INFORME TECNICO ] DIRECCION | aa | ARCHIVO DE, VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRAGION ‘senosortae’ DOCUMENTAL Nombre: _ SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD. Representante legal: | MARIA CONSTANZA GARCIA A Nombre deladependencia | — responsable de la gestion Subsecretaria de Gestion Corporativa docum archivo: Calle 13 No. 37-35 3649400 ‘www. movilidadbogota.gov.co 7 14, 15 y 16 de enero de 2015 |Inicial _X De cumplimiento al PMA seguimiento: 2. OBJETIVO Hacer seguimiento a la gestion documental de la Secretaria Distrital de Movilidad en cuanto a las acciones desarrolladas, recursos destinados, estado de los archivos de la entidad y planes orientados al mantenimiento y fortalecimiento de las labores programadas, de acuerdo con la normativa archivistica vigente y las acciones en curso para su cumplimiento. 3, DESARROLLO 3.1.1. Reunién de apertura y generalidades de la agenda de visita El dia 7 de enero de 2015, mediante radicado No. 2-2015-386 de la Secretaria General de la Alcaldia Mayor de Bogota, la Direccién Archivo de Bogota informé a la Secretaria Distrital de Movilidad, la realizacién de la visita de seguimiento a la gestion documental, para los dias 14, 15 y 16 de enero de 2015. En la primera jornada, se dio inicio a la visita con la reunién de apertura en compania de los funcionarios citados previamente. En dicha reunién se llevé a cabo la presentacién del grupo de trabajo delegado por la Direccién Archivo de Bogota y la metodologia a desarrollar durante {a visita. Adicionalmente, se realizo por parte de la Directora Administrativa y Financiera de la Secretaria Distrital de Movilidad, Claudia Isabel Osorio, presentacién del estado general de la gestién documental y los proyectos contemplados a corto, mediano y largo plazo. = (@n fou 2218100-FT-480 Vorsién 04| INFORME TECNICO iy] DIRECCION _ . ARCHIVO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ane BOGOTA DOCUMENTAL — | Posteriormente se aplicé la encuesta de seguimiento a la implementacién del Sistema de Gestion Documental y Archivos - SIGA-, verificando las respuestas que sobre el mismo instrumento habia presentado la Secretaria Distrital de Movilidad en el “Informe sobre la gestion documental en las Entidades de! Distrito Capital", en cumplimento al articulo 25 del Decreto 514 de 2006 y se inicié el recorrido por los archivos de gestién de las oficinas, realizando el respectivo registro fotografico. En la segunda jornada se inicié el recorrido por los archivos de gestién (Direccin de Control y Vigilancia, Grupo de Planes de Manejo de Transito PMT, Subdireccion de Jurisdiccién coactiva, Accidentalidad y comparendos y sefializacién), archivo central y uno de los depésitos que comprende el fondo documental acumutado ubicado en la sede Paloquemao. El tercer dia, 16 de enero de 2015, se observé la operacién de la Oficina de Correspondencia, desde el momento de recepcién y tramite de las comunicaciones oficiales en la Secretaria Distrital de Movilidad , hasta ei despacho de las correspondientes comunicaciones de respuesta; se continud con la visita a los archivos de gestion centralizados correspondientes a las areas de Despacho, Contratacién, Subdireccion Administrativa, Subdireccién Financiera y Direccién de Seguridad Vial y Comportamiento del Transito; de la misma forma, se visitaron los depésitos del fondo documental acumulado conocidos como: Patio 4, Paloquemao, Casa 21 y la nueva bodega ubicada en el barrio 7 de agosto. 3.1.2. Analisis de los resultados de calificacién evaluados durante la visita De acuerdo con la informacién recopilada, se adelanté la evaluacién de los 10 aspectos que conforman el proceso de gestién documental -PGD-, teniendo en cuenta: + Desde el afio 2000 en el pais se expidié la Ley 594, Ley General de Archivos, la cual ha resaltado la importancia de los archivos dentro de la administracién publica, fundamentando con su normativa complementaria, las pautas para su adecuada administracion en el concepto integral de “Archivo Total”. * Desde el afio 2006 con Ia expedicién del Decreto 514, la Administracion Distrital de Bogota D.C., especialmente la Direccién Archivo de Bogota de la Secretaria General de la Alcaldia Mayor de Bogota, reglamenté la implementacién del Subsistema Interno de Gestién Documental y Archivo -SIGA- en las diferentes entidades del distrito capital, con objetivo de fortalecer la organizacién de sus sistemas de informacion = @mO wl B215100-FT-480 Versién 04— n INFORME TECNICO - ] | oireccion aL | ARCHIVO.DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION sonar BOGOTA DOCUMENTAL mediante programas eficientes y actualizados de administracion de documentos y archivos. Desde el 2010, de conformidad con lo previsto en el Articulo 1 del Decreto 176 de 2010, el Subsistema Interno de Gestion Documental y Archivo -SIGA- hace parte del Sistema Integrado de Gestion, el Decreto 651 de 2011 "Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestion Distrital -SIGD- y la Comisi6n Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones" y el Decreto 652 de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestién para las entidades y Organismos Distritales". La Ley 1474 de 2011, en su Articulo 73. Plan anticorrupcién y de atencién al ciudadano, establece que: “Cada Entidad del orden nacional, departamental y municipal deberé elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupcién y de atencién al ciudadano. Dicha estrategia contemplaré, entre otras cosas, el mapa de aINFORME TECNICO DIRECCION, | So? ARCHIVS DE: VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Con base en este marco legal y normativo y en andlisis de las evidencias y respuestas registradas en el formulario de encuesta para el informe de seguimiento sobre el estado de la gestion documental y archivos de las entidades del Distrito Capital, se presentan a continuacién los resultados obtenidos en la visita de seguimiento adelantada a la Secretaria Distrital de Movilidad, asi: 3.1.3. Subsistema Interno de Gestion Documental y Archivo - SIGA- De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, “toda entidad de la administracién Distrital debe contar con un Subsistema Intermo de Gestién Documental y Archivo (SIGA).", el cual “corresponde a una dependencia encargada de la coordinacién, control y seguimiento de la gestion de los documentos, archivo y correspondencia. Esta dependencia debe tener el nivel administrative con la autoridad suficiente para dirigir los procesos y procedimientos propios de la funcién archivistica, y hacer seguimiento para que tales procesos se lleven a cabo de acuerdo a las politicas y reglas dictadas por la Secretaria General de la Alcaldia Mayor de Bogoté a través del Archivo de Bogoté.” En andlisis de las condiciones éptimas que se requieren para la observancia de este apartado, la Secretaria Distrital de Movilidad, presenta un porcentaje de cumplimiento del 0,75 sobre 1 que califica este punto. 