Vous êtes sur la page 1sur 40

Brigitte Van Coillie-Tremblay

Micheline Bartlett
Diane Forgues-Michaud

CORRESPONDANCE

DAFFAIRES
ANGLAISE
2e dition revue et enrichie

 Les rgles dcriture connatre


 Les formules dusage courant
 Les changes par courriel
 266 modles de documents rdigs en anglais

COLLECTION

ENTREPRENDRE
Extrait de la publication

Cdrom
inclus

Table des matires

2e dition revue et enrichie

Les ditions Transcontinental inc.


24e tage
1100, boul. Ren-Lvesque Ouest
Montral (Qubec) H3B 4X9
Tl. : 514 392-9000
1 800 361-5479
www.livres.transcontinental.ca

Les ditions de la Fondation de lentrepreneurship


55, rue Marie-de-lIncarnation,
bureau 201
Qubec (Qubec) G1N 3E9
Tl. : 418 646-1994, poste 222
1 800 661-2160, poste 222
www.entrepreneurship.qc.ca

La collection Entreprendre est une initiative conjointe de la Fondation de lentrepreneurship et des ditions Transcontinental visant
rpondre aux besoins des futurs et des nouveaux entrepreneurs.
Pour connatre nos autres titres, consultez le www.livres.transcontinental.ca. Pour bnficier de nos tarifs spciaux sappliquant
aux bibliothques dentreprise ou aux achats en gros, informez-vous au 1 866 800-2500.
Catalogage avant publication de Bibliothque et Archives nationales du Qubec et Bibliothque et Archives Canada
Van Coillie-Tremblay, Brigitte, 1945Correspondance daffaires anglaise
2e d. rev. et enrichie.
(Collection Entreprendre)
Publ. en collab. avec ditions de la Fondation de lentrepreneurship.
Doit tre acc. dun disque optique dordinateur.
Comprend du texte en anglais.
ISBN 978-2-89472-435-4 (ditions Transcontinental)
ISBN 978-2-89521-133-4 (ditions de la Fondation de lentrepreneurship)
1. Correspondance commerciale anglaise. 2. Modles de lettres. 3. Correspondance anglaise. I. Bartlett, Micheline. II. ForguesMichaud, Diane. III. Titre. IV. Collection: Entreprendre (Montral, Qubec).
HF5726.V36 2010

651.75

C2010-940022-4

Conception graphique de la couverture : Studio Andre Robillard


Mise en pages : Diane Forgues-Michaud
Correction : Jacinthe Lesage
Impression : Transcontinental Gagn

Tous droits rservs. Toute reproduction en tout ou en partie, par quelque procd que ce soit, graphique, lectronique ou mcanique, est
strictement interdite sans lautorisation crite de lditeur.
Imprim au Canada
Les ditions Transcontinental et les ditions de la Fondation de lentrepreneurship, 2010
Dpt lgal Bibliothque et Archives nationales du Qubec, 2e trimestre 2010
Bibliothque et Archives Canada

Nous reconnaissons, pour nos activits ddition, laide financire du gouvernement du Canada par lentremise du Programme daide
au dveloppement de lindustrie de ldition (PADI). Nous remercions galement la SODEC de son appui financier (programmes
Aide ldition et Aide la promotion).

Les ditions Transcontinental sont membres de lAssociation nationale des diteurs de livres (ANEL).

Table des matires

Brigitte Van Coillie-Tremblay


Micheline Bartlett
Diane Forgues-Michaud

2e dition revue et enrichie

Correspondance daffaires anglaise

La Fondation de lentrepreneurship sest donn pour mission de promouvoir la culture


entrepreneuriale comme moyen privilgi pour assurer le plein dveloppement conomique et social de toutes les rgions du Qubec.
Elle offre des produits et services incontournables pour les entrepreneurs tels le mentorat daffaires, un service de haut calibre et disponible partout au Qubec, une srie de
confrences ainsi que la plus vaste collection de livres de langue franaise ddie au
dmarrage, la gestion et la croissance des entreprises. De plus, son centre de vigie et
de recherche sur la culture entrepreneuriale, unique au monde, produit recherches,
analyses et bulletins dinformation sur les tendances mondiales et pratiques exemplaires
en matire de sensibilisation et dducation lentrepreneurship.
La Fondation de lentrepreneurship sacquitte de sa mission grce lexpertise et au
soutien financier de plusieurs organisations.

Table des matires

PRFACE
Depuis la premire dition de Correspondance daffaires anglaise en
1998, la correspondance daffaires a fait lobjet dune transformation
radicale. Beaucoup moins de papier, beaucoup plus de courrier lectronique, moins de mots, moins de formules toutes faites, plus de fluidit
et defficacit plus de 50courriels par jour, voire une centaine chez
bien des gens daffaires, il faut aller droit au but, et vite! Pas de doute, lcrit
a encore et toujours sa place, quil sagisse de confirmer une commande,
de passer un accord, de fliciter un collaborateur ou de transmettre des
instructions claires ou officielles.
La correspondance daffaires peut revtir des formes fort diffrentes
selon le destinataire et le contenu transmettre. Par exemple, elle peut
tre incitative lorsquelle vise accrotre les ventes ou susciter lintrt de la clientle. Elle peut aussi tre rdige sur un ton trs ferme; cest
le cas de certaines lettres de recouvrement. Chose certaine, dans tous
les cas, pour tre crdible, la correspondance daffaires doit formuler le
message de faon claire tout en respectant certaines conventions et en
prenant en considration les rpercussions des crits ou des transactions sur le plan juridique.
Cest l que Correspondance daffaires anglaise se rvle encore utile.
En effet, ce livre outille, au quotidien, les gens daffaires afin quils puis
sent assurer lefficacit de leurs transactions et de leurs relations daf
faires dans une langue quils ne matrisent pas toujours aussi bien que le
franais. Voil pourquoi louvrage comporte, en plus des lettres courantes,
de nombreux modles de lettres qui traitent de prospection des marchs,
dexportation et dexpdition des marchandises. Voil aussi pourquoi un
associ dun des grands cabinets davocats internationaux spcialiss en
droit commercial a accept denrichir les contenus de ses remarques et
de ses mises en garde.

