11.10 N558d

DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD PARA LA
EMPRESA CONFECCIONES CAROYCO E.U., BASADO EN LOS

REQUISITOS DE LA NORMA TCNICA COLOMBIANA ISO 9001:2008
CAMILO AUGUSTO NIETO NIETO

JOS ELICER TELLEZ IZQUIERDO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
BOGOT D.C.
2010
DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD PARA LA

EMPRESA CONFECCIONES CAROYCO E.U., BASADO EN LOS
REQUISITOS DE LA NORMA TCNICA COLOMBIANA ISO 9001:2008
CAMILO AUGUSTO NIETO NIETO

JOS ELICER TELLEZ IZQUIERDO
TRABAJO DE GRADO
DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO:

JOSE MANUEL FUQUEN SANDOVAL
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
BOGOT D.C.
2010
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN
1. TTULO
1.1. LNEA DE INVESTIGACIN
1.2. SUBLNEA DE INVESTIGACIN
1.3. LINEAMIENTOS BSICOS
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1. FORMULACIN
2.1.1. Preguntas secundarias
3. JUSTIFICACIN
4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL
4.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
5. HIPTESIS
5.1. VARIABLES INDEPENDIENTES
5.2. VARIABLES DEPENDIENTES
5.3. VARIABLE INTERVINIENTE
6. MARCO DE REFERENCIA
6.1. MARCO HISTRICO
6.1.1. Historia de la serie ISO 9000
6.1.2. Antecedentes de ISO en la industria
6.1.2.1. Industria con calidad sin certificacin ISO
6.1.2.2. Industria con calidad y certificacin en Colombia
6.2. MARCO TERICO
6.2.1. Generalidades sobre las Normas ISO 9000
6.2.1.1. Definicin
6.2.1.2. Especificaciones
6.2.1.3. Teora de procesos
6.2.1.4. La certificacin ISO 9000
6.2.2. Ciclo administrativo de la calidad
6.2.3. Calidad total
6.2.4. El espiral del progreso
6.3. MARCO CONCEPTUAL
6.4. MARCO LEGAL
6.5. MARCO EMPRESARIAL
6.5.1. Presentacin de la empresa - Resea Histrica
6.5.2. Portafolio de productos
6.5.2.1. Lnea liviana
6.5.2.2. Lnea Pesada
6.5.2.3. Complementarios
7. DISEO METODOLGICO
Pg.
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10
10
10
11
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29
29
29
31
33
35
7.1. TIPO DE INVESTIGACIN

7.2. POBLACIN Y MUESTRA
7.3. FUENTES PRIMARIAS
7.4. FUENTES SECUNDARIAS
7.5. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN
7.5.1. La Entrevista
7.5.2. La Observacin
7.5.3. Anlisis y conclusiones del diseo metodolgico
8. ANLISIS Y DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL
DE LA EMPRESA CONFECCIONES CAROYCO E.U. FRENTE
A LA NTC ISO 9001:2008
8.1. ANLISIS INTERNO
8.2. ANLISIS EXTERNO
8.3. ANLISIS DOFA
8.4. DIAGNSTICO FRENTE A LA NORMA
9. PLAN DE TRABAJO
9.2. PROPSITO
9.3. METODOLOGA
9.4. CONTENIDO
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFA
35
35
35
35
36
36
36
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66
66
66
66
68
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72
74
LISTA DE FIGURAS
Pg.
Figura 1 Modelo de un Sistema de Gestin de Calidad basado en
procesos
Figura 2 Modelo del ciclo de la calidad
Figura 3 Ciclo de calidad para el desarrollo de un producto
Figura 4 Espiral del progreso
22
24
25
26
LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla 1
Tabla 2
Tabla 3
Tabla 4
Matriz DOFA
Ponderacin
Diagnstico de la compaa frente a la Norma
Plan de trabajo diseo Sistema de Gestin de Calidad
41
42
44
70
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A MANUAL DE CALIDAD

ANEXO B CARACTERIZACIONES, PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
INTRODUCCIN
Ante la creciente necesidad de mejorar los procesos y buscar la satisfaccin
del cliente, se ha optado por la implementacin del Sistema de Gestin de la
Calidad en muchas organizaciones a nivel nacional.
Lo que se pretende es promover la adopcin de un enfoque basado en
procesos mediante el cumplimiento de los requisitos del cliente. Es
importante anotar que la adopcin del Sistema de Gestin de la Calidad es
una necesidad apremiante que deben asumir las empresas, debido a la
competencia y a la bsqueda de nuevos mercados, teniendo presente la
constante mejora contina.
Confecciones Caroyco E.U., es una empresa dedicada a la confeccin de
dotaciones industriales, Cabe resaltar que la mayora de las empresas del
sector textil tienen o estn implementando un Sistema de Gestin de Calidad,
lo cual genera una ventaja competitiva a nivel estratgico, productivo y
comercial. Por ello la empresa en mencin busca tener una estructura con
niveles de desempeo definidos e integrales mediante el diseo del Sistema
de Gestin de Calidad, basado en la NTC ISO 9001:2008, donde la empresa
logre altos niveles estndares de calidad en sus procesos encontrando as
un alto grado de reconocimiento en el mercado de textiles industriales.
Por consiguiente, dentro de las oportunidades que se tienen con la adopcin
del Sistema de Gestin de Calidad estn: El generar una ventaja competitiva
frente a las empresas del sector, concebir un mejor ambiente organizacional
al interior de la misma, lograr la conformidad del producto y del sistema, lo
que influir de manera notoria en la satisfaccin del cliente.
Por lo anterior, para Confecciones Caroyco E.U., es de vital importancia
entregar al cliente un producto de la mejor calidad que cumpla con sus
expectativas y necesidades , y para eso ve como una alternativa de solucin
inmediata disear un Sistema de Gestin de Calidad basado en la norma
NTC ISO 9001:2008, donde uno de sus propsitos es elaborar el Manual de
Calidad, para que sirva como gua a la empresa en obtener la
organizacin de sus procesos y la planificacin de todas sus actividades y
tareas a ejecutar, generando una secuencia ordenada y lgica de cada una
de las funciones dentro de la estructura organizacional de la misma.
La metodologa utilizada para el diseo del Sistema de Gestin de la Calidad
tiene como elemento esencial la participacin de los funcionarios que
trabajan en la compaa. Es claro que sin el compromiso de los
colaboradores, no se puede evidenciar el cumplimiento de los principios de
calidad as como el progreso en el desarrollo del sistema. De esta manera
toda la informacin, inquietudes y sugerencias que tengan sern muy

importantes para alcanzar tanto el objetivo de la empresa como el de los
autores de este trabajo de grado. Pues a travs de este proceso se busca la
estandarizacin de documentos, los cuales una vez aprobados, quedarn a
consideracin de la compaa para una futura implementacin, seguidos de
acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora
continua de los procesos involucrados en la empresa.
1. TTULO
Diseo de un Sistema de Gestin de Calidad para la empresa Confecciones
Caroyco E.U., basado en los requisitos de la Norma Tcnica Colombiana
ISO 9001:2008.
1.1. LNEA DE INVESTIGACIN
Gestin de la innovacin.
1.2. SUBLNEA DE INVESTIGACIN
Dinmica de la innovacin, indicadores, instrumentos y mediciones.
1.3. LINEAMIENTOS BSICOS
Sistema de gestin de la calidad.
10
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La tendencia actual de un gran nmero de empresas productoras de
diferentes bienes y servicios, que proveen insumos as como elementos para
la gestin de las diferentes responsabilidades en el trabajo, han priorizado
sus esfuerzos por mejorar constantemente sus procesos, y de esta forma
velar por ofrecer la calidad apropiada en el producto o servicio relacionado
con su objeto social, no solo para efecto de satisfacer en primera instancia a
cada uno de sus clientes, sino tambin para fidelizarlos, de tal forma que sus
comentarios y referencias, permitan engrandecer la imagen de la compaa,
as como ampliar su nicho de mercado.
Por otra parte, no todas las organizaciones cuentan con las caractersticas
necesarias que les permitan ser flexibles para adaptarse a cambios en los
mercados, debido a su trayectoria y tradicin en ellos, esto los hace
participes de culturas organizacionales y tienden a limitarse en cumplir con
el despacho de pedidos, a carecer de innovacin en nuevos productos o a
prestar un servicio en condiciones mnimas, sin revisar a fondo que tan
efectivo puede ser este resultado, para los clientes y sus necesidades.
Del mismo modo, existen organizaciones que disean sus procesos sin
analizar y definir detalladamente su problemtica interna y externa,
simplemente definen su estructura para cumplir con un requerimiento, para
realizar pruebas temporales o para generar controles sin tener una
trazabilidad adecuada de las actividades que les permita medirlas y tener
una evidencia para generar planes de accin, sin embargo aplican
estrategias superficiales, que finalmente no identifican si estos procesos
realmente son efectivos y generan ptimos resultados.
Es as, como hoy en da las compaas buscando mejorar la calidad de sus
productos o la prestacin del servicio han optado por implementar un sistema
de gestin de la calidad basado en toda la normatividad ISO 9000 Enfoque
por Procesos. Teniendo en cuenta que para su desarrollo e implementacin
se debe disponer de recurso humano capacitado para su ejecucin, la
disponibilidad de tiempo que cumpla con el ptimo desarrollo de cada
actividad y objetivo planteado, y considerar este proceso como cualquier
inversin que se realiza para obtener un beneficio propio a corto y largo
plazo.
Para el caso del sector textil colombiano, algunas empresas como Coltejer,
textiles Omnes S.A., Satexto S.A., Miratex S.A., Fatextol S.A., Cintatex S.A.,
Invatex S.A., entre otras, que han implementado y certificado su Sistema de
Gestin de la Calidad, les ha mejorado el desempeo, coordinacin y
productividad en sus procesos, esto se ve reflejado en la calidad sus
11
productos, permitindoles no solo la oportunidad de competir sobre la misma

base que los emporios textileros sino la apertura de nuevos mercados
nacionales y extranjeros.
De ah que, Confecciones Caroyco E.U., que fue fundada en 1982 por la
seora Mireya Castellanos Senz, es una de las empresas caracterizada por
ofrecer productos de calidad para sus clientes, empresas como Cafam, 3M,
Algarra, Alquera, Invias, Estra, Bayer, Caf de Colombia, son algunos de los
clientes a los cuales se les provee soluciones de dotaciones empresariales,
elaboradas con materiales de la ms alta calidad. De esta manera es como
Confecciones Caroyco E.U., que pesar de que no cuenta con un Sistema de
Gestin de la Calidad ha continuado concentrando todos sus esfuerzos para
mejorar competitivamente, buscando una optima organizacin en el
desarrollo de su proceso administrativo y productivo que le permita generar
confiabilidad y buenos resultados frente a la realizacin de sus productos.
Confecciones Caroyco E.U., en la actualidad requiere como gua para el
desarrollo de un Sistema de Gestin de Calidad, el Manual de Calidad
basado en los requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008, donde se
presenta el mapa de procesos con sus respectivos procesos estratgicos,
operativos y de soporte cada uno de ellos definidos y estructurados para
que sean pieza de garanta en el cumplimiento y mejorar las actividades
desarrolladas en la empresa. Esto llevara a que se realic una adecuada
trazabilidad a los productos que se elaboran.
Adicionalmente, al no contar con procedimientos y formatos definidos para el
control de los procesos en la elaboracin de las prendas, no hay forma de
evidenciar el responsable y en que etapa del proceso de produccin se
pudiesen presentar inconsistencias que como resultado afecten la calidad del
producto final.
El xito del Sistema de Gestin de Calidad en Confecciones Caroyco E.U.,
depende del compromiso de la alta direccin, donde este debe proporcionar
los recursos fsicos, tcnicos y de personal necesarios para garantizar el
adecuado desarrollo, teniendo en cuenta sus actividades y volumen de sus
negocios, llegando a aumentar la confianza de los clientes y partes
interesadas, consolidar el trabajo donde se encaminen los esfuerzos hacia
una misma direccin que aporte grandes resultados en su desempeo y
productividad para beneficio del cliente final . Este propsito permitir que
todos en la empresa hagan lo que deben hacer y se hable el mismo lenguaje
por parte de los colaboradores y directivos, adems de mejorar la posicin de
la empresa con relacin a su competencia asegurando un futuro ms
promisorio y con miras a la penetracin en nuevos mercados.
12
2.1. FORMULACIN
Entendiendo la necesidad de la empresa Confecciones Caroyco E.U. y la
intencin de este trabajo de grado:
Cmo el Diseo de un Sistema de Gestin de Calidad permite evidenciar la
eficacia y eficiencia en los procesos de la empresa, de tal manera que el
producto ofrecido o servicio brindado cumpla con las expectativas y
necesidades del cliente?
2.1.1. Preguntas Secundarias

Mediante la identificacin de procesos y la documentacin de los mismos
en qu medida mejorar la calidad de los productos, la productividad de los
colaboradores y la atencin al cliente?
El diseo y estandarizacin de los formatos requeridos en el diseo del
manual de calidad, permitir evidenciar no solo deficiencias sino aspectos a
mejorar para de esta forma obtener mayor control sobre los procesos?
En qu medida, la aplicacin del manual de calidad como evidencia
documental del desarrollo del Sistema de Gestin de la Calidad, mejorar la
calidad consistente de la empresa con miras a satisfacer las necesidades o
expectativas del cliente?
13
3. JUSTIFICACIN
Gracias a la creciente e imparable internacionalizacin de la economa, la
cual ha llevado a un nivel de competencia exigente a los diferentes mercados
de manufactura, los niveles estratgicos de las organizaciones han venido
enfocando sus esfuerzos e inversiones en una direccin y gestin: Mejora de
los sistemas productivos, nuevos mtodos de direccin, planificacin y
control de operaciones, trabajo en equipo, gestin integrada y especial
atencin en el factor humano son las armas fundamentales.
Por consiguiente, se encuentra la necesidad de adoptar estas metodologas
en las empresas colombianas con el fin de ser competitivas tanto en el
mercado nacional como internacional, generando un alto grado de
confiabilidad y desarrollo a nivel organizacional, es as que este trabajo de
grado tiene como objetivo principal disear un Sistema de Gestin de
Calidad, que sirva como gua y que permita optimizar y mejorar los
procesos que hoy en da se estn llevando a cabo dentro de la empresa
Confecciones Caroyco E.U., quien a pesar de llevar una interesante
trayectoria dentro del mercado, ha subsistido gracias a la calidad de su
producto final, sin embargo mediante las visitas realizadas, los comentarios
hechos por los colaboradores de la empresa y nuestra visin de empresarios
del futuro, se evidencia claramente que la ausencia de la documentacin y
por ende el control de procesos, la no generacin de indicadores, entre otros
aspectos, impactan directamente en su debida optimizacin y control.
Por esta razn, el conocimiento y crecimiento profesional y laboral de las
personas involucradas en el estudio y desarrollo de esta investigacin ser
significativo, as como aquellas personas que tomen este trabajo para
consulta o referencia para otros estudios y aplicaciones.
14
4. OBJETIVOS
4.1. GENERAL
Disear un Sistema de Gestin de Calidad basado en la Norma NTC ISO
9001:2008 en la empresa Confecciones Caroyco E.U., que contribuya al
mejoramiento continuo de la empresa.
4.2. ESPECFICOS
Diagnosticar el estado actual de la empresa, con base en el cumplimiento

de los requerimientos del Sistema de Gestin de Calidad.
Identificar los procesos, diseando el mapa de procesos y elaborando la

documentacin respectiva.
Elaborar el Manual de Calidad, orientando las polticas que deben

seguirse en la empresa Confecciones Caroyco E.U., definiendo el
direccionamiento estratgico, a travs de la poltica y los objetivos de
calidad.
15
5. HIPTESIS
El diseo un Sistema de Gestin de Calidad, basado en la Norma NTC ISO
9001:2008 en Confecciones Caroyco E.U., proporcionar una herramienta
necesaria para el mejoramiento la eficacia y eficiencia en sus procesos, as
como la competitividad de la empresa en el sector de textil.
5.1. VARIABLES INDEPENDIENTES
Estructura documental.
5.2. VARIABLES DEPENDIENTES
Diseo de procesos, caracterizaciones, procedimientos, manuales,
instructivos y registros.
5.3. VARIABLE INTERVINIENTE
Ambiente de trabajo.
Cultura organizacional.
Normatividad ISO 9001:2008.
16
6. MARCO DE REFERENCIA
En la actualidad, la competitividad de las empresas y de las personas se
basa en el conocimiento que poseen para desarrollar una actividad
especfica. Pero este conocimiento no es suficiente si no se desarrolla de una
manera eficaz y eficiente que permita la reduccin de errores y la
maximizacin de todo aquello que le genere valor.
Uno de los conceptos que en la actualidad posee mayor importancia en el
desarrollo de actividades es la calidad. La calidad es un concepto muy
ambiguo, para algunos puede ser la durabilidad, la resistencia, la esttica,
etc., para otros puede llegar a ser simplemente la satisfaccin de una
necesidad. Desde el punto de vista de la produccin, para este caso, es la
reunin de una serie de especificaciones que debe tener el proceso de
produccin desde su parte administrativa hasta la productiva, llegando as a
la satisfaccin de las necesidades de los clientes.
El objetivo primordial del marco de referencia se fundamenta en analizar e
interpretar de la mejor manera las especificaciones conceptuales, tericas,
histricas, legales e institucionales, que permitan desarrollar estrategias que
generen un concepto de calidad total en todos los procesos que desarrolla la
empresa Confecciones Caroyco E.U.
6.1. MARCO HISTRICO
A travs del tiempo, los compradores han ido incrementado la exigencia para
sus proveedores en el cumplimiento de unos requisitos de un sistema de
calidad, sin embargo, esto gener el surgimiento de diferentes sistemas de
calidad exigidos por cada comprador teniendo en cuenta sus propios criterios
y necesidades, por lo tanto, una misma compaa deba adoptar dos, tres o
ms sistemas diferentes con sus consecuentes inconvenientes.
La norma britnica, denominada BS 5750 fue la primera a nivel mundial en
establecer los aspectos que se deben considerar por parte de un proveedor
para brindar confiabilidad a los compradores sobre el Sistema de Calidad de
la empresa.
Este documento contena aspectos de Administracin de Sistema de calidad,
as como elementos tcnicos, administrativos y operativos de las empresas.
De la misma manera se establecieron normas en Canad, las cuales
pretendan establecer todos aquellos elementos que debe considerar un
proveedor para poder brindar la confianza necesaria sobre el producto o
servicio que se est suministrando.
17
De esta manera surge entre 1946 y 1947 la International Standarization

Organization, ISO (Organizacin Internacional para la Normalizacin) La ISO
es una organizacin universal fundada para promover el desarrollo de las
normas internacionales y actividades relacionadas que incluyen la valoracin
de conformidad para facilitar el intercambio de bienes y servicios a nivel
mundial.
La familia de normas ISO 9000 es el estndar de Aseguramiento de la
Calidad por excelencia acogido en ms de cien pases miembros alrededor
del mundo. Este organismo tiene su sede en la ciudad de Ginebra, Suiza.
A continuacin se presenta en forma cronolgica la informacin histrica del
desarrollo de las normas a travs del tiempo:
1950
1959
1962
1965
1968
1974
1979
1985
1987
1988
1991
1992
2000
MIL-STD-105 Sampling Inspection Tables for Attributes.

MIIQ-9858 Quality Program Requirements U.S. Departments of
Defence.
PC-200-2 Quality Program Provisions for Space System
Contactors (Nasa).
AQAP-1 Quality Control System Requirements for Industry
(OTAN).
ANSI-ASQC General Requirements for Quality Program.
CSA-Z-299 Quality Assurance Program Requirements.
B.S. 5750 Quality System.
UNE 73401 Garanta de Calidad en Centrales Nucleares.
ISO 9000, 9001, 9002, 9003, 9004 Sistema de Calidad.
ICONTEC-ISO 9000, 9001, 9002, 9003, 9004.
NTC- ISO 9000-3 y 9004-2 Software y Servicios.
NTC-ISO 9004-2 Servicios.
NTC-ISO 9000, 9001, 9004.
ICONTEC. (2000).
ISO 9000:2000. Manual para las pequeas empresas. Instituto
Colombiano de Normas tcnicas y certificacin ICONTEC.
6.1.1. Historia de la serie ISO 9000: Fue en 1979, cuando la ISO estableci
el ISO Technical Commitee 176 dirigido por el doctor D. Richard Freund,
quien haba sido presidente de la ASQC (American Society for Quality
Control) y director corporativo de calidad de Eastman Kodak, Co. Tal comit
tena como tarea desarrollar la serie de normas ISO 9000, en esencia,
adoptando la mayora de los elementos de BS 5750. El ISO TC/176 realiza
su labor a travs de grupos de trabajo (WG1, WG2, es decir, los WG) y
subcomits (Los SC).
Siete aos despus de la fundacin del TC/176, en junio de 1986, ISO
TC/176 emiti la norma internacional ISO 8402:1986, Quality Vocabulary,
18
donde se describen y definen veintids trminos relacionados con la calidad

y los sistemas de calidad.
El 15 de marzo de 1987 el ISO TC/176 publica oficialmente la serie ISO
9000, que abarca en su primera edicin:
ISO 9000:1987
Normas de Administracin de Calidad y
Aseguramiento de Calidad. Lineamientos para seleccin y uso.
ISO 9001:1987
Sistemas de Calidad - Modelo para aseguramiento
de calidad en diseo/ desarrollo, produccin, instalacin y servicio.
ISO 9002:1987
Sistemas
de
Calidad
Modelo
para
aseguramiento de calidad en produccin e instalacin.
ISO 9003:1987
Sistemas
de
Calidad
Modelo
para
aseguramiento de calidad en inspeccin final y ensayo.
ISO 9004:1987
Administracin de Calidad, elementos del sistema
de calidad Lineamientos.
La familia de Normas ISO se ha elaborado para asistir a las organizaciones,
de todo tipo y tamao, en la implementacin y la operacin de sistemas de
gestin de la calidad eficaces.
En diciembre del 2000 se aprobaron las nuevas versiones de las siguientes
normas:
ISO 9001:2000
ISO 9000:2000
ISO 9004:2000
Recopila las normas ISO 9001, 9002, 9003,

versin/ 94.
Recopila las normas ISO 8402.
Recopila las normas ISO 9004-1, 9004-2, 9004-3,
de la versin 1994.
ICONTEC. (2000). ISO 9000:2000. Manual para las pequeas empresas. Instituto
Colombiano de Normas tcnicas y certificacin ICONTEC.
6.1.2. Antecedentes de ISO en la Industria: La certificacin de los Sistemas

de Gestin de la Calidad segn la Norma ISO 9001 es el punto culminante de
la aplicacin de la Familia de Normas ISO 9000. Actualmente las
organizaciones que estn en posicin de cumplir con el compromiso que
implica la Certificacin, poseen ventajas importantes al alcance de la Alta
Direccin. Estas normas consolidan aos de conocimientos y experiencia en
el campo de la Calidad. De all la importancia que tienen en el mundo de hoy,
que va ms all de una moda o de las exigencias a veces caprichosas de los
clientes y los organismos oficiales.
Se sabe que las organizaciones desarrollan y mantienen sistemas de Gestin
de la Calidad como un mecanismo para alcanzar sus objetivos de la Calidad.
19
Esto tiene sin duda un efecto positivo sobre la Calidad de los productos, la
eficacia en las operaciones y la rentabilidad de la organizacin. Este Sistema
de Gestin de la calidad se disea y se implementa de acuerdo a un conjunto
de requisitos establecidos por la Alta Direccin, los cuales deberan cubrir
todas las fases del proceso de realizacin del producto, desde la
identificacin de las necesidades de los clientes y otras partes interesadas,
hasta la entrega del producto al consumidor final.
La seleccin e implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad es
una decisin estratgica de la Alta Direccin de la organizacin.
Para establecer los requisitos del SGC se deberan considerar:
a.
b.
c.
d.
Los requisitos de los clientes y otras partes interesadas.

Los requisitos y las directrices de la alta direccin.
Los requisitos de un modelo (por ejemplo, ISO 9000).
Los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
La decisin de cules requisitos implementar est determinada por las

necesidades y los objetivos particulares de la organizacin, sus clientes y
otras partes interesadas, por los procesos de realizacin de los productos y
por el tipo y tamao de la organizacin.
6.1.2.1. Industria con calidad sin certificacin ISO: Todava son muchas las
empresas que consideran que se trata de una moda pasajera que no les
incumbe, o que buscan nicamente una Certificacin de Calidad para lucir en
sus catlogos. Otras fracasan al implantar procesos de mejora mal
enfocados y superficiales, basados en ideas incorrectas, que acaban siendo
abandonados con la consiguiente frustracin y el convencimiento de que todo
el movimiento acerca de la calidad no sirve para nada.
Sin embargo, nadie discute que la mejor forma de operar en una empresa es
hacer correctamente, a la primera, y con el menor consumo de recursos, las
actividades necesarias para satisfacer cada vez mejor a los clientes, internos
y externos. En eso consiste precisamente un proceso de Gestin Integral o
Total de la Calidad. Se trata de mejorar continuamente cada una de las
tareas que se llevan a cabo en una empresa y, de este modo, lograr que sea
cada vez ms competitiva.
6.1.2.2. Industria con calidad y certificacin en Colombia: Para el sector de
las confecciones, se podran mencionar gran cantidad de industrias que han
optado por implementar un sistema de gestin de calidad y as certificar sus
procesos con el fin de ofrecer a sus clientes un respaldo de calidad en todos
sus productos y servicios. Pero cabe resaltar y nombrar el caso de Arturo
Calle, empresa Colombiana certificada por Bureau Veritas bajo la norma NTC
20
ISO 9001:2000, dedicada al diseo, confeccin y comercializacin de

prendas de vestir, accesorios y calzado para hombre. Empresa que cuenta
actualmente con 56 tiendas a nivel nacional y son pioneros en la mejora
continua de sus procesos administrativos y de calidad.
Al mismo tiempo, Manufacturas Austin Reed, ubicada en la ciudad de Pereira
y quien es productora de prendas de vestir para Arturo Calle, ha optado por
implementar un sistema de gestin de calidad basado en la norma NTC
9001:2000 garantizando la calidad en sus procesos y productos, y as poder
cumplir con los requisitos y condiciones de calidad que le exige el elaborar
prendas para esta gran marca.
6.2. MARCO TERICO
Para llevar a cabo el diseo del Sistema de Gestin de Calidad para
Confecciones Caroyco E.U., se tom como referencia la norma ISO
9001:2008, para lo cual se mencionarn diferentes aspectos que tienen alto
grado de importancia en el desarrollo de la estructura de un sistema de
gestin de calidad.
6.2.1. Generalidades sobre las Normas ISO 9000
6.2.1.1. Definicin. ISO es un prefijo que llevan todas las normas
internacionales que emite la organizacin internacional de estndares y tiene
que ver no solo con el acrnimo de la organizacin, sino con la raz griega
isos que significa igual, igualdad de estndares para facilitar la apertura
de mercados.
Todas las normas y en especial las internacionales, representan una
intencin saludable para las empresas y los consumidores, puesto que
suponen un acuerdo que se ha alcanzado en una determinada materia. El
cumplimiento de este acuerdo es algo que beneficia el entendimiento entre
unos y otros.
6.2.1.2. Especificaciones. Las normas ISO 9000 interesan a cualquier
empresa que quiera obtener mayor confianza respecto a su nivel de calidad,
ya sea de sus clientes o en el mbito interno. stas pueden aplicarse en
cualquier tipo de sector o actividad en que opere la empresa, sea industrial o
de servicios, tal como se observa a continuacin:
La Norma ISO 9000 describe los fundamentos de los sistemas de gestin

de la calidad y especifica la terminologa de los sistemas de gestin de la
calidad.
21
La Norma ISO 9001, especifica los requisitos para los sistemas de gestin
de la calidad aplicables a toda organizacin que necesite demostrar su
capacidad para proporcionar productos o servicios que cumplan los
requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicacin y
su objetivo es aumentar la satisfaccin del cliente.
La Norma ISO 9004, proporciona directrices que consideran tanto la

eficacia como la eficiencia del sistema de gestin de la calidad. El objetivo
de esta norma es la mejora del desempeo de la organizacin y la
satisfaccin de los clientes y de las partes interesadas.
La Norma ISO 19011, proporciona orientacin relativa a las auditoras de

sistemas de gestin de la calidad y de gestin ambiental.
6.2.1.3. Teora de Procesos: El enfoque a travs de un sistema de gestin de

la calidad anima a las organizaciones a analizar los requisitos del cliente,
definir los procesos que contribuyen al logro de productos aceptables para el
cliente y a mantener estos procesos bajo control. Un sistema de gestin de la
calidad puede proporcionar el marco de referencia para la mejora continua
con el objeto de incrementar la probabilidad de aumentar la satisfaccin del
cliente y de otras partes interesadas.
En conclusin, la Norma ISO 9001:2008 se fundamenta en un enfoque
basado en procesos que indica que cualquier actividad o conjunto de ellas
que utiliza recursos para transformar entradas en salidas puede considerarse
como un proceso, tal como se observa en la Figura 1. Para que las
organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar
procesos interrelacionados y que interactan entre s.
Figura 1. Modelo de un Sistema de Gestin de Calidad basado en procesos.
MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA
DE GESTION DE LA CALIDAD
C
l
i
e
n
t
e
Responsabilidad
de la direccin
R
e
q
u
i
s
i
t
o
s
Gestin de
los Recursos
Entradas
SGC
Realizacin del
Producto
(y/o Servicio)
Actividades
que aportan
valor
S
a
t
i
s
f
a
c
c
Medicin.
Anlisis y mejora
Salidas
Producto/
Servicio
C
l
i
e
n
t
e
Flujo de
informacin
ICONTEC (2008).NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001:2008. SISTEMAS DE GESTIN

DE LA CALIDAD. REQUISITOS. ICONTEC
22
6.2.1.4. La certificacin ISO 9000. Consiste en que un organismo certificador

independiente testifica, mediante un examen o auditoria, que la empresa da
cumplimiento con los requisitos de la norma ISO 9001. Es decir, que
mediante la certificacin las empresas pueden demostrar su nivel de calidad
en todos sus procesos a los clientes, consumidores y al mercado en general.
Lo que representa una herramienta de garanta para ofrecer seguridad en la
elaboracin de sus productos o servicios.
6.2.2. Ciclo Administrativo de la Calidad: El ciclo de la calidad, tambin
conocido como "Crculo de Deming", es el esquema bsico para proceder
despus del control, es una estrategia de mejora de la calidad. Tambin se
denomina espiral del progreso.
Este ciclo fue diseado para la mejora de procesos y tiene cuatro etapas:
"Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA), tal como se aprecia en la Figura 2,
y no es ms que un ciclo de mejora continua. PHVA puede describirse en
esencia como:
Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir
resultados de acuerdo con los requisitos del cliente (Ya sea interno o
externo) y las polticas de la organizacin.
Identificar el proceso que se quiere mejorar

Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso
Anlisis e interpretacin de los datos
Establecer los objetivos de mejora
Detallar las especificaciones de los resultados esperados
Definir los procesos necesarios para conseguir estos objetivos,
verificando las especificaciones
Hacer: Implementar los procesos o actividades, considerando la educacin y

capacitacin como requisito para seguir adelante con el ciclo.
Ejecutar los procesos definidos en el paso anterior

Documentar las acciones realizadas
Verificar: Realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los

productos respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el
producto, e informar sobre los resultados.
Pasado un perodo de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar

datos de control y analizarlos, comparndolos con los objetivos y
especificaciones inciales, para evaluar si se ha producido la mejora
esperada
23
Documentar las conclusiones
Actuar: Ejecutar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los

procesos.
Modificar los procesos segn las conclusiones del paso anterior para
alcanzar los objetivos con las especificaciones inciales, si fuese
necesario
Aplicar nuevas mejoras, si se han detectado errores en el paso anterior.
Documentar el proceso
A medida que esta rueda va girando, se avanza en la calidad del proceso al

que se le est aplicando.
Figura 2. Modelo del Ciclo de la Calidad
Fuente: (http://www.estrucplan.com.ar/articulos/verarticulo.asp?idarticulo=755)
6.2.3. Calidad total: Hablando del Sistema de gestin de la Calidad, los

productos y servicios, podra pensarse que la calidad total se presenta
cuando estos estuviesen conformes, es decir cuando cumplen con los
requisitos y caractersticas solicitadas por el consumidor despus de haber
pasado por una interaccin de procesos al interior de las organizaciones.
Por lo anterior, la definicin de la calidad podra definirse con tres (3) tipos de
24
calidad diferentes, como se puede observar en la Figura 3:

Calidad terica, que ser aquella que mida la calidad del diseo,
comparando las caractersticas solicitadas por el usuario y las
plasmadas en el proyecto.
Calidad tcnica, que contrastar las caractersticas reales del
producto con las que venan definidas en el proyecto.
Calidad usuario, que es la que realmente importa al consumidor, ya
que comparar lo que han dado con respecto a lo que pidi.
Figura 3. Ciclo de calidad para el desarrollo de un producto.
Fuente: (Machuca, 1995)

Tradicionalmente el control de calidad ha venido funcionando mediante
inspeccin de los productos cuando estos eran finalizados. En el sector
industrial son numerosos los campos en los que la Calidad Total se ha vuelto
esencial como clave del xito, es un objetivo crtico para incrementar la
competitividad en las empresas. (Machuca, 1995)
25
6.2.4. El espiral del progreso (Figura 4): Afirma que el logro de sta implica la
realizacin de un cierto nmero de acciones o actividades independientes en
una progresin lgica, una vuelta de este espiral inicia con la investigacin y
desarrollo del producto para crear una mejora en la aptitud del uso. Al final de
esta vuelta, la experiencia de uso crea una nueva idea, que inicia otra vuelta
de la espiral para una mejora ulterior, en trminos generales las fases del
espiral del progreso se catalogan en:
Investigacin
Desarrollo
Diseo
Especificacin
Planificacin
Compras
Instrumentacin
Produccin
Control del Proceso
Inspeccin
Ensayo
Venta
Servicio
Figura 4. Espiral del Progreso
Fuente:(Machuca, 1995)
6.3. MARCO CONCEPTUAL

Para el diseo de un sistema de gestin de la calidad se requiere del
conocimiento de algunos trminos que al enlazarlos sobre sus significados,
dar luz para la adecuada interpretacin as como la captacin de ideas y
sustentos.
Accin correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una NO
conformidad detectada u otra situacin indeseable.
Accin preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una NO
conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
Aseguramiento de la calidad: Parte de la gestin de la calidad orientada a
proporcionar confianza en que cumplirn los requisitos de calidad.
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensin en que se cumplen los criterios documentados.
26
Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas (Rango

diferenciador) inherentes cumple con los requisitos (Necesidad o expectativa,
generalmente implcita u obligatoria).
Cliente: Organizacin o persona que recibe el producto o resultado de un
proceso.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Control de la calidad: Parte de la gestin de la calidad orientada al
cumplimiento de los requisitos de la calidad.
Documento: Informacin y su medio de almacenaje.
Eficacia: Extensin en la que se realizan las actividades y se alcanzan los
resultados planificados.
Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Especificacin: Documento que establece requisitos.
Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de la
calidad de una organizacin.
Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos.
Mejora: Parte de la gestin de la calidad orientada a aumentar la capacidad
de cumplir con los requisitos de calidad.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Objetivo de la calidad: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la
calidad.
Poltica de la calidad: Intenciones globales y de orientacin de una
organizacin relativas a la calidad tal como se expresa formalmente por la
alta direccin, proporciona un marco de referencia para el establecimiento de
los objetivos de la calidad.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, que tienen como fin transformar elementos de entrada en
resultados.
Producto no conforme: Es aquel producto que no cumple con los mnimos
27
requisitos de calidad.
Producto: Resultado de un proceso.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos
evidencia de actividades desempeadas.
o proporciona
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita

(Habitual o una prctica comn para la organizacin) u obligatoria.
Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la
adecuacin y eficiencia del tema objeto de la revisin para alcanzar unos
objetivos establecidos.
Satisfaccin del cliente: Percepcin del cliente sobre el grado en que se
han cumplido los requisitos.
Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de gestin para dirigir
controlar una organizacin con respecto a la calidad.
Sistema de gestin: Sistema para establecer la poltica y los objetivos y

para lograr dichos objetivos.
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados y que interactan
entre s.
Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin
de todo aquello que est bajo consideracin, puede estar relacionada con el
origen de los materiales y las partes entre otras.
Validacin: Confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de
que se han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin
especifica prevista.
Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de
que se han cumplido los requisitos especificados.
ICONTEC (2000). NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9000:2000. SISTEMAS DE
GESTIN DE LA CALIDAD. FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO
6.4. MARCO LEGAL

Las normas que se van a manejar durante el diseo del sistema de gestin
de calidad son las siguientes:
28
Normas ISO 9000: Normas de calidad y gestin continua de calidad

establecidas por la Organizacin Internacional para la Estandarizacin
(ISO) que se pueden aplicar en cualquier tipo de organizacin o actividad
sistemtica, que est orientada a la produccin de bienes o servicios.
Normas ISO 9001:2008 Elaborada por el Comit Tcnico ISO/TC176 de

ISO Organizacin Internacional para la Estandarizacin y especifica los
requisitos para un sistema de gestin de la calidad que pueden utilizarse
para su aplicacin interna por las organizaciones, para certificacin o con
fines contractuales.
6.5. MARCO EMPRESARIAL

6.5.1. Presentacin de la empresa - Resea Histrica: CONFECCIONES
CAROYCO E.U., es una empresa creada para progresar y forjar un futuro
con un porvenir fortalecido por las ambiciones e ilusiones de un mejor
maana, superando los obstculos y altibajos que puedan presentarse a lo
largo del camino.
Fundada en 1982 por la seora MIREYA CASTELLANOS SAENZ, desde su
comienzo la empresa se desarroll con miras a suplir al sector comercial e
industrial del pas de todos los elementos necesarios para el buen
funcionamiento interno en cuanto a la seguridad industrial.
El primero en confiar en su calidad y generador de esta bella idea, fue
Cervecera Andina (Ahora Bavaria), que con su excelente referencia respald
su credibilidad con otros clientes tan importantes como l; tales como
Conalvidrios, Tecnoqumicas, Inversiones Changrila (Ahora Algarra), que a
pesar de la dura situacin en algunos momentos, se mantienen an
confiando siempre en la calidad que los ha caracterizado.
6.5.2. Portafolio de productos: En la actualidad la empresa cuenta con un

amplio portafolio de productos para lograr satisfacer las necesidades y
expectativas en solucin de dotaciones para sus clientes. Este portafolio se
divide en tres lneas, liviana, pesada y complementarios. A continuacin se
describe cada una de las lneas de producto que desarrolla la empresa:
6.5.2.1. Lnea liviana: Diseados especialmente pensando en la elegancia y
comodidad del rea administrativa y de servicios de las empresas, que junto
con el departamento de ventas conforman la imagen corporativa de los
clientes.
29
Son confeccionados con materiales delicados y suaves que dan mayor

frescura y comodidad, tales como:
Lino
Dril
Impermeable
Dacrn
30
Gabardina
Algodn
Jean
Fuente: http://www.confeccionescaroyco.com/linealiviana.htm
6.5.2.2. Lnea Pesada: Dirigida a suplir fundamentalmente la necesidad de

seguridad y proteccin en el desarrollo de las actividades industriales de los
clientes, es por ello que en esta lnea se ofrece productos elaborados con
materiales diseados para soportar el trabajo fuerte y pesado de la industria.
Para esta lnea se utilizan materiales como:
31
Dril
Impermeable tempestad
Impermeable
Polister
32
Jean
Guata
Fuente: http://www.confeccionescaroyco.com/lineapesada.htm
6.5.2.3. Complementarios: Creada principalmente para suplir las necesidades
que existen en aquellas prendas que son indispensables para tareas y
labores en plantas de produccin, servicios generales, atencin al pblico y
algunas zonas administrativas.
Para esta lnea se utilizan materiales como:
Lino
Dril
33
Dacrn
Algodn
Oxford
Pao
Fuente: http://www.confeccionescaroyco.com/complementarios.htm
34
7. DISEO METODOLGICO
Para el desarrollo de este trabajo, se parte de un diagnstico realizado frente
a la norma y de una descripcin y anlisis detallado de todos los procesos
que se llevan a cabo dentro de la empresa Confecciones Caroyco E.U, para
de esta forma tener claramente definidas las diferentes deficiencias y de esta
forma analizar y sugerir acciones que conlleven a eliminarlas.
7.1. TIPO DE INVESTIGACIN

Tipo de estudio
El tipo de estudio a realizar es de carcter descriptivo, el cual involucra una
constante revisin bibliogrfica de la Norma ISO 9001:2008.
7.2. POBLACIN Y MUESTRA

Para el estudio no aplica poblacin, la muestra de estudio para llevar a cabo
dicha investigacin, es la empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U. de la
ciudad de Bogot, donde cada fase del proyecto se desarrollo con la Alta
Direccin, los rganos de Administracin, Operativos y de Control.
7.3. FUENTES PRIMARIAS

Charlas sostenidas con los colaboradores y personal administrativo de la
empresa Confecciones Caroyco E.U.
7.4. FUENTES SECUNDARIAS

Normas ICONTEC ISO 9001:2008 y la bibliografa relacionada en el trabajo
adjunto, entre los que se encuentran los siguientes autores: Ishikawa K.
(2007), Evans J. (2008), Harrington J. (1990), Moreno M. (2001), Gutirrez H.
(2005), Mnch L. (1992), Summers D. (2006), Camisn C. (2007), entre
otros.
35
7.5. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN

Para la realizacin del anlisis de la informacin obtenida, se requiri de
codificacin y tabulacin de los datos en cuadros, grficas, procesos y
procedimientos, documentos ordenados de forma metdica segn las
Normas ICONTEC ISO 9001:2008.
Algunos de los mtodos empleados para la realizacin de esta investigacin
se relacionan a continuacin:
7.5.1. La entrevista: Como instrumento de recoleccin de informacin, para
esta investigacin se realizaron entrevistas personalizadas que a travs de
una lista de chequeo general permita abarcar todos los temas del proceso
especfico. Inicialmente se entrevisto a Rosa Herminda Duarte quien es la
encargada del rea administrativa y de produccin, y a Mireya Castellanos
Senz quien es la fundadora y gerente de la empresa Confecciones Caroyco
E.U. Posteriormente se llevaron a cabo entrevistas personalizadas a todos
los colaboradores que participaban en cada uno de los procesos de la
empresa, es decir partiendo de los procesos estratgicos, pasando por los
misionales y finalizando con los procesos de apoyo y soporte.
Esta informacin dar luz para analizar e interpretar el estado actual de la
empresa, relacionado con temas de identificacin de procesos y
documentacin de procedimientos. Dicha informacin contribuir
enormemente a mitigar las deficiencias as como las situaciones y eventos
que impiden optimizar los tiempos de produccin o la aplicacin de tcnicas
no ptimas para cada uno de los procesos.
7.5.2. La observacin: Utilizando este instrumento de recoleccin de
informacin, se realiz la visita a la empresa CONFECCIONES CAROYCO
E.U. con nmero de NIT 900.062.898-7, ubicada en la Calle 78 A N 79 T-26
en la ciudad de Bogot, en la cual se pudo identificar las diferentes reas de
produccin, las instalaciones de la empresa, las personas que laboran en
ella, los productos que fabrican y el funcionamiento general del proceso.
7.5.3. Anlisis y conclusiones del diseo metodolgico: Adoptando la

ejecucin de la metodologa propuesta, esta permite a la empresa contar con
una estructura organizacional y funcional que fortalece los procesos
administrativos y operativos, proporcionando el buen funcionamiento en
todas las lneas de negocio de la empresa.
36
Esta metodologa ofrece un contexto para una buena gestin aplicable a la

empresa, ya que especifica un grupo de aspectos que deben incluirse a partir
de los elementos con que cuenta la empresa, es decir, a partir de lo que
Confecciones Caroyco E.U., hace en el presente.
Este diseo metodolgico, especialmente hace nfasis en el cliente, pero
tambin debe resaltar la importancia de otras partes interesadas, como los
accionistas, directivos, y empleados quienes esperan sacar algn provecho
de la empresa.
El diseo del Sistema de Gestin de Calidad, tiene como eje central la
mejora continua, que a travs de planes de accin o mejoramiento. La
empresa avanzar en la calidad del producto para luego continuar con la
satisfaccin del cliente.
37
8. ANLISIS Y DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL DE LA

EMPRESA CONFECCIONES CAROYCO E.U. FRENTE A LA NTC ISO
9001:2008
Hoy en da una de las ventajas competitivas que existen en comparacin con

otras empresas del sector, es en cuanto a la aplicacin de normas
estandarizadas de calidad en todo el proceso productivo, buscando
estrategias empresariales y toma de decisiones a nivel gerencial donde el
principal objetivo sean los clientes, la conservacin de los actuales y la
bsqueda de los potenciales.
8.1. ANLISIS INTERNO
Actualmente Confecciones Caroyco E.U., es una pequea empresa con
buena imagen en el ramo de la industria. Su mercado es a nivel nacional,
especialmente
Bogot.
En
busca
de
la
excelencia
innovan
permanentemente, cuyo desempeo en un ambiente de trabajo propicio para
el crecimiento profesional e individual, se traduce en ndices racionales de
productividad.
Para la empresa Confecciones Caroyco E.U., los elementos internos tales
como la mejora continua en los procesos y en los resultados financieros, la
confianza de los clientes y partes interesadas en nuestros productos, as
como el buen desempeo y productividad de nuestros colaboradores,
corresponden al manejo que la Alta Direccin desee obtener, de tal manera
que se pueden identificar debilidades mas especificas tales como deficiencia
en la funcin de capacitacin, rezago en tecnologa de informacin integral,
inadecuada asignacin de la carga laboral, baja productividad, inexistencia
de escala salarial correctamente definida; para asegurar competitividad no
hay adecuada definicin y estandarizacin de cargos y estructura,
inadecuada seleccin y desarrollo de personal, enfoque de reas o islas en
cambio de enfoque de procesos que aseguren visin integral de negocio,
desactualizacin y aplicacin de los manuales de procedimientos finalmente
se denota que no existe cultura de excelencia competitiva a travs del
servicio.
De otra parte se encontraron e identificaron fuertes polticas organizacionales
tales como alto arraigo de las personas hacia la compaa, aceptable
ambiente de trabajo, apreciable mejoramiento de la imagen frente a nuestros
clientes, adecuada cobertura a nivel nacional.
38
8.2. ANLISIS EXTERNO

Confecciones Caroyco E.U., mantienen excelentes relaciones con el Estado,
las instituciones financieras, los proveedores y asociados comerciales,
procurando siempre la solidez de la empresa mediante una administracin
ponderada, que le garantice su permanencia en el mercado, generando
dividendos satisfactorios para la comunidad empresarial.
El anlisis externo permite fijar las oportunidades y amenazas que el
contexto puede presentarle a la empresa.
De carcter poltico (Amenaza y/o Oportunidad):
Actualmente est pendiente de firmar el TLC con USA y Chile con

oportunidades o llegada de competencia
Poltica de seguridad democrtica - ventas
Plan nacional de desarrollo 2019 2do centenario
De carcter legal (Amenaza):

1. Legislacin
Alta vulnerabilidad por lentitud e inseguridad jurdica
2. Econmicas
Alta correlacin entre el desempeo de la economa y el desempeo del

sector textil
Alta sensibilidad de la economa colombiana respecto del desempeo de
la economa global
De carcter comercial (Oportunidad):
Apalancamiento de competidores por pertenecer a grupos financieros con

banca propia
De carcter tecnolgico (Oportunidad):
Creciente adopcin de herramientas tecnolgicas para comercializar,

operar el negocio y servir
Agresividad competitiva por concurrencia de jugadores extranjeros
multinacionales
39
Por lo anterior, este tipo de anlisis general, donde su visin y perspectiva

depende de la manera en que la Alta Direccin decida aplicarlos o en su
defecto mitigarlos, comprende de un mayor detalle que se presenta a
continuacin en la Matriz DOFA.
8.3. ANLISIS DOFA

Para llevar a cabo el diseo de un Sistema de Gestin de Calidad que
cumpla con los requisitos necesarios para llegar a implementar el SGC en la
empresa, es necesario realizar un anlisis de las debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas de la empresa a travs de la utilizacin de la
herramienta de direccionamiento estratgico (Ver Tabla 1. Anlisis DOFA).
40
Tabla 1. Matriz DOFA
41
8.4. DIAGNSTICO FRENTE A LA NORMA

El diagnstico de la compaa se ha evidenciado de dos (2) maneras, el
primero a travs de la matriz DOFA como se mencion anteriormente, y el
siguiente por medio de la comparacin de cada tem de la Norma con
respecto a la posicin inicial o actual que presentaba la compaa en dicho
periodo (Ver Tabla 3. Diagnstico de la Compaa frente a la Norma)
estableciendo los planes de accin a ejecutar para contrarrestar las falencias
y debilidades, teniendo en cuenta los responsables de la ejecucin de dichos
planes. Cabe resaltar que el representante de la direccin debe ser el
Director de Gestin de la Calidad y deber cumplir con las responsabilidades
estipuladas en el numeral 5.5.2 de la norma.
Para la realizacin del diagnstico comparativo frente a la norma, se
definieron unos rangos, previo anlisis de los autores; con el fin de establecer
en qu estado se encuentra la empresa, respecto a los requisitos de la
norma. Fue as como subjetivamente se obtuvieron los siguientes rangos:
Tabla 2. Ponderacin
SITUACIN ACTUAL
No Existe
Parcialmente
DESCRIPCIN DEL RANGO

Cuando la actividad NO existe, la
documentacin no se ha elaborado,
y no se presenta registro de
evidencia.
Cuando la actividad existe, pero no
se cuenta con la suficiente
organizacin para su ejecucin
Cuando se tienen datos, pero estos
no han sido definidos en el sistema
de gestin de la calidad, es decir no
han sido documentados, por lo cual
su evidencia sirve como base para
realizar
la
documentacin
y
estandarizacin del proceso segn
los requisitos de la norma.
Cuando se tienen los respectivos
datos pero no hay un cumplimiento
adecuado del numeral segn el
requisito de la norma.
42
PORCENTAJ
E
0% - 1%
2% - 29%
30% - 40%
41% - 50%
Nota 1: La escala porcentual se defini subjetivamente por los autores de

este proyecto, conforme a las descripciones que se elaboraron para cada
rango.
Nota 2: En la situacin actual solo se puede apreciar un 50% como mximo
de ejecucin en cada tem de la norma, pues la compaa no cuenta con un
sistema de gestin de la calidad, por lo cual solo se puede evidenciar una
serie de documentos o registros pero no estandarizados.
Es importante anotar que el porcentaje de ejecucin total del diagnstico de
la compaa frente a la Norma, evidencia un 14.64%, esta cifra fue obtenida
realizando un promedio entre los porcentajes ponderados para cada numeral
de la norma.
A continuacin se ilustra el detalle del diagnstico emitido:
50 tems validados de la norma cada uno equivalen al 100% es decir
que se medio sobre un 5000 % (50 tems * 100% = 5000%).
La sumatoria del resultado de cada tems fue de 732 % esto dividido
el numero de tems nos da como resultado el 14.64% de la ejecucin
frente a la norma (732%/50 = 14.64%).
Situacin Actual
(%)
No. tems Calificados

segn Norma
% Ejecucin frente a
la Norma
732%
50
14.64%
43
Tabla 3. Diagnstico de la Compaa frente a la Norma

DIAGNSTICO COMPARATIVO DE LA SITUACIN ACTUAL FRENTE A LA NORMA ISO 9001:2008
CAPTULO 4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
REQUISITOS SEGN LA NORMA
SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
4.1 REQUISITOS GENERALES
La organizacin debe establecer, documentar,

implementar, y mantener un sistema de gestin de la
calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo
con los requisitos de esta norma internacional.
La Compaa no cuenta
NO EXISTE
1%
con un Sistema de Gestin de la Calidad.

Por lo tanto no se pude evidenciar la presencia de la documentacin
correspondiente.
Creacin de S.G.C.
Elaboracin del Macro
Proceso y sus
respectivas caracterizaciones.
Se deben implementar las acciones
necesarias para cumplir
con la mejora
continua
Director de Gestin
de la Calidad
Grupos Primarios
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN

4.2. 1 GENERALIDADES
La documentacin del sistema de gestin de la calidad
debe incluir:
a. Declaraciones documentadas de una poltica de la
calidad y de objetivos de la calidad.
b. Un manual de la calidad.
c. Los procedimientos documentados requeridos en
esta norma internacional.
d. Los documentos necesitados por la organizacin
para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y
control de sus procesos.
e. Los registros requeridos por esta norma
internacional.
Confecciones
Caroyco cuenta con una Misin y Visin, pero stas

sern cambiadas para ajustarse a los requerimientos de calidad.
Se cuenta con algunos registros que la Compaa necesita para
controlar la produccin, entre estos estn: La orden de produccin,
orden de pedido, entre otros, los cuales debern ser modificados y
mejorados.
Elaboracin
de procedimientos que
permitieran contar con bases, sobre las
cuales trabajar en cada rea de la
compaa. teniendo en cuenta que dichos
procedimientos se deben establecer,
documentar, implementar y mantener.
Director de Gestin
de la Calidad
Directores de rea
Alta Direccin
No existe un manual de la calidad.

