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Gestion du temps

DEP
Secrtariat
460-162

Corrig des exercices

GESTION DU TEMPS
AIDE-MMOIRE

TUTEUR
NOM :

____________________________________________________

NUMRO DE TLPHONE : ____________________________________________________


COURRIER LECTRONIQUE : ____________________________________________________
ADRESSE :

____________________________________________________

DISPONIBILIT :

____________________________________________________

DEVOIRS

1
2

J
J

DATE DENVOI

NOTE OBTENUE

REMARQUE

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

COMMUNICATIONS AVEC LE TUTEUR


DATE

OBJET DE LA COMMUNICATION

COMMENTAIRES

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Administration, commerce et informatique

Gestion du temps
460-162

DEP Secrtariat 5212

Guide dapprentissage

Gestion du temps

Rdactrice de la mise jour


Monique Ranger
Rdactrice du document initial
Cline Renaud, CEMEQ
Cordactrice du document initial
Marie-Andre Sabourin
Rviseure linguistique
Franoise Labelle
Illustrateurs
Sylvain Marcil et Serge Mercier, CEMEQ
Page couverture
Beaugraf et Chantal Lemay
dition
Beaugraf
Charge de projets et responsable de la production
Nicole Daigneault, SOFAD
1re dition : octobre 1999
2e dition revue et augmente : fvrier 2007

La Socit de formation distance des commissions scolaires du Qubec (SOFAD)


tient remercier le CEMEQ de lui avoir permis de mettre jour et dadapter ce guide
pour la formation distance.

Impression : octobre 2012

SOFAD

iii

Guide dapprentissage

Dans le prsent guide, le masculin est utilis sans aucune discrimination


et uniquement dans le but dallger le texte.

Socit de formation distance des commissions scolaires du Qubec


Tous droits de traduction et dadaptation, en totalit ou en partie, rservs pour tous pays.
Toute reproduction par procd mcanique ou lectronique, y compris la microreproduction,
est interdite sans lautorisation crite dun reprsentant dment autoris de la Socit de
formation distance des commissions scolaires du Qubec.

Dpt lgal 2007


Bibliothque et Archives nationales du Qubec
Bibliothque et Archives Canada
ISBN 978-2-89493-344-2

iv

SOFAD

Aperu
Table des matires

Gestion du temps

Introduction
et chapitre 1

Message llve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Votre formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Objectifs du module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Documentation et matriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Marche suivre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conseils pratiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pictogrammes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dure du module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

x
xii
xii
xii
xiii
xiii
xiv

Chapitre 1 Petite histoire de la gestion du temps


1.1 Quelques grands noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
De grands penseurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
De grands experts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3
1.3
1.4

1.2 Nouveau vocabulaire en gestion du temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5

1.3 Quatre maladies de la gestion du temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.6

1.4 Sept lois de la gestion du temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Loi de Pareto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Autres lois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.7
1.7
1.8

1.5 Sept principes de la gestion du temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.10


Chapitre 2 Planification et gestion du temps
2.1 Valeur TEMPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3

2.2 Diagnostic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.5

2.3 Principes de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.5

2.4 Comptences ncessaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7

2.5 Emploi du temps en secrtariat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9


Processus de travail en secrtariat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9
Rpartition des tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.10
2.6 Courbe dnergie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.11
2.7 Avantages dune bonne gestion du temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.15
Chapitre 3 Importance des objectifs et des priorits

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3.1 Distinction entre un but et un objectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


tapes prparatoires la fixation de lobjectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Caractristiques de lobjectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3
3.4
3.4

3.2 Formulation dobjectifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.7

Guide dapprentissage

3.3 Priorits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.10


Hirarchisation des activits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.11
Dure des activits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.16
Chapitre 4 Importance de la planification
4.1 Principe de la planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.3

4.2 Processus de la planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Premire tape : Dfinir le but . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deuxime tape : Fixer les objectifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Troisime tape : Identifier les activits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Quatrime tape : tablir un calendrier daction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cinquime tape : Dterminer les contrles et le suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.7
4.8
4.11
4.13
4.15
4.16

