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Les sminaires du cabinet Masnaoui Mazars

L ELABORATION ET LE SUIVI
DES MANUELS DE PROCEDURES

Sminaire anim par :


Monsieur Nabil BAYAHYA - Directeur de mission, Masnaoui Mazars Consulting Systems
MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

SOMMAIRE
SOMMAIRE
GENERAL
Partie 1.

Prsentation du manuel de procdures

Rappel de la loi 9/88 article 4


Dfinition du manuel de procdures
Objectifs du manuel de procdures
Nomenclature du manuel de procdures propose le cabinet Masnaoui
Mazars

Partie 2. Mthodologie d approche

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

1.

Relev de l existant
Reconstitution des circuits d information
Tests de comprhension
Rapport prliminaire la direction sur les points de procdures amliorer

2.

Contenu du manuel de procdures


Informations gnrales
Fiches de fonctions et de postes
Procdures oprationnelles
Procdures fonctionnelles
Etats de sortie

SOMMAIRE

3.

Description du Manuel de procdures


Module Ventes - Clients
Module Achats - Fournisseurs
Module Immobilisations
Module Paie
Module Stocks
Module Trsorerie
Cycle de clture comptable

4. Les annexes du manuel de procdures


Le plan comptable
l organigramme des services comptables
les principaux schmas d criture

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1. Prsentation du manuel de procdures

Contexte et rappel de la loi

Dfinitions

Objectifs

Nomenclature propose
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Pourquoi un manuel de procdures ?

Une obligation lgale;

Contexte

Une ncessit oprationnelle que nous verrons travers les


objectifs un peu plus loin.
Dfinition

Objectifs

Nomenclature
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A quelle occasion est on amen concevoir et mettre


en uvre des procdures ?

Suite des volutions majeures

Contexte

Rorganisation de la structure,
(re) informatisation,
Dconcentration des activits,
Intgration de nouveaux mtiers.

Dfinition

Ou la recherche d amlioration constante


Plan daction qualit totale,
Evolution des rgles de gestion
Evolution des outils informatiques.

Objectifs

Nomenclature
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Rappel des Obligations lgales

Le manuel dorganisation comptable est rendu obligatoire


par la loi N 9-88 relative aux obligations comptables des
commerants.

Article 4 de la loi n 9-88 : Les personnes assujetties la


prsente loi dont le chiffre daffaires annuel est suprieur sept
millions et demi de dirhams (7.500.000 DH) doivent tablir un
manuel qui a pour objet de dcrire lorganisation comptable de
leur entreprise.

Contexte

Dfinition

Le code gnral de normalisation comptable a dict la


mme disposition
Cette disposition est applicable lensemble des entreprises du
secteur public et tendue lensemble des assujettis la loi
comptable par avis du Conseil National de la Comptabilit

Objectifs

Nomenclature
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Lanalyse de cette disposition de la loi comptable et du


C.G.N.C permet de dgager certaines observations :
Personnes assujetties

Toute personne physique ou morale ayant la qualit de


commerant au sens du code de commerce .

Date dentre en vigueur


Toutes les personnes assujetties doivent disposer dun manuel
dorganisation comptable partir du 1/1/94.

Contexte

force lgale de cette disposition


Le manuel dorganisation et de procdures comptables est un
document obligatoire, au mme titre que les autres supports et
livres lgaux requis des personnes assujetties.

Dfinition

Objectifs

Nomenclature

Linapplication de cette disposition implique que


ladministration fiscale peut rejeter les comptabilits qui ne
sont pas tenues dans les formes prescrites par la prsente loi et
les tableaux y annexs . Articles 23 de la loi 9-88.

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Dfinitions des notions de base

Ci-aprs nous dfinissons Quatre notions cls de notre


dmarche :

Contexte

Dfinition

Objectifs

Contrle interne,
Procdures,
Rgle de gestion,
Manuel de procdures.

Nomenclature
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Notions de base - Contrle interne

CONTRLE INTERNE est lensemble des scurits


contribuant la matrise de lentreprise.

Il a pour but, dun ct, dassurer la protection, la sauvegarde


du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre,
lapplication des instructions de la direction et de favoriser
lamlioration des performances.

Contexte

Dfinition

Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures


de chacune des activits de lentreprise pour maintenir la
prennit de celle-ci.

Objectifs

Nomenclature
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Notions de base - Contrle interne

Exemple :
Les rgles de contrle interne lies au cycle de ventes

Toutes les commandes sont traites rapidement (Pas de


livraison pouvant gnrer ultrieurement des litiges).
Les conditions de la commande sont acceptables (elles doivent
tre tablies avec soin avant daccepter la commande).
Le client est solvable : la commande reue ne doit pas
impliquer un dpassement du crdit maximum qui lui est
allou.
Les factures sont toutes correctement et rapidement tablies et
enregistres.

Contexte

Dfinition

Objectifs

Nomenclature
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Notions de base - Contrle interne

Exemple (suite ) :
Les rgles de contrle interne lies au cycle de ventes

Les quantits livres ont t correctement saisies et


correspondent aux quantits commandes et aux quantits
factures.
Les prix sont correctement appliqus et les diffrents rabais ou
remises accords en fonction des accords passs avec les
clients.
La facture est arithmtiquement correcte.
La relance des clients est systmatique et les provisions sont
constates.
Le suivi des encaissements est assur.

Contexte

Dfinition

Objectifs

Nomenclature
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Notions de base - Procdures

UNE PROCEDURE : Une procdure est un document qui


dcrit un processus spcifique et prcise les responsabilits
et les moyens requis pour obtenir le rsultat prvu.
qui ?

Contexte

RESPONSABILIT
Dfinition
O ?

Quand ?

Objectifs

MOYEN

PROCESSUS

Quoi ?
Nomenclature
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Comment ?

RSULTAT
Pourquoi ?

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Notions de base - Rgle de gestion

Stratgie

UNE RGLE DE GESTION est


la dclinaison logique de la
politique dans un domaine de
gestion. C est le niveau le plus
fin de la volont managriale

Politique

Contexte

Dfinition

LA POLITIQUE est une faon


d
organiser
des
actions
homognes au sein d un mtier
pour concrtiser la stratgie

Rgles de gestion

Structure

Rgles de gestion

Procdures

Informatique

Objectifs

Action quotidienne

Nomenclature
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Notions de base

UN MANUEL DE PROCDURES est un outil de mise en


uvre et de matrise de la gestion
Cest un outil simple et uniformis de vision densemble de
lentreprise et de cohrence des processus d activits.
Il permet de dcrire simplement les actions raliser et les
acteurs impliqus.
Il facilite le contrle des dysfonctionnements et leur rsolution

Contexte

Dfinition

Objectifs

Nomenclature
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Un Manuel de Procdures vise quatre objectifs


principaux:

Objectif 1 : Un moyen de renforcement du contrle interne


Objectif 2 : Un moyen de capitalisation pour l entreprise
Objectif 3 : Un moyen d amlioration des performances
Objectif 4 : Un moyen de transparence de l activit

Contexte

Dfinition

Ces objectifs sont explicits ci-aprs ...


Objectifs

Nomenclature

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Objectif 1: Un moyen de renforcement du contrle interne


Le manuel de procdures doit tenir compte des Principes du
contrle interne :

Contexte

Dfinition

Objectifs

Nomenclature

Une bonne organisation implique des responsabilits bien


dfinies, des objectifs dtermins, des procdures crites, des
moyens de contrle efficaces et une sparation des fonctions de
dcision, de dtention des valeurs et des biens,
denregistrement de linformation et de contrle.
Les procdures en place doivent prvoir les tapes successives
de la circulation des biens, des services, des hommes, des
documents et informations.
Elles doivent permettre un auto-contrle, cest--dire que le
systme de lui-mme, signale toute anomalie. Les anomalies
sont dceles par les divers recoupements, par le contrle
rciproque des tches ou sont vites par la mise en uvre de
moyens techniques appropries.
Le contrle interne doit permettre dobtenir une information
fiable, utile, claire et vritable.

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Objectif 2 : un moyen de capitalisation pour lentreprise

Uniformiser et prenniser les modes de fonctionnement,

Ne pas perdre le savoir faire acquis avec le temps, Cette


perte peut tre due plusieurs raisons et notamment :

Contexte

Dfinition

dparts en retraite,
licenciements,
reconversion,
absence momentane de projets.

