CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO MANUAL DE AUDITORIA DE GESTIONPRESENTACION La Contraloria General del Estado, en su calidad de Organismo Técnico Superior de Control, presenta el Manual de Auditoria de Gestién para consulta y uso de los auditores gubernamentales de la Contraloria General del Estado y de las entidades y organismos del sector ptblico sometidos a su control, en cumplimiento de las disposiciones que constan en los articulos 211 de la Constitucién Politica de la Republica y 303, numeral 8, letra a) de la Ley Organica de Administracién Financiera y Control. Su finalidad es la de proporcionar criterios téenicos y legales, que sirvan de guia para uniformar el enfoque y los procedimientos de control que los auditores externos e internos gubernamentales, deberdn aplicar en la ejecucién de auditorias de gestién a entidades y organismos publicos, en-atencidn a sus actividades y caracteristicas propi El autor de este manual es el Dr. CPA Ramiro Andrade Puga, Director de Auditorfa 1, quien en el desarrollo de esta herramienta de trabaja, se coe en su experiencia itu ional, en actividades a control y otros instruments, de las Entidades Fiscalizadoras Superiores que integran la OLACEES. Las bases conceptuales y metodoldgicas fueron desarrolladas y experimentadas en Ia ejecucién de las cuatro auditorias de gestion pilote que realizé, bajo Ia direccién del referido Director, la Unidad de Auditoria i, de este Organism Técnico Superior de €pntrol. . Alfredo Corral Borrero CONTRALOR GENERAL DEL ESTADOCONTENIDO PAGINA PRIMERA PARTE.- GESTION GUBERNAMENTAL CAPITULO I: GENERALIDADES 1.1. Introduceién El Rol del Estado 1.3. Ei Control de Gestion 1.4 El Control Gubernamental SEGUNDA PARTE.- AUDITORIA DE GESTION CAPITULO II: BASES CONCEPTUALES 2.1 La auditoria de gestién en las Entidades Fiscalizadoras Superiores integrantes del OLACEFS 2.2 Fundamentos de la Auditoria de Gestién en el Sector Publico Ecuatoriano CAPITULO II: HERRAMIENTAS DE LA AUDITORIA DE GESTION Equipo Multidisciplinario Control Interno Riesgos de Auditoria de Gestion Muestreo en la Auditoria de Gestién Evidencias Suficientes y Competentes ‘Técnicas Utilizadas Papeles de Trabajo Pardmetros e indicadores de gestién CAPITULO IV: | METODOLOGIA DE EJECUCION DE AUDITORIAS DE GESTION 4.1. Flujo del Proceso de la Auditoria de Gestion 4.2 Fases del Proceso de la Auditoria de Gestién TERCERA PARTE.- CONSECUENCIAS 0 EFECTOS DE LA AUDITORIA DE GESTION CAPITULO V: — DETERMINACION Y TRAMITE DE RESPONSABILIDADES 5.1. Bases Doctrinarias y Fundamento Juridica 5.2. Tipo de Responsabilidades y su Tramite Administrative 5.3, Bjercicio de la Facultad Coactiva ANEXO. Guia para la elaboracién de indicadores de Gestién GubernamentalACUERDO NO 34 El Contralor General del Estado Considerando: Que Ia Constitucién Politica Capitulo 1; articulo 211, est debe realizar auditorias de piiblico y sus servidore transparencia y efi de la Republica del Ecuador, en el Titulo x, lablece que la Contraloria General del Estado gestién a las entidades y organismos del sector S, y debe pronunciarse sobre la legalidad, iciencia de los resultados institucionales; Que es propio de la auditoria de gestién, sin perjuicio del control legalidad y proteccién de los gestion institucional establecidas; de Tecursos piblicos, medir los resultados de la y coadyuvar para alcanzar los objetivos y met; as Que, es necesario que los auditores gubermamentales, tanto de Ja Contraloria General del Estado como de las unidades de auditoria interna de las entidades y organismos del sector piblico, dispongan deur instrumento normativo que contenga los fundamentos tedricos yla metodologia uniforme que sirva de guia en la realizacién de auditorias de gestion; En ejercicio de las atribuciones que le confi articulo 211 de la Constitucién Politica de | eren el inciso tercero del ja Repiiblica y el articulo 303, numeral 8, Administracion Financiera y letra a) de la Ley Organica de Control, ACUERDA: Expedir y poner en vigencia el Manual de Auditoria de Gestion para la Contralotia General del Estado y Entidades y Organismos del Sector Piblico sometidos a su controlLas entidades y organismos del sector piblico, sometidos al control de la Contraloria General del Estado, disefiarén, pondran en vigencia y actualizaran los indicadores de gestién teniendo como antecedente las propuestas técnicas contenidas en el presente manual y anexo, y el aporte de sus propias unidades administrativas y sus servidores. La Contraloria General del Estado periédicamente actualizaré el Manual de Auditoria de Gestion, a base de los nuevos criterios técnicos y legales que se emitan al respecto. Este Manual entrara en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicacién en el Registro Oficial. Dado en la ciudad de San Fray@isco de Quito, Distrito Metropolitano a; 2209 COMUNIQUESE “ = Dr. Aftredo Corral Borrero CONTRALGR GENERAL DEL ESTADO Dicté y firms el Acuerdo que anfecede el sefior doctor don Alfredo Corral Borrero, Contralor General\del Estado, en lla ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metrokolitano, a los heinte y dos dias del mes de noviembre del afio dos mil \no.~ CERTIFICO, \ bMildedrgy 4 Dr. Manuel Antonio Fraa\ SECRETARIO GENERAL DE LA CONTRALORIAPRIMERA PARTE.- GESTION GUBERNAMENTAL CAPITULO I: GENERALIDADES 1.1. Introduccién En el contexto internacional, la economia al fin de siglo anterior y en el presente siglo XXI, es la de un mundo sometido a una especie de imperativo tecnolégico; el proceso histérico ya no es monitoriado por el poder ejercido por “grandes potencias”, sino por la innovacién técnica, que parece orientada a la desarticulacién de los sistemas sociales que dieron forma a nuestra civilizacién, Las tendencias dominantes de la dindmica social contemporénea son: a) el aumento de desempleo y b) la concentracién del patrimonio, Por esta realidad, en el mundo se estin produciendo reformas e incluso verdaderas transformaciones en los ambitos politico, econémico y social, ya sea como producto del propio desarrollo humano 0 influenciado por avances de la ciencia y Ja tecnologia, tendientes a satisfacer las necesidades basicas y aiin suntuarias de la humanidad; esta situacién obliga a que los paises y sus organizaciones se adhieran a un mundo globalizado, intemacionalizado y multilateral, donde se dinamice el movimiento de los capitales, las comunicaciones y el comercio internacional, pues se entiende que la produccién de bienes y servicios sera para mereados universales. En la presente década, dos fuerzas diferentes dirigen el proceso hacia la globalizacién, la primera es la liberacién, el llamado al libre comercio; la segunda fuerza es, la tecnologia. En el Ecuador, vivimos entre ajuste financiero intemo y ajustes macro-econémicos; los ingresos fiscales han ido aumentando pero el Estado sigue tan pobre como antes, continiia reclamando més recursos y teniendo un déficit que puede tornase inmanejable; mientras tanto los eouatorianos, cada vez, sentimos con més fuerza que los servicios recibidos no guardan relacién con el aporte que hacen las esferas estatales. Pero lo grave es, que la deficiente situacién financiera viene acompafiada de un deterioro de la calidadde vida de los ecuatorianos, lo que no sélo significa una desgracia desde el punto de vista personal sino un costo econémico importante para la sociedad. La crisis econémica y social se evidencia en los siguientes indicadores: Segin el INEC el 31,10% de Ia poblacién ecuatoriana se hallan en la indigencia y el 36,38% viven en condiciones de pobreza. Los pobres se duplicaron entre 1995 y 2000 (Pasaron de 3.9 millones a 8.4 millones, con crecimiento del 115%); siendo los mas afectados los nifios (se hicieron pobres 2 millones de nifios més, es decir 1.500 por dia). EI PIB por habitante (pas6 de 1.621 délares en 1998 a 1.109 délares en 1999). El Banco Central de Ecuador para el afto 2000 reconoce un PIB por habitante de US$1.079 Segin el mismo Instituto, a octubre del 2001 la inflacién mensual lleg6 a 1,17%, la acumulada al 19,71% y la anual al 25,31%. La politica econémica contribuyé al empobrecimiento (en 1999, la devaluacién fue del 200%, la inflacién fue del 60%, los salarios reales cayeron en 40% y la salida de capitales privados fue equivalente al 20% del PIB). Los indicadores de empleo en el afio 2000, sefialaron: - Ocupados plenos 29.8% - Subempleo 49.9% - Desocupados 10.3%. EL INEC sefiala como canasta familiar bésica US$304.006 y la canasta familiar vital de US$229,20 para el afio 2001, sin embargo atin se mantiene el salario minimo vital general el US$4,00. Aproximadamente un 25% de la poblacién emigraron del pais en busca de trabajo y de seguridad para sus vidas y sus familias, registrindose una pérdida de un importante capital humano. El Ecuador sin duda atin no aleanza su capacidad de desarrollo econémico, ni tampoco, esti preparado para participar en una economia mundial cada dfa mas competitiva yexigente; esto se debe, a que en el pais, junto con la pobreza y desigualdad, ha coexistido la corrupcién administrativa, que es una forma de injusticia social, calificada como la epidemia del fin de siglo que constituye un verdadero freno para el desarrollo sociveconémico y funcionamiento de la democracia; por los hechos ocurridos y publicitados en el contexto internacional, Ilegando a calificamos como uno de los paises més corruptos de América Latina, Otro problema fundamental es la ingobemabilidad que se puede apreciar en los 18 afios de democracia donde se ha tenido mas de 20 Ministros de Finanzas y 7 Presidentes, todos de partidos politicos diferentes. En definitiva, se tiene una democracia ineficiente, sin embargo, no puede seguir con dificultades para ser gobemado, corresponde a todos el hacer un esfuerzo para identificar los problemas estructurales (en. vez de circunstanciales) y el ofrecer soluciones especificas y posibles de alcanzarse. 