Gestion du temps et des priorits

Gestion du temps et des priorits : Urgent ? Important ?

Bienvenue dans le monde de lurgence. La course au temps est le grand
dfi de notre temps ! La rvolution des TIC (Technologies de lInformation et
de la Communication) bouleverse considrablement nos faons de faire, le
nombre dinformations auxquelles nous sommes confronts. Nous sommes
dans une re o la vitesse est primordiale, o les gagnants ne sont plus
forcment les plus puissants, les plus innovants, les plus en vue mais peuttre les plus rapides (ce qui sous-entend les plus mme anticiper ;
adapter et changer).
Tout est donc devenu urgent ! Emails ouverts, oreillettes greffes, plannings
informatiss, interruptions permanentes, Comment sen sortir ? Sommesnous tous gaux devant ces sollicitations ? Comment intgrer vie
professionnelle et vie prive ? Comment dfinir et grer limportance par
rapport lurgence ?

www.com-hom.com

La problmatique ne date pas daujourdhui. De tout temps (), lhomme a t confront la gestion du
temps. Il y a 2 millnaires, Snque posait la problmatique de la gestion du temps, utiliser pour russir
faire ce quil faudrait faire :
Oui, c'est cela, mon cher Lucilius, revendique la possession de toi-mme. Ton temps, jusqu' prsent, on
te le prenait, on te le drobait, il t'chappait. Rcupre-le et prends-en soin. La vrit crois-moi, la voici :
notre temps, on nous en arrache une partie, on nous en dtourne une autre et le reste nous coule entre les
doigts. Pourtant, il est encore plus blmable de le perdre par ngligence. Et, a bien y regarder, l'essentiel de
la vie s'coule mal faire, une bonne partie ne rien faire, toute la vie faire autre chose que ce qu'il
faudrait faire.
Snque, 4 av. J.-C. - 65 ap. J.-C
La problmatique existe toujours et est renforce par la multiplicit et lacclration des TIC qui nous
submergent dinformations. A notre problmatique humaine (Que faut-il faire ? Quest-ce qui est important
pour moi ? : problme auquel se sont intresss de nombreux philosophes puisque ce questionnement peut
rejoindre des questions plus profondes telles que quel est le sens/but de ma vie ? ), sajoutent une
problmatique technologique et une multiplication des voleurs de temps .
Pour tenter dy voir clair, nous nallons pas philosopher. Notre objectif : vous donner des outils trs
pragmatiques que vous pourrez adapter votre personnalit, contexte, besoin.

Un de ces outils est la matrice dEisenhower. Oui, du nom du gnral Dwight David Eisenhower, surnomm
Ike , 1890-1969, prsident des Etats-Unis dAmrique de 1953 1961. Mais la priode qui nous intresse
est celle de novembre 1943 juin 1944 o notre ami Ike a t charg par le prsident Roosevelt de
lopration Overlord.
Ike se retrouva donc au commandement de la plus importante force dinvasion de tous les temps avec une
problmatique :
Grer lapprovisionnement des troupes en attente : Urgence
Prparer le dbarquement : Importance
Ike comprit vite que sil ne grait que lurgence qui se prsentait lui (lintendance), jamais ses troupes ne
pourraient remplir lobjectif pour lequel elles taient prpares : louverture du front de louest. Il mit donc en
place une matrice permettant de grer importance et urgence :
Tches de Priorit 1 : urgentes et importantes
Tches que vous devez raliser vous-mme et en priorit
Tches de Priorit 2 : importantes et peu urgentes
Tches pour lesquelles il est possible dattendre ou de
dlguer
Tches de Priorit 3 : urgentes et peu importantes
Tches excuter rapidement soi-mme ou dlguer
rapidement
Tches de Priorit 4 : peu importantes et peu urgentes
Tches qui ne font pas partie de vos responsabilits :
dlguer ou jeter
Matrice dEisenhower
Vous lavez compris : limportance est lie vos objectifs, lurgence au dlai au-del duquel votre action na
plus de sens. Pouvoir repositionner lun par rapport lautre est le dfi que nous vous proposons de relever.
Cependant cette matrice ne nous permet pas de structurer de manire suffisamment fine nos actions et de
dterminer de manire prcise : ce que je dlgue, ce que je jette, comment structurer plusieurs tches
urgentes et importantes Pour rpondre ces questions, nous vous proposons dans nos formations Grer
son temps et ses priorits et Dvelopper lquipe par la dlgation une matrice dEisenhower tendue
(3*3) qui ne vous laissera aucun doute dans la classification de vos tches en fonction de limportance et de
lurgence.
Nous nous intressons donc en termes de gestion du temps apporter de la rationalit sur une notion
mesurable mais qui reste abstraite. Cinq minutes pour quitter une personne aime est trop court alors que
les mmes minutes attendre dans le froid peuvent paratre une ternit. Nous vous proposons non pas de
gagner du temps (Lamartine avait constat que le temps et les heures scoulaient inexorablement) mais au
moins de la motivation et de la satisfaction dans la ralisation des choses. Comment ?
o