4.3 Outils de planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Le diagramme de Pareto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La technique PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La programmation linaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Les outils informatiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Le graphique de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.16
4.17
4.17
4.17
4.17
4.17

4.4 Le graphique de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.18


4.5 Dlgation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Les rgles de la dlgation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Les niveaux de dlgation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lart de la dlgation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.20
4.21
4.22
4.23

4.6 Contrle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.25


Cinquime tape : Dterminer les contrles et le suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.26
lments permettant un bon contrle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.26
Chapitre 5 Voleurs de temps ou chronophages
5.1 Dfinition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Absence dorganisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Procrastination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.3
5.4
5.7

5.2 Gestion des chronophages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.9


Contrle des chronophages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.9
Contrle de la procrastination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.10
Contrle des obstacles lefficacit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.10
Impact des chronophages sur lorganisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.13
5.3 Organisation dun poste de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Premier niveau : Poste de contrle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deuxime niveau : Dossiers en cours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Troisime niveau : Rfrences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Quatrime niveau : Entrept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Bote de rcupration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

vi

5.18
5.19
5.20
5.21
5.22
5.22

SOFAD

Gestion du temps

5.4 Interruptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.24


5.5 Organisation du travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Amlioration des conditions de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modalits dorganisation du travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rduction du niveau de stress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.26
5.26
5.27
5.28

Chapitre 6 Outils de planification


6.1 Outils de planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diffrents types dagendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.3
6.3
6.5

6.2 Outils de planification court terme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Plan de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.8
6.8

6.3 Urgences vs priorits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.17


Priorit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.18
6.4 Outils de planification moyen terme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.18
Planification trimestrielle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.18
Plan de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.19
6.5 Outils de planification long terme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.21
Planification annuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.21
6.6 Les logiciels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.22
Gestion de projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.22
Gestion de temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.23
6.7 Rseaux Internet et intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Commerce lectronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.25
6.25
6.25
6.26

6.8 Les portails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.26

SOFAD

Chapitre 7 Activit synthse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.1

Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Webographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Fiche de rtroaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

chancier de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

vii

Guide dapprentissage

Message llve
Au fil des annes, plusieurs mthodes de gestion du temps ont t utilises.
La plus rudimentaire consistait en des notes et des listes parses, ce qui, somme toute, se
soldait souvent par une perte de contrle et un sentiment dinefficacit. Ensuite est venue
la gnration des calendriers et des agendas, un grand pas vers la mmorisation des
vnements venir. On se sentait un peu plus en contrle. Cest alors quon a song des
mthodes efficaces de planification quotidienne, hebdomadaire, mensuelle... Un grand pas,
cette fois, vers lanticipation des vnements venir. Avec la planification, les objectifs sont
ainsi fixs au quotidien et cela facilite la priorisation.
quilibre dans sa gestion du temps
Navons-nous pas, dans ce cheminement, mis en retrait des choses qui, elles aussi,
pouvaient tre essentielles? Atteindre un quilibre dans tout ce qui meuble notre quotidien,
soit le travail, la famille et notre vie personnelle, nest pas une mince tche... Il faut donc
avoir une vision largie, avoir de la perspective et mettre laccent sur limportance.
Ce module, nous le souhaitons, vous aidera rflchir sur les avantages que peut vous
procurer une bonne gestion de votre temps.
Remerciements
Un grand nombre de gens ont contribu llaboration de ce guide : la Socit de formation
distance des commissions scolaires du Qubec (SOFAD), le ministre de lducation, du
Loisir et du Sport, des gens du monde des affaires,... sans oublier les auteures prcdentes,
madame Cline Renaud (CEMEQ) ainsi que madame Marie-Andre Sabourin. Cette mise
jour leur rend hommage et se veut dans le respect de leurs principes. Seule lvolution
(eh oui! tout volue sans cesse!) a impos certains rajustements que madame Monique
Ranger a eu le mrite de rdiger et de lier au texte.
Fiche de rtroaction
Cest en gardant lesprit ce dsir dvoluer que nous vous prions de nous retourner la
fiche de rtroaction dment remplie. Ainsi, nous pourrons connatre votre degr de
satisfaction lgard du module, puis continuer lamliorer.
Rinvestissement des acquis
Sachez dvelopper les techniques que les diffrents auteurs vous ont transmises pour
GRER la carrire vers laquelle vous vous destinez. Sachez galement les rinvestir dans
votre vie personnelle.
Lquipe de la Socit de formation distance des commissions scolaires du Qubec vous
souhaite beaucoup de plaisir dans ce module et un franc succs dans vos tudes et votre
nouvelle carrire.
Nicole Daigneault, charge de projets

