INFORME TECNICO DIRECCION TT , SRCHINO PE, VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL 4. DATOS GENERALES DE LA SECRETARIA DISTRITAL DE LA MUJER Nombre: SECRETARIA DISTRITAL DE LA MUJER Representante legal: Martha Lucia Sanchez Segura Nombre de la dependencia 7 responsable dela gestion —_ | Subsecretaria de Gestién Corporativa \documental y archivo: | Nombre del responsable de la dependencia Direccién: Carrera 32A No. 29-58 |Teléfonos 3169001 Correo electrénico Fecha: Tipo de visita de seguit Sonia Silvana Palomino Bellucini 1. OBJETIVO Hacer seguimiento a la gestion documental de la Secretaria Distrital de la Mujer - SDM- en cuanto a las acciones desarrolladas, recursos destinados, estado de los archivos de la Entidad y planes orientados al mantenimiento y fortalecimiento de las labores programadas, de acuerdo con la normativa archivistica vigente y las acciones en curso para su cumplimiento, 2 DESARROLLO 2.1.1. Reunion de apertura y generalidades de la agenda de visita El dia 21 de agosto de 2015, mediante radicado No. 2-2015-38063, la Secretaria Técnica del Consejo Distrital de Archivos informé a la Secretaria Distrital de la Mujer la realizacion de Ia visita de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivistica para los dias 3 y 4 de septiembre del presente. En la primera jornada, se adelanté la reunion de apertura en compafiia de las funcionarias citadas en la comunicaci6n arriba mencionada. Se llevé a cabo la presentaci6n del grupo = OmO wil mone HUC7ANA ‘22151004 T-480 Versién 05 Pagina 1 de 24 3| INFORME TECNICO DIRECCION ARCHIVO DE | RCHVOD VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL de trabajo delegado por el Consejo Distrital de Archivos a través de la Subdireccién del ‘Sistema Distrital de Archivos de la Direccién Archivo de Bogota asi como la metodologia a desarrollar durante la visita. Posteriormente, se aplicé la encuesta “Informe sobre el estado de la administraci6n documental", verificando las respuestas que sobre el mismo instrumento habia presentado la Entidad en el “Informe sobre la gestion documental en las Entidades del Distrito Capital” correspondiente a la vigencia 2014 —dlligenciado en 2015- en cumplimento al Articulo 25° del Decreto 514 de 2006. Finalmente se efectuo el recorrido por los archivos de gestién de la Direccién de Gestién del Conocimiento que pertenece a la Subsecretaria de Politicas de Igualdad la Direccién de Territorializacion de Derechos y Participacién de la Subsecretaria de Fortalecimiento de Capacidades y Oportunidades y Control Interno. En la segunda jomada se contindo con el recorrido por los archivos de gestion de la Oficina Asesora Juridica, especificamente el archivo de gestién centralizado de contratos y la Casa de Igualdad de Oportunidades ubicada en la Localidad de Teusaquillo. 2.1.2. Analisis de los resultados de calificacién evaluados durante la visita De acuerdo con la informacién recopilada, se adelanté la evaluacién de los 10 aspectos que conforman el Proceso de Gestién Documental -PGD-, teniendo en cuenta que: * Desde el afio 2000 en el pais se expidid la Ley 594, Ley General de Archivos, la cual ha resaltado la importancia de los archivos dentro de la administracién publica, fundamentando con su normativa complementaria, las pautas para su adecuada administracién en el concepto integral de “Archivo Total’. * Desde el afio 2006 con Ia expedicién del Decreto 514, la Administracién Distrital de Bogota D.C., especialmente la Direccién Archivo de Bogota de la Secretaria General de la Alcaldia Mayor de Bogoté, reglamenté la implementacién del Subsistema Interno de Gestion Documental y Archivo -SIGA- en las diferentes Entidades del Distrito Capital, con el objetivo de fortalecer la organizacion de sus sistemas de informacion mediante programas eficientes y actualizados de administracién de documentos y archivos. Desde el 2010, de conformidad con lo previsto en el Articulo 1° de! Decreto 176 de 2010, el Subsistema Interno de Gestion Documental y Archivo —SIGA- hace parte del Sistema Integrado de Gesti6n, el Decreto 651 de 2011 "Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestion Distrital -SIGD- y la Comisién Intersectorial del -SIGD-, y a POG Codigo Postal: 111711 ‘Tel: 3613000 Inf Linea 1 Pagina 2 de 245 A ____ INFORME TECNICO E DIRECCION _ = ARE IYO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL ‘se dictan otras disposiciones" y el Decreto 652 de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital de! Sistema Integrado de Gestion para las Entidades y Organismos Distritales" « La Ley 1474 de 2011, en su Articulo 73. Plan anticorrupcién y de atencién al ciudadano, establece que: “Cada Entidad de! orden nacional, departamental y ‘municipal deberé elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupcién y de atencién al ciudadano. Dicha estrategia contemplara, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupcién en la respectiva Entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trémites y los mecanismos para mejorar la atencién al ciudadano”. * Decreto 2578 de 2012, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administracién de los archivos del Estado. (normativa compilada junto con el Decreto 2609 de 2012, Decreto 1515 de 2013, Decreto 106 de 2015 en el Decreto 1080 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Cultura’)' * Decreto 2609 de 2012 por el cual se reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los articulos 58° y 59° de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestion Documental para todas las Entidades del Estado. * Decreto 1515 de 2013 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histérico al Archivo General de la Nacién, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. * En el afio 2013, la Direccién Archivo de Bogota expide las Circulares 01,02 y 03, por medio de las cuales se reitera la presentacién de la tabla de retencién y de valoracién documental, asi como la implementacién del SIGA, en las Entidades del Distrito Capital. ' Normativa compilada hoy en el Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Cultura. (En linea} 2015.00 seer, ig (®) Eae)] BOGOTA 2216100-FT-480 Versién 05 Pagina 3 de 26 36INFORME TECNICO iy) DIRECCION ARCHIVO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ‘noua BOGOTA DOCUMENTAL * La Ley 1712 de 2014, por medio de ta cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la informacién piiblica nacional y se dictan otras disposiciones. * I Acuerdo 02 de 2014, por medio del cual se establecen los criterios basicos para la creacién, conformacién, organizacién, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. * Decreto 103 de 2015, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones’. * Decreto 106 de 2015 Por el cual se reglamenta el Titulo VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspecci6n, vigilancia y control a los archivos de las Entidades del Estado y a los documentos de cardcter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones. * El Acuerdo 06 de 2014 por medio del cual se desarrolian los Articulos 46, 47 y 48 del Titulo XI “Conservacién de Documentos” de la Ley 594 de 2000. * El Acuerdo 04 de 2015 por el cual se reglamenta la administracién integral, control, conservacién, posesién, custodia y aseguramiento de los documentos piblicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de Entidades del Estado * Circulares 01, 02 y 03 de 2015 del Archivo General de la Nacién Jorge Palacios Preciado. Con base en este marco legal y normativo y en el andlisis de las evidencias y respuestas registradas en el formulario de encuesta para el informe de seguimiento sobre el estado de la gestion documental y archivos de las entidades del Distrito Capital, se presentan a continuacién los resultados obtenidos en la visita de seguimiento adelantada a la Entidad, asi: (Carrera 8 No, 10-65. BOGmTA Pagina 4 de 24 42215100-FT-480 Versién 05; INFORME TECNICO DIRECCION SS ARCHIVO DE Sa VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL 2.1.3. Subsistema Interno de Gestién Documental y Archivo - SIGA- De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, ‘toda Entidad de la administracién Distrital debe contar con un Subsistema interno de Gestién Documental y Archivo (SIGA).", e| cual “corresponde a una dependencia encargada de la coordinacién, control y seguimiento de la gestion de los documentos, archivo y correspondencia, Esta dependencia debe tener el nivel administrative con la autoridad suficiente para dirigir los procesos y procedimientos propios de la funcién archivistica, y hacer seguimiento para que tales procesos se leven a cabo de acuerdo a las politicas y reglas dictadas por la Secretaria General de la Alcaldia Mayor de Bogota a través del Archivo de Bogoté.” En andlisis de las condiciones dptimas que se requieren para la observancia de este apartado, la Entidad presenta un porcentaje de cumplimiento del 0.625 sobre 1 que califica este punto. 0.25 | 025 0,25 0.25 | 0,25 0,25 oO Frente a los resultados del seguimiento se evidencié que: En el esquema organizacional de la Entidad la Subsecretaria de Gestién Corporativa a través de la Direccién Administrativa y Financiera es la dependencia que se encarga de “implementar el plan de gestion documental de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nacién” segin lo sefialado en el articulo 17° literal | del Decreto 428 de 2013 "Por medio del cual se adopta la estructura intema de la Secretaria Distrital de la Mujer, y se dictan otras disposiciones’2, Para el desarrollo de esta funcién, la Direccién Administrativa y Financiera cuenta con un grupo funcional denominado Gestién Documental. ® Bogota. Alcaldia Mayor de Bogotd. Decreto 428 de 2013 Por medio del cual se adopta la estructura intema de la Secretaria Distrtal de la Mujer, ~-y_—se__dictan otras disposiciones. [en linea] - a Tetado en 9 de septiembre de 2015] carrera 8 No, 10-85 ‘Saigo Ponta T71 verano BOGOTA ve .c0 Ino: Urwe BOGOTA ‘BEIS100F-480 Versi6n 05 Pagina 5 de 24 3tINFORME TEGNICO DIRECCION [————— ARGUING PE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL i J Para el desarrollo de las actividades propias de la Gestion Documental y archivo la Secretaria cuenta con dos (2) profesionales: una_de planta quien lidera el proceso en el marco del SIGA, emite los lineamientos sobre el proceso, realiza el acompariamiento en la implementacién de las normas, y coordina en general el proceso, mientras la otra profesional se encuentra vinculada mediante la modalidad de prestacion de servicios y se encarga de la elaboracién de la Tabla de Retencién Documental - TRD-, la actualizacion de los procedimientos y el apoyo a la coordinaci6n del area. De igual forma, un (1) técnico que se encarga de apoyar las sensibilizaciones, elaboracién de inventario documental y apoyo al seguimiento de las comunicaciones oficiales y dos (2) auxiliares encargados de la recepcién, la radicacién y la distribucién interna de las comunicaciones oficiales. En relacién con el Comité Interno de Archivo éste se encuentra adoptado y regulado por la Resolucién 147 de 2015 “por medio de la cual se reestructura el comité coordinador, los niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestién de la Secretaria Distrital de la Mujer, y se dictan otras disposiciones”; de acuerdo con lo establecido por el Decreto 2578 de 2012 (hoy compilado en el Articulo 2.8.2.1.14. Titulo Il del Decreto 1080 de 2015) y con base en el Primer Lineamiento Distrital sobre Niveles de Responsabilidad y Autoridad del Sistema Integrado de Gestién — SIG-; para la presente vigencia el Comité Intemno de Archivo ha realizado dos sesiones: la primera se desarrollo el 25 de enero en la que el grupo de gestion documental presenta un informe sobre la TRD, el seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloria de Bogota frente a la TRD de la Secretaria. Es preciso mencionar que esta acta no tiene registrado el ntimero de la sesién correspondiente. La segunda reunién del comité se llevé a cabo el del_ 17 de junio del presente mediante acta No. 2, en esta sesién se socializ6 la Resolucién 147 de 2015 del Sistema Integrado de Gestion — SIG- y se aprobé la TRD®. Frente al Plan institucional de Capitacién -PIC-, la Secretaria no lo ha adoptado para la presente vigencia. No obstante, se evidencio que la Entidad se encuentra en proceso de elaboracién de este documento’. En este sentido, es de acotar que es necesario dar alcance al articulo 2.8.2.5.14 del Decreto 1080 de 2015 (antes articulo 14° del Decreto 2609) de tal forma que se capacite en todas las operaciones relacionadas con el proceso de gestion documental y se destinen los recursos necesarios para la apropiacion de dichas operaciones. > Secretaria Distrtal de