Extrait de la publication

Correspondance daffaires anglaise

Le rsultat : un livre trs pratique et concret qui a t spcialement conu


lintention des francophones qui mnent des transactions daffaires en
anglais. Un livre dautant plus pratique quil est complt dun cdrom
contenant plus de 250 modles de lettres, tous en format Word pour Mac
ou PC, prts tre utiliss ou adapts.

Me Marc Beauchemin
Fasken Martineau DuMoulin S.E.N.C.R.L., s.r.l.

M. Stphane Lavalle

Vice-prsident, Solutions daffaires, Mdias Transcontinental


diteur, Groupe Les Affaires

Table des matires

TABLE DES MATIRES


INTRODUCTION...................................................................................... 15
PARTIE I LA CORRESPONDANCE ANGLAISE......................................... 21
LA LETTRE................................................................................................................................. 23
Le papier...................................................................................................................................... 24
Les rfrences............................................................................................................................. 24
Les mentions dacheminement et de caractre........................................................................... 25
La date........................................................................................................................................ 25
La vedette.................................................................................................................................... 26

Exemples dadresses............................................................................................................ 37
La mention Attention.............................................................................................................. 39
Lappel......................................................................................................................................... 40
Lobjet.......................................................................................................................................... 43
Lintroduction............................................................................................................................... 43
Le corps de la lettre..................................................................................................................... 44
La conclusion...............................................................................................................................48
La salutation................................................................................................................................ 48
La signature................................................................................................................................. 49

La raison sociale de lentreprise........................................................................................... 49

Le nom du signataire............................................................................................................ 50

La signature par dlgation.................................................................................................. 52

Les signatures doubles ou multiples..................................................................................... 52
Les mentions diverses................................................................................................................. 53

Les initiales didentification................................................................................................... 53
Les pices jointes................................................................................................................. 54

Les copies conformes........................................................................................................... 54

Le post-scriptum................................................................................................................... 55
La mise en pages........................................................................................................................ 55

Le cadrage............................................................................................................................ 56

Les interlignes....................................................................................................................... 56

Lalignement.......................................................................................................................... 58

Lettre comportant plus dune page....................................................................................... 58

Les espacements.................................................................................................................. 59
Exemple de lettre un alignement.............................................................................................. 61
Exemple de lettre deux alignements........................................................................................ 63
Exemple de lettre trois alignements......................................................................................... 64
Exercices..................................................................................................................................... 65
LENVELOPPE........................................................................................................................... 67

Extrait de la publication

Correspondance daffaires anglaise

LA NOTE..................................................................................................................................... 68
La date........................................................................................................................................ 71
Lobjet.......................................................................................................................................... 71
Le corps de la note...................................................................................................................... 71
Exemple de note......................................................................................................................... 72
LE COURRIER LECTRONIQUE.............................................................................................. 73
Lobligation de rponse rapide.................................................................................................... 74
La rapidit.................................................................................................................................... 74
La rduction des cots................................................................................................................ 76
La facilit joindre plusieurs destinataires.................................................................................. 76
Les joies et les peines des fichiers.............................................................................................. 77
Un outil de travail ou de communication personnelle.................................................................. 79
La confidentialit, la scurit et les droits dauteur...................................................................... 80
Des prcautions en cas de litige................................................................................................. 81
Linvasion et les effets sur le rendement..................................................................................... 81
Un nouveau classeur: le disque dur........................................................................................... 82
Le danger de relchement sur la qualit..................................................................................... 84
Les usages uniformiser pour ce moyen de communication incontournable............................. 88
LA CONFIDENTIALIT DANS LES CHANGES
PAR COURRIER LECTRONIQUE (par Me Beauchemin).................................................. 90
Le nom de lexpditeur de courriel: anonyme............................................................................ 90
Un message par courriel, confidentiel comme une carte postale................................................ 91
Au nom de la loi, donnez-moi vos courriels................................................................................. 92
Un avis de confidentialit dans vos courriels, une illusion?........................................................ 93
Des mthodes de contrle.......................................................................................................... 94
Les lois encadrant linformatique, en constante volution........................................................... 95

PARTIE II GRAMMAIRE ET PRSENTATION......................................... 99


LORTHOGRAPHE................................................................................................................... 101
Orthographe dusage................................................................................................................. 101
LA MAJUSCULE...................................................................................................................... 104
Rgles gnrales...................................................................................................................... 104
Les titres.................................................................................................................................... 104
Les titres de fonction................................................................................................................. 105
Les noms de personnes............................................................................................................ 105
Les mots prenant toujours la majuscule.................................................................................... 106
Les abrviations........................................................................................................................ 107
Exercices................................................................................................................................... 108
LES ABRVIATIONS................................................................................................................ 109
Les abrviations courantes........................................................................................................111
Exercice......................................................................................................................................116

Table des matires

LES COUPURES DE MOTS EN FIN DE LIGNE.......................................................................117


Exercice..................................................................................................................................... 121
LA PONCTUATION................................................................................................................... 122
Le point...................................................................................................................................... 122
Les points de suspension.......................................................................................................... 124
Le point dinterrogation.............................................................................................................. 124
Le point dexclamation............................................................................................................... 125
La virgule................................................................................................................................... 126

lintrieur dune proposition.............................................................................................. 126

Dans un groupe de propositions......................................................................................... 130
Le point-virgule.......................................................................................................................... 132
Le deux-points........................................................................................................................... 133
Les guillemets........................................................................................................................... 135
Lapostrophe.............................................................................................................................. 137
Les parenthses........................................................................................................................ 141
Les crochets.............................................................................................................................. 142
Le tiret....................................................................................................................................... 142
Le trait dunion........................................................................................................................... 143
La barre oblique........................................................................................................................ 145
Exercice..................................................................................................................................... 146
LES CARACTRES.................................................................................................................. 148
Les caractres italiques............................................................................................................. 148
Les caractres gras................................................................................................................... 149
LNUMRATION VERTICALE................................................................................................ 149

