INSTITUTO PROFESIONAL VIRGINIO GMEZ

CONCEPCIN

Sistema de Informacin
Administrar tienda de video club

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DESCRIPCIN DEL CASO:
Una empresa de Arriendo de Videos cuenta con un Departamento de Gestin Administrativa (Gerencia),
Departamento de Contabilidad y con la tienda propiamente tal cuyas labores se detallan a continuacin:

Trimestralmente Gerencia, enva a la tienda listados de pelculas que estn en el mercado para que sean
adquiridas.
El jefe de tienda, a cargo de adquisiciones, cotiza las pelculas con los proveedores nacionales y en base
a ello genera rdenes de compra a l o los proveedores escogidos. Posteriormente recibe el material
adquirido y la correspondiente factura. Dicha factura se enva al Departamento de Contabilidad quien se
encarga de pagarla al correspondiente proveedor.
Las pelculas recibidas son codificadas de acuerdo a normas de codificacin internas el cdigo se pega
en el lomo de la cartula, despus son registradas en una planilla Excel en el libro pelculas, adems, se
crea una tarjeta para prstamo por cada copia de la pelcula quedando sta en un Kardex ordenado por
cdigo de pelcula e inmediatamente las pelculas se envan a los estantes dnde quedan habilitadas
para arriendo.
La tienda, constantemente hace revisin a las pelculas en caso de que tengan algn tipo de fallo
informado por los socios. Las pelculas en revisin se deben informar en la planilla Excel (libro pelculas)
cambiando el estado de sta a mantencin. Si una pelcula es imposible de arreglar se da de baja, en
caso contrario su estado vuelve a quedar ok, en ambos casos se debe actualizar el estado de la pelcula.
La tienda, basada en las estadsticas de arriendos trimestrales o semestrales (obtenidas segn la
observacin del personal o revisin informal de los kardexs de pelculas) define y/o redefine las polticas
sobre el arriendo y devolucin de pelculas. Las polticas dicen relacin con el precio de arriendo por tipo
de pelcula (normal, estreno, baja demanda), multa por atraso y definicin del tipo de pelcula (normal,
estreno, baja demanda)
Cualquier persona que quiera arrendar pelculas debe hacerse socio para lo cual se le piden datos
personales y un comprobante que acredite domicilio. De estar todo en norma, el socio es registrado en la
misma planilla Excel, libro Socios.
Los socios activos, vale decir, quienes estn registrados y que no estn en condicin de moroso, pueden
solicitar pelculas a la tienda de acuerdo a las polticas de arriendo vigentes. Cada vez que el Socio
arrienda una o ms pelculas, debe quedar registrado dicho movimiento en la tarjeta de prstamo de
cada copia correspondiente y se le debe indicar al socio la fecha de devolucin. En la tarjeta se registra
el nombre del socio y la fecha de devolucin. El socio paga el arriendo (efectivo o cheque al da) y se le
entrega la correspondiente boleta. La tarjeta de prstamo se pone en otro Kardex (para prstamos). Al
final del da se cuenta todo el dinero que ha entrado y se ingresa en la planilla Excel (libro entradas)
donde se registra la fecha y el total recaudado en el da.
Cada Jueves, al cierre del da, se enva a contabilidad el dinero y cheques recaudados de la semana,
adjuntando la planilla impresa con los datos de esa semana.
Los Socios deben devolver pelculas de acuerdo a las polticas de devolucin en la fecha indicada en la
tarjeta e informada al momento del prstamo. De no ser as cancelar una multa por da de atraso
dependiendo de la pelcula que adeude (normal, estreno, baja demanda). La tarjeta de la pelcula
devuelta es retirada del kardex de prstamos y es ubicada en el Kardex de pelculas.
Constantemente se est requiriendo informacin del estado de una pelcula (prestada, disponible, en
mantencin, de baja), del estado de un Socio (vigente o moroso), esto se hace muy dificultoso producto
de la forma en que se almacena la informacin. Adems, se hacen con mucha dificultad listados de
socios morosos y de prstamos en un rango de fechas.