la Mujer. Actas de Comité de Archivo. Bogota: La Secretaria, 2016. Documento entregado por la Entidad. “Secretaria Distrtal de la Mujer. Comunicacién Interna sobre formulacién del Plan de accién institucional. Bogoté: La BosorA H INA Pagina 6 de 24 Ccarera 8 No. 10-68 Cig Postal: 111711 Tet: 3813000 wr bogota. gov.c0 Info Linea 125" 2218400-FT-480 Versién 05| ; INFORME TECNICO- ] wd DIRECCION Se agemenecll ARGH RE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION eetee DOCUMENTAL 3.1.4 Procesos de la Gestion Documental Frente a los Procesos de la Gestion Documental -de acuerdo a lo descrito en el Decreto 2609 de 2012 hoy compilado en el Decreto 1080 de 2015- debe aclararse una Particularidad de la Secretaria Distrital de la Mujer. Si bien los procesos de gestin documental de la Entidad presentan actualmente un panorama con adelantos archivisticos y elementos con opcién de mejora, el desarrollo de los mismos es en cierta medida consecuente con la reciente conformacién de la Secretaria. Segun lo mencionado en el Articulo 8° Término para la implementacién de la organizacion de la Secretaria Distrital de la Mujer del Acuerdo 490 de 2012 “Por el cual se crean el Sector Administrativo Mujeres y la Secretaria Distrital de la Mujer y se expiden otras disposiciones”, la estructura administrativa de la Entidad tenia un plazo para perfeccionarse de seis meses a partir de la vigencia del mencionado Acuerdo, es decir, un plazo maximo hasta diciembre de 2012. Es por tal motivo que el proceso de gestién documental y el consecuente producto documental del desarrollo de las funciones de la Entidad no haya surtido todas las etapas. del ciclo vital del documento de archivo. Frente a ello, la Secretaria no dispone actualmente de un archivo central, no ha adelantado las actividades de disposicién y/o valoracién documental, ni posee hasta la fecha transferencias documentales de acuerdo con lo estipulado en la normativa vigente. Como consecuencia de la anterior Particularidad, e! Consejo Distrital de Archivos, decidié anular dichas tematicas de la encuesta “Informe sobre el Estado de la Administracién Documental’, sin que ello de lugar a una falta de analisis y/o recomendaciones por parte del equipo de trabajo de la visita de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivistica 3.1.4.1 Planeacién. Teniendo en cuenta que la gestién documental es un proceso de cardcter transversal al funcionamiento de la Entidad, se considera que las entidades del Distrito Capital deberan elaborar un plan, el cual permita fijarse metas a corto, mediano y largo plazo y estipular qué pasos se deben seguir para llegar a ella. Ponderando las respuestas y sus resultados puntuables, se obtiene una calificacin de 0.5 sobre el 1 que otorga el apartado. Skips" == (©) a] = Fo 224S100-FT-480 Versién 05 Pagina 7 de 24 38___INFORMETECNICO, DIRECCION ARCHIVO DE: VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION BoGoT/ DOCUMENTAL [Pt ‘a, Programa de Gestién Documental - PGD Os. 0.25 . Contratacién de Servicios. 0 0 «. Sistoma Intogrado de Gestion. 05 0.25 ines de accién o mejoramiento. oO o Frente a los resultados del seguimiento se observé que la Entidad cuenta con el Programa de Gestién Documental (PGD) teniendo en cuenta las instancias de aprobacién como lo establece la Ley 1712 de 2014, el Decreto 2609 de 2013, el Decreto 103 de 2015 y el Decreto 514 de 2006°. Relacionado con esto, es importante recordar que el documento debe incluir lo concemiente a los programas de normalizacién de formas y formularios electrénicos, de documentos vitales 0 esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia), de gestién de documentos electrénicos, de archivos descentralizados (incluye tercerizacién de la custodia o la administracién), de reprografia (incluye los sistemas de fotocopiado, impresién, digitalizacién y microfilmacién), de documentos especiales (gréficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indigenas 0 afrodescendientes, etc.), Plan Institucional de Capacitacin - PIC- y el programa de auditoria y control tal como lo describe el Decreto 2609 de 2013. Ahora bien, referente a los aspectos de planeacién estratégica, la Secretaria cuenta con una asignacin de presupuesto para el desarrollo de la gestién documental que se encuentra documentada en el plan anual de adquisiciones (evidencia que no fue aportada), para la vigencia 2018, se cuenta con una asignacién de cincuenta y seis millones doscientos cuarenta y un mil seiscientos setenta y dos pesos ($56.241.672) 5 Frente a esta normativa es importante recordar que las Entidades no se deben limitar solo al desarrollo de los instrumentes archivisticos bajo los pardmetros e instancias de aprobacién establecidos por la normativa, sino que ademas se deben generar los mecanismos de adopcién y actualizacién, implementacion y seguimiento de dichos instruments al interior de las mismas, por medio de actos administrativos o documentos equivalentes segin su régimen legal (Cir. decreto 103 de 2015 art. 36'y Decreto 2609 de art. 11°). Concomitante con lo anterior, es de carécter ‘blgatorio mantener la informacién sobre la gestion disponible, en buen estado y actualizada con miras a garantizar el ‘acceso a la misma. En este sentido, es importante publicar la informacion en una seccién especial del sitio web de las Entidades (cfr. Ley 1712 de 2014 art. 12° y decreto 103 de 2015 art. 4°) en lo que respecta al PGD el decreto 2608 de 2012 art. 12 obliga a las Entidades a publicaro en las respectivas paginas web de las Entidades dentro de los 30 dias pposteriores a la aprobacién por parte del comite interno de archivo. ° Informacion suministrada por el responsable del area en el dligenciamiento del instrumento “informe sobre el estado de somes nO Carrera 8No. 10-65 (igo Postal: 111711 ‘Tei: 3813000 wor bogota gov 20 Ine Linea 188, Pagina 8 de 24 2215100-FT-480 Version 05INFORME TECNICO ee. ARHING DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ae DOCUMENTAL la funcionaria encargada de atender la visita manifest6 que para la presente vigencia se suscribieron contratos con un tercero para garantizar el servicio de mensajeria expresa, distribucién postal urbana, nacional e internacional (suscrito con Redex S.A.S), sin embargo, para esta contratacién la Entidad no remitié los estudios previos para visto bueno por parte del Archivo de Bogot4, incumpliendo