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Buenas Prcticas de

Documentacin
Cumplimiento de los requisitos del Estndar de
Documentacin

TEMARIO

Parte 1. Introduccin

Parte 2 . Documentando tu Trabajo

Parte 3. Corrigiendo tu Documentacin

Parte 4. Repasando tu Documentacin

Parte 1. INTRODUCCION
Importancia de la Documentacin

Nos permite conocer mejor nuestro proceso

Nos brinda un registro histrico de la operacin y sus condiciones.

Asegura que se realice una rutina de revisin en nuestro proceso,


lo que nos permite estar alertas.

Porque es la mejor constancia de un buen trabajo y desempeo.

Objetivo
Aprender a Documentar Correctamente.
Definir un lenguaje de escritura en el que todos podamos
comunicarnos eficazmente.

Estndares de Documentacin

Permanente: Hecha en tinta permanente y de color AZUL

Legible: Que se pueda leer fcilmente evitando contratiempos o confusiones

Exacta: Toda la informacin es correcta

A tiempo: Hecha en el momento apropiado, ni antes, ni despus del hecho.

Clara: Cualquiera que la lea pueda entenderla

Consistente: Hecha de la misma manera siempre

Completa: Todos los datos requeridos han sido escritos o efectuados

Verdadera: Segn tu mejor conocimiento, lo que tu escribes es lo que


realmente ocurri

Parte 2. DOCUMENTANDO TU TRABAJO

Los estndares y procedimientos nos ayudan a asegurar


que todos documentamos son llenados de la misma
forma y evita discrepancias entre lo que registra una y
otra persona.

Objetivo
Documentar correctamente fechas, horas, nmeros,
comentarios, notas y observaciones.
Reconocer que significa firmar o poner las iniciales en un
espacio en blanco de cualquier documento oficial

Fecha

Formato de fecha:
dd / mmm / aaaa

Ejemplo: 15 de Febrero del 2007


15 / Feb / 2007

Hora

Para determinar la hora correcta, verifica el reloj.

Asegrate de que tu documentacin es a tiempo y exacta

Nunca escribas una fecha anterior o posterior a la actual en ningn


documento.

Formato de hora:
Reloj de 24 horas

Ejemplo:
20:30

Nmero y Legibilidad

Cuando escribas letras o numero, asegrate de que sean legibles, para que
otras personas puedan leerlos fcilmente

Los nmeros y letras que a continuacin se enlistan son las que ms


frecuentemente se confunden. Pon especial atencin cuando las escribas.

Traza una lnea diagonal al0 cero


y 6cuando lo escribas al lado de una letra o

UyV
1 y 7
By8
2yZ
y1
3 y 8
Sy5
4 y H
Gy6
4 y 9
C y G WMO459
B y 13

Asuntos que No Aplican / No Disponibles

Cada espacio en un Documento Oficial debe tener una


anotacin de alguna clase. De lo contrario, otras personas
podran pensar que t lo omitiste accidentalmente. Asegrate
que todos los espacios en blanco estn llenos o bien
cancelados

N/A

N/D

Firma GMP

Nombre:
Manuel Sierra Mendoza

Firma GMP
M. Sierra
Primer apellido.
Inicial del primer nombre

NOTA
La firma GMP es nuestro nombre Estndar
La Rubrica Firma es nuestra firma personal (el garabato)

Documentacin a Tiempo

Ejecuta todas las instrucciones segn estn descritas en los Documentos que manejas.

Ejecuta todas las instrucciones PASO a PASO

Utiliza tinta de color negro indeleble para todos los documentos que se utilizan en tu
departamento

Escribiendo Comentarios, Notas y


Observaciones

Cuando escribas algn comentario, nota, u observacin pregntate lo siguiente:

Quin
Qu
Cundo
Dnde
Cmo

Tambin pregntate: Si alguien lee esto dentro de dos aos, Podr l o ella
entender lo que yo escrib?

Parte 3. CORRIGIENDO TU
DOCUMENTACION
Si tu accidentalmente cometes un error cuando ests
documentando tu trabajo, hay una manera estndar de
corregirlo.

Objetivo

Podrs corregir errores comunes en tu documentacin en


caso de que, accidentalmente, cometas un error.

Corrigiendo la Documentacin

Si tu cometes accidentalmente un error cuando ests documentando tu trabajo, sigue los siguientes pasos
para corregirlo:

Traza una lnea sobre el error

Escribe la informacin correcta en la parte superior de la incorrecta

Escribe la fecha

Escribe tu Firma GMP

Si no hay espacio para escribir la correccin en la parte superior de la informacin incorrecta, escrbela
hacia un lado (derecho o izquierdo segn el caso)

Si no hay espacio para hacer la correccin ni arriba, ni aun lado de la informacin incorrecta, pon un
asterisco al lado del error y haz la correccin, escribe la fecha y tu firma GMP en la parte inferior de la
pgina, NUNCA por el otro lado de la pagina

Corrigiendo la Documentacin

Parte 4. REPASANDO TU
DOCUMENTACION
Antes de entregar tu documentacin, debes cotejar tu trabajo
para asegurarte que es legible, exacto, claro, consistente y
completo.

Objetivo

Podrs aplicar algunas tcnicas para asegurarse que su


documentacin cumple con los procedimientos requeridos.

Repasando tu Documentacin

Antes de entregar tu documentacin, verifcala para asegurarte que es:

Permanente
Legible
Exacta
A tiempo
Clara
Consistente
Completa
Verdadera

Repasa tu trabajo esperando encontrar errores

Si encuentras algn error utiliza la tcnica que aprendiste para corregir .

Documentacin Perfecta
La documentacin es importante porque demuestra que nuestro
trabajo esta bien hecho y tenemos presente el alto compromiso con
la calidad.

Una documentacin perfecta es aquella que:

Es fcil de leer y comprender.


Es aquella que aunque contenga errores, estos son justificados y
corregidos adecuadamente

Beneficios de la documentacin perfecta:

Facilita la trazabilidad de las materias primas que se utilizaron en


la produccin
Cero hallazgos en auditoras por falta de informacin en registros

Documentacin Qu Hacer y No
Hacer

HACER

Ingresar toda la informacin requerida - LEGIBLE

Use N/A si no aplica


Use N/D si la informacin no esta disponible

Registre inmediatamente la informacin. No confe en


su memoria

Use tinta negra - NO PERMITIDO USAR LPIZ

No est permitido el uso de corrector de escritura.

Documentacin Qu Hacer y No
Hacer
NO HACER

NUNCA documente el trabajo de otro

NUNCA documente antes de que el procedimiento este


terminado

NUNCA escriba cualquier comentario innecesario o


haga marcas adicionales, garabatos, etc., en los
documentos.

NUNCA registre los datos selectivamente

NUNCA transcriba resultados de pruebas informacin


de la lnea sin la retencin de los registros originales

NUNCA use corrector para encubrir errores.

Revisin de Registros
Firma GMP Incorrecta

Fecha Incorrecta

Correccin Incorrecta

Cancelar espacios en blanco

Hacer uso de asteriscos para hacer referencia a alguna


Anotacin o correccin.

Describir las
observaciones
sobresalientes
O
Indicar que
no las hubo

Incluir ao completo

Fecha Incorrecta

Corregir
errores
adecuadamente

Cancelar espacios en blanco

N/A
No Aplica
en datos
Que no se
registran
Cantidades Completas
(Faltaban los ceros)

Describir Notas o informar que no las hubo

Firma GMP Incorrecta

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