Realice el anlisis del caso descrito anteriormente indicando lo siguiente:

1. Mencione las entidades externas de la tienda y el papel que juegan con la tienda.
2. Identifique todos los procesos inmersos en el planteamiento de la Gestin de la tienda y describa
brevemente qu concibe en cada uno de ellos.
3. Identifique todos los almacenes inmersos en la Gestin de la tienda y los datos que considera cada uno
de ellos.
4. Desarrolle el Diagrama de Contexto de Anlisis de esta realidad presentada.
5. Desarrolle el Diagrama de Nivel Superior de esta realidad presentada.
6. Desarrolle los Diagramas de Detalle para los procesos del nivel superior arrendar y devolver pelculas.
7. Haga un anlisis crtico a la situacin actual.
8. Proponga una mejora a la situacin actual y modele la mejora del proceso Arriendo de Videos

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DESARROLLO:

1) Entidades Externas:
a) Gerente: Enva a la tienda de video, listado con pelculas para adquirir y solicita informes relativos a
socios morosos y prstamos.
b) Proveedor: Reciben solicitudes de cotizacin y proveen pelculas.
c) Contabilidad: Reciben de la tienda las facturas de pelculas adquiridas y reciben semanalmente de la
tienda el dinero recaudado con el detalle en una planilla.
d) Cliente: Solicitan hacerse socios y arrendar pelculas; devuelven las mismas e informan de posibles
fallas en el material.

2) Identificacin de procesos:
a) Gestionar Compra: Se compone de los siguientes subprocesos:
Recepcin de listado: El jefe de la tienda recibe de la gerencia un listado de pelculas para adquirir.
Genera y enva solicitud de cotizacin a proveedores: En base al listado recibido, solicita
cotizaciones a los proveedores.
Recepciona las cotizaciones: Recibe las cotizaciones emanadas de los proveedores.
Evalua cotizaciones: De las cotizaciones recibidas, selecciona la ms conveniente.
Genera rdenes de compra: Una vez que el jefe de la tienda selecciona la cotizacin, prepara una
orden de compra.
Enva rdenes de compra a proveedores: Generada la orden de compra, la enva al proveedor
correspondiente.
b) Gestionar el Control de Inventario: Se compone de los siguientes subprocesos:
Recepcin de Materiales y factura: La tienda recibe del proveedor, el material adquirido con la factura
correspondiente.
Envo de Factura a Contabilidad: La tienda enva la factura a la oficina de contabilidad.
Catalogar de pelculas: La tienda codifica las pelculas recin adquiridas de acuerdo a normas de
codificacin internas, pegando el respectivo cdigo en el lomo de la pelcula.
Registrar Pelcula: Acto seguido, la tienda ingresa la pelcula en una planilla de Excel, en el libro
pelculas.
Creacin de tarjeta para prstamo y dejar en kardex de pelculas: En la tienda crea una tarjeta para
prstamos y para cada copia de las pelculas, las que quedarn en el kardex de pelculas.
Colocar pelculas en estantes: Acto seguido, las pelculas se ubican en los estantes pblicos.
Recepcin de fallas: Los clientes informan a la tienda de posibles fallos de las pelculas.
Revisin de Pelculas: La tienda, atendiendo a la informacin entregada por los clientes, revisa
constantemente las pelculas para verificar los fallos.
Informar pelculas en mal estado o dadas de baja: Se registra del estado de las pelculas en la
planilla de Excel libro pelculas.
c) Arrendar Videos: Se compone de los siguientes subprocesos:
Definicin o redefinicin de polticas de arriendo: La tienda, basado en estadsticas de arriendos,
define o modifica las polticas de arriendo, que afectar principalmente en el precio y en la calidad de
estreno de la pelcula.
Recepcin de solicitud de arriendo de pelculas: La tienda recibe solicitudes de arriendo que
efectan los socios.
Incorporar nuevos socios en caso que corresponda: En la tienda tambin se pueden incorporar
nuevos socios a los cuales se les solicita algunos antecedentes y finalmente son registradas en la misma
planilla pero en el libro Socios.
Revisar y validar polticas de arriendo: Cuando un socio solicita una pelcula, se debe validar
consultando las polticas de arriendo vigentes.
Informar arriendo en tarjeta de prstamo pelculas y dejar tarjeta en kardex de prstamo: Cuando
un socio arrienda una pelcula, debe quedar registrado en la tarjeta de prstamo de la copia

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correspondiente y que se encuentra en el kardex de pelculas y dejar dicha tarjeta en el kardex de
prstamo.
Recepcin del pago y entrega de boleta al cliente: La tienda recibe del socio el pago por el arriendo
efectuado, entregando la respectiva.
Registro de la recaudacin diaria: Al trmino del da, se registra el dinero recaudado en la planilla de
Excel, en el libro entradas.
Imprimir planilla de recaudacin y enviar a contabilidad junto con dinero: Todos los jueves, la
tienda imprime el libro de entradas el cual es derivado a Contabilidad junto con el dinero recaudado.
d) Devolver Videos: Se compone de los siguientes subprocesos:
Recepcin de pelcula devuelta: La tienda recibe las pelculas que los socios devuelven.
Revisin y validacin de polticas de devolucin: La tienda chequea que las pelculas recibidas estn
dentro del plazo estipulado en las polticas de devolucin.
Calcular multa en caso que corresponda: De no estar dentro del plazo, se aplica la multa
correspondiente.
Informar devolucin en tarjeta de prstamo pelculas y dejar en kardex de pelcula: Se retira la
tarjeta de la pelcula que se encuentra en el kardex de prstamo, se registra su devolucin y se deposita
en el kardex de pelculas y en estante.