con lo sefialado en el Decreto 514 de 2006 en su Articulo 24 “Términos de Referencia: Todo proceso de contratacién cuyo objeto esté referidos a las actividades de gestion documental en las Entidades de la administracién distrital, debe contar con el visto bueno dado por el Archivo de Bogota de la Secretaria General de la Alcaldia Mayor.” A nivel del Sistema Integrado de Gestién — SIG-, la Secretaria tiene definidos flujogramas relacionados con los procedimientos de produccién documental; recepcién, distribucion y tramite de documentos (Correspondencia y Comunicaciones oficiales) y organizacién y consulta de documentos; Conservacién y disposicién final de los documentos. En este sentido, se observa la articulacién del SIGA con el Sistema Integrado de Gestién. Sin embargo, es necesario establecer los procedimientos (planeacién, produccién, gestion y tramite, organizacién, disposicién final, transferencias documentales, preservacién documental, valoracién documental y acceso a la informacion) para dar alcance a las dems operaciones relacionadas con la gestién documental, para lo cual es importante dar alcance al décimo tercer lineamiento Distrital sobre el Proceso de Gestién Documental en el SIG Finalmente, es importante mencionar que en la actualidad la Secretaria no cuenta con indicadores de gestion que permitan medir el avance de los procedimientos de gestion documental. 3.1.4.2 Produccién El proceso de produccién documental se define como la generacién de documentos en las Entidades, sean éstas piiblicas o privadas, en cumplimiento de sus funciones. En cotejo de la ponderacién de este item, se obtiene una calificacién de 0.25 sobre 1 que otorga el apartado. En andlisis de la informacion se evaliia que la produccion de documentos de caracter administrativo en la Entidad se adelanta a partir de sistemas ofimaticos que permiten su impresién en papel y certificacién con firma autégrafa de los funcionarios autorizados. (OG BocorA ‘B215100-FT-480 Versién 08 Pagina 9 de 24 34INFORME TECNICO DIRECCION jp sARGHIVG DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Respecto a la implementacién de la Cultura Cero Papel, ésta no se encuentra formalizada sin embargo la entidad en pro de dar alcance al Plan de Gestion Ambiental, emitio comunicacién interna No. 3-2014-00177 de 2014 mediante la cual informé a los funcionarios sobre algunas estrategias para la reduccién del consumo del papel. En este sentido, y dado que se evidencio que los documentos que son escaneados para consulta de los usuarios internos pueden ser impresos por éstos, toda vez que la entidad no ha implementado ningun tipo de restricciones (no se evidenciaron indicadores que permitan medir el consumo del papel); es necesario que la Entidad establezca indicadores que permitan identificar el avance de cumplimiento en cuanto a la reduccién del consumo de papel y establecer las estrategias necesarias para concienciar a los funcionarios sobre el uso eficiente de este insumo dando alcance a la Directiva Presidencial 04 de 2012 3.1.4.3 Gestion y tramite documental. Comprende las actuaciones necesarias para el registro, la vinculacién, el control y seguimiento a los tramites que surte el documento hasta la resolucién de los asuntos (flujos documentales). En andlisis de las condiciones éptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, la Entidad presenté un cumplimiento del 0.86 sobre 1 que califica este punto ‘a. Sistema de Gestion Documental 02 0,12 'b. Administracién de comunicaciones oficiales 04 0.34. . Trémites 4 Of Frente a los resultados de! seguimiento se observé que para el desarrollo de las actividades de administracién de comunicaciones oficiales, la Entidad cuenta con una ventanilla fisica para el recibo de comunicaciones ubicada dentro de sus instalaciones al Sage pow HTH "(OHM sh 2215100-FT-480 Version 05 Pagina 10 de 24| INFORME TECNICO DIRECCION | ue PE | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | DOCUMENTAL | costado derecho de la entrada principal, en la que se reciben y radican tanto las comunicaciones que ingresan para trémite como las comunicaciones de salida e interas. Es importante mencionar que la Oficina Asesora Juridica se encarga de la recepcién y registro de las propuestas en procesos de contratacién de mayor cuantia. En este sentido, es necesario que se tenga en cuenta lo establecido en el Articulo tercero del Acuerdo 60 de 2001 “Las entidades deberén establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcién, radicacién y distribucién de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestién documental y los programas de conservacién, integrandose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestién, centrales @ historicos.”, adicional a ello es conveniente que el area de correspondencia, en virtud de los establecido en el articulo 3° de la resolucién 147 de 2015 que conforma el Sistema Integrado de Gestién y en el numeral 2° se encuentra el Subsistema Interno de Gestién Documental y Archivos bajo el cual se desarrollan los parametros del Decreto 514 de 2006, realice el proceso de radicacién de todos las Comunicaciones que ingresan y salen de la entidad entre las cuales se encuentran las propuestas técnicas, para lo cual debern garantizar los controles necesarios para certficar el desarrollo adecuado de este proceso. Para la administracion de dichas comunicaciones oficiales la Secretaria realiza el procedimiento con una herramienta creada bajo la plataforma PHP y con el respaido de la base de datos My SQL, el numero asignado por el sistema es registrado en la comunicacién de manera manual con sello radicador. Fotografia 1 Herramienta de radicacién En cuanto a la distribucién de comunicaciones internas y externas la Entidad tiene establecido tres recorridos dos en horas de la mafiana y uno en la tarde; para realizar esta = BOEQ éalgo Poot: 44974 ‘el 3013000 wr bogota gov 29 inf: Lines 199 Pagina 11 de 24 3215100-F 1-480 Version 05 4eINFORME TECNICO | DIRECCION SREOE: VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | 7 DOCUMENTAL actividad, la Secretaria elabora las planillas con el fin de efectuar el debido control de entrega y recibo de los documentos por parte de los funcionarios en las dependencias. Asimismo, se observé que la Secretaria realiza el control y seguimiento de las comunicaciones oficiales que por diversos motivos no pueden