MAESTRA EN ADMINISTRACIN

DE EMPRESAS
GERENCIA DE LOGSTICA Y TECNOLOGAS

M.Sc. NELSON RODRGUEZ MONTAA

GESTIN INTEGRAL
DE COMPRAS
Planificacin del
abastecimiento

Manejo del abastecimiento

LA IMPORTANCIA DE LAS
COMPRAS DENTRO DE LA
COMPETITIVIDAD

Quien compra bien

vende bien

LAS COMPRAS:
ESLABN CLAVE DENTRO DEL
MUNDO DE LA LOGSTICA E INSUMO
PARA LA COMPETITIVIDAD

INSTRUMENTOS DE INFLUENCIA
SOBRE LOS MERCADOS
Instrumentosde
de
Instrumentos
influencia
influencia

Polticadel
del
Poltica
programade
de
programa
adquisicin
adquisicin

Poltica
Poltica
de
de
cantida
cantida
dd

Poltica
Poltica
de
de
calidad
calidad

Polticade
de
Poltica
adquisicin
adquisicin

Polticade
de
Poltica
comunicacin
comunicacin

Polticade
de
Poltica
condiciones
condiciones

Poltica
Poltica
de
de
fechas
fechas

MarketingMix
Mix
Marketing

Polticade
de
Poltica
financiamiento
financiamiento

Polticade
de
Poltica
distribucin
distribucin
Polticade
deprecio
precio
Poltica

Polticade
deproductos
productos
Poltica

Investigacinde
de
Investigacin
mercado
mercado

Polticade
de
Poltica
comunicacin
comunicacin

Polticade
deseleccin
seleccin
Poltica

Polticade
deprecio
precio
Poltica
Polticade
decalidad
calidad
Poltica
Polticade
decantidad
cantidad
Poltica
Investigacinde
de
Investigacin
mercado
mercado

Estrategia
Estrategia de
de adquisicin
adquisicin

RelacionesPblicas
Pblicas
Relaciones
Promocinde
deventas
ventas
Promocin
Publicidad
Publicidad

M
M ee rr cc aa dd oo

Estrategia
Estrategia de
de ventas
ventas

Mercadotecnia de ventas vs.

Mercadotecnia de compra

FUNCIONES DE LA INVESTIGACIN DE
MERCADOS
EN EL RAMO DE LAS COMPRAS
Disponibilidadde
deinformaciones
informacionesprecisas
precisassobre
sobrela
laestructura
estructura
Disponibilidad
loscambios
cambiosen
enlos
losmercados
mercadosde
decompras
compras
yylos
Aperturade
defuentes
fuentesde
desuministro
suministrofavorables
favorables
Apertura
Pronsticossobre
sobreprobables
probablesinterferencias
interferenciasen
enel
elmercado
mercado
Pronsticos
(cuellosde
debotella
botellaen
enel
elsuministro
suministrode
demateriales)
materiales)
(cuellos
Investigacionessobre
sobreposibles
posiblesmateriales
materialesde
desustitucin
sustitucin
Investigaciones
favorablesen
encuanto
cuantoaasus
suscostos
costos
favorables
Informacinsobre
sobrenuevas
nuevasvas
vasde
desuministro
suministro
Informacin
Apoyosargumentativos
argumentativospara
paranegociaciones
negociacionesde
decompras
compras
Apoyos
Solucionesalternativas
alternativaspara
parala
laAdministracin
Administracin
Soluciones
Propuestaspara
parael
elreciclaje
reciclajede
deproductos
productosde
dedesecho
desecho
Propuestas

SISTEMA DE COMPRAS EN LA
ESTRATEGIA DE LA EMPRESA
Propsito: apoyar
apoyar los
los objetivos
objetivos corporativos
corporativos yy
Propsito:
funcionales.
funcionales.
Objeto: componente
componente del
del plan
plan estratgico
estratgico yy del
del
Objeto:
proceso operativo
operativo global
global de
de una
una empresa.
empresa.
proceso
Gestin: adquisicin
adquisicin yy entrega
entrega de
de bienes
bienes yy
Gestin:
servicios necesarios.
necesarios.
servicios
Accin: relaciones
relaciones estables
estables con
con proveedores.
proveedores.
Accin:

RESPONSABILIDAD DE LA
PLANEACIN DEL
ABASTECIMIENTO
Se fundamenta
fundamenta en
en el
el compromiso
compromiso de
de la
la
Se
Direccin con
con los
los objetivos
objetivos corporativos
corporativos yy
Direccin
funcionales (formales
(formales ee informales),
informales), incluye:
incluye:
funcionales
La asignacin
asignacin de
de los
los recursos.
recursos.
La
La infraestructura.
infraestructura.
La
El ambiente
ambiente de
de trabajo.
trabajo.
El
La satisfaccin
satisfaccin de
de las
las expectativas.
expectativas.
La
Exigencias del
del mercado.
mercado.
Exigencias

Decisiones HACER O COMPRAR:

ventajas de cada alternativa
Criterio
Costos

Posibles ventajas
COMPRAR

Posibles ventajas
HACER

Reduccin de costos de distribucin

Posibles economas de escala
Eliminacin de mrgenes de
intermediarios innecesarios
Oportunidades de financiamiento

Calidad

La fabricacin en casa puede

garantizar una mejor calidad.

Consecuencias
para las ventas

Los residuos y subproductos

pueden ser vendidos rentablemente
si su calidad es adecuada.