Former le personnel :
le manuel des procdures peut servir d un guide pdagogique
dans le cadre d un plan de formation.

Objectifs

Nomenclature

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Objectif 3 : Un moyen damlioration des performances

Le manuel de procdure offre un cadre d amlioration


continu des mthodes de travail,

Contexte

Notions
de base

Optimisation en terme de cot et de temps ;


Acclration de l information ;
Intgration des tches ;
fiabilisation de l information

Objectifs

Nomenclature

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Objectif 4 : un moyen de transparence de l activit

Le manuel de procdures permet de fournir aux


partenaires externes (administrations, actionnaires, march
financier, auditeurs et commissaires aux comptes) un
moyen leur permettant de :

Contexte

se familiariser rapidement avec le systme dinformation de


lentreprise,
et davoir une visibilit suffisante sur la fiabilit du systme
comptable et sa conformit aux lois et rgles en vigueur

Dfinition

Objectifs

Nomenclature
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Nomenclature du manuel de procdures

La loi comptable a dict la notion de Manuel


dorganisation comptable sans donner plus de dtails.

Aucune prcision rglementaire, ni de recommandations


des instances comptables nationales (Conseil National de la
Comptabilit, Ordre des Experts Comptables) nexiste pour
apporter plus de prcisions concernant :

Contexte

Dfinition

Le contenu du manuel dorganisation comptable,


La forme de prsentation,
La mthodologie de son laboration.

Objectifs

Nanmoins un projet est en cours d laboration l ordre


des experts comptables
Nomenclature
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Nomenclature propose

Llaboration du manuel des procdures comptables


dcoule dune analyse de lorganisation selon une
approche systmique fonde sur le dcoupage de
lactivit en un ensemble de sous systmes homognes,
reprsentant des cycles dactivits interdpendants et
hirarchiss, et qui constituent lossature du manuel de
procdures.

Contexte

Dfinition

Chaque cycle dactivit englobe un ensemble de


procdures dcrites en fonction des spcificits de
l organisation. Les procdures identifies sont dcrites
selon le modle suivant :

Objectifs

Nomenclature
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Prsentation de la procdure

Il sagit dans cette partie prliminaire de dlimiter lobjet de la


procdure, den identifier les tapes dcrire, et de rappeler les
principaux intervenants concerns par la procdure.

Contexte

Diagramme
documents

Dfinition

Objectifs

Nomenclature

de traitement et de circulation des

Chacune des procdures comptables dcrites dans le manuel


devrait faire lobjet dune prsentation sous forme schmatique
avec mise en vidence des intervenants et
des diffrents
traitements effectus. Le diagramme de circulation a lavantage de
permettre une comprhension rapide de la procdure et de mettre
en relief les diffrents intervenants et leurs pouvoirs respectifs.

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23

Diagramme
documents

de traitement et de circulation des

Chacune des procdures comptables dcrites dans le manuel


devrait faire lobjet dune prsentation sous forme schmatique
avec mise en vidence des intervenants et
des diffrents
traitements effectus. Le diagramme de circulation a lavantage de
permettre une comprhension rapide de la procdure et de mettre
en relief les diffrents intervenants et leurs pouvoirs respectifs.

Contexte

Dfinition

Droulement administratif de la procdure


Cette partie consiste dcrire en dtail et de manire narrative le
droulement administratif de la procdure. La procdure est
dcoupe en un certain nombre dtapes o sont prsents
distinctement : lobjectif de ltape, le responsable et le
droulement de la procdure.

Objectifs

Nomenclature
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Principaux contrles cls de la procdure

Toute procdure contenue dans le manuel de procdures


comptables devrait contenir des moyens de contrle
(recoupements, rapprochements,... etc.). Ces contrles cls sont
synthtiss sous forme de tableau indiquant :

Contexte

Dfinition

Objectifs

Le contrle effectu ;
Lauteur du contrle ;
Les supports du contrle ;
La priodicit du contrle ;
Et, lobjectif recherch de ce contrle.

Nomenclature
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Dispositif comptable appliqu la procdure

Le dispositif comptable appliqu a pour objectif de permettre de


traduire dans les comptes de la socit de manire fiable, les
vnements gnrateurs dune criture comptable. Pour ce faire,
trois lments essentiels sont prsents ce niveau :

Contexte

Les principes comptables appliqus par la socit compte tenu


des particularits de son activit ;
Les schmas dcritures comptables correspondants ;
Les mthodes dvaluation appliques.

Dfinition

Objectifs

Nomenclature
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2.

Mthodologie d approche

1. Relev de l existant

Relev de
l existant

2. Contenu du manuel
des procdures

Contenu

3. Descriptions des procdures


comptables

Description des
procdures
comptables

4. Les annexes du manuel


des procdures

Les annexes

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27

1. Relev de l existant

Relev de
l existant

A. Reconstitution des circuits d information

Contenu

B. Test de comprhension

Description des
procdures
comptables

C. Rapport prliminaire la direction sur


les points de procdures amliorer

Les annexes

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1.A. Reconstitution des circuits d information

Relev de
l existant

1. Conduite des entretiens

Contenu

2. Mthode narrative

Description des
procdures
comptables

3. l ordinogramme

Les annexes

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4. L algorithme

29

1.A.1

La description des systmes d une organisation s effectue surtout par


des entretiens sur le terrain avec les chefs de service et les employs qui
effectuent les oprations.

Pour mener bien cette dmarche il est ncessaire de :

Relev de
l existant

Contenu
Description des
procdures
comptables

Conduite des entretiens

Transiter par la hirarchie pour obtenir une description des


grandes lignes de la procdure et pour se faire faire dsigner et
prsenter les principaux intervenants;
Prsenter la dmarche chaque interlocuteur (l objectif de
l entretien et l information exactement recherche)

Les annexes

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Questionner les excutants eux mmes:

Relev de
l existant

Obtenir

une

description

du

travail

quils

excutent

personnellement;
Ne pas poser de questions sur le travail des autres intervenants;
Ne hsiter orienter le dbat, poser des questions, demander des
explications

Contenu
Description des
procdures
comptables

Prendre des notes au fur et mesure de l entretien;


Eviter de prononcer des apprciations ou de donner des
conseils pendant l interview;
Reformuler priodiquement le dclarations de la personne
interroge,
Prendre des photocopie de documents rels.

Les annexes

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31

1. A.

Reconstitution des circuits d information

1.A.2 Mthode narrative

Elle rsulte de la mise au clair des notes prises pendant les entretiens aprs
reconstitution d un ordre de description logique et suppression des prises de
notes elliptiques .

Ce mode de reprsentation est simple raliser, d une lecture facile et


permet une bonne productivit. Il rend mal compte de procdures complexes
(grand nombre de documents et d intervenants). Il n est retenir quen
prsence de systmes simples.

Relev de
l existant

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

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32

1. A.

Reconstitution des circuits d information

1.A.3 L ordinogramme

Relev de
l existant

Contenu
Description des
procdures
comptables

Cest la description, en grande partie graphique, d un ensemble d opration.


Cette description s opre au moyen :

d une description narrative et chronologique des oprations


constituant la procdure;

d une reprsentation simplifie des documents crs ou utiliss,

de lignes de flux retraant le cheminement des documents.

Ce type de prsentation le mrite de clart, par contre l ordinogramme est mal


adapt aux situations prsentant des alternatives nombreuses.

Les annexes

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o cd u re

P e rso n n e l

S e r v ic e v e n te s

s c o m m a n d e s c lie n t s
n t r e u e s a u s e r v ic e
en ts

C o m m a n d e
c lie n t

a b lis s e m e n t d e B .C
n u m ro ts en 3
e m p la i r e s .

Relev de
l existant

S e r v ic e e x p d itio n

M .M E C H K O U R
E t a b lis s e m e n t
d e s B .C

B C
s b o n s d e co m m a n d e
n t v a lo r i s s
r e s p o n s a b le d e s
m m a n d e s c lie n t s
p r o u v e le s B C
U n e x e m p la i r e d e s B C
A d r e s s a u c lie n t
C la s s e n a t t e n t e
A d r e s s a u s e r v ic e
e x p d itio n

Contenu

M . L O U K IL I

V a lo r i s a t io n d e s B C

M . A L L A L I

A p p r o b a tio n d e s B C

M . L O U K IL I

D is tr ib u tio n d e s B C

est:

Description des
procdures
comptables

B C

B C

B C

C lie n t s

a b lis s e m e n t
b d o m a d a ir e d 'u n
su m d es co m m a n d e s

Les annexes

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S

M . A L L A L I

E t a b lis s e m e n t r s u m
B C

R su m
B C

34

1. A.

1.A.3

Relev de
l existant

Reconstitution des circuits d information

L algorithme

Cest une reprsentation ordonne d un processus mettant en vidence les


diffrents embranchements logiques de la rsolution d un problme.

