BKN

Badan Kepegawaian Negara

ANALISIS BEBAN KERJA

B K N ANALISIS BEBAN KERJA

Badan Kepegawaian Negara

SAR HUKUM :

Undang-Undang no. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil

Negara, psl 56 ayat (1) Setiap instansi pemerintah wajib
menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdas
kan analisis jabatan dan analisis beban kerja .
KEPMENPAN NO. KEP/75/M.PAN/2004 :
Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target
hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu.

PERKA BKN NO. 19 TAHUN 2011

Beban kerja ditetapkan berdasarkan tugas dan fungsi unit
organisasi yang diuraikan menjadi rincian tugas yang disele
kan pada jangka waktu tertentu.

BKN
Badan Kepegawaian Negara

TUGAS
POKOK
DAN
FUNGSI

MekaNISME PENYUSUNAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
ANALISIS
JABATAN

INFORMASI
JABATAN

NAMA
NAMA JABATAN
JABATAN
IKHTISAR
IKHTISAR JABATAN
JABATAN
URAIAN
URAIAN TUGAS
TUGAS

ANALISIS
BEBAN KERJA

PETA JABATAN
KEBUTUHAN

KEBUTUHAN
PEGAWAI

B K N ANALISIS BEBAN KERJA

Badan Kepegawaian Negara

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang
dilakukan secara sistematis dengan
menggunakan metode tertentu

B K N KEGUNAAN
Badan Kepegawaian Negara

Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;

Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur
kerja;
Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai
sesuai beban kerja
Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja
Pegawai
Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai
dari unit yang kelebihan pegawai ke unit yang
kekurangan pegawai;
Bahan penentuan kebutuhan diklat

B K N METODE ABK
Badan Kepegawaian Negara

KUESIONER
Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas
Tugas tambahan sesuai renja/renstra
WAWANCARA
Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian
tugas dan tugas tambahan
Sampel / seluruh pegawai
METODE PENGAMATAN LANGSUNG
Lembar observasi (check list)
Lokasi tempat kerja.

BKN
Badan Kepegawaian Negara

STANDAR KEMAMPUAN RATA2

Standar kemampuan rata-rata diukur dari:

Satuan Waktu (Norma Waktu)
ORANG x WAKTU
NORMA WAKTU =
HASIL

Satuan Hasil (Norma Hasil)

HASIL
NORMA HASIL =
ORANG x WAKTU

B K N PENDEKATAN ABK
Badan Kepegawaian Negara

HASIL KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan
atau non fisik yang dapat dikuantifikasi.
Informasi yang diperlukan :
Wujud hasil kerja dan satuannya

Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang
harus dicapai

Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :
Jabatan

: Pengentri Data

Hasil Kerja : Data

Beban Kerja

: 200 Data

Standar Kemampuan Rata2 :

Data/Hari
Beban Kerja
200 Data
Kebutuhan Pegawai
=
x 1 orang =
SKR
30 Data
x 1 orang
= 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan)

30

B K N LANJUTAN
Badan Kepegawaian Negara

OBJEK KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari
jumlah objek yang harus dilayani.
Informasi yang diperlukan :
Wujud objek kerja dan satuannya

Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus
dilayani

Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :
Jabatan

: Dokter

Objek Kerja : Pasien

Jumlah Objek Kerja

: 80 Pasien

Standar Kemampuan Rata2 :

Pasien/Hari
Objek Kerja
80 Pasien
Kebutuhan Pegawai
=
x 1 orang =
SKR
25 Pasien
x 1 orang
= 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan)

25

B K N LANJUTAN
Badan Kepegawaian Negara

PERALATAN KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada
peralatan kerjanya. Informasi yang diperlukan :
Jumlah dan satuan alat kerja

Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja

Rasio jumlah pegawai per alat kerja

Contoh :
Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis
Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis
1 Montir untuk 5 Bis
K. Peg =

