Plan dAssurance Qualit

Rsum

Ce docum dcrit les dispositions rputes satisfaire les exigences relatives aux dlais, aux
cots, et la bonne ralisation des projets .
Tous les docums du kit de gestion de projet ont t rdigs partir de lexprience de gestion
de projet dun cabinet conseil et de plusieurs retiens avec des chefs de projets afin de valider
la pertinence des lms slectionns dans le kit.
Avertissem :
Ces docums ont t complts titre dexemple. Ils ne vis pas imposer une dmarche
spcifique mais plutt servir de premire base, la plus pratique possible. Les projets auront
donc le loisir de les personnaliser et adapter en fonction de leurs besoins.
Il dailleurs particulirem conseill de modifier les passages surligns en jaune.

PROJET
DFINITIF

PAGE DE SERVICE
Rdacteur (nom fonction)

Valideur (nom fonction)

Docums associs
Glossaire
Rfriel de projet

Version
V0
V0

Historique des modifications et validation du docum

Version
V0.2

Date

Parties modifies

Nature du changem

Valideur

27/07/04

Diffusion
its

Noms

TABLE DES MATIRES

PAGE DE SERVICE........................................................................................................... 2
TABLE DES MATIRES.................................................................................................... 3
NOTATION......................................................................................................................... 4
1

PRSATION DU PLAN DASSURANCE QUALIT................................................5

1.1
1.2
1.3

1.4

Objectifs du Plan dAssurance qualit......................................................................5

Champ d'application du Plan dAssurance Qualit...................................................5
Matrise du Plan dAssurance Qualit.......................................................................5
1.3.1 Dfinition et rdaction.....................................................................................5
1.3.2 Validation........................................................................................................ 6
1.3.3 Procdure d'volution.....................................................................................6
Traitem de non-conformit........................................................................................ 6

PRSATION DU PROJET.......................................................................................7

2.1
2.2
2.3

Description du projet................................................................................................. 7
Objectif du projet...................................................................................................... 7
Champ dapplication du projet..................................................................................7

ORGANISATION DU PROJET................................................................................9

3.1
3.2

Structure de lorganisation du projet.........................................................................9

3.1.1 Organisation du projet ....................................................................................9
3.1.2 Organisation des quipes concernes par le projet au sein des partenaires10
Rles et Responsabilits........................................................................................ 11
3.2.1 Liste des acteurs........................................................................................... 11
3.2.2 Rles et responsabilits................................................................................12
3.2.3 Responsabilits des principaux livrables......................................................18

MANAGEM DE PROJET.......................................................................................21

4.1

4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8

Gestion et reporting du projet.................................................................................21

4.1.1 Suivi des groupes de travail..........................................................................21
4.1.2 Reporting projet............................................................................................21
Runions................................................................................................................ 21
4.2.1 Convocation.................................................................................................. 21
4.2.2 Rdaction, diffusion et approbation des comptes-rendus.............................22
Gestion du planning................................................................................................ 22
Gestion du budget.................................................................................................. 22
Gestion des ressources.......................................................................................... 22
Gestion des risques................................................................................................23
Gestion des Anomalies...........................................................................................24
Gestion des Modifications......................................................................................24

DOCUMATION....................................................................................................... 25

5.1
5.2
5.3

Processus de rdaction et validation des docums..................................................25

Nomenclature......................................................................................................... 25
Gestion de la documation.......................................................................................26

4.2

NOTATION
Ce docum fait partie du kit de gestion de projet mis disposition des quipes projet.
Les rfrences aux autres docums du kit de gestion de projet sont soulignes et
notes [X], o X est le numro du docum.
Les numros de ces docums sont les suivants :

Les documents du kit de gestion de projet UNR

par catgorie
Rfrentiel Projet

1
GESTION DE PROJET

2
3
4
5

Plan
dAssurance
Qualit

Glossaire
Organigramme
OTP
(Organigramme
Technique de
Projet)

Planning

11

Budget

Tableau de
gestion des
risques

10

GESTION
INFORMATIQUE DE
lENT

Tableau de
reporting
(indicateurs)
Cahier des
charges

12

Dossier
dArchitecture
Technique
Protocole
Technique
dInstallation

13

Procdure de
recette

14

Dossier
dexploitation

15

Plan de
Continuit de
Services

ACCOMPAGNEMENT
DES UTILISATEURS

16

Enqute de
perception et
des attentes

17

Etude
dimpacts

18

19

Plan de
formation et
daccompagnement
Plan de
communication

20

Convocation
de runion

21

Compte-rendu
de runion

22

Fiche de
lecture

23

Fiche de
modification

24

Tableau de
suivi des
groupes de
travail

Pour plus dinformation sur le kit de gestion de projet, il est conseill de consulter le
docum Rfriel de Projet [1].

