Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
PENDAHULUAN
Salah satu bagian dalam perusahaan yang perlu dilakukan audit operasional adalah
masalah pembelian karena pembelian merupakan bagian utama dalam suatu perusahaan dan
merupakan perkiraan yang nilainya cukup besar serta membutuhkan modal kerja yang besar
pula. Dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan tersebut diperlukan adanya suatu
bagian yang mengatur aktifitas pembelian yaitu divisi purchasing. Aktifitas pembelian
merupakan aktifitas awal dari aktifitas perusahaan keseluruhan. Aktifitas ini juga merupakan
aktifitas yang dinamis serta banyak menimbulkan masalah masalah yang kompleks yaitu
barang yang dibeli tidak sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, tidak tersedianya barang
yang dibutuhkan setiap waktu seperti yanga ditentukan dalam order pembelian. Hal inilah
yang akan dijadikan sebagai salah satu analisa dasar dalam mencari pemecahan masalah agar
nantinya dapat membantu divisi purchasing dalam menerapkan kinerjanya secara optimal.
Berdasarkan hasil analisa tersebut langkahlangkah perbaikan yang mungkin dilakukan dapat
direncanakan untuk meningkatkan kinerja divisi purchasing.
Pihak manajemen ingin mencari dan menganalisis penyebab terlambatnya proses
pengadaan barang dalam perusahaan. Berdasarkan alasan-alasan tersebut, perlu diadakan
1
audit secara periodik agar kesalahan dan kecurangan dapat dihindari atau dikendalikan, untuk
menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, serta
mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan perusahaan terhadap bagian pembelian.
2.2 Permasalahan
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka perumusan masalah
yang akan diteliti adalah sebagai berikut :
1. Apa pengertian audit fungsi pembelian?
2. Bagaimana lingkup audit fungsi pembelian?
3. Apa sasaran audit fungsi pembelian?
4. Bagaimana pentingnya audit fungsi pembelian?
5. Apa saja tahap-tahap audit fungsi pembelian?
6. Apakah prosedur pembelian bahan baku yang dilakukan oleh PT. XYZ telah berjalan
secara efektif dan efisien?
7. Apakah pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang dilakukan oleh
pihak manajemen sudah berjalan efektif dan efisien pada perusahaan PT. XYZ?
2.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah tersebut di atas, maka tujuan yang hendak dicapai
dalam makalah ini adalah :
1. Untuk mengetahui audit fungsi pembelian.
2. Untuk mengetahui lingkup audit fungsi pembelian.
3. Untuk mengetahui sasaran audit fungsi pembelian.
4. Untuk mengetahui pentingnya audit fungsi pembelian.
5. Untuk mengetahui tahap-tahap audit fungsi pembelian.
6. Untuk mengetahui pelaksanaan pemeriksaan operasional pembelian bahan baku yang
dilakukan PT ABC.
7. Untuk mengetahui tingkat keefektifan dan keefesiensian audit operasional atas sistem
pembelian bahan baku yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen PT. XYZ.
BAB II
ISI
2
Survai
Pendahuluan
Pemantau
an Tindak
Lanjut
1. Persiapan Audit
Pelaporan
Dalam tahap persiapan audit seorang auditor harus mentukan dan merencankan
program audit secara keseluruhan yang akan dilakukan. Dalam tahap ini auditor
seharusnya melakukan aktivitas: meyakinkan mandat audit, memantapkan tujuan dan
sasaran audit, menentukan ruang lingkup audit, memahami auditee secara umum,
menentukan anggaran, menentukan rencana dimulainya audit dan rencana penerbitan
laporan, menyusun tim audit (personil), dan menerbitkan surat tugas untuk melaksanakan
audit.
2. Pelaksanaan Audit
Setelah persiapan awal audit selesai dilakukan langkah selajutnya adalah
melaksanakan audit yang telah dirancang. Dalam melaksananakan audit digunakan
prosedur audit yang komprehensif untuk memperoleh hasil audit yang baik.
3. Pemantauan Tindak Lanjut.
3
Pematauan tidak lanjut merupakan aktivitas yang bertujuan untuk menjaga dan
memantau apakah temuan audit yang mengenai kelemahan dan rekomendasi telah
dilaksanakan oleh unit kerja yang telah diaudit. Pemantauan dapat dilakukan secara
berkala untuk memastikan bahwa seluruh rekomendasi perbaikan telah dilaksanakan
dengan tepat. Kepastian atas hasil pemantauan dapat pula dilakukan bersamaan dengan
periode audit berikutnya.