1.2 El Rol del Estado El Estado tradicional En el Ecuador y al igual que en otros paises se mantiene en la actualidad un Estado, que hace de todo y lo hace sin ninguna légica, ni social ni econdmica, no sdlo porque participa en todo tipo de actividades, desde la telefonia hasta el cemento, pasando por la educacién y la hoteleria. No tinicamente porque muchas de las actividades (tanto econémicas como sociales) las realiza en un entomo de engaiio a la poblacién, por ejemplo: pretende manejar una educacién gratuita cuando la gratuidad misma no existe (ni para los padres de familia, ni para los contribuyentes, en general) 0 porque la gratuidad simplemente significa 1a inexistencia de un servicio. Sino que el Estado es absolutamente irracional en su accionar, porque no trabaja con incentivos adecuados, no delega responsabilidades, la descentralizacién no conlleva un sentido de bisqueda de mejores servicios a mejores costos, en contra posicién podria combinarse un mejor servicio y costos mas razonables y asequibles.El Estado moderno Caracteristicas de Estado modemo debe ser Agil, eficiente y descentralizado; con gran decisin y legitimidad; con atribuciones para fijar rumbos y entregar orientaciones; un Estado que al establecer normas que regulan el quehacer de todos los miembros de la sociedad, permite y potencia la iniciativa privada en su expresién libre y realizadora, porque al mismo tiempo acomete con audacia proyectos y actividades que ayudan a hacer realidad el principio de igualdad de oportunidades y de mayor equidad social. Es un Estado normativo por cuanto contempla reglas que son requisitos de calidad que delimitan el comportamiento social: estableciendo jerarquias, creando rangos, fijando limites y compensando desigualdades. El sentido razonable de tales reglas, la universalidad en su aplicacién, la capacidad para exigir su respeto y la decisién para superar errores, determinan el Estado legitimo. Ademiés debe ser capaz de interpretar equitativamente las aspiraciones de todos sus miembros, constituyéndose en un real servidor de la persona humana. Esta connotacién de legitimidad incluye e involucra una condicién de eficiencia y efectividad. E] Estado debe ser eficiente y efectivo en el uso de los recursos, pero por sobre todo, en el manejo de ta “cosa piiblica” que incluye no sélo los aspectos econdmicos, sino que involucra ademas aspectos éticos, politicos, sociales, cientificos, culturales y cualquier otro inherente al ser humano viviendo en sociedad. Es un Estado competidor ya que la eficiencia y la efectividad necesitan de la competencia para desarrollatse, toda vez que ésta implica desafios y es en esta tltima condicién, en la cual el hombre despliega sus mayores potencialidades. Sin embargo, para poder competir, el Estado necesita agilidad para vencer obstéculos y aleanzar las metas y asi otorgar el mejor servicio a la comunidad.La agilidad implica rapidez en las respuestas y ademas soluciones acertadas. Por lo cual es necesario la descentralizacién, ya que permite acercar la solucién al lugar de cada uno, es decir donde se necesita, Un Estado que contenga estas caracteristicas puede ser denominado un Estado Moderno. Sin embargo, no es sélo una expresién de normas, sino que, también de las instituciones que lo componen y de las personas que lo integran. Es aqui donde las caracteristicas anteriores adquieren la mayor relevancia, es decir, en la actitud y comportamiento de los funcionarios piiblicos y en la gestién de los administradores politicos del Estado. Los primeros son trabajadores permanentes, los segundos son transitorios y sustentan el poder politico que les ha sido delegado por la autoridad soberana que es la ciudadania. Tanto el mandatario elegido como el funcionario permanente actiian en representacién y al servicio de la ciudadania y reciben de ésta los medios, recursos y bienes, que conforman el capital que entre todos aportamos para lograr el bien comiin. Por lo tanto, el primer compromiso y responsabilidad del ente piblico dice relacién con la utilidad y calidad del servicio que presta; enseguida, en un mismo plano, esta la obligacién de responder por el uso de los recursos, su proteccién y mantenimiento. No hay a este respecto diferencia alguna entre la actividad piblica y privada, toda vez que en uno y otro sector, quienes deben realizar las funciones reciben de sus mandantes los medios y elementos que permiten conseguir los objetivos institucionales, y cada cual es responsable ante este mandante por los resultados que se obtienen. En ambos sectores el que manda es el que aporta el capital, la nica diferencia radica en que en el ambito privado es més facil identificar al duefio del capital, en cambio en el Ambito publico los aportantes son todos los ciudadanos y a veces resulta dificil entender que ante ellos hay que responder. EI sentido de la democracia es que esta responsabilidad se haga efectiva, por eso cada cierto tiempo, el pueblo en la expresién mds clara de su soberanfa, desplaza o mantiene en el poder a quienes habia elegido para ejercer en su representacién ta Administracién del Estado.Es en este contexto donde la funcién de la Entidad Fiscalizadora Superior encuentra su misin y fundamento, es decir, en los dos aspectos que determinan el compromiso y responsabilidad de quienes ejercen el servicio piblico, esto es, en la utilidad y calidad de la funcién que prestan y en la obligacién de responder por el uso de los recursos, stu proteccién y mantenimiento. Para pronunciarse, la ciudadania necesita estar enterada de los resultados de la gestion de sus mandatarios y si ésta se efectiia de acuerdo a lo que establece la norma y determina el bien comin, Esta es la fuente y el sentido del control en la Administracién del Estado. El por qué y para qué, el cémo, dice relacién con la forma y los procedimientos, El propésito de este manual es proponer uno mas de esos procedimientos. vo rol del Estado Al Estado modemo le corresponde orientar a los ciudadanos, dirigirse a los resultados, preocuparse por el quehacer piiblico, fortalecer su imagen competitiva, actuar con mentalidad empresarial (creatividad), tener sentido de futuro y anticipacién, desconcentrar y descentralizar oportunamente, no temerle al mercado y asumir que sus servicios son demandados por consumidores exigentes. Los grandes lineamientos del Estado deben ser, planear objetivos especificos, evitar duplicidad de funciones, reducir costos operativos, eliminar el burocratismo, buscar resultados, combatir la corrupeién, modernizar la infraestructura, asimilar la innovacién y capacitar a los funcionarios. En la actualidad y como proyeccién futura se requiere tener un Estado pequefio y muy eficiente, que cumpla un rol promotor, facilitador de los proyectos de inversion y expansién de la produccién, que esté cerca del ciudadano y de sus necesidades, que preste asistencia a los sectores mas deprimidos de la sociedad, que priorice sus recursos y que cuente con el personal profesional y moralmente idéneo, que en suma, sea pilar de apoyo para el desarrollo del pais.El Estado, al igual que en la actividad privada, requieren tener Visin, Misién, Objetivos y Metas para poder medir resultados y evaluar su gestién en términos de eficiencia, eficacia y economia, para lo cual el Estado necesita implantar y profundizar una Cultura de Servicio. El Estado est obligado a reconceptualizar su papel en funcién de las necesidades urgentes de la poblacién; consecuentemente la Administracién Publica se reestructura para cumplir nuevos retos y prover servicios de calidad, unido a una 6ptima utilizacién de los recursos asignados, que trae consigo mayores exigencias para los funcionatios y servidores publicos, estos deben tener una actitud del Lider, vocacién de servicio, profesionalidad y la honestidad. En el Ecuador el proceso de modemizacién del Estado, es un hecho irreversible y de aplicacién en toda la administracién piblica y por ende, la Contraloria General del Estado no se encuentra al margen de esta situacién, por ello es necesatio que la Institucién emprenda este tipo de acciones con un nuevo enfoque de control, lo cual implica un cambio estructural de visién al futuro y la obligatoriedad