DODATAK C ACCESS 2010

icrosoft ACCESS je jedno od najpopularnijih reenja na tritu. Za to postoji vie

razloga a glavni su dostupnost aplikacije koja je sastavni deo MS Office paketa i
jednostavnost korienja zbog intuitivnog grafikog korisnikog interfejsa. Ovaj dodatak predstavlja kratko uputstvo za korienje MS ACCESS sistema za upravljanje bazom podataka.
Kreiranje baze podataka
Kreira se nova prazna baza podataka izborom opcije Blank Database kao to je prikazano na
sledeoj slici:

Potrebno je u File Name upisati ime fajla gde e se uvati baza podataka kao i lokaciju samog
fajla na hard disku. Posle toga potrebno je kliknuti na dugme Create posle ega e baza podataka biti kreirana i u njoj automatski kreirana prva tabela Table 1, kao to se moe videti na
sledeoj slici:

Baze podataka

317

Najbolje je u ovom momentu zatvoriti postojeu tabelu i kasnije pratiti navedeni postupak da
bi se kreirala prva tabela.
TABELE - Tables
Tabele predstavljaju osnovu svake relacione baze podataka tj. kao to je ve ranije reeno
baza podataka je skup nekoliko meusobno povezanih tabela. One se meusobno povezuju
relacijama za vie informacija pogledati u delu gde su relacije detaljnije obraene.
Izborom opcije Create pojavie se opcije koje se mogu videti na sledeoj slici:

Ovde su prikazane opcije za kreiranje nove tabele. Tabelu je mogue kreirati na vie navedenih naina, ali preporuka je da se za kreiranje koristi opcija Table Design jer u njoj postoji najvie mogunosti za podeavanje same tabele. Izborom opcije Table Design dobija se prozor
kao na slici:

Baze podataka

318

Na slici se mogu videti tri kolone u koje se mogu unositi podaci. Prva je Field Name koja predstavlja naziv polja. Druga je Data Type koja predstavlja tip polja odnosno opis polja (text, date,
number i sl.). Trea kolona je Description koja predstavlja dodatni opis i koja nije obavezna.
Takoe je veoma bitno primetiti i opciju koja se nalazi gore u levom uglu. To je Primary Key i
oznaena je ikonicom sa malim utim kljuem, a koristi se za kreiranje primarnog kljua u
tabeli.
Pravljenje jednostavnog pravila za brojeve i tekst
Da bi se napravilo pravilo za unos podataka u tabelu potrebno je da tabela bude u Design
pogledu i sve to je potrebno uraditi je da se u polje Validation Rule i Validation Text unesu
podaci. U polje Validation Rule unosi se pravilo odnosno izraz koji se proverava dok se u polju
Validation Text unosi poruka koja e se pojaviti ako neko pokua da unese pogrene podatke.
Na primer, ako bi u polje Validation Rule bio upisan izraz >5 a u Validation Text Greka! Broj
mora biti vei od 5! Ako bi neko sada pokuao da unese broj koji je manji od 5 pojavio bi se
prozor koji bi ispisao tekst koji se nalazi u polju Validation Text.
FORME
Forma predstavlja vezu odnosno interfejs koji posreduje izmeu korisnika i tabele baze podataka na taj nain omoguava da na lak, jednostavan i vizuelno lep nain korisnik unosi podatke
u tabele baze podataka. Pored toga forma moe ukljuivati i proveru validnosti koja nije
postavljena u samoj tabeli baze podataka.
U traci Insert nalaze se razliite opcije za rad sa formama kao to moete videti na sledeoj
slici:
Baze podataka

319

Prva opcija Form je najjednostavnija za korienje i koristi se tako da je potrebno prvo izabrati
odreenu tabelu i onda samo kliknuti na opciju Form posle ega e forma automatski biti
kreirana. Kasnije je potrebno dati joj odreeno ime i sauvati je. Posle toga je mogue izborom opcije Design View modifikovati je.
Druga zanimljiva opcija nalazi se u delu More Forms i posle izbora ove opcija pojavie se padajui meni koji se moe videti na sledeoj slici:

Izborom opcije Form Wizard pokree se arobnjak koji vodi korak po korak kroz proces kreiranja Forme. Na sledeoj slici moe se videti prva strana Form Wizarda:

U polju Tables/Queries je potrebno izabrati tabelu odnosno upit za koji se kreira forma za
unos. Po izboru odreene tabele odnosno upita u polju Available Fields pojavie se spisak
svih polja koja sadri odreena tabela odnosno upit. Ovde je potrebno napomenuti da je mogue praviti formu za jednu ili vie povezanih tabela i mogue je kombinovati polja iz razliitih
tabela ili upita.
Baze podataka

320

Iz ove liste prebacuju se samo ona polja koja su potrebna u polje Selected Fields i zatim izborom tastera Next pojavljuje se sledei prozor:

U ovom prozoru bira se nain na koji e buti rasporeena polja u formi. Ovde je automatski
izabrano Columnar, to u stvari predstavlja kolonski prikaz koji se najee koristi tako da
najee u ovom prozoru nije potrebno nita menjati. Izborom tastera Next dolazi se do sledeeg prozora Form Wizard-a koji se moe videti na slici:

Ovde je ponueno da se izabere nekoliko stilova odnosno izgleda forme koja se kreira. Posle
izbora izgleda i tastera Next dolazi se do sledeeg prozora:

Baze podataka

321

Ovo je poslednji prozor Form Wizard-a u kome je potrebno dati ime formi i potrebno je da
bude izabrana opcija Open the form to view or enter information, a zatim izborom tastera
Finish zavrava se kreiranje forme posle ega e se forma automatski pojaviti.
IZVESTAJI
Izvetaj, kao to mu samo ime kae, je nekakav pregled odnosno prikaz koji prikazuje neke
injenice odnosno podatke u formi u kakvoj je potrebno. Podaci iz izvetaja mogu da se prikazuju na ekranu ili da se odtampaju na tampau. Prikazi podataka u izvetaju se mogu formatirati na razliite naine na primer: sumiranje, grupisanje podataka, grafiki prikaz uz pomo
dijagrama itd.
U traci Insert nalaze se razliite opcije za rad sa izvetajima kao to se moe videti na sledeoj
slici:

Prva opcija Report je najjednostavnija za korienje i koristi se tako da je potrebno prvo izabrati odreenu tabelu i onda samo kliknuti na opciju Report, posle ega e izvetaj automatski
biti kreiran. Kasnije je potrebno dati mu odreeno ime i sauvati ga. Posle toga je mogue
izborom opcije Design View modifikovati ga.
Druga opcija kojom se moe kreirati forma jeste Report Wizard ijim izborom se pokree
arobnjak koji vodi korak po korak kroz proces kreiranja Izvetaja. Na sledeoj slici moe se
videti prva strana Report Wizarda:

Prvo to je potrebno uraditi je da se u polju Tables/Queries izabere tabela odnosno upit na

osnovu koga se kreira izvetaj. Po izboru odgovarajue tabele odnosno upita u prozoru Available Fields pojavie se spisak svih polja koja se nalaze u izabranoj tabeli odnosno upitu.
Baze podataka

322

Sledei korak je prebaciti polja koja su potrebna u listu Selected Fields, posle ega izborom
tastera Next otvara se prozor kao na slici:

U ovom prozoru uglavnom nije potrebno nita menjati, sem ako se ne eli kreiranje grupnog
izvetaja. U tom sluaju je potrebno izabrati polje po kome se grupiu podaci. Najee je
ovde dovoljno izabrati samo Next posle ega se pojavljuje sledei prozor Report Wizard-a:

Ovde se biraju polja po kojima e izvetaj buti sortiran. Mogue je izabrati i vie polja kao i to
da li je sortiranje u rastuem ili opadajuem redosledu Ascending/Descending. Kada su izabrana polja potrebno je kliknuti na taster Next da biste prikazao sledei prozor Report Wizarda:

Baze podataka

323

U ovom prozoru bira se izgled izvetaja koji moe biti : Columnar, Tabular ili Justified. Pored
ovoga, ovde se moe podesiti i orijentacija strane (Portrait ili Landscape). Posle ovih podeavanja potrebno je kliknuti na taster Next posle ega se pojavljuje prozor kao na sledeoj slici:

Ovo je pretposlednji prozor Report Wizard-a gde se moe izabrati eljeni stil tj. izgled izvetaja
posle ega je potrebno kliknuti na taster Next da bi se prikazao poslednji prozor Report
Wizard-a:

Da bi se zavrilo sa kreiranjem izvetaja potrebno je dati neko ime izvetaju i bitno je da bude
izabrana opcija Preview the report posle ega je potrebno kliknuti na taster Finish posle ega
se on pojavljuje na ekranu sa podacima.
Baze podataka

324

Grupisani izvetaj (podaci su grupisani po nekoj koloni)

Da bi se grupisali podaci u izvetaju na osnovu nekog polja potrebno je u toku kreiranja izvetaja na drugoj strani wizarda izabrati polje po kome se eli grupisanje podataka u izvetaju:

Kao to se moe videti, pojavila se levo lista sa svim poljima koji uestvuju u upitu i duplim
klikom na neko od njih ukljuuje se grupisanje po tom polju. Na taj nain se kreira grupni
izvetaj. Zatim na sledeem prozoru bie omoguena opcija Summary Options koju je mogue
koristiti samo ako je izvetaj prethodno grupisan po nekom polju. U suprotnom ova opcija
nee biti aktivna.

Ukoliko se klikne na taster Summary Options pojavie se prozor kao na slici:

Baze podataka

325

Ovde se nalaze etiri funkcije ispod kojih se nalaze prazni kvadratii. Ukoliko je potrebno da se
koristiti neka od njih potrebno je samo kliknuti na kvadrati ispod eljene funkcije posle ega
e ona biti selektovana. Ovde se moe izabrati i vie funkcija odjednom, pa ak i sve etiri ako
je to potrebno.
UPITI - Querys
Poto su podaci u bazi podataka podeljeni u vie tabela neretko se deava da je potrebno da
se pretrauju podaci iz vie povezanih tabela. Jedini nain da se ovo uradi jeste da se kreira
upit koji predstavlja operaciju koja se izvrava po odreenom kriterijumu nad nekoliko tabela.

