recuperar el 90% de las tarifas morosas de la Junta de Usuarios.
Implementar la organizacin con unidades mviles ligeras.
3. Actividades y Metas: Se determinan las actividades que se realizarn para lograr
los objetivos propuestos, sealando la meta a cumplirse en cada caso. Ejemplos:

1. Actividad, Campaa de regularizacin de pagos morosos; Meta, 300 usuarios se


ponen al da en sus pagos.
2.

Actividad, Adquisicin de unidades mviles. Meta, 3 motocicletas adquiridas.


4. Estrategia de Trabajo: Describe la forma cmo se realizarn las actividades y se
lograrn las metas y objetivos propuestos. Ejemplo: "Para que los miembros
regularicen sus pagos se harn campaas de persuasin a los miembros morosos,
de darn amnistas y se impondrn sanciones tales como publicacin de una lista
negra de socios morosos, corte de agua, multas y otros".
5. Plazo de Ejecucin: Seala los plazos en que se cumplirn cada una de las
acciones programadas. Ejemplo: Adquisicin de motocicletas = 120 das hbiles.
6. Responsabilidades: Se designan los responsables de las acciones. Ejemplo:
Adquisicin de motocicletas = tesorero y dos socios nombrados en asamblea.

DIFERENCIA ENTRE EL PLAN ESTRATGICO Y EL PLAN OPERATIVO

En general la diferencia entre estos dos planes es que el plan operativo es


la culminacin en detalle del plan estratgico y el plan director planteado. debido a
esta circunstancia el POA debe adaptar los objetivos generales de la compaa a cada
departamento y traducir la estrategia global de la misma en el da a da de los
trabajadores

Interrogantes para el diseo de Planes Estratgicos y Planes Operativos

Elaboracin del Plan Estratgico:

Donde estamos hoy?


Dnde queremos ir?
Cmo podemos llegar a donde queremos ir?

Elaboracin del Plan Operativo - Presupuesto:

Que quiero hacer este perodo?


Cuantos recursos necesito?
Cmo lo financio?

PLAN OPERATIVO PASO A PASO


PASO 1
La construccin un plan operativo se basa en identificar primeramente dos
componentes:
a)
b)

aquello que debemos alcanzar como resultado


las actividades que harn falta realizar para lograr ese resultado

Las actividades son las cosas que se necesitan hacer para obtener los resultados que
contribuirn al logro de los objetivos de la comunidad.
Por lo tanto, el punto de inicio es lo que queremos lograr (el resultado deseado) y esto
se descompone en acciones necesarias y sucesivas para conseguir el resultado.
El propsito ser alcanzar el objetivo, para ello se implementan actividades, las
actividades dan lugar al presupuesto y a la lista de recursos necesarios.

PASO 2
Disponer las actividades en una secuencia lgica en el tiempo (cronograma)

PASO 3
Asignar (nos) las responsabilidades de implementar las actividades (personas
responsables)

PASO 4

Identificar los recursos de todo tipo que se necesita para implementar las actividades.

PASO 5
En el ejercicio prctico ms adelante tambin incorporaremos al plan operativo
indicadores y medios de verificacin.

CONCLUSIONES
Con un plan elaborado en el que se siten hitos coherentes a lo que es la
misin de la empresa, y sus objetivos plantean, es normal ver cmo las
empresas se afianzan, dan sensacin de calidad y buen hacer y lo mejor de
todo, es que al no haber tenido tanto desajuste en el camino, tambin se
consigue que esta percepcin se ajuste a una estructura de costes asequible
para conseguir dar al cliente un precio competitivo.

Los Planes Operativos son los primeros pasos del cumplimiento del Plan
Estratgico por lo tanto es necesario monitorearlo de manera constante por la
autoridad competente.
El Plan operativo deber de ser implementado y expuesto a todo el personal de
la institucin, lo recomendable es que dicha exposicin sea realizado por los
gerentes y el directorio.

LINKOGRAFA

Gibson Ivn, Cevich Donnelly, Editorial McGraw Hill Octava Edicin


Organizaciones.
Elementos

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