2.2 Tujuan dan Lingkup Audit Operasional
Tujuan audit operasional adalah untuk mengidentifikasi program/kegiatan yang
memerlukan perbaikan atau penyempurnaan dalam rangka memberikan rekomendasi, agar
pengelolaan program/kegiatan organisasi dilaksanakan secara ekonomis, efisien dan efektif.
Tujuan Audit Operasional diarahkan pada tiga aspek, yaitu :
a. Mengevaluasi kinerja.
b. Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan.
c. Membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut.
Ruang lingkup audit operasional meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang
lingkup tersebut dapat mencakup seluruh kegiatan/program atau hanya mencakup
bagian/elemen/dimensi tertentu dari suatu kegiatan atau program. Secara garis besar lingkup
audit opersaional meliputi 3 aspek besar yang meliputi audit atas pertanggungjawaban dan
ketaatan, audit atas kehematan dan daya guna, dan audit atas hasil guna. Sacara lebih
mendetail lingkup audit operasional dijabarkan sebahgai berikut:
1. Audit atas pertanggungjawaban keuangan dan ketaatan pada peraturan perundangundangan yang berlaku mencakup penilaian apakah Unit Kerja:
a. Melaksanakan program/kegiatan yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan
yang
berlaku.
b. Mengelola penerimaan dan pengeluaran dana sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c. Melaksanakan pengadaan barang/jasa sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
d. Menyelenggarakan catatan akuntansi/pembukuan yang memadai sesuai dengan
ketentuan yang berlaku, termasuk sistem akuntansi dan pelaporan keuangannya.
e. Mengendalikan dan mempertanggungjawabkan seluruh sumber daya (dana, SDM
dan sarana/prasarana) dan kewajiban sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Audit atas kehematan (keekonomisan) dan dayaguna (efisiensi) mencakup penilaian
apakah Unit Kerja:
a. Mengikuti praktik-praktik pengadaan barang/jasa yang sehat; mendapatkan jenis,
kualitas, dan jumlah sumber daya yang diperlukan dengan biaya terendah yang wajar;
b. Melindungi dan memelihara sumber daya secara layak;
c. Menghindari adanya duplikasi kerja oleh beberapa petugas dan menghindari adanya
pekerjaan yang tidak jelas atau bahkan tidak mempunyai tujuan;
4
besar
pengaruhnya
dalam
rangka
memperoleh,
melindungi
dan
perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan, pembelian barang dengan biaya yang
rendah tanpa memperdulikan mutunya, menumpuknya persedianan serta tidak adanya proses
pengawasan dan pemeliharaan yang baik terhadap barang yang dibeli. Divisi pembelian
(purchasing) harus menjamin bahwa bahan yang diterima tepat waktu dari pemasok, dalam
kuantitas semestinya, dengan kualitas yang konsisten.
Pembelian bahan baku juga dibedakan kedalam pembelian lokal dan pembelian
import :
1) Pembelian Lokal, yaitu pembelian dari pemasok dalam negeri.
2) Pembelian Import, yaitu pembelian dari pemasok luar negeri.
Tujuan dari pembelian bahan baku adalah memberikan aliran material, persediaan dan
pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan dalam menjalankan perusahaan. Untuk
itu terdapat beberapa faktor yang diperlukan dalam melakukan pembelian, yaitu tenggang
waktu, persentase pengiriman tepat waktu , daya tahan produk, spesifikasi teknik, persaingan
harga, serta pengalaman masa lampau bersama pemasok lainnya.
2.4 Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan persediaan barang
yang diperlukan oleh perusahaan. Adapun fungsi yang terkait dalam sistem pembelian :
1. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan
posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima
oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam mengadakan barang, dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,
mutu dan kualitas. Barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau
tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini bertanggung jawab
untuk menerima barang dari pembelian yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan
utang dan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab untuk mencatat transakasi pembelian kedalam register bukti kas
keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang
berfungsi sebagai catatan utang atas penyelenggaraan kartu utang sebagai buku
pembantu utang.