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

Exemple d algorithme
Appel tlphonique
Brouillon de commande
Commande > 50 DH
Oui
Demande accord
directeur production
OK?
Non
Oui
Refus signifi
par tlphone

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S

Non

Etablissement d un bon de commande

35

1. Relev de l existant

1. B.

Test de comprhension

Relev de
l existant
1. Relev des documents utiliss

Contenu
Description des
procdures
comptables

2. Suivi dune opration

Les annexes

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36

1. B.

1.B.2

Test de comprhension

Relev des documents utiliss

les tests de comprhension permettent de nous assurer que la procdure qui nous
a t dcrite existe effectivement et quon n a pas commis d erreur dans
l interprtation des informations qui nous a t communiques. Ces tests
portent sur l ensemble de la procdure qui a t dcrite et sont effectus
immdiatement aprs la description.

Contenu

Cette dmarche consiste, dans un premier temps, collecter tous les documents
rels utilises ( il ne faut pas se contenter d imprims vierges).

Description des
procdures
comptables

Oprer au classement des documents utiliss de manire reconstituer le


droulement de la procdure dans un ordre logique.

Les forces et faiblesses dtectes doivent tre indiques facilitant ainsi


l laboration du diagramme synthtique des forces et faiblesses.

Relev de
l existant

Les annexes

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37

1. B.

1.B.2

Suivi d une opration

Cette dmarche consiste slectionner un nombre limit de transactions, en


fonction des diffrentes natures de transactions, et suivre leur cheminement
dans le systme afin de s assurer de la ralit du systme dcrit. Il s agit de tests
de conformit.

Quelques tests (3 ou 4, pour chaque procdure ) suffisent pour se protger contre


les risques de description non conforme la ralit.

Relev de
l existant

Contenu

Test de comprhension

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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38

1. Relev de l existant

1.C. Rapport prliminaire la direction des points de


procdures amliorer

Relev de
l existant
1. Objectifs du rapport

Contenu
Description des
procdures
comptables

2. Forme du rapport

3. Contenu du rapport

Les annexes

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39

1.C.1. Les objectifs du rapport prliminaire la direction

l analyse fine de l architecture et du fonctionnement des systmes


d une entreprise conduit apprcier les forces et les faiblesses de son
organisation.

L objectif du rapport prliminaire la direction sur les points de


procdure amliorer est de dgager les risques dcoulant de ces
faiblesses ayant trait soit aux procdures adoptes en elles mmes soit
l application de ces procdures et de proposer des recommandations
quant aux actions mettre en uvre pour remdier ces dfaillances.

Relev de
l existant

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

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40

Les faiblesses d une procdure sont apprcies par rapport aux critres
suivants:
la gestion rationnelle des biens, conformment aux instructions de
la direction,
la protection de l intgrit des biens et des ressources,
la protection contre les erreurs.

Parmi les faiblesses qui rendent inoprantes les qualits intrinsque des
procdures nous citerons:

Relev de
l existant

Contenu
Description des
procdures
comptables

une dfinition ou comprhension insuffisante de l a procdure,


une comptence insuffisante du personnel
cumuls de fonctions rduisants, sur des points essentiels, l impact des
contrle inclus dans la procdure.

Les annexes

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41

1.C.2 La forme du rapport prliminaire la direction

Relev de
l existant

le rapport sur les points de procdures amliorer peut tre prsent


la direction sous une forme soit matricielle soit narrative.
La forme narrative consiste rdiger selon un plan structur:
faiblesses constates,
exemples,
recommandations,
plan d action.

Contenu
Description des
procdures
comptables

La forme matricielle : le rapport est gnralement prsent comme


suit :
Point soulev Risque Recommandation Intervenants Timing

Les annexes

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42

1.C.3. Le contenu du rapport la direction

Le rapport la direction sur les points de procdures amliorer doit


contenir:

Relev de
l existant

Contenu

Description des
procdures
comptables

Les forces et faiblesses des procdures existantes


Les risques potentiels identifis (risques conomiques, risques
systme) hirarchiss en fonction de leur importance relative,
Les recommandations et les propositions prescrites,
Le plan d action propos pour mette en uvre les nouvelles
dispositions et les mesures d accompagnement ncessaires.

Les annexes

MASNAOUI
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43

Le manuel de procdures gnrales et le manuel de


procdures comptables
Le manuel de procdures gnrale et le manuel de
procdures comptables sont deux notions ne pas
confondre.
Le manuel de procdures gnrales dcrit l ensemble de
l organisation de l entit : oprationnelle, fonctionnelle
etc
Le manuel de procdures comptables dcrit
l organisation comptable.

Relev de
l existant

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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44


Relev de
l existant

Option minimale

Option intermdiaire

Option gnrale

Organisation comptable

Organisation comptable

Organisation gnrale
Organisation comptable

Principes comptables

Principes comptables

Principes comptables

Plan comptable

Plan comptable
Plan comptable
Schma d'criture
Schma d'criture
Procdures fonctionnelles Procdures fonctionnelles
Procdures oprationnelles

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

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45

1. Contenu du manuel de procdures

A. Gnralits

Relev de
l existant

B. Fiches de fonction et de poste

Contenu

C. Procdures oprationnelle

Description des
procdures
comptables

D. Procdures fonctionnelles

E. Etats de sortie

Les annexes

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46

Le manuel de procdures comprend cinq modules :


Gnralits

A. Fiches des fonctions


et de postes

Relev de
l existant
B. Procdures
Oprationnelles

Informations gnrales sur lentreprise


Lorganisation gnrale de lentreprise
Dfinition des missions
Dfinition des attributions
Dimensionnement des entits
Dfinition des profils
Procdures relatives aux processus
oprationnels
Contrles comptables lis aux processus
oprationnels

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

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C. Procdures
Fonctionnelles

D. Etats de sortie

Procdures relatives aux processus supports


Contrles comptables lis aux processus
supports

Formulaires
Supports comptables
Fiches de saisie

47

Le schma gnral est applicable la fois au manuel de


procdures gnrales et au manuel de procdures
comptables.

Toute fois, dans le manuel de procdures comptables, les


procdures oprationnelles ne sont dcrites que pour
certains aspects qui impliquent des contrles comptables.

MASNAOUI
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48

A. Fiches des fonctions et de postes

2.A
A. Fiches
de fonctions
et de postes
B. Procdures
Oprationnelles

C. Procdures
Fonctionnelles

D. Etats de sortie

Le corollaire de la sparation des tches est la dfinition


des fonctions et des attributions de chaque poste. Cette
dfinition doit tre dtaille par oprations lmentaires et
la plus prcise possible.
Les fiches de fonctions permettent de prciser la mission
associe lentit en question, la dfinition de
positionnement hirarchique et des critres de
performances.
Les fiches de postes dclinent les missions et attributions
prcises pour les acteurs au sein des entits dune part,
dautre part elles dfinissent les comptences requises .

MASNAOUI
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49

A. Fiches des fonctions et de postes


Exemple : FICHE DE FONCTION - Chef comptable

A. MISSION :

2.A
A. Fiches
de fonctions
et de postes
B. Procdures
Oprationnelles

C. Procdures
Fonctionnelles

D. Etats de sortie

Ralisation de la mission comptable de la socit.


Supervision et coordination de lactivit de lensemble du
dpartement.
Contrle de la tenue quotidienne des oprations comptables de
la socit
Etablissement et contrle des tats de synthse priodiques.

B.
ORGANISATION
HIERARCHIQUE :

ET

POSITIONNEMENT

DG
Positionnement hirarchique :
Relations fonctionnelles
Ce dpartement entretien des
relations avec l'ensemble des entits

MASNAOUI
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S

DAF
Dpt. Comptable

50

A. Fiches des fonctions et de postes


Exemple : FICHE DE FONCTION - Chef comptable

D. CRITERES DE PERFORMANCES :

2.A
Tenue de la comptabilit conformment aux rgles et lois en
vigueur.

