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DESARROLLO DE HABILIDADES PARA LA SUPERVISION

Seminario-Taller
Profa. Mara Graciela Rabual 2007

METODOLOGA PARA LA ELABORACIN DEL CUADRO DE DISTRIBUCION DEL


TRABAJO
Se conoce tambin llamado Diagrama de Distribucin del Trabajo. Es una
sntesis de las actividades y tareas que se realizan en un sector o departamento y el
tiempo que cada funcionario dedica a cada actividad. Responde a las interrogantes
Qu se hace? Quin lo hace? Cunto tiempo demora en hacerlo?
Los programas de simplificacin de tareas comienzan con el anlisis de la
distribucin de las mismas. Es decir, con el cumplimiento del principio de divisin del
trabajo que permite establecer sobrecargas, reorganizar un servicio o sector, examinar
y re asignar objetivos.
Para confeccionar el cuadro es preciso examinar las actividades principales
que responden al principio de divisin del trabajo y luego establecer las tareas
especficas que corresponden a cada una de las actividades. Para ello se elaboran
dos listas a saber: Lista de Actividades y Lista de Tareas.

LISTA DE ACTIVIDADES
Divisin:
Departamento:
Sector:
Responsable:
Cargo:
N

Da

Mes

Ao

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

La lista de actividades refleja el cumplimiento de la misin del servicio y tiene


que ver con las funciones que lo caracterizan y son la razn de su existencia. Cada
una de las actividades es susceptible de desagregacin en una serie de tareas que
deben ser realizadas para su cumplimiento.
Ejemplo:
Actividad:
1. EXPEDICIN DE CERTIFICADOS
Para la ejecucin de esta actividad es necesario que se cumplan 5 tareas que
sern asignadas a uno o ms funcionarios segn el volumen de trabajo del sector.
Tareas:
1.1 Recibir y entregar solicitudes de certificados
1.2 Localizar datos del funcionario

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1.3 Redactar certificado


1.4 Firmar certificado
1.5 Archivar copias del certificado en legajo personal
Para la confeccin de la Lista de Actividades es preciso entrevistar al responsable
de la unidad.

LISTA DE TAREAS
Divisin:
Departamento:
Sector:
Responsable:
Cargo:

Da

Mes

Ao

ACTIVIDAD:
N

DESCRIPCION DE LAS TAREAS

DEDICACIN

Horas

TOTALES

100%

La Lista de Tareas incluye los tiempos destinados a cada una de ellas o el


porcentaje de dedicacin del horario del funcionario. Para su elaboracin es
imprescindible tener una entrevista con quienes ejecutan el trabajo ya que ellos son
quienes mejor conocen y luego validarlas con el jefe directo.
Una vez confeccionadas ambas listas se pasa la informacin al Cuadro de
Distribucin del Trabajo1 que es la representacin grfica del conjunto de actividades y
tareas que se realizan en una unidad en un momento determinado.
El cuadro es de doble entrada y contiene los datos siguientes: fecha de
confeccin; actividades en orden de importancia; tiempo total de cada actividad;
tareas correspondientes a cada actividad con sus tiempos y funcionarios que la
ejecutan.
El anlisis del cuadro2 permite analizar las actividades, las tareas y los
funcionarios o puestos de trabajo:
A) Actividades

Adecuacin de las actividades a los cometidos de la unidad


Total de horas de cada una y volumen global de trabajo

PALAMARCHUK, Isabel . -- Cuadro de distribucin del trabajo . -- Montevideo : Editorial Tcnica, /s.f./

ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO . -- Simplificacin del trabajo . --

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actividades

B) Tareas

Incidencia del tiempo con relacin a la importancia

C) Funcionarios

Grado de especializacin de las tareas


Tiempo asignado a cada puesto de trabajo

de las

Estimacin de costos de las actividades

Distribucin de las cargas de trabajo


Identificacin de competencias requeridas para cada puesto
La utilizacin del tiempo de la jornada laboral

Las preguntas que sirven para el anlisis son las siguientes:


QUE? Estn contempladas todas las actividades y las tareas que corresponden al
cumplimiento de la misin de la unidad?
QUIEN? Las actividades corresponden a la unidad o deberan ser desempeadas
por otras unidades? Hay duplicaciones? Se aprovecha el conjunto de habilidades
de los funcionarios?
CUANDO? El total de actividades y tareas ocupan una parte adecuada del tiempo
total? Cules ocupan ms tiempo? Cunto tiempo deberan ocupar?
CUANTO? Los volmenes de trabajo estn en relacin con el cumplimiento de la
misin de la unidad?
COMO? Qu tipo de proceso de trabajo se sigue para la ejecucin de las tareas?
Se realizan en serie, lote, paralelo?
CUADRO DE DISTRIBUCION DEL TRABAJO
Ciclo:
Fecha:

Elaborado por:
Cargo:

ACTIVIDAD

TOTALES

Tot.
Hrs
.

HH

Cargo:

Cargo:
HH

Nombre:

Nombre

HH
Nombre