11. [INFORMACION ESPECIFICA DE LA DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL SIGA. 025 | 025 [2. [INFORMACION ESPECIFICA DEL PERSONAL RESPONSABLE DEL SIGA 0,25 [0,25 [3. [INFORMACION ESPECIFICA DEL COMITE INTERNO DE ARCHIVO 0.25 | 0,25 i4._ [CAPACITACIONES EN GESTION DOCUMENTAL 0.25. o | Frente a los resultados del seguimiento se observé: En el esquema organizacional de la Secretaria Distrital de Movilidad, la Direccion Administrativa y Financiera de la entidad es la dependencia que se encarga de la coordinacién, control y seguimiento de la gestién documental de acuerdo con lo establecido en la Resolucién 535 de 2009 y para ello ha definido un érea operativa, responsable de esta actividad, que lidera el desarrollo de los procesos y procedimientos y tareas del SIGA, de acuerdo con las normas archivisticas vigentes. * El area de Gestién Documental de la Secretaria Distrital de Movilidad, cuenta con: == (@HR Asm 2215100-FT-480 Versién 04| INFORME TECNICOS DIRECCION, fT ARCHIVO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | see BOGOTA DOCUMENTAL — Tres (3) profesionales especializados, dos (2) profesionales, (6) seis técnicos de archivo y (32) treinta y dos auxiliares, quienes adelantan tareas y actividades referentes a la elaboracién de la tabla de retencién documental, la organizacion documental, digitalizacién, préstamos, busquedas y respuestas de solicitudes. * Con respecto al Comité interno de Archivo, éste se encuentra regulado por la Resolucién No. 271 de 2013 y evidencia de ello son las sesiones realizadas en las. siguientes fechas: 14-02-2014, 11-04-2014, 30-05-2014, 19-09-2014 y 15-10-2014 en las cuales se trataron los temas correspondientes a: eliminacién de documentos de apoyo del periodo comprendido entre 1970 al 2014, alquiler de bodega y aprobacién de TRD de algunas Areas. Es de resaltar, que no se adjuntaron los inventarios y los conceptos técnicos para eliminacién de documentos, maxime cuando se elimind informacién del fondo documental acumulado. * Se evidencia que la Secretaria Distrital de Movilidad no tiene contemplado dentro del plan institucional de capacitacién ninguin tema relacionado con la gestién documental. 3.1.4. Procesos de la Gestién Documental En este apartado, se evaliian los procesos de la gestién documental establecidos en el Articulo 9 del Decreto No. 2609 de 2012, los cuales a su vez, fundamentan su definicion en las fases de archivo y ciclo vital de los documentos establecidos en la Ley 594 del 2000. 3.1.4.1. Planeacién. Teniendo en cuenta que la gestién documental es un proceso de cardcter transversal al funcionamiento de la entidad, se considera que las entidades del Distrito Capital deberén elaborar un plan, el cual permita fijarse metas a corto, mediano y largo plazo y estipular qué pasos se deberian seguir para llegar a ella Ponderando las respuestas y sus resultados puntuables, se obtiene una calificacion de 0.125 sobre el 1 que otorga el apartado. SS" (@) BR = BosoTd 2218100 T-480 Versién 04 42INFORME TECNICO DIRECCION ARCHIVO DE aR VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL c. Sistema Integrado de Gestion 0.6 | 0,125 Frente a los resultados del seguimiento se observé: + La Secretaria Distrital de Movilidad a la fecha no cuenta con un Programa de Gestion Documental (PGD), con la estructura e instancias de aprobacién como lo establece el Decreto 2609 de 2013, por lo tanto, no ha sido tomado en cuenta para la asignacién de recursos. No obstante, se cuenta con un proyecto de inversiOn que pretende resolver las situaciones referentes a la gestién documental especificamente en lo concerniente a la organizacion del fondo documental acumulado y los archivos de gestin, la elaboracién de inventarios documentales, la tabla de retencién documental, la integracién de los sistemas de informacién, la continuacién de la digitalizacién e indexacién de documentos en Ia aplicacién Laserfiche y la elaboracién de las fichas de valoracién documental como elemento que permitira establecer la disposici6n final de los documentos misionales. Del mismo modo se establece como prioritaria la eliminacién total de los documentos que han perdido sus valores primarios.' Para el 2015 han sido aprobados diez mil ochocientos setenta y cinco mil ochocientos millones ($10.875.800.000). + Que si bien, la Secretaria Distrital de Movilidad no reporta avances en la elaboracion del documento Programa de Gestién Documental -PGD-, como lo contempla la normativa archivistica’, el cual debe incluirse en el Plan de Accién Institucional, en el que se contemplen entre otras cosas la implementacién de las politicas y lineas de accién para la preservaci6n e integralidad de la documentacién, considerando como indicador de cumplimiento, la normalizacién de instrumentos archivisticos y el inicio de la elaboracion del PGD. En cuanto al plan de accién que ha sido radicado por la Secretaria Distrital de Movilidad ante las instancias archivisticas, para la presentacién de la TRD hasta el momento no se ha cumplido. Pese a que la Secretaria Distrital de Movilidad emitio comunicacién con radicado de la Secretaria General No. 1-2014-33414 sobre “entrega * Secretaria Distrital de Movilidad. proyecto de fortalecimiento institucional 6094, Bogota: Secretaria Distrital de Movilidad, 2015. Documento entregado por la entidad. 