2.5 Prosedur Pembelian
6
penerima barang melakukan perhitungan dengan serius dan cermat, dokumen pesanan
pembelian yang dipergunakan oleh bagian penerimaan tidak memuat data kuantitas barang
yang dipesan. Oleh karena itu, lembar dokumen pesanan pembelian yang dikirim ke
bagian penerimaan biasanya disebut lembar buta (blind copy).
Ketika barang telah diperiksa dengan teliti, petugas bagian penerimaan mempersiapkan
laporan penerimaan barang (receiving report). Semua kerusakan, cacat barang atau
kualitas yang tidak memenuhi syarat dari hasil pemeriksaan petugas penerimaan harus
dicatat di dalam laporan penerimaan barang. Bagian penerimaan mengarsipkan satu
lembar laporan penerimaan barang menurut nomor dokumen. Lembar lainnya dikirim ke
bagian gudang bersamaan dengan barang dan bagian pencatat kartu persediaan.
Penyerahan barang dari bagian penerimaan ke bagian gudang merupakan pengalihan
tanggung jawab atas barang yang perlu mendapatkan perhatian yang seksama. Penyerahan
tersebut harus di dukung bukti dalam bentuk tanda tangan petugas gudang pada lembar
laporan penerimaan barang. Petugas gudang harus meneliti dan yakin bahwa barang yang
diterimanya benar sesuai dengan tercantum dalam laporan penerimaan barang. Apabila
telah sesuai maka petugas dapat menandatangani laporan penerimaan barang. Dengan
demikian, apabila terdapat kekurangan dan kerusakan atas barang-barang tersebut, berarti
akan menjadi tanggung jawab bagian gudang. Lembar yang telah tertanda tangan tersebut
kemudian diteruskan ke bagian akuntansi.
5. Prosedur Akuntansi
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan pembelian baik itu surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur
dari pemasok dan menyelenggarakan pencataatn hutang atau mengarsipkan dokumen
sumber sebagai catatan hutang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen. Jadi berdasarkan penjelasan di atas dapat
disimpulkan bahwa prosedur pembelian melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan
agar transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Adapun bagian-bagian
yang terkait dalam sistem pembelian, yaitu:
1) Bagian yang membutuhkan barang;
2) Bagian Pembelian;
3) Bagian Penerimaan;
4) Bagian Akuntansi.
Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah :
1) Surat Permintaan Pembelian (Purchasing Request);
2) Surat Order Pembelian (Purchasing Order);
8
atau bahan baku dan suku cadang, maka bagian pembelian pada umumnya memperoleh
kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi perusahaan.
2. Sentralisasi dan Desentralisasi Kegiatan Pembelian
Perusahaan perusahaan besar yang mempunyai beberapa unit operasi sering kali
mempunyai kebijaksanaan pembelian terpusat (sentralisasi). Hanya ada satu bagian
pembelian yang bertugas menangani semua pembelian untuk keperluan perusahaan.
Keuntungan yang diperoleh dari kebijaksanaan pembelian yang disentralisasikan, adalah :
a. Mengurangi duplikasi kegiatan yang timbul pada desentralisasi.
b. Riset dan tenga ahli dapat disediakan secara efisien.
c. Pesanan dari berbagai unit organisasi dapat digabungkan sehingga dapat memperoleh
harga yang lebih murah karena membeli dalam jumlah yang besar.
d. Lebih mudah mengikuti perkembangan pasar.
e. Diterapkan kebijaksanaan tunggal dalam bidang pembelian sehingga pengndaliannya
mudah.
Kerugian dari sistem Sentralisasi :
a. Petugas pembelian sulit untuk menjadi ahli (spesialis), mengenai semua barang yang
harus dibeli lebih lebih barang tersebut banyak jenisnya.
b. Bagian pembelian sering kurang memperhatikan kepentingan unit organisasi yang
dilayaninya.
3. Kewenangan Pembelian
Kewenangan bagian pembelian perlu ditetapkan secara wajar khususnya kewenangan yang
menyangkut jenis pembelian apa yang harus diakukan pada bagian ini. Tentunya
permasalahan tidak hanya ditangani oleh bagian pembelian saja, tapi menurut dengan
kebutuhannya masing masing.
