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LORGANISATION PERSONNELLE

ET LA GESTION DU TEMPS

DOSSIER DAUTO - F O R M A T I O N

COMMENT UTILISER CE DOSSIER PEDAGOGIQUE ?


Voici un temps, de plus, sous forme de sminaire pour faire le point sur votre
gestion du temps et prendre de bonnes dcisions pour l'avenir.
C'est pourquoi, dans ce dossier pdagogique, des fiches sont runies votre
intention pour prparer le sminaire du x au x 2004 sur la gestion du temps.
Lisez attentivement ce dossier pdagogique pour vous en approprier.
Si vous vous posez des questions sur le contenu de l'une au l'autre fiche, notez
les par crit et remettez les dans la boite dispose cet effet le (date) avant
l'ouverture du sminaire.
Travail de prparation
Ds que vous aurez fini la lecture attentive de ce dossier, vous pourrez
commencer par faire l e t e s t d ' a u t o - d i a g n o s t i c d e s p a g e s 8 e t 9
Nous avons choisi l a j o u r n e d u ( d a t e ) c o m m e j o u r n e t y p e de travail.
Aussi, ce jour-l, vous voudrez bien relever et marger les tches que vous
excuterez. A la fin de la journe, et face chaque tche releve, vous
indiquerez par une croix l'une des colonnes A, B, C, selon la lgende indique
aux consignes de la fiche de journal de bord si la tche est soit
A = o b l i g a t o i r e (vous tes seul devoir l'excuter),
B = o p t i o n n e l l e (vous pouvez la dlguer),
C = g r a t i f i a n t e (tche qui apporte un bien tre,
prparer une fte par exemple,)
Si le temps vous le permet, vous pourrez commencer travailler sur la fiche
page 10.
Pendant le droulement du sminaire et pour assurer sa russite :
Vous tes invit personnellement participer activement tous les travaux qui
vous seront proposs.

SEMINAIRE DE GR MBALA SUR LA GESTION DU TEMPS

Gestion du temps/GR MBALA

SOMMAIRE

Facteurs internes et externes de perte de temps

Page

Planification et organisation

Page

Fiche danalyse des tches dune priode donne

Page

Plan d'action

Page

Russir son plan daction

Page

Fiche de conduite de runion


Fiche de compte rendu de runion

Page
Page

9
10

Fiche de compte rendu de runion de rsolution de problme

Page

11

Amliorer sa gestion du temps

Page

12

Grer le temps des autres

Page

12

Sept lois et principes de la gestion du temps

Page

13

Rfrences bibliographiques

Page

15

" Ceux qui emploient mal leur temps sont les premiers se plaindre
d e s a b r i v e t ".
Jean de Bruyre,
Caractres

Gestion du temps/GR MBALA

LES FACTEURS EXTERNES ET INTERNES DE PERTE DE TEMPS


Facteurs externes de perte de temps

Les runions (prvues ou imprvues) diminuent le temps daction rserv la mise en


uvre des objectifs.
Les visiteurs inattendus nous retardent dans laccomplissement de nos tches.
Les appels tlphoniques intempestifs troublent la concentration.
Les communications et les instructions peu claires nous garent.
Le manque dinformation ou les informations inadquates, incorrectes, tardives obligent
travailler de manire imprcise.
Des responsabilits et une autorit confuse rendent alatoires laccomplissement des
objectifs et la ralisation des tches.
Des dcisions reportes nous plongent dans le doute, dans lattente, dans linaction.
Le courrier inonde notre bote aux lettres, notre bureau. Le papier se fait dictateur.
Un effectif non adapt en quantit et en qualit nous oblige reprendre notre compte
certaines activits qui ne nous taient pas destines.

