LA PLANIFICATION

STRATEGIQUE

PRINCIPES DE BASE
Quest-ce que la planification daction ?
La planification daction est le processus qui guide les activits quotidiennes dune
organisation ou dun projet. Cest le fait de planifier ce qui doit tre fait, quand cela
doit tre fait, par qui cela doit tre fait, et quelles ressources ou analyses sont
ncessaires pour cela. Cest le processus qui permet doprationnaliser vos objectifs
stratgiques. Cest pourquoi on appelle aussi cela planification oprationnelle.
Lorsquun plan daction ou un plan oprationel est prsent la base dune
proposition de financement, ou pour une demande demprunt, ou pour faire en sorte
que dautres adhrent un processus ou un projet dune manire quelconque, on y
fait souvent rfrence par le terme de plans dexploitation . (Consultez le chapitre
qui suit dans cette bote outils intitul Du plan dAction au Plan dExploitation.)
La plupart des plans daction consistent en les lments suivants :

une dclaration de ce qui doit tre ralis (les rsultats ou les domaines de
rsultats qui mergent dun processus de planification stratgique) ;
une numration des tapes qui doivent tre suivies pour atteindre cet
objectif ;
un genre de calendrier pour chaque tape qui doit avoir lieu et le temps que
chacune de ces tapes devrait prendre (quand) ;
un claircissement sur qui sera responsable de sassurer que chaque tape
est ralise avec succs (qui) ;
un claircissement des analyses/ressources ncessaires.

Nous traitons encore de tout cela dans la section consacre la planification des
activits pas pas. Si vous entreprenez de dvelopper un plan daction, alors vous
devriez obtenir un plan pratique vous permettant de dentreprendre et de mener
terme les tapes ncessaires pour vous permettre datteindre vos objectifs et de
contribuer vos objectifs long terme.
RESULTATS
Les rsultats sont ces lments qui vous montrent que les activits se sont bien
droules. Nous faisons ici rfrence aux rsultats des activits. Par exemple, si
une activit consiste organiser une journe porte ouverte des entreprises du
secteur tertiaire de votre rgion, alors le rsultat sera une journe portes
ouvertes russie. Les rsultats sont les quoi qui doivent rsulter des activits
si un result area doit tre atteint et que le plan stratgique est russi. Tous les
rsultats conjugus doivent conduire atteindre les points stratgiques pour
lesquels ils sont destins, e.g. des professeurs plus qualifis.
Les points stratgiques de votre plan daction deviennent les objectifs du
dveloppement de votre plan daction. Il est utile de rsumer les rsultats
escompts pour la priode pour laquelle vous planifiez dans un rsum des
rsultats. Cela vous fournit une liste synthtique des progrs, une srie
dindicateurs grce auxquels vous pouvez tester la question suivante :
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 Ralisons-nous les activits que nous avons planifies et engendrent-elles les

rsultats que nous avions anticips ? Ils constituent galement une bonne base
pour tablir un rapport des progrs pour les donateurs.
PLAN DE RESSOURCES HUMAINES
Lorsque vous prparez votre plan daction, il peut tre utile de dvelopper sur
cette base un plan de ressources humaines. Cest un rsum de ce dont vous
aurez besoin en termes de ressources humaines pour mener bien les activits
programmes. Dans ce plan, vous pouvez inclure :
besoins en personnel dj rgls, personnel ou soutien supplmentaire
ncessaire ;
besoins en terme de dveloppement des capacits afin de permettre au
personnel de mener bien les activits.
Une fois de plus, cela constitue un rsum utile et vous aidera prparer un
calendrier pour les activits programmes. Clairement, si vous devez dvelopper
les capacits ou employer de nouveaux membres de personnel, avant de pouvoir
mener bien une activit, cela affectera votre programmation.
Ceci constituera galement un rsum utile des implications de votre plan
daction au niveau des ressources humaines. Cela vous aidera rendre vos
plans oprationnels et constituera un point de rfrence utile pour les donateurs.
CALENDRIER
Il y a deux moment importants dans la planification daction :

Quand commencer ;
Comment planifier le temps ncessaire pour mener bien les activits.

