ATURAN PENULISAN SURAT

ORGANISASI KEMAHASISWAAN
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2015

ATURAN PENULISAN SURAT DINAS ORGANISASI MAHASISWA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
Berdasarkan keputusan rektor Universitas Negeri Padang No: 221/UN35/TU/2015 tentang
Tata Naskah Surat Dinas di Lingkungan Universitas Negeri Padang Tahun 2015.
Tata Naskah Surat Dinas di Lingkungan Universitas Negeri Padang meliputi yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.

Format Kepala Naskah Surat Dinas

Kewenangan Penandatanganan dan Cap Dinas
Kode Unit Kerja di lingkungan Universitas Negeri Padang
Kode Perihal Surat
Tata Cara Pemberian Nomor dan Kode Surat Dinas

A. ADAPUN FORMAT PENULISAN KEPALA NASKAH SURAT DINAS:

1. Nama kementrian dicetak pada baris pertama, nama Universitas Negeri Padang pada
baris kedua, Nama Organisasi Kemahasiswaan pada baris ketiga,dan panitia
pelaksana acara pada baris selanjutnya masing-masing dicetak dengan huruf kapital;
2. Nama Universitas Negeri Padang dicetak lebih tebal daripada nama kementrian;
3. Nama Fakultas, Organisasi Kemahasiswaan, dan acara dicetak dibawah nama
perguruan tinggi dengan huruf kapital dan tebal;
4. Alamat ditulis lengkap pada baris akhir tanpa singkatan disertai kode pos, telepon,
faksimile, laman web apabila ada;
5. Kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal dengan ukuran
garis 21/4 pt; jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4,5 cm;
6. Penulisan Kementrian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi menggunakan huruf
Times New Roman ukuran 14, Universitas Negeri Padang menggunakan huruf Times
New Roman ukuran 14 cetak tebal, dan alamat menggunakan huruf Times New
Roman ukuran 12.
Contoh format kepala naskah surat dinas :

KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat:Gedung PKM FMIPA UNP, Jln. Prof.Dr. Hamka Air Tawar Padang 25131

Kode Unit Kerja di Lingkungan Unit Kegiatan Mahasiswa FMIPA UNP

N
O
1
2

Nama Unit Kerja

Kode
UN35
UN35.1

5
6
7
7

Universitas Negeri Padang

Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam
Bagian Tata Usaha
Subbagian Akademik dan
Kemahasiswaan
Badan Perwakilan Mahasiswa
Badan Eksekutif Mahasiswa
Himpunan Mahasiswa Jurusan
HMJ Matematika

HMJ Biologi

HMJ Fisika

10

HMJ Kimia

11
12

UKMF
FORSIA

3
4

UN35.1.1
UN35.1.1.1

Keterangan
Rektor dan Wakil
Dekan dan Wakil
Dekan

UN35.1.1.1.1
UN35.1.1.1.2
UN35.1.1.1.3
UN35.1.1.1.3
.1
UN35.1.1.1.3
.2
UN35.1.1.1.3
.3
UN35.1.1.1.3
.4
UN35.1.1.1.4
UN35.1.1.1.4
.1

Ketua BPM
Gubernur BEM

Ketua HMJ

Ketua Umum

Penomoran surat yang ditandatangani oleh gubernur BEM FMIPA

Nomor: 021/ UN35.1.1.1.2/UN/FF/2015
Nomor urut surat keluar
Kode unit organisasi UNP
Nomor urut bagian tata usaha
Nomor urut fakultas
Nomor urut subbagian akademik dan
kemahasiswaan
Nomor urut BEM
Kode Perihal Surat
Nama Kegiatan
Tahun pembuatan surat

Contoh format kepala naskah surat dinas kegiatan :

KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
PANITIA PELAKSANA FMIPA FAIR
Sekretariat:Gedung PKM FMIPA UNP, Jln. Prof.Dr. Hamka Air Tawar Padang 25131

B. ATURAN PENANDATANGANAN DAN CAP DINAS

Urutan penulisan dari atas hingga kebawah
KETUA ORGANISASI

KETUA PELAKSANA

SEKRETARIS
PELAKSANA

Menyetahui,
REKTOR/WAKIL

Menyetujui,
DEKAN/WAKIL DEKAN

Mengetahui,
PEMBIMBING
ORGANISASI

Tanda tangan sesuai kebutuhan keluar surat

C. ATURAN KODE PERIHAL NASKAH SURAT DINAS DI LINGKUNGAN
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
NO
1
2
3

PERIHAL
Undangan
Sertifikat
Peminjaman

KODE
UN
SE
PJ

4
5

Permohonan
Surat keputusan

PH
SK

Contoh:

KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

PANITIA PELAKSANA FMIPA FAIR

Sekretariat:Gedung PKM FMIPA UNP, Jln. Prof.Dr. Hamka Air Tawar Padang 25131
NO: 021/UN35.1.1.1.2/UN/FF/2015
Lamp : Hal : Undangan

09, November 2015

Yth. Gubernur BEM FIS UNP

di
Padang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan diadakan program kerja Departemen Minat dan Kegemaran BEM
FMIPA UNP, FMIPA FAIR 2015. Kami bermaksud mengundang saudara untuk dapat hadir
pada:
hari/tanggal
Pukul
Tempat
Acara

: Sabtu/14 November 2015

: 08.00 WIB s.d selesai
: lapangan DPR FMIPA UNP
: 1. pembukaan FMIPA FAIR 2015
2. Perlombaan Solo Song

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Ketua BEM FMIPA
Universitas Negeri Padang

Panitia Pelaksana
Ketua

Sekretaris

Muhammad Syahrul
NIM. 1201234

Rizky Zalmi Putra

NIM. 14036054

Fitrah Ayu
NIM. 14033010

Contoh surat HMJ:

KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN BIOLOGI

PANITIA PELAKSANA SIMBIOSIS

Sekretariat:Gedung PKM FMIPA UNP, Jln. Prof.Dr. Hamka Air Tawar Padang 25131
NO: 021/UN35.1.1.1.3.2/UN/SB/2015
Lamp : Hal : Undangan

09, November 2015

Yth. Gubernur BEM FIS UNP

di
Padang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan diadakan program kerja Pengabdian Masyarakat HMJ Biologi UNP,
SIMBIOSIS. Kami bermaksud mengundang saudara untuk dapat hadir pada:
hari/tanggal
Pukul
Tempat
Acara

: Sabtu/14 November 2015

: 08.00 WIB s.d selesai
: lapangan DPR FMIPA UNP
: 1. pembukaan SIMBIOSIS
2. Silahturahmi

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Logo
hima

Ketua HMJ Biologi

Universitas Negeri Padang

Muhammad Syahrul
NIM. 1201234

Panitia Pelaksana
Ketua

Rizky Zalmi Putra

NIM. 14036054

Sekretaris

Fitrah Ayu
NIM. 14033010