Inventarios Procedimientos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES

E INVENTARIOS
CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N.

Manual de Normas y Procedimientos del
Departamento de Almacenes e Inventarios
CONTENIDO
Acta de autorizacin ............................................................................................ 2
Presentacin ........................................................................................................ 3
Objetivo del Manual ............................................................................................. 4
Marco jurdico ...................................................................................................... 5
Procedimientos rea de Almacenes
Recepcin y registro de Entrada de Bienes a los Almacenes ....................... 13

Acomodo de Bienes en los Almacenes ......................................................... 21
Entrega de Bienes Solicitados y el registro por su salida de los Almacenes . 29
Devolucin de Bienes a los Almacenes ........................................................ 35
Emisin de reportes de los Almacenes ......................................................... 43
Toma fsica de inventarios y determinacin de diferencias en Almacn ...... 49
Procedimientos rea de Inventarios
Alta y registro de Bienes de Activo Fijo ......................................................... 64

Reasignacin de Activos Fijos ...................................................................... 76
Reporte de No Adeudo de Activos Fijos ....................................................... 85
Traslado de Activos Fijos a Bodega.............................................................. 92
Donacin de Activos Fijos........................................................................... 101
Venta de Desechos Generales del Cinvestav ............................................. 110
Toma de Inventario Fsico de Activos Fijos ................................................. 118
Conciliacin Contable de Activos Fijos ....................................................... 129
Salida-Entrada de Activos Fijos .................................................................. 136
Bajas Registro Contable ............................................................................. 143
Venta de Vehculos..................................................................................... 150
Venta de Bienes y/o Equipos ...................................................................... 157
Formatos y/o anexos ....................................................................................... 164

Participantes en la elaboracin del manual ...................................................... 165
Directorio ......................................................................................................... 166
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ACTA DE AUTORIZACIN DEL MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
ALMACENES E INVENTARIOS
DE CONFORMIDAD CON EL OFICIO NM. 030260 EXPEDIDO POR LA DRA.

ROSALINDA CONTRERAS THEUREL, DIRECTORA GENERAL DEL CENTRO DE
INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N., DE FECHA DE 03 DE
ABRIL DE 2003 Y CON EL PROPSITO DE DAR ORDEN Y CONGRUENCIA A LAS
ACTIVIDADES OPERATIVAS QUE SE REALIZAN, RACIONALIZANDO EL USO DE LOS
RECURSOS Y PRECISANDO CON CLARIDAD LAS RESPONSABILIDADES, SE
AUTORIZA EL PRESENTE MANUAL.
LIC. VCTOR GABRIEL GUTIRREZ LUGO

Secretario Administrativo
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PRESENTACIN
POR LO RELEVANTE DE LAS FUNCIONES ENCOMENDADAS A LAS REAS DE
ALMACENES E INVENTARIOS, EN OFICINAS CENTRALES Y UNIDADES
FORNEAS, ES IMPORTANTE QUE LOS SERVIDORES PBLICOS
RESPONSABLES DEL MANEJO DE ALMACENES Y CONTROL DE
INVENTARIOS, CONOZCAN AMPLIAMENTE LA NORMATIVIDAD APLICABLE Y
DISPONGAN DE UN DOCUMENTO PRCTICO QUE LOS GUE Y ORIENTE EN
SU QUEHACER DIARIO.
EL PROPSITO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS
REAS DE ALMACENES E INVENTARIOS, ES EL DE CONSTITUIR UN
DOCUMENTO DE APOYO Y CONSULTA AL PERSONAL QUE SE DESEMPEA
EN ESTA MATERIA, RAZN POR LA CUAL, CONTIENE LO RELATIVO AL
ASPECTO LEGAL, LOS FORMATOS A UTILIZAR Y LAS DIFERENTES REAS
QUE PARTICIPAN EN CADA PROCEDIMIENTO.
INDIVIDUALMENTE, LOS PROCEDIMIENTOS INCLUYEN LAS NORMAS
JURDICAS QUE LOS SUSTENTAN, SU OBJETIVO, LAS NORMAS DE
OPERACIN Y LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE CADA UNO DE ELLOS.
CABE DESTACAR, QUE LOS PROCEDIMIENTOS PODRN SER MODIFICADOS
Y ACTUALIZADOS, A FIN DE MANTENER SU VIGENCIA Y APLICABILIDAD,
PREVIA REVISIN PERIDICA Y SISTEMTICA QUE EFECTEN LA
SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES, EL DEPARTAMENTO DE
ALMACENES E INVENTARIOS Y LAS UNIDADES FORNEAS.
FINALMENTE, ES DE RESALTAR QUE, COMO DOCUMENTO DE CONSULTA Y
APOYO, DEBER SER DADO A CONOCER Y PERMITIR SU LIBRE ACCESO Y
CONSULTA AL PERSONAL QUE SE ENCUENTRA INVOLUCRADO EN SU
APLICACIN, RAZN POR LA CUAL, INVARIABLEMENTE, PERMANECER EN
LAS INSTALACIONES DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
Y UNIDADES FORNEAS, INDEPENDIENTEMENTE, DE LOS EJEMPLARES QUE
SE RESGUARDEN EN LA SECRETARA ADMINISTRATIVA, CONTRALORA
INTERNA, RELACIONES PBLICAS Y SUBDIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SUBDIRECCIN DE PLANEACIN.
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OBJETIVO DEL MANUAL

NORMAR E INTEGRAR EN UN DOCUMENTO, LOS PROCEDIMIENTOS
RELATIVOS AL MANEJO DE ALMACENES Y CONTROL DE INVENTARIOS, EN
OFICINAS CENTRALES Y UNIDADES FORNEAS DEL CINVESTAV, BASADOS
EN LOS PRECEPTOS APLICABLES DE LAS DISTINTAS MATERIAS JURDICAS Y
APOYADOS CON INFORMACIN SISTEMATIZADA QUE COADYUVE AL
CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES ENCOMENDADAS.
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MARCO JURDICO
DISPOSICIONES CONSTITUCIONALES.
CONSTITUCIN POLTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS.

5-II 1917 Y SUS REFORMAS.
LEYES Y CDIGOS.
LEY GENERAL DE TTULOS Y OPERACIONES DE CRDITO.

D.O.F. 27-VIII-1932 Y SUS REFORMAS.
LEY GENERAL DE SOCIEDADES MERCANTILES.

LEY GENERAL DE INSTITUCIONES Y SOCIEDADES MUTUALISTAS DE

SEGUROS.
LEY FEDERAL DE INSTITUCIONES DE FIANZAS.

D.O.F. 29-XII-1950 Y SUS REFORMAS.
LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.

LEY GENERAL DE DEUDA PBLICA.

LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PBLICO FEDERAL.

LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO.

LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.

LEY FEDERAL DE DERECHOS.

LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES.

D.O.F. 8-I-1982 Y SUS REFORMAS.
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MARCO JURDICO
LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES

PBLICOS.
LEY DE PLANEACIN.
D.O.F. 5-I-1983.
LEY FEDERAL DE LAS ENTIDADES PARAESTATALES.

D.O.F. 14-V-1986 Y SUS REFORMAS.
LEY DE INSTITUCIONES DE CRDITO.

D.O.F. 18-VII-1990 Y SUS REFORMAS.
LEY DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL.

D.O.F. 27-VI-1991 Y SUS REFORMAS.
LEY FEDERAL SOBRE METROLOGA Y NORMALIZACIN.

D.O.F. 1-VII-1992 Y SUS REFORMAS.
LEY FEDERAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.

LEY FEDERAL DEL DERECHO DE AUTOR.

LEY PARA EL FOMENTO DE LA INVESTIGACIN CIENTFICA Y

TECNOLGICA.
D.O.F. 21-V-1999.
LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL

SECTOR PBLICO.
D.O.F. 04-I-2000.
LEY DE INGRESOS DE LA FEDERACIN DEL EJERCICIO FISCAL EN

CURSO.
CDIGO DE COMERCIO.
D.O.F. 13-X-1889 Y SUS REFORMAS.
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MARCO JURDICO
CDIGO CIVIL FEDERAL.

D.O.F. 26-V-1928 Y SUS REFORMAS.
CDIGO FEDERAL DE PROCEDIMIENTOS CIVILES.

D.O.F. 24-II-1943 Y SUS REFORMAS.
CDIGO FISCAL DE LA FEDERACIN.

PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA FEDERACIN DEL EJERCICIO

FISCAL EN CURSO.
PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2001-2006.

D.O.F. 30-V-2001.
REGLAMENTOS.
REGLAMENTO DE LA LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO

PBLICO FEDERAL.
D.O.F. 18-XI-1981 Y SUS REFORMAS.
REGLAMENTO DE LA LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.

REGLAMENTO DEL CDIGO FISCAL DE LA FEDERACIN.

REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE LAS ENTIDADES

PARAESTATALES.
D.O.F. 26-I-1990 Y SUS REFORMAS.
REGLAMENTO DE LA LEY DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL.

D.O.F. 23-XI-1994.
REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DEL DERECHO DE AUTOR.

D.O.F. 22-V-1998.
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MARCO JURDICO
REGLAMENTO DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y

SERVICIOS DEL SECTOR PBLICO.
D.O.F. 20-VIII-2001.
DECRETOS
DECRETO POR MEDIO

INVESTIGACIN Y DE
POLITCNICO NACIONAL.
D.O.F. 5-XI-1960.
DECRETO QUE CREA EL CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE

AVANZADOS DEL INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL Y
ABROGA EL EXPEDIDO CON FECHA 28 DE OCTUBRE
PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN
NOVIEMBRE DE 1960.
D.O.F. 06-V-1961.
DECRETO QUE REFORMA LOS ARTCULOS 7. 10, 15, 17 Y 18 DEL

DECRETO DEL 17 DE ABRIL DE 1961 QUE CREA EL CENTRO DE
INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL INSTITUTO
POLITCNICO NACIONAL.
D.O.F. 29-XII-1970.
DECRETO POR EL QUE EL CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS

AVANZADOS DEL INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL, MANTENDR SU
CARCTER DE ORGANISMO PBLICO DESCENTRALIZADO, CON
PERSONALIDAD JURDICA Y PATRIMONIO PROPIOS Y EL CUAL ABROGA
LOS EXPEDIDOS EL 17 DE ABRIL DE 1961 Y EL 18 DE NOVIEMBRE DE
1970, PUBLICADOS EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN EL 6 DE
MAYO DE 1961 Y 29 DE DICIEMBRE DE 1970, RESPECTIVAMENTE.
D.O.F. 24 IX 1982, FE DE ERRATAS PUBLICADAS EN EL D.O.F. EL 10-XI1982 Y EL 18-I-1983, RESPECTIVAMENTE.
DECRETO POR EL QUE SE

DESARROLLO 2001-2006.
D.O.F. 30-V-2001.
DEL CUAL SE CREA EL CENTRO DE

ESTUDIOS AVANZADOS DEL INSTITUTO
ESTUDIOS
EL CUAL
DE 1960,
EL 5 DE
APRUEBA EL PLAN NACIONAL
DE
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MARCO JURDICO
ACUERDOS.
ACUERDO QUE ESTABLECE LOS CASOS EN QUE DEBERN EXPEDIRSE

ACTAS DE VENTA O FACTURAS DE LOS BIENES QUE SE INDICAN.
D.O.F. 20-VIII-1982.
ACUERDO QUE ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS Y ESTRATEGIAS

GENERALES PARA FOMENTAR EL MANEJO AMBIENTAL DE LOS
RECURSOS EN LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS DE LAS DEPENDENCIAS
Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.
D.O.F. 26-III-1999.
ACUERDO POR EL QUE SE EXPIDE EL CLASIFICADOR POR OBJETO DEL

GASTO PARA LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.
D.O.F. 13-X-2000 Y SUS REFORMAS.
ACUERDO QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES DE PRODUCTIVIDAD,

AHORRO, TRANSPARENCIA Y DESREGULACIN PRESUPUESTARIA EN LA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL PARA EL EJERCICIO FISCAL DEL
AO 2001.
D.O.F. 28-I-2001.
CIRCULARES.
OFICIO-CIRCULAR POR EL CUAL SE HACEN ALGUNAS ACLARACIONES

RELACIONADAS CON LOS LINEAMIENTOS PARA LA CONTRATACIN DE
SEGUROS SOBRE BIENES PATRIMONIALES, A CARGO DE LAS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
FEDERAL.
D.O.F. 19-VIII-1994 Y SUS ACLARACINES.
OFICIO-CIRCULAR
MEDIANTE
EL
CUAL
SE
INFORMA
DEL
PROCEDIMIENTO QUE DEBER OBSERVARSE EN LA CONTRATACIN DE
ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, OBRA PBLICA Y SERVICIOS, EN
LO RELATIVO A LA ACREDITACIN DE LOS PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS DE ENCONTRARSE EL AL CORRIENTE EN EL
CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES FISCALES.
D.O.F. 20-X-1999.
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MARCO JURDICO
NORMAS.
NORMAS RELATIVAS A LA FORMA Y TRMINOS EN QUE LAS

DEPENDENCIAS
DEBERN
ENTERAR
LOS
FONDOS
CORRESPONDIENTES AL PRODUCTO DE LA ENAJENACIN QUE
RECIBAN DE LOS ADJUDICATARIOS DE BIENES MUEBLES.
D.O.F. 10-IX-1988 Y SU FE DE ERRATAS.
LINEAMIENTOS PARA LA CONTRATACIN DE SEGUROS SOBRE BIENES

PATRIMONIALES, A CARGO DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.
D.O.F. 2-V-1994 Y SUS ACLARACIONES.
LINEAMIENTOS QUE DEBERN OBSERVAR LAS DEPENDENCIAS Y

ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL EN LOS
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN DE SEGUROS DE BIENES
PATRIMONIALES Y DE PERSONAS.
D.O.F. 4-VIII-1997.
PROCEDIMIENTO PARA QUE LA COORDINACIN GENERAL DE POLTICA DE

INGRESOS Y DE COORDINACIN FISCAL EMITA SU OPININ RESPECTO A
LOS INGRESOS EXCEDENTES OBTENIDOS DURANTE EL EJERCICIO POR
LAS DEPENDENCIAS, RGANOS ADMINISTRATIVOS DESCONCENTRADOS
O ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL, AS COMO PARA
QUE LAS DIRECCIONES GENERALES
DE PROGRAMACIN Y
PRESUPUESTO SECTORIALES DE LA SUBSECRETARA DE EGRESOS
OTORGUEN LA AUTORIZACIN DE AMPLIACIONES PRESUPUESTARIAS
PARA EJERCER DICHOS INGRESOS.
D.O.F. 30-XI-2000.
LINEAMIENTOS Y ESTRATEGIAS GENERALES PARA FOMENTAR EL

MANEJO AMBIENTAL DE LOS RECURSOS EN LAS OFICINAS
ADMINISTRATIVAS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.
D.O.F. 15-III-2001.
NORMAS PARA LA ADMINISTRACIN Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE

LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.
D.O.F. 3-IX-2001.
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MARCO JURDICO
LISTAS DE PRECIOS MNIMOS DE AVALO PARA DESECHOS DE BIENES

MUEBLES QUE GENEREN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL, PUBLICADAS PERIDICAMENTE
POR LA SECODAM EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN.
MANUALES.
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN DEL CENTRO DE INVESTIGACIN

Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL.
SEPTIEMBRE DE 1999.
MANUAL DE NORMAS PRESUPUESTARIAS PARA LA ADMINISTRACIN

PBLICA FEDERAL.
D.O.F. 4-V-2000 Y SUS REFORMAS, ADICIONES Y ACLARACIONES.
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PROCEDIMIENTOS DEL REA DE

ALMACENES
(OFICINAS CENTRALES)
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN Y EL

REGISTRO DE ENTRADA DE BIENES A LOS
ALMACENES
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PROCEDIMIENTO RECEPCIN Y EL REGISTRO DE ENTRADA

DE BIENES A LOS ALMACENES
RESPONSABLES DE SU APLICACIN
A) RESPONSABLES DE SU INSTRUMENTACIN:
o DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS.
B) CORRESPONSABLES DE SU APLICACIN.
o SECRETARA ADMINISTRATIVA.
o SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES.
o DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES.
o DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
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OBJETIVO
EFECTUAR LA RECEPCIN DE LOS BIENES ADQUIRIDOS POR EL CINVESTAV,
VERIFICANDO QUE LOS MISMOS CUMPLAN CON LO PACTADO EN LOS PEDIDOS
FINCADOS A LOS PROVEEDORES, AS COMO REGISTRAR CORRECTA Y
OPORTUNAMENTE, LA ENTRADA DE TODOS Y CADA UNO DE LOS BIENES QUE
INGRESEN A LOS ALMACENES DE LA ENTIDAD, CON LA FINALIDAD DE MANTENER
ACTUALIZADA LA INFORMACIN RELATIVA A LAS EXISTENCIAS BAJO EL
CONTROL, CUSTODIA, RESGUARDO Y RESPONSABILIDAD DE DICHAS REAS.
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NORMAS DE OPERACIN
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, TENDR LA

RESPONSABILIDAD DE REGISTRAR, OPORTUNA Y PERMANENTEMENTE,
TODAS LAS ENTRADAS DE BIENES A LOS ALMACENES.
LA RECEPCIN DE BIENES DEBER EFECTUARSE PREVIA VERIFICACIN

DE QUE LOS MISMOS CUMPLAN CON LAS CARACTERSTICAS
SEALADAS EN LOS PEDIDOS FINCADOS A LOS PROVEEDORES, TALES
COMO CLASE, TIPO Y CALIDAD REQUERIDAS; CANTIDADES
SOLICITADAS, EN SU CASO, CADUCIDAD DE LOS INSUMOS, ETCTERA.
POSTERIOR A LA RECEPCIN FSICA DE LOS BIENES, EL

DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, PROCEDER A
ELABORAR EL AVISO DE ENTRADA DE MERCANCA AL ALMACN,
UTILIZANDO PARA TAL EFECTO, COMO DOCUMENTOS FUENTE LA COPIA
DEL PEDIDO, COPIA DE LA FACTURA O, EN SU CASO, DE LA REMISIN.
ELABORADO EL AVISO DE ENTRADA, DEBER VERIFICAR Y VALIDAR LA

CORRECTA CAPTURA DE LA MISMA, AS COMO QUE LOS REGISTROS
INDIVIDUALES
DE
LOS
BIENES,
HAYAN
SIDO
AFECTADOS
ADECUADAMENTE.
A MS TARDAR AL SIGUIENTE DA HBIL DE LA RECEPCIN DE BIENES,

EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, DEBER TURNAR
EL ORIGINAL DEL AVISO DE ENTRADA DE MERCANCA AL ALMACN AL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y DOS COPIAS AL DEPARTAMENTO
DE ADQUISICIONES.
SER RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E

INVENTARIOS, EL INMEDIATO Y DEBIDO ACOMODO DE LOS BIENES
RECEPCIONADOS, AS COMO DE SU ADECUADO CONTROL, GUARDA,
CUSTODIA Y RESGUARDO, HASTA EN TANTO, DICHOS BIENES, NO SEAN
ENTREGADOS A LOS USUARIOS FINALES.
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NORMAS DE OPERACIN

OBLIGACIN DE MANTENER PERMANENTEMENTE ACTUALIZADO EL
CATLOGO
DE
BIENES
E
IGUALMENTE,
EL
DISTRIBUIR,
OPORTUNAMENTE, A LAS REAS DEL CINVESTAV QUE CORRESPONDA,
LOS INFORMES O
REPORTES QUE GENERE MENSUAL O
PERIDICAMENTE.
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DESCRIPCIN NARRATIVA
REA RESPONSABLE
NMERO
ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE
LLEVA A CABO UN ANALISIS DE CONSUMO ANUAL Y

PROCEDE
A
LA
ELABORACIN
DE
LAS
REQUISICIONES CORRESPONDIENTES Y LAS TURNA
ADQUISICIONES PARA QUE SE LLEVE A CABO LA
COMPRA.
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
RECIBE REQUISICIONES Y PROCEDE A REALIZAR

LA COMPRA. TURNA AL DEPTO. DE ALMACENES E
INVENTARIOS, COPIA DEL(OS) PEDIDO(S) Y/O
CONTRATO(S) FINCADOS A LOS PROVEEDROES.
DEPARTAMENTO DE
RECIBE
COPIA
DEL(OS)
PEDIDO(S)
Y/O
CONTRATO(S) Y ARCHIVA TEMPORALMENTE.
EN LAS FECHAS PREESTABLECIDAS, RECIBE DE LOS

PROVEEDORES, LOS BIENES PRECISADOS EN LOS
PEDIDOS Y/O CONTRATOS AS COMO LAS FACTURAS
O REMISIONES QUE LOS AMPARAN.
EXTRAE DE ARCHIVO EL PEDIDO Y/O CONTRATO Y

VERIFICA QUE LOS BIENES QUE LE ESTN SIENDO
ENTREGADOS, SEAN CONCORDANTES A LOS
ESTIPULADOS TANTO EN EL PEDIDO Y/O CONTRATO
COMO EN LAS FACTURAS O REMISIONES.
NO COINCIDEN:
RECHAZA Y NO RECIBE LOS BIENES QUE
INCUMPLAN A LO SOLICITADO Y ELABORA ESCRITO
DIRIGIDO AL PROVEEDOR, INDICNDOLE LAS
CAUSAS QUE MOTIVARON ESTE HECHO.
ENTREGA ESCRITO AL PROVEEDOR, OBTIENE
ACUSE,
LO
ARCHIVA,
ENVA
COPIA
AL
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y REINICIA
CON LA ACTIVIDAD No. 4.
SI COINCIDEN:
RECIBE LOS BIENES, SELLA DE RECIBIDO EN EL
ORIGINAL DE LA FACTURA O REMISIN; OBTIENE
COPIA DE LA MISMA, ADJUNTNDOLA A LA COPIA
DEL PEDIDO Y DEVUELVE EL ORIGINAL DE LA
FACTURA O REMISIN AL PROVEEDOR.
INGRESA AL SISTEMA DE SVA Y LIBERA O HACE
EFECTIVA LA ENTRADA DEL MATERIAL.
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REA RESPONSABLE
NMERO
ACTIVIDAD
NO ES CORRECTA LA CAPTURA:
DEPARTAMENTO DE
10
DETECTA ERRORES COMETIDOS, CORRIGE DE

MANERA INMEDIATA Y REINICIA CON LA
ACTIVIDAD No. 9.
SI ES CORRECTA LA CAPTURA:
11
EMITE EL AVISO DE ENTRADA DE MERCANCA AL

ALMACN Y A MS TARDAR AL SIGUIENTE DA
HBIL DE LA RECEPCIN DE LOS BIENES, LO
DISTRIBUYE EN LA SIGUIENTE FORMA:
- ORIGINAL.- PARA EL DEPTO. DE CONTABILIDAD.
- 1. COPIA.- PARA EL DEPTO. DE ADQUISICIONES.
- 2. COPIA.- PARA EL EXPEDIENTE CONSECUTIVO
DE ENTRADAS.
- 3. COPIA.- PARA EL EXPEDIENTE DE PEDIDOS Y
CONTRATOS.
12
PARA EFECTOS DE CONTROL INTERNOS SE

ANOTA COPIA POR AVISO DE ENTRADA DE
MERCANCIA EN LOS PEDIDOS Y CONTRATOS
CORRESPONDIENTE
13
CLASIFICA, DISTRIBUYE Y UBICA LOS BIENES

RECIBIDOS
EN
LAS
REAS
QUE
LES
CORRESPONDAN EN LOS ALMACENES.
14
INSTRUMENTA LOS MECANISMOS QUE LE

PERMITAN EL DEBIDO CONTROL, GUARDA,
CUSTODIA Y RESGUARDO DE LOS BIENES
RECEPCIONADOS, HASTA EN TANTO SON
ENTREGADOS A LOS USUARIOS FINALES.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
2
Recibe
requisiciones,
realiza la compra y
turna copia de
pedidos y contratos
Copia pedidos,
contratos
Inicio
1
Elabora anlisis de
consumo, hace
requisiciones y las
turna
DEPARTAMENTO DE
2
SI
Es correcta la
captura?
NO
10
Requisiciones
Detecta errores y
corrige
3
Recibe copia de
los pedidos y
contratos y archiva
temporalmente
11
Emite aviso de
entrada y
distribuye a quien
corresponde
Copia pedidos,
contratos
Aviso de entrada
1
Recibe los bienes, 4
as como las
facturas o
remisiones que los
amparan
Facturas,
remisiones
12
Anexa copia del
aviso de entrada
en los pedidos y
contratos
Copia de aviso de
entrada
5
Verifica los bienes
que le estn
entregando vs
pedido o contrato
Pedidos y/o
contratos
13
Pedido o contrato
Ubica los bienes
en las reas
correspondientes
SI
14
Coinciden?
Resguarda los
bienes hasta que
son entregados
NO
6
Rechaza y no
recibe los bienes.
Elabora escrito
dirigido al
proveedor.
Escrito
Fin
7
Entrega escrito,
obtiene acuse,
enva copia a
1
adquisiciones y
archiva
Acuse de Escrito
Recibe bienes, sella de

recibido en factura y
adjunta copia de factura
a la copia del pedido.
Devuelve original al
proveedor.
Copia factura
Copia pedido
3
Ingresa al Sistema
SVA y libera la
entrada del
material
Copia factura
9
2
Copia pedido
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PROCEDIMIENTO PARA EL ACOMODO DE

