Vous êtes sur la page 1sur 3

Organizacin Documental en el Entorno Laboral

Presentado por: Diana Marcela Ospina Hernndez

Importancia de la
aplicacin de las
transferencias
documentales

Evita la produccin y
acumulacin irracional de los
documentos de las
dependencias o instituciones.
Proporciona el control
efectivo y ordenado de la
documentacin.
Garantizar a los ciudadanos el
acceso a la informacin
Guardar la documentacin
bajo los mejores condiciones
de conservacin.

La necesidad e implementacin
de las trasferencias en el
archivo de gestin, central e
histrico

Archivo de Gestin: descansan


los documentos creados en los
procesos de gestin
administrativa.
Histrico o permanente: ac se
transfieren los documentos del
archivo de gestin para su
consulta no tan habitual del
pblico.
Archivo Histrico o Permanente:
se trasfieren la documentacin
del archivo de gestin, donde se
deben conservar de manera
permanente, segn el grado de
valor que logra para la
investigacin, ciencia y cultura.

La preparacin fsica de los


documentos

Limpieza de los documentos en


una buena rea de ventilacin,
iluminacin e higiene.
Eliminacin del material
metlico o cambiarlos por
material plstico que evite su
oxidacin.
Identificacin del material
afectado por biodeterioro,
detectar cual esta con hongos o
insectos y separarse del que no
est contaminado lejos de la
hmeda.
Revisin y foliacin, numerarse
consecutivamente y
cronolgicamente en su interior.

Organizacin Documental en el Entorno Laboral


Presentado por: Diana Marcela Ospina Hernndez
Caso N 2 EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO Daniel, es el responsable del
almacn en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificacin de su jefe inmediato de manera
improvista donde es notificado de un traslado a la oficina de Cartera, ya que la funcionaria
encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 das. Por lo
tanto, en la notificacin se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo
reemplazar, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo nuevo de
manera inmediata y no logra realizar la entrega formal de su puesto por falta de tiempo. Este le
solicita a su compaero que reciba el cargo sin el inventario documental.
1. Cmo debe de comenzar hacer el inventario documental?
Debe de comenzar recuperando todos los archivos de informacion clasificandolos en series y
subseries de forma que la informacion se describan de forma detallada y precisa, dandole una
conservacion pertinente a cada archivo.
2. Es correcto lo que le sucedi al nuevo funcionario del almacn? Justifique su respuesta.
No es correcto lo que le sucedi a ninguno de los dos funcionarios ya que lo normal es q se
hubiese entregado y recibido un inventario documental completo y conforme a las leyes, ya que
no se entrego un inventario organizado y asi no se supo como estaban los archivos, ya que esto
puede acarrerar problemas legales mas adelanta afectando por un lado la empresa y por otro la
lado la eficacia en la atencion al publico.
3. Cules son las causas que se presentan por la carencia del inventario documental?
Una de las causas fue el afan con el que se entrego y se recibio el puesto de Inventario de
Archivo ya que no se permitio una entrega como debia hacerse, pero en este caso se espera
que Daniel sea un trabajador pilas y ponga al dia el Inventario documental.
4. Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de archivo. Cmo
debe ser archivado esos documentos?
Estos archivos se deben archivar de forma magnetica, ordenandolos en el mismo formato,
cronologicamente por tipos de consulta o poco frecuentes.
5.

Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su


respuesta.

No, conviene recibir un archivo sin inventario documental ya que este es donde se encuentra
toda la informacion de forma controlada y precisa de la empresa, que agiliza la atencion en la
empresa.
6. Cul es la importancia de la aplicacin del Inventario Documental?
En mi opinion la importancia de aplicar un inventario documental radica en que es la
ordenacion principal de los documentos donde se controla y se conserva los archivos de una
empresa desde su origen. Y permite la agilidad de tramites.

Organizacin Documental en el Entorno Laboral


Presentado por: Diana Marcela Ospina Hernndez
http://colombiasiembra.minagricultura.gov.co/Home/Printable?
id=343437&hash=6a0e38a2a28a282365cfdc0d31074fba1870197c70037b3f42774d040748a154

Vous aimerez peut-être aussi