Vous êtes sur la page 1sur 73

REPBLICA DE PANAM

MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS


DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEL ESTADO

GUA TCNICA PARA LA


ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS
E N E L S E CT O R
PBLICO PANAMEO

Julio, 2009

REPBLICA DE PANAM
MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS
DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEL ESTADO

GUA TCNICA PARA LA


ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS
EN EL SECTOR
PBLICO PANAMEO

TERCERA EDICIN REVISADA

2009

MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS


DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEL ESTADO

ALBERTO VALLARINO CLMENT


Ministro

FRANK DE LIMA

DULCIDIO DE LA GUARDIA

Viceministro de Economa

Viceministro de Finanzas

DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEL ESTADO


DONACIANA ACOSTA
DIRECTORA

DEPARTAMENTO DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL


SONIA DE TACK
JEFA DE DEPARTAMENTO

PERSONAL TCNICO
RENEIDA DE OTERO
AMINTA IGLESIAS
XIOMARA TEM

MERLIN C. DE ARCHIBOLD
Analista de Sistemas Informticos
Unidad de Cmputo - DDIE

ROSA NAVARRO
Secretaria

INDICE
PGINA
PRESENTACIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

vii

INTRODUCCIN

viii

.................................................

I. ASPECTOS GENERALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A. Definicin y Significado del Trmino Organigrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


B. Finalidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Como Medio de Informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Como Medio de Anlisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C. Importancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. En su Diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. En su Representacin Grfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
D. Ventajas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1
1
1
2
2
2
2
3

II. MODALIDADES O TIPOS DE ESTRUCTURAS EXISTENTES . . . . . . . . . .

A. Jerrquica o de Lnea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
B. Funcional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C. Mixta (Jerrquica-Funcional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3
4
5

III. CARACTERSTICAS Y REQUISITOS DE LOS ORGANIGRAMAS . . . . . . .

A. Caractersticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Precisin, Claridad, Exactitud, Comprensibilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . .
B. Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Vigencia, Actualidad y Realidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Uniformidad, Sencillez y Simplicidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5
5
5
5
6

IV. TCNICAS DE DIAGRAMACIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A. Simbologa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Rectngulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
a) Distribucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
b) Contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
c) Dimensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
d) Distancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Lneas de Conexin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Smbolos Usuales para Representar las Relaciones de Comunicacin .
4. Smbolos Usuales para Identificar el Tipo de Unidad Administrativa
a) Unidades o Tipos de Asesoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
b) Unidades Deliberantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
b.1 Smbolos a Emplear para Graficar la Condicin de las
Unidades Deliberantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
c) Unidades o Segmentos Administrativos de Operacin . . . . . . . . . .

6
6
6
6
6
7
7
7
8
8
9
10
10

PGINA
d) Unidades o Segmentos Administrativos de Operacin
Desconcentrados y Descentralizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
d.1 Desconcentrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
d.2 Descentralizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
B. Simbologa para Identificar los Diversos Tipos de Relaciones . . . . . . . . . . 11
1. Relacin Principal de Autoridad (Relacin Lineal) . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2. Relacin de Autoridad Funcional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3. Relacin de Asesora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
4. Relacin de Coordinacin y/o Colaboracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
5. Separacin entre Unidades Centrales y rganos o Unidades
Desconcentradas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
6. Relacin con las Unidades Desconcentradas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
7. Separacin entre Unidades Centrales y rganos o Unidades
Descentralizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
- Modelo A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
- Modelo B (Organizacin del Sector Pblico de la Repblica
de Panam 2006) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17
8. Relacin de las Comisiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18
C. Caractersticas del Diagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18
1. Extensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2. Encabezamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3. Niveles Jerrquicos de las Unidades Administrativas . . . . . . . . . . . . . 19
- Organigrama Jerrquico de las Unidades Administrativas . . . . . . .
20
4. Recuadro de Niveles Estructurales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20
- Organigrama Estructural . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21
D. Criterios para Graficar Figuras dentro de un mismo Nivel Jerrquico . . .
22
V.

FORMAS USUALES DE REPRESENTAR LOS ORGANIGRAMAS . . . . .

22

A. Segn su Forma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Organigrama Circular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Organigrama Bloque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Organigrama Escalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4. Organigrama Horizontal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5. Organigrama Mixto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6. Organigrama Semicircular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7. Organigrama Vertical . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
B. Segn su Contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Organigrama Estructural . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Organigrama Funcional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Organigrama de Puestos o Personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C. Segn su mbito de Accin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Organigrama General o Sinttico y Especfico o Analtico . . . . . . . . .
1.1 Organigrama General o Sinttico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

22
22
23
24
24
25
26
27
28
28
28
29
30
30
31

PGINA
1.2 Organigrama Especfico o Analtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
D. Alcance de los Organigramas Generales y Complementarios . . . . . . . . . . .
1. Generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Complementarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
E. Extensin del Diagrama de Organizacin u Organigrama . . . . . . . . . . . . .

32
32
32
32
34

VI. PROCESO PARA LA ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS . . . . . . . . .

35

A. Aspectos Preliminares para la Elaboracin de Organigramas . . . . . . . . . . .


1. Autorizacin y Apoyo de los Niveles Superiores . . . . . . . . . . . . . . . . .
B. Pasos Bsicos a Seguir en el Proceso de Elaboracin de Organigramas . . .
1. La Recopilacin de Informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Las Fuentes de Informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
a) La Investigacin Documental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
b) La Investigacin de Campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. El Ordenamiento y Anlisis de la Informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4. Diseo del Organigrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C. Divulgacin, Revisin y Actualizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. Divulgacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Revisin y Actualizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35
35
35
35
36
36
36
36
36
37
37
37

ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

39

Anexo No. 1: Criterios Utilizados para la Estratificacin de Niveles en el Sector


Pblico Panameo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Anexo No. 2: Cuestionario e Instructivo para la Recopilacin de la Informacin
Necesaria para la Elaboracin de la Estructura Administrativa . . . .

40
43

GLOSARIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

BIBLIOGRAFA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

62

Reconocimiento
La actualizacin de esta Gua Tcnica para la Elaboracin de Organigramas en el Sector
Pblico Panameo 2009 se inici bajo la responsabilidad de la Licda. Gloria Zniga, con el
apoyo secretarial de la Sra. Sonia Gallardo y la revisin del Licdo. Cecilio Gadpaille.
Nuestro reconocimiento a los funcionarios por el esfuerzo realizado.

vii

INTRODUCCIN

El Departamento de Fortalecimiento Institucional de la Direccin de Desarrollo Institucional


del Estado del Ministerio de Economa y Finanzas tiene dentro de sus funciones la
elaboracin de manuales y guas administrativas. Cumpliendo con esta responsabilidad y
considerando la necesidad e importancia de revisar y/o actualizar algunos documentos
elaborados anteriormente, hemos revisado y ajustado la versin del ao 1984 de la Gua
Tcnica para la Elaboracin de Organigramas en el Sector Pblico.
El propsito de esta tercera edicin es el de corregir, aclarar, ampliar y actualizar algunos
conceptos y lineamientos tcnicos sobre el diseo de organigramas, a fin de que la
comprensin e interpretacin de la gua sea ms clara y sencilla para los usuarios de la
misma.
Esta Gua Tcnica est dirigida a los analistas administrativos, estudiantes de
Administracin Pblica y a todas aquellas personas que de una u otra forma se relacionan
con esta rea temtica.
Esperamos que las modificaciones y conceptos agregados al documento faciliten el uso de
este instrumento tcnico en el diseo de estructuras organizativas.

viii

I. ASPECTOS GENERALES
A.

Definicin y Significado del Trmino Organigrama


El organigrama es una representacin grfica simplificada de la estructura orgnica
de una institucin o de una de sus reas o unidades administrativas. Se identifican en
algunos casos, sus componentes, caractersticas de las dependencias, funciones,
niveles jerrquicos, niveles de coordinacin, canales de supervisin, autoridad
relativa a cada empleado y servicio, as como las conexiones y/o relaciones que
guardan entre s las diversas unidades que la integran. Constituye un elemento
necesario para la disposicin sistemtica de las reas de control en una organizacin.
Adems, se conoce con otras denominaciones, tales como: organigrama, diagrama de
organizacin, pirmide de cargos. Sin embargo el ms comn de los trminos
utilizados es el de ORGANIGRAMA.
De acuerdo a la definicin antes descrita el organigrama muestra:
1.
2.
3.
4.

Un elemento (cuadro, grfico, carta, expresin, figura, etc.).


La estructura de la organizacin.
Las funciones.
Las relaciones entre las diversas unidades administrativas y grados de
interdependencia funcional.
5. La supervisin y las vas de comunicacin.
6. Los niveles y estratos jerrquicos.
7. Los niveles de autoridad y responsabilidad y su rea de accin dentro de la
organizacin.
8. Los cargos existentes en la organizacin y los nombres de las personas que los
ocupan.
9. Los sueldos y salarios.
10. Las caractersticas de la unidad (unipersonal o pluripersonal).
11. La condicin de la unidad en cuanto a estabilidad (definitiva, provisional, etc.).
12. La regionalizacin o posicin geogrfica de la unidad (desconcentracin,
descentralizacin u otra).
13. Las proyecciones para el desarrollo de la estructura (unidades futuras).
B.