A. Fiches
de fonctions
et de postes

Etablissement des tats de synthse dans les dlais lgaux, et


conformment la norme comptable en vigueur.

B. Procdures
Oprationnelles

Respect de toutes les obligations comptables et fiscales en


vigueur.

C. Procdures
Fonctionnelles

Etablissement des situations comptables priodiques dans les


dlais fixs pour le reporting.

D. Etats de sortie

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51

A. Fiches des fonctions et de postes


Exemple : FICHE DE POSTE D UN CHEF COMPTABLE
MISSIONS

2.A
A. Fiches
de fonctions
et de postes
B. Procdures
Oprationnelles

C. Procdures
Fonctionnelles

D. Etats de sortie

PROFIL TYPE
Exprience : 5 ans
Bac +4

Supervision et contrle des


travaux de l'quipe comptable.
Prparation des situations
comptables priodiques.
Prparation des tats de synthse
annuels.
Gestion fiscale de la socit
ATTRIBUTIONS

Contrle de la comptabilisation au jour le jour des oprations


comptables ainsi que de la justification de l'ensemble des critures.
Contrle de l'tablissement correct des dclarations sociales et fiscales et
du respect des dlais de dpt.
Supervision et contrle de l'tablissement des analyses de comptes, des
tats de rapprochement bancaires, des rapprochements priodiques avec
le suivi des autres services,
Assistance de l'quipe comptable et supervision des oprations de
clture.
Prparation des tats de synthse priodiques et annuels.
MASNAOUI
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S

52

2.B
A. Fiches
de fonctions
et de postes
B. Procdures
Oprationnelles

B. Procdures oprationnelles

Elles englobent la description des procdures relatives aux


mtiers oprationnels ; dlaboration et de saisie de
linformation de base.
Pour chaque procdure oprationnelle, il est indispensable
de dfinir les contrles comptables lis aux procdures de
gestion.

C. Procdures
Fonctionnelles

D. Etats de sortie

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53

C. Procdures fonctionnelles

2.C
A. Fiches
de fonctions
et de postes

Les procdures doivent tre labores sur la base d un


dcoupage de lactivit fonctionnelle en un ensemble de
sous systmes homognes, reprsentant des cycles dactivit
interdpendants et hirarchiss.

B. Procdures
Oprationnelles

C. Procdures
Fonctionnelles

D. Etats de sortie

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54

C. Procdures fonctionnelles

FINANCEMENT

2.C
A. Fiches
de fonctions
et de postes

TRESORERIE

B. Procdures
Oprationnelles

C. Procdures
Fonctionnelles

INVESTISSEMENT

CYCLES
Autres :
logistique
Courrier
.

APPROVISIONNEMENT

D. Etats de sortie
RESSOURCES
HUMAINES
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55

D. Etats de sortie

2.D
A. Fiches
de fonctions
et de postes
B. Procdures
Oprationnelles

C. Procdures
Fonctionnelles

D. Etats de sortie

les outputs du systme comptable ( Facture, Bon de


livraison ).
Les formulaires de saisie (fiche
d enregistrement des immobilisation )

prospect,

fiche

Etats de gestion (Etat de suivi des impays)


Il est prfrable de les numrer aprs chaque procdure,
en indiquant leur nature, la priodicit, les dlais de
production et les metteurs et destinataires des documents.
Il serait intressant dans certains cas, de joindre au manuel
une copie de ces documents.
MASNAOUI
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56

Comment laborer un manuel de


procdures en gnral ?

MASNAOUI
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57

Mthodologie d approche
du manuel de procdures
Cadrage

Modlisation des
processus d activit
Analyse et optimisation
des processus
Rdaction
des procdures
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S

58

CONCEVOIR ET METTRE EN PLACE DES


PROCEDURES ...
est un investissement en ressources humaines et
financires non ngligeables qui suscite de nombreuses
interrogations :
Quel produit fini ? Quelles priorits ?
Quelles mthodes les plus appropries doit t-on utiliser pour
analyser et concevoir les procdures ?
Qui doit concevoir et mettre en place pour optimiser les
rsultats attendus ?
Comment impliquer les utilisateurs ?
De quelles ressources peut-on disposer pour concevoir et mettre
en place ?
Quelle charge de travail faut-il prvoir et dans quel dlai ?
Comment grer le contrle ultrieur de la bonne application
des nouvelles procdures et la maintenance future ?

MASNAOUI
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S

59

La dmarche d laboration du manuel de procdures


passe par quatre tapes principales

Cadrage

Modlisation des
processus d activit
Analyse et optimisation
des processus

llaboration dun manuel


dorganisation
et
de
procdures requiert le respect
des rgles suivantes :
Adoption dune dmarche
progressive et itrative dans
llaboration du manuel.
Choix
du
mode
de
prsentation du manuel le
plus appropri par rapport
la situation de lentreprise.

Rdaction
des procdures

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60

CADRAGE

Doit-on travailler sur l ensemble des processus ou cibler


les zones sensibles prioritairement amliorer ?
Quels objectifs sont prioritairement recherchs :

Cadrage

Modlisation
des processus
Analyse et
optimisation
des processus
Rdaction
des procdures

qualit ?
Temps de rponse ?
Productivit administrative ?
Fiabilit du contrle interne ?
Cot ?

Quel produit fini concevoir :


un outil de formation ?
Un manuel central des rgles de gestion ? ...

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61

La modlisation des processus d activit :


La mthode Processus Filires

Cadrage

Modlisation
des processus
Analyse et
optimisation
des processus
Rdaction
des procdures

Processus-Filires se dfinit comme une mthode originale


de modlisation de l activit d une entreprise fonde sur
une approche par mtier.
Grce cette approche mtier, la rflexion est d emble
focalise sur la chane des traitements internes de
l entreprise initis par les faits gnrateurs, c est dire
des sollicitations externes l entreprise. Cette chane de
traitements ou phases constitue un processus.
A chaque processus correspond un ensemble de cas de
figures ou occurrences que l on nomme filires.
Ainsi on obtient un modle processus-filires qui dcrit sur
une feuille de format A4 pour un processus dcoup en
phases l ensemble des cas particuliers que l entreprise doit
tre en mesure de traiter pour parvenir la bonne fin de sa
production.

MASNAOUI
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62

La formalisation des processus d activit doit se baser


sur un dcoupage par mtier
Exemple : Crdit, Mobilisation des ressources

METIER D

Cadrage

METIER B

METIER F
Modlisation
des process
Analyse et
optimisation
des processus

Mtier F

METIER C
Crdit

METIER A
Mobilisation
des ressources

Rdaction
des procdures

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63

EXEMPLE 1 : Une cooprative octroyant des prts

PILOTAGE

PROCESSUS OPERATIONNELS
CRDIT

Modlisation
des process
Analyse et
optimisation
des processus

ELABORATION DU BUDGET

PILOTAGE OPERATIONNEL

Cadrage

FONCTIONNELS

RESSOURCES

DOMAINE
COMMERCIAL
DOMAINE
PROJETS

DOMAINE
MOBILISATION
DES
RESSOURCES

DOMAINE
GESTION DES
RESSOURCES
HUMAINES

DOMAINE
DOMAINE
LOGISTIQUE

PRTS

DOMAINE TRESORERIE

Rdaction
des procdures

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64

La modlisation des processus d activit rpond de


multiples proccupations

Pour structurer l laboration des procdures


Pour mettre en place l assistant comptable
Pour entamer une dmarche participative de reconception
de la chane de contrle
Pour sous-tendre la nomenclature de calcul des prix de
revient
Pour structurer une dmarche de type schma directeur

Cadrage

Modlisation
des process
Analyse et
optimisation
des processus
Rdaction
des procdures

MASNAOUI
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65

Analyse des processus


Les processus de l entreprise doivent tre analyss selon
les critres :
Critre 1 : Contrle interne et efficacit
Critre 2 : Pilotage du processus

Cadrage

Filires

Modlisation des
processus

Analyse et
optimisation
des processus

Cas figure A
Rdaction
des procdures

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66

Analyse des processus


Critre 1 : Contrle interne
Quelles sont les techniques de contrle mises en place pour
garantir que le traitement des oprations soit ralis dans
des conditions optimales de :

sauvegarde et protection du patrimoine ?


fiabilit des informations ?
dtection des sources d'inefficacit et d'infficience ?
dtection en temps opportuns des erreurs, omissions et autres
anomalies ?
mesures des performances et matrise de la gestion ?

