Bureautique 2.0 : Google Apps, la maturit et... la synchronisation !

- Louis Naugs

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Louis Naugs
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19/02/2009

Bureautique 2.0 : Google Apps, la maturit et... la synchronisation !

Que de chemin parcouru en deux ans, depuis ce 22 fvrier 2007, le jour o Google
annonait Paris la toute premire version de Google Apps Premier Edition (GAPE),
ses outils Bureautique 2.0 pour les entreprises.
Que de chemin parcouru en deux ans ! GAPE est aujourdhui une solution
Bureautique 2.0 collaborative qui a atteint lge de raison et peut (doit ?) tre
dploye dans toutes les entreprises.

Google Apps : la maturit

Google Apps est une excellente illustration du processus dinnovation continue
propre aux solutions SaaS, Software as a Service.
La notion traditionnelle de version nexiste
plus. Toutes les semaines, tous les mois, Google
enrichit son offre GAPE de nouvelles
fonctionnalits.
Responsables informatiques et bureautiques, jai
une trs bonne nouvelle de plus pour vous ! Vous
pouvez mettre aux oubliettes :
- Les achats de nouvelles licences.
- La gestion des projets de migration de
version.
- Les perturbations pour les utilisateurs.
- Les formations refaire.
- Les changements de formats (ayons une pense
charitable pour tous les gars qui sont tombs
dans le pige Office 2007 et ses formats, docx et quivalents, dj obsoltes).
Les enrichissements continus apports GAPE peuvent tre regroups en trois familles :
- Certains taient annoncs ds le dbut, comme la fonction prsentation , qui tait absente au lancement de la
solution.
- Dautres ntaient pas prvus et sont arrivs par surprise ; la possibilit denregistrer 3 Go de vidos par
personne en est un bon exemple.
- Il y a enfin toutes les amliorations permanentes des fonctionnalits existantes. Pour la messagerie, fonction

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vedette de GAPE, jai not depuis quelques semaines des volutions trs frquentes. Les dernires concernaient
lamlioration de la gestion des listes, qui a chang de nom pour sappeler maintenant gestion des groupes.
Pour suivre ce flux incessant de nouveauts, le plus
simple est de sabonner aux trs nombreux blogs
officiels de Google, tels que :
- Blog sur la messagerie.
- Blog sur les documents.
- Des blogs par pays ; lItalie et lAllemagne ont le leur, mais la France brille par son absence !
- Blog gnral sur Google.
Pour sy retrouver, Google propose aussi un catalogue de
tous ses blogs officiels.
Les deux volutions majeures de ces derniers jours, qui
font toute la diffrence, sont :
- La gnralisation de lusage en mode dconnect (off-line), tendu toutes les fonctionnalits de Google Apps.
- La synchronisation possible sur de nombreux smartphones.
Une analyse dtaille simpose...

Utilisation de Google Apps depuis un Mac ou un PC Windows.

Jai une excellente nouvelle : vous pouvez mettre au rancart vos vieux
outils de synchronisation, tels quOutlook ou Thunderbird !
Loutil Open Source Gears, initialement cr par Google, permet lutilisation
en mode dconnect, dans son navigateur, des outils Web.
Cette fonctionnalit est maintenant disponible pour la messagerie et
lagenda de Google Apps.
Quelle simplification ! Quelle efficacit ! Je nai plus quune seule instance
de mes outils bureautiques essentiels, cest celle qui est On the Cloud.
Je dispose de trois modes de travail :
- En mode connect, de loin le
plus frquent, je travaille
normalement sur le Cloud.
- En mode dconnect, les
contenus de ma messagerie et
de mon agenda sont
disponibles dans le cache du
navigateur. Il y a, bien sr,
quelques limites ; titre
dexemple, mon agenda nest
pas, pour le moment,
disponible au-del des trois
prochains mois.

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- En mode connexion
intermittente (flaky connection
mode), je travaille
normalement et Google Apps
alterne automatiquement du
mode Cloud au mode
dconnect selon ltat du
rseau. Cest trs efficace
quand on travaille dans un
TGV sur un rseau 3G.
Consquences pratiques
immdiates :
- Jai abandonn mon agenda
iCal sur mon Macintosh ; il est
remplac par la version
Gears de Google Agenda.
- Je nai plus besoin de tous ces
outils de synchronisation, tels
quOutlook, Thunderbird ou Entourage.
- Je ne vais pas renouveler la licence de Spanning Sync, loutil de synchronisation que jutilisais entre Google Apps
et iCal.
- Je vais me dpcher doublier la signification des mots rplication et synchronisation.
Cest la fin du cauchemar de la synchronisation avec son ou ses postes de travail principaux, thme que javais
trait ici.

