Rsum
Ce docum dcrit les dispositions rputes satisfaire les exigences relatives aux dlais, aux
cots, et la bonne ralisation des projets .
Tous les docums du kit de gestion de projet ont t rdigs partir de lexprience de gestion
de projet dun cabinet conseil et de plusieurs retiens avec des chefs de projets afin de valider
la pertinence des lms slectionns dans le kit.
Avertissem :
Ces docums ont t complts titre dexemple. Ils ne vis pas imposer une dmarche
spcifique mais plutt servir de premire base, la plus pratique possible. Les projets auront
donc le loisir de les personnaliser et adapter en fonction de leurs besoins.
Il dailleurs particulirem conseill de modifier les passages surligns en jaune.
PROJET
DFINITIF
PAGE DE SERVICE
Rdacteur (nom fonction)
Docums associs
Glossaire
Rfriel de projet
Version
V0
V0
Date
Parties modifies
Nature du changem
Valideur
27/07/04
Diffusion
its
Noms
1.1
1.2
1.3
1.4
PRSATION DU PROJET.......................................................................................7
2.1
2.2
2.3
Description du projet................................................................................................. 7
Objectif du projet...................................................................................................... 7
Champ dapplication du projet..................................................................................7
ORGANISATION DU PROJET................................................................................9
3.1
3.2
MANAGEM DE PROJET.......................................................................................21
4.1
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
DOCUMATION....................................................................................................... 25
5.1
5.2
5.3
4.2
NOTATION
Ce docum fait partie du kit de gestion de projet mis disposition des quipes projet.
Les rfrences aux autres docums du kit de gestion de projet sont soulignes et
notes [X], o X est le numro du docum.
Les numros de ces docums sont les suivants :
1
GESTION DE PROJET
2
3
4
5
Plan
dAssurance
Qualit
Glossaire
Organigramme
OTP
(Organigramme
Technique de
Projet)
Planning
11
Budget
Tableau de
gestion des
risques
10
GESTION
INFORMATIQUE DE
lENT
Tableau de
reporting
(indicateurs)
Cahier des
charges
12
Dossier
dArchitecture
Technique
Protocole
Technique
dInstallation
13
Procdure de
recette
14
Dossier
dexploitation
15
Plan de
Continuit de
Services
ACCOMPAGNEMENT
DES UTILISATEURS
16
Enqute de
perception et
des attentes
17
Etude
dimpacts
18
19
Plan de
formation et
daccompagnement
Plan de
communication
20
Convocation
de runion
21
Compte-rendu
de runion
22
Fiche de
lecture
23
Fiche de
modification
24
Tableau de
suivi des
groupes de
travail
Pour plus dinformation sur le kit de gestion de projet, il est conseill de consulter le
docum Rfriel de Projet [1].
donner aux projets l'assurance de la qualit des prestations ralises au titre de ce projet,
fixer les droits, devoirs et responsabilits du projet , de ses membres, du consortium retenu et
des vuels prestataires (assistance matrise douvrage, dveloppem technique),
indiquer tous les moyens possibles pour rpondre aux exigences techniques et qualit,
donner tous les participants du projet les procdures, rgles et mthodes applicables sur le
projet,
1.3.2 Validation
Pour le Plan dAssurance Qualit, la procdure de validation sapplique, comme
tout autre docum (voir la partie Documation).
exiger l'application du Plan dAssurance Qualit (faire rexprimer par les commanditaires
limportance du Plan dAssurance Qualit),
faire voluer le Plan dAssurance Qualit car il se rvle mal adapt,
accorder une drogation qui est valide par le Comit oprationnel et qui est enregistre en tant
qu'action qualit.
remonter un manquem en comit oprationnel
Toute autre dmarche aboutissant une violation des rgles mthodologiques, rane
le rejet, par le contrle qualit, des productions concernes.
2 PRSATION DU PROJET
2.1 Description du projet
Le 13 dcembre 2002, le gouvernem a annonc la mesure Universits numriques
en rgion dans le cadre du Comit interministriel de l'amnagem du territoire.