ser entregadas al destinatario, para lo cual el area de gestion documental a través de Redex quien hace tres visitas y de no ser posible la entrega, se traslada la comunicacién a la dependencia responsable del tramite la cual realiza la correccién de los datos y se procede nuevamente con el envio. De no llevarse a cabo el envio, la dependencia solicita una publicacién en cartelera por un tiempo determinado, a continuacién, se hace acta de desfijacién y se devuelve a la dependencia para archivar en el respectivo expediente Fotografia 2 Planills para ef control de distribucién Con relacién al control de PORS, se realiza por una parte a través del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones -SDQS-, que permite efectuar el tramite y control de los documentos y por otra, las PQRS que llegan fisicamente a la Entidad son radicadas en el area de correspondencia, luego son entregadas al drea de atencién al ciudadano quienes administran el SDQS, para que en este sistema sea ingresada la informacién y asignado el numero del tramite. 3.1.4.4 Organizacién. Este proceso de la gestion documental hace referencia al conjunto de acciones orientadas a la clasificacién, ordenacién y descripcién de los documentos como parte integral de los Procesos archivisticos. rT H INA Pagina 12.de 26 CCarera 8 No. 10-65 (Codigo Posts: 111711, ‘et: 3613000 mu: bogota gv.c0 Inte: Linea 195, 2215400-Fr-480 Version 05INFORME TECNICO DIRECCION, | ARCHIVO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION BOGOTA DOCUMENTAL En andlisis de las condiciones éptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, la Entidad presenta un porcentaje de cumplimiento del 0.00 sobre 1 que califica este punto. hives de Gostion 05 o ’. Archivo Central 05: 0 Archivos de Gestion Entre los aspectos observados en Ia visita, se evidencid que la organizacion de los archivos de gestién se articula con las funciones de las Areas; los documentos son ordenados segiin el criterio de los profesionales de cada dependencia, por tipologias documentales 0 por el nombre de los profesionales que realizan el desarrollo de la funcién. En la actualidad no existe aplicacién de TRD dado que este instrumento archivistico se encuentra en proceso de elaboracién con el fin de ser remitido al Consejo Distrital de Archivos para su respectiva evaluacion y posterior convalidacién. Es de acotar que una vez convalidado el instrumento se deben realizar las acciones necesarias para su implementacién y aplicacion. ‘También se observé que en la Secretaria se cuenta con un archivo de gestion centralizado correspondiente a los contratos y convenios responsabilidad de la Oficina de Contratos, sobre lo cual se evidencié que son ordenados segtin la secuencia de hechos (principio de orden original) y se cuenta con un registro en excel que permite identificar y recuperar cada uno de los contratos. Se observé que existen propuestas tanto en original como en copia. Esta situacién de duplicidad documental conlleva a que este archivo de gestion cuente con un volumen alto de documentacién. Sumado a la situacién anterior, pudo verificarse que la mayoria de la documentacién misional resultante de los procesos desarrollados por contratistas es incluida en los correspondientes contratos, lo cual es preocupante debido a que las areas misionales quedan con una copia de dicha documentacién o en el peor de los casos se encuentran desprovistas de la informacién del desarrollo de su misionalidad. Por lo que respecta a los archivos de gestién de las demas areas en su mayoria no cuentan con inventarios documentales actualizados y no se hace uso del formato establecido en el Acuerdo 042 de 2002. En este sentido, es conveniente que la Entidad dé los lineamientos o pardémetros para la adopcién del formato unico de inventario FGA Pagina 13 de 24 Carrera No. 10-65 (Geaige Postal: 111711, ‘el: 3813000 wor bogota. gov.co Info: Linea 195 ‘2218400-FT-480 Versién 05 44INFORME TECNICO DIRECCION I~ ARCHIVO DE: VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL documental -FUID-, toda vez que segun lo establecido en el Articulo 26° de la Ley 594 de 2000, “es obligacion de las entidades de la administracién publica elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure e! control de los documentos en sus diferentes fases’. Ahora bien, es preciso especificar que el control de las tipologias documentales se debe efectuar a través de la hoja de control tanto para expedientes misionales como administrativos; esta herramienta esta reglamentada en el Paragrafo del Articulo 12° del Acuerdo 02 de 2014 ‘La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trémite, esta obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en a cual se consigne Ia informacién basica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva foliaci6n. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompafiados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos””. Respecto a los documentos en soportes diferentes al papel como CD y DVD que se encuentran incluidos en los expedientes fisicos es importante realizar una separacién de estos soportes dejando constancia en el expediente a partir de un testigo documental dado que este no es el medio adecuado de conservacién. Fotografia 3 Organizacién de los archivos de Fotografia 4 Organizacion archivo de gestién gestion ccentralizado érea de contratos ” Colombia. Archivo General de la Nacién. Acuerdo 002 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios basicos ara creacién, conformacién, organizacién, control y consulta de los expedientes de archive y se dictan otras, disposiciones, fen tinea) [ransparencia/ACUERDO 02 DE_2014.pdf {citado en 29 de abr de 2015} a) a ‘B218100-FT-490 Version 05 Pagina 14 de 24INFORME TECNICO DIRECCION ea ae ARCHIVO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMII BOGOTA DOCUMENTAL Fotografia 5 Formato de rotulacion para expedientes Archivo central Como se mencioné al inicio del apartado de procesos de gestién documental, la Secretaria por ser una Entidad recientemente creada no cuenta con archivo central pues atin no se cumple con la totalidad del ciclo vital del documento. Es decir, que aun se encuentran en la fase de archivo de gestion. Por este motivo esta seccién no cuenta con puntuacién y no afecta la calificacién del presente informe. 