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26 DIC. 2013
‘ima, 26 de diciembre de 2013 N’ §51-2013-EF/43.01
CONSIDERANDO:
Que, de conformidad al articulo 63° de! Reglamento de Organizacién y Funciones de!
Ministerio de Economia y Finanzas, aprobado con Resolucién Ministerial N° 223-2011-EF/43,
‘compete a la Oficine General de Planificacién, Inversiones y Presupuesto, entre otros, proponer las
medidas que correspondan para la modernizacién organizacional y de la gestién administrativa del
sector;
Que, la Tercera Disposicién Complementaria Transitoria de la Ley N° 30057, Ley del Servicio
Civil, establece que el proceso de transicién de las entidades publicas al régimen del Servicio Civil
incluye, entre otros aspectos, el mapeo actual de puestos y la mejora de los procesos de la entidad;
Que, en este contexto la Oficina General de Planificacién, Inversiones y Presupuesto, ha
formulado la “Guia Practica para el relevamiento de la informacién, caracterizacién de los Procesos
y Su narracién a través de Procedimientos’, Ia misma que contiene los pasos @ seguir a fin de
identificar los procesos que desarrolla el Ministerio de Economia y Finanzas, sefalar las mejoras que
sean pertinentes y proponer el redisefio de dichos procesos;
Que, mediante Resolucién Ministerial N° 223-2013-EF/41, de fecha 9 de agosto de 2013, se
incorpora en la Directiva N° 004-2012-EF/41.02 "Lineamientos para la elaboracién de Directivas en
1 Ministerio de Economia y Finanzas’, aprobada con Resolucién Ministerial N° 359-2012-EF/41, el
numeral §.5 concemiente ala aprobacién de documentos normativos que no sean directivas internas,
tales como Manuales, Instructivos y otros de similar naturaleza, que emitan o propongan los érganos
de administracién interna, en materia de su respectivas competencias para ser aprobados por el
Director General de la Oficina General de Administracién y Recursos Humanos;
De conformidad con lo establecido en la Resolucién Ministerial N° 223-2011-EF/43; que
faprueba el Reglamento de Organizacién y Funciones del Ministerio de Economia y Finanzas, y la
EP Resolucién Ministerial N° 223-2013-EF/41;
SE RESUELVE:
Articulo 1.- Aprobar ia "Guta Practica para el relevamiento de la informacién, caracterizacién
de los Procesos y su narracién a través de Procedimientos', que como anexo forma parte integrante
de la presente Resolucién.
Articulo 2,- Publicar la presente resolucién, en el Portal institucional del Ministerio de
Economia y Finanzas (www.mef.gob.pe), en el Intranet del Ministerio de Economia y Finanzas y
disponer su difusién a todo el personal de este Ministerio mediante correo electronico.
Registrese y comuniquose.
Diredes fs
fn Gee ra eos “Mapeo de Procesos, Identificacién de Oportunidades de Mejora y
Redisefio de los Procesos en el MEF”
Guia Practica para el relevamiento de la informacion,
caracterizacién de los Procesos y su narracién a través de
Procedimientos
Diciembre, 2013
jerzacion de los Procesos y su narracion a
ractica
waves de Procedimientos” Pagina INDICE
PRESENTACION.
1. Referencias al documento preparado y aprobado por la OGPIP en el mes de abril
del afio 2013 -
Marco de Referencia: “Arquitectura Institucional’...
Procesos de negocio.
Método empleado en la presente Guia para simplificar los Procesos coe B
Inventario de Macroprocesos.... 10
10
Inventario de Procesos Principales de Nivel 1... 2
Fichas de Procesos Principales de Nivel 1 2
Inventario de Procesos Principales de Nivel 2.
2
3
4.
5.
6. Fichas de Macroprocesos
7
8.
9.