Finalidad
Los organigramas son un medio de informacin y anlisis que permite visualizar
claramente la imagen de la organizacin en un perodo determinado; en este sentido
sus finalidades bsicas son las siguientes:
1. Como Medio de Informacin
- Ubican la posicin de cada participante y su relacin con el resto.
- Facilitan la instruccin de quienes ingresan en la organizacin.
1

- Muestran los puestos, sectores y departamentos y los rganos colectivos.


- Identifican las relaciones de autoridad lineal y de asesoramiento.
- Especifican divisiones geogrficas, por productos o mercados.
2. Como Medio de Anlisis
-

Proveen una visin global de la organizacin.


Permiten relevar la estructura vigente y proyectar nuevas estructuras.
Facilitan la comparacin de distintas estructuras.
Ponen de manifiesto debilidades estructurales.

La importancia de la finalidad de los organigramas, de informacin y/o anlisis, vara


de acuerdo al tipo de usuario:

Para los Directivos: Es un instrumento que facilita el conocimiento de su campo


de accin y de los lineamientos por medio de los cuales deben desarrollar sus
relaciones con el resto de las unidades que componen la organizacin.

Para los Funcionarios: Es un medio que permite conocer en forma sencilla su


posicin dentro de la estructura.

Para los Expertos en Organizacin y Mtodos: Es el punto inicial para hacer una
apreciacin real de la entidad.
Su anlisis permite detectar posibles
duplicaciones, dispersiones o lagunas, multiplicidad de relaciones de
dependencia, insuficiente coordinacin y un grado de supervisin inadecuado.

Para el Pblico: Es el documento necesario para obtener una visin general de


toda la organizacin.

C. Importancia
1. En su Diseo
El organigrama permite el anlisis profundo de la estructura, debido a que en el
levantamiento de la informacin para su elaboracin obliga a una investigacin
minuciosa.
2. En su Representacin Grfica
Suministra la definicin de los niveles de cada una de las unidades
administrativas, muestra la relacin de su autoridad, de dependencia definida y
departamentalizacin adecuada. Adems presenta una definicin sobre el tipo de
autoridad y responsabilidad asignada a determinado cargo.

D. Ventajas
En general pueden enunciarse las siguientes ventajas que representan los
organigramas:
1. Permiten la presentacin de la organizacin, mediante el empleo de smbolos.
2. Facilitan una eficaz comunicacin, coordinacin y el efectivo anlisis de la
institucin; as como determinar los lmites de supervisin funcional en la
organizacin.
3. Ayudan a localizar con celeridad, errores, dualidades, incoherencias, fallas de
control interno, departamentalizacin inadecuada, falta de unidad de mando,
superposicin de funciones, relacin de dependencia confusa, falta de una clara
definicin de los niveles jerrquicos y otros problemas organizacionales que se
presentan en las entidades.
4. Reflejan los niveles jerrquicos de mayor o menor grado que existen en la
organizacin.
5. Representan reas de control.
II. MODALIDADES O TIPOS DE ESTRUCTURAS EXISTENTES
A. Jerrquica o de Lnea
B. Funcional
C. Mixta (Jerrquica-Funcional)
A continuacin se describen los tres tipos de estructuras ms convencionales:
A. Jerrquica o de Lnea
Es la estructura de organizacin especialmente lineal o jerrquica, que corresponde a
la simbolizacin grfica del principio de la unidad de mando. Las lneas graficadas
que enlazan entre s las distintas unidades administrativas corresponden
exclusivamente a las de autoridad y responsabilidad. Se fundamentan en el principio
de la unidad de mando, por tanto en ningn caso existir ms que una lnea de enlace
entre dos unidades para que no se de duplicidad del mismo.

DIRECCIN

DEPARTAMENTO
A

SECCIN
A-2

SECCIN
A-1

DEPARTAMENTO
C

DEPARTAMENTO
B

SECCIN
B-1

SECCIN
C-1

SECCIN
C-2

B. Funcional
En este tipo de estructura, una unidad administrativa o una persona puede tener dos o
ms jefes, en una materia, especialidad o funcin especfica. El Organigrama que
refleja esta organizacin presenta una multiplicidad de lneas de autoridad y
responsabilidad. Entre las unidades de mando, la jerarqua de cada jefe queda
limitada a una de las funciones o grupos de actividades comunes.

DIRECCIN

Departamento
de
Operaciones

Departamento
Tcnico

Seccin
A

Seccin
B

Seccin
C

Departamento
Administrativo

Seccin
D

Seccin
E

C. Mixta (Jerrquica-Funcional)
La estructura mixta es una combinacin de las dos anteriores, pero distinguindose y
separndolas claramente. La lnea de autoridad y responsabilidad enlaza las unidades
operativas en sentido vertical, como es el caso de la organizacin puramente
jerrquica, mientras que las unidades consultivas se entrelazan horizontalmente a la
unidad que asesoran o a la lnea de mando.
Se pueden dibujar otras lneas que reflejen las relaciones de control, coordinacin, etc.
diferencindolas para que puedan distinguirse fcilmente.

DIRECCIN

ASESORA
A

ASESORA
B

Departamento de
Operaciones

Departamento
Tcnico

Seccin
A

Seccin
B

Seccin
A

Departamento
Administrativo

Seccin
A

Seccin
B

III. CARACTERSTICAS Y REQUISITOS DE LOS ORGANIGRAMAS


A. Caractersticas
1. Precisin, Claridad, Exactitud, Comprensibilidad
Todo organigrama debe reflejar la estructura de la organizacin o las unidades que
la integran y presentar informacin exacta a quien se sirva de l, ya sea que se trate
del personal de la organizacin o empresa, o de los usuarios del servicio.
B. Requisitos
1. Vigencia, Actualidad y Realidad
Debido a los constantes cambios que se producen en las instituciones, es necesario
revisar peridicamente su estructura a fin de mantener actualizado su organigrama
formal.
5

2. Uniformidad, Sencillez y Simplicidad


Para evitar la disparidad de criterios y de modos de representar los organigramas,
la confeccin de stos debe ajustarse a reglas generales que normalicen la
utilizacin de nomenclaturas, lneas y figuras en su diseo.
IV. TCNICAS DE DIAGRAMACIN
A. Simbologa
Normalmente los organigramas se representan a travs de figuras geomtricas, unidas
entre s por lneas para reflejar los rganos y las relaciones de dependencia existentes
entre las unidades administrativas de la institucin. La figura utilizada es el
rectngulo, an cuando tambin se puede emplear el cuadrado y el crculo. Sin
embargo, se sugiere que al dibujar organigramas se utilice el rectngulo para graficar
las unidades administrativas que los integren.
1. Rectngulos
a) Distribucin
En base a la distribucin de los rectngulos se representarn los niveles de
autoridad y responsabilidad de toda la organizacin. Por tal razn, debe
tomarse en cuenta que, al colocar un rectngulo en una posicin superior a otro,
equivale a una relacin de autoridad con respecto al nivel siguiente.
Los rectngulos que representan unidades de igual categora deben ubicarse al
mismo nivel.
Esta situacin se da con los organigramas verticales,
horizontales, o de otro tipo.
b) Contenido
Los rectngulos contienen la informacin relativa a la estructura de la
organizacin, as como la nomenclatura y denominacin (nombre) de la unidad
administrativa. Existen, adems, otras modalidades o tipos, las cuales pueden
comprender: los cargos, funciones y/o personas, cdigo de los puestos,
nmeros de la cuenta presupuestaria, nmero de personas asignadas a cada
unidad, etc.
c) Dimensin
Se recomienda que los rectngulos sean de igual tamao, aunque representen
niveles jerrquicos diferentes en la organizacin. Adems los nombres y/o
nomenclaturas de las unidades deben ser legibles, correctos y completos para
que faciliten su comprensin.
6

d) Distancia
En la representacin vertical como horizontal o de otra clase es conveniente
mantener uniformidad de la distancia entre los rectngulos, con el objeto de
lograr la simetra de la grfica.
2. Lneas de Conexin
El grueso de las lneas de conexin debe ser igual a travs de todo el organigrama.
Las lneas de conexin se trazan vertical u horizontalmente, de forma tal que al
unirse a otra lnea o rectngulo, forme un ngulo de noventa grados. En los
organigramas verticales, la lnea debe partir del punto medio de la lnea inferior del
rectngulo de mayor jerarqua, y terminar en el punto medio de la lnea superior
del rectngulo que le sigue en jerarqua.
Ejemplo:
A
Mando o autoridad sobre B
B

En cuanto a los organigramas horizontales, la lnea partir del punto medio del lado
derecho del rectngulo de mayor autoridad y se conectar al punto medio izquierdo
del rectngulo siguiente.
Ejemplo:
Mando o autoridad sobre B

3. Smbolos Usuales para Representar las Relaciones de Comunicacin


-

Relacin de autoridad, mando y


comunicacin:

Indica
mando

Indica autoridad de
lnea; mando

Comunicacin

- Lneas llenas sin interrupcin.


