RESUME

ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

ADMINISTRASI KE-TATAUSAHAAN SEKOLAH

Oleh :
Iim Abdul Rohim
NIM/BP. 14065005/2014

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2015

KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, karena dengan
rahmat, karunia, serta taupik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan resume
Administrasi Pendidikan mengenai Administrasi Ke-tata Usahaan Sekolah ini dengan
baik dan tepat waktu, meskipun banyak kekurangan di dalamnya. Dan juga kami
berterima kasih kepada ibu Sulastri, S.pd, M.pd selaku dosen mata kuliah
Administrasi dan Supervisi Pendidikan yang telah memberikan tugas ini.
Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah
wawasan serta pengetahuan kita mengenai administrasi ke-tatausahaan sekolah. Kami
menyadari bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata
sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran, dan usulan yang
membangun demi perbaikan makalh yang telah kami buat dimasa yang akan datang,
mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa ada saran yang membangun.

Padang, September 2015

Penyusun

ii

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................ i
DAFTAR ISI ............................................................................................................. ii
A. MAIN MAPING ................................................................................................... 1
B. PEMBAHASAN ................................................................................................... 2
1.. Pengertian Administrasi ketatausahaan Sekolah ............................................ 2
2.. Proses Administrasi Ketatausahaan Sekolah .................................................. 3
a). Penataan Surat (Persuratan) ...................................................................... 3
1). Pengertian Surat .................................................................................... 3
2). Jenis Surat ............................................................................................. 3
3). Sifat dan Derajat Surat .......................................................................... 5
4). Pencatatan Alamat Surat ....................................................................... 5
5). Kode surat ............................................................................................. 5
6). Cap Jabatan dan Dinas .......................................................................... 6
7). Prosedur Pengurusan Surat ................................................................... 6
b).Penataan Arsip ............................................................................................ 8
1). Asas Penataan Arsip ............................................................................. 8
2). Sistem Penataan Arsip .......................................................................... 8
3). Prosedur Penataan Arsip ....................................................................... 9
4). Peralatan dalam Penataan Arsip ............................................................ 9
5). Peminjaman Arsip ................................................................................. 9
6). Penyusunan Arsip ................................................................................. 10
7). Pemeliharaan Arsip ............................................................................... 10
3.. Tata Ruang Kantor / Sekolah .......................................................................... 11
a). Pengertian Tata Ruang kantor/ Sekolah ................................................... 11
b). Tujuan Tata Ruang Kantor/ Sekolah ........................................................ 12
c). Manfaat Tujuan Tata Ruang Kantor/ Sekolah .......................................... 13
d). Bentuk-Bentuk Tujuan Tata Ruang Kantor/ Sekolah .............................. 13
4.. Peran Guru Dalam Administrasi ketatausahaan Sekolah ................................ 15
C. KESIMPULAN ..................................................................................................... 15
D. SARAN ................................................................................................................. 16
DAFTAR PUSTAKA

A. MAIN MAPING

B. PEMBAHASAN
1. Pengertian Administrasi Ke-tata Usahaan Sekolah
The Liang Gi dalam Dra. Anisah dkk 1999 mengemukakan bahwa
pengertian tatausaha yaitu segenap rangkaian aktivitas menghimpun,
mencatat, mengolah, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi.
Kemudian dalam buku Dasar-Daasar Ilmu Pendidikan yang disusun
oleh staf pengajar FIP IKIP Padang (1986; 61) dikemukakan bahwa
administrasi ketatausaan adalah segala hal yang meliputi kegiatan mulai dari
pembuatan, pengelolaan, penataan, sampai dengan penyimpanan semua bahan
keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
Dari pengertian diatas, The Liang Gi (1998) dalam Dra. Anisah (1999)
mengemukakan enam pola perbuatan dalam kegiatan tata usaha yakni :
a. Menghimpun segala keterangan yang diperlukan baik belum ada maupun
yang masiih berserakan;
b. Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan ataupun secara
audio visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca,
dikirim, dan disimpan;
c. Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk
dapat disajikan menjadi informasi yang berguna;
d. Merangkap berbagai keterangan untuk didistribusikan

