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UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

CASO: BARIA PLANNING SOLUTIONS, INC


INTEGRANTES:
ALEJANDRA BEATRIZ MORENO MEJIA
ALEX FRANCISCO FUNES
SANDRA IDALIA ARDON DE PORTILLO

DOCENTE:
ING. MARIO ALVAREZ
San Salvador , 20 de Octubre 2015

INDICE
INTRODUCCION AL CASO
ANTECEDENTES
IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA
SOLUCIONES
RECOMENDACIONES
CONCLUSION

INTRODUCCION AL CASO
Baria Planning Solutions, Inc es una firma consultora y especialista,
que nace con la idea de aprovechar la oportunidad incipiente de
herramientas y mtodos de anlisis de gastos, para ayudar a las
empresas a identificar ahorros a travs de los costos de adquisicin
reducidos y un mejor desempeo de los proveedores.
En un principio BPS atenda exclusivamente el sector de energa de
EEUU.
La empresa se enfrento a la entrada de nuevos competidores y varias
firmas grandes de consultora y software entre ellos. SAP y
Accenture.
Los segmentos de mercado son:
Empresas del sector de energa,
Gobierno, manufactura y venta al por menor.

ANTECEDENTES

2010 BPS tiene


una participacin
de mercado del
18%

ANTECEDENTES
Recursos claves:
Equipo de soporte de ventas.
Equipo ventas.
Equipo de operacin de ventas.
Aspectos Claves:
Ingeniera de datos.
Anlisis de datos.
Gestin de proyectos.
Consultora.
Manejo de precios.

ANTECEDENTES

ANTECEDENTES
Baria Planning Solutions Inc clasificaba todas las oportunidades de
ventas dentro de estas 4 categoras:

Venta nueva.
Renovacin de contrato.
Expansin de servicios.
Piloto.

IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA


La empresa Baria Planning Solution haba detectado las siguientes
seales de alarma:
La empresa haba previsto originalmente una tasa de ganancias de
17.5%, pero en 2010 la tasa de ganancias real es un triste 15.5%.
La compaa haba logrado consistentemente una tasa de renovacin
alrededor de 91% a 92% en los ltimos aos, pero en 2010 es del 84%.
Estas bajas en las ventas nuevas y renovaciones se tradujo en una
perdida de $11,899,625.
Los directores de venta se quejan que no reciben la asistencia oportuna.

IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA

Pronstico original para


2010

Oportunidad Tasa de
es
logro (%)

Venta nueva

250

17.50%

Renovacin

117

90%

Expansin

60

90%

Piloto

80

25%

Total

507

Ingresos
anuales
($)

Duracin
Ingresos
media
totales del
(aos)
contrato ($)

$
250,000.00
$
250,000.00
$
75,000.00
$
50,000.00

$
32812,500
$
78975,000
$
12150,000
$
1000,000
$
124937,500

3
3
3
1

ltimo pronstico para


2010
Venta nueva

271

15.50%

Renovacin

117

83.80%

$
225,000
$
250,000
$

3
3

$
28353,375
$
73534,500
$

IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA


Baria Planning Solutions, Inc estaba afrontando varias situaciones
problemticas como:
Integracin.
Clientes diversificados.
Fracaso de Entrenamiento cruzado.

Los problemas principales:


El personal de ventas no recibe asistencia oportuna del grupo de soporte
a ventas.
Retrasos en el proceso.
No se cumple con los tiempos de entrega
Competencia de la industria (SAP, ACCENTURE).

IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA

Departamentos

Ingeniera de datos
Anlisis de datos
Apoyo a propuestas energetico
apoyo a propuestas gobierno
Apoyo a propuestas manufactura
Apoyo a propuestas menudeo
Precios

1
2
3
4
Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre
% horas % horas % horas % horas
usadas
usadas
usadas
usadas
66.1%
69.8%
69.8%
77.6%
68.0%
71.8%
71.8%
79.8%
77.8%
82.2%
68.9%
71.1%
33.3%
64.4%
93.3%
40.0%
50.7%
60.0%
60.0%
110.7%
130.0%
76.7%
53.3%
53.3%
61.7%
65.1%
65.1%
72.4%

Ver anlisis.