BIENES EN LOS ALMACENES
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PROCEDIMIENTO ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES

DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS.
SECRETARA ADMINISTRATIVA.
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES.
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OBJETIVO
DESARROLLAR UN SISTEMA DE CONTROL EFICAZ Y EFICIENTE QUE
PERMITA MANTENER DEBIDA Y ADECUADAMENTE CLASIFICADOS LOS
BIENES QUE SEAN RECIBIDOS EN LOS ALMACENES, DISTRIBUYNDOLOS Y
UBICNDOLOS EN LUGARES IDNEOS, QUE FACILITEN SU PRONTA
LOCALIZACIN, CUSTODIA, RESGUARDO Y EVITEN EL DETERIORO DE LOS
MISMOS.
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NORMAS DE OPERACIN

CATLOGO DE BIENES.
EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, SER LA

NICA PERSONA QUE PUEDA ASIGNAR CLAVES A LOS NUEVOS BIENES
QUE LLEGUEN A LOS ALMACENES.
LA ASIGNACIN DE CLAVES, PARA LA DEBIDA IDENTIFICACIN DE LOS

BIENES, DEBER LLEVARSE A CABO CONFORME A LO ENMARCADO EN
EL CATLOGO ESTABLECIDO PARA TAL FIN.
EL ACOMODO DE LOS BIENES RECEPCIONADOS DE LOS

PROVEEDORES, SE REALIZAR DE MANERA INMEDIATA POSTERIOR A
SU VERIFICACIN FSICA Y SER EFECTUADO, EXCLUSIVAMENTE, POR
EL PERSONAL ASIGNADO A LOS ALMACENES.
SER RESPONSABILIDAD DEL PERSONAL DE LOS ALMACENES,

CUMPLIR, ENTRE OTRAS, CON LAS SIGUIENTES OBLIGACIONES:
o ACOMODAR LOS BIENES, NICAMENTE, EN LOS LUGARES
ASIGNADOS Y NO UBICARLOS EN REAS TEMPORALES,
PROVISIONALES O EN LOS PASILLOS DE LOS ALMACENES.
o RESPETAR LAS INDICACIONES DEL FABRICANTE DE LOS BIENES,
PARA LLEVAR A CABO SU ACOMODO (POR EJEMPLO: EL NMERO
DE CAJAS POR ESTIBA, EVITAR LUGARES DEMASIADO HUMEDOS
O SECOS, ETC.).
o TENER, DEBIDA Y PERMANENTEMENTE, IDENTIFICADOS LOS
ESTANTES O REAS DONDE SE ACOMODARN LOS BIENES, AS
COMO MANTENERLOS EN CONDICIONES PTIMAS DE USO.
o IMPEDIR LA ENTRADA, A LAS REAS RESTRINGIDAS DE LOS
ALMACENES, A PERSONAS AJENAS A LAS MISMAS.
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NORMAS DE OPERACIN
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, PARA EL

ADECUADO
DESARROLLO
DE
SUS
ACTIVIDADES,
DEBER
INSTRUMENTAR LOS MECANISMOS QUE DOTEN A LOS ALMACENES DE
INSTALACIONES
EN
BUEN
ESTADO
DE
CONSERVACIN
Y
MANTENIMIENTO, AS COMO QUE CUENTEN CON LAS MEDIDAS DE
SEGURIDAD, HIGIENE Y VIGILANCIA IDNEAS.
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REA RESPONSABLE
DEPARTAMENTO DE
NMERO
ALMACENES
COMO RESULTADO DE LOS PEDIDOS FINCADOS

Y UNA VEZ RECIBIDA LA COPIA DE LOS MISMOS:
REVISA EL CATLOGO DE CLAVES DE BIENES Y
DETERMINA SI ES NECESARIO ACTUALIZARLO.
SI ES NECESARIO ACTUALIZARLO:
INGRESA AL SISTEMA DE ALMACENES Y EN LA
OPCIN CATLOGOS/ ARTCULOS/ CATLOGO/
ALTAS, ASIGNA Y CAPTURA LAS NUEVAS CLAVES
DE LOS BIENES.
VERIFICA LA CORRECTA CAPTURA DE CLAVES.
NO ES CORRECTA LA CAPTURA:
DETECTA ERRORES COMETIDOS, CORRIGE DE
MANERA INMEDIATA.
SI ES CORRECTA LA CAPTURA:
EMITE EL CATLOGO DE CLAVES DE BIENES
ACTUALIZADO, LO ARCHIVA TEMPORALMENTE Y
CONTINA CON LA ACTIVIDAD No. 6.
NO ES NECESARIO ACTUALIZARLO:
SOLICITA A LOS ALMACENES QUE DETERMINEN
LOS LUGARES APROPIADOS PARA EL ACOMODO
DE LOS BIENES QUE SERN RECEPCIONADOS.
ALMACENES
ACTIVIDAD
BUSCA EN LOS ESTANTES Y/O

REAS
ESPECFICAS DEL RESPECTIVO ALMACN, SI
EXISTE LUGAR DISPONIBLE O ASIGNADO PARA EL
ACOMODO DE LOS BIENES A RECEPCIONAR.
NO EXISTE LUGAR:
REACOMODA LOS BIENES ALMACENADOS Y DEJA
LUGAR DISPONIBLE PARA EL ACOMODO DE LOS
QUE INGRESARN Y CONTINA CON LA
ACTIVIDAD No. 9.
SI EXISTE LUGAR:
SOLICITA AL REA CORRESPONDIENTE QUE EFECTE
EL ASEO DEL LUGAR QUE SE HA DETERMINADO PARA
ACOMODAR LOS BIENES A RECEPCIONAR.
26/193
Octubre 2006


REA RESPONSABLE
NMERO
ACTIVIDAD
10
ACONDICIONA Y SEALIZA EL LUGAR O SITIO
DONDE SERN ACOMODADOS LOS BIENES, ESTO
ATENDIENDO
A
LAS
CARACTERSTICAS
Y
ESPECIFICACIONES DE CUIDADO DE LOS MISMOS.
11
COMUNICA AL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E

INVENTARIOS, LA DISPONIBILIDAD DE ESPACIO
PARA LA UBICACIN DE LOS BIENES.
12
RECIBE DEL PROVEEDOR LOS BIENES QUE LE

FUERON ADQUIRIDOS O BIENES QUE FUERON
ENVIADOS PARA EFECTOS DE SU RESGUARDO.
13
REVISA LOS BIENES QUE RECIBI, LOS SEPARA Y

CLASIFICA
ATENDIENDO
A
SU
TIPO
Y
CARACTERSITICAS.
14
EXTRAE DE ARCHIVO EL CATLOGO DE CLAVES

DE BIENES Y ASIGNA CLAVE DE IDENTIFICACIN.
15
INSTRUYE AL PERSONAL DE LOS ALMACENES,

PARA QUE EFECTEN EL ACOMODO DE LOS
BIENES EN LOS LUGARES ASIGNADOS Y ARCHIVA
CATLOGO.
ALMACENES
16
RESPETANDO
LAS
INDICACIONES
Y
ESPECIFICACIONES DEL FABRICANTE, LLEVAN A
CABO EL ACOMODO DE LOS BIENES Y, AL
CONCLUIR, INFORMAN AL DEPARTAMENTO DE
ALMACENES E INVENTARIOS.
DEPARTAMENTO DE
17
INSTRUMENTA
LOS
MECANISMOS
PARA
MANTENER LAS INSTALACIONES DE LOS
ALMACENES
EN
BUEN
ESTADO
DE
CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO, AS COMO
QUE
CUENTEN
CON
LAS
MEDIDAS
DE
SEGURIDAD, HIGIENE Y VIGILANCIA IDNEAS.
DEPARTAMENTO DE
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
27/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
RECIBE DEL PROVEEDOR
LOS BIENES
ADQUIRIDOS
12
INICIO
RESULTADO DE
LOS
PEDIDOS FINCADOS
13
1
EXTRAE DE ARCHIVO
CATLOGO Y ASIGNA
CLAVE DE IDENT.
14
CATLOGO
NO
BUSCA LUGAR DISPONIBLE

PARA ACOMODO
DE LOS BIENES
7
REVISA BIENES
RECIBIDOS Y LOS
CLASIFICA
REVISA CATLOGO DE
CLAVES Y DETERMINA
ACTUALIZACIN O NO
ALMACENES
EXISTE
LUGAR
NO
REACOMODA BIENES
ALMACENADOS Y
CONTINA C/ ACT. No. 9
8
CATLOGO
NECESITA
ACTUALIZA
R
INSTRUYE A ALMACENES
PARA ACOMODAR BIENES
Y ARCHIVA CATLOGO
15
S
INGRESA AL SISTEMA Y
CAPTURA LAS NUEVAS
CLAVES DE LOS BIENES
2
CATLOGO
CATLOGO
SOLICITA SE EFECTE ASEO

DEL LUGAR P/ ACOMODO DE
BIENES
9
ACONDICIONA Y SEALIZA
EL LUGAR PARA EL
ACOMODO DE BIENES
10
COMUNICA DISPONIBILIDAD
DE ESPACIO PARA
UBICAR LOS BIENES
11
VERIFICA LA CORRECTA
CAPTURA DE
CLAVES
3
CATLOGO
CAPTURA
CORRECTA
NO
S
EMITE CATLOGO
ACTUALIZADO Y ARCHIVA
TEMPORALMENTE
5
SEGN ESPECIFICACIONES
ACOMODAN LOS BIENES Y
AL CONCLUIR, INFORMAN
16
DETECTA ERRORES
COMETIDOS, CORRIGE
DE MANERA
INMEDIATA.
4
CATLOGO
INSTRUMENTAMECANISMOS
DE CONSERV. Y MTMTO.
DE ALMACENES
17
CATLOGO
SOLICITA A ALMACENES
DETERMINEN LUGAR P/ EL
ACOMODO DE BIENES
6
TRMINO
28/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE BIENES

SOLICITADOS Y EL REGISTRO POR SU
SALIDA DE LOS ALMACENES
29/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO ENTREGA DE BIENES SOLICITADOS Y EL REGISTRO POR SU

REAS INTEGRANTES DEL CINVESTAV. (USUARIOS)
30/193
Octubre 2006


OBJETIVO
EFECTUAR LA ENTREGA DE LOS BIENES REQUERIDOS POR LAS REAS
SOLICITANTES DEL CINVESTAV, CON LA FINALIDAD DE QUE ESTAS CUENTEN
CON LOS INSUMOS NECESARIOS PARA REALIZAR EFICAZ Y EFICIENTEMENTE
LAS ACTIVIDADES QUE LES HAN SIDO ENCOMENDADAS, AS COMO REGISTRAR
CORRECTA Y OPORTUNAMENTE, LA SALIDA DE TODOS Y CADA UNO DE LOS
BIENES EN PODER DE LOS ALMACENES DE LA ENTIDAD, CON EL PROPSITO DE
MANTENER ACTUALIZADA LA INFORMACIN RELATIVA A LAS EXISTENCIAS BAJO
SU CONTROL, CUSTODIA, RESGUARDO Y RESPONSABILIDAD.
31/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, EFECTUAR EL
SURTIMIENTO DE BIENES SOLICITADOS POR LAS DISTINTAS REAS DEL

CINVESTAV, NICA Y EXCLUSIVAMENTE, A TRAVS DEL SISTEMA SVA.
LOS FORMATOS DENOMINADOS SOLICITUD-VALE DE ABASTECIMIENTO
Y ORDEN DE TRABAJO-ABASTECIMIENTO, UNICAMENTE SE UTILIZARAN

CUANDO POR CAUSAS DE FUERZA MAYOR EL SISTEMA DEJE DE
FUNCIONAR. LOS FORMATOS DEBERN ESTAR ADECUADAMENTE
REQUISITADOS.
LAS
DISTINTAS REAS DEL CINVESTAV, NICAMENTE, PODRN

SOLICITAR AL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, EL
SURTIMIENTO DE BIENES, DENTRO DE LOS HORARIOS ESTABLECIDOS.
LA ENTREGA DE BIENES DEBER EFECTUARSE PREVIA VERIFICACIN
DE QUE LOS MISMOS CUMPLEN Y SON COINCIDENTES CON LAS

CARACTERSITICAS Y CANTIDADES SEALADAS EN LA SOLICITUD-VALE
DE ABASTECIMIENTO Y/U ORDEN DE TRABAJO-ABASTECIMIENTO, AS
COMO DE QUE EN DICHOS DOCUMENTOS, EST PLASMADA LA FIRMA DE
RECIBIDO POR PARTE DEL REA USUARIA.
32/193
Octubre 2006


REA RESPONSABLE
NMERO
ACTIVIDAD
USUARIOS
IDENTIFICA LAS NECESIDADES DE ABASTECIMIENTO

DE SU DEPARTAMENTO.
UNA VEZ IDENTIFICADAS LAS NECESIDADES DE

ABASTECIMIENTO, INGRESA A LA PGINA WEB
DEL
DEPARTAMENTO
DE
ALMACN
DE
INVENTARIOS, E IMPRIME SU TICKET DE
AUTORIZACIN.
INGRESA A LA PGINA WEB DE ALMACEN E

INVENTARIOS A CONSULTA DE AUTORIZACIONES
POR ABASTECER
IMPRIME SOLICITUD PROVICIONAL DE VALE DE

ABASTECIMIENTO SVA.
PREPARA LOTE DE LA MERCANCA SOLICITADA.
SE COMUNICA VA TELFONICA CON EL

USUARIOS PARA RECABAR FIRMA AUTORIZADA.
USUARIO(S)
RECIBE SVA COSTEADA Y RECABA FIRMA.
DEPARTAMENTO DE
ALMACENES E INVNETARIOS
RECIBE SVA DEBIDAMENTE AUTORIZADA.
ENTREGA MATERIAL REQUERIDO Y ENTREGA

MATERIAL. SOLICITA FIRMA DE CONFORMIDAD.
10
RECIBE EN SU
CONFORMIDAD.
11
EMITE PLIZA DE SALIDAS DE BIENES DEL

ALMACN
JUNTO
CON
EL
VALE
DE
ABASTECIMIENTO, DE LA SIGUIENTE MANERA:
- 1. COPIA.- PARA EL EXPEDIENTE.
DEPARTAMENTO DE
USUARIO(S)
TOTALIDAD
FIRMA
DE
FIN DE PROCEDIMIENTO
33/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE
ALMACN E INVENTARIOS
USUARIO(S)
3
INGRESA AL SISTEMA Y
CONSULTA
AUTORIZACIONES POR
ABASTECER
Inicio
1
IDENTIFICA LAS
NECESIDADES DE
ABASTECIMIENTO DE SU
DEPARTAMENTO.
IDENTIFICADAS ,
INGRESA A LA PGINA
WEB DE ALMACN DE
INVENTARIOS, E
IMPRIME SU TICKET
DE AUTORIZACIN.
4
IMPRIME SOLICITUD
PROVICIONAL VALE
DE ABASTECIMIENTO
SVA.
SVA
5
PREPARA LOTE DE LA
MERCANCA
SOLICITADA.
Ticket de
autorizacin
6
SE COMUNICA VA
TELFONICA CON EL
USUARIOS PARA
RECABAR FIRMA
AUTORIZADA.
7
RECIBE SVA
COSTEADA Y RECABA
FIRMA
8
RECIBE SVA
DEBIDAMENTE
AUTORIZADA
SVA
SVA
10
9
ENTREGA MATERIAL
REQUERIDO Y
SOLICITA FIRMA DE
CONFORMIDAD
RECIBE EN SU
TOTALIDAD Y FIRMA
DE CONFORMIDAD
SVA
SVA
EMITE PLIZA DE
SALIDAS DE BIENES
DEL ALMACN JUNTO
CON EL VALE DE
ABASTECIMIENTO, DE
LA SIGUIENTE MANERA:
11
Poliza Salida de
Bienes
Fin
34/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIN

35/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO DEVOLUCIN DE BIENES A LOS ALMACENES

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES.
REAS INTEGRANTES DEL CINVESTAV.
36/193
Octubre 2006


OBJETIVO
SISTEMATIZAR LAS ACTIVIDADES QUE DEBE REALIZAR LA SUBDIRECCIN
DE RECURSOS MATERIALES DEL CINVESTAV, A TRAVS DE SU
DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, PARA LA RECEPCIN Y
EL REGISTRO DE LOS BIENES QUE SON DEVUELTOS A LOS ALMACENES
POR LAS DISTINTAS REAS QUE INTEGRAN A LA ENTIDAD.
37/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
LAS REAS DEL CINVESTAV, SOLAMENTE PODRN EFECTUAR

DEVOLUCIN DE BIENES A LOS ALMACENES, DENTRO DE LOS CINCO
DAS HBILES POSTERIORES A SU RETIRO, SITUACIN QUE DEBER
SER COMPROBADA CON LA SOLICITUD-VALE DE ABASTECIMIENTO Y/O
LA ORDEN DE TRABAJO-ABASTECIMIENTO. CABE SEALAR QUE, EN
CASOS EXCEPCIONALES, SE PODRN EFECTUAR DEVOLUCIONES
FUERA DE DICHO PLAZO, PREVIA SOLICITUD DE LAS REAS Y
AUTORIZACIN POR PARTE DE LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES.
PARA LA DEVOLUCIN DE BIENES A LOS ALMACENES, LAS REAS DEL

CINVESTAV, DEBERN JUSTIFICAR POR ESCRITO LAS CAUSALES DE
DICHO EVENTO, ENTRE LAS QUE SE PUEDEN SEALAR:
o MAL FUNCIONAMIENTO DEL BIEN.
o DEFECTOS EN SU FABRICACIN.
o DESAPARICIN DE SU NECESIDAD.
o PROXIMIDAD EN SU FECHA DE CADUCIDAD.
o ETCTERA.
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, DEBER

VERIFICAR QUE LOS BIENES DEVUELTOS POR LAS REAS DEL
CINVESTAV, SE ENCUENTRAN EN LAS MISMAS CONDICIONES EN QUE
LES FUERON ENTREGADOS.
A MS TARDAR AL SIGUIENTE DA HBIL DE LA RECEPCIN DE BIENES,

EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, DEBER TURNAR
EL ORIGINAL DEL AVISO DE ENTRADA DE MERCANCA AL ALMACN POR
DEVOLUCIN AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y, EN LOS CASOS
PROCEDENTES, A TRAVS DE UNA COPIA, NOTIFICAR AL
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES, SOBRE AQUELLOS BIENES QUE
CORRESPONDA GESTIONAR SU DEVOLUCIN Y REPOSICIN ANTE LOS
RESPECTIVOS PROVEEDORES.
38/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
SOBRE AQUELLOS BIENES QUE SEAN DEVUELTOS Y ESTN EN

CONDICIONES PTIMAS PARA SU USO, SER RESPONSABILIDAD DEL
DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, SU INMEDIATO Y
DEBIDO ACOMODO EN LOS LUGARES O REAS QUE LES
CORRESPONDAN, AS COMO DE SU ADECUADO CONTROL, GUARDA,
CUSTODIA Y RESGUARDO, HASTA EN TANTO, DICHOS BIENES, VUELVAN
A SER ENTREGADOS A LOS USUARIOS FINALES.

CATLOGO
DE
BIENES
E
IGUALMENTE,
EL
DISTRIBUIR,
LOS INFORMES O REPORTES QUE GENERE MENSUAL O
PERIDICAMENTE.
39/193
Octubre 2006


REA RESPONSABLE
NMERO
ACTIVIDAD
REA
USUARIA
DETERMINA
LOS
BIENES
QUE
SERN
DEVUELTOS A LOS ALMACENES Y OBTIENE
COPIA DEL VALE DE ABASTECIMIENTO CON EL
QUE LOS OBTUVO.
SE PRESENTA EN LOS ALMACENES Y ENTREGA

BIENES A DEVOLVER, JUNTO CON EL NMERO DE
DEVOLUCIN
INGRESA AL SISTEMA Y REGISTRA EL NM. DE

DEVOLUCIN. RECIBE DE LAS REAS USIARIAS
LOS BIENES.
VERIFICA QUE LOS BIENES QUE LE ESTN

SIENDO DEVUELTOS, SEAN CONCORDANTES
CON LOS INDICADOS POR EL SISTEMA.
ALMACENES
ALMACENES
NO COINCIDEN:
RECHAZA Y NO RECIBE LOS BIENES SUJETOS A
DEVOLUCIN E INDICA LAS CAUSAS QUE
MOTIVARON ESTE HECHO. REINICIA CON LA
ACTIVIDAD No. 2
SI COINCIDEN:
VERIFICA QUE LOS BIENES SUJETOS A
DEVOLUCIN SE ENCUENTREN EN LAS
MISMAS CONDICIONES EN QUE FUERON
ENTREGADOS.
NO ESTN EN LAS MISMAS CONDICIONES:

RECHAZA Y NO RECIBE LOS BIENES E INDICA LAS
CAUSAS QUE MOTIVARON ESTE HECHO.
SI ESTN EN LAS MISMAS CONDICIONES:
RECIBE LOS BIENES SUJETOS A DEVOLUCIN,
IMPRIME FORMATOS DE DEVOLUCIN DA
COPIA
LA
USUARIO
E
INFORMA
AL
DEPARTAMENTO
DE
ALMACENES
E
INVENTARIOS.
40/193
Octubre 2006


REA RESPONSABLE
REA
USUARIA
DEPARTAMENTO DE
NMERO
ACTIVIDAD
9
RECIBE LA COPIA SELLADA DEL ESCRITO DE
JUSTIFICACIN Y LA ARCHIVA.
10
11
12
DETERMINA SI EXISTEN BIENES QUE SEA

PROCEDENTE,
GESTIONAR
ANTE
LOS
PROVEEDORES RESPECTIVOS, SU DEVOLUCIN
Y REPOSICIN.
NO PROCEDE LA DEVOLUCIN A PROVEEDORES:
DISTRIBUYE EL AVISO DE ENTRADA POR
CONCEPTO DE DEVOLUCIN, COMO ADELANTE
SE INDICA Y CONTINA CON LA ACTIVIDAD No. 15
SI PROCEDE LA DEVOLUCIN A PROVEEDORES:
DISTRIBUYE EL AVISO DE ENTRADA POR
CONCEPTO DE DEVOLUCIN, COMO SE INDICA A
CONTINUACIN:
- 1. COPIA.- PARA EL DEPTO DE ADQUISICIONES.
- 2. COPIA.- PARA EL EXPEDIENTE.
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
13
RECIBE COPIA DEL AVISO DE ENTRADA DE

MERCANCA AL ALMACN POR CONCEPTO DE
DEVOLUCIN Y REALIZA LAS GESTIONES
PERTINENTES
ANTE
LOS
RESPECTIVOS
PROVEEDORES.
DEPARTAMENTO DE
14
PARA EFECTOS DE CONTROL, ANOTA EN EL

ESCRITO DE JUSTIFICACIN, EL FOLIO DEL AVISO
DE ENTRADA DE MERCANCA AL ALMACN POR
CONCEPTO
DE
DEVOLUCIN
QUE
LE
CORRESPONDI Y LO ARCHIVA JUNTO CON EL
ESCRITO, LA RELACIN Y LA COPIA DEL VALE DE
ABASTECIMIENTO.
15
CLASIFICA, DISTRIBUYE Y UBICA LOS BIENES

RECIBIDOS POR CONCEPTO DE DEVOLUCIN, EN
LAS REAS QUE LES CORRESPONDAN EN LOS
ALMACENES.
16
INSTRUMENTA LOS MECANISMOS QUE LE PERMITAN

EL DEBIDO, CONTROL, GUARDA, CUSTODIA Y
RESGUARDO DE LOS BIENES RECEPCIONADOS POR
CONCEPTO DE DEVOLUCIN, HASTA EN TANTO SON
ENTREGADOS, NUEVAMENTE, A LOS USUARIOS
FINALES.
41/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
USUARIA REA
DEPARTAMENTO DE
ALMACENES
1
INICIO
DETERMINA BIENES A
DEVOLVER Y OBTIENE
COPIA VALE ABAST.
1
REGISTRA EL NM. DE
DEVOLUCIN. RECIBE
LOS BIENES.
3
COPIA VALE
COPIA VALE
NM. DEV.
VERIFICA LOS BIENES