No se evidencia una interaccin entre los procesos de la Compaa,
Establecer mantener un manual de calidad.
Director de Gestin
de la Calidad
Alta Direccin
PARCIALMENTE
5%
4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD

L a organizacin debe establecer y mantener un manual
de la calidad que incluya:
a. El alcance del sistema de gestin de calidad,
incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier
exclusin.
b. Los procedimientos documentados establecidos para
el sistema de calidad, o referencia a los mismos.
c. Una descripcin de la interaccin entre los procesos
del sistema de calidad.
pues estos no estn plenamente identificados.
NO EXISTE
1%
44
Elaboracin
del Macro Proceso en forma

explicativa en donde se evidencia las etapas
o los procesos que intervienen en la
consecucin del objetivo de la Compaa.
Tabla 3. Diagnstico de la Compaa frente a la Norma (Continuacin).

CAPTULO 4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos requeridos por el sistema de gestin de
la calidad deben controlarse.
Los registros son un tipo especial de documento y deben
controlarse de acuerdo con los requisitos citados en
4.2.4.
Debe establecerse un procedimiento documentado que
defina los controles necesarios para:
a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin
antes de su emisin
b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea
necesario y aprobarlos nuevamente
c. Asegurarse de que se identifican los cambios y el
estado de revisin actual de los documentos
d. Asegurarse de que las versiones pertinentes de los
documentos aplicables se encuentran disponibles en los
puntos de uso.
e. Asegurarse de que los documentos permanecen
legibles y fcilmente identificables
f. Asegurarse de que se identifican los documentos de
origen externo y se controla su distribucin
g. Prevenir el uso no intencionado de los documentos
obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el
caso de que se mantengan por cualquier razn.
En la Compaa no hay presencia de un Sistema de Gestin de

la Calidad, por lo cual, no se puede evidenciar un control en los
documentos que exige la norma internacional.
Documentar,
divulgar e implementar, un
procedimiento en el cual se estipule el
control que la Compaa tendr acerca de
los documentos pertinentes para el S.G.C.
Director de Gestin
Los registros son la evidencia demostrable del cumplimiento de

las actividades desempeadas. Como registros se pueden
estipular ciertas disposiciones en lo que se refiere a la
comercializacin y produccin. Y de estos la Compaa no
cuenta con un control estandarizado, pues no se ha estipulado
un periodo de tiempo para la retencin de los mismos. Adems
hay registros innecesarios y obsoletos.
Elaborar,
Director de Gestin
de la Calidad
Directores de rea
NO EXISTE
1%
4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS
Los registros deben establecerse y mantenerse para

proporcionar evidencia de la conformidad con los
requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de
gestin de la calidad. Los registros deben permanecer
legibles, fcilmente identificables y recuperables. Debe
establecerse un procedimiento documentado para definir
los controles necesarios para la identificacin, el
almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo
de retencin y la disposicin de los registros.
PARCIALMENTE
10%
45
divulgar e implementar un
procedimiento que permita cumplir con las
disposiciones de la norma internacional.
de la Calidad
Directores de rea

CAPTULO 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN

La alta direccin debe proporcionar evidencia de su
compromiso con el desarrollo e implementacin del
sistema de gestin de la calidad, as como con la
mejora continua de su eficacia.
a. Comunicando a la organizacin la importancia de
satisfacer tanto los requisitos del cliente como los
legales y reglamentarios
b. Estableciendo la poltica de la calidad
c. Asegurando que se establecen los objetivos de la
calidad
d. Llevando a cabo las revisiones por la direccin, y
e. Asegurando la disponibilidad de los recursos.
La
alta direccin ha establecido el compromiso que conlleva la

implementacin del S.G.C. Aunque dicho compromiso existe, no se ha
estipulado de manera formal su evidencia.
Con respecto a los otros tems de la norma, aun no se puede mostrar
la evidencia, pues hasta la fecha se ha estipulado la necesidad y el
compromiso de ejecutar el desarrollo del S.G.C.
Establecer
un procedimiento en donde se
evidencie los pasos necesarios para las
revisiones que debe de ejecutar la Gerencia.
Asegurar la disponibilidad de los recursos a
travs del uso de herramientas de
planeacin presupuestal.
Alta Direccin
NO EXISTE
1%
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

La alta direccin debe asegurarse de que los requisitos
del cliente se determinan y se cumplen con el propsito
de aumentar la satisfaccin del cliente.
Independientemente
PARCIALMENTE
40%
del rea que maneja en forma directa a los

clientes, es responsabilidad de la alta direccin el asegurarse que los
requisitos de los clientes son cumplidos a cabalidad, para ello es
importante tener en cuenta los numerales 7.2.1 y 8.2.1 de la norma. En
la Compaa, existe un cierto control pero se hace necesario
formalizarlo a travs del S.G.C. Se cuenta con acceso a reportes del
sector, conversaciones telefnicas, entre otros.
Revisar
y aprobar mecanismos que

permitan implementar la satisfaccin del
cliente, a travs del reporte de quejas,
reclamos y sugerencias.
Alta Direccin
5.3 POLTICA DE LA CALIDAD

La alta direccin debe asegurarse de que la poltica
de calidad:
a. Es adecuada al propsito de la organizacin
b. Incluye un compromiso de cumplir con los
requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del
sistema de gestin de la calidad
c. Proporciona un marco de referencia para
establecer y revisar los objetivos de la calidad
d. Es comunicada y entendida dentro de la
organizacin
e. Es revisada para su continua adecuacin.
No existe una declaracin de la poltica de la calidad. Por lo tanto no
Establecer una poltica de la calidad, en la
se puede evidenciar su divulgacin, adems no es posible medir su

comprensin frente a los colaboradores.
cual se evidencie las intenciones globales de

la calidad para Impresos Montes.
NO EXISTE
1%
46
Alta Direccin
Directores de rea

SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
5.4 PLANIFICACIN
5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD
No existen objetivos de la calidad. Estos deben de implicar lo que la
La alta direccin debe asegurarse de que los objetivos

de la calidad, incluyendo aquellos necesarios para
cumplir los requisitos para el producto (7.1 a.), se
establecen en las funciones y niveles pertinentes
dentro de la organizacin. Los objetivos de la calidad
deben ser medibles y coherentes con la poltica de la
calidad.
Compaa pretende con la calidad, teniendo en cuenta que estos

concuerden con la poltica.
Elaboracin
y diseo de los objetivos de la

calidad, tomando como base o referencia la
poltica de la calidad.
Alta Direccin
Directores de rea
NO EXISTE
1%
5.4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
La Compaa no cuenta con un Sistema de Gestin de la Calidad, por
La alta direccin debe asegurarse de que:

a. La planificacin del sistema de gestin de la
calidad se realiza con el fin de cumplir los requisitos
citados en 4.1, as como los objetivos de la calidad, y
se mantiene la integridad del sistema de gestin de
la calidad cuando se planifican e implementan
cambios en este.
ello no se pude aun hablar de la planificacin de dicho sistema .

NO EXISTE
1%
Planificar el SGC, a travs del

cumplimiento del requisito 4.1 de la norma.
Se debe de establecer un cronograma de
actividades para la implementacin del
SGC.
Establecer un compromiso juramentado
por parte de la gerencia, en donde se
evidencie la responsabilidad de mantener el
SGC, a travs del tiempo.
Director de Gestin
de la Calidad
Alta Direccin
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
La alta direccin debe asegurarse de que las

responsabilidades y autoridades estn definidas y
son comunicadas dentro de la organizacin.
Se evidencia la presencia de un organigrama, aunque se ha

PARCIALMENTE
25%
planteado la necesidad de reformarlo.

Los colaboradores saben cuales son sus funciones, pero no estn
documentadas
El personal del rea de produccin no tiene claramente definido su
superior inmediato.
47
Readecuar el organigrama.
Elaborar un manual en donde se estipule el

perfil del cargo y las funciones de los
colaboradores.
Alta Direccin
Director Administrativo
Director Gestin de la
calidad

DIAGNSTICO COMPARATIVO DE LA SITUACIN ACTUAL FRENTE A LA NORM A ISO 9001:2008
SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

La alta direccin debe designar un miembro de la
direccin quien, con independencia de otras
responsabilidades, debe tener la responsabilidad y
autoridad que incluya:
a. Asegurarse de que se establecen, implementan
y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de la calidad
b. Informar a la alta direccin sobre el desempeo
del sistema de gestin de la calidad y de cualquier
necesidad de mejora, y
c. Asegurarse de que se promueva la toma de
conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la organizacin
No se ha nombrado aun el representante de la direccin, pues

NO EXISTE
1%
el SGC, hasta ahora esta en creacin.
Evidenciar
mediante un acta de
nombramiento el representante de la
direccin a travs de un consenso con
los socios.
Director de Gestin
de la Calidad
5.5.3 COMUNICACIN INTERNA

La alta direccin debe asegurarse de que se
establecen los procesos de comunicacin
apropiados dentro de la organizacin y de que la
comunicacin se efecta considerando la eficacia
del sistema de gestin de la calidad.
PARCIALMENTE
35%
No existe un control eficaz, para la comunicacin interna,

vindose reflejado en la inconformidad de los colaboradores. Es
importante anotar que dicha comunicacin no tiene que ver
directamente con el SGC, pues este se encuentra en creacin.
Para
evidenciar la comunicacin
interna, es factible y necesario crear los
Grupos primarios, con los cuales se
establecern comits para trabajar con
cada rea los aspectos a analizar para
la mejora del SGC.
Director de Gestin
de la Calidad
Directores de rea
Grupos Primarios
5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN

5.6.1. GENERALIDADES
La alta direccin debe, a intervalos planificados,

revisar el sistema de gestin de la calidad de la
organizacin,
para
asegurarse
de
su
conveniencia, adecuacin y eficacia continuas. La
revisin debe incluir la evaluacin de las
oportunidades de mejora y la necesidad de
efectuar cambios en el sistema de gestin de la
calidad, incluyendo la poltica de la calidad y los
objetivos de la calidad.
Deben mantenerse registros de las revisiones por
la direccin.
NO EXISTE
1%
No hay evidencia de las revisiones de la alta direccin al SGC,

pues este se esta creando.
48
Establecer
un procedimiento en
donde quede evidencia de cada cuanto
se harn las revisiones y que pasos se
han de tener en cuenta.
Realizar un cronograma de revisiones
por parte de la gerencia, en donde
quede estipulado la fecha de ejecucin
de la revisin y sus respectivos
hallazgos.
Alta Direccin

CAPITULO 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
5.6.2 INFORMACIN PARA LA REVISIN

La informacin de entrada para la revisin por la
direccin debe incluir:
a. Resultados de auditoras
b. Retroalimentacin del cliente
c. Desempeo de los procesos y conformidad del
producto
d. Estado de las acciones correctivas y
preventivas
e. Acciones de seguimiento de revisiones por la
direccin previas
f. Cambios que podran afectar al sistema de
gestin de la calidad y
g. Recomendaciones para la mejora.
No
existe informacin para la revisin pues aun no esta

estipulado el plan de las respectivas revisiones.
Establecer acciones preventivas y
No hay evidencia de los resultados de las revisiones, pues no
Establecer planes de accin, a travs
se cuenta con la informacin para estas.
de los resultados de las revisiones, con

el fin de establecer la mejora continua
del SGC.
correctivas, de tal forma que se logren

evaluar y medir.
Evaluar el producto no conforme.
Evaluacin de las encuestas de
satisfaccin del cliente.
Alta Direccin
Director de Gestin
de la Calidad
NO EXISTE
1%
5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIN

Los resultados de la revisin por la direccin
deben incluir todas las decisiones y acciones
relacionadas con:
a. La mejora de la eficacia del sistema de gestin
de la calidad y sus procesos
b. La mejora del producto en relacin con los
requisitos del cliente, y
c. Las necesidades de recursos.
NO EXISTE
1%
49
Alta Direccin

CAPTULO 6 GESTIN DE LOS RECURSOS
SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
6.1 PROVISIN DE RECURSOS

La organizacin debe determinar y proporcionar
los recursos necesarios para:
a. Implementar y mantener el sistema de gestin
de la calidad y mejorar continuamente su eficacia,
y
b. Aumentar la satisfaccin del cliente mediante el
cumplimiento de sus requisitos.
Quien coordina la provisin de los recursos es la gerencia. Es

PARCIALMENTE
20%
importante aclarar que el gerente se encuentra comprometido en

la implementacin del SGC, y tiene la plena disposicin para
proveer los recursos necesarios con el fin de lograr establecer el
SGC en Confecciones Caroyco.
Elaborar
presupuestos
para
el
mantenimiento del SGC, as como el de
infraestructura, capacitaciones, entre
otros.
Directores de
rea
6.2 RECURSOS HUMANOS

6.2.1 GENERALIDADES
El personal que realice trabajos que afecten a la
calidad del producto debe ser competente con
base en la educacin, formacin, habilidades y
experiencia apropiadas.
El
PARCIALMENTE
35%
personal que trabaja en la Compaa, cumple con los

requisitos con base en su experiencia y habilidades, pero no
existe un control ordenado y adecuado de dicha informacin,
debido a que la persona que ejecuta dicha funcin no tiene
claramente definidas sus responsabilidades.
Establecer
las
competencias
necesarias para cada puesto de trabajo.
Elaborar perfiles de cargo, en donde
queden estipuladas las funciones del
personal y sus requisitos necesarios en
cuanto a formacin, educacin y
responsabilidades.
Cuando el personal no cumpla con la
formacin necesaria para el cargo, se le
podr
avalar
a
travs de la
homologacin de la experiencia.
Soportar los registros de educacin y
formacin
que
dicen
tener los
colaboradores en su hoja de vida.
Director
Administrativo
6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN

La organizacin debe:
a. Determinar la competencia necesaria para el
personal que realiza trabajos que afectan a la
calidad del producto
b. Proporcionar formacin o tomar otras acciones
para satisfacer dichas necesidades
c. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas
d. Asegurarse de que su personal es consciente de
la pertinencia e importancia de sus actividades y de
cmo contribuyen al logro de los objetivos de la
calidad, y
e. Mantener los registros apropiados de la
educacin, formacin, habilidades y experiencia.
Con
PARCIALMENTE
25%
base en las requisiciones del personal, por parte de los

Directores de rea, se determina de forma prctica las
caractersticas adecuadas para el personal.
No se cuenta con un estndar de competencias, pero a travs
del SGC, se quiere lograra este objetivo.
Las capacitaciones que maneja la Compaa para sus
colaboradores, son mnimas, debido a la falta de provisin de
recursos.
No hay registros adecuados en donde se evidencie la
formacin, educacin, habilidades y experiencia del personal.
50
Planificar
las capacitaciones del

personal para la Compaa, teniendo en
cuenta una evaluacin de necesidades,
de acuerdo a cada rea.
Permitir que los colaboradores evalen
los conferencistas de las capacitaciones,
para as establecer un mayor control en
la eficacia de los conocimientos
adquiridos.
Adecuacin de competencias para
cada puesto de trabajo.
Perfiles de cargo.
Director
Administrativo

CAPTULO 6 GESTIN DE LOS RECURSOS
SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
6.3 INFRAESTRUCTURA
La organizacin debe determinar, proporcionar y
mantener la infraestructura necesaria para lograr
la conformidad con los requisitos del producto. La
infraestructura incluye, cuando sea aplicable:
a. Edificios, espacio de trabajo y servicios
asociados
b. Equipo para los procesos, (Tanto hardware
como software), y
c. Servicios de apoyo tales (Como transporte o
comunicacin).
Confecciones Caroyco, realiza mantenimiento correctivo a toda
PARCIALMENTE
35%
su infraestructura. Dicho mantenimiento aplica a las oficinas

administrativas, as como tambin a la planta.
La compaa cuenta con los equipos necesarios, as como con
las mquinas, aunque seria mejor que estas ltimas fueran
modelos ms recientes.
Elaborar un plan de mantenimiento.

Construir manuales de mantenimiento.
Establecer listas de chequeo.
Documentar, divulgar e implementar un
Director de
Produccin
Director
Administrativo
procedimiento de mantenimiento, en
donde se describan los pasos a seguir
para el mantenimiento preventivo y
correctivo.
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
La organizacin debe determinar y gestionar el

ambiente de trabajo necesario para lograr la
conformidad con los requisitos del producto.
PARCIALMENTE
30%
En la Compaa se cuenta con un aceptable ambiente de
Realizar una evaluacin del Clima
trabajo, lo importante es definir cual ha sido su causa y gestionar

su mejora.
Organizacional, para as evidenciar las

posibles causas del
no adecuado
ambiente de trabajo y poder establecer
mejoras.
Realizar cada 6 meses una evaluacin
del desempeo de los colaboradores de
la Compaa.
Establecer el programa de Salud
Ocupacional.
Actualizar el reglamento interno de
trabajo.
Conformacin del COPASO.
Sealizacin y demarcacin.
51
Director
Administrativo

CAPTULO 7 REALIZACIN DEL PRODUCTO
SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO

La organizacin debe planificar y desarrollar los
procesos necesarios para la realizacin del
producto. La planificacin de la realizacin del
producto debe ser coherente con los requisitos de
los otros procesos del sistema de gestin de la
calidad (Vase 4.1).
Durante la planificacin de la realizacin del
producto, la organizacin debe determinar, cuando
sea apropiado, lo siguiente:
a. Los objetivos de la calidad y los requisitos para
el producto;
b. La necesidad de establecer procesos,
documentos y de
proporcionar
recursos
especficos para el producto;
c. Las actividades requeridas de verificacin,
validacin,
seguimiento,
inspeccin
y
ensayo/prueba especficas para el producto as
como los criterios para la aceptacin del mismo;
d. Los registros que sean necesarios para
proporcionar evidencia de que los procesos de
realizacin y el producto resultante cumplen los
requisitos (Vase 4.2.4).
El resultado de esta planificacin debe
presentarse de forma adecuada para la
metodologa de operacin de la organizacin.
Para la realizacin del producto, en cada etapa del proceso se
Establecer los registros adecuados,
evidencia una verificacin y revisin por parte de los operarios.

Lo mencionado anteriormente, no se registra con evidencia
objetiva, pues solo se hace en forma visual, lo cual no permite
tener una trazabilidad para la planificacin de la realizacin del
producto.
con el fin de lograr evidenciar la

trazabilidad del producto.
Elaboracin de los objetivos de la
calidad.
Elaborar un procedimiento para la
planificacin de la produccin.
Director de
Produccin
Operarios
PARCIALMENTE
10%
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1 DETERMIN ACIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO
La organizacin debe determinar

a. Los requisitos especificados por el cliente,
incluyendo los requisitos para las actividades de
entrega y las posteriores a la misma,
b. Los requisitos no establecidos por el cliente
pero necesarios para el uso especificado o para
el uso previsto, cuando sea conocido,
c. Los requisitos legales y reglamentarios
relacionados con el producto, y
d. Cualquier requisito adicional determinado por
la organizacin.
La Compaa, tiene en cuenta los requisitos del cliente, para

lograr el cumplimiento de la satisfaccin de sus necesidades.
Implementar un buzn de sugerencias.

Anlisis de los factores externos que
intervienen
producto.
PARCIALMENTE
30%
52
en
la
preservacin
del
Director
Comercial
Director de
Produccin

SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
7.2.2 REVISIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

La organizacin debe revisar los requisitos
relacionados con el producto. Esta revisin debe
efectuarse antes de que la organizacin se
comprometa a proporcionar un producto al cliente
(Por ejemplo envo de ofertas, aceptacin de
contratos o pedidos, aceptacin de cambios en los
contratos o pedidos) y debe asegurarse de que:
a. Estn definidos los requisitos del producto,
b. Estn resueltas las diferencias existentes entre
los requisitos del contrato o pedido y los
expresados previamente, y
c. La organizacin tiene la capacidad para cumplir
con los requisitos definidos.
Deben mantenerse registros de los resultados de
la revisin y de las acciones originadas por la
misma (Vase 4.2.4).
Cuando el cliente no proporcione una declaracin
documentada de los requisitos, la organizacin
debe confirmar los requisitos del cliente antes de
la aceptacin.
Cuando se cambien los requisitos del producto, la
organizacin debe asegurarse de que la
documentacin pertinente sea modificada y de
que el personal correspondiente sea consciente
de los requisitos modificados.
Se
tienen en cuenta los requisitos, y estos son revisados,

antes de la presentacin final al cliente, pero no se cuenta con
un registro para dicha revisin, lo que implica que no haya un
responsable directo, que responda por las inconformidades en
caso de que se presentaran.
Delegacin de responsabilidades, a
La
Elaboracin de encuestas para la
travs del establecimiento de los

registros necesarios.
Validar el producto terminado en el
rea de acabados de acuerdo a los
requisitos exigidos por el cliente.
Director Comercial
Director de
Produccin
Director
Administrativo
PARCIALMENTE
20%
7.2.3 COMUNICACIN CON EL CLIENTE
La organizacin debe determinar e implementar

disposiciones eficaces para la comunicacin con
los clientes, relativas a:
a. La informacin sobre el producto,
b. Las consultas, contratos o atencin de pedidos,
incluyendo las modificaciones, y
c. La retroalimentacin del cliente, incluyendo sus
quejas.
PARCIALMENTE
20%
informacin del producto, es correcta, pero no se deja

evidencia de ello.
Los pedidos se recogen a travs del diligenciamiento de
formatos, pero en ocasiones estos pedidos (En temporada) son
almacenados en forma incorrecta, debido al aumento de la
demanda.
No se tiene un registro de las quejas de los clientes, para as
de esta forma establecer acciones necesarias en pro del cliente.
53
comprobacin de la satisfaccin del

cliente.
Toma de acciones preventivas y
correctivas a travs del anlisis de las
encuestas citadas anteriormente.
Evidenciar los pedidos de los clientes a
travs de formatos prcticos y giles.
Director Comercial
Director
Administrativo

SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
7.3 DISEO
7.3.1 PLANIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO
La organizacin debe planificar y controlar el

diseo y desarrollo del producto.
Durante la planificacin del diseo y desarrollo la
organizacin debe determinar:
a. Las etapas del diseo y desarrollo,
b. La revisin, verificacin y validacin, apropiadas
para cada etapa del diseo y desarrollo, y
c. Las responsabilidades y autoridades para el
diseo y desarrollo.
La organizacin debe gestionar las interfaces
entre los diferentes grupos involucrados en el
diseo y desarrollo para asegurarse de una
comunicacin eficaz y una clara asignacin de
responsabilidades.
Los resultados de la planificacin deben
actualizarse, segn sea apropiado, a medida que
progresa el diseo y desarrollo.
Es importante anotar que el diseo solo se evidencia en los
procesos de corte, cuando son fabricados los moldes de

medidas.
No se tienen claramente definidas las responsabilidades para
cada una de las personas que hacen parte de dicha rea.
procedimiento en el cual se estipule los

pasos a seguir en el diseo, con el fin de
cumplir con los requisitos de la Norma,
para
as
lograr
satisfacer
las
necesidades de los clientes.
Establecer las responsabilidades y
funciones para cada una de las
personas que hacen parte de dicha rea.
Director de
Produccin
Coordinador de
Diseo y Confeccin
Diseadores
PARCIALMENTE
35%
7.3.2 ELEMENTOS DE ENTR ADA PARA EL DISEO Y DESARROLLO
Existen los elementos de entrada para el diseo de los
Deben determinarse los elementos de entrada

relacionados con los requisitos del producto y
mantenerse registros (Vase 4.2.4). Estos
elementos de entrada deben incluir:
a. Los requisitos funcionales y de desempeo,
b. Los requisitos legales y reglamentarios
aplicables,
c. La informacin proveniente de diseos previos
similares, cuando sea aplicable, y
d. Cualquier otro requisito esencial para el diseo
y desarrollo.
Estos elementos deben revisarse para verificar su
adecuacin. Los requisitos deben estar completos,
sin ambigedades y no deben ser contradictorios.
productos
El problema radica en que no existen los registros apropiados
para evidenciar cuales son los requerimientos y entradas para el
diseo de los productos.
PARCIALMENTE
40%
54
Establecer
un formato en donde se
pueda
dejar
evidencia
de
los
requerimientos que se tienen, segn el
desarrollo de cada producto.
Director Comercial
Director de
Produccin
Coordinador de
Diseo y
Confeccin

SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
7.3.3 RESULTADOS DEL DISEO Y DESARROLLO

Los resultados del diseo y desarrollo deben
proporcionarse de tal manera que permitan la
verificacin respecto a los elementos de entrada
para el diseo y desarrollo, y deben aprobarse
antes de su liberacin.
Los resultados del diseo, estn evidenciados a travs de los
Se debe de establecer un registro
moldes finales, los cuales deben ser aprobados previamente por

el Coordinador de Diseo y Confeccin.
Se debe dejar un registro de dicha labor ejecutada.
apropiado para controlar cada una de las

salidas para el diseo, de tal forma que
se obtengan evidencias de la labor
desempeada por los diseadores.
Dicha revisin se lleva a cabo, pero no esta claramente
Cada
Diseador
Coordinador de
Diseo y Confeccin
Los resultados del diseo y desarrollo deben:

a. Cumplir los requisitos de los elementos de
entrada para el diseo y desarrollo,
b. Proporcionar informacin apropiada para la
compra, la produccin y la prestacin del servicio,
c. Contener o hacer referencia a los criterios de
aceptacin del producto, y
d. Especificar las caractersticas del producto que
son esenciales para el uso seguro y correcto.
PARCIALMENTE
30%
7.3.4 REVISION DEL DISEO Y DESARROLLO

En las etapas adecuadas, deben realizarse
revisiones sistemticas del diseo y desarrollo de
acuerdo con lo planificado (vase 7.3.1)
a. Evaluar la capacidad de los resultados de
diseo y desarrollo para cumplir los requisitos,
b. Identificar cualquier problema y proponer las
acciones necesarias.
Los participantes en dichas revisiones deben
incluir
representantes
de
las
funciones
relacionadas con la(s) etapa(s) de diseo y
desarrollo que se est(n) revisando. Deben
mantenerse registros de los resultados de las
revisiones y de cualquier accin necesaria (Vase
4.2.4).
definida segn los requisitos de la Norma.
PARCIALMENTE
15%
55
diseador
debe
revisar
constantemente cada una de las etapas
establecidas en la planificacin, para ello
debe registrar en un formato especial,
los hallazgos y revisiones.
Diseador
Coordinador de
Diseo y
Confeccin

SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
7.3.5 VERIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

Se debe realizar la verificacin, de acuerdo con lo
planificado (Vase 7.3.1), para asegurarse de que
los resultados del diseo y desarrollo cumplen los
requisitos de los elementos de entrada del diseo
y desarrollo. Deben mantenerse registros de los
resultados de la verificacin y de cualquier accin
que sea necesaria (Vase 4.2.4).
En la Compaa, no se habla de verificacin, como aparece en
Establecer un registro apropiado en
la norma ISO 9001:2008, pero el diseador evala en sus

revisiones que los requisitos en el diseo se cumplan.
donde el diseador deje evidencia de

verificacin de los requerimientos
necesidades establecidas para
diseo, con el producto creado
diseado.
PARCIALMENTE
10%
la
y
el
y
Diseador
Coordinador de
Diseo y Confeccin
7.3.6 VALIDACION DEL DISEO Y DESARROLLO

Se debe realizar la validacin del diseo y
desarrollo de acuerdo con lo planificado (Vase
7.3.1) para asegurarse de que el producto
resultante es capaz de satisfacer los requisitos
para su aplicacin especificada o uso previsto,
cuando sea conocido. Siempre que sea factible, la
validacin debe completarse antes de la entrega o
implementacin del producto. Deben mantenerse
registros de los resultados de la validacin y de
cualquier accin que sea necesaria (Vase 4.2.4).
Esta es realizada en la Compaa, bajo la responsabilidad del

diseador, pero no existen los registros apropiados.
Crear un registro apropiado en donde

se evidencie la validacin del diseo.
Coordinador de
Diseo y
Confeccin
PARCIALMENTE
15%
7.3.7 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEO Y DES ARROLLO
Los cambios del diseo y desarrollo deben

identificarse y deben mantenerse registros. Los
cambios deben revisarse, verificarse y validarse,
segn sea apropiado, y aprobarse antes de su
implementacin. La revisin de los cambios del
diseo y desarrollo debe incluir la evaluacin del
efecto de los cambios en las partes constitutivas
y en el producto ya entregado.
Deben mantenerse registros de los resultados
de la revisin de los cambios y de cualquier
accin que sea necesaria (Vase 4.2.4).
Cuando existen cambios en el diseo se efectan las etapas
Registrar la presencia de los cambios
respectivas para cumplir con los requisitos establecidos, pero no

existe un control, y tampoco hay registros para esta tarea.
en el diseo, a travs de un formato

apropiado para tal fin.
PARCIALMENTE
20%
56
Diseador
Coordinador de
Diseo y
Confeccin

SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
7.4 COMPRAS
7.4.1 PROCESO DE COMPR AS
La organizacin debe asegurarse de que el

producto adquirido cumple los requisitos de
compra especificados. El tipo y alcance del control
aplicado al proveedor y al producto adquirido debe
depender del impacto del producto adquirido en la
posterior realizacin del producto o sobre el
producto final.
La organizacin debe evaluar y seleccionar los
proveedores en funcin de su capacidad para
suministrar productos de acuerdo con los
requisitos de la organizacin. Deben establecerse
los criterios para la seleccin, la evaluacin y la
re-evaluacin. Deben mantenerse los registros de
los resultados de las evaluaciones y de cualquier
accin necesaria que se derive de las mismas
(Vase 4.2.4).
El
PARCIALMENTE
25%
proceso de compras en la Compaa esta un poco

desorganizado, este es responsabilidad del Director
Administrativo.
Se lleva a cabo bajo requisiciones de cada rea y a travs de
la previa aprobacin del comit de compras cuando es
necesario.
No se cuenta con registros para la seleccin, evaluacin y
revaluacin de proveedores.
Los proveedores, que tiene la Compaa, son calificados y
adems tienen un historial apreciable con la Compaa.

procedimiento para el proceso de
compras.
Establecer registros para dejar
evidencias de las seleccin, evaluacin
y reevaluacin de proveedores.
Tener evidencia y soportes de los
proveedores.
Director
Administrativo
7.4.2 INFORMACIN DE LAS COMPRAS

La informacin de las compras debe describir el
producto a comprar, incluyendo, cuando sea
apropiado:
a. Requisitos para la aprobacin del producto,
procedimientos, procesos y equipos,
b. Requisitos para la calificacin del personal, y
c. Requisitos del sistema de gestin de la calidad.
La organizacin debe asegurarse de la
adecuacin de los requisitos de compra
especificados antes de comunicrselos al
proveedor.
Para garantizar la informacin de las compras, cada operario

de rea tramita con el director administrativo la necesidad de los
suministros y materias primas necesarias para la ejecucin de su
trabajo. Es responsabilidad de cada operario evidenciar las
especificaciones y requisitos generales para cada producto.
Hace falta un mayor control y planificacin.
PARCIALMENTE
25%
57
Planificar
y
estudiar
las
especificaciones requeridas para cada
producto.
Director
Administrativo
Directores de rea

SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
7.4.3 VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

La organizacin debe establecer e implementar la
inspeccin u otras actividades necesarias para
asegurarse de que el producto comprado cumple
los requisitos de compra especificados.
Cuando la organizacin o su cliente quieran llevar
a cabo la verificacin en las instalaciones del
proveedor, la organizacin debe establecer en la
informacin de compra las disposiciones para la
verificacin pretendida y el mtodo para la
liberacin del producto.
En ocasiones los productos comprados, no son revisados en el

momento que llegan a la Compaa. Por ello en muchas se
presentan inconformidades en el producto cuando ya se ha
empezado a utilizar lo, de tal forma que se generan demoras y
retrasos en la produccin.
PARCIALMENTE
15%
Revisar los productos que llegan a la

Compaa.
Registrar
cuando
un
producto
comprado
no
cumple
con
las
especificaciones, en un formato creado
para este fin.
Funcionarios
Compaa
7.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO

7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DELA PRESTACIN DEL SERVICIO
La organizacin debe planificar y llevar a cabo

la produccin y la prestacin del servicio bajo
condiciones controladas. Las condiciones
controladas deben incluir, cuando sea aplicable
a. La disponibilidad de informacin que describa
las caractersticas del producto,
b. La disponibilidad de instrucciones de trabajo,
cuando sea necesario,
c. El uso del equipo apropiado,
d. La disponibilidad y uso de dispositivos de
seguimiento y medicin,
e. La implementacin del seguimiento y de la
medicin, y
f. La implementacin de actividades de
liberacin, entrega y posteriores a la entrega.
Para los productos de lnea se cuenta con una planificacin de

la produccin.
PARCIALMENTE
10%
58
Elaborar
la planificacin de la
produccin para los productos que se
producen en la Compaa, teniendo en
cuenta los tiempos de entrega y los
responsables para cada etapa.
Director de
Produccin

SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
7.5.2 VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIN Y LA PRESTACIN DEL SERVICIO

NO APLICA
7.5.3 IDENTIFICACIN Y TR AZABILIDAD
Cuando sea apropiado, la organizacin debe
identificar el producto por medios adecuados, a
travs de toda la realizacin del producto.
La organizacin debe identificar el estado del
producto con respecto a los requisitos de
seguimiento y medicin.
Cuando la trazabilidad sea un requisito, la
organizacin debe controlar y registrar la
identificacin nica del producto (Vase 4.2.4).
PARCIALMENTE
20%
Para la identificacin y trazabilidad del producto la Compaa
Crear registros de tal forma que se
cuenta con la Orden de produccin. Para evidenciar el estado

del producto solo se cuenta con dicha orden y con la
planificacin de la produccin.
En ocasiones no se sabe en que proceso va el producto, por la
falta de organizacin y retrasos cuando entra a produccin otro
producto no planificado.
evidencie en que proceso de produccin

esta el producto.
En ocasiones los clientes entregan para la elaboracin de sus
Establecer un procedimiento en el cual
Director de
Produccin
7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE

La organizacin debe cuidar los bienes que son
propiedad del cliente mientras estn bajo el
control de la organizacin o estn siendo
utilizados por la misma. La organizacin debe
identificar, verificar, proteger y salvaguardar los
bienes
que
son
propiedad
del
cliente
suministrados para su utilizacin o incorporacin
dentro del producto. Cualquier bien que sea
propiedad del cliente que se pierda, deteriore o
que de algn otro modo se considere inadecuado
para su uso debe ser registrado (Vase 4.2.4) y
comunicado al cliente.
productos a la Compaa, archivos magnticos, papel, pelculas,

entre otros, el problema radica que en la Compaa no se
evidencia bajo un registro que los clientes han entregado dicho
material.
se estipulen los requisitos a para

preservar los productos que los clientes
entregan a la Compaa, para cumplir
con el desarrollo del producto final.
Registrar los productos que lleguen a
la Compaa, por parte de los clientes,
como elementos de entrada para la
produccin.
La compaa, cuenta con un proceso de logstica, en donde se
almacena el producto y se procura preservar el producto.

No hay un adecuado control para todos los productos que se
almacenan en la Compaa.
procedimiento en el cual se estipulen los

pasos necesarios para preservar las
diferentes clases de productos que se
almacenan en la compaa.
PARCIALMENTE
20%
Director de
Produccin
Director Comercial
7.5.5 PRESERVACIN DEL PRODUCTO

La organizacin debe preservar la conformidad del
producto durante el proceso interno y la entrega al
destino previsto. Esta preservacin debe incluir la
identificacin,
manipulacin,
embalaje,
almacenamiento y proteccin. La preservacin
debe aplicarse tambin, a las partes constitutivas
de un producto.
PARCIALMENTE
35%
59
Director de
Produccin
Coordinador de
Logstica

SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIN

La organizacin debe determinar el seguimiento y
la medicin a realizar, y los dispositivos de
medicin y seguimiento necesarios para
proporcionar la evidencia de la conformidad del
producto con los requisitos determinados (Vase
7.2.1).
La organizacin debe establecer procesos para
asegurarse de que el seguimiento y medicin
pueden realizarse y se realizan de una manera
coherente con los requisitos de seguimiento y
medicin.
Cuando sea necesario asegurarse de la validez de
los resultados, el equipo de medicin debe:
a. Calibrarse o verificarse a intervalos
especificados o antes de su utilizacin,
comparado con patrones de medicin trazables a
patrones de medicin nacional o internacional;
cuando no existan tales patrones debe registrarse
la base utilizada para la calibracin o la
verificacin
b. Ajustarse o reajustarse segn sea necesario;
c. identificarse para poder determinar el estado de
calibracin;
d. Protegerse contra ajustes que pudieran
invalidar el resultado de la medicin:
e. Protegerse contra los daos y el deterioro
durante la manipulacin, el mantenimiento y el
almacenamiento.
Adems, la organizacin debe evaluar y registrar
la validez de los resultados de las mediciones
anteriores cuando se detecte que el equipo no
est conforme con los requisitos. La organizacin
debe tomar las acciones apropiadas sobre el
equipo y sobre cualquier producto afectado.
Deben mantenerse registros de los resultados de
la calibracin y la verificacin (Vase 4.2.4).
Debe confirmarse la capacidad de los programas
informticos para satisfacer su aplicacin prevista
cuando stos se utilicen en las actividades de
seguimiento y medicin de los requisitos
especificados. Esto debe llevarse a cabo antes de
iniciar su utilizacin y confirmarse de nuevo
cuando sea necesario.
La
Compaa no cuenta con un proceso o sistema de

medicin. Los dispositivos que hay para la medicin, no han sido
calibrados y en ocasiones algunos de estos dispositivos estn en
mal estado.
NO EXISTE
1%
60
procedimiento de medicin, para as

evidenciar los dispositivos necesarios al
realizar la medicin de los procesos
ejecutados en la Compaa.
Establecer cuales son los dispositivos
necesarios para la medicin en la
compaa.
Estipular el tiempo de vida til para
cada uno de los dispositivos, establecer
la planificacin para la calibracin de los
mismos.
Director de
Produccin

CAPTULO 8 MEDICIN, AN ALISIS Y MEJORA
SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCION
RESPONSABLE
8.1 GENERALIDADES
La organizacin debe planificar e implementar los
procesos de seguimiento, medicin, anlisis y
mejora necesarios para:
a. Demostrar la conformidad del producto,
b. Asegurarse de la conformidad del sistema de
gestin de la calidad, y
c. Mejorar continuamente la eficacia del sistema
de gestin de la calidad.
Esto debe comprender la determinacin de los
mtodos aplicables, incluyendo las tcnicas
estadsticas, y el alcance de su utilizacin.
No existe
Determinar e implementar el uso de
La Compaa, maneja un buen servicio al cliente, pero no se
Implementar el uso de encuestas para
cuenta con un proceso adecuado de seguimiento de la

satisfaccin de los clientes.
la satisfaccin del cliente.

Realizar un anlisis de la situacin
planteada por los clientes a travs de las
encuestas de satisfaccin.
Toma de decisiones a travs del
anlisis obtenido.
una planificacin adecuada para la medicin de los

procesos involucrados en el desarrollo de la Compaa. Se mide
la calidad del producto, pero sin dejar evidencia, adems no se
han establecido el uso de tcnicas estadsticas para el posterior
anlisis de los resultados obtenidos en la produccin.
PARCIALMENTE
5%
Directores de rea
tcnicas estadsticas. Con las cuales sea

posible detectar causas y consecuencias
a travs de la mejora continua.
Realizar continuamente el seguimiento
a los procesos, dejando para ello
evidencia en registros apropiados.
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN

8.2.1 SATISFACCIN DEL CLIENTE
Como una de las medidas del desempeo del

sistema de gestin de la calidad, la organizacin
debe realizar el seguimiento de la informacin
relativa a la percepcin del cliente con respecto al
cumplimiento de sus requisitos por parte de la
organizacin. Deben determinarse los mtodos
para obtener y utilizar dicha informacin.
PARCIALMENTE
10%
61
Director Comercial

CAPTULO 8 MEDICIN, AN LISIS Y MEJORA
SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL PRODUCTO

La organizacin debe medir y hacer un
seguimiento de las caractersticas del producto
para verificar que se cumplen los requisitos del
mismo. Esto debe realizarse en las etapas
apropiadas del proceso de realizacin del
producto de acuerdo con las disposiciones
planificadas. Debe mantenerse evidencia de la
conformidad con los criterios de aceptacin. Los
registros deben indicar la(s) persona(s) que
autoriza(n) la liberacin del producto.
La liberacin del producto y la prestacin del
servicio no deben llevarse a cabo hasta que se
hayan
completado
satisfactoriamente
las
disposiciones planificadas , a menos que sean
aprobados de otra manera por una autoridad
pertinente y, cuando corresponda, por el cliente.
PARCIALMENTE
15%
Para
dicha medicin, en cada sitio de trabajo de produccin,

los operarios se hacen responsables del producto en proceso,
por ello deben de inspeccionar el producto que van obteniendo
a medida que realizan su labor. El Director de Produccin es
quien valida dichos productos. Es importante anotar que en
ocasiones dicho director, por contar con acumulacin de trabajo,
delega dicha funcin a los operarios, por ello no existe un
adecuado control para el seguimiento y la medicin del
producto.
No se cuenta con evidencia objetiva clara, para la conformidad
de los criterios de aceptacin.
Establecer el modo en el cual se debe
Con respecto al manejo del producto no conforme, en la
Documentar
llevar a cabo la liberacin del producto.

Dejar evidencia por medio de registros
de las inconformidades presentadas.
Medir el proceso de produccin a
travs del uso de indicadores de
gestin.
Identificar los requisitos del cliente, a
travs de evidencias objetivas, con el fin
obtener una percepcin de los criterios
de aceptacin.
Director de
Produccin
Operarios
8.3 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

La organizacin debe asegurarse de que el
producto que no sea conforme con los requisitos,
se identifica y contraa para prevenir su uso o
entrega no intencional. Los controles, las
responsabilidades y autoridades relacionadas con
el tratamiento del producto no conforme deben
estar
definidos
en
un
procedimiento
documentado. La organizacin debe tratar los
productos no conformes mediante una o ms de
las siguientes maneras:
a. Tomando acciones para eliminar la no
conformidad detectada;
b. Autorizando su uso, liberacin o aceptacin
bajo concesin por una autoridad pertinente y,
cuando sea aplicable, por el cliente;
c. Tomando acciones para impedir su uso o
aplicacin originalmente previsto.
Se deben mantener registros de la naturaleza de
las no conformidades y de cualquier accin
tomada
posteriormente,
incluyendo
las
concesiones que se hayan obtenido. Cuando se
corrige un producto no conforme, debe someterse
a Una nueva verificacin para demostrar su
conformidad con los requisitos.
Cuando se detecta un producto no conforme
despus de la entrega o cuando ha comenzado
su uso, la organizacin debe tomar las acciones
apropiadas respecto a los efectos, o efectos
potenciales, de la no conformidad.
Compaa, se establecen acciones para eliminar la no

conformidad detectada.
No se cuenta con los controles, ni responsabilidades, para el
manejo del producto no conforme.
No hay registros que permitan interpretar la naturaleza de las
no conformidades.
PARCIALMENTE
15%
62
e
implementar
un
procedimiento en donde se estipulen los
pasos a seguir en cuanto al control del
producto no conforme.
Identificar el producto no conforme a
travs de evidencia objetiva.
Identificar la trazabilidad del producto
no conforme.
Todo el personal

SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
8.4 ANLISIS DE DATOS

La organizacin debe determinar, recopilar y analizar
los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la
eficacia del sistema de gestin de la calidad y para
evaluar dnde puede realizarse la mejora continua de la
eficacia del sistema de gestin de la calidad. Esto debe
incluir los datos generados del resultado del
seguimiento y medicin y de cualesquiera otras fuentes
pertinentes.
El anlisis de datos debe proporcionar informacin
sobre:
a. La satisfaccin del cliente (Vase 8.2.1),
b. La conformidad con los requisitos del producto
(Vase 7.2.1),
c. Las caractersticas y tendencias de los procesos y de
los productos, incluyendo las oportunidades para llevar
a cabo acciones preventivas,
d. Los proveedores.
La
Compaa no cuenta con el manejo de un anlisis de

datos, esto como consecuencia del no control en el seguimiento
y medicin. Adems no se pueden analizar los datos generados
por el SGC, pues este no est implementado.
Se deben analizar y tomar acciones de
No se puede hablar de mejorar continuamente el SGC, pues
Generar acciones de mejoramiento en
los datos obtenidos en los siguientes

registros:
Evaluacin de proveedores
Indicadores de gestin.
Encuestas de satisfaccin del cliente.
Reporte de No conformidades.
Acciones preventivas y correctivas
Directores de rea
Alta Direccin
NO EXISTE
1%
8.5 MEJORA
8.5.1 MEJORA CONTINUA
La organizacin debe mejorar continuamente la eficacia
del sistema de gestin de la calidad mediante el uso de
la poltica de la calidad, los objetivos de la calidad, los
resultados de las auditoras, el anlisis de datos, las
acciones correctivas y preventivas y la revisin por la
direccin.
este no se ha implementado aun en la Compaa.
forma sistemtica, frente a

oportunidad de mejora del SGC.
En la Compaa, se toman acciones correctivas para evitar la
Documentar
Toda la Compaa
cada
NO EXISTE
1%
8.5.2 ACCIN CORRECTIVA

La organizacin debe tomar acciones para eliminar la
causa de no conformidades con objeto de prevenir que
vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser
apropiadas a los efectos de las no conformidades
encontradas.
Debe establecerse un procedimiento documentado para
definir los requisitos para:
a. Revisar las no conformidades (Incluyendo las quejas
de los clientes)
b. Determinar las causas de las no conformidades,
c. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para
asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a
ocurrir,
d. Determinar e implementar las acciones necesarias,
e. Registrar los resultados de las acciones tomadas, y
f. Revisar las acciones correctivas tomadas.
reincidencia de las no conformidades tanto en el producto como

en el servicio. No se cuenta con registros adecuados y hace
falta un procedimiento documentado en el cual se describan las
actividades a desarrollar para dar cumplimento a las acciones
respectivas.
PARCIALMENTE
15%
63
e
implementar
un
procedimiento en donde se estipulen las
actividades a seguir para el control de
las acciones correctivas y preventivas.
Definir
responsabilidades
y
autoridades para la consecucin de las
acciones a tomar.
Evidencia de las auditorias internas.
Directores de rea
Alta Direccin

SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
8.2.2 AUDITORA INTERNA

La organizacin debe llevar a cabo a intervalos
planificados Auditoras internas para determinar si
el sistema de gestin de la calidad:
a. Es conforme con las disposiciones planificadas
(Vase 7.1), con los requisitos de esta Norma
Internacional y con los requisitos del sistema de
gestin de la calidad establecidos por la
organizacin,
b. Se ha implementado y se mantiene de manera
eficaz.
Se debe planificar un programa de auditorias
tomando en consideracin el estado y la
importancia de los procesos y las reas a auditar,
as como los resultados de Auditoras previas. Se
deben definir los criterios de auditoria, el alcance
de la misma, su frecuencia y metodologa. La
seleccin de los auditores y la realizacin de las
Auditoras deben asegurar la objetividad e
imparcialidad del proceso de auditora. Los
auditores no deben auditar su propio trabajo.
Deben
definirse,
en
un
procedimiento
documentado, las responsabilidades y requisitos
para la planificacin y la realizacin de Auditoras,
para informar de los resultados y para mantener
los registros (Vase 4.2.4).
La direccin responsable del rea que est siendo
auditada debe asegurarse de que se toman
acciones sin demora injustificada para eliminar las
no conformidades detectadas y sus causas. Las
actividades de seguimiento deben incluir la
verificacin de las acciones tomadas y el informe
de los resultados de la verificacin (Vase 8.5.2).
No
existen las auditorias internas en la Compaa. Debido a

que aun el SGC, no se ha comenzado a implementar.
Documentar, un procedimiento en el
Los
Definir e implementar los procesos de
cual se describa el desarrollo para las

auditorias internas de calidad.
Establecer un cronograma para la
realizacin de las auditorias.
Realizar un curso de capacitacin para
auditores internos.
Nombrar un auditor Principal y
establecer
sus
funciones
y
responsabilidades.
Director
Administrativo
NO EXISTE
1%
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS

La organizacin debe aplicar mtodos apropiados
para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la
medicin de los procesos del sistema de gestin
de la calidad. Estos mtodos deben demostrar la
capacidad de los procesos para alcanzar los
resultados planificados. Cuando no se alcancen
los resultados planificados, deben llevarse a cabo
correcciones y acciones correctivas, segn sea
conveniente, para asegurarse de la conformidad
del producto.
NO EXISTE
1%
procesos no estn claramente definidos, adems no se

puede hablar de la interaccin entre los mismos, pues no se
cuenta aun en la Compaa con una demarcacin y anlisis de
cada uno de los procesos que intervienen en la produccin de la
Compaa. Por lo tanto no existe un seguimiento y medicin
para estos.
64
la Compaa, teniendo en cuenta el

SGC.
Medir los procesos a travs de la
derivacin de los objetivos de la calidad,
utilizando para ello objetivos especficos
para los procesos, los cuales se medirn
a travs de indicadores de gestin.
Directores de
rea

SIT. ACTUAL
OBSERVACIONES
PLAN DE ACCIN
RESPONSABLE
8.5.3 ACCIN PREVENTIVA

La organizacin debe determinar acciones para
eliminar las causas de no conformidades
potenciales para prevenir su ocurrencia. Las
acciones preventivas deben ser apropiadas a los
efectos de los problemas potenciales.
NO EXISTE
1%
No
existe un manejo para las acciones preventivas. Pues las

causas de no conformidades potenciales no son controladas.
Debe
establecerse
un
procedimiento
documentado para definir los requisitos para:
a. Determinar las no conformidades potenciales y
sus causas,
b. Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la
ocurrencia de no conformidades,
c. Determinar e implementar las acciones
necesarias,
d. Registrar los resultados de las acciones
tomadas, y
e. Revisar las acciones preventivas tomadas.
65
Documentar
e
implementar
un
procedimiento en donde se estipulen las
actividades a realizar para llevar a cabo
las acciones preventivas y correctivas.
Directores de rea
9. PLAN DE TRABAJO

Disear un Sistema de Gestin de Calidad en Confecciones Caroyco E.U.,
que garantice cumplir con los requisitos mnimos enunciados en la norma
NTC ISO 9001:2008 y muestre la estructura documental de las empresa
siendo la semilla para una adopcin con enfoque de procesos, de servicio y
de calidad.
9.2. PROPSITO
El Sistema de Gestin de Calidad, busca suministrar a la empresa la
orientacin necesaria para su optimizacin y desarrollo de sus Operaciones,
asegurando la integracin para todos los procesos donde se trabajan
objetivos comunes por caminos comunes, unificando la terminologa
Organizacional y cmo se desarrollan las actividades y operaciones dentro
de Confecciones Caroyco E.U.
9.3. METODOLOGA
A continuacin se presentan las herramientas e instrumentos para el
desarrollo del trabajo:
Levantamiento de informacin de estructura, procesos, planeacin

estratgica, normatividad, etc.
Entrevistas con la Gerencia para obtener un panorama general de
empresa en cuanto al SGC.
Entrevista con cada funcionario para determinar las responsabilidades,
funciones, elaboracin de procedimientos, identificacin de mejores
prcticas y oportunidades de mejora a los procesos.
Identificar el tipo de transacciones (Registros, listados, correos, etc.)
que se hacen en cada una de las actividades.
Analizar la informacin y preparar los documentos que conforman el
Manual de calidad.
Presentacin del Manual de Calidad como propuesta de aplicacin a la
empresa con el fin de optimizar los procesos y los recursos requeridos.
Para la ejecucin del plan de trabajo, el diseo seguir la metodologa para la

realizacin de los proyectos, utilizando un enfoque de gestin del desempeo
que medir el avance del trabajo con respecto a los objetivos planteados (Ver
66
Tabla 4). El proyecto se desarrollar haciendo las siguientes actividades que

se definen como el ciclo de vida del plan de trabajo y que generan en
algunos planes de gestin subsidiarios para su ejecucin, supervisin y
control:
1. Mapa de procesos: Las Actividades realizadas en esta fase generan
un documento en Word con la informacin necesaria para registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de la Empresa,
aprobado y con una primera iteracin de socializacin.
2. Caracterizaciones: Las actividades realizadas en esta fase
proporcionan un documento en Excel con la descripcin detallada de los
procesos que componen el mapa de proceso de la Empresa, aprobado y
con una primera iteracin de Socializacin.
3. Procedimiento: Las actividades realizadas en esta fase generan
documentos en Word con la definicin de las actividades generales, por
proceso, de la Empresa.
4. Instructivos y formatos Las actividades realizadas en esta fase
permiten que la organizacin disee los formatos y conozca en detalle las
actividades de un proceso aprobados y con una primera iteracin de
socializacin.
5. Manual de calidad: Las actividades realizadas en esta fase permiten
que la Organizacin conozca la informacin del Sistema de Gestin de
Calidad que la empresa ha adoptado, aprobado y con la primera iteracin
de socializacin a todos los niveles de la empresa.
Factores de xito:
1. Contar con toda la informacin necesaria para realizar cada fase
programada.
2. Contar con el respaldo y trabajo de la Alta Direccin y todas las reas
de la Empresa.
3. Gestionar el Sistema de Gestin de Calidad como un proyecto de
revisin anual.
4. Mantener un equipo interdisciplinario que haga seguimiento peridico.
5. Asegurarse que el proyecto est alineado con la estrategia de
Confecciones Caroyco y sus objetivos.
67
6. Asegurarse de que se da efectiva divulgacin a las fases a desarrollar.