Facteurs internes de perte de temps


Le manque dobjectifs personnels et de priorits claires font cruellement ressentir
labsence de sens et plongent dans le dsarroi.
Le manque de planification et dchances claires nous stresse et allonge la dure des
tches.
La temporisation nous paralyse dans la ralisation des projets. Souvent pour cause
dindcision et dincapacit dire non .
Le manque de discipline personnelle nous carte de la ralisation de lentiret de nos
projets.
Un bureau peu rang, et la dsorganisation peuvent conduire galement dsorganiser
nos ides, notre pense.
Une dlgation inadapte et limplication dans la routine et le dtail nous rendent moins
efficaces et limitent notre champ daction
Vouloir en faire trop conduit au surmenage.
Des dlais irralisables sont facteurs de tension intense.
La dispersion nuit la qualit du travail.
Des tches inacheves en quantit entranent un effet boule de neige trs difficile
matriser.
Le stress brouille nos penses et peut aller jusqu paralyser nos activits.
Le manque de mthode et de formation rduit notre perspective de travail.
Le manque de concentration ou une mauvaise condition physique ralentissent notre
capacit de rflexion, daction et de raction.

Il sagit ultrieurement de dvelopper une vritable stratgie de lutte contre vos


propres mangeurs de temps. Peut-tre en aurez-vous coch dans cette liste les
mangeurs de temps qui vous concernent ?
Il est vrai que nous avons chacun(e) nos propres facteurs de perte de temps. Il
faut alors les dbusquer et constamment les traquer.

Gestion du temps/GR MBALA

PLANIFICATION ET ORGANISATION REUSSIES


Un plan est constitu dune srie dtapes en vue datteindre un
objectif.
Un objectif rpond au pourquoi. Un plan correspond au
comment :
-

Quoi ? (tapes, tches)


Qui ? (personnes en charge)
O ? (lieu daccomplissement)
Quand ? (chances)

Planifier la semaine : liste matresse


Planifier la journe : mthode A.P.T.I.S.
-

A ctivits
P riorits
T emps
I mprvu
S uivi

Mieux organiser ses ides par un classeur aide-mmoire.


Mieux organiser son environnement de travail :
- Organisation : systme S.A.G.E.S.
S implification
A nticipation
G roupage
E conomie de mouvements
S tandardisation
- Chasse aux papiers.

Gestion du temps/GR MBALA

FICHE D'ANALYSE ET DE CLASSEMENT DES TACHES

POUR AMELIORER LA GESTION DU TEMPS ET AUGMENTER EN EFFICACITE


EFFICACITE
Dressez la liste de toutes vos tches puis classez les en quatre catgories : type P1, P2, P3, P4.
Type P1 : tches importantes et urgentes (100% prioritaires)
Type P2 : tches importantes et non urgentes (50% prioritaires)
Type P3 : tches non importantes et urgentes (10% prioritaires)
Type P4 : tches de routine, ni importantes ni urgentes (1% prioritaires)

TACHES A REALISER SUR UNE PERIODE DONNEE

P1 P2 P3 P4

Gestion du temps/GR MBALA

PLAN DACTION DE MISE EN UVRE DUN PROJET

Objectif du plan daction :


Enjeux ou rsultat (gain) :
Responsable du projet

Actions

Responsable

Resso urces

Dlai

Date dbut

Date fin

Gestion du temps/GR MBALA

FICHE POUR REUSSIR SON PLAN DACTION TEMPS

PLAN DACTION TEMPS


Date :

Personnes concernes :

Objectif gnral :
Intitul de laction :
Etat des lieux

Etapes/Tches

Moyens requis

Echances

Indicateurs de russite :

Gestion du temps/GR MBALA

FICHE DE CONDUITE
DE REUNION

REUNION
Ordre du jour

Lieu :

Date :
Heure :

Animateur :

Dure :
Objet :

Participants

N Questions lordre du jour

Responsables

Temps

Dure totale
Prvoir une marge de :

Priorits

Documents ncessaires

Gestion du temps/GR MBALA

FICHE DE COMPTE RENDU


DE REUNION
COMPTE RENDU DE REUNION
Objet : Compte rendu de la runion du
Le :
De :
Aux participants :
Copie :
RESUME DES POINTS TRAITES : P O I N T S E N S U S P E N S :

ACTIONS PREVUES

R E S P O N S A B LECHEAN CE
E

G e s t i o n d u t e m p s / G R M B A L A 10

PROCHAINE REUNION
Le :
A:
Heure :
Ordre du jour :