4. Pembelian pembelian Darurat
Pembelian darurat hanya dilakukan untuk kepentingan yang mendesak saja. Tidak perlu
mengada ada, Menyadari bahwa pembelian darurat sering kali tidak dapat dihindarkan,
maka perlu dibuatkan ketentuan yang menetapkan siapa pejabat yang harus memberikan
persatujuan pembeliannya untuk mengurangi timbulnya kerugian pada perusahaan.
5. Pembelian untuk Fasilitas Pribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaan
Mungkin jika ada pegawai satu atau dua orang pegawai yang melakukan tindak
kecurangan itu tidak akan merugikan perusahaan, namun jika dilakukan berulang kali itu
12
akan berakibat fatal untuk perusahaan. Maka dari itu perlu diadakan penjagaan ketat agar
tidak menggunakan uang perusahaan untuk kepentingan sendiri.
6. Kemampuan Analisis dalam Pembelian
Bagian pembelian harus menggunakan semua pengetahuannya agar dapat melaksanakan
fungsinya dengan sebaikbaiknya dan memberikan keuntungan maksimal bagi
kepentingan perusahaan.
7. Godaan Rekanan
Godaan ini bias berasal dari teman kerja atau teman disekitanya. Biasanya dalam bentuk
rakaan misalnya bingkisan lebaran, bonus dan amplop pada karyawannya. Hal ini perlu
juga diperhatikan dan mendapatkan pengamatan yang focus agar tidak terjadi
kebangkrutan, atau segala rekanan yang dikeluarkan harus mendapat persetujuan dan
pertimbangan oleh pihak perusahaan.
2.9 Lingkup Audit Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat
menunjang operasional perusahaan.Audit manajemen fungsi pembelian harus dilakukan
dengan optimal untuk memastikan agar kegiatan operasional perusahaan tidak sampai
terhenti yang akan berakibat negatif bagi perusahaan secara keseluruhan. (asaran strategik
fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat
efisiensi fungsi pembelian pada perusahaan. Tujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang
harus dipahami meliputi hal-hal berikut :
1. Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan
penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.
2. Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar
berada pada tingkat yang aman.
3. Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan
agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai.
4. Pengadaan bahan mentah, bahan bak u, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka
jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin.
5. Melaksanaan sistem pengawasan yang dig unakan untuk memastikan bah)anilai
dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus#menerus melakukan pengurangan biaya
pembelian.
6. Komunikasi yang baik dengan pihak manajem en puncak dalam bentuk informasi
yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan.
13
7. Terwujudnya kerja sama dari unit k erja atau unit fungsional lain dalam
perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik.
Siklus normal fungsi pembelian meliputi berikut ini :
1. Menentuan
kebutuhan,
melalui
skedul
produksi
manufaktur,
penentuan
Pengendalian intern :
Barang diawasi secara fisik sejak saat diterima sampai digunakan.
Dilakukan penelitian atas deskripsi, jumlah, saat kedatangan serta kondisi barang
saat barang diterima.
Pegawai dibagian penerimaan harus independen dari bagian gudang dan
akuntansi.
Catatan akuntansi hendaknya memindahkan tanggung jawab barang tersebut dari
bagian penerimaan ke gudang dan selanjutnya dari gudang ke pabrik.
3. Fungsi Pengakuan Kewajiban
Dokumen yang berhubungan :
a. Jurnal Perolehan (Acquisition Journal)
b. Nota Debet (Debet Note)
c. Laporan Ikhtisar Perolehan (Summary Acquisition Report)
d. Voucher
e. Faktur Pemasok (Vendor Invoice)
f. Berkas Induk Hutang Usaha (Account Payable Master File)
g. Neraca Saldo Hutang Usaha (Account Payable Trial Balance).
Pengendalian Intern :
Adanya dokumen dan catatan yang memadai, prosedur penanganan catatan yang
memadai.
Adanya pengecekan yang independen atas pelaksanaan.
Adanya persyaratan bahwa pegawai yang mencatat perolehan tidak mempunyai
akses pada kas, efek-efek dan aktiva lainnya.
4. Fungsi Pemrosesan dan Pencatatan Kas
Dokumen yang berhubungan :
a.
Cek
b.