11p. * Decreto 2609 de 2012 Capitulo lly Art. 15 y Ley 1712 de 2014. = OmO wu 2245100-FT-480 Versién 04= | INFORME TECNICO iy] DIRECCION, Semen teijar wARGHIVG DE, VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ‘eusense’ | BOGOTA DOGUMENTAL = | | tabla de retencién documental y tabla de valoracién documental” en el que se comprometié a presentarlas ante el Consejo Distrital de Archivos el 30 de agosto de 2014 y las tablas de valoracién documental en el mes de diciembre de 2015. Adicionalmente esta pendiente la elaboracién del Plan Institucional de Archivos de la Secretaria Distrital de Movilidad - PINAR, asi como los instrumentos archivisticos, que se definen en el Decreto 2609 de 2012. Se debe tener en cuenta que el alcance y tiempos que se han de determinar para la elaboracién de! PGD de la Secretaria Distrital de Movilidad, deben ser acordes con la fecha establecida por la normativa para:su presentacién y los aspectos basicos que sirvan como soporte para la adopcién e implementacién del programa, “requiere de la formulacién a corto, mediano y largo plazo, del desarrollo sistematico de los procesos archivisticos, encaminados a la planificacién, procesamiento, manejo y organizacién de la documentacién producida y recibida por la Secretaria Distrital de Movilidad "* + La Secretaria Distrital de Movilidad, a nivel de SIG, tiene definidos los procedimientos de transferencias documentales, préstamo y consulta de documentos archivados, administracién archivos de gestién, tramite de documentos, suministro de copias e informe de accidentes, disefio e implementacién de tablas de retencién documental y ajuste tablas de retencién documental. En observacién de implementacién de dichos procesos se detecta una aplicacién parcial. Es de anotar, que la aplicacién de este instrumento es responsabilidad de la entidad puesto que no se encuentra convalidada por el Consejo Distrital de Archivo lo que conllevaria a realizar nuevamente procesos de organizacién documental en caso de ajustes solicitados por el Consejo. + Con respecto a los indicadores de gestion se cuenta con los siguientes: elaboracién y verificacion de inventarios (50% de avance), eliminacién documental por seleccién natural (91% de avance), capacitacién y sensibilizacion en la implementacién de TRD (100% de avance) y seguimiento y evaluacién al servicio tercerizado de correspondencia (50% de avance). Es de acotar que la aplicacién del indicador de capacitacién y sensibilizacién en la implementacién de TRD no es consecuente con la realidad de la Secretaria Distrital de Movilidad, pues este indicador no ha sido incluido en el Plan Institucional de Capacitacion — PIC-, dado que éste se enfoca solamente en mencionar que existe un area destinada para los archivos. El indicador de capacitaciones al que se hace referencia corresponde al proceso de comunicacion e informacion general que internamente hace el lider de gestion documental a las > Colombia. Archivo General de la Nacién, Manual implementacién de un Programa de Gestién Documental - PGD. Bogota, AGN, 2014. == (QR == STA ‘B21G100-FT-480 Vorsién 04 “4INFORME TECNICO DIRECCION, [| | ARCHIVO DE gan RuNOP VISITA DE SEGUIMIENTO ALA ADMINISTRACION DOCUMENTAL | dependencias y/o funcionarios nuevos, pero que no ha sido pensado desde la perspectiva de planeacién general de las capacitaciones de la entidad, Finalmente, la Secretaria Distrital de Movilidad manifiesta que para la vigencia 2015 se tiene previsto el desarrollo de un contrato que garantizara el cumplimiento a la norma a través de la implementacién de un sistema de informacién integral para la Secretaria Distrital de Movilidad. 3.1.4.2, Produccién El proceso de produccién documental se define como la generacién de documentos en las entidades, sean éstas publicas o privadas, en cumplimiento de sus funciones, En cotejo de la ponderacién de este item, se obtiene una calificacién de 0.5 sobre 1 que otorga el apartado. En anélisis del resultado se evalia: * La produccién de documentos de cardcter administrativo en la Secretaria Distrital de Movilidad se adelanta a partir de sistemas ofimaticos que permiten su impresién en papel y certificacién con firma autégrafa de los funcionarios autorizados. Con respecto a la implementacién de la cultura Cero Papel adoptada mediante la Resoluci6n 157 de 2010, se evidencia tanto la falta de actualizacién de esta politica como la ausencia de indicadores que permitan medir el consumo y uso racional de papel en las oficinas y dependencias de la Secretaria Distrital de Movilidad. En este sentido, se cuenta con LaserFiche para la digitalizacién y consulta de los documentos, lo que minimiza la manipulacién del documento original pero fomenta la mala practica de imprimir la documentacién que ha sido previamente digitalizada. De igual forma, se cuenta con el modulo SICON creado bajo la plataforma de Informex utilizado para la asignacién del consecutivo tinico de correspondencia. Es de acotar que el proceso de correspondencia ha sido tercerizado y es administrado por la = (Om wu ‘F215100-FT-480 Versién 04INFORME TECNICO pIRECoION (ais: ++]. ARGHIVD DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION vor DOCUMENTAL empresa Entrega Inmediata Segura S.A, es de aclarar que este proceso de tercerizacién nunca pasé por el Archivo de Bogota para su aval, de acuerdo con lo establecido en el articulo 17 pardgrafo segundo del Decreto 514 de 2006 “Cualquier software utilizado por una entidad para la gestién documental, archivo y correspondencia debe contar con el visto bueno del Archivo de Bogota de la Secretaria General de la Alcaldia Mayor de Bogoté."* 3.1.4.3. Gestion y tramite documental. Comprende las actuaciones necesarias para el registro, la vinculacién, el control y seguimiento a los trémites que surte el documento hasta la resolucién de los asuntos, (flujos documentales). En andlisis de las condiciones éptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, la Secretaria Distrital de Movilidad presenta un porcentaje de cumplimiento del 0.71 sobre 1 que califica este punto. 