PARTIE III LETTRES MODLES.............................................................................. 153


LES EFFETS JURIDIQUES DES DOCUMENTS (par Me Beauchemin).................................. 155
Cest lintention qui compte....................................................................................................... 155
Attention, tout ce que vous crivez peut tre retenu contre vous............................................. 157
Les paroles senvolent, mais les crits restent.......................................................................... 157
La bonne foi dans vos relations daffaires................................................................................. 158
Au nom de la loi, vous tes en demeure de vous excuter!...................................................... 159
La confidentialit et la proprit intellectuelle au sein de votre entreprise................................ 160
Ces lois qui nous guident.......................................................................................................... 161
LES COMMUNICATIONS AVEC LE PERSONNEL................................................................. 165
Les principes gnraux de rdaction........................................................................................ 165
Rappel de la mission de lentreprise................................................................................... 167
nonc de mission.............................................................................................................. 168
Guide sur le systme tlphonique..................................................................................... 169
Directives sur la planification des vacances....................................................................... 170

Extrait de la publication

10

Correspondance daffaires anglaise

Offre dune sance dinformation (avantages sociaux)....................................................... 171


Convocation la prsentation des rsultats dune tude................................................... 172
Transmission dun calendrier dimplantation....................................................................... 174
Dpart la retraite.............................................................................................................. 175
Vux aux employs loccasion des ftes........................................................................ 176
Information sur le rsultat des foires et des expositions..................................................... 177
Recommandation positive dun employ............................................................................ 178
Accus de rception de candidature (candidature retenue)............................................... 179
Refus dune candidature sur dossier (candidature non retenue)........................................ 180
Convocation une entrevue............................................................................................... 181
Refus dune candidature par lentreprise (aprs entrevue)................................................. 182
Accueil dun employ (agent de distribution)...................................................................... 183
Annonce dune nomination................................................................................................. 184
Motivation des employs.................................................................................................... 185
Flicitations un membre du personnel (travail bien fait).................................................. 186
Mise pied dun employ................................................................................................... 187
LACCROISSEMENT DES VENTES........................................................................................ 189
Les principes gnraux de rdaction........................................................................................ 189
Offre un client (en se recommandant dun tiers).............................................................. 192
Offre dun nouveau produit (communiqu).......................................................................... 193
Invitation une prsentation............................................................................................... 195
Invitation une prsentation (carte)................................................................................... 197
Flicitations un client potentiel ( la suite dune promotion)............................................ 198
Remerciements un client de longue date......................................................................... 200
Reprise de contact avec un ancien client........................................................................... 201
Nouveau reprsentant commercial..................................................................................... 203
Envoi dune tude de march............................................................................................. 204
Envoi dune tude de march (questionnaire).................................................................... 205
Demande dautorisation de soumissionner......................................................................... 207
Envoi dune soumission (produit)........................................................................................ 208
Confirmation dun rendez-vous........................................................................................... 210
Suivi dune visite ou dune prsentation...............................................................................211
Suivi dune rencontre.......................................................................................................... 213
Suivi dune rencontre (valuation)...................................................................................... 214
Rponse une demande dinformation (remise et conditions de crdit)............................ 215
Rponse une demande dinformation (service aprs-vente)........................................... 216
Rponse une demande dinformation (adresse dun concessionnaire)........................... 217
Rponse une demande de conseil.................................................................................. 218
LES RELATIONS AVEC LE CLIENT........................................................................................ 219
Les principes gnraux de rdaction........................................................................................ 219
Accus de rception dune commande (vrification des conditions de livraison)............... 223
Rorientation du client vers une autre source.................................................................... 225
Annonce de lenvoi de marchandises................................................................................. 227
Transmission dun contrat................................................................................................... 228

Table des matires

11

Transmission dune facture................................................................................................. 229


Retour dun chque sans provision..................................................................................... 230
Remerciements un client (pour sa fidlit)....................................................................... 231
Proposition de vente (aprs une rclamation satisfaite)..................................................... 232
Explications sur un malentendu.......................................................................................... 234
Justification dune hausse de prix....................................................................................... 235
Annonce dun retard de livraison (commande imprcise)................................................... 236
Acceptation dune plainte (dlai imputable lentreprise)................................................... 237
Acceptation dune plainte (matriel dfectueux)................................................................. 238
Acceptation dune plainte (erreur de facturation)................................................................ 239
Acceptation dune plainte (mauvais service)....................................................................... 240
Refus de modifications de conditions................................................................................. 241
Refus daccorder une remise.............................................................................................. 242
LES TRANSACTIONS AVEC LES FOURNISSEURS.............................................................. 245
Les principes gnraux de rdaction........................................................................................ 245
Demande dinformation (gamme de produits)..................................................................... 246
Invitation soumissionner.................................................................................................. 247
Transmission dune commande (accompagne du numro de carte de crdit)................. 248
Correction dune commande............................................................................................... 249
Annulation dune commande.............................................................................................. 250
Rponse une offre de produits......................................................................................... 251
Rception de marchandise non conforme.......................................................................... 252
Refus de substitution de marchandises.............................................................................. 254
Retour avec garantie........................................................................................................... 256
Dlai de livraison................................................................................................................. 257
Erreur de facturation........................................................................................................... 259
Plainte (qualit du service).................................................................................................. 260
Demande de lapplication des assurances......................................................................... 261
Demande de dlai de paiement.......................................................................................... 262
LE CRDIT ET LE RECOUVREMENT..................................................................................... 263
Les principes gnraux de rdaction........................................................................................ 263
Demande de crdit.............................................................................................................. 265
Demande de meilleures conditions de crdit...................................................................... 267
Demande de renseignements au client avant daccorder un crdit.................................... 268
Demande de renseignements au client avant daccorder un crdit (fiche)......................... 269
Demande de renseignements un tablissement financier............................................... 271
Approbation de crdit.......................................................................................................... 272
Refus de crdit (mauvais crdit)......................................................................................... 273
Premier rappel de paiement (aimable)................................................................................ 274
Premier rappel de paiement (ferme)................................................................................... 275
Deuxime rappel de paiement (aimable)............................................................................ 276
Deuxime rappel de paiement (ferme)............................................................................... 277
Suspension des livraisons jusqu acquittement de la facture............................................ 278
Accus de rception dun paiement partiel et dun plan de remboursement tal............. 279