3.1.4.5 Transferencias documentales Si bien se observé que existe un flujograma que explica el procedimiento para efectuar las transferencias documentales primarias, debido a la particularidad de la Secretaria no es posible iniciar esta actividad aun, 3.1.4.6 Disposicién final de documentos Una vez la entidad complete el ciclo vital de los documentos con base en la madurez administrativa se podrd valorar esta actividad. =m sou 2215100-FT-480 Versién 05 Pagina 18 de 24INFORME TECNICO DIRECCION ARCHIVO DE MOGOTA VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL lL ee 3.1.4.7 Preservacién de documentos Este proceso de la gestién documental comprende las acciones aplicadas a los documentos, para garantizar su conservacién en el tiempo, independientemente de su medio, forma de registro o almacenamiento (Sistema Integrado de Conservacién - SIC). Ponderando las respuestas y sus resultados, se obtiene una calificacion de 3.75 sobre 1 que otorga el apartado. ‘Al momento de realizar la visita se evidencié que la Secretaria Distrital de la Mujer no posee el Sistema Integrado de Conservacion —SIC- que permite garantizar la conservacién y preservacién de la informacién produtcida y tramitada independientemente de su soporte, de acuerdo con los parémetros establecidos en el Acuerdo 08 de 2014 del Archivo General de la Nacién Jorge Palacios Preciado. No existe una planeacién oficial de los componentes de la preservacién documental a largo plazo, ni se ha desarrollado ninguno de los dos planes solicitados por la normativa vigente en relacion con el Sistema Integrado de Conservacién, es decir, el Plan de Conservacién Documental y el Plan de Preservacién Digital a largo plazo. Como base para la elaboracién de lo anterior, la Secretaria cuenta con un flujograma — proyecto de procedimiento- sobre Conservacién y Disposicién Final de documentos, pero ealizando el analisis se hace referencia a la conservacién como parte de la valoracién documental y no a manera de medidas para la salvaguarda de la informacién. Otros flujogramas poseen datos que servirian para el componente de preservacién documental a largo plazo pero deben ser reformados y profundizados. Respecto a los espacios de almacenamiento y sus condiciones, la Entidad cuenta con reducidos espacios para albergar sus archivos de gestion en cada una de las areas en el inmueble de dos plantas ubicado en la Carrera 32A No. 29-58. Las condiciones generalmente corresponden a las de Areas de oficina con iluminacion artificial con difusores y natural por ventanales y mobiliario modular en metal/madera. Es perceptible la falta de espacio que existe tanto para el acervo documental como para los funcionarios. septs =" me a ‘2215100-FT-480 Version 05 Pagina 16 de 24___ INFORME TEGNICO DIRECCION 7 pea | ARCHIVO, ee VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ‘seas got DOCUMENTAL a | Por otra parte, la Entidad recientemente alquilé un subnivel® dentro de un inmueble residencial de una planta ubicado en la Carrera 29 No. 39-79, sobre el cual se han hecho adecuaciones locativas menores como mejoramiento de iluminacién, pafietado y acabado con pintura acrilica blanca, limpieza y adecuacién de un puesto de trabajo; hasta la fecha se ha ubicado Unicamente informacion de la Direccién de Contratacién en uno de los cuartos de! subnivel, donde la iluminacién es artificial por fluorescencia sin filtrado ni difusion y en menor medida natural por ventanales interiores. En esta area se percibe una alta humedad relativa, lo cual es negativo para el tipo de soporte documental que actualmente se posee en el espacio. El mobiliario es insuficiente por lo que existe documentacién dispuesta en salientes, rincones y suelo del subnivel. De acuerdo a lo observado en la visita, el area especifica donde se mantiene la documentacién es insuficiente y no permite la custodia de documentacién con un crecimiento proyectado. Fotografia 6 mobiliario usado por el archivo de gestién centralizado Fotografia 7 apilamionto de unidades do conservacion La Entidad utiliza como unidades especificas de conservacién tapas legajadoras y en menor medida carpetas de pliegue sencillo (en casos aislados félderes tipo AZ). Las unidades generales de almacenamiento son cajas de archivo tipo X200 pero su utilizaci6n se da en minima proporcién en los archivos de gestién. Debe mencionarse que de acuerdo a lo observado en el recorrido por los distintos archivos de gestion de la ® Los estudios previos de dicha contratacién no fueron enviados al Archivo de Bogota para visto bueno técnico de acuerdo al estpulado en el At. 24° del Decreto 514 de 2008, BOGOTA Carrora 8 No. 10-85 (Sédigo Postal: 111714 Pagina 17 de 24 ‘Tei: 3813000 sw bogota gov c0 Inte: Linea 198 43INFORME TECNICO DIRECCION TT ARCHIVO PE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Secretaria, actualmente se estan lizando técnicas de registro inadecuadas como resaltadores, micropuntas, esferos de color y material anexo como banderillas, ganchos de cosedora, cintas y adhesivos, incluso en los expedientes con baja consulta. ob noioarmaln obsoidt a " Fotografia 8 técnicas de registro inadecuadas Fotografia 9 uso de banderilas en los ‘expediontos Es de aclarar que debido a la reciente creacién de la Secretaria, ésta no ha necesitado hasta la fecha la conformacién de un archivo central, razén por la cual no se analiza el punto pero si se emiten recomendaciones. Frente a la identificacién de los riesgos en las areas 0 depésitos destinados para la gestion documental, la Secretaria posee un mapa de riesgos donde aparece la gestién documental pero no se tiene un anélisis especifico de los riesgos en dichas Areas ni las acciones para su mitigacién. En caso contrario la Entidad cuenta con un Plan para prevencién y atencién de emergencias y anélisis de vulnerabilidad en la secretaria distrital de la mujer, donde se analizan probabilidades de riesgos naturales, tecnol6gicos, sociales y ambientales. Sin embargo, una vez analizado el documento se evidencié que no se incluyen en el analisis los depésitos de archivo como fuente especifica de riesgos (salvo su mencién en incendios), ni se aclaran las medidas de mitigacién. La seguridad para el acervo documental se da por medio de detectores de humo, alarmas de seguridad, extintores (polvo quimico y solkaflam), sensores de movimiento, cémaras de seguridad y personal de vigilancia. No se conocié evidencia sobre el control de