Dependencias/Restricciones del Proyecto:
1. La Alta Direccin debe tener conocimiento de las actividades que se
desarrollan en la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.
2. Para el desarrollo de este Plan se requiere de informacin referente a
los procesos de cada rea de las que conforman la empresa.
3. El tiempo para el desarrollo del plan est ligado a la disponibilidad de
los lderes que trabajarn en cada nivel de acuerdo a lo programado.
9.4. CONTENIDO
FASE 1. MAPA DE PROCESOS
1. Identificacin de los procesos de la empresa.
2. Elaboracin del mapa de procesos.
3. Validacin y aprobacin del mapa de procesos.
FASE 2. CARACTERIZACIONES
1. Redactar la estructura preliminar (Objeto, alcance lder, descripcin del
proceso).
2. Identificar los procedimientos asociados al proceso.
3. Diagramar la caracterizacin del proceso en formato estndar.
4. Validar y aprobar la caracterizacin por el lder usuario.
5. Divulgar las caracterizaciones.
FASE 3. PROCEDIMIENTOS
1. Redactar la estructura preliminar (Objeto, alcance, definiciones).
2. Levantamiento de la informacin (Desarrollo, documentos asociados).
3. Redactar las actividades del procedimiento.
68
4. Validar, ajustar y aprobar con los lderes usuarios.

FASE 4. INSTRUCTIVOS Y FORMATOS
1. Redactar el objeto del instructivo.
2. Levantamiento del detalle de la actividad.
3. Hacer el instructivo.
4. Validar, ajustar y aprobar con el lder usuario.
FASE 5. MANUAL DE CALIDAD
1. Definir el contenido.
2. Identificar la informacin a incorporar.
3. Desarrollar el ndice o contenido.
4. Definir polticas del manual de calidad.
5. Disear estructura.
6. Diseo de la portada y el formato del manual.
7. Planeacin estratgica.
8. Elaborar la estructura documental y organizacional de la empresa.
9. Anexos.
69
Tabla 4. Plan de trabajo Diseo Sistema de Gestin de Calidad

PLAN DE TRABAJO
DISEO MANUAL DE CALIDAD
CONVENCIONES:
R: Resonsable
NO.
DETALLE ACTIVIDAD
A: Apoya/Ayuda
% PARA
MEDIR
AVANCE
S: Supervisa
oct-09
HORAS
CAMILO
NIETO
JOS
TLLEZ
A
R
A
R
100%
100%
0%
16
8
2.1
100%
36
2.3 Diagramar la caracterizacin del proceso en formato estndar
R
R
R
R
100%
100%
0%
18
36
100%
54
100%
108
100%
0%
54
R
R
R
R
R
R
100%
100%
100%
0%
54
108
54
R
R
A
R
R
A
100%
100%
100%
2
4
16
R
A
R
A
100%
100%
2
60
100%
100%
nov-09
1. FASE 1. MAPA DE PROCESOS

1.1 Identificacin de los procesos de la empresa
1.2 Elaboracin del mapa de procesos
1.3 Validacin y aprobacin del mapa de procesos.
2. FASE 2. CARACTERIZACIONES
Redactar la estructura preliminar (objeto, alcance lder,
descripcin del proceso)
2.2 Identificar los procedimiento asociados al proceso
2.4 Validar y aprobar la caracterizacin por el lder usuario
2.5 Divulgar las caracterizaciones
3. FASE 3. PROCEDIMIENTO
3.1 Redactar la estructura preliminar (Objeto, alcance, definiciones)
Levantamiento de la informacin (Desarrollo, documentos
3.2
asociados)
3.3. Redactar las actividades del procedimiento
3.4 Validar, ajustar y aprobar con los lderes usuarios
4. FASE 4. INSTRUCTIVOS Y FORMATOS
4.1 1. Redactar el objeto del instructivo
4.2 2. Levantamiento del detalle de la actividad
4.3 3. Hacer el instructivo
4.4 4. Validar, ajustar y aprobar con el lder usuario
5. FASE 5. MANUAL DE CALIDAD
5.1 Definir el contenido
5.1.1 Identificar la informacin a incorporar
5.1.2 Desarrollar el ndice o contenido
5.1.3 Definir polticas del manual de calidad
5.2 Disear estructura
5.2.1 Diseo de la portada y el formato del manual
5.2.2 Planeacin estratgica
Elaborar la estructura documental y organizacional de la
5.2.3
empresa
5.2.4 Anexos.
dic-09
ene-10
feb-10
mar-10
abr-10
Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem
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70
CONCLUSIONES
Terminado el plan de trabajo se determina que el SGC a travs de su Manual

de Calidad es un esfuerzo para lograr un objetivo especfico mediante una
serie especial de actividades interrelacionadas y la utilizacin eficiente de los
recursos, sin rebasar el presupuesto en una fecha determinada y sobre todo,
con entera satisfaccin del cliente.
El manejo y dominio de una planeacin, teniendo diferentes alternativas,
opciones y sistemas, asegura disminuir el ndice de error en un alto
porcentaje. Proyectando rentabilidad, calidad, satisfaccin y competencia.
Establecer anticipadamente lo que ha de hacerse y cmo se reconoce a los
proyectos como funcin bsica del proceso administrativo: Planear y preparar
un programa de trabajo para la ejecucin de un tema de cualquier naturaleza
ayuda a la culminacin de ese objetivo ms rpida y eficientemente.
El uso de las tcnicas estadsticas permiten a la Alta Direccin analizar y
evaluar los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad, as como
incrementar la participacin del personal en las oportunidades de mejora de
la Compaa.
La elaboracin del diagnstico frente a la Norma, permiti evidenciar la
carencia de una gestin empresarial asociada a la calidad. Lo que permite
desarrollar un modelo basado en procesos que estructure organizacional y
funcionalmente la empresa.
El diseo de SGC, sirve como gua a la empresa en iniciar su proceso de
implementacin, de tal manera que se ve fortalecida en la operacin de todos
sus procesos, generando calidad y confianza en sus productos alcanzando la
satisfaccin de los clientes.
71
RECOMENDACIONES
Fortalecer las actividades emprendidas hacia la planificacin estratgica,

teniendo en cuenta las revisiones posteriores y los ajustes concernientes a la
poltica y objetivos de la calidad para as cumplir con los requisitos y la
mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad.
Fortalecer los canales y medios de comunicacin organizacional y personal.
Desarrollar sensibilizaciones a todo el personal de la empresa, donde se de a
conocer el proceso de implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad
y cmo ellos son participes activos de dicho proceso.
Concientizar al personal de la importancia de mantener el Sistema de
Gestin de la Calidad, los beneficios que se tendrn si se cumplen a
cabalidad los requisitos de la Norma y de la compaa.
Generar espacios de convivencia y bienestar para los colaboradores y
evidenciar el compromiso de la gerencia con cada uno de ellos mediante su
participacin.
Desarrollar la actitud y competencia de reconocimiento del trabajo, ya que es
un factor de xito en el desempeo.
Una vez desarrollado e implementado el SGC, buscar la certificacin de la
empresa en Calidad a travs de los entes que brindan este tipo de servicios.
Fortalecer las estrategias promocionales de nuevos productos para su
comercializacin.
Acentuar la medicin y anlisis en los procesos que intervienen en el Sistema
de Gestin de la Calidad, como herramienta fundamental para la toma de
decisiones mediante planes de accin.
Fortalecer la comunicacin interna entre las reas, con el fin de establecer
estrategias mancomunadas hacia el crecimiento del sistema.
Mejorar la ejecucin para la asignacin de los recursos en cada rea,
fortaleciendo la realizacin y aprobacin de presupuestos.
Realizar monitoreos peridicamente para evaluar el control de los procesos
productivos por parte de la Direccin Administrativa, para as tomar las
72
respectivas acciones correctivas o preventivas y de esta manera asegurar el

cumplimiento del diseo de Gestin de Calidad.
Identificar las acciones preventivas y correctivas ya que no se evidencia la
mejora de los procesos ni cumplimiento de metas por eso trabajar en este
tema seria de gran ayuda para evitar la reaparicin de problemas y prevenir
su ocurrencia, esto se evidenciara en el informe de la auditora interna, as
como a travs de la encuesta de satisfaccin del cliente.
Para el desarrollo de las acciones preventivas y correctivas se pueden
realizar talleres con la participacin de todos los funcionarios de la
Compaa, cada Funcionario debe generar acciones preventivas y
correctivas de acuerdo a su sitio de trabajo teniendo en cuenta las causas del
problema identificado.
73
BIBLIOGRAFA
Camisn C. (2007). Gestin de la calidad: Conceptos, enfoques y

sistemas. (1ra. Ed.). Espaa: Pearson Prentice Hall.
Domnguez J. (1995). Direccin de Operaciones. Aspectos tcticos y

operativos en la produccin del servicio. (1ra. Ed.). Espaa: Mc Graw
Hill.
Evans J. (2008). Administracin y control de la calidad. (7a. Ed.).

Mxico: Cengage Learning Editores S.A.
Gutirrez H. (2005). Calidad total y productividad. (2a. Ed.). Mxico:

Mc Graw Hill.
Harrington J. (1990). El coste de la mala calidad. (1ra. Ed.). Espaa:

Ediciones Daz de Santos S.A.
ICONTEC, Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9000, Sistemas de

Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Bogot, Diciembre
de 2.000
ICONTEC, Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:2000, Sistemas

de Gestin de la Calidad. Requisitos Tercera versin. Bogot,
Diciembre de 2.000.
ICONTEC, Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:2008, Sistemas

de Gestin de la Calidad. Requisitos cuarta versin. Bogot,
Noviembre de 2.008.
Ishikawa K. (2007). Qu es el control total de la calidad? (12a. Ed.).

Colombia: Editorial Norma.
Moreno M. (2001). Gestin de la calidad y diseo de organizaciones.

(1ra. Ed.). Espaa: Pearson Prentice Hall.
Mnch L. (1992). Ms all de la excelencia y de la calidad total. (1ra.

Ed.). Mxico: Editorial Trillas.
Summers D. (2006). Administracin de la calidad. (1ra. Ed.). Mxico:

Pearson Prentice Hall.
74
ANEXO A: MANUAL DE CALIDAD

CONFECCIONES CAROYCO E.U.
Confecciones Caroyco E.U.
MANUAL
DE
CALIDAD
JOS TLLEZ CAMILO NIETO
MANUAL DE GESTIN DE LA
CALIDAD
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000
CDIGO: DAMC-001
VERSIN: 01
Contenido
1.
INTRODUCCIN ......................................................................................................... 4
2.
RESEA HISTRICA................................................................................................. 4
3.
OBJETO DE LA APLICACIN DEL MANUAL...................................................... 5
4.
ALCANCE ..................................................................................................................... 5
5.
EXCLUSIN ................................................................................................................. 5
6.
COMPROMISO DE LA DIRECCIN ....................................................................... 6
7.
JUSTIFICACIONES .................................................................................................... 6
8.
ESTRUCTURA DOCUMENTAL................................................................................ 7
9.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ....................................................................... 8
10.
REVISION POR LA DIRECCIN .......................................................................... 9
11.
COMUNICACIN INTERNA .................................................................................. 9
12.
MEJORA CONTINUA .............................................................................................. 9
13.
PLANEACIN ESTRATEGICA ............................................................................. 9
13.1.
Poltica de Calidad .............................................................................................. 9
13.2.
Misin ................................................................................................................... 10
13.3.
Visin.................................................................................................................... 10
13.4.
Objetivos de Calidad ........................................................................................ 10
13.5.
Valores ................................................................................................................. 10
14.
14.1.
GESTIN POR PROCESOS................................................................................ 11

Mapa de Procesos ............................................................................................ 11
15.
PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001: 2008 ..... 12
16.
CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN ...... 13
Elabor:
Jos Tllez Camilo Nieto
Revis:
Direccin Administrativa
Aprob:
Gerencia
DOCUMENTO VLIDO SI POSEE SELLO DE CONTROL ______________________________________________________
CALIDAD
CDIGO: DAMC-001
VERSIN: 01
1. INTRODUCCIN
1.1.
Enfoque del Sistema de Gestin de la Calidad
El Sistema de Gestin de la Calidad de CONFECCIONES CAROYCO E.U.
basado en la norma ISO 9001:2008, est enfocado y direccionado en la
satisfaccin del cliente y en la administracin de la organizacin por medio de la
gestin por procesos.
La Organizacin, a travs de su Modelo de Operacin basado el Sistema de
Gestin de la Calidad SGC ha decidido estructurar procesos mediante los
cuales se gestionan todas sus actividades y recursos en busca del resultado
deseado, teniendo en cuenta una adecuada interaccin entre sus reas con tareas
y responsables definidos, fomentando as la participacin y el liderazgo; enfocando
y direccionando a toda la organizacin hacia el mejoramiento continuo.
En CONFECCIONES CAROYCO E.U., la informacin precisa y objetiva, es la
base para la toma de decisiones que permitan una adecuada gestin en busca del
cumplimiento de los requisitos, expectativas y necesidades de sus clientes.
2. RESEA HISTRICA
CONFECCIONES CAROYCO es una empresa creada para progresar y forjar un
futuro con un porvenir fortalecido por las ambiciones e ilusiones de un mejor
maana, superando los obstculos y altibajos que puedan presentarse a lo largo
del camino.
Fundada en 1982 por la seora MIREYA CASTELLANOS SAENZ, desde su
comienzo la empresa se desarrollo con miras a suplir al sector comercial e
industrial del pas de todos los elementos necesarios para el buen funcionamiento
interno en cuanto a la seguridad industrial.
El primero en confiar en su calidad y generador de esta bella idea, fue Cervecera
Andina (Ahora Bavaria), que con su excelente referencia respald su credibilidad
con otros clientes tan importantes como l; tales como Conalvidrios,
Elabor:
Revis:
Aprob:
Gerencia
CALIDAD
CDIGO: DAMC-001
VERSIN: 01
Tecnoqumicas, Inversiones Changrila (Ahora Algarra), que a pesar de la dura

situacin en algunos momentos, se mantienen an confiando siempre en la
calidad que los ha caracterizado.
3. OBJETO DE LA APLICACIN DEL MANUAL
Establecer el alcance que tiene el Sistema de Gestin de la Calidad para
CONFECCIONES CAROYCO E.U., adems de hacer referencia de los
procedimientos documentados establecidos en l, haciendo relacin a la
interaccin que tienen los procesos definidos, y a travs de los cuales se da
cumplimiento a los requisitos del cliente.
El Sistema de Gestin de la Calidad descrito en este manual aplica a todas las
actividades que estn directamente relacionadas con la prestacin del servicio y
en sus relaciones con los clientes y los proveedores, en bsqueda del
cumplimiento de la Poltica de la Calidad y del logro de los Objetivos de la Calidad
definidos para la Organizacin.
4. ALCANCE
CONFECCIONES CAROYCO E.U. Ha definido la implementacin de un Sistema
de Gestin de Calidad bajo la norma ISO 9001 Versin 2008, hacindolo de
obligado cumplimiento para todas las reas y actividades de la empresa con
cubrimiento en la ciudad de Bogot.
El alcance de la certificacin establecido por Confecciones Caroyco es:
DISEO, CONFECCIN Y COMERCIALIZACION DE PRENDAS DE VESTIR
INDSUTRIALES.
5. EXCLUSIN
El S.G.C. de Confecciones Caroyco E.U., no aplica para el siguiente numeral de la
norma ISO9001:2008.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Gerencia
CALIDAD
CDIGO: DAMC-001
VERSIN: 01
7.5.2 Validacin de los Procesos de la Produccin y de la Prestacin del

Servicio: La Compaa, no requiere validar sus procesos debido a que stos se
pueden verificar durante su ejecucin, disminuyendo la posibilidad que se
presenten fallas despus de que el producto este terminado.
6. COMPROMISO DE LA DIRECCIN
Mireya Castellanos Senz Gerente General de CONFECCIONES CAROYCO
E.U., asume la responsabilidad en la aplicacin de la poltica de la calidad y
declara su compromiso de suministrar prendas de vestir industriales masculinas y
femeninas de alta calidad que satisfagan las necesidades de nuestros clientes,
bajo las normas, polticas y principios establecidos en la organizacin.
La Gerencia declara de carcter obligatorio el cumplimiento en todas las reas en
las actividades relacionadas con la calidad.
7. JUSTIFICACIONES
CONFECCIONES CAROYCO E.U. pensando en cada uno de sus empleados,
clientes y proveedores ha decido implementar un Sistema de Gestin de Calidad
que permita satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes a
travs de la adecuada organizacin, optimizacin y control de todos nuestros
procesos.
Como propsito al implementar el Sistema de Gestin de la Calidad en
CONFECCIONES CAROYCO E.U. buscamos:
* Generar mayor confianza y credibilidad en nuestros clientes y proveedores.
* Mejorar el desempeo, el orden y la coordinacin de actividades, y la
productividad de la organizacin.
* Orientar todos nuestros esfuerzos y objetivos empresariales, basados en las
expectativas de nuestros clientes.
* Demostrar la capacidad de la organizacin para ofrecer permanentemente
productos y servicios con estndares internacionales de calidad.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Gerencia
CALIDAD
CDIGO: DAMC-001
VERSIN: 01
* Establecer la funcionalidad de los procesos bajo normas estndar y mantenerlos

continuamente actualizados acorde a las tendencias administrativas y
tecnolgicas.
8. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
Qu se hace?
Descripcin del sistema, Poltica,
Objetivos respuesta a requisitos
aplicables
Informacin especificada
sobre:
Quin, Cmo, Cundo, Dnde,
Qu y Por qu efectuar las
actividades
Proporcionan detalles
Tcnicos sobre como
Hacer el trabajo Y
registrar los
resultados
MANUA
L DE
CALIDA
D
1er. Nivel
2do. Nivel
MANUAL DE
PROCEDIMIENT
OS
3er. Nivel
MAPAS
INSTRUCTIVOS
FORMATOS
REGISTROS.
La estructura documental define la manera como est documentado el Sistema de

Gestin de la Calidad, esta estructura se presenta en forma de pirmide en donde
el grado de informacin aumenta hacia la base de la pirmide.
Los documentos de origen externo actan como elementos de soporte para el
correcto funcionamiento del sistema entre ellos tenemos: fichas tcnicas,
Catlogos. Normas ISO 9000 y 9001, etc.
Los documentos de origen interno se identifican de acuerdo a su letra inicial en la
codificacin de la siguiente manera:
Elabor:
Revis:
Aprob:
Gerencia
CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO DE TRABAJO
REGISTRO DE CALIDAD
PLAN DE CALIDAD
CDIGO: DAMC-001
=
=
=
=
=
VERSIN: 01
MC
PR
IT
RC
PC
9. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El Gerente es la mxima autoridad de la organizacin, se rene una vez por ao

con las Direcciones para deliberar los estados financieros del ao fiscal anterior y
el movimiento administrativo, contable y financiero segn la agenda de trabajo y
as mismo, disear objetivos estratgicos a corto, mediano y largo plazo.
Gerente. Es el representante legal de la entidad en todas las acciones
administrativas, financieras, contables, jurdicas y de acciones legales en su
entorno.
Existen tres reas definidas, productiva, administrativa y de comercializacin.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Gerencia
CALIDAD
CDIGO: DAMC-001
VERSIN: 01
Las responsabilidades del personal de la empresa estn definidas en los perfiles

del cargo, caracterizaciones, procedimientos, instructivos.
10. REVISION POR LA DIRECCIN
Se ha establecido realizar la revisin por la direccin despus de la primera
Auditora Interna de Calidad y posteriormente se realizar semestralmente. La
misma se desarrollara con la participacin del Gerente, las Direcciones y el
coordinador de calidad, evidencindose en el formato Acta de Reunin.
11. COMUNICACIN INTERNA
La comunicacin interna en esta Empresa se realiza a travs de reuniones
formales e informales con el personal involucrado en el Sistema de Gestin de la
Calidad. En otras ocasiones por intermedio de la cartelera se informe sobre las
novedades y boletines segn la ocasin como informacin general.
12. MEJORA CONTINUA
La mejora continua se evidencia a travs de las acciones Correctivas, Preventivas
y de Mejoras, Auditoras Internas de Calidad, anlisis de los Indicadores de
Gestin, cumplimientos de las metas establecidas, la mejora en la realizacin de
los productos y de los procesos, la tecnificacin de las materias primas y de la
infraestructura de la organizacin, realizacin de las revisiones por la direccin
13. PLANEACIN ESTRATEGICA
13.1.
Poltica de Calidad
Confecciones Caroyco E.U. en su Poltica de calidad asegura satisfacer las

necesidades y expectativas que tienen nuestros clientes sobre las prendas de uso
industrial que diseamos, confeccionamos y comercializamos a nivel nacional de
forma directa y exclusiva, buscando el desarrollo y crecimiento personal, social y
profesional de todos nuestros colaboradores y de la organizacin en general.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Gerencia
CALIDAD
CDIGO: DAMC-001
VERSIN: 01
13.2. Misin
Confecciones Caroyco E.U., es consciente de la importancia que tiene la
seguridad industrial en el desarrollo de las actividades del sector empresarial de
nuestro pas, por tanto diseamos y confeccionamos un amplio portafolio de
soluciones en dotaciones empresariales, elaboradas con materiales de la ms alta
calidad, respaldadas por las mas importantes marcas de nuestro pas. Brindando
as mayor confianza y seguridad a nuestros clientes, y de esta manera fomentar el
desarrollo integral de la organizacin y el bienestar de su talento humano.
13.3. Visin
Ser lderes nacionales en el diseo, confeccin y comercializacin en dotaciones
empresariales, logrando el afianzamiento y aceptacin de nuestros clientes,
manteniendo estndares internacionales de calidad con el nico propsito de
brindar soluciones confiables al sector comercial e industrial de nuestro pas.
13.4. Objetivos de Calidad

Mantener un nivel de satisfaccin del 90% de las necesidades y expectativas
de nuestros clientes.
Desarrollar y capacitar el recurso humano
Eficiencia en respuesta a reclamos
Eficacia en despachos
Aportar econmicamente al desarrollo de programas dirigidos al bienestar y

apoyo de la comunidad.
13.5. Valores
Honestidad
Liderazgo
Responsabilidad
Elabor:
Revis:
Aprob:
Gerencia
CALIDAD
Perseverancia
Entusiasmo
Servicio
CDIGO: DAMC-001
VERSIN: 01
14. GESTIN POR PROCESOS

La norma ISO 9001:2008 promueve la adopcin de un enfoque basado en
procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de
gestin de la calidad, para aumentar la satisfaccin del cliente mediante el
cumplimiento de sus requisitos.
Para que una organizacin funcione de manera eficaz, tiene que identificar y
controlar numerosos procesos relacionados entre s. En CONFECCIONES
CAROYCO E.U se han definido 9 procesos, agrupndolos segn su funcin en
tres grupos:
14.1. Mapa de Procesos
Elabor:
Revis:
Aprob:
Gerencia
CALIDAD
CDIGO: DAMC-001
VERSIN: 01
Procesos Estratgicos: Procesos de alta gerencia, que dirigen o dan norte a la

organizacin.
Procesos Operativos: Procesos que estn directamente relacionados con la

misin. All se disean, confeccionan y comercializan las prendas de vestir a
partir de los requerimientos del cliente.
Procesos de Soporte: Procesos que apoyan o dan sustento para lograr el

adecuado funcionamiento de la organizacin.
15. PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001: 2008

15.1. Control de documentos: Establece control sobre presentacin,
codificacin, contenido, revisin, aprobacin y distribucin de documentos
segn el numeral 4.2.3.
15.2. Control de registros: Define los parmetros para la identificacin,
almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y
disposicin final de los registros, segn numeral 4.2.4.
15.3. Control de producto No conforme: Determina los criterios, pasos,
responsabilidades y autoridades para la identificacin, el control, el
tratamiento y la disposicin final del producto No Conforme, segn el
numeral 8.3.
15.4. Acciones correctivas: Permite dar tratamiento a las no conformidades
reales (Aquellas que ya ocurrieron), determinar sus causas, evaluar y
plantear planes de acciones, implementar las acciones correspondientes,
registrar los resultados, realizar seguimiento y verificar la eficacia de las
acciones tomadas, segn el numeral 8.5.2.
15.5. Acciones preventivas: Permite dar tratamiento a las no conformidades
potenciales (Aquellas aun no han ocurrido pero que podran ocurrir),
determinar sus causas, evaluar y plantear planes de accin, implementar
las acciones correspondientes, registrar los resultados, realizar seguimiento
y verificar la eficacia de las acciones tomadas segn el numeral 8.5.3
15.6. Auditora interna: Establece los pasos a seguir para programar y realizar
auditoras internas, as como dar tratamiento y seguimiento a los hallazgos,
Elabor:
Revis:
Aprob:
Gerencia
CALIDAD
CDIGO: DAMC-001
VERSIN: 01
segn numeral 8.2.2.

16. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN
El control de los equipos de medicin se efecta por parte del Director de
Produccin, el cual se encarga de realizar la inspeccin respectiva teniendo en
cuenta la importancia y uso de los dispositivos. Adems ste se encarga de
programar el momento en el cual los dispositivos requieren de calibracin o
cambio de acuerdo a su estado.
Validacin
La validacin se lleva a cabo en diferentes procesos de la empresa tales como:
Seleccin del personal donde se evala las competencias labores de los

aspirantes de acuerdo a la necesidad que se requiera.
Proceso de Diseo la validacin se lleva a cabo con la aprobacin del diseo

por parte del Coordinador. Para el caso se debe diligenciar el formato
respectivo. Si se detectan errores en el producto ya finalizado que obliguen a
determinar un cambio o rediseo, se deben repetir todas las etapas anteriores.
17. DEFINICIONES
Documentacin: Es el conjunto de procedimientos, instructivos y registros

que hacen parte del sistema de gestin de la calidad. Esta puede ser de
carcter interna: desarrollada por la empresa, o de carcter externa:
desarrollada por alguna entidad especializada y que se toma como referencia
en cualquier actividad de un proceso.
Procedimiento: Exposicin por escrito, que ensea la finalidad y forma

especfica para llevar a cabo, controlar y registrar una actividad o un proceso
dentro de una organizacin.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados,
Elabor:
Revis:
Aprob:
Gerencia
CALIDAD
CDIGO: DAMC-001
VERSIN: 01
mediante el uso de recursos apropiados y controles establecidos.
Instructivo de trabajo: Documento que describe detalladamente la forma de

realizar una tarea especfica involucrada en un procedimiento, o de carcter
informativo o descriptivo.
Registro de calidad: Documento que recopila la informacin necesaria para

procesar una actividad cumpliendo con los requisitos de calidad, presentando
resultados obtenidos o evidencia de actividades desempeadas.
Diagrama de flujo: Grfico secuencial, sistemtico y organizado que detalla

los pasos a seguir y los responsables en el desarrollo de una actividad.
Manual de la calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de la

calidad de una organizacin.
Plan de la calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos

asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a
un proyecto, proceso, producto o contrato especfico.
Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de gestin que establece polticas

y objetivos para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad.
Aseguramiento de la Calidad: Parte de la gestin de la calidad orientada a

proporcionar confianza de que se cumplen los requisitos de la calidad.
Consideraciones Generales: Establece las condiciones o recomendaciones

que se deben tener en cuenta antes de la elaboracin o ejecucin de las
actividades de un procedimiento.
Desarrollo: Describe detalladamente las actividades a seguir para la ejecucin

del procedimiento. Esta se puede hacer mediante un diagrama de flujo, o una
descripcin escrita de cada actividad.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Gerencia
CALIDAD
CDIGO: DAMC-001
VERSIN: 01
Diagrama de flujo: Representacin grfica por medio de smbolos especficos

de las actividades que componen el proceso que representa el procedimiento,
y que muestra de manera clara la secuencia en que se realizan estas
actividades y los responsables de acometerlas.
Referencias: Indica los documentos, registros y manuales de referencia

tenidos en cuenta para la elaboracin del procedimiento.
Lista de ediciones: Indica el nmero de edicin, fecha y una descripcin breve

de los puntos actualizados en el documento.
Anexos: Son parte integral del procedimiento, deben estar debidamente

identificados. A ellos se remite para dar claridad a lo expuesto en el
procedimiento, estos pueden ser tablas, grficos, cuadros y listados entre
otros.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Gerencia
ANEXO B: CARACTERIZACIONES, PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
CARACTERIZACIN DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

VERSIN No: 01
GCMC-001
OBJETIVO DEL PROCESO
VIGENTE A PARTIR DE:
00 - 00 - 0000
ALCANCE DEL PROCESO
Establecer estratgias a travs de un marco de referencia Aplica a todos los niveles de responsabilidad y procesos de la Empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U.
basado en las polticas organizacionales, misin, visin y
objetivos de la calidad de la organizacin, permitiendo realizar la
revisin del Sistema de Gestin de la Calidad.
LDER DEL PROCESO
Gerente de la Empresa
DESCRIPCIN DEL PROCESO
La Revisin por la Direccin parte de la informacin de entrada (Retroalimentacion del cliente, desempeo de los procesos, recomendaciones para la mejora, etc.), donde los responsables por
proceso exponen ante la Alta Direccin los resultados de su gestin, presentando resultados que derivan a tomar todas las decisiones y acciones relaciones con la mejora de la eficacia en la
ejecucin de los procesos, mejora del servicio en relacin con los requisitos del cliente y las necesidedas de recursos.
No.
Proveedor
* Gestin de la calidad
* Gestin comercial
* Planificacin y diseo del prod.
* Gestin de la produccin
* Logistica y distribucin
* Compras
* Gestin humana
* Gestin financiera
Entrada
Informes de Auditoras Internas de la
Calidad, GCPR-005, o Externas.
Informe de la evaluacin de la Poltica de
la Calidad.
Informacin generada por las Partes
Interesadas.
Los resultados de los Indicadores de
Gestin.
Acciones Correctivas y Preventivas,
GCPR-004.
Seguimiento a los compromisos
generados en anteriores Revisiones por la
Gerencia.
Cambios y recomendaciones de mejora,
que puedan afectar al Sistema.
PROCEDIMIENTO
Salida
Cliente o Usuario
Versin
Doc.
Compromisos en cuanto a tiempos y acciones

para mejorar los productos, los procesos y el
Sistema.
REVISIN POR LA GERENCIA
GR-PR-001
* Gestin de la calidad
* Gestin comercial
* Planificacin y diseo del prod.
* Gestin de la produccin
La determinacin y suministro de los recursos * Logistica y distribucin
necesarios para el Sistema de Gestin de la
* Compras
Calidad.
* Gestin humana
* Gestin financiera
01
ACTIVIDAD A CONTROLAR
*
*
*
Correspondencia con la razn *
de ser de la organizacin.
*
*
*
*
*
*
*
Correspondencia con el
*
horizonte fijado para la
*
organizacin.
*
*
*
*
*
*
Adecuacin a los propsitos
*
de la organizacin.
*
*
*
*
*
*
*
Corresponden a los
*
1
establecido en la Poltica de
*
la Calidad.
*
*
*
*
*
*
Cubrimiento de todos los
*
colaboradores de la
*
organizacin.
*
*
*
*
*
Relacin entre lo entendido
*
como Poltica de la Calidad y *
lo interpretado por los
*
colaboradores.
*
*
*
*
*
*
Cubrimiento de todo el
*
Sistema de Gestin de la
*
Calidad.
*
*
*
ELABOR:
PROCESOS RELACIONADOS
Gestin de la Calidad
Gestin Comercial
Planificacin y Diseo del
Gestin de la Produccin
Logstica y Distribucin
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
CRITERIOS Y MTODOS DE CONTROL

DOC. Y REGISTROS
ASOCIADOS
RECURSOS
Prod.
*
*
*
*
Recurso Humano
Equipo ( Cmputo, comunic.)
Instalaciones
Insumos (tiles de Papeleria).
Prod.
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
Prod.
* Norm a Tcnica Colom biana-ISO9001 vers in 2008 Sis tem as de

Ges tin de la Calidad (Requis itos ).
Todos los s iguientes docum entos :
* Mis in.
* Vis in.
INDICADORES
1. Nm e ro DE EM PLEADOS
CAPACITADOS EN LA POLITICA
DE LA CALIDAD
Nm e ro DE EM PLEADOS DE
CAROYCO E.U.
* Poltica de la Calidad.
Prod.
* Objetivos de la Calidad.
* Form ato Libre Actas de Revis in
por la Direccin.
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
2. CRITERIOS REVISADOS EN LA
REUNIN DE DIRECCIONAM IENTO
ESTRATGICO
* GCPR-004 Procedim iento

Acciones Preventivas y Correctivas .
Prod.
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
Prod.
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
Prod.
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
* GCPR-004-FT01 Solicitud de
Acciones Preventivas y Correctivas .
*GCPR-004-FT02 Plan de Accin.
REVIS:
x 100
Nm e ro TOTAL DE CRITERIOS
APROB:

VERSIN: 1
GRPR-001
1. OBJETIVO
Establecer un adecuado control y evaluacin del Sistema de Gestin de la Calidad a travs
de la Gerencia, para verificar su implementacin, mantenimiento y mejora.
2. ALCANCE
Se aplica en el control de todo el Sistema de Gestin de la Calidad y su frecuencia no ser
inferior a una evaluacin por semestre.
3. DEFINICIONES
Ver la Norma NTC ISO 9001:2008
La Norma: Trmino utilizado para referirse a La Norma NTC-ISO9001:2008
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Auditor Principal: Presentar el informe derivado de las Auditoras Internas y los
resultados obtenidos.
4.2 Directores de rea: Desarrollar las actividades requeridas para la implementacin del
Sistema de Gestin de la Calidad, y preparar la informacin correspondiente de su rea, a
travs de los Indicadores de Gestin definidos, as como las Acciones Preventivas
ejecutadas.
4.3 Director encargado del Sistema Gestin de la Calidad: Velar por la implementacin,
mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin de la Calidad. Preparar la informacin
correspondiente a las Acciones Correctivas y Preventivas del sistema. Controlar los
compromisos generados en Revisiones por la Gerencia, efectuadas previamente.
4.4 Gerente: Revisar los informes presentados por cada una de las reas y tomar decisiones
en grupo, para el cumplimiento de los compromisos a que haya lugar.
5. DESARROLLO
Los Directores de rea, segn previa programacin y con pleno conocimiento de tiempos,
preparan los informes para presentar a la Gerencia, segn los parmetros preestablecidos;
estos informes deben evidenciar el avance o estado del Sistema de Gestin de Calidad en
cada rea, as como las No Conformidades encontradas.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 3

VERSIN: 1
GRPR-001
El Director (e) de Gestin de la Calidad cita a reunin a los Directores de rea, al Auditor
Principal, al Gerente y dems personal que se requiera para la actividad, especificando los
temas a tratar.
Estas reuniones se efectan cada mes y en ellas se tratan los temas que apliquen. Lo
anterior implica, por ejemplo, que se pueden revisar o no los informes de Auditoria Interna o
externa, siempre y cuando se hayan presentado. En caso de ser necesaria, por cualquier
razn, una reunin extraordinaria, esta sigue los mismos parmetros de una reunin
previamente programada.
Durante la reunin, se presentan los informes y se analizan, para verificar el cabal
cumplimiento de los objetivos y las metas del Sistema de Gestin de la Calidad, se revisan
las tareas y metas individuales concretadas en reuniones anteriores, se diligencia, como
evidencia, el GRPR-001-FT01, Acta de Reunin, donde se concretan las metas o
conclusiones de la reunin, y se programa la siguiente.
Por lo menos cada seis (6) meses se debe hacer una revisin global a todos los tems
relacionados en el numeral 5.1 de la norma ISO 9001:2008, Informacin para la revisin.
5.1 Informacin para la revisin
Informes de Auditoras Internas de la Calidad, GCPR-005, o Externas.

Informe de la Evaluacin de la Poltica de la Calidad.
Informacin generada por las Partes Interesadas.
Los resultados de los Indicadores de Gestin.
Acciones Correctivas y Preventivas, GCPR-004.
Seguimiento a los compromisos generados en anteriores Revisiones por la Gerencia.
Cambios y recomendaciones de mejora, que puedan afectar al Sistema.
5.2 Informacin de la revisin
Compromisos en cuanto a tiempos y acciones para mejorar los productos, los

procesos y el Sistema.
La determinacin y suministro de los recursos necesarios para el Sistema de Gestin
de la Calidad.
De estas reuniones se guarda la evidencia correspondiente en el Formato GRPR-001-FT01,

Acta de Reunin.
2 de 3

VERSIN: 1
GRPR-001
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Acciones Preventivas y Correctivas
Auditoras Internas de la Calidad
Acta de Reunin
Informe de la Evaluacin de la Poltica de la Calidad
GCPR-004
GCPR-005
ADPR-007-FT01
3 de 3
CARACTERIZACIN
PROCESO DE GESTIN DE LA CALIDAD
VERSIN No: 01
GCMC-001
00 - 00 - 0000
ALCANCE DEL PROCESO (reas Interrelacionadas)
Implementar, mantener y mejorar el SISTEMA DE GESTIN DE LA Aplica a todos los niveles de responsabilidad y procesos de la Empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U.
CALIDAD, garantizando el control, seguimiento y medicin en la
LIDER DEL PROCESO
ejecucin de los procesos de acuerdo por lo establecido en la
Gerente
de
la
Empresa
y
Directores
de
rea
en cada uno de sus niveles de responsabilidad dentro de la
documentacin del SGC, dando cumplimiento a los requisitos de la
Organizacin
Norma NTC ISO 9001:2008
Parte de gestionar la calidad de los productos o servicios que ofrece la empresa, as mismo las actividades asociadas que se desarrollan en la organizacin, permitiendo identificar fortalezas
y debilidades, con la finalidad de proporcionar una base para el mejoramiento continuo posibilitando el reconocimiento y liderazgo en el mercado.
No.
Proveedor
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Direccionamiento Estratgico
Gestin Comercial
Planif icacin y Diseo del Prod.
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
*
*
*
*
*
*
*
*
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
*
*
*
*
*
*
*
*
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Entrada
* Norma NTC ISO 9001:2008

* Normas Tcnicas para elaboracin de la
Documentacin.
* Solicitud de Creacin, Modif icacin y
Anulacin de Documentos.
*
*
*
*
*
Elaboracin
Elaboracin
Elaboracin
Elaboracin
Elaboracin
de
de
de
de
de
Manuales
Procedimientos
Instructivos de Trabajo
Protocolos
Planes de Calidad
* Procedimiento Elaboracin de Documentos

Producto y/o Servicio No Conf orme.
Quejas y Reclamos.
Revisiones por la Gerencia.
Anlisis de la Competencia (Estndares,
Productos, Servicios).
Resultados de Auditoras (Primera,
segunda y tercera parte).
Oportunidades de Mejoramiento.
Tecnologa y Sistematizacin de Procesos.
Desperdicios - Reprocesos (Producto,
Tiempo, Personal).
PROCEDIMIENTO
ELABORACIN DE DOCUMENTOS
(GCPR-001)
CONTROL DE DOCUMENTOS
(GCPR-002)
CONTROL DE REGISTROS
(GCPR-003)
ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
(GCPR-004)
AUDITORAS INTERNAS DE LA
CALIDAD
(GCPR-005)
Salida
Cliente o Usuario
Versin
Doc.
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
* Reporte de Quejas, reclamos o no

conf ormidades y solicitud de acciones
preventivas y correctivas.
* Plan de Accin
*
*
*
*
*
*
*
*
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
01
* Cronograma General de Auditoras

* Plan Especif ico de Auditoras
* Lista de Verif icacin de Auditoras
* Plan de Auditoria
* Acta de Apertura y Cierre de Auditoria
* Observacin de Auditoria Interna de
Calidad
* Inf orme de la Auditoras Interna de la
Calidad
* Seguimiento de la Auditoria Interna de la
Calidad
*
*
*
*
*
*
*
*
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
01
*
*
*
*
*
*
Elaboracin
Elaboracin
Elaboracin
Elaboracin
Elaboracin
Elaboracin
de
de
de
de
de
de
Manuales
Procedimientos
Formatos
Instructivos de Trabajo
Protocolos
Planes de Calidad
* Listado General
* Solicitud de Modif icacin o Anulacin
de Documentos
* Control de Creacin y Cambio de
Documentos
* Listado Maestro de Documentos
* Listado Maestro de Registros
01
01
01
*
*
*
Que los documentos satisfagan
*
los requisitos de la Norma y la
*
Compaa.
*
*
*
*
*
Que los cambios o anulaciones *
no contravengan los requisitos
*
de la norma o el desarrollo de
*
los procesos.
*
*
*
*
*
Que se le entregue copia de los *
documentos a las reas que
*
verdaderamente interactan en *
dichos documentos.
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
ELABOR:
*
*
*
*
*
*
*
*
Gestin Comercial
Planificacin y Diseo del Prod.
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
CRITERIOS Y METODOS DE CONTROL

DOC. Y REGISTROS ASOCIADOS
RECURSOS
*
*
* GCPR-001 Elaboracin de Documentos.
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
Insumos (tiles de Papelera).
* GCPR-002 Control de Documentos.

* GCPR-002-FT01 Listado General.
* GCPR-002-FT02 Solicitud de
Modificacin o Anulacin de Documentos.
* GCPR-002-FT03 Control de Creacin y
Cambio de Documentos.
* GCPR-002-FT04 Listado Maestro de
Documentos.
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
* GCPR-003 Control de Registros.

* GCPR-003-FT01 Listado Maestro de
Registros
* Recurso Humano
* Equipo ( Cmputo,
comunicaciones)
* Instalaciones
* Insumos (tiles de Papelera).
INDICADORES DE GESTIN
1. NMERO DE QUEJAS EN EL
PERIODO
NMERO DE PEDIDOS EN EL PERIDO
2. NMERO DE ACCIONES
PREVENTIVAS EJECUTADAS
NMERO DE ACCIONES
PREVENTIVAS PROPUESTAS
* GCPR-004 Acciones Preventivas y

Correctivas.
* GCPR-004-FT01 Reporte de Quejas,
Reclamos o no conformidades y solicitud
de acciones preventivas o correctivas.
* GCPR-004-FT02 Plan de Accin.
* GCPR-005 Auditoras internas de la

Calidad.
* GCPR-005-FT01 Cronograma General de
Auditora.
* GCPR-005-FT02 Plan Especfico de
Auditora.
* GCPR-005-FT03 Lista de Verificacin de
Auditora.
* GCPR-005-FT04 Plan de Auditora.
* GCPR-005-FT05 Acta de Apertura y
Cierre de Auditora.
* GCPR-005-FT06 Observacin de
Auditora Interna de la Calidad.
* GCPR-005-FT07 Informe de la Auditora
Interna de la Calidad.
* GCPR-005-FT08 Seguimiento de la
Auditora Interna de la Calidad.
REVIS:
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
3. NMERO DE NO CONFORMIDADES
EN EL PROCESO
NMERO DE NO CONFORMIDADES DE
LA COMPAIA
*
*
*
*
Recurso Humano
Equipo ( Cmputo, comunicac.)
Instalaciones
APROB:
x 100
VERSIN: 1
GCPR-001
1. OBJETIVO
Establecer los parmetros para el diseo y elaboracin de los documentos que soportan el
Sistema de Gestin de la Calidad en la Empresa.
2. ALCANCE
Este documento aplica al Manual de la Calidad, Procedimientos, Formatos, Instructivos, Plan
de la Calidad y Protocolos, utilizados en las diferentes reas de la Compaa.
3.1 Directores de rea: Revisin, divulgacin e implementacin de los documentos
relacionados con el Sistema de Gestin de la Calidad del rea.
3.2 Director encargado de Gestin de la Calidad: Elaborar, revisar y verificar que los
lineamientos descritos en el presente procedimiento sean cumplidos en cada uno de los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Compaa.
3.3 Funcionarios de la Compaa: Colaborar activamente en el levantamiento de
informacin para la construccin de los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de
la Calidad; adems, cumplir con lo establecido en el presente documento, en caso de ser
asignados para la elaboracin de los mismos.
3.4 Gerente de la Empresa: Revisin y aprobacin de los documentos de la Compaa.
4. DEFINICIONES
4.1 Documentacin: Escritos donde se consigna informacin referente a un rea o actividad
de la Compaa.
4.2 Elaboracin: proceso a travs del cual se construyen documentos para respaldar una
actividad.
4.3 Estructura Documental: Corresponde a la forma como estn organizados los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad en CONFECCIONES CAROYCO, y se
muestra en la siguiente hoja:
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 8
VERSIN: 1
GCPR-001
4.4 Nivel: Cada lugar de la escala en la jerarqua de los documentos que existen dentro del
Sistema de Gestin de la Calidad.
DESCRIPCIN
NIVEL
Manual de la
Calidad
Manual
Procedimientos
Manual de
Instructivos de
Trabajo y Formatos
OBSERVACIONES
Documento que enuncia la Poltica, describe la Compaa
y explica el Sistema de Gestin de la Calidad
implementado bajo la norma ISO 9001:2000.
Carpeta donde se conservan todos los originales de los
Procedimientos del Sistema de Gestin de la Calidad, los
cuales especifican la manera de realizar una actividad.
Carpeta donde se conservan los originales de los
Instructivos de trabajo (Describen la forma de ejecucin
de una actividad especifica), de los Formatos (Utilizados
para recoleccin de datos).
5. DESARROLLO
A continuacin se describe la forma de elaboracin de documentos de acuerdo con el
Sistema de Gestin de la Calidad (Encabezado, cuerpo o contenido y pie de pgina).
5.1 Encabezado:
5.1.1 Manual de la Calidad: El encabezado est distribuido en dos (2) filas donde cada una
contiene diferentes campos, los cuales se describen a continuacin:
Logosmbolo y/o Nombre de la Compaa: Se escribe el nombre de la Empresa con

su logosmbolo; en caso de no tener logosmbolo, con el nombre es suficiente.
Ttulo: Indica el nombre del documento.
Vigente a Partir de: Fecha en la cual el documento es aprobado y se inicia su

aplicacin (DD/MM/AAAA).
Versin: Corresponde al consecutivo de la edicin del documento, teniendo en cuenta

que los documentos originales inician con versin 1.
Cdigo: Corresponde a la identificacin del documento, el cual se compone de cuatro

(4) letras y tres (3) dgitos, separado por guiones, de acuerdo al siguiente esquema:
2 de 8
VERSIN: 1
GCPR-001
Las dos primeras letras identifican el rea de gestin de la Compaa que origina el
documento, segn la siguiente nomenclatura:
GR: Gerencia.
GC: Gestin de Calidad
AD: Direccin Administrativa.
CM: Direccin Comercial.
PD: Direccin de Produccin.
La tercera y cuarta letra, identifican el tipo de documento:
Manual de Calidad
Procedimiento
Instructivos de trabajo
Protocolo
Plan de la Calidad
MC
PR
IT
PT
PC
Los tres dgitos numricos, identifican el consecutivo para el Control de Documentos

GCPR-002, segn el origen del documento, de acuerdo a la descripcin anterior.
Nota: Para los Formatos, adems de la codificacin mencionada anteriormente, se debe
agregar las letras FT que los identifican, seguidas de dos dgitos numricos que
corresponden al consecutivo para el control, as:
GCPR-001-FT01
VERSIN: 1
GCPR-002
5.1.2 Procedimientos: Ver numeral 5.1.1.

5.1.3 Formatos: Estn distribuidos en tres columnas sin borde. En la primera, lleva el
logosmbolo; en la segunda, el nombre del Formato; y en la tercera, el cdigo, la fecha de
aprobacin y la versin.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
GCPR-003-FT01
00/00/0000
VERSIN: 1
3 de 8
VERSIN: 1
GCPR-001
5.1.4 Instructivos de Trabajo: Ver numeral 5.1.1

5.1.5 Protocolos: Ver numeral 5.1.1
5.1.6 Plan de la Calidad: Ver numeral 5.1.1
5.2 Cuerpo o Contenido:
5.2.1 Manual de la Calidad: Se estructura en cuatro secciones as:
Primera seccin: Preliminares.
Segunda seccin: Identidad Corporativa.
Tercera seccin: Gestin de Procesos.
Cuarta seccin: Descripcin del Sistema de Gestin de la Calidad.
Nota: En la primera seccin del manual se describe el mecanismo de aprobacin para cada
seccin.
5.2.2 Procedimientos:
Su estructura es la siguiente:
1. OBJETIVO: Indica la razn de ser o el para qu del documento.
2. ALCANCE: Lmites o fronteras dentro de los cuales el documento tiene aplicacin.
3. RESPONSABILIDADES: Cargos y actividades relevantes para la aplicacin del
documento.
4. DEFINICIONES: Aclaracin de trminos para lograr un adecuado entendimiento del
documento.
5. DESARROLLO: Descripcin de las actividades que se deben ejecutar para el buen
desempeo de un proceso. Su presentacin puede ser por redaccin en bloque, o
diagramas de flujo, o proceso, o matriz.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Listado de documentos de carcter externo
(Normas, Manuales, Reglamentos, Leyes, Disposiciones, Procedimientos, Instructivos,
Acuerdos, Estatutos, entre otros), e internos (Procedimientos, Instructivos y Formatos,
etc.), que son requeridos para el desarrollo adecuado de las actividades.
4 de 8
VERSIN: 1
GCPR-001
Nota: En caso de no disponer de informacin para los numerales 4 y 6, se escribe la frase

NO APLICA.
5.2.3 Formatos: Su estructura es libre y corresponde a las necesidades de cada rea. Los
Formatos, una vez aprobados, pueden ser impresos en diferentes tamaos, de acuerdo a la
necesidad; igualmente, para documentos electrnicos, su apariencia puede ser diferente, sin
modificar su estructura.
5.2.4 Instructivos de trabajo: Su estructura es libre y se pueden utilizar diagramas de flujo,
grficas, fotografas, videos, grabaciones magnetofnicas, entre otros. La redaccin del
documento debe ser clara, precisa y coherente; debe tener uniformidad en la terminologa.
5.2.5 Protocolos: Se estructuran de igual forma que los Procedimientos, (Ver numeral
5.2.2); adems, pueden contener dentro de su desarrollo, uno o varios de los siguientes
tems:
Preparacin para la ejecucin de una actividad.
Ejecucin detallada de la actividad.
Problemas frecuentes en la ejecucin de la actividad y cmo manejarlos.
Espacio destinado para la retroalimentacin, la cual se hace en los talleres de servicio

que se programen.
Los protocolos pueden ir acompaados de fotos, grficos, diagramas, flujogramas u otras

herramientas que faciliten la comprensin del documento.
5.2.6 Plan de la calidad: Puede ser estructurado en forma matricial, incluyendo variables
como: Etapas, variable crtica, mtodo de control, responsable, recursos, documentos
relacionados, registros relacionados y dems variables que faciliten la presentacin y
entendimiento de la informacin contenida.
5.3 Pie de Pgina:
5.3.1 Manual de la calidad: Consiste en colocar contra el margen derecho el nmero de
pgina en el formato n de m. (Ejemplo, 1 de 10).
En la primera seccin del documento se describe el mecanismo de aprobacin.
5.3.2 Procedimientos: Consisten en tres filas de tres campos con marco negro cada uno;
van en la primera pgina del documento y en ellos se consigna el nombre, cargo y la firma de
5 de 8
VERSIN: 1
GCPR-001
quien elabor, revis y aprob el documento. Adems, en el margen inferior derecho, el

nmero de pgina en el formato n de m. Ejemplo: 1 de 10.
5.3.3 Formatos: No llevan pie de pgina; su aprobacin se evidencia a travs del Formato
GCPR-002-FT03, Control de Creacin y Cambio de Documentos.
5.3.4 Instructivos de Trabajo: Ver numeral 5.3.2
5.3.5 Protocolos: Ver numeral 5.3.2
5.3.6 Planes de la Calidad: Ver numeral 5.3.2
5.4 Requisitos Generales:
El idioma utilizado para redactar los documentos es el espaol. Los documentos externos
(Normas, Manuales, Cdigos, Grficos, Instructivos, etc.), pueden divulgarse en su idioma
original.
Se debe tener en cuenta el Procedimiento GCPR-002, Control de Documentos, donde se
registra la forma de verificar, editar, modificar, aprobar, anular, distribuir y divulgar los
documentos relacionados con el Sistema de Gestin de la Calidad.
Nota: El sistema de numeracin para las divisiones y subdivisiones de estos documentos, no
debe sobrepasar los tres (3) dgitos.
Ejemplo:
1. DESARROLLO
A continuacin se describe la forma de elaboracin de la documentacin
relacionada con el Sistema de Gestin de la Calidad (Encabezado, cuerpo o
contenido y pie de pgina).
1.1 Encabezado:
1.1.1 Manual de la Calidad: El encabezado esta distribuido en dos (2) filas y
dos columnas donde cada una contiene diferentes campos, los cuales se
describen a continuacin:
Logotipo y/o nombre de la compaa: Se escribe el nombre de la Compaa,
con su logo; en caso de no tener logo, con el nombre es suficiente.
Ttulo: Indica el nombre del documento.