3) Identificacin de Almacenes (o Medios de Almacenamientos):

Planilla de Pelculas, Socios y Entradas: Datos de las pelculas, socios y de la recaudacin diaria.

Archivadores de cotizaciones y OC: Se almacenan las cotizaciones y las rdenes de compra.

Kardex pelculas: Almacn en donde se colocan las tarjetas de las pelculas a prestar.

Kardex prstamo: Almacn con las tarjetas de pelculas prestadas.

Polticas de arriendo: Almacn con datos de las reglas o normas en caso de arriendo.

Polticas de devolucin: Almacn con datos de las normas aplicadas a la devolucin de una pelcula.

Estante de Pelculas: Lugar fsico donde se almacenan las pelculas
4)

Diagrama de Contexto de Anlisis:

Gerente

Factura y pelculas

Listado de pelculas
Cotizacin
Proveedor
Solicitud de cotizacin

Solicitud de arriendo
rdenes de compra
Administrar Tienda de Videos
Datos de falla

Cliente

Datos de compra realizada

Dinero arriendo

Contabilidad
pelicula y boleta

Datos de recaudacin

+
pelcula devuelta

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5)

Diagrama de Nivel Superior:

Proveedor

Proveedor

Proveedor

Cotizaciones y OC

[Cotizacin]
[rdenes de compra]
Proveedor

cotizaciones y OC

[Solicitud de cotizacin]

OC

1.1

[Factura y pelculas]

Gestionar
compra

Contabilida
d

[Listado de pelculas]

1.2

Gerente

[Datos de compra realizada]

Gestionar
inventario
pelicula

[Datos de falla]
Cliente

Datos peliculas nuevas

Datos estado peliculas

estante de
pelculas

Tarjeta por peliculas

Planilla de Socios videos y
recaudacion

pelcula a arrendar

Cliente

Datos socios

Datos recaudacion

Polticas de
devolucin

Kardex pelculas

[Solicitud de arriendo]
1.3
Tarjeta pelicula a arrendar

Datos politicas devolucion

Cliente

Arrendar Video

Tarjeta para prestamo

[Dinero arriendo]

[pelicula y boleta]

Tarjeta arriendo

1.4

Cliente
[Datos de recaudacin]

tarjeta pelicula prestada

Datos politicas

Devolver
Video

Kardex prestamo

Contabilidad

Polticas de
arriendo

pelicula devuelta

estante de
pelculas2

[pelcula devuelta]

Cliente

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6)

Diagrama de Nivel de Detalle:

Arriendo de Pelculas:

Cliente

1.3.1
Recepcin
de solicitud
de arriendo
de pelculas

[Solicitud de arriendo]

1.3.2
Definicin o
redefinicin
de polticas
de arriendo

Datos nuevo socios

1.3.3
Incorporar
nuevos socios
en caso que
corresponda

Datos pelcula a consultar politicas

datos de politicas
1.3.4
Revisar y
validar
polticas de
arriendo

[Datos socios]

polticas redefinidas

[polticas de arriendo]
Polticas de
arriendo

Datos pelicula a arrendar

Planilla de Socios
videos y
recaudacion : 1

datos socio a arrendar

1.3.5
Informar
arriendo en
tarjeta
[Tarjeta pelicula a arrendar]

[Tarjeta arriendo]

Kardex pelculas

Kardex prestamo
datos pelcula a arrendar
estante de
pelculas
Cliente

[pelcula a arrendar]
1.3.6

1.3.7

Datos dinero recibido

Registro de la
recaudacin
diaria

[Dinero arriendo]

Recepcin pago
busca de pelcula
entrega boleta y
pelicula
[pelicula y boleta]

Cliente

[Datos recaudacion]
Libro entradas

1.3.8
Imprimir planilla
de recaudacin y
enviar a
contabilidad junto
con dinero

[Datos de recaudacin]

Planilla de Socios
videos y
recaudacion : 2
Contabilidad

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Devolucin de Pelculas:

Cliente
[pelcula devuelta]
1.4.1
Recepcin
de pelcula
devuelta
Polticas de
devolucin
Pelcula devuelta
[Datos politicas devolucion]
1.4.3
Calcular multa
en caso que
corresponda

Datos de pelcula devuelta

1.4.2
Revisin y
validacin de
polticas de
devolucin

Datos de multa

Pelcula a reubicar

Kardex prestamo

[tarjeta pelicula prestada]

1.4.4
Informar
devolucin y
dejar pelcula
en estante

[Tarjeta para prestamo]

pelcula a reubicar

1.4.5
Dejar
pelcula en
estante

[pelicula devuelta]

estante de
pelculas2

Kardex pelculas

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7)

Anlisis Crtico de la Situacin Actual:

Proceso Nivel
Superior
Gestionar compra

Problemas
Las cotizaciones y compras las
realiza la misma tienda.