Riesgos y
dependencias

Necesidades de
capital

Los proveedores de materias primas

e insumos condicionan la
elaboracin de nuestros productos.
RIESGO
Es necesario invertir en Activos Fijos
(maquinaria, instalaciones, etc).
RIESGO

Reduccin de costos de
almacenamiento (especialmente
cuando se compra Justo-a-tiempo)
Por mayores cantidades el proveedor
puede llegar a precios de produccin
ms bajos que pueden llevar a precios
bajos de compra (especialmente cuando
estandariza los productos)
Por mayores cantidades el proveedor
puede emplear mquinas muy
buenas para producir mejor calidad a
bajo costo
Si la imagen de calidad del
proveedor es buena, esto puede ser un
argumento de compra para el producto
final.
Una adecuada amplitud de oferentes,
puede eliminar riesgos y conducir a
adecuados procesos de seleccin.
Menos inversiones necesarias en
maquinaria.

DECISIN DE HACER O COMPRAR

Factor:

Costo de
oportunidad.
Capacidad e
Idoneidad
propias.
Costo
diferencial.
Disponibilidad
de proveedores.
Impacto general.

Mtodo
:
Evaluar el costo
de oportunidad

Presentar especificacin precisa

Analizar capacidad existente
Calcular el costo de compra
Analizar ofertas de proveedores
Calcular el comportamiento de
los costos
Ponderar la capacidad propia y
de proveedor y costos
diferenciales

MAQUILAS
Se denomina
denomina MAQUILA
MAQUILA aa la
la
Se
empresa que
que se
se encarga
encarga de
de
empresa
hacerlela
laproduccin
produccinaaotra.
otra.
hacerle
Ejemplo:
Ejemplo:
Levis:Expofaro
Expofaro
Levis:
Abercombrie && Fitch,
Fitch, Patagonia,
Patagonia, Liz
Liz
Abercombrie
Clairbone, Lands
Lands End,
End, Hanes,
Hanes, Nautica,
Nautica,
Clairbone,
Levis, Adidas,
Adidas, Arena,
Arena, Structure,
Structure, Tommy
Tommy
Levis,
Hilfiger, Polo-Ralph
Polo-Ralph Lauren,
Lauren, Nike,
Nike, Perry
Perry
Hilfiger,
Ellis, Andrew
Andrew Fezza,
Fezza, Kenneth
Kenneth Cole,
Cole, Hush
Hush
Ellis,
Puppies,Kickers,
Kickers,Green
GreenDog.
Dog.
Puppies,

OFERTA DE MAQUILAS
C.I. MAQUILA Y EMPAQUES
LTDA.
LOGIPACK S.A.
CONSORCIO DE MAQUILA
S.A.
SERVICIOS INDUSTRIALES
DE MAQUILA
CAFE UNIVERSAL S.A.
AVICOLA QUILICHAO S.A.
PHARMALACTEOS S.A
TEXTILES MALIB LTDA.
GOTEX UNIFORMES

CONFECCIONES MARIA
PAULA
CONFECCIONES MAQUILA
LTDA
NECOLEX LTDA.
FRAMERIK
PHARMACEUTICAL &
COSMETICS LTDA.
LABORATORIOS ROBBIN
LABORATORIOS LINCOLN
S.A.
COSMETICOS FAWY
PRODUCTOS PARA EL
ASEO LIMPIA-MAX

COMPONENTES DEL PROCESO

DE COMPRAS

PRINCIPIOS DE ADQUISICIN
1. Definicin
Definicin de
de los
los criterios
criterios para
para la
la seleccin,
seleccin,
1.
evaluacin yy re-evaluacin
re-evaluacin de
de proveedores.
proveedores.
evaluacin
2. Cumplimiento
Cumplimiento de
de especificaciones
especificaciones yy requisitos
requisitos de
de
2.
compra ..
compra
3. Relacin
Relacin del
del tipo
tipo yy alcance
alcance del
del control
control aplicado
aplicado al
al
3.
proveedor con
con el
el impacto
impacto en
en el
el producto.
producto.
proveedor
4. Evaluacin
Evaluacin de
de la
la capacidad
capacidad de
de los
los proveedores
proveedores
4.
para cumplir
cumplir los
los requerimientos.
requerimientos.
para
5. Elaborar
Elaborar yy mantener
mantener Documentacin
Documentacin formal
formal de
de los
los
5.
resultados de
de las
las evaluaciones.
evaluaciones.
resultados

PRINCIPIOS DE ADQUISICIN
6. Informacin
Informacin estructurada
estructurada con
con respecto
respecto aa requisitos
requisitos
6.
para la
la aprobacin
aprobacin de
de materiales,
materiales, procedimientos,
procedimientos,
para
procesos yy equipos.
equipos.
procesos
7. Inspeccin
Inspeccin yy actividades
actividades afines
afines necesarias
necesarias
7.
establecidas ee implementadas.
implementadas.
establecidas
8. Aplicacin
Aplicacin de
de mtodos
mtodos apropiados
apropiados para
para el
el
8.
seguimiento de
de los
los procesos
procesos de
de compras.
compras.
seguimiento
9. Medicin
Medicin yy evaluacin
evaluacin de
de la
la capacidad
capacidad de
de los
los
9.
procesos.
procesos.
10. Decisin
Decisin yy ejecucin
ejecucin de
de acciones
acciones correctivas
correctivas yy
10.
preventivas.
preventivas.