viii

SOFAD

Gestion du temps

Votre formation
Ce module fait partie du programme menant lobtention du diplme dtudes professionnelles en secrtariat, lequel comporte 1 485 heures. Ce programme se subdivise en
26 modules.
Observez le tableau synthse suivant pour vous situer dans votre dmarche dapprentissage.
Synthse du programme de secrtariat (5212)

Code

No

460-011

460-025

Titre du module

Dure

Units*

Mtier et formation

15

Mthode de doigt

75

460-036

Rvision de textes en franais

90

460-044

Gestion de l'information

60

460-056

Traitement de texte de base

90

460-066

Rdaction en franais

90

460-078

Tches comptables courantes

120

460-082

Base de donnes

30

460-091

Approche qualit

15

460-104

10

Tches comptables priodiques

60

460-112

11

Communication

30

460-122

12

Outils de tlcommunication

30

460-135

13

Communication bilingue

75

460-146

14

Correspondance en franais

90

460-154

15

Tableur

60

460-162

16

Gestion du temps

30

460-176

17

Correspondance en anglais

90

460-182

18

Lois du travail

30

460-194

19

Traduction en anglais

60

460-204

20

Traitement de texte avanc

60

460-214

21

ditique

60

460-225

22

Production de documents

75

460-232

23

Runions d'affaires

30

460-241

24

Mise jour de dossiers

15

460-252

25

Recherche d'emploi

30

460-265

26

Intgration au travail

75

* Une unit quivaut 15 heures.

SOFAD

ix

Guide dapprentissage

Introduction
Le module Gestion du temps vous donnera la possibilit dacqurir les connaissances
ncessaires pour organiser, planifier et contrler votre emploi du temps.
Le premier chapitre dresse un bref historique de la gestion du temps. Il vous fera donc
dcouvrir quelques grands noms qui ont marqu ce domaine, le nouveau vocabulaire qui
lentoure, ses diverses maladies et, finalement, les lois et principes qui le rgissent.
Dans le deuxime chapitre, vous constaterez la valeur du temps, vous poserez un diagnostic
sur votre faon de grer votre temps et vous dtecterez votre courbe dnergie. Vous dcouvrirez galement les comptences ncessaires et les avantages dune bonne gestion de son
temps.
Le troisime chapitre vous apprendra distinguer un but dun objectif. Vous saurez ainsi
formuler des objectifs prcis qui vous permettront datteindre des rsultats en ce qui a trait
vos activits et la priorit que vous leur accordez. Vous dvelopperez une technique pour
dterminer les priorits, planifier vos travaux et calculer le temps requis pour les excuter.
Dans le quatrime chapitre, vous dcouvrirez le principe de la planification, son processus
et ses outils. Vous apprendrez utiliser le graphique de Gantt. Vous apprendrez galement
dlguer et exercer un suivi.
Le cinquime chapitre vous aidera reconnatre et grer les chronophages , ces
obstacles la gestion du temps. Ils sont parfois nombreux, souvent subtils, mais on peut
toujours diminuer leur porte, voire sen dbarrasser.
Le sixime chapitre vous montrera comment utiliser efficacement des outils de gestion du
temps, tels lagenda, lagenda lectronique et diffrents modles et mthodes de planification.
Vous ferez galement la distinction entre les outils de planification court, moyen et long
terme. Vous reconnatrez les urgences. Vous lverez le voile sur la technologie mise votre
disposition pour faciliter votre gestion du temps (logiciels, Internet, intranet, portails,...)
Enfin, dans le septime et dernier chapitre, vous ferez une activit synthse portant sur les
points essentiels de ce module. Cette activit vous permettra surtout de vrifier si vous avez
acquis la comptence pour grer votre temps dans votre vie personnelle et professionnelle.
Cette dernire activit sera donc de premire importance pour vrifier ltat de vos connaissances au regard des objectifs du module. Ainsi, elle vous permettra de cerner vos points
forts, didentifier et de corriger vos points faibles dans une perspective dacquisition de la
comptence exige.

SOFAD

Gestion du temps

Tout au long de votre formation, si vous nen tes pas votre premier module, vos
enseignants vous ont remis des chanciers pour chacun des modules que vous avez
complts. Nous allons donc vous demander, dans ce module, daccorder une attention
encore plus spciale votre chancier, de prendre les moyens pour le respecter et
danalyser le temps accord chacun de vos exercices.
Lisez bien attentivement les consignes de chacun des exercices et prvoyez le temps
que vous allez prendre pour le faire.
Indiquez lheure du dbut de lexercice et, lorsquil est termin, lheure de la fin, avant
mme de consulter votre corrig.
Corrigez-vous, puis prenez quelques minutes pour analyser votre grille de temps.
Vous avez fait lexercice en prenant moins de temps que prvu et il est trs bien fait?
Bravo! Vous avez fait lexercice plus rapidement que prvu, mais il y a beaucoup
derreurs? Il faudrait penser prendre le temps de bien faire; apprendre travailler
rapidement, cest bien, mais apprendre bien travailler, cest encore mieux. Vous avez
dpass le temps prvu? Demandez-vous pourquoi : bavardage, tlphones, pauses
trop longues, explications donnes des collgues, autres lectures, distraction, manque
de concentration, mauvaise valuation du temps requis, etc. Faites-vous un code
personnel et indiquez toujours dans votre grille la raison de la diffrence.
Vous pouvez dterminer vous-mme vos propre codes, ou utiliser ceux que nous vous
suggrons. Par exemple :
Aide ou explications donnes une autre personne (A)
Bavardage, tlphones (B)
Difficult dexcution (D)
Malaises, fatigue (M)
Pause trop longue (P)
...
Apprenez vous connatre : cest une des cls de la bonne gestion du temps.
Prenez note que les exercices prcds de ce pictogramme
, ce qui signifie quils
requirent lutilisation dun ordinateur, ne sont pas obligatoires pour latteinte des objectifs
de ce module. Puisque beaucoup dentreprises utilisent maintenant les outils informatiques
dans la gestion du temps de travail, ils vous permettront cependant damorcer ce virage et
de vous familiariser quelque peu avec ces aides lectroniques. La prsente mise jour vous
y prpare galement en vous permettant laccs trois exercices interactifs disponibles sur
le site des apprenants de la SOFAD.

SOFAD

xi

Guide dapprentissage

Objectifs du module
Le module Gestion du temps vous permettra dacqurir la comptence permettant de grer
votre temps.
Premier objectif

Sinformer sur les principes qui rgissent la gestion du temps


Deuxime objectif

Examiner lemploi actuel de son temps


Troisime objectif

Examiner lemploi du temps du personnel de secrtariat


Quatrime objectif

Identifier les activits qui nuisent une bonne planification


Cinquime objectif

Se familiariser avec des moyens et des outils traditionnels et lectroniques de gestion du


temps

Documentation et matriel
Guide dapprentissage Gestion du temps
Corrig des exercices
chancier de travail
Exercices interactifs disponibles sur le site de la SOFAD,

http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html
Annexe : Rsum des procdures Outlook, disponible sur le site de la SOFAD,

http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html
Deux devoirs (pour les lves inscrits la formation distance), qui seront utiliss pour
votre valuation sommative de participation
Ou
valuation sommative de participation SOFAD

Marche suivre
Le guide dapprentissage comprend les lments suivants :
1. Notions assimiler;
2. Exercices portant sur la ou les notions apprises;
3. Questions portant sur lvaluation sommative de participation;
4. Corrig des exercices.
Il est noter que la correction doit se faire aprs chaque exercice, et ce, pour vrifier si la
notion a t assimile ou si une rvision simpose.