CORRESPONDA CON LOS
INDIICADOS POR EL
SISTEMA.
DETERMINA SI EXISTEN
BIENES QUE GESTIONAR
ANTE LOS PROVEEDORES
RESPECTIVOS
4
COPIA VALE
NM. DEV.
10
COPIA VALE
VA AL ALMACN Y ENTREGA
BIENES A DEVOLVER, JUNTO
CON EL NMERO DE
DEVOLUCIN
NM. DEV.
COINCIDEN
COPIA VALE
NM. DEV.
NO
VERIFICA CONDICIONES
DE LOS BIENES, IGUALES
A LA ENTREGA
6
COPIA VALE
11
RECHAZA, NO RECIBE
BIENES, INDICA CAUSAS Y
REINICIA C/ACT. No. 2
COPIA VALE
NO
PROCEDE
DEV. PROV
NM. DEV.
DISTRIBUYE AVISO DE
ENTRADA POR DE
DEVOLUCIN, COMO
ADELANTE SE INDICA
AVISO ENT.
NM. DEV.
AVISO ENT.
S
5
DISTRIBUYE EL AVISO DE
ENTRADA POR CONCEPTO
DE DEVOLUCIN,
COPIA VALE
NM. DEV.
- CONT.
- EXP.
- EXP.
12
COPIA VALE
RECHAZA,
NO RECIBE BIENES
E INDICA CAUSAS
NO
MISMAS
CONDICIONES
- ADQ.
NM. DEV.
AVISO ENT.
7
S
COPIA VALE
NM. DEV.
RECIBE COPIA SELLADA DE

ESCRITO JUSTIFICACIN Y
LA ARCHIVA
9
RECIBE BIEN ES IMPRIME

FORMA TOS DE
DEVOLUCIN DA COP IA
LA USUARIO E INF ORMA
8
COPIA VALE
RECIBE COPIA DEL AVISO DE

ENTRADA DE MERCANCA Y
REALIZA LAS GESTIONES ANTE
PROVEEDORES.
- CONT.
- EXP.
13
ANOTA EN EL ESCRITO LOS DATOS
CORRESPODONDIENTES Y LO
ARCHIVA NM DEV., LA RELACIN Y
LA COPIA DEL VALE
AVISO ENT.
2
14
NM. DEV.
COPIA VALE
NM. DEV.
ESCRITO
AVISO ENT.
UBICA LOS BIENES

RECIBIDOS POR
DEVOLUCIN, EN LAS REAS
CORRESPONDIENTES.
15
INSTRUMENTA EL
RESGUARDO DE LOS BIENES
HASTA QUE SEAN
ENTREGADOS, NUEVAMENTE.
16
TRMINO
42/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE

REPORTES DE LOS ALMACENES
43/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO EMISIN DE REPORTES DE LOS ALMACENES

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
44/193
Octubre 2006


OBJETIVO
EMITIR Y ENVIAR OPORTUNAMENTE LOS REPORTES QUE GENERA MENSUAL O
PERIDICAMENTE, EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, A LAS
REAS DIRECTIVAS, DE CONTABILIDAD, RGANO DE CONTROL INTERNO Y
AUDITORA EXTERNA, AS COMO PARA CUALQUIER OTRO RGANO
FISCALIZADOR O DE COORDINACIN QUE LOS REQUIERA, ESTO CON LA
FINALIDAD DE INFORMAR LOS MOVIMIENTOS Y EXISTENCIAS REALES DE BIENES
EN LOS ALMACENES Y DICHOS ENTES CUENTEN CON ELEMENTOS SUFICIENTES
PARA UNA ADECUADA TOMA DE DECISIONES.
45/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

RESPONSABILIDAD QUE, EN LOS PLAZOS ESTABLECIDOS Y DE MANERA
CORRECTA, SEAN EMITIDOS LOS REPORTES QUE SON GENERADOS EN
LOS ALMACENES, LOS CUALES SE HARN LLEGAR A LAS REAS
CORRESPONDIENTES, A TRAVS DE LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES,
PREVIA
APROBACIN
DE
LA
SECRETARA
ADMINISTRATIVA.
SER OBLIGACIN DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E

INVENTARIOS EL RESPALDAR, EN MEDIOS MAGNTICOS, TODA LA
INFORMACIN QUE SE GENERE EN LOS ALMACENES E, IGUALMENTE,
CONSERVAR COPIA DE LOS REPORTES QUE EMITA.
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, PREVIO A LA

EMISIN DE REPORTES, DEBER VERIFICAR. COMPROBAR Y VALIDAR
LA CORRECTA CAPTURA DE LA INFORMACIN CONTENIDA EN LOS
DOCUMENTOS FUENTE, AS COMO DE QUE LOS REGISTROS
INDIVIDUALES
DE
LOS
BIENES,
HAYAN
SIDO
AFECTADOS
ADECUADAMENTE.
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, DEBER

CONCILIAR MENSUALMENTE, LAS CIFRAS CONTENIDAS EN SUS
REGISTROS CONTRA LAS QUE OBREN EN EL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD Y, EN SU CASO, ACLARAR LAS POSIBLES DIFERENCIAS
QUE SURJAN, RESULTADO DE DICHA CONCILIACIN.
LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES EN COORDINACIN CON EL

RGANO DE CONTROL INTERNO EN EL CINVESTAV, PERIDICAMENTE,
DICTAMINARN LOS BIENES SUSCEPTIBLES A SER DADOS DE BAJA POR
DETERIORO, ROTURA, MAL ESTADO, CADUCIDAD, ETCTERA.
46/193
Octubre 2006


REA RESPONSABLE
NMERO
DEPARTAMENTO DE
ACTIVIDAD
EL LTIMO DA HBIL DE CADA MES:
EMITE LISTADOS PREVIOS DE LOS REPORTES
QUE SON GENERADOS MENSUALMENTE, TALES
COMO KARDEX, REPORTE DE MOVIMIENTOS,
CONSUMO
POR
ARTCULO
Y
POR
DEPARTAMENTO.
CONJUNTAMENTE CON EL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD,
CONCILIA
LAS
CIFRAS
CONTENIDAS EN LOS REPORTES CONTRA LAS
CONSIGNADAS EN LOS REGISTROS CONTABLES
Y, EN SU CASO, DETERMINA DIFERENCIAS.
SI EXISTEN DIFERENCIAS:
ACLARA LAS DIFERENCIAS, DETERMINANDO SU
ORIGEN Y, EN SU CASO, GENERA LOS
MOVIMIENTOS QUE CORRESPONDAN PARA SU
CORRECCIN. CONTINUA CON LA ACTIVIDAD No. 6.
NO EXISTEN DIFERENCIAS:
OBTIENE Vo. Bo. DE CONFORMIDAD EN LA
CONCILIACIN POR PARTE DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD.
EMITE REPORTES DEFINITIVOS, RESPALDA LA

INFORMACIN DE LOS MISMOS EN MEDIOS
MAGNTICOS Y ARCHIVA LISTADOS PREVIOS.
ELABORA OFICIOS CON ACUSES, PARA ENVO DE

LA CONCILIACIN A LAS REAS INTERNAS Y
EXTERNAS QUE CORRESPONDAN.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
47/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE
1
INICIO
EL LTIMO DA
HBIL DE CADA
MES
ELABORA OFICIOS P/
ENVAR CONCILIACIN
A REAS INT. Y EXT.
6
EMITE LISTADOS
PREVIOS QUE GENERA
MENSUALMENTE
REPORTES
OFICIOS
1
LISTADOS
TRMINO
CONCILIA CIFRAS CON

CONTABILIDAD Y
DETERMINA DIFERENCIAS
2
LISTADOS
EXISTE
DIFERENCIA
NO
ACLARA, DETERMINA
ORIGEN, CORRIGE Y
3
LISTADOS
OBTIENE Vo. Bo. EN LA

CONCILIACIN POR PARTE
DE CONTABILIDAD
4
LISTADOS
EMITE REPORTES
DEFINITIVOS, RESPALDA INF.
Y ARCHIVA PREVIOS
5
LISTADOS
REPORTES
48/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FSICA DE

INVENTARIOS Y LA DETERMINACIN DE DIFERENCIAS
EN LOS ALMACENES
49/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO TOMA FSICA DE INVENTARIOS Y LA DETERMINACIN DE

DIFERENCIAS EN LOS ALMACENES
RGANO DE CONTROL INTERNO EN EL CINVESTAV.
50/193
Octubre 2006


OBJETIVO
CONTAR CON UN DOCUMENTO QUE SIRVA COMO GUA PARA LA TOMA FSICA DE
LOS INVENTARIOS DE BIENES, CONTENIDOS EN LOS ALMACENES DE LA
ENTIDAD, Y COMO INSTRUMENTO PARA LA INDUCCIN DEL PERSONAL QUE
INTERVIENE EN DICHO PROCESO, AS COMO GARANTIZAR QUE LOS CONTROLES
Y PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS PARA DICHA TOMA FSICA, SEAN PTIMOS,
EFICACES Y EFICIENTES.
51/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

OBLIGACIN DE EFECTUAR, POR LO MENOS UNA VEZ AL MES, PRUEBAS
SELECTIVAS DE LAS EXISTENCIAS FSICAS DE BIENES EN LOS
ALMACENES, A FIN DE QUE, CON OPORTUNIDAD, DETECTE Y CORRIJA
LAS POSIBLES DESVIACIONES QUE RESULTEN DE DICHAS PRUEBAS.
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, SER EL

RESPONSABLE DE COORDINAR LA TOMA DE LOS INVENTARIOS FSICOS
DE BIENES UBICADOS EN LOS ALMACENES PROPIEDAD DE LA ENTIDAD.
LA TOMA FSICA DE INVENTARIOS, INVARIABLEMENTE SE DEBER

EFECTUAR EN EL MES NOVIEMBRE DE CADA EJERCICIO FISCAL.
EL SISTEMA DE ALMACENES E INVENTARIOS, DEBER COMUNICAR CON

ANTICIPACIN, LA FECHA PROGRAMADA PARA LA TOMA FSICA DE LOS
INVENTARIOS, A LAS REAS DE CONTRALORA INTERNA, CONTABILIDAD
Y, EN SU CASO, A AUDITORA EXTERNA, PARA SU INTERVENCIN Y
PARTICIPACIN; AS COMO A LAS DISTINTAS REAS DEL CINVESTAV,
PARA QUE CON ANTELACIN A DICHO EVENTO Y ACORDE A LOS
PERODOS QUE TENGAN ESTABLECIDOS, SOLICITEN LOS BIENES QUE
LES SEAN NECESARIOS, YA QUE DURANTE LA PRCTICA DEL
INVENTARIO
NO
SERN
ATENDIDAS
LAS
SOLICITUDES
DE
ABASTECIMIENTO DE BIENES.
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, DEBER TENER

CORRECTAMENTE ACOMODADOS Y CLASIFICADOS LOS BIENES A
INVENTARIAR; ELABORAR UN CROQUIS DE LOS ALMACENES, QUE
CONTENGA LA ZONA, SECCIN, PASILLO, ANAQUEL O ESTANTE, AS COMO
LA CLAVE Y DESCRIPCIN DE CADA BIEN, Y VERIFICAR UN DA NTES DE LA
TOMA FSICA DEL INVENTARIO, QUE CADA ZONA, SECCIN, PASILLO,
ANAQUEL O ESTANTE, TENGA ADHERIDO SU RESPECTIVO SEALAMIENTO,
PARA FACILITAR SU LOCALIZACIN.
52/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
PARA LA TOMA FSICA DE LOS INVENTARIOS, SE ESTABLECER UNA MESA

DE CONTROL, LA CUAL ESTAR INTEGRADA POR PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, UN RESPONSABLE DE
CADA

INVENTARIOS, TENER EN ORDEN LOS ALMACENES, AS COMO PREPARAR LA
INFORMACIN Y DOCUMENTACIN QUE SE UTILIZAR PARA LA TOMA FSICA DE
LOS INVENTARIOS, CON POR LO MENOS TRES DAS HBILES DE
ANTICIPACIN.
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, PREVIO A LA TOMA

DEL INVENTARIO, DEBER VERIFICAR QUE NO EXISTAN DOCUMENTOS
PENDIENTES DE ELABORAR O CAPTURAR EN LO CONCERNIENTE A
ENTRADAS Y SALIDAS, Y QUE ESTN DEBIDAMENTE ACTUALIZADOS LOS
REGISTROS DE LOS BIENES UBICADOS EN LOS ALMACENES.

PRCTICA DEL INVENTARIO, DEBER ELABORAR RELACIONES DE LOS
BIENES QUE SE ENCUENTREN EN ALGUNO DE LOS SIGUIENTES
SUPUESTOS Y LAS CUALES CONTENDRN EL NOMBRE DE LOS MISMOS,
SU CLAVE, CANTIDAD DE BIENES, COSTO UNITARIO Y COSTO TOTAL:
o POR NULO DESPLAZAMIENTO.- SE SEALAR EL PERODO A
PARTIR DEL CUAL NO HAYAN TENIDO MOVIMIENTO LOS BIENES
QUE SE INDIQUEN.
o POR OBSOLESCENCIA.
o POR CADUCIDAD O MAL ESTADO.
o EN PODER DE TERCEROS.- SEALAR EL NOMBRE Y DIRECCIN
DEL TERCERO. ESTOS BIENES SE CONSIDERARN PARA
EFECTOS DEL INVENTARIO.
53/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
o EN PODER DEL CINVESTAV, PROPIEDAD DE TERCEROS.- SEALAR
EL NOMBRE Y DIRECCIN DEL PROPIETARIO. ESTOS BIENES NO SE
CONSIDERARN PARA EFECTOS DEL INVENTARIO, ESTARN
UBICADOS
EN
REAS
SEPARADAS,
IDENTIFICADAS
Y
DEBIDAMENTE ACORDONADAS.
o FACTURADOS Y NO ENTREGADOS POR EL PROVEEDOR.- NO SE
CONSIDERARN PARA EFECTOS DEL INVENTARIO, PERO DEBER
VERIFICARSE QUE CONTABLEMENTE EST CREADO EL PASIVO Y
SE OTORGAR EL SEGUIMIENTO DE ESTOS CASOS HASTA QUE SE
LLEVE A CABO LA ENTRADA Y RECEPCIN FSICA DE LOS BIENES.
o FACTURADOS, ENTREGADOS Y NO REGISTRADOS EN KARDEX.ESTARN UBICADOS EN REAS SEPARADAS, IDENTIFICADAS Y
DEBIDAMENTE ACORDONADAS. ESTOS BIENES SE INVENTARIARN
POR SEPARADO Y SE LES DAR SEGUIMIENTO HASTA SU
INCLUSIN EN LOS REGISTROS DE LOS ALMACENES.
o RECIBIDOS Y NO FACTURADOS POR EL PROVEEDOR O
ENTREGADOS DURANTE LA PRCTICA DEL INVENTARIO.- SE
PROCEDER CONFORME A LO SEALADO EN EL INCISO
ANTERIOR.
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, CON LA DEBIDA

ANTICIPACIN A LA TOMA DE LOS INVENTARIOS FSICOS, DEBER:
o MARBETEAR TODOS Y CADA UNO DE LOS BIENES SUJETOS A
INVENTARIO, CONFORME SE INDIQUE EN LAS PRESENTES
NORMAS.
o ELABORAR UNA CDULA DE CONTROL DE MARBETES QUE
CONTENGA, COMO MNIMO:
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Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
EL TOTAL DISPUESTO EN CADA SECCIN, PASILLO,

ETCTERA, INDICANDO EL NMERO DE FOLIO INICIAL Y
FINAL.
EL TOTAL DE LOS QUE SE ENCUENTRAN EN BLANCO Y

SUSCEPTIBLES DE UTILIZARSE EN AQUELLOS BIENES QUE
POR ERROR U OMISIN NO FUERON MARBETEADOS
OPORTUNAMENTE, SEALANDO SUS NMEROS DE FOLIO.
ESPACIO PARA ANOTAR EL TOTAL DE MARBETES

REALMENTE UTILIZADOS EN EL INVENTARIO Y DESCRITOS
LOS NMEROS DE FOLIO INICIAL Y FINAL.
o OBTENER DEL SISTEMA, UN LISTADO DE LOS BIENES EXISTENTES

EN LOS ALMACENES QUE CONTENGA EL NOMBRE DE LOS
MISMOS, SU CLAVE Y TRES COLUMNAS QUE SE INTITULARN 1er.
CONTEO, 2 CONTEO Y ACLARACIN.
o ELABORAR EL CATLOGO DEL PERSONAL QUE INTERVENDR EN
EL INVENTARIO, ORDENADO POR PAREJAS Y CONTENIENDO EL
NOMBRE DE CADA SERVIDOR PBLICO PARTICIPANTE, SUS
INICIALES, SU ANTEFIRMA Y SU FIRMA.
AL DA DE INCIO DEL INVENTARIO, SE DEBER CONTAR CON UN TANTO

DEL KARDEX DE BIENES ACTUALIZADO Y, PREVIO A LA TOMA FSICA,
EFECTUAR EL CORTE DOCUMENTAL DE FORMAS, CONFORME A LO
SIGUIENTE:
o OBTENER Y RELACIONAR EL NMERO DE FOLIO Y FECHA DEL
LTIMO AVISO DE ENTRADA ELABORADO; DEL LTIMO VALE DE
ABSTECIMIENTO SURTIDO; DE LA LTIMA REQUISICIN
ELABORADA Y, EN SU CASO, DE LA LTIMA NOTA DE SALIDA
ELABORADA.
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Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
o OBTENER, RELACIONAR Y CANCELAR DE LOS DOCUMENTOS
ANOTADOS ANTERIORMENTE, EL SIGUIENTE NMERO DE FOLIO
TIL.
LA MESA DE CONTROL, DURANTE LA TOMA DEL INVENTARIO FSICO DE

BIENES, TENDR LAS SIGUIENTES OBLIGACIONES:
o COORDINAR Y ASIGNAR A CADA PAREJA DE SERVIDORES
PBLICOS, LOS BIENES QUE LES CORRESPONDAN INVENTARIAR.
o DETERMINAR LAS PAREJAS QUE LLEVARN A CABO EL SEGUNDO
CONTEO, MISMAS QUE SERN DISTINTAS A LAS QUE REALIZARON
EL CONTEO INICIAL.
o CONTROLAR, QUE AL CONCLUIR EL CONTEO DE CADA SECCIN O
PASILLO, LA PAREJA ASIGNADA ENTREGUE SUS MARBETES
DEBIDAMENTE REQUISITADOS.
o COMPROBAR EL NMERO PROGRESIVO DE LOS MARBETES,
TANTO DEL PRIMERO COMO DEL SEGUNDO CONTEO,
VERIFICANDO QUE LOS MISMOS, PREVIO REQUISITADO, ESTN
ENCINTADOS Y, EN SU CASO, INVESTIGAR Y ACLARAR LOS
FALTANTES DE MARBETES.
o AL TRMINO DE CADA CONTEO, ANOTAR LA INFORMACIN
CONTENIDA EN LOS MARBETES, EN EL LISTADO OBTENIDO DEL
SISTEMA EN LA COLUMNA QUE CORRESPONDA, AS COMO,
PREVIA VERIFICACIN DEL CORRECTO VACIADO, LA ENCINTAR.
56/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
o CON LA INFORMACIN CONTENIDA EN EL LISTADO, COMPROBAR
QUE SEAN COINCIDENTES LAS CIFRAS RESULTANTES DEL
PRIMERO Y SEGUNDO CONTEOS Y, PARA EL CASO DE EXISTIR
DIFERENCIAS, CONJUNTAMENTE CON LAS PAREJAS QUE
REALIZARON LOS CONTEOS, LLEVAR A CABO LA ACLARACIN Y
ASENTAR LA CIFRA DEFINITIVA EN LA TERCER COLUMNA DEL
LISTADO EN CITA.
o AL FINALIZAR EL INVENTARIO, CONCLUIR EL REQUISITADO DE LA
CDULA DE CONTROL DE MARBETES, VERIFICANDO QUE EL
TOTAL DE MARBETES DISPUESTOS, FUERON EFECTIVAMENTE
ENTREGADOS; AS COMO QUE LA TOTALIDAD DE LOS BIENES EN
PODER DE LOS ALMACENES FUERON INVENTARIADOS Y
CUENTAN CON LA MATRZ DE SU CORRESPONDIENTE MARBETE.
EL RGANO DE CONTROL INTERNO EN EL CINVESTAV Y/O AUDITORA

EXTERNA, DURANTE EL PROCESO DE LA TOMA FSICA DE LOS
INVENTARIOS, EN CUALQUIER MOMENTO PODRN EFECTUAR LAS
PRUEBAS QUE CONSIDEREN PERTINENTES.
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, TURNAR AL

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, EL LISTADO QUE CONTIENE EL
RESULTADO DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES, A FIN DE QUE ESTE
LLEVE A CABO EL COMPARATIVO FSICO - TERICO.
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58/193
Octubre 2006


REA RESPONSABLE
NMERO
DEPARTAMENTO DE
ACTIVIDAD
POR LO MENOS UNA VEZ AL MES:
INGRESA AL SISTEMA Y EMITE LISTADO DEL
KARDEX, SELECCIONA LOS BIENES SOBRE LOS
QUE PRACTICAR SU VERIFICACIN FSICA Y
VACA
SUS
DATOS
EN
EL
FORMATO
ESTABLECIDO PARA TAL FIN.
LLEVA A CABO EL CONTEO DE LOS BIENES

SELECCIONADOS,
ANOTA
EL
RESULTADO
OBTENIDO EN EL FORMATO ESTABLECIDO.
UTILIZANDO
EL
FORMATO
ESTABLECIDO,
REALIZA EL COMPARATIVO DE LAS CIFRAS
CONTENIDAS
EN
KARDEX
CONTRA
LAS
OBTENIDAS EN EL CONTEO FSICO Y DETERMINA,
EN SU CASO, POSIBLES DIFERENCIAS.
SI EXISTEN DIFERENCIAS:
INVESTIGA Y DETERMINA EL ORIGEN DE LAS
POSIBLES
DIFERENCIAS
Y PROCEDE EN
CONSECUENCIA, HASTA SU TOTAL ACLARACIN.
NO EXISTEN DIFERENCIAS:
VALIDA EL FORMATO ESTABLECIDO, LO ARCHIVA
EN
EXPEDIENTE
Y
COMUNICA
A
LA
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES, EL
RESULTADO
OBTENIDO
MOTIVO
DE
LAS
PRUEBAS SELECTIVAS PRACTICADAS A LOS
BIENES CONTENIDOS EN LOS ALMACENES.
EN EL MES DE NOVIEMBRE:
DETERMINA LA FECHA EN QUE SE PRACTICAR EL
INVENTARIO
FSICO
DE
BIENES,
DA
INSTRUCCIONES
AL
SISTEMA
PARA
QUE
COMUNIQUE, CON 10 DAS HBILES DE
ANTICIPACIN, A LAS REAS PARTICIPANTES, AS
COMO A LAS DISTINTAS REAS DEL CINVESTAV,
PARA LOS EFECTOS PROCEDENTES AL CASO.
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Octubre 2006


REA RESPONSABLE
NMERO
ACTIVIDAD
CONTRALORA INTERNA
EN EL CINVESTAV
RECIBE COMUNICADO, DESIGNA AL PERSONAL

QUE INTERVENDR EN EL INVENTARIO FSICO, LO
TRANSMITE POR OFICIO AL DEPARTAMENTO DE
ALMACENES E INVENTARIOS, OBTIENE ACUSE Y
LO ARCHIVA.
DEPARTAMENTO DE
RECIBE COMUNICADO DE LA CONTRALORA

INTERNA Y LO ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL
INVENTARIO FSICO.
VERIFICA
EL
CORRECTO
ACOMODO
Y
CLASIFICACIN DE LOS BIENES, Y ELABORA EL
CROQUIS DE LOS ALMACENES.
10
CON POR LO MENOS TRES DAS HBILES DE

ANTICIPACIN A INICIAR EL INVENTARIO:
ELABORA RELACIONES DE LOS BIENES QUE SE
ENCUENTREN EN SITUACIN ESPECIAL, SOLICITA
Y OBTIENE DEL SISTEMA EL LISTADO BASE QUE
SE UTILIZAR EN LA TOMA DE INVENTARIOS
FSICOS.
11
MARBETEA
LOS
BIENES
SUJETOS
A
INVENTARIARSE Y ELABORA LA CDULA DE
CONTROL DE MARBETES.
12
ELABORA EL CATLOGO DEL PERSONAL QUE

INTERVENDR EN EL INVENTARIO.
13
14
EL DA HBIL INMEDIATO ANTERIOR A LA TOMA

DEL INVENTARIO:
VERIFICA
QUE
ESTN
DEBIDAMENTE
SEALIZADAS LAS REAS DE LOS ALMACENES;
QUE NO EXISTAN DOCUMENTOS PENDIENTES DE
ELABORAR O CAPTURAR, AS COMO QUE LOS
REGISTROS
DE
LOS
BIENES
ESTN
ACTUALIZADOS.
AL DA DE INCIO DEL INVENTARIO:
INGRESA AL SISTEMA GENERA UN TANTO DEL
KARDEX DE LOS ALMACENES Y ESTABLECE LA
MESA DE CONTROL.
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REA RESPONSABLE
NMERO
ACTIVIDAD
MESA DE
CONTROL
15
PROCEDE AL CORTE DOCUMENTAL DE FORMAS,

ELABORA RELACIN DEL MISMO Y ASIGNA, A LAS
PAREJAS, LOS BIENES QUE LES CORRESPONDAN
INVENTARIAR DURANTE EL PRIMER CONTEO.
16
RECIBE DE CADA PAREJA, LOS MARBETES YA

REQUISITADOS DE LOS BIENES CONTADOS, LOS
ENCINTA Y VACA SU INFORMACIN EN EL
LISTADO BASE.
17
CONCLUIDO EL PRIMER CONTEO, ASIGNA, A LAS