de contar con modernas técnicas de evaluacin, control y auditoria pero a la vez es menester crear una nueva cultura organizacional, potenciar el recurso humano mediante la capacita: continua y la biisqueda permanente de la excelencia profesional. Para lograr estos objetivos es importante e inminente se emprenda en la aplicacién de la Auditoria de Gestion, como instrumento basico de medicién de la gestién publica y como una respuesta més eficaz para combatir la corrupcidn administrativa. Peto también es necesatio que simplifique procedimientos y agilite el tramite para la determinacién de responsabilidades derivadas de su actividad de control gubernamental Gestién en el Nuevo Estado El propésito de la modemizacién no debe ser otro que el satisfacer, en mejor forma, el bien comin. La modemizacién del Estado no debe ser otra que el satisfacer, en mejor forma, el bien comin de la sociedad mediante la utilizacién éptima de los recursos existentes. Para conseguirlo, se han planteado una serie de criterios, que sin llegar atener el cardcter de dogmas, circunscriben y delimitan el ambito del accionar piblico del Estado. - La subsidiaridad: El Estado s6lo actua en aquellos ambitos donde no se manifiesta la actividad privada. Rol Regulador: La subsidiaridad también implica aquello que se da en socorro 0 subsidio de otro. Cuando el mercado no asigna bien los recursos, cuando la participacién de los distintos actores no se da en igualdad de condiciones, el Estado debe asumir su responsabilidad para proteger a los mas desvalidos. Igualdad de oportunidades: los esfuerzos ptiblicos deben estar encaminados a Jograr un pais integrado en lo econdmico, lo social y lo cultural. Estructura minima necesaria: el tamafio del estado debe estar en justo equilibrio entre la subsidiaridad, su rol regulador y posibilitador de la igualdad de oportunidades. Politica fiscal sana: los equilibrios macro econémicos son la base sustentable de todo proceso de modemizacién. Descentralizacién: para que la accién del Estado tenga efectividad debe tener sentido para las personas, son estas las que saben de sus necesidades, por Io tanto, hay que acercar la gestién a las personas, lo cual implica llevar la oficina al lugar donde esta el usuario. Servicio al usuario: es necesario conocer al cliente, identificar sus necesidades, saber de sus demandas; slo entonces, se podra optimizar el servicio que otorga el Estado. Mision y Objetivos: identificar la misién, planificar y determinar objetivos, el mejorar las comunicaciones, maximizar las competencias de la entidad y mejorar la coordinacién entre los distintos niveles, es el desafio de hoy en las instituciones estatales.El desempefto y las normas: a gestién implica tomar decisiones, o sea implica tener libertad de maniobra dentro de las normas; sin embargo, se exige eficiencia y efectividad en la administracién aun cuando todo se encuentra reglado, La iniciativa, la creatividad y la superacién estén subyugadas por las normas, no obstante es necesario flexibilizar la aplicacién de las normas y valorizar més el desempefio, pero dentro del cumplimiento de ellas. La continuidad de politicas, planes y programas, cada vez se hacen més relevantes las, situaciones que deben ser enfrentadas con visién de pafs, independientemente de las visiones politicas ¢ intereses partidistas. EI Estado y sus Instituciones deben estar capacitados, no s6lo para identificar répidamente estas situaciones, sino que ademas para responder y enfrentar uniformemente la solucién de las mismas. De esta manera los planes y programas que se implementen para solucionar los problemas, permanecerén en el tiempo cualquiera sea el régimen del gobierno que administre el estado, Administrar con vision estratégica: a direccién de los Organismos piblicos es una actividad compleja y profesional como consecuencia de la globalizacién de la actividad econémica, el avance tecnolégico, la facilidad comunicativa y por sobre todo por los mayores requerimientos sociales. La ciudadania se encuentra cada vez mejor informada y mas educada, requiere una mejor gestién, por lo tanto, quien administra adquiere un compromiso técito, en cuanto a utilizar los recursos con eficacia, eficiencia, economicidad y efectividad. La gestién con visién estratégica responde adecuadamente a ese compromiso toda vez que su cumplimiento depende fundamentalmente de las decisiones internas de cada institucién y no de decisiones externas o de factores exgenos como podrian ser el nivel de la actividad econémica, los cambios politicos y las decisiones de los agentes privados. Esta gestién con visi6n estratégica dice relacién con los medios a través de los cuales la entidad asegura su continuidad y éxito en el logro de los objetivos, y se apoya en tres pilares fundamentales que son: los nuevos esquemas organizacionales, el desarrollo de estrategias y los nuevos sistemas y metodologias de informacién.Aplicando estos aspectos de gestién con visién estratégica al ambito piblico se llega al convencimiento que es necesario cambiar las formas de administrar el servicio piblico, a saber: a) Con relacién a los nuevos esquemas organizacionales: Tradicionalmente quienes ejercen las jefaturas en las entidades se determinan de acuerdo a criterios no siempre técnicos. En adelante, si se quiere administrar en forma eficiente slo deberd primar la calidad gerencial y la capacidad de gestion. Como la asignacién de funciones de cada cargo es cada vez mas dindmica debido a la rapidez de los cambios, la Administracién debe reaccionar y readecuarse constantemente, por lo tanto, Ia inamovilidad funcionaria se transforma en una pesada carga que se debe modificar. Mas atin cuando se manifiesta con fuerza la posibilidad de extemnalizacién (outsourcing) de algunas labores de servicio piblico hacia los privados. En una gestién con visidn estratégica cada nivel de la Institucién gestiona su propia actividad: 1a direccién superior ejerce una gestién politica estratégica, los mandos intermedios una gestién logistica y los mandos operativos una gestién téctica de ejecucién de planes y proyectos. De esta manera, el proceso de toma de decisiones se manifiesta mas de forma horizontal que en un sentido vertical, es decir se da entre pares funcionales, lo cual favorece la formacién de equipos de trabajo. En la administracién péblica se hace imperiosamente necesario la capacitacién de los ‘mandos intermedios para que sean capaces de formar y liderar equipos de trabajo. Con relacién al desarrollo de estrategias: Las estrategias constituyen un conjunto de decisiones y criterios unificados, coherentes ¢ integradores, que orientan la gestién hacia la obtencién de determinados objetivos estratégicos; por lo tanto, constituyen el medio que utilizaJa direccion de Ja entidad para reafirmar su continuidad vital y facilitar su adaptacién a una realidad cambiante. Con todo, el desarrollo de estrategias debe ser para liderar, y no sdlo para reaccionar frente al avance 0 liderazgo de otros. En este aspecto, la funcién del gerente piblico debe ser propositiva y no solamente contestataria a los requerimientos de la comunidad Con relacién a los nuevos sistemas y metodologias de informacién: Es en este contexto donde surge la necesidad de contar con informacién relevante como un elemento que hace posible la gestién eficiente y efectiva. Dicha informacién se obtiene mediante el uso creciente de la tecnologia de la informatica y através de la utilizacién de indicadores cuantitativos y cualitativos para medir la La gerencia piblica La Gerencia en la actualidad consiste en “dirigir una entidad, unidad operativa 0 programa de una manera eficiente, eficaz, efectiva, econémica y transparente”, La responsabilidad gerencial se define por el manejo de los recursos en funcién de su rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable), el criterio de economia en su administracién, procura el desarrollo organizacional de 1a institucién, asegura una positiva imagen institucional y preserva un impacto favorable en su ambito de accién. E] posicionamiento a futuro del gerente publico se basard en su Actitud de Servicio al Piiblico, su Competitividad, en base a un trabajo excelente no habra grandes diferencias entre el gerente piiblico y el gerente privado; pero ademds de ello debe ser siempre ejemplo de honestidad. Para una mejor comprensién de la gestion gubernamental es necesario definir los siguientes términos:La Responsabilidad y el Deber de Responder La responsabilidad de acuerdo a lo seftalado por el diccionario de 1a real academia espafiola: es “la calidad de responsable”, que proviene del latin responsum, lo cual es aplicable a aquel que esta “obligado a responder de alguna cosa o por alguna persona”, Es decir que, en primer término, la responsabilidad es eminentemente una condicién social, esto es, propia del hombre viviendo en sociedad, una obligacién del hombre en su interaccién con los demas hombres; o bien, desde el punto de vista teoldgico, en su interaccién con lo divino. En segundo término, y sélo analizando la relacién