La planification daction doit tre comprise comme une extension de la

planification stratgique. Mais vous devez galement procder cette
planification de manire rgulire, entre les diffrentes planifications stratgiques
et leurs rvisions. La planification daction est quelque chose que vous faites
lorsque vous savez ce que vous voulez faire et que vous avez besoin dun plan
pour vous permettre dorganiser les activits ncessaires pour y arriver. Il se peut
que vous ayez besoin de planifier pour un atelier spcifique, ou de planifier les
activits dun service pour les trois mois vnir, ou que vous deviez raliser un
plan daction gnral pour un projet ou une organisation sur lanne. Ce nest
gnralement pas une bonne ide que de procder une planification daction
dtaille pour plus dun an lavance. Les changements de contexte, de
stratgies, des hypothses peuvent entraner des changements dans vos
activits sur le plus long terme.
Lorsquon en vient planifier le temps ncessaire, la cl est habituellement le
dcoupage en squences : passer dune tape lautre en respectant leur
orgdre et vous assurer que vous ntes pas retenus parce quune tape par
laquelle vous auriez du passer plus tt a t saute, ce qui bloque le processus
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dans son ensemble. Par exemple, il vaut mieux rserver une salle de confrence
pour un atelier avant den envoyer les invitations, et il vaut mieux avoir rgl la
question des illustration pour une publication avant de lenvoyer en presse. Ne
reportez pas la consultation avec une communaut aprs avoir dcid de ce
que vous alliez faire dans cette communaut, et ne commencez pas construire
un barrage avant davoir reu les rapports de lingnieur.
Vous trouverez plus dlments sur la planification de votre temps dans le
chapitre Planifier les Activits Pas Pas plus loin dans cette bote outils.
Lorsque vous avez achev votre plan daction, il peut savrer utile de raliser un
rsum de votre calendrier, qui vous servira de liste de vrification ainis quaux
autres parties prenantes comme les donateurs ou les bnficiaires. Ceci vous
permettra de voir en un coup dil quelles seront probablement les priodes les
plus charges et de vous y prparer lavance. Dans le chapitre sur la
planification des activits pas pas, a quel moment les tapes doivent-elles
dbuter ? Nous vous proposons un moyen pour rsumer les activits et les
diffrents blocs de temps.
RESSOURCES NECESSAIRES
Les ressources dont vous avez besoin pour dvelopper un plan daction sont les
suivantes :

individus
temps
espace
quipement.

Cela veut habituellement dire largent. Votre budget vous fournira un rsum des
ressources financires dont vous aurez besoin afin de dvelopper votre plan
daction. Vous ne pouvez prparer un budget avant davoir un plan daction.
(Consultez galement la bote outils sur la Budgtisation).
En rsum, la planification daction est donc le processus au cours duquel vous
planifiez ce qui va se passer dans le projet ou lorganisation sur une priode de
temps donne, et vous clarifiez les ressources dont vous avez besoin pour que
cela soit possible.

Avant de commencer
Avant que vous puissiez commencer le dveloppement de votre plan daction,
certains lments doivent tre en place. Le plus important est que vous produisiez
un plan stratgique pour que votre plan daction ne soit pas tablit sur du vent, sans
un cadre. Il ne suffit pas de faire quelque chose parce que a lair dtre une bonne
ide. Vos actions doivent tre lies une stratgie claire dont lobjectif est de
vous aider atteindre vos objectifs long terme.
QUEST-CE QUI DOIT ETRE EN PLACE ?