PAREJAS, LOS BIENES QUE LES CORRESPONDAN
INVENTARIAR PARA EL SEGUNDO CONTEO,
CUIDANDO QUE ESTAS SEAN DISTINTAS A LAS
QUE REALIZARON EL INICIAL.
18
RECIBE DE CADA PAREJA, LOS MARBETES YA

REQUISITADOS DE LOS BIENES CONTADOS, LOS
ENCINTA Y VACA SU INFORMACIN EN EL
LISTADO BASE.
19
LLEVA A CABO EL COMPARATIVO DE LAS CIFRAS

RESULTANTES DEL PRIMER Y SEGUNDO CONTEO
Y, EN SU CASO, DETERMINA DIFERENCIAS.
20
21
22
SI EXISTEN DIFERENCIAS EN LOS CONTEOS:

CONJUNTAMENTE CON LAS PAREJAS QUE
EFECTUARON LOS CONTEOS, ACLARA LAS
DIFERENCIAS Y ASIENTA LA CIFRA DEFINITIVA EN
LA TERCER COLUMNA DEL LISTADO BASE.
NO EXISTEN DIFERENCIAS EN LOS CONTEOS:
ENCINTA EL LISTADO BASE, CONCLUYE EL
REQUISITADO DE LA CDULA DE CONTROL DE
MARBETES Y VERIFICA QUE LOS BIENES
INVENTARIADOS CUENTEN CON LA MATRZ DEL
MARBETE CORRESPONDIENTE.
INTEGRA CARPETA CON LOS SIGUIENTES ANEXOS: ARTICULOS O MATERIALES
SIN MOVIMIENTO EN LOS LTIMOS 6 MESES, ARTICULOS DE REFACCIN,
ARTICULOS O MATERIALES EN MAL ESTADO, ARTCULOS O MATERIALES DEL
CINVESTAV EN PODER DE TERCEROS, ARTCULOS O MATERIALES DE TERCEROS
EN EL CINVESTAV, SALDO DE KARDEX, CROQUIS, CONTROL DE MARBETES,
LTIMO VALE DE ABASTECIMIENTO U ORDENES DE TRABAJO AL CIERRE DEL
ALMACN, LTIMO AVISO DE ENTRADA AL CIERRE DEL ALMACN, LTIMA
REQUISICIN AL CIERRE DEL ALMACN, REQUISICIONES NO ATENDIDAS POR EL
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES, RELACIN DEL PERSONAL, CATLOGO DE
ARTCULOS PARA EL INVENTARIO FSICO, COMPARATIVO, SOBRANTES,
FALTANTES, VALUACIN DEL INVENTARIO FSICO.
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Octubre 2006


REA RESPONSABLE
DEPARTAMENTO DE
NMERO
ACTIVIDAD
23
RECIBE LISTADO BASE, LLEVA A CABO EL
COMPARATIVO FSICO-TERICO, LLEVA A CABO
SU ANLISIS A FIN DE ESTABLECER, EN SU CASO,
LAS POSIBLES DIFERENCIAS SURGIDAS MOTIVO
DE DICHO COMPARATIVO.
24
ENTREGA CARPETAS AL DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD Y AL RGANO INTERNO DE
CONTROL
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Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE ALMACENES E
INVENTARIOS
MESA DE
CONTROL
INICIO
POR LO MENOS
UNA VEZ AL MES
VERIFICA ACOMODO
BIENES Y ELABORA
CROQUIS ALMACENES
EFECTA CORTE DE
FORMAS Y ASIGNA PAREJAS
P/1er. CONTEO
15
9
DOC. P/INV.
EMITE LISTADO,
SELECCIONA BIENES Y
VACA EN FORMATO
DOC. P/INV.
ELABORA REL. DE BIENES

EN SIT. ESP. Y OBTIENE
LISTADO BASE
10
1
LIST/FORM.
DOC. P/INV.
EFECTA CONTEO BIENES Y

ANOTA RESULTADO EN
FORMATO
2
DOC. P/INV.
MARBETEA BIENES Y
ELABORA CDULA
CONTROL MARBETES
LIST/FORM.
11
DOC. P/INV.
COMPARA CIFRAS VS.

KARDEX Y DETERMINA
DIFERENCIAS
3
12
EXISTE
DIFERENCIA
NO
INVESTIGA, DETERMINA
ORIGEN, ACLARA Y
4
LIST/FORM.
EN LOS MESES DE
MAYO Y NOVIEMBRE
RECIBE COMUNICADO DE LA
CONTRALORA INTERNA Y
LO ARCHIVA EN EXP.
8
VERIFICA SEALIZACIN DE
REAS Y REGISTROS
ACTUALIZADOS
13
GENERA KARDEX DE
ALMACENES Y ESTABLECE
LA MESA DE CONTROL
14
LIST/FORM.
DETERMINA FECHA
INVENTARIO Y LO
COMUNICA A REAS Y OCI
6
COMUNICADO
DOC. P/INV.
DOC. P/INV.
VALIDA FORMATO, LO
ARCHIVA EN EXPEDIENTE E
INFORMA RESULTADO
5
CONCLUIDO 1er. CONTEO,

ASIGNA PAREJAS PARA EL
SEGUNDO CONTEO
17
DOC. P/INV.
ELABORA CATLOGO
DE PERSONAL QUE
INTERVENDR
LIST/FORM.
RECIBE MARBETES,
ENCINTA Y VACA
INFORM. EN LISTADO BASE
16
RECIBE MARBETES,
ENCINTA Y VACA
INFORM. EN LISTADO BASE
18
LLEVA COMPARATIVO DEL

1er. Y 2 CONTEO Y
DETERMINA DIFERENCIAS
19
EXISTE
DIFERENCIA
DOC. P/INV.
NO
S
ACLARA DIF. Y ASIENTA
CIFRA DEF. EN LISTADO Y
CONTINA C/ACTIV. No. 21
20
DOC. P/INV.
RECIBE, DESIGNA
PERSONAL Y LO
COMUNICA POR OF.
7
ENCINTA LISTADO BASE Y

CONCLUYE REQUISITADO
CDULA MARBETES
21
DOC. P/INV.
DOC. P/INV.
CONTR.
INTERNA
DOC. P/INV.
INTREGA CARPETA CON

SUS ANEXOS
CORRESPONDIENTES
22
CARPETA
RECIBE LISTADO BASE,

HACE COMPARATIVO Y
ANALISIS
23
3
ENTREGA CARPETA A
CONTABILIDA Y AL RG.
INT. DE CONTROL
24
OFICIO
OFICIO
CARPETA
1
TRMINO
63/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTOS DEL REA DE INVENTARIOS

(OFICINAS CENTRALES)
64/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA Y EL REGISTRO

DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
65/193
Octubre 2006


DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES.
66/193
Octubre 2006


OBJETIVO
EFECTUAR EL ALTA DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, RECIBIDOS POR EL
CINVESTAV, YA SEA A TRAVS DE SU ADQUISICIN O POR DONACIN, AS
COMO REGISTRARLOS CORRECTA Y OPORTUNAMENTE EN LOS
CONTROLES ESTABLECIDOS, CON LA FINALIDAD DE MANTENER
ACTUALIZADA LA INFORMACIN RELATIVA A LOS INVENTARIOS DE DICHOS
BIENES, PROPIEDAD DE LA ENTIDAD.
67/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

INVENTARIOS, REGISTRAR, OPORTUNA Y PERMANENTEMENTE, TODAS
LAS ALTAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO, AS COMO DE RESGUARDAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS QUE AMPARAN LA PROPIEDAD DE
DICHOS BIENES.
LA RECEPCIN DE BIENES DE ACTIVO FIJO, POR ADQUISICIN,

DEBER EFECTUARSE PREVIA VERIFICACIN DE QUE LOS MISMOS
CUMPLAN CON LAS CARACTERSTICAS SEALADAS EN LOS PEDIDOS
FINCADOS A LOS PROVEEDORES, TALES COMO CLASE, TIPO Y
CALIDAD REQUERIDAS; CANTIDADES SOLICITADAS, ETCTERA Y
PARA EL CASO DE LOS RECIBIDOS POR DONACIN, SU
VERIFICACIN DEBER REALIZARSE CONTRA LOS DOCUMENTOS DE
TRANSMISIN DE DOMINIO.
POSTERIOR A LA RECEPCIN FSICA DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, EL

DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, PROCEDER A DARLOS
DE ALTA EN EL SISTEMA, UTILIZANDO PARA TAL EFECTO, COMO
DOCUMENTOS FUENTE LA COPIA DE LA FACTURA O, EN SU CASO, DE LA
TRANSMISIN DE DOMINIO.
EFECTUADA EL ALTA, DEBER VERIFICAR Y VALIDAR LA CORRECTA

CAPTURA DE LA MISMA, AS COMO QUE LOS REGISTROS
INDIVIDUALES DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, HAYAN SIDO
AFECTADOS ADECUADAMENTE.

INVENTARIOS, EL ADECUADO CONTROL, GUARDA, CUSTODIA Y
RESGUARDO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, HASTA EN TANTO NO
SEAN ENTREGADOS A LOS USUARIOS FINALES.
A MAS TARDAR EL QUINTO DA HBIL DEL SIGUIENTE MES EL

DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, DEBER
ELABORAR UNA CONCILIACIN DE ACTIVO FIJO CONTRA LOS
REGISTROS CONTRABLES DEL MES, ACLARANDO LAS DIFERENCIAS
(PARTIDAS EN CONCILICACIN) DERIVADAS DE LA MISMA.
68/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

INVENTARIO DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR MEDIO DE UN
INVENTARIO ANUAL DE ACTIVO A NIVEL NACIONAL, E IGUALMENTE,
EL DISTRIBUIR, OPORTUNAMENTE, A LAS REAS RESPECTIVAS DEL
CINVESTAV, LOS INFORMES O REPORTES QUE GENERE MENSUAL O
PERIDICAMENTE EL SISTEMA.
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Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
ACTIVIDAD
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
RECIBE LA RELACIN DE COPIAS DE FACTURAS
CLASIFICA LOS DOCUMENTOS POR CONCEPTO:
AUXILIAR DE INVENTARIOS
ALTAS
CAMBIOS
BAJAS
ETC.
TURNA DOCUMENTOS AL AUXILIAR RESPECTIVO.
RECIBE COPIA DE LAS FACTURAS PARA ALTA(S)

DE BIENES.
DETERMINA LA RUTA DE DEPARTAMENTOS POR

VISITAR.
ACUDE AL DEPARTAMENTO RESPECTIVO.
REVISA EL BIEN Y/O EQUIPO CONTRA COPIA DE

FACTURA:
MARCA
MODELO
NM. DE SERIE
COLOR
MATERIAL
EDIFICIO
OFICINA O LABORATORIO
RECOPILA EL NOMBRE DE RESPONSABLE DEL

BIEN Y/O EQUIPO
ACUDE AL AREA RESPECTIVA:
10
FIDEICOMISOS
CONTABILIDAD
ADQUISICIONES
SELLA EN FACTURA ORIGINAL (EN PODER EL

REA Y SU COPIA):
COSTO
CUENTA
FECHA
FIRMA
70/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
11
ACTIVIDAD
DETERMINA NMERO DE INVENTARIO:
ELIGE PAQUETE EXCEL

ELIGE MIS DOCUMENTOS
LOCALIZA ARCHIVO
CAPTURA NOMBRE DEL BIEN
APARECE EN PANTALLA EL NOMBRE DEL
BIEN Y NO. DE RAIZ.
TOMA
CUADERNO
DE
NMERO
CONSECUTIVOS DE ALTAS
ELIGE NMERO CONSECUTIVO Y LO
ANOTA EN REVERSO DE COPIA FACTURA.
EJEMPLO:
ZI1800000340721-03
12
ELIGE ICONO DE INTERNET EXPLORER, INGRESA

A
LA
PGINA
WEB
DEL
CINVESTAV
(WWW.CINVESTAV.MX),
ELIGE
SERVICIOS
INTERNOS Y ELIGE SISTEMA DE ACTIVO FIJO.
13
CAPTURA USUARIO Y CONTRASEA Y ENTRA AL

SISTEMA
14
ELIGE OPCIN REGISTRO
15
REALIZA CAPTURA DE DATOS DEL BIEN, DATOS

DEL PROVEEDOR Y RESGUARDO.
DATOS DEL BIEN: NO. DE INVENTARIO,
CARACTERISTICAS,
DESCRIPCIN,
MARCA, MODELO, SERIE, COSTO DE
ADQUISICIN, AO DE FABRICACIN,
FECHA SELLO DE INVENTARIO.
DATOS
DEL
PROVEEDOR:
RFC,
PROVEEDOR, N. DE FACTURA, FECHA DE
LA FACTURA, NO. DE PEDIDO, NO. DE
POLIZA,
CUENTA
CONTABLE,
PRESUPUESTO (FEDERAL, FIDEICOMISO,
INGRESOS
PROPIOS,
COMODATO),
MOTIVO (COMPRA, DONACIN, TALLER
CIEA)
71/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
ACTIVIDAD
16
DATOS DE REGUARDO: DEPARTAMENTO,

EDIFICIO,
LABORATORIO,
EMPLEADO,
FECHA DE RESGUARDO.
REVISA CAPTURA ALTA, SELECCIONA ALTA DE

BIEN,
TOMA
CUADERNO
DE
NM.
DE
CONSECUTIVOS DE RESGUARDO Y ELIGE FOLIO
Y LO ANOTA AL REVERSO DE LA FACTURA.
ES CORRECTO:
NO: LOCALIZA Y CORRIGE ERROR EN SU CASO
SI: PASA A LA SIGUIENTE ACTIVIDAD
17
ELIGE OPCIN DE CONSULTAR Y SELECCIONA:

EMPLEADO, FECHA INICIAL, FECHA FINAL, FOLIO
DE REGUARDO, IMPRESO.
18
SELECCIONA RESGUARDO.
19
APARECE EN PANTALLA PREVIA, REVISA

GENERA IMPRESIN. (ORIGINAL Y COPIA)
20
ACCESA PAQUETE EXCEL
21
CAPTURA:
NMERO DE INVENTARIO
NOMBRE DE BIEN
22
SALVA Y CIERRA ARCHIVO
23
SELECCIONA ICONO LABEL MATRIX (APARECE

MODELO)
24
ELIGE ARCHIVO DE EXCEL Y LO ABRE
25
ELIGE OPCION
BARRAS
26
SELECCIONA
INVENTARIO.
PROPIEDADES
RENGLON
DE
CODIGO
DE
NMERO
DE
72/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
ACTIVIDAD
23
SELECCIONA MODELO DE ETIQUETA EL
MATRIX
LABEL
27
PEGA NMERO DE INVENTARIO EN MODELO DE

ETIQUETA
28
SELECCIONA
INVENTARIO
29
ELIGE OPCIN PROPIEDADES DE TEXTO
30
SELECCIONA RENGLN DE DESCRIPCIN DEL

BIEN
31
SELECCIONA
MATRIX
32
PEGA DESCRIPCIN DEL BIEN EN MODELO DE

ETIQUETA
33
GENERA IMPRESIN DE ETIQUETA(S) DE CDIGO

DE BARRAS
34
ACUDE AL DEPARTAMENTO RESPECTIVO
35
LOCALIZA EL BIEN Y/O EQUIPO RESPECTIVO
36
COLOCA (PEGA) LA ETIQUETA DE CDIGO DE

BARRAS DEL BIEN
37
RECABA FIRMA DE RESPONSABLE DEL BIEN Y/O

EQUIPO EN ORIGINAL Y COPIA DE LOS
RESGURADOS
38
ENTREGA
COPIA
DEL
RESGUARDO
RESPONSABLE DEL BIEN Y/O EQUIPO
39
INGRESA AL SISTEMA Y ELIGE CONSULTA:

DE RESGURADO, ESTADO DEL FOLIO, FIRMADO.
40
ARCHIVA DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE DE

RESPONSABLE RESPECTIVO
RENGLN
MODELO
DE
DE
NMERO
ETIQUETA
DE
LABEL
AL
73/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
AUXLIAR DE INVENTARIOS
NMERO
ACTIVIDAD
44
REGISTRA FECHA EN QUE LE ENTREGAN COPIA Y
LA TURNA.
45
ARCHIVA COPIA DE FACTURA EN EXPEDIENTE

RESPECTIVO.
FIN DE PROCEDIMEINTO
74/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO

DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
Inicio
1
Recibe copias de
factura(s) para
Alta(s) de Bienes
Captura usuario y
contrasea y entra
la sistema
copia factura(s)
Recibe relacin
de copias de
factura(s)
13
copia factura(s)
25
Selecciona
rengln de Nm.
de Inventario
copia factura(s)
Resguardo O/1
14
copia factura(s)
Determina la ruta
de Deptos. Por
visitar
Elige opcin
registro
copia factura(s)
20
26
Accesa paquete
excel
copia factura(s)
Clasifica doctos
por concepto
copia factura(s)
Resguardo O/1
6
copia factura(s)
3
copia factura(s
Turna doctos al
Auxiliar respectivo
Resguardo O/1
21
Captura:
- No. de Inventario
- No. de Bien
27
copia factura(s)
16
7
copia factura(s)
Revisa el Bien y/o

Equipo contra
copia de factura
copia factura(s)
Revisa captura de
alta, selecciona
alta de bien,
anota consecutivo
copia factura(s)
Resguardo O/1
Resguardo O/1
28
Registra fecha en
que le entregan
copia y la turna
copia factura(s)
8
Recopila el
nombre de
responsable del
Bien y/o Equipo
copia factura(s)
9
Acude al Area
respectiva
copia factura(s)
Correcto
Pega nm. de
inventario en
modelo de
etiqueta
copia factura(s)
22
Salva y cierra
archivo
41
Selecciona
modelo de
etiqueta Label
Matrix
copia factura(s)
15
Realiza captura de
alta, ingresando
los datos
correspondientes
copia factura(s)
Acude al Depto.
respectivo
Aparece en
19
pantalla previa,
revisa y genera
impresin.
Resguardo O/1
Resguardo O/1
Selecciona
rengln de nm.
de inventario
copia factura(s)
Si
Resguardo O/1
No
22
Selecciona icono
label Matrix
(aparece modelo)
Localiza y corrige
en su caso
copia factura(s)
copia factura(s)
29
copia factura(s)
Resguardo O/1
Elige opcin
Propiedades de
texto.
copia factura(s)
17
Resguardo O/1
10
Sella en Factura
original (en poder
del rea)
23
Elige opcin de
consultar
copia factura(s)
copia factura(s)
18
11
Determina
nmeros de
inventarios
anterior/actual
copia factura(s)
Elige opcin
resguardo
30
Elije archivo excel

y lo abre
copia factura(s)
Resguardo O/1
Resguardo O/1
24
copia factura(s)
Elige opcin
Propiedades del
Cdigo de barras
copia factura(s)
12
Entra a Internet,
ingresa a la pg.
del Cinvestav e
ingresa al Sistema
copia factura(s)
Selecciones
rengln de
Descripcin del
Bien
copia factura(s)
31
Selecciona
modelo de
etiqueta el Label
Matrix
copia factura(s)
Resguardo O/1
Resguardo O/1
75/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO

DIAGRAMA DE FLUJO
2
32
Pega descripcin
del bien en
modelo de
etiqueta
copia factura(s)
Entrega copia del 38

Resguardo al
Responsable del
Bien
Resguardo 1
2
42
Archiva copia de
factura en
expediente
respectivo
copia factura(s)
39
Resguardo O/1
Entra al sistema y
elige consulta
FIN
33
40
Genera impresin
de etiqueta(s) de
cdigo de barras
Archiva doctos en
Expediente de
responsable
respectivo
Expediente
Etiqueta(s)
copia factura(s)
Resguardo 0
Resguardo O/1
34
Acude al
Departamento
respectivo
Etiqueta(s)
copia factura(s)
Resguardo O/1
35
Localiza el bien
y/o equipo
respectivo
Etiqueta(s)
copia factura(s)
Resguardo 0
36
Coloca (pega) la
etiqueta de cdigo
de barras en bien
Etiqueta(s)
37
RECABA FIRMA DE
RESPONSABLE
DEL BIEN EN
ORIGINAL Y COPIA
DE LOS
RESGURADOS
copia factura(s)
Resguardo 0
76/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA LA REASIGNACIN DE

ACTIVOS FIJOS
77/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO PARA LA REASIGNACIN DE ACTIVOS FIJOS

DEPARTAMENTOS SOLICITANTES (USUARIOS).
78/193
Octubre 2006


OBJETIVO
EFECTUAR LA REASIGNACIN DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, CUANDO
ESTOS CAMBIEN DE RESPONSABLE DE RESGUARDO, AS COMO
REGISTRARLOS CORRECTA Y OPORTUNAMENTE EN LOS CONTROLES
ESTABLECIDOS, CON LA FINALIDAD DE MANTENER ACTUALIZADA LA
INFORMACIN RELATIVA A LOS INVENTARIOS DE DICHOS BIENES,
PROPIEDAD DE LA ENTIDAD.
79/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

INVENTARIOS,
REGISTRAR
Y
REASIGNAR,
OPORTUNA
Y
PERMANENTEMENTE, TODAS LAS ALTAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO,
AS COMO DE RESGUARDAR Y CONTROLAR LOS DOCUMENTOS QUE
AMPARAN LA PROPIEDAD DE DICHOS BIENES.
EFECTUADA LA REASIGNACIN, DEBER VERIFICAR Y VALIDAR LA

CORRECTA CAPTURA DE LA MISMA, AS COMO QUE LOS REGISTROS
INDIVIDUALES DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, HAYAN SIDO
AFECTADOS ADECUADAMENTE.

INVENTARIOS, EL ADECUADO CONTROL, GUARDA, CUSTODIA Y
RESGUARDO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO, HASTA EN TANTO NO
SEAN REASIGNADOS A LOS NUEVOS USUARIOS.