del hombre con los demas hombres, esta responsabilidad se manifiesta hacia varios aspectos y en diversos sentidos, como por ejemplo: la responsabilidad ética y moral del hombre hacia sus semejantes; la responsabilidad por el entomo, la naturaleza; la responsabilidad de responder ante los compromisos que contrae, y dentro de esto, la responsabilidad de responder ante una autoridad superior segtin un convenio, acuerdo, pacto 0 contrato, ya sea escrito o consuetudinario, Por su parte el término responder implica “satisfacer el argumento, duda, dificultad 0 demanda”’, De esta manera, si bien, la responsabilidad es inherente al “ser social” porque involucra al hombre viviendo en sociedad, cuando se relaciona con otros hombres o bien con la divinidad en el caso de su relacién con Dios; ademés, implica una relacién en distintos planos en cuanto a jerarquia, esto es, puede darse en una relacién de pares, o bien entre superiores y subordinados. Los anglosajones utilizan el término ACCOUNTABILITY para referirse al “deber de responder ante una autoridad superior”, término este, que al trasladarlo al espafiol, hasido traducido como “RESPONSABILIDAD”. Por lo tanto, la responsabilidad es una accién de rendicién de cuenta. {La rendicién de cuenta constituye en sf misma, una relacién de jerarquia, y se manifiesta en una connotacién natural al entender que “todos los individuos son responsables de Sus Propios actos”, o bien en su connotacién legal, cuando supone que “todo acto 0 acci6n debe ser transparente, sujeto a la ley, a sus reglamentos y al juicio prudente del individuo y del ente social”. De esta manera, el deber de responder, o rendir cuenta, es aplicable a todo individuo o Conjunto de individuos (cualquiera sea la forma de su comunidad) cuando se relaciona con una autoridad (cualquiera sea la forma de esa relacién) Asi se evideneia por lo dems, en la sociedad politica segiin veremos a continuacié Liderazgo, En primer lugar, empecemos por entender el concepto de Organizacién y para comenzar de alguna parte, veémoslo desde la perspectiva del proceso administrative. En Administracién cuando hablamos de organizacién la entendemos en su forma verbal Como estructurar, distribuir, ordenar u otro; sin embargo, también se puede tomar como tun sustantivo al decir que: organizacién es la forma de toda asociacién humana para el logro de un objetivo. Cada ver que dos © més personas se unen con algtin propésito, de inmediato se produce tun acto conjunto que es sinénimo de organizacién y de coordinacién que es su principio subyacente, La coordinacién nace desde el mismo momento en que esas personas combinan sus esfuerzos para conseguir un objetivo, toda vez que para conseguir la unidad de accién que permite lograr la meta comin, esos esfuerzos deben ser al unisono, o, al mismo Hempo. Esa unidad de accién sélo es posible si existe organizacién, Sin embargo, 13tampoco podria haber organizacién si no existe en el grupo alguien con poder para conseguir el esfuerzo coordinado, dando origen asi a la Jefatura. El poder es la capacidad para hacer algo y es manifiestamente una facultad individual que tiene o se entrega a una persona o entidad. En cambio la autoridad es inherente a la organizaci6n, ya que se genera en el grupo, emana de éste porque para hacerse efectiva necesita del acuerdo de todos, por lo mismo es subyacente al esfuerzo coordinado, la autoridad pertenece al colectivo y es entregada a un individuo en Ia forma de un mandato, determinando de esa manera el “poder” de utilizar la autoridad en nombre de todos, lo cual es reconocido por todos como legitimo, Asi surge la “Jefatura”, como expresién de la autoridad delegada por el grupo, es decir, es la forma que asume la autoridad cuando penetra en la Organizacién, Por eso donde la democracia prevalece, la autoridad emana del pueblo, es éste el que tiene el poder soberano y es quien delega la autoridad en jefes y mandatarios mediante el sufragio. Por lo tanto, la jefatura es la investidura que se otorga a estos mandatarios para actuar revestidos de la autoridad que emana del pueblo. Por otra parte, es importante tener presente que la autoridad adquiere valor cuando se ejerce con juicio y mediante el buen uso de la raz6n, de la justicia, de lo fundado y de lo legitimo, solamente entonces pasa a ser un derecho que se gana y que se ejerce con calidad. Por eso usamos la expresién “autoridad moral” cuando el poder se conjuga con la ética, En el ejercicio de la politica es evidente la distincién entre gobiernos elegidos y gobiemos de facto, que corresponde a la diferencia entre el derecho de autoridad adquirido mediante un proceso reconocido como legitimo y la mera posesién del poder obtenido por el uso de la fuerza o de otra forma, pero siempre de manera ilegitima. Por lo tanto, podemos afirmar enfiticamente que la autoridad se apoya en un derecho moral y como los derechos no pueden separarse de los deberes, cuando la Jefatura no usa sus derechos en la forma que sus deberes lo exigen, estard expuesta, antes o después, al fracaso,Todo esto nos leva a afirmar que ninguna organizacién tiene posibilidades de permanecer si no est asentada sobre una base sdlida de “valores morales”, entre los cuales destaca la “comunidad de intereses 0 servicio mutuo”; que implica obligaciones reciprocas entre sus miembros, en cuanto a que no sélo deben comprenderse y servirse mutuamente, sino que ademés, todos y cada uno de ellos deben saber cual es el fin perseguido, cémo éste satisface el interés individual de cada cual, y cémo también satisface el interés de todos, es decir, deben aprender que el logro del objetivo es esencial para el bienestar colectivo y ademas entender porqué lo es. E Principio de Gradacién, Escalamiento o de Jerarquia Se ha sefialado que la jefatura es la forma como la autoridad suprema se hace efectiva dentro de la Organizacién. El principio de gradacién permite damos cuenta como se manifiesta a través de toda la estructura, constituyendo un proceso mediante el cual se expresa la coordinacién hacia todos los niveles conformando una cadena de grados que da origen a la escala y determina la Jerarquia, Este proceso jerarquico tiene principio, procedimiento y forma, ellos son: 1a jefatura, la delegacién y la delimitacion de funciones. La Jefatura representa la autoridad, y atin cuando pueden existir organizaciones donde el soberano ejerza también la jefatura, el proceso natural es que este soberano, cualquiera que sea o donde resida, designe a los jefes. Asi ocurre al menos en democracia, donde es el pueblo quien designa y elige sus mandatarios, llémense: Presidente, Primer Ministro, Senador, Alcalde u otro. Por otra parte, la Jefatura al fluir hacia los distintos niveles, determina la forma como se construye la escala, Ese movimiento es la llamada “delegacién del poder”. Delegar significa traspasar la facultad de hacer algo y es consecuencia directa de la forma emo se ejerce la jefatura; aparece cada vez que una actividad excede las posibilidades de un jefe de manera que debe comenzar a delegar una autoridad igual a la suya, es decir, debe delegar incluso la facultad de delegar, generando en aquel que recibe la autoridad respecto del acto que motivé la delegaci6n. Asi se va dando sucesivamente hasta llegar 15al ultimo nivel, construyéndose una verdadera “cadena de grados” entre superiores y subordinados, donde el subordinado es responsable ante el superior por la ejecucién del trabajo, pero éste es responsable de que el trabajo se realice, continuando de esta manera hasta llegar al jefe maximo, cuya autoridad lo hace responsable de todo. Finalmente, la DELIMITACION DE FUNCIONES es consecuencia de la delegacién, ya que es el procedimiento mediante el cual, cada miembro de la organizacién sabe qué se espera de él, cual es su deber y cudnta autoridad le ha sido traspasada para levarlo a cabo. 1.3 ElControl de Gestién Definiciones Gestion Gestion es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtencién de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Esto busca fandamentalmente la supervivencia y crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco determinado por los objetivos y politicas establecidos por el plan de desarrollo estratégico ¢ involucra a todos los niveles de responsabilidad de la entidad, Gestién comprende todas las actividades de una organizacién que implica el establecimiento de metas y objetivos, asi como la evaluacién de su desempefio y cumplimiento; ademas del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia. Control Control es un conjunto de mecanismos utilizados para asegurar y evaluar el cumplimiento de los objetivos y planes diseftados y para que los actos administrativos 16se ajusten a las normas legales y a los referentes técnicos y cientificos establecidos para las diferentes actividades humanas dentro de la organizacién social. Control de gestién El control de gestién es el examen de la economia, efectividad y eficiencia de las entidades de la administracién en el ejercicio y proteccién de los recursos piiblicos, realizado