INTRODUCCIÓN A LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN Curso 09/10

U D 5

LAS COMUNICACIONES EN LA EMPRESA

Juan Marcos Fernández Álvarez

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U D 5: LAS COMUNICACIONES EN LA EMPRESA

5.1 SISTEMAS DE COMUNICACIÓN.............................Pág. 3-4

5.2 LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA..............Pág. 5

5.3 LA CARTA COMERCIAL........................................Pág. 5-6

- Normas de redacción
- Temas de las cartas comerciales
- Partes de una carta comercial
o Encabezamiento.
o Cuerpo,
o Cierre.
o Esquema de una carta comercial

5.4 EL CERTIFICADO.........................................Pág7-8-9-10
- Normas de redacción.
- Partes de un certificado:
o Encabezamiento,
o Cuerpo
o Cierre.

5.5 LA INSTANCIA...............................................Pág11-12
- Normas de redacción:
- Tipos de instancia:
o Las que cursa la empresa a los Organismos
o El recurso ordinario
- Partes de una instancia:
o Encabezamiento.
o Cuerpo.
o Cierre

5.6 LA CARTA DE SOLICITUD DEL PUESTO DE TRABAJO Y EL

CURRÍCULUM VITAE...................................................Pág13
- La carta de solicitud del puesto de trabajo
- Partes de la carta de solicitud del puesto de trabajo:
o Encabezamiento
o .Cuerpo
o Cierre

Juan Marcos Fernández Álvarez

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5.1 SISTEMAS DE COMUNICACIÓN

La comunicación supone un intercambio de información. Es un

comportamiento humano mediante el cual se establece una relación entre las
personas. Lógicamente es un aspecto fundamental del ámbito laboral.
La empresa es considerada como un sistema abierto que está en continua
interacción con el medio, lo que nos lleva a la necesidad de incorporar tanto
la información que procede del exterior de la empresa como la que se da en
el interior de la misma.
Existen muchos sistemas a través de los cuales el mensaje puede llegar al
receptor.
Entre los sistemas de comunicación más importantes dentro de la empresa,
podemos distinguir:
- Comunicación vertical descendente (del jefe a los subordinados). Los
sistemas son variados y van desde las reuniones, las notas interiores,
el tablón de anuncios, los manuales para empleados, las cartas
personales, etc.
- Comunicación vertical ascendente (de los subordinados hacia los
superiores). Podemos hablar de los buzones de sugerencias,
encuestas, comités, etc.
- Comunicación en doble sentido. Entrevistas, instrucciones a grupos,
negociación colectiva, etc.
La negociación colectiva es la reunión de los representantes de los
trabajadores, de los empresarios y del gobierno para fijar las
condiciones de trabajo de los distintos sectores de actividad (sueldo
base, horas extras, plus de peligrosidad, seguridad en el trabajo,
vacaciones etc.)
- Comunicación lateral. A través de informes, el teléfono, el periódico
de la empresa, los actos sociales etc.

Además dicha comunicación , se puede llevar a cabo a través de:

- Sistemas de comunicación orales o hablados, como son las
reuniones, las entrevistas, las charlas o conferencias, etc.
- Sistemas de comunicación escrita. Cartas, informes, murales,
tablones de anuncios, etc.
- Sistemas de comunicación mixtos, como son las exposiciones o
exhibiciones, los medios audiovisuales (películas, vídeos)
- Sistemas basados en las nuevas tecnologías. Comprende la
utilización de ordenadores para el trabajo empresarial con una serie
de programas informáticos que facilitan dicho trabajo; la utilización
de la telefonía convencional y el fax; la utilización de las vídeo

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conferencias que permiten mantener desde el lugar de trabajo una

reunión cara a cara con personas que están en cualquier lugar del
mundo; la utilización de Internet que permite manejar y transmitir
información de manera prácticamente instantánea con cualquier lugar
del mundo a través de la utilización del correo electrónico y, más
recientemente, de las redes sociales.

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5.2 LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA

Las empresas han de mantener necesariamente relaciones con el

exterior y con el interior. Para cualquiera de las dos, es fundamental
conocer una serie de documentos escritos que se utilizan de forma
habitual en las empresas.
Así podemos distinguir:
- La comunicación interna, que es la que se mantiene en el interior de
la propia empresa, entre distintos departamentos, entre jefes y
empleados, etc.
- La comunicación externa que es la que va dirigida al exterior de la
empresa, tanto a personas como a organismo relacionados con la
actividad empresarial.
En los apartados siguientes, estudiaremos con más detalle algunas de las
comunicaciones escritas más usuales como la carta comercial, el
certificado, la instancia, la carta solicitud del puesto de trabajo y el
currículum vitae.