1 PRSATION DU PLAN DASSURANCE QUALIT

1.1 Objectifs du Plan dAssurance qualit
Ce docum dcrit les dispositions particulires mises en uvre sur le projet, rputes
satisfaire les exigences des partenaires du projet en matire de qualit. Ces
dispositions sont prises en considration lorsque le projet est initialis et sont revues
voire modifies si ncessaire pendant toute la dure de vie du projet.
Ces objectifs sont les suivants :

donner aux projets l'assurance de la qualit des prestations ralises au titre de ce projet,

idifier tous les acteurs rels dun projet

fixer les droits, devoirs et responsabilits du projet , de ses membres, du consortium retenu et
des vuels prestataires (assistance matrise douvrage, dveloppem technique),

indiquer tous les moyens possibles pour rpondre aux exigences techniques et qualit,

donner tous les participants du projet les procdures, rgles et mthodes applicables sur le
projet,

et dassurer ainsi la cohrence des travaux mens dans le cadre de ce projet.

1.2 Champ d'application du Plan dAssurance Qualit

Cette section dcrit le champ dapplication du Plan dAssurance Qualit, en
soulignant les points que couvre ce docum et ceux quil ne couvre pas.
La premire version du kit de gestion de projet a t complte titre dexemple.
Elle couvre une partie du projet , celle du dploiem au sens large (incluant la
formation et la communication).
Cette partie doit tre remplie par le chef de projet (voire le comit de pilotage) afin de
dfinir le primtre de son projet et celui des tablissems partenaires(en fonction du
degr de mutualisation).

1.3 Matrise du Plan dAssurance Qualit

1.3.1 Dfinition et rdaction
Le Chef de Projet est responsable de la qualit sur son projet et donc de la dfinition
du Plan dAssurance Qualit.
Dans le cas de ce projet, le Chef de Projet peut dlguer la rdaction du Plan
dAssurance Qualit un vuel responsable qualit.
Les acteurs sont nomms au paragraphe 3.2.1, leurs rles et responsabilits sont
dcrits en 3.2.2 ci-aprs.

1.3.2 Validation
Pour le Plan dAssurance Qualit, la procdure de validation sapplique, comme
tout autre docum (voir la partie Documation).

1.3.3 Procdure d'volution

Lvolution du Plan dAssurance Qualit est linitiative du comit de pilotage du
projet .

1.4 Traitem de non-conformit

Lorsqu'une anomalie (applicatif) ou incid (non-applicatif) est constate, en particulier
grce aux actions qualit sur le projet, la procdure applique par le chef de projet
du projet est la suivante:
idification de la cause,
valuation de la porte et des consquences de cet tat de fait,
engagem d'une ou plusieurs actions correctives qui peuv tre :
-

exiger l'application du Plan dAssurance Qualit (faire rexprimer par les commanditaires
limportance du Plan dAssurance Qualit),
faire voluer le Plan dAssurance Qualit car il se rvle mal adapt,
accorder une drogation qui est valide par le Comit oprationnel et qui est enregistre en tant
qu'action qualit.
remonter un manquem en comit oprationnel

Toute autre dmarche aboutissant une violation des rgles mthodologiques, rane
le rejet, par le contrle qualit, des productions concernes.

2 PRSATION DU PROJET
2.1 Description du projet
Le 13 dcembre 2002, le gouvernem a annonc la mesure Universits numriques
en rgion dans le cadre du Comit interministriel de l'amnagem du territoire.
Cette mesure s'inscrit dans la politique volontariste du gouvernem en faveur du
dveloppem de l'usage des technologies de l'information et de la communication
(TIC) dans l'enseignem suprieur, pour renforcer la position franaise l'international
et contribuer l'essor de la formation tout au long de la vie.
Elle prend en compte l'efficacit du niveau territorial que constitue la rgion, et le rle
grandissant jou par les Conseils rgionaux dans ce domaine.
Elle s'appuie sur une logique de mutualisation re tablissems d'enseignem suprieur
et de mise en synergie de leurs actions propres pour le dveloppem de l'usage des
TIC, en cohrence avec leurs schmas de dveloppem (contrats quadriennaux).