-

Relacin de coordinacin y/o colaboracin:


Lneas largas de trazo discontinuo.

Relacin con las unidades de mando especializado:


Lneas cortas de trazo discontinuo.

Separacin entre unidades centrales y desconcentradas:


Lneas largas de trazo discontinuo y un punto intermedio.

Relacin de apoyo de asesoras:


Lnea llena sin interrupciones, de trazo suave, colocada perpendicularmente a la unidad administrativa.

- Relacin de especializacin y correlacin:


Lneas Horizontales.

Descentralizacin:
Lneas quebradas en forma de Z.

Desconcentracin:
Lneas quebradas en forma de dos tringulos laterales,
atravesadas por lneas largas de trazo discontinuo con
puntos intermedios.

4. Smbolos Usuales para Identificar el Tipo de Unidad Administrativa


a)
-

Unidades o Tipos de Asesoras


Asesora externa que involucra varias asesoras, que se
dan en forma peridica y que no es conveniente (por
razones prcticas) detallar dentro de la unidad.
8

Asesora externa en un rea especfica, pero de intervencin


peridica.

Unidad de asesora, comit o comisin de trabajo de


reuniones peridicas.

Asesora externa especfica, pero espordica.

Asesora externa permanente.

Asesora interna permanente de la entidad.

Asesora de intervencin obligatoria. La entidad es


intervenida legalmente, con el propsito de asesorar,
fiscalizar y dar seguimiento a los lineamientos del
Ejecutivo en materia de control financiero, contable
o de otro tipo.

b)

Unidades Deliberantes:
Comisin, Comit.
Toda entidad se vale de ciertas unidades administrativas, representadas por
grupos de trabajo internos y/o externos, con el fin de dar seguimiento a ciertos
programas o actividades que necesitan de un mayor apoyo o decisin
(examinar, discutir, debatir, decidir, resolver o determinar un asunto).

b.1 Smbolos a Emplear para Graficar la Condicin de las Unidades


Deliberantes
Semi-Permanente

Transitorio

EXTERNA

INTERNA

c)

Unidades o Segmentos Administrativos de Operacin:

d)

Unidades o Segmentos Administrativos de Operacin Desconcentrados y


Descentralizados
d.1 Desconcentrados:

d.2 Descentralizados: (Entidades o segmentos administrativos


descentralizados que conforman el Sector o la Institucin).
10

Las unidades descentralizadas o autnomas, no son todas igualmente


autnomas, por lo que se deber indicar los diferentes grados de autonoma
de la siguiente manera:
SECTOR

Entidades
totalmente
autnomas

Entidades con
autonoma
relativa.

Entidades con
con menos
menos
Entidades
autonoma.
autonoma.

B. Simbologa para Identificar los Diversos Tipos de Relaciones


1. Relacin Principal de Autoridad

(Relacin Lineal).

Implica una relacin de subordinacin entre los responsables de las unidades


administrativas y sus subalternos.
Ejemplo:
A

El grfico debe disponerse de manera que todas las unidades administrativas que
dependen de un superior queden ligadas a l por una sola lnea. (En el ejemplo
anterior, se observa que las unidades administrativas B, C, y D dependen
directamente de A.).
En el diseo deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificados,
por ejemplo, al dibujar las lneas debe evitarse el cruce de dos de ellas. Por lo tanto,
11

es conveniente ensayar diferentes colocaciones hasta hallar la que permita suprimir


los cruces, o reducirlos al mnimo.
2. Relacin de Autoridad Funcional
Representa la relacin de mando especializado y se identifica por medio de lneas
cortas de trazo discontinuo, con una flecha al final que indique a dnde se dirige la
relacin funcional, a fin de que quede clara la direccin de dicha relacin. Cabe la
posibilidad de que una unidad administrativa de rango inferior preste funciones de
asesora a otra de rango superior. Aqu la autoridad funcional est limitada a la
ejecucin de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad de lnea
entre un rgano especializado en determinada funcin y los subordinados de otros
jefes de lnea.
Ejemplo:
A

C
C

B
B

D
D

E
E

F
F

I
I

J
J

Puede observarse en este ejemplo, que a pesar de que las unidades administrativas D
y E dependen de B, existe una relacin de mando especializado de la unidad
administrativa C con E; as como tambin la relacin de I con D o viceversa.
3. Relacin de Asesora
Es la relacin existente entre los rganos que tienen por objetivo aconsejar e
informar a los rganos de lnea, en aquellos campos que requieren conocimientos y
12

G
G

K
K

experiencia tcnica especializada. Se grafica por medio de lneas continuas de trazo


fino, colocadas perpendicularmente a la lnea de autoridad principal del rgano al
que asesoran.
Ejemplo:

ASESORA
ADMINISTRATIVA

ASESORA
LEGAL
ASESORA
LEGAL

4. Relacin de Coordinacin y/o Colaboracin


Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de la
institucin o entre unidades de un mismo nivel jerrquico o entre unidades del
Gobierno Central y otros organismos pblicos.
Esta relacin de coordinacin se representa por medio de lneas largas de trazo
discontinuo.
Ejemplo:
A

13

Puede observarse en este ejemplo, que existe una relacin directa de coordinacin
y/o colaboracin entre las unidades B y C, como tambin entre D, E y H.
5. Separacin entre Unidades Centrales y rganos o Unidades Desconcentradas
Es la relacin existente entre los rganos desconcentrados de otras instituciones
pblicas. Es decir, aquella relacin que se da entre las unidades de campo que se
crean a nivel de provincia o lugar (para que los interesados no tengan que concurrir a
la capital a resolver los problemas locales) y las oficinas supervisoras.
Por lo tanto, es conveniente incluir los rganos desconcentrados en un cuadro que ir
colocado en el ltimo nivel del organigrama. Entre esta ltima representacin y el
grfico de la institucin, deber trazarse una lnea larga de trazo discontinuo con
puntos intermedios (tal como se presenta en el ejemplo) que permita establecer esta
distincin.
M

MINISTERIO
DE SALUD

OFICINAS
CONCENTRADAS

OFICINAS
DESCONCENTRADAS

UNIDADES
SANITARIAS

ENTIDADES
DESCONCENTRA DAS

HOSPITALES

6. Relacin con las Unidades Desconcentradas


Es la relacin que guardan las unidades administrativas de los rganos
desconcentrados con las oficinas de las unidades centrales.
Esta relacin se grafica mediante lneas cortas de trazo discontinuo, tal como se
observa en el modelo inmediato.
14

MINISTERIO

DIRECCIN

DIRECCIN

RGANO
DESCONCENTRADO

7. Separacin entre Unidades Centrales y rganos o Unidades Descentralizadas


Es la relacin existente entre los rganos descentralizados o dependencias autnomas
con los Ministerios u Oficinas Centrales.
Descentralizar es la delegacin de una atribucin por el Gobierno Central a favor de
una entidad autnoma, autoridad estatal o municipal.
Esta relacin se dibuja mediante una lnea quebrada en forma de Z que contacta a
las unidades descentralizadas con las oficinas centrales, tal como se puede observar
en los modelos A y B que se incluyen a continuacin:

15

MODELO A
MINISTRO

DIRECCIN

DIRECCIN

INSTITUTO
AUTONMO

16

MODELO B

17

8. Relacin de las Comisiones


Las relaciones que se dan en las diferentes comisiones existentes dentro del Gobierno
Central, pueden ser clasificadas en:
a) Comisiones Internas.
b) Comisiones Externas (interinstitucionales).
Estas ltimas son las integradas por los representantes de diversas instituciones
gubernamentales que tienen por objeto coordinar determinadas acciones de dos o
ms organismos durante un perodo transitorio.
Al incluir estas comisiones en el organigrama de una institucin, debern colocarse
en un rectngulo, de trazo discontinuo, que estar ligado por una lnea de
coordinacin, dispuesta perpendicularmente a la lnea principal de mando de la
organizacin, si es interna, o a la unidad administrativa a la cual coordina
directamente, en este caso, la autoridad principal, si es externa (interinstitucional).
Ejemplo:
COMISIN
EXTERNA

COMISIN
INTERNA

C. Caractersticas del Diagrama


1. Extensin
Dependiendo del tipo de diagrama u organigrama que se vaya a disear, se utilizar
una hoja de proporcin relativa que permita incluir, en forma legible, a todas las
unidades administrativas deseadas.
2. Encabezamiento
El encabezamiento del organigrama debe aparecer en la parte superior central del
diseo.
18

Ejemplo:

MINISTERIO

El nombre de la institucin y de la unidad administrativa que confecciona la grfica,


la fecha de elaboracin y el nombre del funcionario que la dise, deben aparecer en
letra pequea en la parte inferior derecha del dibujo.
Ejemplo:
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
FECHA:
REALIZADO POR:

3. Niveles Jerrquicos de las Unidades Administrativas


Son los diversos escalones o posiciones que ocupan en la estructura organizativa las
unidades administrativas o cargos que las ejercen en forma descendente. Los niveles
jerrquicos son fundamentales para determinar el grado de importancia de las unidades
administrativas y en consecuencia, ubicarlas dentro de la estructura organizativa. Deben
ser producto de las necesidades de la organizacin. Las estructuras organizativas de las
instituciones del sector pblico comprenden tres (3) niveles: Direccin, Departamento y
Seccin.