6 de 8
VERSIN: 1
GCPR-001
Versin: Corresponde al consecutivo de la edicin del documento,

teniendo en cuenta que los documentos originales inician con versin 1.
Si hay una subdivisin adicional se utilizan vietas, preferiblemente punto negro ().
5.5 Papel y tipo de letra:
El original de cada documento debe estar:
Escrito por una sola cara, a excepcin de los formatos.
En hoja tamao carta, a excepcin de los formatos.
En letra Arial tamao 8, 12, 16, segn aplique, con interlineado sencillo.
Con vietas redondas y rellenas, de color negro ().
Con un (1) espacio entre prrafos.
5.6 Redaccin
El documento se debe redactar de manera impersonal, en presente y tiempos activos, fijando
claramente su contenido, separando adecuadamente prrafos e ideas, y utilizando vietas,
subrayado, alineaciones, notas al pie o, cualquier otra herramienta que facilite el
entendimiento del documento.
5.7 Mrgenes
El texto de los documentos originales, preferiblemente debe escribirse teniendo en cuenta las
siguientes mrgenes:
Margen Izquierdo, 2 cm.

Margen Superior, 1.5 cm.
Margen derecho, 2 cm.

Margen Inferior, 1.5 cm.
5.8 Espacios en Blanco: Los espacios en blanco que quedan en los documentos, que
sobrepasan aproximadamente una tercera parte de la hoja, ameritan llevar impresa, en
diagonal, la observacin:
INTENCIONALMENTE DEJADO EN BLANCO
7 de 8
VERSIN: 1
GCPR-001
Control de Documentos
Control de Creacin y Cambio de Documentos
GCPR-002
GCPR-002-FT03
8 de 8
VERSIN: 1
GCPR-002
1. OBJETIVO
Garantizar que la documentacin de origen interno y externo referenciada en el Sistema de
Gestin de la Calidad, sea administrada y controlada por parte de la persona delegada para
tal fin.
2. ALCANCE
Este Procedimiento cubre las actividades de elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin y
divulgacin, modificacin, anulacin y disposicin de los documentos internos, y disposicin
de los documentos externos. Es aplicado en todas las reas de la Compaa, para garantizar
el control de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad.
3.1 Gestores de la Calidad: Editar, registrar, distribuir, controlar y, en general, administrar
la documentacin original que conforma el Sistema de Gestin de la Calidad, as como el
control de los cambios de dicha documentacin. De otra parte, debe velar porque el Manual
de la Calidad describa el Sistema de Gestin de la Calidad de la Compaa, dando respuesta
a los requisitos de la norma ISO 9001:2000.
3.2 Funcionarios de la Compaa: Colaborar activamente en el levantamiento de
informacin para la construccin de los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de
la Calidad; adems, cumplir con lo establecido en el presente documento, en caso de ser
asignados para la elaboracin y control de los mismos.
3.3 Gerente y Directores de rea: Elaboracin, revisin, aprobacin, divulgacin e
implementacin de los documentos del rea, y control de los documentos externos o de otras
reas, que interacten con su gestin.
4. DEFINICIONES
4.1 Documentacin Original: Documentos que presentan la evidencia de la aprobacin de
su contenido (Firmas), y que sirven para tomar las copias para la distribucin a las reas
interesadas.
4.2 Listado Maestro: El inventario actualizado de documentos relacionados con temas
especficos (Ejemplo: Listado Maestro de Documentos, Proveedores, etc.).
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 4
VERSIN: 1
GCPR-002
5. DESARROLLO.
El control de documentos del Sistema de Gestin de la Calidad implementado en la
Compaa, se realiza y ejecuta bajo los siguientes parmetros:
5.1 Control de Documentos
5.1.1 Elaboracin de Documentos: Los responsables de cada rea, o l funcionario
delegado, elaboran los documentos de acuerdo a sus necesidades; el responsable del rea
revisa y aprueba la documentacin (Planes de Calidad, Procedimientos, Instructivos,
Formatos, etc.), teniendo en cuenta el esquema que se presenta a continuacin, basado en
la estructura organizacional de la compaa, de acuerdo a lo establecido en la norma ISO
9001:2000, segn el requisito relacionado, y en el Procedimiento GCPR-001, Elaboracin de
Documentos.
CRITERIOS GENERALES
A
A
R
R-E
Gerente
Responsables de rea (Productiva, Comercial, Creativa, Contable,
Administrativa, Gestin de la Calidad) y Auditor Principal
Otros Cargos
Convenciones:
A = Aprueba
R = Revisa
E = Elabora
Nota: En los criterios generales, los funcionarios que pertenecen al nivel 2, pueden tambin
aprobar documentos elaborados y revisados por funcionarios del mismo nivel.
El Director encargado de Gestin de la Calidad, colabora con las dems reas de la
Compaa y las apoya en la elaboracin de los documentos del Sistema, a fin de obtener
documentacin acorde a lo especificado y requerido.
5.1.2 Edicin y Revisin de Documentos: El documento es editado por el Gestor de la
Calidad, cumpliendo con lo establecido en el Procedimiento GCPR-001, Elaboracin de
Documentos, y revisado (Una o ms veces) por los responsables de rea, para su posterior
aprobacin.
5.1.3 Aprobacin de Documentos: Si el documento editado y revisado cumple con las
expectativas y los requerimientos del caso, se procede a frmalo o avalarlo, por quien lo
elabor, revis y aprob.
5.1.4 Distribucin de Documentos: Oficializado el documento, uno de los responsables de
la revisin o aprobacin del mismo, procede a diligenciarlo en el Formato GCPR-002-FT01,
Listado General; en la opcin Distribucin diligencia el nombre del documento a distribuir.
2 de 4
VERSIN: 1
GCPR-002
A continuacin, en las casillas de nombre y cargo, selecciona a quienes el Gestor de la

Calidad debe distribuir copia del documento, accin que se evidencia en el mismo formato
con la recoleccin de la firma de quien recibe. Dicho registro se archiva en el rea de calidad
y se conserva en su carpeta respectiva.
Los documentos distribuidos a funcionarios internos o externos de la Empresa, que no
requieran de actualizacin (Ej. nueva versin del documento), se deben identificar antes de
entregarlos, con el sello de "COPIA NO CONTROLADA"; los dems documentos deben
llevar el sello COPIA CONTROLADA y se catalogan como documentos controlados.
5.1.5 Divulgacin de Documentos: Si el funcionario que elabor el documento
corresponde al nivel 3, los que determinan quines deben conocer el contenido de este, son
quienes revisaron o aprobaron el documento. La divulgacin la realiza quien elabor, revis o
aprob el documento, dejando registro en el Formato GCPR-002-FT01, Listado General, en
la opcin divulgacin, y luego debe ser archivado en el rea de Gestin de la Calidad.
5.1.6 Modificacin o Anulacin de Documentos: Cuando se requiera la modificacin o
anulacin de un documento vigente del Sistema de Gestin de la Calidad, esta accin debe
ser solicitada por los gestores de la Calidad de la Empresa, a travs del Formato GCPR-002FT02, Solicitud de Modificacin o Anulacin de Documentos, diligenciado y firmado por quien
revis o aprob el documento vigente. La solicitud es analizada por los gestores de la
Calidad, teniendo en cuenta que dicho cambio no contravenga lo estipulado en la norma ISO
9001:2000. Al documento se le actualiza la versin; adems, esta situacin se refleja en el
Formato GCPR-002-FT04, Listado Maestro de Documentos, y en su respectivo documento
electrnico. Adicionalmente, los gestores de la Calidad diligencia el Formato GCPR-002FT03, Control de Creacin y Cambio de Documentos, en el cual registra los cambios que ha
sufrido el documento desde su origen o primera versin.
Para el cambio en el documento se debe cumplir lo establecido en los numerales 5.1.2, hasta
el 5.1.5, del presente documento.
Los gestores de la Calidad recolecta las copias distribuidas de los documentos de la versin
anterior, procediendo a su destruccin o reutilizacin, dejando una marca (Ej.: Una X de
tamao considerable) para que su contenido no sea tenido en cuenta. El documento original
de la versin anterior es identificado en cada una de sus pginas con el sello de
DOCUMENTO OBSOLETO; este documento se archivar en la carpeta de Documentos
Obsoletos.
5.2 Documentos Externos: Corresponden a los documentos tales como Normas,
Reglamentos, Pliegos, Especificaciones, Planos, Formatos, Instructivos, entre otros, que
pertenecen al Sistema de Gestin de la Calidad, los cuales se controlan as:
5.2.1 Licitaciones: Durante el proceso licitatorio se pueden recibir Pliegos, Trminos de
Referencia, Especificaciones Tcnicas, Planos, Manuales, entre otros.
3 de 4
VERSIN: 1
GCPR-002
Estos documentos son administrados por el responsable de licitaciones, y se controlan una

vez sea adjudicado el proyecto. El responsable de licitaciones entrega los documentos al
Director y/o Residente del proyecto, relacionndolos en un oficio o memorando de entrega, e
informando a los gestores de la Calidad para que actualice el Formato GCPR-002-FT04,
Listado Maestro de Documentos, en donde se especifica el rea en que se encuentra el
documento. En caso de no ser adjudicada la licitacin, los documentos no se registran en el
Listado Maestro de Documentos sino que se archivan durante un perodo de tiempo
determinado y luego se procede a su destruccin.
5.2.2 Otras reas de la Compaa: Normas, Cdigos, Reglamentos y dems documentos
de obligatorio cumplimiento, se ubican fsicamente en el rea de uso directo. El responsable
de rea informa al Los gestores de la Calidad para registrar la informacin en el GCPR-002FT04, Listado Maestro de Documentos, en la seccin de Externos.
El responsable de la administracin de los documentos externos, debe informar al rea de
Gestin de la Calidad cualquier cambio que se suceda en ellos.
Estos documentos se utilizan conservando su esquema y diseo; cualquier modificacin o
anulacin de estos, es determinada por la entidad que los emite.
Nota: En caso de tener duda sobre la vigencia del documento, el responsable de ste se
comunica con la entidad emisora para confirmar la vigencia del documento que tiene en su
poder.
Elaboracin de Documentos
Listado General
Solicitud de Modificacin o Anulacin de Documentos
Control de Creacin y Cambio de Documentos
Listado Maestro de Documentos
GCPR-001
GCPR-002-FT01
GCPR-002-FT02
GCPR-002-FT03
GCPR-002-FT04
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VERSIN: 1
GCPR-003
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la identificacin, recoleccin, indizacin acceso,
clasificacin, almacenamiento, conservacin y disposicin de los registros.
2. ALCANCE
El presente documento aplica a los registros de las diferentes reas de la Compaa,
relacionados directamente con el Sistema de Gestin de la Calidad.
3.1 Gestor de la Calidad: Administracin y control del Listado Maestro de Registros.
3.2 Directores de rea: Administracin de los Registros, segn lo establecido en el Listado
Maestro de Registros.
4. DEFINICIONES
4.1 Formato: Plantilla para ser diligenciada.
4.2 Registro: Formato diligenciado que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas.
4.3 Clasificacin: Puede corresponder al tipo de documento (Interno o Externo) y su medio
de almacenamiento (Fsico o Electrnico).
4.4 Indizacin: Forma de ordenar la documentacin en un archivo; puede ser por orden
alfabtico, numrico, consecutivo o cualquier otra forma.
5. DESARROLLO
5.1 Identificacin: En el Formato GCPR-003-FT01, Listado Maestro de Registros, se
detallan para cada Registro, datos como el cdigo, el ttulo y la versin del documento.
5.2 Recoleccin y Archivo: Los Registros generados en desarrollo de las actividades en las
diferentes reas de la Compaa, son administrados y estn bajo la responsabilidad de los
Encargados del rea. Los Registros son recolectados y archivados a medida que transcurren
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 2
VERSIN: 1
GCPR-003
las actividades desarrolladas en la Compaa, cuidando de que se encuentren legibles y en

buen estado.
Todo Registro debe ser revisado por quien recolecta, para determinar su adecuado
diligenciamiento; si este documento no cumple con lo mencionado anteriormente, es
devuelto al funcionario que lo entrega o a quien lo diligencia, informndole la
inconsistencia presentada en el mismo, para que se tomen las medidas del caso.
Todo Formato debe ser diligenciado en tinta (Esfero o bolgrafo) en cada una de sus
casillas; en caso de no disponer de datos se escribe la sigla N.A. (No aplica), o se
cruza con una lnea el espacio correspondiente.
5.3 rea de Archivo, Conservacin y Acceso: Determinacin fsica del sitio donde se
ubican los Registros, considerando el rea y el mueble (Archivador, estante, escritorio,
mdulo, otros) respectivo para cada Registro. La ubicacin adecuada permite que los
Registros estn protegidos para prevenir el deterioro o dao, facilita la consulta por parte del
personal autorizado o con acceso y disminuye la posibilidad de prdida del mismo.
5.4 Clasificacin: Permite determinar si el registro es interno o externo, fsico o electrnico.
5.5 Indizacin: Se har de acuerdo con las necesidades de cada rea.
5.6 Tiempo de Retencin y Disposicin Final: Perodo de tiempo en el cual el Registro es
almacenado y la accin que se debe tomar una vez superado este tiempo, (Ejemplo:
Destruccin, reciclaje, microfilmacin, encuadernacin para archivo permanente, otros).
Nota 1: Cuando contractualmente el Cliente (Entidad Contratante y/o Interventora) requiera
consultar o evaluar los Registros de rea de la Compaa, estos deben estar a su disposicin
por el tiempo acordado.
Nota 2: El responsable de rea, da respuesta a los requerimientos del Listado Maestro de
Registros y los suministra al Director de Gestin de la Calidad, quien mantiene actualizada
dicha informacin.
Listado Maestro de Registros
GCPR-001
GCPR-003-FT01
2 de 2
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

VERSIN: 1
GCPR-004
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la implementacin de las Acciones Preventivas y/o
Correctivas, con el fin de controlar o eliminar las causas de No Conformidades Reales o
Potenciales de la Compaa.
2. ALCANCE
Los lineamientos establecidos en este procedimiento, aplican para las Acciones Preventivas
y/o Correctivas que se realicen al Sistema de Gestin de la Calidad, y deben ser seguidos
por todas las reas de la Compaa.
3.1 Directores de rea: Responsables de la revisin de todas las No Conformidades
Reales y/o Potenciales, y de la toma de acciones acordes a las necesidades, para
determinar las causas y establecer los procedimientos especficos, que conduzcan a su
eliminacin.
3.2 Operarios de Produccin: Responsables de la revisin del producto, deteccin e
informe de No Conformidades Reales o Potenciales, y de la verificacin de las acciones
especficas para su eliminacin o control.
3.3 Funcionarios de la Compaa: Es responsabilidad de todo el personal de la Compaa
generar solicitudes de Accin Correctiva y/o Preventiva, cuando el desempeo de su labor
as lo amerite.
4. DEFINICIONES
4.1 Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar las causas de una No Conformidad,
Defecto, u otra situacin no deseable existente, con el propsito de evitar que vuelva a
ocurrir.
4.2 Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
Potencial u otra situacin potencialmente indeseable, con el fin de evitar que ocurra.
4.3 Correccin: Accin tomada para eliminar una No Conformidad detectada. Es una accin
tomada sobre el efecto, no sobre la causa. Puede ser denominada como tratamiento a la No
Conformidad.
Elabor:
Revis
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Firma:
Aprob:
Cargo:
Firma:
Firma:
1 de 4

VERSIN: 1
GCPR-004
4.4 No Conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado (Por la norma ISO

9001:2000, por los Procedimientos - Instructivos de la Compaa, por el cliente, etc.).
5. DESARROLLO
5.1 Generalidades:
Cualquier rea o persona de la Compaa puede generar una solicitud de Accin Correctiva
y/o Preventiva.
Cuando se detecta una No Conformidad Real, se ejecuta una correccin o tratamiento para
evitar que la No Conformidad trascienda; es decir, se toman acciones segn la situacin que
se est presentando.
5.2 Datos de Entrada:
Como fuentes de informacin para determinar la necesidad de tomar Acciones Correctivas o
Preventivas, se presentan las siguientes alternativas, sin implicar que puedan existir algunas
diferentes a las registradas a continuacin:
Producto y/o servicio No Conforme.
Quejas y reclamos.
Revisiones por la Gerencia.
Indicadores por reas. Tendencias del proceso. Tendencias del mercado.
Impacto ambiental.
Anlisis de la Competencia (Estndares, productos, servicios).
Optimizacin de funciones.
Entrenamiento para cubrir nuevos campos de trabajo.
Resultados de auditoras (Primera, segunda y tercera parte).
Nuevas normas del sector, a implementar.
Oportunidades de mejoramiento.
Tecnologa y sistematizacin de procesos.
Desperdicios - Reprocesos (Producto, tiempo, personal).

2 de 4

VERSIN: 1
GCPR-004
Entre otros.
5.3 Registro:
Cuando la No Conformidad Real o Potencial es detectada, el mismo funcionario que la
detect debe diligenciar el Formato GCPR-004-FT01, Reporte de Quejas, Reclamos o No
Conformidades y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas, especificando la
informacin requerida, y presentarla a los gestores la Calidad para realizar el tramite
respectivo. De ser necesario, se puede adicionar informacin que soporte lo contenido en el
Formato.
5.4 Manejo:
Toda No Conformidad debe ser atendida segn sus caractersticas, y debe ser tratada con el
fin de evitar que la situacin se complique, reaccionando de forma diligente. El gestor de la
Calidad con el Director del rea implicada, deben cumplir los siguientes pasos:
Identificar la No Conformidad (Real o potencial) y el impacto (Si es necesario).

Conocer claramente la situacin.
Analizar las posibles causas de la No Conformidad.
Determinar la causa raz o principal, que genera la No Conformidad.
Establecer las posibles soluciones.
Determinar la accin especfica que se estima debe eliminar la causa raz de la No

Conformidad. De ser necesario, se puede diligenciar como anexo el Formato GCPR004-FT02, Plan de Accin.
Implementar la Accin Preventiva o Correctiva.
Verificar la eficacia de la accin tomada.
Hacer el seguimiento a la accin tomada.
Si la Accin Preventiva o Correctiva es eficiente y requiere de estandarizacin, se

procede segn lo definido en el Procedimiento GCPR-001, Elaboracin de
Documentos y GCPR-002, Control de Documentos.
Para efectos del manejo de las No Conformidades reportadas por Auditoras, se aplica el
Procedimiento GCPR-005, Auditoras Internas de la Calidad, as como lo dispuesto en el
presente procedimiento.
3 de 4

VERSIN: 1
GCPR-004
Control de Documentos
Auditorias Internas de la Calidad
Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades
y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas
Plan de Accin
GCPR-001
GCPR-002
GCPR-005
GCPR-004-FT01
GCPR-004-FT02
4 de 4
AUDITORAS INTERNAS DE LA CALIDAD

VERSIN: 1
GCPR-005
1. OBJETIVO
Describir el Procedimiento para la planificacin, preparacin, ejecucin y seguimiento de las
Auditoras Internas de la Calidad en Confecciones Caroyco E.U., con el fin de verificar el
cumplimiento y la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad, de acuerdo a las
disposiciones de la norma ISO 9001:2000.
2. ALCANCE
Este Procedimiento aplica para todas las reas de la Compaa, en cuanto a la verificacin
del cumplimiento de las actividades relacionadas con el Sistema de Gestin de la Calidad,
implementado.
3.1 Auditor Principal: Coordinar el grupo de Auditores Internos. Puede tomar decisiones
con respecto a la conduccin de la Auditora y a cualquier observacin acerca de la misma;
realizar la planeacin, programacin y verificacin de la ejecucin de las Auditoras; definir el
alcance de las Auditoras; hacer el seguimiento de las Acciones Correctivas a las No
Conformidades encontradas en las Auditoras, cuando sea requerido; recibir el informe de los
Auditores y presentar el informe de Auditora a la Alta Direccin. Seleccionar los Auditores
Internos, junto con el Director encargado del Sistema de Gestin de la Calidad y controlar los
Registros de las Auditoras.
3.2 Gestores de la Calidad: Auditar el elemento 8.2.2, Auditoras Internas de la norma ISO
9001:2000; suministrar los recursos necesarios (Tiempo, documentos) para facilitar la
Auditora, y apoyar al Auditor Principal en cuando sea procedente.
3.3 Directores de rea: Deben informar sobre el objetivo y el alcance de la Auditora, a todo
el personal involucrado en la actividad auditada; tomar las Acciones Correctivas basadas en
los resultados de Auditora y hacer el seguimiento necesario.
3.4 Personal Auditado: Proporcionar todos los recursos necesarios y la informacin
adecuada para que los Auditores aseguren un proceso efectivo; facilitar al Auditor los
documentos y elementos requeridos sobre el Sistema de Gestin de la Calidad
especficamente sobre el concepto a auditar; facilitar el proceso de Auditora (Ser un apoyo al
proceso, no un obstculo); determinar e iniciar Acciones Correctivas a las No Conformidades
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 6

VERSIN: 1
GCPR-005
resultantes de la Auditora.
3.5 Auditores Internos: Ejecutar las Auditoras segn el alcance designado (S.G.C.,
Proceso, Procedimiento, rea, etc.); cumplir con el Procedimiento GCPR-005, Auditoras
Internas de la Calidad; informar al responsable del rea respectiva, los resultados de la
Auditora; verificar las Acciones Correctivas tomadas como resultado de la Auditora;
diligenciar el Formato GCPR-004-F01, Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades y
Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas, y entregar al Auditor Principal los informes y
documentos relacionados con la Auditora. Mantener una posicin objetiva e independiente
sobre la tarea ejecutada.
4. DEFINICIONES
defecto, u otra situacin no deseable existente con el propsito de evitar que vuelva a ocurrir.
4.2 Auditor: Persona entrenada y calificada para efectuar Auditoras de la Calidad.
4.3 Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia de
la Auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se
cumplen los criterios de Auditora.
4.4 Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
4.5 Hallazgo: Resultados recopilados en la evaluacin de la evidencia de la Auditora. Estos
hallazgos deben estar documentados en forma clara, concisa y respaldada por evidencia.
4.6 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito en un proceso que impide su
aprobacin.
4.6.1 No Conformidad Mayor: Incumplimiento total de un requisito o compromiso pactado,
que rompe el Sistema de Gestin de la Calidad que contraviene la norma ISO 9001:2000, o
que afecta la calidad del servicio ofrecido. Falta o ausencia de control.
4.6.2 No Conformidad Menor: Incumplimiento parcial de un requisito o compromiso
pactado, que afecta el Sistema de Gestin de la Calidad; omisin parcial a la norma ISO
9001:2000, que afecta ligeramente la calidad del producto o servicio ofrecido. No aplicacin
adecuada de control. Aspectos aislados y no repetitivos.
4.7 Observacin: Toda situacin de desvo con evidencia objetiva no contundente, que no
requiera de una Accin Correctiva.
4.8 Registro: Documento que contiene resultados obtenidos, o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
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VERSIN: 1
GCPR-005
5. DESARROLLO
5.1 Planificacin de las Auditoras Internas: El Auditor Principal, planifica las auditoras a
ejecutar al Sistema de Gestin de la Calidad durante el ao (Mnimo una por semestre), a
travs del Formato GCPR-005-FT01, Cronograma General de Auditora. Adicionalmente,
para cada auditora diligencia el Formato, GCPR-005-FT02, Plan Especfico de Auditora, en
donde se relacionan los procesos a auditar, el auditor y el auditado, entre otros. Para la
planeacin se debe tener en cuenta lo siguiente:
Definir el alcance de la auditora:

A todo el sistema de calidad: para evaluar el desempeo general.
A uno o varios procesos en particular: Para efectuar seguimiento sobre auditorias
anteriores o por quejas de los clientes (Internos o externos).
Designar los Auditores correspondientes; estos deben ser independientes al rea en
donde se realiza la auditoria.
Para efectos de este procedimiento, el objetivo de las Auditoras es: Proporcionar
Evidencia de Cumplimiento de lo requerido por la norma ISO 9001:2000 y lo
establecido por el Sistema de Gestin de la Calidad, que permita conducir a la
Compaa hacia la adecuada aplicacin y el mejoramiento continuo.
5.2 Preparacin de las Auditoras Internas de la Calidad: El auditor responsable de
realizar la Auditora debe diligenciar el Formato GCPR-005-FT03, Lista de Verificacin de
Auditora, que resume las preguntas preparadas a su auditado; para ello debe contemplar lo
siguiente:
Identificar los documentos de referencia para la realizacin de la auditora, como son:

La norma ISO 9001:2000, el Manual de la Calidad, los Procedimientos, Instructivos,
Formatos, y dems documentos aplicables.
Determinar en el Formato GCPR-005-FT04, Plan de Auditora, la fecha, el lugar y la

hora en las cuales se realizar la auditora; los auditados y la duracin esperada de
las actividades.
Coordinar con el responsable del rea, la fecha y tiempos de la auditora.
Realizar una visita previa al rea a auditar (Si se requiere).
5.3 Ejecucin de la Auditora Interna de la Calidad.

Una vez informado el interesado a travs de un comunicado (Carta o memorando) en donde
se indica el da, la fecha, hora y alcance de la auditora, se procede a ejecutarla de la
siguiente forma:
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VERSIN: 1
GCPR-005
5.3.1 Apertura: Realizar la reunin de apertura de la auditora, en la cual se hace la

respectiva presentacin del (los) Auditor (es) designado (s). Se informa sobre el alcance de
la Auditora y el tiempo de duracin de la misma; se debe dar una explicacin acerca del
manejo de los hallazgos (No Conformidades y Observaciones), y establecer la fecha y hora
de la reunin de cierre. Formato GCPR-005-FT05, Acta de Apertura y Cierre de Auditora.
5.3.2 Ejecucin:
Realizar la auditora utilizando para ello las preguntas registradas en el Formato

GCPR-005-FT03, Lista de Verificacin de Auditora. Dejar la evidencia de los
hallazgos en este mismo Formato. Si requiere efectuar ms preguntas de las
inicialmente registradas, consgnelas en el Formato en mencin.
Utilizar la entrevista, la observacin y la bsqueda de evidencia, como herramientas

de la Auditora.
Informar a los auditados los hallazgos detectados en su auditora.
Evaluar y clasificar los hallazgos. Diligenciar el Formato GCPR-004-FT01, Reporte de

Quejas, Reclamos o No Conformidades y Solicitud de Acciones Preventivas o
Correctivas y el Formato GCPR-005-FT06, Observacin de Auditora Interna de la
Calidad, segn aplique.
Diligenciar el Formato GCPR-005-FT07, Informe de Auditora Interna de la Calidad.
5.3.3 Cierre:
El Auditor debe presentar al Jefe de rea correspondiente los resultados de la

Auditora.
El Jefe de rea debe establecer la fecha lmite de implementacin de la Accin

Correctiva.
El Jefe de rea, de manera conjunta con sus subalternos (Si aplica), determina las
causas y las Acciones Correctivas necesarias para atacar la No Conformidad, y
diligencia el Formato GCPR-004-FT01 Reporte de Quejas, Reclamos o No
Conformidades y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas, el cual debe ser
devuelto al Auditor Interno para su adecuado archivo, tomando previamente una (1)
fotocopia.
De ser necesario, se puede diligenciar como anexo el Formato GCPR-004-FT02, Plan

de Accin.
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VERSIN: 1
GCPR-005
Diligenciar el cierre en el Formato GCPR-005-FT05, Acta de Apertura y Cierre de

Auditora.
5.4 Informe:
5.4.1 El Auditor Interno de la Calidad entrega al Auditor Principal, los Formatos GCPR-004FT01, Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades y Solicitud de Acciones
Preventivas o Correctivas, GCPR-005-FT07, Informe de Auditora Interna de la Calidad y
GCPR-005-FT06, Observacin de Auditora Interna de la Calidad, segn aplique.
5.4.2 El Auditor Principal elabora un informe de las auditoras internas de la calidad
realizadas y sus resultados, presentndolo en el Formato GCPR-005-FT08, Seguimiento de
Auditora Interna de la Calidad. Lo debe presentar en las reuniones de revisin por la
Gerencia, o en las reuniones de comit de la calidad segn sea requerido.
5.5 Seguimiento:
5.5.1 Como parte de la Auditora, es responsabilidad del auditor interno, verificar la eficacia
de las Acciones Correctivas tomadas para el cierre de No Conformidades detectadas.
5.5.2 Los Auditores Internos deben hacer seguimiento de los resultados de la auditora en
las fechas planeadas, y reportarlos al auditor principal diligenciando el Formato GCPR-004FT01, Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades y Solicitud de Acciones
Preventivas o Correctivas, aplicable.
5.5.3 Si no se realiza la implementacin de la Accin Correctiva en la fecha estipulada o si
no se alcanzan los resultados planificados, se debe dar una nueva fecha de cumplimiento, y
si en esta fecha no se cumple, se debe informar al superior correspondiente, incluyendo al
Auditor Principal.
5.6 Requisitos del Auditor Principal
5.6.1 Cumplir con el perfil establecido.
5.6.2 Ocupar un cargo directivo dentro de la Compaa.
5.6.3 Ser asignado por la Gerencia mediante carta de nombramiento con copia a su Hoja de
Vida.
5.7 Requisitos para ser Auditor Interno de la Calidad

5.7.1 Cumplir con el perfil establecido.
5 de 6

VERSIN: 1
GCPR-005
5.7.2 Aprobar el curso de auditores internos con una nota mnima de 70 puntos sobre 100.
Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades y Solicitud de
Acciones Preventivas o Correctivas
Plan de Accin
Cronograma General de Auditora
Plan Especfico de Auditora
Lista de Verificacin de Auditora.
Plan de Auditora
Acta de Apertura y Cierre de Auditora.
Observacin de Auditora Interna de la Calidad.
Informe de Auditora Interna de la Calidad.
Seguimiento de Auditora Interna de la Calidad.
GCPR-004-FT01
GCPR-004-FT02
GCPR-005-FT01
GCPR-005-FT02
GCPR-005-FT03
GCPR-005-FT04
GCPR-005-FT05
GCPR-005-FT06
GCPR-005-FT07
GCPR-005-FT08
6 de 6
GCPR-002-FT01
00/00/0000
VERSIN: 1
LISTADO GENERAL
FECHA: ___________ASISTENCIA:
DISTRIBUCIN:
DIVULGACIN:
TEMA O DOCUMENTO: ______________________________________________________

NOMBRE
CARGO
FIRMA
RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD:
NOMBRE_____________________________
______________________________
CARGO______________________________
FIRMA_______________________________
SOLICITUD DE MODIFICACIN O ANULACIN DE

DOCUMENTOS
TTULO DEL DOCUMENTO

CDIGO
JUSTIFICACION:
GCPR-002-FT02
00/00/0000
VERSIN: 1
FECHA DE SOLICITUD
MODIFICACIN___
ANULACIN:___
JUSTIFICACIN:
SOLICITUD: (Nombre y firma de quien solicita la modificacin o anulacin)
NOMBRE:
FIRMA:
APROBACION
Marcar con X en el recuadro, en dado caso)
APROBACIN
(Marcar con X en el recuadro, en dado caso)
NOMBRE:
RECHAZADA:
NOMBRE:
OBSERVACIN:
(Nombre y firma de Responsable de Gestin de la Calidad)
FIRMA:
(Marcar con X en el recuadro, en dado caso)
FIRMA:
CONTROL DE CREACIN Y CAMBIO DE DOCUMENTOS
Cdigo:
Ttulo:
VERSIN
VIGENTE A PARTIR DE
OBSERVACIONES
GCPR-002-FT03
00/00/0000
VERSIN: 1
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
GCPR-002-FT04
00/00/0000
VERSIN: 1
NOMBRE DE REA:
CDIGO
REQUISITO
(Interno Ext) O ENTIDAD
TTULO DEL DOCUMENTO
VERSIN
VIGENTE
VIGENCIA
Fecha de Impresin
23/11/2010
GCPR-003-FT01
00/00/0000
VERSIN: 1
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
QUIEN
INDIZADO
CDIGO
TTULO REGISTRO
VERSIN
GENERA
RECOLECTA
ARCHIVA
REA DE ARCHIVO
(ARCHIVO, GAVETA,
ESTANTE, OTROS)
ACCESO
CLASIFICACIN
(INTERNO O
EXTERNO)
PERODO
RETENCIN
DISPOSICIN
FINAL
REPORTE DE QUEJAS, RECLAMOS O NO

CONFORMIDADES Y SOLICITUD DE ACCIONES
PREVENTIVAS O CORRECTIVAS
I. QUEJAS, RECLAMOS Y ACCIONES CORRECTIVAS O
PREVENTIVAS
(Solicitud de Accin)
Q R
A.C.
A.P.
No.
Quien Diligencia:
Cargo:
Telfono:
Responsable rea:
I. AUDITORA INTERNAS DE CALIDAD

(Reporte de No Conformidad)
N.C. >
Auditor:
N.C.<
No.
Auditado:
rea Involucrada:
rea:
Fecha Solicitud:
Fecha Auditoria:
Diligenciado por
Auditor o Quien
diligencia
GCPR-004-FT01
00/00/0000
VERSIN: 1
Auditoria No.
II. DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD / HECHOS / ASPECTOS A CONTROLAR O MEJORAR:
Firma del Auditor o de Quien Reporta:
Diligenciado por Responsable de rea
III. ANLISIS DE CAUSAS:
Firma del Responsable de rea:

IV. ACCIN A TOMAR PARA ELIMINAR LAS CAUSAS:
Firma del Auditor o de Quien Reporta:

Fecha Propuesta de Implementacin:
Diligenciado por el Auditor o Responsable del

Seguimiento
V. Primer Seguimiento (resultado):
Realizado por (nombre):

Fecha de Seguimiento:
Accin Propuesta
Cumplida?
SI
NO
Se cumpli el
Objetivo?
SI
Nueva Fecha
Seguimiento:
NO
VI. Segundo Seguimiento (resultado):
Realizado por (nombre):

Fecha de Seguimiento:
Accin Propuesta
Cumplida?
SI
NO
Se cumpli el
Objetivo?
SI
Firma Responsable
de rea:
NO
NOTA: DE SER REQUERIDO PUEDE REGISTRAR INFORMACIN AL RESPALDO DE STE

DOCUMENTO
PLAN DE ACCIN
ITEM
ACTIVIDAD
(DESCRIPCIN)
OBSERVACIONES:
RESPONSABLE
(EJECUCCIN)
FECHA PROPUESTA
DE TERMINACIN
(IMPLEMENTACIN)
GCPR-004-FT02
00/00/0000
VERSIN: 1
CUMPLIDO
(SI/NO)
REPROGRAMADO
(NUEVA FECHA)
OBSERVACIONES
RECURSOS NECESARIOS
GCPR-005-FT01
00/00/0000
CRONOGRAMA GENERAL DE AUDITORA

VERSIN 1
AO:
AUDITORA N
ENERO
1S
2S
3S
FEBERRO
4S
1S
2S
3S
MARZO
4S
1S
2S
3S 4S
ABRIL
1S
2S
3S
MAYO
4S
1S
2S
3S
JUNIO
4S
1S
2S
3S
JULIO
4S
1S
2S
3S
AGOSTO
4S
1S
2S
3S
SEPTIEMBRE
4S
1S
2S
3S
4S
OCTUBRE
1S
2S
3S 4S
NOVIEMBRE
1S
2S
3S
4S
DICIEMBRE
1S
2S
3S
4S
GCPR-005-FT02
00/00/0000
PLAN ESPECFICO DE AUDITORA
VERSIN: 1
PROCESO
REQUISITO
DOCUMENTOS
AUDITOR
AUDITADO
FECHA
HORA
GCPR-005-FT03
00/00/0000
VERSIN: 1
LISTA DE VERIFICACIN DE AUDITORA
FECHA (DD-MM-AAAA):
AUDITADO (Nombre o Cargo):
AUDITOR (Nombre- Firma):
AUDITORA No:
ALCANCE
RESPUESTA
TEM
PREGUNTA
(MARQUE X)
NC
NOTA: DE SER REQUERIDO PUEDE REGISTRAR INFORMACIN AL RESPALDO DE STE DOCUMENTO
HALLAZGO
PLAN DE AUDITORA
GCPR-005-FT04
00/00/0000
VERSIN: 1
AUDITORA N.
ALCANCE AUDITORA
(PROCESO O REQUISITO):
FECHA APERTURA AUDITORA: ______________ FECHA CIERRE AUDITORA: __________________
FECHA
HORA
AUDITOR
AREA
OBSERVACIONES
AUDITOR
AUDITOR
FIRMA
NOMBRE
FIRMA
NOMBRE
ALCANCE
ACTA DE APERTURA YCIERRE DE AUDITORA
GCPR-005-FT05
00/00/0000
VERSIN: 1
AUDITORA No.
ALCANCE:
APERTURA
FECHA(AAAA-MM-DD)
HORA(00:00):
SITIO:
OBSERVACIONES:
Nota: Registrar en el campo de Observaciones el itinerario planteado para la auditora (auditado-hora). Si requiere ms espacio,
utilice el reverso de ste documento.
REGISTRO
ASISTENTES
NOMBRE
APERTURA
FIRMA
CARGO
CIERRE
FECHA(AAAA-MM-DD)
OBSERVACIONES:
HORA(00:00):
SITIO:
CIERRE
FIRMA
OBSERVACIN DE AUDITORA INTERNA DE LA

CALIDAD
FECHA (AAAA-MM-DD):
AUDITOR (Nombre- Firma):
AUDITORA No:
ALCANCE:
OBSERVACIONES
No.
APLICACBLE A:
(Requisito,
documento, etc)
GCPR-005-FT06
00/00/0000
VERSIN: 1
Descripcin
INFORME DE AUDITORA INTERNA DE LA CALIDAD
FECHA AUDITORA (AAAA-MM-DD):
GCPR-005-FT07
00/00/0000
VERSIN: 1
AUDITORA No.
ALCANCE:
RNC No.
NO
CONFORMIDAD
(MARQUE X)
>
<
IDENTIFICACIN
APLICACBLE A:
(Requisito,
documento, etc)
BREVE DESCRIPCIN
RESPONSABLE DE
TOMAR LA ACCIN
SOBRE LA NO
CONFORMIDAD
FECHA
SEGUIMIENTO
FORTALEZAS/DEBILIDADES:
OBSERVACIONES/OPORTUNIDADES DE MEJORA (Breve Resumen):
AUDITOR
NOMBRE:
FIRMA:
FECHA DE ENTREGA(AAAA-MM-DD):
SEGUIMIENTO DE AUDITORA INTERNA DE LA CALIDAD
IDENTIFICACIN
FECHA
AI
TIPO
>
FECHA (AAAA-MM-DD):
<
APLICABLE A: (Requisito,
documento, etc)
REA
RESPONSABLE
GCPR005-FT08
00/00/0000
VERSIN: 1
SEGUIMIENTO
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
AUDITOR PRINCIPAL (Nombre- Firma):
PRIMER
FECHA
EFICACIA
FECHA
SEGUNDO
N
FECHA
OBSERVACIONES
DIRECTOR DEGESTIN DE LA CALIDAD (Nombre- Firma):
CARACTERIZACIN
PROCESO DE GESTIN COMERCIAL
VERSIN No: 01
GCMC-001
00 - 00 - 0000
ALCANCE DEL PROCESO
Establecer estrategias comerciales encaminadas a la Aplica a toda la estructura comercial de CONFECCIONES CAROYCO E.U., en todos sus productos.
bsqueda de nuevos clientes para los productos que se
LDER DEL PROCESO
comercializan teniendo en cuenta los requerimientos y
especificaciones pactadas por los mismos.
* Director Comercial
El proceso parte de la bsqueda de nuevos clientes a travs de la investigacin de mercados, referidos, invitaciones y licitaciones, etc., donde se identifican las necesidades de estos para ofrecer
productos de confeccin industrial y complementarios logrando satisfacer las expectativas del cliente.
No.
Proveedor
Entrada
* Cliente
* Base de Datos
* Mercado objetivo a atacar
* Requerimiento del cliente.
* Cliente
* Diarios oficiales y peridicos

* Documentos facilitados por los
Intermediarios y/o sucursales
* Paginas Web
* Cualquier otro medio de informacin
con el cual la compaa se entere del
concurso pblico privado.
* Cliente
* Reporte de Quejas, Reclamos o no

Conformidades
PROCEDIMIENTO
Salida
Cliente o Usuario
Versin Doc.
* Cotizacin
* Orden de Produccin
COMERCIALIZACIN DE PRODUCTOS
* Acta de Visita al Cliente
(CMPR-001)
* Registro de Actualizacin de los
clientes
* Cliente
* Gestin Comercial
* Diseo y Planificacin de la
Produccin
* Gestin de la Produccin
* Logstica y Distribucin
* Pre-pliego
* Pliego Definitivo
* Documentos Anexos
* Registro de Actualizacin de los
clientes
* Cliente
* Gestin Comercial
Produccin
* Solicitud de Acciones Preventivas o

Correctivas
* Formato de Seguimiento a
Contratos.
* Direccionamiento Estratgico
* Gestin de Calidad
* Gestin Comercial
Produccin
PARTICIPACIN EN LICITACIONES
(CMPR-002)
QUEJAS, RECLAMOS O
SUGERENCIAS
(CMPR-003)

Necesidades, cantidades,
1,2 referencias, diseos,
acabados.
1,2
Los precios coincidan con

las cantidades.
La veracidad de los valores

presentados en la
1,2
cotizacin y la capacidad
de cumplir para la empresa.
La orden de compra
1,2 coincida con la propuesta
comercial.
* Gestin de la Calidad
* Gestin Comercial
* Gestin Comercial
* Planificacin y Diseo del Prod.
* Gestin Comercial
* Gestin Comercial
* Gestin Comercial
Relacin de las
2
Licitaciones Presentadas
La correcta aplicacin de la * Gestin Comercial
3 determinacin y anlisis de * Planificacin y Diseo del Prod.
la satisfaccin del cliente * Gestin de la Produccin
La inmediatez en la
* Gestin Comercial
3 recepcin y solucin de las * Planificacin y Diseo del Prod.
quejas y los reclamos
ELABOR:

CMPR-001 Comercializacin de
Productos.
* CMPR-003 Quejas, Reclamos y
Sugerencias.
* PDPR-00 Control del Producto No
Conforme.
* PDPR-005 Preservacin del
Producto y de la Propiedad del
Cliente.
* CMPR-001-FT01 Solicitud de
Cotizacin
* CMPR-001-FT02 Seguimiento
Semanal de Clientes
*CMPR-002-FT01 Acta de Control
para Licitaciones
* CMPR-003-FT01 Consecutivo de
Quejas Reclamos y Sugerencias
* CMPR-003-FT02 Encuesta de
Satisfaccin
* GCPR-004-FT01 Reporte de
Quejas, Reclamos o No
Conformidades y Solicitud de
REVIS:
RECURSOS
* Recurso Humano
* Equipo ( Cmputo, comunic.)
* Instalaciones
* Recurso Humano
* Instalaciones
* Recurso Humano
* Instalaciones
* Recurso Humano
* Instalaciones
* Recurso Humano
* Instalaciones
* Recurso Humano
* Instalaciones
INDICADORES
1. NMERO DE PROPUESTAS
APROBADAS
NMERO DE PROPUESTAS ENVIADAS
2. TOTAL DE VENTAS ACUMULADAS

PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS DE
CAROYCO E.U.
3. NMERO DE RECLAMOS
GESTIONADOS CON RESPUESTA DE
MEJORA
NMERO TOTAL DE RECLAMOS
PRESENTADOS
* Recurso Humano
* Instalaciones
APROB:
x 100
VERSIN: 1
CMPR-001
1. OBJETIVO
Establecer los parmetros para la comercializacin de productos en CONFECCIONES
CAROYCO E.U., dividiendo el proceso en etapas para facilitar su operacin y ofrecer un
mejor servicio al cliente antes, durante y despus de la compra.
2. ALCANCE
Desde la bsqueda de posibles clientes, la identificacin de sus requerimientos, y el
seguimiento del proceso para determinar el nivel de satisfaccin del cliente por el servicio
prestado como resultado del diseo de estrategias, planes de mercadeo, identificacin de
nichos de mercado y servicios.
Aplica para todos los productos desarrollados en
3.1 Director Comercial: Planear, dirigir y controlar la estrategia comercial de la compaa
de acuerdo con las metas establecidas por la Gerencia con base en el plan de mercadeo.
Estudio de factibilidad para nuevos puntos de venta, enlace directo con los distribuidores a
nivel nacional e internacional. Determinar las condiciones comerciales de las ofertas de
productos y/o servicios.
3.2 Director de Produccin: Establecer en coordinacin con el departamento comercial la
planeacin de la produccin de acuerdo con la capacidad instalada y garantizar as el
cumplimiento de los requerimientos de los clientes. Realizar el estudio de consumo de
material en cada centro de costo en coordinacin con la Direccin Administrativa y
determinar el costo de elaboracin de los productos para presentar a los clientes.
3.3 Ejecutivos de Venta: Bsqueda de clientes, visita a estos, presentacin del Brochure de
la compaa, presentacin de ofertas comerciales formales, construccin y presentacin de
licitaciones; verificacin del cumplimiento en los tiempos de elaboracin, los requerimientos y
entrega del producto vendido para medir la satisfaccin del cliente. Apoyo a la gestin de
recaudo.
4. DEFINICIONES
No Aplica
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 4
VERSIN: 1
CMPR-001
5. DESARROLLO
El proceso de comercializacin de productos en CONFECCIONES CAROYCO E.U., se ha
dividido en tres etapas:
1. Preventa.
2. Venta.
3. Posventa.
TAREA
1.
BSQUEDA DE
CLIENTES Y/O
MERCADOS.
PRODUCTOS DE CONFECCIONES CAROYCO E.U.