Consecuencia

Gestionar el control
de inventario

Arrendar pelculas y
Devolver pelculas

La catalogacin de las pelculas

se hace manualmente y se pegan
en el lomo de la cartula.

El registro de pelculas se hace

en una planilla de Excel.

Las tarjetas para prstamo son

confeccionadas artesanalmente.

Las tarjetas se depositan en un

kardex.
Las tarjetas pasan del kardex de
pelculas al kardex de prstamo,
y viceversa, al momento del
arriendo o devolucin.
Las tarjetas son escritas
manualmente.

El registro de socios y
recaudaciones, se hacen en una
planilla de Excel.

Dificulta las tareas de administracin del

local.
El jefe de la tienda podra desentenderse
completamente de laboras fiscalizadoras
por esperar cotizaciones o compras.
Duplicidad de cdigos.
Demora en el proceso de asignar el
cdigo.
El cdigo se puede despegar.
El cdigo puede ser alterado.
Altamente susceptible a daos fsicos.
Se puede duplicar un registro.
Demora en el registro de la informacin.
Peligro de prdida de la informacin.
Peligro de informacin inconsistente, al
tener que registrar en libros distintos,
informacin relacionada.
Retraso en dejar una pelcula nueva en
calidad de ser arrendada.
Altamente susceptible a daos fsicos.
Peligro de extravo de la tarjeta.
Prdida de tiempo en encontrarla.
Demora en la atencin al cliente.
Aumenta la posibilidad de deterioro.
Lentitud.
Escritura puede ser ilegible.
Si no hay un lpiz no se puede hacer un
registro.
Se puede equivocar en las fechas.
Mala imagen corporativa.
Se puede duplicar un registro.
Demora en el registro de la informacin.
Peligro de prdida de la informacin.
Peligro de informacin inconsistente, al
tener que registrar en libros distintos,
informacin relacionada.

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8)

Definir una solucin para el proceso Arriendo de Pelculas:

La solucin propuesta responde a dar soluciones a las tareas que se realizan manualmente y que se traduce
en prdidas y control de pelculas arrendadas. La empresa ha notado que se han perdido los registros de los
arriendos, lo que ha imposibilitado la recuperacin de pelculas que no han sido devueltas. En muchos casos no
se hace efectivo el cobro de las multas por la poca rigurosidad que el mismo personal realiza al registrar la
informacin, ms difcil an cuando sta se realiza en forma manual.
Por lo tanto, se propone automatizar los procesos asociados al registro que se realizan en las tarjetas de
pelculas y de los arriendos, as se podr contar con una base de datos que almacene informacin de socios,
pelculas, arriendos y recaudaciones diarias. La situacin mejorada se esquematiza a continuacin:
1.2.2

1.2.9
Definicin o
redefinicin
de polticas
de arriendo

Incorporar
nuevos socios
Clientes
datos socio registrado

[Solicitud de arriendo]

[Politicas redefinidas]
politicas a redefinir

Datos nuevo socio

Socios
1.2.1
Recepcin
de solicitud
de arriendo
de pelculas

Datos notificacin arriendo

Polticas Arriendo
[Datos socios]
[Datos para consultar politicas]
Datos para consultar pelculas

1.2.4
Notificar si
puede
arrendar

datos resultado validacin

1.2.3
Revisar y
validar
polticas de
arriendo
[Datos peliculas arrendadas previamente]
Datos pelcula a arrendar

Peliculas
arrendadas : 2

Peliculas
arrendadas : 1

[Datos de arriendo]
Datos pelcula a registrar arriendo
1.2.6

1.2.5
Buscar
Pelcula
Disponible y
revisarla

Registrar
arriendo

pelcula a arrendar
Estante de
pliculas

Pelcula a arrendar
datos registro aceptado
datos de recaudacin

Datos dinero recibido

1.2.8
Registro
recaudacin
diaria y
generacin
boleta

1.2.7
Recepcin
del pago y
entregar
pelcula

[Pelcula arrendada]

Boleta
[Datos recaudacin]
Clientes

Entradas

[Dinero arriendo]

Clientes