Pengendalian Intern :
Adanya penandatanganan setiap cek oleh orang dengan otorisasi yang memadai.
15
pengendalian
ini
pada
dasranya
diperlukan
untuk
menjawab pertanyaan apakah penentuan kebutuhan dibuat atas dasar yang layak
dan dikomuniksikan secara tepat kepada bagian pembelian. Penentuan itu dapat
didasarkan pada :
a. Jadwal Produksi
b. Sistem Persediaan minimum/maksimum
c. Sistem Just In Time
d. Proyek proek perusahaan
e. Rencana Kebutuhan Operasional lainnya
f. Tanggung Jawab Penentuan Kebutuhan
g. Prosedur penentuan Kebutuhan
2. Otorisasi Pembelian
Dalam Otorisasi Pembelian terlibat sejumlah pertimbangan yang bukan menjadi
tanggung jawab dari pihak yang menentukan kebutuan, melainkan tanggung
jawab dari bagian pembelian. Pertimbangan pertimbangan yang dimaksud antara
lain didasrakan faktor faktor sebagai berikut :
a. Apakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan?
b. Apakah barang barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau harus
dibeli?
c. Apakah pembelian bisa dilakukan?
d. Apakah anggaranya mengizinkan?
e. Apakah konsekuensi konskuensi keuangan?
17
Yang terpenting adalah ada persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang
berwenang dan bagian pembelian telah menginformasikan semua persoalan yang
terkait dalam peleksanaan pembelian kepada pejabat tersebut.
3. Pelaksanaan Pembelian
Mendapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembeian yang akan
dilaksanakan, merupakan inti dari aktivitas pembelian. Dalam memilih ekanan
harus mempertimbangkan :
a.
b.
c.
d.
e.
4. Tindak Lanjut
Prosedur tindak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis
pembeliannya
dan
panjangnya
periode
dari
jadwal
pengiriman
atau
penyerahannya.
5. Penyelesaian Pengiriman
Pengiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian dengan
perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan.
6. Penyelesaian Keuangan
Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama dengan
begian keuangan. Yang perlu diperhatikan adalah kecepatan penyampaian
dokumen dokumen sehubungan dengan pembelian ini, sehingga pembayaran
kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian ini, sehingga pelaksanaan
pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan tepat waktu untuk dapat
memanfaatkan potongan potongan pembelian.
2.12.2 Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian
1. Pemeriksaan Pengelolaan Risiko
2. Pemeriksaan Pengendalian
Diantaranya :
A. Penentuan Kebutuhan
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
18
19
20
terlaksananya
pemeriksaan
yang
memedaiterhadap
penerimaan barang
c. Melakukan pengujian terhadap sebagian barang barang tersebut telah
diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak.
d. Memperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana
klaim itu ditetakan.
F. Penyelesaian Keuangan
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
a. Untuk
mengetahui
apakah
telah
dilakukan
langkah
langkah
Pemeriksaan Substansi
Program ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas kegiatan
pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam periode pemeriksaan
dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari pengujian pengendalian diatas.
21
Pemeriksaan intern bertujuan untuk mengevaluasi tentang efektivitas, efisiensi dan membantu
manajemen mencapai tujuannya.
Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat
diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal
sebagai berikut:
1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. Berbagai
catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan
sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan
dengan baik.
2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui
pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang
diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses
penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur.
2.14
2.14.1 Occurrence
Pengertian :
Pembelian yang dibukukan adalah untuk barang dan jasa yang diterima dan
konsisten dengan kebutuhan Auditee.
Key internal control :
Penjurnalan dilakukan untuk supplier yang telah mendapat otorisasi dalam master
file.
Dokumen yang telah dijurnal ditandai (dicap sudah dijurnal) agar tidak
digunakan ulang.
Test of control:
Periksa kebenaran dokumen yg dilampirkan dalam suatu jurnal voucher.
Periksa indikasi suatu otorisasi.
Periksa indikasi suatu penandaan pada dokumen yang sudah dijurnal.
Periksa indikasi suatu verifikasi internal.
22
Examine jurnal pembelian, ledger, dan master file hutang untuk jumlah yang
besar dan tidak biasa.
Transaksi pembelian telah dimasukkan ke master file hutang dan inventory, serta
diikhtisarkan ke ledger yang sesuai.