INVENTARIO DE BIENES DE ACTIVO FIJO E IGUALMENTE, EL
DISTRIBUIR, OPORTUNAMENTE, A LAS REAS RESPECTIVAS DEL
CINVESTAV, LOS INFORMES O REPORTES QUE GENERE MENSUAL O
PERIDICAMENTE.
80/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
ACTIVIDAD
RECIBE
OFICIO(S)
DE
REASIGNACIN DE BIENES.
SOLICITUD
DE
CLASIFICA DOCTOS POR CONCEPTO.
TURNA DOCUMENTOS AL AUXILIAR RESPECTIVO.
RECIBE
OFICIO(S)
DE
REASIGNACIN DE BIENES
DETERMINA LA RUTA DE DEPARTAMENTOS POR

VISITAR.
REVISA EL BIEN Y/O EQUIPO CONTRA OFICIO.
ELIGE ICONO DE INTERNET EXPLORER, INGRESA

A
LA
PGINA
WEB
DEL
CINVESTAV
(WWW.CINVESTAV.MX),
ELIGE
SERVICIOS
INTERNOS Y ELIGE SISTEMA DE ACTIVO FIJO.
CAPTURA SU USUARIO Y CONTRASEA Y ENTRA

AL SISTEMA
10
ELIGE OPCIN MODIFICAR.
11
CAPTURA NMERO DE INVENTARIO DEL BIEN

QUE SE VA HACER EL CAMBIO Y ELIGE OPCIN
CAMBIAR.
12
CAPTURA CLAVES (EMPLEADO, ADSCRIPCIN,

DEPARTAMENTO)
13
REVISA CAPTURA
CORRECTA?
14
SI NO ES CORRECTA: LOCALIZA Y CORRIGE

ERROR EN SU CASO.
15
SI ES CORRECTA: ELIGE LA OPCIN DE CAMBIO

DEL BIEN.
DE
SOLICITUD
REASIGNACIN
DE
ES
81/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
AUXILIAR DE INVENTARIO
16
ACTIVIDAD
ELIGE OPCIN RESGUARDO. SELECCIONA:
DE REGUARDO, ESTADO DEL FOLIO, IMPRESO
17
GENERA IMPRESIN DE RESGUARDO PARA EL

NUEVO RESPONSABLE, VERIFICA SI REQUIERE
ETIQUETA. REQUIERE ETIQUETA? SI REQUIERE
ETIQUETA PASA A LA ACTIVIDAD NM. 18 SI NO
REQUIERE ETIQUETA PASA A LA ACTIVIDAD NM.
36.
18
ACCESA AL PAQUETE EXCEL.
19
CAPTURA NM. DE INVENTARIO, NOMBRE DEL

BIEN.
20
SALVA Y CIERRA EL ARCHIVO.
21

MODELO ETIQUETA)
22
ELIGE ARCHIVO DE EXCEL Y LO ABRE.
23
ELIGE LA OPCIN DE PROPIEDADES DE CDIGO

DE BARRAS.
24
SELECCIONA EL RENGLN DE NMERO DE

INVENTARIO.
25
SELECCIONA EL
LABEL MATRIX
26
PEGA NMERO DE INVENTARIO EN EL MODELO

DE ETIQUETA.
27
SELECCIONA EL RENGLN DE NMERO DE

INVENTARIO.
28
ELIGE LA OPCIN DE PROPIEDADES DE TEXTO.
29
SELECCIONA RENGLON DE DESCRIPCIN DEL

BIEN.
30
SELECCIONA EL MODELO DE LA ETIQUETA LABEL

MATRIX.
MODELO
DE
ETIQUETA
EL
82/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
31
ACTIVIDAD
PEGA LA DESCRIPCIN DEL BIEN EN MODELO DE
ETIQUETA.
32
GENERA IMPRESIN DE ETIQUETAS DEL CDIGO

DE BARRAS.
33
34
LOCALIZA EL BIEN Y/O EQUIPO RESPECTIVO.
35
COLOCA (PEGA) LA ETIQUETA DE CDIGO DE

BARRA EN EL BIEN Y/O EQUIPO RESPECTIVO.
36
RECABA FIRMA DEL RESPONSABLE DEL BIEN Y/O

EQUIPO EN RESGUARDO.
37
ENTREGA COPIA DEL RESGUARDO AL

RESPONSABLE DEL BIEN Y/O EQUIPO.
38
ENTRA AL SISTEMA, ELIGE CONSULTA:

EMPLEADO, FECHA INICIAL, FECHA FINAL FOLIO
DE RESGUARDO, ESTADO DEL FOLIO, FIRMADO.
39
ARCHIVA DOCUMENTOS EN EXPEDIENTES DEL

RESPONSABLE RESPECTIVO.
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
40

LO TURNA.
41
ARCHIVA OFICIO EN EXPEDIENTE RESPECTIVO.
- FIN DE PROCEDIMIENTO -
83/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
Inicio
1
Recibe oficio(s) de
solicitud de
Reasignacin de
bienes
oficio(s)
Recibe oficio(s) de 4
solicitud de
Reasignacin de
bienes
oficio(s)
12
Captura claves
oficio(s)
Genera impresin 17
de resguardo para
el nuevo
responsable
Resguardo 0
Determina la ruta
de Deptos. Por
visitar
Clasifica doctos
por concepto
Resguardo 0
13
Resguardo 1
Revisa captura de
reasignacin
oficio(s)
Requiere
etiqueta
oficio(s)
18
Acude al Depto.
respectivo
Correcto
SI
3
oficio(s)
Accesa paquete
excel
oficio(s)
Resguardo 0
oficio(s)
Resguardo 1
Turna doctos al
Auxiliar respectivo
NO
Resguardo 0
7
oficio(s)
14
Localiza y corrige
error en su caso
19
oficio(s)
oficio(s)
40
24
Resguardo 1
Revisa el Bien y/o

Equipo contra
oficios
2
15
Selecciona
rengln de Nm.
de Inventario
oficio(s)
Captura:
- No. de Inventario
- No. de Bien
Resguardo 0
oficio(s)
Elige icono de
Internet Explorer
Resguardo 1
Elige la opcin de
produccin
oficio(s)
Resguardo 0
oficio(s)
Elige opcin
Propiedades del
Cdigo de barras
SI
23
NO
oficio(s)
oficio(s)
oficio(s)
Resguardo 1
5
Registra fecha en
que le entregan
copia y la turna
22
Elije archivo excel
y lo abre
Captura usuario,
contrasea y entra
al sistema
16
Elige opcin
resguardo
25
Resguardo 1
20
Salva y cierra
archivo
Selecciona
modelo de
etiqueta Label
Matrix
oficio(s)
Resguardo 0
oficio(s)
oficio(s)
oficio(s)
Resguardo 1
Resguardo 0
10
26
Resguardo 1
Elige opcin
17
modificar
21
oficio(s)
Selecciona icono
label Matrix
(aparece modelo)
11
Pega nm. de
inventario en
modelo de
etiqueta
oficio(s)
Resguardo 0
oficio(s)
CAPTURA NMERO
DE INVENTARIO DEL
BIEN QUE SE VA
HACER EL CAMBIO Y
ELIGE OPCIN
CAMBIAR.
Resguardo 1
Resguardo 0
oficio(s)
27
Resguardo 1
Selecciona
rengln de nm.
de inventario
oficio(s)
Resguardo 0
Resguardo 1
84/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
33
2
28
Acude al
Departamento
respectivo
41
Archiva copia de
factura en
expediente
respectivo
oficio(s)
Etiqueta(s)
Elige opcin
Propiedades de
texto.
oficio(s)
oficio(s)
Resguardo 0
Resguardo 0
Resguardo 1
Resguardo 1
FIN
34
29
Selecciones
rengln de
Descripcin del
Bien
oficio(s)
Localiza el bien
y/o equipo
respectivo
Etiqueta(s)
oficio(s)
Resguardo 0
Resguardo 0
Resguardo 1
Resguardo 1
30
Selecciona
modelo de
etiqueta el Label
Matrix
oficio(s)
35
Coloca (pega) la
etiqueta de cdigo
de barras en bien
Etiqueta(s)
Resguardo 0
1
36
Resguardo 1
31
Pega descripcin
del bien en
modelo de
etiqueta
oficio(s)
Recaba firma de
responsable del
bien y/o equipo en
oficio(s)
Resguardo 0
Resguardo 1
Resguardo 0
37
Resguardo 1
32
Genera impresin
de etiqueta(s) de
cdigo de barras
Entrega copia del

Resguardo al
Responsable del
Bien
Resguardo 1
38
Etiqueta(s)
oficio(s)
Resguardo 0
Ingresa al sistema y
elige Consulta,
empleado, fecha inicial y
final, folio de resguardo,
estado del folio y firmado
Resguardo 1
Resguardo 1
39
Archiva doctos en
Expediente de
responsable
respectivo
Expediente
Resguardo 0
85/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO REPORTE DE NO ADEUDO

DE ACTIVOS FIJOS
86/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO REPORTE DE NO ADEUDOS DE ACTIVO FIJO

A) RESPONSABLES DE SU INSTRUMENTACIN
COORDINADOR DE INVENTARIOS
B) CORRESPONSABLES DE SU APLICACIN
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES
87/193
Octubre 2006


OBJETIVO
RECIBIR Y ENVIAR OPORTUNAMENTE EL FORMATO REPORTE DE NO ADEUDO
Y/O SALDO A FAVOR, POR REAS DE RESPONSABILIDAD. CON LA FINALIDAD DE
VERIFICAR LA EXISTENCIA TOTAL DE LOS BIENES RESGUARDADOS POR LA
PERSONA QUE CAUSA BAJA. EN CASO DE EXISTIR DIFERENCIAS, SER
ACLARADAS O EN SU DEFECTO SER NOTIFICADAS A LA SUBDIRECCIN DE
RECURSOS HUMANOS PARA SU TRMITE CORREPONDIENTE.
88/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS GENERA EL REPORTE DE NO

ADEUDO Y/O SALDO A FAVOR, POR REAS DE RESPONSABILIDAD Y LO
TURNA A LA SECCIN DE INVENTARIOS.
LA SECCIN DE INVENTARIOS LLEVAR A CABA UNA INSPECCIN FSICA

DE LOS BIENES QUE PRESENTA Y SE CORROBORAN CONTRA LOS
REGUARDADOS.
DE NO EXISTIR DIFERENCIAS SE TURNA EL REPORTE A LA SUBDIRECCIN

DE RECURSOS HUMANOS, EN CASO DE EXISTIR FALTANTES, SE ACLARAN
CON EL REGUARDATARIO. DE NO PRESENTAR LOS BIENES, SE
RELACIONAN EN EL REPORTE Y SE TURNA A LA SUBDIRECCIN DE
RECURSOS HUMANOS.
DEBER SIEMPRE EXISTIR UN RESPONSABLE DE LOS BIENES

TRANSITORIO O DEFINITIVO QUE SUPLA A LA PERSONA QUE CAUSA BAJA.
89/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
ACTIVIDAD
RECIBE FORMTATO(S) DE NO ADEUDO Y/O
SALDO
A
FAVOR
POR
REAS
DE
RESPONSABILIDAD.
CLASIFICA LOS DOCUMENTOS POR CONCEPTO

(ALTAS, CAMBIOS, BAJAS, SALIDAS, NO ADEUDO)
TURNA DOCUMENTOS AL AUXILIAR RESPECTIVO
RECIBE FORMATOS(S) DE NO ADEUDO Y/O

SALDO
A
FAVOR
POR
REAS
DE
RESPONSABILIDAD.
RECOPILA
EXPEDIENTE
RESPECTIVO
DEL
EMPLEADO. TIENE EXPEDIENTE? SI NO TIENE
EXPEDIENTE PASA A LA ACTIVIDAD NM. 6. SI
TIENE EXPEDIENTE PARA A LA ACTIVIDAD NM.
12
REQUISITA FORMATO.
OBTIENE
FIRMA
INVENTARIOS.
TURNA REPORTE AL
RECURSOS HUMANOS.
TURNA
REPORTE
INVENTARIOS.
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
10

LA TURNA.
11
ARCHIVA ACUSE DE RECIBO.
12
VIENE DE LA ACTIVIDAD NM. 5

ACUDE AL DEPARTAMENTO RESPECTIVO
13
VERIFICA LOS DATOS DEL RESGUARDO CONTRA

LOS BIENES FISICOS. ES CORRECTO?
SI NO ES CORRECTO PASA A LA ACTIVIDAD NM.
14. SI ES CORRECTO PASA A LA ACTIVIDAD NM.
16.
14
RELACIONA BIENES QUE NO SE ACLARARON.
DEL
AL
COORDINADOR
DE
DEPARTAMENTO
DE
COORDINADOR
DE
90/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
ACTIVIDAD
15
ENTREGA REPORTE EN RECURSOS HUMANOS.
16
VIENE DE LA ACTIVIDAD NM. 13

ANOTA EN REPORTE QUE NO TIENE ADEUDO.
17
RECOPILA FIRMA
INVENTARIOS.
18
ENTREGA A LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS

HUMANOS EL REPORTE ORIGINAL.
19
TURNA COPIA DEL REPORTE DE NO ADEUDO AL

AUXILIAR DE INVENTARIOS RESPONABLE DE
INGRESA AL SISTEMA Y ELIGE OPCIN CAMBIAR
20
REALIZA DEL PROCEDIMIENTO REASIGNACIN

DE ACTIVOS FIJOS (PG. NM 85 DE ESTE
MANUAL) DE LA ACTIVIDAD NM. 8 A LA
ACTIVIDAD NM. 41
21
RECIBE COPIA DE REPORTE DE NO ADEUDO.
22
ACCEDE A LA BASE DE DATOS (EXCEL).
23
SELECCIONA MIS DOCUMENTOS.
24
ELIGE EL ARCHIVO REPORTE DE NO ADEUDO Y

LOCALIZA EL NM. DE FOLIO.
25
REALIZA LA CAPUTRA DE DATOS. (NM

CONSECUTIVO, NM. CONTROL DEL EMPLEADO,
DEPARTAMENTO, FECHA DE EMISIN DE
REPORTE, REGISTRADO POR)
26
ARCHIVA REPORTE EN FORMA CONSECUTIVA
DEL
COORDINADOR
DE
91/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
AUXILIAR DE
INVENTARIOS 2
Inicio
1
Recibe formato(s)
de solicitud de No
adeudo bienes
Recibe copia de
Reporte de no
Adeudo
formato(s) o/4
formato(s) o/4
Recibe formato(s)
de No adeudo de
bienes
13
Verifica datos de
resguardo contra
bienes fisicos
21
formato(s) 4
Resguardo 0
5
formato(s) o/4
22
Recopila
expediente
respectivo del
empleado
formato(s) o/4
Accesa paquete
excel en la
computadora
SI
Concuerdan
Clasifica doctos
por concepto
formato(s) 4
2
NO
formato(s) o/4
SI
Tiene
expediente
3
1
NO
23
14
Relaciona bienes
que no se
aclararon
Selecciona mis
documentos
formato(s) o/4
formato(s) 4
Turna doctos al
Auxiliar respectivo
copia factura
24
Requisita formato
formato(s) o/4
Elige archivo
Reporte de No
Adeudo y localiza
nm. de folio
22
formato(s) 4
15
formato(s) o/4
Entrega reporte en
Recursos
Humanos
formato(s) o/4
Obtiene firma del

Coordinador de
Inventarios
25
copia factura
Realiza captura de
datos
(consecutivo, no.
de empleado, etc)
formato(s) 4
formato(s) o/4
FIN
8
Turna reporte a la
Subdireccin de
Recursos
Humanos
formato(s) o/3
10
26
16
Anota en reporte
que no tiene
adeudo
Archiva reporte en
forma consecutiva
formato(s)
formato(s) 0/4
Registra fecha en
que le entregan
copia y la turna
formato(s) 4
Turna reporte al
Coordinador de
Inventarios
Resguardo 0
FIN
11
formato(s) 4
17
11
Recopila firma de
Coordinador de
Inventarios
Archiva acuse de
recibo
formato(s)
formato(s) 4
Resguardo 0
18
FIN
1
Acude al
Departamento
respectivo
12
Entrega reporte
Subdireccin de
Recursos
Humanos
Resguardo 0
19
formato(s) o/4
Resguardo 0
TURNA COPIA DEL

REPORTE
INGRESA AL
SISTEMA Y ELIGE
OPCIN CAMBIAR
formato 4
20
Realiza
procedimiento de
Reasignacin de
Activos Fijo
92/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO DE TRASALADO DE
ACTIVOS FIJOS A BODEGA
93/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS A BODEGA

A. RESPONSABLES DE SU INSTRUMENTACIN
DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS
B. RESPONSABLES DE SU APLICACIN
SUBJEFE DE INVENTARIOS
RESGUARDATARIOS DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO
94/193
Octubre 2006


OBJETIVO
ESTABLECER EL PROCESO BAJO EL CUAL SE LLEVA A CABO EL TRASLADO A
BODEGA DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO DEL CINVESTAV, QUE POR SUS
CONDICIONES, SE ENCUENTREN SIN UTILIDAD O EN DESUSO, AS COMO
REGISTRAR
CORRECTA
Y
OPORTUNAMENTE,
EN
LOS
CONTROLES
ESTABLECIDOS, EL TRASLADO A BODEGA DE TODOS Y CADA UNO DE LOS
CITADOS BIENES, CON LA FINALIDAD DE MANTENER ACTUALIZADA LA
INFORMACIN RELATIVA A LOS INVENTARIOS DE DICHOS ACTIVOS.
95/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
LOS BIENES DE ACTIVO FIJO PROPIEDAD DEL CINVESTAV, QUE POR SU

USO, APROVECHAMIENTO O ESTADO DE CONSERVACIN, NO SEAN YA
ADECUADOS PARA EL SERVICIO O RESULTE INCONVENIENTE
SEGUIRLOS UTILIZANDO EN EL MISMO, SERN TRASLADADOS A LA
BODEGA DE INVENTARIOS.
SER OBLIGACIN DEL DEPARTAMENTO

DE ALMACENES E
INVENTARIOS, OBTENER LA INFORMACIN NECESARIA DE LOS BIENES
DE ACTIVO FIJO, PROPIEDAD DEL CINVESTAV, SUSCEPTIBLES A SER
TRASLADOS A BODEGA, PREVIAMENTE A SU UBICACIN EN EL LOCAL
ASIGNADO PARA TAL FIN, TALES COMO DESCRIPCIN DETALLADA DE
CADA UNO DE LOS BIENES, SU NMERO DE INVENTARIO, ESTADO DE
CONSERVACIN (BUENO, REGULAR, MALO, PSIMO), ETCTERA.
UNA VEZ OBTENIDA LA INFORMACIN, EL DEPARTAMENTO DE

ALMACENES E INVENTARIOS, PROCEDER A AFECTAR LA BASE DE
DATOS DEL INVENTARIO DE BIENES DE ACTIVO FIJO, AS COMO LOS
REGISTROS INDIVIDUALES DE DICHOS BIENES, EFECTUANDO LA
SEPARACIN, EN CAPTULO POR SEPARADO, LOS SUSCEPTIBLES A SER
DADOS DE BAJA DE LOS QUE SE ENCUENTRAN EN USO O EN PROCESO
DE SER REUTILIZADOS, VERIFICNDOLA Y VALIDNDOLA.
POR LO MENOS, ANUALMENTE, EL CINVESTAV, DEBER PROCEDER A

DAR DE BAJA LOS BIENES DE ACTIVO FIJO DE SU PROPIEDAD,
SUSCEPTIBLES DE ELLO, MISMA QUE PODR EFECTUARSE BAJO LOS
PROCEDIMIENTOS DE ENAJENACIN, DONACIN O DESTRUCCIN DE
LOS MISMOS, SEGN SEA EL CASO.
96/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
NMERO
ACTIVIDAD
RECIBE FORMATOS DE TRASLADO A BODEGA.
TURNA
LOS
DOCUMENTOS
CORRESPONDIENTE.
RECIBE FORMATO DE TRASLADO A BODEGA.
REVISA DATOS DE FORMATOS DE TRASLADO A

BODEGA ES CORRECTO? SI ES CORRECTO
PARA A LA ACTIVIDAD NMERO 9, SI NO ES
CORRECTO PASA A LA ACTIVIDAD NMERO 5.
ACCESA PAQUETE ACEESS Y ELIGE LA TABLA

KARDEX
ANOTA EN COLUMNA RESPECTIVAS EL NM. DE

INVENTARIO. (LOS ULTIMOS 8 DIGITOS)
LOCALIZA DATOS FALTANTES EN FORMATO

(NOMBRE DEL BIEN Y/O EQUIPO, NM. DE
INVENTARIO, NM. DE FACTURA, COSTO
UNITARIO, CUENTA CONTABLE, ETC.)
ANOTA DATOS FALTANTES EN FORMATO.
ANOTA DATOS FALTANTES EN FORMATO

NECESITA CDIGO DE BARRAS? SI NECECITA
CDIGO DE BARRA PASA A LA ACTIVIDAD
NMERO 14, SI NO NECESITA CDIGO DE
BARRAS PASA A LA ACTIVIDAD NMERO 15.
10
ACUDE AL DEPARTAMENTO .
11
ENTREGA
FORMATOS
SOLICITANTE.
12
13
CON
AL
AUXILIAR
NOTAS
AL
RECIBE DOCUMENTOS , FORMATO DEFINITIVO,

ACTA DE TRASLADO A BODEGA.
- FIN DE PROCESO 1 ACCESA AL PAQUETE EXCEL.
97/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO BAJA DE TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS A BODEGA

RESPONSABLE
NMERO
14
ACTIVIDAD
CAPTURA NMERO DE INVENTARIO, NOMBRE
DEL BIEN.
15
SALVA Y CIERRA ARCHIVO
16

MODELO ETIQUETA)
17
ELIGE ARCHIVO DE EXCEL Y LO ABRE.
18
ELIGE OPCIN PROPIEDADES DE CDIGO DE

BARRAS.
19
SELECCIONA
INVENTARIO.
20
SELECCIONA MODELO DE ETIQUETA EL LABEL

MATRIX
21
PEGA NMERO DE INVENTARIO EN MODELO DE

ETIQUETA.
22
SELECCIONA
INVENTARIO.
23
ELIGE OPCIN DE PROPIEDADES DE TEXTO
24
SELECCIONA RENGLN DE DESCRIPCIN DEL

BIEN.
25
SELECCIONA MODELO DE ETIQUETA EL LABEL

MATRIX.
26
PEGA DESCRIPCIN DEL BIEN EN MODELO DE

ETIQUETA.
27
GENERA IMPRESIN DE ETIQUETA DE CDIGO

DE BARRAS.
28
ACUDE AL DEPARTAMENTO.
29
LOCALIZA EL BIEN Y/O EQUIPO RESPECTIVO
30
COLOCA (PEGA)) LA ETIQUETA DE CDIGO DE

BARRAS EN BIEN.
RENGLN
RENGLN
DE
DE
NMERO
NMERO
DE
DE
98/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
ACTIVIDAD
34
EN DA VIERNES LLEVA EL BIEN Y/O EQUIPO A LA

BODEGA.
35
OTORGA
ACUSE
ADMINISTRATIVA.
36
IMPRIME MSCARA DE REGISTRO DE KARDEX EN

INVENTARIOS.
37
LLEVA A CABO EL PROCEDIMIENTO

REASIGNACIN DE ACTIVOS FIJO (PG. 85 DE
ESTE MANUAL) DE LA ACTIVIDAD NM. 8 A LA
ACTIVIDAD NM. 17 Y DE LA ACTIVIDAD NM. 37 A
LA ACTIVIDAD 41, TOMANDO ENCUENTA QUE EN
LA ACTIVIDAD NM. 12 HACER EL SIGUIENTE
CAMBIO: EMPLEADO: JEFE DEL DEPTO. DE
ALMACENES, CUE AAS: 00 00 00 BODEGA,
EDIFICIO: Z30A, LAB: CUE AAS BODEGA
38
ARCHIVOS DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE DE

FORMATO DE TRASLADO DE EQUIP.
DE
RECIBO
EN
ACTA
99/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS AL ALMACN

DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
Inicio
1
Recibe formato(s)
de Traslado a
Bodega
Recibe formato(s)
de solicitud de
Traslado a
Bodega
formato(s)
13
Accesa paquete
excel en la
computadora
4
formato(s)
19
formato(s)
Revisa datos de
formato(s) de
Traslado a
Bodega
formato(s)
25
Selecciona
modelo de
etiqueta Label
Matrix
formato(s)
Resguardo 0
Resguardo 0
Selecciona
rengln de
nmero de
inventario
formato(s)
Resguardo 0
Resguardo 1
Resguardo 1
Resguardo 1
20
Turna doctos al
Auxiliar respectivo
formato(s)
SI
Es correcto
Necesita
cdigo de
barras
14
SI
2
Captura: No. de
Inventario,
Nombre de bien
Selecciona
modelo de
etiqueta el Label
Matrix
formato(s)
26
Pega descripcin
del bien en
modelo de
etiqueta
formato(s)
NO
formato(s)
1
NO
Resguardo 0
ANOTA DATOS
FALTANTES EN
FORMATO
Accesa paquete
Acces y elige
Kardex
Resguardo 0
Resguardo 1
21
15
6
Anota en
columnas
respectivas el No.
de Inventario
formato(s) o/4
Resguardo 1
Resguardo 1
formato(s)
formato(s)
Resguardo 0
10
Salva y cierra
archivo
Acude al
Departamento
respectivo
etiqueta(s)
formato(s)
Resguardo 1
Resguardo 0
Resguardo 0
Resguardo 1
Resguardo 1
7
12
11
28
Genera impresin
de etiqueta(s) de
cdigo de barras
etiqueta(s)
Resguardo 1
formato(s)
Resguardo 1
Resguardo 0
23
formato 4
Acta baja
Selecciona
rengln de
nmero de
inventario
formato(s)
Resguardo 0
Resguardo 0
Recibe doctos:
-Formato definitivo
-Acta de trasalado
Anota datos
faltantes en
formato
formato(s) 4
16
Selecciona icono
Label Matrix
(aparece modelo
etiqueta)
formato(s)
formato(s)
formato(s)
22
11
Entrega formato(s)
con notas al
solicitante
Localiza datos
faltantes en
formato
27
Genera impresin
de etiqueta(s) de
cdigo de barras
Resguardo 0
formato(s)
formato(s)
Pega nmero de
inventario en
modelo de
etiqueta
formato(s)
17
Elige archivo de
excel y lo abre
29
formato(s)
formato(s)
FIN
Resguardo 1
Elige opcin
Propiedades de
texto
Localiza el bien y/
o equipo
respectivo
Resguardo 0
Resguardo 0
Resguardo 1
etiqueta(s)
Resguardo 1
formato(s)
24
18
Elige opcin
Propiedades
Cdigo de Barras
formato(s)
Resguardo 0
Selecciona el
rengln de
Descripcin del
bien
formato(s)
Resguardo 0
Resguardo 0
Resguardo 1
Resguardo 1
Resguardo 1
100/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS AL ALMACN

DIAGRAMA DE FLUJO
2
34
30
Coloca (pega) la
etiqueta de cdigo
de barras en el
bien
etiqueta
Lleva a cabo el
procedimiento
Reasignacin de
Activos Fijo
formato(s)
Resguardo 0
31
Acta admitiva
En viernes lleva el
bien y/o equipo a
la bodega.
35
formato(s)
Archiva doctos en
expediente de
responsable
respectivo
formato(s)
Resguardo 0
Acta Baja
Resguardo 0
32
Acta admitiva
Otorga acuse de
recibo en Acta
Administrativa
Acta baja
FIN
33
Imprime mscara
de registro kardex
en inventarios
Mascara
101/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO DONACIN DE ACTIVOS FIJOS
102/193
Octubre 2006


DIRECCIN GENERAL
SECRETARA ADMINISTRATIVA
COMIT DE BIENES MUEBLES
SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA
103/193
Octubre 2006


OBJETIVO
ESTABLECER EL PROCESO BAJO EL CUAL SE LLEVA A CABO LA DONACIN DE
BIENES DE ACTIVO FIJO DEL CINVESTAV, QUE POR SUS CONDICIONES, SE
ENCUENTREN SIN UTILIDAD O EN DESUSO, AS COMO REGISTRAR CORRECTA Y
OPORTUNAMENTE, EN LOS CONTROLES ESTABLECIDOS, LA DONACIN DE
TODOS Y CADA UNO DE LOS CITADOS BIENES, CON LA FINALIDAD DE MANTENER
ACTUALIZADA LA INFORMACIN RELATIVA A LOS INVENTARIOS DE DICHOS
ACTIVOS.
104/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
DEBER EXISTIR UN OFICIO DE PETICIN DE DONACIN DIRIGIDO A LA

DIRECCIN GENERAL. ANTES DE REALIZAR EL PROCEDIMIENTO DE
DONACIN SE TENDR QUE VERIFICAR SI LA INSTITUCIN EST DENTRO
DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
LA INSTITUCIN SEPARAR EL LOTE DE BIENES MUEBLES QUE CREA

CONVENIENTE, JUNTO CON LA COLABORACIN DEL PERSONAL DE
INVENTARIOS SE ELABORAR UNA LISTA DE BIENES SUJETOS A
DONACIN.
EN BASE A LOS MONTOS FIJADOS POR LA NORMATIVIDAD VIGENTE, SE

PROCEDER A OBTENER LA AUTORIZACIN DEL COMIT DE BIENES
MUEBLES, DIRECCIN GENERAL Y LA SECRETARA DE LA FUNCIN
PBLICA.
SE ELABORAR UN CONTRATO DE DONACIN, QUE SER AVALADO Y

REVISADO POR LA SUBDIRECCIN DE ASUNTOS JURDICOS Y SE FIRMAR
ANTES DE LA ENTREGA DE LOS BIENES.
UNA VEZ REALIZADA LA DONACIN, SE PROCEDER A LA BAJA DEFINITIVA

DE LOS BIENES EN LOS REGISTROS CONTABLES DEL CINVESTAV.
105/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
SOLICITANTE
(ESCUELA)
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
NMERO
1
MUESTRA AL SOLICITANTE LOS BIENES Y/O

EQUIPO SUCEPTIBLES DE DONACIN. LE SIVE
ALGUNO DE LOS BIENES Y/O EQUIPO? SI LE
SIRVE PASA A LA ACTIVIDAD NMERO 4, SI NO LE
SIRVE TERMINA EL PROCEDIMIENTO.
LE IDICA AL SOLICITANTE QUE ELABORE UN

OFICIO PARA LA DIRECCIN GENERAL.
RECIBE OFICIO SOLICITUD DE DONACIN DE

BIENES Y/O EQUIPOS. LO TURNA
A LA
SECRETARIA ADMINISTRATIVA.