Etape 1 : prciser vos objectifs (le nud du problme), en incluant objectifs personnels et
professionnels, et les prioriser grce la matrice dEisenhower tendue : dtermination des
pierres, graviers et sable .
Etape 2 : planifier vos tches du lendemain en plaant 2 pierres , du gravier et un peu de sable,
en tenant compte des cycles de concentration, des interruptions, de votre contexte personnel et
professionnel.
Etape 3 : dbriefer sa journe, identifier les points positifs, les planifications amliorer sans oublier
de se fliciter si les 2 pierres de la journe ont t atteintes car loutil de gestion du temps est
avant tout un outil anti-dmotivation et anti-stress.

Mais que sont ces pierres, graviers et sables ? Ils sont issus dune parabole trs connue illustrant la gestion
du temps :
Un professeur de philosophie se prsente un jour devant lamphithtre avec une srie d'objets inhabituels
qu'il pose sur son pupitre, face ses tudiants. Le silence intrigu de l'assistance tant acquis, le professeur
prend un grand bocal de cornichons (vide et propre) et commence par le remplir jusqu'au bord suprieur de
pierres d'un diamtre situ entre 6 et 7 cm. Une fois ceci termin, il demande si le bocal est rempli. Les
tudiants rpondent que oui.
Le professeur prend alors un sachet rempli de graviers et le verse dans le bocal. Il agite le tout, pour
galiser, et voil que le gravier remplit tous les espaces encore vides. Aprs avoir complt cette
manipulation, le professeur demande une fois encore si le bocal est maintenant bien rempli. Lassistance
rpond, intrigue, que oui.
Le professeur se saisit alors d'un petit sac de sable et en verse le contenu dans le bocal. videmment, le
sable se fraie un passage dans les interstices qui sont encore disponibles.
"Voyez-vous" dit le professeur en s'adressant ses tudiants, j'aimerais que vous compariez ceci votre
propre existence. Les grosses pierres reprsentent les choses vritablement importantes, ces choses qui
font que, mme si vous perdez tout le reste, votre vie n'en demeurera pas moins remplie. Les gravillons
reprsentent, quant eux, les choses qui sont importantes, mais non essentielles. Enfin, les grains de sable
peuvent tre compars aux choses sans importance. Si vous commencez par mettre le sable dans le bocal, il
ne restera plus assez d'espace pour le gravier ou les pierres.
Il en va de mme avec votre vie : si vous gaspillez votre disponibilit et votre nergie pour les petites choses,
il ne vous restera jamais assez de temps, ni de place, pour ce qui est essentiel. Soignez les grandes pierres
en tout premier lieu, ce sont les choses qui comptent vraiment. Le reste n'est que sable qui s'coule entre
vos doigts.
Ce professeur prcisait bien limportance de dterminer les pierres en incluant le volet personnel (famille,
amis, sant, entretien personnel, ). Redcouvrir, par exemple, le pouvoir de nager ou courir sans refaire le
film des choses non termines de la journe et profiter pleinement de linstant est vraiment un grand pas
vers lquilibre personnel. Pour pouvoir le raliser, ces instants ne doivent pas tre relgus au niveau sable.
Nous vous proposons donc de partager avec vous des outils directement applicables (pendant et aprs
la formation) vos situations et contextes afin de finir vos journes motivs et non sur la constatation fausse
mais au combien courante : je nai rien fait aujourdhui !

Sommes-nous tous gaux en termes de gestion du temps ? Non et cest peut-tre l o la formation que
nous vous proposons ajoute un point fort supplmentaire. Car vous pourrez intgrer nos outils diffrents
niveaux dutilisation.
Nous avons tous une personnalit diffrente. Le profil JAIME peut vous aider dvelopper votre
connaissance de votre personnalit qui influence vos attitudes en termes de management, motivation,
apprentissage, dlgation et naturellement notre faon de grer le temps.