2.2 Objectif du projet

Le projet vise au dveloppem par les tablissems de services numriques
destination des tudiants et des personnels des tablissems (services d'enseignem
et aussi de vie universitaire au sens large du terme.

2.3 Champ dapplication du projet

Le projet, dans son primtre trait dans ce docum peut tre reprs sous la forme
dOrganigramme Technique de Projet [5], dcoup en Elms dOTP :
Elms dOTP
A - Organiser / Piloter le projet

Contenu
Dfinir une politique gnrale
partir de lappel projet.
Inclus toutes les tches de gestion de
projet effectues par le chef de projet ou
par toute autre acteur list dans le PAQ
sur les tches qui lui sont attribues.
Le pilotage consiste notamm mesurer
lavancem du projet et la satisfaction des
utilisateurs et acteurs impliqus.

B - Dfinir l'

A partir de l coute clis (tude de

besoins) :
Toutes les tches lies la dfinition
fonctionnelle et technique , leur validation
par les acteurs du projet prvu cet effet,
7

Elms dOTP

Contenu
et le dgr de mutualisation re les
tablissems sur chaque sujet ou
domaine afin de dfinir les groupes de
travail et spcifiques chaque
tablissem.

C - Dployer le socle

Toutes tches qui concern linstallation

technique informatique et les actions
oprationnelles ncessaires louverture
du service socle (par exemple : envoi
dun idifiant aux tudiants). Cet lm ne
concerne donc pas seulem les actions
informatiques mais toutes les procdures
administratives.

D - Dployer les services applicatifs

Idem que C, mais pour les services

applicatifs seulem (voir la dfinition dans
le glossaire [3])

E - Exploiter l'

Toutes les tches techniques et

administratives ncessaires au bon
fonctionnem et des services applicatifs
tout au long de lanne.

F - Former et assister les utilisateurs

Toutes les actions daccompagnem

ncessaires la monte des usages,
que ce soit des formations ponctuelles,
ou des dispositifs de hot line continue.

G - Communiquer

Toutes les tches de communication,

hors les actions dinformation ories
formations pratiques des utilisateurs.

Les Elms dOTP sont eux-mmes dcoups en tches.

Toute autre activit est considre comme hors champ dapplication du projet dans la
premire version de ce docum.

3 ORGANISATION DU PROJET
3.1 Structure de lorganisation du projet
Cette rubrique donne la liste par fonction de tous les acteurs impliqus dans le projet
et les liens (hirarchiques et fonctionnels) qui les uniss :

3.1.1 Organisation du projet

Lorganisation du projet est dcrite dans le docum Organigramme projet [4].
En dehors des instances de dcision du projet (cf. le paragraphe 3.2.2), le projet est
organis oprationnellem autour de groupes de travail portant sur linformatique
(oriation et technique), les usages , la formation, la communication et le pilotage.
Le comit de pilotage est lorgane de pilotage stratgique du projet : il rassemble des
reprsants des tablissems, des Collectivits Territoriales, de lEtat.

A lissu dun audit des applications, des usages et de la dfinition des besoins 1, le
chef de projet et les Correspondants locaux en tablissems seront en mesure
didifier le niveau de mutualisation des tches concernant les diffrs sujets ou
domaines traits par les groupes de travail, cest--dire le contenu concret de ce qui
peut tre fait en commun.

Cette dmarche peut tre progressive (domaine par domaine par exemple), do la dfinition de lots
de services applicatifs par la suite.
9

Par consqu, il en ressort :

la mise en place de groupes de travail au niveau du projet (auxquels particip les
tablissems concerns) en fonction des sujets (Informatique, Usages, Formation,
Communication) ou domaines (Scolarit, Vie tudiante, Enseignem distance,
Documation et bibliothque universitaire, Recherche, Comptabilit et finances 2 )
pour lesquels une mutualisation est possible, ainsi que le contenu de leurs
tches.
-

la mise en place de groupes de travail locaux dans chaque tablissem dont

lobjectif est :
-

de dcliner les travaux des groupes de travail par rapport leurs spcificits
de traiter les sujets ou domaines spcifiques leur tablissem et ne permettant pas de
travailler en commun au niveau du projet

La mise en place dune quipe locale dans chaque tablissem est donc
indispensable afin de constituer ces groupes de travail locaux.
Une mme personne peut videmm tre la fois membre dun groupe de travail et
dun groupe de travail local.

