PROCESOS DE NEGOCIO, ESTRATGICOS Y MISIONALES Y TIPOS DE

SISTEMAS DE INFORMACIN DE UNA INSTITUCIN EDUCATIVA.

LEIDY JOHANNA SIERRA BORRERO

UNIVERSIDAD DE SANTANDER CVUDES

MAESTRA EN GESTIN DE LA TECNOLOGA EDUCATIVA
BUCARAMANGA SANTANDER
2015

PROCESOS DE NEGOCIO, ESTRATGICOS Y MISIONALES Y TIPOS DE

SISTEMAS DE INFORMACIN DE UNA INSTITUCIN EDUCATIVA.

LEIDY JOHANNA SIERRA BORRERO

Mdulo: Sistemas de gestin para educacin mediados por Tics.

Tutora Julieth Paola Herrera Mendoza

Profesor-consultor - Magister en Educacin.

UNIVERSIDAD DE SANTANDER CVUDES

MAESTRA EN GESTIN DE LA TECNOLOGA EDUCATIVA
BUCARAMANGA SANTANDER
2015

Introduccin.

En la presente investigacin se evidencian los procesos misionales y de negocio de una

institucin como modelo, adems se enuncian los sistemas de informacin que soportan el
servicio pblico educativo colombiano. Mediante la utilizacin de tablas y diagramas se
identifican cules son sus caractersticas y funcionalidades principales. Apoyando la herramienta
se describen dichos procesos que permiten evidenciar las tendencias modernas en cuanto a
construccin y desarrollo en una institucin educativa.
El trabajo culmina con unas conclusiones relacionadas con lo expuesto en el documento.

PROCESOS DE NEGOCIO, ESTRATGICOS Y MISIONALES Y TIPOS DE

SISTEMAS DE INFORMACIN DE UNA INSTITUCIN EDUCATIVA.

Existen jerarquizaciones en torno a las organizaciones y niveles de decisin en el mbito

educativo. Siendo sistemas de informacin, a nivel de suprasistemas, las entidades del Estado
que regulan el sistema educativo y otros a nivel institucional correspondiente a los entes que
llevan a cabo el procesos estratgicos, misionales y de apoyo (UDES, 2013). A continuacin se
presenta esta jerarquizacin.

Sistemas de informacin a nivel de

Suprasistema
Aplicaciones de software que utilizan las entidades reguladoras
para hacer seguimiento al desempeo de las IE y la educacin
en general.
Sistemas de informacin a nivel de la Institucin.
Aplicaciones de software que implementan
procesos estratgicos, misionales y de apoyo de las
IE.
Sistemas de informacin a nivel del aula
Aplicaciones de Software destinados a apoyo
de labores de enseanza aprendizaje

Las operaciones bsicas de un SI son la entrada de datos, procesamiento y almacenamiento

de datos y salida de datos. Esto permite el apoyo a diversos procesos que se llevan a cabo en una
organizacin como son las actividades estratgicas relacionadas con el mercadeo fidelizacin
de clientes; las actividades claves enfocadas en la venta y gestin de produccin y procesos de

apoyo como la contabilidad o el presupuesto, por ejemplo. Lo cual aplica para las organizaciones
educativas.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

ENTORNO OPERACIONAL DE UNA ORGANIZACIN EDUCATIVA.

ESTUDIANTES

RECTOR-DOCENTES
SISTEMA DE INFORMACIN

PADRES DE FLIA

Almacenamiento

PREOCESAMIENTO

SALIDA

RETROALIMENTACIN
INSTITUCIONES

PROCESOS
ESTRATEGICOS

CLAVES

DE APOYO

ENTIDADES REGULADORAS: MEN-SECRETARIAS DE EDU.

Nota fuente Adaptado de: Parra C. A (2014). ://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos.