OBSERVACIONES
RESPONSABLE
Director
Comercial
Puede realizarse a travs de cualquiera de los siguientes medios:

Puntos de Venta Directos.
Distribuidores.
Clientes Directos.
Franquiciados.
Pginas de internet
Bases de Datos
2.
PRESENTACIN DE
CONFECCIONES
CAROYCO E.U A LOS
POSIBLES CLIENTES.
Director
Comercial
3.
CONSTRUCCIN DE
LA PROPUESTA
COMERCIAL.
3.1 PROPUESTA
COMERCIAL POR
SOLICITUD DE UN
CLIENTE.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Director
Comercial
El cliente visita el punto de venta se le presenta el catalogo o el

muestrario del ao.
Las empresas que quieren ser distribuidoras o franquiciadas
contactan al Director Comercial quien investiga la ubicacin
propuesta.
A los clientes representativos se les enva por correo el catlogo de
productos del ao.
Para los Clientes Directos se les realiza una visita y se les presenta
el Brochure, muestrario o catalogo.
Punto de Venta: Cotizacin verbal y/o escrita por mostrador

Distribuidores o Franquiciados: una vez presentados los requisitos
por el cliente y aprobados por el Director Comercial se le enva una
carta estipulando las condiciones.
Clientes Directos: De acuerdo al producto solicitado se especifican
los valores y se enva la propuesta.
NO APLICA
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
NO APLICA
Firma:
Firma:
Firma:
2 de 4
3.2 PROPUESTA
COMERCIAL COMO
RESPUESTA A UNA
LICITACIN,
INVITACIN O
CONVOCATORIA.
NO APLICA
SEGUIMIENTO A LAS
PROPUESTAS.
Director
Comercial
CMPR-001
NO APLICA
4.
VERSIN: 1
Punto de Venta: No se realiza ya que su aceptacin o negacin es

inmediata.
Distribuidores o Franquiciados: El solicitante contacta al Director
Comercial e informa de tal hecho.
Clientes Directos: El Ejecutivo de Venta realiza el seguimiento
telefnico en los das posteriores a la presentacin.
Clientes Directos: El cliente genera la orden de compra respectiva y la

enva al Ejecutivo de Venta.
Director Comercial debe:
5.
ACEPTACIN DE LA
PROPUESTA
COMERCIAL.
Director
Comercial y
Director
Administrativo.
5.1 VENTA SIN

CONTRATO
Director
Comercial
5.2 VENTA CON

CONTRATO
COMERCIAL
NO APLICA
Verificar las cantidades solicitadas contra la proyeccin de ventas y

los volmenes de inventario para cada cliente (Excepto los
distribuidores y clientes institucionales).
Si es una orden de pedido, (Distribuidores y clientes institucionales)
se ingresa al sistema de informacin y esta se entrega al
almacenista para que genere la el Formato CMPR-004-FT01
Remisin.
Si es una solicitud de pedido (Puntos de venta y franquiciados) se
determinan las cantidades a despachar y se entregan al
almacenista para que genere el Formato CMPR-004-FT06 Nota de
Traslado.
Una vez aceptada por el cliente la propuesta verbal debe proceder

a alistar los productos solicitados.
Debe digitar en el sistema las referencias, las cantidades y los
porcentajes de descuento correspondientes a los productos
alistados e imprimir la Factura.
Recibir el dinero o documento valor correspondiente segn las
polticas establecidas y entregar la mercanca al cliente.
NO APLICA
Debe visitar o comunicarse con el cliente e indagar sobre la

6.
SEGUIMIENTO A LA
PERCEPCIN DEL
CLIENTE
Director
Comercial
percepcin que este tiene sobre el producto o servicio ofrecido,

adems puede ofrecer nuevos productos o servicios, utilizando la
metodologa descrita en el numeral 2 de esta matriz y aplicar la
encuesta de satisfaccin.
3 de 4
VERSIN: 1
CMPR-001
Para recopilar los conceptos negativos del cliente se debe ejecutar
7.
GARANTIAS
Director
Comercial
8.
REPORTE MENSUAL
DE ACTIVIDADES
Director
Comercial
los procedimientos CMPR-003 Quejas, Reclamos y Sugerencias,

GCPR-004 Acciones Preventivas y Correctivas y diligenciar el
Formato GCPR-004-FT01 Reporte de Quejas, Reclamos o No
Conformidades y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas.
Una vez aplicado el Formato CMPR-004-FT09 Encuesta de
Satisfaccin del Cliente a todos los clientes, los resultados deben ser
tabulados y presentados al Director Comercial y Gerente. Dicha
actividad debe ser realizada como mnimo dos veces al ao.
NOTA: La garanta puede ser la correccin, la repeticin o cambio del

producto.
Una vez el cliente presenta la reclamacin se debe proceder a

inspeccionarlo y corroborar que esta sea valida, en caso contrario
debe informar al cliente el porque no lo es.
Informe de Movimientos en Puntos de Venta y distribuidores para

establecer Ventas vs Produccin vs Proyeccin
Remisin
Solicitud de Cotizacin
Documentos de Licitacin
Orden de Pedido
Nota de Traslado
Orden de Produccin
Encuesta de Satisfaccin del Cliente
Seguimiento Semanal de Clientes
CMPR-004-FT01
CMPR-004-FT02
CMPR-004-FT03
CMPR-004-FT04
CMPR-004-FT06
CMPR-004-FT08
CMPR-004-FT09
CMPR-004-FT10
4 de 4
VERSIN: 1
CMPR-002
1. OBJETIVO
Describir las actividades a seguir para la presentacin de licitaciones en las que participe
2. ALCANCE
Cubre el anlisis y presentacin de las licitaciones en que participe. Aplica para todos los
productos desarrollados en CONFECCIONES CAROYCO E.U.
3.1 Gerente: Aprobar y dar trmite oportuno a todos los puntos que se encuentran en el
pliego de Licitaciones.
3.2 Director Comercial: Planear, dirigir y controlar la estrategia comercial de la compaa
de acuerdo con las metas establecidas por la Gerencia con base en el plan de mercadeo.
3.3 Director de Produccin: Establecer en coordinacin con el departamento comercial la
planeacin de la produccin de acuerdo con la capacidad instalada y garantizar as el
cumplimiento de los requerimientos de los clientes. Realizar el estudio de consumo de
materiales en cada centro operativo en coordinacin con la Direccin Administrativa y
determinar el costo de elaboracin de los productos para presentar a los clientes.
3.4 Ejecutivos de Venta: Bsqueda de clientes, visita a estos, presentacin del Brochure de
la compaa, presentacin de ofertas comerciales formales, construccin y presentacin de
licitaciones; verificacin del cumplimiento en los tiempos de elaboracin, los requerimientos y
entrega del producto vendido para medir la satisfaccin del cliente.
4. DEFINICIONES
4.1 INFORME DE LA LICITACIN: Es el documento final a entregar a la empresa oferente,
revisado y aprobado por el Gerente Comercial y el Gerente General respectivamente, el cual
contiene la informacin requerida en la licitacin con los respectivos anexos.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 3
VERSIN: 1
CMPR-002
5. DESARROLLO
5.1 El rea Comercial consulta semanalmente las licitaciones que aparecen en los diferentes
medios de comunicacin, dentro de estos medios, la empresa indaga en los peridicos
locales, nacionales, correo electrnico e invitaciones de empresas a las cuales se les ha
enviado la presentacin de CONFECCIONES CAROYCO E.U.
En los casos de las invitaciones, el Director Comercial analiza el pliego de la licitacin y los
trminos de referencia. Posteriormente solicita instruccin para proceder a elaborar.
5.2 El rea Comercial analiza la informacin recolectada en puntos como: Costo del pliego,
fecha de cierre, objeto etc., entregando dicha informacin al Gerente Comercial para que se
inicie el proceso de anlisis de la participacin en la licitacin. Para los casos en que se
utiliza como fuente de informacin un peridico, el Director Comercial recorta el aviso y
resalta la informacin relevante (Objeto, Fechas y Costos) para entregarlo al Gerente.
Para el caso de los pliegos con un costo superior a $500.000, el Director Comercial consulta
con la Gerente General sobre la compra del mismo. Con respecto a la fecha de cierre,
analiza que se tenga mnimo una semana de plazo para poder diligenciar el informe de la
entrega de la licitacin.
Una vez analizada la informacin y verificado el objeto de la licitacin por el Gerente
Comercial, este solicita al rea Comercial que acuda a la empresa o institucin oferente para
leer y analizar en detalle el pliego de la licitacin, tomando nota de los aspectos bsicos
como son: Objeto de la licitacin, capacidad econmica, certificaciones, valor y cierre de la
licitacin, entre otros.
El Director Comercial consigna los datos obtenidos de la consulta del pliego en el registro
ACTA DE CONTROL PARA LICITACIONES, cdigo CMPR002-FT-01, el cual entrega al
Gerente, quien define la participacin en la licitacin. Para los casos en que la licitacin sea
de origen externo, el recorte de la licitacin se enva por FAX a la ciudad respectiva
El Director Comercial informa a la Gerencia General sobre la licitacin, una vez analizada la
licitacin, este define la compra o no del pliego. En caso de que la decisin sea no comprar
la licitacin, se anula la investigacin y se termina el proceso.
5.3 Si la decisin es comprar los pliegos de la licitacin, esta elabora un Comunicado Interno
para la Direccin Administrativa a fin de que se realicen los trmites para la compra del
pliego.
Una vez recibido el pliego, analiza en detalle la informacin esencial de la licitacin en el
registro ACTA DE CONTROL PARA LICITACIONES, para que posteriormente sean
resueltas en la visita y/o audiencia de la entidad oferente.
2 de 3
VERSIN: 1
CMPR-002
5.4 Para el caso de una licitacin para prestar un servicio de maquila, etc., El Director
Comercial visitan las instalaciones del posible cliente a fin de verificar los insumos para la
prestacin del servicio y el nmero de personas requeridas para efectuar la labor.
5.5 El rea Comercial una vez analizado el pliego, relaciona los documentos necesarios
para la licitacin y los solicita por escrito a los responsables de las diferentes reas, en esta
actividad, entrega la fotocopia de los documentos requeridos segn la licitacin, como
constancia de la solicitud, cada unos de los encargados de rea consigna su respectiva
firma.
Segn los requerimientos de la licitacin el rea Comercial elabora el informe de la licitacin,
el cual contienen entre otras las siguientes partes: Presentacin general de la empresa,
presentacin del servicio requerido, cuadro de costos, certificaciones, plizas y documentos
financieros.
5.6 Se entrega el informe de la licitacin al Director Comercial quien se encarga de revisar el
informe a fin de verificar todos los aspectos de la presentacin, una vez revisado y/o
realizado las respectivas modificaciones lo entrega a la Gerencia General, con el respectivo
visto bueno o firma de revisin.
5.7 El Gerente verifica el informe y lo aprueba a travs de su firma, posteriormente el Director
Comercial numera cada una las hojas, organiza las fotocopias segn se requiera y dispone
que se anille o empaste el informe final que se presenta formalmente, posteriormente elabora
el sobre de presentacin (Sobre de Manila) con los datos requeridos en la licitacin.
5.8 El Gerente o Director Comercial entrega el informe de la licitacin a la entidad y radica
una copia de la misma para el archivo de la empresa.
Si la empresa obtiene la adjudicacin del contrato se formalizan los documentos, si no se
obtiene la adjudicacin del contrato se archivan los documentos y el Director Comercial,
indaga en la entidad los motivos de la no adjudicacin de la licitacin con el fin de informar a
la Gerencia General.
Acta de Control para Licitaciones
Pre-Pliego
Pliego Definitivo
CMPR-002-FT-01
3 de 3
QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

VERSIN: 1
CMPR-003
1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento que permita la adecuada recepcin y pronta solucin de las
quejas, reclamos o sugerencias del cliente externo o interno, adems de eliminar las causas
de la No Conformidad presentada y permitir as el mejoramiento continuo. Fomentar la
buena gestin de las diferentes reas de la empresa, detectando los puntos dbiles y
buscando corregir las posibles inconsistencias.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a la totalidad de reas de la Compaa.
3.1 Directores de rea: Dar trmite oportuno a las quejas, reclamos sugerencias
entregados por el Director Administrativo encargado de Gestin de la Calidad, generando la
respectiva Accin Correctiva (si aplica), ver procedimiento GCPR-004 Acciones Preventivas y
Correctivas s aplica.
3.2 Director Administrativo encargado de Gestin de la Calidad: Recibir, radicar,
direccionar y velar porque las quejas, reclamos sugerencias provenientes de las diferentes
reas de la Compaa sean atendidas y resueltas oportunamente.
3.3 Gerente: Dar tramite oportuno a las decisiones.
3.4 Secretaria: Recibir las quejas, reclamos sugerencias llegadas a la Compaa y
remitirlas inmediatamente al Director Administrativo
4. DEFINICIONES
4.1 Queja: Accin mediante la cual una persona natural o jurdica manifiesta su
disconformidad con algo o alguien.
4.2 Reclamo: Accin mediante la cual se pide o exige con derecho una cosa o la ejecucin
de una actividad.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 3

VERSIN: 1
CMPR-003
4.3 Sugerencia: Accin mediante la cual se insinan ideas para mejorar el desempeo de
una persona o actividad.
5. DESARROLLO
TAREA
RESPONSABLE
DESCRIPCIN OBSERVACIONES
A travs de un comunicado o carta que

incluya las formas de instaurar una queja,
reclamo sugerencia:
a) Informar a los
clientes la existencia
del procedimiento de
quejas, reclamos
sugerencias de la
Compaa.
Director Comercial
b) Recibir la queja,
reclamo
sugerencia.
Director
Administrativo
encargado de
Gestin de la
Calidad.
e)
Direccionar
y
entregar la queja,
reclamo sugerencia
al Director de rea
respectivo.
Director
Administrativo
encargado de
Gestin de la
Calidad.
f)
Verificar
los
hechos y determinar
las causas.
Director de rea
Coordinador
Correspondiente
1. Telefnicamente: comunicarse con el

Director de Gestin de la Calidad.
2. Personalmente:
diligenciando
el
formato GCPR-004-FT01 Reporte de
Quejas,
Reclamos
o
no
Conformidades
y
Solicitud
de
que se encuentra ubicado en la
recepcin de la empresa.
3. Va E-mail: enviando la informacin
correspondiente a la queja, reclamo
sugerencia al correo @hotmail.com
Las quejas, reclamos sugerencias
recibidos por cualquier medio deben ser
registradas en el formato GCPR-004FT01 Reporte de Quejas, Reclamos o no
Conformidades y Solicitud de Acciones
Preventivas o Correctivas diligenciando
las secciones 1 y 2.
Diligencia el formato Consecutivo de

Quejas, Reclamos Sugerencias.
Validar si realmente la queja, reclamo

sugerencia es consistente, en caso de
ser afirmativa se procede a diligenciar en
la seccin 3 anlisis de causasdeterminando la de mayor incidencia.
2 de 3

VERSIN: 1
CMPR-003
Registra los resultados en el formato

GCPR-004-FT01 en la Seccin 4 Accin
a tomar para eliminar las causas- y se
comunica a la persona que report.
g) Informar a la
persona natural o
jurdica que report,
los resultados del
tratamiento.
h)
Ejecucin
de
Accin Correctiva o
Preventiva s aplica.
i) Reportar al Director
de
Gestin
de
Calidad el cierre de
la queja, reclamo o
sugerencia.
J)
Recepcionar,
controlar e informar.
Director de rea o
Coordinador de rea
Director de rea o
Coordinador de rea
Director de rea o
Coordinador de rea
Director
Administrativo
encargado de
Gestin de la
Calidad.
Tiempo de Respuesta:
El
Director
o
Coordinador
correspondiente al rea involucrada en
la queja, reclamo sugerencia, debe
comunicarse con el usuario dentro de los
dos das hbiles siguientes a la
instauracin de esta, con el fin de
confirmar su recepcin e informar sobre
la accin a tomar.
De acuerdo a la accin determinada
ejecuta el procedimiento de Acciones
Correctivas y Preventivas.
Entrega el formato GCPR-004-FT01
diligenciado en su totalidad junto con las
acciones preventivas o correctivas que se
determinaron.
Diligencia el formato Consecutivo de
Quejas, Reclamos Sugerencias fecha
de cierre-.
Elabora informe mensual para presentar
a la Gerencia sobre las quejas, reclamos
sugerencias que se presentaron en el
periodo (Formato Libre)
Consecutivo de Quejas, Reclamos Sugerencias
Acciones Correctivas y Preventivas
Reporte de Quejas, Reclamos o no Conformidades
y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas
GCPR-004-FT01
3 de 3
ACTA DE CONTROL PARA LICITACIONES
Fecha de elaboracin: (aaaa-mm-dd):
Elaborado por: _________________________________________________________________________

DATOS BSICOS DE LA LICITACIN
OBJETO:
FACTORES DE EVALUACIN Y ADJUDICACIN:
PRESUPUESTO:
FECHA DE APERTURA:
AUDIENCIA DE ACLARACIONES Y/O VISITA A INSTALACIONES:
CONSULTA Y VENTA DE PLIEGOS:
VALOR DEL PLIEGO:
FECHA, LUGAR Y HORA DE CIERRE:
1/2
ACTA DE CONTROL PARA LICITACIONES
INFORMACIN GENERAL DE LA LICITACIN
ACTIVIDAD A REALIZAR - Director Comercial PARTICIPAR EN LA LICITACIN
NO PARTICIPAR EN LA LICITACIN
OTRO: ____________________________________________________________________________
FIRMA APROBACIN: ___________________________________________________________________
COMPRA DEL PLIEGO - Gerente General COMPRAR EL PLIEGO
NO COMPRAR EL PLIEGO
OTRO: ____________________________________________________________________________
FIRMA APROBACIN: ___________________________________________________________________
2/2
CONSECUTIVO DE QUEJAS RECLAMOS O SUGERENCIAS
CMPR-003-FT01
00/00/0000
VERSIN: 1
DIRECCIONAMIENTO
CONSECUTIVO
FECHA DE CIERRE
REA
FECHA DE ENTREGA
FIRMA
ENCUESTA DE SATISFACCIN DEL CLIENTE
CMPR-003FT02
00/00/0000
VERSIN: 1
Nombre o Razn social del Cliente:____________________________________________________________

Fecha: ________________
Objetivo: Conocer el grado de satisfaccin de los clientes con relacin a los productos y servicios que suministra CONFECCIONES
CAROYCO S.A.
1.
PRODUCTOS O SERVICIOS RECIBIDOS.
Indique con una X los tipos de productos o servicios que ha adquirido a travs de nuestra Empresa:
Lnea Liviana
___ Lino
___ Dril
___ Impermeable
___ Dacrn
___ Vades
___ Gabardina
___Algodn
___Jean
Lnea Pesada
___ Dril
___ Impermeable Tempestad
___ Impermeable
___ Polister
___ Jean
___ Guata
Complementarios
___Lino
___Dril
___Dacrn
___ Algodn
___Oxford
___Pao
___ Otros, cules?_______________________________________________________.

Servicios:
___ Confeccin
___ Estampado
___ Abotonado
___ Colocacin de Accesorios
___Otros, cules?__________________________________________________.
2.
GESTIN DE NUESTRO PERSONAL.
Cmo califica la atencin y asesora que recibe por parte de nuestros funcionarios?
Excelente___
Buena___
Regular___
Mala___
Comentarios:________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
3.
PRESENTACIN DE COTIZACIONES Y LISTAS DE PRECIOS.
Las cotizaciones y listas de precios son:

a.
b.
c.
d.
4.
Completas?
Presentacin clara del producto?
Claras y legibles?
Competitivas en precio?
Si___
Si___
Si___
Si___
No___
No___
No___
No___
Si___
Si___
Si___
Si___
No___
No___
No___
No___
Si___
Si___
Si___
Si___
No___
No___
No___
No___
NUESTROS PRODUCTOS
Los productos han sido recibidos:

a.
b.
c.
d.
5.
En el tiempo establecido?
En las cantidades convenidas?
Con las especificaciones requeridas?
Con la calidad esperada?
NUESTROS SERVICIOS DE ESTAMPADO Y TERMINADOS
Los servicios han sido prestados:

a.
b.
c.
d.
En el tiempo establecido?
Segn lo convenido?
Con el personal competente?
Con la calidad esperada?
6.
GARANTAS OFRECIDAS
Cmo califica las garantas que ofrecemos frente a los productos o servicios que comercializa la compaa? (Cambio de productos
defectuosos, reprocesos realizados, etc.)
___ Excelentes
___ Buenas
___ Regulares
___ Malas
Comentarios_________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
7.
COMUNICACIN CON EL CLIENTE
Es usted informado del avance de la orden de trabajo?

Si___
No___
Comentarios_________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
8.
GESTIN POSTVENTA
Considera que el servicio que se le presta despus de la venta es:

___ Excelente
9.
___ Bueno
___ Regular
___ Malo
Cmo ha recibido las respuestas a sus solicitudes de garantas, quejas, reclamos o sugerencias?
___ Inmediata
___ Rpida
___en el tiempo convenido
___ tarde
___ Nunca me responden.
10.
Qu aspectos cree usted que debe mejorar Confecciones Caroyco E.U., Para satisfacer plenamente sus necesidades y
expectativas?
Comentarios_________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
11.
Existe la posibilidad de realizar nuevos negocios con Confecciones Caroyco E.U...?
Comentarios_________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
12.
Qu productos nuevos quisiera usted encontrar en Confecciones Caroyco E.U., o qu le cambiara a los ya existentes?
Comentarios_________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
CARACTERIZACIN DISEO Y PLANIFICACIN DE PRODUCTO

VERSIN No: 01
GCMC-001
00 - 00 - 0000
ALCANCE DEL PROCESO
Creacin y desarrollo de implementos industriales, modelo y Aplica al proceso de disear el producto o en su defecto para su planificacin en produccin de la Empresa
dems acabados acorde de la necesidades del mercado, con el CONFECCIONES CAROYCO E.U.
fin de programar la produccin, asignando turnos de confeccin,
LDER DEL PROCESO
de personal, para determinar y controlar las materias primas e
insumos requeridos, as como los tiempos de respuesta para * Director de Produccin
nuevos trabajos.
El proceso parte de confeccionar un modelo basado en un patrn estndar nacional e internacional o crear un modelo de cualquier implemento industrial basado en una solicitud efectuada por el
Director Comercial previa informacin del cliente, y de acuerdo con la materia prima e insumos requeridos finaliza con la planificacin para su elaboracin dentro de las diferentes fases del proceso
productivo.
No.
Proveedor
Entrada
* Cliente
* Gestin Comercial
* Solicitud de Diseo
* Orden de Trabajo
* Cliente
* Gestin Comercial
* Orden de Pedido
* Modelo Final
*
*
Que la informacin
*
suministrada sea suficiente
*
ara e proceso.
*
*
*
*
La factibilidad del diseo y *
las etapas.
*
*
*
*
*
Tiempo de ejecucin de los *
diseos
*
*
*
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
PROCEDIMIENTO
DISEO DE PRODUCTOS
(PDPR-001)
PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN
(PDPR-002)
Salida
Cliente o Usuario
Versin Doc.
* Control para las etapas del Diseo

* Modelos Finales
* Orden de Pedido (Especificaciones
Tcnicas del Modelo).
* Cliente
* Gestin Comercial
01
* Programa Maestro de Produccin

* Estado de Producto en proceso
* Cliente
* Gestin Comercial
01

RECURSOS
* Recurso Humano
* Equipo ( Cmputo, Software,
comunic.)
* Instalaciones
* Recurso Humano
comunic.)
* Instalaciones
* Recurso Humano
comunic.)
* Instalaciones
INDICADORES
*
*
La aprobacin del modelo
*
1 por el cliente o Coordinador
*
de Diseo y Confeccin
*
*
*
*
Generar las rdenes de
*
1
pedido respectivas
*
*
*
*
*
Especificaciones tcnicas
*
2 de las materias primas y
*
productos a elaborar
*
*
*
*
Diligenciar tiempo y fechas
*
2 de entrega estimadas en la
*
orden de Produccin
*
*
*
*
Asignar tiempos para
*
2 imprevistos y poder cubrir
*
posibles fallas.
*
*
*
*
Que los valores sean
*
2 verdicos para determinar la
*
cola de produccin.
*
*
ELABOR:
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
* Recurso Humano
comunic.)
* Instalaciones
Prod.
* Recurso Humano
comunic.)
* Instalaciones
Prod.
Prod.
Prod.
* PDPR-001 Diseo de Productos

* PDPR-002 Planificacin de la Produccin
* PDPR-001-FT01 Orden de Trabajo
* PDPR-001-FT02 Control para las etapas
del diseo.
* CMPR-004-FT08 Orden de Produccin
* Moldes de Confeccin
* Relacin de Acabados.
* PDPR-003 Elaboracin del Molde
* PDPR-004 Corte y Costura
* PDPR-005 Acabados
* ADPR-006-FT08 Solicitud de Compras
* Minuta
* Recurso Humano
comunic.)
* Instalaciones
* Recurso Humano
comunic.)
* Instalaciones
* Recurso Humano
comunic.)
* Instalaciones
Prod.
* Recurso Humano
comunic.)
* Instalaciones
Prod.
REVIS:
1. NMERO DE DISEOS
ELABORADOS POR MES
NMERO TOTAL DE DISEOS
ACEPTADOS POR EL CLIENTE EN
EL MES
2. NMERO DE PRODUCTOS QUE

SATISFACEN LA NECESIDAD DEL
CLIENTE
NMERO TOTAL DE PRODUCTOS
REQUERIDOS
3. TIEMPO REAL DE ENTREGA

TIEMPO DE PROGRAMACION DE
ENTREGA
4. CANTIDAD ENTREGA DE
PRODUCTO TERMINADO
CANTIDAD ORDENADA DE
MATERIA PRIMA PARA
PRODUCCIN
APROB:
x 100
DISEO DE PRODUCTO
VERSIN: 1
PDPR-001
1. OBJETIVO
Establecer los parmetros para el diseo de productos, con el fin de cumplir con las
exigencias de la Norma ISO 9001:2000 para el Sistema de Gestin de la Calidad y as
entregar un producto conforme al cliente a travs de la innovacin y la creatividad.
2. ALCANCE
Las etapas establecidas en este procedimiento, se deben de tener en cuenta cada vez que
se realice un diseo de un producto de lnea y/o cada vez que por requerimientos especficos
de la empresa se adapte o cambie un producto por la aceptacin del cliente y debe ser
seguido sin excepciones.
As mismo este procedimiento aplica a la planificacin y control de los diseos de patrones
de medida que genera el rea de diseo de la compaa CONFECCIONES CAROYCO E.U.
3.1 Coordinador de Diseo: Establecer de comn acuerdo con el Director Comercial y/o el
Coordinador de los puntos de venta y productos de lnea, con base en sondeos realizados,
los diseos que se elaboraran para la prxima temporada. Verificar la ejecucin del proceso
de diseo.
Gestionar el proceso de aprobacin de los artes y diseos para los productos de lnea,
presentados por los diseadores a cargo.
3.2 Director Comercial: Recopilar y determinar la aceptacin del cliente en cuanto a los
diseos de los productos de lnea y las expectativas para la nueva temporada.
3.3 Director de Produccin: Guiar a los diseadores en la distribucin adecuada para los
montajes de los diseos que estos realicen.
4. DEFINICIONES
4.1 Diseo: Proceso mediante el cual se crean bocetos y se transforman en artes finales,
que satisfagan los requerimientos y necesidades del cliente.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Firma:
Firma:
Cargo:
Gerente
Firma:
1 de 7
DISEO DE PRODUCTO
VERSIN: 1
PDPR-001
5. DESARROLLO
Para describir el proceso de Diseo, se ha recurrido a una matriz de actividades, teniendo en
cuenta los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000 para el Sistema de Gestin de la
Calidad.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Firma:
Firma:
Cargo:
Gerente
Firma:
2 de 7
DISEO DE PRODUCTO
VERSIN: 1
PDPR-001
PRODUCTOS DE CONFECCIONES CAROYCO E.U.

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
PLANTEAMIENTO DE LA
NECESIDAD
VISUALIZACIN DE LA
IDEA
Tomando como referencia las ventas del

periodo
anterior, se determinan cuales de los diseos tuvieron
ms aceptacin y con base en esta informacin se
determina que confecciones se elaborarn para la
siguiente temporada.
Una vez determinadas las referencias y/o nuevos
diseos a producir para la nueva temporada, en la
seccin 1 Entrada para el Diseo del Formato Control
Para las Etapas del Diseo, PDPR-001-FT02, se
consigna la informacin correspondiente a cada
referencia.
De acuerdo con la informacin y los requerimientos
suministrados por el Director Comercial, el coordinador
de diseo procede a crear los diseos de las referencias
determinadas anteriormente.
DETERMINAR
FACTIBILIDAD DE
EJECUCIN
Elabor:
Revis:
Aprob:
RESPONSABLE
NO APLICA
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Coordinador de Diseo y/o Gerente
Coordinador de Diseo y Confeccin
NO APLICA
Firma:
Firma:
Firma:
3 de 7
DISEO DE PRODUCTO
VERSIN: 1
PDPR-001
Se determinan las etapas o actividades a ejecutar, los

responsables y las observaciones si las hay y se
PLANIFICACIN DISEO
consignan en la seccin 2 del Formato Control Para las
Etapas del Diseo, PDPR-001-FT02.
S De acuerdo con la informacin y los requerimientos
suministrados por el Director Comercial acerca de los
RETROALIMENTACIN EN productos a elaborar, se realiza una retroalimentacin
aprovechando diferentes medios (Internet, libros,
FUENTES O
revistas, diseos previos, entre otros) con el fin de
REFERENCIAS
analizar la tendencia del mercado y as tener un punto
de partida claro para el desarrollo de los productos.
DESARROLLO Y
CONFECCIN DE
MODELOS
Una vez determinadas las referencias a producir,

mediante el uso de los diferentes programas de diseo y
las imgenes con que cuenta la compaa, se
desarrollan diferentes pre-modelos, los cuales se
confeccionan y con esta muestra fsica se analiza si el
diseo que s esta planteando est cumpliendo con lo
esperado, y as continuar con el desarrollo del mismo o
replantearlo, estos son comparados con los requisitos
anteriormente estipulados por el Director Comercial para
llegar a uno o varios modelos. Los cuales son
presentados a ste para su revisin. De tal hecho se
debe dejar registro en la seccin 3 en la parte de
descripcin de salida del Formato Control Para las
Etapas del Diseo, PDPR-001-FT02.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Director Comercial
Firma:
Firma:
Firma:
4 de 7
DISEO DE PRODUCTO
REVISIN DE
MODELOS
VERIFICACIN DE
MODELOS
PDPR-001
Entregado el modelo al Director Comercial este los

compara con la necesidades y requisitos planteados
anteriormente, les hace las correcciones necesarias que
estipule, las entrega al diseador para que efecte los
cambios, ya sean parciales o totales; si el modelo es
aprobado sin cambios, lo aprueba con su firma con el fin
de continuar desarrollando los diferentes motivos que
conforman cada referencia. Se debe diligenciar la
seccin 3 correspondiente a la descripcin de la revisin
y hallazgos segn el Formato Control Para las Etapas
del Diseo, PDPR-001-FT02.
Una vez aprobado el modelo en la seccin anterior, se
desarrollan los diferentes motivos que hacen parte a
cada referencia, cuando han sido finalizados, son
entregados al Director Comercial para su revisin final y
aprobacin general. Se debe diligenciar la seccin 3
correspondiente a la descripcin de la revisin y
hallazgos segn el Formato Control Para las Etapas del
Diseo, PDPR-001-FT02.
Elabor:
Revis:
Aprob:
VERSIN: 1
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Director Comercial
Gerente
Director Comercial
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
5 de 7
DISEO DE PRODUCTO
VALIDACIN
MONTAJE
VERSIN: 1
PDPR-001
Se realiza con la aprobacin del Director Comercial de

acuerdo a las condiciones establecidas previamente.
Para ello se debe diligenciar la seccin 4 del Formato
Control Para las Etapas del Diseo, PDPR-001-FT02.
En caso de que aparezcan necesidades de cambio por
errores en el cuerpo del producto, detectados con
posterioridad a su produccin o por apreciacin del
responsable de creacin en la validacin, se deben
repetir la totalidad de las etapas anteriores.
Aprobados todos los bocetos, estos se convierten en
artes o bocetos finales, y se procede a realizar el
montaje con previa asesora del Director de Produccin
con el fin de optimizar al mximo el papel y cumplir con
los requerimientos tcnicos de las diferentes mquinas
con las cuales cuenta la compaa.
Posteriormente se procede a enviar el archivo en medio
magntico para bajar a pelcula.
Cuando se enven los archivos para bajar a pelcula se
debe diligenciar el Formato PDPR-001-FT01 Orden de
Trabajo. Los diseos aprobados deben ser archivados.
Director Comercial
Director de Produccin
NOTA: A medida que se cumple cada etapa planeada se debe dejar evidencia, si esta no es cumplida se debe reprogramar
dejando para ello su respectiva evidencia en la seccin 2 (Planificacin del diseo) del Formato Control Para las Etapas del
Diseo, PDPR-001-FT02.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
6 de 7
DISEO DE PRODUCTO
VERSIN: 1
PDPR-001
Con respecto a la Revisin, esta es la confirmacin del cumplimiento de las etapas de

planeacin. Para este tem se debe diligenciar la seccin 3 que corresponde a la revisin y
hallazgos segn el Formato Control Para las Etapas del Diseo, PDPR-0001-FT02.
Orden de Trabajo
Control Para las Etapas del Diseo
Elabor:
Revis:
Aprob:
PDPR-001-FT01
PDPR-001-FT02
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
7 de 7
VERSIN: 1
PDPR-002
1. OBJETIVO
Determinar la Programacin de la Produccin de acuerdo a la cantidad de pedidos tanto del
los productos de lnea como de los publicomerciales de acuerdo a su prioridad.
Programar la Produccin de acuerdo al volumen y al tiempo de ejecucin de cada uno de los
productos elaborados por la compaa segn su prioridad, teniendo en cuenta la utilizacin
de la capacidad instalada y del personal disponible.
2. ALCANCE
El presente documento debe ser aplicado en su totalidad al rea productiva.
3.1 Director de Produccin: Coordinar las actividades en las diferentes etapas del proceso
de prensa, asignando prioridades de tal manera que se cumpla con las fechas de entrega del
producto terminado.
De igual manera hacer cumplir los requerimientos de calidad aplicable a cada centro de
proceso as como al producto, del mismo las normas del reglamento interno de trabajo.
4. DEFINICIONES
4.1 Orden de Produccin: Es un documento donde se consignan las especificaciones de
los procesos que deben realizar en cada centro de trabajo.
Este documento sirve de gua para el personal de produccin al momento de ejecutar sus
tareas.
4.2 Minuta: Es un documento en el cual aparecen los tiempos empleados por el operario en
la ejecucin de un producto u actividad respectiva.
4.3 Programa Maestro de Produccin: Su propsito es satisfacer la demanda de cada una
de la lnea de productos elaborados por la compaa.
Elabor:
Jose Tellez Camilo Nieto
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 4
VERSIN: 1
PDPR-002
5. DESARROLLO
PLAN MAESTRO DE PRODUCCIN
Demanda del producto A de todas las fuentes
Fuentes de Demanda
Pedidos dentro de la Compaa
Pedidos de Puntos Afiliados
Demandas de los Clientes
Demanda Total para A-16
Demanda Mensual (Cantidad del Producto)

Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
Demanda del producto B de todas las fuentes
Fuentes de Demanda
Pedidos dentro de la Compaa
Pedidos de Puntos Afiliados
Demandas de los Clientes
Demanda Total para B-12
Demanda Mensual (Cantidad del Producto)

Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
Para cada producto, se toma la demanda total, teniendo en cuenta el inventario inicial y se
determina en que semanas el inventario final decrece por debajo del stock mnimo.
Programa Maestro de Produccin
Producto Final A
Demanda Total
Inventario Inicial
Produccin Requerida
Inventario Final
Mes 01(Cantidad de Productos A)

Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
2 de 4
VERSIN: 1
PDPR-002
Programa Maestro de Produccin

Producto Final B
Demanda Total
Inventario Inicial
Produccin Requerida
Inventario Final
Mes 01(Cantidad de Productos B)

Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
Clculos:
(1)
Semana
(2)
Inv. Inicial
(3)
Demanda
Total
(4)
Saldo
(2 3)
(5)
Produccin
Requerida
(6)
Inventario
final
(2 + 5 - 3)
1
2
3
4
5
6
Nota 1: Debe existir unas existencias de seguridad para cada producto, el tamao del lote a
producir segn la orden de produccin y el inventario inicial de cada semana por cada uno de
los productos.
Nota 2: El lote a producir segn orden de produccin, se obtiene si la columna (4) es menor
que la existencia de seguridad del producto; de lo contrario es cero.
Plan de Capacidad Aproximado de Produccin (Horas Maquina)
Centros de Trabajo
Cortadora Adast Max.
Fileteadora
Multhilith (Cosedora)
Thompson (Cosedora)
Abdik (Cosedora)
Heidelberg
Troqueladora
Kluge
Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
3 de 4
VERSIN: 1
PDPR-002
Orden de Produccin
Estado de Producto en Proceso
CMPR-004-FT08
PDPR-002-FT01
4 de 4
CARACTERIZACION GESTIN DE PRODUCCIN

VERSIN No: 01
GCMC-001
00 - 00 - 0000
ALCANCE DEL PROCESO
Desarrollar los requerimientos de la Orden de Produccin, Aplica al proceso de Produccin de la Empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U.
referente a la confeccin de prendas de vestir bajo
LDER DEL PROCESO
parmetros establecidos por la empresa y las
* Director de Produccin
necesidades o expectativas del cliente.
El proceso de Produccin parte de la recepcin de la Orden de Produccin donde especifica el producto a confeccionar y sus caractersticas tcnicas que una vez ejecutado
en cada una de las fases de produccin, se verifica su conformidad, finalizando con la entrega para su embalaje y distribucin.
No.
Proveedor
* Diseo y Planificacin del Producto
* Diseo y Planificacin del Producto
Entrada
* CMPR-004-FT08 Orden de
Produccin.
* ADPR-000-FT00 Registro de
materia prima recibida.
Produccin.
* Producto Terminado con
Acabados
PROCEDIMIENTO
CORTE Y COSTURA
(PDPR-004)
ACABADOS
(PDPR-005)
Salida
Cliente o Usuario
* Registro de Operacin
* Producto Terminado de Costura
* Fase de Acabados
* Registro de Operacin
* Producto Terminado con
Acabados
* Fase de Almacenamiento
01
* Proceso de Logstica y
Distribucin
* Cliente
01
* PDPR-005-FT01Producto No
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME Conforme
(PDPR-006)
* PDPR-005-FT02 Registro de
Producto No Conforme

PROCESOS
RELACIONADOS
Cantidades de tela, textura,

color y tipo.
La manipulacin de las telas
La oportunidad en el cambio; el
momento en que se debe
efectuar es cuando la tela sale
con pelusa, motosiada, etc.,
cuando la maquina presenta
ruido o cuando arruga la tela.
Versin
Doc.
RECURSOS
*
*
*
*
Diseo y Planif. del Prod.

Compras
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
*
*
*
*

Gestin Humana
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
*
*
*
*
*

Compras
Gestin Humana
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
INDICADORES
01
La coincidencia en cantidades
y especificaciones con la
Orden de Produccin.
*
*
*
*
*
*
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
En caso de repeticin que se

ajuste a las expectativas del
cliente.
*
*
*
*
*
Gestin Comercial
Compras
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
*
*
Utilizacin del mtodo descrito. *
*
*
Gestin Comercial
* CRPR-001-FT01 Orden de Pedido
Compras
* CRPR-001-FT02 Entrada,
Gestin Humana
Planificacin, Revis in, Verificacin y
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
Validacin del Dis eo.

Produccin
* Relacin de Acabados .
* PDPR-002 Procedim iento de Cos tura
* PDPR-003 Procedim iento de
Acabados
* ADPR-006-FT08 Solicitud de
Com pras
* PDPR-002-FT01 Es tado de Producto
en Proces o
* PDPR-006 Control de Producto No
Conform e
* Minuta
*
*
*
*
*

Compras
Gestin Humana
*
*
*
*
*

Compras
Gestin Humana
Verificar el tipo de acabado

que se le realiza al producto.
*
*
*
*
*

Compras
Gestin Humana
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
Que los acabados sean

acordes al tipo de producto
*
*
*
*
*

Compras
Gestin Humana
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
Cumplimiento de las etapas

descritas en el estado de
producto en proceso.
*
*
*
*
*

Compras
Gestin Humana
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
Revisin de estado.
Conteo de producto.
ELABOR:
REVIS:
EFICIENCIA EN LA REALIZACIN
DEL TRABAJO
1. NMERO DE TRABAJOS
REPETIDOS
NMERO DE TRABAJOS
REALIZADOS
2. NMERO DE TRABAJOS
DEVUELTOS EN ACABADOS
NMERO DE TRABAJOS
DESPACHADOS
3. NMERO DE UNIDADES DE
PRODUCTO NO CONFORME EN EL
PERIODO
APROB:
x 100
CORTE Y COSTURA
VERSIN: 1
PDPR-004
1. OBJETIVO
Describir las etapas de las diferentes actividades que componen el proceso de corte y
costura; en la elaboracin del producto.
2. ALCANCE
Aplica a todos los trabajos de confecciones que se realicen en la Empresa.
3.1 Auxiliar de Corte: Prestar apoyo en el proceso de impresin, como ayudante de las
mquinas impresoras para hacer ms eficiente el trabajo en las mismas, en cuanto a calidad
y rendimiento.
3.3 Cortador: Recibir la orden de produccin y firmar, verificando que la documentacin que
le entregan est de acuerdo con la relacin de documentos y material adjunto de la misma.
Realizar los procesos de corte y refile teniendo en cuenta los requisitos de calidad para este
centro de proceso, tales como: Refilar por todos los costados las telas que se van a
confeccionar para eliminar la pelusa, dar un tiempo prudencial de secado a los trabajos antes
de cortar o refilar, adems de las instrucciones para el proceso contenidas en la orden de
produccin.
Antes de proceder a cortar debe verificar requisitos de calidad del material como: calidad de
la tela, gramaje, calibre, cantidad y tamao.
Suspender la ejecucin del trabajo e informar, de manera inmediata, al director de
produccin ante cualquier evento imprevisto que afecte la calidad del producto; y de igual
manera cuando se presenten fallas o desperfectos en las mquinas o equipos a su cargo.
Acatar las rdenes e instrucciones impartidas por el director de produccin, respecto al
desarrollo de las actividades propias del trabajo y el ambiente laboral.
Efectuar los cambios de cuchilla e informar al director de produccin para que expida la
orden de trabajo para el afilado del repuesto.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 7
CORTE Y COSTURA
VERSIN: 1
PDPR-004
Efectuar una correcta lubricacin diaria, semanal y mensual de acuerdo con el manual de
lubricacin de las mquinas y/o segn lo recomendado por el tcnico mecnico.
Semanalmente debe realizar una limpieza general a las mquinas y equipos a su cargo,
haciendo un chequeo de las piezas o puntos recomendados por el tcnico mecnico.
Usar correctamente las herramientas y aditamentos auxiliares que le fueron entregados en
inventario, para el desarrollo de sus labores, y responder por ellos en caso de prdida.
Mantener el sitio de trabajo ordenado y aseado, lo mismo que las mquinas y equipos a su
cargo.
Cuando recibe el material que le entrega el almacenista, debe verificar que el registro que
aparece en la orden de produccin corresponda a lo recibido.
Diligenciar los formatos de la minuta, registrando los tiempos exactos de cada operacin; y
el de estado de producto en proceso, indicando el ltimo proceso realizado (Corte o refile) y
colocarlo en cada pila.
Entregar la orden de produccin, con la documentacin completa, a la persona que efectuar
el siguiente proceso.
3.4 Director de Produccin: Programar la produccin, coordinando con el departamento de
ventas las fechas de entrega, teniendo en cuenta la produccin que se encuentra en turno.
Elaborar las rdenes de produccin (CMPR-004-FTO8), mediante los pedidos que emite el
departamento de ventas, programando los correspondientes montajes y diligenciar la orden
de trabajo (CRPR-001-FT01) para que el fotolito elabore los moldes, o coordinar con diseo
la elaboracin de los artes.
Diligenciar la solicitud de los materiales e insumos; lo mismo que la orden de trabajo (CRPR001-FT01), para los trabajos contratados con terceros.
Dirigir y coordinar las actividades en todos los centros de proceso, prestar apoyo tcnico y
supervisar su desarrollo.
Verificar y hacer cumplir los requisitos de calidad aplicables a cada centro de proceso y
diligenciar la planilla de registro de producto no conforme (PDPR-004-FT01).
Programar y supervisar los mantenimientos correctivos y preventivos; lo mismo que la
lubricacin y limpieza de todas las mquinas y equipos del departamento de produccin, y
diligenciar la solicitud de los repuestos.
2 de 7
CORTE Y COSTURA
VERSIN: 1
PDPR-004
Cumplir y hacer cumplir las normas del Reglamento Interno de Trabajo y de Higiene y
Seguridad.
3.5 Estampador: Recibir la orden de produccin y firmar, verificando que la documentacin
que le entregan est de acuerdo con la relacin de documentos y material adjunto de la
misma.
Realizar los procesos de estampado, cumpliendo con los requisitos de calidad para este
centro de proceso, tales como: estampados uniformes sin cortes ni porosidades.
manera cuando se presenten fallas o desperfectos en las mquinas o equipos.
lubricacin de la mquina y/o segn lo recomendado por el tcnico mecnico.
inventario, para el desarrollo de sus labores, y responder por ellas en caso de prdida.
cargo.
Registrar en cada orden de produccin el consumo de cinta de estampar, en el recuadro de
control de salida de materiales.
Tambin debe diligenciar los formatos de la minuta, registrando los tiempos exactos de cada
operacin; y el de estado de producto en proceso, indicando el ltimo proceso realizado
(Estampado) y colocarlo nuevamente en la pila.
3.7 Costurero: Recibir la orden de produccin y firmar, verificando que la documentacin
que le entregan est de acuerdo con la relacin de documentos y material adjunto de la
misma.
3 de 7
CORTE Y COSTURA
VERSIN: 1
PDPR-004
Suspender la ejecucin del trabajo e informar, de manera inmediata, al Director de

Produccin ante cualquier evento imprevisto que afecte la calidad del producto; y de igual
inventario, para el desarrollo de sus labores, y responder por ellas en caso de prdida.
cargo.
Diligenciar los formatos de la minuta, registrando los tiempos exactos de cada operacin; y el
de estado de producto en proceso, indicando el ltimo proceso realizado y colocarlo
nuevamente en la pila.
4. DEFINICIONES
4.1 Orden de Produccin: Es un documento donde se consignan las especificaciones de
los procesos que deben realizar en cada centro de trabajo.
Este documento sirve de gua para el personal de produccin al momento de ejecutar sus
tareas.
4.2 Minuta: Es un documento en el cual aparecen los tiempos empleados por el operario en
la ejecucin de un producto u actividad respectiva.
5. DESARROLLO
Para describir el proceso de prensa, se debe partir de los dos tipos de productos, de lnea y
publicomerciales que elabora la Compaa, ya que la produccin para ambos es la misma, y
puede variar en los requerimientos y especificaciones que pueda exigir el cliente.
4 de 7
CORTE Y COSTURA
VERSIN: 1
PDPR-004
5.1 PRODUCTOS DE LINEA Y PUBLICOMERCIALES
ACTIVIDAD
PROCESO
RESPONSABLE
Analizar la orden de produccin para conocer las

especificaciones del material a cortar.
Con la orden de produccin solicitar el material al
almacenista y transportarlo a la cortadora.
Una vez cortado el material se diligencia el formato de
Estado de Producto en Proceso (PDPR-002-FT01), en
el cual debe sealar los procesos por los que pasar
el producto, segn la orden de produccin; y marcar el
proceso ya realizado (Corte o refile).
CORTE
Cortador
Realizado lo anterior el cortador transporta el material
a la seccin en donde se efectuar el siguiente
proceso y lo entrega, junto con la orden de
produccin, a la persona encargada.
Segn el tipo de trabajo, la tela o material
confeccionado, debe pasar nuevamente por la seccin
de corte para el proceso de refile. En este proceso se
le da el tamao final al producto, segn especificacin
de la orden de produccin.
5 de 7
CORTE Y COSTURA
ESTAMPADO
VERSIN: 1
Cuando se va a estampar se grada la temperatura

en el tablero para 260 grados (La plancha tarda en
llegar a esta temperatura entre 30 y 40 minutos),
mientras tanto se adelantan las operaciones de
montaje y registro de los cliss, de la siguiente
manera: 1. Se atornillan las platinas de cobre en la
plancha de la mquina, segn la ubicacin de la
imagen a trabajar, para despus pegar los cliss
sobre estas platinas; 2. En un pliego del material a
estampar se cortan pequeas ventanas en las partes
de imagen, de tal manera que se puedan casar las
imgenes del pliego con las de los cliss; una vez
casadas las imgenes, se pegan los cliss con cintas
al pliego y se aplica pegante bxer, tanto al respaldo
de los cliss como al rea de la platina de cobre
donde se van a fijar los cliss; 3. Se colocan en la
platina de la cama cuatro hojas de material de 250 gr
a tamao 35x50 y transcurrido un espacio de tiempo
de 6 a 10 minutos, de aplicado el pegante, se coloca
sobre las guas de la mquina el pliego con los cliss
y se cierra sta activndole la presin y dejndola as
por un espacio de 5 minutos; 4. Por ltimo, despus
de fijados los cliss en las platinas de cobre se hacen
movimientos mnimos a los cliss o a las guas de
registro de la mquina, para terminar de casar las
imgenes.
PDPR-004
Operario
6 de 7
CORTE Y COSTURA
ESTAMPADO
VERSIN: 1
PDPR-004
Se calibra la presin, para lo cual se sacan pruebas

sucesivas que van indicando los ajustes que hay que
hacer a los 6 tornillos que regulan la presin de la
platina de la cama, hasta obtener una presin
uniforme en toda la imagen a estampar.
Si el trabajo a realizar es un estampado, se procede a
cortar los rollos de cinta de tal manera que el ancho
de la cinta sobrepase en 5 milmetros el ancho de la
imagen a estampar por cada lado. La cantidad de
rollos a cortar se calcula dividiendo la longitud total
del rollo (400 pies o 12.000 cm aprox. el ms usado)
entre la longitud del avance o recorrido de la cinta que
debe hacer la mquina para estampar cada hoja.
Se colocan los rollos en los dispositivos de
alimentacin y recogido de la cinta, de acuerdo a la
ubicacin de las imgenes a estampar.
El avance o recorrido de la cinta se grada en la
mquina, y el espacio entre cada recorrido debe ser
el mnimo que permita el brazo o dispositivo que lo
regula.
Realizado lo anterior se empieza el tiraje, ya sea de
estampado. Durante el tiraje se debe revisar
constantemente la calidad del estampado, porque
pueden suceder desajustes en la presin o la
temperatura.
Nota: la Minuta, se debe diligenciar por cada uno de los operarios, tomando los tiempos
respectivos en la realizacin de su trabajo o cualquier otra actividad designada por su
superior inmediato dentro de la jornada laboral.
Orden de Produccin
Minuta
CMPR-004-FT08
PDPR-002-FT01
Formato Libre
7 de 7
ACABADOS
VERSIN: 1
PDPR-005
1. OBJETIVO
Describir las diferentes actividades que componen el proceso de acabados para los
productos elaborados en la Empresa.
2. ALCANCE
Aplica a todos los trabajos de confecciones que se realizan en la empresa y que interviene
en el rea de acabados.
3.1 Coordinador de Acabados: Recibir la orden de produccin y firmar, verificando que la
documentacin que le entregan est de acuerdo con la relacin de documentos y material
adjunto de la misma.
Asignar la ejecucin de los trabajos y participar en la elaboracin de los mismos,
supervisando su correcta elaboracin de acuerdo a las instrucciones de la orden de
produccin.
Cumplir y hacer cumplir los requisitos de calidad exigidos para este centro de proceso.
Acatar las rdenes e instrucciones impartidas por el director de produccin respecto al
Cada vez que se termine la elaboracin de un producto o se hagan entregas parciales debe
registrar la cantidad a entregar en la orden de produccin; y diligenciar el documento entrada
de producto terminado (PDPR-003-FT01) para entregarlo junto con el producto terminado y
la correspondiente orden de produccin al almacenista.
Dejar en el archivo muestras finalizadas de todos los trabajos que se elaboren en la
empresa, colocando en ellas los datos correspondientes de: nmero de orden de produccin,
fecha, cantidad, numeracin, cantidad de copias y juegos, y persona que empac.
Mantener el archivo de muestras ordenado y aseado.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 6
ACABADOS
VERSIN: 1
PDPR-005
Semanalmente debe realizar una limpieza general a las mquinas y equipos a su cargo.
Velar porque los sitios de trabajo permanezcan ordenados y aseados, lo mismo que las
mquinas y equipos.
inventario, para el desarrollo de sus labores, y responder por ellos en caso de prdida.
Diligenciar el formato de la minuta y verificar que todo el personal de la seccin haga lo
propio, registrando los tiempos exactos de cada operacin; tambin el formato de estado de
producto en proceso (PDPR-004-FT02), indicando el ltimo proceso realizado y colocarlo
nuevamente en cada pila.
3.2 Director de Produccin: Programar la produccin, coordinando con el departamento de
ventas las fechas de entrega, teniendo en cuenta la produccin que se encuentra en turno.
Elaborar las rdenes de produccin (CMPR-004-FTO8), mediante los pedidos que emite el
departamento de ventas, programando los correspondientes montajes y diligenciar la orden
de trabajo (CRPR-001-FT01) para que el fotolito elabore los moldes, o coordinar con diseo
la elaboracin de los diseos.
Diligenciar la solicitud de los materiales e insumos; lo mismo que la orden de trabajo (CRPR001-FT01), para los trabajos contratados con terceros.
Dirigir y coordinar las actividades en todos los centros de proceso, prestar apoyo tcnico y
supervisar su desarrollo.
Verificar y hacer cumplir los requisitos de calidad aplicables a cada centro de proceso y
diligenciar la planilla de registro de producto no conforme (PDPR-004-FT01).
Programar y supervisar los mantenimientos correctivos y preventivos; lo mismo que la
lubricacin y limpieza de todas las mquinas y equipos del departamento de produccin, y
diligenciar la solicitud de los repuestos.
4. DEFINICIONES
4.1 Revisar: Es el ltimo control que se le efecta al producto, para desechar unidades en
mal estado ya sea por calidad de la tela y brillado o rayones, roturas, manchas, arrugas y en
general todo aquel producto que no rene los requisitos de conformidad.
2 de 6
ACABADOS
VERSIN: 1
PDPR-005
4.2 Contar: Con este proceso de conteo se determina que cantidad de producto terminado
sale finalmente.
Se cuenta separando por cantidades, segn las instrucciones de fajillado y empaque que se
indique en la orden de produccin.
4.3 Coser: Es el proceso de coser una forma o producto con gancho de alambre.
4.4 Emparejar: Es disponer las hojas o pliegos de tal manera que queden alineadas o
parejas por los cantos, simulando un bloque. Este proceso se realiza para preparar el
producto para el siguiente proceso
4.5 Fajillar: Es la operacin de asegurar con bandas de papel o plstico (Fajillas), un
producto separndolo en pequeas cantidades, para facilitar su manejo en las operaciones
de empaque o distribucin. El fajillado tambin se puede efectuar con bandas de caucho,
segn el tipo de producto.
4.6 Perforar: Es el proceso de abrir huecos a una forma, que pueden ser para colgar,
colocar botones tanto de la chaqueta como del pantaln.
4.7 Rotular: Es la operacin de diligenciar el rtulo que identifica al producto y pegarlo en
cada paquete.
El rtulo contiene los datos del cliente, cantidad y tipo de producto.
4.8 Orden de Produccin: Es un documento gua, en donde estn consignadas las
especificaciones del producto y de los procesos que se deben realizar en cada centro de
proceso, adems es el documento soporte para solicitar los correspondientes materiales.
4.9 Minuta: Es un documento en el cual los operarios consignan el tiempo empleado en la
ejecucin de cada proceso.
3 de 6
ACABADOS
VERSIN: 1
PDPR-005
5. DESARROLLO
5.1 PRODUCTOS DE LINEA LIVIANA
LINO
1.
2.
3.
4.
5.
Revisar
Refilar
Coser
Contar
Empacar
DRIL
1. Revisar
2. Contar
3. Refilar
4. Perforar
5. Pegar Adhe.
6. Empacar
IMPERMEABLE
1. Primer refile
2. Revisar
3. Contar
5. Emparejar
6. Segundo refile
7. Troquelar
8. Tercer refile
9. Perforar
10. Contar
11. Pegar Adhe.
12. Empacar
DACRN
1. Revisar
2. Contar
3. Refilar
4. Perforar
5. Contar
6. Empacar
ALGODON
1. Refilar
2. Revisar
3. Contar
4. Emparejar
5. Contar
6. Empacar
RESPONSABLE:
Coordinador de Acabados
GABARDINA
1. Primer refile
2. Revisar
3. Contar
4. Intercalar
5. Emparejar
6. Seg. refile
7. Tercer refile
8. Contar
9. Pegar Adhesivo
10. Empacar
JEAN
1. Revisar
2. Contar
3. Intercalar
4. Emparejar
5. Primer refile
6. Primer levante
7. Seg. refile
8. Seg. levante
9. Emparejar
10. Tercer refile
11. Cuarto refile
12. Perforar
13. Quinto refile
14. Contar
15. Pegar Adhesivo
16. Empacar
OXFORD
1. Revisar
2. Contar
3. Levantar
4. Empacar
5. Contar
6. Pegar Adhesivo
7. Empacar
PAO
1. Revisar
2. Contar
3. Refilar
4. Intercalar
5. Perforar
7. Contar
8. Pegar Adhesivo
9. Empacar
RESPONSABLE:
Coordinador de Acabados
4 de 6
ACABADOS
VERSIN: 1
PDPR-005
5.2 PRODUCTOS LINEA PESADA

PRODUCTO
DRIL
IMPERMEABLE
TEMPESTAD
IMPERMEABLE
POLIESTER
PROCESO
PRODUCTO
Se debe:
1. Revisar
2. Contar
3. Refilar
4. Perforar
5. Pegar Adhe.
6. Empacar
Se debe:
1. Revisar
2. Contar
3. Levantar
4. Empacar
5. Contar
6. Pegar
Adhesivo
7. Empacar
Se debe:
1. Revisar
2. Contar
3. Empacar
4. Contar
5. Pegar
Adhesivo
6. Empacar
Se debe:
1. Revisar
2. Emparejar
3. Contar,
4. Empacar
JEAN
GUATA
PROCESO
RESPON.
Se debe:
1. Revisar
2. Contar
3. Intercalar
4. Emparejar
5. Primer refile
6. Primer levante
7. Seg. refile
8. Seg. levante
9. Emparejar
10. Tercer refile
11. Cuarto refile
12. Perforar
13. Quinto refile
14. Contar
15. Pegar Adhesivo
16. Empacar
.
Coordinador
de Acabados.
Se debe:
1. Primer refile
2. Revisar
3. Contar
4. Intercalar
5. Emparejar
6. Seg. refile
7. Tercer refile
8. Contar
9. Pegar Adhesivo
10. Empacar
Nota: El encargado de acabados debe diligenciar el formato PDPR-003-FT01, entrada de

almacn, donde se describe el producto ya terminado que va a ser entregado al almacn
general por parte del rea de acabados.
5 de 6
ACABADOS
VERSIN: 1
PDPR-005
El encargado de acabados debe diligenciar el formato PDPR-002-FT01, estado de producto

en proceso, en el cual debe marcar la etapa del proceso que se ha cumplido en dicha
seccin de acuerdo al desarrollo que se enuncia.
El Formato Libre de la Minuta, se debe diligenciar por cada uno de los operarios, tomando los
tiempos respectivos en la realizacin de su trabajo o cualquier otra actividad designada por
su superior inmediato dentro de la jornada laboral.
Orden de Produccin
Entrada de Almacn
Minuta
CMPR-004-FT08
PDPR-002-FT01
PDPR-003-FT01
Formato Libre
6 de 6
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

VERSIN: 1
PDPR-006
1. OBJETIVO
Establecer el mtodo para identificar y controlar el producto o servicio no conforme, para
prevenir su uso o entrega no intencional. Adems establecer las responsabilidades,
autoridades y la disposicin final del mismo.
2. ALCANCE
Debe ser aplicado a la totalidad de producto o servicio no conforme detectado en las
diferentes reas de la Compaa.
3.1 Almacenista: Reportar, identificar y registrar la existencia de producto no conforme en la
recepcin de materias primas o insumos. Adems, identificarlo en producto terminado.
3.2 Director Administrativo: Junto con el comit de compras determinar la disposicin final
de materias primas no conformes.
Como responsable del Sistema de Gestin de Calidad debe recepcionar las quejas y
reclamos de los clientes identificando las correspondientes a servicio no conforme y
direccionndolas segn corresponda. Adems, de coordinar las acciones preventivas y/o
correctivas para dar solucin al producto o servicio NO CONFORME detectado en desarrollo
de las actividades del Sistema de Gestin de la Calidad de la Compaa.
3.3 Director Comercial: Determinar la disposicin final de los productos no conformes
durante el proceso, almacenamiento y devoluciones en productos de lnea o
Publicomerciales.
3.4 Director de Produccin: Identificar y registrar el producto no conforme en proceso,
registrar y junto con el Director Comercial, definir la disposicin final del producto terminado
no conforme.
3.5 Operarios: Identificar e informar a su superior inmediato sobre el producto no conforme
en proceso.
4. DEFINICIONES
Defecto, u otra situacin no deseable existente, con el propsito de evitar que vuelva a
ocurrir.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 3

VERSIN: 1
PDPR-006
4.2 Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
Potencial u otra situacin potencialmente indeseable, con el fin de evitar que ocurra.
4.3 Derogacin: Producto o servicio que no cumple con alguno de los requisitos exigidos, el
cual es aprobado por el usuario.
4.4 Producto o Servicio No Conforme: Incumplimiento de un requisito, generando un
producto o un servicio que no cumple especificaciones.
5. DESARROLLO
Un producto o servicio NO CONFORME puede ser detectado durante los procesos
administrativos o productivos de la compaa respectivamente.
5.1 PRODUCTO NO CONFORME: Durante las diferentes etapas del proceso desde materia
prima, producto en proceso y producto terminado e incluso despus de entregado el producto
al cliente se puede presentar producto no conforme (Devoluciones). Un producto es noconforme cuando no cumple especificaciones y la autoridad correspondiente as lo
determina, este tipo de producto debe ser identificado visualmente as:
Producto
Referencia
Cliente
Cantidad
Disposicin
Causa
PRODUCTO NO CONFORME
PDPR-004-FT01
00/00/0000
VERSIN: 1
Nota 1: El STICKER de identificacin debe ser diligenciado y colocado sobre el producto, el

lote o rea de almacenamiento.
El Director de Produccin debe controlar el PDPR-004-FT02 Registro de Producto No
Conforme, el cual lleva la trazabilidad del producto no conforme en la compaa. De acuerdo
a la incidencia de la causa determinada se toma o no una accin correctiva, en caso positivo
se debe diligenciar el formato GCPR-004-FT01 Reporte de Quejas, Reclamos o No
Conformidades y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas.
2 de 3

ORIGEN
MATERIA PRIMA
RESPONSABL
E DEL
STICKER
Almacenista
VERSIN: 1
RESPONSABLE
DEL REGISTRO
Almacenista
REGISTRO
PDPR-004-FT01
PDPR-004-FT02
PDPR-006
RESPONSABLE
DISPOSICIN
Director
Administrativo
ADPR-006-FT04
PRODUCTO EN
PROCESO
Director de
Produccin y/o
Operario
Director de
Produccin y/o
Operario
PDPR-004-FT01
PRODUCTO
TERMINADO
Almacenista
Director de
Produccin y/o
Operario
PDPR-004-FT01
DEVOLUCIONES
PUBLICOMERCIALES
Almacenista
Almacenista y/o
Coordinador Ventas
Publicomerciales
PDPR-004-FT01
DEVOLUCIONES
PRODUCTOS DE
LNEA
Almacenista
PDPR-004-FT02
PDPR-004-FT02
PDPR-004-FT02
Almacenista y/o
PDPR-004-FT01
Coordinador
PDPR-004-FT02
Productos de Lnea.
Director de
Produccin y/o
Comercial
Director de
Produccin y/o
Director Comercial
Director Comercial
y/o Coordinador
Ventas
Publicomerciales
Director Comercial
y/o Coordinador
Ventas Productos
de Lnea
Nota 2: Si el producto NO CONFORME es aceptado y aprobado por derogacin del Cliente,

debe ser registrado en un acta (Formato libre), describiendo la no conformidad y la
aprobacin (Derogacin) del mismo, registrando las firmas de los responsables, tanto del
Cliente como el de la compaa.
5.2 SERVICIO NO CONFORME
Este corresponde a las quejas y reclamos de los clientes por servicio, estas quejas son
tramitadas conforme al Procedimiento CMPR-003, Quejas, Reclamos o Sugerencias
diligenciando el GCPR-004-FT01, Reporte de Quejas, Reclamos o No conformidades y
Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas y cuando afectan la imagen de la Compaa,
costos, o calidad de un producto o de un proceso, son tramitadas como accin correctiva o
preventiva ver el Procedimiento GCPR-004 Acciones Preventivas y Correctivas.
Quejas, Reclamos o Sugerencias
Producto No Conforme
Registro de Producto No Conforme
Reporte de Quejas, Reclamos o No conformidades y Solicitud
de Acciones Preventivas o correctivas
Reporte de inconformidades en producto o servicio
CMPR-003
PDPR-004-FT01
PDPR-004-FT02
GCPR-004-FT01
ADPR-006-FT04
3 de 3
CACARTERIZACIN LOGSTICA Y DISTRIBUCIN

VERSIN No: 01
GCMC-001
00 - 00 - 0000
ALCANCE DEL PROCESO (reas Interrelacionadas)
Garantizar la preservacin y el control de los diferentes Aplica al ingreso y/o salida de insumos, materias primas y producto terminado en el almacn que es
productos elaborados en la Empresa a travs de un manejado y distribuido por CONFECCIONES CAROYCO E.U
adecuado manejo, identificacin, almacenamiento,
LDER DEL PROCESO
embalaje y distribucin en optimas condiciones (tiempo
* Director de Produccin
oportuno y cantidades requeridas).
La fase de Logstica parte de mantener los niveles ptimos de materia prima e insumos, as como el almacenamiento del Producto Terminado, donde debe ser la entrada para la
fase de distribucin en las mejores condiciones para el cliente.
No.
Proveedor
* Proceso de Gestin de la
Produccin.
* Proceso de Gestin de la
Produccin.
* Proceso de Gestin
Comercial
Entrada
* Orden de Compra
* Remisin
* Nota de Traslado
* Entrada de Almacn
* Nota de Entrada
* Orden de produccin
* Salida de Almacn
* Remisin
* Rotulo
* Remisin
* Entrada de Almacn
* Nota de Entrada
PROCESOS
RELACIONADOS
Verificacin del producto

recibido contra las
especificaciones de la
orden de compra.
*
*
*
*

Compras
Coincidencia de las
cantidades solicitadas
con las entregadas.
*
*
*
*

Compras
PROCEDIMIENTO
Salida
* Salida de Almacn
* Vale por Prstamo de Herramientas
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO
* Control de Empaque
TERMINADO.
* Relacin de Remesas
(PDPR-007)
* Autorizacin Para Traslado
* Registro Devoluciones
Cliente o Usuario
Versin
Doc.
* Proceso Gestin Comercial.