12

Correspondance daffaires anglaise

Rtablissement de crdit.................................................................................................... 280


Excuses pour une lettre de recouvrement envoye par erreur........................................... 281
Troisime rappel de paiement (par une maison de recouvrement).................................... 282
Rappel de paiement par un avocat..................................................................................... 283
LA GESTION DE LA CARRIRE............................................................................................. 285
La prparation dun curriculum vit de base............................................................................ 285
La rdaction du curriculum vit adapt lemploi postul....................................................... 286
Le curriculum vit chronologique....................................................................................... 287
Le curriculum vit fonctionnel............................................................................................ 288
La formule mixte ou le curriculum vit chronofonctionnel............................................ 289
La lettre daccompagnement..................................................................................................... 290
Curriculum vit chronologique........................................................................................... 291
Curriculum vit fonctionnel................................................................................................ 295
Curriculum vit chronofonctionnel..................................................................................... 299
Demande demploi.............................................................................................................. 301
Demande de stage.............................................................................................................. 302
Demande de rfrences..................................................................................................... 303
Remerciements pour rfrences......................................................................................... 304
Demande dajout dune pice au dossier............................................................................ 305
Dmission (pour un emploi plus prometteur)...................................................................... 306
DES LETTRES DIVERSES...................................................................................................... 307
Remerciements pour de laide............................................................................................ 308
Invitation une participation............................................................................................... 309
Remerciements pour une participation............................................................................... 310
Refus de participer en tant que membre..............................................................................311
Demande de commandite................................................................................................... 312
Acceptation de commandite................................................................................................ 313
Refus de commandite......................................................................................................... 314
Refus dachat de publicit................................................................................................... 315
Flicitations pour une nomination (nouveau poste)............................................................ 316
Vux danniversaire un client.......................................................................................... 317
Vux un employ malade............................................................................................... 318
Condolances (parent)....................................................................................................... 319
Demande de renseignements un htel............................................................................ 320
Avis de dmnagement...................................................................................................... 321
Avis de dmnagement (carte)........................................................................................... 322
Carte professionnelle.......................................................................................................... 323
Explication dune rponse tardive....................................................................................... 324

Table des matires

13

PARTIE IV CORRIG DES EXERCICES............................................................... 325


BIBLIOGRAPHIE............................................................................................................... 331
INDEX DES NORMES...................................................................................................... 335
INDEX DES LETTRES MODLES.............................................................................. 351

Extrait de la publication

14

Correspondance daffaires anglaise

Extrait de la publication

Table des matires

15

INTRODUCTION
La correspondance intrieure lentreprise ou extrieure elle
est lune des occasions les plus frquentes que vous ayez de faire
bonne impression sur ceux avec lesquels vous tes en relation
daffaires. [...] Il y a, en affaires, peu dlments sur lesquels vous
avez un effet direct, mais en voici un.
Mark McCormack
Tout ce que vous napprendrez jamais Harvard
La mondialisation des marchs, une ralit dsormais incontournable
pour bon nombre dentreprises, saccompagne souvent pour les gens
daffaires francophones de lobligation de traiter dans une autre langue,
plus souvent quautrement en anglais. Et utiliser une autre langue, cest
souvent se soumettre des lois et observer des faons de faire diff
rentes. Pour cette raison, Correspondance daffaires anglaise prsente
toute une varit dusages allant de la lettre traditionnelle inspire de
lusage britannique au style plus direct qui caractrise certains textes de
nos voisins du Sud.

La dmarche de rdaction
Pour rdiger cet ouvrage, nous avons dabord dress linventaire des
principaux besoins de communication des gens daffaires. Nous avons
ensuite relev les sujets les plus pertinents et les avons transposs dans
des textes courts, concrets, vivants et simples, rservant les termes
techniques et spcialiss aux situations o ils simposent. Par ailleurs,
chaque fois que cela tait possible, nous avons opt pour des messages
personnaliss car, en abordant des sujets qui intressent personnellement le destinataire, nous sommes convaincues de mieux retenir son
attention.

16

Correspondance daffaires anglaise

La libert que nous prenons par rapport certaines rgles couramment


reues risque de surprendre les plus orthodoxes en matire de rdaction daffaires. Ce que certains pourraient qualifier daudace (tandis que
dautres pourraient qualifier de conservatisme) nest pourtant que le reflet
des nouveaux usages qui simplantent en matire de correspondance
daffaires. Nous avons choisi de naviguer entre ces deux eaux en pri
vilgiant lillustration des nouveaux usages, puisque le milieu des affaires
a linnovation pour marque de dveloppement et de survie. Au cours de
cet exercice de rdaction, nous avons t la fois surprises, puis stimules, par limportance des changements apporter.
Nous avons privilgi les sujets de lettres que nous considrons comme
les plus pertinents : la prospection des marchs, les exportations, lexpdi
tion des marchandises, le crdit et le recouvrement ainsi que les commu
nications avec le personnel et les partenaires. Et ce, avec des exemples
de modes diversifis dexpression crite: lettre, note de service, communiqu, carte dinvitation, carte professionnelle, questionnaire, contrat,
entente. Bref, un guide qui se veut aussi complet que possible pour les
gens daffaires!
De plus, afin de souligner les rpercussions des documents crits sur
le plan juridique, MeMarc Beauchemin, du cabinet Fasken Martineau
DuMoulin S.E.N.C.R.L., s.r.l., a rsum, au dbut de la troisime partie,
les principaux lments juridiques considrer dans la correspondance
daffaires.