19

Organigrama Jerrquico de las Unidades Administrativas


Estos organigramas representan a las estructuras de organizacin esencialmente lineal o
jerrquica por lo que corresponde a la simbolizacin grfica del principio de la unidad de
mando. Las lneas que enlazan entre s las distintas unidades -servicios, rganos o
departamentos de la entidad- son exclusivamente las de autoridad y responsabilidad.

MINISTRO

DIRECTOR GENERAL

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

SECCIN

SECCIN

4. Recuadro de Niveles Estructurales (Ver Anexo No. 1)


Los organigramas estructurales reflejan los niveles estructurales o sea, los que
identifican de manera general el tipo de funcin que realizan las unidades
administrativas ordenadas jerrquicamente. Es el tipo de organigrama mas utilizado
en nuestra Administracin Pblica.

20

Organigrama Estructural

NIVEL POLTICO
Y DIRECTIVO
UNIDAD
DIRECTIVA

NIVEL COORDINADOR
UNIDAD
COORDINADORA

NIVEL ASESOR
UNIDAD
ASESORA

NIVEL FISCALIZADOR
UNIDAD
FISCALIZADORA
INTERNA

UNIDAD
FISCALIZADORA
EXTERNA

NIVEL AUXILIAR
DE APOYO
UNIDAD
DE
APOYO

NIVEL
TCNICO
UNIDAD
TCNICA

NIVEL
OPERATIVO

UNIDAD
OPERATIVA

UNIDAD
OPERATIVA

NIVEL
EJECUTOR

UNIDAD
EJECUTORA

UNIDAD
DESCONCENTRADA

21

D. Criterios para Graficar Figuras dentro de un mismo Nivel Jerrquico


Para la ubicacin de las distintas figuras que hayan de aparecer en el organigrama dentro
de un mismo nivel jerrquico, es recomendable atender los siguientes criterios:
1. La enumeracin utilizada en la estructura orgnica. Se presentarn en su orden las
unidades normativas, directivas, coordinadoras, asesoras, fiscalizadoras, de apoyo,
tcnicas, operativas y ejecutoras.
2. La participacin o secuencia de actividades. La organizacin estructurada con
arreglo a la divisin por procedimientos, se graficar por secuencia de actividades.
3. El orden en que las unidades orgnicas pueden sustituir al rgano del nivel superior.
Se dibujarn atendiendo el orden en que cada oficina puede sustituir o representar a
otra de nivel jerrquico superior.
V. FORMAS USUALES DE REPRESENTAR LOS ORGANIGRAMAS
A continuacin se detallan algunas formas, tipos o modalidades de representacin de
organigramas dependiendo de su forma, contenido y mbito de aplicacin o alcance.
A. Segn su Forma
1. Organigrama Circular
Se representa a travs de crculos, ubicando en el centro de la figura a la unidad
mxima jerrquica; luego del centro hacia fuera se colocar el resto de las unidades,
siguiendo el mismo patrn de acuerdo a los niveles jerrquicos que existen.
Este tipo de graficacin es de poco uso en nuestro medio.

22

2. Organigrama de Bloque
Esta clase de diseo es una modalidad del organigrama vertical. En l es posible
representar un mayor nmero de unidades administrativas en espacios reducidos,
dando as lugar a que se puedan reflejar los niveles de menor jerarqua de la entidad.
DIRECCIN GENERAL

DIRECCIN

DIRECCIN

DIRECCIN

DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin

DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin

DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin

DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin

DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin

DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin

DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin

DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin

DEPARTAMENTO
Seccin
Seccin
Seccin

23

3. Organigrama Escalar
En este modelo de organigrama se muestran las unidades administrativas, de acuerdo a
sus respectivos niveles jerrquicos escalonadas en forma vertical y horizontal. Se
grafica utilizando lneas y sangras de izquierda a derecha, contra el margen izquierdo,
resaltando as los niveles jerrquicos.
Este organigrama se usa muy poco en nuestras organizaciones.
DIRECCIN GENERAL
DIRECCIN
Departamento
Departamento
Departamento
DIRECCIN
Departamento
Departamento
Departamento

4. Organigrama Horizontal
En este modelo de organigrama se representan las unidades de izquierda a derecha, en
forma horizontal, reflejando siempre al rgano superior de la entidad al lado izquierdo.
El resto de los niveles jerrquicos son colocados sucesivamente en columnas en el lado
derecho y las relaciones internas son igualmente trazadas por lneas horizontales.
Esta forma se utiliza para representar estructuras que cuentan con gran nmero de
niveles jerrquicos.
DEPARTAMENTO

DIRECCIN
DIRECCIN
GENERAL

DEPARTAMENTO
DIRECCIN

24

Tambin puede representarse ubicando los nombres de las unidades administrativas en el


dibujo, sin recuadros o figuras geomtricas (rectngulos o cuadrados).

Departamento

DIRECCIN

DIRECCIN GENERAL

Departamento

DIRECCIN

5. Organigrama Mixto
El Organigrama Mixto, combina los modelos vertical y horizontal mientras que los
niveles inferiores en forma vertical, trazando las lneas de autoridad claramente, con el
objeto de detallar los niveles de dependencia de cada una de las unidades
administrativas dentro de la institucin. Esta forma surge con el propsito de lograr
una mejor distribucin de espacio, cuando existe un gran nmero de unidades
administrativas.
DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN

DIRECCIN

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

25

Tambin puede representarse ubicando los nombres de las unidades administrativas en el


dibujo, sin recuadros o figuras geomtricas (rectngulos o cuadrados).
DIRECCIN GENERAL

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPATAMENTO

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

6. Organigrama Semicircular
Se presenta a travs de semicrculos ubicando en la parte superior la figura de
mayor jerarqua; luego en los espacios inferiores se colocar el resto de las unidades
administrativas, siguiendo el mismo patrn de acuerdo a los niveles jerrquicos que
existan.

26

7. Organigrama Vertical
Este tipo de organigrama es de uso frecuente por la facilidad que ofrece en su
presentacin y comprensin. En este modelo las unidades administrativas se
distribuyen o representan de arriba hacia abajo (verticalmente), colocando a la unidad
de mayor jerarqua en el nivel superior y descendiendo sucesivamente en la escala
hasta llegar a la unidad de menor jerarqua dentro de la institucin, tomando siempre
en cuenta que las de igual categora deben ubicarse al mismo nivel.
DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

Tambin puede representarse ubicando los nombres de las unidades administrativas en el


dibujo, sin recuadros o figuras geomtricas (rectngulos o cuadrados).
DIRECCIN GENERAL

DIRECCIN

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

27

DEPARTAMENTO

B. Segn su Contenido
1. Organigrama Estructural
Representa grficamente la estructura organizativa formal de una institucin y/o de
uno de sus segmentos administrativos; y por ende las relaciones de dependencia y
jerarqua. Es decir, sus rganos o servicios ordenados jerrquicamente y,
eventualmente las conexiones o enlaces de coordinacin, control, etc. entre dichos
servicios. Es el tipo de organigrama ms frecuente.
DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DIRECCIN
DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

2. Organigrama Funcional
En el organigrama funcional se complementa el organigrama estructural con la
indicacin de las actividades o funciones que realiza cada rgano o servicio, es decir,
aade la informacin relativa a las actividades de cada unidad de la institucin, sus
relaciones de dependencia y jerarqua.

28

DIRECCIN GENERAL
1. Cumplir los acuerdos y
resoluciones de la Junta
Directiva.
2. Asistir a las reuniones de la
Junta Directiva
3. Representar legalmente la
Institucin.
4. Preparar el Reglamento
Interno y someterlo a la
aprobacin de la Junta
Directiva.

DIRECCIN NACIONAL
DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

DIRECCIN NACIONAL DE
INVESTIGACIN AGRCOLA

1. Organizar y conducir la
prestacin de servicios agrotecnolgicos.

1.

2. Gestionar
la
comercializacin de tecnologas y
productos agroalimentarios
y agroindustriales generados
por la Institucin.

2.

3. Desarrollar y promocionar
proyectos agro-tecnolgicos
para la transferencia de
tecnologa a los productores.

4.

3.

Programar, organizar, dirigir y evaluar todas las


actividades inherentes a la
investigacin agrcola.
Participar en la elaboracin
del Plan Operativo Anual
de Investigacin Agrcola.
Desarrollar sistemas de
cultivo para los pequeos y
medianos productores.
Generar informacin a
base de experimentacin
agrcola en campo experimental y fincas de productores.

DIRECCIN NACIONAL DE
INVESTIGACIN PECUARIA

1. Programar, dirigir y evaluar


todas las actividades inherentes a la investigacin
pecuaria.
2. Participar en la elaboracin
del Plan Operativo Anual de
Investigacin Pecuaria

3. Organigrama de Puestos o Personal


Este modelo de organigrama refleja, dentro de cada unidad administrativa de la
institucin los tipos de puestos y cantidad de personal de cada una de ellas en un
momento dado, para el cumplimiento de las funciones adscritas a ellas.