Cadrage

Modlisation des
processus

Analyse et
optimisation
des processus

Rdaction
des procdures

Quel est le systme actuel de dlgation des pouvoirs ?


Quel est le mode actuel de remonte des informations ?
Y-a-il des lourdeurs, redondances ou superpositions des
pouvoirs ?
Quels sont les dlais de dcision par type ?

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67

Analyse des processus


Critre 2 : Pilotage du processus

Cadrage

Modlisation des
processus

Comment ont t tablies les rgles de gestion et les


responsabilits pour la gestion du processus ?
En particulier, quelles sont les rgles et comment sont
assignes les responsabilits de surveillance unitaire des
processus interfonctionnels / interdivisionnaires (quipe de
surveillance, propritaire de processus, etc.).
Quels sont les objectifs d efficacit et de performances par
processus ?

les objectifs d'efficacit ;


les indicateurs de processus ;
les indicateurs et les objectifs en entre ;
le systme de matrise (standards de rfrence et informations en
retour) ;
Pour les processus interfonctionnels, comment contrle-t-on
l'intgration
organisationnelle entre les diffrents segments
fonctionnels ?

Analyse et
optimisation
des processus

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
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S

68

Optimisation des processus

Les caractristiques communes frquemment observes dans


les processus optimiss sont les suivantes :
Cadrage

Modlisation
des processus

Analyse et
optimisation
des processus

Rdaction
des procdures

Le regroupement de plusieurs postes en un seul ;


Les tapes du processus suivent un ordre naturel et
logique;
Les processus ont des versions multiples;
Le travail est ralis l o cest le plus logique;
Les vrifications et les contrles sont rduits;
Un fonctionnement hybride centralis et dcentralis
prvaut

MASNAOUI
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69

Les qualits d une procdure devraient tre :

Relev de
l existant

Son utilit,
Sa facilit de comprhension,
Sa facilit de mise jour,
Son aspect concret,

Contenu
Description des
procdures
comptables

Quel est le contenu d une procdure ?


Comment rdiger une procdure ?

Les annexes

MASNAOUI
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70

Chaque procdure est dcrite selon un formalisme


standard garant de la cohrence de l ensemble :

OBJET DE LA
PROCEDURE ET
INTERVENANTS.

Expos succinct du contenu de la procdure et


numration des intervenants internes et externes
avec une description sommaire de leurs attributions.

Relev de
l existant

VUE ADMINISTRATIVE
. FLOW CHART

Prsentation synthtique et schmatique de la


procdure

VUE ADMINISTRATIVE
DESCRIPTION DES
PHASES

Formalisation narrative de l'enchanement des


phases, des dlais et du circuit des documents, et
dfinition des responsabilits , rgles de gestion et
modes opratoires.

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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S

71

Chaque procdure est dcrite selon un formalisme


standard garant de la cohrence de l ensemble :

Relev de
l existant

VUE METIER

Dfinition sur la matrice mtier des


diffrents
processus
de
la
filire
correspondant la procdure dcrire.

VUE SYSTEME

Description du systme et des


traitements d'information contenus dans
la procdure et de leurs incidences
comptables.

Contenu

VUE COMPTABLE
Description des
procdures
comptables

Les annexes

VUE CONTROLE

MASNAOUI
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Dfinition du dispositif comptable appliqu


dans la procdure par la description :
des schmas comptables et de la nomenclature
des comptes.
des principes comptables et des mthodes
d'valuation appliques.
des rgles de prsentation.

Description synthtique des contrles


cls , de leurs modalits, supports et
priodicit.

72

Etapes de rdaction d une procdure

1. Dabord valuer la pertinence de rdiger ou non une


procdure
Cadrage

Il faut analyser la pertinence de rdiger la procdure partir de


la probabilit d une erreur et de ses consquences,

Modlisation globale
des mtiers

Analyse et
optimisation
des processus

2. Etablir les points essentiels dune procdure :


Rgles de gestion
Rgles de contrle interne,
Seuils de prise de dcision

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
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S

73

Etapes de rdaction d une procdure

3. Btir le cheminement de la procdure sous forme de


logigramme ou flowchart
Les points essentiels sont classs par ordre chronologique
Identifier les tapes critiques dans la procdure,
Le cheminement des tapes prend la forme d un rseau qui
indique les liens et les rtroactions entre les tapes

Cadrage

Modlisation globale
des mtiers

Analyse et
optimisation
des processus

Rdaction
des procdures

4. Rdiger le projet de procdure :


Le logigramme ne se suffit pas toujours lui mme,
Il faut chaque tape, lorsque cela est ncessaire d ajouter le
complment indispensable d information dans l espace
rserv.
Il faut utiliser des mots simples dans des phrases courtes
Le logigramme et la description narrative doivent rendre le
sujet clair et tre rassurants pou ceux qui devront l utiliser.

MASNAOUI
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S

74

Etapes de rdaction d une procdure

5. Vendre le projet de procdure

Cadrage

Modlisation globale
des mtiers

Une procdure sans client est une procdure inutile


Il faut donc obtenir l adhsion de ceux qui sont concerns par
la mise en uvre de la procdure,
Si l adhsion des utilisateurs n est pas obtenue, il faut en
comprendre les raisons et voir si des amnagements sont
possibles

6. Rdiger la procdure
Analyse et
optimisation
des processus

Rdaction
des procdures

Une fois le projet vendu, il faut rdiger la procdure sous sa


forme dfinitive,
Il faut respecter la prsentation type prvue par l entreprise

7. Vrifier la lisibilit de la procdure

MASNAOUI
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C est l tape ultime pour s assurer que la terminologie et le


style utiliss pour rdiger la procdure sont adapts au niveau
des utilisateurs.

75

Etapes de rdaction d une procdure

8. Approuver la procdure

Cadrage

Modlisation globale
des mtiers

Analyse et
optimisation
des processus

Dans une approche participative, l approbation de la


procdure sera dlgue au niveau du chef de service devant
mettre en uvre la procdure.
Dans une approche centralise, l approbation de la procdure
relvera du directeur couvrant les services concerns,
Dans les deux cas de figures : celui qui approuve la procdure
doit s assurer qu elle rpond adquatement aux besoins de son
client.

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
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76


Relev de
l existant

Mise en place du manuel de procdures

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

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S

77

La ncessit d un plan de mise en oeuvre

La mise en place du manuel de procdures doit s appuyer


sur un plan de mise en uvre

Relev de
l existant

Le plan de mise en oeuvre a pour objectif de rendre


oprationnel le manuel de procdures labor.

Contenu
Description des
procdures
comptables

Le plan de mise en oeuvre requiert les pralables suivants :


Dtermination exhaustive des actions entreprendre et des
entits charges de leur mise en place.
Elaboration des modalits de ralisation et dfinition des
moyens ncessaires .
Dfinition approprie de la chronologie de mise en place du
manuel de procdures.

Les annexes

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78

Le succs du plan de mise en oeuvre passe par le respect


des rgles suivantes :

Relev de
l existant

Contenu
Description des
procdures
comptables

Dfinition prcise et concise des actions raliser .


Animation et supervision suffisantes des actions de mise en
oeuvre par le consultant.
Participation active et efficace des oprationnels et respect
des dlais.
Evaluation en continu de l'avancement des travaux.
Mise en place des moyens logistiques et matriels
ncessaires .

Les annexes

MASNAOUI
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S

79

La population concerne par le plan de mise en oeuvre


comprend tout le personnel de l entreprise. Sans une telle
implication le risque de rejet du manuel de procdures reste
important !

Relev de
l existant

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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S

80

Description des procdures comptables

VENTES CLIENTS

Relev de
l existant

TRESORERIE

Contenu

ACHATS FOURNISSEURS

CYCLES

Description des
procdures
comptables

Immobilisations

STOCKS

Les annexes

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PAIE

81

Cycle Ventes - Clients

1.