Test of control:
Periksa indikasi verifikasi internal.
Periksa indikasi perbandingan antara master file dengan ledger.
Substantive Test of Transaction:
Uji keakuratan penjumlahan pada master file dan ledger.
2.15
a. Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut
tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen
bemomor urut tercetak.
b. Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan
rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat
melakukan pengujian terhadap bank rekonsiliasi.
c. Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk
mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang
dilakukan dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam
pengecekan.
2.16
pengadaan material pokok yang dibutuhkan untuk proses produksi demi mencapai tujuan
organisasi. Bagian pembelian berfungsi dalam menentukan kebutuhna memilih pemasok,
kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk, dan kondisi yang layak, menerbitkan kontrak atau
order dan memastikan pengiriman. Sistem manajemen dalam aktifitas pembelian bahan baku
mempunyai tugas yang sangat penting dan bertanggung jawab penuh dalam melakukan
pembelian material utama yang dibutuhkan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Dalam menjalankan aktifitas pembelian bahan baku, PT. XYZ menerapkan beberapa
kebijakan pembelian bahan baku yang harus dipatuhi. Kebijakan dalam hal ini adalah
peraturan atau seperangkat aturan yang menuntun dan mengarahkan tindakan-tindakan dalam
aktifitas pembelian bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan. Adapun kebijakan
pembelian bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan yaitu:
a. Aktifitas pembelian bahan baku harus disertai dokumen-dokumen pendukung yang
lengkap antara lain surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga,
surat order pembelian, dokumen penerimaan barang, dan bukti kas keluar.
b. Setiap dokumen yang berkaitan dengan dokumen pembelian bahan baku harus
diotorisasikan oleh pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem dan prosedur pembelian
bahan baku,
c. Pemilihan pemasok terbaik harus melalui sistem tender,
d. Pemilihan pemasok dilakukan dalam jangka waktu paling lambat 2 minggu setelah
surat permintaan penawaran harga diterbitkan.
26
Penerapan kebijakan oleh perusahaan dalam pelaksanaan pembelian bahan baku dapat
membantu tugas bagian pembelian dalam melakukan kegiatan pembelian bahan baku.
Adapun bagian yang berkaitan dengan kegiatan pembelian bahan baku yang dilakukan oleh
PT. XYZ adalah bagian gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan, dan bagian akuntansi
dengan uraian prosedur pembelian bahan baku yang dilakuakan di bawah ini.
a. Pengajuan Purchase Requisition (PR) oleh bagian purchasing (pembelian) dengan
persetujuan manager purchasing yang bersangkutan kepada bagian produksi selaku
bagian yang memerlukan bahan baku.
b. Bagian Pembelian memeriksa dan melakukan proses pembelian bahan baku melalui
cara tender tertutup kepada beberapa pemasok (supplier) hingga pelaksanaan tender
tersebut terlaksana.
c. Bagian purchasing akan menerbitkan purchase order (PO) sebanyak 4 (empat) rangkap,
yang terdiri dari:
1) Pihak supplier
2) Pihak Produksi
3) Keuangan/ Account (ADM) section
4) File.
d. Pihak supplier melaksanakan pengiriman material bahan baku ke gudang sesuai
dengan purchase order (PO) yang diterima.
e. Pihak gudang akan menerima material bahan baku tersebut sesuai dengan spesifikasi
yang telah tercantum didalam purchase requisition (PR) dan purchase order (PO)
yang mereka terima, kemudian dilakukan pencatatan didalam buku krani gudang guna
mencocokkan spesifikasi barang tersebut ditandai dengan passed oleh kepala gudang
dan approve oleh manajer. Pihak gudang yang menerima material bahan baku tersebut
akan menerbitkan Goods Service and Received Notes (GSRN) sebanyak 4 (empat)
rangkap:
1) Pihak Gudang,
2) Pihak Account (ADM) Section,
3) Pihak Purchasing (Pembelian)
4) Pihak Produksi.
f. Pihak supplier mengeluarkan bukti Surat Penerimaan Barang (SPB), sebagai bukti
bahwa barang sudah diterima oleh gudang.