29

DIRECIN GENERAL 5
DIRECTOR GENERAL
SUBDIRECTOR
SECRETARIA
MENSAJERO

DIRECCIN DE
FINANZAS 4

DIRECCIN DE
PLANIFICACIN 4
DIRECTOR
SUBDIRECTOR
SECRETARIA

1
1
2
1

1
1
2

DIRECTOR
1
SUBDIRECTOR
1
DIRECCIN
DE
FINANZAS
SECRETARIA
2 4

DIRECCIN
ADMINISTRATIVA 4
DIRECTOR
SUBDIRECTOR
SECRETARIA

C. Segn su mbito de Accin


1. Organigrama General o Sinttico; y Organigrama Especfico o Analtico.

30

1
1
2

1. 1

Organigrama General o Sinttico


En este grfico se presentan nicamente las principales unidades administrativas y/o
bsicas que conforman la institucin.
Es para el gran pblico. Contiene solamente lo que es indispensable informar y no
entrar en detalles. Se limitan a indicar las relaciones ms simples e incluyen slo las
unidades principales. Son los ms corrientes. En los organigramas sintticos rara
vez se incluyen las lneas punteadas que representan las relaciones informales
(
). Se dejan ms bien para los analticos.

DIRECIN
GENERAL

DIRECCIN
B

DIRECCIN
A

DEPARTAMENTO
A-1

DEPARTAMENTO
A-2

DEPARTAMENTO
B-1

DEPARTAMENTO
B-3

31

DEPARTAMENTO
B-2

DEPARTAMENTO
B-4

1. 2

Organigrama Especfico o Analtico


En este tipo de organigrama se ofrece en detalles la conformacin de las principales
unidades administrativas y/o bsicas de la institucin o de uno de sus segmentos. Es
para uso de tcnicos y sirve para encontrar defectos y explicar modificaciones. Es
ms detallado y ms completo dentro de lo prctico.

DIRECCIN
A

DEPARTAMENTO
A-2

DEPARTAMENTO
A-1

SECCIN

SECCIN

SECCIN

SECCIN

D. Alcance de los Organigramas Generales y Complementarios


1. Generales
En este tipo de organigrama aparecen representadas las unidades administrativas
de la institucin; la ubicacin de dichas unidades depender de la estratificacin
de niveles.
2. Complementarios
En dicho organigrama se debe considerar su propsito; en tal sentido se puede
resaltar las relaciones entre las unidades administrativas, el manejo de personal,
funcional, presupuesto, etc.

32

33

E.

Extensin del Diagrama de Organizacin u Organigrama


En algunos casos, no es necesario que se represente en un solo organigrama la
totalidad de las unidades administrativas de la entidad. Las razones de claridad o las
limitaciones en la dimensin del papel obligan a dividir en dos o ms partes la
graficacin de la estructura. En tales situaciones se procede a relacionar los
organigramas que son continuacin de otros mediante conectores o conexiones,
stos son pequeos tringulos con un nmero en el centro, que indican el nmero de
cdigo asignado a los respectivos organigramas en un recuadro al margen derecho.
Esta representacin se observa en los modelos siguientes:
CODIGO

CODIGO

CODIGO
1

DIRECCIN
SECCIN

DEPARTAMENTO

SECCIN

34

VI. PROCESO PARA LA ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS


A.

Aspectos Preliminares para la Elaboracin de Organigramas


1. Autorizacin y Apoyo de los Niveles Superiores
El paso preliminar a la elaboracin de los organigramas, es la consecucin de la
autorizacin correspondiente de los niveles superiores.
La oficina encargada de elaborar los organigramas de la entidad o empresa
puede intervenir, por propia iniciativa, a solicitud de parte interesada o por
rdenes superiores.
La autorizacin de los niveles superiores se traduce tambin en el apoyo y/o la
colaboracin con que debe contar dicha oficina bsica sobre el diseo del
diagrama de la estructura.
El Departamento de Fortalecimiento Institucional de la Direccin de Desarrollo
Institucional del Estado del Ministerio de Economa y Finanzas, es la unidad
administrativa que tiene la facultad de revisar y asesorar todo cambio que se
proponga en las estructuras organizativas oficiales de las instituciones pblicas,
con el propsito de unificar y compatibilizar criterios dentro del Sector Pblico.
B. Pasos Bsicos a Seguir en el Proceso de Elaboracin de Organigramas
El proceso de elaboracin de los organigramas involucra una serie de pasos bsicos,
entre los cuales se encuentran:
1. La Recopilacin de Informacin
Los datos que se recopilen debern estar en relacin directa con las lneas o
unidades que se desean representar en la estructura. Especificando y aclarando
este aspecto se proceder a la recopilacin correspondiente a:
a. Las unidades administrativas que integran cada una de las reas.
b. El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica.
c. Las relaciones que se mantienen en las reas de:
- Supervisin
- Coordinacin
- Comunicacin
d. Las funciones que realizan;
e. La denominacin de los puestos y nmero de stos en cada unidad
administrativa.

35

2. Las Fuentes de Informacin


Para la obtencin de la informacin se tendrn en consideracin las siguientes
fuentes:
a) La Investigacin Documental
Se deber consultar la base legal de la institucin o reglamento orgnico
funcional y otras disposiciones que impliquen cambios en la estructura
organizativa, tales como: decretos ejecutivos, resoluciones, resoluciones
ministeriales, etc. con el objeto de definir la estructura administrativa.
Se revisarn adems, las polticas y objetivos institucionales, los manuales
administrativos, los memorandos y circulares internas y aquellos estudios de
ndole administrativo realizados en la entidad que contienen informacin
relacionada con la organizacin.
b) La Investigacin de Campo
Se aplicarn cuestionarios mediante entrevistas a funcionarios que se
desempean en los distintos niveles jerrquicos y que actan como titulares
de las diversas unidades administrativas.
En el Anexo No.2 se incluye un cuestionario que recoge los diferentes
aspectos que debe reunir el mismo para obtener la informacin necesaria.
3. El Ordenamiento y Anlisis de la Informacin
La informacin recopilada y clasificada se someter a un anlisis minucioso con
el fin de detectar las contradicciones o duplicaciones existentes. Los resultados
obtenidos en el proceso de anlisis debern ser confirmados con los funcionarios
responsables de las reas objeto de estudio.
4. Diseo del Organigrama
Para disear el organigrama se recomienda realizar las siguientes acciones:
a) Determinar los objetivos de la unidad administrativa analizada.
b) Definir el nivel jerrquico de la unidad administrativa, en base a las
caractersticas que debe reunir la unidad administrativa (Junta Directiva,
Direccin General, Direccin, Departamento, Seccin) y de acuerdo al
cumplimiento de variables tales como: mbito de accin, grado de

36

responsabilidad, complejidad de las acciones, toma de decisiones y tipo de


personal.
c) Fusionar y/o agrupar dos o ms actividades homogneas en una sola unidad
administrativa y bajo una sola autoridad de mando con el propsito de
establecer las unidades administrativas que conforman los diferentes niveles
jerrquicos.
c.1 Determinar el nivel estructural de las unidades administrativas.
d) Dibujar el organigrama ajustndose a las tcnicas contempladas en esta gua
y la Gua para Determinar los Niveles Jerrquicos de las Unidades
Administrativas de las Instituciones del rgano Ejecutivo.
e) Definir el nivel de integracin y/o coordinacin de la unidad administrativa
con el resto de la organizacin.
f) Incorporar aquellos datos que se desean representar en un organigrama
complementario (funciones, personal, partidas presupuestarias, etc.).
C. Divulgacin, Revisin y Actualizacin
1. Divulgacin
Peridicamente las instituciones debern divulgar los organigramas referentes a
su estructura administrativa para que sirvan como instrumento de orientacin e
informacin a su personal, al pblico en general y a aquellas personas u
organismos con las que mantiene alguna relacin.
Para estos efectos, los mismos debern estar disponibles a todo el personal y a los
usuarios, de la institucin de manera que sea de fcil acceso su conocimiento o
consulta.
Se recomienda que las Oficinas de Relaciones Pblicas y las de Organizacin y
Mtodos coordinen acciones para la divulgacin de folletos sobre la materia.
2. Revisin y Actualizacin
La fase de revisin de los organigramas tendr lugar peridicamente o de manera
continua y en funcin de los cambios que adopte la entidad en su estructura
organizativa.

Ver Gua Tcnica para Determinar Niveles Jerrquicos de las Unidades Administrativas de las
Instituciones del rganos Ejecutivo del Ministerio de Economa y Finanzas.

37

Entre los criterios que prevalecen con mayor nfasis para revisar y actualizar los
organigramas encontramos:
a) Crecimiento de los efectos de la supervisin de personal, susceptible de
imponer una reforma de mando;
b) Variaciones en la distribucin de las actividades, que exigen la creacin o
eliminacin de unidades administrativas;
c) Incremento de los objetivos administrativos, que revelan el inters de la
gestin pblica.
El titular de cada unidad administrativa participar conjuntamente con oficinas responsables
en la revisin y ajuste de los cambios correspondientes a su rea.
Una vez revisados y actualizados los organigramas sintticos y analticos debern
presentarse a la direccin superior de la entidad para su conocimiento y aprobacin.
Posteriormente sern remitidos al Departamento de Fortalecimiento Institucional de la
Direccin de Desarrollo Institucional del Estado del Ministerio de Economa y Finanzas,
para su anlisis y aprobacin final.