1
10. Fichas de Procedimientos Narrativos (Procesos de Nivel 2)
11, Mejoras a los Procesos
12. Fichas de Identificacién de Mejoras a los Procesos 19
13, Simplificacion de Procesos - Procedimientos Redisefiados ... 24
14. Soporte Tecnolégico .. 21
Guia Practice pare el relevamiento de Iai
‘raves do Procedimientos” Pagina 2 PRESENTACION
Mediante la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil, se busca que las entidades publicas
del Estado alcancen mayores niveles de eficiencia y eficacia, presten efectivamente
servicios de calidad a través de un mejor Servicio Civil, y promuevan el desarrollo de las
personas que lo integran.
La Tercera Disposicién Complementaria Transitoria de la citada Ley, establece que el
proceso de transicion de las entidades publicas al régimen del Servicio Civil incluye,
entre otros aspectos, el mapeo actual de puestos y la mejora de los procesos de la
entidad
Para la aplicacion de lo dispuesto por la Ley N° 30087, la Autoridad Nacional del
Servicio Civil - SERVIR ha emitido la Resolucién de Presidencia Ejecutiva N° 160-2013-
SERVIRIPE, de fecha 27 de setiembre de 2013, que aprueba los “Lineamientos para el
transito de una entidad publica al régimen del Servicio Civil, Ley 30057"
En estos Lineamientos se sefiala expresamente que la ruta que deberan seguir las
entidades publicas para el transito al Régimen del Servicio Civil esta compuesta por
etapas que implican una revisién de la situacién actual de la entidad, asi como una
mejora de su organizacién, con el objetivo de sentar las bases para mejorar el
desemperio delas entidades y de los servidores publices. Asimismo, se sefiala que en la
etapa 2 “Analisis situacional de la entidac’, las entidades deben reconocer la situacién
actual de la entidad en cuanto a los siguientes dos ejes:
> Procesos que ejecuta la entidad
> Puestos de la entidad
Es en este contexto que la Oficina General de Planificacién, Inversiones y Presupuesto
(OGPIP), ha formulado la presente “Guia Practica para el relevamiento de la
informacion, caracterizacion de los Procesos y su narracién a través de
Procedimientos”, la misma que contiene los pasos a seguir a fin de identificar los
procesos que desarrolla el Ministerio de Economia y Finanzas, sefialar las mejoras que
sean pertinentes y proponer el redisefio de dichos procesos.
La guia ha sido elaborada siguiendo la metodologia desarrollada por el Centro de
Consultoria y Servicios Integracos INNOVAPUCP, de la Pontificia Universidad Catélica
del Peri. Asimismo, toma en consideracién el documento preparado y aprobado por la
OGPIP en el mes de abril del afio 2013, del cual recoge algunas definiciones
importantes en cuanto a Modelos de Gestién y Mapeo de Procesos, asi como define los
Macroprocesos del MEF.
Televamiento de le informacion,
través oe Procedimientos"
racierzacion de los Procesos y su narracion a
Pagina 3 1 Referencias al documento preparado y aprobado por
la OGPIP en el mes de abril del afio 2013
La primera referencia importante es la diferencia sefialada entre el modelo de gestion
tradicional basado en funciones especializadas y el modelo de gestion por procesos.
En el modelo de gestién tradicional indican que las actividades realizadas se conciben
como "tareas afines asignadas a diferentes unidades especializadas de la organizacién
que concentran su accionar en uno, 0 unos pocos, de los pasos que conducen a la
creacién de los resultados para los clientes”.
En el modelo de gestién por procesos indican que las actividades “fluyen a través de las
distintas unidades orgdnicas y puestos de la organizacién funcional, agregando valor
sucesivamente a lo largo del proceso.”
A partir de esta diferencia, construyen el Cuadro que se reproduce a continuacion:
ENFOQUE FUNCIONAL VS ENFOQUE POR PROCESOS
Ee Enfoque Funcional | Enfoque por Procesos
| Estructura organizacional__| Jerarquica Sistemica e interconectada |
| Figura clave Funcionario Propietario del proceso
Actuacién Departamentos estancos _| Externay abierta
Direccion Ordenes gerenciales Autonomia responsable
| Acciones Enfocadas en las funciones | Hacia las metas principales
Compensacién Ascensos Realizacion propia
Actitud de! personal Cumplir Generar valor
Orientacion de resultados Orientado a la tarea Orientado al cliente
Orientacién colaborativa__| Hacer mi trabajo Trabajar en equipo
Evaluacién Se evaliia al individuo _| Se evalua al proceso
| Control ejercido | Control externo Autocontro!