3.1.2 Organisation des quipes concernes par le projet au sein des

partenaires
Les universits
( complter)

Le Conseil Rgional
( complter)

LEtat ( La DT, la DES et la DATAR)

( complter)

Le Crous
( complter)

Le consortium
( complter)

Les (vuels) prestataires

( complter)

Ces domaines sont les mmes que ceux proposs par lAMUE (Publication sur les Cots Complets)

10

3.2 Rles et Responsabilits

Cette rubrique numre les personnes qui particip au moins une des tches liste
dans lOTP.
Chaque acteur important du projet (qui y est affect rgulirem, cest dire partir
de plusieurs jours par mois), doit faire lobjet dune lettre de mission dcrivant son
rle au sein du projet ainsi que sa disponibilit.
Cette lettre de mission3 est co-signe par le prsid de ltablissem et le chef de
projet .

3.2.1 Liste des acteurs

Noms

it

Acteurs 1
Acteurs 2
Etablissems / universits
Etablissems / universits
CRI ou service informatique

Rle sur projet

Chef de projet
Assistant chef de projet
Correspondant local
Prsids dtablissems
Expert informatique,

Instances du
projet auquel il
apparti

Groupe
informatique / et
ou comit
oprationnel, et
ou comit de
pilotage

consortium
(EPPUN,
ESUP, Conseil pour linstallation et
Montecristo, ENCORA)
lintgration
AMUE / Club de La Rochelle/
Conseil pour lintgration
des applications
Service
administratif
(processus tudes
dimpacts,
d'utilisation)
spcifications des besoins et
participation la recette
Reprsant des enseignants
tudes
dimpacts,
spcifications des besoins et
participation la recette
Reprsant des tudiants
tudes
dimpacts,
spcifications des besoins et
participation la recette
les Collectivits Territoriales
Reprsation des partenaires
la DT, DES et DATAR
Reprsation des partenaires
Formateur
Resp. formation
Resp.
communication
interne
Etc

A dfaut, si ltablissem ne peut fournir une lettre de mission par personne importante, il peut
produire un docum gnral pour lensemble des intervenants dfinissant leur charge de travail, sign
par le prsid de ltablissem et le chef de projet
11

3.2.2 Rles et responsabilits

La direction de projet
La direction de projet est constitue dune quipe (un chef de projet et un ou
plusieurs assistants) qui dfinit les oriations et prend les dcisions ncessaires la
russite du projet.
La direction du projet est globalem responsable de lensemble du projet. Elle veille
la satisfaction des tablissems et est le garant de la qualit du projet :
adquation aux besoins exprims,
respect des dlais.

Elle tudie les risques potiels et sassure de la mise en uvre dun plan de matrise
des risques et veille lapplication des recommandations dictes. Elle sassure de
la qualit des livraisons effectues et fait valider les livrables.
Elle assure le suivi du budget, et la surveillance de son respect.
Le Chef de Projet organise et coordonne les groupes de travail impliqus sur le
projet, assur la communication tant interne quexterne, gr les sous-traitants, planifi
le recrutem des ressources humaines sur le projet et assur leur affectation.

Le Chef de Projet propos les oriations et fait valider les dcisions idifies ci-dessous
au comit de pilotage.

12

Les instances du projet

Instance
Comit
pilotage

Frquence
de

Trois fois
par an

Objectifs

. Pilotage stratgique
Arbitrages sur des enjeux
importants4
. Dcisions structurantes
(choix , volume budgtaire,
contenu dune action
majeure de communication)
. Suivi des cots et des
dlais
. Matrise des risques

Participants

Sont membres de droit du comit de

pilotage :
- les prsids ou directeurs des
tablissems signataires ou leurs
reprsants;
- un reprsant de chaque collectivit
territoriale,
- les reprsants du Ministre de
lducation nationale, de lenseignem
suprieur et de la recherche

Primtre de prise de dcision

Choisir la politique gnrale du

projet, choisir ,
r-arbitrer lallocation de
ressources, idifier et grer les
risques du projet,
etc

Sont membres invits :

- deux reprsants des tudiants des
tablissems du consortium ;
- deux reprsants des enseignantschercheurs des tablissems du
consortium ;
- deux reprsants des IATOSS des
tablissems du consortium ;
- un reprsant du CROUS ;
- le chef de projet

La notion denjeu important sera dfinie par le commanditaire et le chef de projet. En gnral toute dcision ranant une modification significative (>5% par
exemple) du budget, des dlais et des ressources est classe comme enjeu important.
13

Instance
Comit
Oprationnel

Runion des
groupes
de
travail ( et
tablissem)

Comit
gestion
risques

de
des

Frquence

Objectifs

Participants

Primtre de prise de dcision

Mensuel
Le premier
lundi de
chaque
mois

. Contrle oprationnellem
lavancem global, des
groupes de travail
. Rend certains arbitrages
qui ne relv pas du comit
de pilotage
. Prise de dcision dordre
technique

Le chef de projet
Les correspondants locaux
Des reprsants de groupes de travail
(en fonction de lordre du jour)

Mener ltude des besoins,

piloter la recette , choisir la
stratgie de formation, valider les
supports de communication,
etc

Variable en
fonction
des sujets

. Contrle de lavancem
des tches dont ils sont
responsables, et de la
rsolution des arbitrages
sur les vuels problmes
lis cette action.
. Prise de dcision lie
cette action

Responsable de la tche
Les membres de lquipe travaillant sur
cette tche

A complter

. Idification de nouveaux
risques
. Point sur la matrise des
risques existants

. Le chef de projet
. Des reprsants de groupes de travail
(en fonction de lordre du jour)

A complter

Un comit des risques peut se faire

dans la foule dun comit de pilotage
et ou dun comit oprationnel.

14

Le primtre dintervion des instances de dcision

La colonne de droite du tableau ci-dessous dcrit le primtre de dcision de chaque
instance.

Les modalits dorganisation et de prise de dcisions

Cette partie dcrit :
Qui organise la runion, qui la coordonne / prside, qui en fait le compterendu
les modalits de vote par instance de dcisions.
Les groupes de travail
Il existe deux types de groupes de travail :
les groupes de travail : ils port sur les sujets ou domaines pour lesquels une
mutualisation est possible
Les groupes de travail effectu des propositions au sujet de leur primtre dintervion
quils soumett la validation du comit de pilotage ou comit oprationnel.
Ils transmett ensuite leurs rsultats aux groupes de travail locaux .

les groupes de travail locaux dans chaque tablissem :

15

o
o

ils dclin les rsultats des groupes de travail

ils travaill sur les sujets ou domaines pour lesquels une mutualisation
nest pas possible

Les groupes de travail locaux effectu des propositions concernant leur primtre
dintervion quils soumett la validation du Correspondant local.

Groupe de travail Priodicit Fonction

* informatique
1 fois par
* Dfinit les lms cls
oriation
mois
de larchitecture
* Rdige le dossier
darchitecture, le PTI, le
PCS
* informatique
1 fois par
* Ralise les
technique
semaine
dveloppems
* Installe
* Exploite

Participants

* usage
1 fois tous
Il y a autant de les 15j
groupes que de
domaines
concerns :

dbut de la
Mise en
Service administratif,
dfinition des production
enseignants, tudiants, besoins
Chef de projet

- Scolarit
- Vie tudiante
- Enseignem
distance
- Documation et
bibliothque
universitaire
- Recherche
- Comptabilit et
finances (1)
* formation

* Participe aux tudes

dimpacts de leur
domaine
* Spcifie les besoins
des futurs utilisateurs
* Valide le cahier des
charges, les
spcifications
fonctionnelles, les
objectifs de qualit de
service du PCS
* Responsables de la
recette

Date dbut
dbut projet

Services Informatiques ,
consortium , AMUE ou
La Rochelle, Chef de
projet

date fin
fin du dploiem

dbut projet
Services Informatiques,
Chef de projet

fin du dploiem

1/2 fois en
amont, puis
1 fois tous
les 15j
pendant les
formations

* Choisit la stratgie de Formateurs / tuteurs,

formation
CP
* Dveloppe les
supports de formation
* Organise la logistique
des formations
* Evalue et r-ajuste les
formations