Utilisation depuis un objet mobile (Smartphone)

Cest la deuxime bonne nouvelle de ces derniers jours ; Google permet de synchroniser en permanence Google
Apps avec la grande majorit des smartphones tels que liPhone et Nokia, et non plus avec les seuls BlackBerry.
Pour savoir si votre tlphone mobile peut accepter cette fonctionnalit, vous pouvez consulter ce site de Google.
Comme le montre le schma prcdent, mes trois univers bureautiques sont maintenant en phase, en
permanence :
- Google Apps, on the cloud, sert de rfrence et despace de travail le plus utilis.
- Sur mon Macintosh, Gears me permet de continuer
travailler confortablement dans un avion ou un lieu
sans rseau disponible.
- Jai, en permanence, sur mon iPhone, accs mon
agenda et mes courriels jour.
Il reste des progrs faire pour que cette transparence
dans les usages des trois univers soit complte. A titre
dexemple, je ne peux pas encore rajouter un
vnement sur mon agenda Macintosh Gears alors
que cest possible sur lagenda Google iPhone.

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Pour permettre cette utilisation depuis un smartphone, Google a collabor avec Microsoft, en reprenant loutil
Activesync. Bravo ces deux grands acteurs du march de la bureautique pour avoir su travailler ensemble, alors
quils sont de plus en plus en situation de comptition intense.

Synchronisation Google : un guide dusage votre disposition

Les quipes de Revevol ont cr un Google Sites (alias un Wiki), en franais, pour aider toutes les personnes qui
souhaitent mettre en uvre cette fonctionnalit, tout en vitant de possibles erreurs.
Parmi les caveats mis en vidence :
- Leffacement des donnes de contact sur votre objet mobile lors de la premire synchronisation.
- Comment organiser sa liste de contacts sur Gmail pour ne pas importer des adresses inutiles sur votre mobile.
Deux vidos, disponibles sur le site de Revevol et sur
YouTube (une et deux), vous aideront, je lespre, mettre
en uvre cette fonctionnalit sur un iPhone ou iPodTouch.
Jespre quil vous aidera tirer un maximum de profits de
ces nouvelles fonctionnalits, en vitant les principaux
piges.
Maturit des fonctionnalits, synchronisation
oprationnelle ; Google Apps est devenu en deux ans la
solution Bureautique 2.0 que les entreprises, de toute
taille, de tout secteur, peuvent installer en 2009.
Responsables informatiques, je vous renvoie un texte
crit il y a quelques semaines, de plus en plus dactualit,
et qui vous aidera prendre, immdiatement, les bonnes
dcisions Bureautique 2.0 qui simposent.
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Commentaires
1

Laurent a dit...
J'ai quand mme connu plusieurs limitations GoogleDoc.
1. J'avais l'habitude de tracer des barres horizontales en cliquant bouton-droit->insrer-une-barre. Du jour au
lendemain, cette fonctionnalit a disparue. Il ne m'a pas fallu longtemps (7.46 secondes) pour la retrouver dans le
menu, mais quand mme !
En utilisant GoogleDoc, on peut subir des changements d'ergonomie tout moment, y compris au moment o on
est press.
Certes, il n'y a plus de gros sauts de versions, mais la place, on a des minuscules sauts tous les jours, et aucun
choix sur le moment o elles apparaissent. L'un dans l'autre, utiliser des logiciels installs sur l'ordinateur dans

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une distribution Linux comme Ubuntu qui parat tous les 6 mois est un bon compromit. En 6 mois, il n'y a jamais
de grandes diffrences d'une version l'autre ... mais c'est moi qui dcide quand.
2. En dcidant d'arrter d'utiliser GoogleDoc, j'ai eut la surprise qu'il n'y avait pas moyen de supprimer plusieurs
fichiers en mme temps. Donc, pour quitter Google, il faut compter 15 secondes par document crs... on est loin
de la soit-disant indpendance "on change de fournisseur quand on veut"
3. GoogleDoc pratique des marges compltement diffrentes de A4 ou US-Letter => aucune compatibilit possible
avec OOo par exemple. J'ai dj essay.

