Segundo trabajo : presentado por: hancco Mamani john

charles
Marco conceptual(Sistema de tramite documentario):
1.1. Definiciones:
Trmite: Es la forma por la cual se realizan acciones sobre un documento o expediente en las
diferentes instancias encargadas de su canalizacin, atencin, estudio o solucin.
Mesa de Partes: Son las reas que conforman la organizacin de la Universidad Tecnolgica de los
Andes y que se encargan de recepcionar documentos.
Expediente: Conjunto de documentos debidamente foliados y ordenados cronolgicamente. Son
generados interna o externamente, y tratan sobre un asunto especfico.
1.2. Descripcin general del flujo de trmite documentario:
Plataforma de recepcin y orientacin al ciudadano:
La recepcin de los documentos se inicia por la Oficina de Trmite Documentario (Mesa de Partes),
la Plataforma de Atencin al Usuario (PAU) o por mesa de partes perifrica (de existir). Estos en
cada caso, son revisados y registrados en el Sistema de Gestin Documentaria.
Clasificacin y distribucin:
De acuerdo a la naturaleza del trmite estos se clasifican y distribuyen a las reas de la Universidad
Tecnolgica de los Andes responsables de la atencin del trmite segn corresponda a lo dispuesto
en los Manuales de Procedimiento.
Atencin del trmite (gestin):
Es la actividad propia de la atencin de las solicitudes o expedientes realizada por las diferentes
reas de la Universidad, segn sus competencias funcionales y la definicin de los procesos
establecidos en los Manuales de Procedimientos.
Notificacin de resultados:
Luego que las reas tcnicas emiten su opinin respecto del trmite solicitado, el funcionario
competente emite una resolucin, autorizacin o respuesta, segn corresponda a la naturaleza del
trmite, lo cual debe ser finalmente comunicado a la persona o entidad que solicit el trmite.
Archivo Central:
Esta es la fase final de todo trmite, en la cual con las medidas de seguridad se almacenan los
documentos fsicos y/o digitales que corresponden a un expediente. Los usuarios internos de la
Universidad pueden solicitar informacin especfica va correo electrnico o requerir el prstamo de
la documentacin completa o parcial del expediente; los usuarios externos a la Universidad slo
podrn solicitar visualizar el contenido digital del expediente.
1.3. Mdulo de registro de Expedientes:
El registro de los expedientes ingresados por Mesa de Partes ser nico, identificado el lugar donde
se ingres. Si en mesa de pates al momento de recibir el expediente existen documentos faltantes, despus
del plazo establecido por ley, deber archivar automticamente y enviar alerta para generar oficio de
devolucin.
Manejo de expediente. Cada documento ingresado debe formar parte de un expediente
administrativo, y no que considerado cada documento por separado con hojas de trmite, como actualmente

sucede. Al expediente, deben anexarse los documentos vinculados que se generen en el sistema del
trmite, como oficios, memos, informes, archivos de diferentes formatos, etc.
Definir responsables de proceso y de la atencin de las solicitudes o de las acciones a realizar.
En el caso que se cree un expediente con un documento recibido y el rea a la cual se ha derivado dicho
documento identifica que pertenece u otro expediente, el sistema debe permitir unificar de tal manera que se
tenga el expediente completo. En el caso que se cree un expediente con un documento recibido y el rea
identifica que pertenece a otro expediente, el sistema debe permitir unificar de tal manera que se tenga el
expediente completo.
Tipos de estado del expediente: En trmite, suspendido, archivado. Los documentos internos no tendrn
estado. Del sistema se generar la numeracin de los documentos.

En el sistema se registrar los resultados de los trmites.

Formulario electrnico para que valide los requerimientos del asunto.
Lista desplegable de asuntos.
Se clasificaran los asuntos del sistema.
El sistema y el proceso estar certificado de tal manera que la documentacin electrnica
ingresada o generada tenga validez legal (Certificacin Digital).

1.4. Mdulo de Trmite:

Generacin automtica de la numeracin interna y foliacin digital del expediente.

Establecer funcionalidades, como que permita anexar comentarios, correcciones sobre los
documentos, correos electrnicos, versiones de documentos o historial de cambios.
Con respecto a las imgenes capacidad para realizar anotaciones, resaltar zonas, colocar post-it
electrnicos sobre cualquier documento e imagen.