38

ANEXOS

39

ANEXO No. 1
CRITERIOS UTILIZADOS PARA LA ESTRATIFICACIN DE NIVELES EN EL
SECTOR PBLICO PANAMEO
Los niveles estructurales son las divisiones que se hacen a la estructura de la organizacin de
una entidad. A travs de ellas se ubican o se identifican las unidades administrativas de
acuerdo al tipo de funcin que de manera general realizan las mismas dentro de la
institucin. Estas divisiones se hacen en concordancia con los niveles jerrquicos, que
aunque los mismos son diferentes, se relacionan. La parte estructural se refiere a la funcin
y la jerrquica a la autoridad. Este tipo de organigrama ayuda a identificar rpidamente las
responsabilidades de determinada unidad administrativa y a ubicarla en el nivel jerrquico
apropiado al momento de elaborar dichos organigramas. Esto permite adems, una mejor
visin del acercamiento de las funciones de las unidades administrativas a las reas de
decisiones o del objetivo de la Institucin. El propsito de utilizar este modelo es el de
uniformar la presentacin de los organigramas para cualquier tipo de anlisis sectorial o
general y tambin, para su presentacin en el Manual de Organizacin del Gobierno de la
Repblica de Panam.
A continuacin se describen los diferentes niveles:
Nivel Poltico y Directivo
Es aquel establecido a travs de una conformacin jurdica en donde se norma y se exige el
cumplimiento de las polticas, objetivos, estrategias, planes, programas y leyes de la entidad;
adems en l se ejerce la orientacin, direccin de la misma y delegacin de facultades. Es a
su vez, la autoridad mxima de la institucin, y por ende le corresponde ejercer la
representacin legal y la administracin de la entidad. Es el responsable directo de la buena
marcha de la organizacin.
Ejemplo:
Ministro, Junta Directiva, Administrador, Direccin General, Comit Ejecutivo, Gerencia
General, Consejo Directivo, Consejo Nacional.
Nivel Coordinador
En este nivel se ubican las unidades administrativas que tienen como funciones principales
propiciar y lograr la interrelacin de las labores y actividades que ejecuta la institucin en la
bsqueda y logro de un objetivo comn, procurando que en el desarrollo de esas
actividades el mismo se cumpla en forma armoniosa, ordenada y racional. En este nivel se
ubican las unidades administrativas que desempean acciones de planificacin,

40

organizacin, direccin, y control de forma general en la entidad, as como tambin las


comisiones de trabajo creadas para un fin especfico.
Ejemplo:
Secretara General, Comit de Coordinacin, Consejo de Coordinacin.
Nivel Asesor
Las unidades administrativas que corresponden a este nivel ejercen orientacin, aclaran,
aconsejan, proponen y recomiendan acciones a seguir a cualquier unidad administrativa que
conforman la dependencia, a fin de conseguir los fines adscritos a la institucin, siendo sus
funciones de asesoramiento y asistencia tcnica especficamente.
Ejemplo:
Asesora Legal, Asesora Econmica, Asesora de Proyectos, Asesora Financiera, Asesora
Administrativa, Oficina de Planificacin, Oficina de Relaciones Pblicas.
Nivel Fiscalizador
Se incluyen en este nivel todas aquellas unidades administrativas que desarrollan actividades
de fiscalizacin, regulacin y control de todos los actos de manejo de fondos y otros bienes
pblicos a nivel interno de la institucin o instituciones que ejerzan estas funciones para
todo el Sector Pblico.
Ejemplo:
Auditora Interna, Oficina de Fiscalizacin de la Contralora General de la Repblica (1).
Nivel Auxiliar de Apoyo
Se incluyen en este nivel, todas aquellas unidades administrativas de las cuales la
organizacin procura la disposicin y administracin de recursos humanos, materiales,
financieros, estructurales y que adems prestan a la misma los servicios indispensables para
el desarrollo de actividades, programas y funciones encomendadas y asignadas a cada
unidad administrativa o en su conjunto.
Ejemplo:
Direccin Administrativa, Direccin de Finanzas, Direccin de Administracin y Finanzas,
Gerencia Administrativa, Departamento de Administracin, Direccin de Informtica.

Esta entidad no es parte de la organizacin, pero por costumbre, se refleja en este nivel.

41

Nivel Tcnico
Las unidades administrativas que se incluyen en este nivel desarrollan actividades
relacionadas con investigaciones en reas especficas; diseo de metodologas, normas y
estndares aplicables a los procesos de trabajo de las unidades de lnea (para que ajusten sus
actividades a las novedades cientficas en los aspectos de produccin y gestin) y para las
unidades de apoyo con la debida coordinacin con los organismos rectores de los sistemas
administrativos.
Ejemplo: Direccin de Planificacin.
Nivel Operativo
Agrupa las unidades administrativas que dentro de las instituciones hacen posible alcanzar
los objetivos institucionales y gubernamentales en beneficio de la comunidad en general
(son unidades fines).
Este nivel contempla los subniveles Ejecutivo y Ejecutor.
Subnivel Ejecutivo
Es responsable directo ante el Nivel Poltico y Directivo de planificar, organizar, dirigir,
coordinar y controlar las actividades sustantivas institucionales dirigidas al logro y xito de
los objetivos de la institucin con productos de alta calidad y costos aceptables.
Ejemplo:
Direccin Nacional, Direccin, Gerencia.
Subnivel Ejecutor
Es el nivel ms amplio e importante de la institucin, ya que en l se identifican las unidades
administrativas responsables del xito o no, de la satisfaccin de la demanda. Sobre este
nivel recae la responsabilidad de elaborar y procesar el producto final que se presenta a la
clientela.
Ejemplo:
Departamento, Seccin.
Se seala como recomendacin general al elaborar los organigramas de los organismos del
gobierno, la conveniencia de dar a cada unidad administrativa la nomenclatura y
denominacin completa, de acuerdo a lo establecido en sus respectivas disposiciones legales
(del rgano Ejecutivo o internas de las entidades) que las crearon y/o por la Ley de
Presupuesto de la Nacin.
42

ANEXO No. 2
CUESTIONARIO E INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIN DE LA
INFORMACIN NECESARIA PARA LA ELABORACIN DE LA ESTRUCTURA
ADMINISTRATIVA
A. ASPECTOS GENERALES
1. Nombre de la entidad __________________________________________________
2. Nombre de la unidad administrativa ______________________________________
____________________________________________________________________
3. Nombre de la unidad administrativa inmediatamente superior.
____________________________________________________________________
4. Nombre de las unidades administrativas subordinadas a esta unidad.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
5. Nombre de las unidades asesoras a esta unidad administrativa.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
6. Recibe rdenes e instrucciones directas:
6.1 Del jefe superior inmediato? _______; Cmo? _________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Cundo?_________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Por qu? _________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

43

6.2 De otras unidades? ___________; Cules? _____________________________


_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Cmo? __________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Cundo? ________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Por qu? ________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
7. Rinde informes:
7.1. Al superior inmediato? _________; Cmo? ___________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Cundo? _______________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Por qu? _______________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
8. Observaciones: _______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
B. ASPECTOS JURDICOS
9. Anote a continuacin el ttulo, nombre, nmero y fecha de la(s) Ley(es) Decreto(s) o
Reglamento(s), (solamente los vigentes), relativos a las funciones de la unidad
administrativa:
44

Ordenamiento Legal

Fecha

Leyes (L/)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Decretos (D/)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Reglamentos (R/)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Adjunte copia(s) de la(s) ley(es), decreto(s) o reglamento(s)
10.

Indicar por orden de importancia o gravedad los problemas provenientes de fallas,


vaguedades u omisiones en los aspectos jurdicos, que regulan las actividades de esta
unidad administrativa.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

11.

Se establece en la legislacin autoridad necesaria para el desarrollo adecuado de las


funciones, que se le asigna a esta unidad?
Si_______; No _______, explique brevemente_______________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

45

Especifique la reglamentacin____________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
12.

Indicar si en el ordenamiento legal de la organizacin se incluyen procedimientos


engorrosos o difciles de cumplir o cuyo cumplimiento origina demoras o problemas
de otra ndole (mencione en qu reglamentacin).
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

13.

Qu recomendaciones puede hacer o ha hecho usted o su unidad administrativa para


efectuar enmiendas a la reglamentacin?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

C. POLTICAS, OBJETIVOS Y PLANES


14. Existen polticas que sirvan de lineamientos para establecer los objetivos y planes de
esta unidad? __________;
Explique_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
15.

Se establece en algn documento de la institucin los objetivos de la unidad


administrativa?________________________________________________________
____________________________________________________________________
___________________________________________________________________

16.

Enumere los objetivos bsicos de la unidad administrativa.


____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

46

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
17.

Son precisos los objetivos?_______; Explique______________________________


____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

18.

Enumere los planes y/o programas de la unidad administrativa.