Para el caso interno de una Institucin educativa entre los procesos claves para la gestin
acadmica se tiene un sistema de registro de notas y calificaciones que utilizando un software
especfico, permite la incorporacin de la informacin, procesamiento, anlisis y por ltimo la
reproduccin de los informes en diferentes medios, principalmente el impreso, consolida los
criterios, resultados, calificaciones de acuerdo a la escala valorativa estipulada. As mismo se

cuenta con una base de datos que permite la organizacin y registro de matrcula de estudiantes y
as como de las novedades de traslado, desercin o retencin.

Planeacin educativa
Proyeccin de matrcula

Reserva y asignacin de cupos

Pre matricula, inscripcin alumnos
nuevos

Ente institucional verifica requisitos e

ingresa a Simat la novedad

Padre de familia entrega requisitos

en las fechas correspondientes

Matricula.
Alumnos antiguos y nuevos

Los procesos estratgicos se encuentran apoyados en sistemas de informacin no integrados

para el desarrollo y automatizacin de la informacin en cuanto a autoevaluacin, la cual debe
incorporarse a la plataforma nacional del SIGCE, sistema de gestin de las Instituciones
educativas.
Otro sistema, pertenece al mbito administrativo y de manejo de recursos dentro de los
procesos de apoyo. Para este se cuenta con un sistema de presupuesto y contabilidad que
permite llevar un control ordenado de los ingresos, egresos y movimientos econmicos y
productivos de la institucin. Esto es de vital importancia, toda vez que ayuda a que los informes
solicitados por las entidades competentes y de vigilancia, los reciban oportunamente y con los
requerimientos definidos. Este proceso de apoyo requiere de un asesor profesional que apoye a la
oficina de recursos de la Institucin que est a cargo del secretario- pagador.
Sin embargo Meza (2009) ha detectado inconvenientes relacionados con que algunos
sistemas de informacin no son integrados ya sea porque han sido de desarrollo propio o
adquirido por un proveedor o de software por tanto no son adaptables a otras plataformas los que
dificulta disponer de la informacin en tiempo real. Otro aspecto tiene que ver con la
automatizacin de los procesos, cuando se contrata un equipo de programadores y estos no
verifican si los procesos se realizan de forma correcta. Por ltimo muchos sistemas

administrativos adquiridos por la IE, son proporcionados por proveedores que no ha tenido
experiencia en el sector y por tanto no cumplen con los requerimientos propios de la institucin.

SISTEMAS DE INFORMACIN DE ENTIDADES REGULADORAS DE LA

EDUCACIN.

Estos sistemas de informacin surgen como necesidad del Estado de disponer de estadsticas
confiables y oportunas sobre el desempeo sectorial de la educacin en todos sus niveles, y de
esta manera tomar decisiones ms acertadas para mejorar la calidad de la misma (UDES, 2013)
esto propende a la unificacin de criterios y evitar el flujo de informacin no estructurada. Este
trabajo lo lleva a cabo el Ministerio de Educacin Nacional, por medio de la Direccin de
Planeacin y el Programa Nuevo Sistema Escolar

En este se trata informacin sectorial de gestin, coordinacin, planeacin y administracin

de IE nacionales y territoriales. Esta aplicacin trabaja a dos niveles: Nivel nacional, el cual
maneja la informacin estadstica de cobertura, calidad e inversin tanto en educacin bsica y
media como superior, y el sistema de apoyo a la gestin interna del Ministerio de Educacin.
Tambin trabaja a nivel territorial: Comprende el desarrollo del sistema de informacin de apoyo
a los procesos operativos, de planeacin y misionales de las secretaras de educacin y de las
instituciones educativas.
SISTEMAS DE INFORMACIN SEGN DOMINIO DE APLICACIN.
EDU.PARA EL TRABAJO

EDU.BASICA Y MEDIA

SIET
SINEB
EVI

OTROS SISTEMAS

SINCE

SIMAT SICIED
SIMPADE
si

EDU.SUPERIOR

SAC

SNIES

S. MONITOREO TIC

SACES

RECURSOS H

SPADIES

VENTANILLA NICA
ASISTENCIA TECNICA

Este Sistema de Informacin es un conjunto de aplicaciones y programas que no slo

permite contar con informacin, sino que tambin propicia el libre acceso a informacin sobre la
calidad y cobertura en la educacin, as como la generacin de una cultura de uso de informacin
para la gestin, la toma de decisiones, la rendicin de cuentas y la participacin ciudadana en el
seguimiento de resultados. De la pgina del ministerio de Educacin se han consultado las
siguientes:

EDUCACIN BSICA Y MEDIA.