Le courriel, notre nouveau mode de communication


Enfin, une section importante a t ajoute sur le courrier lectronique.
En effet, ce mode de communication crite, qui se nourrit de linstantanit de la conversation tlphonique, conserve cependant les attributs
de la correspondance traditionnelle qui constitue la base juridique des
crits. La premire partie renferme une section importante sur le courrier lectronique, suivie dun document du cabinet Fasken Martineau
DuMoulin, S.E.N.C.R.L., s.r.l. sur le mme aspect.
Extrait de la publication

Introduction
Table des
matires

17

Une premire mise en garde


Les utilisateurs de nos livres antrieurs nous ont confi quils sen
servent trs souvent, non pas pour copier les lettres mot mot, mais
comme source dinspiration. Excellente ide: les modles proposs ne
devraient servir qu rduire le temps didentification du sujet couvrir et
fournir des exemples de faons de le communiquer.
Tout cela est encore bien plus vrai pour les quelques modles de contrats
ou de conventions prsents sur le cdrom. Ceux-ci visent uniquement
sensibiliser le lecteur au besoin de se protger et suggrer des ave
nues de rdaction possibles. En fait, vous ne devriez jamais utiliser les
modles proposs tels quels. Vous connaissez la maxime Mieux vaut
prvenir que gurir... Eh bien, appliquez-la constamment; consultez un
avocat chaque fois que vous voulez raliser une transaction ayant une
porte juridique, en particulier si vous faites affaire avec un interlocuteur
assujetti des lois ou des rglements hors Qubec.

Une deuxime mise en garde


Nous avons tenu prsenter des lettres refltant le plus fidlement la
ralit. cette fin, nous avons invent des destinataires ainsi que des
noms dentreprises et de produits ou services. Donc, si une adresse ou
un nom correspond au vtre, sachez que cest purement accidentel.
Dans bien des cas, les destinataires des lettres proviennent de pays
qui ne sont pas dexpression franaise. Aux fins du prsent ouvrage
qui porte sur la correspondance daffaires en anglais, nous vous avons
fourni des textes et des appels en anglais. Nous tenons cependant
vous inciter correspondre, chaque fois que possible, dans la langue
de votre interlocuteur. Car, comme le mentionnait un industriel, langlais,
cest la langue des affaires. Mais la langue du profit, cest celle du client!

Extrait de la publication

18

Correspondance daffaires anglaise

Les principaux lments du livre


Nos modes et critres de rdaction ont t les mmes que pour notre
livre prcdent.
Pour faciliter la consultation, le livre comprend des rappels dans la
marge ainsi quun index exhaustif et de consultation facile sur le contenu du livre et sur celui du cdrom.
Le livre dbute avec deux parties assez importantes: la premire,
sur les normes pistolaires et sur les grands principes dune rdaction efficace, et la seconde, sur la grammaire et la prsentation.
La troisime partie, qui constitue la pice matresse du livre, dbute
par quelques conseils du cabinet Fasken Martineau DuMoulin
S.E.N.C.R.L., s.r.l. sur les effets juridiques des documents. Les
118lettres et documents qui y sont prsents sont spars en
7catgories, pour la plupart prcdes dun court texte expliquant
les principes gnraux de rdaction:

Les communications avec le personnel


Laccroissement des ventes
Les relations avec le client
Les transactions avec les fournisseurs
Le crdit et le recouvrement
La gestion de la carrire
Des lettres diverses

Par ailleurs, le cdrom ci-joint contient non seulement les documents


prsents dans le livre, mais galement bien dautres modles de
communications. Le pictogramme
situ au haut des lettres indique
le numro du document rechercher sur le cdrom.

Table des
matires
Introduction

19

Nous esprons que vous aurez autant de plaisir travailler avec ce


compagnon de rdaction que nous avons eu lcrire.
Bonne lecture, bonne consultation!

Brigitte Van Coillie-Tremblay


Micheline Bartlett
Diane Forgues-Michaud

20

Correspondance daffaires anglaise

La correspondance anglaise

21

PARTIE I
LA CORRESPONDANCE ANGLAISE
Rdiger une bonne lettre daffaires consiste surtout intresser le des
tinataire et transmettre vos ides de faon claire: c'est l le cur et la
raison dtre de la rdaction pistolaire. Lessentiel, cest le message qui
doit tre transmis de faon attrayante et logique.
Toutefois, il y a aussi des usages respecter, car ils tmoignent de lat
tention que vous consacrez votre correspondant. Certes, les normes
de rdaction en langue anglaise ne sont pas aussi rigoureuses quen fran
ais, mais il reste de nombreuses rgles dont vous devez tenir compte et
qui concernent, entre autres, les aspects suivants:



la prsentation de ladresse;
lusage de la majuscule;
la mention des titres de civilit ou de fonction;
la faon de commencer et de terminer une lettre.

En effet, la lettre, par son contenu et sa prsentation, tmoigne de votre


proccupation doffrir de la qualit partout et toujours.
Par ailleurs, pour faire ressortir certaines diffrences dusage
entre lAmrique du Nord et la Grande-Bretagne, le drapeau britannique parat ct des normes qui caractrisent ce pays.

Extrait de la publication

22

Partie I

La correspondance anglaise

LA LETTRE
Lors de la rdaction dune lettre commerciale ou administra
tive, plusieurs aspects sont considrer. Tous ces aspects
sont illustrs dans les lettres et les notes prsentes dans
la troisime partie.
La correspondance daffaires peut sinspirer de normes tra
ditionnelles, qui restent des valeurs sres, tout comme de
nouveaux modes dexpression dicts par un dsir de retenir
lintrt et de rduire la longueur de la lettre. Le prsent livre
illustre lun et lautre de ces usages.
La lettre contient un ensemble de donnes qui doivent pa
ratre selon un ordre tabli. titre indicatif, nous prsentons
dans lordre les divers lments de la lettre.
Les rfrences (References)
Les mentions dacheminement et de caractre (Mailing
and Special Notations)
La date (Date)
La vedette (Inside Address)
La mention Attention (Attention Line)
Lappel (Salutation)
Lobjet (Subject Line)
Lintroduction (Introduction)
Le corps de la lettre (Body of the Letter)
La conclusion (Conclusion)
La salutation (Complimentary Close)
La signature (Signature)
Les initiales didentification (Reference Initials)
Les pices jointes (Enclosure Notations)
Les copies conformes (Copy Notations)
Le post-scriptum (Postscript)

Extrait de la publication

23

24

Partie I

Le papier
En gnral, le nom de lorganisme ou la raison sociale de
lentreprise sont imprims sur du papier en-tte (letterhead).
Papier
en-tte

Le papier en-tte est rserv la premire page de la


lettre.
Si la lettre daffaires est crite sur du papier ne comportant
pas den-tte, vous pouvez inscrire votre nom ou votre
adresse, ou les deux, au haut de la lettre soit contre la
marge de droite, soit au centre, comme suit:


85 Cadorna Drive
Toronto, ON
M4J 3W9

CHARLEEN L. STUART
85 Cadorna Drive
Toronto, ON M4J 3W0

Pour une lettre personnelle ou pour une lettre de demande


demploi, vous indiquez votre nom et votre adresse sous
votre signature.