Cette mesure s'inscrit dans la politique volontariste du gouvernem en faveur du
dveloppem de l'usage des technologies de l'information et de la communication
(TIC) dans l'enseignem suprieur, pour renforcer la position franaise l'international
et contribuer l'essor de la formation tout au long de la vie.
Elle prend en compte l'efficacit du niveau territorial que constitue la rgion, et le rle
grandissant jou par les Conseils rgionaux dans ce domaine.
Elle s'appuie sur une logique de mutualisation re tablissems d'enseignem suprieur
et de mise en synergie de leurs actions propres pour le dveloppem de l'usage des
TIC, en cohrence avec leurs schmas de dveloppem (contrats quadriennaux).
Contenu
Dfinir une politique gnrale
partir de lappel projet.
Inclus toutes les tches de gestion de
projet effectues par le chef de projet ou
par toute autre acteur list dans le PAQ
sur les tches qui lui sont attribues.
Le pilotage consiste notamm mesurer
lavancem du projet et la satisfaction des
utilisateurs et acteurs impliqus.
B - Dfinir l'
Elms dOTP
Contenu
et le dgr de mutualisation re les
tablissems sur chaque sujet ou
domaine afin de dfinir les groupes de
travail et spcifiques chaque
tablissem.
C - Dployer le socle
E - Exploiter l'
G - Communiquer
3 ORGANISATION DU PROJET
3.1 Structure de lorganisation du projet
Cette rubrique donne la liste par fonction de tous les acteurs impliqus dans le projet
et les liens (hirarchiques et fonctionnels) qui les uniss :
A lissu dun audit des applications, des usages et de la dfinition des besoins 1, le
chef de projet et les Correspondants locaux en tablissems seront en mesure
didifier le niveau de mutualisation des tches concernant les diffrs sujets ou
domaines traits par les groupes de travail, cest--dire le contenu concret de ce qui
peut tre fait en commun.
Cette dmarche peut tre progressive (domaine par domaine par exemple), do la dfinition de lots
de services applicatifs par la suite.
9
de dcliner les travaux des groupes de travail par rapport leurs spcificits
de traiter les sujets ou domaines spcifiques leur tablissem et ne permettant pas de
travailler en commun au niveau du projet
La mise en place dune quipe locale dans chaque tablissem est donc
indispensable afin de constituer ces groupes de travail locaux.
Une mme personne peut videmm tre la fois membre dun groupe de travail et
dun groupe de travail local.
Le Conseil Rgional
( complter)
Le Crous
( complter)
Le consortium
( complter)
Ces domaines sont les mmes que ceux proposs par lAMUE (Publication sur les Cots Complets)
10
it
Acteurs 1
Acteurs 2
Etablissems / universits
Etablissems / universits
CRI ou service informatique
Chef de projet
Assistant chef de projet
Correspondant local
Prsids dtablissems
Expert informatique,
Instances du
projet auquel il
apparti
Groupe
informatique / et
ou comit
oprationnel, et
ou comit de
pilotage
consortium
(EPPUN,
ESUP, Conseil pour linstallation et
Montecristo, ENCORA)
lintgration
AMUE / Club de La Rochelle/
Conseil pour lintgration
des applications
Service
administratif
(processus tudes
dimpacts,
d'utilisation)
spcifications des besoins et
participation la recette
Reprsant des enseignants
tudes
dimpacts,
spcifications des besoins et
participation la recette
Reprsant des tudiants
tudes
dimpacts,
spcifications des besoins et
participation la recette
les Collectivits Territoriales
Reprsation des partenaires
la DT, DES et DATAR
Reprsation des partenaires
Formateur
Resp. formation
Resp.
communication
interne
Etc
A dfaut, si ltablissem ne peut fournir une lettre de mission par personne importante, il peut
produire un docum gnral pour lensemble des intervenants dfinissant leur charge de travail, sign
par le prsid de ltablissem et le chef de projet
11
Elle tudie les risques potiels et sassure de la mise en uvre dun plan de matrise
des risques et veille lapplication des recommandations dictes. Elle sassure de
la qualit des livraisons effectues et fait valider les livrables.