SINEB: Sistema de Informacin Nacional de Educacin Bsica y Media Este sistema recoge
los datos que deben reportar los establecimientos educativos oficiales y no oficiales a los
municipios y/o departamentos.
Estos reportes incluyen la informacin de los establecimientos educativos, la situacin
acadmica de los estudiantes al finalizar el ao anterior, los resultados de calidad y los datos de
los docentes de establecimientos privados, entre otros.
Cada entidad territorial debe contar con un sistema de informacin confiable y actualizada. De
esta manera los municipios alimentan el sistema con la informacin que les proporciona las
instituciones educativas, y los departamentos, con los reportes suministrados por los municipios.

Flujo de informacin de la situacin acadmica y de calidad SINEB

Instituciones
educativas

MEN
Municipios

Departamento

Cobertura
Calidad

Planeacin del servicio

Eficiencia

El SINEB proporciona los datos necesarios para determinar la cobertura, la calidad y la

eficiencia del servicio, brinda a la Nacin, los departamentos, los distritos y los municipios la

informacin requerida para la planeacin del servicio educativo y para la evaluacin de sus
resultados.
Entre otros objetivos, con el SINEB es posible estimar los costos y determinar las fuentes de
financiamiento del servicio pblico educativo. Adems, sirve de base para distribuir entre las
entidades territoriales los recursos de la participacin para educacin del Sistema General de
Participaciones, de acuerdo con la poblacin atendida y la poblacin por atender.

EVI: El sistema de informacin de Evaluacin institucional y tarifas de Establecimientos

educativos privados de educacin preescolar, bsica, y media, permite la gestin del presupuesto.
En este sistema se gestiona el proceso de evaluacin institucional de la calidad del servicio
prestado por establecimientos educativos de preescolar, bsica y media, as como el reporte de
informacin financiera y la fijacin de tarifas.

Todos los establecimientos privados registran en lnea su autoevaluacin institucional (existe

un formulario para colegios, el 1A, uno para jardines: 1B, otro para educacin de adultos: 1C y
para establecimientos nuevos) junto con su informacin financiera y propuesta de tarifas
(formulario 2). Adjuntan las actas de revisin de esta informacin por el Consejo Directivo y
contador o revisor fiscal. Deben reportar sesenta das antes de la matrcula.

A partir de esta informacin, las secretaras hacen seguimiento al proceso, generan

resoluciones de clasificacin y tarifas para cada establecimiento educativo (antes de que este
matricule) y organizan las visitas de evaluacin externa. Esto se hace una vez al ao, para
calendario A y B.
.
SINCE. El sistema nacional de informacin de la contratacin educativa, es una estrategia
usada en el Proyecto de Ampliacin de Cobertura para la Poblacin Vulnerable que lidera el
Ministerio de Educacin Nacional para facilitar el acceso a la educacin formal de nios, nias y
jvenes de poblaciones afectadas por el conflicto armado, indgenas, con discapacidades y de
reas rurales dispersas. Este proyecto es financiado con recursos adicionales. Con ellos, mediante
contratacin del servicio educativo a travs del banco de oferentes, se atiende a estas poblaciones
que han permanecido excluidas del sistema

SIMAT: El sistema integrado de matrcula SIMAT es una herramienta que permite organizar
y controlar el proceso de matrcula en todas sus etapas, as como tener una fuente de informacin
confiable y disponible para la toma de decisiones.