2. Sistema de Gestion Documental oz ° . Administracion de comunicaciones oficiales 4, oat <. Tedmites 4 Od Frente a los resultados del seguimiento se observé: * Para el desarrollo de las actividades de administracion de comunicaciones, la Secretaria Distrital de Movilidad cuenta con dos espacios asi: — Una ventanilla para recibo de comunicaciones: ubicada en la entrada principal del ‘Supercade de la calle 13, de muy facil acceso para los usuarios, donde se radican y digitalizan las comunicaciones que ingresan para trémite en la Secretaria Distrital de Movilidad. * Decreto 614 de 2008. Por ol cual se establece que toda entidad publica a nivel Distrtal debe tener un Subsistema Interno de Gestién Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Informacién Administraiva del Sector % | MSU = 30 Versién 04 (Carrera 8No, 10-68 (Gédige Postal: 111711 ‘Tel: 3613000 rr bogota. gov.20 Info: Linea 195. BESt60FT 481| INFORME TECNICO DIRECCION | cE ARCHIVO DE | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Fotografia I.Vemtanilla de radicactin de correspondencta reeibida = Otra area, ubicada en el primer piso de la Secretaria Distrital de Movilidad, de ‘cardcter interno, donde se recepcionan las comunicaciones oficiales de salida para efectuar el proceso de radicacién y envio. Se tienen establecidos tres recorridos para la distribucién de comunicaciones externas que ingresan a la entidad y se reciben las comunicaciones oficiales a enviar, conformando el debido consecutivo Unico de correspondencia. Fotografia 2 Ventanlta de correspondencia interna La Secretaria Distrital de Movilidad para la administracién de comunicaciones oficiales, no cuenta con un sistema para la administracién de la gestion documental, No obstante, se tienen dos aplicativos Laserfiche utilizado para el proceso de digitalizacién y consulta de la informacién y SICON que asigna el consecutivo a las comunicaciones oficiales. Camera 8 No. 10-65. (Cédige Postal: 191711 ‘Tel: 3613000 wor bogota. gov.20 In Lines 195. 42215100-FT-480 Versién 04INFORME TECNICO ogecoion |} ‘ema ARI PE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION — DOCUMENTAL Fotografa3 Sistema SICON Foografia 4 Radicacion presentada por el sistema SICON Con relacién al control de tiempos y seguimiento de tramites institucionales, éste se realiza de forma manual y es responsabilidad de cada area y/o jefatura, para lo cual se observé que el aplicativo SICON, no esté parametrizado con tiempos estandar, para los diferentes trémites que se desarrollan en la Secretaria Distrital de Movilidad. El control de PQRS, se realiza a través del sistema SQS, que permite realizar el tramite y control de los documentos. Con relacién a la administracin de comunicaciones recibidas, la unidad de correspondencia realiza la distribucién en medio fisico con planillas a cada una de las, dependencias, para su trémite correspondiente. Por otra parte, se evidencié que el Outsourcing Entrega Inmediata Segura S.A. no tiene el control y seguimiento de las comunicaciones oficiales que por diversos motivos son devueltas, las cuales son entregadas a la oficina productora y éstas se hacen responsables del envio o no de la documentacién. Fotografia 5 Planillas de distribucién de correspondencia recibida =Oma w ato eee HUCZANA 22AS00-FT-480 Versién 04 ofINFORME TECNICO DIRECCION, f ae Re VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL 3.1.4.4. Organizacién. Este proceso de la gestién documental hace referencia al conjunto de acciones orientadas a la clasificaci6n, ordenacién y descripcién de los documentos, como parte integral de los procesos archivisticos En andlisis de las condiciones éptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, la Secretaria Distrital de Movilidad presenta un porcentaje de cumplimiento del 0.15 sobre 4 que califica este punto. (a. [ORGANIZACION 2. Archivos de Gestion 7 os | os . Archive Central os o Frente a los resultados del seguimiento se observ6: Archivos de Gestién. + Anivel de archivos de gestién, se observé que el concepto de organizacién documental en las diferentes dependencias de la Secretaria Distrital de Movilidad, se rige por las series reflejadas en la propuesta de tabla de retencién documental a presentar ante el Consejo Distrital de Archivos para su revisi6n, evaluacién y convalidacién, incurriendo en posibles reprocesos que se puedan presentar por no contar con este instrumento previamente convalidado. * Algunos de los archivos de gestién se encuentran centralizados y cuentan con responsables para su administracion, manejo y custodia. Fotografia 6 puesta de aceso al archivo de gestiin comralzado Fotografia 7 Archwor de Gettin Centatizados =<@OnO wu 2246160-FT-480 Version 04INFORMETECNICO DIRECCION — a a a Po ei ARCHIVO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ae DOCUMENTAL * Se observé también, que en ausencia del control estricto en impresion de documentos digitalizados, genera por defecto el crecimiento indiscriminado del volumen documental que conforma los archivos de la Secretaria Distrital de Movilidad. * Los archivos de gestién no cuentan con una politica clara de mantenimiento de inventarios documentales, dando asi el manejo con bases de datos que en algunos casos no facilitan la ubicacién de expedientes. ‘* Con respecto a las unidades de conservacién, los archivos de gestion almacenan la documentacién en carpetas de yute, AZs, folder y documentacién suelta asegurada con tapas de cartén y bandas de caucho, se observ el uso de cajas no estandarizadas. Ahora bien, la informacion digital (cd-rom) y fisico (planos) no cuentan con las unidades de conservacién y almacenamiento adecuadas debido a que se encuentran incluidas en el mismo expediente. * Como ejemplo de estas observaciones, se resalta: Fotografias 8y 9 En tos archivos de gestion se observé una disparidad con respecto a los manejos de los imventarios documentales Fotografia 10 y 11 unidades de conservacién usadas por los archivos de gestén =m wu miata HUCZANA E2AS00-FT-480 Versién 04INFORME TECNICO DIRECCION ARCHIVO DE — | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL BOGOTA Fotografias 12,y 13 Unidades de conservaciéa y hojas de control usadas en los archivos de gestén Fotografias 14y 15 vista de archivo. de contataciOn en el que se observa un gran volumen de informacién en el espacio destnado Para su lmacenamiento lo que puede ocasionar pérdida de documentaci6a, Fotografias 16 y 17. En el grupo de talento humano se observ la inclusién de la hoja de control en ls Historias Laboreles, (La revisada estaba desactualizada) (Carrera 8 No, 10-65 digo Pots: 119711, Tel: 3813000 ‘vo bogota. gov 20 Into: Lines 195 LY Foner eewee NSES 2216100-FT-480 Vorsion 04INFORME TECNICO Ne} DIRECCION, | Zep Scant ARCHIVO DE | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | — DOCUMENTAL Fotografias 18 y 19 En la Diteecién de Seguridad Vial y Comportamicnto del Transito se observé documentacién almacenada en [AZsyycarpetas de yute, adcionalmente la documentacién que se encuentra en otro soporte es almacenada en el mismo expediente (ed “rom y pianos) Fotografias 20,y 21. En la Direccién de Contry Vigilancia se observé la acumulacin de documentos sueltos en bats. En la Direccién de Seguridad Vial y Comportamiento del Transito se evidencia que se tienen denominadas series como comunicaciones oficiales externas lo cual indica la desintegracién de expedientes dado que esta serie solamente debe reflejarse en la tabla de retencién documental de la Direccién Administrativa y Financiera Grupo Gestion Documental (ema oar 2215100-FT-480 Versién 04INFORME TECNICO Re DIRECCION Re - ARCHIVO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION weaken BOGOTA DOCUMENTAL Fotografias 22y 23. Serie "Comunicactones Oficiales" en la Direccién de Seguridad Vial y Comportamiento del Trénsito Asimismo, es importante tener en cuenta que existe un procedimiento para la administracién de los archivos de gestién que no se aplica en ninguna de las 4reas visitadas. Archivo Central En anilisis de las condiciones archivisticas de la documentacion reunida en estas areas se constaté que: * El archivo central no cuenta con inventarios documentales que permitan conocer con exactitud la documentacién que se conserva en el archivo, asi como, facilitar su ubicacién y recuperacion. En su defecto, en aplicacién del orden de procedencia, la biisqueda especifica de expedientes, se fundamenta en la memoria de los funcionarios que laboran en el area. * Se evidencié al momento de la visita que la Secretaria Distrital de Movilidad no cuenta con inventarios documentales segiin lo establece el Acuerdo 042 de 2002; para la recuperacion de la informacién se manejan bases de datos que no garantizan la ubicaci6n exacta de los documentos. * Sobre los aspectos de organizacién documental en Archivo Central, se identifica documentacién almacenada en AZs, carpetas de yute, bolsas herméticas, cajas no aptas para el almacenamiento de la informacién y x200 en muy alto grado de deterioro hecho que evidencia en algunos casos, el cumplimiento parcial al procedimiento de transferencia documental, en otros casos, traslados de documentacién desde las dependencias en su estado natural y ausencia de aplicacion de procesos de organizacién en Archivo Central, == (@) a = Basar 2215100-F T-480 Versién 04| | INFORME TEGNIGO sg ee” |____ SOTES—_a ARCHIVO DE | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION seaome BOGOTA DOCUMENTAL, Fotografias 24, 25y 26. Archivo Cental - sede Paloquemao: Documentaci6n almacenada en carpetas de yute y AZs Fondo Documental Acumulado ‘Al momento de la visita y, en verificacién se identificé la existencia de Fondo Documental ‘Acumulado, conformado por la documentacién de la Secretaria de Transito y Transporte que corresponde al periodo entre 1947 a 2006 con un metraje lineal aproximado de 16.149 ‘segun lo indicado en el informe final de diagnéstico del fondo documental acumulado de la Secretaria de Transito y Transporte-STT distribuido de la siguiente forma: paloquemao, casa 21, patio 4 y bodega 7 de agosto. En la actualidad la Secretaria Distrital de Movilidad viene realizando la centralizacion de los fondos acumulados en la bodega 7 de agosto para su futura intervencién. Cabe resaltar que dicho trasiado se esta efectuando por temas y/o asuntos. Respecto a la intervencién de fondos acumulados la Secretaria Distrital de Movilidad cuenta con un cronograma de septiembre 30 de 2013, pero a la fecha no se evidencia avance alguno. ss (OER = om 2218160-FT-480 Version 04es | INFORME TECNICO i DIRECCION | —— te | ARCHIE DE | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ‘senor | DOCUMENTAL | Fotograflas 33, 34y 35. Fondo Documental Acumulado ~ sede Casa 21 caren on 1-65 ap sagen ia ace we fi 0G0T rene. Ld HUC7ANADIRECCION 3 [ INFORME TECNICO ARCHIVO DE | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION BOGOTA DOCUMENTAL Fotografias 36, 37 y38 Fondo Documental Acumulado ~ sede Bodega 7 de Agosto 3.1.4.5. Transferencias documentales Proceso de la gestién documental en la cual se adelanta la remisién de documentos del archivo de gestién al central y de éste al histérico, de conformidad con los tiempos de retencién definidos en las tablas de retenci6n y tablas de valoracién documental. Ponderando las respuestas y sus resultados puntuables, se obtiene una calificacién de 0 sobre el 1 que otorga el apartado. Frente a los resultados del seguimiento se observ6: + Existe un procedimiento para efectuar las transferencias documentales, pero debido al volumen documental y la carencia de espacios, éstas no se realizan desde hace aproximadamente cuatro afios. * Sumado a la debilidad que se identificé en el procedimiento de organizacién de archivos, pone en evidencia el riesgo de pérdida de informacion de la Secretaria Distrital de Movilidad, pues la inadecuada clasificacién en los archivos de gestion, la ‘combinacién indiscriminada de copias y originales y la eliminacién realizada por los funcionarios con criterios que carecen de instrumentos técnicos (TRD y TVD), tal como se evidencia en el Acta de 30 de mayo de 2014 “propuesta de eliminacion de 440 cajas de inventarios de vehiculos inmovilizados, ... son copias de las copias.”, que supone la == (OA pasa ‘2218100: T-480 Versién 04INFORME TECNICO_ DIRECCION ARCHIVO PE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL probabilidad de eliminacién de documentos con valor archivistico y el traslado de documentaci6n no relevante, al Archivo Central. * Para la presente vigencia, no se adelantard la programacién del cronograma de transferencias primarias, debido a la falta de espacio en los depésitos de Archivo Central, ocasionando por defecto, mayor acumulacién de documentacién en los archivos de gestién. 