Les rfrences (References)


Numro de
dossier,
numro de
compte

Les rfrences (Your ref./Our ref.) renvoient au numro de


dossier ou au numro de compte. Elles se placent toujours
contre la marge de gauche. Si, comme cest souvent le
cas, les rfrences sont places dans lobjet, il est superflu
davoir une ligne spare pour le numro de dossier.

Extrait de la publication

La correspondance anglaise

25

Les mentions dacheminement et de caractre


(Mailing and Special Notations)
Les mentions dacheminement (Express, Special Delivery,
Registered Mail, Certified Mail, Fax) se placent contre la
marge de gauche au-dessus de la date. Les mentions de
caractre (Personal, Confidential, Urgent) se placent au
mme endroit. Ces mentions scrivent gnralement en
majuscules ou en minuscules soulignes. Dans les rares
cas o une lettre comporte et une mention dacheminement
et une mention de caractre, vous devez les disposer lune
sous lautre.

Express,
Special
Delivery,
Registered
Mail,
Certified Mail,
Fax, Personal,
Confidential,
Urgent

Notez quon nemploie quune des mentions de caractre


la fois, cest--dire Personal ou Confidential.

Personal,
Confidential

La date (Date)
Sil ny a pas de rfrence, ni de mention dacheminement
ou de caractre, la date scrit directement sous la marge
suprieure. Elle ne se termine jamais par un point.
La date peut scrire des trois faons suivantes:
July 29, 2010 (forme courante)
2010 07 29 (forme peu courante)

29 July 2010
Remarquez que lindication du jour nest jamais suivie de
st, nd, rd ou th.

Jour

Dans une lettre daffaires, vous nindiquez le lieu dexpdi


tion avant la date que sil y a plusieurs adresses sur votre

Lieu
dexpdition

26

Partie I

papier en-tte. Le lieu dexpdition est alors spar de la


date par une virgule.
Halifax, July 2, 2010
Halifax, 2010 07 02

La vedette (Inside Address)


Enveloppe
fentre

Il ny a pas de limite la longueur de la vedette. Cependant,


elle ne doit pas comporter plus de cinq lignes si vous utilisez
une enveloppe fentre.

Majuscule

Chaque ligne de la vedette commence par une majuscule,


sauf lorsquune ligne est la suite de lautre. Dans un tel cas,
vous pouvez laisser deux espaces au dbut de la deuxime
ligne.
Mr. James Lang, President
Dominion Warehouse, Storage and
Moving Co., Ltd.
221 King Street S
Waterloo, Ontario N2J 9Z9

Ponctuation

Vous ne placez ni virgule ni point (sauf le point abrviatif)


la fin des lignes.

Pays
francophone

Pour le courrier destination du Qubec ou dun pays


francophone, le titre de civilit et le titre de fonction peuvent
paratre en anglais, mais ladresse demeure en franais.
Mr. Hugh Martin, General Manager
Association des consommateurs
20, 1re Avenue
Sherbrooke (Qubec) J1M 9R8

Extrait de la publication

La correspondance anglaise

Pour le courrier envoyer ltranger, respectez lusage


du pays du destinataire, car la lettre y sera traite par
le service local des postes. Sur la lettre, le nom du pays
sindique dans la mme langue que celle qui est utilise
dans la lettre.

27

Pays non
francophone

Mr. Joseph Pirenne


Pirenne Bedrijfsrevisoren & Co.
Bld. Mettwewielaan, 272 b2
1080 Brussel
BELGIUM

Afin dexpliquer les rgles suivre pour bien rdiger


une adresse en anglais, prenons une adresse fictive et
examinons-la en dtail.
Ms. Joyce N. OConner, Accountant
Director of Production
Ashby & Martin Data Processing Co., Ltd.
1125 First Street West, Suite 25
Toronto, Ontario M5J 2A6
Ms.1 Joyce N.2 OConner3, Accountant4
10 Dans ladresse, vous devez crire un titre de civilit, soit
Mr., Mrs., Ms., Miss, Messrs. (pour un groupe dhommes),
Mss. (le pluriel de Ms.).
Ce nest que dans les cas o vous ignorez le sexe du des
tinataire que le titre de civilit peut tre omis.
Lee Martin
Claude Smith

Titre de civilit

28

Partie I

Abrviation

Tous les termes abrgs (Mr., Mrs., Ms., Messrs., Mss.)


sont suivis dun point.
Mr, Mrs, Ms, Messrs, Mss (Les abrviations ne
prennent pas de point.)

Miss, Ms.

En gnral, Ms. est utilis comme titre de civilit pour les


femmes. Le terme Miss est rserv celles qui indiquent
quelles veulent porter ce titre.

Titre
professionnel,
titre particulier

Les titres professionnels et les titres particuliers tels que


Professor, Reverend, etc., ne sont habituellement pas
abrgs, mais Doctor (Dr.) peut ltre.

Abrviation

Les abrviations suivantes peuvent tre employes avant


ou, le cas chant, aprs le nom de la personne :
Avant le nom
Hon. (Honourable) devant le nom dun premier ministre
dune province ou devant le nom dun
ministre.
Rt. Hon. (Right Honourable) devant le nom du premier ministre du Canada ou du juge en chef de
la Cour suprme.
Dr. (Doctor)
Aprs le nom
Jr. (Junior), M.D. (Doctor), Sr. (Senior)
Remarque: Dans le cas dun mdecin, vitez de rpter
la mention du titre. Par exemple, crivez Dr. Richard P.
Durban ou Mr. Richard P. Durban, M.D.

