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PROCEDURE

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Rév.
MAÎTRISE DES DOCUMENTS ET DES ENREGISTREMENTS

SOMMAIRE

1 - OBJET & DOMAINE D'APPLICATION

2 - MODE OPERATOIRE

2.1 - Documents concernés

2.2 - Emission et diffusion des documents


2.2.1 - Réception des documents externes
2.2.2 - Emission des documents internes
2.2.3 - Diffusion et archivage des documents

2.3 - Changement / modification des documents et des données


2.3.1 - Modification des documents externes
2.3.2 - Modification des documents internes

2.4 – Enregistrements
2.4.1 - Contenu des enregistrements
2.4.2 - Conditions physiques d’archivage

Edition originale
Rév Date Rédacteur Vérificateur Observations
Noms et Visas
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1 - OBJET ET DOMAINE D'APPLICATION


Cette procédure définit les règles pour la maîtrise des documents et des enregistrements.
Les documents requis dans le système de management de la qualité sont maîtrisés dans les conditions
définies dans les § suivants. Ils complètent les documents fournis contractuellement par le client et les
normes applicables.

2 - MODE OPERATOIRE
Les responsabilités sont définies dans chaque § ci-dessous et dans les instructions citées.
2.1 - Documents concernés
Les documents ont différents buts :
- définition générale de notre système de management de la qualité :
. MQ,
. procédures, fiches de consignes et imprimés...
- gestion des commandes :
. commande du client (et avenants éventuels),
. dossier technique client (cahier des charges),
. sous-commande d'approvisionnement, factures...
- historique des prestations (documents renseignés) :
. bon de travail,
. fiches de non-conformité,
. rapports et procès-verbaux.
- historique de l'organisation de la qualité :
. formation des intervenants,
. sélection des fournisseurs et sous-traitants,
. justification des étalonnages,
. audits internes et externes,
. suivi des actions correctives et préventives,
. suivi de la satisfaction clientèle,
. documents de gestion statistique...
- documentation générale de la société :
. normes et documents découlant de la législation ou de la réglementation,
. dossiers machines et matériel informatique,
. courriers divers…
2.2 - Emission et diffusion des documents
2.2.1 - Réception des documents externes
Les documents externes sont datés dès leur arrivée et remis dans les plus brefs délais aux
destinataires.
2.2.2 – Emission des documents internes
Les documents émis sont établis et vérifiés en suivant les instructions (procédures ou fiches
de consignes) spécifiques au type de document concerné.
La fiche de consigne définit la numérotation des documents du système de management de la qualité.

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2.2.3 - Diffusion et archivage des documents


Les documents sont gérés et diffusés, en suivant les instructions (procédures ou fiches de
consignes) spécifiques aux types de documents concernés.
Les documents du SMQ sont disponibles sur le réseau informatique, l’ensemble du personnel
peut les consulter auprès du RQ. Ceux nécessaires à l’activité sont disponibles aux endroits
appropriés.
La fiche de consigne définit les conditions d'archivage des documents généraux, normatifs et
réglementaires.
2.3 – Changement / modification des documents et des données
Toute modification d'un des documents ci-dessus doit être portée sur tous les exemplaires en
circulation ou en réserve.
2.3.1 - Modification des documents externes
Tout document en provenance de l'extérieur et se rapportant à un dossier en cours, est
automatiquement vérifié et comparé au document correspondant du dossier, afin de contrôler
s'il s'agit d'une nouvelle édition comportant des indications différentes de celles de l'édition
précédente.
S'il en est ainsi, la nouvelle édition doit être immédiatement transmise aux personnes qui
sont intervenues sur le document d'origine. Le circuit d'exploitation est le même que pour
l'édition précédente.
NOTE : Dans le cas où la modification remet en cause la fabrication, une fiche de non-
conformité est traitée conformément à la procédure interne.
2.3.2 - Modification des documents internes
Chaque fois qu'une modification doit être portée sur un document, la procédure à respecter
pour la mise à jour est identique à celle de l'émission.
La seule personne habilitée à porter une modification sur un document et à diffuser le
document modifié, est la personne qui a établi le document de base, ou celle qui la remplace
dans la fonction.
Cette même personne est responsable de la complète exploitation du document modifié
jusqu'à l'archivage des exemplaires périmés (sans omettre, si nécessaire, de soustraire les
documents annulés de tous les points de diffusion ou d'utilisation).
La qualité des modifications portées sur un document doit être contrôlée au même titre que
lors de l'établissement du document.
Chaque modification provoque le changement de l'indice de révision du document.
Un historique des révisions successives est géré sur les procédures, les fiches de consignes et
le MQ. Les passages modifiés lors de la dernière révision sont repérés dans la marge par le
numéro de cet indice.

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NOTE : Une modification manuscrite des documents qualité (directement en surcharge sur
ces derniers) peut être réalisée à titre exceptionnel et de façon limitée dans le temps, en
attendant la modification informatique définitive.
Une liste de référence (LDA), par famille de document, est tenue à jour par le responsable qualité.
Elle indique le titre, la référence et l'indice de révision applicable de chaque document.
2.4 - Enregistrements
Des enregistrements sont établis, identifiés et classés pour apporter la preuve de la conformité aux
exigences et du fonctionnement efficace du système de management de la qualité.

Les enregistrements sont établis et archivés par les responsables désignés ci-dessous
2.4.1 - Contenu des enregistrements
Les enregistrements se décomposent en deux types :
2.4.1.1 - Les documents relatifs à l'affaire proprement dite
Pour chaque commande réalisée, un dossier des enregistrements relatifs à la qualité
demandés contractuellement est fourni au client. Il contient en particulier les fiches
de non-conformités et dérogations éventuelles. A la demande expresse du client les
dossiers de compte rendu peuvent comprendre en outre :
- les documents concernant la définition de la commande proprement dite. Ces
documents sont établis par la socièté, ou ses fournisseurs et sous-traitants ...
- les documents concernant directement le matériel livré, (rapports de contrôle
renseignés, BL ...).
2.4.1.2 - Les documents de gestion de l'organisation qualité
Les "documents généraux" de gestion de la qualité sont établis et conservés dans la
Société où ils peuvent être consultés :
- revue de direction,
- formation et habilitation du personnel,
- maintenance des moyens (préventive et curative),
- vérification des dispositifs de surveillance et de mesure,
- gestion des non-conformités, des actions correctives et préventives,
- audits internes et externes,
- satisfaction et réclamations clients,
- qualification des fournisseurs et sous-traitants,
- justificatifs de la diffusion contrôlée,
- historique des manuels qualité, procédures, fiches de consignes et imprimés,
- sauvegardes informatiques,
- indicateurs qualité.
Le RQ, en collaboration avec l’encadrement et le secrétariat, assure de façon
permanente, et par type de document, le classement et l'archivage de l'ensemble des
documents originaux concernant l'organisation qualité de la Société.
2.4.2 - Conditions physiques d'archivage
Les documents archivés sont des originaux ou des copies lisibles et reproductibles. Les
conditions d'archivage sont définies dans la fiche de consigne.
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