3.1.4.6. Disposicién final de documentos Es un proceso permanente y continuo en cualquier etapa del ciclo de vida de los documentos, con miras a determinar su ubicacién fisica, con base en el estudio de valores primarios y secundarios. (Archivos de gestion, archivo central y archivo histérico). Ponderando las respuestas y sus resultados puntuables, se obtiene una calificacién de 0 sobre 1 que otorga el apartado, en consideracién a que la Secretaria Distrital de Movilidad ha adelantado procesos de disposicién final, fundamentados en conceptos técnicos que no fueron aportados en las evidencias solicitadas y considerando que no cuentan con los instrumentos archivisticos convalidados por parte de Consejo Distrital de Archivos, tablas de retencién documental (TRD) y tabla de valoracién documental (TVD). En este aspecto, es importante anotar que la ausencia de aplicacién de los instrumentos archivisticos, se refleja respectivamente en el volumen documental que se identifica, tanto en el fondo documental acumulado, el archivo central y los archivos de gestién, los cuales dia a dia, crecen exponencialmente, de acuerdo con el volumen de produccién documental. Sin embargo y como se mencioné en el numeral anterior, la “eliminacion” que se adelanta en los archivos, dado el esquema de organizacién documental que prevalece en la Secretaria Distrital de Movilidad, pone de manifiesto el riesgo sobre pérdida de informacion por efecto de eliminacién de documentos en los archivos de gestién, central y fondo acumulado. Saat == (QMO = ASA 2216100-FT-480 Vorsion 04sb aT INFORME TECNICO Ne} DIRECCION ‘cee ARO DE, VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ‘stood DOCUMENTAL Fotografias 39 y 40, Unidades documentales a eliminar que no se fundamentan en ningin documento téenico 3.1.4.7. Preservacién de documentos Este proceso de la gesti6n documental comprende las acciones aplicadas a los documentos, para garantizar su conservacién en el tiempo, independientemente de su medio, forma de registro o almacenamiento. (Sistema Integrado de Conservaci6n - SIC). Ponderando las respuestas y sus resultados, se obtiene una calificacién de 0.375 sobre 1 que otorga el apartado. Desde el punto vista de la preservacién se observa que el area de archivo no planea ni ejecuta acciones encaminadas a la conservacién de los documentos. Durante la visita se observaron aspectos que son susceptibles de mejora, especialmente en las areas donde se almacena fondo documental acumulado. Frente a los resultados del seguimiento se realizan las siguientes observaciones de forma general: * Se evidencia ausencia de programas y directrices que estén encaminados a la conservacién de los documentos, esta situacion se hace evidente en el estado general en el que se encuentra la documentacién dentro de los espacios de archivo. = (© mel om 2248100-FT-480 Versién 04INFORME TECNICO | DIRECCION — | -+ ARCHIVO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL « La mayoria de la documentacién se encuentra ubicada en el piso y recostada a muros, lo cual en algunos casos ha ocasionado manifestacion de deterioro biolégico en las unidades de almacenamiento (cajas y carpetasfotografia 21,22 y 23) . * El apilamiento ha generado deformacién en las cajas, y acumulacion de suciedad por ausencia de un programa riguroso de limpieza + Parte de! mobiliario existente no esté en buenas condiciones, siendo evidente en problemas con los rodamientos y el ajuste de las puertas en estanteria. Fotografias 41, 42.y 43 Unidades de almacenamiento con manfestacién de detertor Boligico Fotografias 44, 45y 46 Documentos con dobleces y manchas de sucledad y unidades de almacenamiento con pérdida de estructura == (@) BO] = ——bosorA ‘2215100-FT-480 Versién 04{ | INFORME TECNICO ; | DIRECCION aT Ane Pe | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Archivos de gestion: En los archivos de gestion se observa acumulacién de documentos y falta de normalizacién en el uso de las unidades de almacenamiento, ya que ain se utilizan Az’s de forma regular, pese a que se lleva a cabo la adquisicién de carpetas kraft. De igual forma, hay ausencia de mobiliario para el almacenamiento de los documentos, recurriendo a la ubicacién de los mismos en pasillos, areas de transito de personal de la entidad y bafios; exponiéndolos de esta forma a pérdida de la informacion por no tener control y vigilancia y en el caso de los bafios a riesgos relacionados con pérdida de soporte por estar en un espacio de alto riesgo al estar cerca a instalaciones hidraulicas. Fotografias 47, 48.y 49 Archivos de gestién ubicados en dreas de trdnsito-y balos Fondo acumulado: La situacion de los documentos que hacen parte del fondo documental acumulado de la entidad, es de alto riesgo debido a las condiciones actuales de almacenamiento en el que se encuentra. Las bodegas o espacios donde se guarda la mayoria de la documentacién no cuentan con las condiciones minimas establecidas por ley para la conservaci6n de los documentos. Se encuentran expuestos a entrada de material particulado de forma indiscriminada y a fluctuaciones de humedad relativa y temperatura extremas ya que no hay un control de la ventilacién, ausencia de cielo rasos, y falta de filtros en las entradas de iluminacion ROSITA ‘carrera 8 No, 10-65. (Cbdigo Postal: 111711 Tet: 3613000 wor bogoa.90¥. Info: Linea 195 2216100-FT-480 Versién 04—_ INFORME TECNICO ‘| = _} VISITA DE SEGUIMIENTO ALA ADMINISTRACION DOCUMENTAL DIRECCION ARCHIVO DE BOGOTA natural, todo esto sumado a la falta de un programa riguroso de limpieza y de mantenimiento de las unidades de almacenamiento. Bajo estas condiciones la entidad esta exponiendo la documentacién a todos los factores de riesgo y a la consecuente pérdida del soporte y de la informacion. Como se mencioné en el apartado 3.1.4.4 Fondo documental acumulado: la entidad adquirié una bodega en alquiler para agrupar el fondo y poderlo intervenir; no obstante, el espacio y el mobiliario de dicha bodega no es suficiente para la cantidad de documentacién existente, por lo cual van a tener que seguir haciendo uso de algunas de las bodegas que tienen actualmente y que no cuentan con las condiciones necesarias para el almacenamiento y conservacién de los documentos. Fotografia 51 faliade ventlacion en unidades ubieadas en la parte superior Fotogrfla 50 Apilamientoy saruracion de cajas = (@OHR Aol 2245100-FT-480 Version 0438 INFORME TECNICO DIRECCION - -" ARCUIVODE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | DOCUMENTAL Fotografia S2Ausencia de flirosen tas entradas de luz natural Fotografia $3 Deformactén de unidades Fotografia 54 Entradas de aire Fotografia $5 Entradas de luz sin Altres 0 difusores de almacenamiento y acumulacién de suciedad no controlado al_ espacio ‘carrera 8 No. 10-65 Cisdiga Postal: 111711 0G Tet: 3813000 wr bogota gov-20 — ERED