xii

SOFAD

Gestion du temps

Conseils pratiques
1. Fixez-vous un chancier de travail
II est important dtablir un calendrier de travail ds le dbut, selon vos disponibilits, et
de travailler ensuite de faon rgulire. Lexprience le prouve : les lves russissent
beaucoup mieux quand ils commencent sans dlai leur apprentissage et restent ensuite
fidles leur horaire.
Vous pouvez, ds maintenant, remplir lchancier de travail que nous vous proposons.
Celui-ci schelonne sur cinq blocs de six heures. Essayez de respecter votre chancier
le plus possible; votre succs en dpend!
2. Consultez votre formateur ou votre tuteur
Si des points demeurent obscurs aprs avoir travaill de votre mieux, vous pouvez
demander conseil votre formateur ou votre tuteur qui se fera un plaisir de vous aider.

Pictogrammes
Familiarisez-vous avec les pictogrammes du guide, qui indiquent :
que le corrig des exercices doit tre consult;
que les lves doivent faire un devoir ou une valuation formative;
un exercice faire sur l'ordinateur;
un exercice thorique;
les objectifs atteindre dans l'apprentissage du chapitre;
un arrt obligatoire pour lire attentivement l'information qui l'accompagne;
le temps consacrer un chapitre;
l'valuation du temps consacr un exercice;
qu'un site WEB peut tre consult aux fins d'enrichissement ou d'excution d'un exercice.

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xiii

Guide dapprentissage

Dure du module
Ce module est dune dure de 30 heures, incluant lvaluation sommative de participation
afin dobtenir les units (2) relis ce module. La rpartition du temps que nous vous
proposons est la suivante :

Introduction et Chapitre 1

Petite histoire de la gestion du temps

3 heures

Chapitre 2

Planification et gestion du temps

3 heures

Chapitre 3

Importance des objectifs et des priorits

3 heures

Chapitre 4

Importance de la planification

4 heures

Chapitre 5

Voleurs de temps ou chronophages

5 heures

Chapitre 6

Outils de planification

7 heures

Chapitre 7

Activit synthse

5 heures

N. B. Lvaluation sommative de participation se fait au cours du module.

xiv

SOFAD

Chapitre 1

Petite histoire de la gestion du temps

Objectifs

Dcouvrir les grands noms de la gestion du temps


Dcouvrir le nouveau vocabulaire de la gestion du temps
Distinguer les diverses maladies de la gestion du temps
Connatre les sept lois relatives la gestion du temps
Connatre les sept principes de la gestion du temps

3h
(incluant lintroduction)

Petite histoire de la gestion du temps

Vous sentez-vous parfois dbord, stress? Avez-vous limpression dtre toujours en retard
ou mal organis? Ressentez-vous souvent le besoin de crier Au secours ? Vous dites-vous
que vous manquez constamment de temps? quune journe de 24 heures ne vous suffit pas?
Arrtez-vous! Prenez LE TEMPS de grer vos impratifs professionnels, familiaux et
personnels. Prenez le temps de grer votre temps! Heureusement, il existe des mthodes
pour gagner du temps et augmenter sa productivit : dautres avant nous ont fait face aux
contraintes temporelles et ils ont su mettre de lavant des principes et des techniques
efficaces. nous, maintenant, den profiter!
Rappelez-vous, cependant, quapprendre grer son temps, cest gagner du temps pour
soi... non pas du temps supplmentaire pour travailler : avez-vous remarqu que le temps
que lon sacrifie est souvent celui que lon devait (ou que lon devrait!) consacrer des
personnes vraiment importantes pour nous?
Contrairement largent, le temps est une denre non renouvelable . Cessez de vous
essouffler et faites des gestes concrets qui vous permettront de mieux grer cette ressource
importante quest le temps.

1.1 Quelques grands noms


vos agendas! Agenda : voil un mot qui nous est familier. Pourtant, combien de fois
nous sommes-nous demand qui pouvait bien lavoir invent? Jamais ou presque...
Pensons-nous mme lutiliser? Prenons une minute pour saluer celui qui nous en a dots.

De grands penseurs
Benjamin Franklin (1706-1790), homme politique amricain, bien
connu pour ses inventions, tels le paratonnerre et le calorifre.