SOLUCION 1: A CORTO PLAZO


Entrenamiento cruzado en los elementos claves que se han
identificado tales como:
Un empleado del sector de gobierno.
Un empleado del apoyo a ventas de manufactura.

A continuacin se muestran los resultados y cambios que se tendra,


al implementar la propuesta en las cargas de trabajo, as como los
costos que implicara implementarla:

Ver anlisis.

SOLUCION 1: A CORTO PLAZO


RESULTADO
Departamentos

1
2
3
4
Trimestr Trimestr Trimestr Trimestr
e
e
e
e
% horas % horas % horas % horas
usadas usadas usadas usadas

Ingeniera de datos

66.1%

69.8%

69.8%

77.6%

Anlisis de datos

68.0%

71.8%

71.8%

79.8%

Apoyo a propuestas energetico

77.8%

61.7%

68.9%

71.1%

apoyo a propuestas gobierno

50.0%

64.4%

70.0%

60.0%

Apoyo a propuestas manufactura

63.3%

75.0%

75.0%

92.2%

Apoyo a propuestas menudeo

65.0%

76.7%

53.3%

53.3%

Precios

61.7%

65.1%

65.1%

72.4%

23.3%

18.5%

65%

20.5%

SOLUCION 1: A CORTO PLAZO


COSTO

Sector

Costo de Otros
Cantidad
Total
capacita incentiv
de
costos
r
os
empleados
al ao
mensual (bono)

$
6,562.50
$
6,562.50

$
1,000.00
$
1,000.00

Gobierno

Manufactura
Total

Comparando con la prdida:


Prdida
$
(11899,625
)

$
7,562.50
$
7,562.50
$
15,125.00

Asignaci
n
mensual
$
8,750.00

SOLUCION 1: A CORTO PLAZO


Ventajas que se lograran al implementar esta propuestas:
Mejora la distribucin de carga.
Prueba piloto del entrenamiento cruzado.
Capacidad de rotacin segn necesidad.
Se aprender del proceso para replicarlo a todos los empleados e
implantar la solucin a largo plazo.
Se entregan los proyectos a tiempo a los clientes
Reduccin de sobre carga de trabajo al equipo

SOLUCION 2: A LARGO PLAZO


Unificar el departamento de apoyo a ventas, de tal manera que todos
apoyen en cualquier tipo de solicitud:
Los 13 empleados verificarn cualquier tipo de solicitud.
Implantacin de software de manejo de colas de trabajo y prioridades.
El nuevo flujo de proceso quedara de la siguiente manera:

Ver anlisis.

SOLUCION 2: A LARGO PLAZO


RESULTADO
Departamentos

1
2
3
4
Trimest Trimest Trimest Trimest
re
re
re
re
% horas % horas % horas % horas
usadas usadas usadas usadas

Ingenieria de datos

66.1%

69.8%

69.8%

77.6%

Anlisis de datos

68.0%

71.8%

71.8%

79.8%

Apoyo a propuestas

65.1%

68.7%

68.7%

76.4%

Precios

61.7%

65.1%

65.1%

72.4%

Promedio: 69.72%

SOLUCION 2: A LARGO PLAZO


COSTO

Comparando con la prdida:


Prdida
$
(11899,625
)

RECOMENDACIONES PARA BPS


DEBA ELLA CONTRATAR MAS RECURSOS?
De acuerdo al anlisis realizado no es conveniente contratar mas personal, dado que esta
medida la llevara a incurrir en mas gastos financieros.
DEBA SUPRIMIR LA ESTRUCTURA ENFOCADA EN SECTORES DEL EQUIPO DE
APOYO A VENTAS?
No, puesto que al suprimir la estructura se incrementara los tiempos de respuesta a los
clientes, incidiendo en las bajas ventas. Los ideal es que la empresa realice una
estructuracin del personal y que los capacite para lograr mayor especializacin.
Adicionalmente, esta prueba fue realizada por Brandon Ali sin resultados satisfactorios, ya
que siempre es necesaria la estructura en 4 departamentos: Ingeniera de datos, anlisis
de datos, apoyo a propuestas y precios.