BIENES Y/O EQUIPOS. LO TURNA
A LA

BIENES Y/O EQUIPOS. LO TURNA AL SUBJEFE DE
INVENTARIOS.
RECIBE SOLICITUD DE DONACIN DE EQUIPOS Y/O

BIENES. ESTA DE ACUERDO CON EL ART. 133 DE LA
LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES? S PASA A LA
SIGUIENTE ACTIVIDAD, NO: SE NOTIFICA AL
SOLICITANTE QUE NO ES POSIBLE LLEVAR A CABO LA
DONACIN,
POR NO ENCONTRARSE EN LOS
SUPUESTOS QUE MARCA LA LEY.
MUESTRA LOS BIENES Y/O EQUIPOS AL SOLICITANTE.

LE SIRVE LO QUE SOLICITO? SI LE SIRVE PASA A LA
ACTIVIDAD NMERO 10, SI NO LE SIRVE TERMINA EL
PROCEDIMIENTO.
10
INDICA AL SOLICITANTE QUE SEPARE LOS BIENES.
11
RELACIONA LOS BIENES Y/O EQUIPOS AL MISMO

TIEMPO.
DE
RECIBE SOLICITUD VERBAL E INFORMA AL

SOLICITANTE. EXISTE LO QUE EL SOLICITANTE
QUIERE? SI EXISTE PASA AL ACTIVIDAD NMERO
3, SI NO EXISTE TERMINA PROCEDIMIENTO.
DIRECCIN GENERAL
SUBDIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES
ACTIVIDAD
SOLICITA INFORMACIN SOBRE BIENES
ACTIVO FIJO QUE ESTEN EN DONACIN.
106/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
12
COORDINADOOR DE
INVENTARIOS
13
REVISA RELACIN DE BIENES Y/O EQUIPOS, ES

CORRECTA? SI ES CORRECTA PASA A LA
ACTIVIDAD NMERO 15, SI NO ES CORRECTA
PASA A LA ACTIVIDAD NMERO 14.
14
COORDINA LA CORRECCIN RESPECTIVA.
15
ELABORA LA SOLICITUD DE BAJA, DICTAMEN DE

NO UTILIDAD
16
SOMETE SOLICITUD DE DONACIN A APROBACIN DEL

COMIT
DE
BIENES
MUEBLES
CON
TODA
LA
DOCUMENTANCIN NECESARIA.
SI LA SOLICITUD ES DE 501 A 10000 SALARIO MNIMOS
VIGENTES DEL DF, SE SOMETERA LA APROBACIN JUNTO
CON LA DIRECCIN, Y SI LA SOLICITUD EXCEDE A LOS 10000
SE SOMETERA LA APROBACIN JUNTO CON LA SECRETARA
DE LA FUNCIN PBLICA, YA QUE ASI SE ESTABLE EN LA LEY
GENERAL DE BIENES NACIONALES ARTCULO 133.
17
EVALUA SOLICITUD DE DONACIN Y HACE LA

TOMA
DE
DECISIONES,
AUTORIZA
LA
DONACIN? SI AUTORIZA LA SOLICITUD PASA A
LA ACTIVIDAD NMERO 19, SI NO AUTORIZA LA
SOLICITUD PASA A LA ACTIVIDAD 18.
18
INFORMA
AL
SOLICITANTE
DECLINACIN DE SU SOLICITUD.
19
ELABORA
ACTA
ADMINISTRATIVA
DE
APROBACIN DEL COMIT PARA LA DONACIN
DE LOS BIENES Y/O EQUIPOS SOLICITADOS.
20
TURNA LOS DOCUMENTOS A LA DIRECCIN

GENERAL
21
EVALUA Y EMITE SU DECISIN. AUTORIZA

DONACIN? SI NO ES AUTORIZADO PASA A LA
ACTIVIDAD NMERO 22, SI ES AUTORIZADO PASA
A LA ACTIVIDAD NMERO 23.
22
INFORMA AL SOLICITANTE LA DECLINACIN DE

SU SOLCITUD.
23
ENVA SOLICITUD A LA SECRETARA DE LA

FUNCIN PBLICA.
COMIT DE BIENES MUEBLES
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
DIRECCION GENERAL
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
ACTIVIDAD
ASIGNA NUMERO DE INVENTARIO A LOS BIENES
Y/O EQUIPOS.
SOBRE
LA
107/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
24
SOLICITANTE
(ESCUELA)
ACTIVIDAD
PIDE AL SOLICITANTE LOS DOCUMENTOS DE
PERSONALIDAD (NOMBRAMIENTO, AUTORIZACIN DE
ZONA, CARTULA Y ARTCULO EN SU CASO)
25
RECIBE LOS DOCUMENTO Y ELABORA EL CONTRATO

DE DONACIN.
26
TURNA CONTRATO DE DONACIN A LA SUBDIRECCIN

DE
ASUNTOS
JURDICOS.
ESTA
ELABORADO
CORRECTAMENTE? SI NO PASA A LA ACTIVIDAD
NMERO 28, SI ESTA BIEN PASA A LA ACTIVIDAD
NMERO 29.
27
REALIZA LA CORRECCIONES QUE HAN SIDO

SEALADAS POR PARTE DE LA SUBDIRECCIN DE
ASUNTOS JURDICOS.
28
ELABORA OFICIO
SOLICITANTE.
29
RECIBE FIRMA DE SOLICITANTE EN EL CONTRATO Y

OBTIENE
FIRMAS
DE
DIRECCIN
GENERAL,
SECRETARA ADMINISTRATIVA, SUBDIRECCIN DE
RECURSOS MATERIALES, JEFATURA DE ALAMACN E
INVENTARIOS.
30
INFORMA AL RGANO INTERNO DE CONTROL, FECHA Y

HORA DE ENTREGA DE LA DONACIN.
31
REALIZA LA ENTREGA DE BIENES Y/O EQUIPOS.
32
RECIBE BIENES Y/O EQUIPOS
33
ELABORA FORMATO DE SALIDA

EQUIPOS PARA VIGILANCIA.
34
ELABORA RELACIN DE BIENES Y/O EQUIPOS QUE SE

DARAN DE BAJA.
36
ENTREGA RELACIN DE BIENES Y/O EQUIPOS QUE

DARAN DE BAJA, ESTA RELACIN SE ENTREGA
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD,
A
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y
RGANO INTERNO DE CONTROL.
37
ARCHIVA LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO EN EL

EXPEDIENTE CORRESPONDIENTES.
PARA
OBTENER
FIRMA
DEL
DE BIENES Y/O
SE
AL
LA
AL
FIN PROCEDIMIENTO
108/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITANTE
(ESCUELA)
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
DIRECCIN GENERAL
2
Inicio
Brinda informacin
verbal al respecto
1
Solicita
informacin de
bienes y/o equipos
en donacin
Existe lo que
desea?
Recibe solicitud
de donacin de
bienes y/o
equipos. Lo turna
oficio(s)
SECRETARA
ADMINISTRATIVA
Recibe solicitud
de donacin de
bienes y/o
equipos. Lo turna
oficio(s)
Recibe solicitud
de donacin de
bienes y/o
equipos. Lo turna
oficio(s)
AUXILIAR DE
INVENTARIOS
2
11
Relaciona los
bienes y/o equipos
al mismo tiempo
oficio(s)
NO
Relacin
Fin
SI
SUBDIRECCIN DE
RECURSOS MATERIALES
3
12
Muestra los
bienes y/o equipos
al solicitante
Asigna nmero de
inventario a los
bienes y/o equipos
oficio(s)
Relacin
Le sirve?
NO
Fin
SI
Indica al
solicitante que
elabore oficio
dirigido a la
Direccin General
1
8
Recibe solicitud
de donacin de
bienes y/o
equipos.
oficio(s)
NO
De acuerdo
con la Ley?
SI
Notifica al
solicitante que no
se puede llevar a
cabo la donacin.
Muestra los
bienes y/o equipos
al solicitante
oficio(s)
Le sirve?
NO
Fin
SI
10
Indica al
solicitante que
separe los bienes
oficio(s)
109/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE INVENTARIOS COMIT DE BIENES MUEBLES COORDINADOR DE INVENTARIOS
17
2
13
Revisa relacin de
bienes y/o equipos
Somete solicitud
de donacin a
aprobacin de
comit.
Relacin
etiqueta
19
Esta bien
elaborado?
Oficio(s)
NO
Acta admitiva.
Acta administraiva
SI
Turna los
documentos a
Direccin General
Oficio(s)
Autoriza?
NO
Oficio(s)
28
Elabora oficio para
obtener firma del
solicitante
SI
Acta admitiva.
NO
14
Coordina la
correccin
respectiva
Autoriza?
1
2
oficio(s)
Contrato
NO
SI
22
Oficio o/1
Informa al
solicitante la
declinacin de su
solicitud
29
Recibe firma del
solicitante en el
Contrato y obtiene
firmas
Contrato
Relacin
FIN
23
15
Enva solicitud a la
Secretara de la
Funcin Pblica
Elabora
documentos
Oficio
Oficio D. Gral.
Solicitud baja
30
Acta Comit
Informa al rea de
Contralora fecha
y hora de entrega
Dictamen Afect.
24
16
Somete solicitud
de donacin a
aprobacin de
comit.
Relacin
Pide al solicitante
sus documentos
de personalidad
32
25
Solicitud baja
Dictamen Afect.
Acta administraiva
FIN
26
18
31
Realiza la entrega
bienes y/o equipos
Contrato
33
Aut. de zona
Turna Contrato a
la Subdireccin de
Asuntos Jurdicos
para su revisin
Contrato
Recibe bienes y/o

equipo
Bienes
Nombramiento
Contrato
SOLICITANTE (ESCUELA)
Recibe
documentos y
elabora contrato
de donacin
Contrato
Oficio(s)
Informa al
solicitante la
declinacin de
solicitud
Relacin
27
Realiza correccin
respectiva al
contrato
20
Dictamen Afect.
Esta bien?
Toma decisiones
a solicitud de
donacin
Solicitud baja
Relacin
21
Elabora el acta
administrativa de
aprobacin del
comit
Acta admitiva.
Oficio(s)
DIRECCIN GENERAL
Elabora formato
para la salida de
bienes y/o equipos
para vigilancia
Formato
34
Elabora relacin
de Bienes y/o
equipos que se
dan de baja
Relacin de bajas
35
Entrega relacin
de bajas a las
reas
correspondientes
Relacin de bajas
Oficio(s)
Dictamen Afect.
Acta
Administrativa
Copia de contrato
36
Archiva
documentos en el
expediente
correspondiente
Contrato
FIN
Relacin de bajas
Tarjetas Kardex
FIN
110/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO VENTA DE DESECHOS

GENERALES EN EL CINVESTAV
111/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO VENTA DE DESECHOS GENERALES EN EL CINVESTAV

RGANO DE CONTROL INTERNO DEL CINVESTAV (CONTRALORA)
SUBDIRECCIN DE SERVICIOS GENERALES
112/193
Octubre 2006


OBJETIVO
ESTABLECER EL PROCESO BAJO EL CUAL SE LLEVA A CABO LA VENTA DE
DESECHOS GENERALES DEL CINVESTAV, QUE POR SUS CONDICIONES, SE
ENCUENTREN SIN NINGUNA UTILIDAD Y EN DESUSO, ESTO CON EL FIN DE
LIBERAR ESPACIO DEL ALMACN.
113/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y LA SUBDIRECCIN DE

SERVICIOS Y MANTENIMIENTO ELABORARN UN DICTAMEN EN EL CUAL SE
ESPECFIQUE EL LOTE CONSIDERADO COMO DESECHO Y EN QU REUBRO
DE LISTA DE DESECHOS MNIMOS UBICAR EL LOTE.
PARA FIJAR LOS PRECIOS MNIMOS POR KILO DE LOS DESECHOS SE

TENDR QUE CONSULTAR LA LISTA DE VALORES MNIMOS PARA
DESECHOS DE BIENES MUEBLES QUE GENEREN LAS DEPENDENCIAS Y
ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL. PUBLICADA
BIMESTRALMENTE EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN O EN LA
PGINA DE INTERNET DE LA SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA.
DEBERN EXISTIR SIEMPRE MNIMO 3 PROPUESTAS DE COMPRA.
SE PODR ELABORAR UN CONTRATO POR 2 AOS PARA LA COMPRA DE

DESECHOS SIEMPRE Y CUANDO LO AUTORICE EL COMOT DE BIENES.
114/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
SERVICIOS GENERALES
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
NMERO
1
REALIZA UN DICTAMN TCNICO SOBRE LOS

DESECHOS GENERALES
ENTREGA
DICTAMEN
DESECHOS GENERALES.
RECIBE DICTAMEN TCNICO.
NOTIFICA AL RGANO INTERNO DE CONTROL

(CONTRALORA) Y A LOS COMPRADORES PARA
QUE SE PRESENTEN A VERIFICAR LOS
DESECHOS GENERALES.
RECIBE COTIZACIONES, SELECCIONA GANADOR,

SI EL CONTRATO ES POR 2 AOS SOLICITA LA
AUTORIZACIN DEL COMIT DE BIENES Y SE
DESIGNA AL GANADOR.
ACUERDA CON EL COMPRADOR GANADOR, EL

RGANO DE CONTROL INTERNO Y VIGILANCIA, LA
FECHA DE RECOLECCIN DE LOS DESECHOS.
TURNA
DOCUMENTOS
EL
AUXILIAR
INVENTARIO CORRESPONDIENTE.
RECIBE Y REALIZA LA CLASIFICACIN DE LA

CHATARRA. (FIERRO, ALUMINIO, COBRE, ETC.)
ESE ACTIVIDAD SE REALIZA ANTES DURANTE Y
DESPUES DE ESTE PROCEDIMIENTO.
RECIBE DICTMEN TCNICA DE LOS DESECHOS.
10
EN LA FECHA ACORDADA RECIBE LOS

DOCUMENTOS DEL COMPRADOR (RFC Y
IDENTIFICACIN OFICIAL COMO LA CREDENCIAL
DE ELECTOR)
11
SI ES MS DE 2 AOS, ELABORA CONTRATO Y LOS

TURNA A LA SUBDIRECCIN DE ASUNTOS JURDICOS,
QUIEN SI NO HAY OBSERVACIONES AUTORIZA
CONTRATO Y SE FIRMA. CITA AL COMPRADOR PARA
LA VENTA DE LOS DESECHOS.
LA
ACTIVIDAD
VENTA
DE
DETERMINA
GENERALES.
TCNICO
DESECHOS
DE
LOS
DE
115/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
12
RGANO DE CONTROL
INTERNO
ORGANO DE CONTROL
INTERNO
ACTIVIDAD
ACOMPAA AL COMPRADOR PARA PESAR EL
CAMIN (TARA)
13
HACE REVISIN DEL CAMIN Y OTORGA SU

VISTO BUENO EN TARA.
14
HACE LA ENTREGA DE LOS DESECHOS AL

COMPRADOR.
15
DA AVISO AL ORGANO DE CONTROL INTERNO

PARA QUE REVISEN LA CARGA
16
REVISA LA CARGA DE LOS DESECHOS Y OTORGA

SU VISTO BUENO.
17
ACOMPAA AL COMPRADOR PARA INGRESAR EL

CAMIN AL CENTRO.
18
DETERMINA
DESECHOS.
19
RECIBE EL PAGO POR CONCEPTO DE DESECHOS.
20
ACUDE AL DEPARTAMENTO DE TESORERA Y

CAJA PARA SOLICITAR NMERO DE CUENTA.
21
UNA VEZ CON EL NMERO DE CUENTA ACUDE AL

BANCO
Y
REALIZA
EL
DEPOSITO
CORRESPONDIENTE.
22
ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIN DE LA VENTA

DE DESECHOS CON COPIA PARA: TESORERA Y
CAJA, SECRETARA ADMINISTRATIVA, RGANO
INTERNO DE CONTROL, SUBDIRECCIN DE
RECURSOS
MATERIALES,
JEFATURA
DE
ALMACN E INVENTARIOS.
23
RECABA FIRMA DE VISTO BUENO EN EL OFICIO.
24
UNA
VEZ
CON
LA
FIRMA
ACUDE
AL
DEPARTAMENTO DE TESORERA Y CAJA Y
ENTREGA, RECABANDO ACUSE DE RECIBO.
25
EN
EL
TIEMPO
DETERMINADO
ACUDE
AL
DEPARTAMENTO DE TESORERA Y CAJA Y OBTIENE EL
RECIBO INSTITUCIONAL CORRESPONDIENTE.
EL
PAGO
POR
CONCEPTO
DE
116/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
26
ACTIVIDAD
ELABORA
ACTA
ADMINISTRATIVA
CORRESPONDIENTE A LA VENTA DE DESECHOS.
27
PRESENTA ACTA ADMINISTRATIVA AL ORGANO

DE CONTROL INTERNO,
28
RECABA EN EL ACTA ADMINISTRATIVA LAS

FIRMAS DE: JEFATURA DE ALMACN E
INVENTARIOS,
REPRESENTANTE
DE
INVENTARIOS, RGANO DE CONTROL INTERNO Y
DEL COMPRADOR.
29
OBTIENE COPIAS DEL ACTA ADMINISTRATIVA UNA

VEZ FIRMADA.
30
DA AL COMPRADOR COPIAS DEL ACTA, RECIBO Y

TARA, AL RGANO DE CONTROL INTERNO,
COPIAS DEL: ACTA, RECIBO, TARA Y OFICIO.
31
ARCHIVA
DOCUMENTOS
POR
VENTA
DE
CHATARRA
(ACTA,
COPIAS
DE
RECIBO
INSTITUCIONAL, TARA. EL OFICIO DE CAJA,
COTIZACIN, DICTAMEN TCNICO, OFICIO DE
VIGILANCIA Y RECIBO DE CAJA) EN EL ARCHIVO
CORRESPONDIENTE.
32
AL INICIO DEL EJERCICIO SE INFORMA AL COMIT

DE BIENES EN ASUNTOS GENERALES Y EL
MONTO TOTAL DE LA VENTA DE DESECHOS
GENERALES.
117/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
Inicio
1
SUBDIRECCIN DE
SERVICIOS GENERALES
AUXILIAR DE
INVENTARIOS
Elabora dictamen
tcnico sobre la
desechos
generales
Realiza el
procedimiento de
recibir y clasificar
la chatarra.
RGANO DE
CONTROL INTERNO
*
Revisa camin y
otorga visto bueno
en Tara
Determina venta
de desechos
generales
Entrega dictamen
tcnico
Dictamen
Recibe dictamen
16
Recibe dictamen
tcnico
Revisa la carga de
la chatarra y
otorga visto bueno
Dictamen
10
Dictamen
Notifica al rg. de
Ctrl. Int y a los
Compradores que
vean los desechos
Dictamen
Recibe los
documentos del
comprador
5
Recibe solicitud 19
de donacin de
bienes y/o
equipos. Lo turna
Tara
Acta admitiva.
29
20
Acude a Tesorera
y Caja y solicita
nm. e cuenta
Obtiene copias del

Acta
administrativa
Acta admintiva.
Tara
30
RFC
21
Distribuye
documentos por
venta de chatarra
Documentos
Acude al banco
respectivo y
realiza deposito.
31
11
En su caso elabora
contrato, lo turna a la
Subdir. de Asuntos
Jurdicos para su
autorizacin, autorizado
cita al comprador para la
venta
Dinero
22
12
Acompaa al
comprador para
pesar el camin
(tara)
RFC
Archiva
documentos por
venta de chatarra
Documentos
Elabora oficio para

notificar la venta
de chatarra.
Contrato
Cotizaciones
28
Recopila firmas en
el acta
administrativo
Dinero
Dinero
Identificacin Ofi.
Recibe cotizaciones 6
y selecciona
ganador o en su
caso el comit lo
autoriza y designa
Acuerda fecha
para llevar a cabo
la recoleccin de
los desechos.
Dictamen
13
32
Oficio o/1
23
Recaba firma de
visto bueno en
oficio
Al inicio de cada
ejercicio informa al
comit de bienes,
sobre la venta
Documentos
Identificacin Ofi.
Oficio o/1
FIN
24
8
Turna los
documentos al
auxiliar respectivo
Dictamen
14
Entrega la
chatarra al
comprador
Entrega oficio
recabando acuse
de recibo
Oficio o/1
Tara
25
15
Da aviso al rg.
de Ctrl. Int. Para
que revise la
carga
Cotizacin
Acude a Tesorera
y Caja y obtiene
recibo institucional
Oficio 1
Recibo Inst.
RFC
26
Identificacin Ofi.
17
Acompaa al
comprador pesar
el camin
Elabora Acta
Administrativa por
la venta de
chatarra
Acta admitiva.
27
Presenta Acta
administrativa al
rg. de Ctrl. Int.
Tara
18
Acta admitiva.
Determina pago
por concepto de
chatarra
Tara
118/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO TOMA DE INVENTARIO

FISICO DE ACTIVOS FIJOS
119/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO TOMA DE INVENTARIO FISICO DE ACTIVOS FIJOS


o SUBJEFE DE INVENTARIOS
o AUXILIAR DE INVENTARIOS
120/193
Octubre 2006


OBJETIVO
CONTAR CON UN DOCUMENTO QUE SIRVA COMO GUA PARA LA TOMA FSICA DE
LOS INVENTARIOS DE BIENES, CONTENIDOS EN LOS DEPARTAMENTOS DE LA
ENTIDAD, Y COMO INSTRUMENTO PARA LA INDUCCIN DEL PERSONAL QUE
INTERVIENE EN DICHO PROCESO, AS COMO GARANTIZAR QUE LOS CONTROLES
Y PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS PARA DICHA TOMA FSICA, SEAN PTIMOS,
EFICACES Y EFICIENTES.
121/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

OBLIGACIN DE EFECTUAR, POR LO MENOS UNA VEZ AL MES,
PRUEBAS SELECTIVAS DE LAS EXISTENCIAS FSICAS DE BIENES EN
LOS DEPARTAMENTOS, A FIN DE QUE, CON OPORTUNIDAD, DETECTE
Y CORRIJA LAS POSIBLES DESVIACIONES QUE RESULTEN DE DICHAS
PRUEBAS.
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, SER EL

RESPONSABLE DE COORDINAR LA TOMA DE LOS INVENTARIOS
FSICOS DE BIENES.
LA TOMA FSICA DE INVENTARIOS, INVARIABLEMENTE SE DEBER

EFECTUAR AL MENOS UNA VEZ AL AO.
EL NUEVO SISTEMA POR INTERNET DEL DEPARTAMENTO DE

ALMACENES
E
INVENTARIOS,
DEBER
COMUNICAR
CON
ANTICIPACIN, LA FECHA PROGRAMADA PARA LA TOMA FSICA DE
LOS INVENTARIOS, A LAS REAS DE RGANO INTERNO DE CONTROL,
CONTABILIDAD Y, EN SU CASO, A AUDITORA EXTERNA, PARA SU
INTERVENCIN Y PARTICIPACIN; AS COMO A LAS DISTINTAS REAS
DEL CINVESTAV, PARA QUE CON ANTELACIN A DICHO EVENTO Y
ACORDE A LOS PERODOS QUE TENGAN ESTABLECIDOS, SOLICITEN
LOS BIENES QUE LES SEAN NECESARIOS, YA QUE DURANTE LA
PRCTICA DEL INVENTARIO NO SERN ATENDIDAS LAS SOLICITUDES
DE ABASTECIMIENTO DE BIENES.
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, DEBER TENER

CORRECTAMENTE ACOMODADOS Y CLASIFICADOS LOS BIENES A
INVENTARIAR.
122/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
PARA LA TOMA FSICA DE LOS INVENTARIOS, SE ESTABLECER UNA

MESA DE CONTROL, LA CUAL ESTAR INTEGRADA POR EL
COORDINADOR DE INVENTARIOS, Y TRES AUXILIARES DEL REA.