plagas (insectos rastreros, voladores, roedores y microorganismos) en la Entidad. De igual forma en la Secretaria no se adelanta monitoreo de condiciones ambientales en ninguna de las areas de almacenamiento documental, ni se posee un programa de limpieza para el mobiliario, zonas de POSOTA Pagina 18 de 24 Carrera 8 No, 10-65. Csigo Postal: 191711 ‘Tei: 3813000 we bogota gov.c0 Ine Lines 195.ss [ INFORME TECNICO | DIRECCI | = Sere SE | AMG P= | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | DOCUMENTAL almacenamiento y archivos de gestién (Gnicamente las jomadas de limpieza regulares de los servicios generales). Actualmente la Entidad no brinda los elementos de proteccién personal a los integrantes del grupo de archivo debido a su tipo de vinculacién y a que hasta la fecha no se han realizado intervenciones ~procesos técnicos archivisticos- sobre la documentacién 3.1.4.8 Valoracién documental. Proceso permanente y continuo por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios del documento, y se define su destino final (seleccién, eliminacion, Teprografia, conservaci6n total), combinado correspondientemente con los procesos de organizacién, transferencia y disposicién de documentos. Ponderando las respuestas y sus resultados puntuables, se obtiene una calificacién de 0,25 sobre el 1 que otorga el apartado. ‘Tabla de Valoracién Documental 0 Teniendo en cuenta la particularidad de la Secretaria, sélo se cuenta con la TRD, la cual fue remitida para revision, evaluacién y convalidacién por parte del Consejo Distrital de Archivos mediante comunicacién radicada No. 2-2015-01978. Este instrumento se encuentra en proceso de evaluacién por parte de dicho Consejo. 3.1.4.9 Acceso a la documentacién de archivo. La gestion documental en una Entidad orienta su funcionalidad en la conformacién de unidades de informacién que garanticen los derechos que tienen los usuarios de la misma, para acceder a la informacién contenida en los documentos de archivo y de ser necesario. obtener copia de éstos. Ponderando las respuestas para este item, se obtiene una calificacion de 0.26 sobre el 1 que otorga el apartado. ee" FE BOG TA wine i Ne HUC7ANA FHROE Fran vin os Pagina 19 de 24 44| ~ INFORME TECNICO DIRECCION, | ARGUVODE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | BOGO' DOCUMENTAL Frente al seguimiento, se observé que la Secretaria cuenta con un flujograma del procedimiento para el préstamo de los documentos en archivos de gestion. Este documento en la actualidad es sélo de conocimiento interno y su objetivo principal es detallar el conjunto de acciones orientadas a la clasificacién, ordenacién, descripcién y acceso a los documentos de la entidad, el cual se debe realizar previa autorizacién del jefe del area y se controla a partir del registro del préstamo en un formato disefiado para esta actividad. Debe mencionarse que para el caso de la consulta externa no existe un procedimiento documentado en el que se les indique a los usuarios extemos cual es el tramite a seguir Asimismo, se evidencié que no existe una politica orientada a la reconstruccién de ‘expedientes tal como lo exige el Acuerdo 007 de 2015 “por medio del cual se establecen Jos lineamientos para la reconstruccién de expedientes y se dictan otras disposiciones”, esto con el fin de prever e identificar las acciones a realizar en caso de pérdida o destruccién de los documentos. 4, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: En la coyuntura actual en que la administracion distrital se fundamenta en el “fortalecimiento de lo publico como principio del Estado social de derecho, mediante ef fomento de la participacién y decision de la ciudadania, la eficacia y eficiencia administrativa, transparencia y lucha contra la corrupcién administrativa’®, frente al cumplimiento de la normativa archivistica, tanto distrital como nacional, la calificacién obtenida por la Entidad, corresponde a 3.120 sobre 7 puntos, tal como se evidencia en la siguiente grafica: Alcaldia Mayor de —_Bog¢ 2016, I Carrera 8 No. 10-65 (Gein Postal: 111711 Tel: 3813000 wut bogota gov.e0 Inte: Linea 198 EEYS160°F1-480 Version 05~ INFORME TECNICO ua | pireccion = -/}—— ‘ahead AND Pe VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ‘anoeanke, DOCUMENTAL, ARCHIVO DE BOGOTA memeriadiversaincuyents ‘ustracion 1 Resultado dela cuantfcacién de los procesos gestion docummental Se evidencia que la Secretaria viene desarrollando la gestién para la consecucién de los recursos necesarios para la normalizacién de procesos y procedimientos relacionados con la gestién documental, especialmente en lo que corresponde a la formalizacién del Subsistema Interno de Gestién Documental y Archivos -SIGA-, por ende y analizando la integralidad de los componentes y procesos que conlleva este modelo, se concluye que presenta un nivel bajo con respecto al cumplimiento de la normativa archivistica nacional y distrital, en especial lo relacionado con ‘* Es importante tener en cuenta lo establecido en el reciente acuerdo 004 de 2015 del AGN “por ef cual se regiamenta la administracién integral, control, conservacién, posesién, custodia y aseguramiento de los documentos publicos relatives a los Derechos Humanos y el Derecho Intemacional Humanitario, que se conservan en archivos de las Entidades de! Estado” para las series documentales relacionadas con la Ley 1448 de 2011 “por la cual por la cual se dictan medidas de atencién, asistencia y reparacién integral a las victimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones’ + Establecer el programa de capacitacién en lo que respecta al programa de gestién documental con base en el decreto 2609 de 2012 compilado mediante Decreto 1080 de 2015. Set, a (QR = pou 2215100-FT-480 Version 05 Pagina 21 de 24INFORME TECNICO DIRECCION — OO es ARIE | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Dar alcance al Lineamiento Distrital 13° sobre el Proceso de Gestion Documental en el SIG y se elaboren los procedimientos con base en este marco. Fortalecer la cultura archivistica en la Secretaria a través del seguimiento permanente a la implementacién y aplicacién de los instrumentos archivisticos y su efectiva actualizacién una vez convalidados. Elaborar el Plan Institucional de Archivos — PINAR- y complementar el programa de gestién documental teniendo en cuenta los programas determinados en el Decreto 2609 de 