amVecioned HUC7ANAINFORMETECNICO DB ese a ARCHIVO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION sae BOGOTA DOCUMENTAL Fotografia 56.Apilamiento inadecuado Forografla 37 luminacton natural sin ltrs odifusores En la parte superior de las las de cajat _y entrada de aire no controlado al espacio Fotografia 58 Bodega det 7 de agosto Fotografia $9. Detlle nadecuada wbicacién Detale Mobiiariorodaney jo de cojas en las superiores Durante la visita se observé personal de archivo comiendo dentro del espacio destinado al almacenamiento de documentos (Bodega del 7 de agosto), esta situacién pone en riesgo la salud de los trabajadores por la contaminacin ambiental que suponen los espacios de archivo(acumulacién de polvo y material particulado). =OnO mu £2218100-FT-480 Versién 04SoS SS SS re | | INFORME TECNICO | DIRECCION Ae Ore. | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL 3.1.4.8. Valoracién documental. Proceso permanente y continuo por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios del documento, y se define su destino final (Seleccién, eliminacion, teprografia, conservacién total), combinado correspondientemente con los procesos de organizacién, transferencia y disposicion de documentos. Ponderando las respuestas y sus resultados puntuables, se obtiene una calificacion de 0 sobre el 1 que otorga el apartado. Frente a los resultados del seguimiento, se realizan las siguientes observaciones: « La TRD de la Secretaria Distrital de Movilidad, no ha sido presentada ante el Consejo Distrital de Archivos. De acuerdo con la informacién ofrecida por la entidad, se encuentra en un 95% de su elaboraci6n y sera presentada en el mes de febrero ante dicha instancia. * Con relacién a la Tabla de Valoracién Documental -TVD-, la Secretaria Distrital de Movilidad argument6 que se contaban con fichas de valoracién, cuadro evolutivo e identificacién de algunos periodos, sin embargo esta informacién no se adjunté en las evidencias. En andlisis de esta situacién, el equipo encargado de la gestién documental en la Secretaria Distrital de Movilidad presenté un diagndéstico del fondo documental acumulado el 12 de diciembre de 2013, el cual debera ser presentado como insumo de la tabla de valoracién documental. « La Secretaria Distrital de Movilidad presento ante el Consejo Distrital de Archivo el Plan de Accién de intervencién del FDA y elaboracion de TVD, en el que se define como fecha de presentacién de dicho instrumento, al Consejo Distrital de Archivos para su correspondiente revisién, evaluacién y convalidacién, diciembre de 2015, de acuerdo con comunicacion numero SDM-113156 de octubre de 2013. Sin embargo, no se Seago rouse 479 ss (@ HRA ASOT 2215100-FT-480 Version 04 AINFORME TECNICO | wg DIRECCION — 7 | ARCHIVO DE uanamen ACHING? VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | DOCUMENTAL presentan avances significativos previendo el incumplimiento de las fechas inicialmente propuestas. 3.1.4.9. Acceso a la documentacién de archivo. La gestion documental en una Secretaria Distrital de Movilidad orienta su funcionalidad en la conformacién de unidades de informacién que garanticen los derechos que tienen los usuarios de la entidad, para acceder a la informacion contenida en los documentos de archivo y de ser necesario obtener copia de los mismos. Ponderando las respuestas para este item, se obtiene una calificacion de 0.32 sobre el 1 que otorga el apartado. [2 JACCESOALADOCUMENTAGIONDEARGHIVO Frente a los resultados del seguimiento, se observé: + La Secretaria Distrital de Movilidad cuenta con un procedimiento para el acceso a los, documentos de archivo, denominado préstamo y consulta de documentos archivados, pero no se ha establecido el reglamento de acceso a los documentos de archivo de acuerdo con la normativa actual vigente, publicada y disponible para los usuarios externos de la Secretaria Distrital de Movilidad, ‘+ Al momento de diligenciar la encuesta “informe del estado de la administracion documental’, la Secretaria Distrital de Movilidad manifest6 que se tienen inventarios documentales, no obstante en la verificacién se evidencié que no se encuentran diligenciados en el formato Unico de inventario documental como esta establecido en el Acuerdo 042 de 2002,° sino que se cuenta con bases de datos y con el conocimiento que poseen los productores de dicha informacién y los encargados de los archivos. * Dado el modelo actual de administracién de archivos de gestion y de gestion centralizado, se visualiza un alto riesgo de pérdida de documentacién misional por parte de la Secretaria Distrital de Movilidad, circunstancia que se suma a la inexistencia * Acuerdo 042 de 2002 por el cual se establecen los criterios para la organizacién de los archivos de gestion en las ‘entidades publicas y las privadas que cumplen funciones publicas, se regula el Inventario y se desarrollan los articulos 21, 22, 23 26 de la Ley General de Archivos 504 de 2000 arora 8No. 19-05, Sede Pea 1714 GOTA ‘ats313000 vn boeta.gc0 BO COTA inte Linea 195 42215100-F 7-480 Versién 04~_ INFORME TECNICO DIRECCION, — -— ARCHIVO DE 6 VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION BOGDTA DOCUMENTAL RF de una politica de seguridad de informacién, orientada al control de acceso y reconstruccién de expedientes en caso de pérdida por cualquier factor. 4, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: En la coyuntura actual en que la administracién distrital se fundamenta en el “fortalecimiento de lo ptiblico como principio de! Estado social de derecho, mediante el fomento de la participacién y decisién de la ciudadanta, la eficacia y eficiencia administrativa, transparencia y lucha contra la corupcién administrative’, frente al cumplimiento de la normativa archivistica, tanto distrital como nacional, la calificacién obtenida, corresponde a 3,055 sobre 10 puntos asi: ARCHIVO DE BOGOTA memoriadiversainciuyente ® Plan de desarrollo 2012 - 2016, idence 171 aC) i mc 2218100: T-480 Versién 04| INFORME TECNICO | | DIRECCION, e ARCHIVO DE | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ‘sien BOGOTA DOCUMENTAL Se evidencia que la Secretaria Distrital de Movilidad viene desarrollando la gestion para la consecucién de los recursos necesarios para la normalizacién de procesos y procedimientos relacionados con la gestién