mediante la evaluacién de los procesos administrativos, la utilizacién de indicadores de rentabilidad publica y desempefto y la identidad de la distribucién del excedente que éstas producen, asi como de los beneficios de su actividad, Propésito del control de gestion Al Estado le corresponde proveer de obras, servicios y bienes al pueblo como retribucién a la contribucién que éste realiza, mediante los tributos que entrega, es ahi donde nace su real derecho de exigir que los mismos sean de buena calidad, y entregados en forma oportuna a su servicio; pero también le interesa a la sociedad saber que la produccién sea como consecuencia de una gestién piblica, que procure la maxima productividad a un costo razonable que significa la utilizacién éptima y la proteccién de los recursos financieros materiales y humanos disponibles, evitando el desperdicio de los mismos o la apropiacién indebida para fines particulares sin importar el perjuicio que se cause a la sociedad y descubriendo el fraude y los indicios de responsabilidad penal. La gestién publica necesariamente tiene que realizarse como un imperativo social, entendido esto, que las autoridades, directivos y funcionarios que prestan su contingente en los diversos Poderes del Estado y en las instituciones y organismos piblicos, manifiesten y actiien con profesionalismo, mistica de servicio y transparencia. La gestion gubemamental, comprende todas las actividades de una organizacién que implica el establecimiento de metas y objetivos, asi como la evaluacién de sudesempefio y cumplimiento; ademas del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia, EI Estado, al igual que en la actividad privada, requieren tener Visién, Misién, Objetivos, Metas, Politicas y Estrategias, a efectos de poder medir resultados y evaluar su gestin en términos de eficiencia, eficacia, economia, ética y ecologia, para lo cual el Estado necesita implantar y profundizar una Cultura de Servicio. Ambito y objetivo general de la gestién publica La evaluacién de gestion en los sistemas de control interno, se refiere a medir la efectividad y eficiencia de las actividades, para lo cual es necesario realizar un proceso de evaluacién de los métodos que la direceién de una entidad u organismo establece en forma periddica y sistemética sobre los controles para cumplir con las normas legales, el buen uso y proteccién de los recursos, la identificacién y cubrimiento de riesgos y la responsabilidad del funcionario en relacién con unos estindares de resultados esperados proyectando acciones a futuro en busca de un mejoramiento continuo. El ambito y objetivo de la gestion publica, se lo puede concebir de la siguiente manera: Gestién Operativa- Sectores: de los servicios generales del estado, del desarrollo social y comunitario, de la infraestructura econémica, productiva, financiera, de valores y otros, propios de la misién y finalidad de la entidad u organismo. Gestién Financiera.- Que incluye la presupuestaria, del crédito, la tributaria, de caja o tesoreria, 1a contable y la de contratacién piblica, esta ultima en cuanto significa financiamiento para la adquisicién de bienes, adquisicion de servicios y realizacién de obras, y propiamente a la gestién contractual con su contenido legal y técnico.Gestion Administrativa~ General, de bienes, de transporte y construcciones intemas, de comunicaciones; de documentos (secretariado, biblioteca, imprenta, reproduccién de documentos y otros), de seguridad, limpieza y mensajeria, de recursos humanos, de desarrollo social interno e informatica Niveles de decisién Nivel politico estratégico: donde se toman las decisiones que permiten llevar a cabo con éxito el programa de gobierno y los compromisos contraidos con la ciudadania, expresado en planes anuales de accién o para un perfodo mayor, segtin haya sido definido con anterioridad. Este nivel se alimenta de la informacién que se prepara en Jos otros niveles, particularmente en el estratégico operativo Nivel estratégico operativo, donde se desarrolla la funcién de seguimiento y evaluacién, tanto en los ambitos administrativos como de los resultados alcanzados por la gestién gubernamental Nivel de politicas y planes, donde se ejecutan los lineamientos y orientaciones definidas en el nivel politico estratégico. Nivel de ejecucién de programas y proyectos que corresponde a la oferta que el gobierno le hace a la ciudadania para alcanzar los objetivos que se propusieron en las politicas y planes correspondientes. Instrumentos para el control de gestién El control de gestién como cualquier sistema, posee unos instrumentos para entenderlo, manejarlo y evaluarlo, entre ellos se encuentran: - Indices: Permiten detectar variaciones con relacién a metas 0 normas. Indicadores: Son los cocientes y parémetros que permiten analizar rendimientos, Cuadros de Mandos: Permiten la direccién y enfoque hacia los objetivos. Grificas: Representacién de informacién (variaciones y tendencias). Andlisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor superacién, Control Integral: Participacién sistemitica de cada area organizacional en el logro de los objetivos.- Hujogramas: Representacién simbélica o pictérica de un procedimiento administrativo. Uno de Jos instrumentos para lograr un buen control de gestién es la utilizacién de indicadores de economia, eficacia, eficiencia, calidad e impacto. Elementos de gestién El Estado requiere de planificacién estratégica y de pardmetros e indicadores de gestion cuyo disefio e implantacién es de responsabilidad de los administradores de las instituciones piblicas en razén de su responsabilidad social de rendicién de cuentas y de demostrar su gestién y sus resultados, y de Ia actividad profesional del auditor gubernamental que evaliia la gestidn, en cuanto a las seis "E", esto es, ECONOMIA, EFICIENCIA, EFICACIA, ECOLOGIA, EQUIDAD Y ETICA, en la forma que a continuacién se describen: Economia, son los insumos correctos a menor costo, o la adquisicién o provisién de recursos idéneos en la cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado y al precio convenido; es decir, adquisicién 0 produccién al menor costo posible, con relacién a los programas de la organizacién y a las condiciones y opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la adecuada calidad y procurando evitar desperdicios. La responsabilidad gerencial también se define por el manejo de los recursos en funcién de su rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable), el criterio de economia en su administracién. Eficiencia.- insumos que producen los mejores resultados con el menor costo 0 la utilizacién provechosa de los recursos, en otros términos, es la relacién entre los recursos consumidos y la produccién de bienes y servicios, se expresa como porcentaje comparando la relacién insumo-produccién con un esténdar aceptable 0 norma; la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor numero de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumo. Su grado viene dado de la relacién entre los dienes adquiridos o producidos 0 servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos, econémicos y tecnolégicos para su obtencién; incluye la relacién de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades; por tanto, es la relacién entre el rendimiento de los bienes, servicios u otros resultados y los recursos utilizados para producirlos. La eficiencia es lograr que las normas de consumo y de trabajo sean correctas y que Ia produccién y los servici 20ajusten a las mismas; que se aprovechen al maximo las capacidades instaladas; que se cumplan los pardmetros técnicos - productivos, que garanticen la calidad; que las mermas y los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio prestado sean los minimos; y, que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar. Se manifiesta en la misién o finalidad compartida, tener objetivos y politicas, una estructura operativa definida, disponer del personal idéneo, y tener una cultura de perfeccionamiento. Eficacia, son los resultados que brinda los efectos deseados, en otra palabras, es la relacién entre los servicios 0 productos generados y los objetivos y metas programados; €s decir, entre los resultados esperados y los resultados reales de los proyectos, programas u otras actividades; por lo que la eficacia es el grado en que una actividad 0 programa logra sus objetivos, metas u otros efectos que se habia propuesto; tiene que ver con el resultado del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse que Ia produccién 0 el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y que sea socialmente til el producto obtenido o el servicio prestado, La eficacia se determina comparando lo realizado con los objetivos previamente establecidos, o sea la medicién del cumplimiento de objetivos y metas. Se mide la Cficacia investigando las necesidades de sus clientes actuales y potenciales, como también del desempefio de los competidores actuales y potenciales, la permanente relacién con los clientes, la consulta de su grado de satisfaccién y la