* Cliente
01
DESPACHO Y DISTRIBUCIN DE
PRODUCTO
(PDPR-008)
* Cajas con rotulo de identificacin

* Plantilla de Ruta

* Cliente
01
PRESERVACIN DEL PRODUCTO Y

PROPIEDAD DEL CLIENTE
(PDPR-009)
* Inventario de producto, propiedad

del cliente.

* Cliente
01

DOC. Y REGISTROS
RECURSOS
ASOCIADOS
* Recurso Humano
* Maquinaria
* Instalaciones
* Materia Prima
* Insumos (Acabados)
* Recurso Humano
* Maquinaria
* Instalaciones
* Materia Prima
* Insumos (Acabados)
INDICADORES
Coincidencia de las
cantidades registradas en
la entrada de almacn y
las recibidas en este y
adems que se
encuentren en perfectas
condiciones fsicas
(Estado).
*
*
*
*
Gestin Comercial
*
Rotulacin y clasificacin
*
de las materias primas e
*
insumos.
*

Compras
*
*
El correcto embalaje y
*
completo diligenciamiento
*
de las remisiones
*
*
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Verificacin de las
cantidades y que se
encuentren en buen
estado
Gestin Comercial
ELABOR:
*
*
*
*
*
*
* ADPR-006-FT06 Orden de
*
Compra
*
* ADPR-006-FT07 Nota de Entrada
*
Compra
* ADPR-009 Almacenamiento
* CRPR-001-FT01 Orden de
Trabajo
Compra Caja Menor
* CMPR-004-FT01 Remisiones
* CMPR-004-FT06 Nota de
Traslados
* ADPR-009-FT02 Salida de
Almacn
* PDPR-007-FT01 Entrada de
Almacn
* ADPR-009-FT04 Control de
Empaque
REVIS:
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
*
*
*
*
*
Recurso Humano
Maquinaria
Instalaciones
Materia Prima
Insumos (Acabados)
ENTREGA OPORTUNA
1. NMERO DE ENTREGAS
REALIZADAS
NMERO DE ENTREGAS
PROGRAMADAS
x 100
2. CANTIDAD DE MATERIA
PRIMA E INSUMOS
DETERIORADOS
TOTAL DE MATERIAS PRIMAS
ALMACENADAS
APROB:
ALMACENAMIENTO Y LOGISTCA DE PRODUCTO TERMINADO

VIGENTE A PARTIR DE:00/00/0000
VERSIN: 1
PDPR-007
1. OBJETIVO
Establecer los pasos necesarios para la recepcin de insumos, materia prima, producto
terminado, as como el alistamiento y despacho de los productos. Teniendo en cuenta para
ello el control de inventario.
2. ALCANCE
Debe aplicarse a la totalidad de insumos, materias primas, productos que ingresen al
almacn y que posteriormente deben ser distribuidos a los clientes.
3.1 Almacenista: Controlar el alistamiento de los pedidos y el despacho; diligenciando las
salidas de las mismas y la entrega de mercanca a la transportadora o al conductor de la
compaa. Tambin debe preservar el producto almacenado.
3.2 Conductor: Transporte, preservacin y entrega de los productos de lnea y
publicomerciales a clientes institucionales, franquiciados y empresas transportadoras.
3.3 Director Administrativo: Llevar el control de los pedidos (Compras ADPR-006), atender
la solicitud de materias primas e insumos generados por el almacenista.
4. DEFINICIONES
4.1 Embalaje: Es el proceso que se requiere para empacar la mercanca (Rotular, zunchar)
y que de esta forma llegue en ptimas condiciones al destinatario.
5. DESARROLLO
El proceso se ha dividido as:
5.1 Solicitud y Recepcin de Materia Prima e Insumos
5.1.1 El Almacenista debe diligenciar parte del formato Solicitud de Compra ADPR-006FT08, con los datos que los operarios generan cuando se presenta el agotamiento de los
insumos.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 5
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO

VERSIN: 1
PDPR-007
5.1.2 Posteriormente el almacenista enva a la Direccin Administrativa dicho formato, para

que as se proceda a elaborar la Orden de Compra ADPR-006-FT06.
5.1.3 Una vez las materias primas e insumos llegan al almacn, el almacenista debe de
verificar que lo recibido sea igual a lo que se encuentra especificado en la orden de compra.
Cuando no hay relacin entre lo entregado por el proveedor y lo que aparece estipulado en la
orden de compra, el almacenista comunica a la Direccin Administrativa, para que esta
solucione el impace con el respectivo proveedor.
5.1.4 Si lo que trae el proveedor es igual a lo estipulado en la Orden de compra, el
Almacenista debe elaborar una Nota de Entrada ADPR-006-FT07, la cual va directo al
sistema y en esta debe quedar constancia del visto bueno del almacenista.
5.1.5 En ocasiones los proveedores hacen entregas parciales, para ello el almacenista debe
de exigirles la remisin respectiva, con el fin de verificar que lo estipulado en dicha remisin
es lo que el proveedor esta entregando.
5.1.6 Para manejar las solicitudes de insumos en pequeas cantidades, el almacenista
maneja el Formato Solicitud de Compra Caja Menor ADPR-009-FT01, este se diligencia con
previa autorizacin del Director de Produccin. Dicha solicitud de compra debe ir sustentada
con la factura de compra respectiva y con el sello de recibido por parte del almacenista.
5.2 ALMACENAMIENTO
Se han determinado algunos criterios bsicos en el PDPR-009, Preservacin y Propiedad del
cliente.
5.2.1 Insumos y Materias Primas: Para el almacenamiento de los insumos y materias
primas, se deben de organizar por referencias. El almacenista tiene en cuenta la clase de
insumo para as colocarlo en un sitio estratgico. Con el fin de que se gestione la
preservacin del mismo.
5.2.2 Productos Terminados: Para estos productos se cuenta con unos estantes, los
cuales se demarcan con cada una de las referencias de los productos, para de esta forma
organizarlos de acuerdo a sus especificaciones.
5.3 ENTRADAS DE ALMACEN

5.3.1 Productos de Lnea Terminados: El almacenista recibe por parte del Coordinador de
acabados el Formato Entrada de Almacn PDPR-007-FT01, en el cual se describe la
cantidad de producto de lnea terminado que esta entrando al almacn general.
2 de 5

VERSIN: 1
PDPR-007
De esta forma el almacenista verifica dicha entrada, almacena el producto terminado y lo

ingresa al sistema.
5.3.2 Trabajos subcontratados para confeccin: El almacenista debe recepcionar los
trabajos que debido a su realizacin, no se pueden llevar a cabo en la Empresa y requieren
de procesos especficos para los cuales se utiliza la subcontratacin de empresas para tal
fin. Posteriormente debe entregar dicho material al Director de Produccin o al Funcionario
responsable del contrato (Segn aplique).
5.4 SALIDA DE ALMACEN

5.4.1 Esta salida de almacn aplica para los insumos y materias primas, que van para el
proceso de transformacin.
5.4.2 Para los insumos y materias primas, se maneja el formato Salida de Almacn ADPR006-FT02, este lo debe diligenciar el almacenista y tiene adems que evidenciar la firma de
quien recibe el insumo o materia prima segn aplique.
5.4.3 El almacenista maneja el Formato Vale por Prstamo de Herramientas ADPR-006FT03, para controlar la salida de las herramientas que tiene a su cargo. Este formato se
utiliza cuando debe prestar alguna herramienta o elemento de trabajo que necesiten los
operarios.
5.5 ALISTAMIENTO DE PEDIDOS: Este alistamiento de pedidos solo es manejado para los
Productos Terminados.
5.5.1 Con la Orden de Pedido CMPR-004-FT04, el almacenista debe proceder a alistar las
cantidades solicitadas por cada cliente en una estiba para proceder a su embalaje.
5.6 EMBALAJE: Este paso aplica para los productos Terminados listos para distribucin.
5.6.1 El almacenista (Cuando aplique) debe colocar la pelcula protectora desde el fondo de
la caja (Solo para envos fuera de Bogot), contar e introducir los productos alistados,
adems debe diligenciar el formato Control de Empaque ADPR-006-FT04. Este formato debe
de tener el visto bueno del almacenista, solo as el auxiliar de almacn puede introducir el
original en la caja y archivar la copia con la Orden de Pedido, lo anterior para disminuir el
riesgo de faltantes en empaque de pedidos.
5.6.2 El almacenista (Cuando aplique) debe zunchar y rotular la caja con el formato Rotulo y
colocarla en el rea de producto para despacho.
3 de 5

VERSIN: 1
PDPR-007
5.7 ENVIO Y/O ENTREGA:

5.7.1 Para los envos fuera de Bogot el Almacenista comunica a la Direccin Administrativa
la necesidad de contactar a la empresa transportadora. Para tal fin el Director administrativo
se encarga de la contratacin de los servicios previo cumplimiento del procedimiento
Compras ADPR-006. Adicionalmente el almacenista debe diligenciar la Gua de Envo con el
Formato Relacin de Remesas ADPR-006-FT05.
5.7.2 Terminado el recorrido, el conductor debe entregar al almacenista las devoluciones (Si
las hay) y la copia firmada de la nota de traslado al Director Administrativo, para que este les
d tramite y los archive.
5.8 DEVOLUCIONES
5.8.1 Licitaciones y Clientes institucionales: En ocasiones cuando se presentan
devoluciones de mercanca, el almacenista debe verificar que lo que le estn devolviendo
concuerda con lo diligenciado en el Formato Relacin de Remesas ADPR-009-FT05.
Posteriormente debe de separar la mercanca devuelta de la que hay actualmente en
estantera en el almacn. Para ello debe diligenciar el Formato Nota Devoluciones ADPR009-FT07.
Nota: Durante el transporte de producto en la ciudad el conductor es responsable por la
manipulacin preservacin, por esto debe ejecutarlo de tal forma que no sufra dao.
5.9 CONTROL DE INVENTARIOS
5.9.1 El almacenista maneja un control de inventarios mensual y anual. El mensual lo
elabora para los insumos y materias primas, mientras que el anual es para los productos
terminados.
5.9.2 El almacenista recibe un listado de insumos y materia primas en el cual se identifican
las referencias de los mismos, para ello el almacenista debe de colocar las cantidades que
hay en el almacn general de dichos productos. Cuando hay algn producto que no esta en
el respectivo listado, el almacenista procede a realizar una anotacin, indicando que dicho
producto no se encuentra listado, pero que si hay existencias de este.
5.9.3 El control de inventarios de producto terminado, se realiza a travs de un conteo fsico
al igual que en el control de inventarios para insumos y materias primas. El almacenista debe
de actualizar el inventario a travs de las Entradas de Almacn que llegan de la seccin de
acabados, as al finalizar del ao debe contar los productos que han quedado en los estantes
referenciados respectivamente.
4 de 5

VERSIN: 1
PDPR-007
Orden de Produccin
Orden Pedido
Orden Pedido TC
Remisin
Nota de Traslado
Nota de Entrada
Compras
Solicitud de Compra Caja Menor
Salida de Almacn
Vale por Prstamo de Herramientas
Control de Empaque
Relacin de Remesas
Autorizacin Para Traslado
Registro Devoluciones
Salida de Almacn Servicio de Impresin
Entrada de Almacn
Orden de Compra
Solicitud de Compra
Rotulo
CMPR-004-FT08
CMPR-004-FT04
CMPR-004-FT02
CMPR-004-FT01
CMPR-004-FT06
ADPR-006-FT07
ADPR-006
ADPR-009-FT01
ADPR-009-FT02
ADPR-009-FT03
ADPR-009-FT04
ADPR-009-FT05
ADPR-009-FT06
ADPR-009-FT07
ADPR-009-FT08
PDPR-003-FT01
ADPR-006-FT06
ADPR-006-FT08
Formato Libre
5 de 5
DESPACHO Y DISTRIBUCIN DE PRODUCTO

VERSIN: 1
PDPR-008
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento de todas las operaciones a seguir para el correcto despacho
de productos y distribucin.
2. DEFINICIONES
Remisin: Documento soporte de entrega de producto donde se relacionan los artculos
y cantidades.
Lista de Empaque: Documento soporte de entrega de producto donde se relacionan los
cdigos de referencia del productor, descripcin de los artculos y cantidades que
entrega. Algunos pueden presentar cantidades totales por referencia y por unidad de
empaque.
Unidad de empaque o embalaje: Forma y medio mediante la cual se empacan los
productos para su transporte y almacenamiento. Estos pueden ser cajas, bolsa,
contenedor, rollos, etc.
Unidad a Granel: Es el producto en unidades sueltas, es decir, no contenidas en una
unidad de empaque.
Entrega Directa: Es cuando el proveedor entrega su producto directamente mediante un
documento remisorio o una lista de empaque.
Entrega por transportadora: Es la entrega de productos por medio de una
transportadora empleando como documento soporte una gua de transporte.
Gua: Documento de entrega de producto que utiliza una compaa de transportes
donde relacionan las unidades de embalaje enviadas.
3. DESARROLLO
AUTORIZACION DE RECIBO DE PRODUCTO TERMINADO DEL PROCESO DE
PRODUCCION DE CONFECCIONES CAROYCO E.U.
3.1 El Coordinador recibe la remisin y/o orden de produccin del Director de
Produccin y verifica la informacin que trae el documento.
4. REVISIN DE CANTIDADES:
Recibo de producto entregado por el proceso de produccin de Confesiones
Caroyco E.U.
4.1 El coordinador de logstica verifica la totalidad de unidades de la entrega en
presencia del funcionario del proceso de gestin de la produccin.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 4

VERSIN: 1
PDPR-008
4.2 Cuando se trata de producto en cajas se deben tener las siguientes consideraciones:
Verificar la cantidad de unidades por caja en cuanto a total por referencia y total por
talla Vs la remisin y/o orden de produccin, como tambin su estado de limpieza.
Adicionalmente cuando se requiera se debe identificar cada caja con el rotulo de
IDENTIFICACION DE PRODUCTO EN CAJA.
4.3 Faltantes de producto: En el caso que un recibo de producto presente faltantes en las
unidades debe relacionar en remisin y/o orden de produccin la novedad
describiendo referencia y nmero de unidades que faltan.
4.4 Registro Recepcin de Producto: El Coordinador de Logstica firma y sella la remisin
y/o orden de produccin por el producto recibido.
4.5 Almacenamiento de productos que se encuentran dentro de cajas: Estos productos
se almacenan por lnea, orden de corte, color y talla utilizando las estanteras.
Recibo de producto materia prima, suministros e insumos de proveedores y
terceros.
4.6 Entrega directa: Se verifica la totalidad de unidades de embalaje y unidades fsicas
de la entrega en presencia del proveedor.
4.7 Entrega por transportadora: Se verifica la cantidad de unidades de embalaje que
especifica la gua de transportes.
Nota: En los dos casos se debe verificar el estado y apariencia fsica de las unidades
de embalaje o unidades a granel.
4.8 Faltantes de producto: En el caso que un recibo de producto presente faltantes en las
unidades se debe relacionar en la remisin o gua de transporte la novedad
describiendo referencia y nmero de unidades que faltan. Se debe dar aviso al
Director de produccin para que reporte la novedad al proveedor y trasportadora.
4.9 Averas de producto: Si las unidades de embalaje se encuentra en mal estado o
abierto se revisa su contenido en presencia del proveedor o funcionario de la
transportadora, el coordinador de recibo y despacho, para verificar que no existan
faltantes o que el producto no est en mal estado.
4.10 Registro Recepcin de Producto: El Coordinador de Recibo y Despacho firma y
sella la remisin del proveedor o la gua de la transportadora por el producto recibido.
5. DESPACHO DE PRODUCTOS DESDE CONFECCIONES CAROYCO E.U.
5.1 Generacin de Remisin: El Director de produccin debe generar una remisin
donde se especifique el nombre del destinatario, direccin, telfono y la descripcin
2 de 4

VERSIN: 1
PDPR-008
del producto por referencia talla y color segn lo establecido en la negociacin

realizada con el cliente.
NOTA: El director de Produccin debe generar cuatro (4) copias de la remisin, y se
distribuirn de la siguiente manera:
Una copia ser guardada por la direccin de produccin.
Tres copias deben ser entregada al coordinador de recibo y despacho una para
que realice el alistamiento del producto, una para el cliente y una donde se
evidencie el recibo el producto por el mismo, esta debe ser entregada al director
de produccin como confirmacin de la entrega del producto.
5.2 Alistamiento de Producto: El coordinador Logstica realiza las siguientes operaciones:
Ubican el producto en la estantera segn rotulo de identificacin de cajas por
destino, proveedor o entidad con quien se realizo la negociacin y se le elaboro el
producto.
Se realiza el alistamiento del producto verificando referencia, talla y color
basndose en las especificaciones hechas en la remisin del proveedor.
5.3 Verificacin: Se debe verificar que lo distribuido fsicamente en cada caja concuerde
con la descripcin de la remisin emitida y la informacin del rotulo.
5.4 Identificacin de Producto en cajas: El coordinador de logstica de confecciones
Caroyco E.U identifica las cajas que se van a despachar en una de las caras
laterales con el rtulo de identificacin de producto a despachar, y enumeradas
segn cantidad por remisin.
Si el despacho es por transportadora, adicional al rtulo de identificacin de producto
a despachar, se debe emplear el rotulo que contiene la direccin del destino. Cada
rtulo se debe pegar en las caras laterales de la caja.
Despacho por medio de terceros
5.5 Cargue de Vehculo: El coordinador de Logstica de Confecciones Caroyco E.U
define la ruta de entregas con el fin que de esta manera se cargue el vehculo.
5.6 La tripulacin carga el vehculo segn ruta y la remisin de producto por destino de
entrega verificando la cantidad de cajas.
5.7 Se chequea que las cajas se encuentren totalmente selladas y tengan su rotulo de
identificacin de producto a despachar. En caso contrario, se da aviso al Coordinador
de recibo y despacho.
5.8 El director de produccin segn la Planeacin de despachos debe informar va e-mail
o telefnicamente a cada cliente la confirmacin del despacho del pedido segn lo
acordado en la negociacin.
3 de 4

VERSIN: 1
PDPR-008
5.9 Coordinador de recibo y despacho verifica el cierre del vehculo en presencia del
trasportador y entrega la respectiva documentacin para la entrega.
Despacho por medio de Transportadora:
5.10 El coordinador de Logstica de confecciones Caroyco E.U., solicitan a la
transportadora el servicio de recogida indicando hora y tipo de vehculo segn el
volumen de producto a enviar.
5.11 Se diligencia la gua de transporte por destino indicando el nmero de unidades a
enviar.
NOTA: Se debe especificar en la gua el envo de los documentos soportes para la
entrega y recibo del producto por cliente.
5.12 Se chequea que las cajas se encuentren totalmente selladas, tengan su "rotulo
de identificacin de producto a despachar" y el rotulo que contiene la direccin del
destino. En el rotulo de direccin de cada caja o contenedor se debe colocar el
nmero de la gua de envo de la compaa de transportes con el fin de identificar el
producto en el lugar destino.
5.13 El personal de la transportadora revisa cantidades de producto por gua y el tipo
de empaque y carga su vehculo. El personal de la transportadora emite el "Recibo
de Mercancas" donde se registra los nmeros de las guas, el total de unidades de
empaque entregadas, el cdigo del personal que recibe por parte de la
transportadora y la firma de recibido.
5.14 El director de produccin debe informar va e-mail o telefnicamente a cada
cliente la confirmacin del despacho del pedido por la trasportadora segn lo
acordado en la negociacin.
Orden de Produccin
Remisin
Salida de Almacn
Control de Empaque
Relacin de Remesas
Autorizacin Para Traslado
Entrada de Almacn
Formato Libre
CMPR-004-FT08
CMPR-004-FT01
ADPR-009-FT02
ADPR-009-FT04
ADPR-009-FT05
ADPR-009-FT06
PDPR-003-FT01
4 de 4
PRESERVACION DEL PRODUCTO Y DE LA PROPIEDAD DEL

CLIENTE
VERSIN: 1
PDPR-009
1. OBJETIVO
Establecer los parmetros para garantizar que las materias primas, los productos, los
insumos, inclusive los suministrados por el cliente, se conserven bajo especificaciones
durante todo el proceso productivo.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las materias primas, el producto en proceso, el producto
terminado y el producto suministrado por el cliente que interviene en el proceso productivo
cumpliendo con el manejo, almacenamiento, embalaje, transporte y entrega de las mismas.
3.1 Almacenista: Inspeccionar, almacenar y conservar los productos y materias primas que
ingresen al almacn; controlar y registrar adecuadamente las entradas y salidas de almacn
de acuerdo a las instrucciones dadas por el director de produccin y el director
administrativo. Gestionar, verificar y controlar las condiciones de almacenamiento y
preservacin de los productos y materias primas. Control y preservacin de las materias
primas suministradas por el cliente, stas pueden ser papel, planchas y diseos fsicos o
magnticos.
3.2 Conductor o Mensajero: Recoleccin y preservacin durante el transporte de materias
primas o cualquier producto.
3.3 Director de Produccin: Establecer las condiciones para garantizar que los productos y
la materia prima mantenga sus especificaciones durante el proceso. Definir las
responsabilidades y controles para la proteccin del producto y de las materias primas en los
diferentes sitios de trabajo. Reportar cualquier anomala de los productos y la materia prima a
la Direccin Administrativa o Direccin Comercial segn corresponda. Administracin y
control del uso de las materias primas, planchas que sean propiedad del cliente y
determinacin de responsables para el manejo y preservacin de estos productos.
3.4 Operarios: Almacenar los productos y materias primas conforme a las instrucciones
recibidas del Director de Produccin o Almacenista e informar inmediatamente cualquier
anomala en las mismas.
4. DEFINICIONES
4.1 Almacn: Lugar en el cual se ubican y conservan productos y materia prima para ser
usados en la produccin.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 4

CLIENTE
VERSIN: 1
PDPR-009
4.2 Cliente: Entidad pblica o privada con quien se firma un contrato para la prestacin de
servicios o comercializacin de productos.
4.3 Conservacin: Actividades de almacenamiento, proteccin y mantenimiento de los
diferentes productos incluidos los suministrados por el Cliente.
4.4 Materia Prima: Insumo requerido para la elaboracin de un producto.
4.5 Producto: El resultado de un proceso.
4.6 Proveedor: Persona natural o jurdica que suministra un bien o servicio a la compaa.
5. DESARROLLO
Los productos recibidos se identifican en el Formato CMPR-004-FT02, Orden de Pedido que
es diligenciado por el Director Comercial y se direcciona hacia el rea correspondiente. En
caso que un producto suministrado por el Cliente pierda sus propiedades, se dae, se
extravi, o se deteriore, cuando se encuentren en poder de la compaa; se le informa al
Cliente, se establecen responsabilidades y se toman las medidas del caso dejando el registro
correspondiente.
Para garantizar la proteccin del producto se debe cumplir lo estipulado en los tems que a
continuacin se enuncian:
5.1 MANEJO
5.1.1 Archivos Magnticos: (Diseos que pueden estar en CD, disco ptico, zip, diskette)
no deben estar expuestos a campos magnticos, fuentes hmedas, ni temperaturas
elevadas. Se debe tener cuidado de no golpearlos ni perforarlos.
5.1.2 Archivo Fsico: Comprenden los diseos, artes, originales, bocetos, los cuales no
deben ser doblados, manchados, manipulados de manera incorrecta, ni exponerlos a fuentes
hmedas y en general a todo tipo de agentes que puedan alterar su composicin y
estructura.
5.1.3 Papel: Evitar la manipulacin con las manos sucias, y no debe ser expuesto a fuentes
hmedas o demasiado calientes.
5.1.4 Herrajes: Dependiendo del material en que est construido, se deben tener en cuenta
algunas de las especificaciones anteriormente contempladas.
Nota: Todas las clases de archivos, materias primas y herrajes que sean suministrados por
el cliente deben estar relacionados en el Formato CMPR-004-FT02, Orden de Pedido TC
2 de 4

CLIENTE
VERSIN: 1
PDPR-009
5.2 ALMACENAMIENTO
5.2.1 Archivos Magnticos: Deben ser almacenados en sus cajas originales, rotulado y
archivado de acuerdo con lo registrado en el Formato CRPR-001-FT03 Control de entrada
archivos publicomerciales
5.2.2 Archivo Fsico: Se deben identificar y archivar debidamente evitando que se altere su
composicin y su estructura.
5.2.3 Producto en Proceso y Terminado: Se debe evitar la presencia de humedad, y la
exposicin a altas temperaturas y en general cualquier agente que pueda deteriorar su
composicin y estructura.
5.2.4 Telas: Debe ser almacenado en su respectivo lugar sobre estibas y sin superar la
altura mxima (250 cm). Debidamente identificado y recubierto en Strech diligenciando El
Formato ADPR-006-FT07 Nota Entrada Almacn cuando es materia prima y el Formato
PDPR-003-FT01 Entrada de Almacn, cuando es producto terminado.
5.2.5 Herrajes: Debe ser almacenado en su empaque original y siguiendo las
especificaciones tcnicas suministradas por el proveedor.
5.3 EMBALAJE
5.3.1 Documentos Magnticos: N.A.
5.3.2 Documentos Fsicos: Debe ser embalados en hojas protectoras de papel o plstico.
5.3.3 Productos en Proceso y Terminado: Deben ser embalados en paquetes envueltos
en papel de empaque o en cajas de cartn debidamente zunchado. (Cuando es fuera del
pas, adems de esto debe ir envuelto en plstico)
5.3.4 Papel: N.A.
5.3.5 Herrajes: N.A.
5.4 TRANSPORTE Y ENTREGA
Aplica para todos los documentos y materias primas suministrados por los clientes y para la
entrega de productos en proceso y terminados.
5.4.1 Archivos Magnticos: Debe ser entregado dejando registro de esto en un acta de
formato libre.
3 de 4

CLIENTE
VERSIN: 1
PDPR-009
5.4.2 Archivos Fsicos: Debe ser entregado en carpetas o sobres de Manila dejando
registro de esto en un acta de formato libre.
5.4.3 Producto en proceso y Terminado: Debe ser entregado en los vehculos de la
empresa o transportador contratado, diligenciando las remisiones y guas de transporte.
Nota: El producto no conforme, debe ser manejado y almacenado segn lo estipulado en el
Procedimiento PDPR-004 Control de Producto No Conforme. Si por algn motivo, la forma de
almacenamiento es condicionada por el cliente, se deben implementar los criterios por ellos
exigidos, en cuanto a su administracin (Formatos, Procedimientos, Instructivos, entre otros).
Control de Producto No Conforme
Remisin
Entrada de Almacn
Nota de Entrada Almacn
PDPR-004
CMPR-004-FT01
PDPR-003-FT01
ADPR-006-FT07
4 de 4
PDPR-003-FT01
00/00/0000
VERSIN: 1
ENTRADA DE ALMACEN
CLIENTE: __________________________________
CDIGO
O.P
FECHA: __________________________
CANTIDAD
Persona que entrega: ______________________________

Almacenista: _____________________________________
DESCRIPCIN
REFERENCIA
CARACTERIZACIN PROCESO DE COMPRAS

VERSIN No: 01
GCMC-001
00 - 00 - 0000
ALCANCE DEL PROCESO
Garantizar el suministro adecuado y oportuno de los productos o Aplica a todas las Areas de la Empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U.
LDER DEL PROCESO
servicios acordes con los requisitos de calidad establecidos por la
Empresa para de esta forma satisfacer las necesidades del cliente. * Director Administrativo
El proceso inicia con el establecimiento o adopcin de criterios de seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores, para efectuar una compra tcnica de productos (Insumos y suministros)
y/o servicios y para verificar que cumplan con las especificaciones requeridas, ya sea en las instalaciones de la Empresa o en las del proveedor.
No.
Proveedor
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
Entrada
* Solicitud de Compra ADPR-006-FT08
PROCEDIMIENTO
COMPRAS
Salida
* Solicitud de Documentos a Proveedores ADPR-006-FT01
* Seleccin de Proveedores ADPR-006-FT02
* Listado Maestro de Proveedores ADPR-006-FT03
* Reporte de Inconformidades en Prod. o Serv. ADPR-006-FT04
* Evaluacin de Proveedores ADPR-006-FT05
* Orden de Compra ADPR-006-FT06
* Nota Entrada Almacn ADPR-006-FT07
* Registro de Compra ADPR-006-FT09

DOC. Y REGISTROS
ASOCIADOS
* Gestin Comercial
El completo diligenciamiento de la
infromacin tecnica del Producto
o Servicio.
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
* ADPR-006 Compras.
* Gestin Comercial
Que los proveedores estn
RECURSOS
* Recurso Humano
* Instalaciones
* Insumos (tiles de Papeleria).
* Recurso Humano
Cliente o Usuario
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
INDICADORES
Versin
Doc.
01
*
*
*
El completo diligenciamiento de la
*
infromacin tecnica del Producto
*
o Servicio.
*
*
*
*
*
*
Que los proveedores estn
*
seleccionados e incluidos en el
*
listado maestro de proveedores.
*
*
*
*
*
El cumplimiento de
*
especificaciones (Cantidad,
*
Referencias, etc.) y si existe
*
alguna diferencia que sea
*
registrada en el ADPR-006-FT04.
*
*
1
*
*
Que la evaluacin sea aplicada a
*
la totalidad de proveedores de
*
productos o servicios, teniendo en
*
cuenta el ADPR-006-FT04 de
*
cada uno de ellos.
*
*
*
*
*
Que el seguimiento se realice a
*
periodos ptimos para cada uno
*
de ellos.
*
*
*
*
*
*
Revisin de la debida aprobacin *
de la Orden de Compra.
*
*
*
*
ELABOR:
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Compras
Gestin Humana
Gestin Financiera
Prod.
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
* ADPR-006 Compras.
Prod.
Documentos a Proveedores.
* ADPR-006-FT02 Seleccin de
Proveedores.
* ADPR-006-FT03 Listado
Maestro de Proveedores.
Prod. * ADPR-006-FT04 Reporte de

Inconformidades en Producto o
Servicio.
1. NMERO DE PROVEEDORES
APROBADOS SEGUN
EVALUACIN
TOTAL DE PROVEEDORES
* ADPR-006-FT05 Evaluacin de
Proveedores.
x 100
* ADPR-006-FT06 Orden de
Prod. Compra.
* ADPR-006-FT07 Nota Entrada
Almacn.
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
2. NMERO DE COMPRAS SIN

RECHAZOS
TOTAL DE ORDENES DE COMPRA
Compra.
* ADPR-006-FT09 Registro de
Prod. Compra.
* Paginas Amarillas.
Prod.
REVIS:
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
APROB:
COMPRAS
VERSIN: 1
ADPR-006
1. OBJETIVO
Establecer criterios de seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores, para efectuar
una compra tcnica de productos y/o servicios y para verificar que cumplan con las
especificaciones requeridas, ya sea en las instalaciones de la Empresa o en las del
proveedor.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la compra de bienes o servicios que tienen incidencia en la
calidad del producto final.
3.1 Almacenista: Recepcin, verificacin, almacenamiento y preservacin de materias
primas e insumos. Reporte de inconsistencias en cuanto a cantidades, calidad y estado del
producto recibido.
3.2 Comit de Compras: Aprobacin de compras con monto superior a 1 SMLV. Est
conformado por el Director Comercial, Director Administrativo y Coordinador Ventas
Publicomerciales. (Para la aprobacin de una compra debe llevar obligatoriamente la Firma
del Director Comercial y el visto bueno de cualquiera de los otros dos que conforman el
comit. En el evento que el Director Comercial no se encuentre la firma de este se
reemplazara por la del Gerente).
3.3 Director de Produccin: Efecta la negociacin de las compras correspondientes a
insumos y materias primas que por efectos de capacidad productiva o especialidad del
trabajo no se puedan realizar a travs otra rea.
3.4 Director Administrativo: Selecciona y evala proveedores y mantiene actualizados los
listados maestros. Aprueba las compras hasta 1 SMLV y efecta las compras a excepcin
de la negociacin de insumos y materias primas en produccin.
3.5 Directores de rea: Establecen y documentan las pruebas, inspecciones, verificaciones
y aprobaciones a los productos que as lo requieran.
4. DEFINICIONES
4.1 Compra Tcnica: Compra que cumple especificaciones preestablecidas.
4.2 Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto o presta un servicio.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 5
COMPRAS
VERSIN: 1
ADPR-006
4.3 Proveedor nico: Organizacin o persona que suministra un producto o servicio, el cual
no puede ser suministrado por ningn otro proveedor.
4.4 Subsanar: Actividad a travs de la cual se aprueba la recepcin de un producto o
servicio, aunque no cumpla las especificaciones establecidas en la negociacin.
5. DESARROLLO
5.1 Seleccin de Proveedores: Para disponer de proveedores con capacidad para cumplir
los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad, se debe cumplir con los siguientes
pasos:
5.1.1 Dependiendo de los requerimientos de la Empresa, el Director Administrativo
establece la necesidad de seleccionar proveedores para adquirir productos o servicios.
5.1.2 El Director Administrativo solicita al proveedor la documentacin necesaria para ser
tenido en cuenta. Esta documentacin corresponde a lista de precios, certificaciones de
clientes, catlogos de productos, entre otros. Para tal fin, enva al proveedor el Formato
ADPR-006-FT01, Solicitud de Documentos a Proveedores.
5.1.3 Una vez recibidos los documentos anteriormente relacionados, el Director
Administrativo los revisa y verifica que estn completos; a continuacin, procede a diligenciar
el Formato ADPR-006-FT02, Seleccin de Proveedores.
5.1.4 Si el proveedor cumple con los parmetros exigidos de seleccin, es incluido en el
documento ADPR-006-FT03, Listado Maestro de Proveedores, y la documentacin es
archivada en la carpeta correspondiente a proveedores.
5.1.5 Si el proveedor no cumple con los parmetros exigidos de seleccin, el Director
Administrativo lo contacta y le informa, para establecer la posibilidad de corregir o eliminar
las causas de no seleccin.
5.1.6 Si el proveedor soluciona las causas de no seleccin, se repiten los pasos de los
numerales 5.1.3 y 5.1.4.
5.2 Evaluacin de Proveedores: Para mantener la continuidad de proveedores en el
Listado Maestro correspondiente, se debe cumplir con los siguientes pasos:
5.2.1 Cada seis meses, el Director Administrativo debe evaluar a los proveedores, siempre y
cuando estos hayan suministrado productos o servicios a la Empresa.
5.2.2 A medida que se ejecutan las compras de productos, bienes o servicios, el Director
Administrativo, o de Produccin segn el caso, debe diligenciar el Formato ADPR-006-FT04,
Reporte de Inconformidades en Productos o Servicios, y archivarlo como soporte para la
evaluacin de proveedores (Cada vez que se presente una No conformidad con el producto o
servicio suministrado).
2 de 5
COMPRAS
VERSIN: 1
ADPR-006
5.2.3 Una vez transcurrido el semestre, el Director Administrativo debe diligenciar el Formato
ADPR-006-FT05, Evaluacin de Proveedores; para tal hecho, se debe apoyar en el Formato
ADPR-006-FT03, Listado Maestro de Proveedores, y ADPR-006-FT04, Reporte de
Inconformidades en Productos o Servicios.
5.2.4 Si el proveedor aprueba la evaluacin, es mantenido o incluido en el ADPR-006-FT03,
Listado Maestro de Proveedores.
5.2.5 Si el proveedor no aprueba la evaluacin pero tradicionalmente ha cumplido, se
archiva en la carpeta de proveedores en estudio.
5.2.6 Para el caso de proveedores nicos que no aprueben la evaluacin, se les debe dar el
tratamiento de proveedores en estudio.
5.2.7 Si el proveedor no aprueba la evaluacin y tradicionalmente no ha cumplido, se elimina
del ADPR-006-FT03, Listado Maestro de Proveedores.
5.2.8 El Director Administrativo efecta el seguimiento al desempeo del proveedor en
estudio, y, si cumple, se ejecuta el paso descrito en el numeral 5.2.4; en caso contrario, se
elimina del ADPR-006-FT03 Listado, Maestro de Proveedores.
5.3 Compra Tcnica: Para lograr que el producto o el servicio requerido cumpla con las
especificaciones, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
5.3.1 El Director Administrativo debe verificar la necesidad de compra de un producto o un
servicio del rea que lo solicite.
5.3.2 Para solicitar productos o servicios al Director Administrativo, los funcionarios
responsables deben diligenciar el Formato ADPR-006-FT08, Solicitud de Compra.
Describiendo claramente las caractersticas del producto o servicio solicitado.
5.3.3 A continuacin, el Director Administrativo debe buscar en el ADPR-006-FT03, Listado
Maestro de Proveedores, si existen proveedores que proporcionen el producto o servicio
requerido, y solicitar como mnimo tres cotizaciones. Cuando aplique se solicitan por escrito y
deben describir exactamente el producto o servicio solicitado, y las condiciones comerciales
para la posible compra. De lo contrario en el Formato ADPR-006-FT08, Solicitud de Compra
se deben registrar las cotizaciones telefnicas realizadas a los tres proveedores. Cuando se
requieran muestras del producto, se solicitan al proveedor.
5.3.4 Si no existe proveedor que proporcione el producto o servicio requerido, se debe
ejecutar el proceso de seleccin de proveedores descrito en el numeral 5.1. De requerirse un
producto o un servicio de forma inmediata que no lo suministre ninguno de los proveedores
seleccionados o en estudio, previa autorizacin del Director Comercial o el Gerente se
realizar la compra.
3 de 5
COMPRAS
VERSIN: 1
ADPR-006
5.3.5 El Director Administrativo debe seleccionar la oferta que mejor cumpla con las
condiciones y especificaciones requeridas, y diligenciar el Formato ADPR-006-FT06, Orden
de Compra. Las compras sern autorizadas, dependiendo del valor, por el Director
Administrativo hasta 1 SMLV, o por el Comit de Compras superior a 1 SMLV.
5.3.6 Una vez aprobada la compra, el Director Administrativo debe enviar la Orden de
Compra al proveedor.
5.3.7 Si existe la necesidad de realizar verificacin del producto en las instalaciones del
proveedor, el Director Administrativo o el Funcionario delegado, debe hacerlo de acuerdo a lo
establecido en el numeral 5.4 de este documento, y debe dejar registro de esto en formato
libre; como mnimo debe consignar los datos del producto o servicio verificado y las
percepciones de la verificacin.
5.3.8 El producto o servicio debe ser recibido por el almacenista, el cual ingresa los datos al
sistema de acuerdo a lo registrado en el Formato ADPR-006-FT06, Orden de Compra para
generar el ADPR-006-FT07, Nota Entrada Almacn. Cualquier diferencia entre lo recibido y lo
consignado en la orden de compra (Referencia, cantidad, estado, etc.), debe ser informado al
Director Administrativo para que este autorice o no su ingreso. Debe registrarse en el
Formato ADPR-006-FT04, Reporte de Inconformidades en Productos o Servicios, y
archivarse en la carpeta correspondiente.
5.3.9 Una vez presentado el ADPR-006-FT07, Nota Entrada Almacn, y la factura, al
Director Administrativo, este debe verificar las cantidades, precios y condiciones comerciales,
y proceder a ingresar la factura al sistema generando el Formato ADPR-006-FT09, Registro
de Compra. A continuacin, entrega la factura a la secretaria para su archivo.
5.4 Verificacin del Producto en las instalaciones del proveedor: Cuando se requiera la
verificacin del producto en las instalaciones del proveedor (Definido documentalmente), se
debe cumplir con los siguientes pasos:
5.4.1 El Director Administrativo, con la ayuda del rea que solicita el producto o servicio,
establecen la necesidad de efectuar la verificacin del producto en las instalaciones del
proveedor, y le informa a este en el momento de solicitar la cotizacin.
5.4.2 El Director Administrativo, con la ayuda del rea que solicita el producto o servicio,
establecen y documentan las condiciones para la verificacin del producto y el mtodo para
la liberacin del mismo, si es aplicable.
5.4.3 El Director Administrativo o el funcionario delegado, efecta la verificacin, y si cumple
con las condiciones establecidas, teniendo en cuenta el mtodo para la liberacin del
producto, autoriza el despacho.
5.4.4 Si el producto no cumple con las condiciones establecidas, se informa al proveedor y
se plantea la posibilidad de solucionar las diferencias.
4 de 5
COMPRAS
VERSIN: 1
ADPR-006
5.4.5 Si el proveedor soluciona las diferencias, el Director Administrativo o el funcionario

delegado realiza una nueva verificacin, y, si cumple, autoriza el despacho del producto y
registra tal situacin en un acta de formato libre.
5.4.6 Si el proveedor no soluciona las diferencias en las especificaciones, el Director
Administrativo o el funcionario delegado, dependiendo de las especificaciones tcnicas,
puede autorizar el despacho del producto por subsanacin y registrar tal situacin en un acta
de formato libre.
5.4.7 En caso de que las especificaciones tcnicas no lo permitan, no se autoriza el
despacho del producto o servicio, y, el Proveedor, debe remplazarlos o en su defecto se
cancela la compra.
Solicitud de Documentos a Proveedores
Seleccin de Proveedores
Listado Maestro de Proveedores
Reporte de Inconformidades en Producto o Servicio
Evaluacin de Proveedores
Orden de Compra
Nota Entrada Almacn
Solicitud de Compra
Registro de Compra
ADPR-006-FT01
ADPR-006-FT02
ADPR-006-FT03
ADPR-006-FT04
ADPR-006-FT05
ADPR-006-FT06
ADPR-006-FT07
ADPR-006-FT08
ADPR-006-FT09
5 de 5
ADPR-006-FT01
SOLICITUD DOCUMENTOS PROVEEDORES
00/00/0000
VERSIN: 1
INCLUSIN O ACTUALIZACIN LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES

Nombre o Razn Social Completa:__________________________________________________________
(indicar si es Ltda., S.A. u otra.)
Nit o C.C. No.__________________________________________________________________

Direccin: _____________________________________________________________________
Ciudad:___________________________________
Telfonos:____________________________
Fax:___________
A.A._____________________________________
Pagina web:_______________________________________
Contacto:________________________________
E-Mail: ___________________________________________
Productos o servicios:
AGENTE RETENEDOR DE:
Retencin en la Fuente:
S
No
IVA:
S
No
ICA:
S
No
Rgimen Tributario:
Gran contribuyente
No Gran Contribuyente
Comn
Simplificado
Encargado de Facturacin:______________________________________________________________
Firma y sello del proveedor:________________________________
DOCUMENTOS QUE DEBE ANEXAR (FOTOCOPIAS)

.-Fotocopia Certificado de Existencia y Representacin de la sociedad o fotocopia de la cdula
de ciudadana si es persona Natural.
.-Lista de productos con precios actualizados.
.-Certificado de Calidad ( Si se tiene)
.- Referencias Comerciales
.- Referencias Bancarias
La informacin solicitada ser utilizada nicamente para actualizar nuestra base de datos de proveedores.
ADPR-006-FT02
SELECCIN DE PROVEEDORES
00/00/0000
VERSIN: 1
Nombre del proveedor:
Nit o cdula:
Especialidad:
Telfono:
Pgina web:
Direccin:
E-mail:
Fax:
Contacto:
Marcar nicamente un puntaje por cada tem.