Figure 1.1
Benjamin Franklin

Comment cet homme-orchestre a-t-il pu tre aussi productif? Cest en


rflchissant une mthode qui lui permettrait datteindre ses buts
que Benjamin Franklin a, en quelque sorte, invent un systme de
gestion du temps. En effet, il a cr un petit livre (anctre de lagenda)
quil a organis pour voir voluer les objectifs quil stait fixs. Par
ailleurs, cest lui qui a imagin le proverbe : Le temps, cest de
largent.

Franklin Delano Roosevelt (1882-1945), ancien prsident des tatsUnis.


Il dveloppa un nouveau programme conomique et social, connu
sous le nom de Nouvelle Donne (New Deal), qui permit de rduire
le temps de travail pour les femmes et les enfants.
Figure 1.2
Franklin D. Roosevelt

SOFAD

1.3

Gestion du temps

De grands experts
Dautres grands noms nous viennent lesprit quand on pense au temps, des experts en la
matire, des gens qui se sont penchs sur le problme de la gestion du temps et qui nous
ont fait partager leurs dcouvertes.
Franois Gamonnet Lauteur du livre Savoir mieux grer son temps est considr comme
lun des plus grands spcialistes en gestion du temps. Il a dailleurs cr un site Internet
dans lequel il nous parle de sa mthode pour optimiser le temps.
Edward (Ned) Hallowell Lauteur du livre CrazyBusy: Overstretched, Overbooked and
About to Snap! - Strategies for Coping in a World Gone ADD est galement fondateur du
Hallowell Center for Cognitive and Emotional Health, situ Sudbury (Massachusetts). Ce
psychiatre utilise un nouveau vocabulaire (en anglais pour linstant) pour dcrire notre
quotidien surcharg.
Henry L. Gantt Cet ingnieur amricain a conu, en 1917, un diagramme permettant de
reprsenter les besoins dun projet en fonction du temps. Nous lutiliserons dailleurs dans
le chapitre traitant de limportance de la planification.
Vilfredo Pareto Ce sociologue et conomiste italien (1848-1923) a tabli un histogramme
permettant de classer les phnomnes par ordre dimportance. Nous parlerons davantage
de cet outil un peu plus loin dans ce chapitre.

Exercice 1.1

Penses sur le temps

Trouvez sur Internet ou la bibliothque trois citations ou penses relatives au temps. titre
indicatif, nous vous fournissons deux rfrences.
Site ou ouvrage

http://www.pensees-ecrites.net

Pense

Ceux qui emploient mal leur temps, sont les premiers se plaindre
de sa brivet.
Jean de La Bruyre

Site ou ouvrage

COMTOIS, Ren-Louis. Grer efficacement son temps, Outremont,


Les ditions Quebecor, 2006, 239 p.

Pense

Le secret de la fortune, cest lorganisation du temps.


Tom Hopkins

1.4

SOFAD

Petite histoire de la gestion du temps

Site ou ouvrage
Pense

Site ou ouvrage
Pense

Site ou ouvrage
Pense

1.2 Nouveau vocabulaire en gestion du temps


Dans la majorit des sciences, la terminologie se dveloppe trs souvent dans la langue de
Shakespeare (en anglais). Avec la venue des nouvelles technologies et, par voie de
consquence, des journes surcharges, un vocabulaire tout neuf a vu le jour.
Cest au Dr Edward Hallowell quon le doit... Cest ainsi quil a cr de nouveaux mots pour
qualifier la faon dont le temps est employ : screensucking, frazzing, gemmelsmerch, kudzu,
taildogging et doomdart.
Perdez-vous votre temps devant un cran (vido, tlvision, ordinateur,...)? Faites-vous du
traitement multitche inefficace? Essayez-vous toujours daller plus vite ou poussez-vous
toujours sur vos proches pour quils agissent plus rapidement? tes-vous envahi par les
polluriels1? Vous rappelez-vous soudainement un rendez-vous oubli? Si oui, il y a de
grandes chances que lemploi de ce nouveau vocabulaire soit tout fait appropri dans
votre cas!

1. Courriels non sollicits publicisant des produits et des services. Attention! Ils peuvent contenir des vers ou
des virus, ou encore tre frauduleux.