El SIMAT contribuye a mejorar la gestin del proceso de matrcula de cada secretara de

educacin, permitiendo realizar consolidar informacin, generar reportes y realizar seguimiento a
todo el proceso. La administracin eficiente de todo el proceso de matrcula es el elemento
fundamental en la poltica de cobertura, para lo cual se deben tener las siguientes etapas:

ETAPAS EN EL PROCESO DE MATRICULA

C5. Seguimiento
C4. Registro de matrculas
C3. Solicitud, reserva y asignacin de cupos
C2. Proyeccin de cupos
C1. Establecimiento de directrices criterios, procedimientos y
cronograma para la organizacin.

Proceso de matricula
El proceso de matrcula es el conjunto de polticas, procedimientos y actividades, que
permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos, en el
Sistema de Educacin Oficial del Pas.
Los procesos que apoyan son:

Nota Fuente: Ministerio de educacin nacional MEN (2014) http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3article-297837.html

Los mdulos del SIMAT que apoyan el proceso de matrcula son:

Registro de
estudiantes.
Informacin de los
estudiantes

Proyeccin.
Base de la continuacin de
los estudiantes antiguos

Matrcula

Administracin
del sistema

Inscripcin

Promocin

Ingreso de alumnos nuevos

al sistema

Grado siguiente de
alumnos antiguos

Reportes

SICIED: El Sistema Interactivo De Consulta De Infraestructura Educativa es un sistema de

informacin que permite cuantificar, evaluar y calificar el estado de la infraestructura educativa,
en relacin con los estndares determinados en la Norma Tcnica Colombiana ICONTEC - NTC
4595 (Planeamiento y Diseo de Instalaciones y Ambientes Escolares). El SICIED comprende la

metodologa de trabajo para realizar el proceso de recoleccin de la informacin y la plataforma

(software). Para recopilacin y consulta de la informacin, adicionalmente el SICIED articula
informacin general de la sede (Entorno, propiedad, servicios pblicos, etc.) y de cada una de las
reas educativas, con fotografas y planos generales de las edificaciones que comprende la sede
educativa.

SIMPADE: El Sistema De Informacin Para El Monitoreo Prevencin y Anlisis De La

Desercin Escolar cuenta con informacin del estudiante, de su ncleo familiar, del contexto
institucional y municipal con el fin ser analizada por los diferentes niveles de administracin del
sistema educativo para tomar decisiones que mejoren la permanencia escolar. Adicionalmente
cuenta con un ndice de riesgo como resultado del anlisis de la informacin.
EDUCACION SUPERIOR
SNIES: El Sistema Nacional de Informacin de la Educacin Superior (SNIES), es un
sistema de informacin que ha sido creado para responder a las necesidades de informacin de la
educacin superior en Colombia. En este sistema se recopila y organiza la informacin relevante
sobre la educacin superior que permite hacer planeacin, monitoreo, evaluacin, asesora,
inspeccin y vigilancia del sector.. Este sistema como fuente de informacin, en relacin con las
instituciones y programas acadmicos aprobados por el Ministerio de Educacin Nacional,
consolida y suministra datos, estadsticas e indicadores.

Nota Fuente: Ministerio de educacin Nacional (2014). http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3article-217541.html

.
Este proceso inicia con la recopilacin de la informacin al interior de las Instituciones de
Educacin Superior (IES), por lo que el Ministerio de Educacin Nacional ha establecido un
calendario de reporte con las fechas y la informacin por gestionar. La recoleccin de esta
informacin se puede realizar de tres formas: por medio de sistemas que se consiguen en el
mercado para tal fin; mediante desarrollos propios de las mismas instituciones, o a travs de
archivos de Excel predefinidos por el Ministerio de Educacin Nacional. Estas posibilidades
adems de permanecer en constante actualizacin y mejoramiento, siempre estn al alcance de
las ltimas soluciones tecnolgicas disponibles y son impulsadas por la evolucin del Sistema
Nacional de Informacin de Educacin Superior (SNIES).