Les services intervenants:

Administration des ventes : Traitement et suivi de l excution de la


commande clients;

Relev de
l existant

Expdition : Contrle des autorisations de livraison avant l expdition


des marchandises;

Contenu

Facturation : Etablissement des factures partir d informations


communiques par les autres services;

Description des
procdures
comptables

Comptes clients : Enregistrement des factures.

Recouvrement : recouvrement des crances clients

Les annexes

MASNAOUI
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82

1. Les principales phases du cycle

Traitement et excution des commandes

Relev de
l existant

Facturation

Contenu
Description des
procdures
comptables

Enregistrement comptable

Suivi des comptes clients


Les annexes

MASNAOUI
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83


Relev de
l existant
Traitement et excution de la
commande

Contenu
Description des
procdures
comptables

Le service administration des ventes reoit les


bons de commande des clients et les enregistre
chronologiquement,
Le service administration des ventes effectue
un contrle des conditions de commande avant
de l accepter;
service administration des ventes vrifie la
solvabilit du client;
service administration des ventes tablit un
ordre de livraison transmis au service Expdition
le service Expdition s assure de la livraison
des commandes et de l tablissement du bon de
livraison.

Les annexes

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S

84

Le service des ventes tablit la fin de la


journe un bordereau journalier des ventes.

Relev de
l existant
Facturation

Contenu
Description des
procdures
comptables

Le service des ventes prpare les factures et


les dite;
Le service commercial transmet la Direction
commerciale et la Direction Gnrale les
factures pour visa accompagnes d'une synthse
des ventes.
Le service des ventes transmet aux clients les
factures signes.

Les annexes

MASNAOUI
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S

85

Le service des ventes transfert les donnes


mensuelles sur les ventes de son systme vers
le systme comptable, et ce, par le biais d'une
interface permettant une intgration automatique.

Relev de
l existant
Enregistrement comptable

Contenu
Description des
procdures
comptables

Le service des ventes envoie en parallle au


service comptable les pices justificatives des
ventes du mois (factures et la synthse des
quantits livres par client ainsi que le listing
des factures).
Le service comptable rapproche les diffrents
documents avec les donnes intgres dans
le systme comptable.

Les annexes

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S

86

Le service comptable s assure que les recettes


sont intgralement comptabilises et quelles
sont imputes au bon compte individuel,

Relev de
l existant
Suivi des comptes clients

Contenu
Description des
procdures
comptables

le service recouvrement s assure de


l encaissement des crances et procde la
relance systmatique des arrirs,
le service recouvrement dite la balance par
antriorit de soldes chus et dtermine la
provision pour dprciation des comptes clients
constater aprs approbation du chef du
dpartement comptable et financier.

Les annexes

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87

Cycle Achats - Fournisseurs

1.

Les services intervenants

Services initiateurs de la commandes : Emettent des demande d achats dans


des limites strictement dfinies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les
envoyer directement aux fournisseurs

Relev de
l existant

Service achats : Etablit des bons de commandes sur la base soit des demandes
d achat, soit des besoins spcifiques. Il ngocie les prix, choisit les fournisseurs et
surveille les dlais de livraison.

Contenu

Service rception : S assure de la conformit de la livraison avec la commande


(quantit et qualit)

Service stocks : Reoit la marchandise du service rception et procde aux


enregistrements permettant un suivi quantitatif.

Service comptable : enregistre les factures lorsque celles-ci ont t approuves.

Service trsorerie: rgle les factures en s assurant de leur approbation par les
personnes comptentes (approbation sur la factures, la date et le moyen de
paiement)

Description des
procdures
comptables

Les annexes

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88

1. Les principales phases du cycle

Dclenchement des commandes

Relev de
l existant

Acceptation et traitement des livraisons

Contenu
Description des
procdures
comptables

Enregistrement des dettes

Paiement des factures

Les annexes

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89


Relev de
l existant
Dclenchement de la
commande

Contenu
Description des
procdures
comptables

Demande d achat tablie par le service utilisateur et


transmise au service achats
Bon de commande systmatiquement tabli sur des
exemplaires prnumrots partir de la demande d achat
par le service Achats
Les fonctions de commandes doivent tre distinctes de
celles de rception , de stockage, d expdition, de tenue
d inventaire permanent, de l enregistrement comptable
et du rglement des factures
les personnes autorises mettre des bons de commande
sont dsignes par crit et un montant maximum autoris
est dfini
les quantits commander sont dterminer en fonction des
besoins de l entreprise

Les annexes

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90

Acceptation et traitement
des livraisons

Un bon d entre prnumrot est tabli pour chaque


rception
Contrle des rceptions par un rapprochement entre BC
et livraison en quantits et qualits matrialis par un bon
de rception

Enregistrement des dettes

Rception des factures, contrle de concordances entre


BC, BR et facture, contrle de la facture contrle du
respect des mentions lgales
Comptabilisation des factures

Relev de
l existant

Contenu
Description des
procdures
comptables

Paiement des factures

Les annexes

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Tenir un chancier des rglements


Prparer le moyen de paiement, signature par les personnes
comptentes et transmission via le bureau d ordre du
moyen de paiement au fournisseur.
Comptabilisation du rglement.

91

Immobilisations

1. Les services intervenants

Relev de
l existant

Les services utilisateurs : expriment leurs besoins annuels en biens d quipement,

Service Investissements : centralise les besoins des diffrents services en


matire d investissements et tablit un budget annuel d quipement.

La Direction Gnrale et la Conseil d Administration : valide le budget


d quipement;

Commission d ouverture des plis: procde l ouverture des plis et la signature


des offres des fournisseurs

Service comptable : comptabilise les factures fournisseurs et procde au suivi des


immobilisations.

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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92

2. Les principales phases du cycle

Expression du besoin

Relev de
l existant

Consultation et choix des fournisseurs

Lancement des commandes passation de marchs

Contenu
Rception de l immobilisation

Description des
procdures
comptables

Contrle des factures


Comptabilisation de l acquisition
Suivi de l immobilisation, calcul des amortissements

Les annexes
Sortie des immobilisations
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93

Expression du besoin

Tous les dpartement (direction) centralisent les besoins de


leurs services en matire d investissement.
Le dpartement des investissements centralise les besoins
des diffrents dpartement et tablit le budget annuel
d quipement.
La direction gnrale et le conseil d administration valide
le budget d investissement.

Consultation et choix des


fournisseurs

Le dpartement des investissement tablit une demande de


prix (ou un appel d offre) transmise aux fournisseurs.
La commission d ouverture des plis procde l ouverture
des plis des offres des fournisseurs et les signe
le dpartement des investissements tablit un tableau
comparatif des prix et et procde l adjudication de la
commande (ou du march) au fournisseur prsentant
le meilleur rapport qualit prix.

Relev de
l existant

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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S

94

Lancement de la commande
Passation du march

Relev de
l existant

Contenu
Description des Rception de l immobilisation
procdures
comptables

Le dpartement des investissement tablit un bon de


commande sur des exemplaires prnumrots sur la base
de l adjudication et et le transmet avec le dossier d achat
( Demande d achat, Fiche de disponibilit budgtaire,
Offres signes,Tableau comparatif) la direction pour
signature.
Le dpartement des investissements transmet le bon de
commande sign au fournisseur

Le responsable du magasin s occupe de la rception de


l immobilisation rapproche le bon de commande avec le
matriel ou le bien reu et le bon de livraison et tablit un
bon de rception prnumrot dat sign en quatre
exemplaires dont il garde un, un est transmis au dpartement
des investissements et les deux derniers sont transmis la
comptabilit.

Les annexes

MASNAOUI
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S

95


Relev de
l existant

Contenu

Contrle des factures

Description des
procdures
comptables

Le dpartement des investissements reoit les factures des


fournisseurs appose aux doubles la mention Duplicata
et attribut un numro d ordre chronologique pour chaque
facture
Le dpartement des investissements vrifie la facture,
notamment en ce qui concerne la correspondance entre
facture, bon de livraison, bon de rception, et bon de
commande (quantit, qualit et prix); le respect des
mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences
client, identifiant fiscal, rfrences facture) et
Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications,
additions, TVA, etc.).
Le dpartement des investissements matrialise ces
contrles par un visa sur la facture.

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

96

Le dpartement des investissements envoie au service


comptable les factures accompagnes du bon de commande,
du rapport de rception et du bon de contestation ventuel.