2012. Normalizar el desarrollo de la actividades de radicacién de las propuestas técnicas y demas documentos que no sean entregados a la ventanilla nica de correspondencia dando alcance al Acuerdo 060 de 2002 Implementar el uso del formato Unico de inventario documental — FUID- con base en lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002. Garantizar que las tipologias documentales se incluyan en el expediente de acuerdo al principio de procedencia y orden original (secuencia de hechos), evitando la disgregacién por tipologias documentales, la clasificacién por nombre de personas o segtin la necesidad de los profesionales responsables de la dependencia. Garantizar que los expedientes _misionales incluyan toda la _ informacion correspondiente al desarrollo de sus funciones y procedimientos y evitar que ésta se conserve Unicamente en los contratos suscritos con personas naturales. Una vez el Consejo Distrital de Archivos emita su concepto técnico sobre la revision y evaluacin de la TRD, la Entidad debe realizar los ajustes necesarios y recomendaciones emitidas por dicho érgano. La Entidad debe tener definida una politica orientada la reconstruccién de expedientes y que en los programas de induccién y re-induccién, ademas de los temas relacionados con gestién documental, se incluyan los temas sobre el acceso a la informacion, teniendo en cuenta lo establecido en La Ley 1712 de 2014 y su decreto reglamentario 103 de 2015 asi como lo determinado en el Acuerdo 007 de 2015. Asimismo la Entidad en cumplimiento de esta normativa debe publicar Ios documentos que ésta exige: =m Nom 2245100-FT-480 Version 05, Pagina 22 de 24INFORME TECNICO DIRECCION aoe 4 ARCHIVO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL tablas de retencién documental, registro de activos de informacion, el indice de informacién clasificada y reservada. Elaborar el reglamento de archivo como lo exige la normativa (con Perfiles de usuarios, categorias de derechos, protocolos para acceso a la documentacién, excepciones para casos de Entidades judiciales y de control), tal como lo determina la Ley 1712 de 2014 y su decreto reglamentario 103 de 2015. Estandarizar por medio de una politica clara el componente de preservacion documental a largo plazo, para lo cual se debe iniciar con la generacion y puesta en marcha del Sistema Integrado de Conservacién —SIC- descrito en el Acuerdo 006 del 16 de octubre de 2014, “Por el cual se desarrolian los articulos 46, 47 y 48 del titulo XI “Conservacién de documentos’ de la ley 594 de 2000”. Dicho Sistema debera contener como minimo los siguientes temas en materia de preservacién documental: ‘* Monitoreo y control de las condiciones ambientales. * Elaboracién y aplicacién de programas con mecanismos de inspeccién, control y erradicacién de plagas. * Elaboracién y aplicacién de protocolos para los procesos de limpieza y saneamiento ambiental preventivo. * Elaboracién de guias o instructivos con medidas basicas de intervencién en conservacién documental tanto para deterioros fisico-mecdnicos como biolégicos. Es necesario contar con el Plan de conservacién documental y el Plan de preservaci6n digital a largo plazo; conteniendo el primero las acciones a corto, mediano y largo plazo para implementar programas, procesos y procedimientos tendientes a mantener las caracteristicas fisicas y funcionales de los soportes analogos de la informacién mediante niveles de intervencién en conservacion preventiva y conservaciénirestauracién; mientras el segundo procura mantener las caracteristicas de autenticidad, integridad, confidencialidad, _inalterabilidad, fiabilidad, interpretacién, comprensién y disponibilidad en el tiempo de la informacién a partir de un conjunto de estandares que regulen y estandaricen la creaci6n, uso, mantenimiento, retencién, acceso, preservacion de la informacién, necesidades de los usuarios, adopcién de normas técnicas, guias, estindares nacionales e intemacionales, capacidad técnica de la entidad y obligaciones legales de la misma (entre otros aspectos mencionados en el Acuerdo 06 de 2014) ‘Seige Pena T1711 ==" mel 00 ‘2215100: T-480 Versi6n 05 Pagina 23 de 24 aFIRMAS: Profesional Archivista oy c INFORME TECNICO a _| DIRECCION, | es ARCHING Es VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ‘sino DOCUMENTAL * Deben erradicarse practicas inadecuadas en los archivos de gestién de la Secretaria como el uso de micropuntas, resaltadores, esferos y lapices de color, etc., pues de esta manera no se esta contribuyendo a la preservacién de la informacién debido a la inestabilidad de sus componentes. * Teniendo como referencia que la Secretaria de la Mujer no posee un archivo central actualmente, es primordial planear y ejecutar su creacién bajo los lineamientos y estandares distritales y nacionales sobre conservacién en inmuebles de archivo. Inicialmente se recomienda la lectura y andlisis del “Manual de Construccin y Adecuacién de Espacios para archivos en el Distrito Capital” del Archivo de Bogota yla NTC 6921:2012 * Frente a los temas de riesgos en las areas de almacenamiento y archivo en general asi como planes para prevenir desastres es necesario que la Entidad cuente con una identificaci6n de los riesgos —asociados a archivo y almacenamiento- en las reas 0 depésitos destinados para la gestion documental, de igual forma con el plan de prevencién y atencién de desastres donde se incluyan los depésitos de archivo. * Para el mejoramiento del proceso de preservacién a largo plazo se recomienda revisar y analizar las normas vigentes en dicha materia como el Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nacién, la Norma Técnica Colombiana NTC 5921:2012, la adopcién con modificaciones de la Norma ISO 11799: 2003, Decreto 1080 de 2015 y publicaciones sobre la materia tanto del Archivo de Bogoté como del Archivo General de la Nacién * Se recomienda llevar un monitoreo de condiciones ambientales con variables como humedad relativa, calidad de aire, temperatura, ventilacin e iluminacién en el area de almacenamiento del futuro archivo central. slua Vargas Nese AB FABSoNaNA Vante@'ALFONSO Proyect: Astrid Jana Vargas AtonsoW Juan Flips arte Fez J ovo: Ginna Paola Gates Gute: ‘Aorob6: Jule Aberto Parra Acosta fp carrera 8 No, 10-65 (Gadige Poota: 111711, ‘el: 3813000 wor bogota gov co Info: Lines 198 ROSA Pagina 24 de 24 3215100-FT-480 Version 05