ITEM
REQUISITO
CERTIFICADO DE CALIDAD
CUMPLIMIENTO EN VENTA
DE PRODUCTO O SERVICIO
SIMILAR EN OTRAS
COMPAIAS
CONDICIONES
COMERCIALES QUE OFRECE
EL PROVEEDOR (Las
condiciones preliminares
pueden variar segn el tipo y
cantidad de producto pedido)
PRAMETRO
Posee certificado de calidad
PUNTAJE OBSEVACIONES (si aplica)
No posee certificado de calidad

Las referencias comerciales y/o bancarias confirmadas son
adecuadas.
Las referencias comerciales y/o bancarias confirmadas no son
adecuadas
Es mayor o igual a 60 Das
Es mayor o igual a 30 Das
Polticas de venta, Pagos y

entregas
A partir del vencimiento cobra intereses de mora

Ofrece descuentos por pago de contado
No ofrece descuento y el pago es de estricto contado
FACILIDADES DE ENTREGA Entrega el producto incluyendo el transporte

DEL PRODUCTO O
SERVICIO(Las condiciones Entrega el producto sin incluir el transporte
pueden variar segn la cantidad
No entrega el producto en la Compaa
de producto)
Polticas de venta, Pagos y

entregas
Registro de cmara y Comercio

5
Ofrece listas de precios y/o especificaciones tcnicas del

DOCUMENTACIN EFECTIVA producto
Enva cotizaciones por escrito solicitadas
Ofrece cotizaciones verbales
TOTAL ACUMULADO
PUNTOS
RESULTADO DE LA SELECCIN
ITEM
CRITERIOS
RESULTADO SEGN CRITERIO
Si el proveedor no cumple con los requisitos 2 3

el puntaje es inferior a 6 puntos
EL PROVEEDOR SE RECHAZA
Si el puntaje acumulado es igual o mayor a 10

puntos
EL PROVEEDOR ES ACEPTADO
Si el puntaje acumulado est entre 6 y 9 puntos
El PROVEEDOR ES PUESTO EN ESTUDIO
OBSERVACIONES
Accin a tomar:
Fecha de cumplimiento:
Cumplido: Si_____ No_____
Quien realiza seguimiento:
Para proveedores nicos que no aprueban la seleccin se consideran proveedores en estudio y se realiza la compra.
Notas:
Diligenciado por:
Nombre:
Fecha de Seleccin:
Firma:
Cargo:
Para el punto 1 el puntaje es 2 o 0, el punto 2 es 2 o 0, el punto 3 es 4, 3, 1, 2 o 0, el punto 4 es 3, 2 o 0.

el punto 5 es 3,2 o 2 Estos puntajes van en orden de acuerdo a cada tem.
ADPR-006-FT03
LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES
00/00/0000
VERSION:1
NOMBRE
FECHA:______________________
PRODUCTO/SERVICIO
DIRECCIN
DILIGENCIADO POR:____________________
TELFONOS
FAX
FIRMA:____________________________
E-MAIL
CONTACTO
CARGO:___________________________________________
ADPR-006-FT04
REPORTE DE INCONFORMIDADES EN PRODUCTO O SERVICIO
00/00/0000
VERSIN:1
FECHA
DESCRIPCIN DE LA INCONFORMIDAD
ACCIN TOMADA
REPORTADO POR:
Cantidad ____
Referencia____
Tiempo de Entrega____
Elabor:
NOMBRE DE QUIEN
REPORTA
CARGO
ADPR-006-FT05
EVALUACIN DE PROVEEDORES
00/00/0000
VERSIN: 1
Nombre del Proveedor:

Nit o cdula:
Marcar nicamente un puntaje por cada tem. El No cumplimiento de algn requisito por parte del proveedor, determina una accin para eliminar las
causas que generan la No conformidad.
ITEM
REQUISITO
CUMPLIMIENTO DE
ESPECIFICACIONES DEL
PRODUCTO O SERVICIO
PARAMETRO
Cumple totalmente con lo establecido
PUNTAJE
OBSEVACIONES
VER REPORTE DE
INCONFORMIDADES EN
PRODUCTO O SERVICIO
Cumple corrigiendo no conformidades

No cumple lo establecido
Cumple de forma oportuna de acuerdo a lo convenido

OPORTUNOS EN LA
Cumple parcialmente sin afectar el desarrollo del proceso
ENTREGA DEL PRODUCTO O
No cumple con la entrega o cumple parcialmente afectando el
SERVICIO
desarrollo del proceso
VER REPORTE DE
INCONFORMIDADES EN
PRODUCTO O SERVICIO
Cumple con las cantidades acordadas

CUMPLIMIENTO DE
CANTIDADES DEL
PRODUCTO O SERVICIO
VER REPORTE DE
INCONFORMIDADES EN
PRODUCTO O SERVICIO
Cumple parcialmente sin afectar el desarrollo del proceso

No cumple con las cantidades o cumple parcialmente afectando el
desarrollo del proceso
No ha presentado producto no conforme
EFICACIA PARA ATENDER

RECLAMOS AL PRODUCTO
NO CONFORME
VER REPORTE DE
INCONFORMIDADES EN
PRODUCTO O SERVICIO
Ha presentado producto no conforme y lo ha atendido eficazmente

Ha presentado producto no conforme y no lo ha atendido eficazmente
CUMPLIMIENTO DE LAS
CONDICIONES
COMERCIALES
Cumple con las condiciones comerciales pactadas
VER REPORTE DE
INCONFORMIDADES EN
PRODUCTO O SERVICIO
No cumple con las condiciones comerciales pactadas
TOTAL ACUMULADO
PUNTOS
RESULTADO DE LA EVALUACIN
ITEM
CRITERIOS
DESCRIBIR LA ACCION Y LAS

FECHAS DEL SEGUIMIENTO
PLANIFICADO, SI APLICA
El proveedor que obtenga un puntaje menor a 10, o que no obtenga puntos en los tems 1 y 4, debe ser Accin a tomar:
retirado del Listado Maestro de Proveedores
El proveedor que obtenga puntos en los tems 1 y 4 y su puntaje sea mayor o igual a 10 y menor o igual
a 14 , entra en estudio
Fecha de cumplimiento:
Si el puntaje obtenido es mayor a 14 puntos, el proveedor contina en el Listado Maestro de

Proveedores
Cumplido: Si
No
Quien realiza seguimiento:
Si el proveedor en estudio no cumple con las acciones pactadas para eliminar la causa de la No conformidad, es eliminado del Listado
Maestro de Proveedores. Cuando se trate de un proveedor nico y el resultado de su evaluacin amerite su retiro del Listado Maestro de
Proveedores, se le da tratamiento de proveedor en estudio.
Notas:
Diligenciado por:
Nombre:
Fecha de Evaluacin:
Firma:
Cargo:
Para el punto 1 el puntaje es 4, 2 o 0, el punto 2 es 4, 1, o 0, el punto 3 es 4, 2, o 0, el punto 4 es 4, 3 o 0.

el punto 5 es 4 o 0 Estos puntajes van en orden de acuerdo a cada tem.
ADPR-006-FT06
00/00/0000
VERSIN: 1
ORDEN DE COMPRA
Seores:
Dir.:
Ciudad:
Pago:
Producto
Fecha:
Fec. Ent.
Tel:
Descripcin
Referencia
Cantidad
Vr. Unitario
Neto a pagar
Elabor
Autoriz
Acepta (Firma y Sello)
C.C.:
de
Vr. Total
NOTA ENTRADA ALMACN
Seores:
Direccin:
Ciudad:
Nit.
ADPR-006-FT07
00/00/0000
VERSIN: 1
Fecha:
Telfonos:
Vendedor:
Por medio de la presente damos entrada a los artculos relacionados a continuacin

Por concepto de:
Valor
Elabor
Aceptada Firma
Nit:
ADPR-006-FT08
00/00/0000
VERSIN: 1
SOLICITUD DE COMPRA
Fecha
Cantidad
Solicitud de Materiales
Unidad
Descripcin
Destinatario
Proveedor
Valor
Proveedor
Cotizacin
Valor
Proveedor
Valor
Cotizador
ADPR-006-FT09
00/00/0000
VERSIN: 1
REGISTRO DE COMPRA
A Favor de:
Cedula/ NIT:
Fact.No.:
Fecha:
Valor:
Vencimiento:
Cantidad
Del:
Orden:
Por concepto de:
Total
Aprobado
Revisado
Contabilizado
Valor
CARACTERIZACIN PROCESO DE GESTION HUMANA

VERSIN No: 01
GCMC-001
00 - 00 - 0000
ALCANCE DEL PROCESO
Contribuir al desarrollo del Talento Humano de la Empresa, Aplica a los procesos de Talento Humano desarrollados por la Direccin Administrativa de la Compaa
asegurando la efectividad en la aplicacin de los procesos
de seleccin, contratacin e induccin del personal que
LDER DEL PROCESO
ingresa, adems de ciertas actividades para la
administracin de los colaboradores, apoyados en procesos * Director Administrativo
de formacin y ambiente de trabajo.
El proceso inicia con el diligenciamiento de un requerimiento del director de rea en donde es necesitado el colaborador. Luego de hacer el requerimiento, se procede a la
aprobacin por parte de la gerencia para el nuevo cargo. Posteriormente se da paso al procedimiento de seleccin del personal, en donde se realiza un estudio de los
candidatos con sus respectivas pruebas y se realiza la vinculacin del empleado, el cual cuenta con procesos de induccin, dotacin y de reportes de accidentes laborales.
No.
Proveedor
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
Entrada
* Formato Requisicin de Personal.
* Induccin al Cargo y a la Compaa
* Instructivo de Evaluacin General

de Capacitacin
* Instructivo de Necesidades de
Capacitacin
* Evaluacin de Necesidades de
Capacitacin
PROCEDIMIENTO
RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y
CONTRATACIN DE PERSONAL
(ADPR- 001)
INDUCCIN DE PERSONAL
(ADPR - 002)
CAPACITACIN DE PERSONAL
(ADPR - 003)
Salida
* Perfil Cargo Tipo
* Hojas de Vida
* Entrevista de Personal
* Verificacin de Referencias
* Visita Domiciliaria
* Referenciacin Laboral
* Declaracin Juramentada
* Programa de Entrenamiento
* Control de Asistencia
* Investigacin de Incidentes y
Accidentes de Trabajo
Cliente o Usuario
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
* Manual de Induccin General
* Manual de Induccin al Cargo
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
* Propuestas de Capacitacin
* Evaluacin de Capacitacin
* Formato Individual de Capacitacin
* Compras
* Formato General de Capacitacin
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
Versin
Doc.
01
01
01
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
Que el personal escogido

cumpla con el perfil.
Control de pagos y
descuentos que sean
debidamente soportados
(HORAS EXTRAS)
Velar porque la informacin

este completa HV.
* Instructivo de Evaluacin de
Desempeo
* Cronograma de Evaluacin de
Desempeo
* Descripcin de Competencias
* Evaluacin de Desempeo
* Solicitud de Personal
* Formato Perfil de Cargo
* Gestin Comercial
EVALUACIN DE DESEMPEO
* Evaluacin de Desempeo
(ADPR - 004)
* Evaluacin de Clima Organizacional
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
ELABORACIN DE PERFILES DE CARGO * Manual de Perfiles de cargo
(ADPR - 005)
* Descripcin de Competencias
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera

DOC. Y REGISTROS
RECURSOS
ASOCIADOS
* Gestin Comercial
* ADPR-001 Reclutamiento, seleccin y
* Planificacin y Diseo del
* Recurso Humano
contratacin de Personal.
Prod.
* ADPR-001-FT01 Solicitud de Personal
* ADPR-001-FT02 Registro de Entrevista * Instalaciones
* Hoja de Vida
* Insumos (tiles de
* Compras
* Contrato
Papelera).
* Gestin Humana
* Afiliaciones
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
* Recurso Humano
Prod.
* ADPR-001-FT02 Registro de Entrevista * Instalaciones
* Hoja de Vida
* Insumos (tiles de
* Compras
* Contrato
Papelera).
* Gestin Humana
* Afiliaciones
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
* Recurso Humano
Prod.
* Equipo ( Cmputo,
comunicaciones)
* ADPR-001-FT02 Registro de Entrevista
* Instalaciones
* Hoja de Vida
* Compras
* Insumos (tiles de
* Contrato
* Gestin Humana
Papelera).
* Afiliaciones
* Gestin Financiera
01
01
INDICADORES DE GESTIN
Cumplimiento de Labores y
Horario (Reglamento Interno
de Trabajo).
* Gestin Comercial
Prod.
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
Que el plan de Capacitacin

se aplique a la totalidad del
personal
* Gestin Comercial
Prod.
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
Que cumpla con la funcin

para la cual fue creado
(COPASO)
* Gestin Comercial
Prod.
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
Que se realicen seguimientos Prod.
de la eficacia de las acciones * Gestin de la Produccin
tomadas en la Evaluacin de * Logstica y Distribucin
Desempeo
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
El perfil debe ser adecuado

al puesto de trabajo.
ELABOR:
* Gestin Comercial
Prod.
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera

* Hoja de Vida
* Contrato
* Afiliaciones
* ADPR-003 Capacitacin de personal
necesidades de capacitacin
Capacitacin
* ADPR-003-FT03 Formato individual de
capacitacin
* ADPR-003-FT04 Formato General de
Capacitacin
* ADPR-003 Capacitacin de personal
necesidades de capacitacin
Capacitacin
* ADPR-003-FT03 Formato individual de
capacitacin
* ADPR-003-FT04 Formato General de
Capacitacin
* Recurso Humano
* Instalaciones
* Insumos (tiles de
Papelera).
1. NMERO DE VACANTES
* Recurso Humano
CUBIERTAS
* Instalaciones
NMERO TOTAL DE SOLICITUDES
* Insumos (tiles de
Papelera).
2. NMERO DE COLABORADORES
QUE SUPERAN EL PERIODO
PRUEBA
NMERO TOTAL DE INGRESOS
* Recurso Humano
* Instalaciones
* Insumos (tiles de
Papelera).
1000
* ADPR-004 Evaluacin de Desempeo

Desempeo
* ADPR-004-FT02 Cronograma Evaluacin
de Desempeo
* ADPR-004-FT03 Descripcin de
Competencias
* ADPR-004-FT04 Evaluacin del Clima
Organizacional
* GCPR-004-FT01 Reporte de Quejas,
Reclamos o No Conformidades y Solicitud
de Acciones Preventivas o Correctivas.
* GCPR-004-FT02 Plan de Accin
* Recurso Humano
* Instalaciones
* Insumos (tiles de
Papelera).

* ADMN-001 Manual de Perfiles del Cargo
* ADIT-007 Diccionario Competencias
* Recurso Humano
* Instalaciones
* Insumos (tiles de
Papelera).
REVIS:
3. NDICE DE FRECUENCIA X
NDICE SEVERIDAD
4. NMERO DE ACTIVIDADES
REALIZADAS
NMERO DE ACTIVIDADES
PROGRAMADAS
5. NMERO DE DAS SIN

ACCIDENTES DE TRABAJO
APROB:
x 100
RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y CONTRATACIN DE

PERSONAL
VERSIN: 1
ADPR-001
1. OBJETIVO
Establecer parmetros para un adecuado proceso de incorporacin y asignacin de personal
a las diferentes reas de la Empresa.
2. ALCANCE
Seleccionar colaboradores para las reas Directivas, Administrativas y Operativas que
ingresen a Confecciones Caroyco.
3.1 Director Administrativo: Recepcionar las solicitudes de personal, e iniciar el proceso
de reclutamiento; una vez cumplida la seleccin, realizar la contratacin respectiva.
3.2 Directores de rea: Detectar y comunicar a la Direccin Administrativa o Gerencia, la
necesidad de contratar personal nuevo, ya sea por cargos vacantes o por la creacin de un
nuevo cargo.
3.3 Gerente: Realizar el proceso de seleccin, conforme a lo descrito en el presente
documento y a los requerimientos del cargo.
4. DEFINICIONES
4.1 Contratacin: Es la oficializacin de la relacin laboral entre el empleado seleccionado y
la Empresa.
4.2 Reclutamiento: Accin mediante la cual son recepcionadas las hojas de vida de los
posibles candidatos a desempear un cargo.
4.3 Seleccin: Proceso a travs del cual se escogen las hojas de vida que cumplen con el
perfil para desempear un cargo, en particular.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 4

PERSONAL
VERSIN: 1
ADPR-001
5. DESARROLLO
TAREA
ACTIVIDADES
1. El Director de rea solicitante
Requerimiento Director diligencia el Formato ADPR-001-FT01
de rea
Solicitud de Personal y lo enva al
Director Administrativo.
2. La recoleccin de las hojas de vida
se realiza en la recepcin por parte de
Reclutamiento
la Secretaria, quien verifica nombres,
telfonos, direccin y cargo solicitado.
Finalmente, son archivados por rea.
3. Se solicitan hojas de vida de
posibles candidatos a nivel externo
por medio de aviso clasificado o con
Solicitud Candidatos a empresas de personal temporal.
Nivel Externo
Eventualmente se reciben hojas de
vida de personal recomendado por
colaboradores
actuales
en
Confecciones Caroyco E.U
4. La secretaria llama telefnicamente
Llamado Telefnico y
a los candidatos y los cita a entrevista
Citacin a
de acuerdo a las hojas de vida
Precandidatos
suministradas
por
el
Director
Administrativo.
5. La primera entrevista la realiza la
Entrevista Direccin
Direccin Administrativa a manera de
Administrativa
filtro inicial.
El Director Administrativo diligencia el
Formato ADPR-001-FT02 Registro de
Entrevista donde se consigna la
Registro Resultado
informacin solicitada y de cumplir el
Primera Entrevista
candidato con los requisitos para el
cargo, se pasa a entrevista con el
Gerente o en su defecto se da por
terminado el proceso.
7. La segunda Entrevista es realizada
Entrevista Gerente de la
por el Gerente, previo concepto del
Empresa
Director Administrativo.
8. El Gerente verifica la informacin
Registro Resultado
consignada en el Formato ADPR-001Segunda Entrevista
FT02 Registro de Entrevista donde
se complementa y da su concepto; de
RESPONSABLE
Director de rea
Secretaria de la
Empresa
Director
Administrativo
Secretaria de la
Empresa
Director
Administrativo
Director
Administrativo
Gerente
Gerente
2 de 4

PERSONAL
Preseleccionados a
Prueba de Habilidad Nivel Operativo
Registro de Resultados
de Prueba de Habilidad
Seleccin Final del

Colaborador
Aplicacin a
Contratacin
"Suministro de
Personal"
Afiliaciones
VERSIN: 1
cumplir el candidato con los requisitos

para el cargo se contina con el
siguiente nivel del proceso de
seleccin o en su defecto la no
continuidad.
9. Posterior a las entrevistas los
preseleccionados pasan a realizar
una prueba de habilidad, donde se
evidenciar la capacidad e idoneidad
para la realizacin de la labor
determinada.
10. En el Formato ADPR-001-FT03
Prueba de Habilidad de Preseleccin
se registran los resultados de la
misma, segn los tems determinados
y se especifica la aprobacin o no de
la prueba.
11. Se verifican los registros donde
estn especificados los conceptos
(entrevistas y pruebas) y se toma la
decisin final.
De acuerdo con las Hojas de vida de
los colaboradores, que han trabajado
en la Empresa en la temporada
anterior al ao que se est
contratando, y para desempearse en
el mismo cargo se omitirn los pasos
de: preseleccionados a prueba de
habilidad y registro de resultados de
prueba de habilidad.
12. Se inicia la contratacin con la
verificacin de la documentacin
requerida para tal fin.
13. Si el nuevo colaborador a estado
afiliado a salud y pensiones se
actualizan los respectivos formatos.
De ser la primera vez que se va a
afiliar a Proteccin Social se le
informa de las entidades con las
cuales en el momento la Empresa
tiene vinculacin y l voluntariamente
ADPR-001
Director
Administrativo
y
Directores de
rea
Directores de
rea
Gerente
Director
Administrativo
Director
Administrativo
3 de 4

PERSONAL
Envo Documentacin
de
Afiliaciones
Examen Mdico
Recepcin de
Documentacin
Entrega Soportes a
Nuevo Colaborador
Copias Archivo Hojas

de Vida
Finalizacin Proceso y
Aplicacin de la
Induccin
VERSIN: 1
ADPR-001
las escoge.
14. Envo de Formatos de afiliaciones
Director
a entidades de Proteccin Social y
Administrativo
Caja de Compensacin.
15. Remitir al nuevo empleado a
Director
examen de ingreso a una institucin
Administrativo
mdica.
16. Recepcin de la documentacin
Director
del examen de ingreso, emitida por la
Administrativo
institucin mdica.
17. Entrega de soportes de las
afiliaciones de Salud, Pensin, ARP y
Director
Caja de Compensacin al nuevo
Administrativo
colaborador.
18. Copias de los documentos de
afiliacin a Salud, Pensin y Caja de
Compensacin se anexan a la hoja de
Secretaria de la
vida del nuevo colaborador, que
Empresa
reposan en el archivo del rea de
Talento Humano.
19. Finalizada la contratacin se
informa al nuevo colaborador que el
Responsable de
paso a seguir es el de la induccin a Gestin de la Calidad
la Compaa y al cargo que va a
desempear.
Instructivo General rea del Talento Humano
Instructivo registro de entrevista
Instructivo evaluacin prueba de habilidad preseleccin
Solicitud de Personal
Registro de Entrevista
Evaluacin Prueba de Habilidad de preseleccin
ADIT-001
ADIT-002
ADIT-004
ADPR-001-FT01
ADPR-001-FT02
ADPR-001-FT03
4 de 4
VERSIN: 1
ADPR-002
1. OBJETIVO
Brindar la informacin necesaria al nuevo colaborador para el conocimiento de la Empresa y
de su cargo.
2. ALCANCE
Desarrollar el proceso de induccin a los nuevos colaboradores para las reas
Administrativas y Operativas de la Empresa.
3.1 Director Administrativo: Concretar la cita respectiva con el Director de Gestin de la
Calidad de la Compaa para que realice la induccin.
3.2 Directores de rea: Realizar el proceso de induccin a su nuevo colaborador, conforme
a lo descrito en el presente documento y a los requerimientos del perfil de cargo.
3.3 Responsable del Sistema de Gestin de la Calidad: Realizar la induccin del nuevo
colaborador a la Compaa.
4. DEFINICIONES
4.1 Induccin: Capacitacin proporcionada por la Empresa al ser contratado un nuevo
colaborador, la cual es fundamental para el desarrollo de sus funciones.
5. DESARROLLO
TAREA
Requerimiento de
induccin
Entrega de la
Informacin de la
Induccin
Elabor:
Revis:
Aprob:
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
1. El Director de rea programa la
induccin del nuevo colaborador con
los funcionarios que considere
Superior Inmediato
necesario para la ejecucin de su
labor.
2. El da de inicio se entrega al nuevo
colaborador
la
informacin
de
Responsable de
induccin a la Empresa y se le explica Gestin de la Calidad
los aspectos principales de esta.
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 2
VERSIN: 1
ADPR-002
3. El superior inmediato realiza un

recorrido general por la Empresa con
Visita rea General
el nuevo colaborador, mostrndole las
reas de trabajo y los procesos en los
cuales tendr relacin.
4. El superior inmediato presentar al
Presentacin
nuevo colaborador con todos los
Compaeros
compaeros de la Empresa.
5. El superior inmediato mostrar al
nuevo colaborador los equipos,
Equipos y Herramientas
herramientas y materiales que
de Trabajo
utilizar durante su labor diariamente,
enfatizando en el mantenimiento y
uso adecuado.
6. El superior inmediato realiza la
induccin al cargo enfatizando el
estilo de trabajo, los resultados
Induccin al Cargo
esperados y las reglas generales de
trabajo en equipo. Para tal fin,
diligenciar el Formato ADPR-002FT01
induccin al cargo y a la
Compaa.
7. Al finalizar el proceso descrito, el
superior inmediato ubicar en el
puesto
de
trabajo
al
nuevo
Ubicacin en el Puesto
colaborador para que inicie su labor,
de
comprobando
que
tenga
los
Trabajo
elementos bsicos de trabajo.
8. El superior inmediato enviar a la

secretaria el Formato ADPR-002FT01 induccin al cargo y a la
Programacin de
Compaa debidamente firmado por
Induccin a Archivo
los dos que intervienen en el proceso
mencionado para ser archivado en la
hoja de vida del nuevo colaborador.
Induccin al Cargo y a la Compaa
Manual de Induccin General
Manual de Induccin al Cargo
Superior Inmediato
Superior Inmediato
Superior Inmediato
Superior Inmediato
Superior Inmediato
Superior Inmediato
Secretaria de la
Empresa
ADPR-002-FT01
ADMN-002
ADPR-002-FT02
2 de 2
VERSIN: 1
ADPR-002
1. OBJETIVO
Brindar la informacin necesaria al nuevo colaborador para el conocimiento de la Empresa y
de su cargo.
2. ALCANCE
Desarrollar el proceso de induccin a los nuevos colaboradores para las reas
Administrativas y Operativas de la Empresa.
3.1 Director Administrativo: Concretar la cita respectiva con el Director de Gestin de la
Calidad de la Compaa para que realice la induccin.
3.2 Directores de rea: Realizar el proceso de induccin a su nuevo colaborador, conforme
a lo descrito en el presente documento y a los requerimientos del perfil de cargo.
3.3 Responsable del Sistema de Gestin de la Calidad: Realizar la induccin del nuevo
colaborador a la Compaa.
4. DEFINICIONES
4.1 Induccin: Capacitacin proporcionada por la Empresa al ser contratado un nuevo
colaborador, la cual es fundamental para el desarrollo de sus funciones.
5. DESARROLLO
TAREA
Requerimiento de
induccin
Entrega de la
Informacin de la
Induccin
Elabor:
Revis:
Aprob:
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
1. El Director de rea programa la
induccin del nuevo colaborador con
los funcionarios que considere
Superior Inmediato
necesario para la ejecucin de su
labor.
2. El da de inicio se entrega al nuevo
colaborador
la
informacin
de
Responsable de
induccin a la Empresa y se le explica Gestin de la Calidad
los aspectos principales de esta.
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 2
VERSIN: 1
ADPR-002
3. El superior inmediato realiza un

recorrido general por la Empresa con
Visita rea General
el nuevo colaborador, mostrndole las
reas de trabajo y los procesos en los
cuales tendr relacin.
4. El superior inmediato presentar al
Presentacin
nuevo colaborador con todos los
Compaeros
compaeros de la Empresa.
5. El superior inmediato mostrar al
nuevo colaborador los equipos,
Equipos y Herramientas
herramientas y materiales que
de Trabajo
utilizar durante su labor diariamente,
enfatizando en el mantenimiento y
uso adecuado.
6. El superior inmediato realiza la
induccin al cargo enfatizando el
estilo de trabajo, los resultados
Induccin al Cargo
esperados y las reglas generales de
trabajo en equipo. Para tal fin,
diligenciar el Formato ADPR-002FT01
induccin al cargo y a la
Compaa.
7. Al finalizar el proceso descrito, el
superior inmediato ubicar en el
puesto
de
trabajo
al
nuevo
Ubicacin en el Puesto
colaborador para que inicie su labor,
de
comprobando
que
tenga
los
Trabajo
elementos bsicos de trabajo.
8. El superior inmediato enviar a la

secretaria el Formato ADPR-002FT01 induccin al cargo y a la
Programacin de
Compaa debidamente firmado por
Induccin a Archivo
los dos que intervienen en el proceso
mencionado para ser archivado en la
hoja de vida del nuevo colaborador.
Superior Inmediato
Superior Inmediato
Superior Inmediato
Superior Inmediato
Superior Inmediato
Superior Inmediato
Secretaria de la
Empresa
ADPR-002-FT01
ADMN-002
ADPR-002-FT02
2 de 2
VERSIN: 1
ADPR-003
1. OBJETIVO
Capacitar al personal segn la evaluacin de necesidades a nivel de desarrollo personal y
tcnico.
2. ALCANCE
Capacitar a los colaboradores de todos los niveles organizacionales (Directivo, Administrativo
y Operativo) para la optimizacin de su desempeo.
3.1 Director Administrativo: Realizar el cronograma general de capacitacin de acuerdo a
las necesidades detectadas en el personal de la Empresa.
3.2 Directores de rea: Solicitar y tramitar los formatos de evaluacin de necesidades de
capacitacin para su posterior aprobacin por parte de la Gerencia.
3.3 Gerente: Aprobar el cronograma general de capacitacin y dar el apoyo financiero para
que este se realice.
3.4 Funcionarios de la Compaa: Participar en las capacitaciones programadas por la
Compaa.
4. DEFINICIONES
N.A.
5. DESARROLLO
TAREA
Requerimiento Director
de rea
Anlisis y Verificacin
de Base de Datos de
Capacitacin
Elabor:
Revis:
Aprob:
ACTIVIDADES
1. El Director del rea solicitante
diligencia el Formato ADPR-003FT01, Evaluacin de Necesidades de
Capacitacin y lo enva
a la
Direccin Administrativa.
2. El Director Administrativo analiza y
verifica en base de datos la entidad
que ofrece el curso, seminario o taller
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
RESPONSABLE
Director de rea
Solicitante
Director
Administrativo
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 3
Envo a solicitante las

propuestas de
capacitacin
Superior o Director
solicitante aprueba la
propuesta
Envo de la propuesta a
la Gerencia y
Aprobacin
Contacto con Entidad

Programadora de la
Capacitacin
Programacin de
Asistencia
Asistencia del
Funcionario
Evaluacin del Evento
Inclusin en Base de
Datos
VERSIN: 1
segn
los
requerimientos
especificados.
3. El Director Administrativo enva al
solicitante
las
propuestas
de
capacitacin existentes en el mercado
segn los requerimientos.
4. El Director de rea solicitante
aprueba la propuesta recomendada
para la capacitacin mediante su
firma en el formato ADPR-003-FT01
Evaluacin de Necesidades de
capacitacin.
5. El Director Administrativo con el
visto bueno del Director de rea enva
a la Gerencia la propuesta para su
aprobacin y asignacin de recurso
financiero quien autoriza, firmando el
formato, ADPR-003-FT01 Evaluacin
de Necesidades de Capacitacin.
6. El Director Administrativo contacta
la entidad programadora del evento e
inscribe al colaborador formalmente
por escrito.
7. El Director Administrativo y
Superior solicitante programan al
colaborador para su asistencia al
evento.
8. El colaborador programado asiste a
la capacitacin en el lugar asignado
por la entidad.
9. El Director Administrativo enva
Formato ADPR-003-FT02 Evaluacin
de Capacitacin al colaborador
asistente para conocer el impacto y
generalidades del mismo.
10. De acuerdo a los datos
suministrados en el formato ADPR003-FT02
Evaluacin
de
la
Capacitacin
entregado
por el
funcionario que la tom, El Director
Administrativo ingresa a la Base de
Datos la informacin de capacitacin
individual y corporativa.
ADPR-003
Director
Administrativo
Superior o Director
solicitante
Director
Administrativo y
Gerente
Director
Administrativo
Director
Administrativo
Superior Solicitante
Funcionarios
Encargados
Director
Administrativo
Director
Administrativo
2 de 3
VERSIN: 1
ADPR-003
Nota: Se programar el cronograma de capacitacin semestral o anualmente dependiendo

de las necesidades del Cargo y de la Empresa.
Instructivo de Evaluacin General de Capacitacin
Instructivo de necesidades de capacitacin
Evaluacin de Necesidades de Capacitacin
Evaluacin de Capacitacin
Formato Individual de Capacitacin
Formato General de Capacitacin
ADIT-005
ADIT-006
ADPR-003-FT01
ADPR-003-FT02
ADPR-003-FT03
ADPR-003-FT04
3 de 3
VERSIN: 1
ADPR-004
1. OBJETIVO
Evaluar a todos los colaboradores de la organizacin su desempeo basado en el perfil de
cargo, evaluar el clima organizacional, la capacitacin dada y los objetivos planteados.
2. ALCANCE
Se realizar a los colaboradores de la Empresa a nivel Directivo, Administrativo y Operativo.
3.1 Director Administrativo: Suministrar la documentacin, para la evaluacin de
desempeo a los Directores de rea, apoyar a los mismos en la evaluacin de los
funcionarios a su cargo y evaluar el personal a cargo.
3.2 Directores de rea y Coordinadores: Evaluar al personal bajo su cargo aplicando el
Formato ADPR-003-FT01, Evaluacin del Desempeo, y planificar las actividades con miras
a permitir el mejoramiento continuo de la Empresa.
3.3 Responsable del Sistema de Gestin de la Calidad: Coordinar el Programa General
de Evaluacin del Desempeo, realizar la encuesta de la evaluacin del clima organizacional
y el Plan de Accin.
3.4 Funcionarios de la Empresa: Participar activamente en lo requerido para el
Mejoramiento Continuo.
3.5 Gerente: Evaluar a los Directores y personal a cargo directo.
4. DEFINICIONES
4.1 Evaluacin del Desempeo: Herramienta administrativa que permite medir la calidad
del trabajo, las condiciones personales y el cumplimiento de los objetivos por parte de los
funcionarios de la Empresa.
5. DESARROLLO
TAREA
Programacin
Evaluacin
de Desempeo
Elabor:
Revis:
Aprob:
ACTIVIDADES
1. El director Administrativo programa
con los Directores de las diferentes
reas las fechas de realizacin de la
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
RESPONSABLE
Director
Administrativo y
Directores de rea o
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 3
EVALUACIN DEL DESEMPEO

Elaboracin de
cronograma
Entrega de
Cronogramas
Requerimiento de
Registro
Envo de Registro
Ejecucin de
Evaluacin
Envo Copia de
Evaluacin
VERSIN: 1
ADPR-004
evaluacin de desempeo de sus

Coordinadores
colaboradores.
2. A partir de las consultas con los
diferentes Directores de rea, el
Director Administrativo genera un
Director
cronograma con fechas para la
Administrativo
realizacin de las evaluaciones de
desempeo de cada rea.
3. El Director Administrativo enva a
cada Director de rea, el cronograma
Director
con las fechas respectivas de
Administrativo y
evaluacin de los colaboradores para Directores de reas o
la organizacin interna en las mismas
Coordinadores
segn los tiempos de trabajo.
4. Los Directores de cada rea
solicitan a la Direccin Administrativa
el
Formato
ADPR-004-FT01
Evaluacin de Desempeo e ADITDirector
003 Instructivo de Evaluacin de
Administrativo y
Desempeo, los Perfiles del Cargo de Directores de reas o
los respectivos colaboradores de su
Coordinadores
rea y el listado de capacitacin de
cada uno para la planeacin y
ejecucin de la evaluacin.
5. El Director Administrativo enva a
cada Director de rea que lo solicite
Director
segn fechas, la documentacin para
Administrativo
la evaluacin.
6. Los Directores de rea o
Coordinadores respectivos realizarn
la evaluacin de desempeo a sus Directores de rea o
colaboradores segn las fechas
Coordinadores
programadas
y
los
tiempos
destinados para tal fin.
7. Los Directores de rea envan una
copia de la evaluacin de desempeo
al Director Administrativo firmada por
Director
el Director o Coordinador que evala
Administrativo o
y por el evaluado para ser anexada a
Coordinador y
su hoja de vida. Los Directores de
Directores de rea
rea archivan el original para
posterior seguimiento y evaluacin de
resultados en la prxima fecha de
2 de 3
EVALUACIN DEL DESEMPEO

Recepcin de la
Evaluacin Trabajo
Copias archivo Hoja de

Vida
VERSIN: 1
evaluacin.
8. El Director Administrativo recibe las
copias de la evaluacin y verifica su
aplicacin y firmas respectivas
9. El Director Administrativo entrega a
la secretaria para que anexe a la hoja
de vida de cada colaborador la copia
de la evaluacin para tener el soporte
de ejecucin y realizar el seguimiento
respectivo.
ADPR-004
Director
Administrativo
Director
Administrativo,
Secretaria y
Directores de rea
Nota: El Director responsable del Sistema de Gestin de la Calidad debe realizar la ADPR004-FT04, Evaluacin del Clima Organizacional, por lo menos una vez al ao y presentar el
informe para la toma de acciones preventivas y correctivas.
Evaluacin de Desempeo
Cronograma Evaluacin de Desempeo
Descripcin de Competencias
Evaluacin del Clima Organizacional
ADPR-004-FT01
ADPR-004-FT02
ADPR-004-FT03
ADPR-004-FT04
3 de 3
ELABORACIN DE PERFILES DE CARGO POR

COMPETENCIAS
VERSIN: 1
ADPR-005
1. OBJETIVO
Establecer los parmetros y actividades generales para la construccin de perfiles de cargo
por competencias para los diferentes niveles de la Empresa.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los cargos de la organizacin que estn actualmente
vigentes y por crear segn las necesidades y crecimiento de la Empresa.
3.1 Directores reas: Conocer y ayudar en la definicin y construccin de los perfiles de
cargo por competencias.
3.2 Gerente: Realizar la revisin y aprobacin de los perfiles de cargo de todos los
funcionarios de la Empresa.
4. DEFINICIONES
N.A.
5. DESARROLLO
TAREA
A. Requerimiento de
Personal.
B. Creacin de un
Nuevo Cargo
Elabor:
Revis:
Aprob:
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
1. A. Conocer, evidenciar y validar las

diferentes funciones, actividades y
requerimientos de personal en cada
puesto de trabajo, a travs del
Formato, Solicitud de Personal
ADPR-001-FT01.
B. Determinar cuales son las
funciones, actividades, responsab.,
requerimientos de personal especfico
e impacto en la Empresa.
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Gerente
Directores de rea
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 3

COMPETENCIAS
VERSIN: 1
ADPR-005
2.
La
Direccin
Administrativa
mediante el Formato, Perfil del Cargo,
determina con el Director de rea
Gerencia
solicitante del nuevo cargo, las
Direccin
funciones,
actividades,
Levantamiento de
administrativa
responsabilidades
y
aspectos
Informacin,
Directores de rea
generales del colaborador solicitado.
validacin y Aprobacin
solicitante
Posteriormente,
la
Direccin
Responsable Gestin
Administrativa valida con la Gerencia
de la Calidad
y la Direccin de Gestin de la
Calidad la informacin obtenida para
su aprobacin.
3. Mediante el anlisis de la ubicacin
del cargo en la organizacin
(organigrama), el diccionario de
Direccin
Determinacin de las
competencias,
las
funciones,
Administrativa
Competencias del
actividades,
nivel
de
impacto,
Responsable de
Funcionario para el
responsabilidad y las competencias
Gestin de la
Cargo
determinadas
para
cada
nivel
Calidad.
(Directivo, Administrativo u Operativo)
se definen las competencias.
4.
La
Direccin
Administrativa
presenta al Director de rea
Gerencia
solicitante el perfil elaborado para su
Director del rea
validacin y aprobacin en primera
solicitante
instancia.
Direccin
Aprobacin Final
Posteriormente, se presenta a la
Administrativa
Gerencia y a la Direccin de Gestin
Responsable Gestin
de la Calidad el perfil definido para
de la Calidad
su aprobacin final y correspondiente
asignacin de salario segn polticas
internas.
5. Se entrega a la Direccin de
Direccin
Control del documento
Gestin de la Calidad el documento
Administrativa
por el
original para su ingreso al listado Responsable Gestin
D.G.C.
maestro de control de documentos.
de la Calidad
6. Con el documento aprobado y
Direccin
Inicio Proceso
controlado, se inicia el proceso de
Administrativa
Seleccin de
seleccin de personal.
Responsable Gestin
Personal
de la Calidad
2 de 3

COMPETENCIAS
VERSIN: 1
ADPR-005
Manual de Perfiles del Cargo
Organigrama
Diccionario Competencias
ADPR-001-FT01
ADMN-001
ADIT-007
3 de 3
INSTRUTIVO GENERAL REA DE TALENTO HUMANO

VERSIN: 1
ADIT-001
1. OBJETIVO
Seleccionar colaboradores de acuerdo a las necesidades que haya en un rea determinada y
bajo las polticas de la Empresa y la poltica de calidad; teniendo como referencia los perfiles
por competencia de la Empresa.
2. PASO 1. EVALUACIN DE REQUERIMIENTOS
A. Cambio de Personal debido a:
Bajo rendimiento
Fallas de asistencia
Indisciplina
Consumo de bebidas alcohlicas
Laborar en estado de embriagues
No adaptacin a estilo de trabajo
No adaptacin a horario
Retiro voluntario
Robo
Convivencia
Reemplazo
B. Por Crecimiento Organizacional:
Debido al crecimiento administrativo organizacional, la Empresa puede tener un

desarrollo horizontal o vertical el cual implica la creacin de nuevos cargos y
puestos de trabajo.
Para la creacin de estos nuevos cargos, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Evaluar la necesidad del cargo.
Evaluar la contratacin externa o la promocin interna.
Determinar sus objetivos, alcances, resultados y funciones.
Determinar el estatus organizacional del cargo.
Determinar su conectividad con otras reas.
Elabor:
Jose Tellez Camilo Nieto
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 8

VERSIN: 1
ADIT-001
Determinar su corresponsabilidad jerrquica.
Determinar su profesionalizacin y Experiencia
Definicin de escala salarial segn el sector econmico y polticas de la

Compaa
3. PASO 2. RECEPCIN DE HOJAS DE VIDA

A. El proceso se realiza constantemente, seleccionndolas por sexo, edad, cargos, etc.
Se solicita a la secretaria que verifique los siguientes datos:
Nombres.
Direccin.
Telfonos.
Referencias.
4. PASO 3. PRESELECCION DE HOJAS DE VIDA

Este se realiza segn el cargo, los requerimientos y la finalidad de la tarea.
5. PASO 4. ENTREVISTA
Son realizadas por el Director Administrativo y el Gerente de la Empresa. En ausencia de
este, son realizadas por el Director de Produccin o por el Director encargado del rea. En
ltima instancia, la entrevista es realizada por un funcionario delegado.
Duracin: Mnimo 30 minutos.
Temas a abordar:
Datos Personales.
Vida Familiar.
Experiencia General.
Experiencia Especifica
Competitividad
Relaciones interpersonales
2 de 8

Proyeccin en tiempo
Expectativa laboral
Expectativa personal
Explicacin de tipo de contrato
Cierre
VERSIN: 1
ADIT-001
6. PASO 5. PRUEBAS DE HABILIDAD

Estas se realizan en las reas de trabajo en compaa del Superior inmediato, quien evala
la habilidad y competencia, segn lo especificado en el manual de funciones y perfil de cargo
por competencias.
Estas se realizan en los sitios de trabajo (reas, Puntos de Venta, etc.) en compaa del
supervisor, quien evala la habilidad y competencia, segn lo especificado en el manual de
funciones y perfil de cargo por competencias.
Aspectos a evaluar:
Habilidad
Tiempo de ejecucin de la tarea
Desempeo general
Seguimiento y cumplimiento de normas de seguridad industrial
Manejo de ordenes
Relaciones interpersonales en general
Duracin: Tres das en el rea de trabajo.

7. PASO 6. SELECCIN FINAL
El supervisor que realiz el seguimiento y aplicacin de la prueba, da el visto bueno de
aprobacin de seleccin.
3 de 8

VERSIN: 1
ADIT-001
8. PASO 7. CONTRATACIN.
Esta ser realizada por el Director Administrativo, quien se encargar de

realizar todos los trmites necesarios para el manejo de todas las prestaciones
sociales y pagos de parafiscales requeridos por la legislacin colombiana. La
contratacin debe realizarse cuando el nuevo funcionario de la compaa
suministre todos los documentos exigidos. Los documentos son:
Fotocopia de Cdula de Ciudadana o extranjera (Segn aplique)
Pasado Judicial
Fotocopia de Libreta militar (Si aplica)
Fotocopias de diplomas o Certificaciones de Formacin recibida.
Foto Reciente
Referencias y Certificaciones laborales y personales.
Exmen de ingreso respectivo.
9. PASO 8. NMINA
El Director Administrativo liquida la nomina con base en los registros de asistencias,
ausencias, permisos, accidentalidad, incapacidades y dems datos que influyen directamente
en los montos a pagar. Elabora los respectivos registros quincenales o mensuales, segn las
polticas de la empresa.
Los datos revisados y consolidados se pasan a Gerencia quien autoriza el pago. El Director
Administrativo elabora el informe respectivo al banco para que efecten el pago directo de
nomina a cada colaborador.
10. CAPACITACION PASO 1. INDUCCIN A LA EMPRESA
El objetivo es dar a conocer la finalidad de la compaa, sus objetivos, la poltica de calidad y
lo que espera de sus colaboradores. Enfatizar en los valores y el nivel de desempeo
deseado.
4 de 8

VERSIN: 1
ADIT-001
11. PASO 2. INDUCCIN AL CARGO

La finalidad es profundizar en los temas generales y especficos del cargo como:
Funciones a realizar
Horarios
Turnos
Traslados
Pagos
Descansos
Reglamento interno
Normas de salud ocupacional y seguridad industrial
Nota 1: Al finalizar cualquier tipo de induccin, debe quedar formalizada en un documento

donde se especifique los temas abordados y debe estar firmada por el colaborador asistente;
con lo cual se certifica el conocimiento por parte del trabajador de las normas, deberes y
derechos adquiridos por l en la Compaa.
12. PASO 3. IDENTIFICACIN Y EVALUACIN DE NECESIDADES
Se realizar segn los requerimientos de la empresa, y de acuerdo a la solicitud directa de
los Directores de rea y Coordinadores.
13. PASO 4. DEFINICIN DE TIPO DE CAPACITACION

A. Capacitacin de Desarrollo
Procesos que generan conocimiento y desarrollan actitudes, habilidades y destrezas que
mejoran el crecimiento del individuo a nivel personal y laboral.
5 de 8

VERSIN: 1
ADIT-001
B. Capacitacin Tcnica
Son procesos que ofrecen conocimientos, conceptos y herramientas tcnicas especficas
para el desempeo de una actividad determinada.
La finalidad de estas directrices de la capacitacin es proyectar al individuo al desarrollo
de sus habilidades, competencias generales y especificas a nivel comportamental e
intelectual que mejoraran su desempeo y calidad de vida laboral.
Capacitacin Interna
Son realizadas por los Directores de rea de la Empresa, quienes por sus
conocimientos y conceptos ayudan al mejor desarrollo de una actividad.
Capacitacin Externa
Son realizados por entidades ajenas a la compaa como:

-Proveedores de Insumos
-Proveedores de Equipos
-Asesores
-Certificadores
-Operadores
-Desarrolladores de Software
-Proveedores de servicios
Estas capacitaciones se realizaran de acuerdo a las necesidades de cada rea y sin
entorpecer el funcionamiento normal de la Empresa.
14. PASO 5. EVALUACIN DE DESEMPEO
Esta se debe realizar mnimo cada seis meses. Su finalidad es medir el desempeo general y
especfico de cada colaborador, el impacto de la capacitacin dada durante ese tiempo, la
implementacin de la misma y como ha aportado en su proceso de mejoramiento contino.
6 de 8

VERSIN: 1
ADIT-001
15. BIENESTAR ORGANIZACIONAL

El Director Administrativo en conjunto con la Gerencia son los encargados de evaluar,
programar y ejecutar todo tipo de eventos que promuevan el mejoramiento de la convivencia,
las relaciones interpersonales, el clima organizacional, la calidad de vida laboral y general
del colaborador. Lo anterior dar las bases para la creacin de una cultura organizacional
que promueva valores y objetivos empresariales y personales.
Actividades Bsicas:
Eventos de integracin
Almuerzos corporativos
Recordacin de cumpleaos
Concursos internos
Integracin de la familia a la empresa
16. SALUD OCUPACIONAL

El comit Paritario de Salud Ocupacional y el Director Administrativo con la asesora de la
ARP deben proteger la salud de los trabajadores en sus reas y/o puestos de trabajo, velar
por el cumplimiento de las normas de seguridad, reducir la ocurrencia de accidentes de
trabajo y la proteccin de los equipos e instalaciones de la compaa en general.
17. PASO 1. MEDICINA DEL TRABAJO
Se encarga de todos los aspectos bsicos referentes a la salud de los trabajadores, la
programacin y puesta en marcha de programas que promuevan y prevengan enfermedades
de tipo general y profesional.
18. PASO 2. HIGIENE INDUSTRIAL
Su finalidad es promover el orden y el aseo de todas las instalaciones de la empresa; as
como de la maquinaria y de los elementos dados para desarrollar una determinada actividad.
19. PASO 3. SEGURIDAD INDUSTRIAL
Su objetivo es velar por la seguridad del colaborador durante el desarrollo de su labor, bien
sea en instalaciones propias, arrendadas o adjudicadas. Igualmente velar por la proteccin
de las instalaciones, equipos e insumos de la Compaa.
7 de 8

VERSIN: 1
ADIT-001

Instructivo registro de entrevista
Instructivo evaluacin prueba de habilidad preseleccin
Evaluacin Prueba de Habilidad de preseleccin
Instructivo de Evaluacin General de Capacitacin
Instructivo de necesidades de capacitacin
Evaluacin de Necesidades de Capacitacin
Evaluacin de Capacitacin
Cronograma Evaluacin de Desempeo
Evaluacin del Clima Organizacional
ADIT-002
ADIT-004
ADPR-001-FT01
ADPR-001-FT02
ADPR-001-FT03
ADPR-002-FT01
ADPR-002-FT02
ADPR-002-FT03
ADIT-005
ADIT-006
ADPR-003-FT01
ADPR-003-FT02
ADPR-003-FT03
ADPR-003-FT04
ADPR-004-FT01
ADPR-004-FT02
ADPR-004-FT03
ADPR-004-FT04
8 de 8
INSTRUCTIVO REGISTRO DE ENTREVISTA

VERSIN: 1
ADIT-002
1. OBJETIVO
Generar un resumen con la informacin bsica y necesaria para el conocimiento del
entrevistado a nivel familiar, laboral y personal. Construir una imagen general de desempeo
y relaciones interpersonales con los dems colaboradores y con jefes directos.
Desarrollando este procedimiento se tiene la posibilidad de un conocimiento ms personal y
directo con el nuevo colaborador, a su vez, contribuye a la generacin de un importante nivel
de confianza mutua.
2. UTILIZACIN DEL FORMATO
A. Diligenciamiento de los datos de identificacin.
B. Averiguar el desarrollo de su vida laboral, en que empresas ha trabajado, que tipo de
funciones ha desempeado, cuales han sido los motivos de despido, y/o retiro, etc.
Profundizar en la experiencia, habilidades y competencias para ejecutar las labores y
el trabajo en general para el cual esta siendo seleccionado.
C. Evaluar la forma como establece relaciones laborales y de amistad con otras personas
y especialmente con compaeros de trabajo.
D. Evaluar que espera y desea alcanzar a nivel laboral.
E. Conocer que proyecciones tiene y estas como beneficiarn su desarrollo a nivel
personal y familiar.
F. Explicar cual es el tipo de contrato al cual estar sujeto, sus beneficios y obligaciones.
G. Por parte del entrevistador, mencionar aspectos importantes que puedan ser
definitivos al momento de tomar la decisin de la contratacin o por el contrario, los
motivos por los cuales no se realizar.
H. El registro debe estar firmado por los entrevistadores y/o superior directo para
constatar la realizacin de la entrevista y el conocimiento de la informacin
consignada.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 2
INSTRUCTIVO REGISTRO DE ENTREVISTA

VERSIN: 1
ADIT-002
Esta entrevista ser realizada por el Director Administrativo, por el Gerente o por el Superior
inmediato.
4. PERODOS DE APLICACIN
Este registro se debe diligenciar cada vez que se realice una entrevista para la seleccin de
un nuevo colaborador.
5. IMPORTANCIA DEL REGISTRO DE ENTREVISTA
Este registro brinda la informacin bsica para el conocimiento del individuo que esta
participando en un proceso de seleccin, enfatizando en las reas laboral, personal, familiar
y experiencia. Con esta informacin es posible aproximarse a conocer el tipo y calidad de
persona que desea hacer parte de la Empresa. Registro que se debe anexar a la hoja de
vida.
Igualmente se debe archivar en las hojas de vida de los participantes no seleccionados pero
que presentaron entrevista.
Reclutamiento, Seleccin y Contratacin
Instructivo General del Talento Humano.
ADPR-001
ADIT-001
ADPR-001-FT02
2 de 2
INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIN DEL DESEMPEO

VERSIN: 1
ADIT-003
1. OBJETIVO
Definir individualmente con cada Funcionario de la Empresa los objetivos de su cargo para el
semestre inmediato o para el siguiente y al final de este evaluar el porcentaje de
cumplimiento de los mismos.
En segunda instancia, proponer y concretar los planes de accin a seguir para el
cumplimiento de los objetivos propuestos, dando fechas aproximadas para su ejecucin y
seguimiento.