Relev de
l existant

Le service comptable sassure du suivi de la numrotation


chronologique attribu par le dpartement des
investissements et demande les factures manquantes en
cas de rupture de la squence.

Contenu

Comptabilisation de
l acquisition

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

Le service comptable contrle lexhaustivit de ces


documents et rclame les documents manquants.
Le service comptable sassure par ailleurs, que les achats
ayant un caractre de rparation sont correctement rpartis
entre charges et immobilisations et ce en collaboration
avec les service concerns.
Le service comptable rapproche ces documents, tablit
un bordereau de comptabilisation et comptabilise de la
facture.

97

Le dpartement des investissements tient le fichier


des immobilisations et assure le suivi de la localisation du
matriel. Le fichier des immobilisations doit mentionner :
La description ;
Le numro didentification ;
La localisation ;
Le cot dacquisition ;
La date de mise en service ;
La mthode et le taux damortissement.

Relev de
l existant

Contenu

Suivi des
immobilisations

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

La section patrimoine doit veiller la mise jour de ce


fichier en cas de nouvelle acquisition, sortie ou dplacement
du matriel.
Le service comptable calcule et comptabilise rgulirement
les amortissements.
Le service comptable sassure que les amortissements sont
correctement pratiqus sur tous les lments du fichier des
immobilisations et le montant rcapitulatif des
amortissements ainsi pratiqus est gal au montant port au
bilan de la socit.

98

EXPRESSION DU BESOIN :
Les services utilisateurs expriment un besoin de rforme
dment justifi, transmis la direction technique pour
validation et la direction gnrale pour approbation.

Relev de
l existant

Contenu

Sortie des
immobilisations

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

AUTORISATION DE LIQUIDATION :
Le responsable du magasin regroupe provisoirement les
immobilisations reformer
La commission dtude des dossiers de rforme propose
un mode de liquidation et une valuation du matriel
rformer.
La direction aprs tude du rapport de la commission
donne son accord et autorise la mise en vente du matriel.
MISE EN VENTE :
La direction technique procde lenlvement et la mise
en vente des immobilisations
Le service comptable reoit les factures et procde la
comptabilisation des sorties des immobilisations.
Le dpartement des investissements procde la mise
jour du fichier des immobilisations.
Le service comptable sassure que les biens ayant fait
lobjet de vente, destruction ou mise au rebut ne doivent
plus figurer au bilan de la socit

99

Paie

1. Les services intervenants

Relev de
l existant

Dpartement des ressources humaines


service comptable
direction gnrale

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

100

2. Les principales phases du cycle

Etablissement de la paie

Relev de
l existant

Etablissement des dclarations sociales et fiscales

Contenu
Description des
procdures
comptables

Enregistrement comptable

Suivi et analyse des comptes


Les annexes

MASNAOUI
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S

101


Relev de
l existant

Contenu

Etablissement
de la paie

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

Le Dpartement des ressources humaines reoit les


informations des diffrentes entits de la socit relatives
aux lments variables de la paie (absentisme, heures
supplmentaires, prime d'emplissage,).
Le Dpartement des ressources humaines contrle la
cohrence des lments reus et rapproche entre les
diffrents documents (fiches de pointage, absentisme,).
Le Dpartement des ressources humaines saisit les
lments variables de la paie.
Le Dpartement des ressources humaines dite les tats
de contrle des lments variables saisis et les valide.
Le Dpartement des ressources humaines dite les journaux
de paie par catgorie ainsi que les journaux centralisateurs,
les tats de virements par banque, les tats des dcomptes
montaires et les bulletins de paie.
Le Dpartement des ressources humaines contrle la
concordance de ces diffrents documents, dite le journal
de paie consolid qui clture l'opration de la paie, le vise
et le transmet au dpartement financier et comptable avec
les diffrents tats dits.
Le chef du dpartement financier et comptable contrle
la concordance des diffrents tats avec le journal consolid et
le vise.

102

Le Dpartement des ressources humaines tablit les


dclarations sociales conformment aux rglements et
contrats en vigueur (CNSS, CIMR, Assurance groupe,
Assurance AT).

Le Dpartement des ressources humaines transmet les


dclarations au service comptable pour validation avec les
journaux de paie et paiement dans les dlais.

Relev de
l existant
Etablissement
des dclarations
sociales et fiscales

Contenu
Description des
procdures
comptables

Le service comptable tablit la dclaration de l'IGR et liquide


l'impt d au vu du journal de paie consolid.
Le Dpartement des ressources humaines, la fin de l'anne,
prpare l'tat 9421 au titre du personnel titulaire, contractuel
et saisonnier et l'envoie au service comptable.
Le service comptable vrifie la cohrence de l'tat 9421 avec
les donnes comptables et le dpose ensuite l'administration
fiscale.

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

103


Relev de
l existant
Enregistrement
comptable et
paiement

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

Le Dpartement des ressources humaines, suite


l'tablissement du journal de paie consolid, transfert les
donnes mensuelles sur la paie du systme de gestion des
ressources humaines vers le systme comptable, et ce, par le
biais d'une interface informatique permettant une intgration
automatique de ces donnes.
Le Dpartement des ressources humaines envoie en parallle
au service comptable le journal de paie consolid, les ordres
de virement par banque, les ordres de virement des retenues
au profit des tablissements de crdit et la liste nominative
des dcomptes montaires.
Le service comptable rapproche les diffrents documents avec
les donnes intgres dans le systme comptable, transmet les
ordres de virements et les dcomptes montaires au chef du
dpartement financier et comptable et ensuite la Direction
Gnrale pour visa.
Le service comptable envoie les ordres de virement viss aux
banques et une mise disposition au titre des dcomptes
montaires l'attention des diffrents responsables pour le
paiement des salaires aux agents.

104


Relev de
l existant
Suivi et analyse
des comptes

Contenu

Le dpartement des ressources humaines tablit la fin de


chaque mois un tat dtaill sur les mouvements des comptes
du personnel (agent par agent) ainsi qu'une analyse des soldes
des comptes de bilan qu'il transmet au service comptable.
Le service comptable vrifie le bien fond des analyses de
comptes reues et leur concordance avec les comptes.

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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S

105

Stocks

1. Les services intervenants

Relev de
l existant

Contenu

Service Comptable
Service audit interne
Direction Approvisionnement.
Magasins

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

106

2. Les principales phases du cycle

Relev de
l existant

Suivi des entres


Contenu
Suivi des stocks dans le magasin
Description des
procdures
comptables

Suivi des sortie

Les annexes

MASNAOUI
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S

107

Suivi des entres

Relev de
l existant

Contenu
Description des Suivi des stocks
dans le magasin
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

Rception par le magasin des nouvelles entres, et vrification


des quantits reues par rapprochement avec le bon de
commande, le march ou lettre de commande.
Stockage et tablissement du bon de rception transmis au
service demandeur pour contrle qualitatif du matriel
rceptionn.

Suivi du niveau de stocks


Suivi de l tat des stocks et mission d un tat des articles non
mouvements et ou endommags, transmis la direction
technique pour tude et vrification, puis adresse la
comptabilit pour constatation des provisions ventuelles pour
dprciation des stocks.
Etablissement d un tat mensuel des stocks transmis l audit
interne pour rapprochement, dune part, avec la balance comptable
des stocks, tablie par le service comptable, et d autres part, avec
les existants rels par sondage.
Etablissement d un tat mensuel des matriels reus transmis
l audit interne pour vrification du respect de la procdure
d entre

108


Relev de
l existant
Suivi des sorties

Contenu

Rception par le magasin d un bon de sortie


Livraison des articles demands et mise jour des fiches de stocks
En cas de non disponibilit partielle ou totale des articles
demands , le magasinier tablit une demande d achat au service
achats pour entamer la procdure d approvisionnement.

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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S

109

Trsorerie

1. Les services intervenants

Relev de
l existant

Contenu

Direction ;
Dpartement financier et comptable
Dpartement des ressources humaines ;
Service commercial ;
Dpartement des achats.