QU COMPRAN LAS
EMPRESAS?
COMPRAS PRODUCCIN:
MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS
PARA LA FABRICACIN.
VERTICAL: SUMINISTROS ESPECFICOS PARA CADA
SECTOR INDUSTRIAL
COMPRAS NO PRODUCCIN
PRODUCTOS INDIRECTOS.
COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y
OPERACIONES.
SERVICIOS.

PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES

EMPRESARIALES.

HORIZONTAL Y COMN A TODOS LOS SECTORES DE

ACTIVIDAD.

COMPRAS PARA FINES

DIFERENTES A LA PRODUCCIN
VIAJES
Agencia de viajes
Lneas Areas
Hotel
Alquiler coche
Tren
Taxis

EDIFICIO
Comedor
Limpieza
Jardinera
Mantenimiento
Seguridad
Mdicos
Correo
Aire Acondicionado
Ascensores
Recogida desperdicios
Mudanza oficinas

COMUNICACIN
Publicidad
Agencia Publicidad
Agencia publicaciones
Impresos
Servicios Multimedia
Regalos
Ferias
Seminarios/conferencias

TRABAJO (Servicios)
Consultora
Bases de datos
Control
Educacin/formacin
Trabajo especializado
Estudios/ Anlisis
Trabajo temporal

TRANSPORTE
(personal)
Autobs
Otros

SERVICIOS DE
OFICINA
Flota coches
Copiadoras
Impresos
Procesos/documentos/Catlog.
Traducciones
Suministros de oficina
Papel
Muebles
Libros y suscripciones
Obras/reparaciones

SERVICIOS DE
FABRICA
Electricidad
Gas
Gases industriales
Prod. Petrolferos
Agua
Equipo Almacn
Estructuras
Obras/instalaciones

TRANSPORTE
(mercancas)
Areo
Martimo
Camin
Auto-tren
Correo urgente
Proveed. Logstico
Embalajes

HARD/SOFTWARE
PC
Mantenimiento
Licencias Software
Software desarrollo
Consultora

EQUIPOS
Instrumentacin
Medida
Herramientas
Maquinaria
Repuestos de maquinaria y
equipo

MATRIZ DE KRALJIC
Alto

Materiales
Especializados

Materiales
Estratgicos

Impacto en el
negocio ($)

Bajo

Materiales
No Crticos

Materiales
Cuello de Botella

Baja

Alta

Complejidad del Mercado

MATRIZ DE KRALJIC
Modelo bidimensional
bidimensional utilizado
utilizado para
para clasificar
clasificar los
los
Modelo
productos comprados
comprados por
por una
una empresa
empresa yy los
los
productos
efectos que
que estos
estos tienen
tienen sobre
sobre las
las compras
compras yy
efectos
las finanzas
finanzas de
de la
la empresa.
empresa.
las
Permite clasificar
clasificar el
el proceso
proceso logstico
logstico de
de
Permite
compras en
en cuatro
cuatro categoras
categoras definidas
definidas aa
compras
partir del
del criterio
criterio ABC.
ABC.
partir
Impacto en el
negocio ($)

Complejidad del Mercado

Categoras:
Categoras:
1. Materiales
Materiales Especializados.
Especializados.
1.
2. Materiales
Materiales Estratgicos.
Estratgicos.
2.
3. Materiales
Materiales no
no Crticos.
Crticos.
3.
4. Materiales
Materiales
Cuello
de
4.
Cuello
de
Botella.
Botella.

MATRIZ DE KRALJIC
Anlisis de
de Escenarios:
Escenarios:
Anlisis
1. Materiales
Materiales Especializados:
Especializados: Se
Se utiliza
utiliza el
el poder
poder de
de
1.
compra, cuya
cuya estrategia
estrategia es
es el
el objetivo
objetivo del
del precio
precio
compra,
para reducir
reducir costos,
costos, pues
pues no
no son
son productos
productos crticos
crticos yy la
la
para
negociacin mediante
mediante contratos
contratos corporativos
corporativos .. Ejemplo:
Ejemplo:
negociacin
Elacero.
acero.
El
2. Materiales
Materiales Estratgicos:
Estratgicos: Son
Son los
los ms
ms importantes
importantes en
en
2.
el proceso
proceso de
de compra
compra yy aa la
la vez
vez los
los de
de mayor
mayor
el
complejidad yy riesgo
riesgo en
en el
el proceso
proceso del
del suministro,
suministro, se
se
complejidad
deben manejar
manejar planes
planes de
de contingencia,
contingencia, Logstica
Logstica yy
deben
controlde
deInventarios.
Inventarios. Ejemplo:
Ejemplo: Las
Lasturbinas.
turbinas.
control

MATRIZ DE KRALJIC
3.Materiales no
no Crticos:
Crticos: Son
Son menos
menos complejos
complejos en
en el
el
3.Materiales
suministro yy la
la estrategia
estrategia utilizada
utilizada es
es reducir
reducir costes,
costes, ya
ya
suministro
sea comprndole
comprndole ms
ms aa un
un proveedor
proveedor oo haciendo
haciendo ms
ms
sea
competitiva la
la lucha
lucha entre
entre ellos,
ellos, se
se debe
debe disear
disear una
una
competitiva
lnea-base de
de costes
costes aa la
la cual
cual se
se debe
debe de
de llegar
llegar en
en cada
cada
lnea-base
negociacin. Algunas
Algunas empresas
empresas determinan
determinan un
un precio
precio
negociacin.
objetivo el
el cual
cual deben
deben alcanzar
alcanzar los
los proveedores
proveedores para
para
objetivo
calificar yy poder
poder vincularse
vincularse aa competir
competir bajo
bajo otras
otras variables
variables
calificar
como financiamientos,
financiamientos, estandarizacin
estandarizacin de
de productos,
productos,
como
reducir la
la logstica,
logstica, volmenes
volmenes de
de entrega,
entrega, uso
uso de
de
reducir
herramientas yy e.commerce;
e.commerce; etc.
etc. Ejemplo:
Ejemplo: Materias
Materias
herramientas
Primas.
Primas.