La segunda referencia importante es Ia identificacion metédica de los Macroprocesos
del MEF y su representacion grafica mediante el Mapa de Procesos. El inventario se
detalla en el numeral 5 "Inventario de Macroprocesos” de la presente Guia
Torzacion de los Procesos y su narracion &
través de Procedimientos” Pagina 4 2 | Marco de Referencia: “Arquitectura Institucional” |
El marco de referencia en el cual basamos nuestra intervencion en el MEF se denomina
Arquitectura Institucional'. Este consiste en la identificacién de los Grupos de Interés
(stakeholders) del MEF y de sus expectativas validas, tanto actuales como previstas, la
visualizacién del futuro deseado del MEF en su interaccién con los Grupos de Interés
plasmado en niveles de servicio objetivo, la elaboracion y gestién de la estrategia que
Viabiliza su logro, el disefio de la organizacién, politicas e instrumentos de gestion que
se requieren para implementarla y su articulacion a través de los procesos con el
soporte de sistemas, operados por personas que participan activa y coordinadamente
con conductas que procuran la excelencia del servicio. Lo enunciado anteriormente se
ve plasmado en el grafico siguiente:
Este marco de referencia tiene por propésito Ia utilizacién eficiente de las capacidades
del MEF para dar respuestas efectivas a las expectativas identificadas y validadas de
sus Grupos de Interés, a través de los servicios brindados, generandoles setisfaccién.
3 | Procesos de negocio |
El presente documento se ocupa de plasmar el componente de Procesos del marco de
referencia citado en el numeral precedente,
“NDEFINICION DE PROCESO
lenderemos en adelante al Proceso como el conjunto de tareas llevadas a cabo por
{lores de manera coordinada (en secuencia o en paralelo), para transformar entradas
salidas, siguiendo reglas (0 controles) y ullizando recursos, cuyo propésito es dar
el marco de referencia “Arquitectura Instituclonal” ha sido desarrollado por jos consuitores del Centro de
Consultoria y Servicios Integrados INNOVAPUCP de la Pontificia Universidad Catblica del Pert
"Gua Pracice pars al elevariento de ia nfommacion, ceracerzacion de los Procesos y su narracie
través de Procedimientos” Pagina 5 respuesta efectiva a las expectativas de los Grupos de Interés (stakeholders) del MEF
mediante servicios que les generan satisfaccién (outcomes).
Seguin lo expuesto, los Procesos constan de varios componentes;
+ Tareas: Son las unidades minimas e indivisibles de la ejecucién de las funciones.”.
+ Entradas (inputs): Compuesta por informacién, servicios 0 productos que ingresan y
son transformados o consumidos durante los procesos.
+ Salidas (outputs): Compuesta por informacién, servicios 0 productos que son
producidos durante los procesos.
+ Reglas (Controles, Reglamentos, Normas y Marco Legal aplicables): Compuesta
por objetos que norman o regulan el medio, la cantidad, !a oportunidad y las
condiciones de ejecucién de una actividad
= Recursos: Compuesto por la edificaciones, maquinarias, equipos, implementos,
herramientas, ttiles de oficina y sistemas de informacién utiizados durante los
procesos.
+ Actores (Cargos): Es la posicién que ocupa una persona’ dentro de la Estructura
Orgénica del MEF y tiene asignado ciertas funciones que debe cumplir.
«* Coordinacién: Interdependencia entre tareas, actores, recursos y responsabilidades
que busca un objetivo comun,
CLASIFICACION DE LOS PROCESOS
Los procesos, segtin su funcién, se clasifican en procesos estratégicos, procesos
principales (misionales) y procesos de soporte.