g. Pihak supplier mengajukan permintaan pembayaran kepada Account (ADM) section
section dengan melampirkan :
27
28
Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang dilakukan terhadap
perusahaan PT. XYZ merupakan pemeriksaan yang bertujuan memeriksa efisiensi dan
efektifitas kegiatan pembelian bahan baku, dengan menilai cara-cara pengelolaan yang
diterapkan dalam aktifitas tersebut. Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan dalam
pemeriksaan operasional yaitu pemeriksaan pendahuluan, review dan pengujian pengendalian
manajemen, pemeriksaan lanjuta, pelaporan, dan tindak lanjut.
a. Pemeriksaan Pendahuluan
Pada tahap pemeriksaan pendahuluan ini memungkinkan pelaksanaan pemeriksaan
memiliki arah yang jelas. Pada tahap ini auditor dapat mengetahui keadaan perusahaan
secara umum. Mengidentifikasi berbagai peristiwa yang dianggap penting dalam kegiatan
operasional perusahaan dan juga menentukan hal-hal yang memerlukan penelaah lebih
lanjut. Dari pemeriksaan pendahuluan, ditemukan beberpa informasi umum penting yang
berkaitan dengan objek pemeriksaan sebagai berikut:
1) PT. XYZ merupakan perusahan yang bergerak dalam bidang industri yang membuat
produk yaitu kertas rokok. Sebagian besar bahan baku produksi diimport dari luar
negeri yaitu dari Prancis dan Filipina. Kemudian produk yang dihasilkan dijual ke
berbagai pabrik rokok dalam maupun luar negeri.
2) Proses produksinya disesuaikan dengan rencana penjualan, dan aktifitas pengadaan
materialnya diselaraskan dengan rencana produksi sesuai dengan jadwal, kualitas dan
kuantitas yang dibutuhkan,
3) Fungsi atau bagian pembelian bertanggung jawab dalam menjamin kesinambungan
suplai bahan baku utama yang diperlukan dalam proses produksi. Dimana tujuan
utamanya adalah agar proses produksi berlangsung lancar dalam arti terpenuhi jadwal
dan volume produksi,
4) Aktifitas pembelian dilakukan secara bersaing atas dasar nilai yang ditentukan tidak
hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang tepat serta jumlah dan mutu
yang tepat pula,
5) Pengendalian aktifitas pembelian dimulai dari diterimanya purchase requisition,
pemilihan pemasok, penerimaan material hingga penyimpanannya.
Berdasarkan hasil pemeriksaan pendahulian ini, kemudian dirumuskan tujuan pemeriksaan
sementara sebagai berikut:
1) Keterlambatan proses produksi terjadi karena keterlambatan pengadaan bahan baku,
2) Pemrosesan kegiatan perusahaan bersifat komputerisasi.
30
2.
Kondisi
Kriteria
Penyebab
Akibat
Persediaan di gudang
Bagian pembelian
Penetapan tingkat
Bagian
berada di bawah
(purchasing)
pemesanan
gudang
persyaratan minimum.
mengumpulkan, mencatat
kembali tidak
melakukan
memperhitungkan peubahan
perubahan
permintaan
permintaan.
kepada
Keterlambatan
dan minimum.
bagian
Bagian pembelian
pembelian.
Proses
Kurangnya
32
pengadaan barang.
(purchasing) melakukan
koordinasi antara
produksi
bagian pembelian
tidak
baku berdasarkan
dengan bagian
memenuhi
gudang.
jadwal
gudang.
produksi.
b)
4) Akibat : proses produksi tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
d. Pelaporan
Tahap ini merupakan tahap terakhir dari kegiatan pemeriksaan operasional yaitu membuat
laporan hasil audit operasional. Laporan hasil pemeriksaan operasional atas pembelian
bahan baku dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada general manager . Laporan
harus disusun secara objektif, jelas dan singkat agar isinya mudah dimengerti. Laporan
pemeriksaan operasional pada umumnya meliputi unsur-unsur sebagai berikut:
1) Tujuan dan ruang lingkup pemeriksaan, untuk memberikan gambaran manfaat tersebut
kepada pembaca,
2) Temuan pemeriksaan, yang dijelaskan secara objektif dalam bahasa yang jelas dan
sederhana,
33
3) Saran dan rekomendasi, untuk mengambil tindakan yang perlu dilakukan untuk
mengatasi masalah yang ada.