20 Bis

x 1 Sopir

20 Bis

x 1 Kernet

1 Bis
1 Bis
Montir
= 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44

20 Bis
+
5 Bis

x1

B K N LANJUTAN
Badan Kepegawaian Negara

TUGAS PER TUGAS

Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan
pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau
beragam yang artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut
banyak jenisnya.
Informasi yang dibutuhkan :
Uraian tugas
Satuan hasil
Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas
Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas
Waktu kerja efektif

B K N METODE TUGAS PER

Badan Kepegawaian Negara

TUGAS

URAIAN TUGAS
Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang
dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how)
dan mengapa dikerjakan (why)

WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA

Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang
digunakan menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di
pengaruhi beberapa faktor, antara lain :
Perangkat kerja

Kondisi lingkungan kerja

Prosedur kerja

Kompetensi pemegang jabatan

BKN
Badan Kepegawaian Negara

LANJUTAN

WAKTU KERJA EFEKTIF

KEPPRES
KEPPRES NO.
NO. 68
68 TAHUN
TAHUN 1995
1995
Hari
Hari Kerja/Minggu
Kerja/Minggu
Satu
Satu Minggu
Minggu
Jadi
Jadi 11 Hari
Hari Jam
Jam Kerja
Kerja

=
=
=
=
=
=

Allowance
Allowance (Waktu
(Waktu Boros)
Boros)
Jam
Jam Efektif/Hari
Efektif/Hari

37,5
37,5 jam
jam
55 hari
hari
37,5
37,5 jam
jam // 55 hari
hari

=
= 7,5
7,5 jam/hari
jam/hari

=
=

30
30 %
%

=
= 7,5
7,5 jam
jam -- (7,5
(7,5 jam
jam xx 30
30 %)
%)

Pola
Pola 5
5 Hari
Hari Kerja
Kerja ::

Per
Per Hari
Hari

Per
Per Minggu
Minggu

Per
Per Bulan
Bulan

Per
Per Tahun
Tahun

::
::
::
::

=
= 5,25
5,25 jam
jam =
= 55 jam
jam =
= 300
300 menit
menit

1
1 xx 300
300 menit
menit =
= 300
300 menit
menit
5
5 xx 300
300 menit
menit =
= 1.500
1.500 menit
menit
20
20 xx 300
300 jam
jam =
= 6.000
6.000 menit
menit
240
240 xx 300
300 menit
menit =
= 72.000
72.000 menit
menit

BKN
Badan Kepegawaian Negara

LANJUTAN

VOLUME / BEBAN KERJA

Jumlah
Jumlah banyaknya
banyaknya satuan
satuan hasil
hasil kerja
kerja yang
yang harus
harus
diselesaikan
diselesaikan dalam
dalam waktu
waktu kerja
kerja efektif
efektif harian,
harian,
mingguan,
mingguan, bulanan,
bulanan, atau
atau tahunan
tahunan
JUMLAH KEBUTUHAN Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban Kerja
=
PER JABATAN
Waktu Kerja Efektif

FORMULIR
PENGUKURAN
BKN
BEBAN KERJA PEGAWAI
Badan Kepegawaian Negara

Nama Jabatan
:
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
No
1
2
3
4
5
6
7
8

Uraian Tugas

Hasil
Kerja

Waktu
Penyelesaian
Rata2

Waktu
Kerja
Efektif

Beban/
Volume
Kerja

Pegawai
Yg
Dibutuhkan

Ket.

BKN
Badan Kepegawaian Negara

URAIAN

PETUNJUK PENGISIAN
KETERANGAN

Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku

dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja

Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja

Ikhtisar
Jabatan

Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang

memberikan gambaran secara umum tentang ruang
lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang
mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana
cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (Why)

Uraian Tugas

Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas

pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat,
kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang
mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana
cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)

Hasil Kerja

Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam

melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, hasil
kerja tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu
rencana, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.

