LABOR DE ARCHIVACION

1.-INSPECCIONAR.- consisten en ver si la correspondencia esta lista para ir

al archivo o si tiene otra indicacin.
2.-CLASIFICAR.- ES determinar bajo que ttulo se va a archivar el documento
o sea, elegir nombre de la persona, empresa asunto o localidad.
3.-MARCAR.- es el procedimiento de codificar o marcar el nombre que se ha
elegido es el paso anterior por ejm .
Para el sistema alfabtico puede trabajar de la siguiente formal.
En el nombre seleccionado se subraya con lpiz de color
Si el nombre ms aparece en el documento, escribirlo a mano: luego los
subraya esta anotacin se efecta en la parte superior derecha.
Si una carta debe tener referencia cruzada se subraya el nombre bajo el
cual va a archivarse si lo tibiara, deber colocarse una al final del regln.
4.-DISTRIBUIR.- consiste en realizar el orden alfabtico preliminar en una
bandeja .distribuirlo es importante este paso para no abrir varias veces el
mismo cajn.
5.-ARCHIVAR.- es el procedimiento de guardar en los respectivos folders o
carpeta de acuerdo al sistema que se utilice.

Mmmm

BANDEJA PARA LA CORESPONDENCIA

BANDEJA DE CARTA: aqu se colocan los documentos hechos en nuestra

oficina que estn listos para salir ya sea con el correo o mensajero.
BANDEJA DE ENTRADA: Aqu se encuentran los documentos recibidos que
todava no han sido atendidos en su totalidad.
Bandeja de archivo: aqu van los documentos que ya han recibido la
atencin debida, es decir contestados (copia queda), tambin ven los
documentos que han sido prestados para re archivarlo.

TRANSFERENCIA DE ARCHIVO
Es el traspaso de documentos de archivos ha archivos seme activos o
inactivos para hacer mejor uso de espacio.

ARCHIVOS ACTIVOS: son los documentos de gran circulacin que todava

se estn tratando i se encuentra en la espera de una respuestas o solucin
para el asunto que se trate i al cual se hace referencia con regularidad.
ARCHIVOS SEME ACTIVOS: son los documentos que se utilizan
espordicamente. Es este caso, a un que los documentos, ya se ha
tramitado i obtenido respuesta se tiene que seguir guardando porque
puede ser objeto de alguna consulta activo.
ARCHIVO INACTIVO: son los documentos denominados tambin muertos.
Es habitual que la empresa tenga organizada una transferencia total por
periodos segn de documentos acumulados; esa periodicidad puede ser
mensual, bimensual trimestral etc. Teniendo en consideracin los siguientes
dos mtodos.
A) PERIDICA: cuando se realiza al terminar cada periodo del archivo.
b)indefinida : cuando se realiza en cualquier momento sin tener en cuenta
un periodo establecido. Lamentablemente, al transferir carpetas a otros
archivos (seme activo o activo) nos considera a llevar 2 archivadores dentro
de la oficina i el otro en el depsito o almacn
lo que causara algunos inconvenientes por el hecho de buscarlos en un
lugar que no est al alcance inmediato .
DESPOSICION:
Es cuando se ha solicitado el permiso por escrito a los entidades superiores
para la destruccin o disposicin de los documentos, cuando ya no tienen
ningn valor para la empresa.
EXPURGO:
Una vez cumplido el plazo legal de conservacin (2aos), todos los
documentos deben ser seleccionados, esta accin se denomina expurgo, se
plantea tanto por el volumen documental como la duplicacin.
INFORMATIVO: aqu solo los documentos que conservan algn inters o
valor, seguirn archivados; los restantes por lo general se destruyen.