e. Tindak Lanjut
Tindak lanjut atas hasil pemeriksaan operasional merupakan indikasi yang menunjukkan
sampai sejauh mana pemeriksaan yang telah dilakukan mendapat tanggapan dan dukungan
dari general manager, karena segala usaha dilakukan dalam melaksanakan pemeriksaan
operasional akan berarti apabila disertai tindak lanjut atas saran atau rekomendasi yang
telah diberikan. Adapun saran atau rekomendasi yang telah diberikan, sebagai berikut:
1) Dibutuhkan koordinasi yang efektif antara bagian pembelian dengan bagian gudang
mengenai jumlah persediaan minimum yang terdapat di gudang, dimana bagian gudang
membuat tembusan data mengenai persediaan bahan baku ke bagian pembelian
sehingga bagian pembelian dapat mem-follow up permintaan bahan baku dari gudang,
2) Analisa jadwal produksi mingguan untuk mengetahui penyimpangan dari rencana,
sehingga dapat menghindari terjadinya jumlah persediaan dibawah persyaratan
minimum akibat proses produksi yang berjalan lebih cepat dari dugaan semula, karena
melonjaknya permintaan pasar.
2.18
35
Bagian Penyimpanan
200X
Depresiasi Gudang
5.500.000
5.000.000
Staf Gudang
17.000.000
12.000.000
Nilai Inventory
80.000.000
78.000.000
102.500.000
95.000.000
Total
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
1. Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk
menentukan efisiensi dan efekti&itas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya
keuangan mereka.
2. Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena
sangat menunjang operasional perusahaan.
3. Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini :
a. Sasaran strategik fungsi pembelian.
b . Perencanaan operasional/induk.
c. Tipe dan struktur organisasi pembelian.
d. Mekanisme pengendalian pembelian.
38
4. Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan berpengaruh
pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian
merupakan awal dari sebuah proses bisnis.
5. Tahap-tahap audit fungsi pembelian :
a . Tahapan pembelian dan pengendaliannya.
b. Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian.
c . Pe m e r i k s a a n S u b s t a n s i .
6. Sistem manajemen pembelian bahan baku pada PT. XYZ telah dilakukan dengan baik.
Terlihat dari kegiatan pembelian bahan baku selalu berpedoman pada kebijakan, fungsi
pemisahan tugas, prosedur dan otorisasi, serta kelengkapan dokumen. Aktifitas pembelian
bahan baku yang dilakukan berjalan sesuai rencana dan tujuan perusahaan.
7. Pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian bahan baku yang dilakukan pada PT.
XYZ melalui beberapa tahapan yaitu tahap pemeriksaan pendahuluan, review dan
pengujian pengendalian manajemen, tahap pemeriksaan lanjutan, pelaporan dan tindak
lanjut. Pemeriksaan operasional yang dilakukan pada PT. XYZ dapat meningkatkan
efisiensi dan efektifitas perusahaan hal ini terlihat dari temuan-temuan pada saat
pelaksanaan pemeriksaan telah dilaporkan dengan disertai saran dan rekomendasi
perbaikan, dan kemudian ditindak lanjuti oleh bagian pembelian untuk mencapai hasil
yang lebih baik dalam meningkatkan mutu perusahaan.
3.2 Saran
Adapun saran-saran yang diberikan, yaitu :
1. Perusahaan sebaiknya mempertahankan pelaksanaan pemeriksaan operasional atas
pembelian bahan baku dan lebih meningkatkan kinerja manajemennya.
2. Meningkatkan koordinasi dan mengumpulkan informasi yang efektif antara bagian
pembelian dengan bagian-bagian lainnya yang terdapat dalam perusahaan yang besar
kegunaannya dalam upaya mengelola perusahaan dengan pendekatan kesisteman di masa
depan.
3. Laporan hasil pemeriksaan yang telah disetujui pihak manajemen kemudian ditindak
lanjuti oleh divisi pembelian sebaiknya dimonitor secara terjadwal. Hal ini dimaksudkan
untuk mengetahui secara pasti bahwa laporan hasil pemeriksaan yang menunjukkan
kelemahan-kelemahan pembelian bahan baku benar-benar ditindak lanjuti serta
mengetahui kesulitan yang dihadapi bagian pembelian dalam tindak lanjut tersebut.
39
40