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PROCEDURES ET TRAITEMENTS DES ACHATS :

Entreprise

SOCIETE

Etabli le
Sujet trait

:
30.04 .2004
Modifie et Remplac le :
:
ACHATS : PRINCIPES GENERAUX
La procdure des achats est la mme pour les postes suivants :
- Marchandises , matires premires , fournitures consommables et emballages ;
- Prestations de services ;
- Autres services extrieurs.

Sujet trait : ACHATS : COMMANDES

1) Dclenchement de la commande :
Il est fait sous la responsabilit du chef de service des approvisionnements. Ce dernier doit sassurer
que les commandes dachats de marchandises sont faites en fonction du besoin de lentreprise et pour
des quantits optimales.

2) Gestion de la commande :
Le service achats est seul habilit pour les tches suivantes :
Choix des fournisseurs, aprs ventuellement laccord de la Direction.
Dans le cas de ngociations, celles-ci doivent tre consignes et les raisons du choix final dment
exposes.
Les achats directs doivent tre aussi rduits que possible.
Les commandes tlphoniques et par tlex, fax sont interdites sauf visa de la Direction, leur
rgularisation doit tre opre dans un dlai par lenvoi dune commande crite.
Pour chaque fournisseur, il est tenu un dossier dtaill et constamment mis jour comprenant
notamment tous les renseignements permanents tels que :
* Les quantits optimales de commande,
* Les conditions de livraisons,
* Les rfrences techniques des produits,
* Les conditions de paiement,
* Les termes des contrats passs etc.
* ainsi que des indications sur la sant financire du fournisseur.
Les dossiers dans la mesure o ils sont enregistrs sur ordinateur peuvent fournir aussi lhistorique des
commandes passes avec mention des quantits, qualits, prix et dlais de livraison.
Les commandes doivent tre tablies sur des bons prnumrots et signs par le responsable du service
achats. ( Quatre exemplaires : fournisseur , service achats, service comptabilit , souche).
Les bons doivent mentionner les quantits, les qualits, les prix, les conditions de livraison et de
rglement , le centre de cot et ventuellement densemble utilisateur.
Le mode et le dlai de rglement sont fixs en liaison avec le service comptable.

Entreprise
:
SOCIETE
Etabli le
:
30.04 .2004
Modifie et Remplac le :
Sujet trait :
ACHATS : RECEPTIONS
* CONTROLE DES RECEPTIONS
Les achats rceptionns sont contrls avec le bon de livraison du fournisseur.
Nature dachat
Rception contrle par
Date et visa
Marchandises
magasinier et Agent du
OUI
M.F.C & Emballage
Service approvisionnement
Les contrles effectus doivent tre transcrits sur le bon de rception ou tenant lieu.
Ces mentions doivent tre suivies des signatures des personnes ayant effectus le contrle.
* RAPPROCHEMENT AVEC LES COMMANDES :
Aprs visa, les bons de livraisons des fournisseurs sont rapprochs par le service approvisionnement
avec les bons de commande en attente de rception de la facture .
Sujet trait :
ACHATS : FACTURES
* Rception et contrle des Factures :
Le service comptable est seul destinataire des factures au sein de la Socit. Sa mission consiste
vrifier et enregistrer les factures.
La rception de la facture et son enregistrement nont en aucun cas valeur de bon payer.
Le contrle des factures se par fait par confrontation avec les donnes mentionnes dans les bons de
commande et les bons de rception qui leur sont joints.
Ce contrle porte sur :
Lidentit du fournisseur
La conformit de sa facture avec les prescriptions fiscales
Les mentions affrentes la qualit et la quantit de la marchandise fournie
Les prix unitaires et totaux
Les conditions de rglement
Les donnes arithmtiques de la facture
Sujet trait :
ACHATS : AVOIRS
Le contrle a pour base les bons de commande et les bons de rception.
En cas de divergence sur la qualit, la marchandise de mme que la facture doivent tre retournes aux
fournisseurs moyennant des correspondances tablies par les rceptionnaires soulignant lanomalie et
dont une copie est insrer dans le dossier du fournisseur concern.
En cas de divergence sur les prix, ou sur les quantits, une facture davoir doit tre rclame au
fournisseur par lettre par le service comptable.
La rception de lavoir conditionne le paiement.
Les avoirs reus sont rapprochs du dossier des attentes davoirs pour contrle des lments suivants :
- Prix retenus.
- Quantits retenues.

Entreprise
Etabli le
Sujet trait

:
:
:

SOCIETE
30.04 .2004
Modifie et Remplac le :
ACHATS : ACHATS : ENREGISTRMENT

* COMPTABILSATION DES FACTURES


La comptabilit des factures est faite :
- Directement sur place.
Les factures sont enregistres dans un dlai de 15 jours ( aprs rception ).
Aprs enregistrement, les factures reoivent les mentions suivante :
- Comptabilis ; Saisie
- et laffectation dun numro denregistrement .
Les avoirs sont enregistrs dans le journal des achats et classs dans le chrono des achats aprs avoir
reu les rfrences denregistrement selon les mmes modalits que les factures dachats .
Sujet trait

ACHATS : REGLEMENT

Toutes les factures doivent au moment de ltablissement du rglement tre annotes des rfrences du
support du paiement utilis.
Loriginal de la facteur doit emporter la rfrence Pour Paiement et le copies, la rfrence Pour
Information .
Le rglement ne peut tre opr que sur la base de la copie portant le cachet Pour Paiement .
Les rglements chelonns font systmatiquement lobjet de la tenue dun dossier ad-hoc et dun suivi
particulier.
Le dossier doit tre prsent en mme temps que le support de rglement lors du contrle pralable la
signature des chques.
Tout rglement doit tre accompagn des bons de commandes, factures et bons de rception y
affrents.
Les factures accompagnes de leur support de rglement doivent aprs leur contrle par le Chef
Comptable, tre viss par ce dernier de manire viter une double prsentation au paiement.
Aucune facture ne sera rgle par anticipation sauf accord expresse de la Direction.
Tout litige concernant le rglement dune facture (non conformit de marchandise, de prix etc.)
devra faire lobjet dune correspondance adresse au fournisseur avec copier la comptabilit.
Les factures litigieuses ne sont pas enregistres et font lobjet dun classement spcifique dans une
chemise spciale.
* ANALYSE DES COMPTES FOURNISEURS :
- Priodicit : Trimestrielle .
- Procdure manuelle.
- Description de la procdure danalyse :
- analyse des soldes.
- pointage des factures avec les rglements.

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