INVENTARIOS PREPARAR LA INFORMACIN Y DOCUMENTACIN QUE
SE UTILIZAR PARA LA TOMA FSICA DE LOS INVENTARIOS, CON POR
LO MENOS TRES DAS HBILES DE ANTICIPACIN.

TOMA DEL INVENTARIO, VERIFICARA QUE LOS DATOS DE EL SISTEMA
ESTN DEBIDAMENTE ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE LOS
BIENES UBICADOS EN LOS EDIFICIOS.

PRCTICA DEL INVENTARIO, DEBER ELABORAR RELACIONES DE
LOS BIENES QUE SE ENCUENTREN EN ALGUNO DE LOS SIGUIENTES
SUPUESTOS Y LAS CUALES CONTENDRN EL NOMBRE DE LOS
MISMOS, SU CLAVE, CANTIDAD DE BIENES, COSTO UNITARIO Y
COSTO TOTAL:
o EN PODER DE TERCEROS.- SEALAR EL NOMBRE Y DIRECCIN
DEL TERCERO. ESTOS BIENES SE CONSIDERARN PARA
EFECTOS DEL INVENTARIO.
o EN PODER DEL CINVESTAV, PROPIEDAD DE TERCEROS.SEALAR EL NOMBRE Y DIRECCIN DEL PROPIETARIO. ESTOS
BIENES NO SE CONSIDERARN PARA EFECTOS DEL
INVENTARIO, ESTARN UBICADOS EN REAS SEPARADAS,
IDENTIFICADAS.
123/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
o FACTURADOS Y NO ENTREGADOS POR EL PROVEEDOR.- NO SE
CONSIDERARN PARA EFECTOS DEL INVENTARIO, PERO
DEBER VERIFICARSE QUE CONTABLEMENTE EST CREADO
EL PASIVO Y SE OTORGAR EL SEGUIMIENTO DE ESTOS
CASOS HASTA QUE SE LLEVE A CABO LA ENTRADA Y
RECEPCIN FSICA DE LOS BIENES.
o FACTURADOS, ENTREGADOS Y NO REGISTRADOS EN KARDEX.ESTARN UBICADOS EN REAS SEPARADAS, IDENTIFICADAS Y
DEBIDAMENTE
ACORDONADAS.
ESTOS
BIENES
SE
INVENTARIARN POR SEPARADO Y SE LES DAR SEGUIMIENTO
HASTA SU INCLUSIN EN LOS REGISTROS DE LOS
INVENTARIOS.
o RECIBIDOS Y NO FACTURADOS POR EL PROVEEDOR O
ENTREGADOS DURANTE LA PRCTICA DEL INVENTARIO.- SE
PROCEDER CONFORME A LO SEALADO EN EL INCISO
ANTERIOR.
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, CON LA DEBIDA

ANTICIPACIN A LA TOMA DE LOS INVENTARIOS FSICOS, DEBER:
o ETIQUETAR TODOS Y CADA UNO DE LOS BIENES SUJETOS A
INVENTARIO, CONFORME SE INDIQUE EN LAS PRESENTES
NORMAS.
o ELABORAR EL CATLOGO DEL PERSONAL QUE INTERVENDR
EN EL INVENTARIO, ORDENADO POR PAREJAS Y CONTENIENDO
EL NOMBRE DE CADA SERVIDOR PBLICO PARTICIPANTE, SUS
INICIALES, SU ANTEFIRMA Y SU FIRMA.
AL DA DE INCIO DEL INVENTARIO, SE DEBER INGRESAR AL SISTEMA

PARA CONTAR CON UN TANTO DEL KARDEX DE BIENES
ACTUALIZADO Y, PREVIO A LA TOMA FSICA, EFECTUAR EL CORTE
DOCUMENTAL DE FORMAS, CONFORME A LO SIGUIENTE:
124/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
LA MESA DE CONTROL, DURANTE LA TOMA DEL INVENTARIO FSICO DE

BIENES, TENDR LAS SIGUIENTES OBLIGACIONES:
o COORDINAR Y ASIGNAR A CADA PAREJA DE SERVIDORES
PBLICOS, LOS BIENES QUE LES CORRESPONDAN INVENTARIAR.
EL RGANO DE CONTROL INTERNO EN EL CINVESTAV Y/O AUDITORA

EXTERNA, DURANTE EL PROCESO DE LA TOMA FSICA DE LOS
INVENTARIOS, EN CUALQUIER MOMENTO PODRN EFECTUAR LAS
PRUEBAS QUE CONSIDEREN PERTINENTES.
AL CONCLUIR EL INVENTARIO FSICO, SE LEVANTAR ACTA

ADMINISTRATIVA EN LA QUE SE DETALLARN LOS HECHOS OCURRIDOS
DURANTE EL DESARROLLO DEL EVENTO, LA CUAL SER FIRMADA POR
LOS INTEGRANTES DE LA MESA DE CONTROL.
EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, TURNAR AL

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, EL LISTADO QUE CONTIENE EL
RESULTADO DEL INVENTARIO FSICO DE BIENES, A FIN DE QUE ESTE
LLEVE A CABO EL COMPARATIVO FSICO - TERICO.
SI COMO RESULTADO DEL COMPARATIVO FSICO TERICO, RESULTAN

DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES DE BIENES, ESTAS
DEBERN SER ACLARADAS, POR EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E
INVENTARIOS, POR CADA TIPO DE BIEN, EN UN PLAZO QUE NO
EXCEDER A LOS DIEZ DAS HBILES, CONTADOS A PARTIR DEL
SIGUIENTE DA DE EMITIDO EL COMPARATIVO.
LAS ACLARACIONES QUE EFECTE EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E

INVENTARIOS, DEBERN ESTAR PLENAMENTE SOPORTADAS CON LA
DOCUMENTACIN FUENTE QUE LAS AVALE Y SERN SOMETIDAS A LA
VALIDACIN DEL RGANO DE CONTROL INTERNO EN EL CINVESTAV, QUIN
DETERMINAR LA PROCEDENCIA DE LAS MISMAS.
125/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
LAS DIFERENCIAS ACLARADAS Y VALIDADAS POR LA CONTRALORA

INTERNA, SERN TURNADAS PARA LLEVAR A CABO LOS AJUSTES QUE
CORRESPONDAN, YA SEA A NIVEL DE REGISTRO CONTABLE O DEL
KRDEX DE ALMACN.
PARA EL CASO DE LAS DIFERENCIAS NO ACLARADAS, LA CONTRALORA

INTERNA APLICAR LAS SANCIONES ADMINISTRATIVAS CONDUCENTES,
CONFORME A LO ENMARCADO EN LA LEY FEDERAL DE
RESPONSABILIDADES
DE
LOS
SERVIDORES
PBLICOS,
INDEPENDIENTEMENTE DE LAS DE NDOLE PENAL, QUE POR DENUNCIA
ANTE LA AUTORIDAD COMPETENTE, PRESENTE LA SUBDIRECCIN DE
ASUNTOS JURDICOS.
126/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
NMERO
TOMA EL INVENTARIO, EN TERMINAL PORTATIL

DEBE DE INGRESAR LOS SIGUIENTES DATOS:
DEPARTAMENTO, EDIFICIO, LABORATORIO, NM
DE EMPLEADO, NM. DE INVENTARIO
ACCESA AL SISTEMA Y SELECCIONA LA OPCIN

DE INVENTARIO FSICO, DESPUES ELIGE
OPCIN
DISEO
PARA
FILTRAR
EL
DEPARTAMENTO RESPECTIVO.
VERIFICA QUE LOS DATOS DEL INVENTARIO

CONTRA LOS DATOS DE LA BASE DE DATOS.
SON CORRECTOS? NO PASA A LA ACTIVIDAD
NM. 8. SI PASA A LA ACTIVIDAD 9.
BUSCA CUAL ES REALMENTE EL NMERO DE

INVENTARIO.
ACTUALIZA LA BASE DE DATOS CON LOS DATOS

DE INVENTARIO FSICO.
ANOTA LA FECHA DE TOMA DE INVENTARIO

FISICO.
GENERA EL PROCESO DE IMPRESIN

ETIQUITAS DE CDIGO DE BARRAS.
10
ACUDE
AL
DEPARTAMENTO
RESPECTIVO,
LOCALIZA EL BIEN Y/O EQUIPO RESPECTIVO Y
COLOCA (PEGA) LA ETIQUETA.
11
RECABA FIRMA DEL RESPONSABLE DEL BIEN Y/O

EQUIPO.
12
ENTREGA
COPIA
RESPONSABLE
13
ARCHIVA
DOCUMENTOS
EN
EXPEDIENTE
CORRESPONDIENTE DEL EMPLEADO.
ACTIVIDAD
DA LAS INTRUCCIONES PARA LLEVAR A CABO LA
TOMA DEL INVENTARIO FISICO.
DEL
RESGUARDO
DE
AL
127/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
14
ACTIVIDAD
REPORTA LAS DIFERENCIAS A LA SECRETARA
ADMINISTRATIVA PARA SU ACCIN.
15
EJECUTA LA RESOLUCIN DE LA SECRETARA

ADMINISTRATIVA (AJUSTES, DESCUENTOS, ETC.)
16
ENVA REPORTE
SU REGISTRO.
17
SE
LEVANTA
EL
CORRESPONDIENTE.
FINAL A CONTABILIDAD PARA

ACTA
ADMINISTRATIVA
128/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
Acude al
departamento
respectivo
Inicio
1
Formato
Da las
instrucciones para
llevar a cabo el
inventario
Programa
Acude al
departamento
respectivo, localiza
el bien y pega
etiqueta
10
Etiquetas
Formato
3
Toma el inventario
fsico de bienes y/
o equipos
Resguardo O/1
11
Accesa al Sistema,
selecciona
Inventario Fsico,
elige opcin
Diseo
Recaba la firma
del responsable
del bien y/o
equipo
Formato
Reguardo O/1
Formato
12
Verifica datos de
inventario vs datos
base de datos
(sistema)
Formato
SI
Archiva
documentos en el
expediente del
empleado
respectivo
Es correcto?
NO
Entrega copia de
resguardo al
responsable del
bien y/o equipo
Resguardo 1
13
Formato
Reguardo O
6
Busca cual es
realmente el
nmero de
inventario
Formato
14
Reporta las
diferencias a la
Secretara
Administrativa
Reporte
7
Actualiza la base
de datos con los
datos del
inventario fsico
Formato
15
Ejecuta la
resolucin de la
Secretara
Administrativa
Resolucin
8
Anota la fecha de
toma de inventario
fsico
16
Enva reporte final
Depto. de
Contabilidad para
su registro.
Formato
Reporte final
9
Genera proceso
de impresin de
etiquetas de
cdigo de barras
Etiquetas
Formato
17
Se levanta el Acta
administrativa
correspondiente
Acta
administrativa
Reguardo O / 1
Fin
129/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO CONCILIACIN
CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS
130/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO CONCILIACIN CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS


o COORDINADOR DE INVENTARIOS
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
131/193
Octubre 2006


OBJETIVO
CONCILIAR LOS REGISTROS CONTABLES (FACTURAS) CONTRA LOS
REGISTROS DE ACTIVIO (BIENES), DETECTAR DIFERENCIAS Y ACLARARLAS EN
SU DEBIDO MOMENTO PARA TENER CONCILIADOS LOS SALDOS DE ACTIVO
FIJO.
132/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD EN SU MOMENTO A MS TARDAR

EL TERCER DA HABL DEL SIGUIENTE MES TURNAR LA BALANZA DE
COMPROBACIN Y MOVIMIENTOS DE ACTIVO DEL MES A LA SECCIN DE
INVENTARIOS.
LA SECCIN DE INVENTARIOS GENERAR SU ACUMULADO GENERAL AL

CIERRE DEL MES A MS TARDAR EL TERCER DA HBIL DEL SIGUIENTE
MES JUNTO CON SU MOVIMIENTOS DE ACTIVO.
GENERA UN REPORTE CONCILIACIN DE ACTIVO FIJO POR MES, EN

DONDE ESPECFICA EL SALDO DE CONTABILIDAD MAS/MENOS
PARTIDAS EN CONCILIACIN Y LLEGA AL SALDO DE INVENTARIOS.
JUNTO CON OTRO REPORTE EN EL CUAL SE LLEGA A SALDO
CONCILIADOS.
EMITE OFICIO A CONTABILIDAD EN DONDE SE MENCIONAN LAS

PARTIDAS EN CONCILIACIN POR ACLARAR, JUNTO CON EL REPORTE
DE CONCILIACIN PARA QUE DICHO REPORTE SEA FIRMADO POR
AMBAS REAS Y ARCHIVADO.
133/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
NMERO
1
ACTIVIDAD
INTRUYE AL AUXILIAR PARA LLEVAR A CABO LA
CONCILIACIN CONTABLE.
RECIBE DESGLOSE DE MOVIMIENTOS Y BALANZA

DE CIERRA MENSUAL.
ACCESA AL ARCHIVO NUEVO KARDEX EN LA

FECHA DETERMINADA.
ELIGE
LA
OPCIN
KARDEX
PARA
ACTUALIZARLO, DESPUES LA OPCIN ELIMINA Y
DESPUES LA OPCIN FTP.
SELECCIONA EL ACCESO AL ARCHIVO KARDEX,

ELIGE ARCHIVO, ELIGE OPCIN OBTENER DATOS
EXTERNOS, ELIGE OPCIN IMPORTAR, ELIGE
OPCIN ARCHIVO DE TEXTO Y EN MIS
DOCUMENTOS ELIGE OPCIN IMPORTAR, ELIGE
OPCIN CERRAR.
RENOMBRA EL ARCHIVO NVOKARDEX CON

KARDEX, ELIGE OPCIN CONSULTA, ELIGE
OPCIN DISEO, REALIZA CAPTURA Y SALVA
LOS CAMBIOS.
REGRESA A ARCHIVO KARDEX Y ELIGE OPCIN

INFORMES, ELIGE OPCIN TOTAL POR
FACTURA Y DA ENTER PARA GENERAR
REPORTE.
REGRESA A FORMATO DE CONCILIACIN Y

CAPTURA SALDO CONTABLE E IMPORTE DE
CUENTA.
VERIFICA MOVIMIENTO DE LA CUENTA VS

CONTABILIDAD. ES CORRECTO? NO, PASA A LA
ACTIVIDAD NM. 13. SI, PASA A LA ACTIVIDAD
NM. 14.
10
LOCALIZA DIFERENCIAS Y LAS ADICIONA Y/O

ELIMINA.
11
VERIFICA QUE EL RESULTADO DE LA CIFRA

CONTROL SEA DE CEROS. ES CERO? NO, PASA
A LA ACTIVIDAD NM. 15. S, PASA A LA
ACTIVIDAD NM. 13
134/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
12
ACTIVIDAD
CAMBIA A OTRO NMERO DE CUENTA CONTABLE
Y REGRESA A LA ACTIVIDAD NM. 6
13
VERIFICA LOS MOVIMIENTOS ACUMULADOS EN

EL ARCHIVO KARKEX, SON CORRECTOS?, NO,
PASA A LA ACTIVIDAD 14, S, PASA A LA
ACTIVIDAD NM. 15.
14
LOCALIZA DIFERENCIAS Y CORRIGE.
15
GENERA IMPRESIN DE REPORTE Y LO ARCHIVA.
16
RECABA FIRMAS DEL REPORTE
17
TURNA COPIA A CONTABILIDAD
18
ARCHIVA
135/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
Inicio
1
Recibe formato(s)
de salida de
bienes
Recibe desglose 2
de movimientos y
balanza al cierre
mensual
Desglose de Mov.
Regresa a archivo
kardex y elige opcin
informes, elige total
por factura e imprime
reporte
Desglose de Mov.
Balanza
Balanza
Formato(s)
Balanza
8
3
2
Clasifica
documentos por
concepto
Accesa archivo
nuevo kardex a
fecha determinada
Desglose de Mov.
Regresa a formato
de conciliacin y
captura saldo e
importe de cuenta
Desglose de Mov.
Son
correctos?
SI
NO
14
Balanza
Formato(s)
Balanza
9
Turna documentos
al auxiliar de
inventario
correspondiente
Formato(s)
13
Verifica
movimientos
acumulados en el
archivo kardex
Desglose de Mov.
Elige la opcin
kardex para
actualizarlo,
despus elimina y
despus FTP
Verifica
movimiento de la
cuenta contra el
de contabilidad
Desglose de Mov.
Desglose de Mov.
Balanza
15
Desglose Mov.
Balanza
Genera impresin
de reporte.
Balanza
Reporte
5
Es correcto?
Accesa al archivo kardex,

elige archivo, elige obtener
datos externos, elige
importar, elige archivo de
texto y en mis documentos
elige importar, elige cerrar
SI
Desglose de Mov.
Balanza
NO
10
Desglose de Mov.
Balanza
16
Localiza y corrige
las diferencias.
Recaba firma del

reporte
1
6
Desglose de Mov.
Renombra archivo
nvokardex con kardex,
elige cosulta, elige
diseo, realiza captura,
salva los cambios.
Reporte
Balanza
Desglose de Mov.
Desglose de Mov.
Balanza
Localiza
diferencias y las
corrige
Balanza
11
Verifica que el
resultado de la
cifra control sea
de ceros
Desglose de Mov.
17
Turna copia a
contabilidad
Balanza
Reporte
Desglose de Mov.
Balanza
Estn en
ceros?
SI
18
NO
12
Realiza el cambio
a otro nmero de
cuenta contable
Desglose de Mov.
Turna copia a
contabilidad
Reporte
Desglose de Mov.
Balanza
Balanza
FIN
1
136/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO SALIDA-ENTRADA
DE ACTIVOS FIJOS
137/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO SALIDA-ENTRADA DE ACTIVOS FIJOS


o SUBJEFE DE INVENTARIOS
VIGILANCIA
DEPARTAMENTOS SOLICITANTES
138/193
Octubre 2006


OBJETIVO
REGISTRAR CORRECTA Y OPORTUNAMENTE, LA ENTRADA Y SALIDA DE
TODOS Y CADA UNO DE LOS BIENES QUE INGRESEN Y QUE SALGAN DE LOS
DEPARTAMENTOS DE LA ENTIDAD, CON LA FINALIDAD DE MANTENER
ACTUALIZADA LA INFORMACIN RELATIVA A LAS EXISTENCIAS BAJO EL
CONTROL, CUSTODIA, RESGUARDO Y RESPONSABILIDAD DE DICHAS REAS.
139/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN

RESPONSABILIDAD DE REGISTRAR, OPORTUNA Y PERMANENTEMENTE,
TODAS LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE BIENES DE LOS DEPARTAMENTOS.
LA RECEPCIN DE BIENES DEBER EFECTUARSE PREVIA VERIFICACIN

DE QUE LOS MISMOS CUMPLAN CON LAS CARACTERSTICAS
SEALADAS EN LOS CONTRATOS HECHOS CON PROVEEDORES, TALES
COMO CLASE, TIPO Y CALIDAD REQUERIDAS; CANTIDADES
SOLICITADAS, EN SU CASO, CADUCIDAD DE LOS INSUMOS, ETCTERA.
POSTERIOR A LA RECEPCIN FSICA DE LOS BIENES, EL

DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, PROCEDER A
ELABORAR EL ALTA DEL BIEN, UTILIZANDO PARA TAL EFECTO, COMO
DOCUMENTOS FUENTE LA COPIA DEL CONTRATO Y COPIA DE LA
FACTURA.

CATLOGO DE BIENES E IGUALMENTE, EL ACTUALIZAR EL SISTEMA,
LOS INFORMES O REPORTES QUE GENERE MENSUAL O
PERIDICAMENTE.
140/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
NMERO
1
ACTIVIDAD
RECIBE LOS FORMATOS (AVISO DE ENTRADA Y/O
SALIDA)
CLASIFICA LOS FORMATOS POR CONCEPTO:

ALTAS, CAMBIOS, BAJAS, SALIDAS, ETC.
TURNA LOS FORMATOS Y/O DOCUMENTOS AL

AUXILIAR DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE.
RECIBE LS FORMATOS Y/O DOCUMENTOS DE

AVISO DE ENTRADA O SALIDA DE BIENES.
REVISA Y VERIFICA QUE LOS FORMATOS

CUMPLAS CON LOS SIGUIENTES DATOS O
INFORMACIN: DEPARTAMENTO, NOMBRE DEL
BIEN Y/O EQUIPO, NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE
DEL DEPARTAMENTO. SON CORRECTOS? NO,
PASA A LA SIGUIENTE ACTIVIDAD. S, PASA A LA
ACTIVIDAD NM. 7.
LE PIDE AL SOLICITANTE QUE REALICE LAS

CORRECCIONES CORRESPONDIENTES.
ASIGNA NMERO DE FOLIO CONSECUTIVO Y

COLOCA SELLO DE INVENTARIOS EN EL
FORMATO.
DESPUES DEL TIEMPO DETERMINADO (1 O 2

SEMANAS)
ACUDE
AL
DEPARTAMENTO
RESPECTIVO Y VERIFICA SI YA LLEGO EL BIEN
Y/O EQUIPO. YA LLEG? NO, PASA A LA
SIGUIENTE ACTIVIDAD. S, PASA A LA ACTIVIDAD
NM. 10.
ARCHIVA FORMATO DE SALIDA DE BIENES. Y

REGRESA A LA ACTIVIDAD NM. 8.
10
HACE EL REGISTRO CORRESPONDIENTE EN EL

FORMATO: FECHA, OBSERVACIN DE QUE YA
LLEG EL BIEN.
11
TURNA
FORMATO(S)
INVENTARIOS.
AL
SUBJEFE
DE
141/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
SUBJEFE DE INVENTARIOS
12
ACTIVIDAD
RECIBE Y REALIZA EL O LOS REGISTROS
CORRESPONDIENTES (FECHA EN QUE LE
ENTREGAN COPIA) LO TURNA.
13
RECIBE FORMATOS Y REALIZA LA CAPTURA DE

DATOS EN SISTEMA. (DESCRIPCIN, MARCA,
MODELO, NO. DE INVENTARIO, DEPARTAMENTO,
RESPONSABLE, MOTIVO, DA DE ENTRADA, DA
DE SALIDA.
14
ARCHIVA FORMATO(S) EN FORMA CONSECUTIVA.
142/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
4
Recibe formato(s)
de Salida de
bienes.
Inicio
1
Formato(s)
Recibe formato(s)
de salida de
bienes
Revisa datos de
formato(s) de
Salida de Bienes
2
3
13
Formato(s)
Es correcto?
Turna documentos
al auxiliar de
inventario
correspondiente
Formato(s)
Formato(s)
Clasifica
documentos por
concepto
11
Formato(s)
Formato(s)
Turna formato(s) de
salida de bienes al
subjefe de
inventarios
SI
Recibe
formanto(s) y
realiza la captura
de datos
Formato(s)
14
NO
6
Solicita correccin
al solicitante.
Archiva formato(s)
en forma
consecutiva
Formato(s)
Formato(s)
2
Registra fecha en
que le entregan
copia y lo turna
nuevamente
Formato(s)
12
FIN
Asigna nmero de
folio consecutivo y
coloca sello de
inventario en
fomato(s)
Formato(s)
1
8
Acude al
departamento
respectivo y verifica
si ya lleg el bien y/
o equipo
Formato(s)
SI
Se encuentra
el bien?
NO
9
Archiva formato(s)
de salida de
bienes y regresa a
la actividad nm. 8
Formato(s)
10
Registra en
formato(s) de salida
de bienes los datos
correspondientes.
Formato(s)
143/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO BAJAS REGISTRO CONTABLE
144/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO BAJAS DE BIENES Y EQUIPOS (REGISTRO CONTABLE)