____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

19.

Contribuyen los planes y los programas a la consecucin de los objetivos de la


unidad administrativa?
Explique_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

20.

Participa usted en la formulacin de los planes de la unidad administrativa donde


labora?___________; Explique___________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

21.

Obervaciones_________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

D. ORGANIZACIN
22.

Enumere las funciones de esta unidad (orden de importancia).

47

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
23.

Enumerar las funciones que por reglamentacin han sido asignadas a esta unidad y
no se cumplen. Explique brevemente por qu?______________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

24.

Las funciones reflejan y contribuyen eficazmente a la consecucin de los


objetivos?________;

Especifique_________________________________________

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________
25.

Se necesitan otras funciones para un mejor logro de los objetivos?______________


Enumrelas___________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________

48

26.

Esta unidad efecta funciones que no le corresponden y que tambin realizan otras
unidades? Si_________, No__________ Cules son esas funciones?____________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Qu unidades las realizan?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Por qu?

_________________________________________________________

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
27.

Realizan otras unidades funciones que deberan ejecutarse en esta unidad?_______


Cules son esas funciones?_____________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Qu unidades las realizan?______________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Por qu? ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

28.

Se

presentan

cargas

de

trabajo

durante

alguna

poca

del

ao?

____________________________________________________________________
Perodo______________________________________________________________
____________________________________________________________________
Causas______________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

49

29.

Est bien ubicada la unidad dentro de la estructura administrativa de la


entidad?______; En caso negativo, Cul sera la ubicacin apropiada?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Por qu?____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

30.

Observaciones________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

E. COORDINACIN
31.

Detalle a continuacin las unidades administrativas internas de la entidad con las


cuales esta unidad mantiene estrecha coordinacin y cooperacin._______________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Mencione en qu programa o actividades __________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

50

31.1

En qu forma se lleva a cabo la coordinacin y cooperacin anterior?


Escrita?____ Oral?____.
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________

31.2

Es efectiva la coordinacin y cooperacin anterior?


Explique_______________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________

31.3

Se han tomado medidas para corregirlas?_______; en caso afirmativo qu


medidas? Si es negativo sugiera____________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
_____________________________________________________________

32.

Detalle a continuacin las entidades gubernamentales con las cuales esta unidad
mantiene estrecha coordinacin y cooperacin.
Actividad
Institucin
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
32.1

En qu forma se lleva a cabo la coordinacin y cooperacin anterior?


______________________________________________________________
______________________________________________________________

51

32.2

Es efectiva la coordinacin y cooperacin anterior?____________________


Explique_______________________________________________________
______________________________________________________________

32.3

Se han tomado las medidas para corregirlas? ________; en caso afirmativo,


qu medidas? Si es negativo sugiera________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________

33.

Detalle a continuacin las entidades del sector privado con las cuales mantiene
estrecha coordinacin o cooperacin.
Actividad

Institucin

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
33.1

En qu forma se lleva a cabo la coordinacin y cooperacin anterior?


______________________________________________________________
______________________________________________________________

33.2

Es efectiva la coordinacin y cooperacin anterior? ________ Explique ___


______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________

33.3

Se han tomado las medidas para mejorarlas?_______; En caso afirmativo,


qu medidas, si es negativo, sugiera.
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________

34. Qu problemas administrativos requieren soluciones inmediatas? Anotarlos en


orden de importancia.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
52

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
35. Observaciones Generales________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

______________________________
Nombre del Analista

____________________________
Nombre del Entrevistado

______________________________
Fecha

__________________________
Cargo que Ocupa

53

INSTRUCTIVO
Instrucciones Generales para el Entrevistador
1. El presente cuestionario se aplicar de preferencia a los jefes de las unidades
administrativas, ya sea a nivel de Direccin, Departamento o Seccin de la institucin
objeto del estudio.
2. Ser recomendable realizar una reunin previa con los jefes de las unidades
administrativas, para darles a conocer los objetivos y procedimientos a seguir en el
desarrollo de la actividad; as como tambin comunicarles cual va a ser la informacin
que se va a requerir al llenar el formulario.
3. Deber leerse con cuidado cada pregunta siguiendo el orden en que estn presentadas las
mismas.
4. Se escribir con letra clara, de ser posible tipo imprenta.
5. En cada una de las preguntas si se necesita espacio adicional se usar el reverso de la
hoja, identificando la respuesta con el nmero que le corresponde.
6. En las preguntas abiertas, si la persona entrevistada notifica sobre demasiado detalle,
deber hacerse un resumen destacando los aspectos ms importantes de la informacin
suministrada.
7. En cada una de las preguntas en las que el entrevistado responda no, se procurar
llenar el espacio correspondiente indicando o explicando el por qu del mismo.
8. Se anotar en los renglones destinados para observaciones toda informacin adicional
que sea de inters y que sirva para aclarar cualquier respuesta registrada, o aclaracin
que el entrevistado considere importante. Dichas anotaciones sern de utilidad en la fase
del anlisis de la informacin.
9. Por la importancia en la validez de la informacin, ser necesario que el entrevistado y el
analista anoten sus respectivos nombres y firmen el cuestionario, as como la fecha en
que se realiz la entrevista.

54

GLOSARIO
ANLISIS
Revisin, estudio, diagnstico y recomendacin que se hace a un documento. Separacin de
cualquier cosa en sus partes o elementos integrantes, para un estudio y para tomar
decisiones.
AUTONOMA
Condicin de ciertas instituciones del Estado que se rigen por sus propias disposiciones,
poseyendo capacidad para elegir sus autoridades, siendo adems, autrquicas.
AUTORIDAD
Facultad de actuar o de mandar a otros miembros del organismo administrativo.
AUTORIDAD FUNCIONAL
Es el derecho que se delega a un individuo o a un departamento para controlar ciertos
procesos, prcticas, polticas u otras cuestiones relacionadas con las actividades
emprendidas por las personas en otros departamentos.
El subordinado recibe rdenes o influencias formales desde dos puestos o funcionarios
superiores diferentes.
AUTORIDAD LINEAL
Es la autoridad clsica, vertical o que se transfiere de superiores a subordinados y que deja
en claro la ubicacin jerrquica de los individuos en la organizacin.
BASE LEGAL (Vase Reglamento Orgnico Funcional).
Fundamento jurdico y administrativo que constituye el marco normativo en el que se
fundamentan los actos de una institucin pblica cualquiera.
CENTRALIZACIN
Asumir el Poder Pblico mediante facultades atribuidas a organismos locales o regionales.
Concentracin de autoridad en un nivel jerrquico particular, la cual rene en una sola
institucin o persona el poder de tomar las decisiones ms importantes.

55

CONCENTRACIN
Accin y efecto de concentrar o concentrarse.
Reunir en una unidad administrativa actividades regionales y la correspondiente autoridad y
responsabilidad de las mismas.
CONEXIN
Enlace, concatenacin de una cosa con otra.
COORDINACIN
Es una funcin individual del gerente. Esencia de la habilidad gerencial, ya que armoniza
los esfuerzos individuales en la consecucin de las metas de grupo que es el propsito de la
organizacin.
DESCENTRALIZACIN
Delegacin de autoridad y responsabilidad a un grupo de individuos con base en el principio
de la divisin del trabajo.
Suspensin de las actividades regionales y traspaso de ellas con la correspondiente autoridad
y responsabilidad a las unidades perifricas.
DESCENTRALIZACIN DE AUTORIDAD
La descentralizacin de la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una
estructura organizada. Es un aspecto fundamental de la delegacin.
DESCONCENTRACIN ADMINISTRATIVA
Proceso jurdico-administrativo que permite al titular de una institucin, por una parte,
delegar en sus funcionarios u rganos subalternos la responsabilidad del ejercicio de una o
varias funciones que le son legalmente encomendadas, y por otra, transferir los recursos
presupuestales y apoyos administrativos necesarios para el desempeo de tales
responsabilidades.
DIAGRAMA (Vase Grfico).
Tipo de auxiliar visual. Dispositivo que describe grficamente la representacin de datos
sobre alguna materia especfica, de manera que los mismos se puedan interpretar ms
fcilmente.

56

ESTRATO JERRQUICO (Vase Nivel Jerrquico)


Jerarquas en que se divide horizontalmente una institucin y en cada una de las cuales hay
funciones especficas que cumplir.
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
Configuracin administrativa que representa las unidades operacionales de la administracin
o de una institucin, identificando la relacin que guardan dichas unidades entre s.
ESTRUCTURA JERRQUICA
Distintos niveles de autoridad y responsabilidad comprendidos dentro de una organizacin.
ESTRUCTURA ORGNICA
Conjunto de rganos ordenados e interrelacionados racionalmente entre s, para cumplir
funciones pre-establecidas que permiten el logro de la misin asignada, determinando y
adjudicando grados de autoridad y responsabilidad.
FORMULAR
Reducir a trminos claros y precisos un mandato, una proposicin o un cargo. Expresar,
manifestar.
FUNCIN
Grupo de actividades afines, ejecutadas con base a un plan o esquema general para la
consecucin de l o los objetivos trazados.
GRAFICAR
Accin y efecto de dibujar, graficar o trazar, alguna representacin para que sea ms fcil su
interpretacin.
GRFICO (vase Diagrama)
Dispositivo que describe grficamente la representacin de datos, de manera que los mismos
se puedan interpretar ms fcilmente.
JERARQUA
Es el orden de los elementos de una serie segn su valor.

