MELAKSANAKAN AUDIT MALAM

1. FUNGSI AUDIT MALAM

Hotel selalu beroperasi biarpun hari besar atau hari libur, karena hotel harus beroperasi tetap selama
24 jam sehari, tujuh hari seminggu. Dan selama itu pula bagian akunting mencatat data transaksi tamu
seakurat dan selengkap mungkin. Tetapi orang selalu bisa salah. Maka diadakanlah bagian audit.
Memperbaiki kesalahan merupakan fungsi dari audit, khususnya yang bekerja pada malam hari sebelum
hotel tutup buku pada tanggal itu.
Fungsi Night Audit (Audit Malam) adalah :
Mencek benar tidaknya posting - posting yang masuk, baik yang menyangkut account tamu maupun
yang bukan tamu
Membalancing (membuat debet & kredit nol) semua kantor depan
Menyelesaikan masalah perbedaan status kamar
Memonitor batas kreadit tamu. Bila over segera menginformasikan kepada Credit Department
Membuat laporan untuk memanajemen dan departemen lain
Peranan Night Audit adalah memperbaiki dan melengkapi semua posting dan transaksi yang salah
masuk sebelum hotel tutup buku pada hari itu. Karena itu, mereka secara rinci mencek setiap transaksi untuk
mencari kesalahannya. Audit malam harus sudah terbiasa dengan sumber - sumber transaksi dan sistem
pembayaran yang berlaku di kantor depan. Night Audit juga menghitung jumlah keuntungan dari perolehan
kamar, mencari rata - rata tingkat hunian kamar dan standar operasional lainnya yang sesuai dengan data
statistik. Petugas ini juga harus menyiapkan ringkasan uang cash harian (daily summery of cash), cek dan
kegiatan pemakaian kartu kredit. Audit malam bekerja di kantor bagian belakang (back office) pada kantor
depan. Menyatakan tutup buku pada hari itu (Establishing an End of Day) adalah tugas akhir dari audit
malam setelah semua pemeriksaan posting, transaksi dan kesalahan-kesalahan akunting lainnya diperbaiki
dan telah mencapai balance (sero). Petugas ini bekerja dari jam sebelas malam hingga tujuh pagi. Yang
dimaksud tutup buku adalah menutup semua transaksi yang terjadi pada hari itu lalu dibuatkan laporannya.
Selama proses end of day, tidak boleh ada transaksi yang posting.
Bila ada juga, accountnya akan masuk pada hari/tanggal berikutnya. Dokumen transaksi dapat
digunakan sebagai alat untuk mencek silang posting. Hal ini dikenal dengan istilah Cross Referencing. Hotel
akan memasukkan transaksi tamu berdasarkan dokumen yang ada, misalnya apakah pembayaran itu melalui
cash, charge atau paid out. Rumusan Audit Posting adalah sebagai berikut : Jumlah tagihan sebelumnya
ditambah dengan debet dikurangi kredit sama dengan jumlah tagihan baru. Atau dengan kata lain : PB + DR
- CR = NOB.
Operasional Audit Malam dapat dilakukan secara manual, mekanikal,atau elektronik. Di dalam
sistem manual (non-automated), diperlukan empat formulir untuk menyelesaikan pekerjaan audit. Keempat
form tersebut adalah : Traskrip suplemen dan harian (Daily and supplemental transcript), Folio dari tamu
maupun yang bukan tamu(Guest and non-guest folios), Lembaran Uang Tunai Kantor Depan (Front Office
Cahs Sheet), Lembaran Rekapitulasi audit (Audit recapitulation sheet). Audit dengan sistem semi otomatis
menggunakan mesin elektronik mekanik, laporannya menggunakan D Card. Sedangkan audit dalam sistem
computer sepenuhnya, semua data masuk yang salah langsung dibetulkan di sistem. Hasilnya tinggal di
print/cetak sesuai kebutuhan.
2. PEKERJAAN AUDIT MALAM
Langkah - langkah kerja yang dilakukan oleh Audit Malam adalah :
Melengkapi semua posting masuk
Memperbaiki perbedaan status kamar sehingga tidak ada kesalahan
Melakukan balancing (membuat jumlah yang sama antara debet dan kredit) pada semua outlet yang
melakukan transaksi dengan tamu
Melihat kebenaran harga kamar yang diposting ke dalam kamar
Memposting harga kamar ditambah pajak

 Mempersiapkan laporan harian

Mencatat pembayaran uang muka
Membuat back-up laporan
Mendistribusikan laporan ke bagian yang bersangkutan
3. JENIS LAPORAN AUDIT MALAM
Laporan - laporan yang dibuat oleh Night Audit ditujukan kepada :
General Manager
Food & Beverage Manager
Daily Report
Daily Report
Forecast Report
Forecast Report
Expected arrival/VIP Arrival
Expected arrival/VIP Arrival
VIP in House List
VIP in House List
House Use / Complimentary List
Departure List
Controller
Rooms Division
Daily Report
Daily Report
Expected arrival
Forecast Report
VIP in House List
Expected arrival/VIP Arrival
House Use /Complimentary
VIP in House List
Room Revenue Report
Departure List
Market Segmen Report
Front Office / Reservation Manager
Room Rate Checking Report
Daily Report
Room Charges Posted
Room Forecast Report
Variance/Report No Rates
Expected arrival/VIP Arrival
Sales and Marketing (Director of Sales)
House Use / Complimentary Report
Daily Report
Vacant Room Report
Expected arrival/VIP Arrival
No Show Report
Source of Booking Report
Source of Booking Report
Geograpical Origin of Business
Geograpical Origin of Business
Booking Report
Occupancy Analysis
No Show Report
Suite Blocking Chart
4. JOB DESCRIPTION
5. Night duty manager
Jabatan : Night Duty Manager
Departemen : FO
Bertanggung jawab kepada : Room
Daerah kerja : Hotel Area
Division Manager

 Tugas Pokok
Koordinasi seluruh kegiatan operasional hotel pada malam hari.
Mengawasi jalannya operasional hotel secara keseluruhan pada malam hari.
Tanggung Jawab
Menjaga agar pelayanan tamu, seluruh operasional berjalan dengan baik pada malam hari.
Menangani masalah tamu sakit dan memerlukan dokter.
Menangani masalah kehilangan bagian tamu.
Menyelesaikan keluhan tamu yang timbul karena pelayanan dan fasilitas hotel.
Mengontrol, menegur, dan mengarahkan karyawan yang tidak disiplin.
Melaporkan kerusakan peralatan dan fasilitas hotel kepada repair & maintenance.
Memberikan usulan atau saran kepada manajemen agar pelayanan di hotel lebih baik.
Koordinasi dalam pengamanan hotel dan tamu dari bahaya kebakaran.
Membantu tamu dengan grand master key karena kunci tamu tertinggal di kamar.
Membuat laporan kejadian selama dinas di malam hari.
Bekerja sama dengan staff travel dan rumah sakit demi pelayanan tamu.
Langkah - langkah kerja yang dilakukan oleh Audit Malam adalah :(SOP)
Melengkapi semua posting masuk
Memperbaiki perbedaan status kamar sehingga tidak ada kesalahan
Melakukan balancing (membuat jumlah yang sama antara debet dan kredit) pada semua
outlet yang melakukan transaksi dengan tamu
Melihat kebenaran harga kamar yang diposting ke dalam kamar
Memposting harga kamar ditambah pajak
Mempersiapkan laporan harian
Mencatat pembayaran uang muka
Membuat back-up laporan
Mendistribusikan laporan ke bagian yang bersangkutan