Extrait de la publication

La correspondance anglaise

20 En anglais, les prnoms composs sont trs rares.


Quand une personne utilise une deuxime initiale, il sagit
en gnral dun deuxime prnom. Il est donc peu usuel de
mettre un trait dunion entre le prnom et linitiale.

29

Prnom
compos

Mr. Larry R. Hoffman

30 Lorsquune femme marie porte son nom de jeune fille


et le nom de famille de son mari, les deux noms sont crits
au long et relis par un trait dunion. Il en est de mme pour
les personnes qui portent le nom de famille de leur pre et
celui de leur mre.

Nom de famille
compos

Notez quil ne faut jamais abrger un nom de famille com


pos.
Mrs. Joanne Parker-Tracy
et non
Mrs. Joanne P.-Tracy

40 Vous pouvez ajouter la mention de la profession (Eng.


ou Engineer, Notary, etc.) aprs le nom de la personne. Le
nom et la mention sont alors spars par une virgule. Le
titre professionnel prend toujours la majuscule initiale.

Profession

Vous pouvez aussi indiquer le grade universitaire, qui est


gnralement abrg. Les abrviations dsignant le grade
universitaire ne sont pas spares par une espace, mais
comportent des points abrviatifs.

Grade
universitaire

Ph.D. (Doctor of Philosophy)


B.Sc. ou B.S. (Bachelor of Science)
LL.B. (Bachelor of Laws)
M.B.A. (Master of Business Administration)
D.D.S. (Doctor of Dental Surgery)

30

Partie I

Director1 of Production2
Titre de
fonction

10 Si la profession ou le grade universitaire ne paraissent


pas dans la vedette, le titre de fonction peut suivre imm
diatement le nom de la personne. Dans ce cas, le titre est
spar du nom par une virgule. Sinon, il est plac sur la ligne
suivante. Le titre de fonction prend toujours la majuscule
initiale.
Ms. Nadia Roy, President
Consumers Association
Ms. Nadia Roy
President
Consumers Association
Ms. Nadia Roy, Ph.D.
President, Consumers Association
Ms. Audrey Ann Lamb
Director of Production

Unit
administrative

20 Que le type de lunit administrative (Branch, Service, Division, Department, etc.) soit indiqu ou non, vous devez
mettre la majuscule tous les mots, sauf aux articles, aux
conjonctions et aux prpositions de moins de quatre let-
tres.
Mr. John Cosby
Director, Accounting
Mr. John Cosby
Director of the Accounting Department

Ashby &1 Martin Data Processing Co.,2 Ltd.3, 4


Raison sociale

Vous devez crire sans aucune modification le nom de lor


ganisme ou de lentreprise. Si lorganisme ou lentreprise a
une raison sociale bilingue, utilisez la traduction officielle.

La correspondance anglaise

31

Sil a une raison sociale unilingue, ne tentez surtout pas de


traduction: citez-la telle quelle.
10 La perlute (&) ne semploie que dans les noms de so
cit.

Perlute, et
commercial

Cooper & Brunt Co., Ltd.

20 Les termes Company (Co.) et Limited (Ltd.) sont souvent spars lun de lautre par une virgule.

Company,
Limited

30 Les termes Company, Limited et Incorporated scrivent avec la majuscule initiale; ils ne sont abrgs (Co.,
Ltd. et Inc.) que si lorganisme les abrge dans sa raison
sociale. Notez que ces abrviations sont toujours suivies
dun point.

Company,
Limited,
Incorporated

40 Tous les termes dune raison sociale ou du nom dune


institution prennent la majuscule initiale, sauf les mots of,
the et and. Bien entendu, si the figure au dbut de la rai-
son sociale, il conserve la majuscule initiale.

Majuscule

Jones Data Processing and Technology Inc.


Supreme Court of Canada
General Manager of The Society For the
Promotion of Science

11251, 2 First3 Street4 West5, Suite6 25


10 Vous ne placez pas de ponctuation ni despace dans
le numro, quelle quen soit la longueur.

Ponctuation,
espace

20 Vous ne mettez pas de virgule entre le numro et le nom


de la rue. Toutefois, si le nom de la rue est un nombre crit

Tiret

32

Partie I

en chiffres, vous placez un tiret entre le numro et le nom


de la rue.
1798131st Street
Nom de la rue

30 Si le nom de la rue est un chiffre de un dix, le nombre


ordinal est crit en toutes lettres. Les nombres suprieurs
dix peuvent tre cardinaux (25, 33, formule qui semble
tre la plus utilise) ou ordinaux (25th, 33rd, etc.). Dans ce
dernier cas, le chiffre est suivi de st, nd, rd ou th. Ces abr
viations se placent sur la ligneelles ne sont pas mises en
exposant comme en franaiset elles ne se terminent pas
par un point.
88 Sixth Avenue
798131 Street
798131st Street

Saint

Si ladjectif Saint figure dans le nom de la rue, il scrit dans


sa forme abrge (St.), se termine par un point abrviatif et
nest pas suivi dun trait dunion, mais dune espace. Notez
que ce terme ne prend pas la forme fminine.
St. Catharines
St. Louis

Nom compos

Si le nom de la rue est un nom compos ou un nom qui


comprend plusieurs lments (nom prcd dun prnom,
dun titre ou dun qualificatif), les lments ne sont pas relis par un trait dunion.
Bear Run Avenue
Winston Churchill Boulevard
Prince of Wales Drive
White Birch Road

La correspondance anglaise

33

40 Vous devez toujours indiquer le type de voie (Avenue,


Street, Boulevard, etc.). Ces indications prennent la majuscule initiale. Essayez de ne pas les abrger.

Indication de la
voie

50 Les mentions East, North, South et West scrivent


avec une majuscule et peuvent tre abrges. Dans ce
cas, elles ne prennent pas le point abrviatif. De plus, elles
peuvent tre places soit aprs le nom de la rue, soit aprs
le numro, selon la faon indique par le destinataire.