Exemple de profil de personnalit JAIME

Quatre sphres reprsentent votre profil, sphres qui nous intressent pour la gestion du temps :
Votre sphre Analyse (en rouge) reprsente votre approche rationnelle, base sur les faits et la
comptence, oriente vers la rsolution de problmes : vous recherchez faire mieux !
Votre sphre Imagination (en orange) reprsente votre approche crative, base sur la
perception des choses et le futur, oriente vers de nouvelles approches : vous recherchez faire
diffrent !
Votre sphre Mthode (en bleu) reprsente votre approche pragmatique, base sur les processus
et lorganisation, oriente vers le gain de productivit : vous recherchez faire efficace !
Votre sphre Echange (en vert) reprsente votre approche relationnelle, base sur la
communication et la perception des autres, oriente vers lhumain : faire ensemble !

Linfluence de ce profil sur notre gestion du temps peut donc se rsumer ainsi :

Et en agenda, comme ceci :

Cette vue, certes caricaturale, illustre les diffrentes mthodes de gestion du temps.
Les profils Analyse privilgient loutil informatique.
Les profils Imagination privilgient la mmoliste.
Les profils Mthode privilgient lagenda papier.
Les profils Echange privilgient les mmos postit .
Il faut prendre en compte que les outils sont la disposition de tous et donc que tout profil peut se les
approprier pour amliorer sa gestion du temps. Un profil Echange peut donc utiliser un agenda papier ou
un outil informatique
Cette vue a pour volont de traduire le mode de fonctionnement naturel que chaque profil privilgierait tant
que la mthode utilise ne montre pas de failles par rapport au mtier ou la fonction en responsabilit.
Si un profil Imagination ou Echange sy retrouve parfaitement, il est prfrable dtre le collaborateur
dun profil Analyse ou Mthode pour pouvoir grer en son absence !
Nous nintgrerons pas dans un premier temps les outils de gestion du temps au mme niveau mais nous
pourrons tous amliorer notre gestion du temps. Nous essayons par ces exemples, certes un peu
caricaturaux, mais nanmoins issus de la ralit, de vous sensibiliser au fait que notre profil influe sur notre
faon de grer notre temps.
Echanger les bonnes pratiques, les intgrer dans un plan de progrs adapt son profil permet tous
damliorer sa gestion du temps, de dfinir, placer et de raliser lessentiel (les pierres), de finir ses journes
motiv et de diminuer le stress. Cest un outil essentiel du management oprationnel.
Bien grer son temps consiste atteindre ses objectifs, objectifs professionnels et privs (famille, amis,
sant, dveloppement personnel ). Nest-ce pas Ike ?

Nos valeurs
Performance
Notre raison dtre est damliorer la performance de vos quipes. Les mthodes et
outils de management que nous prsentons dans ce catalogue sont tous tourns
vers cet objectif.
Evolution
Nous sommes intimement convaincus qu' tout ge, quel que soit son niveau initial
d'tude et ses responsabilits dans l'entreprise, toute personne peut :
Apprendre
Evoluer dans son poste
Changer de mtier
Complmentarit
La complmentarit des personnes au sein des entreprises et des organisations est
une condition de la performance. Toute quipe a besoin d'une certaine diversit pour
russir.
Qualit
Nous devons nos clients une qualit de service leve, qui se traduit par :
Le professionnalisme de nos intervenants : confidentialit, horaires,
prparation, coute, exprience
Des outils accessibles en ligne gratuitement pendant et aprs la formation
Des supports couleurs dlivrs chacune de nos interventions

A propos de lauteur :
Marc VILCOT : Jai cr Com-Hom en 2007 aprs 17 annes enrichissantes de
management terrain. Ingnieur lectrotechnique (INPG 1989), jai commenc ma
carrire concevoir des machines lectriques. Mes prfrences cratives et
relationnelles mont vite amen vers des activits commerciales et marketing. En
tant que directeur commercial (1997-2007), jai anim une quipe de 14 personnes
et un rseau de 20 distributeurs. Administrateur de la socit et de sa filiale
amricaine, jai pratiqu les aspects stratgiques et oprationnels.
Notre raison dtre est reprsente par notre logo : associer les Hommes, le
Management, la Communication et les Mthodes pour dvelopper votre
performance et celle de lentreprise.

Copyright :
Les textes sont la proprit de Com-Hom et LD Consulting

Le profil de personnalit JAIME est la proprit de la socit Com-Hom

Reprsentation en cartes heuristiques ralises avec le logiciel XMind
Crdit photographique : Fotolia //fr.fotolia.com/ & Com-Hom, tous droits rservs

Marc VILCOT
Com-Hom