MATRIZ DE KRALJIC
4.Materiales Cuello
Cuello de
de Botella:
Botella: Se
Se debe
debe garantizar
garantizar la
la
4.Materiales
continuidad en
en el
el suministro,
suministro, analizando
analizando el
el riego
riego yy la
la
continuidad
seguridad de
de los
los inventarios,
inventarios, as
as como
como el
el diseo
diseo de
de
seguridad
planes de
de contingencia,
contingencia, igualmente
igualmente investigando
investigando
planes
productos alternos.
alternos. Reduciendo
Reduciendo la
la dependencia
dependencia de
de
productos
muchos proveedores
proveedores aa algunos
algunos proveedores
proveedores nicos,
nicos, ya
ya
muchos
sea haciendo
haciendo contratos
contratos aa largo
largo plazo
plazo oo aumentando
aumentando el
el
sea
portafolio de
de proveedores
proveedores seleccionados.
seleccionados. Ejemplo:
Ejemplo:
portafolio
Partes Electrnicas.
Electrnicas.
Partes

MATRIZ DE KRALJIC
Principio de Pareto
Los artculos Estratgicos y
los
Especializados
representan usualmente el
80% del presupuesto de
compras.
Los artculos No Crticos
representan usualmente el
20% del presupuesto de
compras y utilizan el 80%
de los recursos.

RELACIN ENTRE MATERIALES

ESTRATGICOS Y NO
ESTRATGICOS

Materiales
No Estratgicos

Materiales
Estratgicos

80%

20% 20%

80%

80%

20%

80%

80%

20% 20%

Diversidad

Valores Compra

Proveedores

Tiempo de Compra

Costos Operativos

RELACIN ENTRE
COMPRAS Y EL COSTO
TOTAL
Aproximadamente entre el 30-75% del costo total de
las empresas lo controlan proveedores externos...
100%

100%

100%

100%

60-70%

~75%

40-50%

30-40%

Automotriz

Contratacin
Ingeniera

Farmacutica

Consumo
Masivo

Valor Agregado
+ Margen

Compras
Externas

OBJETIVO DE UN SISTEMA
DE COMPRAS
Proveer y dar seguimiento a los procesos de
compra (nacionales e internacionales), desde el
momento en que un departamento de la empresa
(usuario) realiza una solicitud de compra, hasta
que el producto ha sido recibido por ste.
Se tendrn en cuenta los siguientes factores:

Recepcin de bodegas en inventario

Evaluacin de costos
Proveedores
Tiempos de entrega de pedidos
Necesidades del usuario

OBJETIVOS ESPECFICOS DE
COMPRAS
1.

MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO.

2.

INVERSION MINIMA COMPATIBLE CON:

SEGURIDAD.
PROVECHO ECONOMICO.

3.

EVITAR DUPLICACIONES, DESPERDICIOS,

INUTILIZACIONES

4.

OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y

SERVICIO

5.

MANTENER NIVELES DE CALIDAD

6.

MANTENER POSICION COMPETITIVA DE LA EMPRESA

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS

1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores.

2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra.
3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los
usuarios y encargados de otros departamentos
4.Elaboracin de cotizaciones por proveedor, para la
actualizacin de tiempos de entrega y costos de los artculos.
5.Generar y dar seguimiento a las rdenes de compra.
6.Generar las rdenes de compra.

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
7.Realizar rdenes de compras utilizando mltiples monedas.
8.Agilizar la recepcin de la mercadera,
9.Realizar los procedimientos de Costeo de las rdenes de
compras (costeo estimado y costeo real).
10.Realizar la planeacin de compras para un perodo dado.
11.Permitir la elaboracin de un plan de compras.

COMPONENTES DEL
PROCESO DE COMPRAS

Procesos de
Direccionamiento

Estrategia
de
Aprovisionamiento

Organizacin y personal

Procesos de
Gestin
Procesos de
Apoyo

Bsqueda de Gestin y
mercados/ desarrollo de
proveedores proveedores
Gestin de desempeo

Da-a-Da

Informtica

ETAPAS BSICAS EN EL
SISTEMA DE COMPRAS
Inicio
Reconocimiento
de
una necesidad

Determinacin
de precios y
trminos

Descripcin de
la necesidad

Preparacin y
asignacin de la
Orden de
Compra

Determinacin y
anlisis Fuentes
de
Abastecimiento

Seguimiento y/o
expedicin de la
Orden de
Compra

Recepcin e
inspeccin de
los artculos
Liquidacin de
la factura y
pago
al
proveedor
Mantenimiento
de
registros

Fin

ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
1.

Inicio

El origen del proceso de compra en las empresas est determinado

por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente
interno (cualquier rea de la empresa, pero principalmente el rea
productiva o la que desarrolla la actividad econmica de la
empresa), ya sea de bienes o servicios.
Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las
polticas de la empresa est establecido que debe mantenerse un
nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados. En
este caso las empresas deben contar con una Programacin de
Compras y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.

ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
2.

Formalizacin de la solicitud

Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos

formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.
Especficamente, se puede considerar un formato de requisicin,
en donde deben identificarse perfectamente los tems solicitados, la
cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones
correspondientes.
En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes
cuenten con una asignacin presupuestal, o en caso contrario con
la debida autorizacin

REQUISICIN DE COMPRA
La requisicin
requisicin de
de la
la compra
compra es
es el
el formato
formato oo registro
registro en
en
La
el cual
cual el
el cliente
cliente interno
interno identifica
identifica yy define
define las
las
el
caractersticas yy especificaciones
especificaciones requeridas
requeridas para
para
caractersticas
cumplir con
con los
los objetivos
objetivos del
del proceso
proceso y/o
y/o el
el producto
producto
cumplir

REQUISICIN DE COMPRA
Requisicin de compra Fecha elaboracin:___________
N_______
Dependencia solicitante:
Cuenta
Presupuesto:_________

Cantidad
requerida

Unidad

Descripcin y
especificaciones

Fecha requerida:_________
Notifquese en caso de problema
a________________________________
Instrucciones especiales de
envo:_________________________________
Elabor:________________________Aprob________________________

ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
3.

Anlisis de Proveedores

Una de las etapas ms fundamentales del proceso de

compras se refiere a un estudio detallado de los
proveedores que ofrecen los bienes o servicios requeridos.

ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
4.

Solicitud de Cotizaciones

Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los

requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se
hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios
requeridos.
Sin embargo, la prctica ms comn consiste en que se llega con
el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o
abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de
venta, trminos de negociacin y condiciones de despacho
aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso,
no se requiere solicitud de cotizacin sino de la elaboracin de un
pedido con cargo al convenio o contrato establecido.

ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
5.

Aprobacin de cotizacin o Factura Pro Forma

Cuando se ha evaluado debidamente la cotizacin recibida o la

factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las polticas
adoptadas por la empresa, y stas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptacin de las mismas mediante la generacin de una
Orden de Compra, que debe conservar las caractersticas y
condiciones de la cotizacin o la factura pro forma.
Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para
detallar las especificaciones de los tems, los precios, cantidades,
firmas de aprobacin y autorizacin, especificacin de trminos de
negociacin y de entrega.

ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
6. Procesamiento de la Orden de Compra y
Despacho
El proveedor de acuerdo a sus polticas internas y a los acuerdos
preestablecidos, debe evaluar y tramitar las rdenes de compra
recibidas y preparar los despachos correspondientes.
Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la
calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la
agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.
(Retroalimentacin permanente).

COMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRA
Precio
Cantidades
Nmero de orden de
compra
Fechas de entrega
Sitio o lugar de entrega
Empaque
Trminos comerciales
Pago
Garanta de inspeccin

Devolucin
Calificacin y
certificacin de
proveedores
Facturacin
Cdigos EAN
Nmero de entregas
Reclamos
Firmas Responsables

ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
7.

Gestin Logstica

El entorno cada vez ms competitivo del mercado ha hecho que el

xito de la gestin en las reas de compras y adquisiciones no slo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
tambin de los sistemas de distribucin fsica y la logstica aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en
el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas.
La empresas pueden optar por la creacin de un rea interna que
asuma sta funcin, o por utilizar los servicios de intermediarios
especializados.

ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
8.

Aspecto Financiero

En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y

comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los trminos
comerciales.
Esto se refiere bsicamente a definir si se efectan pagos anticipados,
contra entrega, crditos a cierto plazo; si se requieren documentos que
soporten o garanticen los pagos, los trminos de validez de las ofertas,
descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la
negociacin, que deben estar contemplados previamente en las
polticas de las empresas.

PROCESO TRADICIONAL DE COMPRAS

DE MATERIALES NO ESTRATGICOS
Almacenes

Usuario

Materiales

Factura

Solicitud del Pedido

Solicitud de Ofertas

Req. de Compra
Autorizacin de Compra

Ofertas

Comprador

Pedido

Supervisor

Proveedores
Pagos

Cuentas x Pagar

Administracin de Mercanca y Logstica Comercial

Diagrama de flujo para compras

Almacn

Inicio
Requerimiento
Departamentos

Requerimiento

Control de
requerimiento

Depsito

Seleccin de
proveedores

Archivo
proveedores
Archivo partes

Solicitudes

Fuentes

Proveedores

Ofertas

Proveedor

Negativa

Almacn de
ofertas

Comparacin
de ofertas
Pedido

Almacn de
pedidos

Archivo de
pedido

Proveedor

Confirmacin

Proveedor

Reclamacin

Control de
fechas

Proveedor

Comprobante
de suministro

Suministro

Entrada
proveedores

Almacenar
entradas

Recepcin de
mercancias

Proveedor

Factura

4. Compras / I mportaciones

Comparacin

suministro/factura

Almacn de
confirmaciones

Reporte de entrada

Bodega

Comprobante
de entrada
Contabilidad

4.2.3-1

PROCESO IDEAL: COMPRAS

Catlogo
Autorizadores
reas Tcnicas
Compras Corp.