FICHE DE COMPTE RENDU


DE REUNION DE RESOLUTION DE PROBLEME

Intitul du problme traiter :

Date :
Chiffres cls caractrisant le problme

Elments danalyse significatifs


Causes explicatives

Solutions retenues

Plan daction
Solutions

Rsultats
attendus

Actions
ressources c h a n c e
ou tches

Indicateurs Responsable
de rsultats

G e s t i o n d u t e m p s / G R M B A L A 11

Actions de suivi :

AMELIORER LA SITUATION DE SA GESTION DU TEMPS


q

Ranger son bureau

Classer les documents de travail

Se protger des interruptions

Filtrer l'information

Travailler avec les autres

Dlguer

Grer ses communications tlphoniques

Lire et crire

Utiliser les nouvelles technologies

Organiser des runions

Voyager pour son travail

Planifier son temps libre

G e s t i o n d u t e m p s / G R M B A L A 12

GERER LE TEMPS DES AUTRES

Savoir informer et communiquer

Savoir dlguer

Savoir cohabiter avec ses collgues

Travailler avec son suprieur hirarchique

LES HUIT LOIS ET PRINCIPES DE LORGANISATION


ET DE LA GESTION DU TEMPS
Les " lois " prsentes ci-dessous sont des constats sur le rle du temps dans l'activit
humaine.
Les principes qui leur correspondent sont des conseils d'action qui en dcoulent.
1.

LOI DE PARETO OU LOI DES 20/80


Lessentiel prend peu de temps (20%), l'accessoire beaucoup de temps (80%).
PRINCIPE DE CONCENTRATION SUR L'ESSENTIEL
Distinguez en permanence l'essentiel de l'accessoire, les activits stratgiques des
activits moins importantes.
Prservez du temps pour l'essentiel, conomisez du temps sur l'accessoire.

2.

LOI DE CARLSON OU LOI DES SEQUENCES HOMOGENES DU TRAVAIL


Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s'il tait
effectu de manire continue.
PRINCIPE DE LUTTE CONTRE LES INTERRUPTIONS
Ne vous auto-interrompez pas sous prtexte de vous rendre disponible : terminez si vous
le pouvez un travail entrepris.
Limiter les interruptions externes, au moins certains moments : faites jouer votre
secrtaire un rle de filtrage ou de barrage, duquez vos collaborateurs, vos collgues,
votre chef, vos clients

3.

LOI DE PARKINSON OU LOI DE LA TENDANCE A L'AUTO - INFLATION DU TEMPS


DEPENSE
Le temps investi dans un travail varie en fonction du temps disponible.
En effet, on peut constater gnralement qu'un travail qu'on pourrait faire en une heure, si
on dispose de deux heures, sera effectu en deux heures parce que l'on dispose de deux
heures.

G e s t i o n d u t e m p s / G R M B A L A 13

PRINCIPE DU CONTROLE DE LA RENTABILITE DU TEMPS INVESTI


Raisonnez en fonction du temps ncessaire pour une activit et non en fonction du temps
disponible, pour attribuer un " budget-temps " cette activit.
Fixez-vous des chances, des dates-limites, des butoirs ne pas dpasser.
4.

LOI DE LA CONTRE - PRODUCTIVITE DU TEMPS INVESTI AU -DELA D'UN CERTAIN SEUIL


Au-del d'un certain seuil horaire, la productivit du temps investi dcrot puis devient
ngative. A partir de quand avez-vous intrt ne pas chercher faire "plus de la mme
chose ", mais autre chose, voire rien du tout ?
PRINCIPE DE L'EQUILIBRE PERSONNEL
Au-del d'un certain seuil horaire (que vous fixerez vous-mme), sachez vous arrter
pour faire autre chose.
Sachez persvrer sans vous obstiner, refusez l'activisme et le perfectionnisme, soyez
conscient de vos limites.

5.

LOI DE L'ALTERNANCE
L'alternance est dans le monde et dans la nature, mais aussi dans l'homme s'il sait se
comporter comme il convient chaque moment. Aussi y a-t-il :
-

Un temps pour rflchir et un temps pour agir.