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5.3 LA CARTA COMERCIAL

Constituye la forma de comunicación por excelencia dentro de la

comunicación escrita empresarial.
Se define como una comunicación escrita utilizada dentro del ámbito
empresarial para tratar temas como el inicio de las relaciones
comerciales, pedidos, pagos, etc.

- Normas de redacción
1. Se debe escribir en papel de tamaño folio, cuidando márgenes y
puntos y aparte.
2. El contenido debe exponerse de forma correcta, clara y concisa.
3. Las reglas básicas de la redacción comercial, son: corrección
gramatical (no cometer faltas de ortografía), utilizar el vocabulario
correcto y las palabras adecuadas, riqueza léxica (empleo de
vocabulario variado que demuestre el dominio de nuestro idioma).

- Temas de las cartas comerciales

Normalmente suelen tratar sobre:
1. Inicio de relaciones comerciales: petición de catálogos, precios,
condiciones de vente, facilidades de pago, etc.
2. Acciones anteriores al pedido: Por parte del comprador (fechas de
recepción del pedido, descuentos, facilidades de pago) y por parte del
vendedor (concesión o negociación de las condiciones anteriores).
3. Sobre el pedido: reclamación, modificación, anulación, etc.
4. Sobre el pago: recuerdo, reclamación, morosidad, etc.

Existe un tipo especial de carta comercial que se denomina carta

circular o impresa y es aquella que va dirigida a un gran número de
destinatarios. Podemos distinguir:
- la que va dirigida fuera de la empresa: anuncio de visitas, ofertas.
- La que va dirigida dentro de la empresa: dirigidas al personal.

- Partes de una carta comercial

Podemos distinguir:
1. Encabezamiento. Contiene:
- el membrete (datos del que escribe)
- la fecha y la localidad
- los datos del destinatario

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- referencias, son una breve anotación que resume el contenido de la

comunicación , el asunto. También puede tratarse de una fecha o un
número para adelantar el motivo de la comunicación
- Saludos

2. Cuerpo, es el texto donde se explica el motivo de la comunicación

3. Cierre. Contiene:
- la despedida, debe ser breve pero cortés
- la firma con nombre, apellidos y cargo.

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Esquema de una carta comercial:

Nombre de la empresa (que escribe la carta)

Calle
CP y ciudad

S/ Ref
Encabezamiento N/Ref
Localidad y fecha

Nombre de la empresa (a la que se dirige la carta)

Calle
CP y ciudad

(Saludo):

..................................................................................................
................................................................................................................
Cuerpo ................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................

(despedida)
Cierre

firma
(nombre y apellidos y cargo)

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5.4 EL CERTIFICADO

Es una comunicación escrita mediante la cual se da fe de al veracidad de un

hecho.

- Normas de redacción.
1. En general, se escribe en tercera persona, pero puede hacerse
también en primera
2. En cuanto a su presentación, puede utilizarse papel tamaño folio o
cuartilla.

- Partes de un certificado:
1. Encabezamiento, que comprende:
- membrete, que es la identificación del organismo o de la empresa que
lo extiende
- Nombre, apellidos y cargo (en mayúsculas) de la persona que
certifica.
2. Cuerpo, contiene:
- Una frase inicial, con la expresión “certifica” o “certifico que”.
- El texto donde se hace la certificación
- Una frase final del tipo “Y para que conste ....” o “Y para que haga
constar....”
- Localidad y fecha.

3. Cierre. Contiene:
- La firma y el sello que dan validez al certificado
- El visto bueno de la autoridad superior al que firma, que es un
requisito obligatorio en los certificados realizados por organismos
públicos.

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Esquema de un certificado:

Membrete (Empresa u Organismo)

Encabezamiento NOMBRE, APELLIDOS Y CARGO ............................

.........................................................................................
.........................................................................................

Certifica (o) que: ............................................................

............................................................
............................................................
............................................................

Cuerpo ............................................................

............................................................

Frase final .........................................