SOFAD

1.5

Gestion du temps

1.3 Quatre maladies de la gestion du temps


tes-vous atteint? Si vous vous posez une des quatre questions suivantes, il faudrait
probablement envisager une bonne cure!
Avez-vous limpression de toujours manquer de temps?
Avez-vous limpression de navoir teint que des feux (les urgences et les imprvus ont
empit sur vos priorits)?
Avez-vous limpression dtre constamment interrompu?
tes-vous incapable de dire NON ?

Exercice 1.2

Brve dfinition des maladies de la gestion du temps

Trouvez sur Internet, ou la bibliothque, les quatre maladies de la gestion du temps. Donnezen une brve dfinition et reprez les symptmes les plus frquents. Voici un indice : Franois
Gamonnet en parle sur son site.
Maladie : Tempsdinite
____________________________________________________________________ Dfinition
____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________Symptmes
____________________________________________________________________________
Maladie : Lifophilie
____________________________________________________________________ Dfinition
____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________Symptmes
____________________________________________________________________________
Maladie : Chronophagie
____________________________________________________________________ Dfinition
____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________Symptmes
____________________________________________________________________________

1.6

SOFAD

Petite histoire de la gestion du temps

Maladie : Oute
____________________________________________________________________ Dfinition
____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________Symptmes
____________________________________________________________________________

1.4 Sept lois de la gestion du temps


Dans la planification de votre travail, noubliez surtout pas les lois suivantes : elles peuvent
savrer des outils bien efficaces pour lorganisation de vos tches. Les voici donc, en
commenant par celle qui est la plus souvent cite.

Loi de Pareto
La loi de Pareto fut formule par Vilfredo
Pareto (1848-1923), sociologue et conomiste
italien, alors quil effectuait des recherches dans
le but dapprofondir le concept doptimum
conomique (le mot optimum signifie ici le
meilleur ).
Les tudes de Pareto lui ont fait dcouvrir que,
Figure 1.3
dans la majorit des cas, cest une petite partie Loi de Pareto
des activits qui produit la majorit des
rsultats. La loi de Pareto, cest la loi des 20/80,
cest--dire que 20 % des activits produisent
80 % des rsultats.
Par exemple :
80 % des congs de maladie sont pris par 20 % du personnel;
80 % du chiffre daffaires est ralis avec 20 % des clients;
20 % de la clientle fait 80 % des rclamations;
80 % des appels sadressent 20 % des employs;
20 % des activits occupent 80 % du temps.
Notez bien que ce principe est logique lorsquil sagit de chiffres importants. En gestion du
temps, la loi de Pareto fait ressortir quil est prfrable de travailler sur les 20 % des activits
qui rapportent 80 % des rsultats.

SOFAD

1.7

Gestion du temps

En somme, 20 % des efforts des gens produisent 80 % des rsultats; ou encore, 20 % du temps
pass rgler des situations problmatiques donne 80 % des rsultats. Par exemple, quelques
chercheurs (20 %) sont la base de presque toutes les inventions, innovations ou trouvailles
(80 %). Do limportance que vous devez accorder toutes vos activits grand rendement.

Les 9/10 de la sagesse se rsument bien planifier son temps.


Theodore Roosevelt

Exercice 1.3

Appliquer la loi de Pareto

Que faut-il prendre en considration dans la loi de Pareto afin de mieux grer son temps?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Autres lois
Il pourrait galement vous tre utile de connatre et de respecter les lois sociologiques
suivantes.
Loi de Carlson (ou Loi des squences homognes de travail) : Les interruptions vous rendent
moins efficace; vous consacrerez ainsi plus de temps votre travail que sil stait effectu
de manire continue.
Loi de Parkinson (ou Loi de la tendance lauto-inflation du temps dpens) : Le temps dont
vous disposez pour faire une tche influence celui que vous investirez dans
laccomplissement de ce travail.
Loi dIllitch (ou Loi de la contre-productivit du temps investi au-del dun seuil ) : Au-del dun
certain seuil horaire, votre productivit dcrot pour devenir ngative.
Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher (ou Loi des rythmes biologiques ) : Vos journes, vos
semaines, vos mois et vos annes sont traverss par plusieurs rythmes biologiques. Votre
horloge interne dterminera vos priodes de productivit. Certains sont plus efficaces le
matin, dautres en milieu de semaine, dautres au dbut du mois, dautres enfin en hiver...
Loi de Fraisse (ou Loi de la dimension subjective du temps) : Priorisez les tches importantes
et accordez-leur plus de temps quaux activits que vous aimez.
Loi de Ct (ou Loi de lutilisation optimale et pratique de son temps) : vitez de prendre cinq
minutes pour dcider de remettre plus tard ce qui peut tre fait immdiatement, en moins de
cinq minutes; excutez plutt ces tches un moment prvu cette fin au cours de la journe.