maupun

pendokumentasian.
e. Mengirimkan berbagai keterangan-keterangan untuk dipergunakan pihak
lain ;
f. Menyimpan berbagai keterangan untuk dapat digunakan pada saat yang
lain.
Adapun ciri utama dalam kegiatan tata usaha, sebagaimana
dikemukakan oleh The Liang Gie (1998) dalam anisah dkk (1999) adalah :
Ciri Pertama tatausaha yaitu bersifat pelayanan mengandung arti bahwa
kegiatan tata usaha dilakukan untuk memudahkan dan meringankan
kegiatan yang bersifat operasional pada suatu organisasi. Ciri Kedua
tatausaha mengandung arti bahwa kegiatan tatausaha berlangsung dalam
2

keseluruhan bagian organisasi, pada organisasi induk, mauppun organisasi

cabang, dalam kantor, maupun luar kantor, pada tingkat manajer hingga
tingkat pelaksana lapangan. Ciri Ketiga kegiatan tatusaha, bahwa kegiatan
tatausaha dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi .
Kegiatan tatausaha sebagaimana dikemukakan oleh The Liang Gie (1998)
dalam Anisah dkk (1999) mempunyai tiga peranan pokok, yaitu :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai
tujuan organisasi;
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai

suatu

keseluruhan.
2. Proses Administrasi Ke-tata Usahaan (Persuratan dan Kearsipan)
a) Penataan Surat (Persuratan)
Tata

persuratan

di

lingkungan

Departemen

Pendidikan

Dan

Kebudayaan diatur dalam keputusan menteri Pendidikan dan Kebudayaan

(Kepmen Dikbud) Republik Indonesia nomor: 091/U/1995 tanggal 25
April 1995 tentang pedoman Tata persuratan dan kearsipan di lingkungan
Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan.
1) Pengertian Surat
Menurut Kepmen Dikbud nomor: 091/U/1995 surat adalah suatu
sarana komunikasi yang digunakan untuk informasi tertulis oleh satu
pihak kepada pihak lain.
2) Jenis Surat
Menurut jenisnya dibedakan atas 13 jenis, yaitu :
1) Surat dinas adalah surat yang berisi hal penting yang berkenaan
dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat
oleh lembaga pemerintah.
2) Nota dinas adalah surat yang dibuat atasan kepada bawahan atau
oleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisikan catatan
singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

3) Memo adalah catatan singkat yang ditulus oleh atasan kepada

bawahan tantang pokok persoalan kedinasan.
4) Surat pengantar adalah surat yang ditunjukan kepada seseorang
atau jabatan yang berisi penjelasan singkat tentang surat dan
dokumen.
5) Surat kawat atau telegram adalah surat yang menggunakan kata
biasa atau kata sandi tentang urusan yang harus segera
diselesaikan.
6) Surat keputusan adalah surat mengenai keputusan yang ditetapakan
oleh pejabat yang berwenang untuk itu.
7) Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan tentang cara
pelaksanaan peraturan yang telah ada.
8) Surat undangan adalah pemberitahuan untuk menghadiri suatu
acara.
9) Surat tugas adalah surat dari pejabat yang berwenang kepada
seseorang untuk melakukan suatu hal.
10) Surat kuasa adalah surat berisi pemberitahuan yang diajukan
kepada pegawai atau masyarakat umum tentang suatu hal.
11) Surat pernyataan berisi kebenaran tentang suatu hal dan disertai
pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
12) Surat keterangan berisi keterangan agar tidak menimbulkan
keraguan.
13) Berita acara adalah laporan tentang kejadian mengenai waktu,
kejadian,

tempat

kejadian,

keterangan

dan

petunjuk

lain

sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

3) Sifat Dan Derajat Surat
Sifat surat dikelompokan antara lain:
1) Surat sangat rahasia adalah surat yang membutuhkan pengamanan
tinggi karena berisi tentang keamanan dan keselamatan negara
serta hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.
2) Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan
pengamanan

tinggi

karena

berhubungan

dengan

kemanan

kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang.

