Unidad N3.

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentacin de procesos
Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo
de trabajo.
Nombre del grupo:
Integrantes del grupo:

1.YEMELIN PEREZ
2.
Lder del grupo:
Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una
vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del
Sistema de Gestin de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe
solucionar los siguientes tres puntos:
1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante una
grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los
procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora
continua.

En este proceso ya deben existir los debes entonces se establecen cules

son los tipos de documentos que deben existir en la organizacin para cumplir
con los requisitos de las normas ISO 9000 y de las regulaciones propias del
sector. As tenemos que usualmente las organizaciones tendrn que contar
con:

Manual de Calidad
Manuales de Procedimientos
Procedimientos generales y especficos
Registros
Planes de Calidad
Especificaciones Adems podrn existir otros documentos como:
Planes de inspeccin y ensayo.
Expedientes maestros de los productos
Informes
Planos
Dibujos, esquemas
Etiquetas
Certificados
Prospectos
Reglamentos
Facturas

Tarjetas de almacenamiento
Modelos
Instrucciones

2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del

Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que
debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior,
posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que
luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos
aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.
A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.

Se deberan documentar primero los procesos para determinar la trazabilidad

de cada uno de ellos y establecer los respectivos procedimientos, registros y
dems de un SGC. Yo establecera primero como se debe documentar un
proceso, que tipo de letra y cules seran las caractersticas generales para
realizar un proceso documentado
Para elaborar los procedimientos generales se sugiere utilizar la siguiente
estructura:
PARTES

CARCTER

OBJETIVO

OBLIGATORIO

ALCANCE

OBLIGATORIO

RESPONSABILIDAD
ES

OBLIGATORIO

TERMINOS
CONDICIONES
PROCEDIMIENTO

Y OPCIONAL

OBLIGATORIO

REQUISITOS
DE OBLIGATORIO
DOCUMENTACION
REFERENCIAS

OBLIGATORIO

CONTENIDO
Definir
el
objetivo
del
procedimiento
Especificar el alcance de la
aplicacin del procedimiento
Designar a los responsables de
ejecutar
y
supervisar
el
cumplimiento del procedimiento
Aclarar de ser necesario el uso de
trminos o definiciones no comunes
aplicables al procedimiento
Describir en orden cronolgico el
conjunto de operaciones necesarias
para ejecutar el procedimiento.
Relacionar todos los registros que
deben ser completados durante la
ejecucin del procedimiento
Referir todos aquellos documentos

ANEXOS

OPCIONAL

que hayan sido consultados o se

mencionen en el procedimiento
Incluir el formato de los registros, p
lanos, tablas o algn otro material
que facilite la comprensin del
procedimiento

Elaborar los procedimientos generales: Se elaborar el Manual de acuerdo con

el formato establecido en la etapa de diseo teniendo en cuenta la necesaria
participacin de todas las reas involucradas.
Elaborar el Manual de Calidad: Los otros documentos se elaborarn de
acuerdo con el plan y siguiendo las instrucciones confeccionadas para cada
tipo de documento que deben haber sido aprendidas durante la capacitacin.
Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa anterior.
Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal competente
autorizado.

B.

Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo,

formatos, listados, y dems documentacin aplicable al proceso
seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada
implementacin, mantenimiento y mejora continua.

Manual de Calidad: es el documento que especfica el Sistema de Gestin de

la Calidad, en l se detalla el alcance del sistema de gestin de la calidad los
procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin, o
referencia a los mismos as como la descripcin de la interaccin entre sus
procesos.
Mapa de Procesos: Representacin grfica de la identificacin de los
procesos de la entidad y se definen sus interacciones.
Caracterizaciones de proceso: tiene como finalidad describir el proceso,
definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los recursos
necesarios para su operacin y los indicadores necesarios para garantizar su
control.
Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las
diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los

diferentes procesos identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan

con una documentacin de referencia como son los formatos e instructivos
Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica
de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos.
Formatos: determinan para ciertos casos el documento soporte del
procedimiento donde se deben realizar ciertos registros
Registros del Sistema: conjunto de evidencias que se generan una vez se
han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben gestionarse
y controlarse a partir de lo estipulado en el procedimiento para el Control de
Formatos y Mantenimiento de Registro.
Nota: la respuesta a este punto podr entregarse en ste documento o
enviarse de manera anexa a travs de compresores como WInZip o WinRar.
3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del
grupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones
Se logr concluir en este trabajo que la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
documentos son necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestin de Calidad.

Que la implementacin del sistema de gestin de la calidad de cualquier organizacin contribu

calidad, mapa de procesos, Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos, formato
Modo de entrega:

La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo conformado al

inicio del programa.
Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo
con el desarrollo de la actividad realizada de manera grupal.
Los aprendices que efecten la actividad de manera individual se les
descontar puntos en la nota final.

Criterios de evaluacin
Determina la secuencia e interaccin de un proceso.
Realiza la documentacin del proceso.