Elle assure le suivi du budget, et la surveillance de son respect.
Le Chef de Projet organise et coordonne les groupes de travail impliqus sur le
projet, assur la communication tant interne quexterne, gr les sous-traitants, planifi
le recrutem des ressources humaines sur le projet et assur leur affectation.
Le Chef de Projet propos les oriations et fait valider les dcisions idifies ci-dessous
au comit de pilotage.
12
Frquence
de
Trois fois
par an
Objectifs
. Pilotage stratgique
Arbitrages sur des enjeux
importants4
. Dcisions structurantes
(choix , volume budgtaire,
contenu dune action
majeure de communication)
. Suivi des cots et des
dlais
. Matrise des risques
Participants
La notion denjeu important sera dfinie par le commanditaire et le chef de projet. En gnral toute dcision ranant une modification significative (>5% par
exemple) du budget, des dlais et des ressources est classe comme enjeu important.
13
Instance
Comit
Oprationnel
Runion des
groupes
de
travail ( et
tablissem)
Comit
gestion
risques
de
des
Frquence
Objectifs
Participants
Mensuel
Le premier
lundi de
chaque
mois
. Contrle oprationnellem
lavancem global, des
groupes de travail
. Rend certains arbitrages
qui ne relv pas du comit
de pilotage
. Prise de dcision dordre
technique
Le chef de projet
Les correspondants locaux
Des reprsants de groupes de travail
(en fonction de lordre du jour)
Variable en
fonction
des sujets
. Contrle de lavancem
des tches dont ils sont
responsables, et de la
rsolution des arbitrages
sur les vuels problmes
lis cette action.
. Prise de dcision lie
cette action
Responsable de la tche
Les membres de lquipe travaillant sur
cette tche
A complter
. Idification de nouveaux
risques
. Point sur la matrise des
risques existants
. Le chef de projet
. Des reprsants de groupes de travail
(en fonction de lordre du jour)
A complter
14
15
o
o
Les groupes de travail locaux effectu des propositions concernant leur primtre
dintervion quils soumett la validation du Correspondant local.
Participants
* usage
1 fois tous
Il y a autant de les 15j
groupes que de
domaines
concerns :
dbut de la
Mise en
Service administratif,
dfinition des production
enseignants, tudiants, besoins
Chef de projet
- Scolarit
- Vie tudiante
- Enseignem
distance
- Documation et
bibliothque
universitaire
- Recherche
- Comptabilit et
finances (1)
* formation
Date dbut
dbut projet
Services Informatiques ,
consortium , AMUE ou
La Rochelle, Chef de
projet
date fin
fin du dploiem
dbut projet
Services Informatiques,
Chef de projet
fin du dploiem
1/2 fois en
amont, puis
1 fois tous
les 15j
pendant les
formations
* communication
1 fois par
mois
Resp. communication
interne, CP
* pilotage
1 fois par
semaine
* Choisit la stratgie de
communication
* Dveloppe les
supports de
communication
* Suit lavancem du
projet, le planning, le
budget, et les risques
CP , Assistant CP
(AMOA)
dbut projet
fin projet
(1) Ces domaines sont les mmes que ceux proposs par lAMUE (Publication sur les Cots Complets)
16
17
Comit
Oprationnel
Comit
de
Pilotage
3
4
Organigramme
OTP (Organigramme
Technique de Projet)
Planning
Budget
La trajectoire
Tableau de gestion des
risques
CR de runion
Tableau de reporting
(indicateurs)
Fiche de lecture
Fiche de Modification
R
R
V
V
Rfriel de projet
R, V
16
17
13
Dossier dArchitecture
5
6
7
10
11
20
21
B - Dfinir
Spcifications
Fonctionnelles Gnrales
12
Un glossaire
C - Dployer le socle
Spcifications
Fonctionnelles Dtailles
Spcifications Techniques
14
Protocole Technique
dInstallation pour le socle
R
R
R
R
R
R
V
V
R
V
V
V
V
V
V
Groupes de travail
V
V
R (groupes mtier)
R (les groupes mtiers
et informatiques)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupes mtiers et
informatiques oriation)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
18
Comit
Oprationnel
Comit
de
Pilotage
technique)
V (groupe
informatique oriation)
Groupes de travail
R (groupe
informatique
technique)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
PV de recette du socle
VABF du socle
Spcifications Techniques
14
Protocole Technique
dInstallation pour les
services
18
E - Exploiter
Numro Docums du kit de gestion Chef de
(si le doc de projet
projet
est dans
le kit)
Comit
Oprationnel
Comit
de
Pilotage
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
Groupes de travail
19
15
Dossier dexploitation
19
Plan de Continuit de
Services
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique,
informatique oriation)
R (groupe formation)
R (groupe formation)
R (groupe
communication)
R (groupe
communication)
20
4 MANAGEM DE PROJET
4.1 Gestion et reporting du projet
4.1.1 Suivi des groupes de travail
La gestion des groupes de travail est effectue en Comit oprationnel sur la base
d'un tableau de suivi [ 24 ].