3) Surat terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan
pengamanan karena berhubungan dengan tugas khusu kedinasan.
4

4) Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan keamanan khusus.

Derajat surat dikelompokan atas tiga derajat, yaitu:
1) Kilat adalah surat yang harus segera diketahui oleh penerima surat
dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama.
2) Segera adalah surat yang harus segera diketahui dan ditanggapi si
penerima surat.
3) Biasa adalah surat dengan penyampaian tidak seperti surat kilat
dan segera.
4) Pencatatan Alamat Surat
Alamat surat dicantumkan pada dua tempat yaitu sampul dan surat.
Alamat terdiri atas kepada Yth: nama jabatan, unit kerja, dan alamat
lengkap.
5) Kode Surat
1) Kode jabatan. Merupakan tanda jabatan dari pejabat yang
menandatangani surat. Kode jabatan untuk Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan adalah MPK.
2) Kode unit. Merupakan tanda dari unit kerja yang mengeluarkan
a)
b)
c)
d)
e)

surat, diantaranya:
Sekretaris jendral : A
Inspektorat jendral : B
Direktorat jenderal pendidikan dasar dan menengah : C
Direktorat jenderal pendidikan tinggi : D
Direktorat jenderal pendidikan luar sekolah, pemuda dan olahraga :

E
f) Direktorat jenderal kebudayaan : F
g) Badan penelitian dan pengembangan pendidikan dan kebudayaan:
G
h) Perusahaan umum penerbitan dan percetakan balai pustaka : H
i) Kantor wilayah : I
j) Universitas : J
k) Insitut : K
6) Cap Jabatan Dan Cap Dinas
Cap jabatan adalah cap yang digunakan oleh pejabat untuk
memenuhi keabsahan suatu surat dalam melaksanakan tugas sesuai
dengan jabatan. Sedangkan cap dinas adalah cap yang digunakan oleh
pejabat untuk memenuhi keabsahan suatu surat pada unit organisasi,
5

unit pelaksanaan teknis, pusat-pusat serba lembaga, fakultas, biro di

lingkung universitas/ institut dan jurusan, bagian di lingkungan
sekolah tinggi, akademik dan politeknik.
7) Prosedur Pengurusan Surat
Pengelolahan surat menurut komponen-komponennya :
1) Pengelolahan surat
Pengelolahan surat dibagi dua antara lain surat dikelola
secara sentralisasi dengan memusatkan kegiatan penerimaan atau
pengiriman surat pada unit kerja. Dan surat dilkelola secara
desentralisasi dengan menyebarkan kegiatan penerimaan atau
pengiriman surat pada unit-unit organisasi.
2) Surat masuk
Ada tiga kelompok surat yaitu surat biasa, surat penting
dan surat rahasia. Surat penting adalah surat yang terlambat sampai
unit pengelola, hilang sehingga sulit memperoleh informasi
mengenai surat tersebut, memerlukan tindak lanjut, dan atau
mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan.
Semua surat masuk dilakukan pencatatan oleh petugas penerima
surat pada induk tata usaha.
3) Surat keluar
Surat keluar dikategorikan tiga kelompok yaitu : surat
biasa, surat penting, surat rahasia. Pengurusan surat keluar dimulai
sejak pembuatan konsep surat sampai dengan pengirimannya.
Surat yang bersifat rahasia ditangani sejak pembuatan sampai
pengitimannya atas tanggung jawab pimpinan pengolahan surat.
4) Sarana persuratan :
a) Lembar disposisi, adalah alat pemantau yang memuat disposisi
untuk mengatur proses pengolahan surat dan alur surat.
b) Lembar konsep surat adalah dokumen penyimpanan surat dinas
penting.
c) Kartu kendali adalah alat pelacak surat untuk menentukan lokasi
surat dengan tepat.
d) Lembar pengantar adalah sarana pencatat identitas surat.
e) Sampul adalah kemasan surat yang mementingkan unsur estetika.