Et enfin, pour rpondre la question du "cauchemar des synchronisations", j'ai un disque du externe sur lequel se
trouve mon rpertoire /home (=> aucun problme de synchro), et je me paye mme le luxe d'y avoir install mon
OS au grand complet (=> n'importe quel ordinateur qui boot sur USB est chez moi, avec ou sans connexion
internet).
Et quand je dis "chez moi", je veux dire : ma musique, mon fond d'cran, ma bote Thunderbird, ...

Pour moi, le vrai concurrent de MS-Office, c'est plutt Abiword (quand il supportera ODT) que GoogleDoc, qui
s'exclu de lui-mme en ayant des marges invraisemblables.
Rpondre 19/02/2009 14:17
2

Olivier (Revevol) a dit...

@ Laurent : pour supprimer tous ses Google Docs d'un coup, il suffit en fait de les cocher (ou de cliquer "All") puis
de les glisser vers le dossier "Trash".
Quant au disque dur externe : il n'est malheureusement pas accessible depuis n'importe o. :-) Sans parler de la
question de la scurit (quid de la perte de ce disque ou d'une catastrophe votre domicile ?)
Mais en fait, de mon point de vue personnel, ce qui fait la plus grande force de Google Docs, c'est l'ensemble des
fonctions de partage et de collaboration en temps rel, y compris avec des interlocuteurs externes (mes clients et
partenaires, en premier lieu). Et a, aucune suite logicielle ni aucun disque dur externe ne me le permet.
Rpondre 19/02/2009 14:34
3

Laurent a dit...
Oooow. Merci de me signaler la corbeille : tous mes documents y taient encore. C'est corrig.
Mon disque dur externe est dans ma poche, donc disponible partout, encore plus que l'internet. Question
scurit : partition chiffre.
En ce qui concerne la perte de donnes : backup sur le disque interne mon ordinateur. J'ai mme deux backups :
un sur mon portable et un sur ma tous au travail. J'utilise un systme de backup incrmental qui se lance toutes
les heures.

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En termes de pertes de donnes, il sera plus vite arriv que mon fils casse la prise du tlphone en jouant au foot
dans le salon, ou que la foudre touche la centrale tlphonique (c'est arriv il y a 5 ans l'universit o je travaille :
plus d'internet pendant un bon paquet de temps: toutes les cartes rseau ont t grilles ... nous sommes peu de
chose hein ;) ).
Bref, je ne suis pas du tout convaincu que les documents en ligne soient plus "disponibles" que ceux en dur.

Maintenant, il est vrai que GoogleDoc permet de faire du travail collaboratif. La seule utilisation que je faisais de
GoogleDoc tait d'avoir des documents partags pour prparer des voyages avec 5 amis : beaucoup plus pratique
que le Reply-all.
Seulement, comme a force d'avoir un compte Google, je me suis dit que a ne valait pas mieux que Word ou
Skype en termes de respect des choix de mes amis.
Pour autant que je le sache, AbiWord permet de faire du travail collaboratif (jamais essay). D'ailleurs, SVN et GIT
sont l pour a, non ?
Certes, a n'existe pas encore, mais je ne vois pas de limitations techniques ce qu'un logiciel en dur utilises GIT
en arrire plan pour le partage de fichiers.
Rpondre 19/02/2009 15:28
4

Olivier (Revevol) a dit...

"Certes, a n'existe pas encore."
Vous avez tout dit ! :-)
Je fais le choix de l'agilit : mes poches en sont plus lgres et mes clients plus riches car j'ai besoin de moins de
temps pour accomplir les mmes tches.
Mais nous arrivons l dans une dimension plus culturelle que fonctionnelle, ce que vous soulignez bien dans votre
commentaire en parlant du respect du choix de vos amis. A ce point de la discussion, je crois que seul le temps
nous permettra tous deux d'avancer !
A bientt peut-tre
Rpondre 19/02/2009 16:12
5

Olivier (Revevol) a dit...

"Certes, a n'existe pas encore."
Vous avez tout dit ! :-)
Je fais le choix de l'agilit : mes poches en sont plus lgres et mes clients plus riches car j'ai besoin de moins de
temps pour accomplir les mmes tches.
Mais nous arrivons l dans une dimension plus culturelle que fonctionnelle, ce que vous soulignez bien dans votre
commentaire en parlant du respect du choix de vos amis. A ce point de la discussion, je crois que seul le temps
nous permettra tous deux d'avancer !

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A bientt peut-tre
Rpondre 19/02/2009 16:12
6

Laurent a dit...
"
"Certes, a n'existe pas encore."
Vous avez tout dit ! :-)
"
ah, ok. Si le seul argument en faveur des applications en ligne est leur existence en 2009, je suis rassur. Je croyais
qu'il y avait une raison _technique_ qui faisait qu'elles taient capables de faire des choses que des applications en
dur ne permettent pas.
En ralit, ce qui est important pour la portabilit et pour le partage, c'est d'avoir ses DOCUMENTS en ligne. Le
fait d'avoir aussi les applications en ligne, c'est juste une facilit technique au niveau de la programmation : a
vite de devoir crire des API pour permettre diffrentes application d'accder au mme document en ligne ... et
au passage, a permet de fermer l'application pour restreindre les choix l'utilisateur (j'affirmerai que GoogleDoc
est un systme ferm au mme sens que Skype et Word jusqu' la torture exclusivement)
Un avantage indniable de l'approche "juste le document en ligne, pas l'application" est que l'on peut mettre en
ligne une version chiffre du document, au cas o on n'aurait pas confiance en le propritaire du serveur (ce qui
est mon cas vis--vis de Google)

"
mes clients plus riches car j'ai besoin de moins de temps pour accomplir les mmes tches.
Mais nous arrivons l dans une dimension plus culturelle que fonctionnelle
"
Je ne comprends pas le lien entre ces deux phrases. Le fait que vous fassiez plus vite votre travail grce au Web2.0
est une affirmation *purement* fonctionnelle, non ?
Rpondre 19/02/2009 17:22
7

Alexis a dit...
Et lorsque Google dcidera d'arrter GApps, comme ils l'ont fait pour d'autres services
(http://pisani.blog.lemonde.fr/2009/01/16/google-se-tire-une-balle-dans-le-pied/), que deviendrons nos
donnes ?
Remplacer la dpendance la politique de mise jour d'un fournisseur de logiciel qu'on peut dcider de ne pas
suivre (beaucoup de gens sont encore sous Office 2003 ou XP et sont trs satisfaits), celle d'un fournisseur de
services dont les licences d'utilisation lui laisse toute libert de faire voluer le service ou de l'arrter, c'est un sacr
risque que peu de DSI responsables prendront.
Rpondre 20/02/2009 08:36

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Louis Nauges a dit...

@Alexis
Vous posez une bonne question ; quelques lments de rponse.
- Toute entreprise srieuse, tout DSI, doit vrifier la prennit de la solution SaaS choisie.
- Le DSI d'un grand groupe franais qui a choisi Google Apps pour plusieurs dizaines de milliers de postes de
travail a bien sr obtenu cette garantie sur un trs grand nombre d'annes, chiffre que je ne suis pas autoris
vous communiquer, mais qui dpasse les garanties de la majorit des fournisseurs de logiciels.
- Oui, Google lance beaucoup de services et arrte ceux qui ne correspondent pas aux attentes des clients ; je puis
vous garantir que ce n'est pas le cas pour Google Apps, surtout quand vous savez que la "baseline" de Google est :
"Search, Ads & Apps"
- Microsoft, par contre, vient d'annoncer, avec un pravis trs court, avril 2009, l'arrt dfinitif de son service
"concurrent" de Google Apps, Equipt.
J'ai, personnellement, beaucoup plus confiance dans des fournisseurs pour qui les solutions SaaS sont le cur de
mtier, tels que Google ou Salesforce, que dans les fournisseurs, tels que Microsoft, SAP ou Oracle, qui n'iront vers
ces solutions qu' contrecur.
L'autre chec sanglant de 2009, BBD de SAP, est l pour le prouver.
Maintenant, c'est vous d'valuer o se trouvent les risques !
Rpondre 20/02/2009 08:50
9

Laurent a dit...
Tant qu'on en est parler de la prnit et de la fermeture de services.
Imagions que demain il y ait une tude trs srieuse qui montre que
1. 80% des internautes ont des bloqueurs de publicit
2. 90% des clics sur les pubs sont des "clics fantmes"
3. conclusion : la pub sur internet est une gigantesque bulle trs largement surestime.
Est-ce que dans cette hypothse, Google existe encore dans une semaine ? Est-ce que Google a un plan B pour se
financer si il s'avre que la publicit en ligne s'effondre ?
Bref, est ce qu'ils ont un modle conomique viable en dehors de l'hypothse que la publicit rapporte, hypothse
dont la validit peut changer du tout au tout en trs peu de temps, si les bloqueurs dbarquent en force dans le
grand public ?
Rpondre 21/02/2009 12:41
10

Louis Nauges a dit...