Catlogo
Productos y
Servicios
Procedimientos
de
Compra

Elabora
requisicin

Contratos
Marco

Ciclo de
aprobacin
Orden de
compra

Proveedores
Certificados

Necesida
d
Entrega
al usuario
Pago y
conciliacin

Recepcin
Almacn

Envo

Atencin
del
proveedor

Informacin
Destinatario

Pago en Lnea

Recepcin en Lnea

EVALUACIN DE OFERTAS

Las ofertas
ofertas de
de proveedores
proveedores no
no
Las
seleccionados previamente
previamente deben
deben
seleccionados
evaluarse yy calificarse
calificarse previamente
previamente
evaluarse
para participar
participar en
en el
el proceso
proceso de
de
para
adquisiciones
adquisiciones
Participacin en
en Preparacin
Preparacin de
de
Participacin
ofertas: Ingeniera,
Ingeniera, Calidad,
Calidad, Ventas,
Ventas,
ofertas:
Administrativa, Compras
Compras yy Financiera
Financiera
Administrativa,
Aspectos que
que debe
debe contemplar:
contemplar:
Aspectos
Especificaciones, dibujos,
dibujos, hojas
hojas de
de
Especificaciones,
datos, requisitos
requisitos de
de entrega,
entrega, planes
planes
datos,
de inspeccin
inspeccin yy prueba
prueba
de

SUMINISTRO DE PLIEGOS DE
OFERTAS
Elaboracin yy entrega
entrega del
del
Elaboracin
paquete de
de propuestas,
propuestas, pliegos
pliegos
paquete
licitaciones
oo licitaciones
Revisin
para
verificar
Revisin
para
verificar
integralidad yy exactitud
exactitud
integralidad
Presentacin uniforme
uniforme con
con un
un
Presentacin
ndice estndar
estndar
ndice

EVALUACIN DE OFERTAS
Asignacin
de
personal
Asignacin
de
personal
idneo
de
las
reas
idneo
de
las
reas
administrativa,
jurdica,
administrativa,
jurdica,
ingeniera, compras
compras yy calidad
calidad
ingeniera,
Supervisin por
por el
el rea
rea de
de
Supervisin
aseguramiento de
de la
la calidad
calidad
aseguramiento
los auditores
auditores internos
internos
oo los
correspondientes
correspondientes

EVALUACIN DE OFERTAS
Revisar yy calificar
calificar las
las propuestas
propuestas de
de conformidad
conformidad
Revisar
con los
los criterios,
criterios, factores
factores
con
Caractersticas yy especificaciones
especificaciones definidas
definidas en
en las
las
Caractersticas
condiciones de
de las
las requisiciones
requisiciones de
de la
la compra
compra yy los
los
condiciones
paquetes de
de oferta
oferta
paquetes

EVALUACIN TCNICA
ISO 9000:
9000: Proveedores
Proveedores de
de
ISO
Industria, comercio
comercio yy servicios:
servicios:
Industria,
Sistema de
de gestin
gestin de
de
-- Sistema
Calidad
Calidad
Responsabilidad de
de
-- Responsabilidad
Direccin
Direccin
Gestin de
de los
los recursos
recursos
-- Gestin
Realizacin del
del producto
producto
-- Realizacin
Medicin, anlisis
anlisis yy mejora
mejora
-- Medicin,

la
la

EVALUACIN TCNICA
Requisitos generales
generales
para la
la
Requisitos
para
competencia tcnica
tcnica de
de laboratorios
laboratorios
competencia
de inspeccin
inspeccin yy ensayo:
ensayo:
de
Equipos yy mtodos
mtodos de
de inspeccin
inspeccin
-- Equipos
para determinar
determinar caractersticas
caractersticas del
del
para
material
material
---

Organizacin, Sistema
Sistema de
de Calidad
Calidad
Organizacin,
Personal administrativo
administrativo
Personal

Equipos,
mtodos
-- Equipos,
mtodos
yy
procedimientos
de
medicin,
procedimientos
de
medicin,
ensayo, manejo
manejo de
de muestras
muestras
ensayo,
Gestin ambiental
ambiental
-- Gestin

EVALUACIN TCNICA
AFNOR
(Association
Francaise
de
AFNOR
(Association
Francaise
de
Normalisation) -- NFNF- X50-102:
X50-102: aptitud
aptitud
Normalisation)
potencial yy cualitativa
cualitativa de
de un
un
potencial
proveedor:
proveedor:
Informacin
sobre
la
empresa,
-- Informacin
sobre
la
empresa,
organizacin, personal
personal yy productos.
productos.
organizacin,
Operaciones previas
previas como
como proveedores
proveedores
-- Operaciones
trmite de
de pedidos.
pedidos.
yy trmite
Fabricacin yy aspectos
aspectos relacionados.
relacionados.
-- Fabricacin
Operaciones complementarias.
complementarias.
-- Operaciones
Aseguramiento de
de la
la calidad
calidad yy su
su
-- Aseguramiento
organizacin.
organizacin.

SELECCIN DE
PROVEEDORES

CANALES DE ADQUISICIN
1. Seleccin
Seleccin
1.