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

110

2. Les principales phases du cycle

Relev de
l existant

Procdure des rglements

Contenu

Procdure des encaissements

Description des
procdures
comptables

Procdure de suivi des caisses de dpenses

Les annexes

MASNAOUI
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S

Procdure de suivi des banques

111


Relev de
l existant
Procdure des
rglements

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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S

Le dpartement achats, prpare le dossier de rglement (originaux


des factures, bordereau de paiement, bon de livraison, bon de rception
et bon de commande), vrifie la concordance des documents et
la dduction des acomptes et avoirs et le transmet au service comptable.
Le service comptable vrifie lexhaustivit et la concordance des
documents, rclame ventuellement les pices manquantes, opre
l'enregistrement comptable de la charge et classe les dossiers reus
par chance.
Le service comptable l'chance du rglement, et aprs consultation
du responsable du service trsorerie pour le choix de la domiciliation
et du mode de paiement, prpare le moyen de paiement et la lettre de
paiement et transmet le dossier au chef du dpartement financier et
comptable qui le valide et le transmet aux personnes comptentes pour
signature;
Les signataires vrifient la concordance des lments du dossier,
signe le moyen de paiement et retourne les dossiers de rglement au
service comptable.
Le service comptable comptabilise le rglement transmet une copie
de la lettre de paiement la section trsorerie pour prise en
considration des rglements effectus et envoi l'original avec le moyen
de paiement au bureau d'ordre pour transmission aux fournisseurs.

112

Le service comptable reoit du service commercial priodiquement


les factures du mois prcdent accompagnes dun listing rcapitulatif
des factures.

Relev de
l existant

Le responsable du recouvrement (service comptable) soccupe


du recouvrement de ces factures.
Procdure des
encaissements

Contenu
Description des
procdures
comptables

Le responsable du recouvrement (service comptable) consulte la section


trsorerie pour le choix de la domiciliation bancaire et procde au dpt
des moyens de paiement (chques et traites). En cas de rglement par
traite, il tablit une note de dbit pour les intrts descompte facturs
au client.
Le responsable du recouvrement (service comptable) transmet les
bordereaux de remise deffets ou de chques lencaissement
la section ressources pour la constatation comptable du rglement
et transmet une copie la section trsorerie pour information.

Les annexes

MASNAOUI
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S

113

Le service demandeur, en cas de survenance dun besoin dont lachat


peut se faire par la caisse de dpenses, tablit une note interne qui
mentionne le montant demand, signe par son responsable
hirarchique et la transmet au rgisseur.

Relev de
l existant

Le caissier valide la demande par vrification de la disponibilit


des fonds et de la possibilit dachat par rgie.
Procdure de
suivi des
caisses

Contenu
Description des
procdures
comptables

Le caissier dbloque le montant demand contre un reu vis par lui


et par le demandeur, et garde le reu en tant que pice valant argent
dans lattente de la rception des justificatifs de la dpense.
Le service demandeur ralise la dpense, tablit un bordereau de
paiement auquel sont jointes les justifications du montant dcaiss
et le transmet au caissier .
Le caissier enregistre la sortie des fonds la rception des pices
justificatives quil classe dans son suivi.

Les annexes

MASNAOUI
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S

114

Le service trsorerie reoit quotidiennement les extraits bancaires et


procde leur traitement par :
Lidentification des mouvements de la journe
Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la
trsorerie de la socit et identification des mouvements bancaires
non constats par la socit et inversement.

Relev de
l existant
Procdure de
suivi des
banques

Contenu

Le service trsorerie met jour sa situation de trsorerie et rclame


la banque les pices justificatives complmentaires au titre des
mouvements non justifis.
Le service trsorerie dite en fin de journe une situation de trsorerie
mise jour et la transmet au chef du dpartement financier et comptable
pour information.

Description des
procdures
comptables

Le service comptable transmet la section trsorerie une copie de toutes


les valeurs reues pour leur prise en compte dans la situation de
trsorerie.

Les annexes

Le dpartement des ressources humaines transmet au service trsorerie


ltat des virements des salaires par banque pour la ralisation de cette
opration et le consulte ventuellement pour le choix de la domiciliation
des rglements des organismes sociaux.

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S

115

Clture comptable

1. Les services intervenants

Relev de
l existant

Contenu

Direction ;
Dpartement financier et comptable ;
Dpartement achats ;
Dpartement des ressources ;
Service logistique ;
Service commercial.

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

116

2. Les principales phases du cycle

Etablissement d un planning d arrt


Relev de
l existant
Exploitation des inventaires
Contenu
Description des
procdures
comptables

Travaux d amortissements et de provisions

Ecritures de clture
Les annexes
Edition des tats de synthse
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S

117

Le dpartement financier et comptable identifie les contraintes darrt


lgales (comptables et fiscales) et internes.

Relev de
l existant

Le dpartement financier et comptable dtermine les diffrentes tches


ncessaires la ralisation des objectifs darrt ou de clture.
Etablissement
d un planning
d arrt

Contenu
Description des
procdures
comptables

Le dpartement financier et comptable procde lordonnancement des


tches compte tenu des contraintes de dlai.
Le dpartement financier et comptable affecte les tches ainsi
ordonnances aux ressources disponibles.
Le dpartement financier et comptable procde la matrialisation
du planning darrt ou de clture.
Le dpartement financier et comptable assure le suivi priodique
davancement des travaux.

Les annexes

MASNAOUI
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S

118

Le dpartement achats tablit un tat valoris des stocks inventoris


et le transmet au service comptable, en identifiant les stocks reformer,
les stocks gels et les stocks rotation lente.

Le dpartement achats rapproche les tats d'inventaire des stocks


l'inventaire permanent, relve les carts ventuels et procde leur
explication.

Relev de
l existant
Exploitation
des inventaires

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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S

Le dpartement des investissement doit au terme de linventaire


physique des immobilisations tablir un tat des immobilisations
valoris avec mise en vidence de ltat du matriel (bon tat,
rformer,... etc.) quil transmet au service comptable. Le matriel
rformer doit suivre la procdure de sortie des immobilisations.
Le service comptable reoit ltat valoris de linventaire des stocks
et des immobilisations corporelles. Il rapproche linventaire physique
des immobilisations avec le fichier comptable des immobilisations et
dgage les carts ventuels.
Le service comptable tablit une liste de ces carts et la transmet au
dpartement des achats pour analyse et justification.

119


Le service comptable prpare les tableaux damortissement en tenant
compte des dcisions de rforme reues et dite un tat des
amortissements de l'exercice;

Relev de
l existant
Ecritures de
clture

Contenu
Description des
procdures
comptables

Le service comptable reoit des diffrents services les informations


sur la recouvrabilit des crances ainsi que sur les risques ventuels;
Le service comptable tablit, au vu de ces informations, un tat des
provisions de l'exercice pour traduire l'ventualit d'une dprciation
d'un actif ou d'une charge ou risque quelconque menaant la socit,
il dite cet effet un tat des provisions de l'exercice.

Les annexes

MASNAOUI
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S

120


Relev de
l existant
Ecritures de
clture

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

Le service comptable reoit la fin de chaque exercice :


Les charges payes davance par le service des achats (Assurances,
autres frais) et par le dpartement administratif et social (congs pays
non consomms, engagements de retraite) ;
Les charges payer par le service des achats ;
Un tat de la TVA;
Un tat des emprunts dit par le service financier ;
Un tat des avoirs tablir au titre des ventes antrieures par le
service logistique ;
Un tat des ventes non encore factures par le service logistique ;
Un tat des litiges en cours par le service juridique.
Le service comptable prpare un tat des charges et produits
rgulariser.
Le service comptable transmet ces tats au responsable du dpartement
financier et comptable pour vrification et validation matrialises par
un visa;
Le chef du dpartement comptable et financier transmet les OD la
Direction pour signature.
Le service comptable reoit et comptabilise les OD dment signs par
la Direction Gnrale.

121

Le service comptable est responsable de ldition des journaux, grands


livres et balances.

Le chef du dpartement financier et comptable supervise llaboration


des tats de synthse, savoir :

Relev de
l existant
Edition des
tats de
synthse

Contenu
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
M A Z A RMASNAOUI
S

Le bilan ;
Le compte des produits et charges ;
Ltat des soldes de gestion ;
Le tableau de financement ;
et ltat des informations complmentaires.
Le chef du dpartement financier et comptable prsente la Direction
Gnrale les tats de synthse ainsi tablis pour validation et visa.
Le chef du dpartement financier et comptable est responsable
par ailleurs de :
Lassistance de la Direction Gnrale dans ltablissement des
rapports dactivit.
Lassistance des auditeurs externes et commissaires aux comptes.

122