Cada institucin tiene instalado un sistema de almacenamiento de datos llamado SNIES local,
desde el que se compila toda la informacin consolidada que luego es cargada a la gran base de
datos del sector: el SNIES central. La migracin de la informacin se realiza a travs de Internet.
Esta gran base de datos se complementa con la informacin transmitida por el Sistema de
Aseguramiento de la Calidad de la Educacin Superior (SACES) y, de otras fuentes estratgicas
del sector como ICETEX, SENA, ICFES y COLCIENCIAS. Concluida la consolidacin de la
informacin del sector en el SNIES, el Ministerio de Educacin Nacional lleva a cabo el proceso
llamado Gestionar del SNIES' que permite depurar la informacin y la posibilidad de alimentar
dos sistemas de informacin especializados de la educacin superior:

SACES: Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educacin Superior. Este sistema fue

creado para que las Instituciones de Educacin Superior (IES) realicen de forma automtica los
trmites asociados al proceso de Registro Calificado y de tipo institucional como:
Reconocimiento de Personera Jurdica, aprobacin de estudio de factibilidad para instituciones
de educacin superior pblicas, cambio de carcter, reconocimiento como universidad,
redefinicin para el ofrecimiento de ciclos propeduticos, autorizacin de creacin de
seccionales, pblico objetivo, va dirigido a las instituciones de educacin superior.

PROCESO PARA SOLICITUD DEL REGISTRO CALIFICADO

Proceso de
radicacin

Radicado

Asignacin de pares

Visita de
pares

Resolucin

En autos

Evaluacin.

SPADIES es un sistema de informacin especializado para el anlisis de la permanencia en la

educacin superior colombiana a partir del seguimiento a la desercin estudiantil, que consolida
y clasifica la informacin para facilitar el acompaamiento a las condiciones que desestimulan la
continuidad en el sistema educativo.

EDUCACION PARA EL TRABAJO.

SIET: En el 2010 se dise e implemento el Sistema de Informacin de la Educacin para el

Trabajo y el Desarrollo Humano (SIET) el cual es una herramienta informtica creada para que
las secretaras de educacin de las entidades territoriales certificadas ingresen la informacin de
las instituciones y los programas de educacin para el trabajo y el desarrollo humano (antes
educacin no formal) que tengan licencia de funcionamiento y registro. Este sistema busca
brindar informacin confiable a la comunidad educativa sobre la legalidad de estas instituciones
y programas, es decir, que toda la informacin all consignada est aprobada por las secretaras
de educacin y avalada por el Ministerio de Educacin Nacional. El SIET actualmente les
permite a los ciudadanos tener informacin sobre estos programas e instituciones, la duracin de
los mismos, su certificacin de calidad y costos educativos. El proceso de registro en el Sistema
SIET de Instituciones de Formacin para el Trabajo y Desarrollo Humano -IETDH- y Programas
de Formacin es realizado directamente por las Secretaras de Educacin Certificadas luego de
realizar las respectivas evaluaciones y aprobaciones. Despus de esto las IETDH son las
encargadas de subir su informacin de matrcula, certificados y costos.

OTROS SISTEMAS
Sistema nacional de monitoreo TIC. Seguimiento al uso de computadores y la conectividad
en las sedes educativas. El seguimiento y monitoreo de la red de conectividad de los
establecimientos educativos del pas es de vital importancia para obtener la Conexin Total, pues
permite conocer el mejor uso de los equipos y tomar las mejores decisiones para lograr la
conectividad. Por eso, ingrese al Sistema de Monitoreo y registre los computadores de su
establecimiento. Pblico objetivo Secretaras de educacin, directivos de establecimientos
educativos, alcaldes, gobernadores y gerentes de tecnologa de las entidades territoriales.
Importancia Con el Sistema Nacional de Monitoreo se garantiza el cumplimiento de los objetivos
del Ministerio y las Secretaras de Educacin en cuanto a conectividad de los establecimientos
educativos. Adems de que permite conocer y entender el comportamiento y uso de las TIC en
las aulas colombianas, tanto rurales como urbanas.
La tecnologa se ha convertido en un pilar fundamental para la educacin del pas, conocer de

cerca su aplicacin, permite identificar las necesidades y las acciones para satisfacer los
requerimientos del sector