2. Calificacin
Calificacin
2.

CANALES DE ADQUISICIN
1. Seleccin
Seleccin
1.
1.1.Listado
Listado de
de proveedores
proveedores potenciales
potenciales
1.1.
1.2.Informacin
Informacin de
de proveedores
proveedores // productos
productos oo
1.2.
servicios: datos
datos administrativos,
administrativos, financieros
financieros yy
servicios:
tcnicos.
tcnicos.
1.3.Identificacin
Identificacin de
de los
los factores
factores de
de evaluacin
evaluacin en
en
1.3.
comit compuesto
compuesto por
por Mercadeo,
Mercadeo, Ventas,
Ventas,
comit
Logstica, Ingeniera,
Ingeniera, Administracin,
Administracin, Calidad,
Calidad,
Logstica,
Finanzas yy Compras.
Compras.
Finanzas

REAS DE ACCIN
PARA LA
PRE-SELECCIN DE
PROVEEDORES

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES

1. REA DE CALIDAD
A. Caractersticas de la calidad
(Especificaciones)
B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantas de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Tcnicas (Normas
Tcnicas)

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES

2. REA FINANCIERA
A. Fortaleza Financiera
(Manejo econmico y estabilidad financiera)
B. Fluidez Financiera
Corriente, Capital de Trabajo)

(Razn

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES

3. REA TECNOLGICA
A. Manejo de la Tecnologa
y calidad)

(tiempos

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES

4. REA DE TIEMPOS Y RESPUESTA
A. Tiempos y Movimientos
mayor tiempo menor eficiencia)

(a

B. Tiempos Pactados
(relacin de
tiempo de cubrimiento y tiempo
comprometido)

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES

5. REA DE PRECIOS
A. Precios Pactados
B. Precios Competitivos

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES

6. REA ADMINISTRATIVA
A.
B.
C.
D.
E.
F.

Normatividad y legislacin
Actitud Gerencial
Modelo de Comunicacin
Experiencia y pericia gerencial
Proyeccin a Largo Plazo
Disponibilidad de Instalaciones

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES

7. REA DE INVENTARIOS
A. Establecimiento de parmetros de
control de inventarios
B. Especificaciones de manipulacin de los
inventarios

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES

8. REA DE MERCADEO
A. Tradicin e imagen de la marca
B. Tradicin e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad

CRITERIOS PARA LA SELECCIN

DE PROVEEDORES (I)
Grupo de criterios

Criterios
Nivel de precios

1. Criterios de
precios y
condiciones

Desarrollo de precios (fidelidad de precios)

Crditos de proveedores
Aceptacin de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recprocos

2. Criterios de
calidad de
materiales

Calidad tcnica
Normas
Garantas de calidad
Plazos de entrega

3. Criterios de
tiempo

Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de

plazos)
Periodicidad de las entregas
Notificacin en la demora / suspensin de entregas
Asesora
Disposicin de cooperacin / Facultad comunicativa

4. Criterios de
servicio

Elaboracin de reclamos
Ofertas de capacitacin de los proveedores
Gama de productos

CRITERIOS PARA LA SELECCIN

DE PROVEEDORES (II)
Grupo de criterios

Criterios
Poltica de medio ambiente del proveedor

5. Criterios sobre el
Medio Ambiente

Transporte y Manipulacin
Empaque
Desechos

Retiro de la ubicacin del proveedor

6. Criterios de
ubicacin

Conexiones de transporte
Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicacin del
proveedor)
Fuentes de compra del proveedor

Investigacin y Desarrollo (know-how tcnico)

7. Criterios
relativos a la
empresa

Capacidades productivas y financieras

Participacin en anlisis de valores
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)

EVALUACIN DE OFERTAS
2. Calificacin
Calificacin
2.
2.1. Calidad:
Calidad: Especificacin,
Especificacin, lotes
lotes recibidos
recibidos -2.1.
rechazados, %
% de
de aceptacin,
aceptacin, ndice
ndice de
de calidad
calidad
rechazados,
2.2. Precio:
Precio: Unitario,
Unitario, descuentos,
descuentos, transporte,
transporte, costos
costos //
2.2.
defectos, costo
costo total,
total, ndice
ndice de
de precio.
precio.
defectos,
2.3. Servicio:
Servicio: Cantidad
Cantidad pedida
pedida -- entregada,
entregada,
2.3.
porcentaje de
de cumplimiento,
cumplimiento, ndice
ndice de
de servicio.
servicio.
porcentaje
2.4. Atencin:
Atencin: Nmero
Nmero de
de visitas,
visitas, esperadas,
esperadas,
2.4.
porcentaje de
de cumplimiento,
cumplimiento, ndice
ndice de
de atencin
atencin
porcentaje
2.5. Calidad
Calidad consolidada:
consolidada: total
total de
de ndices.
ndices.
2.5.

PONDERACIN DE CRITERIOS
(I)
Peso del
grupo

Criterios
1. Criterios de precios y condiciones
1.1. Nivel de precios
25
5,0
1.2. Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
1.3. Crditos de proveedores
20
4,0
1.4. Aceptacin de costos de flete y transporte
1.5 Posibilidad de negocios recprocos
20
Suma
100
2. Criterios de calidad de materiales
2.1. Calidad tcnica
40
2.2. Normas
20
5,0
2.3. Garantas de calidad
Suma
100

Peso del
criterio
absoluto

0,20
20

4,0

15
4,0

3,0

0,25
10,0
40

10,0

3. Criterios de tiempo
0,20
3.1. Plazos de entrega
20
4,0
3.2. Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
3.3. Disposicin de entregas
20
4,0
3.4. Notificacin en la demora / suspensin de entregas
30
Suma
100
4. Criterios de servicio
0,10
4.1. Asesora
25
2,5
4.2. Disposicin de cooperacin / Facultad comunicativa
4.3. Elaboracin de reclamos
20
2,0
4.4. Ofertas de capacitacin de los proveedores
10
4.5. Gama de productos
15
1,5
Suma
100