6 mois avant fin des

le dmarrage formations

* communication

1 fois par
mois

Resp. communication
interne, CP

6 mois avant fin des

le dmarrage formations

* pilotage

1 fois par
semaine

* Choisit la stratgie de
communication
* Dveloppe les
supports de
communication
* Suit lavancem du
projet, le planning, le
budget, et les risques

CP , Assistant CP
(AMOA)

dbut projet

fin projet

(1) Ces domaines sont les mmes que ceux proposs par lAMUE (Publication sur les Cots Complets)

Les groupes de travail locaux suiv la mme logique mais lchelle de

ltablissem.
Le Chef de Projet et ses assistants (AMOA) sont chargs :
de la gestion complte des groupes de travail en ce qui concerne les lms
suivants : planification, phases, ressources, livrables, budget

16

du suivi des lavancem des groupes de travail locaux par lintermdiaire

des Correspondants locaux en tablissems

Ce fonctionnem assure la direction de projet la matrise de ses activits (prise de

connaissance, dcision, mise niveau des tablissems sur lensemble des thmes).

Par ailleurs, les membres des groupes de travail sengag :

sapproprier le PAQ et le fonctionnem de leur groupe de travail ;
solliciter dautres collaborateurs extrieurs au groupe afin dobtenir un avis
pertin ;
faire part de leur avis sur les docums du groupe de travail travers une fiche
de lecture ;
participer la recette (test) de lapplication.
Les correspondants locaux
Chaque tablissem compte un correspondant local.
Il est en charge de :
former une quipe projet locale (les profils sont les mmes que ceux participant aux groupes de
travail )
Animer et suivre les groupes de travail locaux propres son tablissem
Communiquer au chef de projet lavancem des rsultats des groupes de travail locaux
Assurer la prennisation du projet dans son tablissem:
o

Au niveau informatique, il devra idifier et faire valider les personnes

responsables de ces activits ainsi que leurs charges (il pourra
principalem sappuyer sur le dossier dexploitation [14] et le Plan de
Continuit de Services [15]),
Au niveau organisationnel, les formations et lassistance aux
utilisateurs (hotline, tutorat, etc.) devront tre intgres aux its grant
habituellem ces activits.

Les quipes projet locales

Il est indispensable didifier au plus tt les membres de l Equipe Projet Locale et
de valider leur disponibilit, ils sont indispensables la ralisation du projet.
Les membres de l Equipe Projet Locale ont pour double charge :
De participer aux groupes de travail dans lesquels leur tablissem est
impliqu (exemple : formation, usage scolarit)
De participer aux groupes de travail locaux de leur tablissem
o Concernant la dclinaison des travaux fait au niveau de l
o Concernant les sujets spcifiques et traits uniquem par son
tablissem

17

3.2.3 Responsabilits des principaux livrables

Cette rubrique donne la liste des principaux produits livrables fournir durant le
projet par lms dOTP ainsi que le rle de chaque acteur (rdacteur : R ou valideur :
V).
Numro Docums du kit de gestion Chef de
(si le doc de projet
projet
est dans
le kit)
A - Organiser / Piloter le projet

Comit
Oprationnel

Comit
de
Pilotage

Plan dAssurance Qualit

3
4

Organigramme
OTP (Organigramme
Technique de Projet)
Planning
Budget
La trajectoire
Tableau de gestion des
risques
CR de runion
Tableau de reporting
(indicateurs)
Fiche de lecture
Fiche de Modification

R
R

V
V

Rfriel de projet

R, V

16
17

Aide mthodologique sur le

volet juridique
Etude dimpacts
Cahier des charges

13

Dossier dArchitecture

5
6
7
10
11
20
21
B - Dfinir

Spcifications
Fonctionnelles Gnrales
12
Un glossaire
C - Dployer le socle
Spcifications
Fonctionnelles Dtailles

Spcifications Techniques

14

Protocole Technique
dInstallation pour le socle

R
R
R
R

R
R

V
V

R
V

V
V

V
V
V

Groupes de travail

R (tous les groupes)