A. Escribir los datos de identificacin solicitados.
B. Definir los objetivos del cargo de manera clara y concreta, especificando el cmo,
dnde, para qu, el resultado que se debe obtener, tiempos de ejecucin y evaluacin.
C. Calificar mediante un ndice porcentual el grado de cumplimiento de los objetivos. De
no cumplirse con el 100% del alcance, en una hoja anexa se debe aclarar los motivos,
circunstancias o hechos que influyeron para la no conformidad del objetivo (s).
D. Para el siguiente semestre y/o nueva propuesta de objetivos, se debe tener presente
la no conformidad de objetivos anterior y proponer planes para el logro de los mismos.
E. El plan de accin se plantea individualmente para cada objetivo propuesto, acordando
fechas aproximadas de cumplimiento, lo cual contribuye para la realizacin de un
seguimiento estricto.
F. Este tipo de evaluacin permite ser aplicada a niveles directivos, mandos medios y
operativos.
G.
Para el caso del mando operativo, los grupos de colaboradores que realicen las
mismas actividades y/o funciones, se pueden estandarizar o generalizar los objetivos y
planes de accin para que el proceso sea ms prctico sin perder su efectividad y
finalidad.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 2
INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIN DEL DESEMPEO

VERSIN: 1
ADIT-003
La aplicacin, evaluacin, definicin de objetivos y planes de accin estar a cargo del
Superior Inmediato del funcionario de la Empresa.
Se recomienda realizar esta evaluacin de desempeo cada seis meses; estos tiempos
estn sujetos a cronograma de actividades laborales y decisiones de la Gerencia.
5. IMPORTANCIA DEL REGISTRO
La realizacin de una evaluacin de desempeo semestral brinda la posibilidad de realizar un
seguimiento estricto de actividades, desarrollo de labores, logro de objetivos y metas;
impacto y aplicacin de capacitacin dada, desarrollo de habilidades y competencias y el
anlisis de nuevos procesos de mejoramiento continuo para los colaboradores de la
organizacin que optimicen su desempeo y productividad laboral.
Evaluacin del Desempeo
Evaluacin del Desempeo
ADPR-004
ADPR-004-FT01
2 de 2
INSTRUCTIVO EVALUACION PRUEBA DE HABILIDAD DE

PRESELECCION
VERSIN: 1
ADIT-004
1. OBJETIVO
Realizar un seguimiento y evaluacin a los nuevos colaboradores que estn en periodo de
prueba en las diferentes reas de la Empresa de sus habilidades para ejecutar efectivamente
las funciones determinadas y asignadas, en el evento de ser seleccionado. Igualmente
servir como soporte para el seguimiento y la evaluacin posterior a su contratacin, segn
lo tenga previsto la Empresa.
A. Diligenciar todos los datos de identificacin que encabezan el Formato.
B. Durante el tiempo de prueba, el Superior Inmediato o el asignado por la Gerencia,
evaluar cada uno de los aspectos definidos en la columna nominada actividad
dando una puntuacin de 1 a 5 a cada actividad segn su ejecucin (Siendo 1 la
menor puntuacin no aprob y 5 la mayor puntuacin aprob)
C. El mayor puntaje es 40 puntos equivalentes a un 100% de efectividad y desempeo
ptimo por parte del evaluado durante la prueba.
D. Los preseleccionados asignados a la prueba de habilidad que obtengan puntajes
menores a 30 puntos no deben pasar a la siguiente fase del proceso en la cual se
toma la decisin de quien ocupar el cargo. La eleccin no solo se tomar basado en
el puntaje, sino tambin en las observaciones realizadas por el evaluador durante el
tiempo determinado.
E. En la columna de observaciones se consigna todas aquellas sugerencias, inquietudes,
deficiencias, aciertos y dems aspectos de cada tem evaluado que sean importantes
para el momento de la toma de decisin de aprobacin o desaprobacin del
candidato.
F. Luego de concluir con la evaluacin y las observaciones anotadas por el evaluador, se
escribe la puntuacin obtenida por el preseleccionado y con una equis (X) se
determina su aprobacin o no.
G. Segn sea la decisin, es importante dar a conocer aspectos generales de la
evaluacin y del evaluado; ms aun cuando este ha obtenido la calificacin de
aprobado.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 2
INSTRUCTIVO EVALUACION PRUEBA DE HABILIDAD DE

PRESELECCIN
VERSIN: 1
ADIT-004
H. El registro debe tener la firma del evaluador dando aprobacin de la aplicacin de la

prueba y de visto bueno del jefe directo independiente a la decisin final.
El Director Administrativo ser el encargado de capacitar y brindar las herramientas
necesarias a los Directores, Coordinadores o sus delegados en las diferentes reas de la
Empresa para el manejo, aplicacin y seguimiento de la prueba.
El registro debe ser aplicado a todo preseleccionado asignado para la prueba de habilidad, la
cual tiene una duracin de uno a tres das aproximadamente.
5. IMPORTACIA DEL REGISTRO
Es una herramienta para la evaluacin de desempeo, actitudes y relaciones laborales
durante el periodo de prueba; estos resultados darn informacin que apoye las decisiones
de contratacin de nuevos colaboradores. Igualmente brinda informacin para la realizacin
de un seguimiento y evaluacin general.
Este registro debe reposar en el archivo de hoja de vida de los colaboradores activos y no
activos.
Evaluacin prueba de habilidad y preseleccin
Reclutamiento, seleccin y contratacin de personal
ADPR-001-FT03
ADPR-001
2 de 2
INSTRUCTIVO GENERAL DE CAPACITACIN

VERSIN: 1
ADIT-005
1. OBJETIVO
Aplicar el registro al terminar cualquier tipo de capacitacin para evaluar las caractersticas
generales del evento, el desarrollo del tema, el conocimiento y manejo del tema por parte del
conferencista y la calidad de la entidad prestadora del servicio.
2. UTILIZACIN DEL REGISTRO

a. Escribir los datos del colaborador que evala, datos del conferencista y entidad.
b. Aclarar las dudas por parte de los asistentes en cuanto al diligenciamiento del
registro.
c. Analizar los resultados y observaciones generales.
d. Revisin y firma por parte del rea de capacitacin o persona encargada de la
evaluacin.
e. Calificar de forma general cada registro.
f.
Informe o concepto general del evento de capacitacin.
g. Dar a conocer el concepto final del evento a la entidad capacitadora.
3. RESPONSABLE
La aplicacin y evaluacin final de los registros y del evento ser realizado por el encargado
del rea de capacitacin o por el delegado de la Gerencia.
Se debe realizar al finalizar cada capacitacin, bien sea por personal interno o por una
Entidad externa.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 2
INSTRUCTIVO GENERAL DE CAPACITACIN

VERSIN: 1
ADIT-005
5. IMPORTANCIA DE APLICACIN DEL REGISTRO DE CAPACITACIN

Para evaluar la efectividad inmediata del tema, la organizacin general y tener un
seguimiento de la entidad. Igualmente para tener archivos de los procesos de mejoramiento
continuo ejecutados y su posterior aplicacin si la evaluacin de necesidades de capacitacin
lo determina.
6. DOCUENTOS RELACIONADOS
ADPR-003-FT03
ADPR-003-FT04
2 de 2
INSTRUCTIVO DE NECESIDADES DE
CAPACITACIN
VERSIN: 1
ADIT-006
1. OBJETIVO
Mediante una entrevista con el Superior inmediato del colaborador a evaluar, se
especifican los requerimientos de capacitacin a nivel tcnico y/o desarrollo. La
informacin solicitada surge a partir de lo observado y analizado por el superior
directo durante un lapso de tiempo determinado, que en promedio son seis meses
a partir del ingreso o tres meses a partir de la implementacin de esta evaluacin
en la organizacin.
Luego de tener claridad en los requerimientos, se indaga en la base de datos de
las instituciones dedicadas a prestar los servicios de capacitacin, cules de sus
programas cubren las necesidades detectadas y se ajusten al presupuesto y
objetivos de la compaa. Igualmente se averigua con los distintos proveedores,
cul o cules dan como valor agregado la instruccin tcnica requerida para la
operacin y/o manipulacin de insumos.
2. UTILIZACIN DEL REGISTRO
Nombre del colaborador a evaluar.
Definir el tipo de capacitacin (tcnica o desarrollo).
Definir los requerimientos, temas, reas de capacitacin con el
superior directo, y si es necesario con el colaborador; para tener una
visin general del mismo.
Se definen las temticas que deben ser abordadas en el proceso de
capacitacin del colaborador evaluado.
Proyeccin de una fecha a iniciar.
3. RESPONSABLE
Son responsables los Directores de cada rea. Si no existe esta figura al interior
de la organizacin, lo debe realizar el Superior Directo del colaborador evaluado.
La realizacin de este proceso puede ser solicitada directamente por el
colaborador y/o superior directo.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 2
INSTRUCTIVO DE NECESIDADES DE
CAPACITACIN
VERSIN: 1
ADIT-006
Como poltica instaurada por la compaa, el proceso se debe realizar cada seis
meses, posterior a la evaluacin de desempeo con el objetivo de tener mayor
claridad en los requerimientos y temticas a desarrollar.
5. IMPORTANCIA Y ARCHIVO DEL REGISTRO
Este tipo de documento debe ser anexado al archivo de Hoja de Vida del
colaborador para llevar un rcord de capacitacin y mejoramiento continuo.
Igualmente para realizar una evaluacin de la implementacin de los
conocimientos, habilidades y competencias desarrolladas.
ADPR-003-FT03
ADPR-003-FT04
2 de 2
DICCIONARIO DE COMPETENCIAS
VERSIN: 1
ADIT-007
1. OBJETIVO
Establecer y proporcionar herramientas que faciliten la identificacin objetiva de aquellas
caractersticas de personalidad o actitud, requeridas por una persona para el ptimo
desempeo de un cargo y su posterior evaluacin.
2. ALCANCE
Este documento debe ser aplicado para elaboracin del ADPR-008 Perfiles de cargo por
competencias, as como para el entendimiento a la hora de realizar la determinacin de
Competencias y el ADPR-004-FT01 Evaluacin del Desempeo.
3. DESARROLLO
Las caractersticas de personalidad son el conjunto de rasgos que expresa la totalidad de un
individuo tal como aparece ante los dems y ante s mismo, los cuales son esenciales para
desempear un cargo y deben asumirse bajo las siguientes definiciones:
CONGLOMERADO
COMPETENCIAS BSICAS
1. PROFESIONALES
2. GENERALES
COMPETENCIAS ESPECFICAS
* Aplicacin de conocimientos
* Solucin de problemas
* Conocimientos tcnicos y prcticos
* Capacidad intelectual
* Desempeo general
* Polifuncionalidad
* Confianza para realizar exposiciones
* Valor individual
3. CONDUCTUALES
* Comportamiento general
* Comportamiento observable
* Comportamiento en situaciones
4. MOTIVACIN Y LOGRO
* Orientado a resultados
* Orden y calidad
* Iniciativa
* Bsqueda de informacin
* Habilidad de control
* Auto motivacin
* Orientado a la accin
* Rapidez de aprendizaje
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 4
5. AYUDA Y SERVICIO HUMANITARIO
6. IMPACTO E INFLUENCIA
7. DIRECCIN
8. COGNITIVO
9. EMOCIONAL
VERSIN: 1
ADIT-001
* Motivacin de subalternos y otras personas

* Organizador
* Aprendizaje personal
* Establecimiento de prioridades
* Obtencin de resultados
* Distribucin del tiempo
* Comprensin interpersonal
* Orientado al cliente interno y externo
* Atencin al cliente
* Identificacin con la organizacin
* Creador de relaciones
* Relacin con sus jefes
* Contrataciones y seleccin de personal
* Ayuda y soporte
* Obtencin y uso del poder
* Trabajo en equipo
* Liderazgo de equipo
* Planificacin y organizacin
* Delegacin
* Asumir riesgos
* Manejo de situaciones ambiguas
* Preocupacin por subalternos directos
* Manejo de situaciones difciles
* Manejo de situaciones diferentes
* Enfrenta a los subalternos directos
* Delegacin de responsabilidades
* Hace progresar a los subalternos directos
* Direccin de personal
* Trato imparcial de subalternos directos
* Seguridad de gestin
* Direccin y evaluacin del trabajo
* Manejo de situaciones contradictorias
* Gestin mediante sistemas
* Direccin de proyectos y objetivos
* Pensamiento analtico
* Pensamiento conceptual
* Anlisis numrico
* Conocimiento del producto
* Perspectiva / Rango de intereses
* Control de los procedimientos
* Autocontrol
* Auto confianza
* Flexibilidad
* Tolerancia al estrs
* Adaptabilidad
* Iniciativa
* Energa
* Serenidad
* Perseverancia
* Conocimiento de si mismo
2 de 4
10. LIDERAZGO
11. DESARROLLO DE NEGOCIO
12. RELACIONES INTERPERSONALES
13. COMUNICACIN
14. ESTILO DE TRABAJO
VERSIN: 1
ADIT-001
* Capacidad para juzgar a las personas

* Dominancia
* Motivacin
* Soporte e informacin
* Crear equipo
* Toma de decisiones
* Desarrollo de subalternos
* Ejercicio de mando
* Calidad de toma de decisiones
* Negociacin
* Creacin de equipos
* Visin de empresa
* Logro de objetivos
* Organizacin
* Distribucin de trabajo
* Sensibilidad organizacional
* Agudeza comercial
* Inters por el cliente
* Manejo de organizaciones
* Astucia poltica
* Hbil estratega
* Calidad total / Reingeniera
* Convincente
* Asertivo
* Independiente
* Tolerante / Flexible
* Capacidad solucin de problemas
* Sensibilidad
* Impacto
* Sociabilidad
* Resistencia
* Compromiso
* Confianza en los superiores
* Solidaridad
* Relacin con sus colegas
* Abierto a los dems
* Equilibrio entre trabajo y vida personal
* Comunicacin oral
* Comunicacin escrita
* Comunicacin fluida
* Capacidad de escucha
* Transmisin de informacin
* Capacidad para escuchar
* Intuitivo
* Multifuncional
* Creativo
* Pragmtico
* Metdico
* Perseverante
* Meticuloso
3 de 4
15. PERSONALIDAD
VERSIN: 1
ADIT-001
* Medicin niveles de trabajo

* Planificacin
* Conocedor de emociones
* Tolerancia a la frustracin
* Honestidad
* Perfeccionamiento
* Pensamiento Crtico
* Optimismo
* Confianza
* Tenacidad
* Integridad
* Creatividad
* Ambicin personal
* tica y valores
* Sentido de humor
* Administracin de innovaciones
* Integridad y confianza
* Paciencia
* Desarrollo personal
Manual de Perfiles del Cargo
ADMN-001
ADPR-004-FT01
ADPR-004-FT03
4 de 4
INDUCCIN AL CARGO Y A LA COMPAA
ADPR-002-FT01
00/00/0000
VERSIN: 1
Nombre del Funcionario: ______________________________________________________

Nombre del Superior Inmediato: ________________________________________________
Fecha de inicio de la induccin: _______________________
Fecha en la que finaliza la induccin: _________________________
Cargo del que realiza la induccin: _____________________________________
rea a la que pertenece el Funcionario que recibe la induccin:
__________________________________________________________________________
FECHA
HORARIO
ACTIVIDADES A REALIZAR
RESPONSABLES
AREA DE
REALIZACIN
Firma del Nuevo Funcionario: ____________________________
Firma del Superior Inmediato: _____________________________
Firma del Director Administrativo: ______________________________________
Firma del Director (e) de Gestin de la Calidad:_______________________________

1 de 1
PROPUESTA DE CARPETA
PARTE EXTERNA
CARA POSTERIOR
CARA FRONTAL
MANUAL DE INDUCCIN
FOTOGRAFA CORPORATIVA
LOGO
NOMBRE
LOGO
PARTE INTERNA
CARA IZQUIERDA
CARA DERECHA
Para la parte externa, utilizar los colores corporativos.
ESTRUCTURA Y CONTENIDO INTERNO DEL MANUAL DE INDUCCIN
ESTRUCTURA GENERAL
Parte externa
-
Portada y Contraportada
Se sugiere utilizar los colores corporativos y una fotografa en la portada que

identifique la naturaleza y el negocio de la empresa.
Parte interna
-
Se sugiere utilizar hojas en tamao progresivo de menor a mayor.
En la parte superior (Ribete) de cada hoja se debe identificar con el nombre

y el nmero correspondiente de tem, utilizando igualmente los colores
corporativos.
En cada hoja se recomienda utilizar una fotografa que identifique el tema y

caracterice la empresa.
ITEMS DE CONTENIDO INTERNO
1. HISTORIA CORPORATIVA
Resea general de los inicios de la empresa con fechas y lugares. Descripcin
del objetivo del negocio y servicio, cantidad de personal inicial y actual,
cobertura del servicio en cuanto a clientes, ciudades y proyeccin a mediano y
largo plazo.
2. BIENVENIDO
Para la empresa es fundamental contar con su colaboracin. Deseamos que
encuentre las mejores condiciones para el desarrollo de su trabajo.
En Confecciones Caroyco E.U., creemos en la gente; estamos seguros que
nuestro xito se debe a la calidad humana de nuestros colaboradores y
directivos. Desde hoy usted hace parte de l.
En Confecciones Caroyco E.U., soamos con un futuro exitoso, poseemos
el don del entusiasmo para trabajar con responsabilidad y
compromiso y hacer realidad nuestros sueos.
3. MISIN Y VISIN
Misin: Confecciones Caroyco E.U., es consciente de la importancia que
tiene la seguridad industrial en el desarrollo de las actividades del sector
empresarial de nuestro pas, por tanto diseamos y confeccionamos un amplio
portafolio de soluciones en dotaciones empresariales, elaboradas con
materiales de la ms alta calidad, respaldadas por las mas importantes marcas
de nuestro pas. Brindando as mayor confianza y seguridad a nuestros
clientes, y de esta manera fomentar el desarrollo integral de la organizacin y el
bienestar de su talento humano.
Visin: Ser lderes nacionales en el diseo, confeccin y comercializacin en
dotaciones empresariales, logrando el afianzamiento y aceptacin de nuestros
clientes, manteniendo estndares internacionales de calidad con el nico
propsito de brindar soluciones confiables al sector comercial e industrial de
nuestro pas.
4. POLTICA DE CALIDAD
Confecciones Caroyco E.U. en su Poltica de calidad asegura satisfacer las
necesidades y expectativas que tienen nuestros clientes sobre las prendas de
uso industrial que diseamos, confeccionamos y comercializamos a nivel
nacional de forma directa y exclusiva, buscando el desarrollo y crecimiento
personal, social y profesional de todos nuestros colaboradores y de la
organizacin en general.
5. SERVICIOS PRESTADOS POR LA EMPRESA

Descripcin general de los servicios prestados por la empresa en las diferentes
instalaciones y/o reas de atencin.
6. ORGANIZACIN INTERNA
Descripcin de la organizacin mediante el organigrama corporativo.
7. HORARIOS DE TRABAJO
Los horarios establecidos en la compaa son:
rea Administrativa
rea Operativa segn instalaciones y turnos
8. VALORES CLAVES DE NUESTRA COMPAA

Actuamos con honestidad y liderazgo como ejemplo.
Buscamos nuevas formas de hacer mejor las cosas.
Obramos con responsabilidad y perseverancia para lograr nuestros
objetivos.
Trabajos con entusiasmo y amor por lo que hacemos.
Servir orientando todo nuestro esfuerzo asegurando la lealtad de los
clientes.
Hacemos el trabajo bien hecho desde el principio dando lo mejor de
nosotros y buscando siempre soluciones objetivas.
Escuchamos a todos con atencin, valorando la diversidad de opiniones y
manteniendo la relacin de confianza.
9. VALORES DE NUESTROS COLABORADORES
Honestidad
Espritu luchador
Positivismo
Sencillez
Entusiasmo
Confiabilidad
Identificacin y compromiso con la empresa
Disciplina
Orden
Respeto por el otro
Integridad
10. SUS RELACIONES LABORALES CON - NOMBRE EMPRESA
Reglamento Interno de Trabajo
Los derechos y deberes entre colaboradores y empresa estn consignados

en el Reglamento interno de Trabajo, el cual se encuentra publicado en
diferentes reas de trabajo (3).
Lo invitamos a leerlo cuidadosamente y a consultar sus dudas e inquietudes
al Superior Inmediato al Director Administrativo.
Contrato de Trabajo
Si vinculacin a la empresa se har por medio de la firma de un contrato

escrito con la empresa, quien se encargara de todo lo pertinente a nomina y
aspectos generales laborales.
La cancelacin del mismo esta regida por lo previsto en el Cdigo

Sustantivo del Trabajo y en el Reglamento Interno de Trabajo.
Salario
Mencionar las formas de contrato, pagos, fechas, horarios y lugares

correspondientes.
11. BENEFICIOS DE NUESTRA EMPRESA
Caja de compensacin
Si los hay mencionarlos de forma general
Pensiones y cesantas
Si las hay mencionarlas de forma general
Salud
Si la hay mencionarla de forma general
Servicio mdico
Si lo hay mencionarlo de forma general
Programa de salud ocupacional
Si lo hay, mencionar sus actividades, programas, alcance y beneficios para los

colaboradores y empresa.
Auxilio educativo
Si lo hay se recomienda:
Su objetivo es brindar a los empleados la oportunidad de un auxilio para apoyar
e incentivar el nivel de desarrollo profesional y laboral de los mismos. Las
normas generales de dicho auxilio son:
-
La compaa cubre el 50% de la matrcula

El solicitante debe tener mnimo dos aos de trabajo en la compaa y
permanecer en ella el mismo tiempo. En caso contrario, se cobra la
totalidad del auxilio.
Las instituciones de los cursos a estudiar deben estar debidamente
aprobadas por el ICFES.
Los auxilios se otorgan mensual y/o semestral segn el caso.
Se debe mantener un promedio de notas mnimo de 3.8 y una asistencia del
90% debidamente certificado.
Posibilidades de prstamo
Describir al detalle los requerimientos y documentos bsicos para optar a un

prestamo con la compaa, la forma de cobro o descuento por nomina, el
porcentaje de inters si lo hay y el tiempo de estudio y aprobacin de la
solicitud.
Capacitacin
Interesados por el desarrollo de nuestros colaboradores y en obtener un ptimo

nivel de productividad y competitividad, diseamos y realizamos programas de
capacitacin y entrenamiento especficos a nivel tcnico y de desarrollo, y de
temas de inters general para los empleados de todas las reas de la
compaa.
Actividades deportivas
Mencionarlas si se realizan o si estn proyectadas a un futuro cercano.
Celebraciones especiales
Pensando en el bienestar de nuestros colaboradores, nos hacemos presentes

en sus fechas especiales con obsequios y realizacin de celebraciones en
fechas importantes.
Comunicacin
Por medio de carteleras ubicadas en las diferentes instalaciones donde laboran

nuestros colaboradores encontraran informacin importante referente a
aspectos laborales, sociales (Matrimonios, nacimientos, cumpleaos,
fallecimientos y clasificados), programacin de eventos deportivos, de
capacitacin, salud ocupacional, seguridad, organigramas de nuestra
estructura organizacional e informacin general de inters para todos nuestros
colaboradores.
12. ESTIMADO COLABORADOR

Deseamos que la informacin recibida a travs de este manual de induccin
contribuya efectivamente al conocimiento de la compaa y a su desempeo en
ella.
Recuerde que somos una compaa de gente, con gente y para la gente.
Desde ahora forma parte de nuestra gran familia NOMBRE EMPRESA. y
cuenta con nosotros para resolver sus dudas e inquietudes.
NUEVAMENTE
BIENVENIDO Y EXITOS
TALENTO HUMANO
NOMBRE EMPRESA
La excelencia que caracteriza al hombre fuerte consiste en que puede
convocar y afrontar situaciones trascendentales y tomar decisiones. Los
hombres dbiles se ven obligados a optar por alternativas que ellos
mismos no han elegido.
D. BONHOEFFER.
INDUCCIN A LA
ORGANIZACIN Y AL
CARGO
NOMBRE EMPRESA
GUIA PARA LOS JEFES DIRECTOS
Nombre del nuevo empleado:____________________________________________

Cargo:_______________________________________________________________
Fecha de ingreso:______________________________________________________
Nombre jefe inmediato:_________________________________________________
Cargo:_______________________________________________________________
COMO SE REALIZA?
PRINCIPIOS BSICOS
PLANEE SU TIEMPO.
Apreciado jefe, usted sabe con anterioridad cuando ingresar el nuevo empleado al
rea bajo su responsabilidad, por lo tanto dediquele el tiempo necesario para
cumplir el objetivo de la induccin.
I 018 /2003-01 /VERSION 01
PORTADA
8. Induccin a la
compaa.
El rea de Talento Humano le programar una sesin

de induccin a la compaa. Nos comunicaremos
con usted.
Y NO OLVIDE
Recuerde... Su primer da de trabajo, las

expectativas que tena y lo que le hubiera gustado
recibir... Por eso, asegurese de que su nuevo
colaborador tenga alguien con quien almorzar
( Preferiblemente invtelo usted el primer da ),
alguien a quien acudir y alguien que le renueve
La alegra de pertenecer a nuestra gran familia

NOMBRE EMPRESA .
HAGA CON EL LO QUE LE HUBIERA

GUSTADO PARA USTED
REA TALENTO HUMANO.
CONTRAPORTADA
PROGRAME LOS TEMAS.

Usted conoce y puede transmitir los aspectos importantes que debe adquirir su colaborador para
desempearse eficientemente. MENCIONELOS. Procure no divagar o dejar las cosas al azar.
PLANEE LAS ACCIONES

Segn sea el cargo, establezca los pasos a seguir, los contactos que se deben realizar y los
documentos y/o informacin que se deben revisar.
LA DISPOSICIN ES SU MEJOR ACTITUD.

Logre a travs de los principios anteriores un buen clima, brinde la apertura y confianza necesarias
para alcanzar los objetivos de la induccin al cargo.
PASOS A SEGUIR
Cumplido
si
1. Presentacin general
del grupo de trabajo
2. Presente el rea.
3. Presente el cargo.
Haciendo una reunin corta, dando nombre y

cargo de cada uno de los integrantes y/o pase
por los puestos de cada uno y haga la
presentacin.
Dando a conocer los objetivos, polticas y

normas del rea y la relacin de esta con las
otras.
Explique la posicin del cargo dentro del

rea, su localizacin fsica, las lneas de
comunicacin y autoridad, los principales
objetivos, funciones y procedimientos para
llevarlos a cabo. Los alcances y limitaciones.
no
_____
_____
_____
_____
_____
_____
CARA INTERNA IZQUIERDA
Cumplido
si
4. Presentacin especfica
de los cargos del rea
5. Presentacin de otras
divisiones relacionadas
con el cargo.
6. Contrato Psicolgico
7. Ubicacin en el sitio
de trabajo.
no
Permitindole y programndole al nuevo

colaborador una charla corta con cada uno de
sus compaeros, subalternos o jefes para que
reciba una explicacin bsica sobre la
relacin interfuncional con el puesto de la
persona que ingresa.
_____
_____
Programndole reuniones con las personas de

otras reas con las que va a tener contacto
continuo por razn de las funciones de su
cargo.
_____
_____
Una vez realizadas las anteriores etapas usted

como jefe debe expresarle a su nuevo
colaborador: que espera de l como persona
y como subalterno y le deber permitir a su
vez decirle a usted, lo que l espera de usted
como jefe. Sea claro, no de por hecho que la
persona sabe lo que usted necesita para
lograr los objetivos comunes de la
organizacin.
_____
_____
Acompelo a su lugar fsico de trabajo,

asegrese de que tenga los elementos de
trabajo necesarios y manifiestele nuevamente
su apoyo y desele xito.
_____
_____
CARA INTERNA DERECHA
ADPR-003-FT01
00/00/0000
VERSIN: 1
EVALUACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
Fecha: _________________________ rea: _______________________________ Elaborado por: ______________________

Cargo de quien Elabor: ____________ Aprobado por D. rea:____________ Aprobado por Gerencia: ____________________
TIPO CAPACITACIN
NOMBRE COLABORADOR
TCNICA DESARROLLO
CAPACITACIN A IMPLEMENTAR
INSTITUCIN QUE
DICTA LA
CAPACITACIN
FECHA DE
EJECUCIN
ADPR-003-FT02
00/00/0000
VERSIN: 1
EVALUACIN DE CAPACITACIN
Nombre del Funcionario:______________________ Evento:__________________________

Cargo: ____________________________________ Conferencista: ____________________
Empresa: __________________________________
Excelente (5)
1.
Muy Bueno (4)
Bueno (3)
Regular (2)
Deficiente (1)
Claridad en la presentacin del tema:
Excelente: ______ Muy Bueno: _____ Bueno: ______ Regular: ______ Deficiente: _______
2.
Presentacin de los objetivos de capacitacin:
3.
Explicacin del tema:
4.
Explicacin del tema mediante ejemplos y/o casos:
5.
Dominio del tema por parte del conferencista:
6.
Se cumplieron con los objetivos planteados inicialmente:
7.
Presentacin y expresin verbal por parte del conferencista:
8.
Utilizacin de ayudas audio visuales:
1 de 2
EVALUACIN DE CAPACITACIN
9.
ADPR-003-FT02
15/10/2003
VERSIN: 1
Observaciones Generales:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
10.
Aspectos a mejorar:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
11.
Recomendaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Firma del funcionario asistente: ______________________________________________

Revisin Direccin Administrativa y/o Gerencia:_________________________________
CALIFICACIN GENERAL DE LA EVALUACIN (Solo por la Gerencia y/o Direccin
Administrativa): ____________________________________________________________
__________________________________________________________________________.
2 de 2
ADPR-003-FT03
00/00/0000
VERSIN: 1
FORMATO INDIVIDUAL DE CAPACITACIN
Nombre: ______________________
rea: ___________________
TIPO DE PROCESO DE
CAPACITACIN
TOTALES
PROCESOS DE CAPACITACIN
Cargo: ______________________________
Fecha: _______________________________
NOMBRE DEL
EVENTO
ENTIDAD
PROGRAMADA
TCNICA
INTENSIDAD
EN HORAS
DESARROLLO
FECHA
1. SEMES.
2. SEMES.
COSTO
TOTAL
INTENSIDAD HORAS
COSTOS
1 de 1
ADPR-003-FT04
00/00/0000
VERSIN: 1
FORMATO GENERAL DE CAPACITACIN
NOMBRE DEL
FUNCIONARIO
CARGO
TOTALES
PROCESOS DE CAPACITACIN
REA
TCNICA
TIPO DE
CAPACITACIN
DESARROLLO
NOMBRE
DEL
EVENTO
1. SEMESTRE
ENTIDAD
PROGRAMADORA
2. SEMESTRE
INTENSIDAD
EN HORAS
COSTO
HORA
COSTO
TOTAL
TOTAL
INTENSIDAD HORAS
COSTOS
PORCENTAJE DE
COLABORADORES
CAPACITADOS ( COBERTURA )
Entidades de capacitacin: ___________________________________________________________________________________

Mejor calificacin: ___________________________________________________________________________________________
1 de 1
ADPR-004-FT01
00/00/0000
VERSIN: 1
Cargo : ______________________
Nombre del funcionario: ___________________________________
Superior Inmediato: ___________________
Fecha de evaluacin: ________________________________

CUMPLI
OBJETIVOS DEL CARGO ( PRXIMO SEMESTRE )
SI
NO
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO ( % )
OBJETIVO
PLAN DE ACCIN
FECHA ACORDADA
1 de 1
ADPR-004-FT04
00/00/0000
VERSIN: 1
EVALUACIN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL
1. Analice el contenido de cada una de las siguientes preguntas y luego, marque con equis ( x ) la casilla que ms se
acerca a su manera de pensar y sentir.
(1.Siempre
2. Casi Siempre
3. Algunas veces
4. Casi nunca
5. Nunca)
Concepto
1. Cuento con el apoyo de mis superiores para innovar hacer cosas nuevas- en mi gestin o actividad
2. Cuento con la autonoma necesaria para poder desarrollar mis tareas
3. El trabajo que desempeo permite mi proyeccin personal y profesional
4. Soy tomado en cuenta como persona dentro de la Compaa.
5. Existe colaboracin entre los compaeros para cumplir los objetivos que se proponen.
6. Existe reconocimiento o elogios por los objetivos alcanzados
7. La Compaa me permite conocer sus polticas, sus objetivos y estrategias
8. La informacin (rdenes) para cumplir mis tareas es entregada de manera oportuna
9. Las reas de la empresa estn integradas entre s
10.Los procesos de comunicacin de la compaa son consistentes (coherentes entre s)
11.Los requerimientos (necesidades) del personal son atendidos de manera diligente por la empresa
12.Mi equipo de trabajo tiende por cumplir los requisitos
13.Mi Superior Inmediato me retro-alimenta sobre los resultados de mi gestin
14.Mis conceptos sobre la manera de realizar el trabajo son tenidos en cuenta por mi superior inmediato
15. Nuestra compaa logra la satisfaccin del cliente.
16. Existe trabajo en equipo dentro de la Compaa
17.Puedo participar en la toma de decisiones relativa a mi rea o puesto de trabajo (en las que tengo
competencia)
18. Mi trabajo es agradable y me gusta.
19. Si dependiera de m, me gustara seguir trabajando indefinidamente en la Compaa.
20. Considera que ha mejorado su rendimiento y ha desarrollado mayor habilidad en la realizacin de su
trabajo desde que ingreso a la Compaa.
21. Considera que su trabajo es importante para sus Superiores y contribuye al mejoramiento y crecimiento
de la Compaa.
SI
SI
SI
NO
NO
NO
SI
NO
4 5
ADPR-001-FT03
00/00/0000
VERSIN: 1
EVALUACIN PRUEBA DE HABILIDAD

PRESELECCIN
Fecha: _______________
Nombre del Entrevistado: ___________________________________________________
Nombre del Evaluador: _______________________
Cargo del Evaluador: _________________________
Cargo para el que se realiza la evaluacin: _____________________________________
ACTIVIDAD
CALIFICACIN
2
3
4
OBSERVACIONES
Habilidad Manual
Tiempo Ejecucin de Tarea
Seguimiento de Normas
Seguimiento de rdenes
Relaciones Interpersonales
Convivencia
Puntualidad
Desempeo General
Puntaje Final: ___________

Observaciones: _____________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Firma del Evaluador: ____________________________

Superior Inmediato del Evaluado: _____________________________
Aprobado: ______________________________________
No Aprobado: ___________________________________
1 de 1
REGISTRO DE ENTREVISTA
ADPR-001-FT02
00/00/0000
VERSIN: 1
Entrevistador 1.
Hora de Ingreso: _______ Hora de Salida______ Fecha:________
Entrevistador 2.
Hora de Ingreso: _______ Hora de Salida______ Fecha:________
Nombre del Entrevistado: ______________________

Nombre del Entrevistador 1: __________________ Cargo: __________________________
Nombre del Entrevistador 2: __________________ Cargo: __________________________
Datos Personales:
Edad: __________________
Sexo: __________
Estatura: __________________
Direccin: _________________________________
Barrio: ____________________
Telfono:__________________________________
Datos Familiares
Estado Civil: _____________
Numero de Hijos: ______
Personas con quien convive: ___________________________________________________

Formacin Acadmica:
ltimo curso o carrera realizada: ______________
Ao: __________
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Planea seguir cursos adicionales a los que ya ha hecho? Cundo? Cules?

Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
1 de 4
ADPR-001-FT02
00/00/0000
VERSIN: 1
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Experiencia Laboral:
Conoce y qu opina de los productos y servicios que ofrece nuestra Compaa?
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Cules cargos y/o trabajos ha desempeado en los dos ltimos aos?
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Expectativa personal:
Calificando su trabajo, cul cree que debera ser su salario?
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
2 de 4
ADPR-001-FT02
00/00/0000
VERSIN: 1
Espera ser ascendido dentro de la Compaa? A qu cargo? Por qu?
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Qu proyecciones personales tiene para el futuro?

Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Relaciones interpersonales:
Describa como es su jefe ideal?

Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
3 de 4
ADPR-001-FT02
00/00/0000
VERSIN: 1
Cules son sus fortalezas?, Qu aspecto cree que debe mejorar y por qu?.
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Considera que con su manera de ser, puede llegar fcil a las personas y por qu?.
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Observaciones
Entrevistador 1
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Entrevistador 2
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Firma del Entrevistado: _________________________________________________

Firma del Entrevistador 1:____________________________________________________
Firma del Entrevistador 2:____________________________________________________
Aprobado: ____________________________________
No Aprobado: _________________________________
4 de 4
ADPR-001-FT01
00/00/0000
VERSIN: 1
SOLICITUD DE PERSONAL
Requerimiento por:_______________________________
Cambio de Personal: _____________________________
Crecimiento Organizacional: ________________________
rea Solicitante: _____________________________________________________________
Nombre del Solicitante: _______________________________________________________
Cargo: _______________________
Cargo Solicitado: _______________________
Funciones (Remitirse al Manual de Perfiles de Cargo y Definicin de Funciones): _________

__________________________________________________________________________.
Funciones adicionales: _______________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Conocimientos y Formacin para el cargo si este no esta definida por la compaa o por la
persona que solicita: _________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Experiencia Requerida: _______________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Caractersticas del candidato:
Edad: _____
Sexo: ______
Estatura: _______
Estado Civil: _______
Disponibilidad:
Diurno: _______
Nocturno: ________
Turnos: _________
Firma del Solicitante: ___________________________________________

Recibido por Director Administrativo: _______________________________
Fecha: ______________________________________________
Aceptada: ___________________
Rechazada: __________________
1 de 1
CACARTERIZACION PROCESO FINACIERO

VERSIN No: 01
GCMC-001
00 - 00 - 0000
ALCANCE DEL PROCESO
Garantizar informacin financiera oportuna a la Alta Aplica a la gestin Contable, de Tesoreria y Cartera de la Empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U.
Direccin y a terceros con el fin de que sea utilizada en la
LDER DEL PROCESO
toma de desiciones que generen crecimiento y proyeccin a
la compaa, todo esto soportado en la gestin en cadena * Director Administrativo
de Tesorera y Cartera.
El proceso abarca desde la administracin de los recursos econmicos de la Empresa hasta el control del cumplimiento con las obligaciones legales y reglamentarias, a travs de una
gestin de Tesoreria (Ingresos y egresos) y de recoleccin de cartera.
No.
Proveedor
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
Entes de Control y Reguladores:

* DANE
* Secretaria de Hacienda
* ICA
* Camara y Comercio
* Catastro
Entrada
* Comprobante de consignacin
* Ttulo Valor (Cheque, Voucher).
* Factura
* Cuenta de Cobro
* Formularios de Impuestos
* Documentos equivalentes
PROCEDIMIENTO
RECAUDOS
(AD-PR - 007)
PAGOS
(AD-PR-008)
IMPUESTOS
(AD-PR-009)
Salida
* Recibo provisional
* Recibo de caja
* Relacin Ventas Contado
* Vales
* Cheques
* Consignaciones bancarias
* Comprobantes de consignacin
* Comprobantes de egreso
* Nomina
* Registros de cumplimiento
normatividad sustancial y formal a nivel
nacional y territorial .
* Registros de impuestos
* Registros de cumplimiento
normatividad aduanera sustancial y
formal.
Cliente o Usuario
Versin Doc.
* Gestin Financiera
01
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
01
Entes de Control y Reguladores:

* DANE
* Secretaria de Hacienda
* ICA
* Camara y Comercio
* Catastro
01

PROCESOS RELACIONADOS DOC. Y REGISTROS ASOCIADOS
El dinero que entre realmente

coincida con la consignacion o
titulo valor recaudado.
* Gestin Comercial
Gestionar el cobro con la totalidad
* Compras
de las facturas vencidas.
* Gestin Financiera
Verificar que la planilla diaria

concuerde con el cierre de caja y
el valor del recaudo.
Que los comprobantes de egreso

estn debidamente soportados
antes de ser archivados.
Verificar veracidad de las fechas

de vencimiento.
Disponibilidad de efectivo en
bancos.
Cumplimiento de cronograma
establecido para la presentacin
3
de los informes a la Junta
Directiva.
ELABOR:
RECURSOS
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
* Compras
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
Prod.
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
Prod.
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
* Gestin Comercial
Prod.
* Compras
* Gestin Humana
* Gestin Financiera
INDICADORES
Recurso Humano
Equipo (Cmputo, comunic.)
Instalaciones
Recurso Humano
Instalaciones
Recurso Humano
Instalaciones
1. NUMERO DE PAGOS
OPORTUNOS REALIZADOS
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
NUMERO DE PAGOS A REALIZAR
2. EDAD DE LA CARTERA
x 100
3. ROTACIN DE LA CARTERA
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
4, NIVEL DE ENDEUDAMIENTO
5. NIVEL DE RENTABILIDAD
* Gestin Financiera
REVIS:
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
*
*
*
*
Recurso Humano
Instalaciones
APROB:
RECAUDOS
VERSIN: 1
ADPR-007
1. OBJETIVO
Establecer el mtodo para efectuar el recaudo del dinero proveniente de la actividad
comercial de la empresa con el fin de optimizar la gestin de la Tesorera.
2. ALCANCE
Debe ser aplicado a la totalidad de los dineros que ingresen a la empresa por concepto de su
actividad comercial.
3.1 Director Administrativo: Debe controlar el ingreso del dinero en su punto de venta y
conciliar con su respectiva facturacin, adems diariamente debe realizar la consignacin del
efectivo, enviar los documentos valores y las facturas que los soportan a la Coordinacin de
los puntos de venta. Este a su vez revisa de nuevo los documentos que son enviados por el
administrador de cada punto de venta y los enva a tesorera para su respectiva
contabilizacin.
3.2 Auxiliar Administrativo: Recepcin de los dineros y los documentos valores, efectuando
su oportuna contabilizacin y presentando su respectivo informe a la Gerencia. Liquidar los
intereses de las cuentas en mora.
4. DEFINICIONES
4.1 Dinero: Hace referencia al pago en efectivo, ttulos valores y vaucher de tarjetas de
crdito.
4.2 Recaudo: Actividad mediante la cual se recibe el dinero y se contabiliza.
4.3 Cheque: Orden escrita y girada contra un banco comercial para que este pague a su
presentacin, el todo o parte de los fondos que el librador pueda disponer en cuenta
corriente.
4.4 Consignacin: Suma de dinero recibida mediante el diligenciamiento del comprobante
de consignacin en una entidad financiera.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 3
RECAUDOS
VIGENTE A PARTIR: 00/00/0000
VERSIN: 1
ADPR-007
5. DESARROLLO
El proceso de recaudo se realiza para los diferentes tipos de ingreso tales como:
5.1 Cobranza: El Auxiliar Administrativo genera un reporte mensual de la cartera a cobrar.
Con esta informacin se programan las llamadas con las cuales se realiza la gestin de
cobro.
5.1.1 Consignacin: En la gestin de cobranza se solicita a los clientes que realicen la
consignacin directamente a la cuenta bancaria de Confecciones Caroyco E.U. El cliente
enva copia de la consignacin va fax o informacin va e-mail de la transaccin efectuada a
cartera.
5.2 Recaudo de Venta: Una vez, ha conciliado la facturacin diaria por venta, procede a
hacer entrega a la tesorera de la empresa y el tesorero debe revisar la facturacin para que
coincida en valores con la Relacin de Ventas de Contado. En caso de diferencias estos se
subsanan con el Director Administrativo. A continuacin debe proceder a liquidar el IVA y a
realizar el respectivo recibo de caja discriminado por punto de venta y de acuerdo al nmero
de cuenta.
Con los totales de efectivo, cheques, vaucher y documentos valores se diligencian las
consignaciones respectivas y le solicita al Director Administrativo un mensajero para que
realice los trmites. Con los cheques posfechados se hace un recibo de caja provisional se
registran los datos del mismo y se guardan en la caja fuerte hasta el da de su consignacin.
Una vez recibida la copia de la consignacin sellada por el banco el tesorero procede a
diligenciar en el sistema el comprobante de consignacin. Para finalizar se imprime y se
archiva.
5.3. Elaboracin del recibo de caja: Una vez recibida la informacin del recaudo
(Mensajera, clientes, tesorera) y previa verificacin de la informacin a reportar, el Auxiliar
Administrativo el Recibo de Caja Provisional en el Sistema de Facturacin Recaudos y
Cartera.
5.4 Reporte de Pagos: El Auxiliar Administrativo entrega, la RELACION PAGOS, junto con
los soportes y el medio de pago correspondiente, para la revisin e impresin del recibo de
caja definitivo.
5.5. INFORMES
Finalizado el mes y elaborada la conciliacin contable de las cuentas por cobrar, el Asistente
de cartera genera un informe detallado por centro de costos y por regionales, con fecha de
corte del fin de mes, separando aquellos clientes que generan solicitudes de reembolso de
los que generan facturas de venta.
2 de 3
RECAUDOS
VIGENTE A PARTIR: 00/00/0000
VERSIN: 1
ADPR-007
En este informe se detalla la cartera vencida por edades, as: no vencida, 30, 60, 90 y ms
de 90 das, tanto de clientes corporativos como de clientes no corporativos y se entrega a la
Gerencia de la Compaa.
Revisado el informe por la Gerencia de la Compaa, se enva un informe va e-mail al de
aquellos clientes que cancelan fuera de los plazos establecidos, detallando brevemente la
gestin realizada del recaudo, cuando las circunstancias lo ameriten.
Comprobante de consignacin
Recibo provisional
Recibo de caja
Relacin de Pagos
Vales
3 de 3
PAGOS
VERSIN: 1
ADPR-008
1. OBJETIVO
Establecer el mtodo para efectuar los pagos a los diferentes proveedores, acreedores y
nomina de la Compaa con el fin de optimizar la gestin de la Tesorera.
2. ALCANCE
Debe ser aplicado a la totalidad de transacciones que se realicen para efectuar pagos por
concepto de la actividad comercial de la Compaa.
3.1 Gerente de la Compaa: Revisar, verificar, aprobar los pagos y firmar los documentos
de valor (Cheques).
3.2 Auxiliar Administracin: Debe efectuar el desembolso de dinero respaldado con su
respectivo comprobante de egreso, realizando la oportuna contabilizacin con previa
autorizacin de la Gerencia.
4. DEFINICIONES
4.1 Dinero: Hace referencia al pago en efectivo, ttulos valores y vaucher de tarjetas de
crdito.
4.2 Egresos o Pagos a Proveedores: Actividad mediante la cual se cancela dinero a
proveedores, producto de la actividad comercial de la Compaa.
5. DESARROLLO
5.1 El proceso de pagos se realiza para:
5.1.1 Pago de proveedores: Una vez el Gerente revise, verifique y apruebe los pagos, da el
aval al Tesorero para realizar el respectivo comprobante de egreso y el cheque. Despus, el
Tesorero procede a diligenciar estos documentos verificando fechas, valores y sellos, son
devueltos al Gerente para su respectiva revisin y aprobacin.
5.1.2 Pago a Nmina: Cuando el Director Administrativo haya realizado la liquidacin de la
nmina de empleados temporales, debe pasar al tesorero para que realice su respectivo
pago.
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 2
PAGOS
VERSIN: 1
ADPR-008
Cheques
Consignaciones bancarias
Comprobantes de consignacin
Comprobantes de egreso
Nmina
2 de 2
IMPUESTOS
VERSIN: 1
ADPR-009
1. OBJETIVO
Establecer la metodologa a desarrollar en materia tributaria, y respuesta de requerimientos
legales.
2.
ALCANCE
Este procedimiento est dirigido a la Direccin Administrativa, especficamente a la seccin

de Impuestos, Nomina, Cartera, Contabilidad y Tesorera.
3. DEFINICIONES
3.1. Impuesto: Tributo que tiene origen en el precepto constitucional contenido en el artculo
95 de la carta poltica. El impuesto debe responder a los principios de equidad, eficiencia y
progresividad, el impuesto se paga en contraprestacin especfica y se refleja en el bienestar
colectivo.
3.2. Impuesto al valor agregado - IVA: Gravamen que recae sobre el consumo de bienes y
servicios. Es un impuesto de orden nacional, indirecto, de naturaleza real, de causacin
instantnea y de rgimen general
3.3. Retencin en la fuente: Mecanismo de recaudo anticipado del impuesto, bien sea, de
renta y complementarios, de ventas o de timbre nacional. Tiene por objeto conseguir en
forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable
en que se cause. La retencin en la fuente se efecta a ttulo de impuesto sobre la renta y
complementarios, a ttulo de impuesto sobre las ventas y a ttulo de impuesto de timbre.
3.4 Impuesto de renta y complementarios: Es un impuesto directo, que recae sobre los
contribuyentes individualmente considerados y grava a quienes en la Ley estn previstos
como sujetos pasivos que hayan recibido ingresos "hecho generador del impuesto",
susceptibles de producir un incremento neto en el patrimonio.
El impuesto sobre la renta y sus complementarios se considera un solo tributo y comprende
el impuesto de renta y los complementarios de ganancias ocasionales y el de remesas al
exterior.
3.5. Impuesto al patrimonio: El gobierno nacional por medio de la ley 1111 de 2006 cre el
impuesto al patrimonio para los aos gravables 2007 a 2010. Este impuesto est a cargo de
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Gestor de Calidad
Cargo:
Cargo:
Gerente
Firma:
Firma:
Firma:
1 de 4
IMPUESTOS
VERSIN: 1
ADPR-009
personas naturales y jurdicas, contribuyentes del impuesto de renta, que para el primero de
enero de 2010 posean un patrimonio liquido superior a $ 3.000.000.000.oo
Este impuesto no ser deducible o descontable en el impuesto sobre la renta ni podr ser
condensado con otros impuestos.
3.6. Impuesto predial: Tributo municipal que grava los predios urbanos, suburbanos y
rurales, edificados o no, que se encuentran ubicados dentro del municipio.
3.8. Impuesto de vehculos: Es un impuesto de carcter directo que recae sobre los
vehculos gravados.
4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
4.1. Elaboracin de declaraciones: Para las declaraciones es indispensable que el rea
Administrativa haya realizado el proceso de revisin de los documentos ingresados por el
Auxiliar Administrativo.
4.1.1.Prediales: Se toma como base el avalo catastral del ao inmediatamente anterior y el
Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo debe verificar que el incremento para el
ao base de revisin sea el autorizado por ley; verificar las tarifas y porcentajes establecidos
por ciudad, cuando existen inconsistencias en los incrementos debe solicitar autorizacin de
la Presidencia para efectuar el pago del impuesto; posteriormente, debe elaborar la
requisicin de egreso y proceder a su respectiva revisin.
4.1.2. Valorizaciones: Se recibe el documento por parte de la entidad respectiva de cada
municipio, el cual es soporte para la verificacin por parte del Director Administrativo y/o el
Auxiliar Administrativo de acuerdo con las resoluciones y decretos expedidos por la entidad
reguladora, y as proceder a la revisin y pago del mismo.
4.1.3 Vehculos: El Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo debe tomar el valor
del avalo comercial del vehculo de acuerdo con las caractersticas del mismo (marca,
modelo, cilindraje, lnea) establecido en la resolucin del Ministerio de Transporte para cada
ao; a dicho valor se le debe aplicar la tarifa que corresponda segn la tabla de tarifas,
adicionalmente debe liquidar los derechos de semaforizacin (Bogot) y tasa de ordenanza
(Cundinamarca).
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IMPUESTOS
VERSIN: 1
ADPR-009
4.2. NACIONALES
4.2.1. Impuesto Sobre las Ventas: Luego de efectuada la revisin por parte del Director
Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo, se debe proceder a listar las cuentas de IVA
generado, IVA descontable, Retencin de IVA tanto a favor como a pagar, costos y gastos
gravados y no gravados por comprobante. Generan Balance de Prueba de las cuentas de
IVA generado, IVA descontable, retencin de IVA a favor y por pagar, ingresos
operacionales y no operacionales, solicitan al auxiliar de cajas y rembolsos las partidas
conciliatorias de los pagos efectuados con tarjeta debito y crdito.
El Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo proceden a la elaboracin de la
declaracin con su respectiva requisicin de egreso.
4.2.2. Retencin en la Fuente: Luego de efectuada la revisin por parte del Director
Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo, proceden a listar las cuentas de Retencin en la
fuente y retenciones de IVA por comprobante. Genera Balance de Prueba de las cuentas de
Retencin en la fuente y Retencin de IVA, se elabora la declaracin y la requisicin de
egreso.
4.2.3. Renta y complementarios: Una vez estn los Estados Financieros debidamente
certificados, el Director Administrativo procede a listar los anexos de renta los cuales son
verificados con los estados financieros, hace la depuracin de la Renta, y elabora la
declaracin. El auxiliar de archivo recopila los certificados de retencin.
4.2.4. Impuesto al Patrimonio: La base del impuesto al patrimonio est constituida por el
valor del patrimonio lquido del contribuyente posedo el 1 de enero de 2007, determinado
conforme lo previsto en el Ttulo II del Libro I del Estatuto Tributario, excluyendo el valor
patrimonial neto de las acciones o aportes posedos en sociedades nacionales, as como los
primeros $220.000.000 (ao base 2007) del valor de la casa o apartamento de habitacin.
La tarifa del impuesto al patrimonio es del cero punto tres por ciento (1.2%) de la base
gravable establecida de conformidad con el procedimiento antes descrito.
4.3. CERTIFICADOS DE RETENCIN EN LA FUENTE
4.3.1. Certificados Expedidos: Una vez el Departamento Administrativo efecte el cierre, el
Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo genera los certificados en el sistema
desde la aplicacin de contabilidad y los revisa contra libros. Para la entrega de los
certificados se exige carta de autorizacin y/o sello.
3 de 4
IMPUESTOS
VERSIN: 1
ADPR-009
4.3.2. Certificados Solicitados: Una vez el departamento Administrativo efecte el cierre, el

Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo listan de la contabilidad las cuentas de
Retenciones por cobrar de IVA, Ica y renta; elaboran la carta de solicitud del certificado de
retencin la cual es firmada por el gerente financiero. Se enva al cliente ya sea por fax o
correo para hacer el seguimiento hasta la recepcin del certificado.
4.4 ARCHIVO DE IMPUESTOS:
El Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo son los responsables del archivo y
custodia de todos los documentos de Impuestos.
Formularios de Impuestos
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6.2.1.4. La certificacin ISO 9000. Consiste en que un organismo certificador

Identificar el proceso que se quiere mejorar

Hacer: Implementar los procesos o actividades, considerando la educacin y

Ejecutar los procesos definidos en el paso anterior

Verificar: Realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los

Pasado un perodo de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar

Documentar las conclusiones

Actuar: Ejecutar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los

A medida que esta rueda va girando, se avanza en la calidad del proceso al

6.2.3. Calidad total: Hablando del Sistema de gestin de la Calidad, los

calidad diferentes, como se puede observar en la Figura 3:

Fuente: (Machuca, 1995)

Figura 4. Espiral del Progreso

6.3. MARCO CONCEPTUAL

Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas (Rango

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita

Sistema de gestin: Sistema para establecer la poltica y los objetivos y

6.4. MARCO LEGAL

Normas ISO 9000: Normas de calidad y gestin continua de calidad

Normas ISO 9001:2008 Elaborada por el Comit Tcnico ISO/TC176 de

6.5. MARCO EMPRESARIAL

6.5.2. Portafolio de productos: En la actualidad la empresa cuenta con un

Son confeccionados con materiales delicados y suaves que dan mayor

6.5.2.2. Lnea Pesada: Dirigida a suplir fundamentalmente la necesidad de

7.1. TIPO DE INVESTIGACIN

7.2. POBLACIN Y MUESTRA

7.3. FUENTES PRIMARIAS

7.4. FUENTES SECUNDARIAS

7.5. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN

7.5.3. Anlisis y conclusiones del diseo metodolgico: Adoptando la

Esta metodologa ofrece un contexto para una buena gestin aplicable a la