Un temps pour s'organiser et un temps pour excuter.
Un temps pour l'activit et un temps pour le repos.
Un temps pour l'efficacit et un temps pour le plaisir.
Un temps pour gagner du temps et un temps pour perdre du temps.
Un temps pour le calcul et un temps pour le rire.
Un temps pour parler et un temps pour couter.
Un temps pour soi et un temps pour les autres.

PRICIPE D'OPPORTUNITE
Trouvez l'activit qui convient chaque moment.
Ne faites qu'une chose la fois, et faites-la bien, en vous y donnant totalement.
Sachez faire des choses diffrentes, et mme opposes, des moments diffrentes.
6.

LOI DES RYTHMES BILOGIQUES (SWOBODA - FLIESS- TELTSCHER)


Chaque homme est travers de multiples rythmes biologiques (physique, motionnel,
intellectuel).
Chacun a ses bons et mauvais jours et, dans une mme journe, ses bonnes et ses
mauvaises heures.
PRINCIPE DES HORLOGES INTERNES
Dcouvrez vos rythmes personnels et soyez l'coute de vos horloges internes.
Tirez-en parti : programmez des activits stratgiques ou de rflexion des moments de
haute forme et des activits de routine des moments de recharge ou de rcupration.

G e s t i o n d u t e m p s / G R M B A L A 14

7.

LOI DE FRAISSE OU LOI DE LA DIMENSION SUBJECTIVE DU TEMPS


Paul Fraisse, psychologue franais, spcialiste de la psychologie du temps, a tabli les lois
suivantes :
1. " Plus une activit est morcele, plus elle parat durer longtemps. "
2. " Plus une activit est intressante, plus elle parat brve. "
3. " Le temps d'une attente est toujours trop long. "
PRINCIPE DE LA PRISE EN COMPTE DE LA DIMENSION SUBJECTIVE DU TEMPS
Mfiez-vous de la tendance spontane faire d'abord ou plus longuement ce qui plat le
plus et non ce qui est le plus important.
Mfiez-vous des biais personnels dans l'estimation du temps pass et confrontez votre
valuation subjective du temps avec des valuations objectives.
Grez votre temps comme vous l'entendez, mais soyez lucide sur vos choix personnels.

8.

LOI DE DOUGLAS
Les dossiers et documents sentassent jusqu remplir lespace disponible pour leur
rangement.
PRINCIPE DE LA DIMENSION SUBJECTIVE DE LESPACE
Lorsque nous faisons lacquisition dune nouvelle armoire, nous pensons que tous nos
problmes de rangement seront rsolus, puis il savre rapidement que nous avons besoin
dune autre armoire.

REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES

DANSEL, M.(1991). La gestion du temps. Colmar : S.A.E.P.

DIRIDOLLOU, B. (1995). L'encadrement de proximit. Paris : Les Editions


d'Organisation

HINDLE, T. (1998). Grer son temps. Paris : Mango Pratique.

NICOLAS, P. (1981). Le temps, c'est de l'argent et du plaisir.


Paris : InterEditionss.

NICOLAS, P et MORTEMARD DE BOISE, J. (1984). La gestion du temps.


Paris : Les Editions d'Organisation. Srie tables EO 3

REMY, C. (Janvier 2000). Dix rgles pour grer efficacement votre temps.
Paris : Revue L'Entreprise N 172 pages 36 46

SERVAN-SCHREIBER, J-L. L'art du temps. Paris : Le livre de poche n 5999

SERVAN-SCHREIBER, J-L. (2000). Le nouvel art du temps. Paris : Albin


Michel.

DIX REGLES POUR GERER EFFICACEMENT VOTRE TEMPS


G e s t i o n d u t e m p s / G R M B A L A 15

1.
2.
3.
4.
5.

Dfinissez une mthode.


Programmez l'imprvu.
Rangez, classez, listez.
Ecoutez votre assistante.
Choisissez de bons outils

6.
7.
8.
9.
10.

Prparez vos runions.


Apprenez vous isoler.
Sachez dire non.
Luttez contre les "singes".
Pensez dlguer.
REMY, Ccile.

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