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Documentacin
Cumplimiento de los requisitos del Estndar de
Documentacin
TEMARIO
Parte 1. Introduccin
Parte 1. INTRODUCCION
Importancia de la Documentacin
Objetivo
Aprender a Documentar Correctamente.
Definir un lenguaje de escritura en el que todos podamos
comunicarnos eficazmente.
Estndares de Documentacin
Objetivo
Documentar correctamente fechas, horas, nmeros,
comentarios, notas y observaciones.
Reconocer que significa firmar o poner las iniciales en un
espacio en blanco de cualquier documento oficial
Fecha
Formato de fecha:
dd / mmm / aaaa
Hora
Formato de hora:
Reloj de 24 horas
Ejemplo:
20:30
Nmero y Legibilidad
Cuando escribas letras o numero, asegrate de que sean legibles, para que
otras personas puedan leerlos fcilmente
UyV
1 y 7
By8
2yZ
y1
3 y 8
Sy5
4 y H
Gy6
4 y 9
C y G WMO459
B y 13
N/A
N/D
Firma GMP
Nombre:
Manuel Sierra Mendoza
Firma GMP
M. Sierra
Primer apellido.
Inicial del primer nombre
NOTA
La firma GMP es nuestro nombre Estndar
La Rubrica Firma es nuestra firma personal (el garabato)
Documentacin a Tiempo
Ejecuta todas las instrucciones segn estn descritas en los Documentos que manejas.
Utiliza tinta de color negro indeleble para todos los documentos que se utilizan en tu
departamento
Quin
Qu
Cundo
Dnde
Cmo
Tambin pregntate: Si alguien lee esto dentro de dos aos, Podr l o ella
entender lo que yo escrib?
Parte 3. CORRIGIENDO TU
DOCUMENTACION
Si tu accidentalmente cometes un error cuando ests
documentando tu trabajo, hay una manera estndar de
corregirlo.
Objetivo
Corrigiendo la Documentacin
Si tu cometes accidentalmente un error cuando ests documentando tu trabajo, sigue los siguientes pasos
para corregirlo:
Escribe la fecha
Si no hay espacio para escribir la correccin en la parte superior de la informacin incorrecta, escrbela
hacia un lado (derecho o izquierdo segn el caso)
Si no hay espacio para hacer la correccin ni arriba, ni aun lado de la informacin incorrecta, pon un
asterisco al lado del error y haz la correccin, escribe la fecha y tu firma GMP en la parte inferior de la
pgina, NUNCA por el otro lado de la pagina
Corrigiendo la Documentacin
Parte 4. REPASANDO TU
DOCUMENTACION
Antes de entregar tu documentacin, debes cotejar tu trabajo
para asegurarte que es legible, exacto, claro, consistente y
completo.
Objetivo
Repasando tu Documentacin
Permanente
Legible
Exacta
A tiempo
Clara
Consistente
Completa
Verdadera
Documentacin Perfecta
La documentacin es importante porque demuestra que nuestro
trabajo esta bien hecho y tenemos presente el alto compromiso con
la calidad.
Documentacin Qu Hacer y No
Hacer
HACER
Documentacin Qu Hacer y No
Hacer
NO HACER
Revisin de Registros
Firma GMP Incorrecta
Fecha Incorrecta
Correccin Incorrecta
Describir las
observaciones
sobresalientes
O
Indicar que
no las hubo
Incluir ao completo
Fecha Incorrecta
Corregir
errores
adecuadamente
N/A
No Aplica
en datos
Que no se
registran
Cantidades Completas
(Faltaban los ceros)