f) Tempat surat yaitu saran meletakan surat yang sedang dalam

proses.
g) Alat pengiriman surat, yaitu sarana untuk mengangkut surat ke
alamat surat atau perntara pengantar surat.
h)
b) Penataan Arsip (Kearsipan)
Arsip adalah dokumen (seperti naskah, buku, foto, rekaman suara,
gambar peta, gambar bagan) yang diterima oleh lembaga dalam bentuk
asli maupun duplikat dalam rangka kegiatan lemabaga tersebut.
1) Asas Penataan Arsip
Asas penataan arsip dikategorikan atas asas sentralisasi,
desentralisasi, dan gabungan. Asas sentralisasi adalah penataan arsip
yang di pustkan pada satu unit kerja. Asas desentralisasi adalah
penataan arsip pada unit kerja dalam suatu organisasi. Asas gabungan
adalah penataan arsip atas gabungan sentralisasi dan desentralisasi,
untuk arsip di tata pada unit-unit organisasi sedangkan penataan arsip
yang tidak aktif dipusatkan pada satu unit kerja.
2) Sistem Penataan Arsip
Sistem penataan arsip didasari adjad, tanggal, nomor, wilayah, antara
lain:
Sistem penataan berdasarkan masalah (subjek flling system) yaitu
penataan arsip yang berdasarkan rician masalah dalam masalah
pokok yang sama.
Sistem penataan berdasarkan abjad (alphabetic flling system)
yaituS penataan arsip yang berdasarkan nama orang, badan, tempat
atau nama organisasi.
Sistem penataan berdasarkan tanggal (cronological flling system)
yaitu penataan arsip yang berdasarkan tanggal yang tertera pada
setiap arsip.
Sistem penataan berdasarkan nomor (numeric flling system) yaitu
penataan arsip yang berdasarkan urutan angka.
Sistem penataan berdasarkan wilayah (geographic flling system)
yaitu penataan arsip yang berdasarkan wilayah asal surat.

3) Prosedur Penataan Arsip

Arsip akan disimpan apabila terdapat tanda disposisi dari
pemimpin unit kerja yang bersangkutan dan menyatakan bahwa
arsip tersebut boleh disimpan.
Arsip masuk dan arsip keluar dikelompokan menjadi satu
kelompok.
Menyesuaikan lampiran dengan jumlah yang disebutkan dalam
surat.
Mengklasifikasikan arsip yang akan disimpan sesuai dengan pola
klasifikasi dan mencantumkan kode arsip tersebut.
Mengindekskan arsip, dengan cara memberi tanda pada ujung
kanan bawah arsip untuk mengetahui dimana arsip tersebut harus
dimasukkan.
Menyusun arsip sesuai dengan sistem penyimpan menurut pola
klasifikasi.
4) Peralatan Dalam Penataan Arsip
Flling cabinet, yaitu lemari untuk menata arsip yang masih aktif,
biasanya lemari tersebut terbuat dari besi.
Sekat penunjuk (guide), adalah alat penunjuk dan pemisah.
Tab adalah bagian yang menonjol pada sekat penunjuk untuk
mencantumkan kode untuk klasifikasi arsip.
Folder, sejenis map untuk tempat menata arsip.
Kotak (box), yaitu tempat menata arsip yang terbuat dari karton.
Rak arsip, tempat menata arsip yang terbuat dari kayu atau besi
yang berguna untuk tempat kotak arsip.
5) Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip berupa kegiatan menemukan kembali arsip yang
telah ditata karena keperluan tertentu. Peminjaman arsip harus
menggunakan formulir lembar peminjaman yang berfungsi sebagai
bahan bukti peminjaman.
6) Penyusunan Arsip
Penyusunan arsip merupakan

kegiatan

pengurangan

arsip.