respuesta a sus reclamos y sugerencias. Ecologia, son las condiciones, operaciones y pricticas relativas a los requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestion institucional de un proyecto, programa o actividad. €s un elemento bisico de la gestién institucional, expresada en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su cédigo de ética, en las leyes, en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias vigentes en una sociedad Equidad, Implica distribuir y asignar los recursos entre toda la poblacién, teniendo en cuenta el territorio en su conjunto, la necesidad de estimular las areas cultural y econdmicamente deprimidas, y con absoluto respeto a las normas constitucionales ylegales imperantes sobre el reparto de la carga tributaria, los gastos, las inversiones, las Participaciones, las subvenciones y transferencias piiblicas. Interrelacién entre Economia, Eficiencia, Eficacia, Ecologia, Etica y Equidad En el proceso gerencial se observa la interrelacién entre la economia (recursos 0 insumos al menor costo), Ia eficiencia (recursos o insumos que producen los mejores resultados), la eficacia (resultados que brindan los efectos deseados), la ecologia (anilisis de los esfuerzos realizados para preservar el medio ambiente y la conservacién de los recursos, determinando sus costos y evaluando su impacto), Ia ética (la conducta ética de la organizacién y sus integrantes, traducida en acciones conecretas que evidencian la transparencia en la gestién) y la equidad (en cuanto a la entrega de servicios bienes y obras a toda la comunidad con la recuperacién de sus costos de acuerdo a la capacidad contributiva de los usuarios). La relacién se da por cuanto, la Economia se entiende por la adquisicién de recursos 0 insumos (financieros, materiales, humanos y tecnol6gicos) correctos al menor costo, para ser utilizados eficientemente en la produccién de bienes, servicios u obras previstos, permitiendo el logro de los objetivos, metas 0 beneficios esperados, que al ser entregados en las cantidades, calidades, a costos razonables y en forma oportuna, garantizando un efecto favorable en el entomo socio-econémico, sin afectar al medio ambiente y disminuyendo el dafio y costo ecolégico, evidenciando en la gestién una conducta y moral institucional que garantice la transparencia en su accionar. A més de las seis "E", son parte del control de gestidn los seis términos que a continuacién se indie: Rendimiento, es la gestién gerencial o desempefio en busca de la Eficiencia con Eficacia més Economia; es decir, la medicidn de calidad de trabajo més el logro de objetivos que en conjunto nos aseguran una gestién unitaria en un sentido sistemético y realizador por el esfuerzo productivo, objetivos versus metas. Es indispensable orientarse hacia la excelencia mediante una gestién trascendente, que permita la satisfaccién del cliente incluso por encima de sus expectativas Calidad, es la cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio prestado satisface la necesidad del usuario o cliente. Se refiere a los procesos sisteméticos utilizados por la institucién para asegurar la ejecucién o entrega de sus productos 0 22servicios, cada vez con mejor calidad; se evalia ademés el control de dichos procesos y su mejoramiento continuo, de modo de asegurar Ia entrega de servicios y/o productos; ylo el cumplimiento de programas de manera que satisfagan crecientemente al usuario y aseguren el uso eficiente de los recursos institucionales Resultados, es la relacién con los niveles de calidad y mejoramiento obtenido sobre la base del andlisis de la satisfaccién de las necesidades y expectativas de los usuarios, y del andlisis de las distintas operaciones del servicio, a todo lo cual podrian y deberian estar contenidos en los indicadores de gestién. Son los elementos de gestion més importantes, por cuanto el auditor puede comprobar si los pardmetros o indicadores disefiados por la administracién de la entidad, se traducen o sirven para medir efectivamente: Ia calidad de los programas, productos 0 servicios; el mejoramiento de Ja productividad y la calidad en los procesos principales y en las areas de apoyo; en la calidad de los proveedores, en la gestién financiera, en la satisfaccién del usuario y la satisfaccién del personal. Impacto: Repercusién a mediano o largo plazo en el entorno social, econémico 0 ambiental, de los productos o servicios prestados. Incluye la obtencién de informacién y percepcién de la comunidad respecto de los servicios, prestaciones y productos que se ponen a disposicién de los ciudadanos, de sus compromisos de calidad, de servicio, su grado de cumplimiento y las compensaciones por incumplimientos. Parte de la medicion del impacto es referirse a la proteccién del medio ambiente y a la conservacién de los recursos. Excelencia Gerencial.- Es la basqueda del logro de los objetivos corporativos, asegurar la dindmica de la organizacién, mantener una adecuada moral del personal, y principalmente buscar la satisfaccién de los clientes. Control Intemo.- Es un instrumento de gestién, por consiguiente, la responsabilidad en cuanto a la idoneidad, eficacia y estructura del control interno incumbe en primera instancia, al personal directivo. El control intemo gerencial es importante para los ejecutivos 0 administradores de entidades piblicas por cuanto proporciona condiciones para poder confiar en la solidez de las operaciones y actividades realizadas en distintos niveles y lugares; cuanto mayor es el tamafio de la entidad publica, ain mas importante es su sistema de control interno para las funciones que tienen encomendadas su administracién,Planificaci6n estratégica Una herramienta muy «itil para la gestién institucional, es la planificacién estratégica, toda vez que constituye un proceso estructurado y participative, mediante el cual una organizacién apunta a la especificacién de su misién, a la expresion de esta misién en objetivo y al establecimiento de metas concretas de productividad y de gestién, Para conocer en que medio nos desenvolvemos, es importante que los directivos se pregunten; ;dénde estamos?, 2qué somos?, ,qué hacemos?, zhacia donde vamos?. Para ello es necesario definir la visién, que es la habilidad para ubicarnos en un entorno real, pues desarrollando una clara visién hacia donde la entidad necesita dirigirse o ubicarse en los proximos afios. Administrando la pregunta: {qué somos? y gqué seremos?, se inicia el proceso direccional y el establecimiento de una solvente identidad organizacional. Como se sabe, determinar la misién de una organizacién, Ilamese Estado, Institucién 0 Servicio, es formalizar su propésito, esto es, su razén de ser. Con todo, un aspecto importante es tratar de superar, el enunciado muchas veces formal ¢ impreciso de la respectiva ley orgénica institucional, toda vez que, generalmente estas leyes son antiguas y casi siempre recogen solamente objetivos y funciones institucionales, pero no la misién que es distinta La definicién de la misién debe constituirse en un proceso mucho més dindmico, abierto a la revision de las funciones, necesidades, productos y grupos de usuarios del respectivo servicio. Algunas de las preguntas que casi siempre estén presentes en este caso son las siguientes: - Para qué existe la institucién? ¢Cudl es el ambito interno y extemo en que opera la entidad? {Cuéles son los principales productos y servicios que entrega? {Cuil es su especificidad? {Qué restricciones y posibilidades otorga el marco legal? ¢Cual es la percepcién de los directivos de la situacién de la entidad? éCual es la percepcién de los funcionarios en tomo a la situacién del servicio? 2 Qué piensan los funcionarios respecto de su propio rol 0 funcién?