Localidad y fecha

Visto Bueno Sello Firma

Cierre

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5.5 LA INSTANCIA

Es cualquier solicitud dirigida a una autoridad competente solicitando o

pidiendo algo.
Es aconsejable realizar la instancia por duplicado, con el fin de que la
oficina donde se presente pueda sellar una copia con la que se quedará la
persona que presenta la instancia y que le servirá como justificante.

- Normas de redacción:
1. Se presenta siempre en papel tamaño folio
2. Se redacta en tercera persona
3. Ha de ser breve y respetuoso
4. La fecha debe escribirse en letra
5. Las palabras “Expone” y “Solicita”, la persona a la que va dirigida y la
localidad a que va dirigida han de consignarse en mayúsculas.

- Tipos de instancia:
1. Las que cursa la empresa a los Organismos (Ayuntamiento, Hacienda,
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, registro Mercantil, etc.)
2. Recursos. El recurso ordinario es una segunda instancia dirigida a un
organismo que ha denegado lo solicitado en una instancia anterior o
también puede dirigirse a un organismo superior cuando el
inmediatamente inferior ha rechazado una petición que el solicitante
considera justa.

- Partes de una instancia:

1. Encabezamiento. Datos personales del solicitante
2. Cuerpo. Se inicia con la expresión “Expone que” donde se explican los
motivos que dan lugar a la solicitud que se hace. Una vez expuestos
dichos motivos, se continúa con la expresión “Solicita que “ donde se
hace la petición concreta de una forma clara y concisa.
3. Cierre Se finaliza con la fecha y la localidad (en letra) y la firma.
Además en el pie de la instancia se pone el tratamiento, nombre,
cargo y localidad de la persona a la que va dirigida, que se escribe en
mayúsculas.

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Esquema de una instancia:

Encabezamiento
Datos del que presenta la instancia (nombre y apellidos, edad,
DNI, domicilio, profesión, teléfono)

EXPONE QUE: .......................................................................

.......................................................................
.........................................................................

Cuerpo SOLICITA QUE : .....................................................................

......................................................................
......................................................................

Localidad, día, mes y año (en letra)

Cierre
Firma

TRATAMIENTO Y CARGO DE LA PERSONA A LA QUE

VA DIRIGIDA Y LOCALIDAD

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5.6 LA CARTA DE SOLICITUD DEL PUESTO DE TRABAJO Y EL

CURRÍCULUM VITAE

La carta de solicitud del puesto de trabajo es una comunicación escrita

donde exponemos los motivos que nos llevan a solicitar un puesto de trabajo
en una entidad determinada o bien, donde respondemos a una oferta de
trabajo que hemos visto en algún medio de comunicación.
Ha de ser una carta sencilla, breve y concisa donde queden perfectamente
reflejados los motivos que nos llevan a hacer dicha solicitud.
Normalmente a dicha carta se suele adjuntar el currículum vitae de la
persona que solicita el puesto de trabajo.
Partes de la carta de solicitud del puesto de trabajo:
1. Encabezamiento. Donde consta la localidad y la fecha (ajustados a la
derecha del papel)
2. Cuerpo. Comienza con una expresión del tipo “Estimados señores” y a
continuación se explica el motivo de la solicitud del puesto de trabajo
y todo aquello que pueda resultar conveniente. Si se adjunta el
currículum también se reflejará en el texto del cuerpo.
3. Cierre, Se realiza una despedida breve y formal del tipo “en espera
de sus noticias les saluda atentamente” y se firma.

Encabezamiento
Boal , 14 de Abril de 2009

Estimados Currículum vitae

Cuerpo señores, ...................................................................................
Datos Personales:
Nombre y.................................................................................................
Apellidos
Edad .................................................................................................
Domicilio
DNI
...................................................................................
Teléfono
Cierre Les saluda
Correo electrónico atentamente
Datos Académicos:
firma
Se ponen todos los datos académicos, títulos, cursos, idiomas,
haciendo constar el lugar y la fecha de obtención de cada uno de
ellos.
En el caso de cursos, además se reflejarán el número de horas.

El currículum vitae esProfesionales:

Datos un historial en el que se relacionan todos los datos de
una persona. Existen muchostodos
Se consignarám modelos
los datosde currículum,
relativos pero
a la experiencia la mayoría se
laboral

ajustan a la siguiente
Otros estructura
datos:
Se ponen los datos que se pueda estimar que tienen interés de cara
al puesto de trabajo (carnet de conducir, aficiones)

Localidad y fecha
Firma
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FOTO