Penyusunan arsip dilakukan dengan kegiatan berikut :

Pemindahan arsip yang tidak aktif dari unit pengolahan ke unit
pengarsipan.
8

 Arsip dimusnakan setelah tidak memiliki nilai guna atau telah

habis jangka waktu simpannya setelah dicatat dalam daftar
pertelaan arsip oleh suatu kepanitiaan yang terdiri dari ketua, wakil
ketua, sekretaris, dan beberapa orang anggota oleh pimpinan
organisasi unit kerja.
Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke kantor arsip
nasional RI yang berada di pusat atau di daerah bagi daerah yang
telah mempunyai kantor arsip nasional.
7) Pemeliharaan Arsip
Kegiatan pemeliharaan arsip ini bertujuan mencegah hilangnya
informasi yang terkandung dalam setiap arsip serta menjaga
kerahasiaannya dan keutuhan arsip. Kegiatan-kegiatan tersebut
meliputi :
Tempat

penyimpanan

arsip,

yang

hendaknya

memenuhi

persyaratan sebagai berikut:

- Ruang penyimpanan tersendiri.
- Ruangan yang cukup luas dan bersih, terang dan tersedia
-

ventilasi yang cukup baik.

Lantai dan dinding tidak lembab
Bertemperatur 22-25 derajat celcius dan berkelembaban 45-

55% RH
Bahan bangunan yang tidak mudah terbakar dan dimakan
rayap

Peralatan penyimpanan arsip, antara lain:

- Lemari arsip dan kotak kartu kendali yang sebaiknya terbuat
-

dari logam.
Kotak arsip dan folder yang berkualitas baik dalam arti tidak

terlalu banyak mengandung zat asam.

- Alat penyedot debu.
- Alat pemadam kebakaran.
Cara menangani arsip yang rusak, antara lain :
- Arsip yang terbakar harusnya dibungkus dengan kertas halus
-

(tissue), selanjutnya dimasukkan kedalam kotak.

Arsip yang terkena air atau debu dibersihkan dengan kapas.
9

Arsip yang terendam dalam air dapat dikeluarkan kemudian

ditempatkan pada kertas kembang/penguap (blotting paper)
pada ruangan yang kering dan cukup udara untuk dikeringkan,

tidak dibenarkan menjemur arsip dibawah sinar matahari.

Arsip yang rusak karena serangan serangga ditangani dengan
melakukan menghilangkan serangga tersebut dan mengoleskan

acetone.
Arsip yang sobek dapat direkatkan kembali, jika kerusakan
yang terjadi parah maka dapat meminta bantuan ahli untuk

merekatkannya.
3. Tata Ruang Kantor /Sekolah
a) Pengertian Tata Ruang Kantor
Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan
ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk
penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya
didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan
tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
1) Menurut George Terry dalam Ratna Wulandari (2014) yang disadur
pula oleh The Liang Gie menyatakan Tata ruang kantor adalah
penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang
secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang
praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan
kerja perkantoran dengan biaya yang layak (1988:200).
2) Menurut Littlefield dan Peterson dalam Ratna Wulandari (2014)
menyatakan Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan
perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia
(1956:117).
Pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan
keuntungan-keuntungan, diantaranya:
10

Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena

berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu

luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang
sebanyak-banyaknya.

Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang

akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

b) Tujuan Tata Ruang Kantor

Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang
efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut:
1) Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan
secara efisien untuk keperluan pekerjaan;
2) Menambah semangat kerja pegawai;
3) Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang dating
mengunjungi kantor;
4) Mempermudah pengawasan;
c) Manfaat Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3) Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
4) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6) Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan
melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
d) Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor
1) Tata Ruang Tertutup

11

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila

susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya :
-

Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena

tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya :
-

Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih
pengap dan gerah.

Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan

bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun

perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak
sulit menampungnya.

2) Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja
tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua
aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga
semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungannya :
-

Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap

pegawai.

Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

12

Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain

tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat
kerja.

Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

Mudah merubah ruangan.

Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat

dilayani dengan cepat dan luwes.

Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak

sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya :
-

Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang

diawasi terus menerus.

Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

Pekerja akan kehilangan kepribadian.

Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar

teman sekerja dapat menggangu yang lain.

Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan

menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.

Pimpinan

lebih

terganggu

ketenangan

kerjanya,

jika

dibandingkan dengan ruang tertutup.

3) Tata Ruang Kantor berhias atau Berpanorama/Bertaman (Land
Scaped Offices).
Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorsi,
dan lainnya. Bentuk ruangan kanntor behias ini mengusahakan agar
lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemanadangan alam
terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman,
menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
4. Peran Guru Dalam Administrasi Ketatausahaan Sekolah
a) Terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam memberi layanan.

13

b) Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan, mengirim, menyimpan

dan menemukan kembali berbagai keterangan yang berkenaan maupun
yang menunjang penyelenggaraan dan pendidikan disekolah.
c) Membantu perkembangan lembaga persekolahan dengan memberikan
masukan-masukan yang bersifat inovatif dan kreatif dalam meningkatkan
kualitas pelayannan sekolah, baik secara ekternal maupun internal.
C. KESIMPULAN
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi ketatausaan
adalah segala hal yang meliputi kegiatan mulai dari pembuatan, pengelolaan,
penataan, sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan
oleh organisasi.
Kegiatan tatausaha sebagaimana dikemukakan oleh The Liang Gie (1998)
dalam Anisah dkk (1999) mempunyai tiga peranan pokok, yaitu : Melayani
pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi;
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan Membantu kelancaran
perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Kemudian Menurut Kepmen Dikbud nomor: 091/U/1995 Surat adalah
suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk informasi tertulis oleh satu pihak
kepada pihak lain. Dan Arsip adalah dokumen (seperti naskah, buku, foto,
rekaman suara, gambar peta, gambar bagan) yang diterima oleh lembaga dalam
bentuk asli maupun duplikat dalam rangka kegiatan lemabaga tersebut.
Sedangkan Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk
penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja
perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.
D. SARAN
Hendaknya setiap sekolah harus memiliki ketatausahaan yng baik agar semua
urusan yang berhubungan dengan kepentingan sekolah dapat diatur dengan baik
juga, karena apabila ketatausahan ini menjadi salah satu factor penting untuk
mewujudkan program-program yang direncanakan oleh sekolah tersebut.
14

Kemudian didalam tata usaha ini juga hendaknya diisi oleh tenaga-tenaga
kepegawaian yang sudah berpengalaman, memiliki profesionalitas tinggi, dan
mengetahui tugas-tugas ketatausahan.
DAFTAR PUSTAKA
Anisah, dkk. (1999). Profesi Kependidikan. Padang; DIP Universitas Negeri Padang.
Syahril. (2009). Profesi Kependidikan bahan pembelajaran untuk tenaga
kependidikan. Padang; UNP PRESS.
Yusni, Nova Suntia. (2014). Administrasi Ketatausahaan Dan Layanan Khusus.
(Online). http:// yunifirwinda. blogspot. co. id / 2014 /11 / administrasiketatausahaan- dan- layanan.html. (diakses pada 4 September 2015).
Wulandari, Ratna. (2014). Pengertian Tujuan dan Manfaat Tata Ruang. (online).
http:// ratnawulandari 12. Blogspot .co .id/ 2014/05/ pengertian- tujuan- danmanfaat-tata-ruang.html. (diakses pada 4 September 2015).

15