{Coinciden las percepciones de las jefaturas con la de los funcionarios? éQuignes son los usuarios? Qué opinan los usuarios acerca de la calidad del servicio? {Cual es la poblacién objetivo y cual es la cobertura actual? Por su parte, los objetivos institucionales, constituyen una declaracién formal de lo que el conjunto de actores desea alcanzar producto de la gestién institucional. Por lo general, en algunas entidades, los objetivos constituyen una declaracién permanente de Jas aspiraciones institucionales en el futuro, o bien en otras, contemplan los propésitos de mediano y largo plazo a ser cumplidos mediante la gestién institucional. Los objetivos institucionales surgen como respuesta a una pregunta esencial {Qué debemos hacer en el mediano y largo plazo, o en forma permanente, para que la institucién tenga un accionar coherente con su misién? Por lo tanto, tienen que ser relevantes a la actividad institucional, tanto en su impacto hacia el interior de la organizacién en cuanto a reestructuraci6n, planificacién, procesos productivos, etc.; como también hacia el exterior, en cuanto a lograr mayor cobertura, mejorar la calidad y oportunidad del servicio, etc Las metas de productividad son la expresién de lo que se quiere alcanzar en cada érea 0 sector, en término de productos o servicios puestos a disposicién de los usuarios. Contienen una declaracién explicita de los niveles de actividad 0 de los estindares de productividad que son necesarios y posibles de lograr. Se pueden proyectar en plazos cortos (un afio), medianos (entre uno y tres afios), y largo (mas de tres afios); sin embargo, deben ser susceptibles de revisar a medida que se van alcanzando. Pueden ser cualitativos, cuando hacen referencia y acciones no cuantificables, como seria por ejemplo, la regulacién de mercados, la formulacién de politicas o las relaciones exteriores, 0 cuando responden a objetivos de cardcter normativo, cuya finalidad es dar un marco ético politico al accionar de la institucién. También seran cuantitativos, cuando se refieren a cantidades de productos, servicios, tiempos, etc. Las metas de productividad, generalmente responden a la pregunta: {Cudnto?. Las metas de gestién son diferentes a las anteriores, en cuanto a que, aquellas se refieren basicamente a los niveles de actividad 0 produccién, en cambio estas hacen referencia a 25Ja calidad de los procesos que dan lugar a la obtencién de dichas actividades 0 productos. La meta puede ser interna (eficacia y eficiencia), o externa (calidad del servicio). Una meta de gestién debe contener el propésito de mejorar los procesos institucionales en alguna de sus dimensiones, esto es: calidad, eficiencia, eficacia y economia. En cierto sentido responde a la pregunta: gCémo? Con todo, una meta de gestidn deber ser un compromiso institucional, cuyo cumplimiento dependa basicamente de su propia accién interna y no de las decisiones de otros entes extemos, 0 de factores exdgenos como podrian ser: el nivel de actividad econémica, las decisiones de agentes privados, cambio de demanda y otros. Alcance y orientacién del control de gestion Orientacién al usuario: el impacto final debe estar centrado en el usuario, lo cual se logra cuando la administracién adopta las medidas correctivas que permiten mejorar el servicio y por ende la satisfaccién de la gente. Integracién con el sistema nacional de control: las labores de control intemno y externo deben ser planificadas con la vision de que existe un Sistema Nacional de Control, para coordinar los esfuerzos y evitar duplicaciones. Valorar la importancia del personal: los esfuerzos para lograr mejoras deben concentrarse en los recursos humanos por sobre las innovaciones de estructuras y sistemas, toda vez que estos constituyen solamente un apoyo del cual las personas se valen para lograr los objetivos institucionales. Incorporacién de indicadores: Para orientar la labor verificadora, sin duda que deberén considerarse ciertos indicadores de gestién que puedan ser posibles de utilizar al determinar planes y programas, como ser: monto de recursos involucrados, sensibilidad del impacto social, riesgo inherente, importancia asignada por Ia propia administracién, costo de oportunidad y otros.Aspectos que deben ser verificados por el control de gestién Liderazgo y Compromiso de Ja Direccién, serfa indagar cémo los méximos responsables de la institucién estén involucrados en crear condiciones, asignar recursos para el logro de metas de calidad, sostener y apoyar sus valores en conducir la organizacién hacia la excelencia, Valores de la Institucién en cuanto a comprobar la vigencia de los principios del Servidor piblico, es decir el auditor deberd verificar si esos principios estén presentes en el quehacer institucional. Gestion para_lograr Calidad, se refiere a las politicas y pricticas aplicadas para involucrar a las jefaturas de los distintos niveles, profesionales, técnicos y administrativos y a los representantes de los trabajadores en la gestién y supervision de la calidad, Satisfaccién del Usuario, corresponderia al conocimiento y habilidad de la institucién, haya sido capaz de detectar y satisfacer las expectativas y necesidades presentes y futuras del usuario, utilizando las estrategias y planes para mejorar y crear un ambiente que privilegie la orientacién del usuario. En consecuencia, deberé comprobarse los mecanismos que utiliza la organizacion para conocer, antes, durante y después del servicio prestado, grado de satisfaccién o insatisfaccién de los usuarios con relacién a los diferentes servicios que la entidad entrega y esto a su vez comparar con otras organizaciones nacionales y extranjeras. Desarrollo de Jas Personas y la Organizacién, corresponde a los esfuerzos que realiza la organizacién para crear un ambiente que privilegie la participacién de los funcionarios, el despliegue de su creatividad, la interaccién de cooperacién y colaboracién en el mejoramiento de los procesos y de la entrega final del servicio. Para obtener una mejor Bestion de personal, se debe motivar ¢ incrementar la responsabilidad, autoridad y capacidad del personal. Planificacién, examina los procesos de planificacién realizados por la institucién para definir y lograr los objetivos estratégicos, operativos y financieros que se ha propuesto, 27segtin Ia orientacién de las politicas mas generales vigentes, se incluye ademés, el proceso de generacién de planes de corto, mediano y largo plazo relacionado con el mantenimiento © mejoramiento de los servicios entregados. Deberd conocerse la visién, misién, objetivos generales y metas, priorizados por la entidad con el propésito de lograr altos niveles de calidad en el servicio, comprobando que para cada objetivo general, se incluyan los referentes a calidad. Gestién de la Calidad de los Servicios y/o Productos Entregados, se refiere a los procesos sistematicos utilizados por la institucién para asegurar la ejecucién o entrega, de sus productos o servicios cada vez. con mejor calidad, Se evaluara ademés el control de dichos procesos y su mejoramiento continuo, el modo de asegurar la entrega de servicios y/o productos; y/o el cumplimiento de programas de manera que satisfagan crecientemente al usuario y aseguren el uso eficiente de los recursos institucionales. Para ello se deberé examinar los sistemas de disefio, redisefio ¢ introduecién de nuevos productos 0 servicios cuando sea factible, determinndose si las necesidades de los usuarios se transforman en caracteristicas del producto 0 del servicio que se otorga de acuerdo a estindares previamente definidos para ellos. Un aspecto importante es determinar la forma como la entidad prioriza sus metas con relacién al mantenimiento y mejoramiento continuo de la calidad de sus procesos, productos y/o servicios 0 el desarrollo de sus programas. También debemos considerar los métodos de identificacién de debilidades en los procesos las medidas aplicadas para el mejoramiento efectivo, la metas planteadas y las medidas de descentralizacién y de desconcentracién, Informacién y Analisis, se refiere a la efectividad, alcance, validez, andlisis y utilizacién de los datos e informacién considerados en la gestién de la institucién. Determina eémo estos son pertinentes al tipo de organismo o entidad y a sus propésitos y si permiten mejorar permanentemente los procesos para alcanzar la satisfaccién del usuario, el bienestar de! personal y una éptima utilizacién de los recursos disponibles. Relacién_con la Comunidad y el Medio Ambiente, se refiere a los esfuerzos de ‘mejoramiento realizados por la entidad con relacién a su entorno natural y social. Cémo trabaja por afectar positivamente su entorno y cémo mejora sus distintos procesos para 28conseguirlo, Ademas analiza los distintos esfuerzos realizados para preservar el medio ambiente y la conservacién de los recursos, incluso la condueta ética de la organizacién © entidad traducida en acciones concretas. También se considera la efectividad y ‘ransparencia con que el servicio o institucién informa a la comunidad de sus actividades. Para ello se analizan los siguientes aspectos: Informacion y percepcién de la comunidad y Proteccién del medio ambiente y conservacién de los recursos. Resultados, es la relacién con los niveles de calidad y el mejoramiento obtenido sobre la base del andlisis de la satisfaccién de las necesidades y expectativas de los usuarios y del analisis de las distintas operaciones del servicio, las mismos que deberian estar contenidas en Indicadores de Gestién. 