documental, especialmente en lo que corresponde a la formalizacién del Subsistema Interno de Gestion Documental y Archivos =SIGA-, sin embargo, analizando la integralidad de los componentes y procesos que conlleva este modelo, se concluye que presenta un nivel bajo con respecto al cumplimiento de la normativa archivistica nacional y distrital, en especial lo relacionado con: + Fortalecer de la cultura archivistica en la Secretaria Distrital de Movilidad, a través del seguimiento permanente a la correcta aplicacién de los procesos y procedimientos relacionados con la gestion documental con el fin de controlar eficientemente la conformacién de archivos desde la produccién documental hasta su disposicién final, teniendo en cuenta que el sistema de archivo que se determine debe aplicar integralmente para la gestion de archivos administrativos y misionales que se producen en todas las dependencias de la entidad. Estas acciones, se recomienda, deben integrarse con el Sistema Integrado de Gestion. * Cumplir con los planes de accién actualmente planteados, para lo correspondiente a la elaboracion de los instrumentos archivisticos TRD y TVD, Intervencién del Fondo Documental Acumutado. * Elaborar el Programa de Gestién Documental -PGD- en cumplimiento de lo definido en el Decreto 2609 de 2012 y normas complementarias y reglamentarias, el Plan Institucional de Archivos -PINAR- y el Sistema Integrado de Conservacién — SIC-. * Afianzar la politica en la reduccién y del consumo de papel, en lo relacionado con la mala practica de impresién de documentos que han sido digitalizados y pueden ser consultados por el sistema. + Implementar estrategias para evitar: — La mala préctica en los archivos de gestién, de identificar la documentacién con la denominacién de “comunicaciones oficiales", priorizando en este contexto la aplicacién de estructuras de clasificacin que sean coherentes para los archivos. == (© =A ‘2215100-FT-480 Version 04INFORME TECNICO ] DIRECCION ARCHIVO DE BOGOTA DOCUMENTAL VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | | | - Falta de inventarios documentales, tanto en Archivos de Gestién como en Archivo Central y en Fondo Documental Acumulado. - La destruccién indiscriminada de documentos sin contar con instruments técnicos aprobados. La entidad debe definir e implementar el Sistema Integrado de Conservacién -SIC- de acuerdo con las directrices aportadas en el Acuerdo 006 del 15 de octubre de 2014, “Por el cual se desarrolian los articulos 46,47 y 48 del titulo XI “Conservacién de documentos’ de la ley 594 de 2000" y las siguientes publicaciones y normativas: — Acuerdo del Archivo General de la Nacién No.049 de 2000, por el cual se desarrolla el articulo 61 de! Capitulo 7 “Conservacién de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos. = Acuerdo 050 de 2000 “Por el cual se desarrolla el articulo 64 del titulo Vil “ conservacién de documento”, del Reglamento General de Archivos sobre “ Prevencién de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. — Norma Técnica Colombiana NTC 5921:2012. Requisitos para el almacenamiento de material documental. — Adopcién con modificaciones de la Norma ISO 11799: 2003. Informacion y documentacién. Requisitos para el almacenamiento de archivos y bibliotecas. - Manual de construccién y adecuacién de espacios para archivos en el Distrito Capital de ta Direccién Archivo de Bogota. - Manual Sistema Integrado de Conservacién Experiencias del Archivo de Bogota aplicadas a las entidades distritales. Coleccién de instrumentos técnicos, Archivo de Bogota. — Norma sismo resistente NSR 1020 desarrollada por la Asociacién colombiana de Ingenieria Sismica Estas acciones deben orientarse a los archivos de gestién, al archivo central, y a los depésitos que albergan el Fondo Documental Acumulado. Se deben adoptar en los archivos de gestion y central, las unidades de almacenamiento de informacion adecuadas (cajas, carpetas y ganchos), ya que por desconocimiento y malas practicas la gran mayoria se almacena en AZ, y félders. De manera urgente, se debe retirar la documentacién que se encuentra en los depésitos donde se ubica el fondo acumulado y en los espacios de la entidad que han tag ow ie ss (© a] «oy 2215100-FT-480 Vorsién 04INFORME TECNICO. iy] | piIRECCION, ‘abana! | ARCHIVO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION meena. DOCUMENTAL sido utiizados provisionalmente para la disposicién de los archivos de gestion y el FDA, como pasillos y bafios; ya que en las condiciones que se encuentran en la actualidad se estén exponiendo a los documentos a deterioros de tipo fisico y quimico, lo cual conlleva a posible pérdida de soporte y de informacién. * Dentro de los programas implementados en el Sistema Integrado de conservacién se debe prestar especial atencién a las normas de bioseguridad y salud ocupacional, donde se dan las pautas para los procedimientos de seguridad ambiental, ocupacional e individual que garantizan el control del riesgo para los documentos y el personal encargado de su administracién. Se resalta este aspecto debido a que en los espacios de archivo se observé personal comiendo cerca a'la documentacién poniendo de esta forma en riesgo su salud y la integridad fisica de los documentos. * Como se anoté en el desarrollo de presente informe la bodega que fue alquilada para el almacenamiento de los documentos que hacen parte del Fondo Acumulado y del Archivo Central no cuenta con el espacio suficiente para el almacenamiento de la documentacién, por tal razén, es necesario que la entidad una vez haya llevado a cabo la intervencién del fondo acumulado y sobre la cantidad de metros lineales existentes, contemple en mediano o largo plazo la adquisicién de un espacio propio para el almacenamiento de los documentos que cumpla con las condiciones minimas establecidas en la ley para la conservacién de los soportes documentales. FIRMAS: UARDO SIERRA ROJAS Profesional Archivista (Contratista) OJEDA LARA ial Archivista. (Contratista) sled Val eos Nfors.o gee h toca ASTRID JOHANA VARGAS ALFONSO: XIOMARA CABRERA ANTI Profesional Archivista (Contratista) Profesional Universitario - Restaurador Proyecto: Edgar Eduardo Sierra Rojas / Joseph Fabién Ojeda Lara J Astid Johana Vargas Alfonso / Xiomara Cabrera A. Revis6: Julio Alberto Parra Acosta =O mu 2218100-FT-480 Versién 04