Point cardinal

180 Main Street South


180 South Main Street
144 Apple Drive SW
142 E 31st Street

60 Les termes utiliser pour prciser ladresse dans un di


fice sont: Apartment, Room, Office, Suite, etc. Dans un tel
cas, vous inscrivez le terme suivi de lindication du nombre
en chiffres, sauf pour one qui scrit en lettres.
Liste des abrviations utilises dans les adresses
Apartment

Apt.

Place

Pl.

Avenue

Ave.

Post Office Box

P.O. Box

Boulevard

Blvd.

Road

Rd.

Building

Bldg.

Rural Route

R.R.

Care of

c/o

Saint

St.

Crescent

Cres.

Second

2nd

Drive

Dr.

Seventh

7th

Eighth

8th

Sixth

6th

Fifth

5th

Street

St.

First

1st

Tenth

10th

Fourth

4th

Third

3rd

Heights

Hts.

Trail

Tr.

Ninth

9th

Apartment,
Room, Office,
Suite

180

35

Partie III

REFUS DUNE CANDIDATURE SUR DOSSIER


(candidature non retenue)

September 7, 2010

Mr. Harry Lennon


62 Aston Road
B2 4JT Birmingham
GREAT BRITAIN

Dear Mr. Lennon:



Thank you for your application for the position of public
relations officer with our Company.

Our advertisement in the Globe and Mail attracted a
large number of applicants who, like you, have considerable experience
and skills to offer.

We have selected a candidate whose qualifications closely match our requirements and regret that we cannot offer you a position at
this time.

I thank you for expressing interest in our Company and
wish you success in your future endeavors.

Sincerely yours,


RS/rs

Brian Cooper
President

Lettres modles

OFFRE DUN NOUVEAU PRODUIT


(communiqu)

Press Release
For immediate release

CYCLERIE CELEBRATES 20TH ANNIVERSARY


WITH LAUNCH OF NEW PRODUCT

Sherbrooke, QubecThis September 11, 2010, Cyclerie marked its


20thanniversary by launching the ELECTRICYCLE, a competitively
priced new electrically-assisted bicycle that features a superor design and
added capacity.
Speaking at a press conference held at the Companys head office in
Sherbrooke, Martin Trembath, President of Cyclerie, said that the ELECTRICYCLE is a tribute to the Companys unfailing commitment to meet the
needs of its customers.
Weve been in business for 20 years and we have always been on the
cutting-edge, said Trembath, in announcing the ELECTRICYCLE. Whether
through product development, enhanced customer service, participator man
agement, or total quality initiatives, we have always been innovative. The
launch of the ELECTRICYCLE is a tribute to this ongoing trend.
Twenty years ago, Cyclerie was a home-based operation run by Martin
Trembath. After just 18 months, the Company moved to Sherbrookes Indus
trial Park, where it continued to grow to its present size of 450 employees.

Extrait de la publication

193

61

Lettres modles

NOUVEAU REPRSENTANT COMMERCIAL

October 12, 2010

Mr. Robin Meakin


6556 Pasqua Street
Mount Laurel, NJ 88723
UNITED STATES

Dear Mr. Meakin:


Within the next few weeks, Mr. Elmut Seiler, EnergySave Systems new
representative for the United States, will visit you to introduce himself and
discuss how to best service your account.
Mr. Seiler, who replaces Mr. Konrad Gassman, has in-depth knowledge
and experience in our field. He has a degree in Electrical Engineering
from the University of Berlin, where he also studied Sales and Marketing.
For three years, he worked as an electrical engineer in the Product Design
Department of Dupont, Pennsylvania. He then became, at his own request,
the Companys sales representative for the New England area. When he
decided to move back to New Jersey for personal reasons, he offered us
his services, and we gladly hired him.
You will find that, like Mr. Gassman, Mr. Seiler is thoroughly familiar with our
products and is totally committed to customer satisfaction. We are extremely confident that he will provide you with the quality of service you have come
to expect from EnergySave Systems.
Cordially yours,


/lg

Normand Michaud, Eng., MBA


Sales Manager

203

78

Extrait de la publication

US
INCLcontenant les,

od
rom
Cd uments m ord
oc
at W
266 dus en form ou PC
to
Mac
liss
pour tre uti
ts
s
et pr ou adapt

CORRESPONDANCE

DAFFAIRES
ANGLAISE

Note de service, invitation, rponse une plainte, refus de commandite, lettre de


recouvrement, requte un fournisseur, message de condolances, rappel de
paiement, etc. : vous trouverez dans la nouvelle dition revue et enrichie de
Correspondance daffaires anglaise la matire et les exemples qui vous permettront
de rdiger ds aujourdhui vos propres lettres daffaires en anglais.
Prcieux assistant pour toutes les situations o crire en anglais ne va pas de soi, ce
guide polyvalent prsente de faon limpide les principales rgles pistolaires (en
matire dadressage et de rdaction, par exemple), grammaticales et graphiques qui
mnent des communications russies. En plus de fournir 266 modles de lettres
qui correspondent aux besoins les plus courants pour la gestion des affaires et quon
peut simplement adapter, Correspondance daffaires anglaise traite abondamment
des changes par courriel et aborde laspect juridique des crits.
Pratique, facile consulter et rpondant adquatement aux besoins des travailleurs
en entreprise, voil un guide indispensable pour toute personne appele communiquer par crit dans la langue de Shakespeare.
Brigitte Van Coillie-Tremblay, Micheline Bartlett et Diane Forgues-Michaud forment un trio gagnant de longue date, lorigine de grands succs dans le domaine du
guide de rdaction. Outre la premire dition de Correspondance daffaires anglaise,
elles ont cocrit le best-seller Correspondance daffaires ainsi que le Guide pratique
de correspondance et de rdaction. Ferventes de la clart, adeptes de la simplicit,
amoureuses du travail bien prsent, les auteures signent ici la rdition dun ouvrage
attendu tant par les individus que par les entreprises.

Rayons librairie
Affaires, rfrence
29,95 $
ISBN 978-2-89472-435-4

Extrait de la publication