Recursos humanos: Sistema para mejorar la gestin del recurso humano en las secretarias.
Es un sistema de Informacin para apoyar en las secretaras de educacin los procesos de
administracin, organizacin y control de la informacin relacionada con la gestin del recurso
humano, as como la liquidacin de la nmina para el personal docente y administrativo de las
Secretaras de Educacin.

Este sistema de informacin cubre los alcances de definicin de la planta personal,

continuando con la seleccin e induccin del personal, la administracin de la carrera
administrativa y el escalafn docente, el desarrollo de procesos de capacitacin y bienestar, la
administracin de las hojas de vida, finalizando con la generacin y liquidacin de la nmina
para los funcionarios docentes y administrativos de la Secretara de Educacin.
Sistema de informacin de asistencia tcnica: El sistema de Asistencia Tcnica permite al
Ministerio de Educacin Nacional brindar asesora a los diferentes entes territoriales e
Instituciones de Educacin Superior en el diagnstico de su situacin, administracin de sus
recursos financieros y humanos, administracin de la informacin de matrcula y utilizacin de
herramientas tecnolgicas. Pblico objetivo Secretaras de educacin, directivos de instituciones
de educacin superior. La asistencia tcnica colabora con las entidades territoriales e
Instituciones de Educacin Superior en la implementacin de los procesos de planeacin, gestin
y articulacin con el Ministerio de Educacin Nacional.
Ventanilla nica: Es una herramienta que le permite realizar los trmites y servicios
dispuestos en lnea por el Ministerio de Educacin Nacional., en lnea lo que le evita
desplazamientos, hacer filas, le ahorra tiempo y dinero, con resultados eficientes y confiables,
pues las dependencias y entidades trabajan de forma articulada para hacer ms sencillos los
trmites que necesitan los ciudadanos. Usted puede hacer seguimiento de sus procesos y estar
enterado de todos los pasos o el estado de sus trmites por medio de esta Ventanilla nica.
Adems, puede realizar consultas, quejas y sugerencias sobre el sector educativo.

Conclusiones.

Loa sistemas de informacin, a nivel de suprasistemas, corresponden a las aplicaciones

de software de las entidades del Estado que regulan el sistema educativo y otros a nivel
institucional correspondiente a los entes que llevan a cabo los procesos estratgicos,
misionales y de apoyo.

Los procesos estratgicos dentro de una institucin educativa estn los relacionados con
la autoevaluacin institucional y la gestin de calidad. Lo correspondiente a matriculas,
planificacin de actividades y gestin comunitaria hace referencia a los procesos claves
de la institucin. Los procesos de apoyo son aquellos que ayudan a que se lleve a cabo su
misin principal, como el presupuesto, la contabilidad y el recurso humano.

Entre los sistemas de informacin ms importantes en una institucin estn los que
apoyan el control de matrculas, las calificaciones y la contabilidad.

Los sistemas de informacin surgen como necesidad del Estado de disponer de

estadsticas confiables y oportunas sobre el desempeo sectorial de la educacin en todos
sus niveles, y de esta manera tomar decisiones ms acertadas para mejorar la calidad de la
misma.

Los sistemas de informacin para la educacin bsica y media estn el SINEB, EVI,
SINCE, SIMAT, SICIED, SIMPADE.

Los sistemas de informacin para la educacin superior estn el SNIES, SACES,

SPADIES.

Los sistemas de educacin para el trabajo est el SIET y otros sistemas son SAC, Sistema
de monitoreo TIC, recursos Humanos, Ventanilla nica, Asistencia Tecnica.

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