30
1,0

30
6,0

3,0

6,0

Peso del
criterio
relativo

PONDERACIN DE CRITERIOS
(II)
Peso del
grupo

Criterios
5. Criterios sobre el Medio Ambiente 0,15
5.1. Poltica de medio ambiente del proveedor
30
5.2. Transporte
10
1,5
5.3. Empaque
40
6,0
5.4. Desechos
20
3,0
Suma
100
6. Criterios de ubicacin 0,05
6.1. Retiro de la ubicacin del proveedor
20
6.2. Conexiones de transporte
20
1,0
6.3. Riesgos de suministro (nacionalidad del proveedor)
6.4. Fuentes de compra del proveedor
20
1,0
Suma
100
7. Criterios relativos a la empresa
0,05
7.1. Investigacin y Desarrollo
10
0,5
7.2. Capacidades
20
1,0
7.3. Participacin en anlisis de valores
20
1,0
7.4. Encargarse del almacenaje y control de calidad
7.5. Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
Suma
100

4,5

1,0
40

20
30

1,0
1,5

2,0

Peso del
criterio
absoluto

Peso del
criterio
relativo

MATRIZ DE CRITICIDAD DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR 1
CRITERIO 1

PROVEEDOR 2

PROVEEDOR 3

40%

Precio

0.5

15

20

12

Crdito

0.4

12

15

16

Negocios Recprocos

0.1

TOTAL

31

CRITERIO 2

38

30

35%

Calidad

0.4

14

12

Normas

0.3

9.5

10

Garanta

0.3

10.5

TOTAL

34

CRITERIO 6

26

26

25%

Ubicacin

0.35

7.5

8.75

6.5

Conexiones de Transp.

0.15

3.75

2.5

MEDICIN DEL ALCANCE DE

OBJETIVOS
Criterios

Categora 1
Excelente
n = 20

Categora 2
Bueno
n = 15

Categora 3
Aceptable
n = 10

Categora 4
Deficiente
n=5

Categora 5
Muy mal
n=0

1.1.
Nivel de
precios

abajo de todos
los
competidores

abajo de
algunos
competidores

igual que los

de-ms
competidores

arriba de
algunos
competidores

arriba de todos
los
competidores

2.3.
Garantas de
calidad

absoluto

con pequeas
restricciones

normal

insignificante

apenas

muy bien

bien

satisfactorio

mal

muy mal

muy bien

bien

satisfactorio

existe se
puede
desarrollar

no existe

se pueden
regre-sar los
desechos,
reciclaje
completo

la mayora de
las veces

parcialmente

bien (casi
todos los
medios de
transporte)

no todos

3.3.
Disposicin de
entregas
4.4.
Ofertas de
capacitacin de los
proveedores
5.4.

Desechos

6.2.
Conexiones de
transporte

muy bien (tren,

avin, bus)

ninguno
de vez en
cuando
solo uno
muy pocos
muy escasas

suficiente
alto
muy alto

7.2.

Capacidades

con dificultades

poco

sin problemas
adaptacin muy

pesado

ninguna
adaptacin

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR

EL ANLISIS DEL VALOR TIL
Pasos fundamentales

Descripcin global de medidas

1.

Definicin y
estructuracin de
criterios definidos

Seleccin de los criterios tomados como base para el

juicio. Los criterios definidos se derivan del sistema
objetivo, bajo cuya base est el problema

2.

Importancia de los
criterios definidos

Con ayuda de factores de peso correspondiente se

evalan los criterios definidos. La importancia muestra
el significado de los criterios individuales

3.

Determinacin de
las ventajas
parciales

Para cada alternativa se examina en qu medida sta

satisface los criterios. Grfica de las alternativas en el
sistema de valores

4.

5.

Emisin del valor

til para cada
alternativa
Juicio de los
beneficios

Para cada alternativa se indaga el valor til; a esto

sigue un resumen de las utilidades parciales emitidas
(sntesis de valores)
Seleccin de la alternativa con el mximo valor til

ESQUEMA DE CLCULO DEL

ANLISIS DEL VALOR TIL
Alternativa A1
Criterio

Peso

Puntos segn
evaluacin
(ver categora)

Alternativa A2

Valores tiles
ponderado

Puntos segn
evaluacin (ver
categora)

Valores tiles
ponderado

1.1. Nivel de
precios

15

75

20

100

3.3.

10

40

20

30

30

Disposici
n de
entregas
5.3. Empaque
Puntos totales

145

150

CUANTO DEBO
COMPRAR?

ESTADO DE RESULTADOS
VENTAS TOTALES
100
Bienes y servicios adquiridos 50
Costos de M.O.D.
30
Gastos Generales
15
Beneficios antes de impuestos

SI USTED DESEA DUPLUCAR LAS UTILIDADES

DE ESTA EMPRESA, QUE PODRA HACER?

SOLUCIONES
AUMENTAR LAS VENTAS TOTALES EN UN
100%
AUMENTAR LOS PRECIOS EN UN 5%
DISMINUIR LOS SALARIOS EN UN 16,6%
DISMINUIR LOS COSTOS GENERALES EN
UN 33,3%
DISMINUIR EL COSTO DE LOS BIENES Y
SERVICIOS ADQUIRIDOS EN UN 10%

TALLER 4
Taller Seleccin de Proveedores:
Comercializadora de Calzado La Huella
S.A.

http://us.cdn2.123rf.com/168nwm/dimdimich/dimdimich1205/dimdimich120500030/13803476wooden-toolbox-with-tools-isolated-on-white.jpg