Ce tableau de suivi est alim sous le contrle du chef de projet.
La mise jour de l'tat des actions est effectue en runion. Le tableau de suivi des
groupes de travail accompagne le compte-rendu de cette runion.
Les donnes lies chaque enregistrem sont les suivantes :
libell du groupe de travail,
nom du responsable,
rsultats attendus (docums livrer, etc.),
date d'chance,
statut,
date de ralisation,
vrification de lefficacit.
4.2 Runions
Chaque runion doit appliquer les rgles suivantes, quelle que soit son type.
4.2.1 Convocation
Une convocation [20] la runion est diffuse au pralable. Elle porte des indications
prcises sur :
1. le type de runion (comit de pilotage, comit oprationnelle, groupe de
travail ; comit de gestion des risques),
2. la date, lheure de dbut,
3. le lieu,
4. lobjet de la runion (objectifs, dcisions prendre),
5. lordre du jour propos,
6. les participants,
7. la liste vuelle des docums prparatoires.
21
Dlai de rdaction
7
5
3
Dlai dapprobation
15
5
5
La gestion des ressources sur ce projet suit la procdure de gestion des ressources
humaines de chaque tablissem.
22
Aprs l'valuation des risques, le Chef de Projet dispose des lms ncessaires la
matrise des risques. Cette tape comporte galem deux sous-processus :
la prise de conscience : prise de conscience de la situation et prise de responsabilit des
personnes concernes ;
la suppression des risques : prise des dcisions et mise en uvre des actions ncessaires pour
rduire les risques idifis.
Les rsultats de ces deux processus sont pris en compte lors du contrle continu
pour une nouvelle apprciation de la situation.
Le tableau d'analyse des risques [8] est mis jour tous les 2 mois.
23
24
5 DOCUMATION
Ce chapitre dcrit la procdure de gestion de la documation ainsi que typologie de
nomenclature du projet.
5.2 Nomenclature
Tout docum est nomm en fonction de la nomenclature suivante :
[Nom du projet]- [Nom de ltablissem*]- [nom du docum]-[Version du docum ou date].
Ainsi, par exemple, le planning du projet datant du 27 juillet 2004 serait :
- Planning 27072004
* Le nom de ltablissem nest ncessaire que si le docum est propre celui-ci.
tats des docums : Tout docum est class en docum volutif ou en docum non
volutif. Les docums volutifs pass par les tats : provisoire, valider,
rfrence et prim.
Idification des docums : Tout docum possde un idifiant unique et est enregistr dans un
index chronologique ou dans un dictionnaire
Structuration dun docum : tout docum conti des informations obligatoires.
Validation dun docum : tout docum doit tre valid.
Premption dun docum : un docum prim ne doit pas pouvoir tre utilis par
inadvertance.
Archivage des docums : les docums susceptibles dtre consults ultrieurem doiv tre
archivs.
Consultation des archives : modalits de la consultation.
Destruction des archives : rgles relatives la destruction des docums archivs.
Matrise des docums dorigine externe : les docums confis par les partenaires, par les
fournisseurs, les normes, doiv tre idifis et conservs en toute scurit.
26