R (tous les groupes)
R (tous les groupes)

V
V

R (groupes mtier)
R (les groupes mtiers
et informatiques)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupes mtiers et
informatiques oriation)

R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique

18

Numro Docums du kit de gestion Chef de

(si le doc de projet
projet
est dans
le kit)
18
Procdure de recette pour
le socle

Comit
Oprationnel

Comit
de
Pilotage

technique)
V (groupe
informatique oriation)
Groupes de travail

R (groupe
informatique
technique)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)

PV de recette du socle

VABF du socle

D - Dployer les services applicatifs

Spcifications
Fonctionnelles Dtailles

Spcifications Techniques

14

Protocole Technique
dInstallation pour les
services

18

Procdure de recette pour

les services

PV de recette des services

+ Socle

VABF des services

E - Exploiter
Numro Docums du kit de gestion Chef de
(si le doc de projet
projet
est dans
le kit)

Comit
Oprationnel

Comit
de
Pilotage

R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)

Groupes de travail

19

15

Dossier dexploitation

19

Plan de Continuit de
Services

F - Former et assister les utilisateurs

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Plan de formation
V
Supports de formation
V
(manuels dutilisation et
dadministration)
G Communiquer
8
Plan de communication
V
Supports de
communication

R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
R (groupe
informatique
technique,
informatique oriation)

R (groupe formation)
R (groupe formation)

R (groupe
communication)
R (groupe
communication)

(R= rdaction, V= validation)

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4 MANAGEM DE PROJET
4.1 Gestion et reporting du projet
4.1.1 Suivi des groupes de travail
La gestion des groupes de travail est effectue en Comit oprationnel sur la base
d'un tableau de suivi [ 24 ].
Ce tableau de suivi est alim sous le contrle du chef de projet.
La mise jour de l'tat des actions est effectue en runion. Le tableau de suivi des
groupes de travail accompagne le compte-rendu de cette runion.
Les donnes lies chaque enregistrem sont les suivantes :
libell du groupe de travail,
nom du responsable,
rsultats attendus (docums livrer, etc.),
date d'chance,
statut,
date de ralisation,
vrification de lefficacit.

4.1.2 Reporting projet

Le reporting du projet est compos dune part des comptes-rendus des Comits
Oprationnels et des runions faites par les groupes de travail et dautre part dun
tableau dindicateurs [9].

4.2 Runions
Chaque runion doit appliquer les rgles suivantes, quelle que soit son type.

4.2.1 Convocation
Une convocation [20] la runion est diffuse au pralable. Elle porte des indications
prcises sur :
1. le type de runion (comit de pilotage, comit oprationnelle, groupe de
travail ; comit de gestion des risques),
2. la date, lheure de dbut,
3. le lieu,
4. lobjet de la runion (objectifs, dcisions prendre),
5. lordre du jour propos,
6. les participants,
7. la liste vuelle des docums prparatoires.

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4.2.2 Rdaction, diffusion et approbation des comptes-rendus

Les comptes rendus [21] sont rdigs dans un dlai maximum de X jours ouvrs
partir de la date de la runion.
Lapprobation doit aussi seffectuer dans un certain nombre de jours ouvrs suivants
la date de rception du compte rendu.
Type de runion
Comit de pilotage
Comit oprationnel
Runion de groupe de
travail
Comit de gestion des
risques

Dlai de rdaction
7
5
3

Dlai dapprobation
15
5
5

Les comptes-rendus sont diffuss par courrier lectronique (e-mail).

Les remarques, faites de prfrence sous forme crite (forme libre), sont discutes
avec le rdacteur du compte-rendu, puis intgres sous leur forme finale dans le
compte-rendu dfinitif de runion.

4.3 Gestion du planning

Les diffrs lms (OTP, tches, ressources, charges de travail prvues) sont
introduits dans un docum qui permet d'tablir le planning prvisionnel du projet [6].
Pendant le projet, les charges de travail consommes et restant produire sont
rgulirem introduites dans l'outil pour contrler la tenue des dlais et diter des
tats d'avancem et le planning.
Ces oprations sont effectues sous la responsabilit du chef de projet.

4.4 Gestion du budget

Le suivi des charges consommes et des dpenses sur le projet est effectu par le
chef de projet au moyen dun fichier spcifique [ 7 ].