1.5. Mdulo de Despacho:

Debe considerar el flujo completo de despacho, como actualmente se realiza, es decir:
Recepcin del documento.
Despacho
Recepcin de cargo / Recepcin de cargo mltiple.
1.6. Mdulo de Archivo Central:
Debe incluir una funcin que consigne todos los datos sobre prstamo de documentos.
1.7. Mdulo de Reportes y Estadsticas:
Debera tener por lo menos las siguientes funciones:
Emisin de reportes que permitan verificar el estado de los procesos, permitiendo diferentes
criterios de bsqueda: por remitente, por rea responsable, por participantes del flujo de trabajo.
Por actividades (archivadas, suspendidas, en trmite), entre otros. Estos reportes requieren tener
la opcin de impresin y representacin grfica.
1.8. Administrador de los expedientes:
Con las opciones de:
Asignar roles que pueda: desarchivar, retornar, modificar un expediente o documento emitido.
Usar capacidades para priorizar instancias, un mismo procedimiento se pueda realizar en
simultneo varias veces.
Utilizar funciones de realizar auditoras de procesos (porcentaje de avance, participantes, tareas
realizadas, tiempos transcurridos, entre otros)
1.9. Acceso al Sistema:
Restricciones de utilizacin del sistema y de acceso a los datos e informacin a las personas
autorizadas, mediante mecanismos que permitan la identificacin, autenticacin, la gestin de
derechos de accesos u en su caso la gestin de privilegios.
1.10.

Mantenimiento de Tablas y Parmetros:

Para registrar en el sistema los parmetros y tablas:

Lista de acciones especificadas para la derivacin de escritos internos o externos.
Tipo de documentos externos e internos.
Estados de trmite de los documentos.
Calendario anual y manejo de feriados (fijos), y aquellos que el Poder Ejecutivo fija por decreto
supremo, los das inhbiles, a efecto del cmputo de plazos administrativos.
reas internas de la entidad.
Personal adscrito a cada una de las reas orgnicas, segn estructura orgnica.
Procedimientos administrativos de la Universidad Tecnolgica de los Andes.
1.11.

Proceso de Recepcin Documental:

1.12.

Proceso de Derivacin de Documentos:

1.13.

El sistema debe permitir l proceso a cargo de la unidad general de recepcin documental, o

mesa de partes.
Permitir el registro de todos los documentos ingresados a la entidad y la salida de documentos
emitidos por la entidad dirigidos a otros rganos o administrados.
Generacin de cargo automtico para los administrados, indicando el nmero correlativo del
documento ingresado (autogenerado), respetando el orden de ingreso o salida.

El sistema debe permitir la derivacin de los documentos segn corresponda a las necesidades
propias del asunto o procedimiento administrativo a que se refiera el escrito, lo cual significa que
el documento puede navegar por diversas instancias de la entidad.
Debe permitir establecer flujos predeterminados para documentos especficos o procedimientos
administrativos que lo requieran.

Proceso de Seguimiento:

Permitir el seguimiento permanente de documentos ingresados a la entidad, y conocer su

estado, con la finalidad de incrementar la calidad del servicio brindado al usuario interno y/o
externo.
Facilitar la consulta de documentos segn el perfil de acceso por usuarios.
Ubicar documentos, lo incluye todos los tipos de documentos, todas las fechas. Etc.

1.14.

Control de documentos/expedientes o escritos que ingresan y salen de la Entidad:

El control de documentos sea de ingreso o salida es anual. El periodo se inicia el 01 de enero y
termina el 31 de diciembre del ao respectivo. Debe tener en cuenta este criterio para efectos de
generar el cdigo autogenerado que se le asignar al documento o expediente.

1.15.

Tiempo estimado que tiene para atender un documento:

El sistema debe permitir establecer tiempo para:
Obtener respuesta por parte del rea destinataria a un documento generado internamente y
remitido a dicha rea.
Atender determinado documento que ingrese.

1.16.

Estadsticas y Grficos:

Obtencin de estadsticas: el sistema debe permitir la obtencin de estadsticas de la

documentacin que procesan las diversas unidades orgnicas y mesa de partes. Tanto de las
que se generan internamente como de las que se reciben del exterior.
Generacin de grficos: las estadsticas deben estar acompaadas de grficos tipo columnas,
barras, circular segn lo que ms sea conveniente, por lo que el sistema debe estar en
capacidad de generar grficos.