1.8

SOFAD

Petite histoire de la gestion du temps

Exercice 1.4

Rsumer les diverses lois de la gestion du temps

Trouvez quelques mots cls rsumant chacune des lois.


Loi des squences homognes
de travail

______________________________________________
______________________________________________

Loi de lutilisation optimale et


pratique de son temps

______________________________________________
______________________________________________

Loi de la dimension subjective


du temps

______________________________________________
______________________________________________

Loi de la contre-productivit du
temps investi au-del dun seuil

______________________________________________
______________________________________________

Loi des 20/80 20 % des activits ______________________________________________


produisent 80 % des rsultats

______________________________________________
Loi de la tendance
______________________________________________
lauto-inflation du temps dpens

______________________________________________
Loi des rythmes biologiques

______________________________________________
______________________________________________

SOFAD

1.9

Gestion du temps

1.5 Sept principes de la gestion du temps


Grer son temps reprsente un dfi, surtout depuis la venue des nouvelles technologies.
Concilier travail, perfectionnement et famille peut savrer un casse-tte. Heureusement, il
existe des outils pour apprendre bien grer son temps. Voici quelques principes de base
dont il serait bon de sinspirer.
Porter toute son attention sur lessentiel;
viter les interruptions;
Sassurer de la rentabilit du temps investi;
Balancer (quilibrer) ses obligations et ses capacits;
couter son horloge interne;
Identifier les tches que lon valorise davantage (que lon prfre) et auxquelles on
consacrera plus de temps, nonobstant leur importance;
Ne pas remettre plus tard ce qui peut tre fait immdiatement (agir).

Exercice 1.5

Rsumer chacun des principes de la gestion du temps

Relisez attentivement les sept principes prcdents et mettez en surbrillance un ou deux mots
qui en rsument lide principale.

Vous dsirez en connatre davantage? Consultez le site de lInstitut de gestion du temps :


http://www.gamonet.com

1.10

SOFAD

Petite histoire de la gestion du temps

Conclusion
Si Benjamin Franklin a invent un systme de gestion du temps, cest quil tait conscient
de limportance de cette ressource. Avec de la discipline et de lorganisation, il a su mieux
matriser son temps et, par le fait mme, sa vie.
Dans le prochain chapitre, vous allez prendre conscience de la valeur du temps. Vous vous
demanderez ensuite si vous tes matre de votre temps, et ce, en analysant votre emploi du
temps personnel. Vous apprendrez galement quelles sont les principales tches
accomplir en secrtariat afin de comprendre que le facteur temps doit tre utilis bon
escient. Vous verrez aussi le mode demploi dune bonne gestion du temps. Enfin, vous
dfinirez votre courbe dnergie et appliquerez vos connaissances thoriques un exercice
pratique sur la gestion du temps.

Rappel des notions apprises


Vrifiez votre acquisition des notions suivantes :

Je connais certains penseurs ou experts en gestion du temps.


Je connais le nouveau vocabulaire associ la gestion du temps.
Je connais les quatre maladies de la gestion du temps.
Je connais les sept lois de la gestion du temps.
Je connais les sept principes de la gestion du temps.

Oui

Non

Si vous avez rpondu ngativement un ou plusieurs de ces noncs, rvisez les notions
correspondantes avant dentreprendre le chapitre 2. Par contre, si vous avez rpondu
positivement tous ces noncs, vous tes en mesure de passer ltape suivante.

SOFAD

1.11

Gestion du temps

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1.12

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