4.5 Gestion des ressources

Les ressources prvues sur le projet tienn compte :
des engagems pris dans les contrats (contrats dobjectifs, vuel contrat re le consortium retenu et
le projet , vuel contrat avec un prestataire) et dans les lettres de mission ;
des comptences requises pour assurer la prestation ;
des dlais ;
de la disponibilit attendue des ressources des partenaires.

La gestion des ressources sur ce projet suit la procdure de gestion des ressources
humaines de chaque tablissem.

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4.6 Gestion des risques

La gestion des risques est une mthodologie qui consiste examiner l'tat d'un
projet, idifier les risques qui en menac le bon droulem et agir pour rduire ces
risques.
Elle se dcompose en deux tapes :
L'valuation des risques
C'est le processus qui permet d'idifier et de mesurer les risques inhrs un projet.
Cette idification doit se baser sur des faits connus et approuvs par tous.
La matrise des risques
C'est le processus qui permet la prise de conscience des parties intresses et la
mise en oeuvre des actions appropries.

Chacune de ces tapes comporte plusieurs sous-processus. L'valuation des risques

comprend :
l'apprciation de la situation : constat et enregistrem des faits dcrivant l'tat d'un projet ;
l'analyse des risques : examen des facteurs de risques et de leurs effets cumuls sur le projet.

Aprs l'valuation des risques, le Chef de Projet dispose des lms ncessaires la
matrise des risques. Cette tape comporte galem deux sous-processus :
la prise de conscience : prise de conscience de la situation et prise de responsabilit des
personnes concernes ;
la suppression des risques : prise des dcisions et mise en uvre des actions ncessaires pour
rduire les risques idifis.

Les rsultats de ces deux processus sont pris en compte lors du contrle continu
pour une nouvelle apprciation de la situation.
Le tableau d'analyse des risques [8] est mis jour tous les 2 mois.
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4.7 Gestion des Modifications

Tout acteur du projet peut tout mom effectuer une demande de modification sous la
forme dune fiche modification [23] transmise au chef de projet qui effectue avec son
auteur une tude dimpact de la modification sur les charges et planning.
Il peut s'agir soit d'une mise niveau, soit d'une volution, soit d'une anomalie, soit
d'une extension ou d'une correction. Lacception ninclut pas seulem loutil
informatique. Elle comprend notamm les choix du projet (trajectoire, dfinition de lot).
Les modifications font lobjet dune fiche modification et sont valides par le comit
oprationnel ou le comit de pilotage.
Quand elle concerne une fonctionnalit , la fiche modification conti la description de
la modification et se substitue au cahier des charges et aux spcifications.

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5 DOCUMATION
Ce chapitre dcrit la procdure de gestion de la documation ainsi que typologie de
nomenclature du projet.

5.1 Processus de rdaction et validation des docums

5.2 Nomenclature
Tout docum est nomm en fonction de la nomenclature suivante :
[Nom du projet]- [Nom de ltablissem*]- [nom du docum]-[Version du docum ou date].
Ainsi, par exemple, le planning du projet datant du 27 juillet 2004 serait :
- Planning 27072004
* Le nom de ltablissem nest ncessaire que si le docum est propre celui-ci.

5.3 Gestion de la documation

Le processus interne dassurance qualit traite de la matrise et du cycle de vie des
docums, depuis leur cration ou leur re dans le projet (sils sont dorigine externe),
jusqu' leur destruction.
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tats des docums : Tout docum est class en docum volutif ou en docum non
volutif. Les docums volutifs pass par les tats : provisoire, valider,
rfrence et prim.
Idification des docums : Tout docum possde un idifiant unique et est enregistr dans un
index chronologique ou dans un dictionnaire
Structuration dun docum : tout docum conti des informations obligatoires.
Validation dun docum : tout docum doit tre valid.
Premption dun docum : un docum prim ne doit pas pouvoir tre utilis par
inadvertance.
Archivage des docums : les docums susceptibles dtre consults ultrieurem doiv tre
archivs.
Consultation des archives : modalits de la consultation.
Destruction des archives : rgles relatives la destruction des docums archivs.
Matrise des docums dorigine externe : les docums confis par les partenaires, par les
fournisseurs, les normes, doiv tre idifis et conservs en toute scurit.

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