57

NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD


Jerarquas en que se divide horizontalmente una organizacin y en cada una de las cuales
hay funciones especficas que desarrollar.
NIVEL DE COORDINACIN
Grado jerrquico encargado de propiciar la interrelacin de las labores y actividades que
ejecuta la institucin en la bsqueda y logro de un objetivo comn, para los cuales se
establecen las responsabilidades a ejercer en cada nivel competitivo.
NIVELES ESTRUCTURALES
Divisin que se hace a la estructura organizativa de una entidad gubernamental en cuanto a
su representacin grfica. Estos niveles determinan el tipo de funcin que de manera
general realiza una unidad administrativa dentro de la entidad.
NIVELES JERRQUICOS
Son los diversos escalones o posiciones que ocupan en la estructura organizativa las
unidades administrativas o cargos que las ejercen en forma descendente, con lo que se
delimita la responsabilidad de los mismos ante el funcionario o unidad administrativa
inmediatamente superior y su autoridad en relacin con el funcionario o unidad
administrativa inmediatamente inferior.
Grado de autoridad en orden descendente, a travs de los diversos niveles existentes en una
organizacin, con lo que se delimita la responsabilidad de cada funcionario ante el superior
inmediato y su autoridad en relacin en relacin con los que le reportan.
NOMENCLATURA
Trmino con que se identifican las unidades administrativas en forma rpida y consistente
por medio del ttulo de la unidad, para conocer el nivel estructural en que se localiza un
elemento dado en la organizacin (direccin, departamento, Seccin y otras).
OBJETIVO
Fin o resultado hacia el cual se encamina la organizacin.
ORGANIGRAMA
Representacin grfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado una
organizacin.

58

ORGANIGRAMA ANALTICO
Es para uso de tcnicos y sirve para encontrar defectos y explicar modificaciones. Es ms
detallado y ms completo, dentro de lo prctico. Mediante signos convencionales trata de
expresar todas las relaciones y unidades.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Son los que representan la estructura formal de la entidad, es decir, ser rganos o servicios
ordenados jerrquicamente y, eventualmente, las conexiones o enlaces de coordinacin,
control, etc. entre dichos servicios.
ORGANIGRAMA JERRQUICO
Estos organigramas representan a las estructuras de organizacin esencialmente lineal o
jerrquica, por lo que corresponde a la simbolizacin grfica del principio de la unidad de
mando. Las lneas que enlazan entre s las distintas unidades -servicios, rganos o
departamentos de la entidad -son exclusivamente las de autoridad y responsabilidad.
ORGANIGRAMA SINTTICO
Es para el gran pblico. Contiene exclusivamente lo indispensable para informar y no entrar
en detalles. Se limita a indicar las relaciones ms simples, e incluye solo las unidades
principales.
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
Forma de organizar y establecer los puestos y actividades necesarios dentro de una
organizacin, departamento o grupo, disponindolos segn sus mejores relaciones
funcionales, definiendo claramente la autoridad, las responsabilidades y los deberes de cada
una de las unidades que la conforman.
PATRN O MODELO
Forma que se propone y sigue la ejecucin de alguna cosa. Muestra que se utiliza para
dibujar otra igual.
PIRMIDE DE CARGOS
Representacin grfica de los distintos niveles de la organizacin. Establece las relaciones y
funciones de los miembros de la institucin desde los grados mayor al inferior.

59

PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO


Principio que postula que slo debe existir una autoridad formal en cada unidad
administrativa, de manera que se reciban instrucciones de un solo jefe y ante l se informe
de los deberes asignados y cumplidos.
REGIONALIZACIN
Ubicacin de las actividades de una institucin, de acuerdo al lugar o regin en que se
necesita el servicio.
REGLAMENTO ORGNICO FUNCIONAL (Vase Base Legal)
Declaracin explcita que define la prctica y el procedimiento que ha de seguirse en la
accin individual y colectiva dentro de una organizacin.
RELACIN DE DEPENDENCIA
Interaccin existente entre una unidad superior y aquellas que le son directamente
dependientes.
RELACIN INTRASECTORIAL
Relacin ms directa que guarda una institucin con otra dentro de un sector.
RELACIN INTERSECTORIAL
Relacin existente entre instituciones que no pertenecen al mismo sector, pero que sus
programaciones involucran una accin de coordinacin con instituciones vinculadas a estos
programas.
RESPONSAB ILIDAD
Obligacin que tiene todo miembro de un rgano administrativo de cumplir sus deberes
como tal.
SECTOR
mbito poltico funcional y operativo interinstitucional que puede utilizar el Gobierno para
coordinar y racionalizar el uso de sus recursos.
Grupo de entidades pblicas que responden a determinada actividad econmica, social y/o
productiva. En cada sector las atribuciones o responsabilidades polticas del gobierno las
ejerce un ministro de estado.

60

SEGMENTO
Cualquiera de las partes en que se divide una estructura administrativa o porcin de un todo,
que al ser colocados en forma continuada hacen un conjunto.
SMBOLO
Letra, cifra, signo grfico, emblema, seal, prenda o marca utilizados para representar algo,
por ser considerados como representativos, sustantivos o distintos.
SUPERVISIN
Gua y direccin prestada a uno, o ms, individuos que lleva a cabo tareas u operaciones que
se les han asignado.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Trmino geogrfico que se utiliza para identificar todos los segmentos estructurales que
componen una institucin, ejemplo: direccin, departamento, seccin, etc.
UNIDAD DE MANDO
Principios que determina que debe existir una sola autoridad formal que da las rdenes, toma
decisiones y recibe los informes sobre el cumplimiento de los deberes de otra u otras
unidades de menor jerarqua. Se refiere a la ejecucin de una actividad cualquiera para la
cual el agente que la ejecuta recibe rdenes de un solo jefe.

61

BIBLIOGRAFA

1. Campero, Gildardo H. Diagrama para el Estudio de la Organizacin. San Jos, Costa


Rica: Instituto Centroamericano de Administracin Pblica (ICAP), 1974.
2. Centro de Cultura por Correspondencia. Los Organigramas. San Sebastin, Espaa:
s.e., s.f.
3. De Lucas O., Ramn. Instrumentos Auxiliares de la Organizacin/ tomado de su libro
La Direccin y la Estructura de la Empresa. Madrid, Espaa: s.e., 1974. (Coleccin
de temas empresariales).
4. Dessler, Gary. Organizacin y Administracin. Mxico, Mxico: Imprenta Azteca,
1979.
5. Hall, Richard H., Organizacin, Estructura y Proceso. Mxico, Mxico: Prentice
Hall, 1991.
6. Harold Koontz-Heinz, Weihrich, Administracin.
McGraw-Hill/Interamericana, 1990.

9a. Ed. Mxico, Mxico:

7. Litterer, Joseph A. Anlisis de las Organizaciones. 2a. Ed.


Editorial LIMUSA, 1979.

Mxico, Mxico:

8. Melinkoff, Ramn V. Los Organigramas/ tomado de su libro La Estructura de la


Organizacin: Los Organigramas. Caracas, Venezuela: Universidad Central de
Venezuela (U.C.V.), Divisin de Publicaciones de la Facultad de Economa, 1974.
9. Panam. Ministerio de Planificacin y Poltica Econmica. Direccin de Planificacin y
Desarrollo Institucional. Departamento de Planificacin Administrativa. Glosario
Administrativo. Panam: MIPPE, 1981-1982.
10. Panam. Ministerio de Planificacin y Poltica Econmica. Direccin de Planificacin y
Desarrollo Institucional. Departamento de Planificacin Administrativa. Manual de
Organizacin del Gobierno de Panam. Panam: Litho Impresora Panam, 1978.
11. Mxico.
Presidencia de la Repblica.
Coordinacin General de Estudios
Administrativos. Organigramas, Gua para su Elaboracin. Mxico, Mxico:
Talleres Grficos de la Nacin, 1979. (Coleccin: Guas, Serie: Organizacin y
Mtodos).
12. Reyes Ponce, Agustn. Administracin de Empresas: Teora y Prctica. 2da. parte.
Mxico: Editorial LIMUSA, 1976.
62

13. Riccardi, Ricardo. El Manual del Director: Organizacin y Organigramas. Madrid,


Espaa: Ediciones Interciencia, 1965.
14. Robbins, Stephen P. Administracin, Teora y Prctica. Mxico, Mxico: Fuentes
Impresores, 1987.
15. Saroka, Ral H. y Carlos A. Ferrari Etchetto. Organigramas, Diseo e Interpretacin.
Buenos Aires, Argentina: Ediciones Macchi, 1973.
16. Tejera P., E. Organogramas. 4a. Reimpresin. San Jos, Costa Rica: Instituto
Centroamericano de Administracin Pblica (ICAP), 1969.

63

Primera Edicin 1982


Segunda Edicin 1984
Tercera Edicin 2009

64