Izborom opcije Query Wizard pojavie se prozor kao na sledeoj slici:

Baze podataka

326

Ovo je arobnjak za kreiranje upita i ovde je mogue izabrati koji tip upita se pravi, da li jednostavan Sample ili sa vie povezanih tabela Crosstab. Pored Wizard-a mogue je koristiti i opciju Query Design posle ijeg izbora e se pojaviti prozor kao na sledeoj slici:

Kao to se vidi na slici ovde je mogue ubaciti tabele odnosno upite sa kojima se radi i onda
postoji mogunost izbora polja i finog podeavanja upita. Takoe je mogue sortirati rezultate
upita po vie kriterijuma i postavljati sloene kriterijume za upite korienjem Criteria i or
reda u donjem delu prozora.

Relacije RELATIONSHIPS
Kao to je ve ranije reeno, relacija predstavlja vezu izmeu tabela. Postoji vie tipova relacija i to 1:1, 1:m i m:n. Relacija tipa 1:1 znai da svakom zapisu u prvoj tabeli odgovara jedan i
samo jedan zapis u drugoj tabeli. Relacija tipa 1:m znai da svakom zapisu u prvoj tabeli odgovara jedan ili vie zapisa u drugoj tabeli. I na kraju, relacija tipa m:n je takav tip relacije gde za
vie zapisa u prvoj tabeli moe postojati i vie zapisa u drugoj tabeli. Prva dva tipa relacija je
lako napraviti dok je za treu potrebno neto vie znanja jer je potrebno kreirati veznu tabelu
koja sadri primarne kljueve obe tabele.
Za rad sa relacijama koristi se opcija Relationships koja se nalazi u kartici Database Tools. Na
sledeoj slici mogu se videti ponuene opcije:
Baze podataka

327

Izborom opcije Relationships otvara se prozor kao na slici:

Ovo je prozor u kome se kreiraju, modifikuju ili briu relacije. Prvo to je ovde potrebno uraditi jeste da se u prozoru Show Table izaberu tabele koje se povezuju, posle ega je potrebno
izabrati taster Close da bi se zatvorio dijalog i da bi se nastavio rad u Relationships prozoru koji
se moe videti na sledeoj slici:

Baze podataka

328

Sve to je potrebno da se uradi jeste da se klikne levim tasterom mia na polje u jednoj tabeli i
da se prevue na odgovarajue polje u drugoj tabeli koje mora biti odgovarajueg tipa. Polja
moraju imati isti opis, inae nije mogue da se uspostavi relacija, posle ega se dobija prozor
kao na slici:

Sada je dovoljno izabrati taster Create posle ega e relacija biti kreirana. Ukoliko je sve dobro
uraeno trebalo bi da se pojavi crna linija koja spaja tabele.

Baze podataka

329

U toku kreiranja relacije mogue je ukljuiti referencijalni integritet i njegove opcije kaskadno
brisanje i kaskadno auriranje, a takoe je to mogue uraditi i naknadno modifikovanjem
relacije. Kaskadno brisanje se odnosi na to da ako imamo dve povezane tabele, ako obriemo
podatke u prvoj tabeli bie obrisani i svi povezani podaci u drugoj. Kaskadno auriranje je
slino kao i brisanje, meutim ovde je re o tome da ako promenimo podatke u prvoj tabeli
automatski e se aurirati i svi povezani podaci u drugoj tabeli.

Uvoz/Izvoz tabele Export/Import

Nekada je potrebno uvesti tabelu u bazu podataka ili izvesti tabelu iz baze podataka u neki
drugi format. Ove akcije su smetene u karticu External Data i tu je mogue izabrati format
podataka za uvoz odnosno izvoz. Na sledeoj slici mogu se videti ponuene opcije:

Jednostavnim izborom tipa podataka pojavie se standardni prozor za izbor eljenog fajla i
njegove lokacije. Ukoliko je u pitanju izvoz podataka potrebno je definisati na kojoj lokaciji i
pod kojim imenom e se sauvati izvezeni podaci. Ako se radi o uvozu proces je suprotan i
ovde je potrebno prvo izabrati odakle se koji fajl uvozi, a zatim i gde se uvozi. To znai da
moemo izabrati da se podaci uvezu u postojeu bazu podataka ili da se samo linkuju odnosno
poveu sa spoljnim fajlom, to se moe videti i na slici:

Baze podataka

330

Posle izbora jedne od dve ponuene opcije pojavie se arobnjak Wizard koji e voditi korak
po korak proces uvoza podataka i koji e u zavisnosti do izabranih opcija izvriti uvoz podataka
u bazu.

Baze podataka

331