Le plan daction peut se contenter dtre un moyen de vous aider raliser les
tches qui doivent ltre. Mais nous ne vous le conseillons pas ! Un plan dacton
devrait tre dvelopp aprs le plan stratgique et devrait tre li un cadre ou
un contexte stratgique. Lorsque lon ralise un plan daction hord dun cadre
stratgique, alors il y des chances pour quil sagisse dun rat il se peut quil
soit utile, mais une fois de plus, il se peut quil ne le soit pas !
Avant que vous nentamiez le dveloppement dun plan daction, il faut que le
cadre stratgique pour votre travail ou votre organisation soit en place. Cela veut
dire :
Une vision claire du type de socit vers laquelle travaillez, et une bonne
comprhension des problmes qui entravent le chemin vers latteinte dune
telle socit.
Une srie de valeurs qui expriment ce en quoi vous croyez et qui constituent
les fondations de ce vers quoi vous essayez darriver. Celles-ci constituent des
lignes directives pour la manire dont vous travaillez.
Un mandat clair qui dfinit lactivit de votre projet ou votre organisation,
comment il ou elle sy prend, au bnfice et qui, et lorsque cela est applicable,
en partenariat avec qui.
Un objectif gnral qui rephrase les problmes spcifiques que vous essayer
de rsoudre en les transformant en une situation positive, qui est la situation
que vous essayez datteindre par vos activits.
Un objectif immdiat ou object du prohet qui exprime ce que vous, en tant
quorganisation ou que projet, avez lintention de faire dans le court et le
moyen terme, et qui constitue votre contribution lobjectif gnral.
Des points stratgiques qui donnent sa forme votre stratgie pour atteindre
vos objectifs immdiats.
Une fois ces lments stratgiques en place, vous tre fin prts pour
entreprendre le dveloppement dun plan daction qui vous permettra
doprationaliser votre stratgie.
(Pour plus dinformation sur le cadre stratgique, consultez la bote outils
Planification Stratgique.)
QUI DEVRAIT PARTICIPER ?
Qui devrait participer au dveloppement du plan daction ?
Pour le obtenir le dtail des participants aux diffrentes tapes de la planification
dans son ensemble, consultez la bote outils : Elments de Planification, Qui
Planifie ? Les deux questions cls sont ici :

Qui devrait participer au dveloppement du plan daction ?

Qui, si cela est ncessaire, devrait faciliter ce processus ?
Qui devrait y participer ?

Une fois que vous avez dcid des options et des objectifs stratgiques (ce
qui habituellement fait par les membres professionnels du personnel et par le
conseil dadministration), que tout le monde sest accord sur la manire
dorganiser le travail, la planification peut se faire en quipes fonctionnelles.
Ces quipes peuvent tre constitues par les quipes des services, des
units, des projets ou des matrices (recoupant plusieurs fonctions). (Consultez
galement le Glossaire).
Premirement, le personnel professionnel participant devrait clarifier les
implications de ou des objectifs immdiats ainsi que les domaines de rsultats
auxquels ils doivent apporter une contribution. Puis, la totalit de lquipe de
gestion, y compris le personnel administratif participant, devrait participer au
dveloppement du plan daction.
Pourquoi est-il important que tous les membres du personnel participent
cet tape ?
Mieux le personnel administratif est inform des activits du personnel
professionnel avec qui ils travaillent, plus les chances pour quils ralisent un
bon travail sont importantes. Pensez, par exemple, ladministrateur des
projets qui doit souvent avoir faire avec des parties prenantes par tlphone,
ou doit grer les crises lorsque le personnel professionnel est sur le terrain.
Plus il/elle en sait sur le travail, plus il pourra contribuer lorganisation.
A un autre niveau, afin que les activits dun projet est lieu, un soutien
logistique considrable est ncessaire. Afin que le personnel administratif
puisse apporter ce soutien de manire efficace, ils doivent parfaitement
comprendre les activits impliques et comment ces activits sinsrent dans
le tableau densemble. La mise en uvre est un effort conjoint entre le
personnel professionnel et le personnel administratif.
Avez-vous besoin dun facilitateur extrieur ?
Il est habituellement possible de raliser un plan daction sans laide dun
facilitateur extrieur, bien que vous ne devriez jamais avoir peur de faire appel
des analyses extrieures ou des analyses techniques si vous pensez que
cela est ncessaire. Dans la mesure o vous rpondez aux questions cls
poses dans le chapitre sur la planification des activits pas pas, vous
navez probablement pas besoin dun facilitateur extrieu. Cependant, si vous
avez rencontr des problmes dans le dveloppement de plans daction par le
pass, alors il se peut que vous ayez besoin de faire appel quelquun pour
viter ce qui suit :
planifier den faire trop en un laps de temps trop restreint ;
ne pas planifier vos activits de manire suffisamment dtaille.
ne pas dterminer de time lines pour vous assurer que votre
dcoupage en squence et que votre calendrier sont logiques ;
ne pas expliquer de manire suffisamment claire qui est responsable et
bnficie de lautorit de sassurer que toutes les tapes sont
ralises ;
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ne pas rflchir rgoureusement aux implications en matire de

ressources (voir Glossaire).

Une fois que les quipes/services/units/projets ont dvelopp leur plan

daction, les individus peuvent raliser leur propre planification sil le veulent,
ce quils devraient faire avec le soutien de lquipe de direction.