1.4 El. Control Gubernamental EI Estado no es solamente la expresién de normas sino también de las instituciones que Jo componen y de las personas que lo integran y en ese contexto se dijo también que el servicio publico tiene dos sentidos que determinan el compromiso y la responsabilidad de quienes ejercen y laboran en él, uno dice relacién con la calidad del servicio que se presta, el otro, tiene relacién con la obligacién de responder por el uso de los recursos, su proteccién y mantenimiento y que, tanto el Administrador politico del Estado, es decir los mandatarios elegidos, como a su vez los funcionarios que trabajan para el Estado SON RESPONSABLES Y DEBEN RESPONDER por la forma como dan cumplimiento a estos dos aspectos del servicio piblico. Los primeros ante la ciudadanfa y los segundos, ante éstos. Para pronunciarse, la ciudadanta, necesita conocer y estar enterada de los resultados de la gestién de sus mandatarios, ya que las distintas opciones, la variedad de alterativas y las prioridades, implican decisiones que involucran atencién parcial o global de las necesidades.En el comienzo, cuando los Estados eran pequefios o bien la expresidn ciudadana estaba radicada en un pequefio grupo de elegidos, era facil que estos ciudadanos se enteraran de las “cosas” de gobierno y pudieran decidir de acuerdo a las circunstancias. Sin embargo, cuando el Estado crece y se hace mas complejo en su actividad, pero sobre todo, cuando la expresién ciudadana alcanza a mas y més actores; es indispensable para ésta contar con la asistencia de entes especializados, cuya misién sea: verificar para ella, si la gestién de los mandatarios se efectia de acuerdo a lo que establece la norma y determina el bien comin, y le informen oportunamente, ayudéndole a adoptar la decisién que corresponda. A la Contraloria General del Estado, le corresponde pronunciarse ante la opinién publica sobre el grado de atencién de parte del Estado que ha recibido el ciudadano comin y de precautelar a través del control los intereses piiblicos que la actividad administrativa puede eventualmente comprometer y especialmente en cuanto a proteger la integridad del patrimonio publico a través del control de la correcta inversién de los recursos estatales. El articulo 211 de 1a actual Constitucién Politica de la Repiblica, textualmente establece lo siguiente: “La Contraloria General del Estado es el organismo técnico de control, con autonomia administrativa, presupuestaria y financiera.. Tendré atribuciones para controlar ingresos, gastos, inversién, utilizacién de recursos, administracion y custodia de bienes piiblicos. Realizard auditorias de gestién a las entidades y organismos del sector piiblico y sus servidores, y se pronunciaré sobre la legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados institucionales. Su accién se extenderd a las entidades de derecho privado, exclusivamente respecto de los bienes, rentas y otras subvenciones de cardcter piiblico de que dispongan’” El mandato constitucional citado, concibe al control gubemamental como garantia del buen uso y proteccién de bienes y recursos piblico (bienes de uso piblico: puentes, carreteras, etc. y bienes de las instituciones piblicas utilizados para la prestac servicio piiblico), que le corresponde a la entidad de control.El Organismo Técnico Superior de Control, concibe como su misién, a los deberes, funciones y atribuciones institucionales; por este motivo debe -xaminar y evaluar la gestién financiera, administrativa y operativa cumplida por las entidades del sector pitblico y sus servidores sin excepcién alguna, y del sector no gubernamental que participa en bienes, rentas y otras prerrogativas de carécter piiblico, verificando legalidad, correccién, transparencia, eficacia y economia en el uso de recursos, pronunciéndose sobre la efectividad de los resultados institucionales y estableciendo las responsabilidades inherentes; ademds, brindar asesoria en la dreas de su competencia.”. La facultad de control también la tiene con las entidades de derecho privado exclusivamente de los recursos piblicos que ellas La entidad de control ha fijado como visién de futuro, lo siguiente: “La Contraloria General del Estado, seré siempre un organismo técnico con plena autonomia administrativa y financiera, de reconocido prestigio, confianza y credibilidad, por la efectividad del control que ejerce, por su gestién transparente y por su permanente lucha por combatir la corrupcién- Seremos una institucién sin injerencia partidista que aplique metodologias modernas de control para procurar que {a gestin de la administracién piiblica sea efectiva y que utilicara los recursos para satisfacer las necesidades de la comunidad- La Contraloria General del Estado sustentard sus acciones en un marco legal actualizado; en la planificacién estratégica y operativa; en su sélida estructura; en un sistema integrado de la informacién basado en tecnologia moderna; en su recurso humano capacitado y comprometido; y, en su capacidad para adaptarse a los cambios del entorno y a las nuevas necesidades de sus usuarios.” Para viabilizar su gestion de control de los bienes, también se ha fijado politicas entendidas como orientaciones de cardcter general que guian la gestién institucional Ademés, objetivos, entendidos como los propésitos , los productos institucionales que se desee alcanzar, expresados como productos cuantificables, medibles, identificables en su calidad y tiempos para obtenerlos y, con los atributos de los indicadores de gestién institucional antes mencicnados. El Ambito y el papel del Estado cambia a través de la historia, se modifica en el mediano y largo plazo; en forma similar sucede con el control estatal, depende de concepciones ideolégicas, factores politicos, sociales, nacionales ¢ internacionales. Al control estatal se lo puede clasificar asi Segiin el tiempo en que se aplica: Previo, Continuo y Posterior Segiin el sujeto activo: Interno y Externo 31Segin la materia: Politico, Tributario, Fiscal, Gubernamental, Financiero, Econémico, Social, Constitucional y Juridico. El control estatal de Ja Contraloria General del Estado se lo realiza a través de la auditorfa gubernamental, constituye un elemento esencial de apoyo a la gerencia piblica modema, que aporta sustantivamente, en base a sus opiniones y recomendaciones, a una oportuna y adecuada toma de decisiones; a su vez, que contribuye a la éptima utilizacién de los recursos para una gestién publica mas eficaz. Este control o auditoria gubemamental es practicado por los auditores extemos de la Contraloria y por los auditores intemnos de las diversas entidades y organismos del sector piblico. Diferentes funciones del Estado, instituciones piblicas y privadas y la misma sociedad civil han reconocido la gestién eficaz y transparente de la Contraloria, no obstante, debe modernizarse para que ofrezea un mejor servicio en sus actividades de control gubernamental; con este propésito cabe las siguientes acciones El fortalecimiento institucional de la Contraloria puede ser hecho por propios técnicos y como fruto de un esfuerzo concertado de autoridades y servidores; pero es fundamental que cuente con el apoyo humano y financiero externo. Es prioritaria Ia expedicién y sancién de la Ley Organica de Control, Fiscalizacién y Auditoria del Estado de la Contraloria General del Estado que se encuentra en el Congreso Nacional y que fue el resultado de la experiencia y preparacién de todos Jos integrantes de la misma. Paralelamente y por tratarse de sistemas complementarios, es urgente se presente a la Legislatura el proyecto de la Ley Orgénica de Gestion Financiera del Estado que tiene preparado el Ministerio de Economia y Finanzas El impulso a Ja auditoria de gestién para todas las entidades y organismos del sector piblico a nivel nacional, como actividad de control principal, llegdndose a constituir como complementarias la auditoria financiera y los exémenes especiales. Es reconocido el desarrollo profesional y experiencia de los servidores de la Contraloria, pero es evidente la necesidad de mayor capacitacién y tecnificacién, a mis de dotarles las herramientas necesarias. El esfuerzo institucional de la Contraloria debe orientarse hacia el logro de los resultados planificados, con productos de calidad y al menor costo posible. 32SEGUNDA PARTE.- AUDITORIA DE GESTION CAPITULO II: BASES CONCEPTUALES, 2.1 La auditoria de gestién en las Entidades Fiscalizadoras Superiores integrantes del OLACEFS En la actividad de control constituye una etapa superior la auditoria de gestién, que tiene cabal aplicabilidad tanto en Jas entidades piblicas como privadas, Sin embargo, en nuestro pais atin no se practica este tipo de auditorias, las firmas privadas generalmente realizan auditorias para dictaminar estados financieros y ocasionalmente auditorias operativas; la Contraloria General del Estado, desde hace més de 20 afios, en su control gubemamental habitualmente realiza exémenes especiales (70 %), auditorias financieras (20 %) y auditorias operacionales (10 %).. En otros paises en cambio, ya se tiene experiencia en la ejecucidn de auditorias de gestion que han generado resultados positives en favor de las entidades y redifiniciones importantes en la concepcién de la profesion de auditoria. De lo que se conoce en nuestro medio, esta auditoria la vienen realizando las Contral Generales u Organismos Superiores de Control Gubemamental, tal es el caso de Canada y México desde las décadas de los afios 70 y 80 respectivamente, de Perit y Cuba desde 4 y 3 afios en su orden. A continuacién se presenta la definicién y el proceso de auditoria de gestion de varios paises y posteriormente, basados en la experiencia de auditoria gubernamental en nuestro medio y de las experiencias de auditoria de gestién en otros paises, con un enfoque gubemamental, se definird en qué consiste, los propésitos y la metodologia de la Auditoria de Gestion,