RECOMENDACIONES PARA BPS

DEBA REORGANIZAR LA ESTRUCTURA, HACINDOLA TOTALMENTE CENTRADA


EN SECTORES?
No, ya que de acuerdo a anlisis, los flujos de trabajo para cada sector no son equitativos
para cada trimestre, por tanto al reestructura en sectores cada departamento se
sobrecargara un sector ms que otros.
PROBAR NUEVAS TCNICAS DE CAPACITACIN INTERDISCIPLINARIA?
Se debe de implementar la capacitacin multidisciplinaria, especialmente como prueba
piloto en un empleado de gobierno y otro de manufactura, de manera que roten por los
diferentes sectores incrementando la productividad de cada sector.
EXISTE OTRA FORMA, MAS EFICAZ DE MEJORAR EL DESEMPEO DEL EQUIPO?
Si, de acuerdo a nuestro anlisis se debe capacitar a todo el personal en el largo plazo de
manera que todos puedan colaborar cuando se requiera. Es decir, condensar el
departamento de apoyo a propuestas (eliminar los sectores en este departamento).
Adicionalmente se debe instalar un software que maneje colas de trabajo as como
implementar un modelo de negocio.

RECOMENDACIONES PARA BPS


DEBA DE TRATAR DE SIMPLIFICAR EL PROCESO PARA VENDER SOLUCIONES?
No es necesario que se simplifique el proceso, lo que se debe realizar es un anlisis de
mejora en las etapas en que se esta fallando, estableciendo que cosas podran mejorar
para ayudara a disminuir la carga de trabajo en las reas mas saturadas de trabajo.
DEBERA ABANDONAR POR COMPLETO LA VENTA DE SOLUCIONES?
No necesariamente, pero se podra realizar una anlisis de la rentabilidad que genera esta
rea, por lo que podra aplicar un modelo de negocio como se describe a continuacin:
Realizar una propuesta de valor de cada sector en funcin de las soluciones que se
brindan a los diversos sectores.
Identificar el segmento de mercado
Analizar los canales
Definir las fuentes de ingresos
Identificar y mejorar las actividades claves
Fortalecer las relaciones con los socios o clientes claves
Realizar un anlisis de los recursos con los que se cuenta (tangibles e intangibles)
Hacer una reestructura de costos en funcin de los servicios que ofrece

CONCLUSION

En nuestra opinin y de acuerdo al anlisis de datos efectuados, consideramos como solucin la implementacin de programas
de capacitacin multidisciplinaria, especialmente a un empleado del departamento de apoyo a propuestas de gobierno y
manufactura, de manera que se logre un equilibrio entre los diferentes grupos de venta y con ello se logren las metas de ventas
propuestas por rea.
Es necesario que todos los equipo trabajen de manera coordinada y que en los momentos en que se requiera el apoyo de
trabajo en otras unidades, se hagan los respectivos movimientos para que todos logren cumplir con los tiempos de respuesta a
los clientes y estos se conviertan en ventaja frente a la competencia.
Implementar programas de capacitacin en el corto plazo para las dos personas que auxilian a las reas de gobierno y
manufactura ,adems de otorgarles un incentivo econmico para motivarlos.

CONCLUSION

En el largo plazo capacitar al resto de personal de ventas para que todos puedan brindar ese apoyo a las reas de venta indistintamente del reas en que
operen, esto beneficiara en la reduccin de tiempo de entrega, se tendr cliente mas satisfechos y aumentaran las ventas.
En el futuro se deber de implementar un software con el que se brinde seguimiento a los procesos de venta y se administren eficientemente las cargas de
trabajo, logrando un trabajo en equipo, reduccin de carga de trabajo por sectores de Apoyo a propuestas, menor desperdicios de horas por rea.