°
Pracesos
estratéicos
Planeamiento de Recursos
Formulaciony® ‘
Gestion de Recursos.
° rere [eircom | eer |e
Procesosde Procesos
soporte principales
risonales
{CORE}
r
ejecutan en’ un continuo de tiempo, deberemos juntarlas en un mismo paso. Caso
g\ \gontrario se trata de dos pasos distintos,
i }
n las Fichas de Procedimientos Narrativos se incorpora la informacién detallada del
‘procedimiento desde su inicio hasta su finalizacién, de acuerdo al formato que figura a
continuacién, a modo de ejemplo.
A Nets
mason, caracterizacion
través de Procedimientos™ Pagina 18 “FIGHA DE PROCEDIMIENTO NARRATIVO ACTUAL —_
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Pagina 17
través de Procedimientos 1 1 | Mejoras a los Procesos
No existe una unica manera de lograr que algo ocurra, por ello, las formas de cémo
hacer algo puede ser infinita, Entonces, por qué cambiar la manera actual? ¢Para qué
arriesgarnos a cometer errores originados por el cambio? La Unica razén valida es
porque existe por lo menos una forma mejor de hacer las cosas, por lo menos una que
depara beneficios suficientes como para correr los riesgos inherentes a los cambios
planteados.
DEFINICION DE MEJORA
Entenderemos en adelante a la Mejora como un cambio en un proceso que origina
incrementos en la eficacia 0 en la eficiencia de un Proceso.
+ Eficacia: Se refiere al grado en que se logra el propésito del proceso 0 el OUTCOME
deseado (incluye la calidad del resultado)
+ Eficiencia: Se refiere al grado en que se logra el propésito del proceso o el
OUTCOME deseado con la menor cantidad de recursos posibles. No es posible
lograr Eficiencia si antes no se ha logrado Eficacia
IMPACTOS DE LA MEJORA
Entenderemos en adelante los impactos de la Mejora a la variacién (aumento 0
disminucién) en’
+ Calidad: Se refiere al grado en que los resultados del proceso responden a las
expectativas que los Grupos de Interés (stakeholders) tienen al respecto.
+ Cobertura: Se refiere al grado en que se modifica la proporcién atendida respecto
del total de las expectativas de la poblacién que compone los Grupos de interés
(stakeholders) del proceso.
= Productividad: Se refiere al grado en que se modifica la proporcién de resultados
del proceso respecto de los recursos utlizados.
* Costos: Se refiere al grado en que se modifica la proporcién de resultados del
proceso respecto de los costos incurrides.
Otro: Se refiere al grado en que se logra modificar algin otro resultado no previsto
en las clasificaciones anteriores.
ELEMENTOS PARA EL ANALISIS DE LAS MEJORAS
Por su naturaleza las mejoras en los procesos pueden requerir cambios adicionales en
cualquiera de los demas componentes del marco de referencia en el cual basamos
nuestra intervencién en el MEF (Arquitectura Institucional); es decir, en la estrategia, en
el diserio de la organizacién, en las politicas e instrumentos de gestién, asi como en los
sistemas de informacion
7 Lad\mejoras identificadas luego deberdn ser expuestas a la Alta Direccién para ser
evalvadas. Aquellas que sean aprobadas daran pie al redisefio de los procesos y éstos,
‘al/rélisefio de los puestos.
traves oe Procedimientos" Pagina 18 Por ello es importante tomar en cuenta algunas preguntas que deberian ser
respondidas al identificar y analizar el impacto de las mejoras a los procesos:
= yCudles son los servicios del MEF?, Zcudles son los procesos disefiados para
brindarlos?
+ (Estén alineados los procesos a los objetivos y lineamientos estratégicos del MEF?
+ {Cuéles procesos dan / quitan mas valor a los servicios brindados?, gcuales son los
problemas en los procesos que se identifican como generadores de pérdida de valor
de los servicios?
= Cémo podrian los procesos generar mas satisfaccién en los Grupos de Interés?
=
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