@Laurent

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Avec des si...

Vos hypothses sont intressantes, mais, mon avis, auraient d'autres impacts encore plus grands et pas
seulement sur Google.
Maintenant, imaginons que :
- Les 1 500 millions internautes s'aperoivent qu'ils n'ont besoin que d'un navigateur et que l'OS du poste de
travail devient un logiciel d'appoint qui ne sert qu' hberger un navigateur.
- Les 700 millions d'utilisateurs payants d'Office de Microsoft dcident qu'ils n'ont plus besoin d'une suite obse et
que les solutions Bureautique 2.0 en mode SaaS, de Google et autres Thinkfree correspondent trs bien leurs
attentes.
Dans ce cas :
Que devient Microsoft qui obtient 90 % de ces bnfices des ventes de ces deux produits ?
A chacun de choisir son scnario "catastrophe" !
Rpondre 21/02/2009 12:59
11

Laurent a dit...
J'aurais espr que vous m'auriez rpondu que GoogleApps tait rentable lui seul, et survivrait l'clatement
d'une bulle sur la publicit en ligne ;)
Rien n'empche par ailleurs MS a faire des logiciels plus lgers, comme Abiword par exemple.
Certes, le logiciel libre va sans doute manger du MS l'avenir, mais le modle conomique du "je paye, je l'ai" est
un modle solide que je comprends et qui a fait ses preuves depuis plusieurs milliers d'annes.
En termes d'obsit, il n'y a aucune fatalit ce que les applications en dur soient lourdes; Abiword fait un bon
compromis entre la lourdeur et les fonctionnalits.
Ce qu'il se passe, c'est que MS-Office est la norme en termes de bureautique. Afin de le faire basculer, il faut
amener quelque chose de *vraiment* innovant, comme la possibilit de partage de documents.
Le fait de mettre les applications en ligne n'est que la faon la plus facile implmenter cette innovation. Obtenir
les mme rsultats avec une application en dur est certainement beaucoup plus difficile.
Aprs a, quand des API seront crites pour obtenir le mme rsultat en termes de partage (rien que le document
en ligne, pas l'application), les applications en dur pourront offrir les mmes possibilits de partage, mais en
laissant un choix de rapport simplicit/lourdeur/fonctionnalit nettement plus large.
En attendant, c'est effectivement Google que reviendra l'honneur de dtrner MS-Office, pas Abiword (qui, je
crois, dtrnera Google par la suite) ... encore que ... j'ai plutt l'impression que c'est OOo qui mange MS-Office
pour l'instant.
Rpondre 21/02/2009 22:37
12

Franois a dit...
Voila ce que me rpond gmail depuis 5 minutes...
Google Error

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Server Error
The server encountered a temporary error and could not complete your request.
Please try again in 30 seconds.
Rpondre 24/02/2009 12:40
13

Louis Nauges a crit en rponse Franois...

Et oui ! Personne n'est parfait !
Cet arrt de Gmail est intressant analyser :
- Tout le monde en parle, ce qui montre quel point c'est un vnement rare.
- Quelques enseignements :
+ Oui, on dpend de plus en plus du "Cloud" et toute interruption est considre comme inadmissible.
+ Grace au mode off-line, dont je parlais justement dans ce texte, j'ai pu continuer travailler et prparer des
rponses des courriels en attente depuis mon Macintosh.
+ Je continue pouvoir travailler sur Gmail avec mon iPhone : vive la mobilit ! Ceci me permet de rester en
contact. C'est d'ailleurs comme cela que j'ai t averti de votre commentaire et que j'ai pu y rpondre pendant que
Gmail est encore inaccessible sur mon ordinateur !
+ Les autres fonctionnalits de Google Apps, Agenda, documents... continuent fonctionner normalement.
En rsum : cette alerte, dsagrable, confirme aussi que les volutions rcentes de Google Apps l'ont rendu moins
sensible des pannes, ce qui est une bonne nouvelle, mais n'excuse pas Google.
La redondance a du bon...
Rpondre 24/02/2009 13:33
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