REA DE INVENTARIOS
145/193
Octubre 2006


OBJETIVO
COADYUVAR A MANTER ACTUALIZADA LA CONTABILIDAD DE LA INSTITUCIN

DE MANERA QUE ESTA SATISFAGA LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES Y
FISCALIZADORAS DE INFORMACIN RELATIVA A LOS ACTIVOS.
146/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
SE GENERA UN REPORTE DE BAJAS EN EL MES POR SINIESTRO,
ENAJENACIN, DONACIN, DESTRUCCIN, ETC. DICHO REPORTE SE
GENERA POR DEPARTAMENTO, CUENTA CONTABLE Y AO DE
ADQUISICIN.
SE TURNA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD JUNTO CON LA
DOCUMENTACIN SOPORTE DE LA BAJA Y SE PIDEE SEA ELIMINADO DE
LOS REGISTROS CONTABLES.
EN CASO DE BAJAS SE DEBE DE NOTIFICAR EN UNA COPIA A LA
SECRETARA ADMINISTRATIVA, Y AL RGANO INTERNO DE CONTROL.
147/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
DEPARTAMENTO DE ALMACN
E INVENTARIOS
ACTIVIDAD
ELABORA RELACION DE BAJAS DE BIENES Y/O
EQUIPOS QUE HAN SIDO DADOS DE BAJA, POR
DEPARTAMENTO, CUENTA CONTABLE Y AO DE
ADQUISICIN.
UNA VEZ ELABORADA Y VERIFICADA LA

RELACIN DE BIENES Y/O EQUIPO QUE HAN
CAUSADO BAJA, LA ENVA AL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD PARA QUE SE REALICEN LAS
AFECTACIONES CORRESPONDIENTES.
RECIBE RELACIN DE BAJAS DE BIENES Y/O

EQUIPOS. ES CORRECTA? NO. PASA A LA
SIGUIENTE ACTIVIDAD. S, PASA A LA ACTIVIDAD
NM. 6.
SOLICITA AL DEPTO. DE ALMACN E INVENTARIO

QUE LLEVE A CABO LA CORRECIN Y/O DATOS
FALTANTES. REGRESA A LA ACTIVIDAD NM. 3.
E INVENTARIOS
RECIBE RELACIN Y LLEVA A CABO LAS

CORRECCIONES CORRESPONDIENTES. REGRESA
A LA ACTIVIDAD NM. 3.
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
LOCALIZA EN LOS EXPEDIENTES LAS FACTURAS

CORRESPONDIENTES A LA RELACIN DE BIENES
Y/O EQUIPOS.
FOTOCOPIA LAS FACTURAS DE LA RELACIN

CORRESPONDIENTE.
LOCALIZA REGISTRO DEL BIEN Y/O EQUIPO EN

COPIA FOTOSTATICA.
DETERMINA LAS CUENTAS CONTABLES POR

AFECTAR.
10
CALCULA LA
EQUIPOS.
11
EFECTUA EL REGISTRO CONTABLE DE BAJA.
12
EN EL CIERRE MENSUAL GENERA LA BALANZA Y

MOVIMIENTOS MENSUALES.
13
TURNA AL DEPARTAMENTO DE ALMACN E

INVENTARIOS BALANZA Y MOVIENTOS.
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
DEPRECIACIN
DEL
BIEN
Y/O
148/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
E INVENTARIOS
NMERO
14
REA DE INVENTARIOS
ACTIVIDAD
RECIBE BALANZA Y MOVIMIENTOS Y TURNA
DOCUMENTOS AL REA DE INVENTARIOS.
15
RECIBE Y HACE REVISIN. SON CORRECTOS. NO,

PASA A LA ACTIVIDAD NM. 16, S, PASA A LA
ACTIVIDAD NM. 17
16
INDICA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

LOS DATOS QUE NO SON CORRECTO PARA QUE
SE
HAGAN
LAS
CORRECCIONES
CORRESPONDIENTES. REGRESA A LA ACTIVIDAD
ANTERIOR.
17
ARCHIVA DOCUMENTOS.
149/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE
ALMACN E INVENTARIOS
11
Inicio
REA DE INVENTARIOS
4
Realiza registro
contable de baja
Recibe relacin de
bajas y revisa.
17
1
Relacin
Elabora relacin
de bajas de
bienes y/o equipos
Relacin
SI
Es correcta?
Solicita al Depto.
de Almacn e
Inventarios que
realice correcin
Relacin
FIN
Listado de Mov.
13
Turna documentos
al Depto. de
Almacn e
Inventarios
Balanza
1
5
1
Recibe relacin y
hace correcciones
Localiza factura
original respectiva
Relacin
Listado de Mov.
Factura
2
Listado de Mov.
Balanza
NO
Relacin
Balanza
12
En el cierre mensual
genera balanza de
comprobacin y
movimientos
mensuales
2
Enva relacin al
Departamento de
Contabilidad
Archiva
documentos
Factura o/1
Relacin
Recibe balanza y 14
movimientos
mensuales, lo turna
al rea de
inventarios
7
Fotocopia facturas
Balanza
Factura o/1
Listado de mov.
Relacin
rea de
Inventarios
Recibe y revisa
balanza y
movimientos
mensuales
Balanza
Localiza registro
del bien y/o
equipo en copia
fotosttica
Factura o/1
15
Relacin
9
Listado de mov.
Determina las
cuentas contables
por afectar
Factura o/1
Son
correctos?
SI
Relacin
NO
10
Solicita al Depto. de 16
Contabilidad que
haga las
correcciones
correspondientes
Archiva relacin y
calcula la
depreciacin del
bien y/o equipo
Factura o/1
Balanza
Relacin
Listado de mov.
150/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO VENTA DE VEHCULOS
151/193
Octubre 2006


SECCIN DE INVENTARIOS
SUBIDRECCIN DE RECURSOS MATERIALES
SUBDIRECCIN DE ASUNTOS JURDICOS
RGANO INTERNO DE CONTROL
DEPARTAMENTO DE CAJA
VIGILANCIA
152/193
Octubre 2006


OBJETIVO
MANTENER EL ADECUADO RENDIMIENTO DE LOS VEHCULOS AUTOMOTORES
DEL CINVESTAV, CON EL FIN DE MANTENER ACTUALIZADO EL PARQUE
VEHUCLAR DE LA INSTITUCIN.
153/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
A LOS DIEZ AOS DE VIDA UTIL DE CADA VEHCULO SE LLEVAR A CABO

SU VENTA.
LOS VEHCULOS PROCEDERAN A VENDERSE CUANDO SE DETERMINE

QUE SUS COSTOS DE MANTENMIENTO SEASN ELEVADOS.
SI UN VEHCULO ES OFERTADO 3 VECES Y NO SE VENDE SE PROCEDRA

A VENDERSE COMO DESECHO FERROSO.
LA VENTA SE REALIZARA POR MEDIO DE LOS PROCESOS

ESTABLECIDOS EN LA LEY GENERAL DE BIENES NACIONAELES, YA SEA
POR ADJUDICACIN DIRECTAV, INVITACIN A TRES O MAS PERSONAS Y
LICITACIN PBLICA.
154/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
JEFE DE ALMACN E
INVENTARIOS
MATERIALES
NMERO
1
REVISA LA DETERMINACIN DEL VALOR MNIMO

DE VENTA DEL VEHCULO O VEHCULOS Y DA SU
VISTO BUENO, Y TURNA A LA SUBDIRECCIN DE
RECURSOS MATERIALES
RECIBE Y REVISA DETERMINACIN. DA SU VISTO

BUENO E INFORMA AL COORDINADOR DE
INVENTARIOS PARA QUE LLEVE A CABO LA
VENTA DEL VEHCULO O VEHCULOS.
UNA VEZ CON EL VISTO BUENO DE LA VENTA DEL

VEHCULO O VEHCULOS Y DE ACUERDO EL
MONTO DE LA VENTA, DETERMINA EL PROCESO
POR EL CUAL SE LLEVAR A CABO LA MISMA: SI
EL VALOR VA DE 1 A 1000 SALARIOS MNIMOS
VIGENTES SE HAR POR ADJUDICACIN
DIRECTA, SI VA DE 1001 A 4000 SE LLEVAR A
CABO POR INVITACIN A TRES PERSONAS SI ES
DE 4001 SALARIOS EN ADELANTE SE SEGUIRA LA
VA DE LA LICITACIN PBLICA.
LLEVA A CABO EL PROCESO DE VENTA

CORRESPONDIENTE
EN
PRESENCIA
DE
REPRESENTANTES DEL RGANO INTERNO DE
CONTROL.
UNA VEZ QUE SE TIENE AL MEJOR COMPRADOR

SE PASA A CAJA PARA QUE SE REALICE EL PAGO
CORREPONDIENTE.
RECIBE PAGO DEL COMPRADO Y EMITE RECIBO

INSTITUCIONAL CORRESPONDIENTE.
SOLICITA A LA SECRETARA ADMINISTRATIVA EL

ENDOSO DE LA FACTURA DEL VEHCULO A
NOMBRE DEL COMPRADOR.
ENDOSA LA FACTURA CORRESPONDIENTE DA

AVISO AL COORDINADOR DE INVENTARIOS.
10
RECIBE LA FACTURA ENDOSADO Y ENTREGA AL

COMPRADOR JUNTO CON LA DOCUMENTACIN
CORRESPONDIENTE, RECABANDO FIRMA DE
ENTREGADO EN EL CONTRATO.
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
DEPARTAMENTO DE
TESORERA Y CAJA
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
ACTIVIDAD
DETERMINA EL VALOR MNIMO DE VENTA DEL
VEHCULO O VEHCULOS.
155/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
11
VIGILANCIA
ACTIVIDAD
ELABORA OFICIO DIRGIDO A VIGILANCIA DANDO
AVISO DE LA VENTA DEL VEHCULO O VEHCULOS
12
RECIBIE AVISO, VERIFICA VEHCULOS Y PERMITE

LA SALIDA DE LOS MISMOS.
13
ELABORA RELACION DE BAJAS DE LOS

VEHCULOS QUE HAN SIDO VENDIDOS, POR
ADQUISICIN. LA ENVA AL DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
14
RECIBE RELACIN Y PROCEDE A REALIZAR LAS

COORDINADOR DE
INVENTARIOS
15
ARCHIVA
LA
DOCUMENTACIN
EXPEDEDIENTE CORRESPONDIENTE.
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
EN
EL
156/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
JEFE DE ALMACN E
INVENTARIOS
Inicio
1
Determina el valor
mnimo de venta
del vehculo
Recibe
2
determinacin de
valor mnimo de
venta y revisa.
Valor de venta
SUBDIRECCIN DE
RECURSOS MATERIALES
Recibe, revisa y da
su visto bueno, turna
para que se lleve a
cabo la venta
Valor de venta
DEPARTAMENTO DE
TESORERA Y CAJA
VIGILANCIA
CONTABILIDAD
7
Recibe pago y
emite recibo
institucional
correspondiente
Contrato
Recibo
Institucional
De acuerdo al
monto determina el
procedimiento de
la venta
5
Lleva a cabo el
procedimiento de
la venta y
determina ganador
Contrato
6
Junto con el
comprador pasa a
caja para que se
haga el pago
Contrato
Solicita a la Sec. 8
Admitiva. el
endoso de la
factura del
vehculo
Soliciutd
9
Recibe solicitud,
consigue factura,
endosa y enva a
Inventarios
Factura
Recibe factura y 10
entrega al
comprador, quien
firma de recibido
en contrato
Factura
Contrato
11
Recibe oficio.
Verifica vehculo con
documentancin
correspondiente.
permite salida
Elabora oficio
dirigido a
Vigilancia dando
aviso de la venta
Factura
12
Copia factura
Contrato
Copia contrato
Oficio
Oficio
2
Elabora relacin
de bajas de
vehculo por venta.
Enva a
Cotabilidad
Relacin de bajas
13
Recibe relacin y
realiza las
afectaciones
correspondientes
14
Relacin
3
15
Archiva
documentacin en
expediente
correspondiente
Contrato, Rbo.
Inst.
FIN
157/193
Octubre 2006

PROCEDIMIENTO VENTA DE BIENES Y/O EQUIPOS
158/193
Octubre 2006


SECCIN DE INVENTARIOS
SUBIDRECCIN DE RECURSOS MATERIALES
SUBDIRECCIN DE ASUNTOS JURDICOS
RGANO INTERNO DE CONTROL
DEPARTAMENTO DE CAJA
VIGILANCIA
159/193
Octubre 2006


OBJETIVO
MANTENER EL ADECUADO RENDIMIENTO DE LOS BIENES Y/O EQUIPOSEL
CINVESTAV, CON EL FIN DE SUSTITUIR LOS BIENES Y/O EQUIPOS CON LOS
MAS ACTUALIZADOS O QUE SATISFAGAN MEJOR LAS NECESIDADES DE LA
INSTITUCIN.
160/193
Octubre 2006


NORMAS DE OPERACIN
LOS BIENES Y/O EQUIPOS PROCEDERAN A VENDERSE CUANDO SE

DETERMINE QUE SUS COSTOS DE MANTENMIENTO SEASN ELEVADOS.
SI UN BIEN O EQUIPO ES OFERTADO 3 VECES Y NO SE VENDE SE

PROCEDRA A VENDERSE COMO DESECHO.
LA VENTA SE REALIZARA POR MEDIO DE LOS PROCESOS

ESTABLECIDOS EN LA LEY GENERAL DE BIENES NACIONAELES, YA SEA
POR ADJUDICACIN DIRECTA, INVITACIN A TRES O MAS PERSONAS Y
LICITACIN PBLICA.
161/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
NMERO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
JEFE DE ALMACN E
INVENTARIOS
MATERIALES
REVISA LA DETERMINACIN DEL VALOR MNIMO

DE VENTA DE LOS BIENES Y/O EQUIPOS. DA SU
VISTO BUENO, Y TURNA A LA SUBDIRECCIN DE
RECURSOS MATERIALES
RECIBE Y REVISA DETERMINACIN. DA SU VISTO

BUENO E INFORMA AL COORDINADOR DE
INVENTARIOS PARA QUE LLEVE A CABO LA
VENTA DEL VEHCULO O VEHCULOS.
UNA VEZ CON EL VISTO BUENO PARA LA VENTA

DE LOS BIENES Y/O EQUIPOS, Y DE ACUERDO
CON EL MONTO DE LA VENTA, DETERMINA EL
PROCESO POR EL CUAL SE LLEVAR A CABO LA
MISMA: SI EL VALOR VA DE 1 A 1000 SALARIOS
MNIMOS VIGENTES SE HAR POR ADJUDICACIN
DIRECTA, SI VA DE 1001 A 4000 SE LLEVAR A
CABO POR INVITACIN A TRES PERSONAS SI ES
DE 4001 SALARIOS EN ADELANTE SE SEGUIRA LA
VA DE LA LICITACIN PBLICA.
LLEVA A CABO EL PROCESO DE VENTA

CORRESPONDIENTE
EN
PRESENCIA
DE
REPRESENTANTES DEL RGANO INTERNO DE
CONTROL.
UNA VEZ QUE SE TIENE AL MEJOR COMPRADOR

SE PASA A CAJA PARA QUE SE REALICE EL PAGO
CORREPONDIENTE.
RECIBE PAGO DEL COMPRADO Y EMITE RECIBO

INSTITUCIONAL CORRESPONDIENTE.
ENTREGA AL COMPRADOR JUNTO CON LA

DOCUMENTACIN
CORRESPONDIENTE,
RECABANDO FIRMA DE ENTREGADO EN EL
CONTRATO.
ELABORA OFICIO DIRGIDO A VIGILANCIA DANDO

AVISO DE LA VENTA DEL BIEN Y/O EQUIPO.
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
DEPARTAMENTO DE
TESORERA Y CAJA
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
ACTIVIDAD
DETERMINA EL VALOR MNIMO DE VENTA A
TRAVES DE UN PERITIAJE O SI LOS BIENES YA SE
CONSIDERAN COMO DESECHO CONSULTA LAS
LISTA DE PRECIOS MNIMOS ESTABLECIDA POR
LAS AUTORIDADES COMPETENTES.
162/193
Octubre 2006


RESPONSABLE
VIGILANCIA
NMERO
10
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
ACTIVIDAD
RECIBIE AVISO, VERIFICA BIEN Y/O EQUIPO Y
PERMITE LA SALIDA.
11
ELABORA RELACION DE BAJAS DE LOS BIENES Y

O EQUIPOS QUE HAN SIDO VENDIDOS, POR
ADQUISICIN. LA ENVA AL DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
12
RECIBE RELACIN Y PROCEDE A REALIZAR LAS

COORDINADOR DE
INVENTARIOS
13
ARCHIVA
LA
DOCUMENTACIN
EXPEDEDIENTE CORRESPONDIENTE.
EN
EL
163/193
Octubre 2006


DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR DE
INVENTARIOS
JEFE DE ALMACN E
INVENTARIOS
Inicio
1
Determina el valor de
venta de los bienes y/o
equipos ya sea por
peritaje o consultando la
lista de valores mnimos
correspondiente
Recibe
2
determinacin de
valor mnimo de
venta y revisa.
Valor de venta
SUBDIRECCIN DE
RECURSOS MATERIALES
Recibe, revisa y da
su visto bueno, turna
para que se lleve a
cabo la venta
Valor de venta
DEPARTAMENTO DE
TESORERA Y CAJA
VIGILANCIA
CONTABILIDAD
7
Recibe pago y
emite recibo
institucional
correspondiente
Contrato
Recibo
Institucional
De acuerdo al
monto determina el
procedimiento de
la venta
5
Lleva a cabo el
procedimiento de
la venta y
determina ganador
Contrato
6
Junto con el
comprador pasa a
caja para que se
haga el pago
Contrato
8
Entrega al
comprador, quien
firma de recibido
en contrato
Contrato
Recibo
Insitucional
9
Elabora oficio
dirigido a
Vigilancia dando
aviso de la venta
Contrato
Oficio
Recibe oficio.
Verifica vehculo con
documentancin
correspondiente.
permite salida
10
Copia contrato
Oficio
Elabora relacin 11
de bajas de
vehculo por venta.
Enva a
Cotabilidad
Relacin de bajas
Recibe relacin y
realiza las
afectaciones
correspondientes
12
Relacin
3
13
Archiva
documentacin en
expediente
correspondiente
Contrato, Rbo.
Inst.
FIN
164/193
Octubre 2006

FORMATOS Y/O ANEXOS
165/193
Octubre 2006

ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO

ALTA Y REGISTRO DE BIENES DE ACTIVO FIJO (Pg. 64)
FORMATO ENTRADA DE BIENES
166/193
Octubre 2006


ALTA Y REGISTRO DE BIENES DE ACTIVO FIJO (Pg. 64)
FORMATO RESGUARDO DE ACTIVO FIJO
167/193
Octubre 2006

ANEXO DEL PROCEDIMIENTO

REASIGNACIN DE ACTIVOS FIJOS (Pg. 76)
FORMATO DE RESGUARDO DE ACTIVO FIJO
168/193
Octubre 2006


REPORTE DE NO ADEUDO DE ACTIVOS FIJOS (Pg. 85)
FORMATO REPORTE DE NO ADEUDO 1
169/193
Octubre 2006


FORMATO REPORTE DE NO ADEUDO 2
170/193
Octubre 2006


FORMATO DE RESGUARDO DE ACTIVO FIJO
171/193
Octubre 2006


DONACIN DE ACTIVOS FIJOS (Pg. 101)
FORMATO DE CONTRATO DE DONACIN 1
172/193
Octubre 2006


FORMATO DE CONTRATO DE DONACIN 2
173/193
Octubre 2006


FORMATO DE DICTAMN DE NO UTILIDAD
174/193
Octubre 2006


FORMATO DE RELACIN DE BIENES MUEBLES DEL CONTRATO DE DONACIN 1
175/193
Octubre 2006


FORMATO DE RELACIN DE BIENES MUEBLES DEL CONTRATO DE DONACIN 2
176/193
Octubre 2006


FORMATO DE SOLICITUD DE BIENES MUEBLES DEL CONTRATO DE DONACIN
177/193
Octubre 2006


VENTA DE DESECHOS GENERALES DEL CINVESTAV (Pg. 110)
FORMATO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE VENTA DE DESECHOS
178/193
Octubre 2006


VENTA DE DESECHOS GENERALES DEL CINVESTAV (Pg. 110)
FORMATO DE DICTAMEN DE NO UTILIDAD
179/193
Octubre 2006


TOMA DE INVENTARIO FSICO DE ACTIVOS FIJOS (Pg. 110)
FORMATO DE INVENTARIO FSICO DE BIENES MUEBLES
180/193
Octubre 2006


FORMATO DE BIENES EN OTRAS INSTITUCIONES, COMODATO Y CON PARTICULARES
181/193
Octubre 2006


FORMATO DE CONTRATO DE COMODATO 1
182/193
Octubre 2006


183/193
Octubre 2006


184/193
Octubre 2006


FORMATO DE RESGUARDO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
185/193
Octubre 2006


CONCILIACIN CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS (Pg. 129)
FORMATO DE CONCILIACIN
186/193
Octubre 2006


SALIDA-ENTRADA DE ACTIVOS FIJOS (Pg. 136)
FORMATO DE SALIDA DE BIENES
187/193
Octubre 2006


SALIDA-ENTRADA DE ACTIVOS FIJOS (Pg. 136)
FORMATO DE ENTRADA DE BIENES
188/193
Octubre 2006


VENTA DE VEHCULOS (Pg. 150)
FORMATO DE DETERMINACIN DEL VALOR MNIMO DE VEHCULOS
189/193
Octubre 2006


190/193
Octubre 2006


INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL ANEXO DETERMINACIN DEL VALOR
MNIMO DE VEHCULOS
191/193
Octubre 2006


VENTA DE BIENES Y/O EQUIPOS (Pg. 157)
192/193
Octubre 2006

RESPONSABLES DE SU ELABORACIN
Autoriz:
Lic. Vctor Gabriel Gutierrez Lugo

Secretario Aministrativo
Elabora y Revis:
C.P. Salvador Rosete Gzman

Jefe del Departamento de Almacn e Inventarios
Jess Rodrguez Casteln
Coordinador del rea de Inventarios
Colabor:
Lic. Erik Siliceo Beristain

Adscrito al Departamento de Desarrollo Institucional
193/193
Octubre 2006

DIRECTORIO
DRA. ROSALINDA CONTRERAS THEUREL
DIRECTORA GENERAL
DR. JOS MUSTRE DE LEN

SECRETARIO ACADMICO
DR. LUIS ALFONSO TORRES GOMEZ

SECRETARIO DE PLANEACIN
LIC. VCTOR GABRIEL GUTIRREZ LUGO

SECRETARIO ADMINISTRATIVO
194/193
Octubre 2006

Inventarios Procedimientos

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES

CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N.

Recepcin y registro de Entrada de Bienes a los Almacenes ....................... 13

Procedimientos rea de Inventarios

Alta y registro de Bienes de Activo Fijo ......................................................... 64

Formatos y/o anexos ....................................................................................... 164

CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N.

ACTA DE AUTORIZACIN DEL MANUAL DE

DE CONFORMIDAD CON EL OFICIO NM. 030260 EXPEDIDO POR LA DRA.

LIC. VCTOR GABRIEL GUTIRREZ LUGO

CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N.

CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N.

OBJETIVO DEL MANUAL

CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N.

CONSTITUCIN POLTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS.

LEY GENERAL DE TTULOS Y OPERACIONES DE CRDITO.

LEY GENERAL DE SOCIEDADES MERCANTILES.

LEY GENERAL DE INSTITUCIONES Y SOCIEDADES MUTUALISTAS DE

LEY FEDERAL DE INSTITUCIONES DE FIANZAS.

LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL.

LEY GENERAL DE DEUDA PBLICA.

LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PBLICO FEDERAL.

LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO.

LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.

LEY FEDERAL DE DERECHOS.

LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES.

CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N.

LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES

LEY FEDERAL DE LAS ENTIDADES PARAESTATALES.

LEY DE INSTITUCIONES DE CRDITO.

LEY DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL.

LEY FEDERAL SOBRE METROLOGA Y NORMALIZACIN.

LEY FEDERAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.

LEY FEDERAL DEL DERECHO DE AUTOR.

LEY PARA EL FOMENTO DE LA INVESTIGACIN CIENTFICA Y

LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL

LEY DE INGRESOS DE LA FEDERACIN DEL EJERCICIO FISCAL EN

CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N.

CDIGO CIVIL FEDERAL.

CDIGO FEDERAL DE PROCEDIMIENTOS CIVILES.

CDIGO FISCAL DE LA FEDERACIN.

PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA FEDERACIN DEL EJERCICIO

PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2001-2006.

REGLAMENTO DE LA LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO

REGLAMENTO DE LA LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.

REGLAMENTO DEL CDIGO FISCAL DE LA FEDERACIN.

REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE LAS ENTIDADES

REGLAMENTO DE LA LEY DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL.

REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DEL DERECHO DE AUTOR.

CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N.

REGLAMENTO DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y

DECRETO POR MEDIO

DECRETO QUE CREA EL CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE

DECRETO QUE REFORMA LOS ARTCULOS 7. 10, 15, 17 Y 18 DEL

DECRETO POR EL QUE EL CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS

DECRETO POR EL QUE SE

DEL CUAL SE CREA EL CENTRO DE

APRUEBA EL PLAN NACIONAL

CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N.

ACUERDO QUE ESTABLECE LOS CASOS EN QUE DEBERN EXPEDIRSE

ACUERDO QUE ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS Y ESTRATEGIAS

ACUERDO POR EL QUE SE EXPIDE EL CLASIFICADOR POR OBJETO DEL