BKN
Badan Kepegawaian Negara

URAIAN
Waktu
Penyelesaian
Rata2

PETUNJUK PENGISIAN
KETERANGAN
Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam
penyelesaian suatu tugas jabatan

Waktu Kerja
Efektif

Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari

waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1
bulan = 6000 menit dan 1 tahun 72000 menit

Beban/Volum
e Kerja

Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian,

mingguan, bulanan, atau tahunan

Pegawai
Yang
Dibutuhkan

Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan

antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif
(WKE) selama satu tahun

B K N CONTOH (1)
Badan Kepegawaian Negara

Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi

Unit Kerja
: Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan: Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi
tambahan formasi
Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan
peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran pelaksanaan tugas di
lingkungan Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi BKN
No

Uraian Tugas

Hasil
Kerja

Waktu
Penyelesaian
Rata2

Memeriksa data usulan

formasi yang disampaikan
oleh Instansi Pusat dan
Daerah sesuai dengan
format
formulir
yang
ditentukan
agar
data
akurat

Lapora
n
Checkli
st

15
menit

Waktu
Kerja
Efektif

Volume/
Beba
n
Kerja

Pegawai
Yg
Dibutuhkan

72.000
menit

600
Instan
si

0,125

Ket

B K N CONTOH (2)
Badan Kepegawaian Negara

Waktu
Kerja
Efektif

Volume/
Beba
n
Kerja

Pegawai
Yg
Dibutuhkan

No

Uraian Tugas

Hasil
Kerja

Waktu
Penyelesaian
Rata2

Menginventarisasi
data
usulan
formasi
yang
disampaikan oleh Instansi
Pusat dan Daerah dengan
cara
mengelompokkan
sesuai dengan instansi
dan
jabatannya
agar
memudahkan
dalam
pencarian data

Rekap
Data

30
menit

72.000
menit

600
Instan
si

0,250

Mengolah
data
usulan Informa
formasi berdasarkan jenis
si per
jabatan untuk membuat
Jenis
bahan pertimbangan
Jabatan

45
menit

72.000
menit

600
Instan
si

0,375

Ket

B K N CONTOH (3)
Badan Kepegawaian Negara

Waktu
Kerja
Efektif

Volume/
Beba
n
Kerja

Pegawai
Yg
Dibutuhkan

No

Uraian Tugas

Hasil
Kerja

Waktu
Penyelesaian
Rata2

Memberikan informasi
yang dibutuhkan
Penganalisis Formasi
Pegawai berdasarkan data
usul formasi sebagai
bahan pembuatan
kebijakan formasi dan
pertimbangan alokasi
tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat
dan Daerah

Lapora
n

45
menit

72.000
menit

600
Instan
si

0,375

Draft
Pertimbangan

3.000
menit

72.000
menit

0,042

Membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN
mengenai alokasi
tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat
dan Daerah berdasarkan

Ket

B K N CONTOH (4)
Badan Kepegawaian Negara

Waktu
Kerja
Efektif

Volume/
Beba
n
Kerja

Pegawai
Yg
Dibutuhkan

No

Uraian Tugas

Hasil
Kerja

Waktu
Penyelesaian
Rata2

Membuat laporan statistik

mingguan mengenai
formasi pegawai Instansi
Pusat dan Daerah
berdasarkan data usul
formasi untuk diserahkan
kepada atasan langsung

Lapora
n

60
menit

1.500
menit

0,040

Memelihara database
formasi pegawai dengan
cara menyimpan,
memperbaharui dan
memproteksi data agar
tetap akurat dan terjaga
kerahasiaannya

Kegiata
n

30
menit

6.000
menit

0,005

Kegiata
n

30
menit

300
menit

3
Tugas

0,300

Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang
diperintahkan oleh atasan
baik lisan maupun tertulis

Ket

BKN
Badan Kepegawaian Negara

TINGKAT EFISIENSI JABATAN

Tingkat Efisiensi
IKJ
=
Jabatan
PJ x WKE
Keterangan
IKJ
: Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x
Waktu)
PJ
: Pemegang Jabatan
WKE
: Waktu Kerja Efektif
Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ)
A
=sangat baik
apabila TEJ
B
=baik
apabila TEJ
C
=cukup
apabila TEJ
D
=sedang
apabila TEJ
E
=kurang
apabila TEJ

Norma

>
=
=
=
<

1
0,90 0,99
0,70 0,89
0,50 - 0,69
0,50

BKN
Badan Kepegawaian Negara

TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT